TABLAS PIVOTE

Para este tutorial he preparado un archivo de referencia donde podrn encontrar todos los ejemplos mostrados, conjuntamente con la base de datos utilizada para que puedan realizar sus propios ejercicios. Pueden descargar el archivo desde esta pgina. Qu son las pivot tables? Tambin llamadas tablas dinmicas, son una herramienta de sumarizacin de datos. Deben su nombre a la rotacin (pivoting en ingles) de los datos dentro de la misma. Esto se logra simplemente arrastrando los campos requeridos a la zona deseada. Sumarizacin Las pivot se encargan de sumarizar los datos, esto quiere decir que agrupara la informacin textual similar, y la informacin numrica referida a esos datos ser sumada, como se logra ver en el ejemplo. Aqu notamos las ventas totales para cada uno de los clientes.

Ahora un ejemplo con un poco ms de complejidad, en este caso podemos ver como para cada uno de los pases se muestran los clientes en l y, adems cuanto se ha vendido por cada uno de los trimestres (Quarter) del ao.

Rotacin

Dentro de las tablas dinmicas podemos mover cada uno de los campos segn nuestra conveniencia, a este efecto se le denomina Rotacin. En el ejemplo se ha movido el campo Product Group para poder visualizar la informacin de cada cliente a un mayor detalle.

Formato adecuado para una base de datos de la cual se construir una tabla dinmica No se puede construir una pivot en base a cualquier tipo de base de datos, la base de datos debe ser completamente consistentey todas las columnas deben tener encabezado. La base de la izquierda es un claro ejemplo de cmo NO debe ser una base de datos para tablas dinmicas.

Construccin de una tabla dinmica

Para crear una tabla dinmica opivot table en Office 2007 basta con ir a la pestaa Insertar, seleccionar tabla dinmica, y posteriormente hacer clic en la opcin tabla dinmica.

En la ventana emergente seleccionamos el rango y el lugar donde deseamos insertar la tabla dinmica (Nueva hoja de clculo, Hoja de clculo existente) Para finalizar, hacemos clic en aceptar y la tabla dinmica se presentara de la siguiente manera:

Tambin podemos visualizar la presentacin clsica de la pivot haciendo clic con el botn derecho sobre la tabla, luego opciones, pestaa Mostrar y habilitamos la opcin Diseo de tabla dinmica clsica

Al hacer clic en aceptar ahora el diseo de la tabla dinmica se mostrar como sigue, abajo coloco la descripcin de cada una de las zonas de la tabla dinmica.

Del lado derecho de la pantalla tendremos la lista de campos a elegir y las posiciones donde deberemos colocarlos de acuerdo al anlisis que nos gustara realizar. De esta lista de campos podemos arrastrar los requeridos a las diferentes zonas de la tabla dinmica, o bien, a las reas que estn debajo de esa misma lista, no hay diferencia hacia donde las arrastremos, el resultado ser el mismo.

Modificacin / Actualizacin Cuando intentemos modificar una tabla dinmica no podremos hacerlo desde s misma, debido a que est ligada a una base de datos, es por eso que deberemos ir hasta ella para lograr aplicar los cambios correctamente. En el ejemplo, para la lnea 21 modificaremos el Quarter de Q3 a Q2.

Con los cambios realizados a la Base de datos deberemos actualizar la tabla dinmica, para que se vean reflejados, haciendo clic derecho sobre la misma y posteriormente en la opcin Actualizar

Ocultar subtotales A medida que se van agregando mas campos a la tabla dinmica la lectura de la misma se va tornando ms complicada debido a la cantidad de subtotales, pero esto podemos evitarlo ocultndolos, simplemente haciendo clic con el botn derecho sobre el campo y posteriormente en la opcin Subtotal. En el ejemplo retiramos los subtotales de las columnas: Year y Product group. Con lo que se redujo en gran medida el tamao de la tabla.

Show Pages Una de las opciones que considero muy tiles es la de poder dividir nuestra pivot en diferentes hojas de Excel segn un campo especifico, podemos hacerlo a la antigua mediante (Copy & Paste) o bien utilizar la opcin Show Pages de Excel.

En la ventana emergente seleccionaremos el campo por el cual deseamos dividir la pivot, Importante: este campo debe encontrarse en la zona de pgina de la pivot. Los datos contenidos en l se filtraran y se crearan nuevas hojas para cada una de las opciones. En el caso del Customer se filtrara por Televisa, Sony, Cisco,Cablecom y se creara una hoja nueva con cada uno de esos nombres.

El resultado se ver ms o menos como en la imagen (Ejemplo mostrado para Cablecom) se nota mejor en el archivo que puedes descargar desde AQU.

Configuracin campo de valor

En algunas ocasiones Excel no reconoce correctamente el tipo de dato de nuestra columna por lo que puede poner una funcin contar en lugar de una sumatoria, o bien, puede que no requiramos la funcin sumar, si no, un conteo o alguna otra funcin. Para esto utilizaremos la opcin Configuracin campo de valor que podemos visualizar haciendo clic con el botn derecho en la zona de valores de la tabla dinmica.

En el men emergente seleccionaremos la nueva funcin que deseamos aplicar al campo ya sea un conteo, promedio, producto, etc.

En el ejemplo muestro la opcin de suma y conteo sobre el mismo campo (Sales USD)

Formato

Excel 2007 cuenta con diferentes tipos de formato previamente definidos, podremos acceder a ellos seleccionando la tabla dinmica y dentro de la ficha Diseo eligiendo el ms adecuado a nuestras necesidades. Muy sencillo.

Rangos dinmicos A menudo cuando trabajamos con tablas dinmicas es requerido agregar nuevos registros, pero al hacer esto, nuestra tabla no actualiza el rango lo que ocasiona que estos nuevos datos no se vean reflejados.

Esto se soluciona convirtiendo las celdas de datos en Excel, a una verdadera tabla, simplemente seleccionando el rango, vamos a la ficha insertar y elegimos la opcin tabla. Nos preguntara el rango que deseamos, lo seleccionamos si no est definidoy despus de hacer clic en aceptar, la tabla quedara creada.

Luego insertamos la tabla dinmica como normalmente lo haramos, y de ese modo, cada que agreguemos un registro, simplemente actualizando la pivot se agregaran los datos, ya no ser necesario cambiar el rango. Como se puede ver en la imagen se agrego un nuevo registro para 2010 y despus de actualizar la pivot ya puede verse el nuevo dato.

Campo calculado

Dentro de las opciones de las tablas dinmicas podemos tambin agregar un campo que calcule alguna operacin con el uso de otros campos existentes. Por ejemplo podemos calcular el 15% del total de las ventas. Vamos a Herramientas de tabla dinmica, Formulas, Campo calculado.

En la ventana seleccionamos el campo requerido (Sales USD) de la lista de campos, con doble clic, veremos que se agrega a la formula. Para terminar la operacin agregamos el resto de la formula (* 0.15) y haciendo clic en aceptar.

El resultado sera el siguiente:

En los campos calculados solo podemos utilizar operaciones bsicas, es decir, no se pueden utilizar formulas como vlookup, IF, etc. Espero que les gustara acepto sus comentarios y correcciones, que seguro se me fue algo por ah. Termino preguntando Y tu como haces las tablas dinmicas? Qu aaderias a este tutorial?