Manual de Calidad Revisado

Manual de Calidad
Servicio de Personal Y Organizacin Docente
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Presentacin de la Unidad
El Servicio de Personal y Organizacin Docente (SPOD), como unidad, focaliza el conjunto de sus actividades en los procesos de diseo de los planes estratgicos de recursos humanos y su aplicacin en las distintas reas organizativas de la Universidad. El SPOD fue uno de los siete primeros servicios administrativos implantados tras la creacin de la Universidad de Jan. En esta primera etapa presentaba una estructura compuesta por una jefatura del servicio y tres secciones diferenciadas (PDI, PAS y Habilitacin y Seguridad Social). En 1998 se integran dos nuevas secciones: la Seccin de Organizacin Docente, anteriormente perteneciente al Servicio de Gestin Acadmica y la Seccin de Promocin Social, de nueva creacin. En el ao 2005, se incorpora al Servicio, "de facto", la Unidad de Conserjeras. En la actualidad, se ha producido una importante reforma interna, con la finalidad de adaptar su estructura organizativa a un modelo que favorezca la implementacin de un sistema de gestin por procesos. Como consecuencia de esta actuacin, la unidad se ha reconfigurado en las siguientes reas:
Servicio de Personal y Organizacin Docente
Seccin de Seleccin y Promocin Profesional Seccin de Administracin de Personal y Relaciones laborales Seccin de Promocin Social Seccin de Organizacin Docente Seccin de Habilitacin y Seguridad Social
Seccin de Planificacin y Organizacin de Recursos Humanos
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El SPOD depende orgnicamente de la Gerencia y funcionalmente de sta y del Vicerrectorado de Ordenacin Acadmica, Innovacin Docente y Profesorado.
Misin, visin y valores El Servicio de Personal y Organizacin Docente es la unidad encargada de gestionar y asesorar en los procesos que afectan a la vida laboral del personal de la Universidad de Jan, en la elaboracin de su organizacin docente y en el conjunto de servicios de apoyo en el rea de conserjeras, para atender las necesidades de recursos humanos, la realizacin normalizada de las tareas docentes y de investigacin de la UJA y las derivadas de la carrera profesional de sus empleados. La visin del Servicio es constituir una unidad integrada y reconocida como un equipo de personas cualificadas y motivadas, que mediante el establecimiento de tcnicas y procedimientos giles, eficaces y eficientes, propicien, dentro de un marco de transparencia, la satisfaccin del empleado en la gestin de su ciclo laboral y unas ptimas relaciones con el resto de unidades. Para el cumplimiento de la misin y visin el SPOD propugna los siguientes valores: Agilizacin de los diferentes procesos que conforman la gestin de los RR.HH., aumentando la capacidad de autogestin por parte del empleado de tal forma que tenga acceso a la informacin personal en cualquier momento y desde cualquier lugar. Mejora de la atencin al cliente mediante el establecimiento de un sistema de comunicacin que permita detectar las necesidades del personal. Bsqueda permanente de la excelencia en las relaciones interpersonales. Adaptacin de la unidad a las exigencias cambiantes del entorno permitiendo suministrar a nuestros clientes servicios de calidad que garanticen la satisfaccin de los mismos.
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Desarrollo de programas de formacin que contribuyan a incrementar la capacidad tcnica y la satisfaccin laboral del empleado.
Servicio y Usuarios
El SPOD determin en el proceso de elaboracin de su Carta de Servicios, que en la actualidad deben sealarse como esenciales los siguientes: SELECCIN
1. 2.
Posibilitar el acceso a la Funcin Pblica de los ciudadanos. Dotar a la Universidad del personal necesario para el desarrollo de sus actividades. Posibilitar la promocin profesional de los empleados de la Universidad. Dotar a la Universidad del personal necesario, favoreciendo la carrera profesional de los empleados
3. 4.
APOYO A LA TOMA DE DECISIONES

1.
Determinar la carga docente del profesorado de la Universidad para efectuar la planificacin de recursos humanos docentes de cada curso acadmico. Proporcionar informacin en materia de Recursos Humanos para la toma de decisiones. Proporcionar informacin en materia de Recursos Humanos para
2.
3.
rendicin de cuentas.
4. 5.
Proporcionar informacin de datos estadsticos a demanda. Presupuestar los gastos de personal permitiendo su integracin en la Programacin presupuestaria de la Universidad. Informacin sobre estructura organizativa de la Universidad. Dar acceso a los empleados al conjunto de acciones formativas ofertadas por la Universidad.
6.
FORMACIN DE LOS EMPLEDOS

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GESTIN DE PRESTACIONES SOCIALES 1. Facilitar el acceso de los empleados de la Universidad al Programa de Accin Social de la misma.
2.
Afiliacin y Modificaciones en los Regmenes de la Seguridad Social. Confeccin, Administracin e informacin de la Nomina Interna y Externa. Actualizar, mantener, modificar y certificar los datos que afectan a la vida administrativa y laboral del empleado. Tramitar los permisos, licencias, cambios de situaciones administrativas y otras actuaciones derivadas de la actividad laboral del empleado. Reconocimiento de servicios previos, trienios, mritos docentes y otros complementos retributivos. Tramitacin de procedimientos de jubilacin. Facilitar espacios para la realizacin de actividades acadmicas, formativas, de ocio, etc. Apoyar el mantenimiento y mejora de los sistemas de informacin de gestin de personal. Validar los datos que se extraen del Sistema de Informacin de Recursos Humanos para conseguir que los mismos muestren una imagen fiel de la realidad de los empleados.
GESTIN RETRIBUTIVA
1.
SEGUIMIENTO VIDA PROFESIONAL DE LOS EMPLEADOS

1.
2.
3.
4.
OTROS SERVICIOS
1.
2.
3.
El SPOD tiene como usuarios claves de su actividad a la totalidad de la plantilla de la UJA, sus distintas reas y unidades departamentales, equipo de gobierno, agentes sociales y la sociedad en su vertiente de acceso a la Funcin Publica.
Poltica de calidad y objetivos El Servicio de Personal y Organizacin Docente forma parte de la estructura organizativa establecida por la Universidad de Jan para realizar las funciones de
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gestin, administracin, apoyo, asistencia y asesoramiento, y proporcionar el soporte tcnico en la prestacin de los servicios necesarios para el desarrollo de la actividad de la docencia, la investigacin, la extensin y transferencia de conocimiento, as como a la atencin de la Comunidad Universitaria y su entono social. Nuestra actividad, desde la perspectiva de la calidad y la innovacin al servicio de la sociedad que se establece en la Misin de la Universidad, ha de contribuir a la consecucin de su Visin mediante la mejora continua de su gestin, que ha de ser eficaz y eficiente y perseguir la calidad en la prestacin de los servicios para dar satisfaccin a todos sus grupos de inters. La Direccin y las personas del Servicio de Personal y Organizacin Docente asumen el compromiso con la calidad en el desarrollo y cumplimiento de sus actuaciones y con el funcionamiento de la Institucin. Especialmente, mediante el desarrollo y seguimiento de las acciones que se contemplan en el Plan Estratgico de la Universidad para contribuir a la consecucin de los objetivos estratgicos y los retos que se platean con la integracin en el Espacio Europeo de Educacin Superior para, en definitiva, mejorar el servicio pblico que presta la Universidad. Para hacer efectivo nuestro compromiso la poltica de calidad que declaramos se extiende a: La implantacin y mejora del sistema de gestin de la calidad propio e integrado con los sistemas de garanta de la calidad de la Universidad de Jan, conforme a las directrices y planes que sta establezca para el mbito de los servicios. Fomentar la cultura de calidad y la orientacin de los servicios a los usuarios (internos y externos) mediante la medicin y anlisis continuado de sus necesidades y expectativas actuales y futuras, de los niveles de satisfaccin alcanzados, esforzndonos en el incremento permanente de stos.
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Identificar los factores de calidad de los servicios que se prestan, estableciendo y comunicando los compromisos de calidad asumidos y explicitados y los resultados del seguimiento de su grado de cumplimiento. Desarrollar un sistema de trabajo que permita hacer adecuadamente las actividades programadas para conseguir los objetivos perseguidos, mediante la planificacin de los objetivos anuales, la gestin y mejora de los procesos y la medicin y evaluacin continua de sus resultados. Mantener un objetivo permanente de mejora continua en la gestin, realizando las acciones correctivas y preventivas que pudieran ser necesarias. Mejora que se ha de fundamentar en la implantacin de un proceso continuo de aprendizaje, que parte de la informacin de los resultados y se orienta a la investigacin, la innovacin y la creatividad para proporcionar cada vez mayor valor a nuestros grupos de inters. Asegurar que el sistema de gestin implantado y documentado aplica criterios y directrices para la garanta de la calidad, que se mantiene efectivo y es controlado y revisado de forma peridica mediante los procedimientos de evaluacin y reconocimiento externo que determine la Universidad de Jan. Acreditar que el resultado de nuestra gestin responde a la excelencia de acuerdo con modelos de referencia, contribuyendo, en el mbito de nuestra responsabilidad, a evidenciar resultados de excelencia en el proceso rendicin de cuentas de la Universidad a la sociedad. Nuestro compromiso en la implicacin de todos los miembros del Servicio de Personal y Organizacin Docente con los objetivos institucionales de cambio, mejora y de responsabilidad social de la Universidad, se realiza a travs de: Una direccin orientada a crear y mantener un ambiente interno de trabajo en el que todas las personas se sientan involucradas y participen activamente en la consecucin de los objetivos, fomentando el trabajo en equipo.
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La cualificacin profesional de las personas mediante la capacitacin y perfeccionamiento continuo a travs de la gestin por competencias y la participacin en los planes de formacin de la Universidad de Jan. Estableciendo objetivos propios de responsabilidad social y aplicando los valores de flexibilidad, respeto, tolerancia, igualdad, solidaridad y pensamiento crtico. Manteniendo nuestra motivacin y satisfaccin por el desempeo de nuestro trabajo. La presente declaracin de poltica de calidad incorpora compromisos que son conocidos y asumidos por todos los miembros de la unidad, hacindose pblicos a la Comunidad Universitaria y sociedad en general, siendo objeto de una continua revisin en aras de adecuarse en todo momento a nuestro Sistema de Gestin de la Calidad as como a las directrices, poltica y estrategia de la Institucin. La Direccin y las personas del Servicio de Personal y Organizacin Docente se comprometen a desarrollar permanentemente las directrices que la Universidad de Jan acuerde en materia de calidad, que servirn, junto con esta declaracin, como criterio para establecer los objetivos anuales de calidad. Estos objetivos para el ao 2009 son los siguientes: 1. Implementar instrumentos que permitan medir las expectativas y niveles de satisfaccin de los usuarios y del personal con los servicios prestados. 2. Realizar la evaluacin de competencias a la totalidad de las personas de la Unidad. 3. Elaborar la carta de servicios normalizada de la Unidad. 4. Completar la evaluacin de la Unidad segn el Modelo EFQM con el informe externo y el informe final. 5. Implementar las propuestas de mejora surgidas de la evaluacin de la Unidad. 6. Elaborar el manual de procesos de la Unidad. 7. Mejorar los resultados de los procesos clave y los de las encuestas de satisfaccin.
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8. Establecer una gestin por procesos. 9. Elaborar un plan estratgico o desplegar el general de la Universidad. 10. Mejorar la comunicacin interna del SPOD, mediante las siguientes acciones de mejora: a. Fomentar las reuniones sistemticas de coordinacin con las unidades del Servicio y con la totalidad de sus integrantes. b. Incrementar el nivel de informacin de las actividades en las que participa el Jefe de Servicio mediante lista de distribucin, reuniones... c. Realizar el seguimiento y evaluacin de eficacia del Plan de Comunicacin Interna del Servicio. 11. Fortalecer los mecanismos de participacin interna de la unidad en el diseo de procesos y en la toma de decisiones. a. Disear un instrumento que permita canalizar y difundir propuestas de mejoras. b. Realizar una actividad experimental basada en la metodologa de los crculos de calidad. 12. Establecer acciones encaminadas a mejorar los grados de satisfaccin de nuestros grupos de inters. a. Identificar clientes y sus necesidades. b. Analizar las prestaciones ms habituales e implementar una Intranet que permita ofrecer a los usuarios servicios autogestionados. 13. Potenciar los elementos de sustentacin para la implantacin de una gestin por procesos: a. Reestructurar el Servicio con una orientacin al cliente mediante la gestin por procesos. b. Avanzar en la definicin, medicin y niveles de responsabilidad de los procesos de soporte. c. Incorporar usuarios en la definicin de procesos clave. 14. Facilitar el incremento de los niveles de motivacin de los integrantes del SPOD.
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a. Establecer un sistema de reconocimiento que motive la participacin en los procesos de evaluacin y mejora. b. Consensuar y establecer mecanismos que permitan el reconocimiento del trabajo. 15. Contribuir a la potenciacin de la imagen social corporativa de la UJA a. Establecer normas sobre gestin medioambiental. b. Determinar nuevas vas para la difusin de ofertas de empleo de la Universidad. 16. Establecer instrumentos de deteccin de necesidades cuantitativas y cualitativas de recursos humanos y su desarrollo profesional. a. Elaborar el Manual de funciones del conjunto de puestos de trabajo del personal de administracin y servicios de la Universidad de Jan. b. Optimizar el sistema de informacin relativo al captulo I de gastos del Presupuesto de la Universidad de Jan. c. Disear un modelo de estructura informativa que permita evidenciar la evolucin de las caractersticas y tipologa del personal de administracin y servicios de la UJA. d. Implementar un sistema de evaluacin de competencias. Por ltimo, el Servicio de Personal y Organizacin Docente adquiere el compromiso de impulsar y apoyar principios y estrategias organizacionales en el mbito del liderazgo, el establecimiento y evaluacin de objetivos, as como el desarrollo e implicacin de los empleados de la UJA en implantacin de la calidad total. En Anexo se presenta la tabla de objetivos de la Unidad para el ao 2009.
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Nmero 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Actividad de Mejora/Objetivo Fomentar las reuniones sistemticas de coordinacin con las unidades del Servicio Operatividad Plan de Comunicacin Interna Incrementar el nivel de informacin de las actividades en las que participa el Jefe de Servicio mediante lista de distribucin, reuniones. Disear un instrumento que permita canalizar y difundir propuestas de mejoras Realizar matriz Akao o similar para identificar clientes y sus necesidades Reuniones con la totalidad del Servicio Elaboracin Objetivos del Servicio ao 2010 Disear un sistema que permita recoger la opinin de los usuarios sobre los servicios prestados utilizando la tcnica ms adecuada Elaboracin y Difusin de carta de servicios Reestructurar el Servicio con una orientacin al cliente mediante la gestin por procesos Analizar las prestaciones ms habituales e implementar una Intranet que permita ofrecer a los usuarios servicios autogestionados. Vinculacin de la actividad Plan de Mejora Plan de Mejora Plan de Mejora Plan de Mejora Plan de Mejora Plan de Mejora Plan de mejora/Complemento productividad Plan de mejora/Complemento productividad Plan de mejora/Complemento productividad Plan de mejora/objetivo gerencia/Complemento productividad Plan de Mejora/Carta de servicios Responsable Jefe de Servicio Belen Arias Guillermo Castillo Jefe de Servicio Responsable equipo de mejora Jefe de Servicio/Ana Uceda Jefe de Servicio Jefe de Servicio Jefe de Servicio Jefe de Servicio Jefe de Servicio Jefe de Servicio Responsable equipo de mejora Indicador 1 reunion el primer lunes laborable de cada mes Revisin trimestral de operatividad Revisin trimestral de funcionamiento Diario de a bordo Constitucin grupo de mejora Febrero Elaboracin documento de mejora Diciembre 2009 Clientes identificados. Junio 2009 1 reunin al trimestre Elaboracion ficha de objetivos Diciembre 2009 Realizacin encuesta de satisfacin febrero 2009 Aprobacin y difusin de la carta de servicios marzo 2009 Reasignacin de efectivos y funciones a las nuevas unidades Marzo 2009 Elaboracin hoja de ruta. Marzo 2009 Cosntitucion equipo de mejora Febrero Portal de empleado operativo Diciembre 2009 Medicin de todos los indicadores de los procesos y carta de servicios Constitucion equipo de mejora Febrero Elaboracion documento acciones mejora ambiental Junio Elaboracin Manual de Procesos. Marzo 2009 Procesos de soporte incorporados a Manual de Procesos. Marzo 2009 Cuatro usuarios participantes en la elaboracin de Manual de Procesos. Marzo 2009 Constitucin grupo de mejora Act. 17-19. Febrero Elaboracin documento de mejora Diciembre 2009 Realizacin encuesta de satisfacin febrero 2009 Constitucin grupo de mejora Act. 17-19. Febrero Elaboracin documento de mejora Diciembre 2009 Constitucin crculo de calidad. Diciembre 2009 Constitucin grupo de mejora Julio 2009 Actuaciones propuestas/activadas Diciembre 2009 Existencia Manual de Funciones. Diciembre 2009 Realizacin Informe Diciembre 2009 Realizacin Informe Diciembre 2009 Realizacin Informe Diciembre 2010 Aplicacin informtica implantada. Diciembre 2009 Porcentaje de convocatorias resueltas en plazo programado (80%) Aplicacin informtica operativa (si/no). Enero 2010 Ver Ficha_objetivo 8-2009 Presentacin de informe de evaluacin. Diciembre 2009 Porcentaje de tarjetas entregadas a los empleados (al menos un 80%) Pendiente Comisin de Productividad Primera quincena de Febrero Noviembre Primera quincena de Febrero Noviembre Primera quincena de Febrero Noviembre En funcin de la tipologa de indicadores Primera quincena de Febrero 2 quincena de mayo Primera quincena de Febrero Primera quincena de Febrero Febrero Revisin de cumplimiento Ultima semana de cada mes Trimestral Trimestral Primera quincena de Febrero Noviembre Mayo Trimestral Noviembre
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12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32
Establecer procedimientos que permitan la medicin del rendimiento de los procesos Reponsable de medicin de indicadores en cada Plan de mejora/Complemento productividad/Carta de servicios proceso mediante indicadores Jefe de Servicio Establecer normas sobre gestin medioambiental (uso de ordenadores, alumbrado, recogida Plan de Mejora Responsable equipo de mejora selectiva..) Plan de mejora/Complemento productividad Equipo de mejora de procesos Elaboracin del manual de procesos/procedimientos Plan de mejora/Complemento productividad Equipo de mejora de procesos Establecer y desarrollar los procesos de soporte Incorporar usuarios en la definicin de procesos clave Establecer un sistema de reconocimiento que motive la participacin en los procesos de evaluacin y mejora Disear un sistema que permita recoger la opinin del personal de la Unidad Consensuar y establecer un mecanismo que permita el reconocimiento del trabajo Implementar mecanismos de participacin interna Establecer nuevas vas para la difusin de ofertas de empleo de la Universidad Elaborar el Manual de funciones del conjunto de puestos de trabajo del personal de administracin y servicios de la Universidad de Jan. Optimizar el sistema de informacin relativo al capitulo I de gastos del Presupuesto de la Universidad de Jan Disear un modelo de estructura informativa que permita evidenciar la evolucin de las caractersticas y tipologa del personal de administracin y servicios de la UJA Elaborar el plan anual de formacin del PAS Implantacin de una aplicacin informtica para la automatizacin de la gestin de la formacin del P.A.S. Disear e implementar los procesos derivados de la aprobacin de las nuevas relaciones de puestos de trabajo Implementacin de un sistema automatizado de control horario de los empleados de la UJA. Mejora de prestaciones de universitas XXI Implementar un sistema de evaluacin de competencias Diseo, elaboracin y activacin de tarjeta identificativa para el personal de la UJA Plan de mejora/Complemento productividad Plan de mejora Plan de mejora/Complemento productividad Plan de mejora Plan de mejora Plan de mejora Objetivos Gerencia Objetivos Gerencia Objetivos Gerencia Objetivos Gerencia Objetivos Gerencia Objetivos Gerencia Objetivos Gerencia Objetivos Gerencia/Plan de Mejora Objetivos Gerencia Objetivos Gerencia Complemento de Productividad Equipo de mejora de procesos Jefe de Servicio Responsable equipo de mejora Jefe de Servicio Jefe de Servicio Responsable equipo de mejora Virginia Polaina Jefe de Servicio Responsable equipo de mejora Jefe de Servicio/Ana Uceda Ana Uceda Ana Uceda Marian Mesa Marian Mesa Emilio Valenzuela Toni Villar/Emilio Valenzuela Jefes de Secciones Jefe de Servicio/Ana Uceda Toni Villar/Emilio Valenzuela Jefe de Servicio
Noviembre Mayo Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre
Establecer una gestin por procesos
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Descripcin de la unidad y de su estructura interna para la calidad Con independencia de la estructura orgnica que reflejamos en apartados anteriores, en el contexto de la gestin por procesos, en el anexo I se presenta un organigrama de los puestos de la unidad y sus agrupaciones ficticias vinculados a los distintos procesos clave gestionados en el SPOD. Los integrantes del SPOD consideran que las actividades vinculadas a la mejora de la calidad en la prestacin de sus servicios son un objetivo prioritario y estratgico de la unidad y como tal asumido por la totalidad de sus miembros. Partiendo de esta premisa, todos ellos, sin excepcin, estiman conveniente participar en los distintos equipos de mejora que pudieran conformarse, procurando en todo momento que su colaboracin se realice en los mbitos y materias para la que muestren mayor predisponibilidad e inters. En esta lnea, el Comit de Calidad se constituye con la integridad del personal perteneciente al Servicio, asumiendo el compromiso de mantener reuniones trimestrales en los que se aborden materias vinculadas a la planificacin, seguimiento y evaluacin de los objetivos de la unidad, orientados hacia la calidad total y la plena satisfaccin de sus grupos de inters. No obstante, la responsabilidad en el diseo y desarrollo de la poltica de calidad recae en el Jefe de Servicio. Por otro lado, se asume como un principio bsico de la unidad, el que sus integrantes se propongan y participen en cuantos comits mixtos o externos se constituyan en la Universidad para el desarrollo de sistemas avanzados de gestin por procesos.
Mapa de Procesos
El 17 de enero de 2006 fue consensuado y aprobado el mapa de procesos del SPOD. En el contexto de la alianza entre las universidades de Crdoba, Cdiz, Huelva y Pablo de Olavide, en la que participa la UJA, y en sesin celebrada en Sevilla el pasado 10 de marzo de 2009 se adopt un mapa de procesos comn para
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las unidades de recursos humanos de las mencionadas universidades y que grficamente representado es el que se expone a continuacin.
SERVICIO DE PERSONAL Y ORGANIZACIN DOCENTE
EVALUACIN Y REVISIN
NECESIDAD DE RR. HH.
DETERMINACIN PRESUPUESTARIA DE GASTOS DE PERSONAL.
SELECCIN DE RR.HH. Procesos selectivos de acceso a la Funcin Pblica y de Promocin Interna Procesos de Provisin de puestos de trabajo
GESTIN DE RR.HH.
Formacin Gestin de nminas Gestin de Prestaciones Sociales
Organizacin Docente
Mantenimiento funcional de aplicaciones informticas de RR.HH. Tratamiento, difusin y comunicacin de la informacin. Formacin Interna de los integrantes de la unidad.
En el Anexo II de este manual se recogen las fichas de los macroprocesos y procesos clave del SPOD, as como sus correspondientes Instrucciones tcnicas. No han sido elaboradas en la actualidad fichas descriptivas de los procesos estratgicos y de soporte del SPOD. Conviene, no obstante, dejar reflejados, aun someramente, los objetivos de dichos procesos. Proceso Estratgico Evaluacin y Revisin. Tiene como finalidad realizar el seguimiento, control y auditoria del conjunto de procesos de la unidad, su alineamiento con la poltica organizacional en materia de recursos humanos y de calidad total y sus niveles de eficacia e impacto con relacin a los objetivos preestablecidos. Proceso Estratgico Planificacin. Tiene por objeto determinar e implementar lneas de actuacin, basadas en los elementos de retroalimentacin obtenidos a partir del proceso estratgico de evaluacin y revisin, que posibiliten realizar la reingeniera necesaria de los procesos claves y de soporte.
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A. PROCESOS ESTRATGICOS
Seguimiento vida profesional
B. PROCESOS CLAVE
C. PROCESOS SOPORTE
PLANIFICACIN
PLANTILLA EXISTENTE EN CADA MOMENTO
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Proceso de Soporte Formacin Interna de los integrantes de la unidad. Consistente en detectar las necesidades formativas e implementar los programas que permitan subsanar sus carencias tcnicas y competenciales, favoreciendo el transfer a su actividad laboral para acometer con xito el desarrollo de los procesos y objetivos claves de la unidad. Proceso de Soporte Tratamiento, difusin y comunicacin de la
informacin Tiene como objetivo viabilizar la comunicacin en su vertiente informativa e interactiva, tanto a nivel interno como externo a la unidad y en sus dimensiones horizontal, ascendente y descendente relacionados con la dinmica interna de los procesos y de sus objetivos y resultados. Proceso de Soporte Mantenimiento funcional informticas de aplicaciones
de RR.HH. Tiene por finalidad materializar las acciones que
permitan optimizar el uso de las nuevas tecnologas, a nivel estratgico, tctico y operativo en el mbito de los sistemas de informacin y gestin de los recursos humanos.
Legislacin aplicable a la unidad
Dado el elevado volumen y la dispersin normativa que afecta al SPOD y a sus usuarios se recomienda acceder al siguiente enlace: http://www.ujaen.es/serv/servpod/gest_de_rrhh/normativa/pas-pdiw.htm
Medicin y anlisis de datos e informacin
El SPOD cuenta para cada uno de sus procesos, as como para cada compromiso de calidad asumido en su Carta de Servicios, con una batera de indicadores orientados hacia los resultados y la satisfaccin del usuario. Los indicadores se presentan en las respectivas fichas de procesos y en sus flujogramas, as como los
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responsables, tiempos y valores de su medicin. Tambin se han incorporado indicadores de procesos y carta de servicios comunes con las Universidades de Huelva, Crdoba, Pablo de Olavide y Cdiz, que nos permitan realizar contrastes y comparaciones con organizaciones externas.
Revisin, auditoria-evaluacin y mejora continua

El SPOD, como ya refleja su mapa de procesos, considera como estratgicos los referidos a la revisin, evaluacin y planificacin. Esta va constituye su principal sistema de auditora interna, siendo un compromiso de todos sus integrantes profundizar en un futuro inmediato en su internalizacin como actividad nuclear y la necesidad de adquirir competencias y conocimiento tcnicos en esta materia. A nivel de auditoria extensa el SPOP ha participado en un proceso de evaluacin en el marco del Plan Andaluz de Calidad de las Universidades, convocatoria 2006, formando parte de las unidades admitida en el Plan de Apoyo a los planes de Mejora en el marco del compromiso de colaboracin subscrito entre la UCUA y la Universidad de Jan. En esta lnea, tambin se ha comprometido a realizar un nuevo proceso evaluatorio en el ao 2011 en el contexto del Acuerdo de Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el P.A.S. de las Universidades Pblicas Andaluzas. Tambin se ha profundizado, mediante la programacin anual de objetivos, en un proceso de planificacin, medicin y evaluacin de las lneas estratgicas de la unidad, siempre en consonancia con las de los rganos de gobierno de la Universidad de Jan.
Gestin de los documentos, registros y otras evidencias del sistema

Los documentos que conforman el sistema de calidad del SPOD han sido elaborados por los responsables de cada proceso, siendo revisados por el grupo de mejora de los procesos y aprobados por el Jefe de Servicio, en quien recae la responsabilidad de su archivo, custodia y conservacin. Si bien, las distintas etapas han sido publicitadas entre el personal de la Unidad con el objetivo de que todos sus integrantes pudieran participar en las mismas. Para ello, se ha creado una lista
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de distribucin del SPOD, como medio de comunicacin interna permitiendo de esta forma recoger ideas y sugerencias que puedan aadir valor al proceso. De esta forma el Plan de Comunicacin Interna contempla con unos de los contenidos necesarios del mismo la Informacin sobre los grupos de mejora y calidad del servicio. De igual forma, desde el ao 2009 se elabora una Tabla General de Actividad de Mejora, que contempla el conjunto de acciones a desarrollar, hitos cronolgicos ms importantes, distintos responsables de ejecucin y el programa de mejora al que est vinculado. Por otro lado, en el enlace http://www.ujaen.es/serv/servpod/calidad/mision_.htm de la pgina Web del SPOD se ha habilitado un apartado en la que toda persona interesada puede tener acceso a la informacin relevante en materia de calidad.
El presente manual de calidad es el primero elaborado por los integrantes del SPOD y fue aprobado en reunin de fecha 7 de mayo de 2009.
Abreviaturas
SPOD: PDI: PAS: UJA: RR.HH:

UCUA:
Servicio de Personal y Organizacin Docente Personal Docente e Investigador Personal de Administracin y Servicios Universidad de Jan Recursos Humanos
Unidad para la calidad de las Universidades Andaluzas
UU.PP.A.: Universidades Pblicas de Andaluca CICE: Consejera de Innovacin, Ciencia y Empresa

UXXI-RRHH: Universitas XXI-Recursos Humanos BOE: Boletn Oficial del Estado BOJA: Boletn Oficial de la Junta de Andaluca RCP: Registro Central de Personal AFCAP: Acuerdo para la Formacin Continua de las Administraciones Pblicas. MUFACE: Mutualidad de los Funcionarios Civiles del Estado NE: Nmina Externa IRPF: Impuesto de la Renta de las Personas Fsicas IT: Incapacidad Temporal TGSS: Tesorera General de la Seguridad Social
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FP: POD: Funcin Pblica Plan de Ordenacin Docente
Histrico de cambios de esta gua
Edicin 00
Fecha Febrero 2010
Modificaciones Edicin de la gua
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Anexo I
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Organigrama
[SPOD]-JS
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[SPOD]-PF.01.
[SPOD]-PF.02.
[SPOD]-PF.03.
[SPOD]-PF.04.
[SPOD]-PF.05.
[SPOD]-JC.06.
[SPOD]-JC.01.
[SPOD]-JC.02.
[SPOD]-JC.03.
[SPOD]-JC.04.
[SPOD]-JC.05.
[SPOD]-JN.01.
[SPOD]-JN.02.
[SPOD]-JN.03.
[SPOD]-JN.04.
[SPOD]-JN.05.
[SPOD]-PB.02.
[SPOD]-JN.06.
[SPOD]-JN.07.
[SPOD]-JN.08.
[SPOD]-JN.09.
[SPOD]-PB.01.
[SPOD]-PB.02.
Leyenda:
[SPOD]-JS: Jefe de Servicio de Personal y Organizacin Docente [SPOD]-PF.01: Puesto ficticio que engloba a los siguientes puestos: [SPOD]-JC.01: Jefe de Seccin de Seleccin y Promocin Profesional [SPOD]-JN.01: Jefe de Negociado [SPOD]-JN.02: Jefe de Negociado [SPOD]-PF.02: Puesto ficticio que engloba a los siguientes puestos: [SPOD]-JC.02: Jefe de Seccin de Administracin de Personal y [SPOD]-PF.04.: Puesto ficticio que engloba a los siguientes puestos: [SPOD]-JC.04: Jefe de Seccin de Organizacin Docente [SPOD]-JN.06: Jefe de Negociado [SPOD]-JN.07: Jefe de Negociado [SPOD]-PF.05.: Puesto ficticio que engloba a los siguientes puestos: [SPOD]-JC.05: Jefe de Seccin de Organizacin Docente [SPOD]-JN.08: Jefe de Negociado [SPOD]-JN.09: Jefe de Negociado [SPOD]-PB.01: Puesto Base [SPOD]-PB.02: Puesto Base [SPOD]-JC.06: Jefe de Seccin de Planificacin y Organizacin de RR.HH.
Relaciones Laborales
[SPOD]-JN.03: Jefe de Negociado [SPOD]-JN.04: Jefe de Negociado
[SPOD]-PF.03.: Puesto ficticio que engloba a los siguientes puestos: [SPOD]-JC.03: Jefe de Seccin de Promocin Social [SPOD]-JN.05:Jefe de Negociado [SPOD]-PB.02: Puesto Base
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Anexo II
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21 FICHA DE PROCESO
Denominacin y cdigo del proceso: Cdigo edicin: 02 SPOD-MPC.01. Determinacin presupuestaria de gastos de personal (Captulo 1) Misin u Objeto: Cuantificar las necesidades Fecha de la edicin: Marzo 2009 financieras asociadas al mantenimiento de la plantilla de personal de la Universidad de Jan, permitiendo su integracin en la programacin presupuestaria anual de la Institucin Departamento Responsable: Servicio de Personal y Organizacin Docente Propietario: [SPOD]-JS.. Jefe del Servicio de Personal y Organizacin Docente
Departamentos vinculados. Alcance: Modelo Fichas personal Ao X+1/ cuadros

presupuestarios de los costes de personal ao X+1
[SPOD]-JS.; [SPOD]-JC.06. Normas aplicables y otros documentos: Competencias: Modelo de Financiacin de las Universidades Pblicas Andaluzas, Convenio de Saneamiento Financiero de las Universidades Pblicas de Andaluca, Plan de Viabilidad de las UU.PP.A., Leyes de Presupuestos del Estado y de la Junta de Andaluca, Normativa estatal, autonmica y propia sobre retribuciones de los empleados. Registros: Modelos de fichas personal cotas C.I.C.E., Cuadros de 8.7 a 8.12 Presupuestos UJA Descripcin grfica: F.01.01 Proveedores: C.I.C.E. , Gerencia UJA, Vicerrectorado de Ordenacin Acadmica, Innovacin Docente y Profesorado Clientes: C.I.C.E. , Gerencia UJA, Servicio de Contabilidad y Presupuestos
MEDICIN (indicadores del proceso) Tiempo de remisin de cota provisional de autorizacin de coste.
Indicador
SPODI.01.[MPC.01.]
Valor Lmite >=2 das hbiles
Valor Objeto >=4 das hbiles
Periodicidad Anual
Responsable Medicin
Responsable Seguimiento
Formulacin Fecha lmite de remisin fecha real de
[SPOD]JC.06.
[SPOD]JS.
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remisin
Tiempo de remisin de cota definitiva de autorizacin de coste.

Indicador
SPODI.02.[MPC.01.]
Valor Lmite >=2 das hbiles
Valor Objeto >=4 das hbiles
Periodicidad
Responsable Medicin
Formulacin Fecha lmite de remisin fecha real de remisin
Anual
[SPOD]JC.06.
[SPOD]JS.
Tiempo de remisin de cuadros de determinacin de costes de personal.

Indicador Valor Lmite >=2 das hbiles Valor Objeto >=4 das hbiles Periodicidad Responsable Medicin Responsable Seguimiento Formulacin Fecha lmite de remisin (20-N) fecha real de remisin
SPODI.03.[MPC.01.]
Anual
[SPOD]JC.06.
[SPOD]JS.
Tabla de Comprobacin Elaborado: Ana Uceda Cobas Revisado: Grupo Mejora de Procesos Fecha: 25 de marzo de 2009 Aprobado: Pedro M. Serrano Prez Fecha: 31 de marzo de 2009
Fecha: 22 de febrero de 2009
Cdigo edicin 00 01 02
Fecha Febrero-2008 Nov- 2008 Marzo- 2009
HISTRICO DE CAMBIOS Modificaciones Homogeneizacin ficha procesos modelo UJA Adaptacin a fichas de verificacin Homogeneizacin a Sistemas de gestin de la calidad
22
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F.01.01 Determinacin presupuestaria de los gastos de personal (Cap I)
Inicio
Modelo Fichas personal. Ao X+1
Recepcin y anlisis de los modelos de fichas de personal remitidos por Gerencia
UXXI-RRHH/Hoja de clculo
Tratamiento datos y establecimiento de criterios econmicos del ao X+1
NO
Son SI correctos?
Necesidades de efectivos Ao X+1
Determinacin de la cota provisional
Modelo Fichas personal. Ao X+1
Medicin Indicador: SPOD-I.01.[MPC.01.]
Criterios de cuantificacin de la cota definitiva
Anlisis comparativo de criterios cuantificacin cota provisional/definitiva
NO
Es necesario introducir modificaciones?
SI
Determinacin de la cota definitiva
Modelo Fichas de Personal. Ao X+1
23
Manual de Calidad
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F.01.01 Determinacin presupuestaria de los gastos de personal (Cap I)
1
SI
Medicin Indicador: SPOD-I.02.[MPC.01.].
UXXI-RRHH/Hoja de clculo
Tratamiento datos y establecimiento criterios presupuestacin ao X+1
Son correctos?
NO
SI
Previsin de necesidades de efectivos a 01/01/X+1
Cuantificacin de las necesidades financieras de plantilla del ao X+1
Previsin coste PASF/Previsin coste PASL/Previsin coste PDI
Previsin coste PASF/Previsin coste PASL/Previsin coste PDI
Recepcin y revisin de datos
Es necesario introducir modificaciones?
SI
NO
Elaboracin cuadros presupuestarios de los costes de personal ao X+1
Cuadros 8.7/8.8/8.9/8.10/8.11/8.12
Medicin Indicador: SPOD-I.03.[MPC.01.]
FINAL
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FICHA DE PROCESO
Denominacin y cdigo del proceso: Cdigo edicin: 02 SPOD-MPC.02. Seleccin de Recursos Humanos Misin u Objeto: Tramitar los procesos destinados Fecha de la edicin: Marzo 2009
a seleccionar al personal idneo para el correcto desempeo de las actividades de la organizacin y favorecer el desarrollo de la carrera profesional de sus empleados.
Departamento Responsable: Servicio de Personal y Organizacin Docente
Propietario: [SPOD]-JS. Jefe del Servicio de Personal y Organizacin Docente Departamentos vinculados. Alcance: Ver procesos SPOD-PC.01.[MPC.02]. y SPODPC.02.[MPC.02]. Normas aplicables y otros documentos: Competencias: Consultar en SPOD-PC.01.[MPC.02]. SPOD-PC.02.[MPC.02]. Registros: Consultar en SPOD-PC.01.[MPC.02]. SPOD-PC.02.[MPC.02]. Descripcin grfica: F.02. Proveedores: Consultar en SPODPC.01.[MPC.02]. SPOD-PC.02.[MPC.02]. Clientes: Consultar en SPODPC.01.[MPC.02]. SPODPC.02.[MPC.02].
Responsable Responsable Medicin Seguimiento
MEDICIN (indicadores del proceso)

Indicador Valor Lmite Valor Objeto Periodicidad Formulacin
I1 Consultar en SPOD-PC.01.[MPC.02]. SPOD-PC.02.[MPC.02].
Tabla de Comprobacin Elaborado: Ana Isabel Uceda Cobas Fecha: 22 de febrero de 2009
Revisado: Grupo Mejora de Procesos Fecha: 25 de marzo de 2009
Aprobado: Pedro M. Serrano Prez Fecha: 31 de marzo de 2009
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F.02. Seleccin de RR HH
Inicio
SPODPC.01.[MPC.02] .
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28 FICHA DE PROCESO
Cdigo edicin: 02 Denominacin y cdigo del proceso: SPOD-PC.01.[MPC.02]. Procesos selectivos de acceso a la Funcin Pblica y de Promocin Interna. Misin u Objeto: Facilitar el acceso de los Fecha de la edicin: Marzo 2009 ciudadanos a la Funcin Pblica y dotar a la Institucin del personal necesario para el desarrollo de sus necesidades, con respeto a los principios constitucionales de igualdad, mrito y capacidad. Departamento Responsable: Servicio de Propietario: [SPOD]-JS.. Jefe del Servicio de Personal y Organizacin Docente Personal y Organizacin Docente e Departamentos vinculados. Alcance: Recepcin relacin de plazas aprobadas por rgano competente/Firma de contrato o toma de posesin [SPOD]-PF.01. y [SPOD]-PF.02. Normas aplicables y otros documentos: Decreto 315/1964, de 7 de febrero por el que se aprueba la Ley de Funcionarios del Estado (BOE nm. 40, de 15 de febrero de 1964); Real Decreto 364/1995, de 10 de marzo por el que se aprueba el Reglamento General de Ingreso de personal al servicio de la Administracin General del Estado y de Provisin de Puestos de Trabajo y Promocin Profesional de los Funcionarios Civiles de la Administracin General del Estado (BOE nm. 85, de 10 de abril de 1995); Ley 30/84, de 2 de agosto, de Medidas para la Reforma de la Funcin Pblica (BOE nm. 185, de 3 de agosto de 1984); Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de la Administraciones Pblicas del Procedimiento Administrativo Comn (BOE nm. 285, de 27 de noviembre de 1992); Ley Orgnica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (BOE nm. 307, de 24 de diciembre de 2001); Modificada por Ley Orgnica 4/2007 de 12 de abril (BOE nm. 89, de 13 de abril de 2007); Ley 15/2003, de 22 de diciembre, Andaluza de Universidades (BOE nm. 14, de 16 de enero de 2004 ; BOJA nm. 251, de 31 de diciembre de 2003); Decreto 230/2003, de 29 de julio por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad de Jan (BOJA nm. 152, de 8 de agosto de 2003, modificados por Decreto 473/2004, de 27 de julio, BOJA nm. 151, de 3 de agosto de 2004, correccin de errores en BOJA nm. 4, de 7 de enero de 2005); Ley 7/2007, de 12 de abril, de Estatuto Bsico del Empleado Pblico (BOE nm. 89, de 13 de abril de 2007); Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto de los Trabajadores (BOE de 29 de marzo de 1995); IV Convenio Colectivo del Personal Laboral de las Universidades Pblicas de Andaluca (BOJA nm. 36, de 23 de febrero de 2004); Decreto 898/1985 de 30 de abril, sobre el Rgimen del Profesorado, Real Decreto 864/2001, de 20 de julio, por el que se aprueban el reglamento de ejecucin de la Ley Orgnica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades de los extranjeros en Espaa y su integracin social, reformado por la Ley Orgnica 8/2000, de 22 de diciembre y 11/2003, de 29 de septiembre, Ley 53/1984, de 26 de diciembre, sobre incompatibilidades del personal al servicio de las Administraciones pblicas, desarrollada por el Real Decreto 598/1985, de 30 de abril ,Acuerdos del Consejo de Gobierno de la UJA ,Real Decreto 1558/1986, de 28 de junio por el que se establecen las bases generales del rgimen de conciertos entre las Universidades y las Instituciones Sanitarias, Real Decreto 1313/2007, de 5 de octubre, por el que se regula el rgimen de los concursos de acceso a
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cuerpos docentes universitarios, Real Decreto 1312/2007, de 5 de octubre, por el que se establece la acreditacin nacional para el acceso a los cuerpos docentes universitarios, Real Decreto 188/2007, de 9 de febrero, por el que se modifica el Real Decreto 774/2002, de 26 de julio, por el que se regula el sistema de habilitacin nacional para el acceso a Cuerpos de Funcionarios Docentes Universitarios y el rgimen de los concursos de acceso respectivos, modificado por el Real Decreto 338/2005, de 1 de abril, Convenio Colectivo del Personal Docente e Investigador Laboral de las Universidades Pblicas de Andaluca (BOJA nm. 92 de 9 de mayo de 2008) Competencias: Registros: Modelos de Funcin Pblica, modelos word-pdf propios/Registros del programa informtico
UXXI-RRHH
Descripcin grfica: F.02.01. Proveedores: Consejo de Gobierno, comisiones de seleccin, rganos unitarios de representacin de los trabajadores
Clientes: Sociedad en general, PDI y PAS de la UJA

Porcentaje de convocatorias enviadas a publicar fuera de plazo (tres das laborables desde recepcin firma Rector) Valor Valor Responsable Responsable Indicador Periodicidad Formulacin Lmite Objeto Medicin Seguimiento I=X/Y*100 X=n de convocatorias [SPOD]< < = enviadas a publicar SPODAnual JC.01.;[SPOD][SPOD]-JS. I.01.[PC.01.02] =10% 7% fuera de plazo JC.02. Y=n de convocatorias enviadas Porcentaje de reclamaciones presentadas por incorrecciones jurdicas o formales en los procesos selectivos de acceso a la Funcin Pblica Valor Valor Responsable Responsable Indicador Periodicidad Formulacin Lmite Objeto Medicin Seguimiento I=X/Y*100 X=n reclamaciones presentadas por los participantes en los [SPOD]procesos selectivos <= <= SPODAnual JC.01.;[SPOD][SPOD]-JS. de acceso a la I.02.[PC.01.02] 5% 3% JC.02. Funcin Pblica Y=n total de participantes en los procesos selectivos de acceso
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Porcentaje de reclamaciones presentadas por incorrecciones jurdicas o formales en los procesos selectivos de promocin interna Valor Valor Responsable Responsable Indicador Periodicidad Formulacin Lmite Objeto Medicin Seguimiento I=X/Y*100 X= n de reclamaciones presentadas por los participantes en los <= <= procesos selectivos SPODAnual [SPOD]-JC.02. [SPOD]-JS. I.03.[PC.01.02] 5% 3% de promocin interna; Y=n total de participantes en los procesos de selectivos de promocin interna
Tabla de Comprobacin Elaborado: M Antonia Villar Romero Fecha: 22 de febrero de 2009
Fecha Febrero/08 Marzo/09
HISTRICO DE CAMBIOS Modificaciones Homogeneizacin ficha procesos modelo UJA Homogeneizacin a sistemas de gestin de la Calidad
Noviembre/08 Adaptacin a fichas verificacin
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Manual de Calidad
31
F.02.01. Procesos selectivos de acceso a la Funcin Pblica y de Promocin Interna
Inicio
Plazas aprobadas por el rgano competente
Recepcin relacin de plazas y elaboracin de la Convocatoria
Remisin de la Convocatoria, para su aprobacin al rgano Competente
Convocatoria de proceso selectivo
Convocatoria de proceso selectivo aprobada
Recepcin y publicacin de la Convocatoria
Convocatoria de proceso selectivo
SPODIT.01
Medicin Indicador: SPODI.01.[PC.01.]/I.14
Solicitudes
Recepcin y revisin de solicitudes
No
Se admite la solicitud?
Si Elaboracin y publicacin listas provisionales
Listas provisionales
Reclamaciones/Subsanacio nes presentadas
Recepcin y revisin de reclamaciones/Subsanaciones
No
Se admite la reclamacin/ Subsanacin?
Si
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Manual de Calidad
32
F.02.01. Procesos selectivos de acceso a la Funcin Pblica y de Promocin Interna
1
Si Modificacin listas provisionales
No
Publicacin listas definitivas
Listas definitivas
Medicin indicador: I.15
Elaboracin y publicacin composicin comisiones/tribunales de seleccin
Composicin comisiones/tribunales de seleccin
Propuestas puntuaciones candidatos
Elaboracin y publicacin propuestas provisionales/definitivas
Resolucin de Propuestas provisionales/definitivas
Medicin indicador: I.16
Introduccin dato Sistema Informacin RR.HH.
UXXI-RR.HH
Contrato/Resolucin de nombramiento
Elaboracin contrato/nombramiento candidatos propuestos.
Firma de contrato/toma de posesin candidatos propuestos
[SPOD]PC.02.[M PC.03]
[SPOD]PC.04.[M PC.03]
Medicin indicador: I.02.01.02/I.02.01.03/I.17/IUUAA
Fin
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Manual de Calidad
33
Denominacin: Sistemas de publicacin Cdigo SPOD-IT.01 de convocatorias y tramites del proceso SPOD-PC.01.[MPC.02]. Objeto: Para el proceso clave de Acceso a la Funcin Pblica y Promocin Interna deben considerarse las diferencias en materia de obligaciones de difusin de las convocatorias y sus actos resolutorios y de trmite en funcin de las distintas normativas aplicables Desarrollo: Edicin: 00
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Manual de Calidad
34 FICHA DE PROCESO
Denominacin y cdigo del proceso:
SPOD-PC.02.[MPC.02]. Procesos de provisin de puestos de trabajo
Cdigo edicin: 02 Fecha de la edicin: : Marzo de 2009
Misin u Objeto:
Facilitar el acceso de los empleados de la UJA a la puestos de trabajo de la organizacin y dotar a la Institucin del personal necesario para la cobertura de sus puestos de trabajo, con respeto a los principios constitucionales de igualdad, mrito y capacidad Departamento Responsable: Servicio de Personal y Organizacin Docente
Propietario: [SPOD]-JS. Jefe del Servicio de

Personal y Organizacin Docente
Departamentos vinculados. Alcance: Recepcin de plazas competente/Inscripcin de datos en el RCP y aplicacin informtica
[SPOD]-PF.02.
aprobadas
por
rgano
Normas aplicables y otros documentos:

Decreto 315/1964, de 7 de febrero por el que se aprueba Ley de funcionarios del Estado (BOE nm. 40, de 15 de febrero de 1964); Real Decreto 364/1995, de 10 de marzo por el que se aprueba el Reglamento General de Ingreso de personal al servicio de la Administracin General del Estado y de Provisin de Puestos de Trabajo y Promocin Profesional de los Funcionarios Civiles de la Administracin General del Estado (BOE nm. 85, de 10 de abril de 1995); Ley 30/84, de 2 de agosto, de Medidas para la Reforma de la Funcin Pblica (BOE nm. 185, de 3 de agosto de 1984); Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de la Administraciones Pblicas del Procedimiento Administrativo Comn (BOE nm. 285, de 27 de noviembre de 1992); Ley Orgnica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (BOE nm. 307, de 24 de diciembre de 2001); Ley 15/2003, de 22 de diciembre, Andaluza de Universidades (BOE nm. 14, de 16 de enero de 2004 ; BOJA nm. 251, de 31 de diciembre de 2003); Decreto 230/2003, de 29 de julio por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad de Jan (BOJA nm. 152, de 8 de agosto de 2003, modificados por Decreto 473/2004, de 27 de julio, BOJA nm. 151, de 3 de agosto de 2004, coreccin de errores en BOJA nm. 4, de 7 de enero de 2005); Ley 7/2007, de 12 de abril, de Estatuto Bsico del Empleado Publico (BOE nm. 89, de 13 de abril de 2007); Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto de los Trabajadores (BOE de 29 de marzo de 1995); IV Convenio Colectivo del Personal Laboral de las Universidades Pblicas de Andaluca (BOJA nm. 36, de 23 de febrero de 2004).
Competencias: Registros: : Modelos de Funcin Pblica, modelos word-pdf propios/Registros del programa informtico
UXXI-RRHH
Descripcin grfica: F.02.02. . Proveedores: Consejo de Gobierno; Comisiones de

seleccin, rganos unitarios de representacin de los trabajadores
Clientes: PAS de la Universidad de Jan
34
Manual de Calidad
35
Porcentaje de convocatorias enviadas a publicar fuera de plazo (tres dias laborales desde recepcin firma Rector)
Indicador
Valor Valor Responsable Responsable Periodicidad Formulacin Lmite Objeto Medicin Seguimiento
I= X/Y*100; X=n de convocatorias enviadas a <= <= SPOD-I.01.[PC.02.02] [SPOD]-JC.02. [SPOD]-JS. Anual publicar fuera 10% 7% de plazo e Y =n de convocatorias enviadas Porcentaje de reclamaciones presentadas por incorrecciones jurdicas o formales en los procesos de provisin de puestos de trabajo I=X/Y*100; X= n de reclamaciones presentadas por los participantes de los procesos SPOD-I.02.[PC.02.02] [SPOD]-JC.02. [SPOD]-JS. <=5% <=3% Anual selectivos de provisin; Y=n total de participantes en los procesos de provisin de puestos de trabajo
Tabla de Comprobacin Elaborado: Emilio Valenzuela Crdenas Fecha: 22 de febrero de 2009
Fecha Febrero-2008 Noviembre 2008 Marzo 2009
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Manual de Calidad
36
F.02.02. Procesos de provisin de puestos de trabajo
Inicio
Plazas aprobadas por el rgano competente
Recepcin de la relacin de plazas y elaboracin de la convocatoria
SPODIT.02.
Remisin de la convocatoria para su aprobacin por el rgano competente
Convocatoria proceso selectivo
Recepcin y publicacin de la Convocatoria
Medicin Indicador SPODI.01.[PC.02.]/I.19
Solicitar miembros comisiones de valoracin
Escrito de solicitud
Solicitudes
Recepcin y revisin de solicitudes
No
Se admite la solicitud?
Si Elaboracin y publicacin listas provisionales
Reclamaciones/Sub sanaciones
Recepcin y revisin reclamaciones/subsanaciones
No
Se admite la reclamacin/subs anacin?
Si
36
Manual de Calidad
37
F.02.02. Procesos de provisin de puestos de trabajo
1
Si Modificacin listas provisionales
Escrito remisin miembros valorac.
Recepcin miembros designados comisiones valoracin
No
Publicacin listas definitivas y composicin comisiones valoracin
Listas definitivas
Medicin indicador I.20
Carga mritos solicitantes
Aplicacin Inf. Concurso Mritos
Resultados concurso
Elaboracin y publicacin propuestas provisionales/definitivas
Resolucin Propuestas prov/def
Toma de posesin puesto de trabajo e inscripcin R.C.P.
Diligencias
Introduccin datos UXXI-RRHH
[SPOD]PC.04.[MPC. 03/[SPOD]PC.02.[MPC. 03
Medicin SPOD-I.02.[PC.02.]
Fin
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Manual de Calidad
38
Denominacin: Sistemas de provisin de Cdigo: SPOD-IT.02. puestos del PAS Laboral y Libre Designacin PAS Funcionario Objeto: Para el proceso clave de Provisin de Puestos de Trabajo deben considerarse las diferencias procedimentales de las convocatorias y sus actos resolutorios y de trmite en funcin de las distintas normativas aplicables Desarrollo: Edicin: 00
38
Manual de Calidad
39 FICHA DE PROCESO
Denominacin y cdigo del proceso: Cdigo edicin: 02 SPOD-MPC.03. Gestin de Recursos Humanos Misin u Objeto: Gestionar el conjunto de procesos Fecha de la edicin: Marzo 2009
que, afectando a los empleados de la Universidad de Jan, supongan una mejora de su desarrollo profesional y personal, as como su adecuacin a las necesidades de la organizacin y a la optimizacin de su clima laboral.
Departamento Responsable: Servicio de Propietario: [SPOD]-JS.. Jefe del Servicio Personal y Organizacin Docente de Personal y Organizacin Docente Departamentos vinculados. Alcance: Ver procesos SPOD-PC.01.[MPC.03]., SPODPC.02.[MPC.03]., SPOD-PC.03.[MPC.03]., SPOD-PC.04.[MPC.03]. y SPODPC.05.[MPC.03]. Normas aplicables y otros documentos: Competencias: Ver procesos SPOD-PC.01.[MPC.03]., SPOD-PC.02.[MPC.03]., SPODPC.03.[MPC.03]., SPOD-PC.04.[MPC.03]. y SPOD-PC.05.[MPC.03]. Registros: Ver procesos SPOD-PC.01.[MPC.03]., SPOD-PC.02.[MPC.03]., SPODPC.03.[MPC.03]., SPOD-PC.04.[MPC.03]. y SPOD-PC.05.[MPC.03]. Descripcin grfica: F.03 Proveedores: Ver procesos SPODPC.01.[MPC.03]., SPOD-PC.02.[MPC.03]., SPOD-PC.03.[MPC.03]., SPODPC.04.[MPC.03]. y SPOD-PC.05.[MPC.03]. Clientes: Ver procesos SPODPC.01.[MPC.03]., SPOD-PC.02.[MPC.03]., SPOD-PC.03.[MPC.03]., SPODPC.04.[MPC.03]. y SPOD-PC.05.[MPC.03].
MEDICIN (indicadores del proceso) Indicador I1 Valor Valor Responsable Responsable Periodicidad Formulacin Lmite Objeto Medicin Seguimiento Ver procesos SPOD-PC.01.[MPC.03]., SPOD-PC.02.[MPC.03]., SPODPC.03.[MPC.03]., SPOD-PC.04.[MPC.03]. y SPOD-PC.05.[MPC.03].
Tabla de Comprobacin Elaborado: Ana Isabel Uceda Cobas Fecha: 22 de febrero de 2009
39
Manual de Calidad
40
40
Manual de Calidad
41
F.03. Gestin de RR HH.
Inicio
SPODPC.01.[MPC.03].
SPODPC.02.[MPC.03] ..
41
Manual de Calidad
42 FICHA DE PROCESO
Denominacin y cdigo del proceso: SPOD-PC.01.[MPC.03].Formacin Misin u Objeto:
Gestionar las distintas actividades formativas para conseguir el desarrollo y perfeccionamiento de las aptitudes del empleado con el fin de facilitar su promocin, una preparacin previa para el desarrollo de nuevos puestos de trabajo o el incremento de su capacitacin en los que en ese momento desempea.
Cdigo edicin: 02
Fecha de la edicin: Marzo 2009
Departamento Responsable: Servicio de Propietario: [SPOD]-JS.. Jefe del Servicio de Personal y Organizacin Docente Personal y Organizacin Docente Departamentos vinculados. Alcance: Elaboracin convocatoria formacin/Expediente de gasto [SPOD]-PF.03. Normas aplicables y otros documentos: Competencias:
Modelos de solicitud de formacin interna y externa. Modelos de autorizacin de Comisin de Servicios y de Indemnizacin por razn de servicio. Modelos de solicitud Fondos AFCAP Programas Universitas XXI Recursos Humanos y Econmico. Bases de datos propias
Registros:
Registros de bases de datos propias/ modelos word-pdf propios/Registros del programa informtico UXXIRRHH y Econmico
Descripcin grfica: F.03.01 Proveedores: Comisin de Formacin , Gerencia.
Clientes: Personal de Administracin y Servicios

Porcentaje de beneficiarios satisfechos sobre organizacin de cada accin formativa
Indicador
SPODI.01.[PC.01.03]
Valor Valor Responsable Responsable Periodicidad Lmite Objeto Medicin Seguimiento [SPOD]> > Continua [SPOD]-JS. =75% =85% JC.03.
Tasa de absentismo o fracaso
Formulacin
Beneficiarios satisfechos/Participantes en la accin formativa
Indicador
SPODI.02.[PC.01.03]
<= 15% <= 10% Continua
[SPOD]JC.03.
[SPOD]-JS.
Admitidos en la accin formativa que no obtienen acreditacin/ Admitidos en la accin formativa
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Manual de Calidad
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Porcentaje de reclamaciones derivadas de la organizacin de las acciones
Indicador
SPODI.03.[PC.01.03]
Valor Valor Responsable Responsable Periodicidad Formulacin Lmite Objeto Medicin Seguimiento [SPOD]< Reclamaciones < =5% Anual [SPOD]-JS. presentadas/Solicitantes =10% JC.03.
Tabla de Comprobacin Elaborado: Marian Mesa Valiente Fecha:22 de febrero de 2009
Revisado: Grupo de Mejora de Procesos Fecha:25 de marzo de 2009
HISTRICO DE CAMBIOS Cdigo edicin 00 01 02 Fecha Modificaciones
Febrero-2008 Homogeneizacin ficha procesos modelo UJA Nov-2008 Marzo-2009

Adaptacin a Fichas Verificacin Homogeneizacin a Sistemas de gestin de la calidad
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Manual de Calidad
44
F.03.01 Formacin.
Inicio
Elaboracin de convocatoria de actividad formativa
Remisin de la convocatoria para su aprobacin por rgano Competente
Convocatoria de formacin
Recepcin y publicacin de la convocatoria
Medicin de indicador I.5
Solicitud
Recepcin de solicitudes
SPODIT.03
No
Cumple los requisitos? Si Elaboracin lista de admitidos
Comunicacin al interesado
Lista admitidos/escrito denegacin
Medicin indicador I.7/I.8/I.9
Preparacin logstica de la accin formativa
Encuestas de satisfaccin accin formativa
Recepcin de encuestas de satisfaccin de accin formativa
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Manual de Calidad
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F.03.01 Formacin.
Tratamiento de informacin encuesta satisfaccin accin formativa
Bases de datos propias
Medicin indicador I.10/ SPODI.01.[PC.01.]
Modelos de control de asistencia
Recepcin de modelos de control de asistencia
No
Ha superado la accin formativa?
Si Elaboracin de certificados
Escrito denegacin/certificado
Medicin indicador I.11/I.12/ SPODI.02.[PC.01.]
Solicitud de certificado de docencia
Elaboracin y remisin de certificados
Certificado de docencia
UXXI-Econmico
Realizacin de expediente econmico de gasto
Comunicacin orden de pago
Expediente de gasto
[SPOD]PC.02.[M PC.03
Medicin indicador SPOD-I.03.[PC.01.]
Fin
45
Manual de Calidad
46
Denominacin: Formacin Externa Cdigo: SPOD-IT.03. Objeto: Para el proceso clave de Formacin deben considerarse las diferencias en los procesos de formacin externa fundamentalmente en sus fases de presentacin de solicitudes, admisin de las mismas y preparacin logstica de las actividades formativas. Desarrollo: Edicin: 00
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Manual de Calidad
47 FICHA DE PROCESO
SPOD-PC.02.[MPC.03]. Gestin de Nminas
Cdigo edicin: 02 Fecha de la edicin: Marzo 2009
Misin u Objeto:
Retribuir al personal por el desempeo de sus actividades laborales
Departamento Responsable: Servicio de Propietario: [SPOD]-JS. Jefe del Servicio Personal y Organizacin Docente de Personal y Organizacin Docente Departamentos vinculados. Alcance Recepcin de variaciones de datos e informacin
administrativa con efectos retributivos/Difusin de nmina por internet [SPOD]-PF.05.
Normas aplicables y otros documentos: Real Decreto 1.086/1.989, de 28 de Agosto, sobre

retribuciones del Profesorado Universitario (B.O.E. 9-9-89), modificado parcialmente por los R.Decretos 1949/1995 de 1 de Diciembre y 74/2000, de 21 de enero; Leyes de Presupuesto Generales del Estado y Resoluciones de la Secretaria de Estado de Hacienda en relacin con las instrucciones de nomina desde 1987; Acuerdo de 22 de diciembre de 2003, del Consejo de Gobierno, sobre retribuciones adicionales ligadas a mritos docentes, investigadores y de gestin del profesorado de las Universidades Pblicas de Andaluca.(BOJA 26/12/2003). Acuerdo entre la Consejera de Educacin y Ciencia, las Universidades de Andaluca y los Sindicatos mayoritarios de Homologacin retributiva del PAS; Acuerdo entre la Consejera de Educacin y Ciencia, las Universidades de Andaluca y los Sindicatos mayoritarios sobre el nuevo complemento de productividad y mejora de la gestin y los servicios del PAS. IV Convenio Colectivo del PAS Laboral de las Universidades de Andaluca; Acuerdo de 16 de diciembre de 2005 entre la Gerencia de la UJA y los representantes sindicales sobre horas extraordinarias y gratificaciones; Ley 53/1.984 de 26 de Diciembre, de Incompatibilidades(B.O.E. 4-585); Real Decreto 598/1.985, sobre incompatibilidad del personal al servicio de la Administracin del Estado, de la S.Social y de los Entes, Organismos y Empresas dependientes(B.O.E. 4-5-85); R.D. 2065/1974, de 30 de mayo(B.O.E. 20-07-74) por el que se aprueba la Ley Gral.de la S.Social, en lo no derogado expresamente por el R.D-Legislativo 1/1994, de 20 de Junio. R.D.-Legislativo 1/1994,de 20 de Junio,(B.O.E.29-06-94), por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley Gral.de la S.Social; Orden TIN/41/2009, de 20 de enero, por la que se desarrollan las normas de cotizacin a la S.S., Desempleo, FOGASA y Formacin Profesional, contenidas en la Ley 51/2007.
Competencias: Registros: Impreso de recogida de datos: altas o modificacin datos bancarios; Comunicacin de
Datos al pagador: IRPF; Solicitud de porcentaje de IRPF.; Solicitud de prestacin de Maternidad; solicitud subsidio de I.T. a partir del 4 mes de MUFACE; Certificado empresa desempleo; Certificado empresa Seguridad Social; Informes: Resumen nomina mensual, RRD, RRX, Reintegros en nomina sobre lquidos, Suma de retribuciones por aplicaciones presupuestarias hijas, Estadsticas PDI y PAS, Perceptores por transferencia bancaria, Anticipos, Cargos Acadmicos, retenciones judiciales, sindicatos, cuadre contable de aplicaciones y lquidos en nmina externa, Informe de paga calculada N.E., resumen de aplicaciones presupuestarias N.E., y en general todos los informes necesarios para poder cuadrar y calcular la nmina; Orden de Pago; Resumen de Aplicaciones Presupuestarias, TC Seguros Sociales. etc. Tablas de Cargos Acadmicos, Anticipos, Liquid. Presupuesto. Estadstica de Personal, etc. Registros de aplicacin informtica UXXIRR.HH
Descripcin grfica: F.03.02 Proveedores: Unidades de Gasto; Otras

Administraciones Publicas,
Clientes: Empleados, Juzgados, Sindicatos,

TGSS, Agencia Tributaria, Muface, Clases Pasivas.
47
Manual de Calidad
48
MEDICIN (indicadores del proceso) Porcentaje de alteraciones incorrectas de nmina Valor Valor Responsable Responsable Periodicidad Formulacin Lmite Objeto Medicin Seguimiento
Indicador
I= b/c*100 ; donde I: es el % de alteraciones de nomina con un origen incorrecto de [SPOD]<= <= funcionamiento SPODAnual [SPOD]-JS. del servicio; b: I.01.[PC.02.03] 15% 10% JC.05. es el n de alteraciones incorrectas y c: es el total de alteraciones de nminas efectuadas. Porcentaje de alteraciones de nmina realizadas antes de cierre y no abonadas en esa mensualidad.
Indicador
I = y/z*100 donde I: es % de retribuciones no abonadas en el mes de cumplimiento; [SPOD]<= <= y: es n de SPODAnual [SPOD]-JS. alteraciones en I.02.[PC.02.03] 10% 5% JC.05. nomina no abonadas en el mes de realizacin y z: es el total de alteraciones tramitadas. Tiempo de expedicin de orden de pago no alterado por un incorrecto funcionamiento de la aplicacin informtica.
Indicador
D= da del mes en que expide la orden de pago I = 12/N; donde N es igual al n de veces al ao en que la orden de pago se ha realizado con
SPODI.03.[PC.02.03]
D<= 25 N<= 3
D<= 23 N<= 2
Mensual y Anual
[SPOD]JC.05.
[SPOD]-JS.
48
Manual de Calidad
49
posterioridad al da 25 Porcentaje de alteraciones de nmina producidas a partir del momento de cierre de nmina y no abonadas en el mes siguiente
Indicador
v = m/n*100; donde v es igual al % de variaciones no abonadas en el mes siguiente al de producirse; m es igual a n de variaciones producidas a partir del cierre de nomina y no abonadas en el mes siguiente de producirse estas y n es igual al n de variaciones producidas a partir del momento del cierre de nmina.
SPODI.04.[PC.02.03]
<= 10%
<= 5%
Anual
[SPOD]JC.05.
[SPOD]-JS.
Tabla de Comprobacin Elaborado: Jos Mara Snchez Fernndez Fecha: 22 de febrero de 2009
Aprobado: 25 de marzo de 2009
Fecha: 31 de marzo de 2009
Fecha Febrero-2008 Noviembre 2008 Marzo 2009
49
Manual de Calidad
50
UF.03.02 Proceso de Gestin de nminas
Inicio
SPODPC.01.[ MPC.02 ].
SPODPC.02.[M PC.02].
SPODPC.04.[M PC.03].
Notas de rgimen interno, comunicacin de trabajadores.
Recepcin de variaciones de datos e informacin administrativa con efectos retributivos
SPODIT.04.
Revisin de variaciones de datos e informaciones recibidas
No
Es necesario corregir errores?
Si
Comunicacin, para verificacin o correccin, unidad o persona fuente de la informacin errnea
Comunicacin
Carga de datos
UXXI-RRHH
Clculo y revisin de nmina
Si
Es necesario corregir errores? correcto

No
Consolidacin y revisin de nmina
SPODIT.05
Si
Es necesario corregir errores?
No
50
Manual de Calidad
51
F.03.02 Proceso de Gestin de nminas

1
No
Medicin SPOD-I.01.[PC.02.]/ SPOD-I.02.[PC.02].
Remisin estados justificativos y propuesta orden de pago a rea Econmica
Estados justificativos/orden de pago
Elaboracin soporte de datos para entidad bancaria y alta en intranet
Cinta bancaria Recibo nmina intranet
Medicin SPOD-I.03.[PC.02]./I.35/I.37
SPODPC.043[M PC.03]. .
Fin
51
Manual de Calidad
52
Denominacin: Determinacin nmina Cdigo: SPOD-IT.04. retroactiva. Objeto: Para el proceso clave de Gestin de Nminas deben considerarse las identidad procedimental pero la diferencia temporal y de indicadores entre la elaboracin de la nomina mensual y la nomina retroactiva. Desarrollo: Edicin: 00 Denominacin: Determinacin I.R.P.F. Cdigo SPOD-IT.05. Objeto: Para el proceso clave de Gestin de Nminas deben considerarse la peculiaridad del procedimiento de clculo y actualizacin del I.R.P.F. Desarrollo: Edicin: 00
52
Manual de Calidad
53 FICHA DE PROCESO
SPOD-PC.03.[MPC.03]. Gestin de prestaciones sociales
Cdigo edicin: 02 Fecha de la edicin: Marzo 2009
Misin u Objeto:
Mantener los mecanismos que garanticen la adecuada cobertura de los beneficios sociales de carcter pblico, as como los servicios asistenciales propios complementarios para los empleados
Departamento Responsable: Servicio de Personal y Organizacin Docente
Propietario: [SPOD]-JS.. Jefe del Servicio de Personal y Organizacin Docente
Departamentos vinculados. Alcance: Generacin de archivos FAN de cotizacin/ Documentos

mensuales expediente cotizacin [SPOD]-PF.05., [SPOD]-PF.03.
Normas aplicables y otros documentos: Reglamento General de Accin Social y Plan de

Accin Social anual, Leyes de Presupuesto Generales del Estado y Resoluciones de la Secretaria de Estado de Hacienda en relacin con las instrucciones de nomina desde 1987; R.D. 2065/1974, de 30 de mayo(B.O.E. 20-07-74) por el que se aprueba la Ley Gral.de la S.Social, en lo no derogado expresamente por el R.D-Legislativo 1/1994, de 20 de Junio. R.D.-Legislativo 1/1994,de 20 de Junio,(B.O.E.29-06-94), por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley Gral.de la S.Social; Orden TIN/41/2009, de 20 de enero, por la que se desarrollan las normas de cotizacin a la S.S., Desempleo, FOGASA y Formacin Profesional, contenidas en la Ley 51/2007.
Competencias: Registros: Modelos de solicitudes del Plan de Accin Social

Registros de aplicaciones informticas Universitas XXI Econmico y Recursos Humanos, Registros Sistema Red Seguridad Social, Programa Winsuite, Programa Delta Bases de datos propias; Solicitud de prestacin de Maternidad; solicitud subsidio de I.T. a partir del 4 mes de MUFACE;Certificado empresa desempleo; Certificado empresa Seguridad Social; Informes: TC Seguros Sociales. etc. Tablas de Cargos Acadmicos, Anticipos, Liquid. Presupuesto. Estadstica de Personal,
Descripcin grfica: F.03.03 Proveedores: Comisin de Accin Social,

Gerencia, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Muface, Ministerio de Economa y Hacienda
Clientes: Comunidad Universitaria

Porcentaje de reclamaciones presentadas al programa de Accin Social Indicador Valor Lmite <= 5% Valor Objeto <= 3% Periodicidad Responsable Medicin Responsable Seguimiento Formulacin I= x/y*100; x= n de reclamaciones presentadas e y=n de solicitantes
SPODI.01.[PC.03.03].
Anual
[SPOD]JC.03.
[SPOD]JS.
53
Manual de Calidad
54
Porcentaje de cotizaciones realizadas incorrectamente
Indicador
Valor Lmite
Valor Objeto
Periodicidad
Responsable Medicin
Formulacin I= a/b*100, donde I es % de empleados con errores en sus cotizaciones; a es el nmero de empleados con cotizaciones errneas y b es nmero de empleados cotizantes
SPODI.02.[PC.03.03].
<= 10%
<= 5%
Anual
[SPOD]JC.05.
[SPOD]JS.
Porcentaje de variaciones de datos (altas, bajas y modificaciones) de seguridad social errneos Indicador Valor Lmite Valor Objeto Periodicidad Responsable Medicin Responsable Seguimiento Formulacin I= a/b*100, donde I es % de empleados con errores en variaciones; a es el nmero de empleados con variaciones errneas y b es nmero de empleados cubiertos por rgimen de la seguridad social afectados por una variacin
SPODI.03.[PC.03].03.
<= 10%
<= 5%
Anual
[SPOD]JC.05.
[SPOD]JS.
Tabla de Comprobacin Elaborado: Jos Mara Snchez Fernndez Fecha: 22 de febrero de 2009
Aprobado: 25 de marzo de 2009
Fecha Febrero-2008 Marzo-2009
HISTRICO DE CAMBIOS Modificaciones Homogeneizacin ficha procesos modelo UJA Homogeneizacin a Sistemas de gestin de la calidad
Noviembre-2008 Adaptacin a fichas de verificacin
54
Manual de Calidad
55
F.03.03 Gestin de Prestaciones Sociales
Inicio
SPODPC.02. [MPC.03 ].
SPOD-
UXXI-RR.HH
Generacin de archivos FAN de cotizacin
SPODIT.07
IT.06
Trazas va Intranet
Descarga de ficheros
Tratamiento y revisin de datos
Traslado de ficheros al sistema Red
WINSUITE
Envo telemtico de ficheros de cotizacin
REDCOM
WINSUITE
Descarga de respuesta de cotizacin
Revisin proceso cotizacin
No
Es correcto?
Si
UXXI-RR.HH/WINSUITE
Elaboracin de documentos de pago
Envo documentos de pago a Serv. Asuntos Econmicos
Documentos de pago/Escrito entidad bancaria
WINSUITE
Recepcin de huella electrnica
Traslado expediente a Serv. Control Interno
Documentos mensuales expediente cotizacin
Medicin indicadores SPODI.02.[PC.03]./ SPODI.03.[PC.03]./I.38/I.39/I.40/ Archivo
Expediente
Fin
55
Manual de Calidad
56
Denominacin: Accin Social Cdigo: SPOD-IT.06. Objeto: Para el proceso clave de Gestin de Prestaciones Sociales deben considerarse los distintos procedimientos de sus modalidades de ayuda que variarn en funcin de los distintos planes de accin social aprobados por los rganos legitimados para ello. Desarrollo: Edicin: 00 Denominacin: Rgimen de seguridad Cdigo: SPOD-IT.07. social de los funcionarios pblicos (MUFACE) Objeto: Para el proceso clave de Gestin de Prestaciones Sociales deben considerarse la peculiaridad del procedimiento de inscripcin y tramitacin del sistema de proteccin social del personal perteneciente a los cuerpos docentes universitarios. Desarrollo: Edicin: 00
56
Manual de Calidad
57 FICHA DE PROCESO
Denominacin y cdigo del proceso: Cdigo edicin: 02 SPOD-PC.04.[MPC.03]. Seguimiento de la vida profesional Misin u Objeto: Facilitar el acceso de los Fecha de la edicin: Marzo 2009
empleados pblicos de la UJA al conjunto de derechos laborales y administrativos que componen su vida profesional y no se recogen en otros subprocesos integrados en el proceso de Gestin de Recursos Humanos
Departamento Responsable: Servicio Propietario: [SPOD]-JS.. Jefe del Servicio de de Personal y Organizacin Docente Personal y Organizacin Docente Departamentos vinculados. Alcance: Recepcin de solicitudes-captura de informacin
profesional/ Diligencia F.P.-Texto resolutorio
[SPOD]-JS.; [SPOD]-PF.01.;[SPOD]-PF.02. Normas aplicables y otros documentos: Decreto 315/1964, de 7 de febrero por el que se
aprueba la Ley de Funcionarios del Estado (BOE nm. 40, de 15 de febrero de 1964); Ley 30/84, de 2 de agosto, de Medidas para la Reforma de la Funcin Pblica (BOE nm. 185, de 3 de agosto de 1984; Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de la Administraciones Pblicas del Procedimiento Administrativo Comn (BOE nm. 285, de 27 de noviembre de 1992); Ley Orgnica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (BOE nm. 307, de 24 de diciembre de 2001); Ley 15/2003, de 22 de diciembre, Andaluza de Universidades (BOE nm. 14, de 16 de enero de 2004 ; BOJA nm. 251, de 31 de diciembre de 2003); Decreto 230/2003, de 29 de julio por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad de Jan (BOJA nm. 152, de 8 de agosto de 2003, modificados por Decreto 473/2004, de 27 de julio, BOJA nm. 151, de 3 de agosto de 2004, correccin de errores en BOJA nm. 4, de 7 de enero de 2005); Ley 7/2007, de 12 de abril, de Estatuto Bsico del Empleado Pblico (BOE nm. 89, de 13 de abril de 2007); IV Convenio Colectivo del Personal Laboral de las Universidades Pblicas de Andaluca (BOJA nm. 36, de 23 de febrero de 2004); Real Decreto Legislativo1/1995, de 24 de marzo por el que se aprueba el Estatuto de los Trabajadores (BOE de 29 de marzo de 1995); Real Decreto 365/1995, de 10 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de Situaciones Administrativas de los Funcionarios Civiles de la Administracin General del Estado (BOE nm. 85, de 10 de abril de 1995); Ley 53/1984, de 26 de diciembre, de Incompatibilidades del personal al servicio de las Administraciones Pblicas (BOE nm. 4, de 4 de enero de 1985); Real Decreto 598/1985, de 30 de abril, de Incompatibilidades de personal de al servicio de la Administracin de Estado, de la Seguridad Social y de los Organismos y Empresas dependientes (BOE nm. 107, de 4 de mayo de 1985);; Ley 70/1978, de 26 de diciembre, de reconocimiento de Servicios previos en la Administracin Pblica (BOE nm. 9, de 10 de enero de 1979); Real Decreto 33/1986, de 10 de enero por el que se aprueba el Reglamento de Rgimen Disciplinario de los Funcionarios de la Administracin del Estado (BOE nm. 15, de 17 de enero de 1986),R.D. 898/1985, de Rgimen Jurdico de Profesorado Universitario, Ley 27/1994, de 29 de septiembre, R.D. 1086/1989, sobre retribuciones del profesorado universitario.
Competencias: Registros: Modelos de Funcin Pblica, modelos word-pdf propios/Registros del programa
informtico UXXI-RRHH
Descripcin grfica: F.03.04 Proveedores: PAS/PDI de la Universidad

de Jan,Consejo de Gobierno, Gerencia, Vicerrectorado de Ordenacin Acadmica,
Clientes: Empleados de la Universidad de Jan
57
Manual de Calidad
58
Innovacin Docente y Profesorado, Ministerio de Administraciones Pblicas (RCP), Clases Pasivas, Jefes de Servicio y Directores de Departamento

Plazo de elaboracin de certificaciones . Valor Valor Responsable Responsable Periodicidad Formulacin Lmite Objeto Medicin Seguimiento T= Fecha de elaboracin T<= T< = 1 fecha de solicitud; N 2 das da hbil SPOD[SPOD]de certificaciones Continua/Anual [SPOD]-JS. hbiles; < = I.01.[PC.04.03]. JC.01./[SPOD]-JC.02. elaboradas fuera de <= plazo/Total 5% certificaciones * 100 5% Porcentaje de reconocimientos de hechos administrativos fuera del mes que se producen. (Este indicador se desagregar en las distintas tipologas de hechos administrativos: trienios, quinquenios, cambios situaciones administrativas,) Valor Valor Responsable Responsable Indicador Periodicidad Formulacin Lmite Objeto Medicin Seguimiento Indicador
N de reconocimientos de hechos administrativos realizados fuera de mensualidad/Total reconocimientos de hechos administrativos tramitados.
SPODI.02.[PC.04.03].
< = 10 %
<= 5%
Anual
[SPOD]JC.01./[SPOD]-JC.02.
[SPOD]-JS.
Tabla de Comprobacin Elaborado: M Antonia Villar Romero/Emilio Valenzuela Crdenas Fecha: 22 de febrero de 2009
Aprobado: Pedro M. Serrano Prez
58
Manual de Calidad
59
F.03.04 Seguimiento vida profesional

Inicio
SPODPC.01.[M PC.02]
SPODPC.02.[M PC.02]
Recepcin/captura de informacin profesional Solicitud
SPODIT.06
No
Es correcta la expectativa de derechos?
Si Introduccin dato Sistema Informacin RR.HH.

SPODPC.02.[M PC.03]
UXXI-RRHH
Medicin indicador SPOD-I.02.[PC.04].
Elaboracin documentacin resolutoria
Medicin indicador SPOD-I.01.[PC.04].
No
Es necesario firma rgano unipersonal?
Si Remisin documentacin al rgano competente Diligencia F.P./Texto resolutorio
1
Servicio de Personal y Organizacin Docente 59
Manual de Calidad
60
F.03.04 Seguimiento vida profesional
Medicin Indicador: I.43/I.45/I.47
Diligencia F.P./Texto resolutorio
Recepcin documentacin del rgano competente
No o
Es necesario inscribir en el RCP?
Si Remisin documentacin para inscripcin en el RCP Diligencia F.P.
Diligencia F.P.
Recepcin documentacin inscrita en el RCP
Diligencia F.P./Texto resolutorio
Medicin Indicador: IUUAA/I.41/I.42/I.44
Archivo documentacin en el expediente personal
Final
60
Manual de Calidad
61
Denominacin: Gestin de derechos y Cdigo: SPOD-IT.08. deberes Objeto: Para el proceso clave de Seguimiento de la vida profesional deben considerarse los distintos avatares que pueden producirse en la relacin contractual/funcionarial del empleado pblico con la Universidad y otras organizaciones pblicas y privadas con la consiguiente dispersin procedimental. Desarrollo: Edicin: 00
61
Manual de Calidad
62
FICHA DE PROCESO
Denominacin y cdigo del proceso: SPOD-PC.05.[MPC.03]. Organizacin Docente Misin u Objeto:
Adecuar los recursos humanos y los espacios con las necesidades docentes derivadas de la oferta acadmica
Cdigo edicin: 02
Fecha de la edicin:
Marzo 2009
Departamento Responsable: Propietario: Servicio de Personal y Organizacin [SPOD]-JS.. Jefe del Servicio de Personal y Docente Organizacin Docente Departamentos vinculados. Alcance: Criterios anuales P.O.D. y otros datos acadmicos/
P.O.D. definitivo
[SPOD]-PF.04. Normas aplicables y otros documentos: Competencias:
Criterios Generales para el plan de organizacin docente de la Universidad, Real Decreto 898/1985, de Regimen Jurdico del Profesorado Registros: Modelos propios Excel/Registros del programa informtico UXXI-Acadmico
Descripcin grfica: F.03.05. Proveedores: Vicerrectorado de Ordenacin

Acadmica, Innovacin Docente y Profesorado, Departamentos y Centros
Clientes: Vicerrectorado de Ordenacin

Acadmica, Innovacin Docente y Profesorado, Departamentos, Centros y Comunidad Universitaria

Tiempo de ejecucin para la elaboracin del plan docente anual
Indicador
Valor Lmite
Valor Objeto
Periodicid ad
Responsable Medicin
Formulacin
Fecha de ejecucin del Plan de Organizacin Docente Fecha de orden del Vicerrectorado
SPODI.01.[PC.05.03 ].
<=150 Das 5 meses <=140 desde dias Orden Vicerrec torado
Anual
[SPOD]JC.04.
[SPOD]-JS.
62
Manual de Calidad
63
N de errores cometidos en las actuaciones realizadas en el cuadrante de Organizacin Docente
Indicador
SPODI.02.[PC.05.03 ].
Valor Lmite
Valor Objeto
Periodicid ad
Responsable Medicin
Formulacin
X < 240; X= Nmero de Anual [SPOD]-JS. errores cometidos Porcentaje de errores cometidos en las actuaciones realizadas en reserva de espacios
<= 240 errores
<= 230 errores
[SPOD]JC.04.
Indicador
Valor Lmite
Valor Objeto
Periodicid ad
Responsable Medicin
Formulacin
N de errores cometidos en las actuaciones SPOD[SPOD]<= <= realizadas en la I.03.[PC.05.03 Anual [SPOD]-JS. reserva de 10% 5% JC.04. ]. espacios/ n de solicitudes tramitadas*100 Porcentaje de errores cometidos en las asientos del sistema realizadas en el programa Universitas XXI
Indicador
Valor Lmite
Valor Objeto
Periodicid ad
Responsable Medicin
Formulacin
N de errores cometidos en los asientos del sistema realizados en el programa UXXIRRHH/ n de asientos realizados*100
SPODI.04.[PC.05.03 ].
<= 10%
<= 5%
Anual
[SPOD]JC.04.
[SPOD]-JS.
Tabla de Comprobacin Elaborado:Fco. Jose Latorre Hayas Fecha:22 de febrero de 2009
Revisado:Grupo Mejora de Procesos Fecha:25 de marzo de 2009
Aprobado:Pedro. M. Serrano Prez Fecha:31 de Marzo de 2009
63
Manual de Calidad
64
F.03.05 Organizacin Docente
Inicio
Criterios anuales P.O.D. y otros datos acadmicos
Parametrizacin bases de datos del sistema
Solicitar datos de ndole acadmico que afectan al P.O.D.
Solicitudes de datos
Datos acadmicos
Recepcin y tratamiento de datos
UXXI-RR.HH
No
Son correctos?
Si Carga de datos UXXI-AC/Hojas Calculo propias
Remisin de datos a Centros y Dptos para verificacin
Hoja de clculo
Hoja de clculo
Recepcin datos verificados/corregidos
No
Son correctos?
Si Elaboracin y envo P.O.D. definitivo UXXI-AC

SPODIT.09.
Medicin Indicador: SPODI.01.02.03.04.[PC.05].e I.4
Fin
64
Manual de Calidad
65
Denominacin: Gestin de espacios Cdigo: SPOD-IT.09. docentes Objeto: Para el proceso clave de Organizacin docente deben considerarse las diferencias procedimentales derivadas de los mecanismos de asignacin y modificacin de instalaciones para la prctica docente en sus distintas modalidades. Desarrollo: Edicin: 00
65

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Servicio de Personal Y Organizacin Docente

Seccin de Planificacin y Organizacin de Recursos Humanos

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Servicio de Personal y Organizacin Docente

APOYO A LA TOMA DE DECISIONES

FORMACIN DE LOS EMPLEDOS

Servicio de Personal y Organizacin Docente

SEGUIMIENTO VIDA PROFESIONAL DE LOS EMPLEADOS

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Noviembre Mayo Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre

Establecer una gestin por procesos

Servicio de Personal Y Organizacin Docente

Servicio de Personal Y Organizacin Docente

NECESIDAD DE RR. HH.

DETERMINACIN PRESUPUESTARIA DE GASTOS DE PERSONAL.

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Seguimiento vida profesional

PLANTILLA EXISTENTE EN CADA MOMENTO

de RR.HH. Tiene por finalidad materializar las acciones que

Legislacin aplicable a la unidad

Medicin y anlisis de datos e informacin

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Revisin, auditoria-evaluacin y mejora continua

Gestin de los documentos, registros y otras evidencias del sistema

Servicio de Personal y Organizacin Docente

SPOD: PDI: PAS: UJA: RR.HH:

UU.PP.A.: Universidades Pblicas de Andaluca CICE: Consejera de Innovacin, Ciencia y Empresa

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Histrico de cambios de esta gua

Fecha Febrero 2010

Modificaciones Edicin de la gua

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Servicio de Personal y Organizacin Docente

[SPOD]-JN.03: Jefe de Negociado [SPOD]-JN.04: Jefe de Negociado

Servicio de Personal Y Organizacin Docente

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Departamentos vinculados. Alcance: Modelo Fichas personal Ao X+1/ cuadros

Valor Lmite >=2 das hbiles

Valor Objeto >=4 das hbiles

Formulacin Fecha lmite de remisin fecha real de

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Tiempo de remisin de cota definitiva de autorizacin de coste.

Valor Lmite >=2 das hbiles

Valor Objeto >=4 das hbiles

Formulacin Fecha lmite de remisin fecha real de remisin

Tiempo de remisin de cuadros de determinacin de costes de personal.

Fecha: 22 de febrero de 2009

Fecha Febrero-2008 Nov- 2008 Marzo- 2009

Servicio de Personal y Organizacin Docente

Modelo Fichas personal. Ao X+1

Recepcin y anlisis de los modelos de fichas de personal remitidos por Gerencia

Tratamiento datos y establecimiento de criterios econmicos del ao X+1

Necesidades de efectivos Ao X+1

Determinacin de la cota provisional

Modelo Fichas personal. Ao X+1

Medicin Indicador: SPOD-I.01.[MPC.01.]

Criterios de cuantificacin de la cota definitiva

Anlisis comparativo de criterios cuantificacin cota provisional/definitiva