INTRODUCCION La importancia de la funcin organizativa de la administracin de una empresa permite conocer toda la informacin referente a los procedimientos que

s e ejecutan dentro de ella . El presente informe contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse para la realizacin de todas y cada de las operaciones dentro de la organizacin. En MEDOCA los procedimientos que se llevan a cabo en el departamento de compras y ventas son uniformes y adecuados cumpliendo con las normas y estatutos establecidos por la organizacin con la vigilancia y revisiones peridicas con el objeto de mantenerlo actualizado porque de ello depende su funcionamiento y por ende el aumento de las ventas y servicios

Agradecimiento
Agradezco a Dios, por otorgarnos el don de la vida, salud y fortaleza para seguir adelante. A nuestros queridos padres por estar con nosotros en las buenas y en las malas, alentndonos constantemente para lograr todos nuestros sueos. A nuestra querida amiga y compaera de estudio Mirian Cecilia Davila que nos ha apoyado siempre. Gracias a la lic. Ilse que fue nuestra gua y apoyo para la terminacin de este informe

CAPITULO I

LA EMPRESA IDENTIFICACION:

Maquinarias y Equipos de Occidente, C. A MEDOCA

ANTECEDENTES:

Maquinarias y Equipos de Occidente, C.A (MEDOCA), establecida en San Cristbal Estado Tchira, Empresa Filial de Tracto Amrica C.A, organizacin dedicada a la importacin y distribucin de maquinaria, equipos y repuestos agrcola, satisfaciendo las necesidades del cliente en el mbito Agropecuario, garantizando los ms altos niveles de calidad, eficiencia y competitividad, con la mejor relacin precio/valor y crecimiento sostenido, contribuyendo con el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y el desarrollo nacional. Orgullosos de ser distribuidores de los equipos de las marcas lderes en el mercado agrcola Massey Ferguson y ser distribuidores exclusivos de Kuhn Metasa, Gallignani Enorossi Menta y Jan, marcas de reconocido prestigio a nivel mundial gracias a la calidad y durabilidad de sus productos en las zonas de Guadualito, El nula, Socopo, Colon La Fra. Teniendo el conocimiento, la experiencia y la vocacin de servicio necesaria para brindar la asesora que el cliente, necesita a la hora de invertir en equipos. As como ofrece el ms completo respaldo de servicio post-venta donde existe una completa red personal especializada dotada de los recursos necesarios para brindar un servicio ptimo a los clientes. Adems contando con un amplio stock de repuestos originales al mejor precio del mercado, estratgicamente distribuido en todo el territorio nacional

OBJETIVOS:

y LA COMERCIALIZACION DE PRODUCTOS 100% ORIGINALES PARA ALCANZAR UNA ACEPTACION EFECTIVA AL CLIENTE.

Este es su objetivo principal, es por esto que la organizacin se fundamenta en las siguientes reas de servicio:

1. Servicio de venta de Maquinaria, equipos de altsima calidad y gran variedad de modelos en diversos rangos de potencia y precio para atender cualquier necesidad de trabajos agrcolas. 2. Servicio de ventas de Repuestos, totalmente originales garantizando asi el valor de la inversin para asegurar buen funcionamiento del equipo a travs del tiempo. 3. Servicio de Asistencia Tcnica, contando con personal altamente calificado y capacitado en constante preparacin dentro y fuero del pas. 4. Servicio de Garantia para la maquinaria adquirida.

VISION

Satisfacer las necesidades del cliente en el ambito A gricola garantizando los mas altos niveles de calidad, eficiencia, para lograr la consolidacin, el crecimiento y de posicionarse como una organizacin lder en el negocio por la calidad de sus productos y por la efectividad de sus esfuerzos orientados a asegurar la satisfaccin y expectativas de los consumidores, en un marco de atencin y buen servicio.
MISION:

Satisfacer y exceder las expectativas del cliente, a travs de un personal capacitado y conocedor de la marca, con un alto sentido de pertenencia y trabajo en equipo, garantizando una atencin personalizada, oportuna y rpida para resolver y satisfacer las necesidades del cliente.

Valores: Los valores, como herramientas o enfoques gerenciales, han venido ocupando un lugar cada vez ms relevante en las teoras y prcticas de la administracin en los ltimos aos. Athos y Pascale

definen los valores corporativos como reglas o pautas mediante las cuales una compaa exhorta a sus miembros a tener comportamientos consistentes con su sentido de existencia (orden, seguridad y desarrollo). Son propsitos supremos a los cuales la organizacin y sus miembros deben dedicar toda su energa. En Maquinarias y Equipos de Occidente CA (MEDOCA) Los valores de una empresa deben ser aquellos que beneficien en forma global y particular a todas las partes involucradas en la relacin de la empresa, deben ser amplios en todos los aspectos, y deben darse en igual forma a todos los clientes, asi como proveedores, empleados y vecinos destacando siempre:
y y y y

Honestidad y Respeto, en todos los aspectos Responsabilidad Calidad la cual se debe reflejarse en nuestros productos y servicios. Dedicacin

PRODUCTOS Tractores de diferente modelos, donde su diferencia es la potencia, o caballaje de fuerza. Esos modelos son adquiridos de acuerdo a la necesidad del productor, segn el tama o de la finca. MODELO MF-265-4WD MF-283-4WD MF-291-4WD MF-297-4WD MF-299-4WD Cosechadoras MODELO MF-5650-4WD

73 HP 95 HP 112 HP 129 HP 142 HP

Recoje la cosecha, contiene accesorios de acuerdo a la necesidad del productor, (mesas de arroz/sorgo/maz).

Implementos: Arados, Rastras, Rotativas o cortadoras de pasto, surquiadoras, abonadoras, subsoladores, palas traseras, delanteras enfardadoras, rastrillos Todos estos equipos son adaptados al tractor, bien por medidos de acuerdo al caballaje del mismo. Servicios

Dotada de los medios mas avanzados para la atender a los clientes con rapidez y eficacia. Estrategicamente distribuidos por toda Venezuela, su amplia cobertura permite que el cliente no tengan que realizar grandes desplazamientos para conseguier el servicio. Con personal altamente capacitado que recibe formacin dentro y fuera del pas en las distintas lneas de productos que la organizacin ofrece en el mercado

Repuestos

La alta calidad de los productos se debe la uso de repuestos originales. El xito en el mercado tiene una extrecha relacin con el alto valor de durabilidad y desempeo. Siempre inviertiendo en el desarrollo y en las mejoras de los productos y servicios. Siendo propietario de deposito ampliado obteniendo asi capacidad de reservas para la atencin del cliente. Los componentes originales los fabrican los proveedores que llevan certificacin ISO 9000 garantizando la calidad de l material y del proceso de fabricacin. Los repuestos originales de estas marcas se comercializan en embalajes especficos que permiten el rastreo del producto

garantizando el control y la calidad que el cliente ya conoce. Estos repuestos originales tienen un ao de garanta.

Sedes

y y y y y y y

Sede Principal Barquisimeto Sede Valle la Pascua Sede Calabozo Sede Acarigua Sede Barinas Sede El Viga Sede San Cristbal

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La organizacin posee La Gerencia de Administracin representada por la Sra. Neida Garcia, quien es la persona responsable del funcionamiento y desarrollo de la empresa contando con departamentos de:
y y y y

Compras Ventas, Servicio tcnico Asistencia administrativa.

DESCRIPCION DE CARGOS Presidente: Es la encargada de firmar todo tipo de documentos legales y bancarios (es la nica firma autorizada dentro de la organizacin. Se encarga de fijar o establecer metas, lineamientos, estrategias mensualmente Asistente de Presidencia: Encargada de procesar, distribuir y canalizar correspondencia, requerimientos dirigida al presidente, Consultor Jurdico: Encargada de todos los trmites legales de concernientes a la empresa, Gerente Administrativo: Persona encargada de hacer cumplir las metas y objetivos fijadas o establecidas, coordina pagos a proveedores, nomina de empleados, supervisa todas las actividades que realizan durante los procesos de ventas y servicios al cliente Asistente Administrativo: encargada de la parte de ingresos por ventas y procesos contables Contador: Encargada de elaborar los estados financieros de la empresa. Representante de Compras y Ventas: Persona encargada de realizar las compras de los productos ofrecidos de acuerdo a la rotacin de inventario, as como del proceso de facturacin del mismo Servicio Tcnico: Es la persona de realizar visitas domiciliadlas a los productores de acuerdo a su solicitud CAPITULO II

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES Presentacin del grupo ante la empresa Visita a las instalaciones Recoleccin de informacin Entrevista al gerente

Semana 1

Semana 2

Semana 3

Semana 4

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1.-Presentancion del grupo: Se realizo de manera informal, con la presencia de los integrantes del grupo: Jenny Gutierrez Bleydin Garcia y Belkys Albarracin, recibidos por la persona encargada Gerente Adminitrativo Sra. Neida Garcia, a quien se le planteo el requerimiento solicitado mostrando receptividad al mismo. La cual nos otorgo una nueva cita para conocer un poco ms la empresa.

2.- Visitas a las Instalacin: fuimos recibidas por la gerente, recorriendo las instalaciones y dando un breve resumen de las actividades de cada departamento de all funcionan as como la presentacin del personal que all labora, asi mismo se programo la prxima visita para la realizar entrevista. 3.-Recoleccion de informacin: Se solicito informacin sobre los antecedentes, misin, visin, procesos, normas y procedimientos de la empresa, la cual fue suministrada sin ningn inconveniente y en su totalidad. 4.- Entrevista al Gerente: Se realizo de forma verbal y escrita donde se tomaron en cuenta los productos y servicios ofrecidos por esta empresa, resaltando el rea de inventario (compras y ventas)

Entrevista al Gerente de Administracin

1. Que se necesita para tener un buen stock de inventario?

Se necesita tener un buen control de lo que se compra, de lo que llega y de lo que se vende. Se necesita tener claro los indicadores de gestin de almacenamiento Tener buen control de las ventas perdidas Se debe tomar en cuenta el punto mnimo y mximo sobre la existencia Se debe tener un control de costos de almacenamientos 2. Cules son los productos que ms se compran? Son aquellos que se necesitan para hacer servicio de manteniendo de la maquinaria como son los filtros y aceites, ya que este mantenimiento se realiza cada 150 horas trabajadas. 3. Qu formato se tiene para reali zar las compras? Es un formato Automatizado, con lineamientos establecidos por la empresa. (orden de compra) 4. Quien realiza las compras? El Vendedor 5. Quin autoriza las compras? La Gerente Administrativo 6. Qu frecuencia tiene el movimiento de inventario? Las entradas de inventario (COMPRAS), son realizadas regularmente y las salidas (VENTAS) Fijas diariamente. 7. Quien realiza las entradas al inventario? La Asistente Administrativo 8. Cmo se realiza la facturacin y quien la realiza? El Vendedor la realiza por el sistema automatizado 9. Porque se realiza un informe de servicio tcnico? Al vender la maquina cuenta con un ao de garanta, y para poder cubrir con dicha garanta se debe realizar un informe detallando del problema o irregularidades que se estn presentando, adems si el caso no es por garanta se necesitan saber cules son los repuestos necesarios para cubrir la reparacin que se presente. 10. Cmo se realiza una orden de compra? Por el sistema automatizado con lineamientos establecid os por la empresa y de acuerdo a la rotacin del inventario 11. Cmo es la solicitud del cliente a la hora de comprar? Personalizada. 12. Cmo se realiza el informe de servicio tcnico? Por escrito en un formato numerado correlativamente en original y copia

13. Cmo es la solicitud del cliente para realizar el requerimiento de servicio tcnico? Personalizada y por va telefnica 14. Quien realiza el informe tcnico y hacia quien va dirigido? El tcnico Mecnico 15. Con que frecuencia se realizan los diferentes in formes? Dependiendo el Cierre diario de Caja, se realiza diariamente. El de Servicio Tcnico, se realiza semanal. Los Cierres Contables, Se realizan mensualmente 16. Cmo se realiza la solicitud de un informe por la alta gerencia? Lo realizamos por escrit o ANALISIS Y RESULTADOS DE LA ENTREVISTA Con esta recoleccin de datos se puede notar que la empresa MAQUINARIA Y EQUIPOS DE OCCIDENTE (MEDOCA) es una compaa organizada donde se desarrollan los procesos administrativos , de manera eficiente siendo esto una herramienta fundamental para el buen funcionamiento y cumplimiento de la misma. As mismo se comprob que la empresa cuenta con un suficiente recurso humano y financiero para cubrir las necesidades de sus clientes teniendo cono resultado el alcance de sus objetivos que en este caso sera buena atencin y servicio al cliente.

Cuadro Nro. 2 Matriz FODA FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS

Est ubicado en un lugar accesible al publico La mercanca cuenta con un seguro al momento de ser trasladada Se cuenta con suficiente stock de maquinarias y equipos Local propio

Traslado fcil y rpido del cliente

Brinda seguridad al cliente

Falta de atencin personalizada al cliente Aumento de costo de la mercanca

Debido al fcil acceso se congestiona la zona Demora del pago del valor de la mercanca por parte del cliente Deterioro de la mercanca

Aumento de credibilidad

Demora a la hora del despacho Espacio fsico reducido Insuficiencia del personal Agotamiento de inventario Compras innecesarias

Personal altamente capacitado Precio competitivo Se cuenta con suficiente recurso econmico
Fuente propia

Bases para financiamiento bancario Cliente satisfecho

Calamidad, lluvias, incendios terremotos etc. Nuevas ofertas de trabajo al personal Costos crecientes Inseguridad

Posicionamiento del mercado Mercados internacionales

RECOMENDACIONES
De la evaluacin realizada a la empresa, se encontraron algunos aspectos que deben ser mejorados para el buen funcionamiento de los procesos administrativos por lo que se sugiere lo siguiente: Ampliar el local motivado al crecimiento que esta empresa ha obtenido a corto plazo Contratar personal de despacho en el area de ventas.

CONCLUSIONES
Despus de las consideraciones anteriormente expuestas se recomienda crear un manual de normas y procedimientos en la Gerencia Administrativa de la empresa Maquinarias y Equipos de Occidente (MEDOCA), en base a que en la organizacin existen fallas en cuanto al desarrollo de sus procesos administrativos. Al verificar el incumplimiento de normas y procedimientos se puede diagnosticar la situacin actual y se observa claramente que no existe ningn instrumento de consulta originando as desorden administrativo, ambiente de trabajo poco agradable procesos repetitivos donde se pierde tiempo originando una mala atencin a los clientes que nos visitan. Tal como se ha visto, es un proyecto factible puesto que elaboracin del manual es para el conocimiento y uso de la empresa, as como a su vez para el desarrollo de su personal. Por lo tanto es necesario aplicar estrategias para el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidas y as lograr un mejor desenvolvimiento en las actividades administrativas dentro de la empresa.