FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO PORTO - MIETE GUIA DE ANLISE SCIO-TCNICA Comportamento Organizacional e Liderana

Se querem a posio de Deus, ento aceitem a responsabilidade.

Christopher Eccleston, no papel de Filho de Deus em The Second Coming

ndice
DELIMITAO DO SISTEMA...............................................................................................................4 Nome.....................................................................................................................................................4 Fronteiras...............................................................................................................................................4 Misses e Tarefas Globais.....................................................................................................................4 Critrios.................................................................................................................................................4 Empresa.................................................................................................................................................4 COMPOSIO DO SISTEMA.................................................................................................................6 IMPLANTAO FSICA DOS LOCAIS E POSTOS DE TRABALHO.................................................7 PRINCIPAIS ACTIVIDADES REALIZADAS NO SERVIO..............................................................10 Ordinograma........................................................................................................................................11 RELAO COM OUTROS SERVIOS E GESTO DOS PROBLEMAS.........................................12 DETECO E GESTO DE INCERTEZAS ........................................................................................13 AVALIAO DOS POSTOS DE TRABALHO ....................................................................................16 HIPTESES DE REORGANIZAO DO SISTEMA ANALISADO .................................................17 ANEXOS.................................................................................................................................................20 ANEXO I.............................................................................................................................................21 Definio dos critrios para a avaliao dos postos de trabalho ...................................................22

DELIMITAO DO SISTEMA
Nome Gesto de Amostras Fronteiras Restringe-se a anlise aos processos operacionais relativos a pedidos de amostras, do qual expectvel resultar um produto novo e em pequenas quantidades. Considera-se este sistema de primordial importncia. Distingue-se dos demais por representar a primeira interaco comercial com o sistema global (Sidnios Intmos Confeces S.A.), implicando a interaco dos vrios departamentos em processo iterativos com extenso temporal no superior a uma semana (ideal).

Misses e Tarefas Globais Desenvolver uma amostra/prottipo de acordo com as expectativas de qualidade e design do cliente, tendo em conta a fazibilidade industrial do mesmo e com o objectivo de produo em srie.

Critrios Tempo de resposta, qualidade alcanada (toue, cor, dimenses,etc...). Empresa Sediada no distrito de Braga, regio Norte e sub-regio do Cvado, com cerca de 20 625 habitantes, a Sidnios Intmos Confeces, S.A. foi criada durante o ano de 2002 resultante de um spin-off da actividade de seamless da empresa Sidnios Malhas S.A. Beneficiando do know-how do Grupo Sidnios, bem como da mo-de-obra especializada e das sinergias resultantes da localizao numa rea geogrfica considerada como um cluster do sector txtil, foi desenvolvendo a sua actividade a nvel

internacional com uma representatividade de 70% do volume de negcios. Considerada PME Lder durante o ano de 2009, distinguida com o estatuto de PME Excelncia 2010 pelo IAPMEI (Instituto de Apoio s Pequenas e Mdias Empresas e Inovao) e principais instituies bancrias a actuar em Portugal, devido sua performance econmica e rcios financeiros. Entra assim numa elite de 1100 empresas nacionais. Indissocivel da empresa me, relevante recuar no tempo (25 anos) afim de perceber a gnese deste grupo empresarial. Fundada em 8 de Junho de 1984, Sidnios Malhas Lda. traduz a experincia dos seus fundadores, Sidnio Ferreira da Silva e do seu filho Sidnio Teixeira da Silva. Desempenhando como actividade principal a produo de tecidos de malha em teares circulares, iniciou-se com a compra, venda e reparao de mquinas usadas. Ganhou experincia no fabrico de tecidos de malha, aproveitando os perodos de testes das mquinas reparadas para produo prpria. Por volta de 1986 a empresa comeou a dedicar-se exclusivamente ao fabrico de tecidos de malha. Desde a sua fundao tem vindo a crescer exponencialmente, aumentando no s o seu volume de negcios como tambm as suas instalaes e naturalmente o nmero de postos de trabalho: 30 actualmente.

COMPOSIO DO SISTEMA
Conforme anteriormente descrito, o Guia de Anlise Scio-Tcnica foi aplicado ao sistema de Gesto de Amostras. Abaixo apresenta-se o organograma de acordo com a composio do sistema, encontrando-se representados todos os nveis hierrquicos que interagem com o sistema.

Administrao

Comercial

Dep. Tcnico

Confeco

Logstica

Externo

Interno

Teares

Externo

Interno

Figura 1 - Organograma do sistema de Gesto de Amostras

Segue-se uma tabela-resumo do nmero de efectivos por departamento/sector, com dados relativos ao nmero de recursos humanos afectos, mdia de idades e nvel de escolaridade.
Departamento/Sector Administrao Dep. Financeiro-Admin. Comercial Departamento Tcnico Confeco Logstica Design Recursos Humanos Mdia Etria Nvel Escolaridade

1 2 1 6 16 2 1

39 28 30 34 29 34 34

Mdio Alto Alto Mdio/Baixo Baixo Mdio Alto

IMPLANTAO FSICA DOS LOCAIS E POSTOS DE TRABALHO

Ao nvel do ambiente externo, a Sidnios Intmos Confeces S.A. encontra-se situada em Barcelos, regio Norte, distrito de Braga. Da sua localizao geogrfica cabe ressalvar o facto de esta se encontrar no seio dum cluster empresarial ligado indstria txtil e que muito contribuiu para o desenvolvimento da regio. A empresa encontra-se sediada na localidade de Roriz, ocupando uma rea de cerca de 8000m, dos quais cerca de 4000 dizem respeito ao parque de maquinaria composto por quarenta teares circulares com capacidade produtiva de aproximadamente 11.500 Kg/dia. A distribuio dos vrios departamentos/sectores apresenta-se conforme diagramas abaixo, os quais ilustram os trs andares que compem o edifcio principal.

Cave
Departamento Tcnico

Teares Circulares

Figura 2 - Planta da Cave

Legenda: 1. Tcnico de Desenvolvimentos; 2. Responsvel Produo Teares.

Rs-do-Cho
Termofixagem Confeco

3
Elevador de carga

Gabinete

Armazm de fio

4 5
Figura 3 - Planta do Rs-do-Cho

Legenda: 3. Engenheira de Produo; 4. Responsvel Logstica; 5. Administrao / Comercial; 6. Responsvel Armazm Fio.

1 Andar 8

10

Figura 4 - Planta do 1 andar

Legenda: 7. Comercial; 8. Administrativa / Contabilista; 9. Director Financeiro; 10.Designer.

PRINCIPAIS ACTIVIDADES REALIZADAS NO SERVIO

A tabela seguinte sumariza as principais actividades por posto com a devida contabilizao do tempo despendido na execuo. Actividades Principais Preparao Pedido de Amostra Produo Prottipo Confeco Posto(s) respectivo(s) Smbolos Tempo 4 horas 40 horas 8 horas

O processo de amostras constitudo por trs fases principais, a preparao do Pedido de Amostra em que encerra toda informao necessria produo da mesma. Esta informao consiste em quantidades, cores, medidas, composies, prazos, etc. Seguidamente, este processo transmitido ao Departamento Tcnico que tem de preparar os desenhos tcnicos que sero introduzidos na mquina, produzir um tubo, ou tubos, com as marcaes da pea e, posteriormente, simular interna ou externamente, o processo de tinturaria para analisar os nveis de encolhimento. A ltima fase passa pela confeco da pea, realizada pelo departamento de Confeco onde so costurados todos os componentes da pea (p.e. mangas, colaretes, etc)

Ordinograma
Pedido Amostra

A Administrador B B Comercial P Tcnicos de Produo C Tcnicos de Confeco

Validao no comercial sim

A
Validao no administrao sim

Prototipagem

P A

Validao no medidas sim

Tinturaria

A
no Conforme

si m

Confeco

C A

B
Entrega

no

Validao confeco

sim

RELAO COM OUTROS SERVIOS E GESTO DOS PROBLEMAS

Denominao dos servios Contacto com o Cliente Natureza das relaes Quem assegura a ligao Periodicidade 4 por semana Problemas constatados Cliente muitas vezes no est a par das limitaes da tecnologia "seamless" em relao confeco tradicional. Cliente no passa a informao completa Assuno de informao (ausente no pacote tcnico) que posteriormente no est de acordo com as expectativas do cliente. Quem /Como gere o(s) problema(s) A gesto feita a 100% pelo comercial atravs do contacto directo com o cliente. Normalmente a O Comercial informao sobre a pea a produzir vem do cliente por email. Composies, design e medidas.

Desenvolvimento de Protos

Recebe "Pacote Tcnico do Produto". Constitudo pelo formulrio interno com toda informao essencial e sistema anti-falhas de acessrios. E informao de detalhe em anexo(desenhos, dimenses, etc..) Recebe "Pacote Tcnico do Produto". Constitudo pelo formulrio interno com toda informao essencial e sistema anti-falhas de acessrios. E informao de detalhe em anexo(desenhos, dimenses, etc..)

O comercial, a administrao e o tcnico de desenvolvimento de produto

4 por semana

Administrao, Tcnico de desenvolvimento do produto

Confeco de Protos

O tcnico de 4 por semana desenvolvimento, a administrao e a engenheira da confeco

Assuno de informao (ausente no pacote tcnico) que posteriormente no est de acordo com as expectativas do cliente.

Administrao, Engenheira da Confeco e Comercial ou Tcnico de DP (dependendo da fonte do problema)

Validao de Qualidade

Comparao do Administrao e Proto fsico com as Engenheira da normas tcnicas que Produo constam no Pacote Tcnico

4 por semana

Margem de erro aceite muitas vezes superior s exigncias do cliente

Administrao, Engenheira da Confeco e Comercial ou Tcnico de DP (dependendo da fonte do problema) N/A

Expedio para o Cliente

Envio via FEDEX da pea para o Cliente

Comercial

4 por semana

N/A

DETECO E GESTO DE INCERTEZAS

Por incerteza compreende-se um acontecimento (conhecido ou no) cujo momento de apario no pode ser previsto com exactido (ex: avaria, acidente, doena, crescimento brusco do pedido, nova misso).

Descrio Incerteza Actividades Frequncia Tempo de paragem previsto Deteco

Falhas de Acessrios Confeco Esporadicamente 3 a 4 dias

Quem Comercial ou Confeco Como Contacto com fornecedores Quem Administrao

Diagnstico Como avaliao de alternativas Deciso Correco Controlo final Quem Administrao Como Como Quem Administrao Como Encomenda a fornecedor alternativo ou comunicao ao cliente Quem Comercial ou Administrao

Descrio Incerteza Actividades Frequncia Tempo de paragem previsto Deteco Diagnstico Deciso Correco Controlo final

Falha de Fio Tecelagem Esporadicamente 1 semana

Quem Administrao ou Tcnico de DP Como Contacto com fornecedores Quem Administrao Como Avaliao de alternativas Quem Administrao Como Encomenda a fornecedor alternativo ou comunicao ao cliente Quem Administrao Como Quem Administrao Como

Descrio Incerteza Actividades Frequncia Tempo de paragem previsto Deteco Diagnstico Deciso Correco Controlo final

Dificuldade Tcnica no prevista Tecelagem ou Confeco Algumas vezes 2 a 3 dias

Quem Administrao, Tcnico de DP ou Eng. Confeco Como Anlise "in loco" Quem Administrao Como Avaliao da gravidade Quem Administrao Como Quem Administrao Como Interna ou outsourcing Quem Administrao ou Eng. Confeco Como

Descrio Incerteza Actividades Frequncia Tempo de paragem previsto Deteco Diagnstico Deciso Correco Como

Doena de um elemento ou familiar de elemento Qualquer Esporadicamente 2 a 3 dias

Quem Administrao, Colegas ou contacto do prprio Quem Administrao Como Avaliao do servio pendente Quem Administrao Como Quem Administrao Como Dobragem por colaborador mais indicado

Controlo final Quem Administrao Como

AVALIAO DOS POSTOS DE TRABALHO

Cada posto de trabalho identificado em seguida avaliado no mbito de onde critrios prestabelecidos no Guia de Anlise Scio-Tcnica. A avaliao incide sobre a natureza do posto de trabalho e no sobre a pessoa que o ocupa, nem sobre a forma como o exerce. A definio dos critrios para a avaliao dos postos de trabalho encontra-se no Anexo I. Postos Critrios Iniciativa e responsabilidade Aprender Variedade Meios Considerao Significao Futuro desejvel Ambiente fsico Harmonia (entendimento) Horrios Mdia Final 7 7 5 7 7 5 6 7 7 8 6,6 10 10 7 9 10 4 5 7 9 4 7,5 7 7 8 8 6 8 6 7 6 5 6,8 7 7 5 7 6 6 6 7 6 5 6,2 Comercial Administrao Tcnico de DP Eng. Confeco

HIPTESES DE REORGANIZAO DO SISTEMA ANALISADO

Como resultado da anlise realizada, formalizaram-se cinco cenrios com vista optimizao do sistema. Titulo Descrio Definio de Prioridades Permitir que o comercial possa definir a prioridade dos processos na produo de acordo com as expectativas dos clientes. Utilizando para isso um cdigo de cores. Comercial e Departamento Tcnico Possibilitar que os acordos realizados pelo comercial tenham as devidas prioridades de acordo com as expectativas do Clientes.

Actores Lucros/Vantagens

Perdas/Inconveniente Aumento do poder do comercial sobre o Departamento Tcnico s Estratgia Implantao Titulo Descrio Reunies de formao e superviso no terreno.

Comunicao com a Produo Existe uma falha de comunicao rpida com a produo e os outros departamentos. A comunicao que feita actualmente efectuada pessoalmente tendo em considerao que as instalaes da empresa possui 3 pisos, estamos perante uma ineficincia que se poderia melhorar atravs da implementao de um sistema de comunicao interno via email de forma a assegurar que os segredos da produo no sejam postos em causa. Com esta alterao obter-se-ia a reduo do tempo de obteno de informao e diminuir o deslocamento dos membros da produo. Departamento Tcnico Com esta alterao obter-se-ia a reduo do tempo de obteno de informao e diminuir o deslocamento dos membros da produo.

Actores Lucros/Vantagens

Perdas/Inconveniente No utilizao e verificao da informao s Estratgia Implantao Compra de um novo PC (1000) ou virtualizao de uma mquina (100)

Titulo Descrio

Encomenda personalizada via Web Com esta soluo pretendemos reduzir o tempo de preenchimento de formulrios de encomenda da forma como so feitos actualmente so bastante tcnicos e pouco intuitivos. Assim seria possvel ter disposio dos clientes uma plataforma diferenciada e intuitiva onde estes pudessem verificar em tempo de execuo o resultado final. Comercial Reduo do tempo de validao dos prottipos, a criao de valor agregado aos produtos e a padronizao dos pedidos

Actores Lucros/Vantagens

Perdas/Inconveniente Com a mudana alterao do formulrio em formato de papel para uma s aplicao intuitiva e personalidade via web poder fazer com que o cliente no se adapte a esta nova forma. Custo de uma soluo deste tipo muito elevado. Estratgia Implantao Titulo Descrio Implementao online, com divulgao da novidade pelos clientes e vdeo explicativo no site. Experimentao de independncia Como foi possvel observar no organograma que foi apresentado no inicio deste trabalho a administrao interfere em todos os processos da empresa e assim o administrador tem um papel muito importante em todos os processos visto que estes passam todos pela sua superviso existindo mesmo tarefas que apenas este as sabe desempenhar. Com a experimentao de independncia pretende-se descobrir se os sectores possuem capacidade de autonomia necessria em caso de falta da direco e tambm se pretende criar regras impessoais. Todo o sistema Maior independncia das partes e, bem assim, maior evoluo e fluidez de processos

Actores Lucros/Vantagens

Perdas/Inconveniente Perda de Poder e aumento da dependncia da Administrao aos s responsveis Estratgia Implantao Administrao apenas supervisiona aces sem interferir durante um perodo de tempo

Titulo Descrio Actores Lucros/Vantagens

Reunies semanais Realizao de reunies semanais para discusso do planeamento da produo de amostras entre os responsveis dos sectores Todos os responsveis Partilhar de informao dos projectos, experincias e planeamento. O resultado esperado a fomentao da colaborao dos sectores e alinhamento de prioridades.

Perdas/Inconveniente Possveis factores de impedimento o no cumprimento dos horrios por s parte dos colaboradores. O custo da operao seria avaliado em tempo Homem/Hora. Estratgia Implantao Implementao por parte da administrao das reunies com obrigatoriedade de presena

ANEXOS

ANEXO I

Definio dos critrios para a avaliao dos postos de trabalho

1. Iniciativa e responsabilidade: ter uma certa margem de deciso e de execuo que o indivduo possa apropriar-se (no ter sempre algum sobre as costas todo o tempo). 2. Aprender: aprender trabalhando, utilizar e melhorar os seus conhecimentos e aptides, s possvel se existem objectivos razoveis e motivantes, assim como uma possibilidade rpida de avaliao dos resultados, permitindo aces correctivas. 3. Variedade: ter um trabalho suficientemente variado, evitando o tdio e o cansao. 4. Meios: ter os meios suficientes para realizar as actividades eficazmente. 5. Considerao: ter um certo suporte social e um reconhecimento no interior da empresa, da parte das pessoas com quem se trabalha. Um tal reconhecimento depende especialmente do nvel de ateno, de aptido, de conhecimento ou de esforo que requer o posto de trabalho. 6. Significao: poder situar a sua contribuio relativamente aos objectivos do servio e ter uma contribuio efectiva visvel no produto final. 7. Futuro desejvel: saber que existe um futuro desejvel, que no implica necessariamente uma promoo. 8. Ambiente fsico: barulho, isolamento, calor, produtos txicos, ... 9. Harmonia (entendimento): qualidade da relao com os colegas e a hierarquia. 10. Horrio:

horrios permitindo uma vida social e pessoal satisfatria.