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Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos
Corresponde a: Microsoft Office Access 2007

Mostrar todo En este artculo se explica cmo eliminar datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007 mediante consultas de actualizacin y de eliminacin. Las consultas de actualizacin se usan para eliminar campos individuales de los registros de una base de datos, mientras que las consultas de eliminacin se usan para quitar registros completos de una base de datos, inclusive el valor de clave que le otorga al registro un carcter nico. Cuando proceda, recuerde que Access tambin permite eliminar manualmente parte de registros o registros completos de varias maneras. Para obtener ms informacin sobre cmo eliminar manualmente registros, vea el artculo Eliminar uno o varios registros de una base de datos.

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En este artculo
Obtener informacin sobre cmo usar las consultas para eliminar datos Planear la eliminacin Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta Eliminar parte de registros (uno o varios campos) Eliminar registros completos Criterios de ejemplo para consultas de seleccin

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Obtener informacin sobre cmo usar las consultas para eliminar datos
Se pueden usar dos tipos de consultas para eliminar datos de una base de datos de Access. La consulta elegida depende del tipo de eliminacin que se desee realizar. Para eliminar campos individuales de los registros de una o varias tablas, se usa una consulta de actualizacin que cambie los valores existentes a un valor nulo (es decir, no hay datos) o una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas). Se usa una consulta de actualizacin para eliminar datos de campos individuales porque, de forma predeterminada, las consultas de eliminacin quitan filas completas. La eliminacin de datos mediante una consulta de actualizacin se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de seleccin asegurndose de que devuelve slo los datos que desee eliminar. A continuacin, se convierte esa consulta en una consulta de actualizacin, usando valores NULL o cadenas de longitud cero como valor de actualizacin. Por ltimo, se ejecuta la consulta para actualizar los datos existentes. Para quitar registros completos (filas), se usa una consulta de eliminacin. De forma predeterminada, las consultas de eliminacin quitan todos los datos de cada campo, junto con el valor de clave que le otorga al registro un carcter nico. Cuando se ejecuta la consulta, siempre se quita la fila completa de la tabla. El proceso se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de seleccin, asegurndose de que devuelve los datos que desea eliminar. A continuacin, se convierte esa consulta en una consulta de eliminacin y se ejecuta para quitar los datos. Cuando proceda, recuerde que si los registros que desea eliminar residen en el lado "uno" de una relacin uno a varios, va a cambiar primero una propiedad de la relacin antes de ejecutar la consulta. En la seccin Preparativos para eliminar datos

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relacionados, ms adelante en este artculo, se explica cmo llevar a cabo esa tarea. Es preciso realizar esos cambios adicionales porque, de forma predeterminada, Access impide eliminar datos del lado "uno" de una relacin uno a varios. Para obtener ms informacin acerca del diseo de bases de datos y las relaciones de tablas, vea los artculos Conceptos bsicos del diseo de una base de datos y Crear, modificar o eliminar una relacin. Asimismo, recuerde que despus de actualizar o eliminar parte de un registro o un registro completo, no se pueden deshacer los cambios, por lo que se recomienda realizar siempre una copia de seguridad de los datos antes de ejecutar una consulta de eliminacin. Vea Realizar una copia de seguridad de la base de datos, ms adelante en este artculo, para obtener ms informacin. En los procedimientos descritos en las siguientes secciones se explica cmo crear consultas de actualizacin que quiten datos de campos individuales, y cmo crear consultas de eliminacin que quiten registros completos.
NOTA

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En general, las consultas de actualizacin y eliminacin se usan para cambiar o

quitar rpidamente grandes cantidades de datos. Si desea quitar un nmero reducido de registros (es decir, cualquier cantidad que sea fcil de eliminar manualmente), abra la tabla en la vista Hoja de datos, seleccione los campos o las filas que desee eliminar y, a continuacin, presione SUPRIMIR. Para obtener ms informacin sobre otras formas de eliminar datos, vea el artculo Eliminar uno o varios registros de una base de datos. Volver al principio

Planear la eliminacin
La eliminacin de registros mediante una consulta se compone de los siguientes pasos generales: Planee la eliminacin. Asegrese de que tiene los permisos necesarios para eliminar los datos, que todos los dems usuarios han cerrado todos los objetos que usen las tablas en cuestin y, a continuacin, haga una copia de seguridad de la base de datos. Asegrese de que la base de datos reside en una ubicacin de confianza o que lleva una firma digital. Si no es el caso, puede optar por confiar en la base de datos nicamente para la sesin actual. Recuerde que, de forma predeterminada, Access bloquea todas las consultas de accin (consultas de eliminacin, consultas de actualizacin y consultas de creacin de tabla) a menos que se confe primero en la base de datos. Para obtener informacin sobre cmo confiar en una base de datos, vea Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta, ms adelante en este artculo. Si desea eliminar datos de ms de una tabla y esas tablas estn relacionadas, habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros relacionados para cada relacin. De este modo, la consulta podr eliminar datos de las tablas en los lados "uno" y "varios" de la relacin. Cree una consulta de seleccin y, a continuacin, agregue los criterios necesarios hasta que la consulta devuelva el conjunto de registros correcto. Si desea eliminar campos individuales de una tabla, convierta la consulta de seleccin en una consulta de actualizacin, especifique NULL o una cadena de longitud cero ("") como criterios de actualizacin y, a continuacin, ejecute la consulta. Si desea eliminar registros completos, convierta la consulta de seleccin en una consulta de eliminacin y, a continuacin, ejecute la consulta.

Preparativos generales
Realice las siguientes tareas antes de eliminar parte de un registro o un registro completo de una base de datos: Asegrese de que la base de datos no es de slo lectura. Para ello, en el Explorador de Windows, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el archivo de la base de datos (archivo .accdb o .mdb) y, a continuacin, haga clic en Propiedades en el men contextual. En el cuadro de dilogo Propiedades, asegrese de que est desactivada la casilla de verificacin Slo lectura. Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos. Si no est seguro, pngase en contacto con el administrador del sistema o el diseador de la base de datos. Compruebe si la eliminacin no va a afectar negativamente a los dems usuarios de la base de datos.

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Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas, consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.
SUGERENCIA

Si hay un gran nmero de usuarios conectados a la base de

datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y, a continuacin, abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para ello:

1.

Haga clic en el botn Microsoft Office clic en Abrir.

y, a continuacin, haga

2.

Busque la base de datos, seleccinela, haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros. Algunas operaciones de eliminacin se pueden invertir, pero si crea una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los cambios.

Realizar una copia de seguridad de la base de datos

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuacin, haga clic en Administrar esta base de datos. 2. En el cuadro de dilogo Guardar como, especifique un nombre y una ubicacin para la copia de seguridad y, a continuacin, haga clic en Guardar. Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuacin, vuelve a abrir el archivo original. Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versin original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versin original a la copia de seguridad y, a continuacin, abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.

Preparativos para eliminar datos relacionados

Si necesita eliminar datos de tablas relacionadas, recuerde esta regla: si los datos residen en el lado "varios" de una relacin uno a varios, podr eliminarlos sin tener que cambiar la relacin. Sin embargo, si los datos residen en el lado "uno" de una relacin uno a varios, es preciso modificar primero la relacin. En caso contrario, Access bloquear la eliminacin. El proceso de eliminacin de datos relacionados se compone de los siguientes pasos: Determine qu registros residen en el lado "uno" de la relacin y cules residen en el lado "varios". Si necesita eliminar registros del lado "uno" de la relacin y los registros relacionados del lado "varios", debe habilitar un conjunto de reglas denominado Integridad referencial y debe habilitar la eliminacin en cascada. En esta seccin se explica la Integridad referencial y se indica cmo llevar a cabo ambas tareas. Si necesita eliminar registros nicamente del lado "uno" de la relacin, elimine primero esa relacin y, a continuacin, elimine los datos. O bien, Si necesita eliminar datos nicamente del lado "varios" de la relacin, puede crear y ejecutar una consulta de eliminacin sin tener que cambiar la relacin. En las siguientes secciones se explica cmo preparar los datos relacionados para la eliminacin.

Determinar qu registros estn en el lado "uno" de una relacin y cules residen en el lado "varios"
1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

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Aparece la ficha Relaciones en la que se muestran todas las tablas de la base de datos as como las relaciones entre cada tabla y todas las dems tablas. Cada relacin aparece como una lnea que conecta las tablas entre los campos. En la siguiente ilustracin se muestra una relacin tpica. La mayora de las relaciones de una base de datos, si no todas, tienen un lado "uno" y un lado "varios". En el diagrama de relaciones se indica el lado "uno" con el nmero 1 y el lado "varios" con el smbolo del infinito ().

En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relacin, se eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de la relacin. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una relacin, normalmente no se eliminan registros del lado "uno". Adems, de forma predeterminada, Access aplica asimismo un conjunto de reglas denominado Integridad referencial. Estas reglas garantizan que las claves externas de una base de datos contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna cuyos valores coinciden con los valores de la columna de clave principal de otra tabla. Obtener informacin sobre las reglas de integridad referencial Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada en la mayora de los casos, una base de datos deber cumplir primero las siguientes condiciones:

El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un ndice nico. Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el mismo tipo de datos.
NOTA

Access incluye dos excepciones a esta regla. Un campo de tipo

Autonumrico puede estar relacionado con un campo de tipo Nmero si el valor de la propiedad TamaoDelCampo (FieldSize) de ese campo de tipo Nmero est establecido en Entero Largo. Asimismo, un campo de tipo Autonumrico cuya propiedad TamaoDelCampo est establecida en Id. de rplica puede estar relacionado con un campo de tipo Nmero cuya propiedad TamaoDelCampo est establecida en Id. de rplica. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access.
NOTA

Si las tablas estn vinculadas, deben tener el formato de Access.

Asimismo, hay que abrir la base de datos que contiene las tablas vinculadas y, a continuacin, habilitar la integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de integridad referencial para las tablas vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft Office Excel 2007. Para obtener informacin sobre cmo habilitar la integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente seccin. 2. Tome nota de los nombres de los campos de tabla en cada lado de la relacin. 3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos contienen efectivamente los datos que desea eliminar. 4. Mantenga abierto el panel Relaciones y contine con los pasos descritos en la siguiente seccin.

Modificar la relacin
Siga estos pasos nicamente para eliminar datos del lado "uno" y del lado "varios" de una relacin. 1. Si an no lo ha hecho, abra el panel Relaciones. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

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2.

Haga clic con el botn secundario del mouse en la relacin (lnea) que conecta las tablas implicadas en la operacin de eliminacin y, a continuacin, haga clic en Modificar relacin en el men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones.

3.

Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Exigir integridad referencial.

4.

Active la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados.

NOTA

Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro

del lado "uno" de la relacin, se eliminarn todos los registros relacionados del lado "varios" de la relacin. 5. Haga clic en Aceptar, cierre el panel Relaciones y, despus, contine con los siguientes pasos.

Eliminar una relacin

1. Si an no lo ha hecho, abra el panel Relaciones. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. 2. Tome note de los campos implicados en la relacin para poder restaurar la relacin despus de eliminar los datos. 3. Haga clic con el botn secundario del mouse en la relacin (lnea) que conecta las tablas implicadas en la operacin de eliminacin y, a continuacin, haga clic en Eliminar en el men contextual. O bien Seleccione la relacin y presione SUPR.
NOTA

Para restaurar la relacin, siga los pasos anteriores para abrir el panel

Relaciones y, a continuacin, arrastre el campo de clave principal desde la tabla del lado "uno" y colquelo en el campo de clave externa de la tabla del lado "varios". Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Si la relacin antigua exiga integridad referencial, seleccione Exigir integridad referencial y, a continuacin, haga clic en Crear. En caso contrario, slo haga clic en Crear. Volver al principio

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, si se abre una base de datos que no sea de confianza o no resida en una ubicacin de confianza, Access bloquea la ejecucin de todas las consultas de accin. Si intenta ejecutar una consulta de accin y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje: El modo deshabilitado ha bloqueado la accin o el evento. Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuacin:

Habilitar el contenido bloqueado

En la barra de mensajes, haga clic en Opciones. Aparece el cuadro de dilogo Confiar en Office. Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Vuelva a ejecutar la consulta.

Si no ve la barra de mensajes
Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos y, en el grupoMostrar u ocultar, elija Barra de mensajes. Para obtener ms informacin sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artculo Proteger una base de datos de Access 2007.

Eliminar parte de registros (uno o varios

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campos)
En esta seccin se explica cmo usar una consulta de actualizacin para eliminar registros parciales (campos individuales) de tablas del lado "varios" de una relacin uno a varios. Estos pasos pueden seguirse asimismo para eliminar datos de tablas que no estn relacionadas con otros datos. Recuerde que ejecutar una consulta de actualizacin para eliminar datos cambia los valores existentes a NULL o a una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas), en funcin de los criterios que haya especificado. Para obtener ms informacin sobre cmo usar las consultas de actualizacin, vea el artculo Crear una consulta de actualizacin.

Crear una consulta de seleccin

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta. Se abre el diseador de consultas, aparece la ficha Diseo y aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla. 2. Seleccione la tabla que contiene los datos que desee eliminar, haga clic en Agregar y, a continuacin, haga clic en Cerrar. La tabla aparece como una ventana en la seccin superior de la cuadrcula de diseo de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustracin se muestra una tabla tpica en el diseador.

3.

Agregue los campos cuyo valor desee establecer en NULL a la fila Campo del diseador. Puede hacer doble clic en cada campo o arrastrar y colocar cada campo.

4.

Si lo desea, especifique criterios para uno o varios campos en la fila Criterios del diseador. Los criterios se utilizan para que se devuelvan nicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la consulta de actualizacin establece en NULL todos los registros de cada uno de los campos de la consulta. Para obtener ms informacin sobre el uso de criterios, vea Criterios de ejemplo para consultas de seleccin ms adelante en este artculo.

5.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Compruebe que la consulta devuelva los registros cuyo valor desee establecer en NULL o en una cadena de longitud cero. Si es preciso, repita los pasos 3 a 5 y modifique los campos o criterios hasta que la consulta devuelva nicamente los datos que desee cambiar.

6.

Mantenga abierta la consulta y, despus, contine con los siguientes pasos.

Convertir la consulta de seleccin en una consulta de actualizacin

1. Haga clic en Vista Diseo para cambiar de la hoja de datos al diseador de consultas. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar. Access convierte la consulta de seleccin en una consulta de actualizacin, oculta la fila Mostrar en la seccin inferior de la cuadrcula de diseo y agrega la fila Actualizar a. En la fila Actualizar a de cada campo, especifique NULL o una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas, "").

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3.

Haga clic en Ejecutar

Access le pedir que confirme los cambios. Si est muy seguro de que desea cambiar los valores, haga clic en S para cambiar los datos. Volver al principio

Eliminar registros completos

En esta seccin se explica cmo usar una consulta de eliminacin para eliminar registros completos de una tabla.

Crear una consulta de seleccin

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta. Se abre el diseador de consultas, aparece la ficha Diseo y aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla. 2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relacin, haga clic en Agregar y, a continuacin, haga clic en Cerrar. La tabla aparece como una ventana en la seccin superior de la cuadrcula de diseo de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustracin se muestra una tabla tpica en el diseador.

3.

Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrcula de diseo. Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminacin podr quitar registros completos (filas) de la tabla.

4.

De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios. Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar nicamente esos registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrcula de diseo.

5.

Despus del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo. Los criterios se utilizan para que se devuelvan nicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminacin quita todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador del cliente que cerr su negocio as como la fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser vlidos. Para obtener ms informacin sobre el uso de criterios, vea Criterios de ejemplo para consultas de seleccin ms adelante en este artculo.

6.

Despus del paso anterior, desactive la casilla de verificacin Mostrar de cada campo de criterio.

7.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.

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8.

Mantenga abierta la consulta y, despus, contine con los siguientes pasos.

Convertir la consulta de seleccin en una consulta de eliminacin y eliminar los datos

1. Haga clic en Vista Diseo para cambiar de la hoja de datos al diseador de consultas. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar. Access convierte la consulta de seleccin en una consulta de eliminacin, oculta la fila Mostrar en la seccin inferior de la cuadrcula de diseo y agrega la fila Eliminar. Asegrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos) aparece De. La palabra Ubicacin debe aparecer en todas las columnas usadas para criterios. 3. Asegrese de que desea eliminar los datos y, a continuacin, haga clic en Ejecutar .

Access le pedir que confirme la eliminacin. Haga clic en S para eliminar los datos. Volver al principio Volver al principio

Criterios de ejemplo para consultas de seleccin

En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo que se pueden usar en las consultas de seleccin para asegurar que se eliminan nicamente los datos correctos. Puede adaptar estos ejemplos para que pueda usarlos con sus propios datos. En algunos de estos ejemplos se usan caracteres comodn. Para obtener ms informacin sobre el uso de los caracteres comodn, vea el artculo Informacin de referencia sobre los caracteres comodn en Access.

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Criterios > 234

Efecto Devuelve todos los nmeros mayores que 234. Para buscar todos los nmeros menores que 234, use < 234.

>="Daz"

Devuelve todos los registros desde Daz hasta el final del alfabeto.

Entre #02.02.2007# Y #01.12.2007#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de diciembre de 2007 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodn ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla (#). Por ejemplo: Entre '02.02.2007' Y '01.12.2007'.

Sin "Alemania"

Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no sea exactamente igual a "Alemania". El criterio devolver registros que contengan caracteres adems de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*"

Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres comodn ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

No "*t"

Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodn ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

En(Canad,Reino Unido) Como "[A-D]*"

En una lista, busca todos los registros que contengan Canad o Reino Unido. En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodn ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "*ar*"

Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodn ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "Casa Dewe?"

Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya ltima letra se desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodn ANSI-92, use el carcter de subrayado (_) en vez del signo de interrogacin (?).

#02.02.2007#

Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodn ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en lugar de usar signos de almohadilla ('02.02.2007').

< Fecha() - 30

Usa la funcin Fecha para devolver todas las fechas con una antigedad de ms de 30 das.

Fecha()

Usa la funcin Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha actual.

Entre Fecha() Y AgregFecha("M", 3, Fecha()) Es Nulo

Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual. Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).

No es Nulo

Devuelve todos los registros que contengan algn valor (que no sea nulo).

""

Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero an no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un nmero de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, en vez de especificar un nmero, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ('''').

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