INTRODUCCIN.

En los aos cincuenta, medir el costo de hacer negocios o calcular el costo de para producir un producto o servicio significaba acumular costos de materiales y mano de obra, sin considerar profundamente los gastos indirectos. En la era de la informtica los gastos indirectos han llegado a representar hasta el 70% del costo total de un producto o servicio lo cual refleja la importancia de asignar correctamente estos gastos. La apertura comercial y la competencia mundial han obligado a las empresas a adoptar nuevas estrategias para sobrevivir en un mercado cada vez ms exigente. La estrategia correcta consiste en satisfacer las necesidades de los clientes ofreciendo productos y/o servicios cuyo precio y calidad est por encima de sus expectativas y de la competencia. Por lo tanto ya no es posible determinar el precio de venta basndose en un costeo tradicional, la competitividad de hoy manda que este margen est en funcin de una disminucin del costo del producto. Pero cmo disminuir el costo de un producto sin descuidar su calidad? La herramienta implantada por algunas empresas mexicanas es un sistema de administracin de costos (SAC) con el fin de identificar y eliminar actividades innecesarias, para disminuir los costos ocasionados por ineficiencias en los sistemas tanto de produccin y comercializacin como de administracin.

EL

CAMBIO

DE

SOLO

ACUMULAR

COSTOS

POR

LA

ADMINISTRACIN DE COSTOS.
Tradicionalmente, los sistemas de costeo tienen la funcin de acumular los costos incurridos en cada proceso para fines de valuacin de inventarios y determinacin de costo de ventas, olvidndose de que la funcin de administrar los costos es un mecanismo para buscar mejoras reales en la empresa.

1. CAMBIOS EN LAS TENDENCIAS DE LOS NEGOCIOS DEBIDO A LA APERTURA COMERCIAL.

a) Tendencias mundiales. Las tendencias mundiales orientan los sistemas de manufactura a la fabricacin de productos de calidad, a mantener inventarios al mnimo nivel, a usar lneas de produccin flexibles a automatizar los niveles los procesos a organizarse por lnea de productos y a utilizar estratgicamente la informacin. La intensificacin de la competencia global y da las nuevas tecnologas han provocado que la informacin de costos se convierta en un elemento de competitividad. Por ello es necesario que los sistemas de informacin administrativa provean informacin apropiada, oportuna y detallada de acuerdo con los cambios de las tendencias mundiales de los negocios.

b) Tendencias en el proceso de manufactura. En respuesta a los cambios del mercado, las compaas han invertido en tecnologa y revisado las formas de administrar sus negocios. La robtica se ha introducido en muchas compaas, as como la manufactura integrada por computadora (CIM, por sus siglas en ingls). En algunas industrias los robots han resultado ser ms baratos y mejores que los seres humanos. Otras industrias estn tratando de lograr que las operaciones de manufactura sean totalmente automticas y que el personal se encargue solamente de dar mantenimiento y servicio. Otras compaas han convertido sus operaciones en celdas de manufactura, en lugar de alinear todo el equipo, uno al lado de otro. De acuerdo con este enfoque, el equipo necesario para producir cierto producto es acomodado como en una pequea fbrica. Por ejemplo, en una empresa que hace partes de frenos, se

form una celda de manufactura para la operacin, desde antes de fundir los componentes hasta el empaque final para embarcarlos a los distribuidores. Los trabajadores se involucran en todas las partes del proceso y se ayudan unos a otros en caso d aparecer cuellos de botella, en lugar de realizar una sola actividad o tarea. Las tendencias que afectan la manufactura se basan en un grupo de tecnologas nuevas, que constituyen un conjunto organizado de conocimientos y experiencias aplicados a la fabricacin de bienes y servicios. Su misin principal es hacer ms competitivo un producto al tener un bajo costo de fabricacin, al ser entregado en el momento oportuno, al aumentar su confiabilidad en la operacin o al dar solucin a un problema especfico al cliente.

Justo a tiempo *M.R.P.I Control bsico M. R. P. II Control total de la calidad

C. I. M Grupos tecnolgicos automatizad os Sistemas de manufactur a integrados

Control

Disciplina Simplicidad Visibilidad

Integracin

*programa de requerimientos de materiales.

Secuencia temporal del surgimiento de las tecnologas en empresas que apoyan sus procesos de manufactura.

Nuevos enfoques de manufactura Fabricacin convencional Celdas de manufactura concentradas Los departamentos trabajan en todos en un producto los productos Trabajadores multidisciplinarios Trabajadores especializados Tiradas d produccin pequeas, flujo Tiradas de produccin grandes, flujos constante. Control total de calidad Ciclo de produccin corto Inventarios mnimos, tendientes a nulos Entrega diaria de materiales errticos Algunos defectos se consideran como inevitables Ciclo de produccin largo Inventarios grandes a manera

de

proteccin y Entrega de intervalos irregulares de

componentes tiempo Bsqueda de mejoramiento continuo y Bsqueda de un nivel aceptable de eliminacin de desperdicio Diseo y manufacturas integrados desempeo Diseo y manufactura se encuentra por separado.

c) Tendencias en los sistemas de informacin de costos. En el rea administrativa se han diseado diferentes tecnologas y herramientas que propician la optimizacin de la empresa para ello se requiere integrar las diferentes tecnologas de informacin que permiten la integracin de un sistema de administracin, como se observa en la siguiente figura.

Sistema de administraci n de costos

Control bsico de Control existenci as

Acumulaci n de costos

Sistema de costeo

Acumulacin de costos por actividad

Disciplina Especificacin Mnima Disciplina Especificacin Mnima aceptable

Relevancia

Uso estratgico

Control

Relevancia Visibilidad

Uso estratgico de costos

2. LA ADMINISTRACIN DE COSTOS Y EL USO DEL COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES PARA MEJORAR LA EMPRESA.
Se debe realizar una estimacin razonable de recursos que se requieren y se consumen para elaborar un producto o servicio en particular mediante un sistema de informacin administrativo que integre todas las herramientas para aumentar la eficiencia de las empresas, de manera que proporcione a los administradores informacin oportuna y confiable con la cual puedan apoyar sus decisiones y estrategias. Este modelo se conoce con el nombre de administracin de costos y brinda las siguientes ventajas: -

Planear, administrar y reducir costos. Identificar las actividades que no agregan valor, sin necesidad de estudios y monitorear su posible eliminacin parta mejorar la liquidez y rentabilidad de la empresa.

Facilitar el proceso de mejoramiento continuo no slo en programas de revisin de costos, que en muchos de los casos pueden ser temporales.

Hacer evidente la necesidad de un programa de calidad, de entrega a tiempo etctera.

Identificar y medir correctamente los costos de calidad como un elemento del costo del proceso productivo y del producto.

Identificar los costos de los recursos consumidos por las actividades y determinas la eficiencia de stas.

Identificar oportunidades de inversin y cuantificar los costos de la mala calidad y la entrega a destiempo.

3.

Como utilizar la informacin del sistema de administracin de costos a fin de pasar de la administracin de costos. acumulacin a la

Esto permite identificar los puntos rojos en los que la organizacin debe enfocarse para implantar acciones inmediatas y acciones estructurales que incrementen la eficiencia de los procesos y se traduzcan en reducciones del costo de los productos y servicios. Existen varios mecanismos, uno de los ms utilizados es el de formacin de comits o grupos de mejora en los que participa el personal clave directamente involucrado en el proceso que debe mejorarse cuyo objetivo propiciar la mejora continua que habr de llevar a una posicin competitiva de la empresa y que le asegura su permanencia a largo plazo.

4. VENTAJASDE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE COSTOS.

Pone en evidencia los costos que no agregan valor. Identifica los procesos caros o poco eficientes. Hace evidente la necesidad de contar con un programa de calidad, de entrega a tiempo, de flexibildad, de automatizacin, etc.

Permite auditar inversiones de capital. Identifica los sntomas, problemas y soluciones para desplazarse hacia otros ambientes de manufactura.

Mejora la actuacin en la toma de decisiones. Permite utilizar un sistema de costos a un nivel estratgico.

5. SNTOMAS DE UN SISTEMA DE COSTOS INEFICIENTE.

Debe sealarse primeramente los diferentes defectos que con frecuencia se encuentran en los sistemas tradicionales de costos. a) En relacin con el rendimiento Productos difciles de hacer que se reportan como muy redituables, an cuando no se les cargue margen extra. Mrgenes de utilidad que son difciles o imposibles de explicar. Cuando los gerentes desean eliminar productos que el sistema de costos reporta como productos de buen rendimiento.
-

La mezcla de productos tiende a conformarse con productos redituables, sin embargo, las utilidades totales no aumentan.

b) En relacin con la competencia Poca competencia en productos que reportan grandes mrgenes de utilidad. La competencia pone precios muy bajos a sus productos de alto volumen.

c) En relacin con las decisiones sobre precios de productos Frecuentemente se pierde o se gana son bajo o alto precio. Los clientes no disminuyen sus compras cuando se aumenta el precio.

d) En relacin con los inventarios Grandes e inesperados ajustes de inventarios. Reporte de auditores que describen controles de inventarios no adecuados.

e) En relacin con los costos Grandes variaciones de costos. Demoras y dificultad para obtener repuestas sobre costos. El personal contable pasa mucho tiempo desarrollando estudios especiales de costos. Tendencias a mayores tasas de fabricacin.

f) En relacin con los usuarios Poco inters de los gerentes hacia presupuestos y reportes de costos. Los gerentes e ingenieros tienen su sistema privado de costos.

g) En relacin con los cambios Cambios en productos, competencia, estrategia, regulacin tecnologa, compras, produccin, mercadotecnia, distribucin, actividades de apoyo diseo organizacional, sin cambios en el sistema de costos. A pesar de vender o trabajar ms, no hay mayores utilidades o mejor liquidez. Uno de los retos que las empresas tienen es abandonar el concepto de solo acumular costos y adoptar la administracin de costos.

C. Determinacin adecuada del costeo de los productos y servicios a travs del costeo basado en actividades.
Hasta hace poco muchas empresas utilizaban las horas de mano de obra directa como variable fundamental para asignar los costos a los productos. Sin

embargo, al aumentar la automatizacin en las fabricas se cambi el criterio para aplicar o asignar costos: ahora se utilizan horas- mquina. Ante la competencia cerrada no es posible seguir aferrados a costear bajo estos enfoques, por lo que ha surgido un nuevo concepto y enfoque de costeo denominado costeo basado en actividades, el cual es un sistema que primero acumula los costos de cada actividad en una organizacin y luego aplica los costos de las actividades a los productos, los servicios u otros objetos del costo mediante el uso apropiado de factores relacionados con el origen de dichos costos. El objetivo de este sistema es controlar o vigilar los costos de cada producto en lugar de asignarlos de una manera arbitraria. En el costeo con base en actividades, primero se realiza un anlisis de actividades, despus se identifican la principales actividades que realiza cada departamento y se selecciona el factor de costos para cada actividad. Este factor de costos debe ser una medida cuantificable de la causa de los costos. La mayora de los factores de costos son medidas del nmero de transacciones involucradas en una actividad especfica. Algunos ejemplos de factores de costos son: las requisiciones de materiales, ordenes embarcadas, inspecciones de los productos, etc. Este sistema de costeo ha tenido mucho xito, entre otras razones porque se pueden medir con mucha precisin la rentabilidad de los clientes de las rutas de las zonas geogrficas y de los productos, etc.

ADMINISTRACIN BASADA EN ACTIVIDADES.

a) El anlisis de una empresa con base en funciones, proceso y actividades. Identificar las actividades de una organizacin, para lo cual enfoca su atencin en los factores que provocan que recursos se consuman en las actividades y en la identificacin exacta de los costos para facilitar las decisiones administrativas. Todos los costos son identificables en algn nivel ya sea en una unidad de

producto (materia prima, mano de obra), una tirada (costos de arranque, inspeccin) o en la fbrica misma (en mano de obra durante la operacin de una refinera).