Descubra, paso a paso, cmo enviar sus remesas de efectos a travs de Lnea Abierta

e-la Caixa Mayo de 2003 Todos los derechos reservados

Enviar sus remesas de efectos, tanto al cobro como al descuento o anticipo, es seguramente una de las tareas ms importantes que realiza cada mes en su empresa. Lstima que siempre suela coincidir con el momento ms complicado y de ms trabajo del mes ... Pago de impuestos, pago de nminas, pago a proveedores ..., todo suele financiarse con el descuento de una remesa de efectos. Y todo tiene que efectuarse a la vez: preparar sus pagos, sus cobros, enviarlos a su oficina..., y cruzar los dedos para no encontrar ningn atasco y llegar a tiempo! Pero ahora tiene un ayudante. Lnea Abierta Empresas le facilitar el envo de sus remesas de efectos, tanto al cobro como al descuento. De este modo, se ahorrar desplazamientos, podr resolver ms fcilmente las eventuales incidencias con sus clientes y conocer al instante los posibles impagados. En estas pginas, le explicamos, paso a paso, cmo puede ayudarle Lnea Abierta Empresas.

ndice

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Qu necesita para enviar sus remesas de efectos a travs de Lnea Abierta Empresas? Modalidades de ficheros Qu es un descuento comercial? Qu es un anticipo de crditos comerciales? Lnea Abierta Empresas: un universo de ventajas Informacin en tiempo real Qu aplicacin le conviene ms para generar el fichero, los Programas Auxiliares o el GUS? El Generador Universal de Soportes (GUS) Los Programas Auxiliares Envo de ficheros

1. Qu necesita para enviar sus remesas de efectos a travs de Lnea Abierta Empresas?

Disponer de acceso a Lnea Abierta Empresas, el servicio de banca on-line de la Caixa. Si no dispone de l, su oficina de la Caixa se lo facilitar. Contactar con su oficina de la Caixa para formalizar un contrato, en el que se recogern la modalidad y las condiciones de envo de sus ficheros. Generar las remesas de efectos segn el tipo de documento y la forma de envo, separando por un lado aquellas remesas que slo contengan recibos de las que contengan crditos comerciales (stas dos son las que se pueden enviar por fichero a travs de Lnea Abierta, sin acompaar nunca los documentos fsicos), y por otro lado las que incluyan letras de cambio, pagars o certificaciones de obra (estos documentos no se pueden enviar por Lnea Abierta). Generar el fichero que contiene los datos de sus remesas de recibos o crditos comerciales con el correspondiente formato normalizado y comn establecido por las Entidades Financieras - Cuaderno 32 para efectos o Cuaderno 58 para crditos comerciales, cuyas caractersticas le comentamos ms adelante. Si su sistema contable genera soportes en este formato, puede enviarlos directamente segn el procedimiento detallado en el punto 10 de esta gua. Sin embargo, es posible que su software no genere soportes con estos formatos especficos. En este caso, le facilitamos dos posibles soluciones, que ponemos a su disposicin de forma gratuita, para obtener estos ficheros: 1. Si usted ya dispone de esta informacin en algn tipo de formato electrnico (.txt, .xls, .mdb, etc.) puede, mediante nuestra aplicacin Generador Universal de Soportes (GUS), transformarla en un soporte normalizado siguiendo las indicaciones del punto 8 de esta gua. Si no dispone de informacin almacenada, ponemos a su disposicin nuestros Programas Auxiliares, con los que podr crear una base de datos para introducir y mantener los datos de sus remesas y generar, as, un fichero normalizado, segn le detallamos en el punto 9 de esta gua.
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2.

2. Modalidades de ficheros

Como le hemos indicado, existen dos modalidades de ficheros normalizados y comunes establecidos por las Entidades Financieras para el envo de sus remesas de efectos: Cuaderno 32: describe el formato para los ficheros de efectos comerciales, tanto para su descuento como para su gestin de cobro. Cuaderno 58: describe el formato para los comerciales, para su anticipo o gestin de cobro. ficheros de crditos

Si bien aparentemente son idnticos, existen importantes diferencias operativas que exponemos a continuacin.

3. Qu es un descuento comercial?
Definicin: se trata de una operacin de crdito destinada a financiar el importe de las ventas con pago aplazado realizadas a terceros, as como a gestionar su cobro. Operativa: es una operacin por la que la Caixa anticipa al cliente (cedente) el importe de letras de cambio y otros efectos (pagars, recibos, certificaciones), que corresponden a operaciones comerciales, a cambio de la cesin o endoso de los mismos, salvo buen fin. Los efectos pueden ser tanto domiciliados como indomiciliados (sin domiciliacin bancaria especificada).

Presentacin de los documentos: existen dos vas de presentacin en funcin del tipo de documento: 1. Por entrega fsica: cualquier tipo de documento (letras, pagars, recibos, certificaciones de obra, etc.) 2. En soporte magntico: en este caso debe generarse un fichero con el formato reglamentado por el Cuaderno 32, slo si los documentos son recibos, no teniendo en ningn caso que realizar la entrega fsica de los mismos en la oficina. En caso de otro tipo de documentos, slo pueden presentarse por entrega fsica. Una vez generado el fichero, puede transmitirse directamente desde su empresa a travs de Lnea Abierta Empresas, segn el procedimiento detallado en el punto 10 de esta gua, Envo de ficheros.

4. Qu es un anticipo de crditos comerciales?

Definicin: se trata de una operacin de financiacin destinada a anticipar el importe de las ventas con pago aplazado realizadas a terceros, as como a gestionar su cobro. Operativa: es una operacin por la que la Caixa anticipa, mediante un crdito al cliente, el importe de los crditos comerciales pendientes de cobro frente a sus deudores por operaciones especficas de su actividad comercial, salvo buen fin. Los crditos comerciales pueden ser tanto domiciliados como indomiciliados (sin domiciliacin bancaria especificada). A diferencia del descuento comercial, el anticipo se realiza sobre crditos comerciales, no sobre efectos comerciales. Impuestos: se trata de una operacin no sujeta al pago de timbres. Presentacin de los crditos: Los datos de los crditos comerciales deben ser comunicados obligatoriamente mediante soporte magntico, con el formato reglamentado por el Cuaderno 58, lo que implica la total eliminacin del soporte papel. Una vez generado el fichero, puede transmitirse desde su empresa a travs de nuestro servicio de banca a distancia Lnea Abierta Empresas, segn el procedimiento detallado en el punto 10 de esta gua, Envo de ficheros.

5. Lnea Abierta Empresas: un universo de ventajas

Flexibilidad de horarios El envo de ficheros on-line, as como el resto de servicios de nuestra banca a distancia Lnea Abierta Empresas, estn disponibles las 24 horas del da, los 7 das de la semana, y supone que la gestin administrativa de su empresa sea independiente de los horarios de su oficina. Ahorro de tiempo A travs de la opcin de transmisin de ficheros, podr realizar de forma cmoda el envo de la relacin de sus cobros, y as minimizar los desplazamientos innecesarios y las llamadas telefnicas a su oficina de la Caixa. Ahorro de costes La gestin de los cobros a travs de ficheros representa un considerable ahorro en los procesos administrativos de su empresa, que puede llegar hasta el 80%. Prevencin de errores Lnea Abierta Empresas realiza una validacin previa de los ficheros enviados mediante ciertas verificaciones y alerta a los clientes en caso de que los ficheros presenten anomalas, para reducir as el riesgo de errores. Transmisin de prueba A travs de la opcin Ficheros de prueba, podr comprobar si su empresa est preparada para transmitir ficheros, ya que puede realizar un envo de prueba de un fichero que cumpla las normas establecidas y recibir de la Caixa el resultado de la transmisin para confirmar si el fichero est bien construido. Informacin en tiempo real Desde Lnea Abierta Empresas podr acceder a las distintas opciones de consulta de sus contratos de Cartera de efectos, obteniendo informacin detallada en tiempo real sobre lmites, remesas y efectos, y con funciones de bsqueda avanzada.

6. Informacin en tiempo real (i)

A travs de Lnea Abierta Empresas, podr consultar en tiempo real todos los datos relativos a cada uno de sus contratos de Cartera de efectos. Cmo acceder: Acceda a Lnea Abierta Empresas e identifquese. Clique la pestaa Financiacin". En el men de la izquierda, clique Cartera de efectos y Consulta de contratos. En la pantalla que aparecer, seleccione el contrato que desea consultar. Datos generales: una vez seleccionado el contrato a consultar, le aparecern los principales datos e importes (lmite de crdito, dispuesto en curso e importe disponible). Si ya ha firmado un contrato para la transmisin de ficheros, desde aqu tambin podr acceder a Envo de ficheros, o seleccionar alguna de las siguientes opciones de consulta:

Opciones de consulta: Consulta de efectos Vencimiento del riesgo Datos estadsticos Remesas pendientes de liquidar Remesas liquidadas Impagados todos Impagados pendientes de cargo

6. Informacin en tiempo real (ii)

Consulta de efectos. Desde aqu podr acceder al detalle de los: Efectos pendientes de vencimiento Efectos vencidos en los ltimos 13 meses en funcin de su situacin (impagados, reclamados o todos). En ambos casos, existe la opcin de seleccionar el orden de visualizacin por fecha de vencimiento o por nombre del librado, y tambin puede acotarse la muestra a partir de un importe, de una fecha o del nombre de un librado. Efectos impagados pendientes de cargo, con la posibilidad de ver el detalle de los datos individuales de cada efecto. A partir de la lista de los efectos y clicando uno de ellos podr ver todos los datos del efecto al detalle. Vencimientos de riesgo: relacin de las reducciones de riesgo agrupadas por fecha o periodo con el detalle del importe y nmero de efectos. Datos estadsticos, con informacin de los efectos descontados, vencidos e impagados en los ltimos cuatro meses, el ao actual y el ao anterior. Remesas pendientes de liquidar, agrupadas por fecha de entrada con detalle del importe y nmero de efectos. Remesas liquidadas: clicando una remesa ver el detalle con los distintos conceptos de su liquidacin. Si clica Efectos de la remesa, acceder a la relacin de todos los efectos que la componen.

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7. Qu aplicacin le conviene ms para generar el fichero, los Programas Auxiliares o el GUS?

Como ya le hemos comentado, si su software no genera ficheros con los formatos normalizados y comunes establecidos por las Entidades Financieras, le ofrecemos dos posibles soluciones. 1. Si no dispone de informacin almacenada y si, adems de generar ficheros electrnicos con el formato normalizado, tambin desea: Disponer de una aplicacin que le permita mantener y gestionar los datos relacionados con los cobros y pagos de su empresa (clientes, proveedores y datos bancarios). Confeccionar listados de control de sus rdenes. Generar y realizar el mantenimiento de sus ficheros de histricos, y poder consultarlos en todo momento. Detectar los posibles errores relacionados con los cdigos bancarios, cuentas bancarias, etc., y subsanarlos. Entonces, lo ms apropiado es que utilice los Programas Auxiliares que le facilita la Caixa. 2. Si, en cambio, ya dispone en su empresa de aplicaciones que le permitan gestionar y mantener sus datos de clientes, proveedores... y slo necesita convertir sus ficheros de Excel, Access o Word a los formatos normalizados, el GUS es la aplicacin que mejor se adapta a su empresa, gracias a las ventajas que le proporciona: El GUS es mucho ms fcil de usar que otros programas capaces de adaptar ficheros a formatos estandarizados. Slo tendr que crear sus plantillas una vez y podr aplicarlas en futuras ocasiones para convertir sus ficheros. Si se introduce cualquier error en el fichero, el GUS lo detecta y se lo muestra para que pueda solucionarlo.

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8. El Generador Universal de Soportes (GUS)

8.1. Descubra sus ventajas
Es una herramienta sencilla y muy prctica que le permite convertir fcilmente sus ficheros de formato Word, Excel o Access a los formatos estandarizados y, de este modo, transmitir rdenes masivas automatizadas a travs de Lnea Abierta Empresas. Es un servicio gratuito para los clientes de Lnea Abierta Empresas que la Caixa pone a su disposicin. Ahora mismo y en un momento, usted puede descargarlo y empezar a disfrutar de todas sus ventajas. Es utilizable por cualquier empresa: sean cuales sean los programas de gestin contable que utilice su empresa y sin tener que cambiarlos, puede generar ficheros en formatos normalizados para enviar sus ficheros de: Efectos comerciales (Cuaderno 32) Crditos comerciales (Cuaderno 58) rdenes de pago masivas: nminas y transferencias (Cuaderno 34) Domiciliaciones (Cuaderno 19) Facturas confirmadas (CaixaConfirming) Facturas a cobrar (Factoring) Es una aplicacin muy fcil de usar, y mucho ms sencilla que otros programas existentes en el mercado, ya que permite crear plantillas que facilitan el trabajo. Slo deber crear sus plantillas una vez para cada tipo de fichero (remesas de efectos, de anticipos de crditos, etc.) y podr utilizarlas posteriormente para convertir de forma rpida sus ficheros en ficheros normalizados. Facilita la deteccin de errores, ya que si se introduce cualquier error en el fichero (cdigo de banco desconocido, cuenta de banco incorrecta...), el GUS lo detecta y se lo muestra para que pueda solucionarlo.

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8.2. Cmo descargar el programa Generador Universal de Soportes (GUS)

Descargarse el programa Generador Universal de Soportes (GUS) es muy fcil. Acceda a Lnea Abierta Empresas e identifquese. Clique la pestaa Ficheros. En el men de la izquierda, clique Descarga de programas. En la pantalla que aparecer, clique Generador Universal de Soportes.

Para poder efectuar la instalacin del software y aprovechar al mximo este servicio, su equipo informtico debe cumplir los siguientes requisitos mnimos: Procesador: Pentium Espacio en disco: 10 MB Sistema operativo: Windows 95 o superior Memoria RAM: 24 MB Tamao del fichero de descarga: 4,5 MB

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9. Los Programas Auxiliares

9.1. Descubra sus ventajas
Los Programas Auxiliares permiten realizar el mantenimiento y la gestin de las bases de datos relacionadas con los cobros y pagos de su empresa (clientes, proveedores, datos bancarios...), y tienen como finalidad la obtencin de ficheros en formatos normalizados para que pueda transmitirlos a travs de Lnea Abierta Empresas. Son un servicio gratuito para los clientes de Lnea Abierta Empresas que la Caixa pone a su disposicin. Ahora mismo y en un momento, usted puede descargarlos y empezar a disfrutar de todas sus ventajas. Facilitan la confeccin de ficheros en formatos normalizados. Actualmente, permiten generar ficheros de: Efectos comerciales (Cuaderno 32) Crditos comerciales (Cuaderno 58) rdenes de pago masivas: nminas y transferencias (Cuaderno 34) Domiciliaciones (Cuaderno 19) Facturas confirmadas (CaixaConfirming) Facturas a cobrar (Factoring) Opcin de consulta de los ficheros de devoluciones, que le permitir consultar todos los ficheros de devoluciones de cualquier cuaderno de efectos comerciales (Cuaderno 32) y de crditos comerciales (Cuaderno 58). Funcionalidades adicionales de los programas auxiliares que le permitirn: Confeccionar listados de control de sus rdenes. Generar y realizar el mantenimiento de sus ficheros de histricos, que pueden ser consultados en todo momento. Detectar los posibles errores relacionados con los cdigos bancarios, cuentas bancarias, etc., y subsanarlos.

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9.2. Cmo descargar los Programas Auxiliares

Descargarse los Programas Auxiliares es muy sencillo. Slo tiene que: Acceder a Lnea Abierta Empresas con sus claves personales. Clicar Ficheros. En el men de la izquierda, clicar Descarga de programas. En la pantalla que aparecer, clicar Programas Auxiliares.

Para poder efectuar la instalacin del software y aprovechar al mximo este servicio, su equipo informtico debe cumplir los siguientes requisitos mnimos: Procesador: Pentium Espacio en disco: 20 MB Sistema operativo: Windows 3.x o superior Memoria RAM: 8 MB Tamao del fichero de descarga: 12 MB

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10. Envo de ficheros

Una vez tenga el fichero en un formato normalizado (generado a travs del GUS, de un programa auxiliar o de su propio software), podr realizar su transmisin segn le indicamos en los siguientes pasos: Paso 1. Para enviar un fichero debe entrar en Ficheros, o bien, al consultar un contrato de Cartera de efectos, acceder desde el enlace situado en la pantalla de Datos generales.

Paso 2. Al clicar Ficheros, se despliega un men en la parte izquierda de la pantalla. Acceda a Envo de ficheros --> Envo.

Paso 3. En esta pantalla, debe seleccionar el tipo de fichero que desea enviar. Slo aparecern aquellos tipos de ficheros que tenga contratados con su oficina de la Caixa. Si desea enviar otro tipo de fichero (que no aparezca en esta lista), debe ponerse en contacto con su oficina. Seleccione el tipo de fichero y clique Enviar.

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El sistema permite enviar los siguientes tipos de ficheros: Cuaderno 58. Anticipo o gestin de cobro de crditos comerciales Cuaderno 32. Descuento o gestin de cobro de efectos comerciales Cuaderno 19. Recibos domiciliados Cuaderno 34. Pago de nminas o pagos a proveedores Carnets Factoring CaixaConfirming, etc. Paso 4. A continuacin, debe introducir el importe total de la remesa y el nmero de documentos (recibos o crditos) que se emiten. En el caso del envo de pagos masivos, tambin deber introducir la fecha de abono del fichero enviado. Nota: en caso de que tenga distintos presentadores, el sistema dar la opcin, en el paso 1, de escoger el presentador que desea utilizar para este fichero. En caso de que slo disponga de un presentador, aparecer preseleccionado por defecto (ejemplo de la siguiente pantalla). Advertencia: debe comprobar que la moneda introducida coincide con la moneda del fichero generado. Y si se indica el importe en euros, deben separarse los cntimos con una coma (,). Una vez haya introducido estos datos, en la misma pantalla debe seleccionar el fichero que desea enviar y recuperarlo de la unidad donde lo tenga guardado. Para ello, clique "Examinar".

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Entonces aparecer una ventana donde puede indicar dnde ha guardado el fichero en el momento de su generacin.

Una vez haya seleccionado el fichero, clique Confirmar.

Y, a continuacin, clique Aceptar en la pantalla de confirmacin de la operacin:

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Paso 5. Si se trata de la primera vez que realiza el envo a travs de la nueva Aplicacin con mejoras, debe aceptar una advertencia de seguridad. Si activa la opcin Siempre confiar en el contenido de Caja de Ahorros y Pensiones de Barcelona, no le volver a aparecer esta pantalla de advertencia. En caso de que no marque esta opcin, cada vez que se realice un envo aparecer esta pantalla de advertencia.

Paso 6. A continuacin, aparecer una nueva ventana que le indicar el progreso del envo. En esta ventana se le indicar el resultado del envo.

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De este modo, habr finalizado ya la transmisin del fichero. Una vez haya enviado el fichero y su estado sea Pendiente de firmar, ya puede firmar la orden. Para ello, debe ir a Envo de ficheros --> Firma de ficheros pendientes. 1. En esta pantalla aparecern las rdenes pendientes de firmar.

Clique aquella orden que desee firmar, verifique los datos, introduzca su nmero secreto de autorizacin (PIN 2) y clique Confirmar. Le aparecer una pantalla con el resultado de la firma.

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