PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MXICO

Secretara de Administracin y Finanzas

Direccin de Recursos Materiales

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

TOLUCA DE LERDO, MXICO 4 DE ABRIL DE 2006

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MXICO

Secretara de Administracin y Finanzas
Direccin de Recursos Materiales

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

PGINA

3 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

CONTENIDO

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

4 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

CONTENIDO
PG.

I. Introduccin........................................................................................................................... II. Base jurdica ......................................................................................................................... III. Procedimientos ................................................................................................................... Procedimiento: Proporcionar mantenimiento y servicios generales al mobiliario y equipo de oficina de reas administrativas e inmuebles del Poder Legislativo.............. Procedimiento: Reparacin de mobiliario y equipo de oficina mediante servicio externo............................................................................................................................ Procedimiento: Servicios de logstica para eventos ..................................................... IV. Bitcora de actualizacin................................................................................................... V. Hoja de validacin ............................................................................................................... VI. Anexos ................................................................................................................................. Anexo 1: Formato Solicitud de Servicio (40045-F01-06) ........................................................ Anexo 2: Formato "Reporte de Mantenimiento Preventivo" (40045-F02-06) ............................ Anexo 3: Formato "Solicitud de Reparacin de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo" (40045-F03-06) .............................................................................................. Anexo 4: Formato Servicios de Apoyo Logstico para Eventos (40045-F04-06) ....................

5 7 9

10

15 19 23 25 27 28 29

30 31

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

5 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

INTRODUCCIN

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

6 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

INTRODUCCIN
Con el propsito de contar con una administracin dinmica y activa para dar respuesta inmediata a las necesidades actuales del Poder Legislativo, la Secretara de Administracin y Finanzas se ha dado a la tarea de desarrollar permanentemente programas de modernizacin y simplificacin administrativa, que permitan eficientar la operacin de las reas administrativas de la Legislatura y dar cumplimiento a lo establecido en el Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Mxico, en su artculo 160, fracciones XIX y XX.

Por esta razn, se elaboran, integran y se difunden los manuales de procedimientos, instrumentos tcnicos administrativos, que facilitan el cumplimiento de las funciones, la desconcentracin de actividades y el logro eficiente de los objetivos institucionales. El presente Manual de Procedimientos fue elaborado de manera conjunta por el Departamento de Mantenimiento y Servicios y la Coordinacin de Normatividad y Desarrollo Administrativo, en el cual se describen los objetivos, polticas y actividades de cada uno de los procedimientos que lleva a cabo esta unidad administrativa.

La Secretara de Administracin y Finanzas, a travs de la Coordinacin de Normatividad y Desarrollo Administrativo, pone a disposicin de los servidores pblicos del Poder Legislativo el Manual de Procedimientos del Departamento de Mantenimiento y Servicios.

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

7 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

BASE JURDICA

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

8 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

BASE JURDICA
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico. Ley Orgnica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Mxico. Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Mxico. Normas Reglamentarias de los Servicios Administrativos del Poder Legislativo

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

9 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

PROCEDIMIENTOS

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

10 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

PROCEDIMIENTO: PROPORCIONAR MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES AL MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS REAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

11 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

REA RESPONSABLE

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO
PROPORCIONAR MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES AL MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS REAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO 40045-P01-06

OBJETIVO
Garantizar el ptimo funcionamiento del mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de los inmuebles del Poder Legislativo. POLTICAS Los titulares de las unidades administrativas del Poder Legislativo reportarn e informarn al Departamento de Mantenimiento y Servicios los desperfectos, fallas, daos o deterioros detectados en el mobiliario, maquinaria o equipo de oficina; as como de las instalaciones elctricas, hidrulicas, sanitarias, gas, telefona y plomera; solicitando su reparacin o mantenimiento de forma verbal, telefnica o escrita. El Departamento de Mantenimiento y Servicios atender oportunamente las solicitudes de mantenimiento de mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de los inmuebles requeridas por las dependencias y reas administrativas. Para atender los trabajos de mantenimiento preventivo o correctivo el Departamento de Mantenimiento y Servicios aplicar dos procedimientos. El primero (400445-P01-06), cuando el servicio solicitado lo lleve a cabo en sus instalaciones y cuente con la capacidad operativa para hacerlo; y segundo (40045-P02-06) cuando se lleve a cabo a travs de la contratacin de un establecimiento, negocio, taller o compaa, debido a que el rea de mantenimiento no cuenta con la infraestructura para hacerlo, dicho prestador de servicios ser el que asigne el Departamento de Adquisiciones o el que determine el Comit de Adquisiciones y Servicios. Todas las solicitudes atendidas por el Departamento de Mantenimiento y Servicios sern registradas debidamente en el formato Solicitud de Servicio (Anexo 1, 40045-F01-06) y se obtendr la firma de conformidad al concluir el trabajo. El Departamento de Mantenimiento y Servicios emprender acciones de mantenimiento preventivo o correctivo en las instalaciones, mobiliario y equipo ubicados en espacios de uso comn de los inmuebles del Poder Legislativo tales como los existentes en pasillos, salones, vestbulos, sanitarios, entre otros.

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

12 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

REA RESPONSABLE

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO
PROPORCIONAR MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES AL MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS REAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO 40045-P01-06

OBJETIVO
Garantizar el ptimo funcionamiento del mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de los inmuebles del Poder Legislativo.

Todas las acciones de mantenimiento preventivo efectuadas en instalaciones, equipo y mobiliario; as como restauraciones o correcciones en los inmuebles del Poder Legislativo, se llevarn a cabo conforme al Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y se deben registrar en el formato Reporte de Mantenimiento Preventivo (Anexo 2, 40045-F02-06). Cuando el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo solicitado implique la instalacin o colocacin de algn mecanismo, accesorio o refaccin que no se maneje en el almacn de servicios generales, el Departamento de Mantenimiento y Servicios tramitar la compra ante el Departamento de Adquisiciones, debiendo cargar el costo respectivo al presupuesto del rea solicitante. Cuando las reas solicitantes identifiquen el material, mecanismo, accesorio o refaccin que deber instalarse en el mobiliario o equipo de oficina, debern realizar la requisicin de compra al Departamento de Adquisiciones y al Departamento de Mantenimiento y Servicios, nicamente solicitar el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo. Todos los requerimientos de mantenimiento y servicios generales que impliquen para su ejecucin la erogacin de gastos mayores por concepto de compra de material, mecanismos, accesorios o refacciones, deben ser solicitados directamente a la Secretara de Administracin y Finanzas, quien determinar lo conducente. Los trabajos relacionados con la construccin, remodelacin o ampliacin de inmuebles de las dependencias se llevarn a cabo conforme lo determine el Comit Interno de Obra Pblica del Poder Legislativo. El mantenimiento preventivo de los despachadores de agua se llevar a cabo conforme al programa de mantenimiento y limpieza de dichos depsitos, sin embargo, tambin se atendern oportunamente las solicitudes que en este aspecto presenten las reas administrativas.
CNDA-A3

MANPRO-40045

PGINA

13 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

PROCEDIMIENTO
PROPORCIONAR MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES AL MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS REAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO 40045-P01-06 REA SOLICITANTE N A C T I V I D A D D E S C R I P C I N

Departamento Mantenimiento y Servicios

de

Recibe de forma escrita, verbal o telefnica solicitud de mantenimiento o servicios generales para mobiliario, equipo de oficina o de instalaciones de los inmuebles de las dependencias del Poder Legislativo. Registra los datos del servicio solicitado en el formato "Solicitud de Servicio". Anexo 1 (40045-F01-06) Asigna e instruye al personal para dar el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo. Recibe indicacin y acude al rea solicitante para atender solicitud y resolver el problema. Verifica problema y determina los materiales, accesorios o refacciones que se requieren para la reparacin o correccin. Si cuenta con los materiales realiza la reparacin o correccin. No cuenta con material, realiza la gestin para la compra de los materiales o refacciones ante el Departamento de Adquisiciones. Concluye trabajo resolviendo el problema y solicita al usuario firma de conformidad. Verifica trabajo y firma de conformidad por el servicio recibido. Recibe formato debidamente firmado por el usuario e informa al titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios que el servicio ha sido atendido. Fin.

2 3 Servidor Pblico Asignado 4 5

6 7

8 rea Solicitante Servidor Pblico Asignado 9 10

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

14 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

PROCEDIMIENTO
PROPORCIONAR MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES AL MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS REAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO 40045-P01-06
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS SERVIDOR PBLICO ASIGNADO REA SOLICITANTE

Inicio

Recibe indicacin y acude al rea solicitante para atender solicitud y resolver el problema.

Recibe de forma escrita, verbal o telefnica solicitud de mantenimiento o servicios generales para mobiliario, equipo de oficina o de instalaciones de los inmuebles de las dependencias del Poder Legislativo.

Verifica problema y determina los materiales, accesorios o refacciones que se requieren para la reparacin o correccin.

Registra los datos del servicio en el formato Solicitud de Servicio Anexo 1 (40045-F0106).

Si cuenta con los materiales realiza la reparacin o correccin.

Asigna e instruye al personal para atender el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo.

En caso contrario, realiza la gestin para la compra de los materiales o refacciones ante el Departamento de Adquisiciones. Verifica trabajo y firma de conformidad por el servicio recibido.

Concluye el trabajo resolviendo el problema y solicita al usuario firme de conformidad.

Recibe formato debidamente firmado por el usuario e informa al titular del departamento de Mantenimiento y servicios que el servicio ha sido atendido.

Fin

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

15 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

PROCEDIMIENTO: REPARACIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

16 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

REA RESPONSABLE

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO
REPARACIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO 40045-P02 06

OBJETIVO
Garantizar el funcionamiento ptimo del mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de las reas administrativas del Poder Legislativo, a travs de servicio externo. POLTICAS Para atender los trabajos de mantenimiento preventivo o correctivo el Departamento de Mantenimiento y Servicios aplicar dos procedimientos. El primero (400445-P01-06), cuando el servicio solicitado lo lleve a cabo en sus instalaciones y cuente con la capacidad operativa para hacerlo; y segundo (40045-P02-06) cuando se lleve a cabo a travs de la contratacin de un establecimiento, negocio, taller o compaa, debido a que el rea de mantenimiento no cuenta con la infraestructura para hacerlo, dicho prestador de servicios ser el que asigne el Departamento de Adquisiciones o el que determine el Comit de Adquisiciones y Servicios. Todos los requerimientos de mantenimiento preventivo o correctivo mediante servicio externo atendidos por el Departamento de Mantenimiento y Servicios sern registrados debidamente en el formato Solicitud de Reparacin de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo (Anexo 3, 40045-F03-06). Los titulares de las unidades administrativas del Poder Legislativo reportarn e informarn al Departamento de Mantenimiento y Servicios los desperfectos, fallas, daos o deterioros detectados en el mobiliario, maquinaria o equipo de oficina; as como de las instalaciones elctricas, hidrulicas, sanitarias, gas, telefona y plomera; solicitando de forma verbal, telefnica o escrita su mantenimiento preventivo o correctivo. Cuando las reas usuarias identifiquen o determinen que el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo se tiene que contratar, deben solicitar el servicio mediante oficio dirigido a la Secretara de Administracin y Finanzas. Todos los requerimientos atendidos por el Departamento de Mantenimiento y Servicios sern registrados debidamente en el formato Solicitud de Reparacin de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo (Anexo 3, 40045-F03-06) y recabar la firma de conformidad al concluir el trabajo.

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

17 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

PROCEDIMIENTO
REPARACIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO 40045-P02 06 REA RESPONSABLE N A C T I V I D A D D E S C R I P C I N

Departamento Mantenimiento y Servicios

de

Determina que el servicio solicitado se atender va externa, dando indicacin para que acudan por el mobiliario o equipo de oficina al lugar donde se encuentre ubicado. Asigna y gira instrucciones al servidor pblico que cubrir servicio Recibe indicacin y registra los datos del mobiliario o equipo de oficina en el formato Solicitud de Reparacin de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo (Anexo 3, 40045-F03-06) y procede a realizar su salida de las oficinas e instalaciones del rea solicitante. Enva mobiliario o equipo de oficina al prestador del servicio que designe el Departamento de Adquisiciones o quien determine el Comit respectivo y espera la fecha programada de recibir el bien debidamente reparado. Recibe en la fecha programada el mobiliario o equipo de oficina debidamente reparado. Revisa que el equipo de oficina o mobiliario funcione correctamente. Enva al rea solicitante el equipo o mobiliario, solicitndole al usuario su firma "de conformidad". Recibe y verifica que el mobiliario o equipo funcione correctamente, firmando de conformidad y de recibido en el formato respectivo. Recibe formato debidamente firmado e informa al titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios que el servicio ha sido atendido. Fin

2 Servidor Pblico Asignado 3

5 6 7 rea Solicitante 8

Servidor Pblico Asignado

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

18 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

PROCEDIMIENTO
REPARACIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO 40045-P02 06
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS
Inicio

SERVIDOR PBLICO ASIGNADO

REA SOLICITANTE

Determina que el servicio solicitado se atender va externa, dando indicacin para que acudan por el mobiliario o equipo de oficina al lugar donde se encuentre ubicado.

Recibe indicacin y registra los datos del mobiliario o equipo de oficina en el formato Solicitud de Reparacin de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo, Anexo 3 (40045-F03-06) y procede a realizar su salida de las oficinas e instalaciones del rea solicitante.

Asigna y gira instrucciones al servidor pblico que cubrir servicio.

Enva mobiliario o equipo de oficina al prestador del servicio que designe el Departamento de Adquisiciones o quien determine al Comit respectivo y espera la fecha programada para recibir el bien debidamente reparado.

Recibe en la fecha programada el mobiliario o equipo de oficina debidamente reparado.

Revisa que el equipo de oficina o mobiliario funcione correctamente.

Enva al rea solicitante el equipo o mobiliario, solicitndole al usuario su firma de conformidad.

Recibe y verifica que el mobiliario o equipo funcione correctamente, firmando de conformidad y de recibido en el formato respectivo.

Recibe formato debidamente firmado e informa al titular del departamento de Mantenimiento y Servicios que el servicio ha sido atendido.

Fin

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

19 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

PROCEDIMIENTO: SERVICIOS DE LOGSTICA PARA EVENTOS

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

20 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

REA RESPONSABLE

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO
SERVICIOS DE LOGSTICA PARA EVENTOS 40045-P03-06

OBJETIVO
Proporcionar servicios apoyo logstico para la celebracin de eventos legislativos, culturales, cvicos y especiales, ya sean locales o forneas que organicen los grupos parlamentarios, diputados, dependencias o reas administrativas del Poder Legislativo. POLTICAS
-

Todos los requerimientos de apoyo logstico para la celebracin de eventos se deben solicitar mediante oficio dirigido a la Secretara de Administracin y Finanzas, especificando: lugar, da, hora, requerimientos y condiciones especficas. El Departamento de Mantenimiento y Servicios registrar los datos del solicitante y de los requerimientos de apoyo logstico en el formato "Servicios de Apoyo Logstico para Eventos" Anexo 4, (40045-F04-06), as como la firma de conformidad del apoyo recibido por parte del responsable del evento o del titular de la dependencia. Con el objeto de satisfacer los requerimientos de apoyo logstico, los diputados y dependencias procurarn solicitar sus necesidades con dos das de anticipacin cuando los eventos se celebren en la zona metropolitana de Toluca; y con ocho das cuando se celebren al interior del Estado de Mxico. Los diputados y dependencias deben designar un responsable de organizar el evento, mismo que se coordinar con el personal del Departamento de Mantenimiento y Servicios para la instalacin del escenario y equipo para la celebracin del evento, para tal efecto se debe contar con su nmero de telfono celular, particular y el de oficina. Los diputados y dependencias proporcionarn al Departamento de Mantenimiento y Servicios el programa del evento y el croquis del lugar en la que se llevar a cabo. Cuando el Departamento de Mantenimiento y Servicios no cuente con la capacidad operativa para atender los requerimientos del evento, se coordinar con el Departamento de Adquisiciones a fin de contratar los servicios necesarios, los cuales se detallarn en el formato Servicio de Apoyo Logstico para Eventos Anexo 4, (40045-F04-06).

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

21 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

PROCEDIMIENTO SERVICIOS DE LOGSTICA PARA EVENTOS

40045-P03-06 A C T I V I D A D D E S C R I P C I N

REA RESPONSABLE

Departamento Mantenimiento y Servicios

de

Recibe oficio turnado por la Secretara de Administracin y Finanzas, en la que los diputados y dependencias solicitan los servicios de apoyo logstico para eventos culturales, celebracin de trabajos legislativos o eventos especiales. Asigna al personal para cubrir la solicitud, otorgndole los materiales, equipos y herramientas necesarias para cumplir con el servicio. Registra los datos del servicio en el formato "Servicios de Apoyo Logstico para Eventos" Anexo 4, (40045-F0406). Determina los trabajos que ejecutar y los que debe contratar en coordinacin con el Departamento de Adquisiciones. Acude al lugar en que se llevar a cabo el evento y realiza el montaje o acondicionamiento del escenario. Al concluir el evento solicita al representante de la dependencia anfitriona del evento, firme de conformidad el formato respectivo. Procede a desmontar y retirar el escenario o el que haya colocado el personal del rea. Informar al titular del Departamento que el servicio de apoyo logstico ha sido atendido. Fin.

Servidor Pblico Asignado

5 6

7 8

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

22 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

PROCEDIMIENTO SERVICIOS DE LOGSTICA PARA EVENTOS

40045-P03-06 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS
Inicio

SERVIDOR PBLICO ASIGNADO

Recibe oficio turnado por la Secretara de Administracin y Finanzas, en la que los diputados y dependencias solicitan los servicios de apoyo logstico para eventos culturales, celebracin de trabajos legislativos o eventos especiales. Acude al lugar en que se llevar a cabo el evento y realiza el montaje o acondicionamiento del escenario.

Asigna al personal para cubrir la solicitud, otorgndole los materiales, equipos y herramientas necesarias para cumplir con el servicio.

Registra los datos del servicio en el formato Servicios de Logstica para Eventos Anexo 4, (40045F04-06).

Al concluir el evento solicita al representante de la dependencia anfitriona del evento, firme de conformidad el formato respectivo.

Determina los trabajos que ejecutar y los que debe contratar en coordinacin con el Departamento de Adquisiciones.

Procede a desmontar y retirar el escenario o el que haya colocado el personal del Departamento.

Informa al titular del Departamento que el servicio de apoyo logstico ha sido atendido satisfactoriamente.

Fin

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

23 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

BITCORA DE ACTUALIZACIN

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

24 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

BITCORA DE ACTUALIZACIN

FECHA DE ACTUALIZACIN
Elaboracin 09/Mayo/2001 15/Noviembre/2004

REFERENCIA
Sin referencia M1

OBSERVACIONES
Se documenta en este manual los procedimientos y polticas vigentes del Departamento de Mantenimiento y Servicios. Se actualizaron los procedimientos y polticas integrndose los formatos que utiliza el Departamento para los servicios que proporciona. Cambi la denominacin de algunas dependencias.

N. De Oficio CNDA/DNOD/070/04 M2 Signado por la Coordinacin de Normatividad y Desarrollo Administrativo, en que se solicita la actualizacin de los Manuales de Organizacin y Procedimientos. Sin referencia Actualizacin 3 A3

04/Abril/2006

Se modificaron de forma integral los objetivos, polticas y la secuencia de actividades de los tres procedimientos. Actualizacin de los siguientes formatos: Solicitud de Servicio (40045-F01-06). Solicitud de Reparacin de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo (40045-F03-06). Servicios de Apoyo Logstico para Eventos (40045F04-06). Elaboracin del siguiente formato: Reporte de Mantenimiento Preventivo (40045-F0206).

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

25 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

HOJA DE VALIDACIN

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

26 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

HOJA DE VALIDACIN

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

27 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

ANEXOS

MANPRO-40045

CNDA-A3

PGINA

28 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

ANEXO 1 Formato Solicitud de Servicio (40045-F01-06)

MANPRO-40045

CNDA-A3

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MXICO Secretara de Administracin y Finanzas

Direccin de Recursos Materiales
Departamento de Mantenimiento y Servicios

SOLICITUD DE SERVICIO
D M A

FECHA

CDIGO DEL SERVICIO PARA SER LLENADO POR EL SOLICITANTE

FOLIO

PERSONA SOLICITANTE DEL SERVICIO: SERVICIO SOLICITADO: REA SOLICITANTE: DESCRIPCIN DEL TRABAJO REALIZADO CLAVE:

MATERIALES REQUERIDOS

RESPONSABLE DEL TRABAJO: FECHA DE CONCLUSIN DEL TRABAJO: OBSERVACIONES:

NOMBRE DEL TITULAR DEL REA

FIRMA DE CONFORMIDAD
40045-F01-06

PGINA

29 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

ANEXO 2 Formato Reporte de Mantenimiento Preventivo (40045-F02-06)

MANPRO-40045

CNDA-A3

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MXICO Secretara de Administracin y Finanzas

Direccin de Recursos Materiales
Departamento de Mantenimiento y Servicios

REPORTE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

D M A

FECHA

FOLIO

DATOS DEL TRABAJO REALIZADO

DEPENDENCIA O REA ADMINISTRATIVA:

DESCRIPCIN DEL MOBILIARO, EQUIPO, INSTALACIONES O INMUEBLES REVISADOS:

ESTADO DE FUNCIONAMIENTO AL MOMENTO DE REALIZAR LA REVISIN:

REQUIERE MANTENIMIENTO:

SI

NO

DESCRIPCIN DEL TRABAJO REALIZADO

ESTADO QUE GUARDA UNA VEZ CONCLUIDO EL TRABAJO

OBSERVACIONES:

RESPONSABLE DEL TRABAJO

AUTORIZA

Vo. Bo.

SERVIDOR PBLICO ASIGNADO

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES

40045-F02-06

PGINA

30 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

ANEXO 3 Formato Solicitud de Reparacin de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo (40045-F03-06)

MANPRO-40045

CNDA-A3

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MXICO Secretara de Administracin y Finanzas

Direccin de Recursos Materiales
Departamento de Mantenimiento y Servicios

SOLICITUD DE REPARACIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO

D FECHA M A TIPO DE SOLICITUD ESCRITA TELEFNICA FOLIO

PARA SER LLENADO POR EL SOLICITANTE

REA SOLICITANTE: NOMBRE DEL USUARIO: DESCRIPCIN DEL EQUIPO: No. INVENTARIO: MOTIVO DE LA REPARACIN: SERVICIO: SOLICITA SERVICIO ENTREGA AUTORIZA SERVICIO INT: EXT: AUTORIZA SALIDA No. SERIE:

TITULAR DEL REA SOLICITANTE

USUARIO O RESGUARDATARIO

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES

PARA SER LLENADO POR EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

OBSERVACION DE LA REPARACIN EXTERNA:

REFACCIONES SUSTITUIDAS:

COSTO DE REPARACIN: PRESTADOR DEL SERVICIO: OBSERVACIONES:

IVA:

TOTAL:

ENTREGA

RECIBE DE CONFORMIDAD

Vo. Bo.

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

USUARIO O RESGUARDATARIO

DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES

40045-F03-06

PGINA

31 DE 31 D 09 04 M 05 04 A 2001 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

ANEXO 4 Formato Servicios de Apoyo Logstico para Eventos (40045-F04-06)

MANPRO-40045

CNDA-A3

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MXICO

SECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

SERVICIOS DE APOYO LOGSTICO PARA EVENTOS

FECHA (D/M/A) FOLIO:

DATOS DEL SOLICITANTE

DEPENDENCIA O DIPUTADO: GRUPO PARLAMENTARIO REA SOLICITANTE: RESPONSABLE DEL EVENTO: TEL. CEL.: TELFONO DE LA DEPENDENCIA U OFICINA: TEL. PAR.:

DATOS DEL EVENTO

FECHA: HORA: LUGAR: ENTRE QUE CALLES:

REQUERIMIENTOS
ADECUACIN ACONDICIONAMIENTO PODIUM PROCENIO ESTRADO PRESIDIUM ROTULOS BANDERAS ILUMINACIN CARPAS ESPECIFIQUE: TEMPLETE MAMPARAS ENLONADO ATRIL INSTALACIN DE AUDIO INSTALACIN DE VIDEO MESAS DE TRABAJO PAOS INSTALACIONES ESPECIALES PENDONES PANTALLAS VINILONAS ESTRUCTURAS ESCALONES MESAS SILLAS LETRINAS RTULOS INSUMOS DE LIMPIEZA OTROS

DESCRIPCIN DE LOS SERVICIOS ALQUILADOS O CONTRATADOS

N UNIDAD DESCRIPCIN CANTIDAD PROVEEDOR

SOLICITANTE

AUTORIZA

RESPONSABLE DEL SERVICIO

DEPENDENCIA, DIPUTADO O REA ADMINISTRATIVA

DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

40045-F04-06