Manual Cobranza

Asociacin Psicoanaltica Mexicana
MANUAL OPERATIVO PARA COBRANZA A.P.M.

El objetivo del presente manual es instruir al usuario interesado en el uso adecuado del programa para control de cobranza. Para actualizar las bases de datos que utiliza el programa es necesario contar con un USUARIO y CONTRASEA vlidas para accesar las funciones correspondientes, de lo contrario slo se podr consultar e imprimir el contenido de las bases de datos.
ACCESO AL PROGRAMA. Se debe dar doble clic izquierdo sobre el icono del programa (COBRANZA) o pulsar sobre el acceso directo correspondiente; una vez en ejecucin, el programa nos solicita identificacin de acceso, mediante la siguiente ventana: En USUARIO colocamos cualquier palabra con un mximo de ocho caracteres, debe ser en maysculas. En CONTRASEA va la clave proporcionada por el programa, sta clave es generada tomando en cuenta el USUARIO y la computadora en donde se usa el programa, lo cual significa que el USUARIO y CONTRASEA slo funciona en una computadora, de manara tal que un usuario vlido no puede actualizar informacin en una computadora diferente a la que ha sido registrado originalmente. Cuando empleamos un usuario nuevo y que por tanto no tiene contrasea, dejamos CONTRASEA en blanco y el programa nos proporciona un nmero que puede ser positivo o negativo, con sta cifra se generar la contrasea para el usuario en cuestin, por ejemplo: si proporcionamos usuario ABCD sin contrasea, el programa nos muestra una ventana con la cifra que se utilizar para generar la contrasea adecuada:
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scar Salas Ramrez. 04455.1925.9190 osr01@hotmail.com

La cifra mostrada en IDENTIFICACION DE EQUIPO servir para generar la CONTRASEA que corresponde al USUARIO y computadora en donde se usar el programa, favor de informar el dato proporcionado en USUARIO junto con la cifra al correo osr01@hotmail.com asunto CLAVE A.P.M. o enviarlos por mensaje al 04455.1925.9190, es imprescindible enviar el USUARIO tal como se proporciona y la CIFRA tal como aparece en el mensaje incluyendo signo positivo o negativo si procede; de regreso recibirn la CONTRASEA correspondiente al USUARIO y computadora en donde se desea utilizar el programa. El programa permite la consulta en cualquier nmero de computadoras, pero slo se podr actualizar informacin en donde se tenga acceso con contrasea, de cualquier manera debido a que el programa no est pensado para trabajar en red no podr actualizarse y compartirse las bases de datos en ms de una computadora al mismo tiempo, podr consultarse en todas las que se desee. Para entrar al programa en modo de consulta no es necesario proporcionar usuario ni contrasea, se puede pulsar el botn ACEPTAR o la tecla ESC, de manera tal que nicamente quien est autorizado y tenga las claves correspondientes podr actualizar las bases de datos.
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MENU PRINCIPAL Una vez entrando al programa, veremos el men principal:
Desde aqu accesamos todas las funciones del programa: Mantenimiento: altas, bajas y cambios a toda la informacin del sistema o Clientes o Movimientos Consultas: visualizacin en pantalla de todos los datos generales de movimientos, alumnos, miembros y pblico en general (mostrador).
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Reportes: informacin impresa de los movimientos (cobros y pagos) de cada persona registrada en el sistema, tambin se puede imprimir directorio general (roaster) y saldos totales. Utileras: desde aqu se da mantenimiento a las bases de datos, se configura/selecciona impresora y se generan automticamente los cobros de un periodo especifico (ao y mes). En caso de entrar al programa sin identificacin vlida, las funciones para mantenimiento a las bases de datos y utileras no estarn disponibles; slo podremos consultar e imprimir.
OPCIONES EN MENU PRINCIPAL. 1. MANTENIMIENTO. Desde aqu se efectan las altas, bajas y cambios a las bases de datos del sistema, tanto de CLIENTES (alumnos, miembros y ventas mostrador) como de los MOVIMIENTOS (partidas) que integran la cobranza. 2. CONSULTAS. Permite ver en pantalla la informacin de las bases de datos, no es necesario tener clave de acceso para entrar a sta opcin. 3. REPORTES. Al ingresar a esta opcin del men, podemos generar reportes de movimientos, saldos y directorio (roaster) de A.P.M., los reportes se muestran primero en pantalla y opcionalmente se pueden enviar a impresin. 4. UTILERAS. Eventualmente el programa requiere mantenimiento a ciertas reas de trabajo, con la idea de que no dependan de alguien ms para sta labor se proporciona en utileras lo necesario para dicho mantenimiento; tambin se incluye opcin para configurar/seleccionar impresora y una funcin que permite generar automticamente los cobros de un mes especfico. Slo la funcin para IMPRESORA estar disponible con o sin usuario/contrasea, las dems funciones se podrn accesar con usuario/contrasea vlidos. Cada una de estas opciones ser vista a detalle.
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OPERACIN DEL PROGRAMA. Para efectuar la cobranza es necesario que primero exista a quien se le va a cobrar, por tanto lo primero es dar de alta los registros generales de CLIENTES (alumnos, miembros y mostrador), para esto accesamos desde men principal MANTENIMIENTO y despus CLIENTES, aparecer el siguiente formato:
Veremos una lista de todos los registros contenidos en la base de datos CLIENTES. La lista siempre ser mostrada inicialmente ordenada ascendentemente por la columna NOMBRE, para cambiar el orden de consulta podemos dar clic izquierdo en la opciones ORDENA POR: podemos elegir NOMBRE o ULTIMO PAGO o TIPO CLIENTE; al elegir ULTIMO PAGO, el sistema reordena la base de datos y nos la muestra ordenada por la columna FCH.PAGO, de menor a mayor:
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En este ejemplo las fechas vacas aparecen al inicio de la lista, simplemente porque una fecha vaca es menor a cualquier fecha vlida, para lograr un orden correcto es necesario proporcionar las fechas correspondientes, el programa no genera fechas no proporcionadas. Si pulsamos sobre TIPO CLIENTE, la lista se reordenar ascendentemente por la columna CLASIFICACION, de manera tal que veremos agrupados los tipos de registro existentes en CLIENTES; si por ejemplo, un registro es TITULAR y lo ponemos en VITALICIO el programa lo clasificar como hayamos proporcionado el dato. Para ver el contenido de un registro hay varias maneras, podemos: Dar doble clic izquierdo sobre el registro que deseamos ver. Dar un clic izquierdo (marcar) sobre el registro a consultar y despus dar clic izquierdo en el botn MODIFICA [ENT] Marcar el registro deseado y pulsar la tecla ENTER Con cualquiera de las tres opciones arriba mencionadas, se mostrar la pantalla conteniendo datos generales del CLIENTE, la misma pantalla se muestra vaca al pulsar el botn NUEVO que nos sirve para crear un nuevo registro de CLIENTE: 6
Esta informacin nos permite ubicar a cada persona registrada en el programa de cobranza, los datos proporcionados sern utilizados por el sistema para agrupar la cobranza correspondiente y tambin para generar un directorio general, por tanto es importante proporcionar la informacin completa; el programa no puede trabajar con la informacin que no tenga. Los CLIENTES se clasifican por TIPO REGISTRO, con este dato (y otros mas) se agrupa el contenido de la base de datos CLIENTES y se relacionan sus correspondientes MOVIMIENTOS, se cuenta con los siguientes tipos de registro: 7
En el campo CUOTA pondremos la cuota mensual que debe aparecer en cada movimiento de ste cliente, puede ser modificada en cualquier momento, incluso puede modificarse desde la captura de movimientos para un caso en particular; el importe aqu proporcionado ser incluido automticamente en cada movimiento realizada a ste cliente, por ejemplo: si queremos que la cuota sea de $540.00 entonces pondremos 540 en el campo CUOTA y a partir de ste momento todos los movimientos incluirn esta cifra, pero podemos dar un nuevo importe al movimiento que as lo requiera, sin que se afecte el importe original; se ver a detalle cuando entremos a MOVIMIENTOS. 8

FCH.ALTA: es la fecha que se considera como ingreso de un alumno o miembro de A.P.M. Podemos observar que en el recuadro SALDO ACTUAL el programa nos muestra el TOTAL de cuotas, las que se han PAGADO y en consecuencia el importe PENDIENTE de pago; en el caso de A.P.M. los importes son en pesos y no incluyen cuotas IPA FEPAL, stas cuotas se muestran en un rengln aparte y son expresadas en dlares. Todos los campos en SALDO ACTUAL se calculan automticamente en base a los MOVIMIENTOS registrados. En los recuadros de la derecha: DESCUENTOS y RECARGOS tenemos tres cifras que podemos aplicar a cualquiera de stos rubros, es decir: tres descuentos y tres recargos, cada uno de ellos es opcional y puede ser expresado en importe o en porcentaje, si dejamos en cero los campos ningn descuento o recargo ser aplicado, si declaramos algn importe el programa calcular el porcentaje correspondiente y si proporcionamos un porcentaje el programa calcular el importe adecuado. Para grabar el registro actual en la base de datos debemos pulsar el botn ACEPTAR, si pulsamos CANCELAR o la tecla ESC o el botn X en la esquina superior derecha: el registro no ser guardado y todo quedar como estaba antes de entrar al registro. Regresemos a la lista MANTENIMIENTO CLIENTES; el botn BORRA sirve para eliminar un registro de la base de datos, al activar esta funcin el programa nos pide confirmar la baja del registro: y nos avisa que la baja se concret, para eliminar permanentemente el registro debemos ejecutar desde men principal la opcin UTILERIAS y DEPURAR:
los registros marcados para eliminar sern mostrados en color rojo, permanecern en el sistema hasta que se ejecute la funcin UTILERIAS/DEPURAR. Con el botn BUSCAR podemos ubicar un registro por NOMBRE o FECHA DE LTIMO PAGO o TIPO CLIENTE acorde a la seleccin activa en ORDENA POR:
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Si est seleccionado NOMBRE, aparece:
En caso de activar ORDENADO POR ULTIMO PAGO, el programa solicitar la fecha a ubicar:
Y si estuviera seleccionado TIPO DE CLIENTE, el programa espera el tipo de registro a encontrar:
En cualquiera de las bsquedas el programa se ubicar en el registro que cumpla exactamente con el argumento que proporcionamos, en caso de no localizar el dato nos colocar en el ms cercano a lo que solicitamos, por ejemplo: podemos proporcionar el NOMBRE completo de alguien o slo la primer parte, lo mismo en la FECHA PAGO puede ser exacta o aproximada y aplica igual para el TIPO DE REGISTRO. Para salir de esta pantalla y regresar a men principal, pulsamos el botn SALIR [ESC] o la tecla ESC o damos clic izquierdo en el botn X ubicada en la esquina superior derecha de la ventana MANTENIMIENTO CLIENTES.
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Nuevamente en la pantalla MANTENIMIENTO CLIENTES, el botn IMPRIMIR nos da una relacin de los movimientos involucrados con un cliente, podemos elegir el rango de fechas a procesar y rango de folio dentro de las fechas; tenemos tres opciones para ordenar la informacin:
Tambin podemos elegir reporte de A.P.M. o IPA FEPAL. Las funciones de la columna derecha se habilitan cuando enviemos un reporte general (mas adelante veremos cmo) no aplican a reportes individuales debido a que el tipo de registro est contenido en los datos del cliente que elegimos para imprimir. El proceso se cancela con la tecla ESC o el botn CANCELAR [ESC], para emitir el reporte debemos pulsar el botn ACEPTAR y obtendremos una imagen similar a la siguiente:
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Adicionalmente podemos elegir la impresin de todas las cuotas o slo las pendientes de pago o nicamente las pagadas, para lo cual pulsaremos en la opcin correspondiente en SELECCIONAR: PENDIENTES, PAGADOS, AMBOS. El programa nos reporta el detalle de cuotas incluyendo descuentos y recargos segn procedan. La cuotas A.P.M. e IPA FEPAL no se mezclan, slo se reportan las que correspondan a nuestra eleccin en el recuadro REPORTAR.
ACTUALIZACION DE MOVIMIENTOS. PARTE 1 DE 2. Para registrar las cuotas entramos desde men principal a MANTENIMIENTO / CLIENTES, seleccionamos con un clic izquierdo el cliente a procesar y pulsamos el botn MOVIMIENTOS, ubicado arriba a la derecha de la pantalla, el programa nos mostrar todos los movimientos correspondientes al cliente seleccionado en la pantalla anterior: 12
Aqu tambin podemos ORDENAR la informacin de tres maneras: por FOLIO, FECHA MOV. o CLIENTE; en caso de no existir alguno de estos datos o de estar incompletos el programa puede variar el orden en que se muestren. Tambin tenemos los botones NUEVO, MODIFICA, BORRA, BUSCAR y SALIR cuya funcin es como la que vimos en MANTENIMIENTO CLIENTES, pero ahora se aplican a MOVIMIENTOS. El botn INICIO nos lleva al inicio de la lista sin importar en donde estemos, con el botn FIN iremos al final de la lista sin importar en donde estemos ubicados. Los botones RETROCEDE 40 y AVANZA 40 nos desplazan cuarenta registros hacia atrs o hacia adelante en la lista, lo cual nos permite movernos ms rpido para llegar un registro cualquiera, tambin podemos usar la barra de desplazamiento (scroll) vertical, a la derecha de la lista. El botn CALCULAR NETO nos muestra los totales correspondientes a la eleccin activa en ORDENAR POR, o sea que podemos pedir totales por documento seleccionando el folio correspondiente o por fecha de movimiento o por cliente completo: 13
En la imagen anterior obtuvimos los totales del documento 00000000 porque elegimos ordenar por folio y colocamos el cursor en una lnea cuyo folio es 00000000. Al pulsar CALCULAR NETO aparece en azul la cuenta total del lo que hayamos seleccionado, aparecen en verde los descuentos y recargos aplicados, en rojo los descuentos y recargos por aplicar, al final se muestra el total pagado y el total por pagar. Nuevamente vuelve a ser importante contar con la informacin completa y correcta para que el programa pueda procesar lo que le solicitamos. Todos los registros que procesemos actualizan inmediatamente el saldo del cliente que corresponde, podemos verificarlo en MANTENIMIENTO/CLIENTES opcin que se accesa desde men principal. Igualmente los reportes correspondientes se actualizan automticamente. Ms adelante veremos a detalle cmo actualizar la base de datos MOVIMIENTOS.
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La opcin CONSULTAS en men principal sirve para visualizar el contenido de las bases de datos pero sin modificar los registros, o sea que no podemos dar de alta ni hacer cambios a la informacin del sistema. Esta opcin se accesa con o sin usuario y contrasea. Podemos consultar CLIENTES y MOVIMIENTOS, tenemos las mismas opciones para ordenar el contenido y para calcular neto, tambin podemos imprimir reportes individuales; desde CONSULTAS no podemos registrar clientes ni movimientos. El formato y contenido de las pantallas as como su operacin es igual a las equivalentes en MOVIMIENTOS, pero sin permitir actualizar las bases de datos; todas las funciones para actualizar informacin estn bloqueadas, sin embargo si entramos con claves validas podremos usar el botn BORRA tanto en CLIENTES como en MOVIMIENTOS:
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Con la opcin REPORTES en men principal, emitiremos listados de movimiento, estados de cuenta, totales y el directorio general de A.P.M. Todos los reportes estn ligados automticamente a CLIENTES y/o MOVIMIENTOS lo cual resulta en que contamos con la informacin actualizada al momento, no hay que realizar ajustes, cierres o cortes de ningn tipo, lo que se requiere es que la informacin est completa y sea la correcta para que el programa filtre, ordene y procese lo requerido. El programa trabaja con la informacin contenida en el sistema, si la informacin es inconclusa los resultados sern inconclusos, si la informacin es incorrecta los resultados sern incorrectos, por tanto es imprescindible mantener las bases de datos actualizadas e ntegras. Al seleccionar REPORTES / MOVIMIENTOS nos ser mostrada una ventana para elegir las condiciones del reporte correspondiente a todos los movimientos registrados en las bases de datos:
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Podemos entonces elegir el ORDEN, rango de FECHA y FOLIO de los movimientos, tambin podemos SELECCIONAR si queremos movimientos cuyo pago est PENDIENTE o PAGADO o AMBOS movimientos; se puede obtener reporte de A.P.M. o de IPA FEPAL, todo se puede combinar con tipo de registro a elegir o TODOS los tipos. Esta ventana es similar a la que vimos en IMPRIMIR (pgina 11) pero aqu s podemos elegir TIPO DE CLIENTE debido a que estamos procesando todos los movimientos de todos los clientes, mientras que en la otra opcin habamos elegido slo un cliente a reportar.
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La pantalla para imprimir directorio (desde REPORTES / DIRECTORIO) se muestra a continuacin:
Aqu no hay rango de folios ni seleccin de pagos, tampoco hay separacin A.P.M. / IPA FEPAL, no se necesitan; el rango de fechas se ha modificado para reconocer fecha de ingreso a A.P.M., por lo dems la operacin es la misma que en la pantalla para reporte de movimientos. La siguiente es una muestra de DIRECTORIO GENERAL clasificado por nombre, el programa hace una separacin alfabtica y nos dice cuantos registros hay en cada grupo:
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Podemos imprimir el reporte o no.
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Al entrar a REPORTES / GLOBAL veremos una pantalla similar a la anterior, se ha modificado el rango de fecha para contener fecha de pago:
Como podremos observar, el reporte contiene los importes totales para cada cliente registrado, de manera tal que obtenemos un resumen de las cantidades totales para cada persona y un total general para las columnas TOTAL CUENTA, PAGADO y PENDIENTE, si queremos ver el detalle podemos hacerlo mediante CONSULTA / MOVIMIENTOS o REPORTES / MOVIMIENTOS.
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El reporte resultante al proceso global es similar al siguiente:
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UTILERIAS. Acceso desde men principal. Consta de las siguientes funciones: Impresora: sirve para seleccionar/configurar la impresora en uso.
Crear movimientos: genera los movimientos de cuotas ordinarias conforme al ao y mes proporcionado, si damos de alta manualmente una cuota o colegiatura ordinaria no es necesario generarla con sta opcin y viceversa.
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Crear BD. Esta opcin slo se utiliza cuando se crean por primera vez las estructuras de las bases de datos, despus de esto no es necesario volver a utilizar esta funcin.
ndices: reconstruye todos los apuntadores de todas las bases de datos, se debe utilizar si notamos que los procesos se vuelven lentos o si hubo falla elctrica o de cualquier ndole mientras usamos el programa. La pantalla mostrada es igual a la anterior. Depurar: elimina permanentemente todos los registros marcados como BAJA tanto en movimientos como en clientes, la informacin aqu procesada es irrecuperable. La pantalla mostrada es igual a la anterior.
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ACTUALIZACION DE MOVIMIENTOS. PARTE 2 DE 2. Acceso desde men principal, entramos a MANTENIMIENTO / CLIENTES, estando en la primer lista seleccionamos el cliente a procesar y pulsamos el botn MOVIMIENTOS:
El programa nos muestra la lista de movimientos correspondiente al registro seleccionado:
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Inicialmente la lista se muestra ordenada por FOLIO, podemos ordenarla por FECHA MOVIMIENTO o por CLIENTE seleccionando la opcin correspondiente en ORDENAR POR. Aqu tambin tenemos los botones NUEVO, MODIFICA, BORRA, BUSCAR, SALIR, INICIO, FIN, RETROCEDE 40, AVANZA 40 y CALCULAR NETO; la funcin de stos botones es la misma que en las pantallas anteriormente descritas, aplicando a los movimientos que integran la historia del cliente seleccionado y que visualizamos actualmente. Con el botn NUEVO podemos crear un nuevo registro de MOVIMIENTO:
Algunos campos son llenados automticamente tomando la informacin actual del registro general del cliente: nombre del CLIENTE, TIPO REG, $ UNITARIO, SEMESTRE, DESCUENTOS y RECARGOS, todos estos datos deben estar actualizados en el registro general del CLIENTE, el programa tomar el contenido de dichos campos y los colocar en donde corresponde; el AO y MES en PAGO se toma de la fecha del sistema, al igual que FCH.MOV. y FCH.IMPRESION, el ESTATUS siempre ser pendiente al inicio, CANTIDAD siempre ser 1.00 inicialmente; todos los datos pueden ser modificados en ste momento y nicamente afectaran al movimiento actual, los datos en el registro general no se alteran desde aqu. En CONCEPTO especificaremos el motivo del cobro, el programa reconoce algunos conceptos: Si ponemos la palabra MENSUAL, el programa coloca a la derecha el AO y mes correspondiente, por ejemplo si ponemos COLEGIATURA MENSUAL el programa completar el concepto y quedar COLEGIATURA MENSUAL *2010/oct+ tomando el ao y el mes que est en el recuadro PAGO, lo 25

mismo si ponemos CUOTA MENSUAL, el programa nos dara CUOTA MENSUAL *2010/oct+; todo lo anterior es sin comillas. Para declarar una cuota propia de IPA FEPAL: 1. 2. 3. 4. ponemos el AO y MES (en el recuadro PAGO) correspondiente a la cuota en CONCEPTO ponemos IPA FEPAL, sin comillas dejamos en 0.00 el importe de $ UNITARIO pulsamos botn ACEPTAR
El programa completa los datos del movimiento y coloca el registro de manera tal que podemos obtener por separado las cuotas de A.P.M. y las de IPA FEPAL. Todos los movimientos son modificables en cualquier momento, normalmente el nico cambio corresponde al estatus cuando cambia de PENDIENTE a PAGADO, sin embargo podemos hacer cambios en todo lo dems, incluyendo FOLIO el cual debe corresponder al folio del recibo o factura real. Es importante tener mucho cuidado en el contenido del movimiento ta que el programa actualiza automticamente todos los totales y saldos involucrados con el cliente y totales generales, aun as cualquier dato se puede corregir en cualquier momento. Para modificar un registro existente podemos dar doble clic izquierdo en el registro deseado o seleccionarlo con un clic izquierdo y pulsar el botn MODIFICA o seleccionarlo y oprimir la tecla ENTER, con cualquiera de stas opciones veremos el mismo formato para captura de movimientos pero conteniendo la informacin del registro seleccionado. En caso de seleccionar un registro y pulsar el botn BORRA, el registro ser marcado en color rojo, sigue siendo tomado en cuenta pero ser eliminado permanentemente al ejecutar desde men principal la opcin UTILERIAS / DEPURAR, debemos tener cuidado con sta opcin porque los registros depurados son irrecuperables, en caso de eliminar algo indebidamente habr que volver a teclearlo como si fuera nuevo. Concluimos la operacin del programa, la recomendacin es practicar con registros de prueba, observar lo que sucede al hacer qu, realizar consultas, emitir reportes y finalmente eliminar los registros de prueba.
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Cabe recalcar la importancia de proporcionar informacin adecuada y completa para el buen funcionamiento del programa y las bases de datos, el programa no es inteligente, nosotros s lo somos y si introducimos informacin errnea el programa la tomar y nos dar los resultados correspondientes. El programa no tiene manera de saber o deducir los importes, fechas ni conceptos que estn en los lmites de lo permitido, si ponemos una cuota de $678.00 el programa no puede saber si es correcta o no, si ponemos una fecha de movimiento 01/02/03 (o de ingreso) el programa no puede saber si es vlida, lo mismo procede si ponemos en concepto CUOTA CORRESPONDIENTE A FEBRERO DEL 2008 o cualquier leyenda. La funcin del programa es organizar, filtrar y calcular la informacin proporcionada por el usuario, por tanto la integridad y calidad de la informacin alimentada a las bases de datos es responsabilidad del usuario. Es recomendable realizar respaldos peridicos, lo cual se hace de la misma manera cmo respaldamos cualquier contenido en la computadora. Al igual que cualquier nuevo conocimiento, llegar a dominar la operacin del programa toma tiempo y requiere de prctica y paciencia; en caso de haber alguna duda que no se pueda resolver mediante la consulta de ste instructivo, por favor antela lo ms detalladamente posible y envela al correo que aparece al pie de cada pgina. Desendole lo mejor, quedo de usted.
Atentamente:
scar Salas Ramrez.
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Si est seleccionado NOMBRE, aparece:

Y si estuviera seleccionado TIPO DE CLIENTE, el programa espera el tipo de registro a encontrar:

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Podemos imprimir el reporte o no.

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El programa nos muestra la lista de movimientos correspondiente al registro seleccionado:

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