Anlisis de Sistemas

Lic. Pedro OHara UCENM Clase 2 Las organizaciones le han dado importancia a la informacin y por ello se han interesado en un mejor manejo de la misma. Sin embargo juntar toda la informacin o guardarla no es suficiente, incluso hacerlo puede resultar intil y costoso. Un Sistema de Informacin como el que definieron en la tarea puede APORTAR VALOR a una Organizacin mediante el manejo de INFORMACIN relevante, y la automatizacin de procesos. - Manejo de inventarios en una tienda, una alerta que me indicara en qu momento me he quedado con solamente determinada cantidad de litros de leche (Punto de reorden del producto), contando con esta alarma podr moverme y conseguir ms producto para no quedar vendiendo "no hay".

- Aplicar oferta, si contara con una manera de ver que tengo algn producto que no se mueve por ejemplo una avena y cuento con una manera de saber que la leche es un producto que se mueve mucho, entonces podra decidir aplicar una oferta que al comprar un litro de leche se puede llevar una bolsa de avena a mitad de precio.

- Presupuesto en la organizacin, En una organizacin de mayor tamao, contar con la informacin detallada de qu ha ejecutado (gastado) de su presupuesto y cuanto le queda disponible le sera vital para administrar o invertir en nuevos proyectos.

- Horas laborales, llevar un control de la informacin de cuantas horas ha trabajado determinada persona en un empleo le servir a su supervisor para pagarle horas normales, horas extras o para evaluar un ajuste de salario.

- Historial mdico del paciente, Un mdico suele tener un folio con la informacin histrica de cada paciente que atiende, as cada vez que inicia la consulta lo revisa y tiene una mejor idea de la situacin actual del paciente. Estos ejemplos muestran diferentes tipos de controles de informacin. Aplicar dichos controles resultara difcil y pesado sin el apoyo de alguna tecnologa.

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Ignorarla podra resultar en perdida de dinero o de oportunidad para una organizacin. Sin embargo, NOTAR que una computadora o determinada tecnologa como un elemento aislado NO mostrar estas oportunidades. Me refiero a que si tengo una tienda y compro una computadora y la pongo en la tienda, este hecho en s no implica ninguna mejora a la tienda, si luego vengo e instalo el mejor programa/sistema de inventarios del universo y sus alrededores -corriendo sobre Linux o Windows claro- esto TAMPOCO me asegurar una mejora a mi tienda. Esto mismo ocurrir en cualquier organizacin, un enfoque que dara resultados es: Incorporar tecnologas/ Sistemas de Informacin partiendo del estado actual de la organizacin o de determinado problema que experimenta la misma. Esto ocurre porque la organizacin en s es un Sistema. Ahora, estos sistemas que hablamos para manejar inventarios, para vender tarjetas de celular, para manejar proyectos, para manejar la informacin de los pacientes, etc., se podran clasificar dentro de las siguientes categoras en esta pirmide.

Esta figura menciona: Tipos de Sistemas de Informacin + Grupos a los que sirven + reas funcionales.

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Esta clasificacin a la vez se subdivide en la siguiente:

TPS (Transaction processing systems) Sistemas de procesamiento de transacciones. Son sistemas de informacin computarizada creados para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que representa la realizacin de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los usuarios aun tienen que capturar datos en los sistemas computarizados. Es importante para las operaciones cotidianas de un negocio, que estos sistemas funcionen sin ningn tipo de interrupcin, puesto que los administradores recurren a los datos producidos por los TPS con el propsito de obtener informacin actualizada sobre el funcionamiento de sus empresas. MIS (Management information systems) Sistemas de informacin gerencial. Estos no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, ms bien, incluyen el procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de informacin computarizados cuyo propsito es contribuir a la correcta interaccin entre los usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que los usuarios, el software [los programas de cmputo] y el hardware (las computadoras, impresoras, etc.), funcionen de manera coordinada, los sistemas de informacin gerencial dan apoyo a un espectro de tareas organizacionales mucho ms amplio que los sistemas de procesamiento de transacciones, como el anlisis y la toma de decisiones.

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Para acceder a la informacin, los usuarios de un sistema de informacin gerencial comparten una base de datos comn. sta almacena datos y modelos que ayudan al usuario a interpretar y aplicar los datos. Los sistemas de informacin gerencial producen informacin que se emplea en la toma de decisiones. Un sistema de informacin gerencial tambin puede contribuir a unificar algunas de las funciones de informacin computarizadas de una empresa, a pesar de que no existe como una estructura individual en ninguna parte de sta. DSS (Decision support systems) Sistemas de apoyo a la toma de decisiones. Constituyen una clase de alto nivel de sistemas de informacin computarizada. Los DSS coinciden con los sistemas de informacin gerencial en que ambos dependen de una base de datos para abastecerse de datos. Sin embargo, difieren en que el DSS pone nfasis en el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisin definitiva es responsabilidad exclusiva del encargado de tomarla. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones se ajustan ms al gusto de la persona o grupo que los utiliza que a los sistemas de informacin gerencial tradicionales. En ocasiones se hace referencia a ellos como sistemas que se enfocan en la inteligencia de negocios.

ESS (Executive support systems) Sistemas de apoyo a ejecutivos. Cuando los ejecutivos recurren a la computadora, por lo general lo hacen en busca de mtodos que los auxilien en la toma de decisiones de nivel estratgico. Los sistemas de apoyo a ejecutivos ayudan a estos ltimos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno externo mediante herramientas grficas y de comunicaciones, que por lo general se encuentran en salas de juntas o en oficinas corporativas personales. A pesar de que los ESS dependen de la informacin producida por los TPS y los MIS, ayudan a los usuarios a resolver problemas de toma de decisiones no estructuradas, que no tienen una aplicacin especfica, mediante la creacin de un entorno que contribuye a pensar en problemas estratgicos de una manera bien informada. Los ESS amplan y apoyan las capacidades de los ejecutivos al darles la posibilidad de comprender sus entornos. A medida que se adopten y difundan las nuevas tecnologas, parte del trabajo de los analistas de sistemas se dedicar a la integracin de los sistemas tradicionales con los nuevos. Es importante tener siempre presente que la accin de aplicar, crear comprar un sistema de Informacin deber tener como objetivo AGREGAR algn tipo de VALOR a la Organizacin. En su papel de Analistas podrn desempear varias actividades, en el mercado laboral generalmente se le nombra al programador como analista programador, o analista de sistemas. Sin embargo se podra decir que la mayora de las empresas no cuentan con un perfil definido de dicho puesto, pero esto est fuera del tema.

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Como analistas ustedes debern de tener la capacidad de trabajar con todo tipo de personas y contar con suficiente experiencia en computadoras. Una definicin de amplia de un analista de sistemas sera: Es aquel que evala de manera sistemtica el funcionamiento de un negocio mediante el examen de la ENTRADA y el PROCESAMIENTO de datos y su consiguiente PRODUCCIN de informacin, con el propsito de mejorar los procesos de una organizacin. Como apuntbamos anteriormente el uso de Sistemas de Informacin o cualquier otra tecnologa de la Informacin ser un APOYO a la organizacin, porque se contar con una herramienta ms. Obtener Sistemas de Informacin u otra tecnologa NO es el FIN/ Objetivo de una organizacin. Habamos dicho que una organizacin en s misma es un Sistema, y ustedes son analistas de Sistemas, por ende debern desarrollar habilidades y caractersticas para realizar este trabajo. En este trabajo tendrn la oportunidad de desempear diversos roles, algunas veces incluso debern desempearlos al mismo tiempo, entre estos roles se diferencian 3 como los principales, y sern los que consideraremos en esta clase: Rol 1: EL ROL DE CONSULTOR Podr desempear este rol cuando una Organizacin lo contrata especficamente para enfrentar determinado problema o problemas dentro de la organizacin. Esto es ventajoso porque al ser una persona externa aportar una perspectiva fresca diferente por el hecho de estar fuera. Esto mismo se puede trasladar en una desventaja porque alguien externo nunca conocer la verdadera cultura organizacional. En este rol particular tendr que apoyarse en los usuarios de los Sistemas para entender la cultura organizacional desde la perspectiva de ellos. Rol 2: EL ROL DE EXPERTO EN SOPORTE TCNICO Generalmente se encontrar desempeando este rol en un trabajo regular dentro de una organizacin/Empresa. En este rol usted tendr que utilizar su experiencia profesional (o sea lo que aprendi aqu en la U, en otros trabajos o que lo aprendi solo) en trabajos o tareas relativas a determinados proyectos de la organizacin. En resumen seria como la realizacin de pequeas modificaciones o la toma de decisiones dentro de determinado departamento. Dentro de este rol usted no estara a cargo del proyecto, tan solo actuara como un recurso para quienes lo estn.

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Rol 3: EL ROL DE AGENTE DE CAMBIO Un agente de cambio se puede definir como alguien que sirve de catalizador para el cambio, desarrolla un plan para el cambio y coopera con los dems para facilitar el cambio.

Este es el rol ms completo y de mayor responsabilidad que asume el analista de sistemas es el de agente de cambio, ya sea interno o externo para la Organizacin/empresa.

(*) Como analista, usted es un agente de cambio si desempea cualquiera de las actividades relacionadas con el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (que se explicar en la siguiente seccin) y est presente en la empresa durante un largo periodo (de dos semanas a ms de un ao). (*) Su presencia en el negocio inicia el cambio. Como analista de datos, usted debe estar CONSCIENTE de este hecho y utilizarlo como PUNTO DE PARTIDA para su anlisis. De ah que tenga que interactuar con los usuarios y la administracin (si no son uno solo y el mismo) desde el principio de su proyecto. Sin su colaboracin usted no podra entender lo que ocurre en una organizacin y el cambio real nunca se dara. Si el cambio (es decir, las mejoras al negocio que se pueden concretar mediante los sistemas de informacin) parece FACTIBLES despus de efectuar el anlisis, el siguiente paso es desarrollar un PLAN para el cambio de manera conjunta con quienes tienen la FACULTAD DE AUTORIZARLO. Una vez que se haya alcanzado el consenso acerca de los cambios por realizar, usted tendr que interactuar constantemente con quienes vayan a cambiar. En su calidad de analista de sistemas desempeando la funcin de agente de cambio, debe PROMOVER un cambio que involucre el uso de los sistemas de informacin. (*) Tambin es parte de su tarea ensear a los usuarios el proceso del cambio, ya que las modificaciones a un sistema de informacin no slo afectan a ste sino que provocan cambios en el resto de la organizacin. Adems de estos 3 roles (Consultor, Experto en Soporte Tcnico y Agente de Cambio), un Analista de Sistemas (o sea Usted) debera desarrollar ciertas caractersticas o cualidades. Diremos que el analista de sistemas es una persona que:

1- ABORDA como un reto el anlisis de problemas y DISFRUTA al disear soluciones factibles. Que disfrute abordar estos problemas es necesario porque tendr que abordarlos regularmente. Desarrollar la capacidad de ver en un problema una oportunidad -SIEMPRE-. Ejemplo: Si est

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esperando en la cola de un banco pensar qu se podra hacer para mejorar esto? --> Eventualmente uno se encontrar realizando "ejercicios mentales" de Sistematizar actividades.

2- Cuenta con la capacidad de afrontar SISTEMTICAMENTE cualquier situacin mediante la correcta aplicacin de herramientas, tcnicas y su experiencia. Ver sistemas donde el resto de las personas ven tareas simples o lineales. 3- Es un comunicador con capacidad para relacionarse con los dems durante extensos periodos. Como Ing. en Sistemas, o programador, tendemos a encerrarnos en nosotros mismos, sin embargo es importante que como Ing. en Sistemas y por ende Analistas nos preocupemos de comunicar nuestras ideas de desarrollar la llamada Inteligencia Emocional. La comunicacin es muy importante, hay que siempre tratar de reducir la brecha entre ustedes y las personas no tcnicas. Ejemplo: Vean una presentacin de Steve Jobs, co-fundador de Apple, l es un tcnico y tiene una increble capacidad de comunicacin, es ms sera bueno que escucharan un discurso que dio a los egresados de Stanford University en 2005. Est en YouTube. Por cierto este video ilustrar mejor el TIP que les comentaba de ver en un problema una oportunidad. http://www.youtube.com/watch?v=6zlHAiddNUY 4- Cuenta con suficiente experiencia para programar, entender las capacidades de las computadoras, recabar los requisitos de informacin de los usuarios y comunicarlos a los programadores. Es un experto en su campo, y cosa que no sabe est dispuesta a aprenderla. Ejemplo: usted es un analista en "Cooperativa Chorotega" est en una reunin para discutir sobre la implementacin de un nuevo producto para que los clientes consulten sus cuentas por mensajitos - la persona de Marketing lo explica y vende la idea al director magistralmente- El director dice perfecto! quiero este producto para el prximo lunes en produccin. Aqu usted como experto deber verter su opinin acerca de la FACTIBILIDAD TCNICA de dicho producto y dar un estimado de lo que se necesitara tcnicamente para implementarlo. Su experiencia y conocimiento del sistema actual debern apoyarle al difundir esta opinin. OJO: La siguiente pregunta que el Director har es para cundo podr estar este producto entonces? aqu usted no deber acelerar su respuesta, de ser posible solicite tiempo para ver todos los detalles tcnicos que envuelven dicha implementacin y dar su fecha estimada al final del da o el siguiente da. Notar que este ejemplo no solo involucra conocimiento y experiencia, sino comunicacin y capacidad de abordar nuevos problemas

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5- Tiene una tica personal y profesional firme que le ayude a moldear las relaciones con sus clientes. Sus clientes pueden ser compaeros de trabajo de otros departamentos que utilizan sus servicios o sistemas, estos son generalmente llamados clientes internos, los clientes externos (o simplemente clientes) son los clientes de la organizacin. La tica personal y profesional le ayudar a tener prestigio como analista y ganar la confianza y preferencia de sus clientes. Ejemplo: Usted ha sido contratado por "Cooperativa Chorotega" para la implementacin de un nuevo producto mediante mensajitos, su tica profesional har impensable el hecho que usted vaya y "venda" esta informacin a la competencia de dicha Cooperativa. Otro tipo de informacin sensitiva dentro de una empresa es la cartera de clientes, ste suele ser un activo muy valioso para la empresa y mucha ms para su competencia, de modo que su tica personal y profesional NO permitir que usted negocie o venda cualquier informacin interna de una empresa a su competencia o realizar cualquier actividad que perjudique a su cliente. 6- Es una persona auto disciplinada. Disciplina y creatividad suelen ser consideradas como caractersticas que no son compatibles. El testimonio de genios ha demostrado lo contrario, por ejemplo Mozart, el film Amadeus, presenta errneamente a un Mozart como un msico indisciplinado que ejecutaba y escriba msica sin ningn esfuerzo. Lo cierto es que no era as, ya en sus 20 aos Mozart tena las manos deformadas por todo el tiempo que haba dedicado a sus prcticas, presentaciones, y a usar plumas para escribir sus composiciones. Como Mozart escribiera una vez a un amigo: "La gente se equivoca al pensar que el arte viene fcilmente a m. Te aseguro, querido amigo, nadie ha dedicado tanto tiempo y pensamiento en componer como yo. No existe maestro famoso alguno cuya msica no haya yo revisado yo exhaustivamente." La autodisciplina ser un elemento crucial en esta carrera tanto en el enfoque a los problemas como en la bsqueda del crecimiento profesional. 7- Es auto motivado. Un analista deber armarse de autodeterminacin para enfrentar diversos obstculos que podr encontrar en una organizacin, sobre todo si se quiere ser un Agente de cambio. Recordemos que el cambio es complicado para la mayora de las personas, lo ms fcil es seguir como estamos, y este tipo de resistencia ser fcilmente encontrado en distintas organizaciones. Un analista es una persona auto motivada as como ustedes, que han apartado tiempo de su trabajo para dedicarlo a venir esta y muchas otras maanas a la Universidad a aprender a crecer.

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8- Cuenta con la capacidad de administrar y coordinar los innumerables recursos de un proyecto, incluyendo a otras personas. Como analistas tendrn la oportunidad de administrar recursos como equipos de cmputo, sistemas de informacin as como el tiempo de personas, por lo que debern aprender a manejarlo correctamente. Por ejemplo: Se le ha solicitado hacer un Sistema que muestre un dashboard (tablero de mando, tablero de instrumentos o pantalla resumen) que muestre al director del hospital de Catacamas informacin importante del funcionamiento del hospital, y le dice el Director vos solo decime cuanto ocupas y yo te lo apruebo. Debido a la confianza depositada en usted y a su tica profesional, usted deber calcular exactamente qu equipo necesitar para poner en marcha dicho sistema as como deber coordinar primero con el director, o sea que ocupar reunirse con l para solicitarle qu informacin es la que l desea ver en ese tablero, y cada cunto tiempo desea que se actualice dicha informacin. Imaginemos que el Director solo quiera saber la situacin de emergencia y casos de dengue en el hospital. En este caso usted deber coordinar reuniones con personal de emergencias para que le indiquen cmo ellos levantan estos datos, si ya cuentan con algn sistema o equipo para hacerlo. Tambin tendrn que hablar con el departamento epidemiolgico para lo mismo. y as otras actividades... Como vern un simple REQUERIMIENTO puede implicar muchas actividades y muchas personas envueltas y usted deber Coordinar dichas actividades as como el tiempo suyo y de los colaboradores para completar dicho REQUERIMIENTO.