ADMINISTRACIN Y CONTABILIDAD

INGENIERA MECATRNICA II SEMESTRE

Unidad 3. Generalidades y Estructura General de la Informacin Financiera

LIC. DIANA DEL C. CHAN AGUILAR INSTITUTO TECNOLGICO DE LERMA

UNIDAD 3. GENERALIDADES Y ESTRUCTURA GENERAL DE LA INFORMACIN FINANCIERA

3.1 DEFINICIN, FUNCIONES Y CONCEPTOS PRINCIPALES DE LA CONTABILIDAD Es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas, con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando la informacin, previamente registrada, de manera sistemtica y til para las distintas partes interesadas. Posee adems una tcnica que produce sistemticamente y estructuradamente informacin cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectan las Entidades econmicas y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitarla a los diversos pblicos interesados. Tambin se puede definir como el sistema que mide la actividad en los negocios y procesa dicha medicin en informes y estados financieros para comunicar resultados y hallazgos a los encargados de tomar las decisiones. Otros conceptos indican a la contabilidad como una parte de la economa, y que en el mbito de la empresa su principal labor es ayudar al rea de Administracin.

FUNCIONES y Histricas, se manifiesta por el registro cronolgico de los hechos econmicos que van apareciendo en la vida de la empresa Ejm: La anotacin por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando. y Estadstica, es el reflejo de los hechos econmicos en cantidades que dan una visin real de la forma como queda afectada la situacin de la empresa Ejm: Ver el crecimiento de la empresa en cinco aos. y Econmica, estudia el proceso que se sigue para la obtencin del producto Ejm: Costo beneficio. y Financiera, analiza la obtencin de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa Ejm: Ver con qu dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores. y Fiscal, es saber cmo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes Ejm: IVA, Renta, Impuesto nico, etc. y Legal, conocer los artculos del cdigo de comercio, cdigo del trabajo y otras leyes que puedan afectar a la empresa para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido de la actividad.

3.1.1 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD Es dar a conocer el estado financiero de una empresa en un tiempo contable, que este puede ser de un mes, dos meses, o un ao, la informacin brindada por la contabilidad le ayudar a los inversionistas para la toma de decisiones. La contabilidad es un medio cuyo objetivo principal es proporcionar informacin til en la toma de decisiones econmicas. Ha venido siendo definida como Ciencia del Patrimonio, y ello porque su objeto es el estudio y la representacin del patrimonio empresarial, tanto desde un punto de vista esttico como dinmico.

3.1.2 IMPORTANCIA Y FINALIDAD La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de carcter legal. El producto final de la contabilidad son los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situacin econmica y financiera de la empresa. Esta informacin resulta til para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

3.1.3 CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN CONTABLE El principal propsito que persigue la contabilidad es preparar informacin contable de calidad. Para que esta calidad se d, deben estar presentes unas series de caractersticas que le dan valor como son: y Utilidad: La caracterstica de utilidad se refiere en que la informacin pueda efectivamente ser usada en la toma de decisiones de los usuarios, dado que es importante y que ha sido presentada en forma oportuna. y Significacin: Esta caracterstica mide la capacidad que tiene la informacin contable para representar simblicamente con palabras y cantidades, la entidad y su evolucin, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operacin.

y Relevancia: La cualidad de seleccionar los elementos de la informacin financiera que mejor permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares. y Veracidad: La cualidad de incluir en la informacin contable eventos realmente sucedidos y de su correcta medicin de acuerdo con las reglas aceptadas como vlidas por el sistema. y Comparabilidad: La cualidad de la informacin de ser cotejable y confrontable en el tiempo por una entidad determinada, y vlidamente confrontable dos o ms entidades entre s, permitindose juzgar la evolucin de las entidades econmicas. y Oportunidad: Esa cualidad de la informacin se refiere a que esta llegue a mano del usuario cuando l pueda usarla para tomar decisiones a tiempo para lograr sus fines. y Confiabilidad: La caracterstica de la informacin contable por la que el usuario la acepta y la utiliza para tomar decisiones. La confianza que el usuario de la informacin contable le otorga requiere que la operacin del sistema sea: Estable, Objetivo y Verificable. y Estabilidad: La estabilidad del sistema indica que su operacin no cambia en el tiempo y que la informacin que produce sea obtenida aplicando la misma regla para captar los datos, cuantificarlos y presentarlos, a esta caracterstica se le conoce tambin como consistencia. y Objetividad: Esta caracterstica implica que las reglas bajo las cuales fue generada la informacin contable no han sido deliberadamente distorsionadas y que la informacin representa la realidad de acuerdo con dichas reglas. y Verificabilidad: Esta caracterstica permite que puedan aplicarse pruebas al sistema que gener la informacin contable y obtener el mismo resultado.

3.1.4 TIPOS DE CONTABILIDAD Los tipos de contabilidad pueden ser:

y

Contabilidad financiera (externa). Da informacin esencial del funcionamiento y estado financiero de la empresa a todos los agentes econmicos interesados (clientes, inversores, proveedores, etc.). Viene regulada y planificada oficialmente para su comprensin por todos. Contabilidad de costos o Contabilidad de gestin. Es la contabilidad interna, para el clculo de los costes y movimientos econmicos y productivos en el interior de la empresa. Sirve para tomar decisiones en cuanto a produccin, organizacin de la empresa, etc.

3.2 ESTRUCTURA BSICA DE LA CONTABILIDAD En toda empresa se pueden distinguir 4 reas bsicas: y y y y ACTIVOS PASIVOS PERDIDAS y GANANCIAS.

3.3 NATURALEZA Y SIGNIFICADO DE LAS CUENTAS CONTABLES MS USUALES Segn la naturaleza de las cuentas son: y PATRIMONIALES. Se utilizan para representar los elementos del patrimonio. De esta manera existen cuentas patrimoniales de activo, de pasivo y de patrimonio neto. y DE RESULTADO. Sirven para representar los resultados positivos o negativos que obtiene la empresa al realizar su gestin. As podemos diferenciar cuentas de ingresos y egresos.

3.3.1 CUENTAS DE ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL Se debe entender como ACTIVO, todo lo que una empresa posee y/o lo que le deben a ella. La constitucin del ACTIVO de una empresa, se produce cuando 2 o ms personas naturales, deciden constituir una empresa(ente jurdico) a la cual le aportan o entregan ciertos bienes o recursos para que empiece operar, transformndose el ente jurdico empresa en un deudor de los dueos de los bienes aportados, los cuales esperan recibir a cambio un beneficio futuro. As por ejemplo, el aporte en efectivo de $ 500.000 a una empresa nueva, implica: ACTIVO $ 500.000 = CAPITAL SOCIAL $ 500.000, en donde la empresa posee un Activo de $ 500.000, pero se los debe a los dueos del Capital por un valor similar.

En el caso de una empresa que nace con un aporte de $ 600.000 y este ltimo es aportado por 2 socios por un valor de $ 400.000 (dueos del Capital) y $ 200.000 correspondiente a terceros, que no son socios. El ACTIVO de la empresa sera de $ 600.000 y estara financiado por $ 400.000 de Capital y $ 200.000 por PASIVOS con terceros.

De forma tal: ACTIVO $600.000 = PASIVO $ 200.000 + CAPITAL $ 400.000.

De lo anterior se puede decir que el ACTIVO (lo que posee la empresa $ 600.000) le debe a terceros $ 200.000(PASIVOS) y $ 400.000 a los socios que constituyeron la sociedad (CAPITAL). Por tanto: PASIVO es todo lo que la empresa debe a terceros o que representa las obligaciones con ellos, en este caso $ 200.000 y CAPITAL $ 400.000, que corresponde la parte que la empresa le debe a los dueos de ella. La diferencia entre PASIVOS y CAPITAL, est dada porque los PASIVOS son exigibles por terceros ajenos a la empresa y el CAPITAL, que tambin representa una deuda de la empresa, no son exigibles en el corto plazo, pues de ser as sera el trmino de la empresa. De ah, que en trminos generales, siempre ser: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Donde, ACTIVO es todo lo que posee o le adeudan a la empresa; PASIVO es todo lo que debe la empresa o lo que adeuda a terceros ajenos a ella y CAPITAL, es todo lo que la empresa le debe a los socios y dueos de ella.

3.3.2 CUENTA DE RESULTADOS La Cuenta de Resultados recoge el beneficio o prdida que obtiene la empresa a lo largo de su ejercicio econmico (normalmente de un ao). La Cuenta de Resultados viene a ser como un contador que se pone a cero a principios de cada ejercicio y que se cierra a final del mismo. Mientras que el Balance es una "foto" de la empresa en un momento

determinado, la Cuenta de Resultados es una "pelcula" de la actividad de la empresa a lo largo de un ejercicio. Balance y Cuenta de Resultados estn interrelacionados, su nexo principal consiste en la ltima lnea de la Cuenta de Resultados (aquella que recoge el beneficio o prdida), que tambin se refleja en el Balance, incrementando los fondos propios (si fueron beneficios) o disminuyndolos (si fueron prdidas). El Estado de Resultados muestra el resultado final del ejercicio y el detalle de las causas que lo generaron. En el estado de resultados se muestran: Ingresos, Gastos, Ganancias y Prdidas de la siguiente manera:
y

y y

Ingresos: son los aumentos del patrimonio neto originados en la produccin o venta de bienes, en la prestacin de servicios o en otros hechos que hacen a las actividades principales del ente. Los ingresos resultan generalmente de ventas de bienes y servicios pero tambin pueden resultar de actividades internas, como el crecimiento natural o inducido de determinados activos en una explotacin agropecuaria o la extraccin de petrleo o gas en esta industria. Gastos: son las disminuciones del patrimonio neto relacionadas con los ingresos. Ganancias: son los aumentos del patrimonio neto que se originan en operaciones secundarias o accesorias, o en otras transacciones, hechos o circunstancias que afectan al ente, salvo las que resultan de ingresos o de aportes de los propietarios. Prdidas: son las disminuciones del patrimonio neto que se originan en operaciones secundarias o accesorias, o en otras transacciones, hechos o circunstancias que afectan al ente, salvo las que resultan de gastos o de distribuciones a los propietarios.

Mientras que los ingresos tienen gastos, las ganancias no los tienen pero pueden tener impuestos que las graven. Las prdidas no estn acompaadas por ingresos pero pueden reducir las obligaciones impositivas.

3.4 ORIGEN, ESTRUCTURACIN Y SIGNIFICADO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros, tambin denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para reportar la situacin econmica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta informacin resulta til para la Administracin, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

La mayora de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de informacin financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores pblicos que, en la mayora de los pases del mundo, deben registrarse en organismos de control pblicos o privados para poder ejercer la profesin. Los estados financieros son las herramientas ms importantes con que cuentan las organizaciones para evaluar el estado en que se encuentran. El objetivo de los estados financieros es proveer informacin sobre el patrimonio del ente emisor a una fecha y su evolucin econmica y financiera en el perodo que abarcan, para facilitar la toma de decisiones econmicas.

3.4.1 ESTADO DE RESULTADOS En contabilidad el Estado de resultados o Estado de prdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de como se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. El estado financiero es dinmico, ya que abarca un perodo durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la informacin que presenta sea til y confiable para la toma de decisiones. Elementos que integran el estado de resultados: ingresos, egresos, costos y gastos.

3.4.2 ESTADO DE POSICIN FINANCIERA El estado de situacin patrimonial, tambin llamado balance general o balance de situacin, es un informe financiero o estado contable que refleja la situacin del patrimonio de una empresa en un momento determinado. El estado de situacin financiera se estructura a travs de tres conceptos patrimoniales, el activo, el pasivo y el patrimonio neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos patrimoniales. El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan los valores de los que dispone la entidad. Todos los elementos del activo son susceptibles de traer dinero a la empresa en el futuro, bien sea mediante su uso, su venta o su cambio. Por el contrario, el pasivo

muestra todas las obligaciones ciertas del ente y las contingencias que deben registrarse. Estas obligaciones son, naturalmente, econmicas: prstamos, compras con pago diferido, etc. El patrimonio neto es el activo menos el pasivo y representa los aportes de los propietarios o accionistas ms los resultados no distribuidos. El patrimonio neto o capital contable muestra tambin la capacidad que tiene la empresa de autofinanciarse. La ecuacin bsica de la contabilidad relaciona estos tres conceptos: Patrimonio neto = Activo - Pasivo que dicho de manera sencilla es: Lo que se posee = Lo que se tiene - Lo que se debe

3.4.3 FLUJO DE EFECTIVO En contabilidad el estado de flujo de efectivo (EFE) es un estado contable bsico que informa sobre los movimientos de efectivo y sus equivalentes, distribuidas en tres categoras: actividades operativas, de inversin y de financiamiento. La informacin acerca de los flujos de efectivo es til porque suministra a los usuarios de los estados financieros las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo y equivalentes al efectivo, as como sus necesidades de liquidez. Para tomar decisiones econmicas, los usuarios deben evaluar la capacidad que la empresa tiene para generar efectivo y equivalentes al efectivo, as como las fechas en que se producen y el grado de certidumbre relativa de su aparicin.

3.4.4 ESTADO DE VARIACIN DEL CAPITAL En contabilidad el estado de evolucin de patrimonio neto es el estado que suministra informacin acerca de la cuanta del patrimonio neto de un ente y de cmo este vara a lo largo del ejercicio contable como consecuencia de:
y y

Transacciones con los propietarios (Aportes, retiros y dividendos con los accionistas y/o propietarios). El resultado del perodo.

El resultado del perodo se denomina ganancia o supervit cuando aumenta el patrimonio y prdida o dficit en el caso contrario.

El estado de evolucin de patrimonio neto es uno de los estados contables bsicos.

3.4.5 INTERRELACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros se presentan acompaados de notas y cuadros, que "revelan" o aclaran puntos de inters que, por motivos tcnicos o prcticos, no son reflejados en el cuerpo principal. Estos estados financieros son la base de otros informes, cuadros y grficos que permiten definir la rentabilidad, solvencia, liquidez, valor en bolsa y otros parmetros que son fundamentales a la hora de manejar las finanzas de una institucin. Habitualmente cuando se habla de estados financieros se sobreentiende que son los referidos a la situacin actual o pasada, aunque tambin es posible formular estados financieros proyectados. As, podr haber un estado de situacin proyectado, un estado de resultados proyectado o un estado de flujo de efectivo proyectado.