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O papel do comprador no processo de compras em instituies pblicas de cincia e tecnologia em sade (C&T/S)*
Marco antonio Cavalcanti Batista** Jos Manuel Santos de Varge Maldonado***

S u m r i o : 1. Introduo; 2. O servio pblico brasileiro; 3. A gesto de suprimentos; 4. Concluso. S u m m a ry : 1. Introduction; 2. Brazilian public service; 3. Management of supplies; 4. Conclusion. P a l av r a S - c h av e : gesto das compras pblicas; tica do comprador pblico; aquisio de materiais. K e y w o r d S : management of public purchases; ethics of the public purchaser; material acquisition. Este artigo aborda o papel do comprador pblico nas aquisies de bens e servios para as instituies pblicas de cincia e tecnologia em sade (C&T/S), tendo como referncia o CPqAM/Fiocruz. O estudo contempla caractersticas e causas que potencializam os contextos da gesto das compras institucionais, os aspectos da administrao pblica brasileira, a funo administrativa de compra, o papel do comprador pblico

* Artigo recebido em out. 2007 e aceito em maio 2008. ** Mestre em sade pblica, administrador de empresas. Chefe do Servio de Administrao de Materiais no Centro de Pesquisas Aggeu Magalhes, Fundao Oswaldo Cruz, Pernambuco. Endereo: Av. Prof. Moraes Rego, s/n, Campus da UFPE CEP 50670-420, Cidade Universitria, Recife, PE, Brasil. E-mail: marco@cpqam.fiocruz.br. *** Doutor em engenharia da produo, economista. Coordenador do Curso de Mestrado Profissional em Poltica e Gesto de Cincia, Tecnologia e Inovao em Sade na Escola Nacional de Sade Pblica, Fundao Oswaldo Cruz, Rio de Janeiro. Endereo: Rua Leopoldo Bulhes, 1480 CEP 21041-210, Manguinhos, Rio de Janeiro, RJ, Brasil. E-mail: jose.maldonado@ensp. fiocruz.br.

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no processo, o seu perfil, o seu comportamento tico, bem como a possibilidade de reduo de custos na aquisio de materiais para a pesquisa cientfica. The role of the public purchaser in public institutions of science and technology in health (S&T/H) This article addresses the role of the public purchaser in the acquisitions of goods and services for public institutions of science and technology in health (S&T/H), using as a reference the CPqAM/Fiocruz. The study examines characteristics and causes of the development of the management of institutional purchases, the aspects of Brazilian public administration, the administrative function of purchasing, the position of the public purchaser in the process, his or her profile and ethical behavior, as well as the possibility of cost reduction in the acquisition of materials for scientific research.

1. Introduo
Apesar da literatura discutir o papel estratgico que a rea de compras vem assumindo nas organizaes, de 1990 at os dias de hoje, pouco se falou sobre a estrutura e o processo de compras, bem como o perfil dos profissionais que atuam na rea compradores ou no (Lima, 2004:7). Com o passar do tempo, os processos de compras se tornaram mais complexos e dependentes de atores comprometidos e conscientes do seu papel. Existe um paralelismo muito grande entre a compra pblica e a privada, pois ambas buscam o menor preo, com garantia de qualidade; mas a compra pblica requer procedimentos especficos para lhe dar eficcia, como, por exemplo, a legislao; j na compra privada esses procedimentos so de livre escolha. A importncia das atividades de compras tem aumentado nos ltimos tempos. No caso das instituies pblicas ligadas rea de pesquisa cientfica, esse aumento est diretamente associado ao crescimento das despesas e complexidade das pesquisas realizadas. Com a adoo das novas prticas de gesto institucional, as organizaes pblicas tendem a reduzir seus custos internos de manuteno, que aliado difuso da informao e do conhecimento, pode trazer vantagem competitiva, para garantir a realizao dos seus objetivos estratgicos. No processo formal administrativo de compras so vrios os documentos e informaes que so anexados constantemente e de forma cronolgica, durante a vida til do processo: autorizaes, pedidos, levantamentos, cotaes, mapa de preos, despachos, documentos de habilitao, notas de empenho e pagamentos que, conjuntamente, servem para compor todos os passos

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utilizados para efetuar os procedimentos administrativos necessrios para realizar uma compra. A busca pela melhoria dos processos passa pelo uso sistemtico da informao como base, influenciando diretamente a capacidade de se atingir os objetivos pretendidos, tornando-se necessrio que se tenha a participao de todos os interessados no processo. S esse simples fato de interao j demonstra a relevncia deste artigo. Contudo, os fluxos de informaes que determinam os processos administrativos podem apresentar-se de forma truncada e ineficaz, gerando ineficincia e baixa produtividade de informaes, que prejudicam a estrutura decisria da empresa. Segundo Cruz (2003:79-80) qualquer processo dentro de uma estrutura funcional sofre de inmeros males difceis de ser corrigidos ou eliminados, como por exemplo:
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o fluxo de informao truncado. A informao flui pelas diversas atividades que compem o processo de forma no-linear. Muitas vezes, quem as envia no sabe com certeza por que o faz e quem as recebe, tambm ignora a real importncia que ela pode ter para o desempenho de seu papel na empresa;

o fluxo de material , geralmente, desorganizado e pode, por causa disso, gerar perdas elevadas tanto de matria-prima quanto de material em processo; o processo no tem um lder; a seqncia de operaes no pode ser reorganizada facilmente porque as pessoas no tm controle absoluto sobre o que esto fazendo, alm de ser mal documentadas; cada empregado s conhece, quando muito, sua prpria atividade. No conhece o papel que deve desempenhar; as melhorias no processo so raras e demoradas; cada empregado s responsvel por sua atividade, uma vez que no conhece as atividades anteriores e posteriores; cada empregado faz, geralmente muito mal, s sua parte. A empresa ter empregados desmotivados e desinteressados.

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Isso se deve adoo de estruturas tradicionais, funcionais e departamentadas, que apresentam rigidez na sua estrutura decisria, contrapondo ao processo que dinmico, flexvel e procura se adaptar s mudanas que ocorrem no meio em que vive.
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Com isso, necessrio otimizar os processos administrativos e buscar a eliminao dos rudos e fluxos desnecessrios, acarretando melhor desempenho na circulao das informaes e eliminao da duplicidade de registros.

2. O servio pblico brasileiro

O servio pblico, de uma forma geral, no pode ficar margem desse processo de mudana. Uma instituio pblica necessita desenvolver estratgicas tecnolgicas necessrias para superar as dificuldades apresentadas. Assim, justifica-se a sua existncia em termos financeiros, tanto para o governo, quanto para a sociedade em geral. As instituies pblicas brasileiras precisam acordar para essa necessidade, participar ativamente, desenvolver diferenciais estratgicos, enfim, fazer parte da cadeia produtiva e do crescimento econmico nacional. Valendo-se dessa premissa, Trosa (2001:37-38) alerta para a submisso do servio pblico s evolues fundamentais necessrias, onde
o servio pblico no pode ficar margem (o que no significa submeter-se) de certas evolues fundamentais: a globalizao das trocas e especialmente dos intercmbios de informao, das aspiraes crescentes e mais complexas dos indivduos cada vez menos submissos, a presso da opinio pblica e dos governos que procuram saber o que se passa com os servios, a fim de ter maior capacidade de influir sobre a ao da administrao e para a elevao do nvel de qualificao e de cultura dos funcionrios, que no se consideram mais como simples agentes.

Para Alecian e Foucher (2001:40-41) o servio pblico deve mudar, e ele o nico que pode faz-lo corretamente, j que controla suas especificidades, ou seja,
o servio pblico deve, com essa finalidade, conduzir as mudanas em profundidade: adequao de suas metas, transformao completa de suas estruturas, provas de sua eficcia, melhoramento de sua eficincia. Essas mutaes passam pelo desenvolvimento das competncias gerenciais dos quadros, porque o gerenciamento , por excelncia, um instrumento de orientao da mudana.

Na administrao pblica brasileira o modelo adotado foi o burocrtico, que se caracterizou pela forte padronizao e controle dos procedimentos e processos, mostrando-se eficaz quando o Estado tinha pouca finalidade, mas
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devido ao inchamento de suas funes, tornou-se lento e pesado, trazendo diversos problemas relativos gesto (Carvalho, 2005:1). A administrao pblica burocrtica se concentra nos processos legalmente definidos, sem considerar a alta ineficincia envolvida, pois acreditava-se que seria a maneira mais segura de evitar a corrupo e o nepotismo. As decises ficaram bastantes restritas e com controles excessivos, privilegiando o controle de processos ao invs do controle por resultados, que a principal orientao da administrao pblica gerencial (Pereira, 1998). Com o novo dimensionamento da reforma do aparelho gestor do Estado brasileiro, por meio da passagem do modelo burocrtico para o novo modelo gerencial, a administrao pblica se deparou com a necessidade de alcanar objetivos que estejam relacionados com a sociedade. Para isso, uma organizao que tenha como meta esse pressuposto, dever ser mais flexvel e comprometida com os anseios da populao. Aps a crise capitalista mundial dos anos 1970, comea-se a redefinir o papel do Estado no Brasil, passando-se paulatinamente do modelo burocrtico para o gerencial, que tem como caractersticas a descentralizao administrativa, a delegao de autoridade e de responsabilidade ao gestor pblico, o rgido controle de desempenho, a otimizao dos gastos pblicos e a utilizao de procedimentos mais flexveis (Pereira, 1998). O propsito da reforma administrativa consiste na transformao de uma administrao burocrtica, que est baseada em controles formais de processos administrativos e gerenciais, em uma administrao gerencial baseada na descentralizao administrativa e no controle sistemtico de resultados. Nesse contexto, o servio pblico tende a utilizar, cada vez mais, os meios de comunicao como forma de garantir o avano e disseminao do conhecimento e do intercmbio de informaes generalizadas, capazes de acelerar a capacidade dos funcionrios em compreender e entender esse processo de mudana mundial.

3. A gesto de suprimentos
A gesto de suprimentos um dos principais pilares de qualquer instituio pblica, tendo uma considervel importncia estratgica, pois um dos locais em que se aplicam os recursos oramentrios existentes, por meio da efetivao dos processos de compras de materiais, bens e servios necessrios ao alcance dos objetivos da instituio. Entende-se como gesto de suprimentos: compra, aquisio e guarda dos materiais, bens e servios necessrios manuteno e ao desenvolvimento
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das atividades realizadas na instituio. A gesto de suprimentos em instituies pblicas, notadamente em instituies de pesquisas cientficas, propicia o suprimento constante de materiais necessrios para utilizao nas pesquisas cientficas, tais como: equipamentos de laboratrio, produtos qumicos e reagentes que, pela sua natureza e especificidades, precisam ter qualidade e comprovada eficcia, j que a utilizao de materiais e equipamentos de qualidade duvidosa poder acarretar respostas inadequadas aos ensaios e experimentos cientficos realizados na instituio. Os clientes de um setor de compras e licitaes so todos que, direta ou indiretamente, necessitam adquirir produtos e/ou servios para alcanar os resultados almejados. Para isso, necessrio que todos estejam imbudos e engajados na melhoria do sistema como um todo e, por conseqncia, na maximizao dos resultados esperados. Ento, extremamente importante que o setor de compras e licitaes leve em considerao esse cliente, uma vez que a sua existncia depende da satisfao completa de todos os seus usurios, pois no existe ambigidade entre a satisfao do usurio e o trabalho realizado pela gesto de suprimentos. Esse entendimento dever propiciar uma viso detalhada dos procedimentos das compras efetuadas, com as suas relaes interdepartamentais e formais, levando em considerao o fluxo das informaes e a sua velocidade de fluidez, uma vez que sua melhoria poder acarretar uma diminuio dos processos internos e um aumento na rapidez das resolues e na tomada de decises, propiciando uma melhor relao entre as atividades-meio e as finalsticas da organizao. O modelo de desenvolvimento organizacional eficiente passa, necessariamente, pela melhoria dos processos internos de gesto, e pela definio de um modelo de sistema de informao capaz de otimizar os processos e procedimentos relativos s compras realizadas que as tornem mais claras e transparentes e de fcil verificao pelos requisitantes envolvidos. Partindo desse pressuposto, esse enfoque dever tornar as organizaes mais eficazes e eficientes do ponto de vista gerencial, ou seja, eficazes na maximizao dos recursos e na obteno de resultados e eficientes na resoluo de problemas e na reduo dos custos.

O conceito e objetivo de compras

A Lei no 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei de Licitaes e Contratos Administrativos (Brasil, 1993), conceitua compra como toda aquisio remunerada
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de bens para fornecimento de uma s vez ou parceladamente. Para Baily e colaboradores (2000:16) a compra vista pela organizao bem-sucedida de hoje como uma atividade de importncia estratgica considervel. Sua finalidade suprir com os materiais ou servios necessrios, em quantidades e qualidades certas, a preo adequado, e no momento certo. Colaborando com este entendimento, Baily e colaboradores (2000:31) enfatizam que essa definio bastante criticada pela sua simplicidade e superficialidade. Acrescenta ainda que um bom objetivo deve ser mensurvel de alguma forma, por isso sugere uma definio mais ampla para os objetivos, a saber:
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suprir a organizao com um fluxo seguro de materiais e servios para atender a suas necessidades; assegurar continuidade de suprimento para manter relacionamentos efetivos com fontes existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para atender a necessidades emergentes ou planejadas; comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios ticos o melhor valor por centavo gasto; administrar estoques para proporcionar o melhor servio possvel aos usurios e ao menor custo; manter relacionamentos cooperativos slidos com outros departamentos, fornecendo informaes e aconselhamentos necessrios para assegurar a operao eficaz de toda a organizao; desenvolver funcionrios, polticas, procedimentos e organizao para assegurar o alcance dos objetivos previstos.

Assim, a rea de compras desempenha um papel importante na realizao dos objetivos estratgicos da instituio, devido sua capacidade de afetar a qualidade e entrega de produtos ou servios essenciais que sero utilizados nas pesquisas cientficas.

A atividade de compra como funo administrativa

A compra no um fim em si mesma, e tem como funo principal coordenar a sua atividade, aliada e em sintonia com outras importantes fases desenvolvidas pela organizao. A atividade de compra implementa o trabalho dos outros departamentos, pela aquisio de insumos necessrios para a realizao dos trabalhos finalsticos da instituio.
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Pode-se considerar compras como funo administrativa, separada por diversos estgios que se relacionam entre si e necessitam de decises a ser tomadas, associadas a qualidade, quantidade, origem, cronograma e custo de aquisio. Heinritz e Farrell (1994:20) enfatizam esse contexto, onde
a compra uma funo administrativa. Mesmo em bases diferentes, a compra , por si prpria, uma verdadeira funo administrativa. Envolve ela a administrao de materiais em uso corrente, desde a determinao de fontes de fornecimento e vias de fornecimento, passando pelo almoxarifado, at a entrega final nos pontos de produo, conforme se fizer necessrio. Em todos os estgios h decises a serem tomadas, quanto qualidade, quantidade, cronogramas, origem e custo. Reconhece-se, assim, que a oferta de produtos de qualidade, em quantidades adequadas e adquiridos por um preo razovel so aspectoschave na viabilizao econmica das unidades.

Na realidade, os particulares compram materiais e/ou servios de quem eles acham necessrio ou conveniente; j na administrao pblica, com ressalvas de algumas hipteses legais,1 as compras sero necessariamente precedidas de licitao, tendo em vista o dinheiro e o interesse pblico que est em jogo. Por isso, os compradores pblicos no podem agir livremente, mas sim, de acordo com a lei. A funo de comprar est intrinsecamente ligada a todos os departamentos da instituio, no s do ponto de vista da compra em si, mas, sobretudo, no alcance dos objetivos e finalidades institucionais. Um comprador pblico dever levar em considerao, na sua deciso final de compra, as opinies e sugestes dadas pelos requisitantes dos produtos ou materiais solicitados, pois elas contribuem e motivam os atores envolvidos, alm de aperfeioar os aspectos tcnicos, provocando um constante aperfeioamento dos mtodos e das atividades de compras.

O papel do comprador pblico no processo de aquisio de materiais

Os compradores pblicos devem estar cientes de que, para realizao das compras, se torna necessrio e imprescindvel o fornecimento da especificao2

As hipteses esto previstas na Lei de Licitaes e Contratos Lei no 8.666/1993, nos arts. 24 e 25 (Brasil, 1993). 2 A especificao fornecida pelo solicitante do pedido. No caso de pedidos de materiais de laboratrio feito pelos pesquisadores.
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completa do bem, alm da definio das unidades e das quantidades a serem adquiridas, para garantir a perfeita aquisio dos bens ou servios necessrios, alm de permitir clareza e exatido por parte de quem est cotando os preos, no caso, o fornecedor. Dias e Costa (2000:5) concluem que no se pode, portanto, hoje, imaginar um comprador preocupado unicamente com a concluso de uma compra, sem avaliar o impacto dessa operao em relao aos demais processos integrados cadeia produtiva ou operativa das organizaes. Com isso, evidencia-se o papel estratgico das compras, que passa pela sua funo estratgica na organizao, podendo transformar-se em vantagem competitiva, desde que adequadamente desenvolvida e desempenhada na instituio. Os compradores, independentemente se pblico ou privado, precisam ter um perfil vinculado s necessidades estratgicas da organizao. O quadro 1 apresenta a classificao de Baily e colaboradores (2000:425) para o provvel perfil do comprador. Essa classificao apresenta-se dividida em cinco estgios de desenvolvimento na rea de compras. No primeiro estgio a funo do comprador vista como essencialmente burocrtica e reativa,3 mas no estgio final (cinco) ela torna-se proativa,4 com pouco envolvimento do mesmo nas atividades rotineiras de compras, onde a emisso, programao e encaminhamento de pedidos resumem-se a tarefas burocrticas e automatizadas, com pouco envolvimento do comprador.
Quadro 1

Perfil do comprador: estgios de desenvolvimento

Estgios de desenvolvimento primitivo Conscientizao desenvolvimento Caractersticas gerais e atribuies do responsvel por compras Sem qualificaes especiais; abordagem burocrtica; cerca de 80% do tempo dedicado s atividades burocrticas Sem qualificaes especiais; algumas rotinas bsicas de compras; 60-79% do tempo dedicado s atividades burocrticas Qualificaes acadmicas formais exigidas; envolvimento em negociaes; reconhecimento da funo compras e suprimentos; 40-59% do tempo dedicado s atividades burocrticas
Continua

3 4

Reflete uma situao tradicional (antiga) da atividade de compras. Reflete uma situao mais atual da atividade de compras.

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Estgios de desenvolvimento Maturao

Caractersticas gerais e atribuies do responsvel por compras Qualificao gerencial exigida; compradores especializados em commodities* integrados com as reas funcionais; envolvimento com todos os aspectos do desenvolvimento de novos produtos; maior parte do trabalho dedicado negociao e reduo do custo/desenvolvimento de fornecedores; 20-30% do tempo dedicado s atividades burocrticas. necessria qualificao profissional ou ps-graduao; o comprador est mais envolvido com os assuntos mais estratgicos do trabalho; mais dedicado ao custo total de aquisio, administrao da base de fornecedores etc.; menos de 20% de seu tempo dedicado s atividades burocrticas

avanado

Fonte: Baily e colaboradores (2000:425). * So por definio, produtos padronizados e no diferenciados, nos quais o produtor no tem poder de fixao de preos e cujo mercado caracterizado pela arbitragem nos mercados interno e externo.

Para que o comprador tenha um desempenho satisfatrio, faz-se necessrio um aprimoramento de suas competncias e qualificaes, que se consegue por meio do acmulo de conhecimento e capacitao, que ir determinar a diferenciao primordial entre um comprador burocrtico (reativo) ou um comprador moderno (proativo). O quadro 2 contempla a comparao entre a compra reativa e proativa. Esse contraponto permite diferenciar os dois tipos por nvel de ateno e ao das questes realizadas pelo comprador. O papel do comprador reativo reflete uma posio mais tradicional e burocrtica da atividade de compras; em contrapartida o papel do comprador proativo mostra uma situao mais atual. Entretanto, como ressalta Lima (2004:22), estas posies no so excludentes:
Na prtica, esses papis de compras no so excludentes, pois, mesmo em organizaes com a atividade de compras bem desenvolvida, a rea de compras adota, pelo menos em parte, uma postura reativa. Isto ocorre, por exemplo, nas montadoras, quando da aquisio de produtos ou servios de fornecedores preestabelecidos pela matriz mundial, (...) Entretanto, a dinmica do relacionamento com o compartilhamento de informaes entre a montadora e o fornecedor no processo faz com que as caractersticas do papel proativo de compras sejam mantidas.

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Na realidade, o comprador reativo representa uma viso extremamente simplista do ato de comprar, consiste apenas em encontrar um fornecedor que esteja disposto a trocar os bens ou servios exigidos por determinada quantia. J o comprador proativo tenta estabelecer parcerias com o fornecedor, que permitam compartilhar idias e conhecimento necessrios para o fechamento de uma boa compra.
Quadro 2

Mudana de papis de compras: compra reativa e compra proativa

Compra reativa Compras: um centro de custo Compras: recebe especificaes Compras: rejeita materiais defeituosos Compras: subordina-se a finanas ou a produo os compradores respondem s condies do mercado os problemas so de responsabilidade do fornecedor preo varivel-chave nfase no hoje Sistema independente de fornecedores as especificaes so feitas por designers ou usurios negociao ganha-perde Muitos fornecedores = segurana estoque excessivo = segurana informao poder
Fonte: Baily e colaboradores (2000:20).

Compra proativa Compras: pode adicionar valor Compras (e fornecedores): contribuem para as especificaes Compras: evita materiais defeituosos Compras: importante funo gerencial Compras: contribui para o desenvolvimento dos mercados os problemas so de responsabilidade compartilhada o custo total e o valor so variveis-chave nfase estratgica o sistema pode ser integrado aos sistemas dos fornecedores Compradores e fornecedores contribuem para as especificaes negociao ganha-ganha Muitos fornecedores = perda de oportunidades excesso de estoque = desperdcio a informao valiosa se compartilhada

Esta abordagem estratgica que concentra mais nfase nas atividades de negociao e de relacionamento, do que em reagir, pura e simplesmente, s necessidades dos usurios, necessitar de profissionais mais capacitados e comprometidos institucionalmente no processo de modificar paradigmas e que tenham uma viso institucional que perpasse todos os nveis da organizao.

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Os compradores pblicos, de um modo geral, ainda esto longe de se tornarem efetivamente proativos, resumidamente por dois motivos: em primeiro lugar, a legislao de licitao brasileira no permite ao comprador utilizar tcnicas de compras mais apuradas, pois estabelece normas e procedimentos rgidos que inibem a capacidade de negociao do comprador pblico. Em segundo lugar, apresenta-se a prpria falta de capacitao profissional dos compradores pblicos, tanto do ponto de vista do entendimento total da legislao de licitao, quanto da falta de reciclagem e treinamento constante. Esta posio aos poucos est sendo modificada, mas ainda se ouve de alguns compradores pblicos a seguinte expresso: No posso fazer diferente, pois a legislao no permite. Este tipo de postura precisa ser modificado, pois no cabe mais nos dias de hoje. Neste sentido, Luiza, Castro e Nunes (1999:774) alertam para a falta de treinamento e motivao dos servidores envolvidos com as compras institucionais, especialmente nas organizaes de sade, traando um paralelo entre o profissionalismo dos funcionrios das empresas fornecedoras e a conseqente falta de treinamento dos compradores pblicos, alertando que
as organizaes compradoras, nesse caso, organizaes pblicas de sade, so empresas onde, via de regra, a misso institucional no est bem definida, as atividades-meio so pouco profissionalizadas e os funcionrios, conseqentemente, mal treinados. (...) O quadro deveras desfavorvel ao servio pblico: de um lado fornecedores bem equipados; de outro, uma organizao constituda de servidores mal treinados e freqentemente desmotivados, atendendo no aos interesses de seus clientes/usurios, mas sim, exclusivamente a interpretaes da legislao.

As mudanas no perfil do comprador pblico acontecem devido a fatores determinantes associados ao perfil das compras realizadas. Segundo Lima (2004:47) esses fatores determinantes esto associados aos novos fundamentos e objetivos assumidos pelas organizaes diante dos desafios do mundo contemporneo (globalizao, novas tecnologias, novas exigncias por parte do consumidor, maior concorrncia). Para o autor novas qualificaes e perfis fazem parte dessa mudana e se refletem no trabalho do comprador. Dentro deste contexto, pode-se acrescentar que o nvel de desenvolvimento de uma organizao define o perfil do comprador. Segundo Baily e colaboradores (2000:440) esses nveis esto definidos entre os seguintes estgios:

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nvel primitivo a organizao exige um escriturrio que seja eficiente no desempenho das rotinas de compras e das tarefas repetitivas; nvel avanado a organizao empregar um profissional, possivelmente ps-graduado, plenamente capaz de lidar com os assuntos estratgicos da empresa.

A funo de compras dentro de uma instituio precisa projetar uma imagem de profissionalismo e eficincia, alm de estar propensa a colaborar com os departamentos no alcance dos objetivos pretendidos. Os compradores pblicos precisam vislumbrar essa mudana, no s do ponto de vista do trabalho desenvolvido, das atitudes, e do posicionamento tico, como do ponto de vista das relaes interpessoais existentes com os outros profissionais da instituio.

O comportamento tico do comprador pblico

O comportamento tico por parte dos compradores pblicos esperado e exigido pela sociedade, com forte ligao com o conceito de moral. A tica considerada uma teoria ou cincia do comportamento moral dos homens na sociedade, sendo um rol de conceitos aplicveis s aes dos seres humanos, onde o cdigo de tica estabelecido pelo padro de conduta para pessoas com diferentes entendimentos e experincias sociais sobre os acontecimentos da vida de cada um. Lima (2004:44) estabelece uma ligao do cdigo de tica e a empresa, onde define que
a empresa moderna atua em cenrios cada vez mais complexos, participando de operaes inovadoras, mesmo quando essas operaes repetem atividades antigas. O cdigo de tica pode servir como prova legal da inteno da empresa, ou seja, ele tem a misso de padronizar e formalizar o entendimento da organizao empresarial em seus diversos relacionamentos e operaes. A existncia do cdigo de tica evita que julgamentos subjetivos deturpem, impeam ou restrinjam a aplicao dos princpios.

Como a gesto de suprimentos lida normalmente com grandes somas de dinheiro, e em funo da necessidade habitual de constante contato com os fornecedores, os compradores tendem a ter uma relao mais estreita, devido aos longos anos de convivncia. Dias e Costa (2000:219) lembram dessa relao e alertam para a necessidade do comprador se manter distante dos interesses dos fornecedores, onde

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no obstante tudo isso, o comprador, durante a avaliao de um processo de compra de determinado material ou de contratao de servio, deve manter-se eqidistante de todos os fornecedores, evitando que aspectos pessoais e subjetivos interfiram nas suas decises, beneficiando um nico fornecedor em detrimento de outros e, conseqentemente, da sua prpria empresa. Nesse ponto, nunca pode ser esquecido que o comprador profissional no est adquirindo materiais ou servios para si, mas para a organizao que lhe paga salrios, e sempre desse modo que ele tem de raciocinar ao avaliar as propostas dos fornecedores. Embora possa parecer bvia, a colocao anterior se constitui em alicerce do cdigo de tica de todo comprador profissional.

Antes que outros o faam, cabe ao prprio comprador observar seus hbitos de conduta ao realizar uma compra, procurando nunca se deixar envolver com situaes alheias ao prprio negcio, no ficando, assim, em situao de submisso durante uma negociao comercial. A responsabilidade tica dos compradores pblicos para a empresa em que trabalha, no permitindo que fornecedores coloquem sua disposio qualquer tipo de favor, do tipo monetrio ou em forma de presentes, sendo altamente recomendvel que tais relaes sejam mantidas em bases realmente eqidistantes. Cabe ao comprador pblico manter tal distncia, pois por meio da sua postura e de suas atitudes, sinalizam aos vendedores que ali eles no conseguiro auferir vantagens imorais. Colaborando com essa premissa, Heinritz e Farrell (1994:383-384) acreditam que a responsabilidade tica do comprador, para com a empresa em que trabalha, deva ser sempre seguida, e acrescentam que
o encarregado de compras (comprador) tem a responsabilidade tica, para com a sua empresa, de garantir que esta no apenas merea, mas na realidade obtenha, em sua esfera de atividades, a reputao de fazer negcios estritamente corretos. Como ponto de contato nas negociaes com os vendedores, ele mantm, em grande parte, em suas prprias mos a reputao da empresa quanto quele conceito. Pode ter a mais absoluta certeza de que suas aes e conduta so criticamente julgadas e que esse julgamento, favorvel ou no, rapidamente disseminado entre a ampla classe de vendas (fornecedores).

Dias e Costa (2000:220) ainda lembram que a tica, no mbito da gesto de suprimentos, ainda mais abrangente do que simplesmente pautar a relao comercial entre compradores e vencedores, pois se deve:
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respeitar os horrios agendados para as reunies com os representantes das empresas vencedoras. Encontramos muitos compradores que deixam pessoas esper-los por longo tempo, imaginando que tal postura aumentar o seu poder de barganha durante o processo de compras. Nada mais ultrapassado e sem cabimento; prestar o melhor atendimento possvel aos clientes internos, utilizando-se das formas bsicas de cortesia e esclarecendo sobre o andamento dos processos sob a sua responsabilidade; manter postura profissional durante almoos e confraternizaes de negcios, no se embriagando ou falando de assuntos reservados da sua empresa. Afinal, nessas ocasies, eles a esto representando.

Para Heinritz e Farrell (1994:379) o comprador pblico no apenas deve agir com tica, mas deve, tambm, estar acima de qualquer suspeita de comportamento contrrio a ela. Esse comportamento deve estar visvel e aparente nos atos do comprador, no apenas nos discursos. Diversos so os cdigos de tica publicados no mundo, que exprimem a necessidade de se estabelecer como prtica profissional aspectos e conduta que as tornem padro para a prtica das compras efetuadas nas empresas. Baily e colaboradores (2000:437) apresenta o cdigo desenvolvido pela National Association of Purchasing Practice (Napp),5 que trata como princpios e padres da prtica de compras, os seguintes itens:
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considerar em primeiro lugar os interesses da empresa em todas as transaes e praticar e acreditar nas polticas estabelecidas; ser receptivo ao aconselhamento competente dos colegas e orientar-se por tal aconselhamento sem diminuir a dignidade e a responsabilidade de seu trabalho; comprar sem preconceito, procurando obter o valor final mximo para cada unidade monetria gasta; conhecer com conscincia os materiais e processos de produo e estabelecer mtodos prticos para conduzir o trabalho; apoiar e trabalhar pela honestidade e pela verdade nas compras e nas vendas e denunciar todas as formas de pagamento de propina;

Associao Nacional de Prticas de Compras (EUA).

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na medida do possvel, atender com rapidez e cortesia todas as pessoas que exercem uma misso comercial legtima; cumprir as obrigaes e exigir que as demais pessoas cumpram as suas, e que as obrigaes sejam consistentes com a boa prtica empresarial; evitar as prticas desonestas, mesmo quando consideradas legais; sempre que possvel, aconselhar e orientar outros compradores no desempenho de seus deveres; cooperar com todas as organizaes e indivduos engajados nas atividades destinadas a melhorar o desenvolvimento e a reputao da rea de compras.

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A reduo de custos na aquisio de materiais para a pesquisa cientfica

A importncia da atividade de compras tem aumentado nos ltimos tempos. Esse aumento est diretamente associado ao crescimento dos gastos com os recursos adquiridos fora da organizao, que servem para custear o desenvolvimento das atividades e dos projetos desenvolvidos pela instituio. Para Baily e colaboradores (2000:18) o crescimento dos gastos fora da organizao ocorre devido a:
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maior especializao por parte das organizaes de compras; polticas de terceirizao; foco nas competncias centrais; desenvolvimento de fornecedores especializados; acesso mais fcil ao mercado mundial de suprimentos; tecnologia complexa restringindo a capacidade de fabricar; flexibilidade dependendo de ativos externos e no de ativos prprios; coordenao mais estreita com fornecedores-chave.

O governo tem procurado, nos ltimos anos e em todas as esferas, a reduo dos gastos pblicos, principalmente no setor de sade, onde a diminuio apresenta maior repercusso. A busca constante para a reduo de custos torna-se imprescindvel para amenizar essa problemtica, sendo

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vital para as organizaes e, por conseguinte, para os institutos de pesquisas. Logo, a gesto de suprimentos, dentro de instituies de pesquisa cientfica, comea finalmente a ganhar uma ateno especial. Cresce cada vez mais a necessidade de profissionalizar a gesto, seja por meio de novas ferramentas e metodologias, ou pela incorporao de tcnicas avanadas ao cotidiano do setor. A crescente busca pela alta qualidade, menor custo, maior rapidez e flexibilizao das compras e contrataes pblicas tem demonstrado uma constante preocupao dos gestores no uso eficiente dos recursos pblicos que representam uma parcela oramentria importante, e o seu bom gerenciamento uma alternativa complementar para o aumento da eficincia na utilizao dos gastos pblicos e para melhorar o desempenho das organizaes governamentais. verdade que no passado os gestores no se preocupavam muito com a qualidade das compras realizadas. Costa (1995:4) salienta que as organizaes no davam muita importncia para a qualidade da sua gerncia de compras/materiais. Preocupavam-se unicamente com o preo pago pelos produtos encomendados, sem cuidar dos demais fatores que cercam uma boa compra. Atualmente, dentro do contexto apresentado, as compras de materiais e bens destinados pesquisa cientfica apresentam uma crescente preocupao por parte dos atores envolvidos, tanto do ponto de vista do custo apresentado, passando pela problemtica da qualidade dos produtos adquiridos, quanto pela incapacidade apresentada pelas organizaes pblicas em fazer suprir seus estoques com a agilidade necessria, dentro do prazo. Colaborando com essa premissa Luiza, Castro e Nunes (1999:770) afirmam que
A administrao de materiais tem-se destacado como um ponto crtico, entre outros, na gesto das unidades de sade. O setor pblico, particularmente, vem se preocupando de forma crescente com a questo da eficincia, resultando em uma ampla discusso da necessidade de profissionalizao das aes das atividades-meio.

A aplicao de novas prticas de gesto e a profissionalizao permanente dos seus servidores, em especial os da rea de gesto de suprimentos, possibilitar administrao pblica reduzir os seus custos de manuteno, que aliado difuso da informao e do conhecimento, possa trazer vantagem competitiva, de forma a garantir a realizao dos objetivos estratgicos da organizao. Os compradores pblicos devero assumir seu papel fundamental na realizao desses objetivos, percebendo as prioridades competitivas necessrias a cada produto ou servio, alm de desenvolver um planejamento sistemtico para cada aquisio.
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4. Concluso
Muitos acreditam que a funo de comprar no servio pblico est diretamente relacionada com a falta de flexibilizao e repleto de procedimentos e formalidades que dificultam e do morosidade ao processo de aquisio. De certa forma, isso acontece, mas no pode ser caracterizado como um empecilho, nem to pouco como uma barreira para comprar mal ou errado. A administrao pblica deve estabelecer procedimentos e formas necessrias para que o problema seja minimizado, seja pela qualificao dos agentes pblicos envolvidos (solicitantes, compradores, almoxarifes etc.), seja pelo estabelecimento de rotinas especficas capazes de melhorar, tanto os produtos adquiridos, quanto os processos envolvidos. Hoje no se pode imaginar um comprador pblico preocupado unicamente com o fechamento de um processo de compra sem, contudo, avaliar essa operao com os demais processos integrados de gesto, buscando a diminuio dos custos e a melhoria na qualidade dos servios realizados. A gesto de suprimentos dever assumir seu papel fundamental na realizao desses objetivos, percebendo as prioridades competitivas necessrias de cada produto ou servio. Para isso, necessrio otimizar os processos administrativos e buscar a eliminao de rudos e fluxos desnecessrios, que permitam melhorar o desempenho na circulao das informaes e o fim da duplicidade de registros. fundamental que as mudanas nos processos internos da gesto de suprimentos aconteam de forma legal e amparada pela legislao, sob pena de todas as modificaes no passarem de boas intenes, sem valor prtico nenhum. No que se refere gesto de suprimentos, o desenvolvimento organizacional eficiente passa, necessariamente, pela melhoria dos processos internos de gesto, e pela definio de um modelo de gesto capaz de otimizar os processos e procedimentos relativos s compras realizadas, que as tornem mais claras e transparentes e de fcil verificao pelos agentes envolvidos. Os compradores pblicos necessitam participar mais ativamente e profissionalmente, no s do ponto de vista do trabalho efetivamente desenvolvido, ou das atitudes apresentadas mas, sobretudo, do comportamento tico e moral durante todo o processo de aquisio das compras institucionais. Essa orientao de mudana passa, tambm, pela incorporao de tcnicas e rotinas que tornem a administrao pblica mais eficaz e comprometida com a melhoria da sua capacidade gerencial e administrativa.

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