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I-CH MODUL 168

Geschftsprozesse modellieren
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Teil D: Lernziele und Lernschritte


Lernziele
Sie kennen Einflussfaktoren und Vorgehensweise der Soll-Modellierung Sie kennen die Gestaltungsmglichkeiten fr Geschftsprozesse Sie kennen grafische Darstellungstechniken fr Prozesse

Lernschritte
Einflussfaktoren der Soll-Modellierung Vorgehensweise bei der SollModellierung Elemente der Prozessdokumentation Gestaltungsregeln fr Geschftsprozesse Referenzmodelle Prozesslandkarte Prozesskontextdiagramm Prozesshierarchie Prozessablauf

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Geschftsprozesse gestalten und darstellen


Phase
Vorbereitung Grobentwurf Soll-Modelle erheben Konsolidierung

Aktivitt
Detallierungsgrad whlen Beschreibungssichten whlen (z.B. Organisation, Prozess, Funktionen) Ableiten der Wertschpfungsprozesse aus der Unternehmensstrategie (top-down) Planung und Durchfhrung von Soll-Aufnahme-Workshops Graphische Erfassung der Soll-Modelle durch die Modellierer berprfen der Modelle auf Konsistenz berprfen der Modelle auf Vollstndigkeit

Aufbauorganisation Bilden von Stellen und Rollen aufgrund der auszufhrenden Funktionen definieren Zuordnen der Stellen zu Organisationseinheite Verffentlichung Erstellen der betrieblichen Dokumentation (Prozesshandbcher, Stellenbeschreibungen, Formulare etc)
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Prozessinformationen
Merkmale
Prozessauslser Prozessanfang / -ende Prozessstationen Prozessergebnisse Prozesskunde Leistungsindikator Prozessebene Prozessvariante Prozessschnittstelle Prozessverantwortlicher
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Definition
Welches Ereignis lst den Prozess aus? Mit welcher Aktivitt beginnt der Prozess bzw. mit welcher Aktivitt endet dieser? Welche (grsseren) Organisationseinheiten sind am Geschftsprozess beteiligt? Was sind die wichtigsten Ergebnisse des Prozesses? Wer sind Hauptabnehmer der Ergebnisse? Die Messung erfolgt anhand der Indikatoren (Durchlauf-) Zeit, (Prozess-) Kosten und Qualitt. Aggregationsebene: Gesamt-, Teilprozess oder Aktivitten Aggregationsebene: Gesamt-, Teilprozess oder Aktivitten Verknpfung zu bzw. von anderen Prozessen Persnliche Zuordnung der Prozessverantwortung
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Bestandteile eines Prozesses

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Gestaltung des Ablaufs


weglassen
1 2 3 4
1 2 3 4

zusammenlegen
1 2+3 4

auslagern

parallelisieren
2 1 4 3

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Referenzmodell auswhlen und anpassen

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Grafische Gestaltung von Prozessen


Prozesslandkarte Kontextdiagramm Prozesshierarchiediagramm Prozesszerlegungsmatrix Flussdiagramm Datenflussplan Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) Aktivittendiagramm Aufgabenkettendiagramm Busines Process Modelling Notation (BPMN) siehe www.bpmn.org
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Beispiel Prozesslandkarte: Informatikprozesse Bund


Geschftsprozesse Anliegen Ideen

P01: Informatik steuern

Informatikvorgaben Programme

IT-Portfolio Service Level Agreement (SLA) Kundenzufriedenheit

Kunde als Auftraggeber

Informatikbudget Stand der Kredite nderungsantrag Anliegen Produktekatalog

Informatikportfolio Controllingberichte

Informatikstrategie Soll-Architektur Informatikstandards

Projektvereinbarung Berichte

P04: Informatik fhren


IT-Leistung Projektanmeldung nderungsauftrag Projektstatus Service Level Agreement (SLA) Auswertungen ber erbrachte Dienstleistungen

Kunde als Benutzer

Problemmeldung, Anliegen

Status Problemlsung / Anliegen

P05: Lsungen entwickeln

Lsung Betriebsanforderungen

P06: Infrastruktur betreiben

Betriebsinformationen

P07: Benutzer untersttzen


nderungsauftrag

Bedarfserfllung Angebot

Bedarfsanforderung

Inventarinformationen

P05

Lieferant
Vertrag Bestellung

P03: Gter und Dienstleistungen beschaffen

Zahlungsanweisung

P09: Finanzielle Fhrung untersttzen

Finanzberichte Stand der Kredite

P02: Fhigkeiten entwickeln


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IT-Fhigkeiten des Personals

Prozessmessungen Verbesserungsvorschlge

P08: Prozesse pflegen

Prozessverbesserungen nderungsmitteilung Prozessindex

Beispiel Prozesslandkarte

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Prozessstufen

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Beispiel Prozesshierarchie

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Beispiel Prozesszerlegung

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Beispiel Ablaufplan

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Beispiel EPK mit Spalten

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eEPK = erweiterte Ereignis-Prozess-Kette


Datensicht

Startereignis

Input Daten

Funktion 1

Output Daten Organisationseinheit Organisationssicht

Benutzer Ergebnis/ Ereignis Funktionssicht Funktion 2 Benutzer

System

Organisationseinheit

System Ergebnis Ressourcensicht


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Beispiel Aktivittsdiagramm

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Notation Aufgabenkettendiagramm

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Modellqualitt

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Teil E: Lernziele und Lernschritte

Lernziele
Sie kennen die Kennzahlen als Grundlage der Prozessfhrung Sie kennen allgemeine Prozesskenngrssen

Lernschritte
Kritische Erfolgsfaktoren Kenngrssen, Messgrssen, Zielgrssen Kenngrssen ableiten und verwenden Kundenzufriedenheit Prozesszeiten und Prozesstermine Prozessqualitt Prozesskosten Arten von Indikatoren Kriterien fr Kennzahlensysteme Balanced Scorecard
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Sie kennen die grundlegende Bedeutung von Kennzahlensystemen


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Prozessziele definieren und kontrollieren

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Entwicklung von Prozessen und Kenngrssen

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allgemeine Prozesskenngrssen

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Balanced Scorecard

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Ergebnisdarstellung im Radardiagramm

Mitarbeitersituation

KundenKundenzufrieden Belastung 5 Reklamationen nutzen 4 Stress Rckfragen


3 2 1 0

Abwesenheit Mitarbeiterzufried Prozekosten

Ausflle Ist-/Plankosten Materialaufwand

Durchlaufzeit Lagerumschlag ProzessEigenFehlerrate Reaktion performance nutzen Mengengerst

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Verlauf von Messgrssen

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Prozessfhrung: Beispiel Intertainment.com


Prozesslandkarte

Kontextdiagramm
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Prozessfhrung: Beispiel Intertainment.com


Kontextdiagramm Musik in Demand

KEFs
Kundenbeziehungen Betriebskosten AbwicklungsGeschwindigkeit Sicherheit und Stabilitt der Verbindung Grsse des Musiktitelreservoirs
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Prozessfhrung: Beispiel Intertainment.com


Kritischer Erfolgsfaktor
Kundenbeziehung

Fhrungsgrsse
Neukunden Musikanfrage Kundenverlust

Messgrsse
Anz. Neukunden / Monat Anz. Anfragen nach Musik / Monat Anz. Abonnementskndigungen

Kosten der Abwicklung einer Kundenanfrage nach einem Musiktitel Kosten der Beschaffung einer neuen Lizenz eines Lizenzkosten Musiktitels Anz. Neubestellungen / Monat, die ntig sind, um die Lizenzbestellungen Kundenwnsche zu befriedigen Zeit, die verstreicht vom Moment der Anfrage bis zum Abwicklungs-geschwindigkeit Abwicklungszeit abspielen des Musiktitels Systemberlastungen Anz. Systemberlastungen / Tag Sicherheit und Stabilitt der Anz. Kundenreklamationen wegen mangelnder Verbindung Kundenreklamationen Verbindungsstabilitt / Tag Befriedigte Anfragen Anz. Befriedigter Musiktitelanfragen / Tag Grsse des Unbefriedigte Anfragen Anz. Unbefriedigter Musiktitelanfragen / Tag Musiktitelresrvoirs Ungenutzte Musiktitel Anz. nicht nachgefragter Musiktitel in der Datenbank Betriebskosten Abwicklungskosten
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Teil F: Lernziele und Lernschritte


Lernziele
Sie kennen berlegungen und Massnahmen im Zusammenhang mit der Vorbereitung von Prozessmodellierungsprojekten Sie kennen die Grundlagen der Abwicklung von Prozessmodellierungsprojekten Sie kennen Kriterien und Massnahmen zur Sicherung der Modellqualitt
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Lernschritte
Einflussfaktoren Methodenauswahl Prozesshierarchieentwurf Modellierungskonventionen Auswahl Modellierungs Vorgehensmodell GPO Vorgehensmodell Promet BPR Projektorganisation (Rollen und Verantwortlichkeiten) Qualittskriterien Prfung der Modellqualitt

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Projektfhrung

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PROMET-Methode

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Projektphasen (BPR nach Promet)


Phase
Vorstudie

Ttigkeit
Identifikation und Abgrenzung der Prozesse (Prozessarchitektur), Ergnzung der Geschftsstrategie und Definition der kritischen Erfolgsfaktoren. bersicht ber alle Prozesse mit Leistungsbeziehungen zu anderen Prozessen innerhalb und ausserhalb des Unternehmens (PLK). ...

Makroentwurf Definition einer langfristigen Prozessvision, berprfung der Prozessleistungen und darauf basierend die Festlegung des grundstzlichen Ablaufs. bersicht der Kritischen Erfolgsfaktoren (KEF) Beschreibung des "Idealprozesses", Grafische Darstellung der Leistungsbeziehungen des zu untersuchenden Prozesses zu anderen Prozessen. ... Mikroentwurf Detaillierung des Ablaufs. Auflistung der Fhrungsgrssen des Prozesses mit Angabe von Operationalisierung und Messverfahren. ...
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PROMET-Vorgehen

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PROMET-Ergebnisse

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ARIS-Haus

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EPK: zentraler Modelltyp in ARIS

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Prozessmanagement nach Osterloh/Frost

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Der 900 Shift der Organisation

Silo-Phnomen

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