Sie sind auf Seite 1von 170

FileMaker Pro 11

Benutzerhandbuch

2007-2010 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbehalten. FileMaker, Inc. 5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054, USA FileMaker und Bento sind Marken von FileMaker, Inc., eingetragen in den USA und anderen Lndern. Das Dateiordner-Logo und das Bento-Logo sind Marken von FileMaker, Inc. Die FileMaker-Dokumentation ist urheberrechtlich geschtzt. Sie drfen diese Dokumentation ohne schriftliche Genehmigung von FileMaker weder vervielfltigen noch verteilen. Diese Dokumentation darf ausschlielich mit einer gltigen, lizenzierten Kopie der FileMaker-Software verwendet werden. Alle in den Beispielen erwhnten Personen, Firmen, E-Mail-Adressen und URLs sind rein fiktiv und jegliche hnlichkeit mit bestehenden Personen, Firmen, E-Mail-Adressen und URLs ist rein zufllig. Die Danksagungen und Urheberrechtshinweise finden Sie im entsprechenden Dokument, das mit der Software geliefert wurde. Die Erwhnung von Produkten und URLs Dritter dient nur zur Information und stellt keine Empfehlung dar. FileMaker, Inc. bernimmt keine Verantwortung fr die Leistung dieser Produkte. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter www.filemaker.de. Edition: 01

Inhalt
Kapitel 1 Einfhrung in FileMaker Pro
ber dieses Handbuch Verwenden der FileMaker Pro-Dokumentation Speicherort der PDF-Dokumentation Online-Hilfe Vorlagen, Beispiele und weitere Informationen Empfohlene Literatur FileMaker Pro-bersicht Erstellen einfacher oder komplexer Datenbanken Verwenden von Layouts, um Daten darzustellen, einzugeben und zu drucken Suchen und Ersetzen von Daten Schtzen von Datenbanken Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten 9 9 9 9 10 10 10 11 11 11 12 13 13 13 14

Kapitel 2 Verwenden von Datenbanken


Felder und Datenstze einer Datenbank ffnen von Dateien ffnen von mehreren Fenstern pro Datei Schlieen von Fenstern und Dateien Sichern von Dateien Wann speichert FileMaker Pro eine Datei? Die Modi Verwenden der Statussymbolleiste Anzeigen von Datenstzen Auswhlen des aktiven Datensatzes Navigieren in Datenstzen Hinzufgen und Duplizieren von Datenstzen Hinzufgen und Duplizieren von Bezugsdatenstzen Lschen von Datenstzen Eingeben von Daten Auswhlen eines Felds Eingeben und ndern von Felddaten Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht Arbeiten mit Datenstzen in der Tabellenansicht

15 15 17 20 20 21 21 22 23 23 24 25 26 27 27 28 28 29 30 30 31

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Suchen nach Datenstzen Durchfhren von Schnellsuchen im Bltternmodus Durchfhren von Suchabfragen im Suchenmodus Suchen nach Text und Zeichen Suchen nach Zahlen, Datum, Uhrzeit und Zeitstempeln Suchen nach Wertbereichen Suchen nach Daten in Bezugsfeldern Suchen nach leeren oder nicht-leeren Feldern Suchen nach doppelten Werten Verwenden mehrerer Suchkriterien Suchen nach Datenstzen, die der Abfrage nicht entsprechen Anzeigen, Wiederholen oder ndern der letzten Suchabfrage Speichern von Suchabfragen Lschen und Wiederherstellen von Suchabfragen Ausblenden und Einblenden von Datenstzen in einer Ergebnismenge Suchen und Ersetzen von Daten Sortieren von Datenstzen Seitenansicht und Druck von Datenbanken Seitenansicht der Daten in einem Layout Drucken von Datenstzen Drucken von Etiketten und Umschlgen Drucken von Scripts Drucken von Tabellen- und Feldinformationen Drucken des Beziehungsdiagramms Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts Sicherungskopien von Datenbankdateien Festlegen der Einstellungen

32 32 33 35 37 39 40 40 40 41 42 43 43 44 44 44 45 46 47 47 49 51 51 52 52 53 53

Kapitel 3 Erstellen von Datenbanken


Planen einer Datenbank Anlegen einer FileMaker Pro-Datei Anlegen einer Datei mit einer Starter-Lsung Erstellen einer leeren Datei Benennen von Feldern Auswhlen eines Feldtyps Erstellen und ndern von Feldern Erstellen und ndern von Feldern im Dialogfeld Datenbank verwalten So erstellen und ndern Sie Felder in der Tabellenansicht: Erstellen von Formelfeldern Erstellen von Statistikfeldern Verwenden von Ergnzungsfeldern

55 55 59 59 60 62 62 64 64 66 66 68 70

|
Festlegen von Feldoptionen Definieren von automatischer Dateneingabe Definieren der Feldberprfung Optionen zur Speicherung und Indizierung Erstellen von Datenbanktabellen Erstellen von Layouts und Berichten Erluterung von Layouttypen Einrichten eines Layouts fr den Druck von Datenstzen in Spalten Einrichten von Spalten in einem Layout ndern der Spaltenbreite Arbeiten mit Objekten in einem Layout Verwenden des Inspektors zum Formatieren von Objekten Verwenden des Inspektors zum Positionieren von Objekten Auswhlen von Objekten Arbeiten mit Feldern in einem Layout Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout Festlegen der Position von Bezugsfeldern Erluterung von Platzhaltern Formatieren von Felddaten in einem Layout Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Felder Arbeiten mit Bereichen in einem Layout Erluterung von Layoutbereichtypen Anzeigen von Daten im Diagrammen Erstellen eines Diagramms

Inhalt

70 71 72 74 75 76 78 81 81 83 83 84 84 86 87 88 89 91 91 91 98 98 99 100 101

Kapitel 4 Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien


Beziehungen Terminologie fr relationale Datenbanken Erluterung des Beziehungsdiagramms Erluterung von Abgleichsfeldern fr Beziehungen Typen von Beziehungen Planen einer relationalen Datenbank Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm Erstellen von Beziehungen ndern von Beziehungen Statistikberechnung fr Daten in Ausschnitten Filtern von Datenstzen in Ausschnitten Erluterung von Referenzen Erstellen von Referenzen Bearbeiten von Referenzen

105 106 107 108 109 109 113 113 114 115 116 117 117 118 119

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 5 Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten


Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen von Dateien ffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client Entferntes ffnen gemeinsam genutzter Datenbanken unter Verwendung eines URLs Schlieen einer bereitgestellten Datei Importieren und Exportieren von Daten Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten Senden von E-Mail-Nachrichten basierend auf Datensatzdaten Untersttzte Dateiformate fr Import und Export Einrichten von wiederkehrenden Importen ODBC und JDBC Methoden fr das Importieren von Daten in eine bestehende Datei Hinzufgen von Datenstzen Aktualisieren bestehender Datenstze Aktualisierung passender Datenstze Der Importvorgang Konvertieren einer Datendatei in eine neue FileMaker Pro-Datei Der Exportvorgang Arbeiten mit externen Datenquellen Verffentlichen von Datenbanken im Web

121 121 122 123 125 126 126 126 127 127 127 129 129 129 129 130 130 131 132 133 134

Kapitel 6 Schtzen von Datenbanken


Schtzen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte Die vordefinierten Konten Die vordefinierten Berechtigungen Planen der Sicherheit fr eine Datei Schtzen einer Datei mit Passwort Erstellen von Konten und Berechtigungen Anzeigen von Konten und Berechtigungen Erstellen von Konten Erstellen von Konten, die ber einen externen Server authentifiziert werden Erstellen von Berechtigungen Informationen ber das Aktivieren des Zugriffs auf Datensatzebene Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte Autorisieren des Zugriffs auf Dateien Sicherheitsmanahmen Verbessern der physischen Sicherheit Verbessern der Betriebssystemsicherheit Herstellen von Netzwerksicherheit Sichern von Datenbanken und anderen wichtigen Dateien Installieren, Ausfhren und Aktualisieren von Antivirus-Software

135 135 136 137 138 139 141 141 142 142 144 145 145 146 146 148 148 148 149 149 151

| Kapitel 7 Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 6 und frheren Versionen
Konvertierungsbersicht Beheben grundlegender Konvertierungsprobleme Konvertieren von Passwrtern nderungen bei der Programmuntersttzung in FileMaker Pro 11 Untersttzung von QuickTime Untersttzung von Plugins anderer Hersteller

Inhalt

153 153 154 154 155 155 155 157

Index

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 1 Einfhrung in FileMaker Pro


FileMaker Pro Pro ist die fhrende Workgroup-Datenbanksoftware zur schnellen Erstellung und Freigabe von Lsungen fr die Anforderungen Ihres Unternehmens. Leistungsstarke Funktionen, Untersttzung verschiedener Plattformen und eine mhelos zu bedienende Benutzeroberflche machen FileMaker Pro unentbehrlich fr jeden, der den berblick ber Mitarbeiter, Projekte und andere Daten behalten und sie verwalten muss.

ber dieses Handbuch


Dieses Benutzerhandbuch enthlt eine Einfhrung in die Funktionen von FileMaker Pro und gibt schrittweise Anleitungen fr die gngigsten FileMaker Pro-Aufgaben. Detaillierte Informationen zu fortgeschritteneren Produktfunktionen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe. Informationen zum Senden von Feedback zu diesem Handbuch finden Sie unter www.filemaker.com/ company/documentation_feedback.html.

Verwenden der FileMaker Pro-Dokumentation


Die FileMaker Pro-Dokumentation gibt Ihnen einen Lernpfad an die Hand, um produktiv zu werden, liefert Installationsanleitungen, eine Online-Hilfe u. v. m. Die folgenden Handbcher sind enthalten:

1 FileMaker Pro Benutzerhandbuch (dieses Handbuch): enthlt wichtige Konzepte und grundlegende
Vorgehensweisen.

1 Handbuch Installation und neue Funktionen fr FileMaker Pro und FileMaker Pro Advanced: enthlt
Installationshinweise und eine Liste neuer Funktionen der aktuellen Version.

1 FileMaker Pro Lehrgang: enthlt schrittweise Lektionen, die Ihnen die Erstellung und Verwendung
von FileMaker Pro-Datenbanken erlutern.

1 Handbuch FileMaker Instant Web Publishing: beschreibt, wie FileMaker Pro-Datenbanken fr


Webbrowser-Benutzer ber ein Intranet oder das Internet zugnglich gemacht werden.

1 FileMaker ODBC- und JDBC-Handbuch: beschreibt, wie Sie FileMaker-Software als ODBC-ClientAnwendung und als Datenquelle fr ODBC- und JDBC-Anwendungen verwenden knnen.

Speicherort der PDF-Dokumentation


So greifen Sie auf die PDFs der FileMaker-Dokumentation zu:

1 Whlen Sie in FileMaker Pro Hilfe > Produktdokumentation. 1 Weitere Dokumentation finden Sie unter www.filemaker.de/support/product/documentation.html.
Die meisten PDF-Handbcher befinden sich in dem Ordner, in dem FileMaker Pro installiert wurde. Wenn Sie FileMaker Pro am Standardspeicherort installiert haben, befinden sich die PDF-Handbcher hier:

1 Windows: C:\Programme\FileMaker\FileMaker Pro\Deutsch Extras\Elektronische Dokumentation 1 Mac OS: Macintosh HD/Programme/FileMaker Pro/Deutsch Extras/Elektronische Dokumentation

10

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Online-Hilfe
Die FileMaker Pro Hilfe liefert umfassende schrittweise Anleitungen zu den FileMaker Pro-Funktionen. Sie knnen die Hilfe ber das Hilfe-Men in FileMaker Pro ffnen. Fr den Zugang zur Hilfe gibt es drei Mglichkeiten:

1 Blttern Sie durch das Inhaltsverzeichnis der Hilfe, um thematisch vorzugehen. 1 Suchen Sie nach bestimmten Themen, indem Sie Stichwrter eingeben. 1 Rufen Sie Informationen zum aktuell angezeigten Dialogfeld ab, indem Sie F1 (Windows) oder 2-?
(Mac OS) drcken.

Vorlagen, Beispiele und weitere Informationen


FileMaker Pro wird mit Datenbankvorlagen (Starter-Lsungen) geliefert, so dass Sie sofort zu arbeiten beginnen knnen. Starter-Lsungen nutzen die neuen FileMaker Pro-Funktionen optimal und helfen Ihnen, die fr Ihren Bedarf effektivste Datenbanklsung zu erstellen. Wenn Sie beginnen, eine Datenbank zu erstellen, sehen Sie sich die Liste der Vorlagen an, um zu prfen, ob eine der vorhandenen Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht. Der Ordner Deutsche Extras enthlt Referenzen und Beispiele, um Sie bei bestimmten Funktionen wie XML zu untersttzen. Weitere Informationen, Tipps und Anregungen finden Sie auf der Website unter www.filemaker.de.

Empfohlene Literatur
Hier sind einige Vorschlge fr die Verwendung der Dokumentation, um Sie beim Erlernen bestimmter Vorgnge in FileMaker Pro zu untersttzen.
Benutzertyp Daten eingebende Person Empfohlene Literatur Kapitel 2, Verwenden von Datenbanken, in diesem Handbuch

Inhaber kleiner Unternehmen oder Kapitel 3, Erstellen von Datenbanken, in diesem Handbuch Fr das Hinzufgen von Pdagogen, die eine grundlegende Funktionen die Hilfe Datenbank erstellen und sie nach und nach erweitern Datenbankadministrator

1 1 1 1

Alle Kapitel in diesem Handbuch Die Hilfe fr Informationen zu fortgeschrittenen Themen FileMaker Instant Publishing Handbuch FileMaker ODBC- und JDBC-Handbuch

Neue FileMaker Pro-Benutzer

1 Handbuch Installation und neue Funktionen fr FileMaker Pro und FileMaker Pro Advanced: 1 FileMaker Pro Lehrgang 1 Alle Kapitel in diesem Handbuch

Benutzer, die von einer frheren 1 Handbuch Installation und neue Funktionen fr FileMaker Pro und FileMaker Pro Advance Version aktualisieren 1 Kapitel 7, Konvertieren von Datenbanken von FileMaker Pro 6 und frher, in diesem Handbuch

Hinweis Wenn Ihre Datenbank mit FileMaker Pro Advanced entwickelt wurde, werden eventuell angepasste Mens oder QuickInfos fr Layoutobjekte angezeigt. Einen berblick ber diese Funktionen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 1

Einfhrung in FileMaker Pro

11

FileMaker Pro-bersicht
Hier finden Sie eine bersicht zu den Mglichkeiten von FileMaker Pro.

Erstellen einfacher oder komplexer Datenbanken


Mit FileMaker Pro knnen Sie einfache Datenbanken, die aus nur einer Datenbanktabelle wie einer Adressliste bestehen, oder komplexe Datenbanken mit Beziehungen und mehreren Datenbanktabellen erstellen. Beispielsweise knnen Sie eine komplexe Datenbank erstellen, die zwei Tabellen auf der Basis eines gemeinsamen Werts, wie z. B. einer Seriennummer oder einer Kennziffer, verbindet.

Eine Adresslistendatenbank, bestehend aus einer Tabelle Eine Datenbank bestehend aus mehreren Tabellen mit einem Ausschnitt, um Datenstze aus einer Bezugstabelle anzuzeigen

Sie knnen Ihre Datenbanken als einzelne Tabelle in einer Datei, mit mehreren Tabellen in einer Datei oder mit mehreren Tabellen in mehreren Dateien organisieren. FileMaker Pro wird mit Datenbankvorlagen (Starter-Lsungen) fr Geschfts-, Schul- und Privatzwecke geliefert. Die Vorlagen lassen sich schnell an Ihre eigenen Anforderungen anpassen. Weitere Informationen zur Erstellung von Datenbanken finden Sie unter Kapitel 3, Erstellen von Datenbanken.

Verwenden von Layouts, um Daten darzustellen, einzugeben und zu drucken


FileMaker Pro-Layouts legen das Erscheinungsbild der Daten fest, wenn sie angezeigt, gedruckt, zu einem Bericht zusammengefasst, gesucht und eingegeben werden. Layouts speichern keine Daten sie zeigen sie nur an. Sie knnen fr eine Datenbank mehrere Layouts erstellen, wobei die Daten unterschiedlich dargestellt werden. Sie knnen z. B. fr eine Datenbankdatei ein Layout fr Dateneingabe, ein zweites fr Statistikberichte, ein drittes fr Etikettendruck, ein viertes fr die Verffentlichung einer Datenbank auf dem Web etc. erstellen. Sie knnen ein Layout ndern, ohne Ihre Daten oder andere Layouts fr die Datei zu beeinflussen. Wenn Sie die Daten in einem Feld ndern, werden die Daten in diesem Feld in allen Layouts der Datenbank entsprechend gendert. In einem Layout knnen Sie Felder und Feldbeschriftungen auswhlen, anordnen und verndern, Berichte erstellen, Tasten hinzufgen, um Scripts auszufhren, Grafik und Text hinzufgen und Druckoptionen angeben. Nicht alle Informationen mssen in Ihrer FileMaker Pro-Datenbank gespeichert werden. Sie knnen zum Beispiel einen Web Viewer hinzufgen, um eine Web-Seite in einem Layout anzuzeigen. Es gibt einige Einschrnkungen fr die Anzeige von Web-Inhalten in FileMaker Pro.

12

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Whlen Sie verschiedene Layouttypen im Assistenten Neues Layout/Neuer Bericht. Diese Layouttypen eignen sich fr verschiedene Zwecke, z. B. zum Anzeigen eines Eingabebildschirms oder zum Drucken von Umsatzberichten oder Formatieren von Daten als Adressetiketten. Sie knnen jedes Layout mithilfe der Designwerkzeuge, die im Layoutmodus verfgbar sind, weiter anpassen.

Steffen Williams Trautweinstr. 17 80666 Mnchen

Liebe Sophie, wir freuen uns, dass Sie die Reise bei uns gebucht haben. Wir wissen dies zu schtzen und werden Ihnen gern zu Diensten sein. Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns einfach an wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfgung. Mit freundlichen Gren John Lee

Telefonliste Anita Anders Michael Braun Andre Common Marie Durand Jean Durand Wilhelm John Johann Leer Patrick Murr Le Nguyen Kentaro Ogawa Maria Schmid Johann Schmid Sophie Tang Jakob Henning Bettina Wilhelm 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234

Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts unterschiedlich anordnen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts finden Sie unter Erstellen von Layouts und Berichten auf Seite 76.

Suchen und Ersetzen von Daten


Funktionen fr das Suchen, Sortieren und Ersetzen von Daten ermglichen Ihnen, Ihre Daten auf viele Arten und Weisen zu manipulieren. Sie knnen Datenstze finden, die Ihren Kriterien entsprechen, z. B. Datenstze, die an einem bestimmten Datum eingegeben wurden oder Adressen in einer bestimmten Stadt enthalten. Sie knnen ein weiteres Fenster ffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszufhren. Sie knnen Datenstze neu anordnen, um sie in einer bestimmten Folge anzuzeigen oder auszudrucken. Sie knnen Felder beispielsweise alphabetisch, numerisch, datumsabhngig oder benutzerdefiniert sortieren.

Sie knnen Daten ber mehrere Felder hinweg suchen und ersetzen, ganz hnlich, wie Sie in den meisten Textverarbeitungsprogrammen Daten suchen und ersetzen. Sie knnen auch eine Ergebnismenge von Datenstzen als einen Snapshot-Link speichern und den Link an eine andere Person senden. Weitere Informationen zum Suchen, Sortieren und Ersetzen von Daten finden Sie unter Suchen nach Datenstzen auf Seite 32, Sortieren von Datenstzen auf Seite 45 und Suchen und Ersetzen von Daten auf Seite 44.

Kapitel 1

Einfhrung in FileMaker Pro

13

Schtzen von Datenbanken


Sie knnen einschrnken, was Benutzer in einer Datenbankdatei sehen und machen knnen, indem Sie Konten und Berechtigungen definieren. Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschtzte Datei zu ffnen. Jedes Konto gibt einen Kontonamen und (in der Regel) ein Passwort an. Benutzer, die keine gltigen Kontoinformationen angeben knnen, knnen eine geschtzte Datei nicht ffnen. Berechtigungen geben eine Zugriffsstufe auf eine Datenbankdatei an. Jedem Konto wird eine Berechtigung zugewiesen, die die Zugriffsstufe fr Personen festlegt, die eine Datei mit diesem Konto ffnen. Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen Datenbenutzung, die eine Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine gemeinsam benutzte Datei ffnen oder eine Datenbank in einem Webbrowser anzeigen knnen. Sie knnen eine Datei noch weiter schtzen, indem Sie andere FileMaker Pro-Dateien autorisieren, Verweise auf das Schema (Tabellen, Layouts, Scripts und Wertelisten) in dieser Datei zu erstellen, und indem Sie FileMaker Pro-Versionen vor Version 11 daran hindern, die Datei zu ffnen. Weitere Informationen ber FileMaker Pro-Datenbanksicherheit finden Sie unter Kapitel 6, Schtzen von Datenbanken.

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts


Scripts knnen einfache Aufgaben wie das Festlegen einer Seitenausrichtung oder komplexe Aufgaben wie das Vorbereiten eines kundenspezifischen Serienbriefs erledigen. Sie knnten zum Beispiel ein Script definieren, um ein Dankschreiben an alle Kunden in Ihrer Datenbank zu verfassen, die in der letzten Woche einen Artikel gekauft haben. Das Script generiert einen mageschneiderten Brief fr jeden Kunden. Dann wechselt das Script in die Seitenansicht und pausiert, damit Sie sehen knnen, wie der Brief in gedruckter Form aussehen wird. Sie lsen den gesamten Vorgang aus, indem Sie im Layout auf eine Taste klicken. Sie erstellen Scripts, indem Sie aus einer Liste von FileMaker Pro-Scriptschritten whlen, Optionen angeben und die Schritte in der korrekten Reihenfolge fr die Aufgabe anordnen. FileMaker Pro erleichtert die Verwaltung und Pflege von Scripts, auch bei komplexen Datenbanken. Sie knnen Scripts aus unterschiedlichen Datenbanken gleichzeitig anzeigen, bearbeiten und verwalten. Weitere Informationen zu Scripts finden Sie unter Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts auf Seite 52.

Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten


FileMaker Pro hat den Vorteil, dass Sie Ihre Daten mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen knnen. Sie knnen Ihre Daten mit anderen FileMaker Pro-Benutzern in einem Netzwerk gemeinsam nutzen, die Web Publishing-Funktionen fr die Nutzung von Daten ber das Web verwenden oder Daten aus einer anderen Datei importieren oder exportieren. Zustzlich knnen Sie ODBC (Open Database Connectivity) und JDBC (Java Database Connectivity) verwenden, um FileMaker Pro-Dateien mit ODBC- und JDBC-fhigen Anwendungen gemeinsam zu nutzen, oder Sie greifen auf Daten von externen Datenquellen zu. Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, knnen Sie und andere FileMaker Pro-Benutzer unter Windows und Mac OS gleichzeitig dieselbe FileMaker Pro-Datenbank verwenden. FileMaker ProNetzwerk-Sharing untersttzt die gemeinsame Nutzung von Dateien durch bis zu neun Benutzer gleichzeitig. Hinweis Wenn Sie Dateien mit mehr als neun Benutzern gleichzeitig gemeinsam nutzen mchten, empfiehlt FileMaker die Verwendung von FileMaker Server.

14

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Sie knnen eine FileMaker Pro-Datei so einrichten, dass aus einer anderen Anwendung (z. B. aus Microsoft Excel) importierte Daten automatisch aktualisiert werden. Wiederkehrender Import wird automatisch ausgefhrt, wenn Sie das erste Mal das Layout anzeigen, das die Daten aus der externen Datei enthlt. Weitere Informationen ber wiederkehrenden Import finden Sie unter Einrichten von wiederkehrenden Importen auf Seite 127. Sie knnen rasch und einfach FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten verffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem Intranet (oder im Internet) den Zugriff auf Ihre FileMaker ProDatenbanken erlauben. Durch die Verwendung von FileMaker Pro-Konten und -Berechtigungen sowie anderen Schutzfunktionen knnen Sie fr die Sicherheit Ihrer Webdatenbanken sorgen. Weitere Informationen zur gemeinsamen Benutzung von Datenbanken finden Sie unter Kapitel 5, Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten.

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten


Mit FileMaker Pro knnen Sie Daten in verschiedenen Dateiformaten wie Microsoft Excel-Arbeitsblttern und Adobe PDF-Dateien speichern, so dass Sie die Dateien Benutzern schicken knnen, die FileMaker Pro nicht besitzen. Sie knnen die Dateien automatisch per E-Mail versenden, nachdem Sie sie gespeichert haben. Weitere Informationen finden Sie unter Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten auf Seite 126.

Kapitel 2 Verwenden von Datenbanken


Dieses Kapitel erlutert die folgenden Grundlagen:

1 1 1 1 1 1

Dateien ffnen, schlieen und speichern, Datenstze in einer Datenbank erstellen, Daten in Feldern hinzufgen und bearbeiten, Datenstze nach verschiedenen Kriterien suchen, Datenstze aus der Ergebnismenge ausschlieen, Daten suchen und ersetzen,

1 Daten sortieren, 1 Daten, Scripts, Tabellen- und Feldinformationen und das Beziehungsdiagramm drucken, 1 Scripts verwenden.
Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe. Hinweis Bei einigen Prozeduren wird ein Kontextmen verwendet. Um ein Kontextmen anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Objekt oder in einen Bereich, um eine Liste mit Befehlen zu sehen. Wenn die Maus Ihres Mac-Computers nicht ber mehrere Tasten verfgt, halten Sie die ControlTaste gedrckt, whrend Sie klicken, um das Kontextmen anzuzeigen. (Auf dem Mac knnen Sie Ihre Mauskonfiguration in den Systemeinstellungen ndern.)

Felder und Datenstze einer Datenbank


Eine Datenbank ist eine Sammlung von Informationen oder Daten, die Sie nach Bedarf organisieren, aktualisieren, sortieren, durchsuchen und drucken knnen. Im Gegensatz zu einem elektronischen Arbeitsblatt, das eingesetzt wird, um in den Zellen einer rechteckigen Tabelle gespeicherte Daten zu tabulieren und zu berechnen, ist eine Datenbank eine Ansammlung von Wissen, die durch ein Schema zusammengehalten wird, das sowohl die Informationen in den einzelnen Datenstzen der Datenbank als auch die Beziehungen zwischen Feldern und Tabellen beschreibt. Bestimmte Aufgaben eignen sich fr die eine oder andere dieser wichtigen Produktivittswerkzeuge besser. Arbeitsbltter empfehlen sich fr Aufgaben wie das Fhren eines Hauptbuchs, in dem Daten aufgezeichnet und berechnet werden mssen, aber nicht in verschiedenen Formaten prsentiert oder analysiert werden mssen. Datenbanken eignen sich am besten fr Aufgaben wie die Inventarkontrolle, bei der der Verbrauch und die Verluste nachverfolgt werden mssen und ber einen bestimmten Zeitraum Berichte ber den Inventarstatus erstellt werden mssen. Eine Inventardatenbank kann Inventardaten auf viele verschiedene Arten sortieren und auswerten, Sie knnen Daten nach Art des Eintrags, nach Umsatzzahlen, nach Monatsverbrauch usw. analysieren.

16

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ihr Adressbuch oder Ihr Aktenschrank ist im Prinzip eine einfache Datenbank. Im Adressbuch und im Aktenschrank speichern Sie hnliche Informationen und organisieren sie so, dass sie leicht aufzufinden sind. Bei einem Aktenschrank mssen Sie festlegen, wie Sie Ihre Daten sortieren, z. B. alphabetisch nach Nachname oder Region. Wenn Sie Kontakte und Adressen in FileMaker Pro speichern, knnen Sie die Daten auf verschiedene Weise organisieren. Sie knnen die Daten nach Land, Ort, Nachname oder nach allen drei Kategorien sortieren.
B C Datenstze

Michelle Rosenstr. 6 St. Gallen (717) 555-0011

Roth

Felder
CH 7015

Ihr Adressbuch funktioniert wie eine Datenbank.

Ein Rechnungssystem ist ein Beispiel fr eine komplexere Datenbank mit mehreren Bezugstabellen, mehreren Layouts und Formelfeldern. Sie knnen sich auch einen Teil Ihrer Daten anzeigen lassen, z. B. nur die Rechnungen in einem bestimmten Monat. Eine Datenbank ist nicht einfach ein Datenspeicher mit einer Datenbank knnen Sie Daten organisieren und Informationen analysieren, um ihre Bedeutung zu verstehen. Felder bilden die Grundlage einer Tabelle. Hier werden die Informationen gespeichert, berechnet und angezeigt, die Sie in einen Datensatz eingeben. Jede Informationseinheit in einem Datensatz z. B. Name, Kundennummer und Telefonnummer wird in einem Feld gespeichert. Eine Datenbank tabelle enthlt einen oder mehrere Datenstze. Jeder Datensatz besteht aus Feldern, die hnliche Informationen zu einem bestimmten Gegenstand oder einer Aktivitt enthalten. Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der Tabelle Kunden enthalten die Adressinformationen eines Kunden. Eine Datenbank kann aus einer Datei mit einer Tabelle bestehen, die z. B. die Namen, Adressen, Telefonund Faxnummern all Ihrer Kunden enthlt. Eine Datenbank kann auch aus mehreren Dateien bestehen, von denen jede eine oder mehrere Tabellen enthlt, die in ihrer Gesamtheit alle Informationen zu einem bestimmten Themenkreis enthalten (manchmal auch als Datenbanksystem bezeichnet). Aufgrund der relationalen Eigenschaften von FileMaker Pro knnen Sie Dateien und Tabellen verknpfen und auf diese Weise eine relationale Datenbank erzeugen. Beispiel: In einer Tabelle sind alle Kunden gespeichert, die einen bestimmten Artikel gekauft haben. In einer Bezugstabelle ist der Rechnungsbetrag vermerkt.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

17

Kundentabelle
Kundennr. 002 Name Telefon Anna Khn 818-555-1234

Artikeltabelle
Artikelnr. Produkt Preis Lager ET3 Reisetasche 29,00 34

Rechnungstabelle
Kundennr. Name Telefon 002 Anna Khn 818-555-1234

Rechnungsnr. 12345 Art. ID Produkt ET3 Reisetasche ET4 Reisefhrer Preis 29 32

Um Daten in eine Datenbanktabelle einzugeben, erstellen Sie einen neuen Datensatz und geben Werte in die Felder ein, die zu diesem Datensatz gehren. Sie knnen Werte in ein Feld schreiben, aus einer anderen Anwendung importieren oder auf verschiedene andere Arten eintragen. Mit FileMaker Pro knnen Sie auch auf Daten zugreifen und sie anzeigen, die in anderen als FileMaker ProDateien gespeichert sind. Wenn Sie zum Beispiel auf in einer SQL-Datenbank gespeicherte Daten zugreifen, knnen Sie Informationen aus der externen Datenbank anzeigen und mit den Daten in Ihrer FileMaker Pro-Datei arbeiten.

ffnen von Dateien


So ffnen Sie eine Datei, wenn FileMaker Pro nicht luft Whlen Sie eine der folgenden Methoden:

1 Doppelklicken Sie auf die FileMaker Pro-Datei. 1 Ziehen Sie die Datei auf das FileMaker Pro-Programmsymbol. 1 Doppelklicken Sie auf das FileMaker Pro-Programmsymbol und whlen Sie die Datei, die Sie ffnen
mchten. Zum Direktstart-Fenster erhalten Sie unter So ffnen Sie eine Datei ber das Fenster FileMaker-Direktstart unten weitere Informationen. So ffnen Sie eine Datei, wenn FileMaker Pro bereits aktiv ist 1. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > ffnen. Tipp Sie knnen auch Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Letzte ffnen oder Favoriten ffnen whlen. 2. Whlen Sie im Dialogfeld Datei ffnen den Dateinamen aus und klicken Sie auf ffnen. 3. Wenn Sie zur Eingabe eines Kontonamens und Passworts aufgefordert werden, geben Sie sie in das Dialogfeld Passwort ein und klicken auf OK.

18

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

So ffnen Sie eine Datei ber das Fenster FileMaker-Direktstart: 1. Um das Direktstart-Fenster anzuzeigen, fhren Sie einen der folgenden Schritte aus:

1 Starten Sie FileMaker Pro. 1 Wenn FileMaker Pro luft oder wenn Sie FileMaker Pro starten und das Fenster FileMakerDirektstart nicht angezeigt wird, whlen Sie Hilfe > Fenster Direktstart.

Fenster FileMaker-Direktstart (Mac OS)

2. Wenn das Fenster FileMaker-Direktstart angezeigt wird, fhren Sie einen der folgenden Schritte aus:
Aktion Ziel Klicken Sie auf Letzte Dateien in Anzeige einer Liste der FileMaker Pro-Dateien, die Sie krzlich geffnet haben. Wenn keine dem Feld in der Mitte des krzlich geffneten Dateien aufgefhrt werden, whlen Sie Bearbeiten > Einstellungen (Windows) bzw. FileMaker Pro > Einstellungen (Mac OS), whlen Zuletzt geffnete Dateien Direktstart-Fensters. zeigen, geben einen Wert zwischen 1 und 30 fr die Anzahl der in der Liste anzuzeigenden Dateien an und klicken auf OK. (Um die Liste der zuletzt geffneten Dateien zu lschen, whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage > (Mac OS) > Letzte ffnen > Letzte Dateien lschen.) Klicken Sie auf FavoritenAnzeige einer Liste der FileMaker Pro-Dateien, die Sie als Favoriten markiert haben. Dateien in dem Feld in der Mitte des Direktstart-Fensters. Klicken Sie auf den Hostnamen oder die IP-Adresse eines Remote-Computers. Klicken Sie auf Durchsuchen. Anzeige einer Liste der FileMaker Pro-Dateien, die auf einem Remote-Computer gespeichert sind. Auffinden der lokale(n) oder Remote-Dateien, die Sie ffnen mchten.

3. Doppelklicken Sie auf eine Datei, um sie zu ffnen. Das Fenster FileMaker-Direktstart dient als zentraler Ort, von dem aus Sie mehrere Aufgaben auf vielfltige Weise erledigen knnen. Zustzlich zum ffnen einer Datei knnen Sie:

1 Eine neue leere FileMaker Pro-Datei entwickeln und erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter
Anlegen einer FileMaker Pro-Datei auf Seite 59.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

19

1 Eine Datei, die bereits Daten enthlt, aus einem anderen Format (z. B. Microsoft Excel) konvertieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Konvertieren einer Datendatei in eine neue FileMaker ProDatei auf Seite 131.

1 Dateien mit den in einer Starter-Lsung der FileMaker, Inc. leeren, vordefinierten Layouts erstellen.
Weitere Informationen finden Sie unter Anlegen einer FileMaker Pro-Datei auf Seite 59. Weitere Informationen ber die Verwendung des FileMaker-Direktstarts finden Sie in der FileMaker Server Hilfe. So ffnen Sie eine Datei, die gemeinsam im Netzwerk benutzt wird 1. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Remote ffnen. 2. Whlen Sie im Dialogfeld Remote-Datei ffnen die Option Anzeigen, um eine Liste der Hosts zu sehen.
Auswahl Host-Favoriten Lokale Hosts Hosts nach LDAP Fr Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefgt haben FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz FileMaker Pro-Hosts, die ber den angegebenen LDAP-Server zur Verfgung stehen

3. Um die an einem Host verfgbaren Dateien zu sehen, whlen Sie den Host aus. Whlen Sie aus der Liste Verfgbare Dateien die zu ffnende Datei. Oder geben Sie unter Netzwerk-Dateipfad den Netzwerkpfad ein (z. B. fmnet:/Host-IP-Adresse/ Dateiname). 4. Klicken Sie auf ffnen. Abhngig von der Konfiguration des FileMaker Netzwerk-Sharing auf dem Host mssen Sie mglicherweise den Kontonamen, das Passwort und den Domnennamen (nur Windows) eingeben. Beachten Sie folgende Punkte:

1 Wenn Zuletzt geffnete Dateien zeigen in den Einstellungen unter Allgemein ausgewhlt ist, werden
Dateien, auf die Sie vor Kurzem zugegriffen haben, im Men Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) in der Liste Letzte ffnen und in der Liste Letzte Dateien im Fenster FileMaker-Direktstart angezeigt. Informationen zum Hinzufgen von lokalen oder Remote-Dateien zur Liste Favoritendateien im Fenster FileMaker-Direktstart finden Sie in der Hilfe.

1 Informationen zum ffnen und zur gemeinsamen Benutzung einer Datei finden Sie unter Aktivieren der
gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen von Dateien auf Seite 122.

1 FileMaker Pro-Dateien, die unter Windows erstellt wurden, knnen unter Mac OS geffnet werden und
umgekehrt. Wenn Sie Dateien auf eine andere Plattform verlagern wollen, sollten Sie die Erweiterung .fp7 an den Dateinamen anhngen. Wenn Sie Dateinamenerweiterungen hinzufgen oder entfernen, mssen Sie die FileMaker-Datenquellen fr Bezugsdateien und Dateien mit externen Scripts neu angeben.

1 Sie knnen einen Standardkontonamen und ein Standardpasswort fr eine Datei im Register ffnen/
Schlieen des Dialogfelds Dateioptionen festlegen. Dann werden Benutzer mit einem bestimmten Konto und Passwort automatisch angemeldet, wenn sie die Datenbank ffnen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

20

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

ffnen von mehreren Fenstern pro Datei


Sie knnen mehr als ein Fenster pro Datei ffnen. Auf diese Weise knnen Sie dasselbe Layout in separaten Fenstern anzeigen oder verschiedene Layouts in derselben Datei ansehen. Sie knnen Such- und Sortiervorgnge unabhngig voneinander in den verschiedenen Fenstern ausfhren. Um ein weiteres Fenster zu ffnen, whlen Sie Fenster > Neues Fenster. Ein weiteres Fenster wird geffnet. Anfangs zeigt das Fenster dasselbe Layout, dieselbe Sortierfolge und dieselbe Ergebnismenge wie das zuvor aktive Fenster.

Das ursprngliche Datenbankfenster, in dem Sie die Datenstze durchsuchen knnen

Ein zweites Fenster, in dem Sie eine andere Suche in derselben Ergebnismenge ausfhren knnen

Um ein anderes Layout in dem neuen Fenster anzuzeigen, whlen Sie ein Layout aus dem LayoutEinblendmen in der Layoutleiste aus oder whlen Ansicht > Gehe zu Layout. Informationen zum Suchen nach Datenstzen finden Sie unter Suchen nach Datenstzen auf Seite 32. Informationen zum Sortieren von Datenstzen finden Sie unter Sortieren von Datenstzen auf Seite 45. Informationen zum ffnen mehrerer Fenster finden Sie in der Hilfe.

Schlieen von Fenstern und Dateien


Sie knnen FileMaker Pro-Fenster und -Dateien wie in den meisten Windows- und Mac OS-Programmen schlieen. Um ein Fenster zu schlieen, fhren Sie einen der folgenden Schritte aus:

1 1 1 1

Windows: Doppelklicken Sie auf das Dokumentsymbol in der linken oberen Ecke des Dokumentfensters. Windows: Klicken Sie in das Schliefeld in der rechten oberen Ecke des Dokumentfensters. Mac OS: Klicken Sie auf die rote Schaltflche zum Schlieen (linke obere Ecke des Dokumentfensters). Whlen Sie Datei > Schlieen.

Verwenden Sie die obigen Prozeduren, um alle geffneten Fenster fr eine Datei und damit auch die Datei zu schlieen. Hinweis Selbst wenn Sie eine Datei schlieen, kann diese als verdeckte Datei geffnet bleiben, wenn das Fenster einer anderen Datei Daten aus dieser Datei anzeigt. (Ein anderes Fenster kann z. B. Bezugsdaten aus der Datei anzeigen, die Sie schlieen wollten.) FileMaker Pro schliet die Datei, wenn Sie alle abhngigen Fenster schlieen.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

21

Sichern von Dateien


FileMaker Pro speichert automatisch alle nderungen, die Sie an Ihren Daten durchfhren, daher fehlt der Befehl Speichern. Wenn Sie mehr Kontrolle darber wnschen, wann Datensatzdaten gespeichert werden, knnen Sie die Option Datensatznderungen automatisch speichern fr jedes Layout deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe. Sie knnen eine Kopie einer Datei als Sicherung oder einen Clone Ihrer Datei ohne Daten speichern. Informationen zum Speichern einer Kopie Ihrer Datei in einem anderen als dem FileMaker-Format finden Sie unter Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten auf Seite 126. Einige kleinere nderungen an Dateien werden nicht immer mit der Datei gespeichert. Einzelheiten finden Sie im nchsten Abschnitt, Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?. Wichtig Legen Sie in jedem Fall eine Dateikopie an, bevor Sie umfangreiche nderungen durchfhren. Daten lassen sich nicht wiederherstellen, nachdem Sie ein Feld im Dialogfeld Datenbank verwalten gelscht oder Datenstze mit dem Befehl Datensatz lschen oder Alle lschen entfernt haben. Eine Dateikopie sichern: 1. Aktivieren Sie die gewnschte Datei und whlen Sie Datei > Kopie speichern unter (Windows) bzw. Ablage > Kopie speichern unter (Mac OS). 2. Legen Sie fest, in welchem Ordner die Dateikopie auf der Festplatte gespeichert werden soll. 3. Geben Sie in das Feld Dateiname (Windows) bzw. Name (Mac OS) einen Dateinamen ein. 4. Whlen Sie in der Liste Dateityp die Option FileMaker-Dateien (nur Windows). 5. Whlen Sie in der Liste Dateityp (Windows) bzw. Typ (Mac OS) eine der folgenden Optionen:
Auswahl Kopie dieser Datei Ziel Duplizieren der gesamten Datei, einschlielich Tabellen, Felddefinitionen, Layouts, Scripts, Papierformatoptionen und Daten. Whlen Sie diese Option, bevor Sie umfangreiche nderungen an der Datei vornehmen. Komprimieren des gesamten Dateiinhalts, sodass die Datei weniger Speicherplatz beansprucht. Eine komprimierte Kopie ist empfehlenswert, wenn Sie an einer groen Anzahl von Datenstzen hufig nderungen durchfhren. Speichern der Tabellen, Felddefinitionen, Layouts, Scripts und Papierformatoptionen einer Datei, ohne die Daten zu speichern. Whlen Sie diese Option, wenn Sie eine Vorlage der Dateischemata erstellen wollen.

Komprimierte Kopie (kleiner)

Clone (ohne Datenstze)

6. Klicken Sie auf Speichern.

Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?


FileMaker Pro speichert eine Datei, wenn Sie einen Vorgang wie das ndern von Daten ausfhren. Die folgenden Aktionen verursachen kein Speichern der Datei:

1 Anzeige eines anderen Datensatzes oder Layouts (auer, Datensatz oder Layout wurden gendert) 1 Sortieren von Datenstzen oder ndern einer Sortierung 1 Durchfhren von Suchvorgngen wie Suchen, Alle Datenstze anzeigen oder Datensatz
ausschlieen oder das ndern einer Suchabfrage

22

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

1 ndern von Position und Gre von Fenstern oder Aus-/Einblenden der Statussymbolleiste 1 ndern der Standardeinstellungen fr Layoutobjekte 1 ndern der Linealanzeige
Wenn Sie eine der obigen Aktionen ohne einen Vorgang ausfhren, der eine Speicherung auslst (z. B. das ndern von Daten), wird die nderung beim Schlieen der Datei nicht gespeichert. FileMaker Pro betrachtet die obigen Aktionen als geringfgige nderungen, die nur gespeichert werden, wenn auch signifikantere nderungen an der Datei erfolgt sind. Wenn Sie z. B. eine Datei ffnen, eine Suche ausfhren und dann die Datei schlieen, speichert FileMaker Pro die Ergebnismenge nicht in der Datei. Wenn Sie jedoch eine Datei ffnen, einen neuen Datensatz hinzufgen, eine Suche ausfhren und dann die Datei schlieen, speichert FileMaker Pro die Ergebnismenge und den neuen Datensatz mit der Datei. Weitere Informationen zum Speichern von Dateien finden Sie in der Hilfe.

Die Modi
FileMaker Pro stellt Ihnen fr Ihre Arbeit den Bltternmodus, Suchenmodus, Layoutmodus und Seitenansichtsmodus zur Verfgung. Sie knnen einen Modus aus dem Men Ansicht oder dem ModusEinblendmen unten im Dokumentfenster whlen.

Modus-Einblendmen

Verwenden Sie diesen Modus: Bltternmodus

Ziel Mit Daten in einer Datei arbeiten. Sie knnen Datenstze hinzufgen, anzeigen, ndern, sortieren, ausschlieen (ausblenden) und lschen. Im Bltternmodus werden Sie den Groteil Ihrer Aufgaben erledigen, z. B. Daten eingeben. Nach Datenstzen suchen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Anschlieend knnen Sie mit diesen Datenstzen, der so genannten Ergebnismenge, arbeiten. Wenn FileMaker Pro die gewnschten Datenstze gefunden hat, wird wieder der Bltternmodus aktiviert und Sie knnen die Daten bearbeiten. Die Darstellung der Informationen am Bildschirm oder in gedruckten Berichten, auf Etiketten und in Formularen festlegen. Sie entwerfen Layouts fr bestimmte Aufgabenbereiche, z. B. je ein Layout fr Datenerfassung, Rechnungen oder Umschlge. Sie knnen ein bestehendes Layout ndern oder ein neues Layout erstellen. Vor der Druckausgabe ansehen, wie Daten in Formularen oder Berichten wirken werden. Die Seitenansicht ist besonders ntzlich fr die Anzeige von Layouts mit mehreren Spalten (wie Adressetiketten) und Berichten mit Zwischen- und Gesamtergebnissen.

Suchenmodus

Layoutmodus

Seitenansichtsmodus

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

23

Verwenden der Statussymbolleiste


Die Statussymbolleiste bietet schnellen Zugriff auf viele FileMaker Pro-Menbefehle. Sie enthlt in allen Modi Navigationssteuerungen, anpassbare Schaltflchen und eine Layoutleiste fr die Arbeit mit Layouts. Im Layoutmodus enthlt sie Layoutwerkzeuge. Halten Sie den Mauszeiger ber ein Symbol, um seine Beschreibung anzuzeigen. Sie knnen die Modi auch durch Klicken auf die Schaltflchen in der Statussymbolleiste wechseln. Die Schaltflchen in der Statussymbolleiste variieren abhngig vom aktuellen Modus.
Statussymbolleiste

Layoutleiste Formatierungsleiste

Im Layoutmodus knnen Sie auch den Inspektor verwenden, um Objekte auf einem Layout zu formatieren und zu bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Inspektors zum Formatieren von Objekten auf Seite 84. Weitere Informationen ber das Verwenden der Statussymbolleiste finden Sie in der Hilfe.

Anzeigen von Datenstzen


FileMaker Pro stellt fr jedes Layout drei Ansichten zur Verfgung: Formular, Liste und Tabelle. Wenn Sie zu einer anderen Ansicht umschalten, ndert sich temporr die Art und Weise, in der Datenstze angezeigt oder gedruckt werden.
So zeigen Sie Datenstze an: Einzeln In einer Liste In einer Tabelle mit dem Erscheinungsbild einer Tabellenkalkulation Vorgehensweise im Bltternmodus oder Suchenmodus Whlen Sie Ansicht > Als Formular anzeigen oder klicken Sie auf Formularansicht der Layoutleiste. Whlen Sie Ansicht > Als Liste anzeigen oder klicken Sie auf Listenansicht Layoutleiste. in der in

Whlen Sie Ansicht > Als Tabelle anzeigen oder klicken Sie auf Tabellenansicht in der Layoutleiste. Weitere Informationen ber die Bearbeitung von Daten in einer Tabelle, die einem Arbeitsblatt in einer Tabellenkalkulation gleicht, finden Sie unter Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht auf Seite 30.

24

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Die folgende Abbildung zeigt das gleiche Layout in drei verschiedenen Ansichten.
Formularansicht

Feldbeschriftungen

Einzelner Datensatz

Listenansicht

Feldbeschriftungen

Einzelner Datensatz

Feldbeschriftungen Tabellenansicht Eine Zeile ist ein Datensatz.

Auswhlen des aktiven Datensatzes


Im Bltternmodus enthlt eine Tabelle jeweils einen aktiven (ausgewhlten) Datensatz fr jedes Fenster. Weitere Informationen zum Arbeiten mit mehreren Fenstern finden Sie unter ffnen von mehreren Fenstern pro Datei auf Seite 20.
In dieser Ansicht Formularansicht Listenansicht Tabellenansicht Ist der aktive Datensatz: Der Datensatz, der angezeigt wird. Der Datensatz, der mit einem durchgehenden Balken an der linken Seite markiert ist. Wenn Sie einen anderen Datensatz bearbeiten wollen, klicken Sie in den Datensatz, um ihn zu aktivieren. Der Datensatz, der mit einem Pfeil an der linken Seite markiert ist.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

25

Aktueller Datensatz in der Listenansicht

Fr die Auswahl eines Bezugsdatensatzes in einem Ausschnitt whlen Sie die Ausschnittreihe aus (klicken Sie hierzu an beliebiger Stelle in der Reihe, jedoch auerhalb der Felder).

Ausschnitt

In die Ausschnittreihe klicken, um einen Bezugsdatensatz auszuwhlen.

Weitere Informationen zu Bezugsdatenstzen finden Sie unter Kapitel 4, Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien.

Navigieren in Datenstzen
Um von einem Datensatz zu einem anderen zu wechseln, verwenden Sie das Buch in der Statussymbolleiste.
Aktuelle Buch Datensatznummer Anzahl der Datenstze in der Tabelle Suchbegriffe fr eine Schnellsuche

Schieberegler

Um: Zum nchsten Datensatz in der aktuellen Tabelle wechseln Zum vorherigen Datensatz in der aktuellen Tabelle wechseln

Aktion Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchs oder whlen Sie Datenstze > Gehe zu Datensatz > Nchste(r/s). Klicken Sie auf die linke Seite des Buchs oder whlen Sie Datenstze > Gehe zu Datensatz > Vorherige(r/s).

26

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Um: Zu einem bestimmten Datensatz wechseln

Aktion

1 Klicken Sie auf die Nummer des aktuellen Datensatzes, geben Sie die gewnschte
Datensatznummer ein und drcken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).

1 Drcken Sie die Taste Esc, geben Sie die Datensatznummer ein und drcken Sie die
Eingabetaste oder den Zeilenschalter.

1 Whlen Sie Datenstze > Gehe zu Datensatz > Gehe zu und geben Sie die Nummer des
Datensatzes an. Durch die Datenstze blttern Durch Datenstze in Listen- oder Tabellenansicht blttern Zu einem Datensatz mit einem eindeutigen, bekannten Wert blttern Ziehen Sie den Schieberegler nach links oder rechts, um zurck- oder weiterzublttern. Verwenden Sie die Bildlaufleiste bzw. den Rollbalken am rechten Fensterrand. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen nach Datenstzen auf Seite 32.

Sie knnen auch mithilfe des Mausrads durch Datenstze blttern. Weitere Informationen zum Anzeigen von Datenstzen finden Sie in der Hilfe.

Hinzufgen und Duplizieren von Datenstzen


FileMaker Pro fgt jeden neuen oder duplizierten Datensatz am Ende der aktuellen Tabelle hinzu. Im Bltternmodus sehen Sie den neuen Datensatz nach dem aktuellen Datensatz bzw. nach dem letzten Datensatz der Ergebnismenge (die Datenstze, die durch eine Suchabfrage aktiviert wurden).

1 Wenn die Datenstze sortiert sind, wird der neue Datensatz an der richtigen Position in der Sortierfolge
angezeigt, wenn Sie den Datensatz speichern. In der Tabellenansicht wird eine neue Zeile an die letzte Zeile der Sortierkategorie des aktuell ausgewhlten Datensatzes gefgt. Weitere Informationen zum Arbeiten in der Tabellenansicht finden Sie unter Arbeiten mit Datenstzen in der Tabellenansicht auf Seite 31.

1 Wird keine Sortierung durchgefhrt, erscheint der neue Datensatz nach dem letzten Datensatz der
Ergebnismenge. Weitere Informationen finden Sie unter Sortieren von Datenstzen auf Seite 45.

Ziel Einen neuen, leeren Datensatz hinzufgen Einen neuen Datensatz erstellen, der die gleichen oder hnliche Daten enthlt wie ein bestehender Datensatz Bezugsdatenstze hinzufgen oder duplizieren

Aktion im Bltternmodus Klicken Sie im Bltternmodus auf Neuer Datensatz in der Statussymbolleiste. Sie sehen einen leeren Datensatz, in dem ein Feld umrandet ist. Whlen Sie den zu duplizierenden Datensatz aus. Whlen Sie dann Datenstze > Datensatz duplizieren. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufgen und Duplizieren von Bezugsdatenstzen auf Seite 27.

Hinweis Wenn eine Datei gesperrt oder schreibgeschtzt ist oder wenn Sie nicht berechtigt sind, Datenstze zu erstellen, fgt FileMaker Pro keine neuen Datenstze hinzu und dupliziert keine Datenstze. Wenn fr das Feld automatische Dateneingabe definiert ist, erscheinen diese Werte im neuen Datensatz. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von automatischer Dateneingabe auf Seite 71. Informationen zur Eingabe oder nderung von Werten im neuen Datensatz finden Sie unter Eingeben und ndern von Felddaten auf Seite 29.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

27

Hinzufgen und Duplizieren von Bezugsdatenstzen


Wenn Sie mit Datenstzen in Bezugstabellen arbeiten, knnen Sie neue Datenstze in die Bezugstabelle aufnehmen, whrend Sie Daten in einen Datensatz der aktuellen Tabelle eingeben. Hinweis Sie knnen nur dann Bezugsdatenstze aus der aktuellen Tabelle hinzufgen, wenn die Erstellung von Bezugsdatenstzen in der Beziehung definiert ist. Wenn sich eine Bezugstabelle in einer gesperrten oder schreibgeschtzten Datei befindet oder wenn Sie nicht berechtigt sind, Datenstze zu erstellen, fgt FileMaker Pro keine neuen Datenstze hinzu und dupliziert keine Datenstze. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Beziehungen auf Seite 114.
Ziel Einen Datensatz in der aktuellen Tabelle erstellen Aufnehmen eines neuen Datensatzes in eine Bezugstabelle Aktion im Bltternmodus Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neuer Datensatz.

1 Wenn sich das Bezugsfeld in einem Ausschnitt befindet, geben Sie in das Feld in der letzten
(leeren) Ausschnittreihe Daten ein und drcken Sie die Eingabetaste.

1 Wenn sich das Bezugsfeld nicht in einem Ausschnitt befindet, geben Sie Daten in das
Feld ein und drcken Sie die Eingabetaste. Einen Datensatz duplizieren, der Bezugsdaten anzeigt Duplizieren eines Bezugsdatensatzes in einem Ausschnitt Vergewissern Sie sich, dass im Ausschnitt kein Datensatz ausgewhlt ist, und whlen Sie dann Datenstze > Datensatz duplizieren. Whlen Sie den Datensatz im Ausschnitt aus und whlen Sie dann Datenstze > Datensatz duplizieren.

Ausschnitt, der Bezugsdatenstze aus der Tabelle Artikel zeigt.

Geben Sie Daten in der letzten Reihe des Ausschnitts ein, um der Tabelle Artikel einen Bezugsdatensatz hinzuzufgen.

Weitere Informationen zum Hinzufgen und Duplizieren von Datenstzen finden Sie in der Hilfe.

Lschen von Datenstzen


Wenn Sie einen Datensatz lschen, werden alle Daten in den Feldern dieses Datensatzes dauerhaft gelscht. Wichtig Sie knnen gelschte Daten weder laden noch den Lschvorgang rckgngig machen. Legen Sie daher vor dem Lschen eine Sicherungskopie Ihrer Datei an.

28

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Wenn bei der Bearbeitung einer relationalen Datenbank im Dialogfeld Beziehung ndern die Option Bei Lschen eines Datensatzes dieser Datei auch die Bezugsdatenstze lschen aktiviert ist, lscht FileMaker Pro alle Bezugsdatenstze, wenn Sie einen Datensatz lschen.
Zu lschende Datenstze Einzelner Datensatz Einzelner Bezugsdatensatz Aktion im Bltternmodus Whlen Sie den zu lschenden Datensatz aus. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Datensatz lschen und dann auf Lschen. Whlen Sie in der aktuellen Tabelle eine Ausschnittreihe aus, indem Sie innerhalb der Reihe, aber auerhalb der Felder klicken. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Datensatz lschen und dann auf Lschen. Hinweis Zum Lschen von Bezugsdatenstzen muss im Dialogfeld Ausschnitteinstellungen die Option Lschen von Datenstzen zulassen aktiviert sein. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle aufgerufenen Datenstze lschen wollen. (Siehe Suchen nach Datenstzen auf Seite 32.) Whlen Sie Datenstze > Gefundene Datenstze lschen und klicken Sie dann auf Lschen. Klicken Sie auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste oder whlen Sie Datenstze > Alle Datenstez anzeigen. Whlen Sie dann Datenstze > Alle Datenstze lschen.

Eine Gruppe von Datenstzen Alle Datenstze in einer Datenbank

Eingeben von Daten


Hinweis Wenn eine Datei gesperrt oder schreibgeschtzt ist oder wenn Sie zum ndern von bestimmten Datenstzen oder Feldern nicht berechtigt sind, knnen Sie Daten eventuell nicht ndern.

Auswhlen eines Felds


Ziel Ein Feld auswhlen Den Inhalt eines Felds auswhlen Aktion im Blttern- oder Suchenmodus Klicken Sie in das Feld. Whlen Sie das Feld aus und whlen Sie dann Bearbeiten > Alle auswhlen.

Wechseln Sie in das nchste Feld in der Drcken Sie die Tabulatortaste. Tabulatorfolge. Hinweis Um den Zeilenschalter oder die Eingabetaste fr den Wechsel in das nchste Feld festzulegen, whlen Sie im Layoutmodus die Felder aus. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten. Whlen Sie im Bereich Verhalten unter Gehe zu nchstem Objekt mit die Tasten, die Sie zum Verlassen von Feldern verwenden wollen. Tasten und Registersteuerelemente knnen in die Tabulatorfolge aufgenommen werden. Felder auf Registerfeldern, die sich nicht im Vordergrund befinden, werden ausgelassen. Wechseln Sie in das vorherige Feld in der Drcken Sie Umschalt-Tab (oder Umschalt-Zeilenschalter oder Umschalt-Eingabe, Tabulatorfolge. falls aktiviert). Zu Werten in einer Werteliste wechseln Drcken Sie die Pfeiltasten.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

29

Eingeben und ndern von Felddaten


Sie knnen so viele Daten eingeben oder importieren, bis die Grenze fr den Feldtyp erreicht ist. Es wird jedoch nur der Teil angezeigt oder gedruckt, der innerhalb der Feldbegrenzung Platz findet. Hinweis Informationen dazu, wie FileMaker Pro Systemformate verwendet, um Datums- und Zeitwerte sowie Zahlen anzuzeigen und zu sortieren, finden Sie in der Hilfe.
Ziel Eingabe in ein Textfeld Klicken Sie im Bltternmodus in das Feld und fhren Sie folgende Aktion aus: Geben Sie den Text ein (bis zu 1 Milliarde Zeichen). Hinweis In einem Feld, das fr automatisches Ausfllen formatiert wurde, werden Vorschlge angezeigt, die von Ihrer Eingabe abhngen. Geben Sie die Werte ein (von 10400 bis 10-400). Geben Sie in das Feld ein Datum pro Zeile ein. Geben Sie Tag, Monat und Jahr als Zahlen ein (z. B. 03.03.2010) und verwenden Sie als Trennzeichen ein nicht numerisches Zeichen, z. B. Punkt (.) oder Schrgstrich (/). Hinweis Sie knnen keinen : (Doppelpunkt) als Datumstrennzeichen verwenden. Wichtig Zweistellig eingegebene Jahreszahlen wandelt FileMaker Pro mit der in der Hilfe beschriebenen Konvertierungsmethode in vierstellige Jahresangaben um. Um Fehlinterpretationen bei der Konvertierung zu vermeiden, geben Sie immer vierstellige Jahreszahlen ein. Whlen Sie Einfgen > Datum. Whlen Sie das Datum aus dem Einblendkalender aus, falls verfgbar. Eingabe der Uhrzeit (oder Zeitdauer) als: 1 Stunden

Eingabe in ein Zahlenfeld Eingabe in ein Datumsfeld

Eingabe des aktuellen Datums in ein Datums-, Zahlen- oder Textfeld Eingabe in ein Zeitfeld

1 Stunden und Minuten 1 Stunden, Minuten und Sekunden 1 Stunden, Minuten, Sekunden und Sekundenbruchteile
Whlen Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches Zeichen wie einen : (Doppelpunkt). Trennen Sie Sekundenbruchteile durch einen. (Punkt). Sie knnen die Tageszeit entweder im 24-Stunden- oder im 12-Stunden-Format (im angelschsischen Sprachraum: mit oder ohne AM und PM) eingeben. (AM bezeichnet eine Zeit vor 12 Uhr Mittag.) Eingabe der aktuellen Uhrzeit in ein Zeit-, Zahlen- oder Textfeld Eingabe in ein Zeitstempelfeld Whlen Sie Einfgen > Zeit. Geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein (z. B. 15.10.2010 15:15:05). Geben Sie Tag, Monat und vierstelliges Jahr als Zahlen ein und verwenden Sie als Trennzeichen ein nicht numerisches Zeichen, z. B. Punkt (.) oder Schrgstrich (/). Hinweis Sie knnen keinen : (Doppelpunkt) als Datumstrennzeichen verwenden. Geben Sie dann die Uhrzeit ein als: 1 Stunden und Minuten

1 Stunden, Minuten und Sekunden 1 Stunden, Minuten, Sekunden und Sekundenbruchteile 1 Geben Sie AM oder PM ein, wenn die Zeit nicht im 24-Stunden-Format angegeben wird.
Whlen Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches Zeichen wie einen: (Doppelpunkt). Eingabe des aktuellen Datums in ein Zeit- oder Zeitstempelfeld Einfgen eines Tabulatorzeichens in ein Feld Whlen Sie Einfgen > Zeit. Whlen Sie das Datum aus dem Einblendkalender aus, falls verfgbar. Klicken Sie an die Stelle, an der Sie den Tabulator einfgen wollen. Drcken Sie Strg+Tabulator (Windows) bzw. Option-Tabulator (Mac OS).

30

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ziel Lschen von Daten aus einem Feld Eingabe von Daten in ein Medienfeld Datei in ein Medienfeld einfgen

Klicken Sie im Bltternmodus in das Feld und fhren Sie folgende Aktion aus: Whlen Sie die Daten aus und drcken Sie die Rck- oder Lschtaste. Informationen finden Sie in der Hilfe. Informationen finden Sie in der Hilfe.

Eingabe von Daten in Wertelisten Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Markierungsfeldern und anderen (die als Auswahlfelder, Optionsfelder, Steuerelementen in einem Layout auf Seite 89. Markierungsfelder, Listen oder Mens formatiert sind) Bearbeiten, Formatieren oder Prfen der Rechtschreibung eines Texts in einem Feld oder Bearbeiten von Wrterbchern Informationen finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht


Sie knnen mit Daten in der Tabellensicht arbeiten, um rasch Felddefinitionen zu erstellen und zu ndern, Datenstze hinzuzufgen, zu ndern und zu lschen, Datenstze zu sortieren und dynamische Berichte zu erstellen. FileMaker Pro zeigt jeden Datensatz in einer separaten Zeile und jedes Feld in einer separaten Spalte an.

Spaltenberschriften. Jede Spalte zeigt ein Feld des aktuellen Layouts.

Aktiver Datensatz

Klicken Sie zum Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht auf Tabellenansicht in der Layoutleiste, wenn Sie im Bltternmodus arbeiten. Sie knnen auch in der Tabellenansicht arbeiten, wenn Sie eine neue Datenbank erstellen (siehe Anlegen einer FileMaker Pro-Datei auf Seite 59).

Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht


Sie knnen die Anzeigeeinstellungen in der Tabellenansicht ndern.
Ziel Spalten neu sortieren Gre einer Spalte ndern Eine bestimmte Spaltenbreite festlegen Hintergrundfarbe ndern Aktion Klicken Sie auf eine Spaltenberschrift und ziehen Sie sie an die neue Position. Bewegen Sie den Zeiger auf den Rand der Spaltenberschrift. Wenn der Zeiger die Form eines Doppelpfeils ( ) annimmt, ziehen Sie sie auf die gewnschte Gre. Whlen Sie eine oder mehrere Spalten aus, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und whlen Sie Spaltenbreite setzen aus dem Kontextmen. Geben Sie im Dialogfeld die gewnschte Spaltenbreite ein, whlen Sie Werte aus der Liste und klicken Sie dann auf OK. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand eines Datensatzes und whlen Sie dann eine Farbe aus dem Kontextmen Bereichsfarbe. Die Farbe der Zeile fr das Hinzufgen neuer Datenstze und der Spalte fr das Hinzufgen neuer Felder ist etwas dunkler als die Haupthintergrundfarbe.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

31

Ziel Wechselnde Hintergrundfarbe fr alternierende Datenstze anzeigen Standard-Anzeigeeinstellungen wiederherstellen

Aktion Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand eines Datensatzes und whlen Sie dann eine Farbe aus dem Kontextmen Alternativfarbe. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Spaltenberschrift und whlen Sie Tabellenansicht zurcksetzen aus dem Kontextmen. Hinweis Das Zurcksetzen der Tabellenansicht lscht keine Felder und Datenstze.

Arbeiten mit Datenstzen in der Tabellenansicht


Wenn die Tabellenansicht aktiviert ist, zeigt FileMaker Pro Daten in Zeilen und Spalten an. Jede Reihe zeigt einen Datensatz und jede Spalte ein Feld.
Ziel Neuen Datensatz hinzufgen Datensatz duplizieren Aktion im Bltternmodus Klicken Sie auf + im linken Rand der Tabelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand des Datensatzes, den Sie duplizieren mchten, und whlen Sie dann Datensatz duplizieren aus dem Kontextmen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand des Datensatzes, den Sie lschen mchten, und whlen Sie dann Datensatz lschen aus dem Kontextmen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand des Datensatzes, den Sie kopieren mchten, und whlen Sie dann Datensatz kopieren aus dem Kontextmen. Sie knnen die kopierten, durch Tabulatoren getrennten Daten in ein Feld oder in Microsoft Excel einfgen.

Datensatz lschen

Daten in einem Datensatz kopieren

Datenstze sortieren

1 Klicken Sie auf eine Spaltenberschrift (ein Feld), um die Sortierfolge zu ndern.
(Im Dialogfeld Eigenschaften der Tabellenansicht muss die Option Daten bei Auswahl der Spalte sortieren aktiviert sein.)

1 Whlen Sie eine oder mehrere Spalten (Felder) aus, klicken Sie dann mit der
rechten Maustaste und whlen Sie eine Sortierfolge aus dem Kontextmen. Wenn Sie mehrere Spalten auswhlen, wird die Sortierfolge durch die Reihenfolge der Spalten (von links nach rechts) bestimmt. (Sie knnen auch Nach Werteliste sortieren und dann eine Werteliste aus dem Untermen whlen.)

1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand einer
Spalte und whlen Sie Datenstze sortieren. Weitere Informationen finden Sie unter Sortieren von Datenstzen auf Seite 45. Dynamischen Bericht erstellen Informationen finden Sie in der Hilfe. Beispielsweise knnen Sie einen Kurzbericht erstellen, um Ihre Daten nach einem Feld zu gruppieren, Zwischensummen fr ein Feld anzuzeigen oder Zwischensummen fr eine Gruppe von Daten zu erstellen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand und whlen Sie dann eine Option aus dem Kontextmen Datenstze speichern/senden unter.

Speichern Sie die Daten als Microsoft Excel-Datei oder Adobe PDF-Datei oder speichern Sie die aktuelle Ergebnismenge der Datenstze als einen Snapshot-Link. E-Mail-Nachrichten basierend auf Datensatzdaten senden

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand des Datensatzes und whlen Sie E-Mail senden aus dem Kontextmen.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht finden Sie in der Hilfe.

32

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Suchen nach Datenstzen


Um bestimmte Datenstze in der Datenbank zu finden, knnen Sie:

1 Eine Schnellsuche im Bltternmodus durchfhren (siehe Durchfhren von Schnellsuchen im


Bltternmodus auf Seite 32)

1 Eine Suchabfrage im Suchenmodus ausfhren (siehe Durchfhren von Suchabfragen im Suchenmodus


auf Seite 33)

Durchfhren von Schnellsuchen im Bltternmodus


Wenn ein Layout fr die Schnellsuche im Bltternmodus aktiviert ist, knnen Sie mithilfe des Suchfelds im Bltternmodus in mehreren Feldern im Layout nach Daten suchen. Die Schnellsuche ist hilfreich, wenn sich die gesuchten Daten in mehreren Feldern befinden knnen oder wenn Sie nicht wissen, welches Feld die Daten enthlt. Standardmig sind Layouts fr die Schnellsuche aktiviert und alle fr die Schnellsuche untersttzten Felder (einschlielich Platzhalter) werden in der Suche bercksichtigt. Die Schnellsuche bercksichtigt keine Statistik-, Medien- oder Variablenfelder. Hinweis Schnellsuchen sind eine einfache Mglichkeit, nach Daten zu suchen, knnen jedoch abhngig vom Typ der Daten in der Datenbank langsam ablaufen. Beispielsweise knnen ungespeicherte Formeln, Bezugsdaten oder Remote-Daten im Vergleich zu lokalen oder gespeicherten Daten die Verarbeitung verlangsamen. So fhren Sie eine Schnellsuche durch: 1. Geben Sie im Bltternmodus ein oder mehrere Wrter in das Suchtextfeld in der oberen rechten Ecke der Statussymbolleiste ein. 2. Drcken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS). Die Suche umfasst alle Felder im Layout, die fr die Schnellsuche aktiviert sind. Ihre Suchabfrage gibt eine Ergebnismenge von Datenstzen zurck. Der hellgrne Bereich des Kreisdiagramms in der Statussymbolleiste zeigt den Anteil an den Datenstzen insgesamt an. Beachten Sie folgende Punkte:

1 Der einzige Operator, den die Schnellsuche untersttzt, ist der Operator Phrase abgleichen, doppelte
Anfhrungszeichen (" ").

1 Wenn Sie mehrere Wrter in das Suchfeld eingeben, sucht FileMaker Pro nach Datenstzen, die alle
eingegebenen Wrter enthalten. So zeigen Sie auf eine Liste der letzten Schnellsuchvorgnge an: 1. Klicken Sie im Bltternmodus auf den Abwrtspfeil im Suchfeld.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

33

2. Sie haben folgende Mglichkeiten:

1 Whlen Sie einen Suchbegriff aus der Suchverlaufsliste, um eine Schnellsuche nach dem Begriff
durchzufhren.

1 Whlen Sie Letzte Suchen lschen, um den Suchverlauf zu entfernen.


Hinweis Die Liste der Schnellsuchen ist nur verfgbar, bis Sie die Datei schlieen. So konfigurieren und aktivieren Sie die Schnellsuche: Wenn das ausgewhlte Layout im Layoutmodus die Schnellsuchsymbole fr die untersttzten Felder nicht anzeigt, fhren Sie die folgenden Schritte aus. 1. Whlen Sie im Layoutmodus Ansicht > Einblenden > Schnellsuche. Ein kleines Symbol neben jedem Feld gibt an, ob das Feld fr die Schnellsuche aktiviert wurde. Wenn neben einem Feld kein Symbol fr die Schnellsuche ist, kann das Feld nicht durchsucht werden, da es nicht fr die Schnellsuche untersttzt wird oder so eingestellt wurde, dass es in der Schnellsuche nicht bercksichtigt wird. Ein graues Symbol gibt an, dass das Layout fr die Schnellsuche deaktiviert ist. Ein grnes Symbol gibt an, dass das Feld nicht durchsucht werden kann. Ein gelbes Symbol gibt an, dass das Feld durchsuchbar ist, aber die Suche lnger dauern kann als fr Felder mit dem grnen Symbol. 2. Whlen Sie ein oder mehrere Felder aus. 3. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten.

4. Whlen Sie im Bereich Verhalten die Option Feld in Schnellsuche einschlieen. 5. Um die Schnellsuche zu aktivieren, klicken Sie auf Layouteinstellung in der Layoutleiste. Whlen Sie im Dialogfeld Layouteinstellung Schnellsuche aktivieren und klicken Sie dann auf OK. Weitere Informationen ber die Schnellsuche finden Sie in der Hilfe.

Durchfhren von Suchabfragen im Suchenmodus


Wenn Sie eine Suche im Suchenmodus ausfhren, geben Sie Suchkriterien (den gesuchten Wert bzw. die gesuchten Werte) in die Felder einer Suchabfrage ein, die aussieht wie ein leerer Datensatz. FileMaker Pro durchsucht alle Datenstze in der Tabelle und vergleicht die angegebenen Kriterien mit den Daten in der Tabelle. Datenstze, die die Suchkriterien erfllen, werden im Bltternmodus angezeigt. Die gefundenen Datenstze, die so genannte Ergebnismenge, sind eine Untermenge der vorhandenen Datenstze. Datenstze, die nicht bereinstimmen, werden ausgelassen. Sie knnen diese Ergebnismenge im Suchenmodus einschrnken oder erweitern. Sie knnen nur die Datenstze in der Ergebnismenge bearbeiten. Sie knnen diese Datenstze z. B. anzeigen, ndern, auswerten, sortieren, drucken, lschen, exportieren oder Daten in ihnen ersetzen. Sie knnen auch ein neues Fenster ffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszufhren. Sie knnen die Ergebnismenge von Datenstzen speichern und als Snapshot-Link per E-Mail senden. (Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.) In Statistikfeldern, Medienfeldern oder Feldern, die mit der globalen Speicheroption definiert wurden, knnen Sie keine Suche durchfhren.

34

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

So definieren Sie eine Suchabfrage: 1. Whlen Sie im Suchenmodus aus dem Layout-Einblendmen ein Layout, das die Felder enthlt, die die Daten enthalten, nach denen Sie suchen mchten. Sie knnen bei Bedarf auch in ein anderes Layout wechseln und Suchkriterien in mehreren Layouts eingeben. 2. Whlen Sie in der Suchabfrage ein Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder Formelfeld aus und geben Sie einen Wert in das Feld ein. Sie knnen die Liste Operatoren einfgen: in der Layoutleiste verwenden, um Sie bei der Eingabe der Kriterien zu untersttzen. Sie knnen auf Ausschlieen klicken, um Datenstze auszuschlieen, die bestimmten Kriterien entsprechen.
Geben Sie Suchkriterien in Felder ein. Ein Symbol zeigt an, dass Sie in dem Feld suchen knnen.

Ein Layout whlen, das alle erforderlichen Felder fr die Suchabfrage enthlt

Klicken Sie, um die Operatoren anzuzeigen.

3. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen. Ihre Suchabfrage gibt eine Ergebnismenge von Datenstzen zurck. Der hellgrne Bereich des Kreisdiagramms in der Statussymbolleiste zeigt den Anteil an den Datenstzen insgesamt an.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

35

Sie knnen whrend oder nach einer Suchabfrage eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausfhren:
Ziel Aktion Einen Vorgang vor seiner Beendigung abbrechen und Drcken Sie Esc (Windows) bzw. 2-Punkt (Mac OS). die vorherige Ergebnismenge beibehalten Suchkriterien nach Ausfhrung der Suchabfrage ndern oder detaillierter ausarbeiten Eine bestehende Ergebnismenge einschrnken Eine bestehende Ergebnismenge erweitern Erneut alle Datenstze anzeigen Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen, Wiederholen oder ndern der letzten Suchabfrage auf Seite 43. Weitere Informationen finden Sie unter Einschrnken einer Ergebnismenge auf Seite 41. Weitere Informationen finden Sie unter Erweitern einer Ergebnismenge auf Seite 42. Whlen Sie im Bltternmodus Datenstze > Alle Datenstze anzeigen. Whlen Sie im Suchenmodus Abfragen > Alle Datenstze anzeigen. Sie knnen eine Suchabfrage auch durchfhren, ohne zuvor den Befehl Alle Datenstze anzeigen zu whlen. FileMaker Pro durchsucht immer alle Datenstze in den angegebenen Tabellen, es sei denn, die bestehende Ergebnismenge wurde eingeengt. Whlen Sie Fenster > Neues Fenster.

Ein weiteres Fenster ffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszufhren

Suchen nach Text und Zeichen


Suchen Sie nach Text in Textfeldern oder in Formelfeldern mit dem Ergebnistyp Text. Sofern Sie nicht nach Wortkombinationen und exakten bereinstimmungen suchen, kann das gefundene Feld nicht nur den angegebenen Text, sondern weitere Werte in beliebiger Reihenfolge enthalten. Wenn Sie z. B. Hotel in das Feld Unterkunft eingeben, findet FileMaker Pro Datenstze fr Hotel, Wellness Hotel und Hotel mit Restaurant.
Suche nach: Wrter, die mit bestimmten Zeichen beginnen (fr Felder in einer beliebigen Sprache auer Japanisch) Wrter, die mit japanischen Hiragana-, Katakana- oder Kanji-Zeichen beginnen Eingabe in das Feld Die Zeichen Beispiele
Chris Schmidt findet Chris Schmidt, Chris Schmidtmer und Schmidt Christiane.

Die Zeichen zwischen = und *

= * findet , und
Jonas und Fischer, Einrichtungshaus findet Jonas und

Eine Phrase oder Sequenz von Zeichen, die Exakte Zeichenfolge einschlielich bereinstimmen, wenn sie die ersten Leerzeichen und Interpunktion in Zeichen in einem Wort sind (Phrase doppelten Anfhrungszeichen (). abgleichen vom Wortbeginn)

Fischer, Einrichtungshaus, aber nicht Fischer und Jonas, Einrichtungshaus. ", Ltd." findet alle Firmennamen mit ", Ltd.", Firmennamen ohne Komma vor Ltd. werden jedoch ignoriert. "Spring" findet Springville, aber nicht ColdSpring Harbor oder HotSpring
B@rg findet Berg und Burg. @ang findet Lang und Fang, aber nicht

Wrter mit einem oder mehreren Geben Sie das Jokerzeichen (@) fr unbekannten oder variablen Zeichen (jedes jedes unbekannte Zeichen ein. einzelne Zeichen)

Drang.

36

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Suche nach: Ungltige Zeichen in einem Textfeld

Eingabe in das Feld ?

Beispiele Ungltige Zeichen werden als Leerzeichen angezeigt. Hinweis Um nach dem Zeichen ? (Fragezeichen) zu suchen, suchen Sie nach "?".
# findet 3, aber nicht 30. ## findet 30, aber nicht 3 oder 300. #3 findet 53 und 43, aber nicht 3.

Ziffern in einem Textfeld (jede einzelne Ziffer)

Ein #-Zeichen fr jede Ziffer

Wrter, die keine oder mehrere unbekannte Geben Sie das Jokerzeichen * fr die Mei*er findet Meisner und Meitinger. Zeichen enthalten (null oder mehr Zeichen) unbekannten Zeichen ein. J*r findet Jr. und Junior. *phan* findet Phan und Stephanie. Operatoren oder sonstige nicht alphanumerische Zeichen, z. B. Interpunktions- oder Leerzeichen Exakte Zeichenfolge einschlielich Leerzeichen und Interpunktion in doppelten Anfhrungszeichen ("). "@" findet @ (oder z. B. eine E-MailAdresse). ","findet Datenstze, die ein Komma enthalten. " " findet drei Leerzeichen in einer Reihe.
\"Hans\" findet "Hans" Hans\@abc.net findet die E-Mail-

Ein Zeichen mit besonderer Bedeutung, z. B. das Suchensymbol, das FileMaker Pro erkennt: @, *, #, ?, !, =, <, >, " (nchstes Zeichen ignorieren) Wrter mit Akzentzeichen

\ gefolgt von dem Sonderzeichen

Adresse Hans@abc.net. Exakte Zeichenfolge einschlielich Leerzeichen und Interpunktion in doppelten Anfhrungszeichen ("). Zeichen, Interpunktion und Leerzeichen zwischen doppelten Anfhrungszeichen ("); verwenden Sie einen *, um den Text in der Mitte einer lngeren Zeichenfolge zu suchen. "pera" findet pera , aber nicht opera. (pera ohne Anfhrungszeichen findet pera und opera).
*"sen & Phillips" findet Hansen &

Teile einer Phrase, eine Wort- oder Zeichenfolge (Phrase abgleichen, beliebiger Beginn)

Phillips und Paulsen & Phillips.

Exakte bereinstimmung mit dem == (zwei Gleichheitszeichen) fr angegebenen Text (ganzes Feld abgleichen) einen Feldinhaltsabgleich

==Johann findet Johann, aber nicht

Johann Schmidt.
==Johann Schmidt findet Johann

Schmidt, aber nicht Schmidt, Johann oder Johann Schmidtmer. Exakte bereinstimmung mit den angegebenen ganzen Wrtern (nur ganzes Wort abgleichen) =
=Markt findet Markt, Markt

Dienstleistungen und Aktueller Markt Analyse, aber nicht Marktanalyse oder Supermarkt. =Chris =Schmidt findet Chris Schmidt oder Schmidt Chris, aber nicht Chris oder Christoph Schmidtner. Die Zeichen findet , und .

Wrter, die japanische Hiragana-, Katakana- und Kanji-Zeichen enthalten (nur japanisch indizierte Felder) Kana-Zeichen in einem japanisch indizierten Feld ohne Unterscheidung zwischen Hiragana/Katakana, Kana stimmhaft/halbstimmhaft/stimmlos, Kana klein/normal und Kana Stimmhaft/ Stimmlos-Iterationsmarken

~ (Tilde) und das Zeichen fr eine ungefhre Suche

~ findet , , , , und .

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

37

Suche nach: Wertbereiche

Eingabe in das Feld Weitere Informationen finden Sie unter Suchen nach Wertbereichen auf Seite 39.

Beispiele

Text wie eingegeben, mit Beachtung der Gro-/Kleinschreibung

Whlen Sie Unicode als karl findet karl, aber nicht Karl. Standardsprache fr die Indizierung des Felds. Hinweis Dadurch ndert sich die Sortierfolge der Datenstze. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Hinweis Bei der Suche nach Text, der Gro-/Kleinschreibung unterscheidet (z. B. findet fred als Ergebnis fred aber nicht Fred), ndern Sie die Standardsprache fr die Indizierung des Felds zu Unicode. Dadurch ndert sich die Sortierfolge der Datenstze. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Suchen nach Zahlen, Datum, Uhrzeit und Zeitstempeln


Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelwerte mssen in die entsprechenden Feldtypen eingegeben werden (oder in ein Formelfeld, das ein Zahlen-, Datums- oder Zeitergebnis liefert), um sicherzustellen, dass korrekte Werte gefunden werden. Weitere Informationen finden Sie unter Auswhlen eines Feldtyps auf Seite 62. Wichtig Um Fehlinterpretationen bei Datumsformaten zu vermeiden, sollten Sie immer vierstellige Jahreszahlen verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfethema Konvertierung von Datumsangaben mit zweistelligen Jahreszahlen.
Suche nach: Eine Zahl in einem Zahlenfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Zahl Einen Booleschen Wert in einem Zahlenfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Boolescher Wert Ein Datum in einem Datumsfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Datum Das heutige Datum in einem Datumsfeld bzw. in einem Formelfeld mit Ergebnistyp Datum Eingabe in das Feld Die Zahl Beispiele
0,50 findet 0,5, 0,50 und 0,50.

1 findet 1. Wahr 0 findet 0. 0 fr die Suche nach Werten des Typs Falsch 1 fr die Suche nach Werten des Typs

Das Datum als Ziffern, die durch ein 3.3.2010 findet 03.03.2010, March 3, 2019 gltiges Datumstrennzeichen getrennt und 3-3-2010. sind (wie ein Punkt oder ein Bindestrich) //
// findet April 4, 2010(wenn 04.04.2010 das aktuelle Datum ist). 12:53:09 findet 12:53:09.

Eine Uhrzeit in einem Zeitfeld bzw. in Die Uhrzeit als Ziffern, die durch einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Zeit Doppelpunkte getrennt sind

Zeitstempel in einem Zeitstempelfeld bzw. Das Datum in Ziffern, die durch ein 3.3.2010 12:53:09 findet 3.3.2010 in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp gltiges Datumstrennzeichen getrennt 12:53:09. Zeitstempel sind, dann die Uhrzeit in Ziffern, durch Doppelpunkte getrennt Ungltige Datumsangaben, Uhrzeiten, Zeitstempel bzw. ungltige berechnete Datums- oder Zeitergebnisse
? ? findet:

Nchsten Dienstag oder 33.2.2005 in einem Datumsfeld oder Mitternacht in einem Zeitfeld.

38

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Suche nach: Ungltige Daten (Felder ohne Ziffern) in einem Zahlen- bzw. Formelfeld mit dem Ergebnistyp Zahl Datumswerte an einem bestimmten Wochentag in einem Datums- oder Zeitstempelfeld

Eingabe in das Feld


?

Beispiele
? findet:

zwlf, aber nicht 12 oder zwlf30. Der Wochentag Hinweis Vollstndige oder kurze Tagesnamen (z. B. Freitag oder Fr) sind beide in Wochentag-Suchen zulssig.
* oder geben Sie die Komponente Dienstag findet alle Datumswerte, die auf einen Dienstag fallen. =Do findet alle Datumswerte, die auf einen Donnerstag fallen. 3.3.* findet den 3. Tag im Mrz eines jeden Jahres. *:15 findet alle Zeiten mit 15 Minuten nach einer vollen Stunde. 1.1.* 19:00 findet Zeitstempel mit 19.00 Uhr als Uhrzeit am 1. Januar eines jeden Jahres. Hinweis Wenn das Jahr nicht angegeben wird, wird das laufende Jahr angenommen. 3/3 findet den 3. Tag im Mrz des aktuellen Jahres.

Alle gltigen Werte fr eine Datums- oder Zeitkomponente in einem Datums-, Zeitoder Zeitstempelfeld

nicht an, whrend Sie die anderen zu suchenden Komponenten angeben

Wertbereiche

Weitere Informationen finden Sie im nchsten Abschnitt, Suchen nach Wertbereichen

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

39

Suchen nach Wertbereichen


Fr ein Suchergebnis: Kleiner als der eingegebene Wert Verwenden Sie diesen Operator: < Beispiele
<40 <9/7/2010 <M <=95129 05:00:00 <=M >95129 >9/7/2010 >M >=100 >=9/7/2010 8:00 M 12:30...17:30 1/1/2010..6/6/2010 A...M

Kleiner oder gleich dem eingegebenen Wert

<= oder (Mac OS) >

Grer als der eingegebene Wert

Grer oder gleich dem eingegebenen Wert

>= oder (Mac OS)

Innerhalb eines angegebenen Bereichs. Ein Bereich unterscheidet sich je nach Datentyp: 1 Zahlen: kleinste bis grte

.. oder ... (zwei oder drei Punkte)

1 Datums- und Zeitangaben: frheste bis spteste 1 Text: erstes bis letztes Wort, basierend auf der Indexreihenfolge
der Wrter (nicht der Sortierfolge)

Fr die Datumsanzeige Im Juni 2010 Von Juli 2010 bis Oktober 2011 An einem Freitag Vom 10. bis 16. Oktober oder November 2010 (wenn das Datumsformat TT.MM.JJJJ ist) Zwischen dem 1. Mrz 1868 und 1912 im Jahr des japanischen Kaisers der ra Meiji Zwischen dem 1. Mrz 1930 und 1940 im Jahr des japanischen Kaisers der ra Meiji

Eingabe in das Feld


6/2010 7/2010...10/2011 =Freitag {10..11}/{10..16}/2010

3.m*.1

S{5..15}+12+31

Fr die Zeitanzeige In der Stunde nach 15:00 Uhr ohne 16:00 Uhr Zwischen 8:00 Uhr und 21:00 Uhr Am Morgen Eine der Zeiten 16:30, 17:30, 18:30 Uhr

Eingabe in das Feld


15:00:00 Uhr 8:00..21:00 AM {16..18}:30

Fr die Zeitstempelanzeige Heute in der Stunde nach 15:00 Uhr In der Stunde nach 19:00 Uhr im Mai 2010

Eingabe in das Feld


// 15 5.2010 19

40

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Fr die Zeitstempelanzeige An einem Montag im Jahr 2010

Eingabe in das Feld


=Mo 2010

Zwischen dem 10. und 16. November 2010 und nach 15:00 Uhr, aber {10..16}.11.2010 {15..17} vor 18:00 Uhr (wenn das Datumsformat TT.MM.JJJJ ist)

Suchen nach Daten in Bezugsfeldern


Sie knnen Suchkriterien in die Bezugsfelder eines Ausschnitts oder direkt in das Layout eingeben. Wenn Sie eine Suche in einem Bezugsfeld durchfhren, zeigt FileMaker Pro alle Datenstze an, die einen Bezugsdatensatz haben, der die angegebenen Kriterien erfllt. Beispiel: Ihre Rechnungsdatei zeigt Positionen als Bezugsdatenstze in einem Ausschnitt. Um alle Rechnungen mit der Angabe Computer zu finden, geben Sie Computer in das Feld Artikel im Ausschnitt ein. Informationen zu Bezugsfeldern finden Sie unter Kapitel 4, Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien.
Suchabfragen
Rechnungsnr. Name Artikelnr. Aufgabe Computer

Datenstze in Tabelle
Rechnungsnr. E154 Name Artikelnr. I100 I202 I153 I229 I448 Alvarez Aufgabe Computer Rechnungsnr. E154 Tang Schreibtisch Name Lampe Artikelnr. Aufgabe Bcherregeal Schreibtisch I202 Stuhl I443 Langer Tisch I153 Lampe I288 Runder Tisch I100 Computer

Rechnungsnr. E152 Name Artikelnr. I384 I554 I288 I100 I448 Durand Aufgabe Drehstuhl Registerfelder Runder Tisch Computer Stuhl

Informationen zum Ausschlieen von Bezugsdatenstzen finden Sie unter Suchen nach Datenstzen, die der Abfrage nicht entsprechen auf Seite 42.

Suchen nach leeren oder nicht-leeren Feldern


Fr die Suche nach: Nicht leeren Feldern (Feldern, die Daten enthalten) Leeren Feldern Eingabe in das Feld * =

Suchen nach doppelten Werten


Sie knnen alle Datenstze finden, fr die eines oder mehrere Felder doppelte Werte enthalten. Beispiel: Sie wollen alle nicht eindeutigen Datenstze berprfen und entscheiden, welche dieser Datenstze Sie behalten und welche Sie lschen wollen.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

41

Um alle doppelten Datenstze zu suchen, geben Sie im Suchenmodus ! in das Feld ein.

Verwenden mehrerer Suchkriterien


Sie knnen Ihre Suche eingrenzen oder erweitern, indem Sie eine Reihe von Suchkriterien angeben. Logische UND-Suche Zum Eingrenzen der Suche geben Sie alle gewnschten Kriterien in die Felder ein und klicken dann auf Suchen. Einschrnken einer Ergebnismenge Sie knnen das Suchergebnis schrittweise eingrenzen und nach spezifischeren Details in Ihrer Datenbank suchen. So knnen Sie beispielsweise zuerst nach allen Mitarbeitern der Vertriebsabteilung suchen und anschlieend die Suche auf alle im Vertrieb beschftigten Mitarbeiter namens Alvarez beschrnken. 1. Fhren Sie eine Suche nach allen Mitarbeitern der Vertriebsabteilung durch. FileMaker Pro zeigt die Ergebnismenge im Bltternmodus an. 2. Klicken Sie auf Suchen und geben Sie die Kriterien ein, mit denen die Suche eingeschrnkt werden soll (d. h., geben Sie in das Feld Nachname den Namen Alvarez ein). 3. Whlen Sie Abfragen > Ergebnismenge einschrnken. Die Ergebnismenge enthlt jetzt die Daten aller Mitarbeiter der Verkaufsabteilung, die Alvarez heien. Hinweis Um die Ergebnismenge im Bltternmodus schnell einzuschrnken, verwenden Sie das Kontextmen. Klicken Sie in das Feld (oder whlen Sie einen bestimmten Wert im Feld aus) und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und whlen Sie Ergebnismenge einschrnken. Logische ODER-Suche Um Ihre Suchabfrage zu erweitern, geben Sie Suchkriterien in der ersten Suchabfrage ein. Klicken Sie auf Neuer Auftrag. Geben Sie dann Kriterien in der zweiten Suchabfrage ein. Fgen Sie fr jedes Kriterium eine neue Abfrage hinzu und klicken Sie dann auf Suchen. Sie knnen im Suchenmodus ber den Befehl Gehe zu Abfrage im Men Abfragen oder ber das Buchsymbol zwischen verschiedenen Suchabfragen wechseln. Beispiele:

1 Um die Datenstze der Kunden aus New York und Paris aufzurufen, geben Sie in der ersten Suchabfrage
New York

in das Feld Ort und in der zweiten Suchabfrage Paris in das Feld Ort ein.

1 Um die Datenstze der Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern und mehr als 100 Millionen Euro
Firmenkapital aufzurufen, geben Sie in der ersten Suchabfrage >100 in das Feld Anzahl der Mitarbeiter ein. Anschlieend geben Sie in der zweiten Suchabfrage >100.000.000 in das Feld Kapitalausstattung ein.

1 Um die Datenstze der Schler in der 6. Klasse, die am Algebra-Leistungskurs teilnehmen, und der
Schler der 7. Klasse, die am Geometrie-Leistungskurs teilnehmen, anzuzeigen, geben Sie in der ersten Suchabfrage 6 in das Feld Klasse und Algebra in das Feld Leistungskurs ein. Anschlieend geben Sie in der zweiten Suchabfrage 7 in das Feld Klasse und Geometrie in das Feld Leistungskurs ein.

42

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Erweitern einer Ergebnismenge Sie knnen eine Ergebnismenge erweitern und Ihre Suchabfrage so ausdehnen, dass sie zustzliche gltige Datenstze findet, ohne wieder ganz von vorne zu beginnen. So knnen Sie beispielsweise zuerst nach Kunden in Mnchen suchen und die Suche anschlieend auf Kunden in Hong Kong erweitern. 1. Fhren Sie eine Suche durch, um Kunden in New York zu finden. FileMaker Pro zeigt die Ergebnismenge im Bltternmodus an. 2. Klicken Sie auf Suchen und geben Sie die Kriterien ein, mit denen die Suche erweitert werden soll (d. h. geben Sie in das Feld Stadt den Wert Hong Kong ein). 3. Whlen Sie Abfragen > Ergebnismenge erweitern. Die Ergebnismenge enthlt nun Kunden in Mnchen und Hong Kong. Hinweis Um die Ergebnismenge im Bltternmodus schnell zu erweitern, verwenden Sie das Kontextmen. Klicken Sie in das Feld (oder whlen Sie einen bestimmten Wert im Feld aus) und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und whlen Sie Ergebnismenge erweitern. Datenstze, die einer Kriteriengruppe entsprechen und gleichzeitig eine andere nicht erfllen Informationen zum Eingrenzen Ihrer Suche durch Ausschlieen von Datenstzen, die bestimmte Kriterien erfllen (Beispiel: Alle Hersteller im Staat New York ausschlielich der Hersteller in New York City suchen), finden Sie unter Gleichzeitiges Suchen und Ausschlieen von Datenstzen auf Seite 43.

Suchen nach Datenstzen, die der Abfrage nicht entsprechen


Sie knnen Datenstze ausschlieen, wenn Sie eine Suchabfrage durchfhren. Anders gesagt: Sie knnen Informationen in Ihrer Datenbank finden, die ungleich Ihren angegebenen Kriterien sind. Beispiel: Sie wollen alle Rechnungen anzeigen, auer denen der letzten 30 Tage. Suchen nach Datenstzen, die den Suchkriterien nicht entsprechen 1. Geben Sie im Suchenmodus die Kriterien fr den Ausschluss ein. 2. Klicken Sie auf Ausschlieen in der Layoutleiste.

Klicken Sie auf Ausschlieen, um Datenstze auszuschlieen, die der Abfrage entsprechen.

3. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

43

Gleichzeitiges Suchen und Ausschlieen von Datenstzen Beispiel: Sie wollen alle Hersteller in Deutschland auer den Herstellern in Stuttgart anzeigen. 1. Geben Sie im Suchenmodus die Kriterien fr die Datenstze ein, die angezeigt werden sollen (geben Sie Deutschland in das Feld Land ein). 2. Klicken Sie auf Neuer Auftrag. 3. Geben Sie dann die Kriterien fr die Datenstze ein, die ausgeschlossen werden sollen (geben Sie Stuttgart in das Feld Ort ein). 4. Klicken Sie auf Ausblenden. 5. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen. Beachten Sie folgende Punkte:

1 Sie knnen mehrere Suchabfragen mit Ausschlusskriterien erstellen. 1 FileMaker Pro bearbeitet die Abfragen in der Reihenfolge ihrer Erstellung. Beispiel: Eine
Kundendatenbank mit Kunden aus den USA und Frankreich:

1 Wenn die erste Suchabfrage alle Kunden aus Paris findet und die zweite Suchabfrage alle Kunden aus
den USA ausschliet, werden alle Datenstze der Kunden aus Paris, nicht jedoch die Datenstze der Kunden aus Paris, Texas, oder aus einem anderen Ort in den USA angezeigt.

1 Wenn die Abfragen vertauscht werden (die erste Abfrage schliet alle Kunden aus den USA aus, die
zweite findet alle Kunden aus Paris), werden alle Kunden aus Paris, Frankreich, und aus Paris, Texas, aufgerufen, es werden jedoch keine anderen Kunden aus den USA angezeigt.

1 Um einen Bezugsdatensatz in einer Ausschnittreihe (oder in einer Gruppe von Bezugsdatenstzen)


auszuschlieen, mssen Sie die Beziehung oder den Wert in mindestens einem Abgleichsfeld so ndern, dass der Datensatz kein Bezugsdatensatz mehr ist. Informationen zu Bezugsfeldern finden Sie unter Kapitel 4, Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien.

1 Sie knnen ein weiteres Fenster ffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszufhren.
Weitere Informationen finden Sie unter ffnen von mehreren Fenstern pro Datei auf Seite 20.

1 Wenn Sie nach der Durchfhrung einer Suche Datenstze aus der Ergebnismenge ausschlieen wollen,
siehe Ausblenden und Einblenden von Datenstzen in einer Ergebnismenge auf Seite 44.

Anzeigen, Wiederholen oder ndern der letzten Suchabfrage


Um die zuletzt verwendeten Suchkriterien anzuzeigen, whlen Sie Datenstze > Suche ndern. Um wieder in die Ergebnismenge zu wechseln, schalten Sie einfach in den Bltternmodus. Zum Wiederholen einer Suchabfrage klicken Sie auf Suchen. Sie knnen die Suchkriterien auch ndern, indem Sie auf Suchen klicken.

Speichern von Suchabfragen


Wenn Sie eine komplexe Suchabfrage haben, die Sie regelmig verwenden mchten, knnen Sie die Abfrage speichern und spter bei Bedarf abrufen. Sie knnen Suchabfragen speichern und abrufen, ohne in den Suchenmodus wechseln zu mssen. FileMaker Pro speichert die letzten fnf Suchen, die Sie durchgefhrt haben, automatisch, so dass Sie erneut darauf zugreifen knnen. Wenn eine Suche gespeichert wurde, steht die gespeicherte Suche auch allen Clients im Netzwerk zur Verfgung, die sich mit dem gleichen Konto anmelden. Weitere Informationen zum Speichern von Suchabfragen finden Sie in der Hilfe.

44

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Lschen und Wiederherstellen von Suchabfragen


Um eine Suchabfrage zu lschen, wechseln Sie in die betreffende Suchabfrage und klicken dann auf Abfrage lschen. Um den ursprnglichen Zustand einer Suchabfrage wiederherzustellen, whlen Sie Abfragen > Abfrage wiederherstellen. Abfragen werden z. B. besttigt, wenn Sie auerhalb der Felder klicken, in ein anderes Layout oder eine andere Abfrage wechseln oder eine Suche durchfhren.

Ausblenden und Einblenden von Datenstzen in einer Ergebnismenge


Alle Datenstze, die nicht in der Ergebnismenge enthalten sind, wurden ausgeschlossen oder ausgeblendet. Sie knnen aus der Ergebnismenge weitere Datenstze ausschlieen, ohne eine neue Suchabfrage durchzufhren. Wichtig Ausgeschlossene Datenstze werden temporr aus der Ergebnismenge entfernt. Sie werden jedoch nicht aus der Datenbank gelscht.
Ziel Einen bestimmten Datensatz ausschlieen Eine Gruppe von Datenstzen ausschlieen Aktion Zeigen Sie den auszuschlieenden Datensatz an oder whlen Sie ihn aus und whlen Sie dann Ausschlieen in der Layoutleiste. Zeigen Sie den ersten Datensatz in einer fortlaufenden Reihe von Datenstzen an und whlen Sie dann Datenstze > Mehrere ausschlieen. Geben Sie im Dialogfeld Mehrere ausschlieen die Anzahl der auszuschlieenden Datenstze an und klicken Sie dann auf Ausschlieen.

Ausgeschlossene Datenstze erneut Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Alle zeigen. anzeigen Wieder alle Datenstze in der Datenbank anzeigen Whlen Sie Datenstze (Bltternmodus) oder Abfragen (Suchenmodus) > Alle Datenstze anzeigen.

Suchen und Ersetzen von Daten


Wie in einem Textverarbeitungsprogramm knnen Sie Daten in mehreren Feldern (einschlielich Bezugsfeldern) eines Datensatzes oder einer Suchabfrage, in einer Ergebnismenge aus Datenstzen oder Suchabfragen oder in Textobjekten in einem Layout suchen und ersetzen. Sie knnen in jedem Feldtyp auer Medienfeldern und Feldern, die nicht bearbeitet werden knnen, nach Daten suchen. Wenn Sie dem Layout ein Registersteuerelement hinzugefgt haben, sucht FileMaker Pro nur Daten im vordersten Registerfeld und ersetzt sie, wenn Sie im Blttern- oder Suchenmodus suchen und ersetzen. Im Layoutmodus sucht und ersetzt FileMaker Pro Daten in allen Registerfeldern. 1. Whlen Sie im Blttern-, Suchen- oder Layoutmodus Bearbeiten > Suchen/Ersetzen > Suchen/Ersetzen. 2. Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Feld Suchen nach ein. Geben Sie die Daten, durch die der Suchbegriff ersetzt werden soll, in das Feld Ersetzen durch ein. Daten in Feldern, die als Einblendmens, Optionsfelder oder Kontrollkstchen formatiert sind, knnen nicht ersetzt werden. Diese Felder werden gezhlt und nach Abschluss des Vorgangs Alles ersetzen als bersprungene Felder angezeigt.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

45

3. Legen Sie die Suchoptionen fest.


Auswhlen Eine Option aus der Liste Richtung Gro-/Kleinschreibung Ziel Festlegen der Suchrichtung: Vorwrts, Rckwrts oder Gesamt. Einschrnken der Suche auf Vorkommen, deren Gro- und Kleinschreibung den im Feld Suchen nach eingegebenen Daten entspricht. Hinweis In Dateien, die japanische Daten enthalten, findet ein Suchvorgang mit deaktivierter Option Gro-/Kleinschreibung nicht gleichzeitig die entsprechenden Zeichen in halber und in voller Breite. Um Zeichen in beiden Breiten zu suchen und zu ersetzen, fhren Sie separate Suchvorgnge fr Zeichen in halber und Zeichen in voller Breite durch. Suche nur nach den Vorkommen, die vollstndige Wrter oder durch Leerzeichen und/oder Interpunktionszeichen begrenzt sind. Im Bltternmodus: Durchsuchen aller Datenstze des aktuellen Layouts oder nur des aktuellen Datensatzes. Im Suchenmodus: Durchsuchen aller Suchabfragen des aktuellen Layouts oder nur der aktuellen Suchabfrage. Hinweis Im Layoutmodus durchsucht FileMaker Pro lediglich das aktuelle Layout. Im Blttern- und im Suchenmodus: durchsucht alle Felder des aktuellen Layouts oder nur des aktuellen Felds.

Nur ganzes Wort suchen Eine Option unter Suchen in (Datenstze)

Eine Option unter Suchen in (Felder)

4. Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflchen, um die gewnschte Suchen/Ersetzen-Operation auszufhren.
Klicken Sie auf Weitersuchen Ersetzen & Suchen Ziel Sucht nach dem nchsten Vorkommen der unter Suchen nach festgelegten Daten Wenn Daten markiert sind, die den Angaben unter Suchen nach entsprechen: Daten aus dem Feld Suchen nach durch Daten aus dem Feld Ersetzen durch ersetzen und nach dem nchsten Auftreten suchen Wenn keine Daten markiert sind, die den Angaben unter Suchen nach entsprechen: Suchen nach dem ersten Vorkommen der unter Suchen nach festgelegten Daten Ersetzt die Daten aus dem Feld Suchen nach durch die Daten aus dem Feld Ersetzen durch. Ersetzt jedes Vorkommen der Daten aus dem Feld Suchen nach durch die Daten aus dem Feld Ersetzen durch. Nach Abschluss des Vorgangs Alles ersetzen wird die Anzahl der gefundenen Vorkommen in einer bersicht angezeigt.

Ersetzen Alles ersetzen

Weitere Informationen zum Suchen und Ersetzen von Daten finden Sie in der Hilfe.

Sortieren von Datenstzen


FileMaker Pro speichert Datenstze in der Reihenfolge, in der Sie in die Datei eingefgt werden. Durch eine Sortierung knnen Sie Datenstze temporr neu anordnen, aktualisieren und ausdrucken. Um Datenstze zu sortieren, whlen Sie die Felder aus, nach denen sortiert werden soll. Die Datenstze werden zuerst nach dem Inhalt des ersten Sortierfelds geordnet. Haben zwei Datenstze den gleichen Wert im ersten Sortierfeld, werden sie nach dem Inhalt des zweiten Sortierfelds geordnet usw. Sie knnen Datenstze in aufsteigender, absteigender oder spezieller Reihenfolge sortieren.

46

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Die Datenstze bleiben sortiert, bis erneut nach Datenstzen gesucht wird bzw. bis neue Datenstze hinzugefgt oder sortiert werden. Wenn Sie einer sortierten Ergebnismenge einen neuen Datensatz hinzufgen, wird der neue Datensatz an der richtigen Position in der Sortierfolge angezeigt, wenn Sie den Datensatz speichern. Sortieren von Datenstzen in der aktuellen Ergebnismenge: 1. Klicken Sie im Bltternmodus auf Sortieren in der Statussymbolleiste. Hinweis Wie Sie Datenstze in der Tabellenansicht im Blttermodus sortieren knnen, erfahren Sie unter Arbeiten mit Datenstzen in der Tabellenansicht auf Seite 31. 2. Whlen Sie im Dialogfeld Sortieren die zu sortierenden Felder in der gewnschten Sortierfolge aus und aktivieren Sie Sortieroptionen. Um ein Sortierfeld, das im aktuellen Layout sichtbar ist, unabhngig von der Tabelle, die es enthlt, auszuwhlen, whlen Sie Aktuelles Layout (Layoutname) aus der Tabellenliste aus und doppelklicken auf ein Feld in der Liste. Um ein Sortierfeld, das in der Tabelle des aktuellen Layouts enthalten ist, unabhngig davon, ob es sich im aktuellen Layout befindet oder nicht, auszuwhlen, whlen Sie Aktuelle Tabelle (Tabellenname) aus der Tabellenliste aus und doppelklicken auf ein Feld in der Liste. Informationen zu Sortieroptionen finden Sie in der Hilfe. 3. Klicken Sie auf Sortieren. Wenn Sie die Sortierung vorzeitig abbrechen wollen, drcken Sie Esc (Windows) oder 2-Punkt (Mac OS). Hinweis Sie knnen die Datenstze nach einem bestimmten Feld sortieren, ohne das Dialogfeld Sortieren zu ffnen. Verwenden Sie dazu das Kontextmen des gewnschten Feldes. Informationen dazu, wie FileMaker Pro Systemformate verwendet, um Datums- und Zeitwerte sowie Zahlen anzuzeigen und zu sortieren, finden Sie in der Hilfe.

Seitenansicht und Druck von Datenbanken


Mit FileMaker Pro knnen Sie Folgendes drucken:

1 1 1 1

alle Datenstze in der Datenbank, einen Teil der Datenstze oder nur den aktuellen Datensatz, einen leeren Datensatz, um ein Papierformular zu erstellen, Definitionen von Scripts, Feldern, Tabellen und Beziehungen, um die Struktur der Datenbank zu sehen. als PDF-Datei gespeicherte Daten

FileMaker Pro druckt Datenstze im aktuellen Layout. Sie knnen Layouts anlegen, um dieselben Daten auf unterschiedliche Weise zu drucken. Sie knnen beispielsweise Datenstze einzeln, in einer Liste oder einem komplex sortierten Bericht mit Gesamtsummen, Kopf- und Fubereich drucken. Sie knnen auch Layouts fr Adressetiketten oder Umschlge definieren. Mit dem Assistenten Neues Layout/Neuer Bericht (im Layoutmodus) ist es ganz einfach, solche Layouts und Berichte zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Layouts und Berichten auf Seite 76.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

47

Telefonliste Name Anita Anders Michael Braun Andrea Breitner Marie Durand Jean Durand Wilhelm John Telefonnummer 408-555-1234 213-555-2345 714-555-3456 619-555-4567 408-555-5678 408-555-6789

Telefonliste Name Anita Anders Telefonnummer 408-555-1234

Telefonliste

Name

Telefonnummer

Alle aufgerufenen Datenstze


Telefonliste drucken Gehe zu Layout [Telefonliste] Sortieren [Sortierfolge: Nachname (Aufsteigend) ] [Suchfolge bernehmen, Ohne Dialogfeld] Seitenansichtsmodus aktivieren [Pause] Drucken [Ohne Dialogfeld] Bltternmodus aktivieren

Aktueller Datensatz Leerer Datensatz


Feldname Vorname Nachname Adresse 1 Adresse 2 Ort Land PLZ Tel. Feldtyp Text Text Text Text Text Text Zahl Text Formel/Eingabeoptionen

Script Tabellen- und Felddefinitionen Beziehungsdiagramm Sie knnen Daten im aktuellen Layout oder Informationen zur Struktur der Datenbank drucken.

Sie knnen Seitenrnder steuern, Leerrume unterdrcken und bestimmte Objekte vom Druck ausschlieen.

Seitenansicht der Daten in einem Layout


Wenn Sie in die Seitenansicht wechseln, sehen Sie das Layout so, wie es auf der gedruckten Seite erscheint. In der Seitenansicht knnen Sie keine Informationen in Felder eingeben oder bearbeiten. In der Seitenansicht sehen Sie:

1 1 1 1 1 1 1 1

die Anzahl der Datenstze, die auf eine gedruckte Seite passen, wie die gewhlten Einstellungen Seitenumbrche beeinflussen, Bereiche fr Zwischenergebnisse mit berechneten Statistikfeldern, variable Informationen, die FileMaker Pro liefert, z. B. Seitennummern, aktuelles Datum usw., die definierten Seitenrnder, wie Felder mit Angleichungsoptionen Leerrume unterdrcken, in Spalten angeordnete Datenstze, wenn das Layout auf Druckausgabe von Listen eingestellt ist. das vorderste Registerfeld, wenn die Seite Registersteuerelemente enthlt

Um eine Seitenansicht der Daten in einem Layout anzuzeigen, folgen Sie den gleichen vorbereitenden Schritten wie beim Drucken, einschlielich der Angabe eines Druckers und der Druckoptionen sowie der berprfung, ob die Ergebnismenge die gewnschte ist (siehe Schritte 1 bis 4 im nchsten Abschnitt, Drucken von Datenstzen). Wechseln Sie dann in den Vorschaumodus.

Drucken von Datenstzen


Sie knnen Informationen aus Ihrer Datenbank drucken oder einen leeren Datensatz ausgeben, um ein leeres Formular zu erhalten. So drucken Sie Datenstze: 1. Wenn Sie ber mehrere Drucker verfgen, geben Sie den gewnschten Drucker an.

48

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

2. berprfen Sie Druckoptionen, indem Sie Datei > Drucker einrichten (Windows) bzw. Ablage > Seite einrichten (Mac OS) whlen, und klicken Sie dann auf OK. Im Seitenansichtsmodus knnen Sie auch auf Drucker einrichten (Windows) oder Papierformat (Mac OS) in der Statussymbolleiste klicken. Informationen zu Druckeroptionen finden Sie in Ihrer Drucker- und Systemdokumentation. 3. Wechseln Sie in das Layout, das Sie verwenden wollen. 4. Stellen Sie sicher, dass die aufgerufenen Datenstze die gewnschten sind, indem Sie

1 im Suchenmodus mithilfe der Befehle im Men Datenstze die Ergebnismenge ndern 1 die Datenstze sortieren
5. Wechseln Sie in den Seitenansichtsmodus, um genau zu sehen, wie Ihr Papierausdruck aussehen wird. Einige Elemente, wie angleichende Objekte, Datenstze in Spalten und variable Informationen wie Seitennummern erscheinen nur in der Seitenansicht korrekt. Wenn ein Datensatz Registersteuerelemente enthlt, wird nur das im Vordergrund befindliche Registerfeld gedruckt. 6. Whlen Sie Datei > Drucken (Windows) bzw. Ablage > Drucken (Mac OS). 7. Whlen Sie im Dialogfeld fr Drucker eine Option (Windows) bzw. whlen Sie FileMaker Pro aus dem Einblendmen (Mac OS).
Fr das Drucken von: Alle Datenstze (oder nur Datenstze in der Ergebnismenge) Nur den Datensatz, der im Bltternmodus ausgewhlt ist Einen leeren Datensatz mit dem aktuellen Layout (fr die Ausgabe eines leeren Formulars) Auswahl Alle aufgerufenen Datenstze Aktueller Datensatz Leeren Datensatz und whlen Sie dann eine Formatoption.

Klicken Sie auf die Optionen, um die Seitenausrichtung (Hoch- oder Querformat), die Skalierung und andere Druckoptionen zu ndern.

Die zu druckenden Daten whlen

Aktivieren, um vor dem Druck verknpfte OLEObjekte zu aktualisieren Dialogfeld Drucken (Windows)

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

49

FileMaker Pro aus der Liste whlen

Die zu druckenden Daten whlen Dialogfeld Drucken (Mac OS)

8. Whlen Sie den zu druckenden Bereich, die Anzahl der Kopien und andere Druckeinstellungen und klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS).

Drucken von Etiketten und Umschlgen


Sie knnen Layouts fr die Formatierung und den Druck von Etiketten und Umschlgen erstellen. Das Bedrucken von Umschlgen gleicht dem Bedrucken von Etiketten. Sie verwenden den Assistenten fr neues Layout, um ein Etikettenlayout zu erstellen, das Daten aus den gewhlten Feldern enthlt und auf verschiedenen Formaten (zum Beispiel Avery 4014) vorgefertigter Etiketten ausgedruckt werden kann. FileMaker Pro stellt die Abmessungen fr zahlreiche Standardetikettenarten und ihre Codes bereit. Wenn der gewnschte Etikettentyp nicht verfgbar ist, knnen Sie spezielle Etikettenmae angeben. Etikettenlayouts verwenden Platzhalter fr die Anzeige und den Druck, Sie knnen keine Daten in Platzhalter eingeben. Platzhalter passen sich in ihrer Gre den Daten an, damit diese in das Feld passen, und belegen bei leeren Feldern praktisch keinen Platz. Fr die Erstellung und den Druck von Etiketten gibt es drei allgemeine Schritte: 1. Erstellen eines Etikettenlayouts 2. Einrichten der Platzhalter 3. Drucken der Etiketten Tipp Wenn Sie Hilfe bei der Verwendung des Assistenten fr neues Layout bentigen, klicken Sie auf Hilfe in einem der Fenster. Erstellen eines Etikettenlayouts 1. ffnen Sie die Datei, die die auf den Etiketten zu druckenden Daten enthlt. 2. Suchen Sie die Datenstze, die die auf den Etiketten zu druckenden Daten enthalten. 3. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Layouts.

50

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

4. Geben Sie im Assistenten fr neues Layout fr Layoutname einen Namen fr das Layout ein. Damit der Layoutname in Mens fr die Auswahl von Layouts angezeigt wird, whlen Sie In LayoutMens aufnehmen. 5. Klicken Sie fr Whlen Sie einen Layouttyp auf Etiketten (fr Daten, die von oben nach unten horizontal gelesen werden). Oder klicken Sie auf Vertikale Etiketten (fr Daten, die von rechts nach links vertikal gelesen werden). Klicken Sie dann auf Weiter. Klicken Sie fr ein Umschlaglayout auf Umschlag und fahren Sie fort mit Auswhlen und Formatieren der Platzhalter. 6. Geben Sie die Abmessungen Ihrer Versandetiketten an.

1 Um ein vordefiniertes Ma basierend auf gngigen Etikettentypen anzugeben, whlen Sie aus der Liste
Etikettenmae fr die Bezeichnung, die Ihren Etiketten entspricht. (Diese Informationen entnehmen Sie der Verpackung Ihrer Etiketten.) FileMaker Pro erstellt ein Etikettenlayout, das die Abmessungen der von Ihnen gewhlten Etiketten verwendet.

1 Um benutzerdefinierte Abmessungen anzugeben, whlen Sie Spezialmae und geben Sie Werte fr
Etiketten nebeneinander, Breite und Hhe ein. Messen Sie die nicht benutzten Rnder auf dem Etikettentrger. Aktivieren Sie dann die Option Feste Seitenrnder und geben Sie Werte fr Oben, Unten, Links und Rechts ein. 7. Klicken Sie auf Weiter. Auswhlen und Formatieren der Platzhalter 1. Doppelklicken Sie im nchsten Fenster in der Liste Verfgbare Felder auf das erste Feld, dessen Daten auf den Etiketten erscheinen sollen.

<<Feldname>> wird im Bereich Etiketteninhalt angezeigt. Spitze Klammern zeigen an, dass es sich um
einen Platzhalter handelt. Die Felddaten werden auf den Etiketten angezeigt und gedruckt. Um Felder aus Bezugstabellen anzugeben, whlen Sie die Tabelle aus Verfgbare Felder. 2. Whlen Sie weiter Felder aus, die auf den Etiketten erscheinen sollen. Geben Sie Interpunktion, Leerzeichen und Zeilenumbrche (um einen Platzhalter in die nchste Zeile zu setzen) an, die auf den Etiketten erscheinen sollen. 3. Klicken Sie auf Weiter. Seitenansicht und Druck der Etiketten 1. Im nchsten Fenster:

1 Um anzuzeigen, wie die Daten auf den Etiketten erscheinen, bevor Sie sie drucken, whlen Sie Im
Seitenansichtsmodus anzeigen und klicken auf Fertigstellen.

1 Um die Etiketten zu bearbeiten, whlen Sie Im Layoutmodus anzeigen und klicken auf Fertigstellen.
2. Um Etiketten aus dem Blttern-, Layout- oder Seitenansichtsmodus zu drucken, legen Sie die Etikettenbgen den Anweisungen entsprechend, die mit den Etikettenbgen und dem Drucker kamen, in den Drucker ein. Whlen Sie dann Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Drucken, whlen Sie den Drucker und etwaige zustzliche Optionen aus und klicken Sie dann auf Drucken.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

51

Beachten Sie folgende Punkte:

1 Um Optionen zu whlen, wie Etiketten auf der Seite gedruckt werden sollen, whlen Sie Layouts >
Layouteinstellung und klicken auf das Register Drucken. Whlen Sie dann die Anzahl der Spalten (Etiketten) von links und in der Richtung, in der Sie die Etiketten drucken mchten, und legen Sie bei Bedarf Seitenrnder fest.

1 Eventuell mssen Sie die Druckereinstellungen anpassen, damit die Etiketten richtig gedruckt werden.
Whlen Sie Datei > Drucker einrichten (Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS).

1 Bei einigen Etiketten wird ggf. nicht die gleiche Anzahl an Zeilen bedruckt wie bei anderen. Das ist der
Fall, weil keine Daten in einem Feld vorhanden sind. FileMaker Pro schliet dann die Lcke. Weitere Informationen zur Erstellung eines Layouts fr Etiketten oder Umschlge, der Auswahl von Optionen fr Druck und Layouteinstellung und zustzliche berlegungen bei der Erstellung eines Etiketten- oder Umschlaglayouts finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

Drucken von Scripts


Sie knnen eine Liste aller Scriptschritte in einem oder mehreren Scripts in der Datei drucken. 1. Whlen Sie Script > Scripts verwalten oder whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Scripts. 2. Whlen Sie im Dialogfeld Scripts verwalten das Script aus, das Sie drucken wollen. Um mehrere benachbarte Scripts in der Liste auszuwhlen, halten Sie die Umschalttaste gedrckt, whrend Sie auf die Scripts klicken. Um mehrere nicht benachbarte Scripts auszuwhlen, halten Sie die Strg-Taste (Windows) bzw. 2 (Mac OS) gedrckt, whrend Sie auf die Scripts klicken. 3. Klicken Sie auf unten im Dialogfeld.

4. Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS). Die ausgewhlten Scriptschritte und Optionen werden gedruckt.

Drucken von Tabellen- und Feldinformationen


Sie knnen Sie Tabellen- oder Feldinformationen drucken. 1. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Definieren > Datenbank und klicken Sie auf das Register Tabellen bzw. Felder. 2. Whlen Sie die Tabelle(n) bzw. das(die) Feld(er) aus, die Sie drucken wollen: Um mehrere benachbarte Tabellen oder Felder in der Liste auszuwhlen, halten Sie die Umschalttaste gedrckt, whrend Sie auf die Tabellen bzw. Felder klicken. Um mehrere nicht benachbarte Tabellen oder Felder auszuwhlen, halten Sie die Strg-Taste (Windows) bzw. 2 (Mac OS) gedrckt, whrend Sie auf die Tabellen bzw. Felder klicken. 3. Klicken Sie auf Drucken. 4. Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS). Die Feldnamen, Feldtypen und Formeln oder Dateneingabeoptionen werden fr jede ausgewhlte Tabelle gedruckt.

52

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Drucken des Beziehungsdiagramms


Sie knnen eine grafische Darstellung Ihrer Datenbank drucken, indem Sie das Beziehungsdiagramm ausgeben. 1. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank und klicken Sie dann auf das Register Beziehungen. 2. Klicken Sie auf 3. Klicken Sie auf zu ffnen. , um die Seitenumbrche im Beziehungsdiagramm anzuzeigen. , um das Dialogfeld Druckereinrichtung (Windows) bzw. Papierformat (Mac OS)

4. Klicken Sie auf Drucken. 5. Whlen Sie im Dialogfeld Druckoptionen die gewnschte Option.

1 Whlen Sie Diagramm auf mehreren Seiten drucken, um das Diagramm auf mehr als einer Seite
auszugeben.

1 Whlen Sie Diagramm auf einer Seite drucken, um die Gre des Diagramms so einzustellen, dass es auf
eine Seite passt. 6. Klicken Sie auf Weiter. 7. Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS). Weitere Informationen zur Seitenansicht und zum Drucken von Datenbanken finden Sie in der Hilfe.

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts


Scripts knnen einfache Aufgaben wie das Festlegen einer Seitenausrichtung oder komplexe Aufgaben wie das Vorbereiten eines kundenspezifischen Serienbriefs erledigen. Scripts knnen bedingte Entscheidungen treffen (durch Wenn-Sonst-Anweisungen) und wiederholte Aufgaben erledigen (durch Schleifen-Anweisungen). Sie erstellen im Dialogfeld Scripts bearbeiten Scripts, indem Sie aus einer Liste von FileMaker ProScriptschritten whlen, Optionen angeben und die Schritte in der korrekten Reihenfolge fr die Aufgabe anordnen. Verwenden Sie Scripts, um Aufgaben wie die folgenden zu automatisieren:

1 Wechsel in ein anderes Layout oder in einen anderen Modus 1 Suchen, Sortieren und Drucken von Datenstzen 1 Importieren von Daten aus derselben Quelle
FileMaker Pro erleichtert Ihnen die Verwaltung von Scripts. Sie knnen ein Standardscript anzeigen, das als Vorlage bei der Erstellung Ihrer eigenen Scripts verwendet werden kann. Sie knnen mehrere Scripts gleichzeitig ffnen, um sie zu vergleichen. Sie knnen ganze Scripts zwischen Dateien kopieren und einfgen. Sie knnen Scriptschritte von einem Script in ein anderes Script in der gleichen Datei oder in ein Script in einer anderen Datei kopieren und einfgen. Sie knnen Gruppen Scripts zuordnen, um das Auffinden von Scripts eines bestimmten Typs zu erleichtern. (Zum Beispiel knnen Sie eine ganze Gruppe von Scripts in eine andere Datei kopieren oder eine ganze Gruppe von Scripts lschen.) Und Sie knnen Scripts so anlegen, dass sie ausgefhrt werden, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt (zum Beispiel wenn ein Benutzer ein Feld betritt, eine Taste drckt oder der Datenbank einen neuen Datensatz hinzufgt). Vorgehensweisen fr die Erstellung und Verwaltung von Scripts und ein berblick ber alle FileMaker ProScriptschritte (alphabetisch oder nach Kategorie sortiert) sind in der Hilfe verfgbar.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

53

Sicherungskopien von Datenbankdateien


Jedes auf einem Computer gespeicherte Dokument muss regelmig gesichert werden. Es ist einfacher, eine gesicherte Datenbank wiederherzustellen als sie neu zu erstellen. Die Hufigkeit der Sicherung hngt von der Datenmenge ab, die Sie Ihrer Datenbank hinzufgen, und davon, wie aufwndig eine Neuerstellung Ihrer Dateien im Falle einer Beschdigung wre. Die Sicherungskopien sehr wichtiger Dateien sollten routinemig an einem anderen Ort aufbewahrt werden. Empfehlungen zu Dateisicherungen finden Sie unter Sichern von Datenbanken und anderen wichtigen Dateien auf Seite 149. Ein Beispiel fr ein Sicherungsscript finden Sie in der Hilfe.

Festlegen der Einstellungen


Sie knnen das Erscheinungsbild und das Verhalten von FileMaker Pro an Ihre Arbeitsweise anpassen, indem Sie Standardeinstellungen, so genannte Voreinstellungen, ndern. Voreinstellungen beeinflussen das Verhalten des Programms und sind nicht dateispezifisch. Einstellungen im Dialogfeld Dateioptionen beeinflussen das Standardlayout, Start- und Ende-Scripts, Anmeldeinformationen und die Rechtschreibung fr die aktuelle Datei. Programm-Voreinstellungen festlegen: 1. Windows: Whlen Sie Bearbeiten > Einstellungen. Mac OS: Whlen Sie FileMaker Pro > Einstellungen. 2. Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf ein Register und legen Sie die gewnschten Optionen fest. So legen Sie Datei-Voreinstellungen fest: 1. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Dateioptionen. 2. Klicken Sie im Dialogfeld Dateioptionen auf ein Register und legen Sie die gewnschten Optionen fest. Weitere Informationen zum Festlegen von Programm- und Datei-Voreinstellungen finden Sie in der Hilfe.

54

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 3 Erstellen von Datenbanken


Dieses Kapitel erlutert die folgenden Grundlagen:

1 1 1 1 1

Planen einer Datenbank Definieren und ndern von Feldern Definieren von Tabellen Erstellen von Layouts Arbeiten mit Feldern, Objekten und Bereichen in einem Layout

Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Planen einer Datenbank


Eine sorgfltige Planung Ihrer Datenbank frdert konsistente Dateneingabe und -abruf und verringert die Anzahl doppelter Daten in den Datenbanktabellen. Relationale Datenbanktabellen arbeiten zusammen und gewhrleisten, dass die korrekten Daten zur Verfgung stehen, wenn Sie sie brauchen. Sie sollten eine Datenbank zunchst auf Papier planen. Die Planung einer Datenbank umfasst die folgenden Schritte: 1. Legen Sie den Zweck Ihrer Datenbank fest oder das Problem, das Sie lsen wollen. Beispiel: ein Verzeichnis meiner Kunden fhren, mein Inventar verwalten oder meine Studenten bewerten. Wenn weitere Personen mit der Datenbank arbeiten werden, beziehen Sie sie in die Planung ein. 2. berlegen Sie, welche Daten Sie in Ihrer Datenbank speichern wollen. In der Regel knnen die Informationen grob kategorisiert werden. Die exakte Identifizierung dieser Kategorien ist entscheidend beim Design einer effizienten Datenbank, da Sie verschiedene Typen und Mengen von Daten in jeder Kategorie speichern. Beispielsweise enthlt eine Datenbank zur Verfolgung des Umsatzes Kategorien wie Produkte, Rechnungen und Kunden. Eine Datenbank, die Noten von Studenten erfasst, besitzt Kategorien wie Studenten, Seminare und Arbeiten. 3. Sobald Sie die groben Kategorien bestimmt haben, berlegen Sie, wie diese Kategorien zueinander in Beziehung stehen. Hierfr knnen Sie den Zusammenhang zwischen den Kategorien mit einfachen Stzen beschreiben, z. B. Dozenten halten Seminare, Studenten belegen Seminare und Studenten schreiben Arbeiten. Jedes dieser Paare deutet eine Beziehung zwischen den Daten in einer Kategorie und den Daten in der anderen Kategorie an. 4. Sobald Sie Ihre Informationskategorien identifiziert haben, knnen Sie Ihre Datenbank organisieren. In der Datenbankterminologie werden diese Kategorien als Tabellen bezeichnet. Mithilfe von Tabellen werden Daten gruppiert, die ein gemeinsames Element enthalten oder einen gemeinsamen Zweck erfllen. Sie knnten z. B. eine Tabelle fr Namen und Adressen verwenden, whrend Sie in einer anderen Tabelle Transaktionsdetails wie Kaufdatum, Artikelnummer, Stckpreis usw. speichern.

56

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Datenbanken sind typischerweise auf eine von drei Arten organisiert:

1 Eine einzelne Tabelle in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie eine einzelne Tabelle, wenn Sie Daten
nur in einer Kategorie fhren wollen, z. B. Namen und Adressen.

1 Mehrere Tabellen in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie mehrere Tabellen, wenn Ihre Daten
komplexer sind, z. B. Studenten, Seminare und Noten.

1 Mehrere Tabellen in mehreren Dateien. Verwenden Sie mehrere Dateien, wenn Sie dieselben Daten
in mehreren verschiedenen Datenbanklsungen verwenden mssen. Sie knnen z. B. Ihre Umsatzsteuerstze und Versandinformationen in einer separaten Datei speichern, wenn Sie diese Informationen in mehreren Lsungen nutzen wollen. Hinweis Verwenden Sie Beziehungen, um Daten gemeinsam mit Tabellen in derselben Datei oder mit Tabellen in externen Dateien zu nutzen. Andere Datenbankelemente, wie z. B. Scripts und Zugriffsrechte, werden auf Dateiebene gespeichert, daher erzielen einige komplexe Lsungen Vorteile aus der Nutzung mehrerer Dateien. 5. Legen Sie die Datenbanktabellen und die enthaltenen Daten fest und bestimmen Sie, welche Felder Sie dafr brauchen. Tipp Um die Suche und Sortierung von Datenstzen zu erleichtern, erstellen Sie je ein Feld fr Vorname, Nachname, Anrede (z. B. Frau oder Dr.) und die Bestandteile der Anschrift (Strae, Postleitzahl, Stadt). Indem Sie Ihre Daten bei der Dateneingabe in mehrere Felder aufteilen, erleichtern Sie die sptere Generierung von Berichten. Wenn Sie z. B. separate Felder fr Transaktionsdetails verwenden, z. B. Datum, Artikelnummer, Menge und Stckpreis fr jede Transaktion, ist es einfacher, statistische Auswertungen und Zwischenergebnisberichte am Ende der Woche, des Monats oder des Jahres zu generieren. 6. Entscheiden Sie, welche Felder gemeinsame Daten fr die Tabellen enthalten sollen. Ein Reisebro knnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden: eine Kundentabelle, die Kundendaten speichert; eine Routentabelle, die Routeninformationen speichert; und eine Reisetabelle, die die Reisen und ihre aktuellen Preise speichert. Eine Kundentabelle kann Felder fr eine Kundennummer sowie Name, Adresse und Telefonnummer des Kunden enthalten. Eine Routentabelle knnte Felder fr eine Routenkennung, Abfahrtsort und Zielort enthalten. Die Tabelle Reisen knnte Felder fr eine Reisekennung und einen Reisenamen enthalten.

Kundennr. Name Strae Ort Postleitzahl Telefon Reisekennung: Reisename: Kundentabelle

Strecke Von Nach

Reisekennung: Reisename: Strecke Von Nach

Routentabelle

Reisetabelle

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

57

7. Um die Abgleichsfelder fr jede Tabelle zu bestimmen, kreisen Sie diese in Ihrem Plan ein. Weitere Informationen finden Sie unter Erluterung von Abgleichsfeldern fr Beziehungen auf Seite 109.

Kundennr. Name Strae Ort Postleitzahl Telefon Reisekennung: Reisename: Kundentabelle

Strecke Von Nach

Reisekennung: Reisename: Strecke Von Nach

Routentabelle

Reisetabelle

In der Tabelle Kunden sollten Sie z. B. jedem Kunden eine eindeutige Nummer zuordnen. Sie geben eine Kundennummer erst dann an, wenn Sie einen neuen Kunden hinzufgen, d. h., die Existenz einer Kundennummer bestimmt die Existenz eines Datensatzes. 8. Entscheiden Sie fr jede Tabelle, in welchen Feldern Sie Daten speichern und in welchen Feldern Sie Daten aus anderen (Bezugs-)Tabellen anzeigen wollen. Jede Tabelle dient nur einem Zweck und alle Felder in einer Tabelle beschreiben nur diesen Zweck. Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der Kundentabelle enthalten alle Informationen zu einem Kunden.

Kundennr. Name Strae Ort Postleitzahl Telefon Reisekennung: Reisename: Kundentabelle

Strecke Von Nach

Reisekennung: Reisename: Strecke Von Nach

Routentabelle

Reisetabelle

Basierend auf dem Zweck einer Datei knnen Sie sehen, wo Daten gespeichert werden und wo sie aus einer Bezugstabelle stammen sollen. Im Unterschied zu Abgleichsfeldern sollten alle anderen Felder nur einmal in Ihrer Datenbank vorkommen. Streichen Sie jedes Vorkommen von Feldern durch, die nicht zum Thema der Tabelle gehren.

58

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

9. Definieren Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen. Zeichnen Sie in Ihrem Plan eine Linie von jedem Abgleichsfeld in einer Tabelle zum entsprechenden Abgleichsfeld in der Bezugstabelle. Eine Beziehung zwischen Tabellen ist dadurch gekennzeichnet, dass ihre Abgleichsfelder bereinstimmende Daten enthalten.

Kundennr. Name Strae Ort Postleitzahl Telefon Reisekennung: Reisename: Kundentabelle Routentabelle Reisetabelle Strecke Von Nach Reisekennung: Reisename: Strecke Von Nach

Beziehungen ermglichen auch, dass Sie Ihre Daten zur Lsung komplexer Abfragen gruppieren. Mithilfe von Beziehungen knnen Sie z. B. den aktuellen Lagerbestand, Umsatzprognosen und andere Aufgaben bestimmen, bei denen Daten ber mehrere Tabellen hinweg bercksichtigt werden mssen. Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie in Kapitel 4, Arbeiten mit Bezugstabellen und dateien. 10. Wenn Ihre Datenbank auch von anderen Anwendern genutzt wird, sollten Sie die Art des Zugriffs festlegen. Weitere Informationen zur gemeinsamen Nutzung von Datenbanken finden Sie unter Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk auf Seite 121. 11. Wenn Sie die Datenbank fr andere Personen entwickeln, zeigen Sie ihnen Ihren Plan auf Papier und bitten Sie sie, den Plan zu prfen und nderungen vorzuschlagen. 12. berlegen Sie, welche Personen die Datenbank verwenden und ob der Zugriff beschrnkt werden muss. Weisen Sie die erforderlichen Zugriffsrechte zu, wenn Sie die Datenbank erstellen. Weitere Informationen zu Konten und Berechtigungen finden Sie in Kapitel 6, Schtzen von Datenbanken. 13. Stellen Sie fest, welche Layouts Sie bentigen, und reservieren Sie fr jedes Aufgabengebiet ein eigenes Layout. Erstellen Sie z. B. separate Layouts fr den Druck von Etiketten und Briefumschlgen. Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts finden Sie unter Erstellen von Layouts und Berichten auf Seite 76. 14. Erstellen Sie ein Formular wie das nachfolgend gezeigte, um die bentigten Dateien und Tabellen sowie die Felder fr jede Tabelle aufzulisten. Listen Sie auch die Formulare und Berichte auf, die Sie aus jeder Tabelle generieren werden.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

59

Beispiel fr Datenbank-Design-Formular
Projektname Zweck dieser Datenbank Dateiname fr diese Datenbank Tabellenname Feldname Feldtyp Kommentare

Tabellenname Feldname Feldtyp Kommentare

Layouts Name Zweck Bildschirm Druck Web

15. Erstellen Sie Ihre Datenbank. 16. Wenn Sie die Datenbank fr andere Personen entwickelt haben, bitten Sie einige Personen, die Datenbank zu testen. Korrigieren Sie dann etwaige gefundene Probleme, bevor Sie die Datenbank allen zur Verfgung stellen.

Anlegen einer FileMaker Pro-Datei


Sie knnen eine Datei mithilfe einer FileMaker Pro-Starter-Lsung oder einer Vorlage erstellen einer vordefinierten Datenbankdatei, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen knnen. Sie knnen die Datenbankdatei auch ohne eine Vorlage erstellen. Sie knnen eine Datei auch anlegen, indem Sie eine Kopie einer bestehenden FileMaker Pro-Datei erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Sichern von Dateien auf Seite 21.

Anlegen einer Datei mit einer Starter-Lsung


1. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Neu von Starter-Lsung. Sie knnen auch das Fenster FileMaker-Direktstart zum Erstellen von Dateien verwenden. Whlen Sie Hilfe > Direktstart und klicken Sie auf Starter-Lsung verwenden. 2. Whlen Sie Alle Lsungen, um eine Liste mit allen verfgbaren Lsungsdateien anzuzeigen, oder whlen Sie eine Lsungskategorie, um die Auswahlliste zu begrenzen. Wenn das Fenster FileMaker-Direktstart angezeigt wird, aber keine FileMaker Pro-Starter-Lsungen angezeigt werden, wurden die Starter-Lsungen nicht installiert. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. 3. Whlen Sie eine Lsung aus der Liste (Windows) bzw. den Vorschaubildern (Mac OS) und klicken Sie auf Whlen.

60

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

4. Geben Sie einen Namen fr die Datei ein (whlen Sie bei Bedarf einen anderen Ordner) und klicken Sie auf Speichern. Windows: Whlen Sie fr Dateityp die Einstellung FileMaker Pro-Dateien. FileMaker Pro erstellt die Datei auf Ihrer Platte und ffnet die Datei. Sie knnen die Felder und Layouts in Starter-Lsungen ndern. Weitere Informationen finden Sie in den restlichen Abschnitten in diesem Kapitel.

Erstellen einer leeren Datei


1. Whlen Sie in FileMaker Pro Datei > Neue Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Neue Datenbank (Mac OS). Sie knnen auch das Fenster FileMaker-Direktstart zum Erstellen einer leeren Datei verwenden. Whlen Sie Hilfe > Direktstart und klicken Sie auf Neue Datenbank erstellen. 2. Geben Sie einen Namen fr die Datei ein (whlen Sie bei Bedarf einen anderen Ordner) und klicken Sie auf Speichern. Windows: Whlen Sie fr Dateityp die Einstellung FileMaker Pro-Dateien. FileMaker Pro erstellt die Datei in der Tabellenansicht und zeigt eine leere Datenbank in einer Tabelle an, die dem Arbeitsblatt einer Tabellenkalkulation gleicht.
Feldnamen durch Eingabe in Spaltenberschriften erstellen

Daten zu Datenstzen durch Eingabe in Zeilen hinzufgen

3. Um das erste Feld zu definieren, klicken Sie in der ersten Spaltenberschrift auf Feld erstellen. Standardmig erstellt FileMaker Pro ein Textfeld. Wenn Sie den Feldtyp ndern mchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenberschrift (oder klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand der Spaltenberschrift) und whlen Sie einen anderen Feldtyp aus. Weitere Informationen finden Sie unter Auswhlen eines Feldtyps auf Seite 62. Wenn Sie keine Spaltenberschriften zum Erstellen von Feldern in der Tabellenansicht auswhlen knnen, prfen Sie, ob die Option Mit Spaltenberschriften im Dialogfeld Eigenschaft der Tabellenansicht ausgewhlt ist. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. 4. Geben Sie einen Namen fr die Tabelle ein. Weitere Informationen ber das Benennen von Feldern finden Sie unter Benennen von Feldern auf Seite 62.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

61

5. Um weitere Felder zu erstellen, klicken Sie auf + in der Spaltenberschrift oder klicken Sie in den rechten Rand. Nach der letzten Spalte in der Tabelle wird eine neue Spalte angefgt. 6. Um den ersten Datensatz hinzuzufgen, klicken Sie unter die erste Spaltenberschrift oder auf + im rechten Rand der Tabelle. 7. Geben Sie die Daten fr Ihren Datensatz ein. Informationen zu Aufgaben wie Lschen, Duplizieren und Sortieren von Datenstzen finden Sie unter Arbeiten mit Datenstzen in der Tabellenansicht auf Seite 28. 8. Fgen Sie Ihrer Datenbank weitere Datenstze und Felder hinzu. FileMaker Pro speichert nderungen an Ihren Daten, whrend Sie arbeiten. Um zu sehen, wie Ihre Daten in anderen Ansichten wirken, klicken Sie auf Formularansicht oder Listenansicht in der Layoutleiste. 9. Sie knnen Feldoptionen wie Validierung oder Indizierung beim Definieren eines Felds oder zu einem spteren Zeitpunkt festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen von Feldoptionen auf Seite 70. Die vorherigen Schritte erstellen eine einfache Datei mit einer Tabelle. In der Tabellenansicht knnen Sie nur Felder in lokalen Dateien erstellen und ndern. Jedoch knnen Sie einfache und komplexe Dateien erstellen, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank whlen und im Dialogfeld Datenbank verwalten arbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und ndern von Feldern im Dialogfeld Datenbank verwalten auf Seite 64. Beachten Sie folgende Punkte:

1 Standardmig wird beim Whlen von Datei bzw. Ablage (Mac OS) > Neue Datenbank eine leere
Datenbank in der Tabellenansicht angezeigt. Wenn Sie die Standardeinstellung ndern und das Dialogfeld Datenbank verwalten bei jedem Erstellen einer neuen Datenbank ffnen mchten, whlen Sie Bearbeiten > Einstellungen (Windows) bzw. FileMaker Pro > Einstellungen (Mac OS). Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf das Register Allgemein und whlen Sie dann Verwenden Sie fr die Erstellung von Dateien das Dialogfeld Datenbank verwalten. (Beachten Sie, dass diese Option ungltig ist, wenn Sie eine Datenbank ber das Schnellstart-Fenster erstellen. Beim Erstellen einer Datenbank mit dem Schnellstart-Fenster ist Tabellenansicht der Standard.)

1 Um zu verhindern, dass Datenstze nach einem Feld sortiert werden, wenn Sie in der Tabellenansicht in
die Spaltenberschrift klicken, deaktivieren Sie Daten bei Auswahl der Spalte sortieren im Dialogfeld Eigenschaften der Tabellenansicht. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

1 Sie knnen verhindern, dass neue Felder, die Sie erstellen, automatisch in das aktuelle Layout gesetzt
werden, indem Sie Neu definierte Felder in akt. Layout aufnehmen im Dialogfeld Einstellungen aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

62

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Benennen von Feldern


Beachten Sie beim Benennen von Feldern die folgenden Richtlinien:

1 Feldnamen mssen eindeutig sein. Ein Feldname kann bis zu 100 Zeichen lang sein. 1 Verwenden Sie aussagekrftige Namen, die einen Rckschluss auf den Inhalt des Felds zulassen.
Vermeiden Sie Abkrzungen, Akronyme oder Wrter, die Verwirrung stiften knnten.

1 Verwenden Sie keine der folgenden Symbole und Wrter im Feldnamen: 1 , (Komma) + * / ^ & = > < ( ) [ ] } ; (Semikolon) : (Doppelpunkt) :: (Beziehungsanzeige) $
(Variablenanzeige)

1 UND, ODER, XODER, NICHT oder der Name einer FileMaker Pro-Funktion 1 Wenn Sie ein Feld in einer Berechnungsformel verwenden wollen, darf der Feldname nicht mit einem
Leerzeichen, einem Punkt (.) oder einer Ziffer beginnen.

1 Verwenden Sie den Unterstrich (_) anstelle eines Leerzeichens, um die Beschrnkungen bei ODBC
(Open Database Connectivity) oder JDBC (Java Database Connectivity), Export, Web Publishing und anderen Operationen zu umgehen.

1 Wenn Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen, mssen Sie wissen, welche Einschrnkungen bei
der Feldbenennung zu beachten sind.

1 Wenn Sie FileMaker Pro-Daten ber ODBC oder JDBC austauschen, drfen die Feldnamen keine SQLSchlsselwrter enthalten.

Auswhlen eines Feldtyps


Wenn Sie ein Feld definieren, whlen Sie einen Feldtyp auf der Basis der Informationsart, die das Feld enthalten wird. Der Feldtyp bestimmt die Art der Daten, die eingegeben werden knnen, und die Operationen, die FileMaker Pro mit den Daten ausfhren kann. Wenn FileMaker Pro eine Aufgabe durchfhrt, z. B. Datenstze sortieren oder Berechnungen durchfhren, ist der Feldtyp entscheidend fr die Interpretation der Daten.
Aktivieren Sie diesen Feldtyp Text Fr folgende Felddaten Pro Feldwiederholung bis zu 1 Milliarde an Buchstaben, Symbolen und/oder Zahlen als Text, beschrnkt nur durch den verfgbaren Arbeitsspeicher und Festplattenplatz. Indiziert normalerweise auf der Basis der ersten 100 Zeichen jedes Worts oder Werts. Textfelder knnen Absatzende-Zeichen enthalten. Werte bis zu 800 Ziffern oder andere Zeichen. Gleiches gilt fr negative Werte. Zahlenfelder knnen auch Boolesche Werte (0 oder 1) enthalten, um z. B. wahr, falsch, ja oder nein anzugeben. Zahlenfelder knnen keine Absatzende-Zeichen enthalten. Nur Datumswerte. Verwendet den Gregorianischen Kalender mit dem Bereich 1.1.0001...31.12.4000. Die Reihenfolge von Tag, Monat und Jahr hngt von den Systemeinstellungen ab, mit denen die Datei erstellt wird. Nur Zeitwerte. Ein Zeitfeld kann den Stunden-, Minuten- und Sekundenteil einer Zeitangabe enthalten. Ein Zeitfeld kann eine negative Zeitdauer enthalten, z. B. -08:40:00. Datumswerte und Uhrzeiten, die auf einen festen Punkt im Kalender verweisen. Beispiel: 25.10.2010 2:39:46.

Zahl

Datum

Zeit Zeitstempel Medienfelder

1 1 1 1

Grafiken, Filme, Fotos, Bitmaps und Tne bis zu 4 GB pro Feld Dokumente einschlielich Microsoft Word- oder Excel-Dateien, PDF-Dateien usw. Multimedia-Dateitypen, die von QuickTime 7,5 untersttzt werden Software

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

63

Aktivieren Sie diesen Feldtyp Formel

Fr folgende Felddaten Ein Formelfeld speichert das Ergebnis einer Berechnung, die mit Daten im aktuellen Datensatz oder mit Daten in Bezugsdatenstzen durchgefhrt wurde. Die Formel kann Werte jedes Feldtyps berechnen. Als Ergebnistyp ist Folgendes mglich: Text, Zahl, Datum, Uhrzeit, Zeitstempel oder Medien. Der Wert eines Statistikfelds wird dadurch erzeugt, dass FileMaker Pro den Wert eines Felds in mehreren Datenstzen derselben Tabelle analysiert.

Statistik

Umsatzbericht
Vertreter Artikel Menge Summe

David Michaels David Michaels David Michaels David Michaels

ET3 ET4 ET1 ET5

1 1 2 3
Gesamt

29,95 32,25 73,90 98,85 234,95 64,50 12,50 25,00 102,00 336,95

Sophie Tang Sophie Tang Sophie Tang Sophie Tang

ET6 ETz ET2

2 5 2
Gesamt Endsumme

Das Ergebnis eines Statistikfelds wird dadurch erzeugt, dass der Wert eines Felds in mehreren Datenstzen analysiert wird. Das Ergebnis eines Formelfelds wird dadurch erzeugt, dass Werte im aktuellen Datensatz oder in Bezugsdatenstzen berechnet werden.

Beachten Sie folgende Punkte:

1 Jeder Feldtyp, ausgenommen ein Statistikfeld, kann einen Variablenwert enthalten. Weitere
Informationen finden Sie unter Optionen zur Speicherung und Indizierung auf Seite 74.

1 Verwenden Sie ausschlielich Datumsfelder (keine Text- oder Zahlenfelder) zum Speichern von
Datumsangaben. Um Fehlinterpretationen bei Datumsformaten zu vermeiden, sollten Sie immer vierstellige Jahreszahlen verwenden.

1 Verwenden Sie Textfelder und keine Zahlenfelder fr Postleitzahlen, Telefonnummern und andere Werte
mit Nullen am Anfang oder Zeichen wie Bindestriche oder Klammern.

1 Datenstze lassen sich zwar nicht nach Medienfeldern durchsuchen oder sortieren, aber Sie knnen ein
Textfeld definieren und das Medienobjekt darin beschreiben oder kennzeichnen. Auf der Basis dieser Beschreibung kann eine Suche oder Sortierung durchgefhrt werden.

1 Informationen zur nderung der Darstellung der Daten in Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit- und
Zeitstempelfeldern finden Sie unter Formatieren von Felddaten in einem Layout auf Seite 91.

64

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Erstellen und ndern von Feldern


Sie definieren ein Feld, indem Sie einen Feldnamen eingeben und einen Feldtyp whlen. Anschlieend whlen Sie die Feldoptionen. Damit legen Sie fest, wie die Daten in einem Feld interpretiert, eingegeben, berechnet, gespeichert und dargestellt werden. Die Gesamtheit der Feldeigenschaften wird als Felddefinition bezeichnet.
Produkt-ID ET14

Artikelbezeichnung Jacke Kategorie Farben Stckpreis Rabatt Kleidung Blau Schwarz 52,50 5,25

Diese Felder speichern Text. Dieses Feld speichert mehrere Werte. Dieses Feld speichert nur Zahlen. Dieses Feld berechnet einen Wert basierend auf einem anderen Wert im Datensatz (Rabatt ist 10 % von Stckpreis.)

Informationen zum Einstellen von Optionen fr Feldformate, die das Erscheinungsbild von Daten in einem Layout steuern, finden Sie unter Formatieren von Felddaten in einem Layout auf Seite 91.

Erstellen und ndern von Feldern im Dialogfeld Datenbank verwalten


Wichtig Eine nderung des Feldtyps kann bewirken, dass Daten unwiderruflich gelscht werden. 1. Whlen Sie bei geffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank. 2. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank verwalten auf das Register Felder.
Hier klicken, um nach Feldname oder Feldtyp zu sortieren Feldnamen und Definitionen Hier einen Namen fr ein neues Feld eingeben Nach Eingabe des Feldnamens und Auswahl des Feldtyps auf Erstellen klicken Hier einen Feldtyp whlen Hier die Art der Feldauflistung fr das Dialogfeld whlen

3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthlt, whlen Sie die gewnschte Tabelle aus der Liste Tabellen. Sie sehen Tabellen aus der aktuellen Datei und etwaigen externen Bezugsdateien. 4. Geben Sie in Feldname einen Namen fr das Feld ein. Um den Namen eines Felds zu ndern, knnen Sie auch das Feld in der Liste auswhlen und einen neuen Namen in das Feld Feldname eingeben. Weitere Informationen finden Sie unter Benennen von Feldern auf Seite 62.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

65

5. Whlen Sie unter Typ einen Feldtyp. Weitere Informationen finden Sie unter Auswhlen eines Feldtyps auf Seite 62. Sie knnen eine Beschreibung des Felds in das Feld Kommentar eingeben. Weitere Informationen ber das Erstellen von Formelfeldern finden Sie unter Erstellen von Formelfeldern auf Seite 66. Weitere Informationen ber das Erstellen von Statistikfeldern finden Sie unter Erstellen von Statistikfeldern auf Seite 68. 6. Klicken Sie auf Erstellen, wenn Sie ein neues Feld erstellen. Wenn Sie das Feld ndern, klicken Sie auf ndern. 7. Um Felder zu lschen, whlen Sie eines oder mehrere zu lschende Felder aus und klicken Sie auf Lschen und klicken Sie dann noch einmal auf Lschen. Wichtig Sie sollten sich vor dem Lschen eines Felds vergewissern, dass Sie die enthaltenen Daten nicht mehr bentigen. 8. Um Optionen fr das Feld zu definieren, klicken Sie auf Optionen. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen von Feldoptionen auf Seite 70.
Ziel Automatische Eingabe in das Feld Aktion im Dialogfeld Optionen fr Feld Klicken Sie auf das Register Automatische Eingabe, whlen Sie Optionen aus und klicken Sie dann auf OK. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von automatischer Dateneingabe auf Seite 71.

Sicherstellen, dass das Feld korrekte Klicken Sie auf das Register berprfung, whlen Sie die Optionen aus und klicken Sie Werte enthlt dann auf OK. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren der Feldberprfung auf Seite 72. Wichtig Um Verwechslungen bei der Verwendung von Datumsformaten in FileMaker Pro zu vermeiden, legen Sie Optionen zur berprfung des Felds fest. Damit stellen Sie sicher, dass nur vierstellige Jahreszahlen eingegeben werden. Definieren des Felds als Wiederholfeld Optionen zur Indizierung des Felds aktivieren Festlegen, dass das Feld einen Wert fr alle Datenstze in der Datei verwendet Verknpfen des bergeordneten Datumsfelds und des untergeordneten Furigana-Felds, so dass bei der Eingabe von Kanji-Zeichen in das bergeordnete Feld die entsprechende Schreibung im untergeordneten Furigana-Feld erscheint. Klicken Sie auf das Register Speicher und aktivieren Sie die Option Wiederholfeld mit maximal. Geben Sie die Anzahl der Wiederholungen (bis zu 1000) ein und klicken Sie auf OK. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. Klicken Sie auf das Register Speicher, aktivieren Sie die Optionen und klicken Sie dann auf OK. Klicken Sie auf das Register Speicher, aktivieren Sie Globale Speicherung verwenden und klicken Sie dann auf OK. Klicken Sie auf das Register Furigana, aktivieren Sie Furigana-Feld verwenden, das Furigana-Feld und das Kana-Eingabeformat und klicken Sie dann auf OK. Hinweis Diese Option ist fr Textfelder verfgbar und wenn Ihr Betriebssystem fr die Untersttzung von japanischer Texteingabe konfiguriert ist.

9. Definieren oder ndern Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK.

66

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

So erstellen und ndern Sie Felder in der Tabellenansicht:


Wichtig Eine nderung des Feldtyps kann bewirken, dass Daten unwiderruflich gelscht werden. 1. Klicken Sie bei geffneter Datenbank im Bltternmodus auf Tabellenansicht 2. Erstellen Sie neue Felder oder ndern Sie vorhandene Felder.
Ziel Feld erstellen Aktion in der Tabellanansicht Um das erste Feld zu erstellen, klicken Sie in der ersten Spaltenberschrift auf Feld erstellen. Um weitere Felder zu erstellen, klicken Sie auf + in der Spaltenberschrift oder klicken Sie in den rechten Rand. Doppelklicken Sie auf die Spaltenberschrift fr das Feld, das Sie umbenennen mchten, und geben Sie dann den neuen Namen ein. Weitere Informationen finden Sie unter Benennen von Feldern auf Seite 62. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenberschrift und whlen Sie dann eine Option fr Feldtyp. Weitere Informationen zu Feldtypen finden Sie unter Auswhlen eines Feldtyps auf Seite 62. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenberschrift und whlen Sie dann Feldoptionen. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen von Feldoptionen auf Seite 70. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenberschrift und whlen Sie dann Feld lschen. Wichtig Sie sollten sich vor dem Lschen eines Felds vergewissern, dass Sie die enthaltenen Daten nicht mehr bentigen. Klicken Sie in der Layoutleiste auf ndern und verwenden Sie die Optionen im Dialogfeld Tabellenansicht ndern. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Spaltenberschrift und whlen Sie Feld ausblenden, um das ausgewhlte Feld auszublenden. Zur Anzeige eines vorhandenen Felds in der Tabellenansicht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf + in der Spaltenberschrift und whlen Sie dann ein Feld aus der Liste der bestehenden Felder.

in der Layoutleiste.

Feldnamen ndern

Feldtyp whlen

Feldoptionen festlegen

Feld lschen

Weitere Felder anzeigen oder Felder ausblenden

Informationen zum Arbeiten mit Datenstzen in der Tabellenansicht (z. B. Hinzufgen, Lschen und Sortieren von Datenstzen) finden Sie unter Arbeiten mit Datenstzen in der Tabellenansicht auf Seite 31. Informationen zum Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht (z. B. Umstellen von Spalten und Festlegen der Spaltenbreite) finden Sie unter Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht auf Seite 30.

Erstellen von Formelfeldern


1. Folgen Sie zur Erstellung eines Formelfelds den Schritten 1 bis 5 unter Erstellen und ndern von Feldern im Dialogfeld Datenbank verwalten auf Seite 64. 2. Whlen Sie Formel als Typ des Felds, und klicken Sie dann auf Erstellen. 3. Whlen Sie im Dialogfeld Formel angeben bei Bedarf fr Diese Formel evaluieren im Kontext von eine Tabelle aus der Liste. Das Festlegen eines Kontexts fr eine Formel ist nur erforderlich, wenn Sie ein Formelfeld in einer Quelltabelle anlegen, die mehrmals im Beziehungsdiagramm vorkommt. Die Quelltabelle ist die Tabelle, die im Register Tabellen des Dialogfelds Datenbank verwalten definiert ist. Die getroffene Auswahl kann das Ergebnis der Formel beeinflussen, insbesondere wenn Ihre Formel Felder in Bezugstabellen verwendet.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

67

4. Erstellen Sie eine Formel fr die gewnschte Berechnung. Klicken Sie im Formeleingabefeld an die Stelle, an der der Feldverweis erscheinen soll, und fhren Sie dann die folgenden Schritte durch: Sie knnen die Formel auch direkt in das Feld schreiben.
Hinzufgen Einen Feldverweis Aktion Doppelklicken Sie auf einen Feldnamen in der Liste der Feldnamen. Um die Feldnamen aus einer anderen Tabelle zu sehen, whlen Sie eine Tabelle aus der Tabellenliste. Klicken Sie im Tastenblock im Dialogfeld auf einen Operator. (Anfhrungszeichen und Klammern werden paarweise in die Formel kopiert, wobei sich die Einfgemarke zwischen den Anfhrungszeichen/Klammern befindet.) Whlen Sie den Operator aus der Liste Operatoren. Geben Sie den Wert ein. Eine Konstante kann Text, Zahl, Datum oder Zeit sein. Verwenden Sie Datumskonstanten mit den Funktionen Datum und LiesAlsDatum, Zeitkonstanten mit den Funktionen Zeit und LiesAlsZeit und Zeitstempelkonstanten mit den Funktionen ZeitStempel und LiesAlsZeitstempel. Textkonstanten knnen maximal 29998 Zeichen umfassen. Doppelklicken Sie in der Funktionenliste auf eine Funktion (eine vordefinierte, benannte Formel, die eine spezielle Berechnung durchfhrt und einen eindeutigen einzelnen Wert liefert). Ersetzen Sie im Formeleingabefeld den Platzhalter durch den gewnschten Wert bzw. Ausdruck.

Einen arithmetischen Operator oder Textoperator Einen Vergleichs- oder logischen Operator oder einen Exponenten Eine Konstante

Funktion

Vorgehensweisen fr die Arbeit mit Formeln und ein berblick ber alle FileMaker Pro-Funktionen (alphabetisch oder nach Kategorie sortiert) sind in der Hilfe verfgbar. 5. Whlen Sie Optionen zur Berechnung des Felds.
Hier die Tabelle whlen, in der die Formel berechnet wird Whlen Sie hier arithmetische Operatoren und Textoperatoren

Whlen Sie hier Vergleichsoperatoren und logische Operatoren Whlen Sie hier die Art der Funktionsauflistung

Hier eine Tabelle aus der Liste whlen Whlen Sie hier Feldverweise Formeleingabefeld Einen Ergebnistyp fr die Formel auswhlen Klicken, um die OnlineHilfe fr das Definieren von Formeln anzuzeigen Hier Optionen fr Indizierung und Ergebnisspeicherung auswhlen Nur berechnen, wenn mindestens ein Feld in der Formel einen Wert enthlt. Das berechnete Feld als Wiederholfeld definieren Whlen Sie hier Funktionen.

68

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ziel Den Feldtyp fr das Ergebnis festlegen Ein berechnetes Feld als Wiederholfeld definieren Berechnung verhindern, auch wenn alle verwendeten Felder leer sind

Aktion Whlen Sie einen Datentyp aus dem Einblendmen Ergebnistyp <Wert>. Whlen Sie den korrekten Ergebnistyp fr das gewnschte Ergebnis. Weitere Informationen finden Sie unter Auswhlen eines Feldtyps auf Seite 62. Aktivieren Sie Anzahl der Wiederholungen und geben Sie die gewnschte Anzahl ein. Aktivieren Sie die Option Nicht auswerten, wenn verwendete Felder leer sind. Wenn diese Option aktiviert ist, berechnet FileMaker Pro eine Formel nicht, falls alle von der Formel verwendeten Felder leer sind.

6. Um Optionen fr Indizierung und globale Speicherung des Felds zu whlen, klicken Sie auf Speicheroptionen, aktivieren Sie die gewnschten Optionen im Dialogfeld Speicheroptionen und klicken Sie dann auf OK. 7. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Formel angeben zu schlieen. 8. Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK. Hinweis Wenn Ihre FileMaker Pro-Datei auf Daten von externen ODBC-Datenquellen zugreift, knnen Sie Ergnzungsfelder hinzufgen, um Formeln anzugeben, die externe Daten verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Ergnzungsfeldern auf Seite 70. Weitere Informationen zum Erstellen oder ndern von Formelfeldern oder Verwenden von Kontext in Formeln finden Sie in der Hilfe.

Erstellen von Statistikfeldern


Verwenden Sie ein Statistikfeld, um Werte wie Zwischensummen, Mittelwerte oder Endsummen ber mehrere Datenstze hinweg zu berechnen. Beispiel: Ein Statistikfeld in einem Bericht zeigt den Gesamtumsatz aus allen Umsatzzahlen des Monats Mai. Mithilfe des Assistenten fr neues Layout knnen Sie einen Bericht mit gruppierten Daten (Werte in einem Statistikfeld) erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Layouts und Berichten auf Seite 76. Tipp Sie knnen die Tabellenansicht im Bltternmodus verwenden, um einen dynamischen Bericht zu erstellen, der Daten nach einem Feld gruppiert, Zwischensummen fr ein Feld anzeigt oder Zwischensummen fr eine Gruppe von Daten erstellt. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. Der Wert in einem Auswertungsfeld ist abhngig von der Position des Auswertungsfelds im Layout, von der Anzahl der aufgerufenen Datenstze, vom Sortierstatus der Datenstze und dem gewhlten Bearbeitungsmodus. Wenn Sie ein Layout mit einem Statistikfeld ndern wollen, sollten Sie mit Layoutbereichen vertraut sein, um unerwnschte Ergebnisse zu vermeiden (siehe Arbeiten mit Bereichen in einem Layout auf Seite 98). 1. Folgen Sie zur Erstellung eines Statistikfelds den Schritten 1 bis 5 unter Erstellen und ndern von Feldern im Dialogfeld Datenbank verwalten auf Seite 64. 2. Whlen Sie Statistik als Typ des Felds und klicken Sie dann auf Erstellen.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

69

3. Legen Sie im Dialogfeld Optionen fr Statistikfeld den gewnschten Auswertungstyp fest und whlen Sie dann das Feld, das ausgewertet werden soll.
Whlen Sie Summe von Mittelwert von Anzahl von Um in einem Feld Werte zu gefundenen Datenstzen zusammenzufassen Berechnung der Summe aller Werte in dem Feld Berechnung des Mittelwerts aller Werte in dem Feld Zhlung der Datenstze, die einen Wert fr das betreffende Feld enthalten. Wenn ein Feld beispielsweise 100 Werte enthlt (einen Wert pro Datensatz), lautet das Ergebnis der Zhlung 100. Suche nach der niedrigsten Zahl oder dem frhesten Datum, der frhesten Uhrzeit bzw. dem frhesten Zeitstempel fr ein Feld Suche nach der hchsten Zahl oder dem sptesten Datum, der sptesten Uhrzeit bzw. dem sptesten Zeitstempel fr ein Feld Bestimmung, wie sehr sich die Werte in einem Feld voneinander unterscheiden. Mit dieser Option wird die Standardabweichung vom Mittelwert der fr ein Feld vorhandenen Werte berechnet. (Die Formel ist nach n-1 gewichtet, in Anlehnung an die Berechnung der Standardabweichung in der Statistik.) Ermittelt das Verhltnis des Feldwerts zur Endsumme aller Werte in diesem Feld. Sie knnen z. B. den Anteil der einzelnen Verkufer an den Gesamtverkaufszahlen ermitteln.

Minimum Maximum Standardabweichung von

Anteil an Endsumme von

Hier einen Auswertungstyp Hier eine Option fr den Auswertungstyp whlen Die Summe oder die Anzahl neu beginnen

Hier das Feld whlen, das die Statistik berechnen soll

Hier eine Option fr das Auswerten von Wiederholungen whlen

4. Whlen Sie eine fr den Auswertungstyp anwendbare Statistikoption. Welche Optionen zur Verfgung stehen, hngt vom gewhlten Auswertungstyp ab.
Auswertungstyp Summe von Auswhlen Laufende Summe Ziel Den kumulativen Wert fr den aktuellen Datensatz und alle vorhergehenden Datenstze anzeigen. Um die laufende Summe fr jede sortierte Gruppe neu zu beginnen, whlen Sie auch Ergebnis fr jede sortierte Gruppe neu beginnen. Whlen Sie dann aus der Feldliste das Feld aus, von dem aus die Sortierung neu begonnen wird.

Mittelwert von

Gewichteter Mittelwert. Whlen Den Mittelwert fr ein Feld festlegen, wobei eine Gewichtung Sie in der Feldliste das Feld aus, nach dem Wert in einem anderen Feld erfolgt das den Gewichtungsfaktor enthlt. Laufende Anzahl Den kumulativen Wert fr den aktuellen Datensatz und alle vorhergehenden Datenstze anzeigen. Um die laufende Anzahl fr jede sortierte Gruppe neu zu beginnen, whlen Sie auch Ergebnis fr jede sortierte Gruppe neu beginnen. Whlen Sie dann aus der Feldliste das Feld aus, von dem aus die Sortierung neu begonnen wird.

Anzahl von

70

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Auswertungstyp

Auswhlen

Ziel Berechnet die Standardabweichung von einer Gesamtheit, wobei die Formel nach n gewichtet ist. Definiert, nach welcher Gruppe sortiert wird.

Standardabweichung von Nach Gesamtheit Anteil an Endsumme von Laufend. Whlen Sie in der Feldliste ein Feld fr die Zwischenergebnisse. (Zurck im Bltternmodus sortieren Sie die Datenstze nach diesem Feld, um den Wert korrekt zu berechnen.)

5. Whlen Sie ggf. eine Option fr die Auswertung eines Wiederholfelds.


Auswhlen Alle zusammen Einzeln Ziel Berechnen eines einzigen Ergebniswerts fr alle Wiederholungen des Felds Berechnen eines Ergebniswerts fr jede Wiederholung

6. Klicken Sie auf OK. 7. Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK. Hinweis Wenn Ihre FileMaker Pro-Datei auf Daten von externen ODBC-Datenquellen zugreift, knnen Sie Ergnzungsfelder hinzufgen, um Statistikfelder anzugeben, die externe Daten verwenden. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.

Verwenden von Ergnzungsfeldern


Wenn Ihre FileMaker Pro-Datei auf Daten von externen ODBC-Datenquellen zugreift, knnen Sie Ergnzungsfelder verwenden, um ungespeicherte Formel- und Statistikergebnisse anzugeben, die ODBCDaten verwenden. Da Sie FileMaker Pro nicht verwenden knnen, um das Schema einer externen ODBCDatenbank zu ndern, sind Ergnzungsfelder die einzigen Felder, die Sie externen Tabellen hinzufgen knnen. Weitere Informationen zum interaktiven Zugriff und der Arbeit mit SQL-Daten finden Sie unter Arbeiten mit externen Datenquellen auf Seite 133. Weitere Informationen zur Verwendung von Ergnzungsfeldern finden Sie in der Hilfe.

Festlegen von Feldoptionen


Sie knnen Feldoptionen beim Definieren eines Felds oder zu einem spteren Zeitpunkt festlegen. Sie knnen Optionen festlegen fr:

1 1 1 1 1 1

Eingabe von Standarddaten in ein Feld berprfung der Daten anhand festgelegter Kriterien Definieren eines Felds als Wiederholfeld Erstellen eines Index Speichern eines Variablenwerts Furigana-Felder (nur Felder fr japanische Sprache)

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

71

Mithilfe von Feldoptionen knnen Sie die Genauigkeit und Konsistenz Ihrer Daten sicherstellen. Beispiel: Wenn Sie Frnkreich anstatt Frankreich in das Feld Land eingeben und anschlieend nach Datenstzen mit dem Wert Frankreich suchen, findet FileMaker Pro den Datensatz nicht. Um sicherzustellen, dass alle Lndernamen korrekt eingegeben werden, definieren Sie eine Werteliste mit den betreffenden Lndernamen und aktivieren dann die berprfungsoption Aus Werteliste fr das Feld. Der Wert, den Sie in das Feld eingeben, muss mit einem Wert in der Werteliste bereinstimmen. Sie knnen Feldoptionen festlegen, whrend Sie in der Tabellen-, Formular- oder Listenansicht arbeiten. Informationen zu Wertelisten finden Sie unter Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout auf Seite 89. Informationen zur Definition von Optionen fr Statistikfelder finden Sie unter Erstellen von Statistikfeldern auf Seite 68.

Definieren von automatischer Dateneingabe


So legen Sie fest, dass in jedem Datensatz automatisch ein Standardwert in ein Feld eingegeben wird: 1. Fhren Sie bei geffneter Datenbank einen der folgenden Schritte aus:

1 Wenn Sie in der Tabellenansicht arbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldnamen
und whlen Sie dann Feldoptionen. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.

1 Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank verwalten auf das Register Felder. 3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthlt, whlen Sie die gewnschte Tabelle aus der Liste Tabellen. 4. Doppelklicken Sie in der Feldliste auf ein Feld, das Sie definieren mchten. 5. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen fr Feld auf das Register Automatische Eingabe und aktivieren Sie die gewnschten Optionen. (Welche Optionen verfgbar sind, hngt vom jeweiligen Feldtyp ab.)
Ziel Aktion Datum, Uhrzeit, Zeitstempel, Benutzername oder Aktivieren Sie Erstellung oder nderung und whlen Sie dann eine Option Kontoname eingeben, wenn ein Datensatz aus der Liste. gendert oder erstellt wird Jedem Datensatz eine eindeutige, fortlaufende Nummer zuweisen Aktivieren Sie Fortlaufende Nummer. Aktivieren Sie Bei Erstellung, um die Nummer zuzuweisen, wenn ein Datensatz erstellt wird. Aktivieren Sie Bei Besttigung, um die Nummer zuzuweisen, wenn ein Datensatz besttigt wird. Geben Sie dann in das Feld Nchster Wert einen Anfangswert (z. B. 1001) und in das Feld Intervall einen Intervallwert ein. Whlen Sie Wert aus zuletzt besuchtem Datensatz. Aktivieren Sie Daten und geben Sie die gewnschten Informationen ein (max. 255 Zeichen). Aktivieren Sie Berechneter Wert und definieren Sie die Formel im Dialogfeld Formel angeben. Klicken Sie dann auf OK. Weitere Informationen zum Dialogfeld Formel angeben finden Sie unter Erstellen von Formelfeldern auf Seite 66. Aktivieren Sie Vorhandenen Feldwert nicht ersetzen (falls vorhanden), damit keine bereits vorhandenen Daten berschrieben werden. Aktivieren Sie Referenzwert und klicken Sie dann auf OK. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Referenzen auf Seite 118.

Wert aus vorherigem Datensatz eingeben Ihre Daten einfgen Das Ergebnis einer Berechnung in das Feld eintragen

Einen Wert aus einem Feld in derselben oder einer anderen Tabelle oder Datei eingeben

72

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ziel

Aktion

nderung eines automatisch eingegebenen Werts Aktivieren Sie Keine Vernderung des Werts bei der Dateneingabe. durch Benutzer verhindern Automatische Eingabe deaktivieren Deaktivieren Sie alle Kontrollkstchen.

Klicken Sie auf Automatische Eingabe.

Whlen Sie Optionen fr die Eingabe von Standardwerten in das Feld aus.

6. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Optionen fr Feld zu schlieen, oder klicken Sie auf ein anderes Register, um weitere Feldoptionen festzulegen.

Definieren der Feldberprfung


Durch die Auswahl von berprfungsoptionen stellen Sie sicher, dass nur korrekte Daten in ein Feld eingegeben werden. Bei Eingabe fehlerhafter Daten zeigt FileMaker Pro eine Meldung an. Wichtig Um Verwechslungen bei der Verwendung von Datumsformaten in FileMaker Pro zu vermeiden, legen Sie Optionen zur berprfung des Datumsfelds fest. Damit stellen Sie sicher, dass nur vierstellige Jahreszahlen eingegeben werden. 1. Fhren Sie mit bei geffneter Datenbank einen der folgenden Schritte aus:

1 Wenn Sie in der Tabellenansicht arbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldnamen und
whlen Sie dann Feldoptionen. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.

1 Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank verwalten auf das Register Felder. 3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthlt, whlen Sie die gewnschte Tabelle aus der Liste Tabellen. 4. Doppelklicken Sie in der Feldliste auf ein Feld, das Sie definieren mchten. 5. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen fr Feld auf das Register berprfung.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

73

6. Legen Sie fest, wie FileMaker Pro auf ungltige Werte reagiert. Whlen Sie unter Daten in diesem Feld berprfen die Option Immer fr stndige Feldberprfung oder Nur bei der Dateneingabe, um die berprfung nur dann durchzufhren, wenn Daten eingegeben werden. Deaktivieren Sie Benutzer darf berprfung bei Dateneingabe umgehen, wenn Sie Benutzer daran hindern wollen, ungltige Daten einzugeben. 7. Aktivieren Sie berprfungsoptionen fr das Feld.
Ziel Dieses Feld muss eine Zahl enthalten Auswhlen Feldtyp und whlen Sie dann Nur numerisch aus der Liste.

Das Feld muss ein Datum enthalten, wobei Tag und Monat als Strenger Datentyp und whlen Sie dann Vierstellige Ziffern dargestellt und eine vierstellige Jahreszahl angezeigt Jahreszahl aus der Liste. wird (z. B. 12.05.2010) Das Feld muss eine Uhrzeit enthalten, wobei fr Stunde und Minuten numerische Werte zwischen 00:00 und 23:59 angegeben werden (die Angabe der Sekunden ist optional). Das Feld darf nicht leer sein. Das Feld darf keinen Wert duplizieren, der sich in anderen Datenstzen in diesem Feld befindet. Strenger Datentyp und whlen Sie dann Uhrzeit aus der Liste.

Nicht leer Eindeutiger Wert

Das Feld stimmt mit einem anderen Wert im selben Feld eines Vorhandener Wert anderen Datensatzes berein. Der Wert muss sich in der angegebenen Werteliste befinden. Aus Werteliste und whlen Sie dann eine bestehende Werteliste aus oder definieren Sie eine neue.

Das Feld liegt in einem bestimmten Bereich von Buchstaben, Im Bereich von/bis und geben Sie den oberen und unteren Zahlen, Datumswerten oder Zeitangaben. Grenzwert ein. Der Wert muss mit dem Ergebnis einer Berechnung bereinstimmen. berprfung durch Berechnung und geben Sie eine Formel in das Dialogfeld Formel angeben ein. Aktivieren oder deaktivieren Sie Nur berechnen bei Feldnderung. Klicken Sie dann auf OK. Das Ergebnis muss ein Boolescher Wert sein wahr oder falsch. Das Ergebnis ist wahr, wenn das Ergebnis eine beliebige Zahl auer Null ist, jedes andere Ergebnis (null, keine Daten, nicht nummerische Daten) ist falsch. Weitere Informationen zum Dialogfeld Formel angeben finden Sie unter Erstellen von Formelfeldern auf Seite 66. Maximale Anzahl von Zeichen und geben Sie dann die maximal erlaubte Anzahl ein.

Der Inhalt des Felds darf die angegebene Anzahl an Zeichen nicht berschreiten.

74

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

berprfung whlen.

Optionen zur berprfung des Felds festlegen.

8. Um eine spezielle Meldung anzuzeigen, wenn Daten nicht den berprfungsanforderungen entsprechen, aktivieren Sie Eigene Meldung zeigen, wenn berprfung fehlerhaft und geben Sie bis zu 255 Zeichen ein. 9. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Optionen fr Feld zu schlieen, oder klicken Sie auf ein anderes Register, um weitere Feldoptionen festzulegen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Optionen zur Speicherung und Indizierung


FileMaker Pro stellt Optionen zur Indizierung von Feldern und zur Speicherung von berechneten Ergebnissen zur Verfgung. Sie knnen:

1 Einen neuen Index erstellen. Ein Index enthlt eine Liste der Werte eines Felds. Ein Index kann Suchabfragen
erheblich beschleunigen. FileMaker Pro bentigt fr die Indizierung jedoch zustzlichen Speicherplatz auf der Festplatte. Sie knnen Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelfelder indizieren. Sie knnen auch Formelfelder indizieren, wenn das Feld den Ergebnistyp Text, Zahl, Datum, Zeit oder Zeitstempel liefert.

1 Das Ergebnis eines Formelfelds in Ihrer Datenbank speichern oder FileMaker Pro anweisen, die
Berechnung der Formel nur bei Bedarf auszufhren (nicht gespeichertes Ergebnis). Durch die Speicherung von Ergebnissen sparen Sie zwar Zeit, Sie bentigen jedoch zustzlichen Speicherplatz auf der Festplatte. Sie knnen Speicheroptionen fr Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- und Formelfelder festlegen.

1 Ein beliebiges Feld (auer einem Statistikfeld) so einstellen, dass es einen einzigen Wert fr alle
Datenstze in einer Datei verwendet, wenn Sie Globale Speicherung verwenden im Register Speicher des Dialogfelds Optionen fr Feld aktivieren. Felder, fr die globale Speicherung definiert ist, werden auch als Variablenfelder bezeichnet.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

75

Auf Speicher klicken Speicheroption fr das Feld whlen

Weitere Informationen zum Festlegen von Feldoptionen finden Sie in der Hilfe.

Erstellen von Datenbanktabellen


Verwenden Sie Datenbanktabellen, um Ihre Daten zu organisieren und nach einem gemeinsamen Merkmal oder Prinzip zu gruppieren. Ihre Datenbank kann so viele Tabellen enthalten, wie Sie fr die Organisation Ihrer Daten bentigen. FileMaker Pro speichert nicht nur die Daten in Tabellen, sondern verwendet Tabellen auch, um Beziehungen im Beziehungsdiagramm zu beschreiben und den Kontext fr Layouts und einige Berechnungen zu erstellen. In FileMaker Pro ist der Kontext der Ausgangspunkt, an dem Formeln und Scripts beginnen und von dem aus eine Beziehung im Beziehungsdiagramm berechnet wird. Beim Anlegen einer neuen Datei erstellt FileMaker Pro automatisch die erste Tabelle und das erste Layout. Die Tabelle und das Layout erhalten denselben Namen wie die Datei. Sie erstellen zustzliche Tabellen im Dialogfeld Datenbank verwalten. 1. Whlen Sie bei geffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank. 2. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank verwalten auf das Register Tabellen.

Einen Namen fr die Tabelle eingeben

76

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

3. Geben Sie im Dialogfeld Tabellenname einen Namen fr die Tabelle ein und klicken Sie auf Erstellen. Die Tabelle kann umbenannt oder gelscht werden. Tabellen, die Sie einer Datei hinzufgen, werden automatisch im Beziehungsdiagramm angezeigt. 4. Fahren Sie mit dem Definieren von Tabellen fort oder klicken Sie auf das Register Felder, um Felder zu definieren. Weitere Informationen zu Beziehungen, Tabellen und dem Beziehungsdiagramm finden Sie in Kapitel 4, Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien.

Erstellen von Layouts und Berichten


FileMaker Pro-Layouts legen das Erscheinungsbild der Daten fest, wenn sie angezeigt, gedruckt, zu einem Bericht zusammengefasst, gesucht und eingegeben werden. Layouts speichern keine Daten sie zeigen sie nur an. Layouts werden gelegentlich Berichte genannt, insbesondere in gedruckter Form. Sie knnen beliebig viele Layouts fr eine Datei anlegen (z. B. Layouts fr Dateneingabe, Statistiken oder Drucken von Adressetiketten). Sie knnen ein Layout ndern, ohne Ihre Daten oder andere Layouts fr die Datei zu beeinflussen. Layouts knnen bestimmte Felder enthalten und andere ausschlieen. Wenn Sie die Daten in einem Feld ndern (im Bltternmodus), werden die nderungen in diesem Feld fr den gleichen Datensatz in allen Layouts der Datei reflektiert.
Einblendmen Layout Schaltflchen: Verwenden, um Aufgaben zu automatisieren.

Bereiche: Kopf- und Fubereiche, Datenbereich und Bereiche fr Zwischenoder Gesamtergebnis verwenden, um ein Layout in zweckgebundene Bereiche zu gliedern. Felder: Dienen der Eingabe und Anzeige von Daten.

Layouttext: Wird fr berschriften, Spaltentitel, Feldnamen, Anweisungen und Serienbriefe verwendet.

Einblendmen Modus

Beim Erstellen einer Datenbankdatei (ohne eine FileMaker Pro-Vorlage) legt FileMaker Pro automatisch ein Standardlayout fr die erste Tabelle in der Datei und fr jede neu hinzugefgte Tabelle an, die Felder enthlt.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

77

Registersteuerelemente eignen sich hervorragend, um Daten zu organisieren. In einer Personaldatenbank knnten Sie z. B. Registerfelder fr das Mitarbeiterfoto, die Stellenbeschreibung und die Finanzdaten erstellen. Um ein Registersteuerelement zu erstellen, whlen Sie im Layoutmodus Einfgen > Registersteuerelement oder klicken auf das Registersteuerelement-Werkzeug. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Registersteuerelement-Werkzeug Klicken Sie, um zu einem anderen Registerfeld zu wechseln.

Registersteuerelement

Sie erstellen zustzliche Layouts, indem Sie in den Layoutmodus wechseln und den Assistenten fr neues Layout verwenden, der Sie abhngig von den gewhlten Optionen durch den Vorgang fhrt. Die Layouttypen eignen sich fr verschiedene Zwecke, z. B. zum Anzeigen eines Eingabebildschirms oder zum Drucken von Umsatzberichten oder Adressetiketten. Sie knnen jedes Layout mithilfe der Designwerkzeuge, die im Layoutmodus verfgbar sind, weiter anpassen. Wichtig FileMaker Pro bercksichtigt den ausgewhlten Drucker sowie die Druckoptionen und das Seitenformat bei der Berechnung von Rndern und anderen Abmessungen im Layout. Drucker und Druckoptionen hngen vom verwendeten Drucker und der Systemsoftware ab. Weitere Informationen finden Sie in Ihrer Drucker- und Systemdokumentation. Beachten Sie folgende Punkte:

1 Gewhnlich ist es einfacher, die gewnschten Felder fr ein Layout zu erstellen, bevor Sie den
Assistenten fr neues Layout starten (siehe Erstellen und ndern von Feldern auf Seite 64). Jedoch knnen Sie auch Felder im Assistenten fr neues Layout erstellen.

1 Wenn Sie das neue Layout in Querformat oder einem speziellen Papierformat drucken wollen, whlen
Sie als Erstes im Blttern- oder Layoutmodus Datei > Drucker einrichten (Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS). Besttigen Sie dann die Ausrichtung und die Papiereinstellungen und klicken Sie auf OK. Genderte Einstellungen fr Drucker einrichten und Papierformat beeinflussen alle brigen Layouts in der aktuellen Datei, d. h., Sie mssen diese Einstellungen eventuell spter ndern, um andere Layouts korrekt zu drucken.

1 Sie knnen die Layouts und Layoutordner in Ihrer Datenbank bequem mithilfe des Dialogfelds Layouts
verwalten verwalten. Beispielsweise knnen Sie Layouts und Ordner hinzufgen, lschen und duplizieren, mehrere Layouts ffnen und die Reihenfolge ndern, in der Layouts und Ordner im LayoutEinblendmen angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

78

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

So erstellen Sie ein Layout: 1. Whlen Sie im Bltternmodus Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Layouts und klicken Sie auf Neu. Klicken Sie im Layoutmodus auf Neues Layout/Neuer Bericht in der Statussymbolleiste. Sie sehen den Assistenten fr neues Layout, eine Serie von Fenstern, die Ihnen bei der Erstellung des im ersten Fenster gewhlten Layouttyps helfen. 2. Wenn die Datei mehrere Tabellen enthlt, whlen Sie die Tabelle aus, deren Datenstze in diesem Layout angezeigt werden sollen, und geben Sie dem Layout einen Namen. 3. Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm, um den im ersten Fenster gewhlten Layouttyp zu erstellen. Eine Beschreibung der einzelnen Layouttypen, die Sie mit dem Assistenten erstellen knnen, finden Sie im nchsten Abschnitt, Erluterung von Layouttypen. 4. Wenn Sie die Serie von Fenstern ausgefllt haben, klicken Sie auf Fertig stellen. Sie knnen das neue Layout sofort verwenden oder es mithilfe der Werkzeuge und Befehle im Layoutmodus weiter bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Objekten in einem Layout auf Seite 83 und Arbeiten mit Feldern in einem Layout auf Seite 87.

Erluterung von Layouttypen


Die folgenden Abschnitte beschreiben jedes Layout, das Sie mit dem Assistenten fr neues Layout erstellen knnen. Standardformular Ein Standardlayout eignet sich gut fr Dateneingabe und Blttern am Bildschirm. Es enthlt die ausgewhlten Felder in je einer Zeile und in der angegebenen Reihenfolge, mit Feldnamen links neben den Feldern. Im Bltternmodus sehen Sie jeweils einen Datensatz oder ein Formular (auer Sie haben von der Formularansicht umgeschaltet).

Feldbeschriftungen

Definierte Felder in derselben Reihenfolge wie in der Tabelle Kunden im Dialogfeld Datenbank verwalten

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

79

Tabellenansicht Eine Tabellenansicht enthlt die von Ihnen ausgewhlten Felder in einem Gitter in der angegebenen Reihenfolge von links nach rechts. Feldnamen sind die Spaltenberschriften. Wenn Sie den Layouttyp Tabellenansicht whlen, wird das Layout automatisch mit der Tabellensicht als Standardansicht fr die Anzeige des Layouts im Bltternmodus erstellt. Die Tabellenansicht ist eine von drei verfgbaren Ansichten fr Layouts in FileMaker Pro. Die anderen sind Formular- und Listenansicht. Die Tabellenansicht bietet eine Ansicht Ihrer Daten im Format einer Tabellenkalkulation, in der Sie im Bltternmodus rasch Felder neu anordnen, Datenstze hinzufgen oder lschen oder Felder definieren knnen. Sie knnen z. B. Spalten (Felder) umstellen, ihre Gre ndern oder sie sortieren einfach per Mausklick (falls diese Optionen eingestellt sind). Weitere Informationen ber die Tabellenansicht finden Sie unter Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht auf Seite 30. Sie knnen auch Statistikdaten in der Tabellenansicht anzeigen, wo Sie Ihre Daten nach einer oder mehreren Spalten (Feldern) gruppieren und Zwischensummen fr jede Gruppe von Gesamtsummen fr die Tabelle prfen knnen. Diese Statistikergebnisse werden in Echtzeit neu berechnet und aktualisiert, wenn Sie Datenwerte in der Tabellenansicht ndern. Weitere Informationen zur Erstellung dynamischer Berichte finden Sie in der Hilfe.

Listenansicht Ein Layout des Typs Listenansicht enthlt die ausgewhlten Felder in der angegebenen Reihenfolge von links nach rechts, mit Feldnamen als Spaltentiteln. Dieses Layout eignet sich ideal fr die Anzeige oder Druckausgabe mehrerer Datenstze in Reihen (eine Liste von Datenstzen). Sind es viele Felder, reichen die Spalten ber den rechten Seitenrand des Layouts hinaus. Um dies zu vermeiden, knnen Sie Spalten auf die Seitenbreite beschrnken. Im Assistenten knnen Sie:

1 Kopf- und Fubereiche mit statischem Text (wie dem Firmennamen), dynamischem Text (wie
Seitennummern oder aktuellem Datum) oder einer Grafik (wie Ihrem Firmenlogo) hinzufgen

1 die Datenstze sortieren 1 Informationen in einem Script speichern, um den Bericht wiederholt zu generieren (z. B. Wechsel in das
Berichtlayout, Sortieren der Daten und Pausieren, damit Sie den Bericht in der Seitenansicht berprfen knnen) Sie knnen nach Beendigung des Assistenten beliebige Optionen ndern.

80

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Bericht In einem Berichtlayout knnen Sie einen Bericht mit gruppierten Daten und optionalen End- und Zwischensummen einrichten. Sie knnen beispielsweise Umsatzdaten nach Region gruppieren, dann den Umsatz fr jede Region als Zwischenergebnisse berechnen und eine Endsumme hinzufgen. Wie in der Listenansicht knnen Sie Kopf- und Fubereiche hinzufgen und Informationen in einem Script speichern. Weitere Informationen ber Berichtlayouts finden Sie in der Hilfe. Leeres Layout Verwenden Sie ein leeres Layout als Ausgangspunkt fr ein Layout, das Sie komplett neu erstellen, z. B. ein komplexes Dateneingabe-Fenster. Sie platzieren alle gewnschten Felder und anderen Objekte im Layoutmodus auf das Layout. Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts und Berichten finden Sie in der Hilfe. Etiketten Verwenden Sie ein Etikettenlayout, um Felder fr den Druck auf einem der vordefinierten StandardEtikettenformate anzuordnen. (FileMaker Pro stellt die Mae einer groen Anzahl von Standardetikettentypen zur Auswahl.) Wenn der gewnschte Etikettentyp nicht verfgbar ist, knnen Sie spezielle Etikettenmae angeben. Im Layout Vertikale Etiketten werden asiatische Zeichen und Zeichen voller Breite so gedreht, dass Etiketten vertikal verwendet werden knnen. Informationen zu vertikalem Schreiben finden Sie unter Formatieren von Feldern und Text fr vertikales Schreiben auf Seite 97.

Weitere Informationen zum Erstellen eines Etikettenlayouts und zum Drucken von Etiketten finden Sie unter Drucken von Etiketten und Umschlgen auf Seite 49. Vertikale Etiketten Ein vertikales Etikettenlayout ist wie das normale Etikettenlayout, jedoch sind asiatische Zeichen und Zeichen voller Breite so gedreht, dass Etiketten vertikal verwendet werden knnen. Weitere Informationen zum vertikalen Schreibformat finden Sie unter Formatieren von Feldern und Text fr vertikales Schreiben auf Seite 97.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

81

Umschlag Verwenden Sie ein Umschlaglayout, um die gewhlten Felder fr den Druck auf einem Standardumschlag anzuordnen.

Weitere Informationen zum Erstellen eines Umschlaglayouts und zum Drucken von Umschlgen finden Sie unter Drucken von Etiketten und Umschlgen auf Seite 49.

Einrichten eines Layouts fr den Druck von Datenstzen in Spalten


Sie knnen ein Layout einrichten, das Datenstze in Spalten druckt bzw. in der Seitenansicht anzeigt, z. B. ein Namens- oder Adressenverzeichnis. Im Unterschied zu einer Listenansicht ordnet ein Liste/BerichtLayout Felder in Spalten an. Wenn Sie Datenstze fr die Druckausgabe in Spalten einrichten, werden alle Feldwerte (und -namen, falls angegeben) fr einen Datensatz zusammen in einem Block gedruckt (hnlich einem Etikett). Danach werden die Werte fr den nchsten Datensatz als Block gedruckt usw. Sie knnen mehrere Spalten im Layoutmodus und in der Seitenansicht sowie im gedruckten Dokument sehen (nicht im Blttern- oder Suchenmodus). Sie knnen whlen, ob Sie Spalten horizontal oder vertikal auf der Seite anordnen.

1 2 3 4
Von oben

5 6 7 8

1 3 5 7
Von links

2 4 6 8

Einrichten von Spalten in einem Layout


1. Whlen Sie einen Drucker und Druck- oder Papierformat-Optionen. FileMaker Pro bercksichtigt den ausgewhlten Drucker sowie die Druckoptionen und das Seitenformat bei der Berechnung von Rndern und anderen Abmessungen im Layout.

82

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

2. Erstellen Sie im Layout-Modus ein anderes Layout oder whlen Sie ein Layout aus dem LayoutEinblendmen. Am einfachsten beginnen Sie mit einem leeren Layout oder einem Layout, dessen Datenbereich keine Objekte enthlt. 3. Whlen Sie Layouts > Layouteinstellung. 4. Klicken Sie im Dialogfeld Layouteinrichtung auf das Register Drucken, aktivieren Sie In <Wert> Spalten drucken, aktivieren Sie Optionen fr die Spalten und klicken Sie auf OK.
Ziel Die Spaltenanzahl festlegen Aktion Geben Sie fr In <Wert> Spalten drucken eine Zahl zwischen 1 und 99 ein.

Die Datenstze in Reihen (von links nach rechts) anordnen Aktivieren Sie Von links nach rechts. Verwenden Sie diese Option fr Etiketten, um die geringste Anzahl von Reihen zu verwenden und weniger Etiketten zu verbrauchen. Die Datenstze in Spalten (von oben nach unten) anordnen Aktivieren Sie Von oben nach unten. Verwenden Sie diese Option fr Verzeichnisse, die Sie spaltenweise von oben nach unten lesen.

5. Das Layout zeigt die Spalten mit vertikalen Linien an. 6. Platzieren oder ordnen Sie Felder und andere Layoutobjekte so, dass sie in der Beispielspalte links sichtbar sind. Verwenden Sie Platzhalter oder Felder bzw. Objekte, die angeglichen werden, damit mehr Daten in die Spalte passen. Mit jeder dieser beiden Funktionen knnen Felder in den grauen Bereich der zweiten Spalte reichen und werden Leerrume in den Feldern in der Seitenansicht oder beim Drucken unterdrckt.
Beispielspalte

Spaltenbreiten manuell ndern durch Ziehen

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

83

ndern der Spaltenbreite


Die anfngliche Breite jeder Spalte wird auf der Basis des Papierformats, der Ausrichtung und der eingestellten Rnder berechnet. Um die Breite von Spalten zu ndern, fhren Sie eine der folgenden Aktionen aus:
Ziel Aktion Die Spaltenbreiten interaktiv anpassen Ziehen Sie die linke Spaltenbegrenzung (die vertikale gepunktete Linie an der rechten Kante der Beispielspalte) an eine andere Position. Wenn Sie die Spalte verbreitern, sehen Sie einen grauen Bereich, der einen nicht bedruckten Bundsteg darstellt. Die Spaltenbreiten przise abmessen und anpassen Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste. Klicken Sie auf Position. Positionieren Sie den Zeiger auf der rechten Spaltenbegrenzung und halten Sie die Maustaste gedrckt (ohne dabei die Spaltenbreite zu verschieben) und lesen Sie den Wert der Spaltenbreite im Bereich Gre ab.

Wenn Sie die Spaltenanzahl ndern, passt FileMaker Pro die Breite der Spalten an die Breite des definierten Papierformats an, ohne die festen Rnder einzubeziehen. Sie mssen evtl. Felder neu ausrichten, damit sie in die Beispielspalte passen. Weitere Informationen zum Einrichten eines Layouts fr den Druck von Datenstzen finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Objekten in einem Layout


Ein Objekt ist ein einzelnes Element ein Feld, ein Textobjekt, ein Graphikobjekt (z. B. eine Ellipse oder ein importiertes Bild), eine Taste, ein Ausschnitt (fr die Anzeige von Reihen zusammengehriger Datenstze), ein Registersteuerelement, ein Diagramm oder ein Web-Viewer dessen Gre Sie ndern und das Sie auswhlen, verlagern, lschen, kopieren, formatieren und auf andere Weise ndern knnen. Platzieren Sie Objekte in ein Layout, um dessen Gestaltung optisch zu verbessern. Fr jeden Objekttyp, mit dem Sie arbeiten, verwenden Sie bestimmte Werkzeuge aus der Statussymbolleiste.

Statussymbolleiste im Layoutmodus (Windows)

Statussymbolleiste im Layoutmodus (Mac OS)

Hinweis Wenn die Statussymbolleiste oben im Dokumentfenster nicht sichtbar ist, ist die Statussymbolleiste evtl. ausgeblendet. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Layoutmodus befinden, und klicken Sie dann auf die Statussymbolleisten-Steuerung unten links im Dokumentfenster (oder whlen Sie Ansicht > Statussymbolleiste).

84

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Verwenden des Inspektors zum Formatieren von Objekten


Im Layoutmodus knnen Sie mithilfe des Inspektors die Einstellungen fr Objekte anzeigen und bearbeiten. Jede Registerkarte betrifft einen anderen Aspekt der Formatierung. Halten Sie den Mauszeiger auf den Optionen der Register, um eine Beschreibung der Funktion zu sehen. So ffnen Sie den Inspektor:

1 Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste. 1 Whlen Sie Ansicht > Inspektor.
Auf die Register klicken, um verschiedene Aspekte eines Objekts zu formatieren

Einstellungen fr die Position eines Objekts im Layout eingeben

Verankern Sie das Objekt oben, unten, links oder rechts am Fenster (im Blttern- oder Suchenmodus) oder links oder rechts (im Seitenansichtsmodus oder beim Drucken).

Einstellungen fr die relative Position eines Objekts und zur Grennderung eines Objekts auswhlen

Einstellungen fr Drucken und Seitenansicht von Objekten festlegen

Sie knnen mehrere Inspektorfenster ffnen, um bequemer an einem Layout arbeiten. Beispielsweise knnen Sie das Register Daten eines Inspektorfensters und das Register Darstellung eines anderen Inspektorfensters anzeigen, damit Sie auf die Optionen in beiden Registern direkt zugreifen knnen. Um ein weiteres Inspektor-Fenster zu ffnen, whlen Sie Ansicht > Neuer Inspektor. Weitere Informationen ber das Verwenden des Inspektors finden Sie in der Hilfe.

Verwenden des Inspektors zum Positionieren von Objekten


Verwenden Sie den Inspektor, um Objekte in einem Layout przise zu positionieren oder ihre Gre exakt zu ndern. Sie knnen auch Objekte so einstellen, dass Sie automatisch in der Gre verndert oder horizontal oder vertikal bewegt werden, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Gre gendert wird: Horizontale Einstellungen gelten auch fr den Seitenansichtsmodus und das Drucken, wenn die Seitengre breiter ist als die Gre des Layouts, das angezeigt bzw. gedruckt wird.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

85

Wenn Layoutobjekte fr die Grennderung eingestellt sind, behalten sie einen konstanten Abstand zu dem Objekt bei, an dem sie verankert sind. So knnen Objekte verschoben, erweitert oder zusammengezogen werden, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Gre gendert wird. Ankerpunkte sind entweder die Layoutrnder oder die Rnder des umgebenden Objekts. Standardmig sind Objekte sowohl oben als auch links am Layout bzw. der Seite verankert. Przises Positionieren und Verndern der Gre von Objekten 1. Whlen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Objekte aus. Weitere Informationen finden Sie unter Auswhlen von Objekten auf Seite 86. 2. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Position.

3. Geben Sie im Bereich Position einen neuen Wert in eines der Felder ein. Hinweis Um die Maeinheit zu ndern, whlen Sie Layouts > Linealeinstellung. Whlen Sie im Dialogfeld Linealeinstellung eine Maeinheit fr Einheit und klicken Sie auf OK. 4. Geben Sie einen neuen Wert in eines der folgenden Felder ein.
Feld Name Zeigt an: Der Name des ausgewhlten Objekts (optional). Sie knnen Objekten und gruppierten Objekten Namen zuordnen. Einige Scriptschritte und Funktionen nutzen diese Namen, um anzugeben, welches Objekt zu verwenden ist. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. Abstand von der linken Auswahlkante zur linken Layoutkante. Abstand von der oberen Auswahlkante zur oberen Layoutkante. Abstand von der rechten Auswahlkante zur linken Layoutkante. Abstand von der unteren Auswahlkante zur oberen Layoutkante. Breite des Objekts. Hhe des Objekts.

Linksbndig Oben Rechtsbndig Unten Breite Hhe

Wenn Sie keinen Wert eingeben knnen, ist das Feld fr das ausgewhlte Objekt nicht geeignet (z. B. hat eine horizontale Gerade keine Hhe) oder die Auswahl ist geschtzt. 5. Drcken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie auerhalb des Inspektors, um die nderung anzuwenden. Grennderung und Bewegen von Objekten auf dem Layout Wenn Layoutobjekte fr die Grennderung eingestellt sind, behalten sie einen konstanten Abstand von dem Objekt, an dem sie verankert sind. So knnen Objekte verschoben, erweitert oder zusammengezogen werden, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Gre gendert wird. Ankerpunkte sind entweder die Layoutrnder oder die Rnder des umgebenden Objekts. Standardmig sind Objekte sowohl oben als auch links am Layout bzw. der Seite verankert.

86

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

So knnen Objekte in der Gre verndert oder bewegt werden, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Gre gendert wird: 1. Whlen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Objekte im Layout aus. Weitere Informationen finden Sie unter Auswhlen von Objekten auf Seite 86. 2. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Position.

3. Whlen Sie im Bereich Automatische Gre die Linie aus, die die Seite des Objekts anzeigt, das Sie mit dem Layout oder dem umgebenden Objekt verankern wollen.

Linie fr die linke Seite des Objekts auswhlen, die Sie verankern mchten

Hinweis Objekte, die sich in umgebenden Objekten in Layouts befinden (wie Felder, die sich in Registerfeldern oder Ausschnitten befinden), bernehmen nicht die Grennderungseinstellungen von ihrem umgebenden Objekt. Wichtig Mehrere seitlich positionierte oder vertikal gestapelte und an den Rndern links und rechts oder oben und unten verankerte Objekte bewegen bzw. verndern sich relativ zum Rand des Fensters bzw. des umgebenden Objekts, nicht relativ zueinander. Daher behalten nebeneinander liegende Objekte nicht den relativen Abstand untereinander und knnen sich berlagern, wenn das Fenster in der Gre gendert wird. Weitere Informationen zum Einstellen von Objekten fr die Grennderung finden Sie in der Hilfe.

Auswhlen von Objekten


Um mit einem Objekt in einem Layout zu arbeiten, mssen Sie es zunchst im Layoutmodus auswhlen. Die Ecken des ausgewhlten Objekts weisen kleine schwarze Quadrate, sogenannte Aktivpunkte, auf.
Aktivpunkte erscheinen an den Ecken eines ausgewhlten Objekts.

Hinweis Wenn die Aktivpunkte eines Objekts grau statt schwarz sind, ist das Objekt fixiert. Um ein Objekt auszuwhlen, klicken Sie auf den AuswahlpfeilObjekt bei in der Statussymbolleiste. Der Zeiger nimmt die Form eines Pfeils an. Fhren Sie dann eine der folgenden Aktionen aus.
Auswhlen: Ein Objekt Mehrere Objekte gleichzeitig Vorgehensweise im Layoutmodus: Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf das Objekt. (Falls das Objekt transparent ist, klicken Sie auf seine Begrenzung.) Ziehen Sie mit dem Auswahlpfeil einen Auswahlrahmen auf, der die Objekte vollstndig einschliet. (Wenn Sie whrend des Ziehens Strg (Windows) oder 2 (Mac OS) gedrckt halten, muss der Auswahlrahmen die Objekte nicht vollstndig umgeben.) Oder halten Sie die Umschalttaste gedrckt, whrend Sie auf jedes Objekt einzeln klicken. Whlen Sie Bearbeiten > Alles auswhlen.

Alle Objekte im Layout

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

87

Auswhlen:

Vorgehensweise im Layoutmodus:

Alle Objekte desselben Typs Klicken Sie auf das Werkzeug fr den auszuwhlenden Objekttyp, und whlen Sie dann (z. B. smtliche Textobjekte Bearbeiten > Alles auswhlen. Diese Methode whlt keine Schaltflchen aus. oder Rechtecke) Oder klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf ein Feld, halten Sie dann Umschalt (Windows) bzw. Option (Mac OS) gedrckt und whlen Sie Bearbeiten > Alles auswhlen (Windows) bzw. Gleiches auswhlen (Mac OS). Alle Felder Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf ein Feld, halten Sie dann Umschalt (Windows) bzw. Option (Mac OS) gedrckt und whlen Sie Bearbeiten > Alles auswhlen (Windows) bzw. Gleiches auswhlen (Mac OS). Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf die Begrenzung eines Ausschnitts oder einen anderen Bereich innerhalb des Ausschnitts, der kein Feld oder Objekt enthlt.

Ein Ausschnitt

Registersteuerelemente, Weitere Informationen zur Erstellung und der Arbeit mit Registersteuerelementen finden Sie in der Registerfelder und Objekte Hilfe. in Registerfeldern Deaktivieren ausgewhlter Klicken Sie in einen leeren Bereich des Layouts oder auf ein beliebiges Werkzeug in der Objekte Statussymbolleiste. Oder halten Sie die Umschalttaste gedrckt, whrend Sie auf ausgewhlte Objekte klicken.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Objekten in einem Layout finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Feldern in einem Layout


Nachdem Sie ein Layout erstellt haben, knnen Sie Felder hinzufgen, unerwnschte Felder entfernen, die Einstellungen fr in die Felder eingegebene Daten bestimmen und das Format festlegen, in dem die Daten angezeigt werden sollen. Felder in einem Layout sind Objekte, die Sie auswhlen, verlagern, skalieren und umformen knnen. Im Layoutmodus zeigt jedes Feld seinen Feldnamen formatiert mit Attributen fr Schrift, Gre, Stil, Ausrichtung, Zeilenabstand und Farbe an. Alle Felder mit Ausnahme von Medienfeldern zeigen anhand von Grundlinien an, wo die Daten im Bltternmodus erscheinen, und helfen Ihnen damit, die Felder miteinander auszurichten.

Feldbeschriftung Felder zeigen Feldnamen an. Grundlinie

Beachten Sie folgende Punkte:

1 Ein Feld, das nicht in einem Layout erscheint, existiert dennoch in der Datenbank und seine Daten lassen
sich fr Berechnungen und Auswertungen verwenden.

1 Um Standardformatierung, -erscheinungsbild und -verhalten eines Felds festzulegen, whlen Sie die
Optionen, ohne dass ein Feld ausgewhlt ist. FileMaker Pro weist diese Standards allen Feldern zu, die spter hinzugefgt werden (siehe Formatieren von Felddaten in einem Layout auf Seite 91, Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Felder auf Seite 98 und die Hilfe). Sie knnen auch Optionen fr jedes einzelne Feld festlegen.

88

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout


Sie knnen ein Feld an beliebiger Stelle und beliebig oft in einem Layout platzieren. (Sie knnen nur Felder platzieren, die definiert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und ndern von Feldern auf Seite 64.) Sie erzielen unterschiedliche Ergebnisse, wenn Sie dasselbe Feld an unterschiedliche Positionen im Layout platzieren. Beispiel:

1 Fgen Sie dasselbe Statistikfeld einem Bereich fr Zwischenergebnisse hinzu, um Summen fr jede
Gruppe sortierter Datenstze zu berechnen, und einem Bereich fr Gesamtergebnis, um Summen fr alle Datenstze in einer Tabelle zu erhalten.

1 Fgen Sie einem Kopf- oder Fubereich ein Feld hinzu, um Daten vom ersten oder letzten Datensatz
auf der Seite als Kopf- bzw. Fuzeile zu wiederholen. (Fgen Sie z. B. das Feld Nachname in den Kopfbereich eines Verzeichnisses ein.)

1 Fgen Sie dasselbe Bezugsfeld direkt in ein Layout ein, um den Wert des Felds im ersten Bezugsdatensatz
zu sehen, oder in einen Ausschnitt, um Werte mehrerer Bezugsdatenstze zu sehen. (Ein Ausschnitt ist ein Layoutobjekt, das Datenstze aus Bezugstabellen anzeigt.) Feld in einem Layout platzieren 1. Whlen Sie im Layoutmodus das Layout, an dem Sie arbeiten wollen, aus dem Layout-Einblendmen. 2. Sie haben folgende Mglichkeiten:

1 Ziehen Sie ein Feld vom Feldwerkzeug

in der Statussymbolleiste an die gewnschte Position im Layout. Whrend Sie das Feld in das Layout ziehen, sehen Sie eine Begrenzung und Grundlinien, die Ihnen die Ausrichtung des Felds mit anderen Objekten im Layout erleichtern. Lassen Sie die Maustaste los, wenn sich das Feld an der gewnschten Position befindet.
Feldwerkzeug Begrenzungs- und Grundlinien des Felds erscheinen, wenn Sie es in das Layout ziehen.

1 Um ein Feld hinzuzufgen und seine Gre zu ndern, klicken Sie auf das Feld/SteuerelementWerkzeug in der Statussymbolleiste aus. Ziehen Sie das Fadenkreuz, um das Feld zu zeichnen.

1 Wenn Sie Felddaten als Einblendliste, Einblendmen, Markierungs- oder Optionsfelder oder
Einblendkalender anzeigen wollen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld/SteuerelementWerkzeug (Windows) bzw. klicken Sie auf das Feld/Steuerelement-Werkzeug (Mac OS) und whlen Sie dann den Typ des Felds bzw. der Steuerung aus, die dem Layout hinzugefgt werden soll. Ziehen Sie das Fadenkreuz, um das Feld zu zeichnen. Wie eine Werteliste fr das Feld erstellt wird, erfahren Sie unter Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout auf Seite 89. Hinweis Wenn Sie ein Bezugsfeld in einen Ausschnitt setzen, positionieren Sie es in der ersten Zeile des Ausschnitts. Stellen Sie sicher, dass jedes Feld im Ausschnitt aus derselben Bezugstabelle stammt, fr die der Ausschnitt zur Anzeige von Datenstzen eingerichtet ist. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. 3. Whlen Sie im Dialogfeld Feld angeben das zu platzierende Feld.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

89

Um ein Feld aus einer anderen Tabelle zu platzieren, die Tabelle whlen Das hinzuzufgende Feld whlen Aktivieren, um den Feldnamen als Feldbeschriftung zu verwenden

Sie knnen ein Feld in einer anderen Tabelle whlen, indem Sie die Tabelle aus der Tabellenliste ber der Feldliste whlen. Whlen Sie dann ein Feld aus der Feldliste. Oder whlen Sie Datenbank verwalten in der Tabellenliste, um eine Beziehung oder eine Tabelle anzulegen (siehe Erstellen von Beziehungen auf Seite 114). 4. Whlen Sie Feldbeschriftung erstellen, um den Feldnamen als Text in das Layout aufzunehmen. 5. Klicken Sie auf OK. Der Feldname wird im Layout im entsprechenden Feld angezeigt, es sei denn, Sie haben die Anzeige von Beispieldaten aus dem aktuellen Datensatz aktiviert (Ansicht > Einblenden > Beispieldaten). Felder aus Bezugstabellen werden als ::Feldname (mit zwei vorangestellten Doppelpunkten) angezeigt. Ersetzen eines Felds durch ein anderes Feld Doppelklicken Sie im Layoutmodus auf das Feld, whlen Sie dann im Dialogfeld Feld angeben einen anderen Feldnamen aus und klicken Sie auf OK. Entfernen eines Felds aus einem Layout Klicken Sie im Layout-Modus auf das Feld, um es auszuwhlen, und drcken Sie dann die Rck- oder Lschtaste oder whlen Sie Bearbeiten > Lschen. Durch Entfernen eines Felds aus einem Layout werden das Feld und seine Daten nicht aus Ihrer Datenbank gelscht.

Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout


Sie knnen Felder so formatieren, dass sie Werte als Einblendlisten, Einblendmens, Markierungsfelder, Optionsfelder oder Einblendkalender anzeigen. Sie knnen Felder auch so einstellen, dass sie durch das Vorschlagen mglicher Werte bei der Dateneingabe in das Feld automatisch ausgefllt werden. Alle diese Optionen helfen bei der Dateneingabe. So stellen Sie ein Feld ein, um ein Einblendmen, Markierungsfelder oder andere Steuerelemente anzuzeigen: 1. Whlen Sie das Feld im Layout-Modus aus:

1 Wenn sich das Feld noch nicht auf dem Layout befindet, siehe Platzieren und Entfernen von Feldern
in einem Layout auf Seite 88.

1 Wenn das Feld noch nicht definiert wurde, whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) >
Datenbank verwalten, um ein neues Feld zu definieren. 2. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten.

90

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

3. Whlen Sie im Bereich Feld den gewnschten Steuerelementstil:

1 1 1 1 1 1

Bearbeitungsfeld Einblendliste Einblendmen Markierungsfelder Optionsfelder Einblendkalender

Verwenden Sie z. B. Optionsfelder, um eine Werteliste hufig verwendeter Text-, Zahlen-, Datums- oder Zeitwerte anzuzeigen. Bei der Dateneingabe knnen Benutzer aus den definierten Werten whlen, anstatt die Daten selbst eingeben zu mssen.
Land Bei der Dateneingabe aus einer Werteliste whlen Mit dem Feld Land verknpfte Werteliste

Wenn Sie die verschiedenen Steuerelementstile whlen, passen sich die Optionen im Inspektor entsprechend an. 4. Whlen Sie die gewnschte Werteliste aus der Liste Werte von. Wie Sie eine Werteliste erstellen, erfahren Sie in der Hilfe. 5. Wenn Sie in Schritt 2 fr Steuerelementstil die Option Einblendliste gewhlt haben, knnen Sie die Darstellung der Liste formatieren, indem Sie Mit Pfeil, um Liste ein- bzw. auszublenden aktivieren. Ein Pfeilsteuerelement wird im Feld angezeigt. Benutzer klicken auf den Pfeil oder drcken Esc, um die Einblendliste ein- oder auszublenden. 6. Um Benutzern die Eingabe von Werten zu erlauben, die nicht in der Werteliste definiert sind, aktivieren Sie Bearbeitung der Werteliste zulassen. Diese Option ist nicht verfgbar, wenn Sie Markierungsfelder oder Optionsfelder ausgewhlt haben oder wenn die in Schritt 4 ausgewhlte Werteliste Werte aus einem Feld verwendet. 7. Um das Feld zu whlen, aus dem die Daten angezeigt werden sollen, klicken Sie auf das Symbol neben Daten anzeigen von. 8. Whlen Sie im Dialogfeld Feld angeben das Feld, dessen Daten angezeigt werden sollen. Whlen Sie Feldbeschriftung erstellen, um den Feldnamen als Text in das Layout aufzunehmen. 9. Drcken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie auerhalb des Inspektors, um die nderung anzuwenden. 10. Um Felder so einzustellen, dass sie mgliche Entsprechungen vorschlagen, whrend der Benutzer tippt, whlen Sie ber Werteliste automatisch ausfllen oder ber zuvor eingegebene Werte automatisch ausfllen. Hinweis Das automatische Ausfllen funktioniert nur fr Textfelder. 11. Klicken Sie auf OK.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

91

Weitere Informationen zur Definition von Wertelisten und der Verwendung des automatischen Ausfllens finden Sie in der Hilfe.

Festlegen der Position von Bezugsfeldern


Sie knnen Bezugsfelder direkt in Layouts oder in Ausschnitte platzieren.

1 Direkt in Layouts: Platzieren Sie Bezugsfelder direkt in ein Layout, um Daten aus dem ersten
Bezugsdatensatz anzuzeigen, selbst wenn mehrere Bezugsdatenstze die Kriterien der Beziehung erfllen. (Welcher Bezugsdatensatz als Erster angezeigt wird, hngt davon ab, ob die Beziehung eine Sortierfolge festlegt.) Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Beziehungen auf Seite 114.

1 In Ausschnitten: Sie knnen Bezugsfelder in einen Ausschnitt in einem Layout platzieren, um Daten aus
allen Bezugsdatenstzen anzuzeigen, die die Kriterien der Beziehung erfllen. Beispiele fr das Platzieren von Bezugsfeldern in Ausschnitten finden Sie in der Hilfe. Hinweis Bevor Sie Ihrem Layout ein Bezugsfeld hinzufgen, machen Sie sich bitte vertraut mit den Konzepten in Kapitel 4, Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien.

Erluterung von Platzhaltern


Verwenden Sie Platzhalter, um Felddaten und Text in Dokumenten wie Serienbriefen, Etiketten, Briefumschlgen oder Vertrgen zu kombinieren. Sie knnen Platzhalter in Textblcken erstellen, um statischen Text und Felddaten zusammen zu verwenden. Platzhalter passen sich der jeweiligen Textmenge im Feld fr jeden Datensatz an. Beispiel:

1 Wenn sich z. B. der Platzhalter <<Vorname>> zwischen dem Text Lieber und einem Komma befindet
(in anderen Worten Lieber <<Vorname>>,), zeigt FileMaker Pro Lieber Frank, wenn das Feld Vorname den Namen Frank enthlt.

1 Wenn der Platzhalter sich in einer eigenen Zeile befindet (z. B. ein leeres Feld fr Adresszeile 2 in
einem Etikett), entfernt FileMaker Pro die Leerzeile aus dem Textblock. FileMaker Pro verwendet Platzhalter beim Erstellen von Etiketten- und Briefumschlaglayouts. Hinweis Sie knnen auch eine Platzhaltervariable verwenden, um Daten anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Formatieren von Felddaten in einem Layout


Steuern Sie mithilfe der FileMaker Pro-Feldformate das Erscheinungsbild von Daten in einem Layout. Die Formate, die Sie festlegen, ndern nicht die Daten, wie sie in der Datenbank gespeichert sind. Sie knnen bei jedem Platzieren eines Felds im Layout andere Formate angeben (gleichgltig, ob es im selben oder einem anderen Layout ist). Wenn Sie z. B. 5123 in ein Zahlenfeld eingeben, knnen Sie es an einer Stelle als 5.123,00 formatieren und an einer anderen Stelle als <5123>.

92

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

FileMaker Pro weist Feldformate in folgender Rangfolge zu:

1 Wenn Sie keine Formate festlegen, zeigt FileMaker Pro Zahlen und Datums- und Zeitangaben basierend
auf den Systemformaten an, die in den Lndereinstellungen in der Systemsteuerung (Windows) bzw. im Bereich Landeseinstellungen der Systemeinstellungen (Mac OS) beim Anlegen der Datei eingestellt waren.

1 In FileMaker Pro knnen Sie Anzeigeformate fr Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder
Medienfelder festlegen, wenn keine Objekte ausgewhlt sind. FileMaker Pro weist diese Standardformate allen Feldern zu, die Sie spter in Layouts platzieren. Fr Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelfelder berschreiben diese Anzeigeformate die Systemformate. Festlegen von Textformaten fr Felder Im Layoutmodus knnen Sie eine Reihe von Textattributen fr jedes Feld einstellen. Alle Zeichen in dieser Instanz des Felds (einschlielich aller Wiederholungen in Wiederholfeldern) weisen dieselben Schrift-, Gren-, Stil-, Farb-, Zeilenabstands-, Tabulator- und Absatzeinstellungen auf. Hinweis Sie knnen Zeichen in Textfeldern im Bltternmodus formatieren (z. B. ein Wort zur Hervorhebung kursiv oder unterstrichen darstellen). Im Gegensatz zu Formaten, die im Layoutmodus festgelegt wurden, wird diese Formatierung mit den Daten gespeichert und Sie sehen sie in jedem Layout, das dieses Feld enthlt. 1. Whlen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder aus. Oder beginnen Sie ohne ausgewhlte Felder, falls Sie Textformate fr Felder festlegen wollen, die Sie spter hinzufgen. 2. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Darstellung.

3. Whlen Sie die gewnschten Formate aus. Verwenden Sie den Bereich Text, um Stil, Gre, Schriftart oder Farbe des Texts zu formatieren oder den Text hervorgehoben, fett, kursiv oder unterstrichen darzustellen. Verwenden Sie den Bereich Absatz, um Absatzausrichtung, -einzge und Zeilenabstand fr Felder festzulegen. Verwenden Sie den Abschnitt Tabulatoren, um Tabulatorstopps zu setzen und auszurichten und ein Fllzeichen zu erstellen, das die Breite des Tabulators fllt.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

93

Text hevorheben

Schrift, Textgre, -stil und -farbe angeben

Vertikale und horizontale Ausrichtung, Zeilenabstand und Absatzeinzge festlegen

Tabulatorposition und -ausrichtung festlegen Geben Sie ein Fllzeichen fr den Abstand bis zum Tabulator ein.

4. Drcken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie auerhalb des Inspektors, um die nderung anzuwenden. Weitere Informationen zum Festlegen von Textformaten fr Felder finden Sie in der Hilfe. Festlegen von Formaten fr Felder, die Zahlen enthalten Sie knnen steuern, wie FileMaker Pro die Werte in Zahlenfeldern, in Formelfeldern mit Zahlenergebnis und in Statistikfeldern anzeigt. 1. Whlen Sie im Layoutmodus eines oder mehrere Felder aus, die numerische Werte anzeigen. 2. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten. .

3. Klicken Sie im Bereich Datenformatierung auf Zahl

4. Whlen Sie das gewnschte Zahlenformat aus der Liste Format und whlen Sie dann zustzliche Formate fr das Zahlenfeld. Die angezeigten Optionen hngen vom ausgewhlten Format ab.

94

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Optionen fr Boolesche Werte oder Dezimalzahlen, Whrung und Prozent aktivieren

Optionen fr Whrung und negative Werte einstellen Optionen fr die Anzeige verschiedener japanischer Zahlentypen festlegen

5. Drcken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie auerhalb des Inspektors, um die nderung anzuwenden. Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten fr Felder, die Zahlen enthalten, finden Sie in der Hilfe. Festlegen von Formaten fr Datumsfelder Sie knnen steuern, wie FileMaker Pro die Werte in Zahlenfeldern und in Formelfeldern mit Zahlenergebnis anzeigt. Wichtig Unabhngig von der Formatierung eines Datumsfelds im Layoutmodus zeigt FileMaker Pro das Datum mit einer vierstelligen Jahreszahl, wenn Sie in das Feld klicken oder es per Tabulatortaste aktivieren. Es wird empfohlen, dass Sie Datumswerte immer mit vierstelligen Jahreszahlen eingeben. Zweistellig eingegebene Jahreszahlen werden in vierstellige Jahresangaben konvertiert. Weitere Informationen finden Sie unter Konvertierung von Datumsangaben mit zweistelligen Jahreszahlen in der Hilfe. 1. Whlen Sie im Layoutmodus eines oder mehrere Datumsfelder oder Formelfelder mit Datumsergebnis aus. 2. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten. .

3. Klicken Sie im Bereich Datenformatierung auf Datum

4. Whlen Sie das gewnschte Datumsformat aus der Liste Format und whlen Sie dann zustzliche Formate fr das Datumsfeld.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

95

Optionen fr die Anzeige von japanischen Datumsangaben whlen

Whlen Sie Optionen fr Tag, Monat, Jahr und Trennzeichen.

5. Drcken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie auerhalb des Inspektors, um die nderung anzuwenden. Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten fr Datumsfelder finden Sie in der Hilfe. Festlegen von Formaten fr Zeitfelder Sie knnen steuern, wie FileMaker Pro Zeitangaben in Feldern anzeigt. 1. Whlen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Zeitfelder oder Formelfelder mit Zeitergebnis aus. 2. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten. .

3. Klicken Sie im Bereich Datenformatierung auf Zeit

4. Whlen Sie das gewnschte Zeitformat aus der Liste Format und whlen Sie dann zustzliche Formate fr das Zeitfeld. Wenn Sie die Sekundenkomponente so formatieren wollen, dass Sekundenbruchteile angezeigt werden, fahren Sie mit dem nchsten Schritt fort. Wenn Sie die Sekundenkomponenten nicht formatieren mchten, fahren Sie mit Schritt 6 fort. 5. Klicken Sie auf Zahl im Datenformatierungsbereich und aktivieren Sie dann die gewnschten Formatierungsoptionen. Nur zwei Optionen beeinflussen die Anzeige der Sekundenkomponente: Feste Anzahl an Dezimalstellen und Dezimalzeichen (rechts neben Trennzeichen). Die brigen Optionen haben keine Wirkung.

96

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Whlen Sie, ob Zeitwerte wie eingegeben, in einem vordefinierten Format oder in einem von Ihnen festgelegten Format erscheinen sollen. Optionen fr die Anzeige von japanischen Zeitangaben whlen

6. Drcken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie auerhalb des Inspektors, um die nderung anzuwenden. Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten fr Zeitfelder finden Sie in der Hilfe. Festlegen von Formaten fr Zeitstempelfelder Sie knnen steuern, wie FileMaker Pro Zeitstempelwerte in Feldern anzeigt. Sie formatieren ein Zeitstempelfeld, indem Sie seine drei Komponenten separat formatieren: Datum, Uhrzeit (ohne Sekundenangabe) und Sekunden (einschlielich Sekundenbruchteile). 1. Whlen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Zeitstempelfelder oder Formelfelder mit Zeitstempelergebnis aus. 2. Klicken Sie aufInspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten.

3. Um die Datumskomponente zu formatieren, klicken Sie im Bereich Datenformatierung auf und aktivieren Sie dann die gewnschten Formatoptionen. Datum 4. Um die Zeitkomponente (ohne Sekundenangabe) zu formatieren, klicken Sie im Bereich und aktivieren Sie dann die gewnschten Formatoptionen. Datenformatierung auf Zeit 5. Um die Komponente fr Sekunden und Sekundenbruchteile zu formatieren, klicken Sie im Bereich und aktivieren Sie dann die gewnschten Formatoptionen. Datenformatierung auf Zahl Nur zwei Optionen beeinflussen die Anzeige der Sekundenkomponente: Feste Anzahl an Dezimalstellen und Dezimalzeichen (rechts neben Trennzeichen). Die brigen Optionen haben keine Wirkung. 6. Drcken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie auerhalb des Inspektors, um die nderung anzuwenden. Hinweis Sie mssen Formate fr die Datums- und die Zeitkomponenten angeben, bevor die Formatierung angewendet wird. Wenn Sie Wie eingegeben fr Datum oder Zeit aktivieren, werden Daten im ZeitstempelFeld so angezeigt, wie sie eingegeben wurden.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

97

Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten fr Zeitstempelfelder finden Sie in der Hilfe. Festlegen von Formaten fr Medienfelder Sie knnen steuern, wie FileMaker Pro Bilder und Dateisymbole in Medienfeldern anzeigt. Hinweis Die folgenden Anleitungen gelten auch fr das Formatieren von Grafikobjekten, die Sie direkt in ein Layout einfgen. 1. Whlen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Medienfelder oder eingefgte Grafiken aus. 2. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten. und whlen Sie dann die gewnschten

3. Klicken Sie im Bereich Datenformatierung auf Grafik Formate aus.

Whlen Sie, wie die Grafik in den Rahmen eingefgt werden soll. Horizontale Ausrichtung der Grafik im Feld whlen Vertikale Ausrichtung der Grafik im Feld whlen

Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten fr Medienfelder finden Sie in der Hilfe. Formatieren von Feldern und Text fr vertikales Schreiben Wenn Ihr Betriebssystem fr die Untersttzung japanischer Texteingabe konfiguriert ist, knnen Sie Feldund Textobjekte so formatieren, dass sie japanischen Text in vertikaler Schreibweise anzeigen. In der vertikalen Schreibweise werden Zeichen von oben nach unten angezeigt und gelesen und die Textspalten verlaufen von rechts nach links. Dies ist ntzlich beim Drucken von Adressen auf Etiketten. Wenn Sie eines oder mehrere Felder auswhlen und dann Format > Ausrichtung > Seitlich (nur asiatischer Text) whlen, werden die Zeichen im Feld um 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedreht. Das Feld selbst wird nicht gedreht. Um die ausgewhlten Felder zu drehen, whlen Sie Anordnen > Drehen. Abhngig davon, wie der Text gedruckt werden soll, sollten Sie die Seitenausrichtung des Layouts ndern. Whlen Sie hierfr Datei > Drucker einrichten (Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS) und ndern Sie die Ausrichtung in Hochformat oder Querformat. Weitere Informationen ber das Formatieren von Feldern und Text fr Schreiben in vertikaler Richtung finden Sie in der Hilfe.

98

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Felder


Sie knnen die Eingabe in ein Feld erlauben oder verhindern. Sie knnen z. B. die Eingabe in ein Feld beschrnken, das eine fortlaufende Nummer enthlt, damit das Feld nicht gendert werden kann. Sie knnen separate Eingabeoptionen fr den Blttern- und den Suchenmodus festlegen, wodurch Sie auch fortlaufende Nummern finden knnen, selbst wenn sie sich nicht eingeben lassen. Wenn Sie die Eingabe in ein Feld gestatten, knnen Sie auch steuern, ob der gesamte Feldinhalt ausgewhlt wird, wenn Sie im Blttern- oder Suchenmodus per Klick oder Tabulatortaste in das Feld wechseln. Anderenfalls platziert FileMaker Pro die Einfgemarke hinter das letzte Zeichen in dem Feld. 1. Whlen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder aus. 2. Klicken Sie aufInspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten.

3. Whlen Sie im Bereich Verhalten fr Feldeingabe die folgenden Optionen:


Ziel Die Eingabe in ein Feld im Bltternmodus verhindern Die Eingabe in ein Feld im Suchenmodus verhindern Den gesamten Feldinhalt auswhlen, wenn das Feld aktiviert wird Aktion Deaktivieren Sie den Bltternmodus. Deaktivieren Sie den Suchenmodus. Whlen Sie Bei Aktivierung gesamten Feldinhalt auswhlen.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Feldern in einem Layout finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Bereichen in einem Layout


FileMaker Pro-Layouts sind in Layoutbereiche gegliedert, d. h. Abschnitte im Layout, die bestimmen, wie Daten in einem Feld behandelt und angezeigt werden. Mithilfe von Bereichen knnen Sie steuern, wie FileMaker Pro Daten druckt, z. B.:

1 einmal fr jeden Datensatz 1 nur am Beginn jeder Seite 1 nur vor oder nach Gruppen sortierter Datenstze (z. B. um Teilsummen fr jede Datensatzgruppe
anzuzeigen) Jedes Layout muss mindestens einen Bereich enthalten. Layoutbereiche knnen Felder, Ausschnitte, Tasten, Text und andere Objekte enthalten. Im Layoutmodus markieren gepunktete horizontale Linien die Trennung zwischen Layoutbereichen und der Bereichsname erscheint am linken Rand der unteren Trennlinie.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

99

Der Assistent fr neues Layout erstellt auf der Basis der gewhlten Optionen automatisch die geeigneten Layoutbereiche. Sie knnen Layoutbereiche nach Beenden des Assistenten wie erforderlich hinzufgen, ndern oder lschen. (Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen von Layouts und Berichten auf Seite 76.)

Kopfbereich Datenbereich Zwischenergebnis Nachgestelltes Gesamtergebnis Fubereich


Umsatzbericht
Vertreter Artikelnr. Menge Summe

David Michaels David Michaels David Michaels David Michaels

ET3 ET4 ET1 ET5

1 1 2 3
Gesamt

29,95 32,25 73,90 98,85 234,95 64,50 12,50 25,00 102,00 336,95

Eine Teilauswertung unter dem Datenbereich summiert Daten fr jede Datensatzgruppe, sortiert nach dem Gruppierfeld (Vertreter). Nachgestelltes Gesamtergebnis Fubereich

Sophie Tang Sophie Tang Sophie Tang

ET6 ETz ET2

2 5 2
Gesamt Endsumme

Weltweit Reisen Vertraulich

Juni 2009

Erluterung von Layoutbereichtypen


Die folgende Tabelle beschreibt die Layoutbereichstypen.
Layoutbereich Beschreibung Kopf 1. Seite Erscheint nur einmal am Beginn des ersten Fensters bzw. der ersten Seite und ersetzt den normalen Kopfbereich (falls einer festgelegt ist). Kann in Berichten verwendet werden, um eine separate Titelseite zu drucken. Ein Layout kann nur einen Kopf 1. Seite enthalten. Erscheint am Beginn jedes Fensters bzw. jeder Seite (auer Sie haben einen Kopf 1. Seite festgelegt, der den Kopfbereich auf der ersten Seite ersetzt). Verwendet fr Titel oder Spaltenberschriften (in Listenberichten). Ein Layout kann nur einen Kopfbereich enthalten. Jedes Objekt, das Sie dem Datenbereich hinzufgen, einschlielich Felder, Textobjekte und Grafiken, erscheint einmal fr jeden aufgerufenen Datensatz. Ein Layout kann nur einen Datenbereich enthalten. Erscheint am unteren Rand jedes Fensters bzw. jeder Seite (auer Sie fgen einen Fu 1. Seite hinzu). Ein Layout kann nur einen Fubereich enthalten. Erscheint nur einmal am unteren Rand des ersten Fensters bzw. der ersten Seite und ersetzt den normalen Fubereich (falls einer festgelegt ist). Ein Layout kann nur einen Fu 1. Seite enthalten.

Kopfbereich

Datenbereich Fubereich Fu 1. Seite

100

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Um Statistikdaten in ein Layout aufzunehmen (z. B. Teilsummen, Gesamtsummen, Mittelwerte, Anzahl usw.), platzieren Sie Statistikfelder in Layoutbereiche fr Zwischen- oder Gesamtergebnisse (weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Statistikfeldern auf Seite 68). Mgliche Statistikbereiche sind Bereiche fr Gesamtergebnis und Bereiche fr Zwischenergebnisse.

1 Ein Bereich fr Gesamtergebnis enthlt in der Regel ein oder mehrere Statistikfelder, die
Auswertungsinformationen (wie Summen) ber alle aufgerufenen Datenstze anzeigen.

1 Ein Bereich fr Zwischenergebnisse enthlt in der Regel eines oder mehrere Statistikfelder, die
Zwischenergebnisdaten (wie Teilsummen) ber eine Untergruppe von Datenstzen anzeigen. Die Datenstze werden gruppiert (sortiert) nach Werten in einem anderen Feld, dem Gruppierfeld. Immer wenn sich der Wert des Gruppierfelds ndert, fgt FileMaker Pro den Bereich fr Zwischenergebnisse ein. Bereiche fr Zwischenergebnisse werden in der Tabellen- und Listenansicht angezeigt, wenn nach Gruppierfeldern sortiert wurde, und werden dynamisch aktualisiert, wenn Sie die Daten in der Datei ndern. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Layoutbereichen finden Sie in der Hilfe.

Anzeigen von Daten im Diagrammen


Sie knnen Balken-, Linien-, Flchen- und Kreisdiagramme erstellen, um Daten in FileMaker Pro grafisch zu vergleichen. Bevor Sie ein Diagramm erstellen, berlegen Sie, was Sie beim Datenvergleich betonen mchten, und whlen Sie dann den Diagrammtyp, der den Vergleich deutlich zeigt.

1 Balkendiagramme eignen sich besonders zum Vergleich von Steigerungen und Verringerungen, Hchstund Niedrigstwerten, Anzahlen oder Hufigkeiten. Sie knnen vertikale oder horizontale Balkendiagramme erstellen.

1 Liniendiagramme eignen sich am besten zur Anzeige von Daten, die sich stetig mit der Zeit ndern,
z. B. historische Finanzdaten.

1 Flchendiagramme werden hufig verwendet, um statistische Daten wie Umstze und Mittelwerte
im Verlauf der Zeit zu vergleichen.

1 Kreisdiagramme eignen sich gut zur Anzeige des Marktanteils oder proportionalen Unterschieds, werden
aber selten fr statistische Analysen verwendet, bei denen Vergleiche przise sein mssen.

Beispiel fr ein Kreisdiagramm

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

101

Erstellen eines Diagramms


1. ffnen Sie das Layout, dem Sie das Diagramm hinzufgen mchten. 2. Klicken Sie im Layoutmodus auf das Diagrammwerkzeug in der Layoutleiste.

3. Klicken Sie in das Layout und ziehen Sie ein Rechteck an die Stelle, an der Sie das Diagramm wnschen. Wichtig Sie knnen ein Diagramm in jedem Layoutbereich erstellen, jedoch werden die Daten auf der Basis des Layoutbereichs berechnet, in dem sich das Diagramm befindet.
Einen Diagrammtyp whlen

Titel eingeben Feldnamen fr die Datenserie eingeben, die im Diagramm erscheinen soll Quelle der Daten fr das Diagramm angeben Hier nderungen prfen

Klicken, um das Diagramm zu formatieren

4. Whlen Sie im Dialogfeld Diagrammeinstellung fr Diagrammtyp den Diagrammtyp, den Sie erstellen mchten. Balken, Horizontale Balken, Linien, Flche oder Kreis. 5. Geben Sie in Diagrammtitel einen Titel fr das Diagramm ein (z. B. Brsenwert der ABC AG). Oder klicken Sie auf , um einen Titel anzugeben. Nachdem Sie einen Titel eingegeben haben, erscheint dieser von Anfhrungszeichen umgeben. Wenn Sie ein Feld oder eine Formel angeben, sehen Sie den voll qualifizierten Feldnamen im Textfeld Diagrammtitel und Daten aus diesem Feld in Ihrer Datenbank werden rechts in der Diagrammvorschau gezeigt. 6. Sie haben folgende Mglichkeiten:

1 Balken-, Linien- oder Flchendiagramme: Geben Sie fr Horizontale (X) Achse den voll qualifizierten
Namen des Felds ein, das der darzustellenden Datenserie im Diagramm entspricht (z. B. Tabelle 1::Monat) oder klicken Sie auf den , um eine Datenserie fr die X-Achse anzugeben. Hinweis Fr horizontale Balkendiagramme ist die horizontale Achse die Y-Achse und die vertikale Achse die X-Achse.

1 Kreisdiagramme: Geben Sie fr Beschriftungsdaten den voll qualifizierten Namen des Felds ein, das der
darzustellenden Datenserie entspricht (z. B. Tabelle 1::Firma). Oder klicken Sie auf Datenserie fr die Beschriftungsdaten anzugeben. , um eine

102

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

7. Sie haben folgende Mglichkeiten:

1 Balken-, Linien- oder Flchendiagramme: Geben Sie fr Vertikale (Y) Achse den voll qualifizierten
Namen des Felds ein, das der darzustellenden Datenserie entspricht (z. B. Tabelle 1::Preis). Oder klicken Sie auf , um eine Datenserie anzugeben.

1 Kreisdiagramme: Geben Sie fr Wertedaten den voll qualifizierten Namen des Felds ein, das dem
darzustellenden Datenset entspricht (z. B. Tabelle 1::Firma Anzahl). Oder klicken Sie auf , um eine Datenserie anzugeben. Hinweis Wenn Sie fr Kreisdiagramme mehrere Datenserien als Wertedaten eingeben, wird nur der erste Eintrag berechnet, alle anderen werden ignoriert. 8. Geben Sie fr Daten verwenden aus die Quelle der Daten fr dieses Diagramm an: Aktuelle Ergebnismenge, Aktueller Datensatz (getrennte Daten) oder Bezugsdatenstze. Ein Beispiel fr die Darstellung von Statistikdaten finden Sie in der Hilfe. 9. Um die Anzeigemerkmale Ihres Diagramms zu ndern, klicken Sie auf Diagramm formatieren.

Einen Aspekt des zu formatierenden Diagramms whlen Formatoptionen whlen Hier nderungen prfen

10. Nehmen Sie im Dialogfeld Diagramm formatieren die gewnschten nderungen vor und klicken Sie auf OK. 11. Klicken Sie auf Layout speichern und dann auf Layout verlassen, um in den Bltternmodus zu wechseln und Ihr Diagramm anzusehen.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

103

Diagrammtitel

Vertikale (Y) Achse Daten

Horizontale (X) Achse - Daten Beispiel fr ein Liniendiagramm

Hinweis FileMaker Pro zeigt im Layoutmodus nur ein Platzhalterbild Ihres Diagramms. Sie mssen in den Blttern- oder Seitenansichtsmodus wechseln, um das tatschliche Diagramm zu sehen. Dieses Diagramm wird auch im Suchenmodus korrekt angezeigt. Weitere Informationen ber die Darstellung von Daten in Diagrammen finden Sie in der Hilfe.

104

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 4 Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien


Dieses Kapitel erlutert die folgenden Grundlagen:

1 Planen einer relationalen Datenbank 1 Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen 1 Erstellen und Bearbeiten von Referenzen
FileMaker Pro verwendet Bezugstabellen als Basis fr relationale Datenbanken und Referenzen. Relationale Datenbanken erlauben Ihnen, dynamisch mit Daten aus anderen Tabellen zu arbeiten, sodass Sie Daten an einer Stelle ndern knnen und Ihre nderungen an allen Stellen reflektiert werden, an denen die Bezugsdaten auftauchen. Mithilfe von Referenzen knnen Sie Daten aus einer Tabelle kopieren und in eine andere einfgen. Nachdem die Referenzdaten eingefgt wurden, ndern sie sich nicht mehr, es sei denn, Sie bearbeiten sie oder weisen FileMaker Pro an, die Referenz zu wiederholen. Verwenden Sie relationale Datenbanken, um

1 Die aktuellste Version der Daten aus einer anderen (oder der aktuellen) Tabelle zu sehen und zu
bearbeiten. Zeigen Sie z. B. Daten in Bezugsfeldern an, wenn Sie den aktuellen Preis eines Artikels aus einer Bezugstabelle bentigen. Wenn sich Daten in den Bezugsdatenstzen ndern, sehen Sie diese nderungen auch in der aktuellen Tabelle.

1 Daten effizient und flexibel zu erfassen und zu verwalten. Anstatt mehrere Datenbanktabellen mit
doppelten Werten zu erstellen, speichern Sie Werte nur einmal und verwenden Sie Beziehungen, um diese Werte zur Verfgung zu stellen. Sie knnen dann Daten an nur einer Stelle ndern und vermeiden damit doppelte Daten und frdern konsistente Datenhaltung.

1 Speicherplatz zu sparen, da Daten nur an einer Stelle gespeichert sind.


Verwenden Sie Referenzen, um Daten aus einer Bezugstabelle zu kopieren und die Kopie unverndert zu lassen, selbst wenn sich Bezugsdaten ndern. Verwenden Sie z. B. eine Referenz, um den aktuellen Preis eines Produkts zum Zeitpunkt des Kaufs in eine Rechnungstabelle zu kopieren. Selbst wenn sich der Preis in der Bezugstabelle ndert, bleibt der Preis in der Rechnungstabelle gleich. FileMaker Pro kann auch auf Daten zugreifen, die in anderen FileMaker Pro-Dateien und externen ODBCDatenquellen gespeichert sind, so dass Sie Daten, die in Ihrer FileMaker Pro-Datei gespeichert sind, mit Daten aus diesen externen Quellen kombinieren knnen. Sie knnen mit Daten in SQL-Datenbanken arbeiten, die Informationen ber ODBC bereitstellen. Sie knnen auch Ergnzungsfelder in FileMaker Pro verwenden, um Berechnungs- und Statistikvorgnge mit in ODBC-Datenquellen gespeicherten Daten durchzufhren. Weitere Informationen ber die Verwendung von FileMaker Pro mit externen Datenquellen finden Sie unter Arbeiten mit externen Datenquellen auf Seite 133. Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

106

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Beziehungen
Eine Beziehung ist eine leistungsstarke Methode zur Organisation Ihrer Daten. Mit einer Beziehung knnen Sie Daten in einer oder mehreren Tabellen auf der Basis gemeinsamer Feldwerte, verschiedener Feldwerte oder eines Vergleichs von Werten in zwei oder mehr Feldern verknpfen. Nachdem Sie eine Beziehung definiert haben, knnen Sie Daten aus der Bezugstabelle wie folgt anzeigen:

1 Entwickeln Sie eine relationale Datenbank, die aus einer oder mehreren Tabellen besteht, die in ihrer
Gesamtheit alle Daten enthalten, die Sie fr Ihre Arbeit bentigen. Jede Information wird nur in jeweils einer Tabelle gespeichert, steht aber jeder Bezugstabelle fr Zugriff und Anzeige zur Verfgung. Sie knnen jedes Auftreten Ihrer Bezugsdaten ndern und die nderungen werden an allen Stellen reflektiert, an denen diese Bezugsdaten benutzt werden.

1 Definieren Sie eine Referenz, um Daten aus einer Bezugstabelle in ein Feld in der Zieltabelle zu kopieren.
Die kopierten Daten werden jetzt an zwei Stellen gespeichert, als htten Sie sie mit den Befehlen Kopieren und Einfgen in ein Zielfeld bertragen. Die Referenzdaten sind zum Zeitpunkt des Kopierens aktuell, bleiben aber dann so lange statisch, bis die Referenz wiederholt oder erneut ausgelst wird.
Aktuelle Tabelle
Kundennr. R20 Strecke Mnchen-

Bezugstabelle
Kundennr. R20 Strecke Mnchen-

In relationalen Datenbanken werden Daten aus der Bezugstabelle nur in der aktuellen Tabelle angezeigt, nicht kopiert. Aktuelle Tabelle
Kundennr. R20 Strecke Mnchen-

Bezugstabelle
Kundennr. R20 Strecke Mnchen-

Referenzen kopieren Daten aus der Bezugstabelle in die

Ein Reisebro knnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden: die Tabelle Reisen, die die Produkte (Reisen) und ihre aktuellen Preise speichert; die Tabelle Kunden, die Kundeninformationen speichert; die Tabelle Rechnungen, die einen Datensatz fr jede Rechnung enthlt, und die Tabelle Positionen, die Verkaufsdaten fr jede Rechnungsposition einschlielich der verkauften Reise und des Preises speichert, zu dem sie verkauft wurde. Da Rechnungen eine Mischung aus dynamischen und statischen Daten sind, verwenden Sie sowohl relationale Datenbanken als auch Referenzen fr die Anzeige Ihrer Daten. Datenstze aus der Tabelle Positionen werden dynamisch in einem Ausschnitt im Layout Rechnungen angezeigt, aber der aktuelle Preis jeder Position wird ber eine Referenz eingegeben. Damit bleibt die Rechnung historisch korrekt, auch wenn sich der Preis zu einem spteren Zeitpunkt ndert.

Kapitel 4

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

107

Reisetabelle
Reisekennun R10 Reisename: Strecke Nr. Von R200 bayern R42 Paris Mnchen-Rom

Rechnungstabelle
Rechnungsnr. A-200-61 Datum Kundennr. Nach Paris Rom Name 16.10.10 C100 Williams

Reise Nr. Reisename: Preis R10 Mnchen550.00 R20 Rom-London 700.00 Summe 1,250.00

Kundentabelle
Kundennr. Name Telefon C100 Williams 408-555-3456

Reisekenn Reisename: R10 MnchenR20 Rom-London

Datenstze aus der Tabelle Positionen in einem Ausschnitt

Sie legen eine relationale Datenbank an, indem Sie eine Beziehung zwischen zwei Feldern, so genannten Abgleichsfeldern, definieren. Diese Felder knnen sich in verschiedenen Tabellen oder in derselben Tabelle (Self-Join) befinden. Sie knnen auf Bezugsdaten zugreifen, wenn der Wert im Bezugsfeld auf der einen Seite der Beziehung gem den festgelegten Kriterien erfolgreich mit einem Wert im Abgleichsfeld auf der anderen Seite der Beziehung abgeglichen wird. Nachdem Sie eine Beziehung erstellt haben, knnen Sie Felder aus der Bezugstabelle verwenden, als wren es Felder in der aktuellen Tabelle: zur Anzeige von Datenstzen in einem Layout, als Teil einer Formel, in einem Script, als Abgleichsfeld fr eine andere Beziehung usw. Sie knnen in jedem Modus mit den Daten in den Bezugsfeldern arbeiten (falls Sie Zugriffsrechte haben), whrend Sie mit Datenstzen in der aktuellen Tabelle arbeiten. Wenn Sie Bezugsdaten in einem Ausschnitt anzeigen, werden Werte aus allen Bezugsdatenstzen angezeigt. Wenn sich das Bezugsfeld nicht in einem Ausschnitt befindet, wird der Wert aus dem ersten Bezugsdatensatz angezeigt. Weitere Informationen ber Beziehungen finden Sie in der Hilfe.

Terminologie fr relationale Datenbanken


Bevor Sie beginnen, mit relationalen Datenbanken und Referenzen zu arbeiten, sollten Sie mit den nachstehenden Begriffen vertraut sein. Diese Begriffe werden in den folgenden Abschnitten erlutert.
Begriff Aktuelle Tabelle Externe Tabelle Referenzzielfeld (nur fr Referenzen) Referenzquellfeld (nur fr Referenzen) Beschreibung In relationalen Datenbanken die Tabelle, in der Sie momentan arbeiten. Fr Referenzen die Tabelle, in die die Daten kopiert werden. Eine Tabelle auerhalb der aktuellen Datei, in einer anderen Datei. Das Feld in einer Tabelle, in das Sie Daten bei einer Referenz kopieren wollen Das Feld in der Bezugstabelle, das die Daten enthlt, die Sie bei einer Referenz kopieren wollen

108

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Begriff Abgleichsfeld

Beschreibung Ein Feld in der aktuellen Tabelle und ein Feld in einer Bezugstabelle, deren Werte fr den Zugriff auf bereinstimmende Datenstze verwendet werden. (Ein Abgleichsfeld wird gelegentlich auch als Schlsselfeld bezeichnet.) Fr jede Beziehung whlen Sie in jeder Tabelle eines oder mehrere Abgleichsfelder. Fr relationale Datenbanken mssen Werte in Abgleichsfeldern bereinstimmen, damit eine Beziehung zwischen den Dateien mglich ist. Weitere Informationen finden Sie unter Erluterung von Abgleichsfeldern fr Beziehungen auf Seite 109. Fr Referenzen mssen Werte in Abgleichsfeldern nicht gleich sein, um zu passen. Ein Layoutobjekt, das Datenstze aus Bezugstabellen anzeigt. In Ausschnitten werden Daten aus Bezugsfeldern in Reihen angezeigt, wobei jeder Datensatz eine eigene Reihe einnimmt. Ein Feld, das sich auf ein Feld in einer anderen Tabelle bezieht (oder auf ein anderes Feld in derselben Tabelle). Wenn eine Beziehung zwischen zwei Tabellen (sogar ber eine andere Tabelle) definiert wurde, kann auf Daten in Feldern der einen Tabelle von der anderen Tabelle aus zugegriffen werden. Datensatz in der Bezugstabelle, dessen Abgleichsfeld (entsprechend der verwendeten Beziehung) einen Wert enthlt, der zu dem Wert im Abgleichsfeld einer anderen Tabelle passt. In relationalen Datenbanken die Tabelle, die die Daten enthlt, auf die Sie zugreifen und mit denen Sie in der aktuellen Tabelle arbeiten wollen. Fr Referenzen die Tabelle, die die zu kopierenden Daten enthlt. Eine Tabelle kann sich auf sich selbst beziehen. (Dies ist ein so genannter Self-Join.)

Ausschnitt Bezugsfeld

Bezugsdatensatz Bezugstabelle

Relationale Operatoren Im Beziehungsdiagramm die Symbole, die die Vergleichskriterien zwischen einem oder mehreren Felderpaaren in zwei Tabellen definieren. Hierzu gehren: gleich (=), ungleich (), grer als (>), grer oder gleich (), kleiner als (<), kleiner oder gleich () und alle Zeilen oder kartesisches Produkt (X). Beziehung Beziehungen geben Zugriff auf Daten von einer Tabelle auf eine andere. Beziehungen knnen einen Datensatz in einer Tabelle mit einem Datensatz in einer anderen Tabelle, einen Datensatz mit vielen anderen Datenstzen oder alle Datenstze in einer Tabelle mit allen Datenstzen in einer anderen Tabelle verknpfen, abhngig von den Kriterien, die Sie bei der Definition der Beziehung im Beziehungsdiagramm angeben. (Eine Beziehung wird gelegentlich auch als Verknpfung oder Verknpfungsausdruck bezeichnet.) Im Register Beziehungen des Dialogfelds Datenbank verwalten sehen Sie die Instanzen von Tabellen sowohl in der aktuellen Datei als auch von externen Datenbank-Bezugsdateien. In diesem Beziehungsdiagramm verknpfen Sie Tabellen und ndern Beziehungen zwischen Feldern in verschiedenen Tabellen. Wenn Sie eine neue Tabelle erstellen, erscheint eine visuelle Reprsentation, oder Instanz, der Tabelle im Beziehungsdiagramm. Sie knnen beliebig viele Instanzen (mit eindeutigen Namen) derselben Tabelle angeben, um im Diagramm mit komplexen Beziehungen zu arbeiten. Die Datei, aus der Sie dem Beziehungsdiagramm eine Tabelle hinzufgen. Die Tabelle, auf der eine oder mehrere Tabellen im Beziehungsdiagramm basieren. Die Quelltabelle ist die Tabelle, die im Register Tabellen des Dialogfelds Datenbank verwalten definiert ist.

Beziehungsdiagramm

Quelldatei Quelltabelle

Erluterung des Beziehungsdiagramms


Sie arbeiten im Beziehungsdiagramm mit Tabellen, um mit ihrer Hilfe die Ansicht Ihrer Daten im Layout zu organisieren. Tabellen, die im Beziehungsdiagramm angezeigt werden, finden Sie in der aktuellen FileMaker Pro-Datei, in einer externen FileMaker Pro-Datei oder in einer externen ODBC-Datenquelle. Jede Instanz (oder jedes Auftreten) einer Tabelle im Beziehungsdiagramm reprsentiert eine separate Sicht auf Ihre Daten. Wenn Sie zwei Tabellen verknpfen, verbinden Sie zwei bestehende Ansichten zu einer dritten Ansicht. Beim Hinzufgen von Tabellen zu Ihren Beziehungen stellt jede Folgetabelle eine zustzliche Gruppe von Kriterien dar, die erfllt sein mssen, bevor der Zugriff auf Bezugsdaten in dieser Beziehung mglich ist.

Kapitel 4

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

109

Sie knnen eine Beziehung zwischen zwei beliebigen Tabellen im Beziehungsdiagramm erstellen, aber die Beziehung darf nicht zirkulr sein, d. h. keinen geschlossenen Kreis zwischen Tabellen bilden. Jede Reihe von Beziehungen muss eine Anfangs- und eine Endtabelle besitzen und diese Tabellen mssen unterschiedliche Tabellen sein. Da jede Beziehung eine zustzliche Gruppe von Kriterien darstellt, mssen Sie Ihren Kontext im Beziehungsdiagramm bercksichtigen. Der Kontext ist der Punkt im Diagramm, an dem die Beziehung ausgewertet wird. Da das Diagramm nie einen Kreis ergibt, bietet jeder Punkt im Diagramm eine andere Perspektive Ihrer Daten. FileMaker Pro lsst keine kreisfrmigen Verbindungen im Beziehungsdiagramm zu, daher veranlasst jeder Versuch einer zirkulren Beziehung FileMaker Pro, eine neue, eindeutig benannte Instanz einer Tabelle zu generieren. Eine neue Instanz erlaubt Ihnen wie jede andere Instanz im Diagramm das Fortsetzen Ihrer neuen Beziehung. Weitere Informationen ber das Beziehungsdiagramm finden Sie in der Hilfe.

Erluterung von Abgleichsfeldern fr Beziehungen


Wenn Sie eine Beziehung zwischen Tabellen erstellen, whlen Sie eines oder mehrere Felder in jeder Tabelle als Abgleichsfelder aus. Abgleichsfelder haben normalerweise gemeinsame Werte. In einer typischen Beziehung ist ein Datensatz in der einen Tabelle mit Datenstzen in einer anderen Tabelle verbunden, die einen gemeinsamen Abgleichsfeldwert haben. Die Tabelle Kunden und die Tabelle Rechnung knnen z. B. jeweils das Feld Kundennummer verwenden, um jeden Kunden und Kauf eindeutig zu identifizieren. Wenn beide Tabellen ber Kundennummer als Abgleichsfeld verbunden sind, kann ein Datensatz in der Tabelle Kunden einen Ausschnitt anzeigen, der jede Rechnung mit passender Kundennummer auflistet, und in der Tabelle Rechnungen kann jede Rechnung mit derselben Kundennummer konsistente Kundendaten anzeigen. Die in einer Beziehung verwendeten Abgleichsfelder knnen verschiedene Namen haben. Ein Abgleichsfeld kann einen beliebigen Feldtyp auer Medien oder Statistik haben.

Typen von Beziehungen


Wenn Sie zwei Tabellen ber eine Beziehung verknpfen, legen Sie Kriterien fest, anhand deren FileMaker Pro auf Bezugsdatenstze zugreift oder sie anzeigt. Ihre Kriterien knnen einfach sein, z. B. der Abgleich eines Felds in Tabelle A mit einem Feld in Tabelle B. Eine komplexere Beziehungsdefinition liefert in der Regel eine begrenztere Gruppe von Bezugsdatenstzen. Beispiele komplexer Beziehungen umfassen mehrere Abgleichsfelder auf einer oder beiden Seiten der Beziehung oder den Vergleich von Abgleichsfeldern mithilfe relationaler Ungleichheits-Operatoren oder mithilfe berechneter Abgleichsfelder.

110

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Beziehungen mit einem einzelnen Kriterium In einer Beziehung mit einem Kriterium werden Daten in einem Feld mit Daten in einem anderen Feld verglichen. Beispielsweise bezieht sich ein Datensatz in jeder Tabelle auf einen beliebigen Datensatz in der anderen Tabelle, wenn die Werte im Feld Kundennr. der Tabelle Kunden und im Feld Kundennr. der Tabelle Telefonnummern identisch sind.
Abgleichsfeld Abgleichsfeld

Verwenden Sie eine Beziehung mit einem einzelnen Kriterium, wenn sich zwei Tabellen auf der Basis eines gemeinsamen Werts, wie z. B. einer Seriennummer oder einer Kennziffer, aufeinander beziehen sollen. Beispielsweise enthlt die Datenbank Kunden zwei Tabellen: Kunden mit Namen und Adressen und Telefonnummern zum Speichern von Telefonnummern fr verschiedene Bereiche, z. B. Geschftlich, Privat, Telefax usw. Die Daten werden auf zwei Tabellen verteilt, da ein einzelner Kunde mehrere Telefonnummern haben kann. Die Tabellen enthalten die folgenden Felder:
Tabelle Kunden Feldname Kundennr. Vorname Nachname Adresse1 Adresse2 Ort Bundesland Telefonnummern Telefon Telefonnummerntyp Kundennr. Kommentar Zahlenfeld, automatisch eingegebene fortlaufende Nummer. Abgleichsfeld fr die Tabelle Kunden Textfeld Textfeld Textfeld Textfeld Textfeld Textfeld Textfeld Textfeld Zahlenfeld. Abgleichsfeld fr die Tabelle Telefonnummern

Das Feld Kundennr. ist das Abgleichsfeld der Beziehung zwischen den beiden Tabellen. In der Tabelle Kunden ist das Feld Kundennr. auf die automatische Eingabe einer fortlaufenden Nummer eingestellt, damit jeder Datensatz in der Tabelle Kunden eine eindeutige Kennnummer besitzt. In der Tabelle Telefonnummern ist die Kundennummer ein einfaches Zahlenfeld. Da die Beziehung so definiert ist, dass sie die Erstellung von Bezugsdatenstzen in der Tabelle Telefonnummern erlaubt, wird die Kundennummer aus dem Kunden-Datensatz automatisch in das Feld Kundennr. der Tabelle Telefonnummern in jedem neuen Bezugsdatensatz eingefgt. Damit ist es mglich, dass sich viele Datenstze in der Tabelle Telefonnummern auf einen einzelnen Datensatz in der Tabelle Kunden beziehen. Benutzer knnen eine Telefonnummer in eine leere Ausschnittreihe eingeben und FileMaker Pro erstellt dann automatisch fr diese Telefonnummer einen Bezugsdatensatz.

Kapitel 4

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

111

Beziehungen mit mehreren Kriterien In einer Beziehung mit mehreren Kriterien wird die Anzahl der Abgleichsfelder erhht, womit sich die Kriterien vermehren, die FileMaker Pro beurteilt, bevor Bezugsdatenstze erfolgreich verknpft werden. In einer Beziehung mit mehreren Kriterien vergleicht FileMaker Pro die Werte jedes Abgleichsfelds auf beiden Seiten der Beziehung in der Reihenfolge, in der die Felder angezeigt werden. Dies ist ein so genannter UND-Vergleich. Fr einen erfolgreichen Vergleich muss jedes Abgleichsfeld einen entsprechenden Wert in der anderen Tabelle finden. Verwenden Sie eine Beziehung mit mehreren Kriterien, wenn zwei Tabellen auf der Basis mehrerer gemeinsamer Werte, wie z. B. einer Kundennummer und eines Datums, miteinander verknpft sein sollen.
Felder anpassen Felder anpassen

In dieser Beziehung sind sowohl Kundennr. als auch Verleihdatum Abgleichsfelder fr die Tabelle Positionen. Ein Datensatz in der Tabelle Kunden mit einem Wert von 1.000 im Feld Kundennr. und dem Wert 10.10.2010 im Feld Verleihdatum passt nur zu den Datenstzen in der Tabelle Positionen, in denen die Werte von beiden Feldern Kundennr. und Verleihdatum Werte von 1.000 und 10.10.2010 haben. Wenn die Felder Kundennr. in beiden Tabellen bereinstimmende Werte haben, aber die Felder Verleihdatum nicht, werden keine Bezugsdatenstze zurckgegeben. Beispielsweise enthlt die Datenbank Ausrstungsverleih drei Tabellen: Ausrstung, eine statische Tabelle, die den verleihbaren Ausrstungsbestand speichert; die Tabelle Kunden, die Namen und Adressen von Kunden speichert, sowie die Tabelle Positionen, die einen Datensatz fr jeden Verleihvorgang, einschlielich Ausrstungsnummer, Kundennummer und Verleihdatum speichert. Diese Datenbank soll den Verleih von Reiseausrstung verfolgen und alle Ausleihvorgnge pro ausgewhltem Kunden und ausgewhltem Datum anzeigen. Die Datenbank verwendet zwar drei Tabellen, aber die Beziehung mit mehreren Kriterien besteht zwischen den Tabellen Kunden und Positionen. Diese Tabellen enthalten die folgenden Felder:
Tabelle Kunden Feldname Kundennr. Verleihdatum Positionen Kundennr. Verleihdatum Ausrstungsnr. Kommentar Zahlenfeld, automatisch eingegebene fortlaufende Nummer. Eines der Abgleichsfelder fr die Tabelle Positionen Datumsfeld. Das andere Abgleichsfeld fr die Tabelle Positionen Zahlenfeld. Eines der Abgleichsfelder fr die Tabelle Kunden Datumsfeld. Das andere Abgleichsfeld fr die Tabelle Kunden Zahlenfeld

Da die Beziehung so definiert ist, dass sie die Erstellung von Bezugsdatenstzen in der Tabelle Positionen erlaubt, knnen Benutzer Ausleihdaten in eine leere Ausschnittreihe eingeben und FileMaker Pro erstellt dann automatisch einen Bezugsdatensatz fr diesen Verleihvorgang.

Auswhlen, um die Erstellung von Bezugsdatenstzen in der Tabelle Positionen zu erlauben

112

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Beziehungen, die Vergleichsoperatoren verwenden In einer vergleichenden Beziehung verwenden Sie einen oder mehrere der folgenden Operatoren, um Werte von Abgleichsfeldern in den beiden Bezugstabellen zu vergleichen. Die Beziehung gibt Bezugsdatenstze zurck, wenn der Vergleich den festgelegten Kriterien gem erfolgreich ist.
Relationaler Operator = < > x Vergleicht diese Datenstze. Werte im Abgleichsfeld sind gleich. Werte im Abgleichsfeld sind ungleich. Werte im linken Abgleichsfeld sind kleiner als Werte im rechten Abgleichsfeld. Werte im linken Abgleichsfeld sind kleiner oder gleich den Werten im rechten Abgleichsfeld. Werte im linken Abgleichsfeld sind grer als Werte im rechten Abgleichsfeld. Werte im linken Abgleichsfeld sind grer oder gleich den Werten im rechten Abgleichsfeld. Alle Datenstze in der linken Tabelle werden mit allen Datenstzen in der rechten Tabelle verglichen, unabhngig von den Werten in den Abgleichsfeldern.

Abgleichsfeld

Abgleichsfeld

Relationaler Operator Grer als

In diesem Beispiel sind die Felder Reisedatum in der Tabelle Reisen und der Tabelle Kunden die Abgleichsfelder. Wenn z. B. ein Datensatz in der Tabelle Reisen in Reisedatum den Wert 11.12.2010 hat, beziehen sich alle Datenstze in der Tabelle Kunden mit einem Reisedatum-Wert von 10.12.2010 oder frher darauf. Wenn ein Datensatz in der Tabelle Kunden den Wert 11.12.2010 hat, werden alle Datenstze in der Tabelle Reisen mit Werten fr das Reisedatum ab dem 12.12.2010 darauf bezogen. Beziehungen, die einen Bereich von Datenstzen zurckgeben Eine Beziehung, die einen Bereich von Datenstzen zurckgibt, gleicht einer Beziehung mit mehreren Kriterien, mit der Ausnahme, dass Sie Vergleichsoperatoren verwenden, um Datenstze zu finden, die grer als eines Ihrer Kriterien und kleiner als Ihr anderes Kriterium sind. Diese Art der Beziehung wird im Allgemeinen verwendet, um Datenstze zurckzugeben, die innerhalb eines Bereichs von Datumsangaben oder Seriennummern liegen. Nehmen Sie z. B. an, Sie wollen von Tabelle E aus alle Datenstze in Tabelle F sehen, deren Werte in Datumsfeld F grer als Startdatum E und kleiner als Enddatum E sind.
Felder anpassen Abgleichsfeld

Gibt an, dass mehrere verschiedene relationale Operatoren in dieser Beziehung verwendet werden. Diese Beziehung verwendet die relationalen Operatoren grer als und kleiner als.

Die Beziehung gibt diejenigen Datenstze von Tabelle F zurck, deren Datum in Datumsfeld F spter ist als Startdatum E und frher als Enddatum E.

Kapitel 4

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

113

Beispiel:
Wenn Felder Startdatum E Enddatum E folgende Werte enthalten: 01.11.2010 01.12.2010 Gibt Tabelle F diese Bezugsdatenstze zurck: 14.11.2010 27.11.2010

Weiteres Beispiel:
Wenn Felder Startdatum E Enddatum E folgende Werte enthalten: 01.12.2010 01.01.2011 Gibt Tabelle F diese Bezugsdatenstze zurck: 02.12.2010 15.12.2010 26.12.2010

Self-Join-Beziehungen Ein Self-Join ist eine Beziehung, in der beide Abgleichsfelder in derselben Tabelle definiert sind. Definieren Sie einen Self-Join, um Beziehungen zwischen Datenstzen innerhalb derselben Tabelle aufzubauen. Verwenden Sie z. B. einen Self-Join, um in einem Ausschnitt eines Layouts eine Untergruppe von Daten in der aktuellen Tabelle anzuzeigen, wie etwa alle Angestellten fr jeden Manager. Wenn Sie eine Self-Join-Beziehung im Beziehungsdiagramm definieren, generiert FileMaker Pro eine zweite Instanz der Tabelle, auf die Sie den Self-Join basieren. FileMaker Pro verhindert damit, dass das Beziehungsdiagramm eine zirkulre Beziehung bildet, wodurch die Beziehung nicht mehr berechnet werden knnte.
Abgleichsfeld Abgleichsfeld

Self-Join-Beziehung

Diese Beziehung gibt Bezugsdatenstze in Tabelle G zurck, wenn Textfeld G1 denselben Wert wie Textfeld G2 enthlt. Weitere Informationen ber die Beziehungstypen finden Sie in der Hilfe.

Planen einer relationalen Datenbank


Informationen ber das Planen einer relationalen Datenbank finden Sie unter Planen einer Datenbank auf Seite 55.

Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm


Verwenden Sie das Beziehungsdiagramm, um die Beziehungen in Ihrer Datenbankdatei zu erstellen, zu ndern und anzuzeigen. Im Beziehungsdiagramm knnen Sie Tabellen und Beziehungen duplizieren, Tabellen in der Gre ndern und ausrichten und Textnotizen hinzufgen. Sie knnen Tabellen hervorheben, die mit der ausgewhlten Tabelle ber eine 1-entfernt-Beziehung verbunden sind, sowie Tabellen, die ber die gleiche Quelltabelle wie die aktuell ausgewhlte Tabelle verfgen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

114

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Standardmig zeigt das Beziehungsdiagramm alle Tabellen in Ihrer aktuellen Datenbankdatei. Sie knnen dem Diagramm Tabellen aus anderen FileMaker Pro-Dateien oder externen ODBC-Datenquellen oder mehrere Instanzen derselben Tabelle hinzufgen. Sie knnen auch ber die Schaltflchen am unteren Rand des Diagramms Tabellen aus dem Diagramm entfernen. Hinweis Wenn die Tabelle aus einer externen ODBC-Datenquelle stammt, wird der Name der Tabelle im Beziehungsdiagramm kursiv dargestellt. Um Informationen ber externe Datenquellen anzuzeigen, bewegen Sie den Zeiger ber den Pfeil links vom Tabellennamen.

Erstellen von Beziehungen


So erstellen Sie eine Beziehung: 1. Whlen Sie bei geffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank. 2. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank verwalten auf das Register Beziehungen. 3. Suchen Sie im Beziehungsdiagramm die beiden Tabellen, die Sie fr diese Beziehung verwenden wollen. Sie knnen sich an beliebiger Stelle im Diagramm befinden, mssen aber vorhanden sein, damit die Beziehung erstellt werden kann. Fr Self-Join-Beziehungen whlen Sie die Einzeltabelle; FileMaker Pro erstellt dann die zweite Tabelleninstanz fr Sie. 4. Klicken Sie auf ein Feld in einer der Tabellen und ziehen Sie es auf das entsprechende Abgleichsfeld in der anderen Tabelle. Oder klicken Sie auf zu erstellen. um das Dialogfeld Beziehung bearbeiten zu ffnen und eine Beziehung

5. Wiederholen Sie Schritt 4 fr jedes Abgleichsfeld, das Sie in dieser Beziehung verwenden wollen. Weitere Informationen ber Abgleichsfelder finden Sie unter Erluterung von Abgleichsfeldern fr Beziehungen auf Seite 109. 6. Klicken Sie auf OK, um die nderungen zu speichern und das Beziehungsdiagramm zu schlieen.

Kapitel 4

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

115

Positionieren Sie den Zeiger auf das Pfeilsymbol, um die Namen der Quelltabelle und der Quelldatei anzuzeigen.

Einmal klicken, um alles auer den Abgleichsfeldern auszublenden. Noch einmal klicken, um alles auer dem Tabellennamen auszublenden. Erneut klicken, um die Tabelle wieder in ihrer ursprnglichen Gre herzustellen. Hier klicken, um eine Textnotiz einbzw. auszublenden. ndern Sie die Farbe ausgewhlter Objekte. Fgt dem Diagramm eine Textnotiz hinzu.

Abgleichsfelder werden in ihren Tabellen kursiv dargestellt. Ausgewhlte Objekte lschen

Tabelle hinzufgen Eine Beziehung erstellen Ausgewhlte Objekte duplizieren Ein ausgewhltes Objekt bearbeiten ndern Sie die Ausrichtung ausgewhlter Objekte.

Vergrert bzw. verkleinert die Darstellung des Beziehungsdiagramms. Zeigt das Dialogfeld Drucker einrichten (Windows) bzw. Papierformat (Mac OS) an.

Seitenumbrche anzeigen Zeigen Sie 1-entfernte Tabellen oder Tabellen mit der gleichen Quelle an.

Das Beziehungsdiagramm

ndern von Beziehungen


Nach der Erstellung einer Beziehung knnen Sie Abgleichsfelder hinzufgen oder ndern, relationale Operatoren ndern und Optionen fr das Erstellen, Lschen und Sortieren von Bezugsdatenstzen festlegen. So ndern Sie eine Beziehung: 1. Whlen Sie bei geffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank. 2. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank verwalten auf das Register Beziehungen. 3. Suchen Sie im Beziehungsdiagramm die zu bearbeitende Beziehung und doppelklicken Sie auf die Verbindungslinie zwischen den Bezugstabellen, um das Dialogfeld Beziehung ndern zu ffnen. Oder Sie whlen die Beziehung im Beziehungsdiagramm aus und klicken auf Beziehung bearbeiten zu ffnen. um das Dialogfeld

Den relationalen Operator whlen

Optionen fr die Tabellen in der Beziehung aktivieren

116

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

4. Bearbeiten Sie die Tabellen und Abgleichsfelder fr die Beziehung.


Ziel Ein Abgleichsfeld ndern Ein Abgleichsfeld hinzufgen Aktion Whlen Sie das neue Abgleichsfeld aus und klicken Sie auf ndern. Whlen Sie das neue Abgleichsfeld aus und klicken Sie auf Hinzufgen.

Den relationalen Operator ndern Whlen Sie einen neuen Operator aus der Liste und klicken Sie auf ndern. Weitere Informationen finden Sie unter Beziehungen, die Vergleichsoperatoren verwenden auf Seite 112. Ein Paar von Beziehungskriterien Whlen Sie das Kriterienpaar aus der Liste im unteren Bereich des Dialogfelds und klicken duplizieren Sie auf Duplizieren. Ein Paar von Beziehungskriterien Whlen Sie das Kriterienpaar aus der Liste im unteren Bereich des Dialogfelds und klicken lschen Sie auf Lschen.

5. Aktivieren Sie Optionen fr die Beziehung.


Ziel Einen Bezugsdatensatz (zur Bezugstabelle) immer hinzufgen, wenn Sie Daten in ein Bezugsfeld eines Datensatzes in der aktuellen Tabelle eingeben (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hinzufgen und Duplizieren von Datenstzen auf Seite 26.) Die entsprechenden Datenstze (in der Bezugstabelle) immer lschen, wenn Sie einen zugehrigen Datensatz in der aktuellen Tabelle lschen. (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Lschen von Datenstzen auf Seite 27.) Bezugsdatenstze sortieren Auswhlen Datensatzerstellung in dieser Tabelle mit dieser Beziehung zulassen. Wenn diese Option aktiviert ist, bewirkt die Eingabe von Daten in ein Bezugsfeld, fr das kein entsprechender Bezugsdatensatz existiert, dass ein Bezugsdatensatz auf der Basis des Abgleichsfelds in der aktuellen Tabelle erstellt wird. Bezugsdatenstze in dieser Tabelle lschen, wenn ein Datensatz in der anderen Tabelle gelscht wird. Diese Option lscht Bezugsdatenstze auch dann, wenn sie im aktuellen Layout nicht angezeigt werden. Sortieren. Doppelklicken Sie dann in der linken Liste im Dialogfeld Sortieren auf die zu sortierenden Felder. Um die Sortierfolge der Felder zu ndern, ziehen Sie die Felder in der rechten Liste an die gewnschte Position. Aktivieren Sie weitere Optionen und klicken Sie dann auf OK. Durch die Aktivierung dieser Option wird die Sortierfolge in der Bezugsdatei nicht beeinflusst.

6. Klicken Sie auf OK. Weitere Informationen ber das Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen finden Sie in der Hilfe.

Statistikberechnung fr Daten in Ausschnitten


Sie knnen Daten statistisch auswerten, die sich in einem Bezugsfeld in einem Ausschnitt befinden. Der Ausschnitt kann Datenstze aus einer Bezugstabelle oder aus derselben Tabelle (Self-Join) enthalten. So werten Sie Daten in einem Ausschnitt statistisch aus: 1. Erstellen Sie ein Formelfeld in der Tabelle, in der die Gesamtsumme angezeigt werden soll. 2. Definieren Sie fr das Feld eine Formel, die eine Statistikfunktion fr die gewnschte Berechnung enthlt. Wenn z. B. die Tabelle Rechnungen aktiv ist und Sie die Summe der Bezugswerte im Feld Preis der Tabelle Positionen ermitteln wollen, verwenden Sie die Formel Summe(Positionen::Preis).

Kapitel 4

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

117

3. Platzieren Sie das Formelfeld in ein Layout der Tabelle, in der es definiert wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout auf Seite 88.

Filtern von Datenstzen in Ausschnitten


Durch Filtern von Ausschnitt-Datenstzen knnen Sie unterschiedliche Sets von Datenstzen in einem Ausschnitt anzeigen. 1. Doppelklicken Sie auf den Ausschnitt. 2. Whlen Sie im Dialogfeld Ausschnitteinstellungen die Option Ausschnittdatenstze filtern. 3. Definieren Sie im Dialogfeld Formel angeben eine Formel, die bestimmt, welche Ausschnittdatenstze angezeigt werden. Beispiel: Wenn Sie in einem Rechnungslayout in einem Ausschnitt, der Produktdatenstze aus der Tabelle Produkte enthlt, nur die Produkte mit einer Menge grer als eins anzeigen mchten, verwenden Sie die Formel Wenn (Produkte::Menge <1; 0; 1). 4. Klicken Sie auf OK. Wichtig Die Ergebnisse von Statistikfeldern, Formeln und Suchabfragen beruhen auf dem vollstndigen Set von Bezugsdatenstzen, nicht nur den Datenstzen in einem Ausschnitt, die gefiltert wurden. Beispiel: Wenn ein Ausschnitt eine gefilterte Untergruppe von Datenstzen anzeigt und ein Statistikfeld des Typs Summe von auerhalb des Ausschnitts diese Datenstze auswertet, addiert das Statistikfeld alle Bezugsdatenstze, nicht nur die angezeigten Datenstze. Weitere Informationen ber das Filtern von Datenstzen in Ausschnitten finden Sie in der Hilfe.

Erluterung von Referenzen


Eine Referenz kopiert Daten aus einer anderen Tabelle in ein Feld in der aktuellen Tabelle. Die kopierten Daten werden Teil der aktuellen Tabelle (und verbleiben auch in der Tabelle, aus der sie kopiert wurden). Die Daten, die in die aktuelle Tabelle kopiert wurden, ndern sich nicht automatisch, wenn sich die Daten in der anderen Tabelle ndern. Eine Aktualisierung erfolgt nur dann, wenn sich das Abgleichsfeld in der aktuellen Tabelle ndert. Um fr eine Referenz eine Verbindung zwischen Tabellen zu definieren, erstellen Sie eine Beziehung. Dann definieren Sie eine Referenz, um Daten aus einem Feld in der Bezugstabelle in ein Feld in der aktuellen Tabelle zu kopieren. Wenn Sie einen Wert in das Abgleichsfeld der aktuellen Tabelle eingeben, greift FileMaker Pro anhand der Beziehung auf den ersten Datensatz in der Bezugstabelle zu, dessen Abgleichsfeld einen passenden Wert enthlt. Anschlieend kopiert FileMaker Pro den Wert aus dem Referenzquellfeld in das Referenzzielfeld, wo der Wert gespeichert wird. Die Daten, die in das Referenzzielfeld kopiert wurden, knnen Sie bearbeiten, ersetzen oder lschen wie beliebige andere Daten (da der Referenzwert zur aktuellen Tabelle gehrt). Sie knnen auch Daten in der aktuellen Tabelle aktualisieren, wenn sich die Daten in der Bezugstabelle gendert haben.

118

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Datenstze in Bezugstabelle Aktuelle Tabelle Beziehung


Kundennr. C200 Name Schmidt

Kundennr.

C235

Name Kundennr. C100 Telefon 42.83.91.04 Name Kundennr. C200 Ort Paris Telefon 555-3849 Name Schmidt Ort Vancouver Telefon 555-1234 Ort Mnchen

Referenzzielfeld

Referenzquellfeld

Erstellen von Referenzen


So definieren Sie eine Referenz: 1. Definieren Sie eine Beziehung fr die Referenz zwischen dem Abgleichsfeld der aktuellen Tabelle und dem Abgleichsfeld der Bezugstabelle. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Beziehungen auf Seite 114. 2. Whlen Sie bei geffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank. 3. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank verwalten auf das Register Felder. 4. Wenn Ihre Datenbank mehrere Tabellen enthlt, whlen Sie die gewnschte Tabelle aus der Liste Tabellen. 5. Whlen Sie ein Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder Medienfeld aus der Liste bestehender Felder oder definieren Sie ein neues. 6. Klicken Sie auf Optionen (oder doppelklicken Sie auf den Feldnamen). 7. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen fr Feld auf das Register Automatische Eingabe und aktivieren Sie dann Referenzwert. 8. Whlen Sie im Dialogfeld Referenz fr Feld die Tabelle, mit der die Referenz beginnt, und die Tabelle, aus der der Wert kopiert wird.
Auswhlen Beginnend mit Tabelle Zum Festlegen von: Die Tabelle, die der Referenz im Beziehungsdiagramm als Ausgangspunkt dient.

Referenz aus Bezugstabelle Die Bezugstabelle, in der die Bezugsdaten nachgeschlagen werden

9. Whlen Sie das Feld aus, aus dem der Referenzwert kopiert werden soll. 10. Aktivieren Sie Optionen fr die Referenz.
Ziel Aktion Die Manahme festlegen, wenn die Werte in den Aktivieren Sie unter Bei fehlender bereinstimmung eine Option, um Abgleichsfeldern nicht identisch sind keinen Wert zu kopieren oder den nchstniedrigeren oder nchsthheren Wert aus dem Referenzquellfeld zu kopieren, oder geben Sie einen festen Wert ein, der stattdessen verwendet werden soll. Leeren Feldinhalt von der bernahme aus dem Referenzquellfeld der Referenz in das Referenzzielfeld ausschlieen Aktivieren Sie Leeren Feldinhalt nicht kopieren. (Deaktivieren Sie die Option, um die bernahme solcher Daten zuzulassen.)

Kapitel 4

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

119

Ausgangspunkt der Referenz whlen Bezugstabelle fr die Referenz whlen Referenzquellfeld whlen Eine Option fr ungleiche Daten in Abgleichsfeldern whlen

Aktivieren, damit keine leeren Daten kopiert werden

11. Klicken Sie auf OK. 12. Wiederholen Sie die Schritte 5-11 fr jedes weitere Feld, fr das Sie eine Referenz definieren wollen.

Bearbeiten von Referenzen


So bearbeiten Sie eine Referenz: 1. Whlen Sie bei geffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank. 2. Klicken Sie auf das Register Felder. 3. Wenn Ihre Datenbank mehrere Tabellen enthlt, whlen Sie die gewnschte Tabelle aus der Liste Tabellen. 4. Doppelklicken Sie auf das Referenzzielfeld. 5. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen fr Feld auf das Register Automatische Eingabe. 6. Stellen Sie sicher, dass Referenzwert aktiviert ist, und klicken Sie auf Angeben. Um die Verwendung einer Referenz zu beenden oder auszusetzen, deaktivieren Sie Referenzwert. 7. Nehmen Sie die gewnschten nderungen vor. 8. Klicken Sie auf OK. Weitere Informationen ber das Erstellen und Bearbeiten von Referenzen finden Sie in der Hilfe.

120

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 5 Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten


Dieses Kapitel erlutert die Grundlagen der gemeinsamen Benutzung von FileMaker Pro-Datenbanken:

1 FileMaker Netzwerk-Sharing: Sie knnen FileMaker Pro-Datenbanken gemeinsam benutzen,


wodurch mehrere FileMaker Pro-Benutzer gleichzeitig auf dieselbe Datenbank zugreifen und sie verwenden knnen.

1 Importieren und Exportieren von Daten: Sie knnen Informationen zwischen FileMaker Pro und
anderen Programmen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren. Beispielsweise knnen Sie Daten importieren, die sich in einer anderen Datenbank oder einer Tabellenkalkulation befinden, oder Adressdaten exportieren, um personalisierte Serienbriefe mit einer Textverarbeitung zu erstellen.

1 Wiederkehrender Import: Sie knnen eine FileMaker Pro-Datei so einrichten, dass aus einer anderen
Anwendung (z. B. aus Microsoft Excel) importierte Daten automatisch aktualisiert werden.

1 Zugriff auf Daten von externen Datenquellen: Sie knnen auf Daten zugreifen, die in anderen
FileMaker Pro-Dateien und in externen SQL-Datenbanken gespeichert sind, die ODBC fr die gemeinsame Nutzung von Daten verwenden. So knnen Sie mit Daten arbeiten, die in externen Datenbanken gespeichert sind, und knnen externe Daten mit Informationen kombinieren, die in Ihrer Datei gespeichert sind. Wenn Sie auf Daten von einer ODBC-Datenbank zugreifen, knnen Sie Ergnzungsfelder in Ihrer FileMaker ProDatei verwenden, um Berechnungen und Statistikauswertungen der Daten durchzufhren, ohne das Schema der externen Datei zu ndern.

1 Instant Web Publishing: Sie knnen rasch und einfach FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten
verffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem Intranet (oder im Internet) den Zugriff auf Ihre FileMaker Pro-Datenbanken erlauben. Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe. Informationen zum Verffentlichen von Datenbanken im Web finden Sie im Handbuch FileMaker Pro Web Publishing.

Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk


Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, knnen Sie und andere FileMaker Pro-Benutzer unter Windows und Mac OS gleichzeitig dieselbe Datenbankdatei verwenden. FileMaker Pro Netzwerk-Sharing untersttzt das Sharing von Dateien fr bis zu 9 gleichzeitige Benutzer (ohne den Host und Instant Web Publishing-Verbindungen). Wenn Sie Dateien mit mehr als 9 gleichzeitigen Benutzern im Netzwerk verwenden mssen, wird der Einsatz von FileMaker Server empfohlen, der greren Netzwerkdurchsatz und hhere Kapazitt bietet. Wichtig Ihre FileMaker Pro-Lizenzvereinbarung erlaubt die gleichzeitige Nutzung des Programms in einem Netzwerk nur dann, wenn Sie eine Lizenz fr jeden einzelnen Computer erworben haben, auf dem FileMaker Pro installiert ist oder ausgefhrt wird. Dieselbe Software-Lizenz darf nicht auf verschiedenen Computern gemeinsam benutzt werden. Die vollstndigen Bedingungen knnen Sie der Softwarelizenz entnehmen. Der erste Benutzer, der eine gemeinsam benutzte Datei ffnet, ist der Host. Jeder Benutzer, der im Anschluss daran eine gemeinsam benutzte Datei ffnet, ist ein Client.

122

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Der Host ffnet die Datei.

Clients bauen Verbindungen zur gemeinsam benutzten Datei auf.

Wenn eine gemeinsam benutzte Datei geffnet ist, knnen Host und Clients auf dieselben Informationen zugreifen und alle nderungen an der Datei werden im Fenster jedes Benutzers angezeigt. Alle nderungen, die einer der Benutzer an den Daten vornimmt, werden in der gemeinsamen Datei gespeichert. Eine gemeinsam benutzte Datei wird auf der Platte gespeichert, auf der sich die Datei befindet. Sortierfolgen, Suchabfragen, Importfeldfolge, Exportfeldfolge und Druckereinrichtungen sind spezifisch fr die einzelnen Benutzer.

Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen von Dateien


Da viele FileMaker Pro-Befehle auf dem Host-Rechner verarbeitet werden, erzielen Sie den hchsten Durchsatz, wenn Sie Ihren schnellsten Computer als Host fr gemeinsam benutzte Dateien einsetzen. Die Datei, die Sie als Host bereitstellen, muss sich auf der Festplatte Ihres Computers befinden. Sie knnen nicht Host einer Datei sein, die sich auf einem entfernten Computer oder Server im Netzwerk befindet, da dies die Datensicherheit und die Leistung beeintrchtigen kann. So aktivieren Sie File Sharing fr alle geffneten Dateien im Netzwerk: 1. ffnen Sie die FileMaker Pro-Datei(en), die Sie gemeinsam benutzen wollen. Hinweis Um den Sharing-Status einer Datei zu aktivieren oder zu ndern, mssen Sie sie mit einem Konto ffnen, das ber die entsprechenden Berechtigungen verfgt. Weitere Informationen finden Sie unter Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte auf Seite 136. 2. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Sharing > FileMaker-Netzwerk. 3. Klicken Sie im Dialogfeld FileMaker-Netzwerkeinstellungen unter Netzwerk-Sharing auf Ein. Das Feld TCP/IP-Adresse enthlt die TCP/IP-Adresse Ihres Systems.

Kapitel 5

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

123

Hier klicken, um FileMaker-NetzwerkSharing zu aktivieren

Stufe des Netzwerkzugriffs fr die ausgewhlte(n) Datei(en) whlen

4. Whlen Sie die Datei(en), die Sie bereitstellen wollen, aus der Liste Aktuell geffnete Dateien. 5. Legen Sie die Stufe des Netzwerkzugriffs fr die ausgewhlte(n) Datei(en) fest.
Ziel Auswhlen Zugriff fr alle FileMaker Pro-Benutzer in Ihrem Alle Benutzer Netzwerk ermglichen Netzwerkzugriff der Benutzer abhngig von ihrer Berechtigung beschrnken Jeglichen Zugriff ber FileMakerNetzwerkfunktionen verhindern Benutzer nach Berechtigungen angeben und dann auf Angeben klicken. Whlen Sie im Dialogfeld Benutzer nach Berechtigungen angeben die Berechtigungen, fr die Sie Netzwerkzugriff erlauben wollen. Keine Benutzer

6. Klicken Sie auf OK. Die geffneten Dateien sind nun bereitgestellt. Wichtig Sie mssen Ihre gemeinsam benutzten Dateien geffnet lassen, damit sie Clients zur Verfgung stehen. Hinweis Damit Dateien auf CD-ROMs gemeinsam benutzt werden knnen, mssen Sie Sharing aktivieren, bevor Sie die Datei auf die CD kopieren.

ffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client


FileMaker Pro-Datenbanken, die ber TCP/IP gemeinsam genutzt werden, knnen mithilfe der Liste lokaler Hosts, der IP-Adresse des Hosts oder seines DNS-Namens (sofern definiert) remote geffnet werden. So ffnen Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank als Client: 1. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Remote ffnen.

124

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

2. Whlen Sie im Dialogfeld Remote-Datei ffnen die Option Anzeigen, um eine Liste der Hosts zu sehen.
Auswahl Host-Favoriten Lokale Hosts Hosts nach LDAP Fr Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefgt haben FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz FileMaker Pro-Hosts, die ber den angegebenen LDAP-Server zur Verfgung stehen

3. Um die an einem Host verfgbaren Dateien zu sehen, whlen Sie den Host aus. Whlen Sie aus der Liste Verfgbare Dateien die zu ffnende Datei. Tipp Um die Liste der verfgbaren Dateien einzuschrnken, geben Sie einige Zeichen in das Textfeld Filter ein. Nur Dateinamen, die die eingegebenen Zeichen enthalten, werden dann in der Liste angezeigt. Geben Sie in Netzwerk-Dateipfad den Netzwerkpfad ein, z. B.: Fr IPv4: fmnet:/<Host-IP-Adresse>/<Dateiname> Fr IPv6: fmnet:/[<Host-IPv6-Adresse>]/<Dateiname> 4. Klicken Sie auf ffnen. Abhngig von der Konfiguration des File Sharing auf dem Host mssen Sie mglicherweise den Kontonamen, das Passwort und den Domnennamen (nur Windows) eingeben. Wenn das Netzwerk berlastet ist, erscheint die Datei mglicherweise nicht. Um das Netzwerk fr eine lngere Zeitdauer zu berprfen, halten Sie die Strg- (Windows) bzw. Optionstaste (Mac OS) gedrckt, whrend Sie auf ein Element klicken. Weitere Informationen zum Kennzeichnen von Remote-Dateien als Favoriten und den Zugriff auf Favoritendateien finden Sie in der Hilfe. Beschrnkungen beim ndern gemeinsam benutzter Dateien Es ist zwar mglich, dass mehrere Benutzer dieselbe gemeinsame Datei gleichzeitig ndern, jedoch unterliegen die Arten gleichzeitig zulssiger nderungen einigen Beschrnkungen. Die folgende Tabelle beschreibt die Arten von nderungen, die an gemeinsam benutzten Dateien mglich bzw. nicht mglich sind.
Datenbanknderung Daten in Layouts und Datenstzen Daten in Datenstzen aus externen ODBC-Datenquellen Beschrnkung Zwei Personen knnen nicht gleichzeitig denselben Datensatz bearbeiten. Zwei Personen knnen gleichzeitig denselben Datensatz bearbeiten. Wenn zwei Benutzer den gleichen Datensatz gleichzeitig bearbeiten, zeigt FileMaker Pro eine Warnung an, wenn einer der Benutzer versucht, die nderungen zu besttigen. Die Warnung gibt einem Benutzer die Mglichkeit, die nderungen zu besttigen (und etwaige nderungen des anderen Benutzers zu berschreiben), zum Datensatz zurckzukehren, ohne die nderungen zu besttigen, oder den Datensatz wieder in den Zustand zu versetzen, als die Bearbeitung begann. Zwei Personen knnen nicht gleichzeitig dasselbe Layout ndern. Zwei Personen knnen nicht gleichzeitig dieselbe Werteliste ndern oder definieren. Eine Person kann eine Werteliste bearbeiten, whrend eine andere Person sie im Blttern- oder Suchenmodus verwendet. Zwei Personen knnen nicht gleichzeitig dasselbe Script ndern oder definieren. Eine Person kann ein Script bearbeiten, whrend eine andere Person es verwendet.

Layouts und Layoutelemente Wertelisten

Scripts

Kapitel 5

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

125

Datenbanknderung Tabellen, Felder, Beziehungen (Datenbankschema) Datenquellen

Beschrnkung Zwei Personen knnen nicht gleichzeitig eines dieser Elemente ndern. Zwei Personen knnen nicht gleichzeitig dieselbe Datenquelle ndern oder definieren. Eine Person kann einen Datenquellverweis bearbeiten, whrend eine andere Person die externe Datei verwendet. Zwei Personen knnen nicht gleichzeitig Konten und Zugriffsrechte ndern oder definieren. Eine Person kann ein Konto oder Zugriffsrechte erstellen oder ndern, whrend eine andere Person es bzw. sie verwendet.

Konten und Zugriffsrechte

Entferntes ffnen gemeinsam genutzter Datenbanken unter Verwendung eines URLs


Das Installationsprogramm von FileMaker Pro registriert FMP7 als Internet-Protokoll. Dadurch knnen Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank mithilfe eines URLs ffnen. Clients knnen einen Browser verwenden, um auf bereitgestellte Datenbanken zuzugreifen, indem Sie den URL der bereitgestellten Datei auf dem Host-Rechner in den Adressbereich des Browsers eingeben. So identifizieren Sie den URL fr die bereitgestellte Datenbank auf dem Host-Rechner und senden sie an einen Client-Benutzer: 1. Whlen Sie in der bereitgestellten Datei auf dem Host-Rechner Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Senden > Link an Datenbank. FileMaker Pro ffnet eine E-Mail-Nachricht in Ihrer Standard-E-Mail-Anwendung, die den URL fr die aktuelle Datenbank sowie die Anforderungen fr Client-Verbindungen enthlt. 2. Adressieren Sie die E-Mail-Nachricht an den Client-Benutzer und versenden Sie die Nachricht. Um eine bereitgestellte Datenbank auf einem Client-Rechner ber einen URL zu ffnen, whlen Sie eine der folgenden Optionen:

1 Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht mit einem URL des Host-Rechners erhalten haben, klicken Sie auf den
Link, der den Ort der bereitgestellten Datenbank angibt. Wenn Ihre E-Mail-Anwendung aktive Links nicht untersttzt, starten Sie einen Webbrowser auf dem vorgesehenen Client-Rechner, kopieren den URL aus der E-Mail-Nachricht in den Adressbereich Ihres Browsers und drcken dann die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).

1 Wenn Sie den URL der bereitgestellten Datenbank auf anderem Weg erhalten haben, starten Sie einen
Webbrowser auf dem vorgesehenen Client-Rechner, geben den URL des Host-Rechners in den Adressbereich Ihres Browsers unter Verwendung des folgenden Formats ein und drcken dann die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS). [<][URL:]FMP7://[[konto:passwort@]netzadresse]/datenbankname[>] Optionale Parameter sind durch eckige Klammern ([ ]) gekennzeichnet. Da URLs keine Leerzeichen enthalten knnen, werden diese in Datenbanknamen durch Pluszeichen (+) ersetzt. Beispiele FMP7://Mein+Adressbuch.fp7 FMP7://192.168.10.0/Mein+Adressbuch.fp7 FMP7://Benutzer1:Passwort1@12.345.678.900/Dateiname.fp7

126

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Schlieen einer bereitgestellten Datei


Bevor ein Host eine gemeinsam genutzte Datei schlieen kann, mssen alle Clients die Datei schlieen. FileMaker Pro gibt Ihnen die Mglichkeit, Clients im Netzwerk aufzufordern, die gemeinsam genutzte Datei zu schlieen, wenn Sie eine der folgenden Aktionen ausfhren: die Datei schlieen, die SharingVoraussetzungen fr die Datei ndern, FileMaker Pro beenden oder eine Aufgabe ausfhren, fr die alle Clients die Datei schlieen mssen. Wenn ein Client nicht innerhalb von 30 Sekunden auf Ihre Aufforderung zum Schlieen einer gemeinsam benutzten Datei reagiert, versucht FileMaker Pro, die gemeinsam benutzte Datei auf dem Rechner des Clients zu schlieen. So schlieen Sie eine bereitgestellte Datei: 1. Whlen Sie auf dem Computer, der die Datei bereitstellt, Datei > Schlieen (Windows) bzw. Ablage > Schlieen (Mac OS). 2. Falls noch Clients die gemeinsam benutzte Datei geffnet haben, sehen Sie in einem Dialogfeld eine Liste dieser Clients. Klicken Sie auf Anfrage, um diese Clients in einer Meldung aufzufordern, die Datei zu schlieen. 3. Clients sehen ein Dialogfeld, das sie zum Schlieen der Datei auffordert.
Wenn Clients klicken auf Abbrechen. Clients klicken auf Jetzt schlieen. Clients fhren keine Aktion durch. FileMaker Pro Wartet darauf, dass diese Clients die Datei schlieen. Schliet die gemeinsam genutzte Datei auf dem Computer des Clients. Versucht, die Datei nach 30 Sekunden zu schlieen, falls ein sicheres Schlieen mglich ist.

Weitere Informationen zu gemeinsamer Dateibenutzung in einem Netzwerk finden Sie in der Hilfe.

Importieren und Exportieren von Daten


Sie knnen Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Anwendungen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren. Sie knnen:

1 Daten in eine bestehende FileMaker Pro-Datei importieren, entweder in eine neue oder eine bestehende
Tabelle

1 Daten aus anderen Programmen in neue FileMaker Pro-Dateien umwandeln 1 Daten zur Verwendung in anderen Programmen exportieren.

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten


Sie knnen FileMaker Pro-Daten als Microsoft Excel- oder Excel 2007/2008-Arbeitsblatt oder als PDFDatei speichern. So knnen Sie Ihre Datenstze an Benutzer weitergeben, die nicht ber FileMaker Pro verfgen. Mit FileMaker Pro knnen Sie das Excel-Arbeitsblatt bzw. die PDF-Datei per E-Mail versenden, wenn Sie sie speichern. Sie knnen zudem Scripts erstellen, um Datenstze als Excel- oder PDF zu speichern.

Kapitel 5

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

127

Um Dateien als Excel speichern zu knnen, bentigen Sie das Zugriffsrecht Exportieren. Um Dateien als PDF speichern zu knnen, bentigen Sie das Zugriffsrecht Drucken. Hinweis Die gespeicherte Datei enthlt nur Felder, die sich im Layout befinden, wenn Sie die Speicherung durchfhren. Wenn Sie andere Felder (z. B. Felder in Registerfeldern, die sich nicht im Vordergrund befinden) aufnehmen wollen, verwenden Sie den Befehl Datenstze exportieren anstelle von Datenstze speichern/senden unter.

Senden von E-Mail-Nachrichten basierend auf Datensatzdaten


Sie knnen FileMaker Pro verwenden, um eine oder mehrere Nachrichten an einen oder mehrere Empfnger zu versenden. E-Mails knnen ber Ihre Standard-E-Mail-Anwendung oder direkt ber SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, ein Protokoll fr Versand und Empfang von E-Mails) versendet werden. Sie knnen Werte eingeben oder Werte aus Feldern oder Berechnungen verwenden. Sie knnen ferner Scripts erstellen, um E-Mails zu senden. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Untersttzte Dateiformate fr Import und Export


Jedes Programm speichert seine Datendateien in einem eigenen Dateityp oder Dateiformat. Die meisten Programme tauschen auch Informationen in bestimmten anderen Formaten aus. FileMaker Pro kann Dateien in folgenden Formaten importieren und/oder exportieren: Microsoft Excel (.xls, .xlsx), tabulatorgetrennter Text (.tab, .txt), kommagetrennte Werte (.csv, .txt), FileMaker Pro 7 (.fp7), Serienbriefsteuerdatei (.mer), HTML-Tabelle (.htm) und XML (.xml). Wenn Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen, prfen Sie die Dokumentation, die mit dem Programm geliefert wurde, um ein gemeinsames zwischengeschaltetes Dateiformat zu bestimmen, das sowohl FileMaker Pro als auch das andere Programm untersttzt. Die meisten Dateiformate untersttzen nur die Datenkonvertierung und importieren oder exportieren keine Formatierung wie Schrift, Gre, Stil und Farbe. Informationen zu Dateiformaten und den Versionen, die FileMaker Pro importieren und/oder exportieren kann, sowie zum Importieren aus Quellen wie XML, einer Digitalkamera (Mac OS) oder Bento (Mac OS) finden Sie in der Hilfe.

Einrichten von wiederkehrenden Importen


Sie knnen eine FileMaker Pro-Datei so einrichten, dass aus einer anderen Anwendung (z. B. aus Microsoft Excel) importierte Daten automatisch aktualisiert werden. Ein wiederkehrender Import wird automatisch ausgefhrt, Wenn Sie das erste Mal das Layout anzeigen, das die Daten aus der externen Datei enthlt. Spter knnen Sie ein Script ausfhren, um die Daten zu aktualisieren. Beachten Sie folgende Punkte:

1 Daten, die ber wiederkehrenden Import importiert werden, sind in FileMaker Pro schreibgeschtzt. 1 Wenn Sie wiederkehrende Importe einrichten, erstellt FileMaker Pro eine neue Tabelle fr die
importierten Daten und ein neues Layout zur Anzeige der Daten. Sie knnen das Layout spter nach Wunsch im Layoutmodus Ihren Anforderungen anpassen.

1 Fr das Einrichten von wiederkehrenden Importen mssen Sie eine Datei mit einem Konto ffnen, das
ber die Berechtigung Voller Zugriff verfgt. Informationen ber Berechtigungen finden Sie unter Erstellen von Konten auf Seite 142.

128

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

So richten Sie wiederkehrende Importe ein: 1. Erstellen Sie eine neue Datei oder ffnen Sie die Datei, in der Sie wiederkehrende Importe einrichten mchten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Anlegen einer FileMaker Pro-Datei auf Seite 59 und ffnen von Dateien auf Seite 17. 2. Whlen Sie im Bltternmodus Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Datenstze importieren > Datei. 3. Whlen Sie fr Dateityp (Windows) bzw. Format (Mac OS) den Dateityp, den Sie importieren mchten. Suchen Sie dann die Datei, die die zu importierenden Daten enthlt, und whlen Sie sie aus. 4. Whlen Sie Als automatischen wiederkehrenden Import einstellen und klicken Sie auf ffnen. Der Pfad der ausgewhlten Datei erscheint im Dialogfeld Einstellung wiederkehrender Import. 5. Um keine Spaltennamen zu importieren, aktivieren Sie Ersten Datensatz nicht importieren (enthlt Feldnamen). 6. Akzeptieren Sie den Standard-Layoutnamen oder geben Sie einen neuen Namen fr das Layout ein, das FileMaker Pro erstellt, um die importierten Daten anzuzeigen. 7. Akzeptieren Sie den Standard-Scriptnamen oder geben Sie einen neuen Namen fr das Script ein, mit dem Sie Daten manuell aktualisieren knnen. 8. Klicken Sie auf OK. 9. Wenn Sie Daten aus einer Excel-Datei importieren, knnen Sie Daten nach Arbeitsblatt oder benanntem Bereich importieren.
Ziel Daten nach Arbeitsblatt importieren Aktion Whlen Sie Arbeitsbltter anzeigen, whlen Sie das zu importierende Arbeitsblatt aus und klicken Sie auf Weiter.

Daten nach benanntem Bereich, einem Arbeitsblatt oder Whlen Sie Benannte Bereiche anzeigen, whlen Sie den zu benanntem Bereich pro Layout importieren importierenden benannten Bereich aus und klicken Sie auf Weiter.

10. Das neue Layout wird im Bltternmodus in der Tabellenansicht angezeigt. Sie knnen Daten aktualisieren, der Datei einen leeren Datensatz hinzufgen oder dem Layout ein neues Feld hinzufgen.
Ziel Daten aktualisieren Der Datei einen leeren Datensatz hinzufgen (wird als leere Zeile am Ende der Tabelle angezeigt) Dem Layout ein neues Feld hinzufgen (wird als leere Spalte rechts in der Tabelle angezeigt) Aktion Klicken Sie auf die Script-Taste oben im neuen Layout. Klicken Sie auf + im Ende der Tabelle. Klicken Sie auf + in der Tabellenberschrift.

Weitere Informationen zum Einstellen von wiederkehrenden Importen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 5

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

129

ODBC und JDBC


Sie knnen FileMaker Pro-Daten mit ODBC- und JDBC-fhigen Programmen austauschen. Sie knnen z. B. FileMaker Pro-Daten in Microsoft Excel grafisch darstellen.
Was wollen Sie erledigen? Wie wollen Sie vorgehen? Siehe FileMaker ODBC- und JDBC-Handbuch FileMaker Pro als Datenquelle 1 SQL-Queries verwenden/FileMaker Pro-Daten 1 JDBC gemeinsam nutzen FileMaker Pro als ODBC-Client verwenden/auf ODBC-Daten zugreifen Interaktiv ber das Beziehungsdiagramm

Arbeiten mit externen Datenquellen auf Seite 133 und FileMaker Pro Hilfe FileMaker Pro Hilfe

1 Einmalig statisch per ODBC-Import (oder


Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > ffnen)

1 Datenstze importieren (Scriptschritt) 1 SQL Query ausfhren (Scriptschritt)

Methoden fr das Importieren von Daten in eine bestehende Datei


Wenn Sie Daten in eine bestehende Datei importieren, knnen Sie:

1 1 1 1

einer bestehenden Tabelle neue Datenstze hinzufgen eine neue Tabelle aus importierten Daten erstellen vorhandene Datenstze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren bereinstimmende Datenstze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren

Wichtig Die beiden Importoptionen, die vorhandene und passende Datenstze aktualisieren, berschreiben whrend des Importvorgangs vorhandene Daten und knnen nicht rckgngig gemacht werden. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Kopie speichern unter, um eine Sicherungskopie der Datei zu erstellen, bevor Sie einen Import durchfhren, der Datenstze aktualisiert. Die Datei, aus der Sie Daten importieren, ist die Quelle. Die Datei, in die Sie Daten importieren, ist das Ziel.

Hinzufgen von Datenstzen


Wenn Sie Datenstze hinzufgen, importieren Sie alle Datenstze aus der Quelldatei in die Zieldatei oder Tabelle. In der Zieldatei wird ein neuer Datensatz fr jeden importierbaren Datensatz der Quelldatei erstellt.

Aktualisieren bestehender Datenstze


Mit dieser Option ersetzen Sie Daten in Ihrer Datei durch Daten aus der Quelldatei. Fr jedes Feld, in das Sie importieren, berschreiben Daten aus dem ersten importierbaren Datensatz (oder der ersten Datenreihe) der Quelldatei die Daten im ersten Datensatz in der Zieldatei. Daten aus dem zweiten importierbaren Datensatz (oder der zweiten Datenreihe) der Quelldatei berschreiben die Daten im zweiten Datensatz in der Zieldatei usw. Beim Ersetzen berprft oder vergleicht FileMaker Pro die Daten in den Dateien nicht. Sie knnen whlen, ob die Daten auf Feldbasis ersetzt werden. Datenstze in der Zieldatei werden durch die gleiche Anzahl an Datenstzen aus der Quelldatei ersetzt. Sind in der Quelldatei mehr importierbare Datenstze vorhanden, werden die Daten aus den zustzlichen Datenstzen nicht importiert, wenn Sie nicht die Option Verbleibende Daten als neue Datenstze hinzufgen aktivieren. Wenn die Zieldatei mehr Datenstze als die Quelldatei enthlt, werden die Daten in den zustzlichen Datenstzen der Zieldatei nicht ersetzt.

130

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Aktualisierung passender Datenstze


Sie knnen passende Datenstze und Felder in Ihrer Zieldatei mit Daten aus einer anderen Datei aktualisieren. Beispielsweise knnte sich eine Kopie einer Datenbank auf dem Desktop-, eine zweite Kopie auf dem Laptop-Computer befinden. Falls Sie unterwegs nderungen vornehmen, knnen Sie die Kopie an Ihrem Arbeitsplatz entsprechend aktualisieren. Sie knnen in der Quelldatei und in der Zieldatei die Datenstze fr die Aktualisierung festlegen, indem Sie in jeder Datei ein oder mehrere Abgleichsfelder whlen. Wenn Daten in den Abgleichsfeldern eines Datensatzes in der Zieldatei mit denen eines Datensatzes in der Quelldatei bereinstimmen, wird der Datensatz in der Zieldatei durch die Daten aus der Quelldatei aktualisiert. Abgleichsfelder mssen jede Einheit in Ihrer Datenbank eindeutig identifizieren. In einer Datenbank mit Personendaten knnten Sie beispielsweise ein Abgleichsfeld wie die Mitarbeiternummer oder mehrere Abgleichsfelder wie Nachname, Vorname und Telefonnummer verwenden. Nachname allein knnte mehr als eine Person bezeichnen, ist also als einziges Abgleichsfeld weniger geeignet. Auerdem geben Sie die zu importierenden Felder an. Der Inhalt aller fr den Import gewhlten Felder in allen passenden Datenstzen berschreibt Daten in der Zieldatei, selbst wenn das Feld in der Quelldatei leer ist. Wenn die Zieldatei eine Ergebnismenge aufweist, werden nur die Datenstze der Ergebnismenge aktualisiert. (Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, knnen Sie auch nur die Datenstze einer Ergebnismenge importieren.) Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Datensatz in einer Zieldatei aussieht, bevor und nachdem er durch einen passenden Datensatz in einer Quelldatei aktualisiert wurde.
Vor der Aktualisierung passender Datenstze Quelldatei Zieldatei 123-456-7890 123-456-7890 = Johann Johann Q > Schmidt Schmidt Auffahrtsallee > Hauptstr. 123 > Irgendstadt Neustadt Deutschland > Deutschland 03.03.1960 > 408-555-6789 = gibt ein Abgleichsfeld an > gibt an, dass das Feld importiert wird gibt an, dass das Feld nicht importiert wird Nach der Aktualisierung Zieldatei
123-456-7890 Johann Q Schmidt Auffahrtsallee Neustadt Deutschland 03.03.1960

Der Importvorgang
Die grundlegenden Schritte beim Importieren von Datenstzen: 1. Legen Sie eine Sicherheitskopie der Zieldatei an, in die Sie Daten importieren. 2. Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, fhren Sie eine Suche durch, damit die Ergebnismenge im aktuellen Fenster nur die Datenstze enthlt, die Sie importieren wollen. 3. ffnen Sie die Zieldatei und falls diese mehrere Tabellen hat whlen Sie ein Layout, das Datenstze aus der Tabelle enthlt, in die Sie Daten importieren wollen. 4. Wenn Sie bestehende oder passende Datenstze aktualisieren, darf die Ergebnismenge in der Zieldatei nur die Datenstze enthalten, die Sie ndern oder aktualisieren wollen.

Kapitel 5

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

131

5. Whlen Sie Datei > Datenstze importieren > Datei (Windows) bzw. Ablage > Datenstze importieren > Datei (Mac OS) und whlen Sie den Namen der Datei, aus der Sie Daten importieren wollen (die Quelldatei). 6. Whlen Sie im Dialogfeld Zuordnung der Importfelder bei Bedarf eine Tabelle aus der Liste Quelle aus. 7. bernehmen Sie die in der Einblendliste Ziel gezeigte Tabelle oder whlen Sie Neue Tabelle, um eine Tabelle mit dem gleichen Schema wie die Quelltabelle zu erstellen. 8. Whlen Sie den gewnschten Importtyp. Weitere Informationen finden Sie unter Methoden fr das Importieren von Daten in eine bestehende Datei auf Seite 129. 9. Ordnen Sie die Felder der Quelldatei den Feldern der Zieldatei zu.
Pfeile zeigen, dass Daten in die Felder rechts importiert werden. Importieren in die aktuelle oder neue Tabelle Felder in der Zieldatei

= gibt Abgleichsfelder an Whlen Sie eine Tabelle, aus der importiert werden soll.

Felder in der Quelldatei

Hier eine Importaktion whlen

Konvertieren einer Datendatei in eine neue FileMaker Pro-Datei


Sie knnen eine Datendatei aus einem anderen Programm in eine neue FileMaker Pro-Datei konvertieren. Die konvertierte Datei enthlt:

1 die Daten aus der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren. 1 zwei Layouts fr die Anzeige der Daten. 1 konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren, zur Verfgung stehen.
Ansonsten werden Standardfeldnamen verwendet: f1, f2, f3 usw.

1 konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren, zur Verfgung stehen.
Ansonsten sind alle Felder Textfelder. So importieren Sie Daten in eine neue Datei: 1. Sichern Sie im Quellprogramm die zu importierenden Daten in einem Dateityp, den FileMaker Pro untersttzt. Weitere Informationen finden Sie unter Untersttzte Dateiformate fr Import und Export auf Seite 127. 2. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > ffnen. 3. Whlen Sie im Dialogfeld ffnen unter Dateityp (Windows) bzw. Format (Mac OS) den Dateityp, whlen Sie die zu konvertierende Datei und klicken Sie auf ffnen.

132

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

4. Wenn das Dialogfeld Option fr erste Zeile angezeigt wird, whlen Sie, ob die erste Datenreihe Feldnamen oder den ersten Datensatz enthlt, und klicken Sie dann auf OK. 5. Wenn Sie ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt konvertieren und das Dialogfeld Excel-Daten angeben geffnet wird, whlen Sie ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich aus der Arbeitsmappendatei und klicken auf OK. 6. Geben Sie im nchsten Dialogfenster einen Namen fr die neue Datei ein, whlen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf Speichern. FileMaker Pro konvertiert die Daten in eine FileMaker Pro-Datei und zeigt die Datei an. Weitere Informationen zum Importieren von Daten finden Sie in der Hilfe.

Der Exportvorgang
Sie knnen FileMaker Pro-Daten in eine neue Datei exportieren und sie dann in einem anderen Programm ffnen. Die grundlegenden Schritte beim Exportieren von Datenstzen: 1. ffnen Sie die FileMaker Pro-Datei und rufen Sie ein Layout auf, das die Datenstze anzeigt, die Sie exportieren wollen. 2. Suchen und sortieren Sie die zu exportierenden Datenstze. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen nach Datenstzen auf Seite 32 und Sortieren von Datenstzen auf Seite 45. 3. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS)> Datenstze exportieren. 4. Geben Sie im Dialogfeld Datenstze zu Datei exportieren einen Namen ein und whlen Sie einen Speicherort und einen Dateityp fr die exportierte Datei. 5. Whlen Sie im Dialogfeld Exportfeldfolge angeben, wie FileMaker Pro die Daten exportieren soll.
Fr den Export von Ein Feld im aktuellen Layout Auswahl Aktuelles Layout (Layoutname) aus der Tabellenliste, doppelklicken Sie dann auf ein Feld in der Liste.

Ein Feld in der Tabelle des aktuellen Aktuelle Tabelle (Tabellenname) aus der Tabellenliste, doppelklicken Sie dann auf ein Layouts Feld in der Liste.

6. Whlen Sie, falls erforderlich, den gewnschten Zeichensatz fr die exportierte Datei. 7. Whlen Sie, ob die Formatierung des aktuellen Layouts auf die exportierten Daten angewendet wird.

Kapitel 5

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

133

Um Bezugsfelder zu exportieren, die Bezugstabelle aus der Liste whlen.

Felder aus dieser Liste whlen.

FileMaker Pro exportiert diese Felder.

Whlen, ob die Formatierung bernommen werden soll.

Weitere Informationen zum Exportieren von Daten finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit externen Datenquellen


Sie knnen in einer FileMaker Pro-Datei Datenquellen definieren, um auf Daten zuzugreifen von:

1 anderen FileMaker Pro-Dateien 1 SQL-Datenbanken, die ODBC fr die gemeinsame Nutzung von Informationen verwenden
Wenn Sie Datenquellen in FileMaker Pro-Dateien definieren, werden aktuelle Daten aus externen Datenbanken in Ihren Dateien angezeigt. Sie knnen FileMaker Pro verwenden, um Daten in externen Dateien hinzuzufgen, zu bearbeiten, zu lschen, zu suchen und zu sortieren. Die folgenden Vorgehensweisen bieten einen berblick, wie Sie auf Daten in externen FileMaker ProDateien oder externen ODBC-Datenquellen zugreifen. Detaillierte Informationen zum Zugriff auf externe Datenquellen finden Sie in der Hilfe. Arbeiten mit externen FileMaker Pro-Dateien So richten Sie eine Datei ein, um auf Daten aus einer anderen FileMaker Pro-Datei zuzugreifen:

1 Fgen Sie dem Beziehungsdiagramm in der aktuellen FileMaker Pro-Datei Tabellen aus anderen
FileMaker Pro-Datenquellen hinzu.

1 Fgen Sie den Layouts Felder hinzu, um Daten aus der anderen FileMaker Pro-Datei anzuzeigen.
Arbeiten mit ODBC-Datenquellen So richten Sie eine Datei fr den Zugriff auf Daten in untersttzten ODBC-Datenquellen ein:

1 Installieren und konfigurieren Sie einen ODBC-Treiber fr die externen Datenquellen, auf die Sie
zugreifen wollen.

1 Definieren Sie auf dem Computer, der die aktuelle FileMaker Pro-Datei bereitstellt, einen System-DSN
(Data Source Name) fr jede ODBC-Datenquelle, auf die Sie zugreifen wollen.

1 Legen Sie Optionen fr die ODBC-Datenquellen fest, auf die Sie zugreifen wollen (zum Beispiel, ob
Benutzer nach einem Benutzernamen und einem Passwort gefragt werden).

1 Fgen Sie dem Beziehungsdiagramm in der aktuellen FileMaker Pro-Datei eine oder mehrere Tabellen
aus der ODBC-Datenquelle hinzu.

1 Fgen Sie den Layouts in der FileMaker Pro-Datei Felder hinzu, um externe Daten anzuzeigen. 1 Fgen Sie externen Tabellen und Layouts optional Ergnzungsfelder hinzu, um Formel- und
Statistikergebnisse basierend auf Daten anzuzeigen, die in externen ODBC-Datenquellen gespeichert sind.

134

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Verffentlichen von Datenbanken im Web


Mit FileMaker Pro knnen Sie Ihre Datenbanken mithilfe von Instant Web Publishing in einem Webbrowser verffentlichen und Benutzern erlauben, Daten in der Datenbank zu suchen, anzusehen und zu ndern. Durch die Verwendung von Instant Web Publishing mit FileMaker Pro-Konten und -Berechtigungen knnen Sie fr die Sicherheit Ihrer Webdatenbanken sorgen. Hinweis FileMaker Pro Instant Web Publishing untersttzt die gemeinsame Nutzung von Dateien durch bis zu fnf gleichzeitige Benutzer. Verwenden Sie FileMaker Server Advanced, um Dateien fr mehr als fnf Web-Benutzer gleichzeitig bereitzustellen. Um mit einer verffentlichten FileMaker Pro-Datenbank zu arbeiten, bentigen Benutzer Folgendes:

1 Webbrowser-Software 1 Zugang zum Internet oder zu einem Intranet. Fr den Zugang zum Internet wird ein Internet-Anbieter
(ISP - Internet Service Provider) bentigt. FileMaker erstellt kein Internetkonto.

1 Einen Host-Computer mit stndigem Zugang zum Internet oder Intranet ber TCP/IP. 1 Die IP-Adresse (Internet Protocol) des Computers, der der Host Ihrer Datenbankdateien ist.
Sie knnen Ihre Datenbanken als Web-Seiten in einem lokalen Netzwerk oder Intranet oder fr Benutzer im Web verffentlichen. Sie mssen Ihre Datenbank nicht ndern oder zustzliche Software verwenden. Hinweis Web Viewer, die einen URL basierend auf Felddaten berechnen und eine Web-Seite direkt in einem FileMaker Pro-Layout anzeigen, funktionieren in Dateien, die per Instant Web Publishing verffentlicht werden. Es gibt jedoch einige Punkte, die bei der Konzeption zu beachten sind, bevor Sie Web Viewer in verffentlichte Dateien aufnehmen sollten. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch FileMaker Instant Web Publishing. Whlen Sie Hilfe > Produktdokumentation > FileMaker Instant Web Publishing Handbuch.

Gemeinsam benutzte FileMaker Pro-Datenbank in einem Webbrowser

Kapitel 6 Schtzen von Datenbanken


Dieses Kapitel beschreibt die Grundlagen, wie die Mglichkeiten von Benutzern in einer FileMaker ProDatei beschrnkt werden. Folgende Themen werden behandelt:

1 1 1 1 1 1

Planen der Sicherheit fr eine Datei Anzeigen und Erstellen von Konten und Passwrtern Anzeigen und Erstellen von Berechtigungen Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte Verhindern, dass FileMaker Pro-Versionen vor Version 11 eine Datei ffnen Autorisieren anderer Dateien, auf Ihre Dateien zuzugreifen Hardware

1 Manahmen zum Schutz Ihrer Datenbanklsung, Ihres Betriebssystems, Ihres Netzwerks und Ihrer 1 Sichern von Datenbanken und anderen Dateien 1 Installieren, Ausfhren und Aktualisieren von Antivirus-Software
Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe. Ihr Betriebssystem enthlt zwar Funktionen zur Dateisicherheit, aber Sie sollten die FileMaker ProZugriffsrechte als grundlegende Methode verwenden, um den Zugriff auf Ihre Datenbankdateien und deren Sicherheit zu steuern. Informationen ber die Konvertierung von Sicherheitseinstellungen aus lteren Datenbanken in die aktuelle FileMaker Pro-Version finden Sie unter Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 6 und frheren Versionen auf Seite 153 und in der FileMaker Pro Hilfe.

Schtzen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen


Sie knnen beschrnken, welche Daten Benutzer in einer Datenbankdatei sehen und welche Aktionen sie ausfhren knnen. Sie knnen Folgendes einschrnken:

1 Datenzugriff. Setzen Sie bestimmte Datenstze oder Felder aus einzelnen Tabellen auf Nur Lesen oder
blenden Sie sie komplett aus.

1 Layoutzugriff. Verhindern Sie, dass Benutzer Layouts im Layoutmodus ndern. 1 Zugriff auf Wertelisten und Scripts.Verhindern Sie, dass Benutzer auf Wertelisten und Scripts
zugreifen und sie ndern sowie Scripts ausfhren.

1 Zugriff auf File Sharing. Aktivieren Sie File Sharing ber das FileMaker-Netzwerk, Web Publishing
und ODBC/JDBC nur fr einzelne Benutzer.

1 Datenausgabe. Benutzer werden daran gehindert, Daten auszudrucken oder zu exportieren. 1 Menzugriff. Stellen Sie nur eine eingeschrnkte Auswahl von Menbefehlen zur Verfgung.

136

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Sie beschrnken die Aktionen von Benutzern in einer Datei, indem Sie beim ffnen einer Datei die Eingabe eines Kontonamens und Passworts verlangen. Der eingegebene Kontoname und das Passwort bestimmen, welche Berechtigungen verwendet werden und ihre Aktionsmglichkeiten in einer Datei beschrnken. Weitere Informationen ber Konten und Berechtigungen finden Sie im folgenden Abschnitt. Sie knnen Berechtigungen in einer gemeinsam benutzten Datei definieren, whrend Clients die Datei benutzen. Alle Berechtigungsnderungen, die den aktuellen Client betreffen, werden erst wirksam, wenn der Client die Datei schliet und erneut ffnet. Die Zugriffsrechte, die Sie festlegen, betreffen nur eine einzelne Datei und alle Datenbanktabellen in dieser Datei. Wenn Ihre Datenbanklsung aus mehreren Dateien besteht, die Sie schtzen wollen, sollten Sie alle diese Dateien zu einer einzigen, aus mehreren Tabellen bestehenden Datei kombinieren. Dann knnen Sie Zugriffsrechte fr nur eine Datei definieren, um den Zugriff auf die gesamte Datenbanklsung zu steuern. Wenn Sie die Dateien nicht in einer Datei zusammenfassen wollen, sollten Sie Zugriffsrechte in jeder Datei definieren, die zu schtzende Elemente enthlt. Wichtig Wenn Sie eine Beziehung in einer Datei erstellen, die auf eine Tabelle in einer anderen Datei verweist, knnen Sie die Zugriffsrechte fr die Bezugstabelle nicht in die erste Datei bernehmen. Die in der anderen Datei definierten Zugriffsrechte steuern den Zugriff auf diese Tabelle.

Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte


Dieser Abschnitt beschreibt FileMaker Pro-Konten, -Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte Weitere Informationen ber gemeinsame Datenbenutzung finden Sie unter Kapitel 5, Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten. Konten Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschtzte Datei zu ffnen. Jedes Konto gibt einen Kontonamen und in der Regel ein Passwort an. Benutzer, die keine gltigen Kontoinformationen angeben knnen, knnen eine geschtzte Datei nicht ffnen. Jede Datenbankdatei enthlt zwei vordefinierte Konten: Admin und Gast. Weitere Informationen finden Sie unter Die vordefinierten Konten auf Seite 137. Sie knnen je nach Bedarf ein Konto fr jede einzelne Person erstellen, die auf eine Datei zugreift, oder eine kleine Anzahl von Konten fr grere Personengruppen definieren, z. B. je ein Konto fr die Abteilung Marketing und die Abteilung Vertrieb.

1 Erstellen Sie Konten fr Einzelpersonen, wenn es erforderlich ist, die Identitt bestimmter Benutzer
zu berprfen, und wenn Sie den Zugriff auf individueller Ebene steuern wollen.

1 Erstellen Sie gemeinsame Konten, wenn Sie weniger Konten fhren wollen und der Zugriff von
Einzelpersonen auf die Datenbankdatei nicht verwaltet werden muss. Wenn Sie Dateien auf FileMaker Server bereitstellen, knnen Sie externe Server-Konten definieren, die Authentifizierungsdaten von einem Authentifizierungsserver, wie z. B. Apple OpenDirectory oder Windows Domain, beziehen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Konten, die ber einen externen Server authentifiziert werden auf Seite 144.

Kapitel 6

Schtzen von Datenbanken

137

Berechtigungen Berechtigungen geben eine Zugriffsstufe auf eine Datenbankdatei an. Jede Datenbankdatei enthlt drei vordefinierte Berechtigungen fr hufig verwendete Zugriffstufen: Voller Zugriff, Nur Dateneingabe, Nur Lesezugriff. Wenn Sie eine Berechtigung definieren, stehen fr die Beschrnkung des Datenbankzugriffs viele Optionen zur Verfgung: z. B. welche Layouts angezeigt werden, welche Mens verfgbar sind und ob das Drucken erlaubt ist. Berechtigungen knnen auch den Zugriff auf Datenstze oder Felder bestimmter Tabellen in einer Datei beschrnken. Jedem Konto wird eine Berechtigung zugewiesen, die die Zugriffsstufe fr Personen festlegt, die eine Datei mit diesem Konto ffnen. Sie knnen so viele Berechtigungen erstellen, wie zur Definition der verschiedenen Zugriffstypen erforderlich sind, die Sie fr die Datei zulassen wollen. Weitere Informationen ber Berechtigungen finden Sie unter Die vordefinierten Berechtigungen auf Seite 138. Erweiterte Zugriffsrechte Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen Datenbenutzung, die eine Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine gemeinsam benutzte Datei ffnen oder eine Datenbank in einem Webbrowser anzeigen knnen. Die folgende Tabelle listet die standardmig verfgbaren erweiterten Zugriffsrechte auf. (FileMaker und andere Entwickler knnen zustzliche erweiterte Zugriffsrechte definieren, um den Zugriff fr andere Softwareprodukte zu verwalten, die fr den Einsatz mit FileMaker Pro oder FileMaker Server konzipiert sind.)
Erweitertes Zugriffsrecht Zugriff ber FileMaker-Netzwerk Zugriff ber ODBC/JDBC Berechtigung erlaubt ffnen einer gemeinsam im Netzwerk benutzten Datei (eine von FileMaker Pro oder von FileMaker Server bereitgestellte Datei) Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem anderen Programm ber ODBC oder JDBC

Zugriff ber Instant Web Publishing Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser ber Instant Web Publishing Zugriff ber FileMaker Mobile Zugriff ber XML Web Publishing Zugriff ber XSLT Web Publishing Zugriff ber PHP Web Publishing Zugriff auf eine Datenbankdatei mit FileMaker Mobile-Software Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser oder einer anderen Anwendung ber XML Web Publishing (nur FileMaker Server) Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser oder einer anderen Anwendung ber XSLT Web Publishing (nur FileMaker Server) Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser oder einer anderen Anwendung ber PHP Web Publishing (nur FileMaker Server)

Wenn ein Benutzer mit einer der obigen Methoden versucht, eine geschtzte Datei zu ffnen oder darauf zuzugreifen, wird er aufgefordert, Kontoinformationen einzugeben. Wenn die Berechtigung fr das Konto das vom Benutzer angeforderte erweiterte Zugriffsrecht nicht erlaubt, teilt dem Benutzer eine Fehlermeldung mit, dass er nicht auf die Datei zugreifen kann. Alle erweiterten Zugriffsrechte fr eine Datei sind standardmig deaktiviert, auch in der Berechtigung fr vollen Zugriff. Durch die Aktivierung von erweiterten Zugriffsrechten wird nur bestimmten Berechtigungen ermglicht, auf gemeinsame Daten zuzugreifen. Um tatschlich auf die gemeinsamen Daten zuzugreifen, mssen Sie auch Sharing fr die gewnschte Zugriffsart einrichten. Weitere Informationen ber erweiterte Zugriffsrechte finden Sie unter Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte auf Seite 146.

Die vordefinierten Konten


Jede Datenbankdatei enthlt zwei vordefinierte Konten: Admin und Gast.

138

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Admin-Konto Das Admin-Konto verfgt ber die Berechtigung fr vollen Zugriff, die den Zugriff auf smtlichen Inhalt der Datei gestattet. Dem Admin-Konto wird kein Passwort zugewiesen. In Dateien, fr die keine Zugriffsrechte eingerichtet sind, werden die Dateioptionen so eingestellt, dass fr die Anmeldung bei der Datei automatisch das Admin-Konto verwendet wird. Das Admin-Konto ist vollstndig editierbar. Sie knnen das Konto umbenennen, ihm ein Passwort zuweisen oder es deaktivieren. Sie knnen das Admin-Konto sogar lschen, jedoch mssen Sie mindestens einem anderen aktiven Konto die Berechtigung Voller Zugriff zuweisen. Wichtig Vergessen Sie nicht den Kontonamen und das Passwort, das der Berechtigung fr vollen Zugriff zugewiesen ist. Am besten notieren Sie diese Daten und bewahren sie an einem sicheren Ort auf. Falls Sie diesen Kontonamen und das Passwort verlieren oder vergessen, knnen Sie eventuell nicht mehr auf die Datei zugreifen. Gastkonto Das Gastkonto gestattet Benutzern das ffnen einer Datei, ohne Kontoinformationen anzugeben. Dem Gastkonto wird kein Passwort zugewiesen. Standardmig erhlt das Gastkonto den Nur-Lese-Zugriff, aber Sie knnen ihm eine beliebige andere Berechtigung zuweisen. Zu Beginn ist das Gastkonto inaktiv, d. h., die Option Gast im Passwort-Dialogfeld ist deaktiviert und Benutzer knnen Dateien nicht als Gast ffnen. Sie knnen das Gastkonto aktivieren, um den Gastzugriff zu ermglichen. Das Gastkonto ist nicht vollstndig editierbar. Sie knnen das Gastkonto nicht lschen, seinen Kontonamen nicht ndern und ihm kein Passwort zuweisen.

Die vordefinierten Berechtigungen


Jede Datenbankdatei enthlt drei vordefinierte Berechtigungen.

1 Voller Zugriff: Gestattet Zugriff auf und nderung von allen Elementen in der Datei 1 Nur Dateneingabe: Gestattet nur die Anzeige und Eingabe von Daten 1 Nur Lesezugriff: Gestattet die Anzeige, aber nicht das ndern von Daten
Sie knnen diese drei vordefinierten Berechtigungen nicht ndern oder lschen, Sie knnen aber erweiterte Zugriffsrechte fr sie aktivieren oder deaktivieren. Sie knnen sie unverndert verwenden oder sie duplizieren und dann die Kopie ndern. Die folgende Tabelle fasst die Eigenschaften dieser Berechtigungen zusammen.
Berechtigungen Zugriffsrecht Datenstze (in allen Tabellen) Layouts Wertelisten Scripts Erweiterte Zugriffsrechte Drucken Voller Zugriff Erstellen, bearbeiten, lschen Alle nderbar Alle nderbar Alle nderbar und ausfhrbar Alle deaktiviert Aktiviert Nur Dateneingabe Nur Lesezugriff

Erstellen, bearbeiten, lschen Nur anzeigbar Nur anzeigbar Nur anzeigbar Alle nur ausfhrbar Alle deaktiviert Aktiviert Nur anzeigbar Nur anzeigbar Alle nur ausfhrbar Alle deaktiviert Aktiviert

Kapitel 6

Schtzen von Datenbanken

139

Berechtigungen Zugriffsrecht Exportieren Erweiterte Zugriffsrechte verwalten Datenberprfungswarnungen umgehen Benutzer von FileMaker Server trennen, wenn im Leerlauf Passwortnderung erlauben Passwort ndern nach Anzahl von Tagen Mindestlnge des Passworts Verfgbare Menbefehle Voller Zugriff Aktiviert Aktiviert Aktiviert Deaktiviert Aktiviert Deaktiviert Deaktiviert Alle Nur Dateneingabe Aktiviert Deaktiviert Deaktiviert Aktiviert Aktiviert Deaktiviert Deaktiviert Alle Nur Lesezugriff Aktiviert Deaktiviert Deaktiviert Aktiviert Aktiviert Deaktiviert Deaktiviert Alle

Sie bentigen die Berechtigung Drucken, um Datenstze als PDF-Datei zu speichern. Sie bentigen die Berechtigung Exportieren, um Datenstze als Microsoft Excel- oder Excel 2007/2008-Arbeitsblatt zu exportieren. Weitere Informationen ber das Speichern von Datenstzen als PDF- oder Excel-Dateien finden Sie unter Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten auf Seite 126. Hinweis Die Berechtigung fr vollen Zugriff ist die einzige, die den Zugriff auf die Dialogfelder Datenbank verwalten und Externe Datenquellen verwalten ermglicht, um Felder, Tabellen, Beziehungen und Datenquellen zu ndern. Es ist auch die einzige Berechtigung, die das ndern von Konten und Zugriffsrechten erlaubt. Da Sie diese Zugriffsrechte in keiner anderen Berechtigung aktivieren knnen, muss jeder Benutzer, der Definitionen oder Zugriffsrechte in der Datenbank ndern will, die Datei mit einem Konto ffnen, das ber die Berechtigung fr vollen Zugriff verfgt. Mindestens einem aktiven, von FileMaker authentifizierten Konto in jeder Datei muss die Berechtigung fr vollen Zugriff zugewiesen werden. Eine Fehlermeldung wird angezeigt, wenn Sie Konten so bearbeiten, dass kein aktives Konto mehr ber die Berechtigung fr vollen Zugriff verfgt.

Planen der Sicherheit fr eine Datei


Eine neue FileMaker Pro-Datei ist ursprnglich nicht geschtzt. Beim ffnen der Datei wird der Benutzer automatisch mit dem Admin-Konto angemeldet, dem die Berechtigung fr vollen Zugriff zugewiesen ist.

1 Wenn Sie einfach andere Personen daran hindern wollen, eine Datenbankdatei auf Ihrem Computer zu
ffnen, knnen Sie die Datei mit einem Passwort schtzen. Weitere Informationen finden Sie unter Schtzen einer Datei mit Passwort auf Seite 141.

1 Wenn Sie eine Datenbankdatei mit anderen gemeinsam benutzen mssen und einzelnen Benutzern
verschiedene Stufen des Dateizugriffs erlauben mssen, sollten Sie die Sicherheit fr die Datei planen. Ziehen Sie in Erwgung, die Arten von Benutzern und ihre Berechtigungen aufzulisten:
Manager Datenstze anzeigen Datenstze erstellen Datenstze bearbeiten Ja Ja Ja Marketing Ja Ja Ja Eingeschrnkt* Vertrieb Ja Ja Ja Personalwesen Rechtswesen Ja Ja Ja Ja Nein Nein Nein Gste Ja Nein Nein Nein

Datenstze lschen Ja

Eingeschrnkt* Ja

140

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Manager Scripts ndern Scripts ausfhren Wertelisten ndern Mens Ja Ja Ja Alle

Marketing Eingeschrnkt* Ja Nein Nur Bearbeiten

Vertrieb Nein Ja Nein

Personalwesen Rechtswesen Ja Ja Nein Nein Ja Nein Minimum

Gste Nein Nein Nein Minimum

Nur Bearbeiten Alle

* Sie knnen fr manche Funktionen einen eingeschrnkten Zugriff festlegen (z. B. fr das Lschen von Datenstzen), indem Sie datensatzweise Berechtigungen verwenden. Weitere Informationen zu datensatzweisen Berechtigungen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe. Sie knnen eine Datei zustzlich schtzen, indem Sie eine Autorisierung von jeder Datei verlangen, die versucht, auf die Tabellen, Layouts, Wertelisten und Scripts in Ihrer Datei zuzugreifen. Weitere Informationen finden Sie unter Autorisieren des Zugriffs auf Dateien auf Seite 146. So planen Sie die Sicherheit fr eine gemeinsam benutzte Datei: 1. Bestimmen Sie die Berechtigungen, die Sie fr die Datei bentigen. Listen Sie die Bereiche der Datei wie bestimmte Tabellen, Felder, Datenstze, Layouts, Wertelisten und Scripts auf, die Sie schtzen mchten. Planen Sie die Anzahl an Berechtigungen, die Sie bentigen, um die verschiedenen erforderlichen Dateizugriffsstufen umzusetzen. 2. Bestimmen Sie, ob Sie getrennte Konten fr jeden Benutzer oder Gruppenkonten bentigen, die sich mehrere Benutzer teilen knnen. 3. Legen Sie fest, ob Sie ein Gastkonto aktivieren sollten, das es Benutzern ermglicht, die Datei ohne die Angabe von Kontoinformationen zu ffnen. 4. Erstellen Sie die Berechtigungen, die Sie fr die Datei bentigen. 5. Ermitteln Sie, ob Sie erweiterte Zugriffsrechte fr bestimmte Berechtigungen bentigen. Aktivieren Sie erweiterte Zugriffsrechte nur bei Bedarf. 6. Erstellen Sie die bentigten Konten in der Datei und weisen Sie jedem Konto die geeigneten Berechtigungen zu. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt. Wenn Sie das Gastkonto verwenden, weisen Sie diesem ebenfalls eine Berechtigung zu. Deaktivieren Sie andernfalls das Gastkonto. 7. ffnen Sie die Datei mit verschiedenen Konten und testen Sie die dafr definierte Berechtigung. Stellen Sie sicher, dass die Beschrnkungen wie geplant funktionieren, und nehmen Sie etwaige erforderliche Korrekturen an den Berechtigungen vor. 8. Beschrnken Sie optional den Zugriff anderer Dateien auf das Schema Ihrer Datei ber die Registerkarte Dateizugriff. Weitere Informationen finden Sie unter Autorisieren des Zugriffs auf Dateien auf Seite 146.

Kapitel 6

Schtzen von Datenbanken

141

Schtzen einer Datei mit Passwort


Wenn Sie einfach andere Personen daran hindern wollen, eine nicht gemeinsam benutzte Datenbankdatei auf Ihrem Computer zu ffnen, knnen Sie die Datei mit einem Passwort schtzen. Nach dem Schtzen einer Datei durch ein Passwort werden Sie bei jedem ffnen der Datei aufgefordert, einen Kontonamen und ein Passwort einzugeben. Personen, die diese Kontoinformationen nicht kennen, knnen auch die Datei nicht ffnen. So schtzen Sie eine Datei mit Passwort: 1. Nehmen Sie die folgenden nderungen an den Konten in der Datei vor:

1 Bearbeiten Sie das Konto Admin so, dass es einen anderen Kontonamen und ein Passwort besitzt
und die Berechtigung fr vollen Zugriff verwendet.

1 Stellen Sie sicher, dass das Konto Gast inaktiv ist. 1 Lschen oder deaktivieren Sie etwaige andere Konten in der Datei.
2. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Berechtigung Voller Zugriff, um die erweiterten Zugriffsrechte hinzuzufgen, die Sie bentigen. Aktivieren Sie erweiterte Zugriffsrechte nur bei Bedarf. Tipps zum Erstellen von sicheren Passwrtern

1 Sichere Passwrter sind normalerweise mindestens acht Zeichen lang und enthalten mindestens eine Ziffer. 1 Wenn Ihre Datei ber Web Publishing gemeinsam benutzt wird, drfen Kontonamen und Passwrter nur
Zeichen aus dem Zeichensatz ISO Latin-1 (mit Ausnahme von Doppelpunkten) verwenden. Um Zeichen zu vermeiden, die im Web falsch interpretiert werden knnten, sollten Sie Kontonamen und Passwrter ggf. auf alphabetische und numerische Zeichen beschrnken. Weitere Informationen ber den Schutz von FileMaker Pro-Datenbanken finden Sie in der Hilfe.

Erstellen von Konten und Berechtigungen


Konten geben Kontonamen und (in der Regel) Passwrter fr eine Datei an. Wenn ein Benutzer eine Datei ffnet, die Konten enthlt, wird er in einem Dialogfeld zur Eingabe von Kontoinformationen aufgefordert. Wenn ein Benutzer eine Datei mit einem korrekten Kontonamen und Passwort ffnet, bestimmt die zugewiesene Berechtigung die Aktionen, die der Benutzer in der Datei ausfhren kann. Berechtigungen legen Stufen des Zugriffs auf eine Datenbank fest, z. B. welche Layouts angezeigt werden, welche Mens verfgbar sind und ob das Drucken erlaubt ist. Damit Sie Konten und Berechtigungen fr eine Datei erstellen und verwalten knnen, mssen Sie die Datei mit einem Konto ffnen, das ber die Berechtigung Voller Zugriff verfgt. Sie knnen Konten und Berechtigungen in einer gemeinsam benutzten Datei erstellen und ndern, whrend Clients die Datei verwenden. (In FileMaker Pro 6 und frher mussten alle Clients die gemeinsam benutzte Datei schlieen, bevor Sie Passwrter und Gruppen ndern konnten.) Die vorgenommenen nderungen des Kontos werden sofort wirksam. Jedoch unterbrechen die nderungen keine aktuellen Clients. Wenn Sie z. B. das Passwort fr ein Konto ndern, das gerade von einem oder mehreren Clients benutzt wird, wird deren FileMaker Pro-Nutzung nicht unterbrochen. Beim nchsten ffnen der Datei mssen sie jedoch das neue Passwort eingeben. Sie knnen so viele Konten einrichten, wie Sie bentigen. Sie knnen getrennte Konten fr jeden Benutzer oder eine kleinere Anzahl von Konten anlegen, die sich mehrere Benutzer teilen.

142

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Anzeigen von Konten und Berechtigungen


Das Dialogfeld Sicherheit verwalten zeigt eine Liste aller Konten und Berechtigungen fr eine Datei. So zeigen Sie die Berechtigungen fr eine Datei an: 1. ffnen Sie die Datenbankdatei. 2. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit. Das Register Konten listet die Konten auf, die fr diese Datei definiert sind.

3. Klicken Sie im Dialogfeld Sicherheit verwalten auf Berechtigungen. Sie sehen die Berechtigungen, die fr diese Datei definiert sind.

Erstellen von Konten


Sie knnen ein Konto fr jede einzelne Person erstellen, die auf eine Datei zugreift, oder eine kleine Anzahl von Konten fr grere Personengruppen definieren, z. B. je ein Konto fr die Abteilung Marketing und die Abteilung Vertrieb. Sie mssen jedem neuen Konto eine Berechtigung zuweisen. So erstellen Sie ein Konto: 1. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit. 2. Klicken Sie im Register Konten auf Neu. 3. Whlen Sie im Dialogfeld Konto bearbeiten fr Konto wird authentifiziert ber die Option FileMaker.

Kapitel 6

Schtzen von Datenbanken

143

Informationen ber Konten, die von einem externen Server verwaltet werden, finden Sie unter Erstellen von Konten, die ber einen externen Server authentifiziert werden auf Seite 144. 4. Geben Sie einen Kontonamen und ein Passwort fr das Konto ein. Tipp Wenn Sie Konten fr einzelne Benutzer anlegen wollen, sollten Sie jeden Kontonamen auf der Basis des Benutzernamens festlegen, der im Dialogfeld Einstellungen definiert ist. Dieser Benutzername ist der angezeigte Standardkontoname im Dialogfeld, das den Benutzer zur Eingabe eines Kontonamens und eines Passworts auffordert. Der Benutzer muss den Kontonamen nicht noch einmal eingeben, wenn er dem Benutzernamen entspricht. 5. Um Kontobenutzer zu zwingen, beim ersten Anmelden ein neues Passwort festzulegen, aktivieren Sie Benutzer muss Passwort bei nchster Anmeldung ndern. In den meisten Fllen sollte ein Konto, das mehrere Benutzer gemeinsam verwenden, bei der ersten Anmeldung keine Passwortnderung verlangen. Stattdessen sollten Sie ein Passwort festlegen und es allen Benutzern mitteilen, die es bentigen. Auch sollte die Berechtigung fr ein gemeinsames Konto keine Passwortnderungen erlauben, da sonst ein Benutzer das Passwort ndern und alle anderen Benutzer aussperren knnte. 6. Whlen Sie fr Kontostatus, ob das Konto aktiv oder inaktiv sein soll. Sie sollten das Konto z. B. inaktiv lassen, bis Sie die Definition seiner Berechtigung abgeschlossen haben. Mit einem inaktiven Kontonamen und Passwort knnen Benutzer eine Datenbank nicht ffnen. 7. Whlen Sie fr Berechtigung die gewnschte Berechtigung fr dieses Konto. Sie knnen sich fr eine bestehende Berechtigung entscheiden oder Neue Berechtigungen whlen, um eine neue Berechtigung zu definieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Berechtigungen auf Seite 145. 8. Geben Sie in Beschreibung eine Beschreibung des Kontos ein (optional). 9. Klicken Sie auf OK. 10. Klicken Sie im Dialogfeld Sicherheit verwalten auf OK. 11. Geben Sie in das anschlieend geffnete Dialogfeld einen Kontonamen und ein Passwort ein, fr das die Berechtigung Voller Zugriff aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

144

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Erstellen von Konten, die ber einen externen Server authentifiziert werden
Wenn Sie FileMaker Pro-Datenbankdateien mit FileMaker Server bereitstellen und Ihr Unternehmen zentral verwaltete Authentifizierung fr Benutzer und Gruppen wie z. B. Apple OpenDirectory oder eine Windows-Domne verwendet, knnen Sie Konten einrichten, die Benutzer auf der Basis Ihres Authentifizierungsservers authentifizieren. Damit knnen Sie den Zugriff auf Datenbanken mit Ihrem bestehenden Authentifizierungsserver steuern, ohne eine unabhngige Liste mit Konten in jeder FileMaker Pro-Datenbankdatei zu fhren. Hinweis Nur durch FileMaker Server bereitgestellte Datenbankdateien knnen Benutzer ber einen Authentifizierungsserver authentifizieren. Gemeinsam durch FileMaker Pro benutzte Datenbankdateien knnen nicht ber einen Authentifizierungsserver authentifiziert werden. Wichtig Wenn eine Datenbankdatei eines oder mehrere externe Server-Konten enthlt, verwenden Sie unbedingt Sicherheitseinstellungen des Betriebssystems, um direkten Zugriff auf die Datei zu beschrnken. Andernfalls kann eventuell ein unbefugter Benutzer die Datei auf ein anderes System verschieben, das Ihre Authentifizierungsserver-Umgebung repliziert, und Zugriff auf die Datei erlangen. Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Server-Dokumentation. So erstellen Sie ein Konto, das ber einen externen Server authentifiziert wird: 1. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit. 2. Klicken Sie im Register Konten auf Neu. 3. Whlen Sie im Dialogfeld Konto bearbeiten fr Konto wird authentifiziert ber die Option Externer Server. 4. Geben Sie in Gruppenname den Namen einer Gruppe ein, die auf einem externen Authentifizierungsserver definiert ist. 5. Whlen Sie fr Kontostatus, ob das Konto aktiv oder inaktiv sein soll. 6. Whlen Sie fr Berechtigung die gewnschte Berechtigung fr dieses Konto. Die Berechtigung, die einem Konto zugewiesen ist, bestimmt die Aktionen, die extern authentifizierte Gruppenmitglieder in der Datenbankdatei ausfhren knnen. Sie knnen sich fr eine bestehende Berechtigung entscheiden oder Neue Berechtigungen whlen, um eine neue Berechtigung zu definieren. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt. 7. Geben Sie in Beschreibung eine Beschreibung des Kontos ein (optional). 8. Klicken Sie auf OK. 9. Klicken Sie im Dialogfeld Sicherheit verwalten auf OK. 10. Geben Sie in das anschlieend geffnete Dialogfeld einen Kontonamen und ein Passwort ein, fr das die Berechtigung Voller Zugriff aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

Kapitel 6

Schtzen von Datenbanken

145

Erstellen von Berechtigungen


Sie knnen jede Berechtigung einem oder mehreren Konten zuweisen. So erstellen Sie Berechtigungen: 1. Folgen Sie den obigen Schritten, um die Berechtigungen fr eine Datei anzuzeigen. 2. Klicken Sie auf Neu. Das Dialogfeld Berechtigungen bearbeiten wird geffnet. Standardmig ist fr jede Berechtigungsoption die am strksten eingeschrnkte Einstellung festgelegt.

3. Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung fr die Berechtigung ein. 4. Definieren Sie die Zugriffsrechte fr die Berechtigung. 5. Klicken Sie auf OK. Nachdem Sie die gewnschten Berechtigungen definiert haben, mssen Sie Konten erstellen oder bearbeiten, damit sie die geeigneten Berechtigungen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Konten auf Seite 142. Weitere Informationen ber das Erstellen von Konten und Berechtigungen finden Sie in der Hilfe.

Informationen ber das Aktivieren des Zugriffs auf Datensatzebene


Sie knnen individuelle Beschrnkungen des Datensatzzugriffs fr jede Tabelle festlegen. Die Berechtigung kann z. B. Folgendes einschrnken:

1 Anzeige, Bearbeiten, Erstellen oder Lschen aller oder bestimmter Datenstze in einer Tabelle. 1 Zugriff auf oder nderung von bestimmten Feldern in jeder Tabelle.
Sie knnen Datensatz-Zugriffsrechte nur fr Tabellen festlegen, die in der aktuellen Datei definiert sind. Wenn die Datei Beziehungen zu Tabellen in anderen Dateien enthlt, die Sie schtzen wollen, mssen Sie Konten und Berechtigungen in den anderen Dateien definieren, um deren Tabellen zu schtzen. Weitere Informationen ber die Verwendung des Dialogfelds Berechtigungen bearbeiten finden Sie in der Hilfe.

146

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte


Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen der gemeinsamen Datennutzung, die durch eine Berechtigung gestattet werden. Wenn die Datei z. B. gemeinsam benutzt wird, bestimmt das erweiterte Zugriffsrecht Zugriff ber FileMaker-Netzwerk, ob die Berechtigung das ffnen einer gemeinsam benutzten Datei als Client gestattet. Das erweiterte Zugriffsrecht Zugriff ber Instant Web Publishing bestimmt, ob die Berechtigung den Zugriff auf die Datenbank aus einem Webbrowser erlaubt. Es gibt sechs standardmige erweiterte Zugriffsrechte. Weitere Informationen ber diese finden Sie unter Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte auf Seite 136. Sie knnen erweiterte Zugriffsrechte im Dialogfeld Sicherheit verwalten anzeigen und jedes erweiterte Zugriffsrecht fr ausgewhlte Berechtigungen aktivieren. Alle erweiterten Zugriffsrechte sind standardmig deaktiviert, auch in der Berechtigung Voller Zugriff. Es kann erforderlich sein, ein erweitertes Zugriffsrecht zu lschen, wenn es nicht mehr bentigt wird. So zeigen Sie die erweiterten Zugriffsrechte an: 1. ffnen Sie die Datenbankdatei. 2. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit. 3. Klicken Sie im Dialogfeld Sicherheit verwalten auf Erweiterte Zugriffsrechte.

Weitere Informationen ber erweiterte Zugriffsrechte finden Sie in der Hilfe.

Autorisieren des Zugriffs auf Dateien


Als Teil Ihres umfassenden Sicherheitsplans knnen Sie steuern, ob andere FileMaker Pro-Dateien auf das Schema in einer Datei (samt deren Tabellen, Layouts, Scripts und Wertelisten) in Ihrer abgesicherten Lsung zugreifen drfen. Wenn der Schutz aktiviert ist, erfordert jegliche Verwendung der geschtzten Datei durch eine FileMaker-Datenquelle eine entsprechende Autorisierung. Daher mssen Sie in einer Mehrdateienlsung die anderen Dateien autorisieren. Fr diesen Schutz muss durch eine nderung des Dateiformats verhindert werden, dass FileMaker ProVersionen vor Version 11 die Datei ffnen knnen. (Dies kann allerdings rckgngig gemacht werden, wenn diese Option deaktiviert ist.) Sie knnen die Option aktivieren, selbst wenn Sie keine Autorisierung bentigen.

Kapitel 6

Schtzen von Datenbanken

147

Beispielsweise wird durch den aktivierten Schutz ein Benutzer mit einem Konto in Ihrer Datei daran gehindert, eine andere Datei zu erstellen, die Tabellen aus Ihrer Datei, aber nicht dieselbe Geschftslogik (z. B. dieselben Script-Trigger) verwendet. Die Verwendung dieser alternativen Datei kann Ihre beabsichtigte Geschftslogik umgehen (obwohl der Zugriff auf Datensatzebene immer noch erzwungen wrde). Wenn Sie diese Option aktivieren, wird auch verhindert, dass nicht autorisierte Dateien ber den Scriptschritt Datei ffnen eine geschtzte Datei ffnen. Hinweis Sie mssen ber die Berechtigungen zu vollstndigem Zugriff fr jede Datei verfgen, die Sie schtzen mchten, und fr jede Datei, die Sie autorisieren mchten. So autorisieren Sie den Zugriff auf eine Datei: 1. ffnen Sie die Datei, die Sie schtzen mchten. 2. Whlen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit und klicken Sie auf das Register Dateizugriff.

3. Aktivieren Sie ffnen mit frheren Versionen (vor FileMaker 11) verhindern und klicken Sie dann in der Besttigungsmeldung auf Ja. Wenn andere Benutzer diese Datei geffnet haben, werden sie in einer Meldung aufgefordert, die Datei sofort zu schlieen. 4. Um diese Datei vor unerwnschtem Zugriff durch andere Dateien zu schtzen, aktivieren Sie Fr Erstellung von Verweisen auf diese Datei volle Zugriffsrechte verlangen. 5. Wenn zum aktuellen Zeitpunkt Dateien geffnet sind, die auf die geschtzte Datei verweisen, werden Sie fr jede Datei in einer Warnmeldung gefragt, ob Sie diese Datei autorisieren mchten. Klicken Sie auf Ja. 6. Wenn Sie zustzliche Dateien autorisieren mchten, die derzeit nicht geffnet sind, klicken Sie auf Autorisieren. Whlen Sie im Dialogfeld Datei ffnen eine zu autorisierende Datei (lokal oder remote) aus und klicken Sie auf ffnen. Sie werden aufgefordert, den Namen und das Passwort eines Kontos einzugeben, das ber alle Zugriffsrechte verfgt. 7. Klicken Sie auf OK. Weitere Informationen zum Autorisieren des Zugriffs auf Dateien finden Sie in der Hilfe.

148

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Sicherheitsmanahmen
Vergewissern Sie sich, dass die Datenbankdateien, die Host-Computer, die Arbeitsplatzrechner und die Netzwerke, die auf sie zugreifen, sicher vor Diebstahl und Beschdigung sind. Um Ihre Daten und Ihre Ausstattung zu schtzen, sollten Sie die folgenden fnf wichtigen Sicherheitsvorkehrungen implementieren:

1 1 1 1 1

Physische Sicherheit verbessern Betriebssystemsicherheit verbessern Netzwerksicherheit herstellen Datenbanken und andere wichtige Dateien sichern Installieren, Ausfhren und Aktualisieren von Antivirus-Software

Weitere Informationen zur sicheren Gestaltung von FileMaker Pro-Dateien finden Sie unter http://www.filemaker.de/support/security.hmtl.

Verbessern der physischen Sicherheit


Bewerten Sie Ihre Computer, um sicherzustellen, dass sie physisch sicher sind.

1 Der Host-Computer sollte ein eigener Rechner sein, der an einem Tisch oder unbeweglichen Gegenstand
mit einem Schloss befestigt ist. Sichern Sie den Computer so, dass seine Festplatte nicht entfernt werden kann. Schrnken Sie den Zugang zu dem Computer ein, indem Sie ihn in einem abgeschlossenen Raum aufstellen.

1 Sichern Sie die Client-Workstations, die auf eine Datenbank zugreifen. Befestigen Sie die Computer mit
Schlssern und schrnken Sie den Zugang ein, indem Sie einen Bildschirmschoner verwenden, der ein Kennwort erfordert.

1 Stellen Sie die physische Sicherheit von Sicherungskopien der auf Wechseldatentrgern wie Bndern
und CDs gespeicherten Dateien sicher.

Verbessern der Betriebssystemsicherheit


Setzen Sie die Sicherheitsfunktionen Ihres Betriebssystems ein, um den Zugriff auf wichtige Daten einzuschrnken. Der Netzwerkadministrator sollte nur den Personen Zugriff gewhren, die befugt sind, das System bzw. die FileMaker-Datenbanken zu verwalten und zu warten. Zustzlich zu beachten:

1 Benutzerkennungen und Kennwrter des Systems sollten protokolliert werden. 1 Der Zugriff auf die Anwendung FileMaker Pro sowie Dateiverzeichnisse, Server und Web-Seiten sollte
eingeschrnkt werden.

1 Die Einstellungen fr Remote-Zugriffe wie File Sharing und FTP sollten berprft werden. 1 Der Zugriff fr das Hinauf- und Herunterladen von Dateien sollte eingeschrnkt werden. 1 Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer die neueste und sicherste Version der Betriebssystem-Software
verwenden.

Kapitel 6

Schtzen von Datenbanken

149

1 Um Vorgnge zu rationalisieren, knnen Sie die externe Authentifizierung aktivieren, die


Benutzerkonten verwendet, die in der Windows-Domnenauthentifizierung oder im Apple Open Directory konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

1 Legen Sie FileMaker Pro-Dateien nicht auf Datei-Servern ab, um sie freizugeben. Verwenden Sie die
integrierte Netzwerkfunktion von FileMaker Pro und FileMaker Server. So knnen die Dateien nicht unerlaubt kopiert und Datensatzsperren oder potenzielle Dateibeschdigungen bei ungeeigneten Freigabemethoden ausgeschlossen werden.

Herstellen von Netzwerksicherheit


In einem Intranet oder dem Internet freigegebene Datenbanken verwenden das TCP/IP-Protokoll. Sie knnen das TCP/IP-Protokoll auch fr die Freigabe von Datenbanken im Peer-to-Peer-Betrieb oder ber FileMaker Server verwenden. Auch wenn sich TCP/IP gut fr den Datentransport und den Zugriff auf Daten durch Clients eignet, galt bei seiner Entwicklung das Hauptaugenmerk nicht der Sicherheit. Ohne Vorsichtsmanahmen kann das Protokoll unbefugten Zugriff auf Ihren Host-Computer, die ServerSoftware, Datenbanken und eventuell andere Client-Rechner in Ihrem internen Netzwerk ermglichen. TCP/IP bietet keinen umfassenden Datenschutz. Daher ist es wichtig, ungebetenen Besuchern den Weg durch Einrichtungen wie Firewalls und SSL-Datenverschlsselung zu versperren.

1 In den meisten Fllen wird eine Firewall verwendet, die ein Netzwerk in zwei unterschiedliche Bereiche
aufteilt, einen ffentlichen Bereich (auerhalb der Firewall) und einen privaten Bereich (innerhalb der Firewall bzw. hinter der Firewall). Benutzer, die sich auerhalb der Firewall befinden, haben nur auf die TCP/IP- oder Hardware-Adressen Zugriff, die Sie freigeben. Dies ermglicht es Ihnen, sich auf die Sicherheit der nach auen freigegebenen Server zu konzentrieren, whrend die Computer hinter der Firewall weniger Sicherheitsvorkehrungen bentigen.

1 Der Einsatz von Wireless-Netzwerkeinrichtungen wie Apple AirPort und anderen 802.11bNetzwerkkarten und -Basisstationen kann zu Sicherheitsproblemen fhren. Da diese Gerte die Netzwerkdaten auch ber die Grenzen Ihres Firmengebudes hinaus bertragen knnen, sollten die drahtlos bertragenen Netzwerksignale unbedingt verschlsselt werden. Verwenden Sie stets die maximal verfgbare Stufe der Signalverschlsselung.

Sichern von Datenbanken und anderen wichtigen Dateien


Entwickeln Sie Plne zur Wiederherstellung von Daten einschlielich alternativer Sites und Systeme, um geschftsrelevante Informationsdienste zu betreiben. Eine aktuelle Sicherungskopie kann Situationen retten, in denen ein Benutzer die Administratorkontoinformation fr eine Datei verliert oder Daten durch einen Benutzerfehler (oder manchmal auch mangelhaftes Datenbankdesign) gelscht oder fehlerhaft gendert wurden. Beachten Sie folgende Punkte:

1 Stellen Sie Datenbanken mit FileMaker Server bereit und sorgen Sie fr automatisierte Sicherungen nach
einem regelmigen Zeitplan. Verwenden Sie keine Sicherungssoftware anderer Anbieter fr FileMaker Pro-Datenbanken. Erstellen Sie zunchst mit FileMaker Server eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank und fhren Sie dann die Software eines anderen Anbieters fr diese Kopie aus. Sicherungssoftware kann geffnete, bereitgestellte Datenbanken beschdigen.

150

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Erstellen Sie beispielsweise lokale Sicherungskopien von Dateien wochentags um 6:00, 9:00, 12:00, 15:00, 18:00 und 23:30 Uhr. Fhren Sie um Mitternacht eine inkrementelle Sicherung des gesamten Systems auf das Unternehmenssicherungssystem durch. Fhren Sie schlielich Freitag um Mitternacht eine vollstndige Systemsicherung durch. Kopieren Sie die Sicherungsbnder und bewahren Sie sie an einem anderen Ort auf. Wenn dann der Server aus einem beliebigen Grund ausfllt (auer bei einem katastrophalen Ausfall mehrerer Laufwerke), kann die neueste Sicherungskopie der Datendateien verwendet werden, d. h., es sind maximal Daten von drei Stunden verloren gegangen. Bei einem katastrophalen Laufwerksausfall kann das Band des vorherigen Abends verwendet und der Verlust damit auf einen Tag minimiert werden. Natrlich knnen diese Verfahren auf Ihre spezielle Situation und Datenanforderungen zugeschnitten werden.

1 Stellen Sie sicher, dass Sicherungskopien nicht beschdigt oder unzugnglich sind. Prfen Sie ihre
ordnungsgeme Funktionsweise, bevor Sie sie brauchen. Kontrollieren Sie Ihr Festplattenlaufwerk und Ihre Sicherungsdateien regelmig mithilfe von Diagnosewerkzeugen.

1 Stellen Sie sicher, dass Sie ein vollstndiges Dateiset aus Ihren Sicherungskopien wiederherstellen knnen. 1 Exportieren Sie die Daten regelmig als Sicherheit bei Dateibeschdigung. 1 Schtzen Sie auch die Sicherungsmedien. Bewahren Sie Sicherungskopien an einem separaten und
feuersicheren Ort auf.

1 Berufen Sie Sicherungsadministratoren, die Dateien abrufen knnen, falls der Netzwerkadministrator
nicht greifbar ist.

1 Sehen Sie eine redundante Stromversorgung vor. Bei einer Unterbrechung der Stromzufuhr sollte eine
unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) mindestens 15 Minuten lang aktiv sein, damit Sie alle Dateien sicher schlieen knnen. Wenn die Stromzufuhr nicht rechtzeitig wiederhergestellt werden kann, sollten Sie den Einsatz eines Generators fr die Stromversorgung der Server in Erwgung ziehen. Bercksichtigen Sie auch Stromquellen fr Router und Firewalls. Ist die Kommunikation problematisch, wenn Ihr Internet-Zugang 48 Stunden oder lnger unterbrochen ist?

1 berlegen Sie, wie Sie Ihre Dienstleistungen weiterhin zur Verfgung stellen knnen, wenn ein
Eindringling Ihren Datenbankserver beschdigt und dieser Server nicht in seinen vorherigen Zustand gebracht werden kann.

1 Beurteilen Sie weitere mgliche Situationen und entwickeln Sie einen Plan, um auf jeden einzelnen
Fall zu reagieren. Zustzlich sollten Netzwerkadministratoren das Risiko fr Datensysteme und geschftsrelevante Funktionen bewerten. Bedenken Sie zum Beispiel:

1 Diebstahl von Daten oder geistigem Eigentum. 1 Strung, Diebstahl oder Beschdigung der Netzwerkinfrastruktur wie Server, Netzwerke, Datenspeicher
oder Sicherungsspeicher. Schaden kann durch geknackte Passwrter oder andere Arten der Sabotage und Zerstrung entstehen. Die meisten Vorflle haben ihren Ursprung innerhalb des Unternehmens.

1 Strung oder Beschdigung der Unternehmensinfrastruktur durch Feuer, Umweltgefahren oder


biologische Bedrohungen, berschwemmungen usw.

1 Strung oder Beschdigung der ffentlichen Infrastruktur einschlielich Stromversorgung,


Telekommunikation (Sprache und Daten), Transportnetz (Straen, Busse, Zge) durch Umwelt- oder Wetterbedingungen wie Tornados oder berschwemmungen.

Kapitel 6

Schtzen von Datenbanken

151

FileMaker Pro bietet zwei Mechanismen zur Behandlung von beschdigten Datenbanken: Konsistenzprfungen und Dateiwiederherstellung. Eine Konsistenzprfung erfolgt bei Bedarf automatisch, wenn die Datei geffnet wird. Sie knnen die Konsistenz einer Datei auch prfen lassen, wenn Sie den Verdacht haben, dass die Datei beschdigt ist. Sie knnen FileMaker Pro zudem versuchen lassen, eine beschdigte Datei wiederherzustellen. Weitere Informationen zum Prfen der Dateikonsistenz und zur Wiederherstellung von Dateien finden Sie in der Hilfe. Wichtig Verwenden Sie bei einem Serverausfall, z. B. einem unerwarteten Stromausfall, Festplattenfehler oder Softwarefehler, die Sicherungsdateien. Jeder Systemfehler, der die korrekte Beendigung von FileMaker Server verhindert, kann zu beschdigten Dateien fhren, wenn Cache-Daten nicht auf Platte geschrieben und die Dateien nicht korrekt geschlossen wurden. Selbst wenn die Dateien wieder geffnet werden, sollten Sie eine Konsistenzprfung oder Wiederherstellung (durch FileMaker Pro oder Sie initiiert) durchfhren, da die Datei eine nicht offensichtliche Beschdigung enthalten knnte. Eine Dateiwiederherstellung kann nicht garantieren, dass Probleme behoben wurden.

Installieren, Ausfhren und Aktualisieren von Antivirus-Software


Da die meisten Computer ber einen Internet-Zugang verfgen, sind sie durch Viren gefhrdet, die durch E-Mail-Anhnge bertragen werden. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter regelmig Software zur Virenprfung ausfhren und die typischen Warnsignale fr Viren kennen. Mitarbeiter sollten alle Dateien berprfen, bevor sie sie auf ihren Computer kopieren oder herunterladen. Auerdem sollten sie niemals unverlangte Anhnge ffnen, selbst wenn diese von einer ihnen bekannten Person stammen. Zwar ist Antivirus-Software fr den Schutz Ihrer Systeme und Daten von essenzieller Bedeutung, bei der Art der Verwendung auf Computern, die FileMaker Pro-Datenbanken bereitstellen, sind jedoch einige Dinge zu beachten. Antivirus-Programme sperren gelegentlich Bytes innerhalb einer Datei, whrend sie auf Viren prfen. Diese Sperren knnen dazu fhren, dass das Betriebssystem einen Fehler meldet, wenn FileMaker Pro oder FileMaker Server versuchen, Daten in die Datei zu schreiben. So kann die Datei eventuell als beschdigt gekennzeichnet und geschlossen werden. Dies gilt auch fr Dateien, die FileMaker Server als Sicherungsziele verwendet. Wenn die Sicherungsdatei von Antivirus-Software geprft wird, whrend ein Sicherungszeitplan aktiv ist, knnte die Zieldatei gesperrt sein. Das knnte dazu fhren, dass der Sicherungsvorgang fehlschlgt und dass Daten verloren gehen. Die gleiche Datenverlustproblematik gilt, wenn eine geffnete, nicht bereitgestellte FileMaker ProDatenbankdatei von Antivirus-Software geprft wird. Wenn Antivirus-Software auf Computern ausgefhrt wird, die FileMaker Pro-Datenbanken bereitstellen, beachten Sie folgende Empfehlungen:

1 Fhren Sie Virenschutzprogramme nicht an geffneten, bereitgestellten Datenbanken aus. Schlieen Sie
die Datenbanken, bevor Sie das Virenschutzprogramm ausfhren.

1 Wenn Sie Ihren Computer auf Viren prfen, durchsuchen Sie weder den Datenbankordner noch etwaige
Unterordner oder andere Ordner, die Dateien enthalten, die aktiv Dateien ber FileMaker Server oder FileMaker Pro bereitstellen. Stellen Sie Ihre Antivirus-Software stattdessen so ein, dass der Zielordner Ihrer Datenbanksicherung geprft wird, und stellen Sie sicher, dass der Zeitplan der Antivirus-Software nicht mit dem Sicherungszeitplan Ihres FileMaker Server kollidiert. Warten Sie, bis die Datenbanken vollstndig gesichert sind, bevor Sie sie prfen.

152

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 7 Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 6 und frheren Versionen
Da FileMaker Pro 7, 8.x, 9, 10 und 11 das gleiche Dateiformat verwenden, kann FileMaker Pro 11 Dateien der FileMaker Pro-Versionen 7, 8.x, 9 und 10 ffnen, ohne sie zu konvertieren. Sie knnen sogar FileMaker Pro 11-Dateien mit FileMaker Pro 7, 8.x, 9 oder 10 verwenden (auer fr eine geschtzte Datei; siehe unten). Neue Funktionen funktionieren jedoch eventuell nicht wie erwartet, wenn Sie die Datei in einer frheren Version ffnen. Beispiel:

1 Diagrammerstellung: Wenn Sie eine Datei ffnen, die ein Diagramm in einer FileMaker Pro-Version
vor Version 11 enthlt, wird anstelle eines Diagramms ein Rahmen mit einem X angezeigt und ber das Diagrammlayoutobjekt stehen keine Informationen zur Verfgung.

1 Dateien, deren Schema vor Zugriff geschtzt ist: Sie knnen mit einer Datei, die in einer
FileMaker Pro-Version vor Version 11 geffnet wurde, nicht auf eine Datei zugreifen, die vor dem Zugriff anderer Dateien auf ihre Tabellen, Layouts, Scripts und Wertelisten geschtzt ist. FileMaker empfiehlt, nach dem Erstellen oder ffnen einer Datei in FileMaker Pro 11 keine nderungen am Datenbank-Design mit einer frheren Version von FileMaker Pro vorzunehmen. Dies gilt insbesondere fr Funktionen, die in FileMaker Pro 11 gendert wurden. Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Konvertierungsbersicht
Wenn Ihre Datenbanklsung relativ einfach ist, sollten Sie in der Lage sein, die Dateien zu konvertieren, die Datei Konvertierung.log zu prfen, Ihre konvertierten Dateien zu testen und Sie dann einzusetzen. Beispielsweise werden einfache Dateien, die mithilfe der Vorlagen Ihrer frheren Version von FileMaker Pro erstellt wurden, przise konvertiert, ohne dass anschlieend viele manuelle Berichtigungen erforderlich werden. Wenn Sie eine relationale Datenbank mit mehreren Dateien, die mit eigenen Funktionen wie eigenen Scripts erstellt wurde, oder eine Datenbank, die geschftskritisch ist, konvertieren, sollten Sie die Konvertierung sorgfltig planen. FileMaker Pro 11 kann Dateien konvertieren, die mit den Versionen 3.x, 4.x, 5.x und 6.x erstellt wurden. Wenn Sie Dateien besitzen, die mit FileMaker Pro, Version 2.x oder frher erstellt wurden, mssen Sie sie zunchst in eines der oben angegebenen untersttzten Formate konvertieren. Dann knnen Sie die Dateien zu FileMaker Pro 11 konvertieren. Weitere Informationen finden Sie unter Konvertieren von FileMaker Pro 1.x- und 2.x-Datenbanken in der Hilfe. Wenn Sie Dateien konvertieren, behlt FileMaker Pro 11 den Inhalt Ihrer Originaldateien bei und erstellt neue konvertierte Dateien in FileMaker Pro 11-Format. Der Inhalt der Originaldateien wird nicht gendert und Sie knnen sie in der frheren FileMaker Pro-Version ffnen, mit der sie erstellt wurden. Die konvertierten Dateien knnen nur in FileMaker Pro 7, 8.x, 9, 10 und 11 geffnet werden.

154

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Sie knnen einzelne Dateien oder mehrere Dateien gleichzeitig konvertieren.

1 Verwenden Sie die Einzeldateikonvertierung fr eigenstndige Datenbankdateien, die keine Bezugsdaten


aus anderen Dateien anzeigen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

1 Verwenden Sie die Mehrfachdateikonvertierung, um alle Dateien in einer relationalen Datenbank


zu konvertieren. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Beheben grundlegender Konvertierungsprobleme


Hier finden Sie einige Vorschlge fr die Behebung von Problemen, die whrend einer Konvertierung auftreten knnen. Die Datei wurde nicht richtig konvertiert.

1 Wenn Sie eine Kopie einer Datei konvertieren, stellen Sie sicher, dass die Originaldatei vor dem Kopieren
geschlossen wurde. Andernfalls wird die Kopie nicht richtig konvertiert.

1 Prfen Sie die Datei Konvertierung.log in dem Ordner mit der Datenbank, die Sie konvertieren wollten. Weitere
Informationen finden Sie in der Hilfe.

1 Versuchen Sie zunchst, die Datei mit einer frheren Version von FileMaker Pro wiederherzustellen, und
konvertieren Sie die Datei dann erneut. Eine Meldung zur Konsistenzprfung oder automatischen Wiederherstellung wurde bei dem Versuch angezeigt, die Originaldatei mit der frheren FileMaker Pro-Version zu ffnen. Versuchen Sie, die Originaldatei mit der frheren Version von FileMaker Pro wiederherzustellen. ffnen Sie dann die wiederhergestellte Datei mit der gleichen Version von FileMaker Pro, schlieen Sie die Datei und versuchen Sie, sie mit FileMaker Pro 11 zu konvertieren.

Konvertieren von Passwrtern


Bei der Konvertierung werden Passwrter zu Konten in FileMaker Pro 11 konvertiert. Es gibt zwei gngige Probleme bei der Passwortkonvertierung:

1 Fr jedes konvertierte Konto werden anfnglich sowohl der Kontoname als auch das Passwort in der
konvertierten Datei auf das Passwort aus der Originaldatei gesetzt, sodass fr jemanden mit vollen Zugriffsrechten alle Passwrter sichtbar sind. Aus Sicherheitsgrnden sollten Sie entweder jeden Kontonamen so ndern, dass er nicht mehr dem Passwort entspricht, oder jedes Passwort so ndern, dass es nicht mehr dem Kontonamen entspricht. (Sie knnen auch fr jedes Konto festlegen, dass das Passwort durch den Benutzer gendert werden muss, wenn er sich das nchste Mal anmeldet.)

1 Passwrter in den FileMaker Pro-Versionen 7, 8.x, 9, 10 und 11 unterscheiden Gro-/Kleinschreibung.


Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Passwort genau so eingeben, wie es in der frheren FileMaker ProVersion erstellt wurde. Wenn Sie der Eigentmer der Originaldatei oder der Datenbankadministrator sind, ffnen Sie die Originaldatei mit einer frheren FileMaker Pro-Version und schlagen Sie das Passwort im Dialogfeld Passwrter definieren nach. Wenn Sie weder der Eigentmer der Datei noch der Datenbankadministrator sind, wenden Sie sich fr die Passwortinformationen an den Datenbankadministrator.

Kapitel 7

Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 6 und frheren Versionen

155

nderungen bei der Programmuntersttzung in FileMaker Pro 11


Wenn Sie eine frhere Version von FileMaker Pro verwenden, beachten Sie die folgenden Informationen ber die FileMaker Pro 11-Untersttzung fr QuickTime und Plugin-Anwendungen anderer Hersteller (nur Mac OS).

Untersttzung von QuickTime


Sie werden bei der Arbeit mit QuickTime in FileMaker Pro 11 die folgenden Unterschiede feststellen:

1 Sie knnen QuickTime-Filme zwischen Medienfeldern ziehen und ablegen, jedoch nicht auf den
Desktop. Beim Ziehen eines QuickTime-Films sehen Sie den Umriss, aber nicht das Filmposter.

1 Windows: Bei der Grennderung eines Fensters, in dem ein QuickTime-Film luft, wird die Anzeige
des Films kurz unterbrochen, bis Sie die Fenstergre endgltig eingestellt haben. Weitere Informationen ber die Verwendung von QuickTime mit FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Untersttzung von Plugins anderer Hersteller


FileMaker Pro 11 fr Mac OS untersttzt nur Mach-O-Plugins von anderen Herstellern. CFM-Plugins (CFM = Code Fragment Manager) von anderen Herstellern werden nicht mehr untersttzt.

156

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Index
Symbols
! 41 62 " 62, 67 " " 32, 35, 36 # 36 $ 62 & 62 ( 62, 67 ) 62, 67 * 36, 40, 62 + 62, 125 , 62 ... 39 / 62 // 37 : 62 :: 62 ; 62 < 39, 62 <= 39 = 36, 40, 62 == 36 > 39, 62 >= 39 ? 37 @ 35 [ 62 ] 62 ^ 62 _ 62 } 62 ~ 36 39, 62 39, 62 62 Aktualisieren bestehender Daten beim Importieren 129 Aktualisieren von Dateien 153 Aktuell Datum, Formatierung 94 Zeit, Formatierung 95 ndern Beziehungen 115 Daten in Feldern 29 Einstellungen 53 Referenzen 119 Suchabfragen 43 ndern von Feldern in der Tabellenansicht 66 Anfhrungszeichen in einer Suche 35, 36 Angepasste Mens, FileMaker Pro Advanced 10 Anhalten, Referenzen 119 Anteil an Endsumme fr Statistikfelder 69 Antivirus-Software und DatenbankManagement 151 Anzahl fr Statistikfelder 69 Anzeigen Berechtigungen 142 Datenstze als Formulare, Listen oder Tabellen 23 Druckbereich 47 Erweiterte Zugriffsrechte 146 Konten 142 Seitenumbrche und Seitennummern im Seitenansichtsmodus 47 Apple OpenDirectory 144 Arbeitsgruppen, gemeinsame Dateinutzung 134 Arithmetische Operatoren 67 Asiatischer Text drehen 97 drucken 97 Eingabe 65, 97 Assistent fr neues Layout, Beschreibung 77 Attribute, Text 92 Ausblenden von Datenstzen 44 Ausrichten Medienfelder an Text 97 Objekte an anderen Objekten 84 Text in Abstzen 93

A
Abstze, formatieren 93 Admin-Konto 137, 139 Adobe PDF, Daten speichern als 126 Adressetiketten 80 Aktiver Datensatz 24

158

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ausschlieen Bezugsdatenstze 40, 43 Datenstze 42 Felder beim Drucken 91 Ausschnitte Siehe auch Relationale Datenbanken auswhlen 87 Beschreibung 108 Bezugsdatenstze ausschlieen 43 Bezugsdatenstze platzieren 91 Datenstze auswhlen 25 Datenstze filtern in 117 Datenstze hinzufgen 27 Datenstze lschen 28 Statistikberechnung fr Daten in 116 Auswhlen Datenstze 24 Felder 28, 87 Objekte 87 Auswahlfelder, Felder anzeigen als 90 Auswahlpfeil 86 Authentifizierung 136 Apple OpenDirectory 144 ber externen Server 144 Windows-Domne 144 Automatische Eingabe 71 Automatisches Ausfllen 89 Automatisieren von Aufgaben. Siehe Scripts Autorisieren von Dateien 13, 146

B
Balkendiagramme Beschreibung 100 Erstellen 101 Benennen Datenbanken 60 Felder 64 Tabellen 76 Berechnungen Bezugsfelder Feldverweise auf 67 Statistikberechnung fr Daten 116 Formatierung 93 Formeln Siehe auch Formelfelder

Berechtigungen Anzeigen 142 Beschreibung 136 definieren 145 Nur Dateneingabe 138 Nur Lesezugriff 138 Voller Zugriff 138, 147 vordefiniert 138 Bereich fr Gesamtergebnis: siehe auch Zwischenergebnisse Bereiche. Siehe Layoutbereiche Berichte Siehe auch Liste; Bericht; Layouts; Zwischenergebnisse Datenstze in Spalten 81 Erstellen 76 mit gruppierten Daten drucken 47 Erstellen 80 Vorschau 47 Berichtlayout Beschreibung 80 mit gruppierten Daten 80 Beschrnken des Zugriffs. Siehe Konten; Berechtigungen Beziehen von Daten aus anderen Dateien. Siehe Datenaustausch Beziehungen Siehe auch Relationale Datenbanken ndern 115 Beschreibung 108 einzelnes Kriterium 110 Erstellen 114 mehrere Kriterien 111 planen 58 Self-Join 113 Typen 109 Vergleichs- 112 zurckgegebener Datensatzbereich 112 Beziehungsdiagramm 108 Beschreibung 108 Erstellen von Beziehungen 114 Notizen in 115 Bezugsdateien, Zugriff beschrnken 58

|
Bezugsdatenstze Siehe auch Datenstze; Relationale Datenbanken Beschreibung 108 Duplizieren 27 Hinzufgen 27, 116 in Ausschnitte platzieren 91 in Ausschnitten anzeigen 91 Kopieren 27 Lschen 27, 116 Sortieren 116 Statistikberechnung fr Daten 116 suchen und ausschlieen 40 Bezugsfelder Siehe auch Felder; Relationale Datenbanken Beschreibung 108 Formeln 67 in Layouts 89 planen 57 Statistikberechnung fr Daten 116 Bezugstabellen Beschreibung 108 planen 55 Blttern in Datenstzen 23 Bltternmodus Beschreibung 22 Suchen von Daten in 32 Boolesche Werte Beschreibung 37, 62, 73 Formatierung 94 suchen 37 Briefumschlag Siehe auch Layouts Briefumschlaglayout Beschreibung 81 Browser, Web mit verffentlichter Datenbank arbeiten in 134 URL ffnen 134

Index

159

C
CFM-Plugin-Untersttzung 155 Clients Ausfhren von Aufgaben 124 Beschrnkungen, im Web 134 Beschreibung 121 Speichern von Dateien 122 Clones (Dateien) 21

D
Dateien Autorisieren des Zugriffs auf geschtzte

Dateien 13, 146 Berechtigungen 136 Beschreibung 16 Clone 21 Duplizieren 21 Erstellen 59, 60 exportieren in 132 gemeinsame Nutzung im Web 134 Sicherheitsplanung 140 Konten 136 Konvertieren 153 Kopieren 21 ffnen 17 planen 55 plattformbergreifend ffnen 19 Remote 19 Schlieen 20 Schtzen 135 Sicherungskopien erstellen 53 speichern 21 Vorlagen, Beschreibung 59 Zugriff autorisieren fr 146 Dateiformate, Import/Export 127 Dateinamenerweiterung, fp7 19 Dateioptionen 53 Dateipfade 124 Dateiverweise siehe Datenquellen. Daten als Formular, Liste, Tabelle anzeigen 23 Anzeigen von Kalendern 89 automatisch eingeben 26, 71 Berechtigungen fr die gemeinsame Nutzung 137 Beschreibung 15 Daten eingeben 29 Diagrammerstellung 100 eingeben 29 exportieren 126 Formatierung 84, 94 Importieren 126 in der Tabellenansicht anzeigen 30 suchen 37 Suchen nach heute 37 berprfen 73 ungltig 37 vierstellige Jahreszahlen 73 Datumswerte Siehe auch Datumsfelder

160

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Daten in Diagrammen Beschreibung 100 Diagramme erstellen 101 Datenaustausch exportieren 126, 132 Importieren 126 mit anderen Programmen 127 relationale Datenbanken 105 Datenbanken Benennen 60 Beschreibung 15 drucken 47 Einstellung fr Erstellen einer neuen 61 Erstellen 59 im Web verffentlichen 134 planen 55 Schtzen 135 Datenbanken, relational. Siehe Relationale Datenbanken Datenbankschutz. Siehe Konten; Berechtigungen Datenbereich, Beschreibung 99 Dateneingabe 29, 7074 Datenquellen Beheben von FileMaker-Verweisen 19 Beschreibung 133

Datenstze abgleichen 130 aktiv 24 als Formular, Liste, Tabelle anzeigen 23 ausblenden 44 ausschlieen 42 auswhlen 24 Beschreibung 17, 18 Bezugsdatenstze lschen 28 Blttern einzeln 23 in einer Liste 23 Blttern durch 25 Duplizieren 26, 31 exportieren 132 gesperrte 124 Hinzufgen 26, 31, 129 in Ausschnitten filtern 117 in der Tabellenansicht 31 in Spalten drucken 81 Kopieren 26, 31 Lschen 31 neue in der Tabellenansicht hinzufgen 60 Sortieren 37, 46 Bezugsdatenstze 116 in der Tabellenansicht 31 sortierte Bezugsdatenstze anzeigen 116 suchen 32 Datenstze schtzen 124 Datentyp 73 Datentypen Siehe Feldtypen und Formelergebnisse 68 Datumsfelder Beschreibung 62 vierstellige Jahreszahlen 29, 73 Werte eingeben und bearbeiten 29 Definieren Siehe auch Hinzufgen; Platzieren Berechtigungen 145 Datenbanken 64 Felder 64 Formelfelder 66 Konten 142 Passwrter 141 Referenzen 118 Statistikfelder 68 Tabellen 75 Wertelisten 90 Dezimalzahlen 93 Dialogfeld "Datenbank verwalten", Felder erstellen

|
und ndern in 64 Direktstart-Fenster, Beschreibung 18 Dokument-Voreinstellungen 53 Doppelte Datenstze, suchen 40 Druckbereich, anzeigen 47 Drucken Asiatischer Text 97 Beschreibung 46 Datenstze 47 Datenstze in Spalten 81 Einrichten 48 Etiketten 49 Informationen zu Datenbank 51 leere Datenstze 48 Scripts 51 Umschlge 49 Vorschau 47 Duplizieren Bezugsdatenstze 27 Dateien 21 Datenstze 26, 31 Dynamische Berichte, in der Tabellenansicht erstellen 31, 68 Datenstzen umschalten 44 Erstellen. Siehe Hinzufgen; Definieren Erweiterte Zugriffsrechte Anzeigen 146 Beschreibung 136 Etiketten Bereich 98 Feld 89 Vertikal 80 Etiketten (Versand) drucken 49 Etikettenlayout erstellen 49 Excel-Format Importieren und Exportieren an 127 Speichern von Daten als 126 Exportieren Siehe auch Datenaustausch Beschreibung 126 Dateiformate 127 Formatierung 132 Externe Datenquellen 133 externes Server-Konto 136, 144

Index

161

F
Falsch (Ergebnis) 37, 62, 73, 94 Favoritendateien 19 Feld/Steuerelement-Werkzeug 88 Feldberechtigungen. Siehe Konten; Berechtigungen Feldbeschriftungen 89 Felddefinitionen erstellen und ndern 64 Kopieren 21 Lschen 65 Felder anzeigen 11, 76 aus einem Layout entfernen 89 aus einem Layout lschen 89 auswhlen 28, 87 Benennen 64 Beschreibung 16 Dateneingabe beschrnken 98 definieren 64 Definition lschen 65 einem Layout hinzufgen 88 Eingabeoptionen 70, 89 eingeben 29 erstellen und ndern 64 Formatieren von Daten 91 Formatierung 91 Furigana in 65 gespeicherte und nicht gespeicherte

E
Einblendkalender 89 Einblendlisten, Felder anzeigen als 90 Einblendmens, Felder anzeigen als 90 Eingabe mittels des Beginns von Werten 89 Eingeben von Daten Automatisch 71 Furigana 65 in Felder eingeben 29 Einstellungen Anwendung 53 Beschreibung 53 Datei 53 Einstellungen Siehe Voreinstellungen Einzelseiten-Layout. Siehe Tabellenansicht Elektronische Dokumentation 9 Elemente. Siehe Objekte E-Mail Senden aus FileMaker Pro 127 Senden ber SMTP 127 Ergnzungsfelder 70 Ergebnismenge Beschreibung 22, 33 Speichern und Senden als Snapshot-Link 12, 33 zwischen aufgerufenen und ausgeschlossenen

162

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ergebnisse 74 Global 74 in der Tabellenansicht aus- oder einblenden 66 in der Tabellenansicht erstellen 60, 66 in der Tabellenansicht hinzufgen 66 in Dialogfeld "Datenbank verwalten" erstellen 64 in Layout platzieren 88 Indizierung 74 leere oder nicht leere Felder, suchen 40 maximale Zeichenanzahl in 29 Optionen 65 Platzhalter 91 Typen 62 berprfungsoptionen 72 Felder anpassen Siehe auch Felder bei Importaktualisierung 130 Beschreibung 108, 109 Felder auf Layout ziehen und ablegen 88 Felder hinzufgen in der Tabellenansicht 66 Feldinhaltsbereinstimmung 36 Feldnamen 62 Feldtypen Beschreibung 62 und Formelergebnisse 68 Feldverhalten 28, 98 Feldwerkzeug 88 Feldwerte nderung untersagen 72 automatisch eingeben 71 Beschreibung 17 Daten suchen und ersetzen 44 eingeben und bearbeiten 29 Lschen 30 FileMaker Mobile, Berechtigungen fr 137, 145 FileMaker Pro Dateiformat 127 Hinweise zur Dokumentation 9 Produktbersicht 11 Versionen 153 FileMaker Pro Advanced 10 FileMaker Pro-Format 127 FileMaker Server Berechtigungen fr 137, 146 Beschreibung 144 empfohlene Verwendung 121, 134 Filtern von Datenstzen in Ausschnitten 117 Fixierte Objekte 86

Flchendiagramme Beschreibung 100 Erstellen 101 Formatierung Abstze 93 Daten exportieren 132 Daten importieren 127 Datum 94 Formeln 93 Grafiken 97 Layoutobjekte 84 Text 92 Zahlen 93 Zeit 95 Zeitstempel 96 Formbriefe 91 Formelfelder 66 Beschreibung 63 Erstellen 66 Formeln 66 gespeicherte und nicht gespeicherte Ergebnisse 74 Formular Siehe auch Layouts Datenstze anzeigen als 23 Standardlayout 78 Formularansicht, Beschreibung 23 Fotos, in Medienfeldern 62 fp7-Dateinamenerweiterung 19 Fllzeichen, fr Abstze festlegen 93 Funktionen 67 Furigana-Feldoption 65 Fubereiche, Beschreibung 99

G
Gastkonto 137 Gemeinsam benutzte Dateien Siehe auch Netzwerke Berechtigungen 140 Clients 121 Einrichten von Berechtigungen fr 137 Einschrnkungen 121 Host 121 im Web 134 in Arbeitsgruppen 134 Konten 140 ffnen 19 speichern 122 Gemeinsame Dateibenutzung, aktivieren 122 Gesamtergebnisse, Beschreibung 100

|
Gespeicherte Ergebnisse 74 Globale Speicheroptionen 74 Grafiken, Felder formatieren fr 97 Grafikfelder. Siehe Medienfelder Grenzwerte Feldnamen 62 Zeichen in Feldern 29 Gruppen. Siehe Konten; Berechtigungen Gruppierfelder 100 Inspektor Beschreibung 83 Formatierung Felddaten 91 Layoutobjekte 84 Layoutobjekte positionieren 84 mehrere Dateien ffnen 84 ffnen 84 Instant Web Publishing Berechtigungen fr 145 Beschreibung 121, 134 Dateien gemeinsam benutzen 134 Intranet Siehe auch Web gemeinsam benutzte Dateien in 134 IP-Adressen, beschrnken 134

Index

163

H
Hervorheben von Text 93 Heutiges Datum, suchen 37 Hinzufgen Siehe auch Definieren; Platzieren Bezugsdatenstze 27, 116 Datenstze 26 Felder 64 neue Suchabfragen 41 Tabellen 75 Horizontale Balkendiagramme Beschreibung 100 Erstellen 101 Host Ausfhren von Aufgaben 124 Beschreibung 121 Datenbank im Web 134 FileMaker Server 121 Speichern von Dateien 122 HTML-Tabellenformat 127

J
Jahreszahlen vierstellig in Datumsfeldern 29, 73 vierstellig in Zeitstempelfeldern 29 JDBC Berechtigungen fr 137, 145 berlegungen zu Feldnamen 62 Jokerzeichen in Suchabfragen 35, 36

K
Kalender, in Feldern anzeigen 89 Kombinationsfelder, Felder anzeigen als 90 Kommagetrenntes Textformat 127 Komprimierte Dateikopien 21 Konten Admin-Konto 137 Anzeigen 142 Beschreibung 136 definieren 142 Einrichten von wiederkehrenden Importen 127 externes Server-Konto 136, 144 Gastkonto 137 Passwrter 141 vordefiniert 137 Kontextmen, Whlen aus 15 Kopf/Fu 1. Seite, Beschreibung 99 Kopfbereiche, Beschreibung 99 Kopieren Bezugsdatenstze 27 Dateien 21 Datenstze 26 Felddefinitionen 21 Scripts 21

I
Importieren 126133 Beschreibung 126 bestehende Datenstze aktualisieren 129 in bestehende Dateien 129 In neue Tabellen 129 neue Datenstze hinzufgen 129 passende Datenstze aktualisieren 130 Quelldatei oder -tabelle 129, 131 untersttzte Dateiformate 127 Wiederkehrende Importe, Beschreibung 127 Zieldatei 129 Indizierung Felder 74 Textfeldbeschrnkungen 37

164

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kreisdiagramme Beispiel 100 Beschreibung 100 Erstellen 101 Kreisdiagrammsymbol in der Statussymbolleiste 34 Kurzsuchen Aktivieren 33 ausfhren 32 Beschreibung 32 Konfigurieren 33 Schnellsuchen Siehe auch Datenstze suchen

L
Layoutbereiche Auswertung 100 Bereiche fr Zwischenergebnisse 100 Beschreibung 99 Datenbereich 99 Feldbeschriftungen 89 Fubereich 99 Kopf/Fu 1. Seite 99 Kopfbereich 99 Layout-Einblendmen 20, 76 Layoutleiste 20, 23 Layoutmodus, Beschreibung 22 Layoutobjekte. Siehe Objekte Layoutordner, verwalten 77

Layouts Bericht 80 Beschreibung 11, 76 Diagramme 100 drucken 47 Erstellen 76 Etiketten 80 Felder anzeigen 11, 76 auswhlen 87 entfernen 89 in Layout ziehen 88 Platzhalter 82 platzieren 88 Platzieren von Bezugsfeldern 91 Felder hinzufgen 88 Formularansicht 23 Formularlayout 78 Layouts und Layoutordner verwalten 77 Leer 80 Listenansicht 79 Modus-Einblendmen 22 Registerfelder in 77 Spalten Breite ndern 83 Einrichten 81 Standardformular 78 Tabellenansicht 79 Typen 78 Umschlag 81 Vertikale Etiketten 80 vertikale Etiketten 80 Werkzeuge 83 Layouts und Layoutordner verwalten 77 Leere Datenstze, drucken 48 Leere oder nicht leere Felder 40 Leeres Layout Siehe auch Layouts Beschreibung 80 Letzte Dateien 19 Liniendiagramme Beispiel 103 Beschreibung 100 Erstellen 101 Liste, Datenstze anzeigen als 23 Listenansicht Siehe auch Listenlayout Listenansicht, Beschreibung 79 Listenansicht, Beschreibung 23

|
Logik ODER-Suche 41 UND-Suche 41 Lschen Bezugsdatenstze 27, 116 Daten 30 Felddefinitionen 65 Felder aus einem Layout 89 Suchabfragen 44

Index

165

O
Objekte, Layout an anderen Objekten ausrichten 84 auswhlen 86, 87 Beschreibung 83 Einstellen der Optionen fr die automatische Grennderung 85 Formatierung 84 gesperrte 86 Positionieren 84 ODBC FileMaker als Datenquelle Berechtigungen fr 137, 145 berlegungen zu Feldnamen 62 bersicht 128, 129 Verwenden von FileMaker als Client Beschreibung 133 Ergnzungsfelder 70 Verwenden von FileMaker Pro als Datenquelle ODER-Suche 41 ffnen Dateien 17 mehrere Fenster 20 Operatoren arithmetische 67 in Suchabfragen 34, 39 relational 108, 112, 116 Vergleich 67 Operatorenliste 34 Optionen, Datei 53

M
Mach-O-Plugin-Untersttzung 155 Makros. Siehe Scripts Markierungsfelder, Felder anzeigen als 90 Maus, Konfigurieren in den Systemeinstellungen (Mac OS) 15 Maximale Zeichenanzahl in Feldern 29 Maximum fr Statistikfelder 69 Medienfelder Siehe auch Felder. an Text ausrichten 97 Beschreibung 62 Formatierung 97 Microsoft Excel-Format Importieren und Exportieren 127 Speichern von Daten als 126 Minimum fr Statistikfelder 69 Mittelwert fr Statistikfelder 69 Modus-Einblendmen 22, 76 Multimediadateien 62

N
Netzwerke FileMaker Server 121 plattformbergreifend 13, 121 Netzwerksicherheitsrichtlinien 149 Nicht autorisierte Anwender. Siehe Konten; Berechtigungen Nicht freigegebene Dateien 141 Nicht gespeicherte Ergebnisse 74 Nur Dateneingabe (Berechtigung), Beschreibung 138 Nur Lesezugriff (Berechtigung), Beschreibung 138

P
Passende Datenstze, aktualisieren 130 Passwrter Bezugsdateien, planen 58 Dateien schtzen mit 141 definieren 141 Fehlerbehebung 154 PDF, Daten speichern als 126 PDF-Dokumentation 9 Planen Dateisicherheit 139 Datenbanken 55 relationale Datenbanken 55 Platzhalter Beschreibung 49 in Layout platzieren 91 Primrschlssel. Siehe Abgleichsfelder Programm-Voreinstellungen 53

166

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Q
QuickTime, mit FileMaker Pro 11 verwenden 155

R
Rnder, im Seitenansichtsmodus anzeigen 47 Rechte. Siehe Konten; Berechtigungen Referenzen ndern 119 anhalten oder aussetzen 119 Beschreibung 105 definieren 118 Referenzquellfeld 107 Referenzzielfeld 107 Registerfelder in Layouts 77 Registersteuerelemente Beschreibung 77 In Tabulatorfolge aufgenommen 28 Relationale Datenbanken Abgleichsfelder Beschreibung 108 planen 109 Ausschnitte 108 Beschreibung 16, 105 Bezugstabellen Beschreibung 108 planen 55 planen 55, 113 Terminologie 107 Relationale Operatoren 108, 112, 116

S
Schaltflchen, in Tabulatorfolge aufgenommen 28 Schieberegler, zum Blttern durch Datenstze 25 Schlieen von Fenstern und Dateien 20 Schlsselfelder. Siehe Abgleichsfelder Schtzen von Dateien. Siehe Konten; Autorisieren von Dateien; Berechtigungen Scripts ausfhren 52 Beschreibung 13, 52 drucken 51 Kopieren 21 Vorschau, drucken Siehe Drucken Seitenansicht fr Spalten 81 Seitenansichtsmodus, Beschreibung 22, 47 Seitenausrichtung beim Druck 48 Seitennummern im Seitenansichtsmodus anzeigen 47 in Layoutbereichen 79

Seitenrnder, im Seitenansichtsmodus anzeigen 47 Seitenumbrche, im Seitenansichtsmodus anzeigen 47 Sekundre Dateien. Siehe Relationale Datenbanken Self-Joins Beschreibung 113 Statistikberechnung fr Daten in Ausschnitten 116 Serienbrief, Platzhalter verwenden 91 Serienbrief-Format 127 Server. Siehe Host; FileMaker Server Sicherheit, Datei Betriebssystemrichtlinien 148 Netzwerkrichtlinien 149 planen 139, 148 Sicherungen Richtlinien fr 149 Scripts fr Dateien 53 Und Antivirus-Software 151 Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), E-Mail senden ber 127 Snapshot-Links, Ergebnismenge speichern und senden 12, 33 Sortieren Bezugsdatenstze 116 Datenstze 37, 46 Datenstze in der Tabellenansicht 31 Sounddateien 62 Spalten Breite ndern 83 Breite in Tabellen ndern 30 Datenstze drucken in 81 Speichern Als Excel- und PDF-Format 126 Dateien 21 Daten automatisch speichern 21 Ergebnismenge als Snapshot-Link 12 gemeinsam benutzte Dateien 122 Sperren, gemeinsam benutzte Datenstze 124 Standardabweichung fr Statistikfelder 69 Standard-Layout Siehe auch Layouts Standardlayout Beschreibung 78 Starter-Lsungen siehe Vorlagen Statistikberechnung fr Daten in Bezugsfeldern 116

|
Statistikfelder Anteil an Endsumme von 69 Anzahl von 69 Beschreibung 63, 68 Erstellen 68 in der Tabellenansicht definieren 68 in Layouts 100 Maximum 69 Minimum 69 Mittelwert von 69 Optionen fr 69 Standardabweichung von 69 Summe von 69 Statussymbolleiste 23, 83 Steuerelementstile 90 Suchabfragen Siehe auch Datenstze suchen Bearbeiten 44 Beschreibung 33 Kriterien fr die Eingrenzung 41, 42 Lschen 44 mehrere 41, 42 neue hinzufgen 41 Operatoren 34, 39 Reihenfolge 43 Suchen und Ausschlieen kombinieren 43 wiederherstellen 44 wiederholen 43 Suche nach Textliteralen 36 Suchen nach Datenstzen Siehe auch Suchabfragen, Kurzsuchen Aktuelles Systemdatum 37 alle Datenstze 35 alle Datenstze anzeigen 35 Beschreibung 32 Bezugsfelder und Bezugsdatenstze 40 Boolesche Werte 37 Datenstze ausschlieen 42, 43 doppelte Datenstze 40 exakte bereinstimmung 36 Kurzsuchen im Bltternmodus 32 leere oder nicht leere Felder 40 logische ODER-Suche 41 logische UND-Suche 41 mehrere Kriterien 41 neue Abfrage hinzufgen 41 Reihenfolge der Abfragen 43 Speichern und Senden als Snapshot-Link 12, 33 Symbole 36 Textteil oder variabler Text 35 ungltige Werte 37 Wertbereiche 39

Index

167

Suchen und Ersetzen von Feldwerten 44 Suchen. Siehe Datenstze suchen Suchenmodus, Beschreibung 22 Summe fr Statistikfelder 69 Symbole suchen 36 Und Feldnamen 62 Systemeinstellungen, Maus konfigurieren (Mac OS) 15 Systembergreifend, File Sharing 19

T
Tabellen Benennen 76 Beschreibung 16 Datenstze anzeigen als 23 definieren 75 Importieren von Daten in neue 129 Tabellenauftreten 108 Tabellenansicht Siehe auch Tabellenformat; Tabellenansicht Arbeiten mit Datenstzen 31 Beschreibung 79 Daten anzeigen 30 Datenbanken erstellen in 60 Datenstze hinzufgen 31 Datenstze lschen 31 Datenstze zu neuer Datei hinzufgen 60 Definieren eines Statistikfelds 68 Duplizieren von Datenstzen 31 dynamische Berichte erstellen 31, 68 E-Mail-Nachrichten basierend auf Datensatzdaten senden 31 Felder aus- oder einblenden 66 Felder erstellen 60 Felder erstellen und ndern in 66 Kopieren von Datenstzen 31 Sortieren von Datenstzen 31 Spaltenreihenfolge und -gre ndern 30 Standard beim Erstellen einer neuen Datenbank ndern 61 Tabellenansicht, Beschreibung 23 Tabellenformat Siehe auch Tabellenlayout; Tabellenansicht. Beschreibung 23 Datenstze anzeigen als 23 Tabulatoren In Felder einfgen 29 Position und Ausrichtung festlegen 93 Tabulatorfolge 28

168

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Tabulatorgetrenntes Textformat 127 Teilsummen. Siehe Bereiche fr Zwischenergebnisse; Statistikfelder Text Siehe auch Felder. asiatischen Text drehen 97 Attribute 92 auswhlen 86 Felder 62 Formatierung 92 hervorheben 93 Literale 35 suchen 36 Text unter Beachtung der Gro-/Kleinschreibung suchen 37 Textfelder Beschreibung 62 Werte eingeben und bearbeiten 29 Textnotizen, im Beziehungsdiagramm 115

Vorlagen Beschreibung 59 Dateien erstellen 59

W
Wahr (Ergebnis) 37, 62, 73, 94 Whrung, Formatierung 93 WebHost von Datenbanken 134 berlegungen zu Feldnamen 62 Web Viewer 11, 134 Werkzeuge Auswahlwerkzeug 86 Feld/Steuerelement-Werkzeug 88 Feldwerkzeug 88 Statussymbolleiste 23 Wertbereiche suchen 39 Werte Siehe auch Feldwerte doppelte Werte suchen 40 exakte bereinstimmung suchen 36 Wertelisten Beschreibung 90 definieren 71 in gemeinsam benutzten Dateien 124 Wiederherstellen von Suchabfragen 44 Wiederholen von Suchabfragen 43 Wiederkehrende Importe Beschreibung 127 Konto fr Einrichten von 127 Windows mehrere Dateien ffnen 20 Schlieen 20 Windows-Domne 144 World Wide Web. Siehe Web

U
berprfen von Feldwerten 72 berprfung des Jahres 72, 73 Umschlge drucken 49 UND-Suche 41 Ungltige Werte suchen 37 Unterformulare. Siehe Ausschnitte Unterstrich 62 URLs, ffnen 134

V
Variablen, Symbole fr 62 Verbinden von Feldern. Siehe Abgleichsfelder Vergleichsoperatoren 67 Verknpfungsausdrcke. Siehe Beziehungen Verlagern Feld zu Feld 28 In Datenstzen 25 Verffentlichen, Datenbanken im Web 134 Verschlsselung. Siehe Konten; Berechtigungen Vertikale Schrift 97 Vertikales Etikettenlayout, Beschreibung 80 Vierstellige Jahreszahlen in Datumsfeldern 29, 73 in Zeitstempelfelder 29 Virtuelle Ergebnisse 74 Voller Zugriff (Berechtigung), Beschreibung 138,
147

X
XML Berechtigungen fr 137, 145 Importieren und Exportieren an 127 XML Format 127 XSLT, Berechtigungen fr 137, 145

Z
Zahlen Formatierung 93 ungltig 37

|
Zahlenfelder Siehe auch Felder. Beschreibung 62 Formatierung 93 suchen 37 Werte eingeben und bearbeiten 29 Zeichen Maximum in Feldern 29 nicht zulssig in Feldnamen 62 Zeichenketten, Text Siehe Text, Literal Zeiger auf Dateien. Siehe Beziehungen Zeigewerkzeug siehe Auswahlpfeil Zeitangaben Formatierung 95 suchen 37 ungltig 37 Zeitfelder Beschreibung 62 Werte eingeben und bearbeiten 29 Zeitstempel, Formatierung 96 Zeitstempelfelder Beschreibung 62 vierstellige Jahreszahlen 29 Werte eingeben und bearbeiten 29 Zugriff ber FileMaker-Netzwerk 122, 146 Zugriffsrechte. Siehe Konten; Berechtigungen Zwischenergebnisse Siehe auch Berichte; Statistikfelder Bereiche, Beschreibung 100 Berichte erstellen 80 drucken 47

Index

169

170

FileMaker Pro Benutzerhandbuch