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PM 2 go complete

Projektmanagement wird ein zunehmend wichtigerer Erfolgsfaktor für Unternehmen im Wettbewerb. In dieser Ausgabe von PM 2 go complete lesen Sie die alle Kurzartikel aus dem Blog Unlocking Potential von Projekt Management Beratung.

By Andreas Heilwagen on June 13th, 2011

By Andreas Heilwagen on June 13th, 2011 Das Thema Digitale Ablage führt immer wieder zu

Das Thema Digitale Ablage führt immer wieder zu Kontroversen und so hat Dr. Thomas Mathoi vom Bau.Projekt.Management-Blog eine Replik zum meinem gestrigen Posting geschrieben:

In meinem Beitrag für das ProjektMagazin.de vom Februar 2010 habe ich mich eingehend mit der digitalen Projektablage und deren Strukturierung beschäftigt. Aus diesem Beitrag darf ich aus gegebenem Anlass quasi als Replik zu Andres Heilwagen‘s Blog- Post „ Wie sieht eine vernünftige Dateinamenskonvention aus? “ hier ein wenig zitieren:

Die Projektablage dient zum einen der Bearbeitung von Projektunterlagen im Team und zum anderen der Dokumentation aller Daten und Informationen sowie des Wissens und der Erkenntnisse, die im Zuge der Projektbearbeitung gewonnen wurden. Es handelt sich dabei um eine strukturierte, möglichst zentrale Sammlung aller projektrelevanten Informationen und Daten, die von (fast) allen Projektbeteiligten bearbeitet und regelmäßig gepflegt werden. Lokale Ableger der Projektablage bei den einzelnen Projektbeteiligten sollten die Ausnahme bleiben. Falls sie dennoch notwendig sind, muss darauf geachtet werden, dass sie hinsichtlich der Aktualität der Dateien keinen Widerspruch zu der zentralen Projektablage (z.B. auf einem für alle Projektbeteiligte zugänglichen Projektserver oder virtuellen Datenraum im WWW) darstellen, d.h. es keine Versionsunterschiede einzelner Dateien und somit ein Aktualitätsproblem gibt. Für die Umsetzung einer Projektablage existieren verschiedene Ansätze. Die Bandbreite reicht dabei von einer Arbeitspaket orientierten Gliederung bis hin zu einer chronologischen Zeitschienen-Ablage. Im ersten Fall ist die Ablage z.B. in Projektordner, Teilprojektordner, Arbeitspaketordner untergliedert. Im zuletzt genannten Fall ist der Dateiname jeder Datei und jedes Ordners mit einem vorangestellten Datum versehen, wobei umfangreichere Vorgänge in Ordnern zusammengefasst sind. In Bauprojekten hat sich eine gemischte Struktur aus Projektphasen, PM-Handlungsbereichen und Arbeitspaketen optimal bewährt. Wesentlich für das Wiederauffinden und kollaborative Bearbeiten von Dateien ist jedoch auch eine klare und sprechende Dateinamenskonvention. Grundsätzlich ist es möglich, Dateien lediglich mit einem sprechenden Dateinamen zu versehen und in der gewünschten Ablagestruktur zu speichern. Betreut man jedoch mehrere Projekte und bezeichnet man innerhalb dieser Projekte manche Dateien gleich (z.B. “Quartalsbericht2-2011.pages”), besteht die Gefahr, dass man die Datei aus dem Projekt A mit der aus dem Projekt B überschreibt. Zudem verliert man bei vielen Dateien in einem Verzeichnis/Ordner rasch die Übersicht. Daher ist es sinnvoll, die Namen der Projektdateien in verschiedene Blöcke aufzusplitten, die jeweils durch einen Unterstrich getrennt sind. Bestimmte Dateien lassen sich so schnell mit Hilfe der automatischen Sortierfunktion von Dateimanagern finden (z.B. Finder unter Mac OS X, Explorer unter Windows, etc.). Bewährt hat sich folgende Struktur aus fünf Blöcken:

{Dateityp}_{Projektnummer}_{Kurzbeschreibung}_{Version}_{Verfasse z.B.: “DOKU_4711_Dateibezeichnung_v1-2_THM.pages” Im ersten Block des Dateinamens steht der Dateityp. Es handelt sich dabei um eine 4-stellige Abkürzung, die bereits einen ersten Hinweis auf den Inhalt der Datei liefert (z.B. DOKU für Dokument = Schriftstück bzw. Dokumentation, BERI für Bericht, GRAF für Grafik, LIST für Liste, KALK für Kalulation, SVER für Schriftverkehr, etc.). Die Projektnummer ordnet eine Datei klar einem Projekt zu, sofern die Projektnummer immer eindeutig auch das jeweilige Projekt identifiziert. Bei der Kurzbeschreibung im dritten Block gilt das Motto: In der Kürze liegt die Würze. Zu lange, epische Bezeichnungen sind unbedingt zu vermeiden. Ebenso dürfen keine Umlaute, Leerzeichen, Punkte und Sonderzeichen in Dateinamen vorkommen, da es dann beim Datenaustausch mit anderen Betriebssystemen (z.B. Linux) oder Fremdsprachen (z.B. Englisch) zu Fehlern in der Dateibezeichnung kommen kann. Mithilfe der Versionsnummerierung im vierten Block können von einer Datei mehrere Zwischenstände gespeichert werden (z.B. von einem Quartalsbericht). Dies ist insbesondere bei Dateien empfehlenswert, die in mehreren Arbeitsschritten und vielleicht sogar von mehreren Teammitgliedern erstellt werden. Zudem können so auch quasi historische Entwicklungsschritte einer Datei zurückverfolgt werden und man kann anhand der Version im Dateinamen sofort zwischen einem Vorabzug (Versionsnummern: “0.x-”) und den letztgültigen, freigegeben Versionen (Versionsnummern ab “1.x”) unterscheiden. Bei Protokollen und Schriftverkehr ist es sinnvoll, eine Datumsangabe in den Dateinamen zu integrieren. Die Versionsnummer kann in diesem Fall entfallen, weil es bei Protokollen und Schriftverkehr im Regelfall nur eine einzige Version gibt. Die Datumsangabe ermöglicht, diese Dateien im Dateimanager zum Beispiel aufsteigend nach dem Datum sortiert anzuzeigen. Damit das gelingt, muss das Datum im Dateinamen möglichst weit vorne stehen. Geeignet ist die Position im dritten Block, nach Dateityp und Projektnummer:

{Dateityp}_{Projektnummer}_{Datum}_{Kurzbeschreibung}_{Verfasse z.B.: “SVER_4711_11-06-09_Dateibezeichnung_THM.pdf” Wichtig ist dabei auch die Schreibweise der Datumsangabe, die für eine korrekte chronologische Sortierung im Dateimanager im Format JJ-MM-TT erfolgen muss. Den ganzen Artikel können Sie unter ProjektMagazin.de nachlesen.

By Andreas Heilwagen on June 13th, 2011

aus? By Andreas Heilwagen on June 13th, 2011 Eigentlich begegnet mir das Thema bei jedem Kunden

Eigentlich begegnet mir das Thema bei jedem Kunden und in vielen Fällen kommt nach einigen Runden die gleiche Lösung heraus. Ungünstig ist, dass es sich um ein Thema handelt, bei dem jede(r) unbedingt mitdiskutieren will, da er/sie glaubt durch die Kompetenz eine Datei umbenennen zu können prädestiniert zu sein eine langfristig gültige Konvention vorzuschlagen. Das geht häufig schief und führt zu Zusatzrunden, in denen dann alle Dateien wieder umbenannt werden dürfen. Und die Unfähigsten schreien meist am lautesten, da sie durch die Konvention endlich die Rettung aus ihrem selbstverursachen Chaos kommen sehen…

Letztlich geht es um das Grundprinzip, verschiedene Versionen von Dateien und Ordner jederzeit kontextfrei und geeignet sortiert finden bzw. identifizieren zu können, d.h.:

1. Alle Dateien und Ordner müssen einen Namensbestandteil aufweisen, der ihren Inhalt beschreibt.

2. Alle Dateien und Ordner müssen ggf. einem Oberthema zugeordnet werden können.

3. Alle Dateien müssen versioniert sein.

des

4. Alle

Dateien

müssen

durch

den

Sortiervorgang

Betriebssystems

in

geeigneter

Reihenfolge

dargestellt

werden.

5. Alle Dateien und Ordner müssen durch eine Suchmaschine erfasst werden.

Kleiner Einschub zu einer modernen Mailkrankheit:

Es ist völliger Unsinn E-Mails auf der Platte ablegen zu wollen, um sie mit anderen zur Verfügung zu stellen oder weil die IT es nicht schafft, genügend Platz auf dem Mailserver zur Verfügung zu stellen. Die meisten IT-Abteilungen stehlen sich aus der Verantwortung einen brauchbaren Mailserver zu betreiben, in dem sie die Postfachgröße limitieren (Gruß an Exchange). Damit sind Sie als Mitarbeiter in der Pflicht, die Mails anderweitig bis zu 10 Jahre aufzuheben, denn aus juristischer Sicht dürfen Sie viele Mails nicht löschen.

Falls Ihre IT an der Krankheit leidet, am Besten gleich eskalieren und sehr nachdrücklich darauf hinweisen, dass Plattenplatz billiger ist als Mails auf der Platte ablegen und selbst passende IT- Mitarbeiter günstiger einzustellen sind, als den Mailboxplatz zu limitieren.

Der Königsweg heisst hier “Öffentliche Ordner”, d.h. Mails in Postfächer auf dem Mailserver zu kopieren, die allen zur Verfügung stehen und dann mit einer (Desktop-)Suchmaschine zu indizieren.

Zurück zu unseren Anforderungen und den Lösungen:

1. Der Namensbestandteil sollte auf den Typ des Dokuments und den konkreten Inhalt hinweisen, z.B. “Antrag Kostenerstattung”. Abkürzungen sollten auch für fachfremde Personen klar sein, Umlaute und Sonderzeichen sind selbstverständlich erlaubt da moderne Betriebssysteme hier so gut wie alles schlucken, auch über Systemgrenzen hinweg. Die alten Einschränkungen wie “ohne Umlaute” und “ohne Leerzeichen” sind archaisch und beruhen auf einem nicht aktuellen IT-Know-How. Einzige Ausnahme:

Leerzeichen sorgen bei manchen Mailprogrammen dafür, dass die in Mails gezogenen Dateinamen nicht mehr durch Klick aufgerufen werden können, man muss sie dann in den Finder/Explorer kopieren. Kann man machen, muss man aber nicht machen…hier handelt es sich um ein typisches Windows-Problem.

2. Es stellt sich die Grundfrage, ob man alle Dateien auch außerhalb ihres Ordners einem Thema zuordnen können will. Ich will es und habe somit meist den Namen des Kunden oder Lieferanten bzw. Projekts in meinen Dateinamen. Falls es sehr viele Dateien werden, lasse ich den Bestandteil auch weg. Bei Ordnern macht es wenig Sinn, die Namen aller übergeordneten Ordner zu übernehmen.

3. Die Versionierung wird häufig über Versionsnummern vorgenommen, allerdings sind die Formate zu unterschiedlich. Hier hilft die Verwendung des Datums und damit zum nächsten Punkt.

4. Es gibt immer noch Spezialisten, die ein Datum in der Forum TTMMJJJJ in den Dateinamen bringen. Das lässt sich dann auch ganz toll sortieren. Damit das Betriebssystem damit es anfangen kann, ist unbedingt JJJJMMTT zu verwenden, d.h. von den langen zu den kurzen Zyklen. Dieses Prinzip ist auch entscheidend für das Gesamtkonzept der Datei- und Ordnerbenennung. Grundsätzlich vom Allgemeinen zum Speziellen! D.h. wie in einem Regal mit Ordnern kommen zuerst die Ordner, dann die Trennblätter und dann z.B. chronologisch geordnet die Blätter.

5. Bitte nehmen Sie davon Abstand, Alles nur über eine Hierarchie von Ordnern auffinden zu wollen. Primär werden Dokumente heute über Suchmaschinen gefunden und Ordner unterstützen nur, wenn die Suchbegriffe ungeeignet gewählt wurden oder die Dateinamen unglücklich sind. Mails und Dateien gehören komplett indiziert!

Wie sieht nun die best practice an Beispielen aus?

Namenskonvention für Ordner

[(<Datum>|<Ordnungszahl>)-]<Ordnername>

Bei Ordnern kommt optional das Datum im Format JJJMMTT oder eine Zahl, um die Reihenfolge unabhängig von der alphabetischen Sortierung über den Ordnernamen zu beeinflussen. Ordnernamen enhalten keine Verweise auf den darüberliegenden Ordner und sind kurz und knackig. Beispiele:

20110609-Umzugsangebote

7-Kreditoren

Faux Pas

Namenskonvention für Dateien

<Datum>-<Thema>-<Inhaltsbezeichnung>

Beispiele:

20110609-Finanzamt-Umsatzsteuervoranmeldung März

20110609-Projekt Bärchen-Projektplan

Und nun viel Spaß beim Kommentieren ,-)