c
 





Hacer clic sobre la opción   del 

(haciendo clic en el icono de
Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecerá la ventana de
  

.
Selecciona la opción  
.
En la parte inferior también
podrás seleccionar una plantilla
para crear una nueva base de
datos basada en ella.

A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la

pantalla el siguiente cuadro:

Aquí deberás indicar el  de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic

en el botón  .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre
de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

En el cuadro  hacer clic sobre la flecha de la derecha para

seleccionar la ! "la base de datos.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro  , te los explicamos aquí .

En el cuadro   escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.
Hacer clic sobre el botón !.

Se cerrará el cuadro de
diálogo y volverás a la
pantalla de 
 

.
En el cuadro de texto
   
aparecerá   # 
que escogiste.
Pulsar el botón c
para crear la base de
datos.
 Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión cc.
Por defecto, Access abrirá una nueva  para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el $
%!, desde donde podremos seleccionar todos los
objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio sólo encontraremos el de & pues es el que Access creará por defecto.

Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón

 .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.

'
 ($
Llegar a la vista ) es
seleccionando la vista desde
la pestaña *+  , o
haciendo clic en el botón de
,  ) en la barra
de estado:
c
  -

.c
  

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla 

pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone % como tipo de dato. Si
queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable
de la derecha y elegir otro tipo.

Para más información sobre los diferentes ! haz clic aquí .

Si deseas información sobre el !/0 haz clic aquí .

Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte
inferior de la ventana, la correspondiente a $!  ! se activa para
poder indicar más características del campo, características que veremos con detalle
en la unidad temática siguiente.

A continuación pulsar la tecla 

para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para
introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la
persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que
este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos
(columnas) de la tabla.

La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La   !! !!   / !      y nos sirve de  
" de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica.
No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un
campo.
Para " !! a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
Hacer clic sobre el botón c !! en el marco * de la pestaña ).

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
Si queremos definir una   !! ! (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando
simultáneamente la tecla c y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón

anterior .

$


Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener
valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la
nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

   -

Ir al 
y elegir la opción .

O bien hacer clic sobre el botón  de la barra de  1!.
Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botón !.


Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y
preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que 2 nos añade un campo de tipo auto numérico y lo
define como clave principal. Si le decimos que  se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una
tabla es conveniente pero no obligatoria.



c c
3 c
Proporcionan un control adicional !.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista )   cuando tenemos un campo
seleccionado.

)!

Para los campos %, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el
campo. Siendo por defecto de Ñ caracteres y valor máximo de
ÑÑ.
Para los campos 4, las opciones son:
#
(Equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.


Para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. 

"
para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
!
para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45
para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre
1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
4!
Se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números
entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)
Los campos 4 son
".
A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño


'


-c$


Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el
+
-
y 4.
Para los campos 4 y , las opciones son:
/" presenta los números tal como fueron introducidos.
 presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows
como puede ser ¼.

 utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
'+ presenta los valores sin separador de millares.

1 presenta los valores con separador de millares.
$+ multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
c2 presenta el número con notación científica.
Los campos '5* tienen los siguientes formatos:
' " si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra
ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM
y 3/4/93 05:34:00 PM.
'" se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
' presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
' se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.
El formato '  asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas
entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años
entre 1930 y 1999.
*" presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
* presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
* presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos 25 disponen de los formatos predefinidos 25, ,5' y  5 .
2, , y   son equivalentes entre sí, al igual que lo son , ' y  .


 
El control predeterminado para un dato 25 es la casilla de verificación por lo que en la vista *+   los
datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si
queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña /0 de las propiedades
del campo, en la propiedad  elegir el c% como te mostramos a continuación.

Los campos % y  no disponen de formatos predefinidos, para los campos % se tendrían que crear
formatos personalizados.

Si deseas más información sobre la !6 haz clic aquí .

Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato / o 

(c 

 

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden
introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Y
  
 que muestre
exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un  ! 1   que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual
accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada
dicha propiedad.

Si deseas más información sobre la personalización de 1 haz clic aquí .

3 -

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo

.
Por ejemplo, si un campo se llama ë e indicamos ë    
 como valor en la propiedad 2, en la
cabecera del campo ë veremos ë  
.

-
,-c


7


$ +!8 si buscas empleados basándose en un campo llamado Ê , puedes crear un índice sobre este
campo para hacer más rápida la búsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
: Sin índice.
2.! : Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo
valor en el campo).
2.! : Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

.
c
 -$ 

-c9

Aparecerá el cuadro de diálogo 

 de la derecha esperando indicarle las
tablas que formarán parte de la relación a
crear.
Seleccionar una de las tablas que
pertenecen a la relación haciendo clic sobre
ella, aparecerá dicha tabla remarcada.
Hacer clic sobre el botón "".
Repetir los dos pasos anteriores hasta
) de las relaciones a
crear.
Hacer clic sobre el botón c.

$
c
(
-c

(-


'c 
-c





En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas
(   y  ë ) y debajo de éstos el nombre de los campos de
relación   y 
). Ojo! siempre deben ser campos que contenga
el mismo tipo de información y por lo tanto del mismo tipo.

Observa en la parte inferior el !   que se asignará dependiendo de las

características de los campos de relación (en nuestro caso  ).

Activar el recuadro
%"" haciendo clic sobre éste.

Si se desea, se puede activar las casillas 6!
y
".

Para terminar, hacer clic sobre el botón c.

Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana .

:  --,
 
-c




Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la
ventana  debemos ) :

Primero nos situamos en la ventana  haciendo clic en el botón  en la

pestaña *    . Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón
 en la pestaña ).

Aparecerá el cuadro de diálogo  estudiado en el apartado anterior. Añadir las

tablas necesarias. Cerrar el cuadro de diálogo.

´   -
-,
 
-c




Si queremos   :

Primero nos situamos en la ventana  haciendo clic en el botón  en la

pestaña *. Después podemos elegir entre:

hacer clic con el botón derecho

sobre la tabla y elegir la opción

  del menú contextual

que aparecerá,

hacer clic sobre la tabla para

seleccionarla y hacer clic en el
botón
  en la
pestaña ).


'c 
-c

.

.

Si lo que queremos es  podemos:

hacer
clic con el
botón
derecho
sobre la
relación a
borrar y
elegir la
opción


del menú
contextual
,

8

Hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará

seleccionada, y a continuación pulsar la tecla 
-$ 

  
-c


c 

Esta opción nos permite visualizar en la ventana  todas las relaciones basadas
en una tabla determinada para ello:
Posicionarse en la ventana  y elegir entre:
hacer clic con el botón
derecho sobre la tabla y
elegir la opción 
 del menú
contextual que aparecerá,

hacer clic sobre la tabla para

seleccionarla y hacer clic en el
botón  
 en la pestaña ).

Aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en
estas relaciones.

Visualizar todas las relaciones

Si queremos visualizar en la ventana  todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana  y elegir entre:
hacer clic con
el botón derecho
sobre el fondo de
la ventana y elegir
la opción 
 del menú
contextual que
aparecerá,

Pulsar el botón 

   en la
pestaña ).

Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.
c

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
2. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior
para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
00#""
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

;
c  -c
- 

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana ) o bien desde el $
%!.
Desde el $
%!:
Haciendo doble clic sobre su nombre.

Desde la )de la consulta:

Haciendo clic sobre el botón
+ de la pestaña ):

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la

parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún dato
de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto
algunas consultas que no permiten esas modificaciones).

Modificar el diseño de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseño de una

consulta:
Situarse en el $
%! y hacer clic
derecho sobre el nombre de la consulta.
En el menú contextual seleccionar


-
'
- 

Sirven para !"!". 
En esta unidad veremos cómo, +!"y )
En esta pantalla elegimos la     dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el
dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución

En esta pantalla elegimos el 

que queremos dar al formulario,
podemos elegir entre los estilos que
tiene definidos Access.

Seleccionando un estilo aparece en el

dibujo de la izquierda el aspecto que
tendrá el formulario con ese estilo.

Una vez seleccionado el estilo que

nos interesa pulsamos el botón
" y aparece la última pantalla
del asistente para formularios:
 En esta ventana el
asistente nos pregunta el
2  ,
este título también será el
nombre asignado al
formulario.
Antes de pulsar el botón
'6 podemos elegir
entre:













   !     en este caso veremos el resultado del
formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo:

$
 

Access te permite !+#rápidamente.
Para ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña  %, una vez allí seleccionar una opción de
!.

Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar.
Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón .
 1  "  
1" 

Para importar  +      , ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc.
tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botón !.

En el siguiente cuadro de diálogo sólo tendremos que +00)
 y pulsar el botón !.

$
$

$
c9
 c*,


7


Objetivo.
Practicar la ! %.
Abre la base de datos   que se encuentra en la carpeta   .
Vamos a importar el archivo que se encuentra en la carpeta    del curso.
& Selecciona la pestaña 
% y haz clic en el botón % de la sección !.
< En el cuadro de diálogo ! selecciona !  "         
.
=Navega hasta la carpeta    del curso y selecciona el archivo .
‰Pulsa !.
Se abrirá el !!%.
>Pulsa el botón  6, vamos a crear una especificación para archivos que tengan este determinado
formato.
?En '  selecciona .
@En ! escribe ·.
r En c% selecciona las  (A).
BEn
 selecciona .
&C la opción ).
&& la opción c" .
Ahora pasaremos a establecer las propiedades de los campos.
&<Colócate en la primera fila de campos.
&=En la columna ! escribe Y
 .
&‰En la columna !selecciona
.
&>En la columna % selecciona 2.! .
&?Colócate en la siguiente fila.
&@En la columna ! escribe Y
 .
&rEn ! selecciona Texto.
&BColócate en la siguiente fila.
<C En la columna ! escribe à.
<& En !selecciona
.
<< Colócate en la siguiente fila.
<= En ! escribe ë  .
<‰ En ! selecciona '5*.
<>Colócate en la siguiente fila.
<? En ! escribeë 
.
<@ En ! selecciona '5*.
<r Colócate en la siguiente fila.
<BEn la columna ! escribe Y.
=C En !selecciona
.
Ya hemos terminado de configurar las propiedades de los campos, debería haberte quedado algo así:

Ahora guardaremos esta especificación. Más tarde, en otros ejercicios, volveremos a utilizarla.
=& Haz clic en .
=< En el cuadro de diálogo que aparecerá escribe como !  Ê.
== Pulsa !.
=‰ En el diálogo de  6 haz clic de nuevo sobre el botón !.

Ahora verás que a medida que vamos avanzando por el asistente todas las opciones ya se encuentran
perfectamente configuradas.
=> Pulsa " para pasar a la próxima pantalla.
=? Aquí toda la información relativa a los  ya está introducida, pulsa ".
=@En esta pantalla seleccionaremos la opción
 .
 =r Pulsa ".
=B Aquí toda la información relativa a las !!   ! ya se encuentra debidamente
introducida, pulsa ".
‰C Selecciona la opción
"    !! y en el desplegable selecciona el campo
Y
 .
‰& Pulsa " para continuar.
‰< En esta ventana escribiremos en el cuadro de texto ! el nombre Y .
‰= Pulsa'6para terminar.
Verás cómo la tabla se importa.
Podrás abrirla desde la ventana de  y ver sus contenidos

7$




En el apartado anterior veíamos como podíamos recuperar datos

de otras bases de datos o incluso de archivos con otro formato,
por ejemplo de texto.
Ahora veremos el proceso contrario,     
             
!, por ejemplo de texto.

Para ello, sólo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrarás en la sección
%! de la pestaña 

%.
Estos comandos te permitirán !888# 0+
. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.

Para utilizar esta opción sólo tendrás que + y entonces ejecutar el comando
%!.Si haces clic

en el botón 1 desplegarás más formatos de exportación entre ellos  que te permitirá
exportar datos de una base de datos a otra rápidamente.

Se abrirá el cuadro
%!D&D y sólo tendrás que indicar 04 quieres copiar el objeto,
a continuación Access abrir un cuadro de diálogo
%! donde te permitirá + en la otra
base de datos y se encargará de exportarlo íntegramente sin ninguna otra interacción por tu parte.
Si el objeto es una tabla se te presentará un cuadro de diálogo
%! como este:

Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Ê
 a una base de datos llamada
 .
Podemos indicar el  que tendrá la  en la      y también elegir qué parte queremos
exportar.
En el marco
%!  podremos seleccionar  #  para exportar la tabla completa (con todos los
registros que contiene incluidos) o exportar únicamente su estructura seleccionando la opción .
Como puedes ver, también podrás exportar datos a archivos de texto o a archivos XML.
En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opción
%!
#).
    ! ! "     0  "        %
1":

Aquí podrás seleccionar!! %. Aunque el predeterminado sea
EF,  . 'Gr suele ser el formato que mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intención es seguir
trabajando dentro de la plataforma EF deja la opción predeterminada seleccionada.

 la opción
%!#), se abrirá el !%!%, que
es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de importación. Podrás especificar     0 
1  e incluso guardar esa especificación.

7$
 E
H
7c
- 
También, desde la sección
%!, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios 
!!0 como E o
%.

E copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo ‘ ë.

%copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo A
A
o otros tipos que podremos elegir.
Si sabes utilizar el comando 
    de Word, podrás seleccionar la opción c 

 E que se encuentra en el desplegable del botón 1 y así crear desde Access un archivo
combinado para por ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes (por ejemplo)
que tengas en tu tabla de base de datos.