Por Eduardo Santos – eduardo_ctalentos@yahoo.com.

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Originalmente publicado em www.acessa.com

Transforme o tempo perdido em tempo útil

Resumindo nosso artigo anterior a questão da administração do tempo envolve três
etapas: estudo da forma de gastar o tempo; soluções para os problemas diagnosticados e
aplicação do tempo ganho em atividades produtivas. Então sigamos esta ordem com
dois focos: 1- definindo prioridades e 2- a liderança e o tempo.

É muito difícil controlar sem planejar. E é impossível planejar sem conhecermos como
usamos nosso tempo. Ele tem sido gasto ou investido? Para isto você deverá ter
elaborado seu diário, conforme a descrição do mês passado por um período mínimo de
uma semana. Analise os dados para iniciar um planejamento. Mas, antes de planejar um
melhor uso do tempo será preciso que você tenha definido suas prioridades. Um bom
exercício é a elaboração de um plano de metas. Se precisar recorra ao artigo Fim de ano:
fuja das promessas, crie metas claras. Vencida esta etapa, iremos verificar o que temos
feito de errado (análise do diário) e o que poderemos mudar (identificar soluções) para
alcançarmos nossos objetivos (plano de metas).

Há um texto que tem circulado pela internet e é muito pertinente ao assunto,

principalmente quanto a elaborarmos prioridades. Diz a história:

Um consultor, especialista em 'Gestão de Tempo', quis surpreender a platéia durante

uma conferência. Tirou debaixo da mesa um frasco grande, de boca larga. Colocou-o
sobre a mesa, ao lado de uma pilha de pedras do tamanho de um punho, e perguntou:
- "Quantas pedras vocês acham que cabem neste frasco?"
Após algumas conjecturas dos presentes, o consultor começou a colocar as pedras, até
encher o frasco. Perguntou, então:
- "Está cheio?"
Todos olharam para o frasco e disseram que sim. Em seguida, ele tirou um saco com
pedrinhas bem pequenas debaixo da mesa. Colocou parte das pedrinhas dentro do frasco
e agitou-o. As pedrinhas penetraram pelos espaços encontrados entre as pedras grandes.
O consultor sorriu, com ironia, e repetiu:
- "Esta cheio?" Dessa vez, os ouvintes duvidaram:
- "Talvez não...".
- "Muito bem!" - exclamou o consultor, pousando sobre a mesa um saco com areia, que
começou a despejar no frasco. A areia filtrava-se nos pequenos buracos deixados pelas
pedras e pelas pedrinhas.
- "Está cheio?" - perguntou de novo.
- "Não!" - exclamaram os ouvintes.
Pegou, então, um jarro e começou a jogar água dentro do frasco, que absorvia a água,
sem transbordar. Deu por encerrada a experiência e perguntou:
- "Bom, o que acabamos de demonstrar?"
Um participante respondeu:
- "Que não importa o quão cheia está a nossa agenda; se quisermos, sempre
conseguiremos fazer com que caibam outros compromissos."
- "Não!" - concluiu o especialista.
- "O que esta lição nos ensina é que, se não colocamos as PEDRAS GRANDES
primeiro, nunca seremos capazes de colocá-las depois."
- "E o que representam as GRANDES PEDRAS deste exemplo nas nossas vidas?"
- "São os NOSSOS FILHOS, A PESSOA AMADA, A FAMÍLIA, OS AMIGOS,
OS NOSSOS SONHOS, A NOSSA SAÚDE. O resto é resto e encontrará o seu lugar...
Por Eduardo Santos – eduardo_ctalentos@yahoo.com.br
Originalmente publicado em www.acessa.com

Comumente, a falta de controle do nosso tempo se manifesta em todos os aspectos.

Contudo, no profissional temos verificado um “gargalo” ainda maior que dificulta
resultados e, principalmente, comprometem os outros aspectos de nossa vida. Isto é
mais evidente para aqueles que possuem posição de liderança. Vários são os motivos
que dificultam um bom uso do tempo. Mas vamos ao principal: sobrecarga por acúmulo
de responsabilidade. Solução: delegação.

A delegação é uma ótima ferramenta que permite ao líder obter uma série de benefícios,
mas normalmente utilizada de modo inadequado. Na realidade os benefícios são para
todos: líder, liderado e empresa. Mas, como? Bem, para o líder permite reduzir a
sobrecarga, permitindo libera-se para as tarefas que só ele pode fazer ou para
acompanhar a equipe ou ainda para desenvolver pessoas e/ou processos. Para o liderado
representa possibilidade de crescimento, desafio e reconhecimento, o que gera
motivação. A delegação permite ao colaborador exercitar conhecimentos adquiridos,
aumentando seu interesse – motivação – pela tarefa, pelos resultados, estimulando a
iniciativa do mesmo e transformando seu potencial em competência. Já para a empresa
possibilita maior agilidade nas decisões, além de comprometimento e desenvolvimento
da equipe o que, na maioria das vezes, reflete na redução da rotatividade de
colaboradores.

Aprender a delegar tarefas é fundamental para todo líder que deseja administrar bem o
tempo. Então como delegar corretamente?

Para se delegar corretamente seguiremos o seguinte método:

São sete as etapas que envolvem a delegação. No OBJETIVO (1) devemos definir o
porquê da tarefa. Não é só fazer. Dê ao seu delegado os porquês e perceberá um maior
sentimento de responsabilidade do mesmo. Você deve transmitir suas
EXPECTATIVAS (2) de como o trabalho deverá ficar após executado. É preciso deixar
tudo muito claro. E para saber se ele compreendeu é importante que você obtenha um
FEEDBACK (3) da pessoa. Use frases como: O que acha disso? No andar do processo é
importante um momento de (4) NEGOCIAÇÃO para estabelecer, em comum acordo, as
metas e prazos para execução. Deste ponto em diante vem a etapa de
ACOMPANHAMENTO (5). Procure apenas ajudar e orientar, e não tentar resolver o
problema. Isto faria a delegação perder o sentido. Não se esqueça que a MOTIVAÇÃO
(6) deverá estar em todas as etapas na forma de reconhecimento, apoio e elogios ao
delegado. Feito isto estaremos dando início a um ciclo constante através da
INTERNALIZAÇÃO (7) do processo, ou seja, o surgimento de um comportamento
espontâneo frente às responsabilidades que surgem, além de uma ação mais proativa.

Você pode estar se perguntando: Mas parece tão simples, porque tantos erram neste
processo? De vários motivos de fracasso na delegação destacaremos dois:
1- Não respeitar o grau de maturidade e preparo do colaborador. Cada membro da
equipe tem um nível de maturidade e preparação. Para cada caso é preciso uma
forma de acompanhamento diferente. De igual modo, alguns não estão
preparados para tarefas muito complexas. Comece devagar e desenvolva a
pessoa para estas atividades numa escala progressiva.
2- Delegar responsabilidade sem autoridade. É como se você pedisse a alguém que
preparasse a casa para uma grande festa, mas não desse as chaves a ela.
Por Eduardo Santos – eduardo_ctalentos@yahoo.com.br
Originalmente publicado em www.acessa.com

Montar o diário, o planejamento e desenvolver sua capacidade de delegar abrirão espaço

para que você equilibre melhor sua vida profissional e, principalmente, pessoal. Não se
esqueça do principal. Não se esqueça de suas metas. O tempo que se perdeu não volta.
Porém, é possível transformar este tempo perdido em tempo útil. O único modo disto
acontecer é aprendendo com a experiência para não repetir a mesma atitude de
“desperdício”. Se conseguirmos aprender a lição e aplicar uma mudança de
comportamento o tempo outrora perdido passou a ter a melhor e mais produtiva
utilização: aprendizagem e ação. Aprenda com seus erros e desperdícios do passado.

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