Universidad de Concepcin Facultad de Ciencias Econmicas y Administrativas Departamento de Administracin.

INFORME GESTION LOGISTICA ABASTECEDORA DEL COMERCIO ADELCO LTDA.

Felipe Ogalde Javier Lee Felipe Martnez Gestin Logstica Prof. Eduardo Loosli I Semestre 2009 jlee@udec.cl fogalde@udec.cl Concepcin, Mircoles 24 de Junio del 2009. 1

Indice

INTRODUCCIN Proceso Logistico. VISION GENERAL RECEPCION DE CARGA Y PROVEEDORES 5 FLUJOS FISICOS Gestion de Inventarios. GESTION DE RED DE SUMINISTROS 6 GESTION DE ALMACENAMIENTO 6 CONTROL DE INVENTARIOS Y STOCK DE SEGURIDAD. 7 Procesamiento de pedidos. INTERACCION ENTRE PEDIDO E INVENTARIO. 10 Transporte. RUTAS Y GESTION DE FLOTA 10 MODELO DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCION 11

CONCLUSIONES

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Introduccin Este informe describe los procesos de abastecimiento y sus modelos de gestion, los procesamientos de pedidos, gestion de inventarios y de transporte que realiza la empresa Adelco LTDA. La entrevista se realizo al Seor Omar Sanzana, Jefe de Logistica Adelco Concepcion-Chillan. Abastecedora del Comercio Ltda. - ADELCO naci en Santiago de Chile el ao 1976, actualmente es una de las principales empresas dedicada a la importacin y distribucin (Venta al Por Mayor) de productos de consumo masivo del pas, abasteciendo a ms de 25.000 comerciantes en Chile, Bolivia, la zona sur del Per y la Patagonia en Argentina. ADELCO cuenta con 16 Agencias a lo largo del pas, las que en conjunto suman 40.000 mts2. de bodega, 3.000 mts2. en show rooms y ms de 5.000 en oficinas. Es importante destacar tambin la presencia en las Zonas Francas de Iquique y Punta Arenas, a travs de empresas relacionadas al mismo grupo Su mercado lo constituyen: mayoristas, distribuidores, tiendas de comercio tradicional, supermercados, grandes tiendas, hoteles, restaurantes, instituciones y tiendas de conveniencia.

ADELCO distribuye productos tanto nacionales como extranjeros y su mix incluye rubros tan variados como legumbres, condimentos, conservas de mariscos, pescado, frutas y verduras, vinos y licores, artculos de aseo y hogar, ferretera, artculos de librera y oficina, vajillera y utensilios de cocina, alimentos para mascotas, artculos de tocador e insumos agrcolas. A esto se suma adems el desarrollo de lneas con marcas propias tales como Oso, Pommerening, La Hortelana, Morumbi y Crucero. ADELCO es uno de los principales distribuidores del CENCOSUD, (Supermercados Jumbo y Santa Isabel).

Proceso Logstico. VISION GENERAL La empresa define el Proceso de Logistica como la parte integral de la empresa que tiene realcion e incidencia en todas las reas. El proceso en general consiste en el abastecimiento, recepcion, almacenaje, despacho y distribucion de productos de consumo masivo, ya sean alimentos, ferreteria, articulos de oficina e insumos agricolas. Dada la naturaleza de este negocio, cabe destacar que la empresa no cuenta con procesos productivos, lo que implica que la gestion de inventarios y de materiales no cuenta con Productos en Proceso o Productos Terminados, sino que estas areas se especializan en sistemas de control de inventarios y de productos recibidos y despachados.

Para el correcto funcionamiento de la logistica de la empresa, Adelco desarrollo un organigrama, y todo el proceso y sistema funciona para todas las agencias bajo el mismo esquema (Figura 1).

Figura 1. Organigrama Logistica Adelco. Fuente: Adelco. ORGANIGRAMA ADELCO / LOGISTICA

Gerente Logstica Ing. Desarrollo Jefe de Logstica

Jefe de Bodega

Encargado Reparto

Control de Stock

Recepcionista Despachador

Operario Movilizador

Asistente Reparto

Operario Gra Horquilla

RECEPCION DE CARGA Y PROVEEDORES Adelco cuenta con un nuevo sistema para la recepcion de los productos desde hace 1 ao (ver figura 2). Antiguamente se compraba directamente al proveedor en plaza, es decir, al momento en que se realizaba una orden de compra o pedido a proveedores, este a traves de sus bodegas en Concepcion entregaba la mercaderia directamente a la plaza de Adelco. Hoy en dia, el 95% de los proveedores de productos, esta entregando centralizado en Santiago a la bodega central de la empresa o centro de distribucion, llamado Tacora. Luego, Tacora es quien distribuye las cargas a todas las agencias del pais.

Se creo este nuevo sistema desde Gerencia General como una vision de negocios o vision estrategica, en donde se adquieren ventajas competitivas al contar con su propio sistema de distribucion para la recepcion de los pedidos, al tener un mayor control, y tambien se reducen los precios de compra. Figura 2. Modelo de recepcion, almacenaje y distribucion.
Tacora (Centro de distribucin Adelco)

Proveedores

Agencias Adelco

Clientes

FLUJOS FISICOS El flujo desde el abastecimiento hasta el despacho de mercancia, con el nuevo sistema de recepcion centralizado, se ha automatizado con un programa de mayor control. Este programa o software es llamado Sistema Automatico de Reposicion (SRA). El SRA crea una base de datos con la siguiente informacion: Ultimas ventas de la semana Stock disponible Mercancias en transito Ordenes de despacho Tiempo de respuesta de proveedores en Santiago

En base a esta informacion, Adelco es capaz de coordinar y gestionar de mejor forma los flujos fisicos y crear nuevas ordenes de compra por proveedor. Las ventajas de este sistema automatizado son: Estimaciones de demanda: antiguamente se realizaban las ordenes de compra segun el feeling del comportamiento de las ventas, siendo un metodo poco preciso y de mucho riesgo, 6

ya que se registraban mayores costos en terminos de atrasos y sobrestock. Ofertas especiales: ofertas se del realizaban compras cuando se presentaban proveedor, generando mucha

mercaderia en rotacion por periodos prolongados, aumentando los costos de inventario. Se han reducido los dias de permanencia (mercaderia disponible para venta) en un 30% aproximadamente, lo que se considera un buen parametro de medicion. Gestion de Inventarios. GESTION DE RED DE SUMINISTROS. La empresa cuenta con un sistema de gestion de suministros a traves de indicadores de servicios, utilizado como un mecanismo de proteccion para gastos innecesarios. Uno de estos indicadores mide las entregas completas. Es decir, por cada facturacion registrada en el sistema para cada cliente, se verifica si es conforme y completa. De esta forma, se controla que el cliente este satisfecho, con productos de calidad, sin defectos, en el tiempo justo y sin registrar devoluciones. GESTION DE ALMACENAMIENTO. Adelco utiliza un formato de inventarios trimestrales selectivo, es decir, de la cantidad de codigos que existen en bodega, se registra el 30% cada tres meses, y un inventario anual en el que se cuenta la mercaderia completa. Este sistema de codigos viene establecido desde la central en Santiago. Semanalmente se realizan inventarios generales los dias sabados y domingos. El almacenamiento se define por criterios de almacenaje: Familia de productos. Los lotes de productos al ser recibidos, el operario movilizador los ordena segun alimentos, articulos de limpieza etc. Por ejemplo, las legumbres tienen un sector de 7

almacenaje, el arroz tiene otro sector y asi sucecivamente para cada uno de la familia de productos. Productos de display. Todos aquellos productos pequeos y de bajo volumen es almacenado en jaula especialmente adaptada. Criterio FIFO. Aquellos productos que esten ms proximos a vencer se almacenan adelante del lote y los ultimos en llegar se almacenan atras, de manera de reducir la perdida de productos.

CONTROL DE INVENTARIOS Y STOCK DE SEGURIDAD. Para lograr un control del inventario la facturacion del dia se despacha el mismo dia y lo mismo para la recepcion. Si una orden queda para el siguiente dia, esa orden en el inventario semanal se aisla, para que no quede mercaderia en transito y lograr minimizar los desfaces. Se utilizan una serie de indicadores de rotacion de inventarios, que permiten medir la cantidad de ventas que se pueden realizar en un dia determinado con el stock disponible de ese dia. Otro indicador mide la valorizacion porcentual de productos que no han tenido venta en los ultimos meses con respecto al valorizado del stock total (ver figura 3). Tambien existe un Modelo de Reposicion Automatica que considera un stock de seguridad, que en caso de retrasos de pedidos se utiliza parte de ese stock de manera automatica.

Figura 3. Layout Rotacion de Inventarios. Ejemplo de indicadores de inventario para un periodo determinado.
ROTACION DE INVENTARIO PERMANENCIA (META 21 DIAS) A O 200 8 200 8 200 8 200 8 200 8 200 8 200 8 200 9 200 9 200 9 200 9 200 9 MES JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY ADELCO 31 32 31 34 31 26 25 24 29 30 30 30 29 CM 25 26 26 25 28 26 24 25 24 22 23 24 25 DIFERENCIA -6 -6 -5 -9 -3 0 -1 1 -5 -8 -7 -6 -5 0 7 21 25 PERMANENCIA (DAS) POSIBLE QUIEBRE< BUENO <REGULAR <MALO 7 21 25 P(dias) = Valorizado en Inventario ($) x 30 (dias) Valorizado Promedio al Costo ($) "Representa la cantidad de dias de venta (considerando el promedio de las ventas de los dos ultimos meses) que se pueden satisfacer con el stock disponible"

PROMEDIO

SIN MOVIMIENTO (META 2%) AO 2008 2008 2008 2008 2008 2008 2008 2009 2009 2009 2009 2009 MES JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY ADELCO 8,8 7,3 7,5 7,0 7,0 7,9 7,7 7,6 6,7 6,5 6,6 7,6 7,4 CM 3,8 3,4 3,0 2,9 3,3 3,6 2,5 2,2 2,2 2,4 2,4 3,4 2,9 DIFERENCI A -5,0 -3,9 -4,5 -4,1 -3,7 -4,3 -5,2 -5,4 -4,5 -4,1 -4,2 -4,2 -4,4 2% 5% SIN MOVIMIENTO (%) BUENO <REGULAR <MALO 2% 5% SM (%) = Valorizado Sin Movimiento Valorizado Total "Representacion porcentual del valorizado de productos que no han tenido venta en los dos ultimos meses respecto del valorizado total en stock"

PROMEDIO

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Procesamiento de pedidos. INTERACCION ENTRE PEDIDO E INVENTARIO. La empresa funciona con vendedores que se dividen en dos canales, de cobertura y de especialidad. Los de especialidad se enfoca a clientes como distribuidoras, mayoristas o Supermercados, mientras que los clientes de cobertura se enfocan a clientes mas especificos, como restaurantes, Instituciones o tiendas por conveniencia. Cada uno de ellos cuenta con una ruta de venta y un Asistente Personal Digital (PALM), a traves del cual al momento de realizar una venta, digitan la facturacion al SRA y se transcribe a un ordenamiento interno llamado Sectorizado. De esta manera, el Jefe de Bodega baja estos Sectorizados diariamente, y el encagado de reparto hace la separacion del inventario en bodega, se realiza la carga y finalmente la distribucion al dia siguiente.

Transporte. Adelco realiza los transportes, ya sea para la recepcion o distribucion de la mercaderia, en vehiculos de carga o camiones. La flota de camiones consta de 13 vehiculos, desde camionetas con capacidad de carga de 2.000kg hasta camiones de 10.000kg. La razon para 11

utilizar este medio de transporte radica principalmente por el tipo de producto transportado, sus costos, las rutas y la frecuencia de salidas. RUTAS Y GESTION DE FLOTA Dado un programa de distribucion definido semanalmente, cada vehiculo consta de sector de reparto y ruta, la cual es conocida tanto por lo vendedores como los clientes, para que se enmarquen dentro de esos despachos. El sistema de transporte se rige principalmente por los sectores y capacidades de carga, vale decir, para aquellos sectores mas lejanos o perifricos de la Ciudad de Concepcion, ya sea Caete, Arauco o Los Angeles, se utilizan camiones con mayor capacidad de carga, de manera que se realicen menos viajes semanales y asi reducir costos de transporte. Para el caso de transportes dentro de la ciudad, se utilizan vehiculos mas pequeos, como camionetas o furgonetas con capacidad de carga de alrededor 2.000kg de mercancia. Esto obedece a que las rutas son menos estrictas dentro de la ciudad, ya que transita por calles de menor tamao y se les brinda mayor agilidad para la oportuna entrega a los clientes. MODELO DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCION Para la distribucion la empresa ha sectorizado la zona de Concepcion de acuerdo a sus clientes y de acuerdo a esto se realizan las cargas dado un esquema semanal, en coordinacion con el Sistema de Reposicion Automatico (SRA) y la digitacion de facturas que el vendedor transfiere al sistema (ver figura 4).

Figura 4. Programa de distribucion y transporte.

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ADMINISTRACION

LOGISTICA

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SECTOR

N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4

NOMBRE Vega Monumental Talcahuano Chiguayante-Hualqui Penco-Tome-LirquenDichato Coelemu-Rafael Concepcin San Pedro Coronel-Lota

FACTURACION Y EMISION DE CARCAM DIA INI TER CIO MIN O Jueves Lu a Vi Lu Mie Vie Ma Vie Jueves Lu a Sa Ma Jue Lu a Vi Sabado 8:0 0 12: 30 8:0 0 12: 30 12: 30 12: 30 8:0 0 12: 30 8:30 13:0 0 8:30 13:0 0 13:0 0 13:0 0 8:30 13:0 0 8:0 0 12: 30 12: 30 12: 30 12: 30 8:30 13:0 0 13:0 0 13:0 0 13:0 0

CARGA CAMION DIA INI CI O 8:3 0 14: 00 14: 00 14: 00 14: 00 8:3 0 14: 00 8:3 0 14: 00 14: 00 14: 00 8:3 0 14: 00 TER MIN O 11:3 0 17:4 0 17:4 0 17:4 0 17:4 0 11:3 0 17:4 0 11:3 0 17:4 0 17:4 0 17:4 0 12:4 0 17:4 0

REPARTO DIA INI CI O 11: 30 8:0 0 8:0 0 8:0 0 7:0 0 11: 30 8:0 0 11: 30 7:0 0 7:0 0 7:0 0 7:0 0 7:0 0 TER MIN O 20:0 0 14:0 0 20:0 0 20:0 0 20:0 0 20:0 0 14:0 0 20:0 0 20:0 0 20:0 0 20:0 0 20:0 0 20:0 0

AraucoCarampangueLaraquete Curanilahue Caete - Tirua Caete-AntihualaCerro Alto-Tres Pinos Lebu Sta Juana

Miercol es Viernes Miercol es Sabado Lunes

Jueve s Lu a Vi Lu Mie Vie Ma Vie Jueve s Lu a Sa Ma Jue Lu a Vi Saba do Mierc oles Viern es Mierc oles Saba do Lune s

Jueve s Ma a Sa Ma Ju Sa Mie Sa Viern es Lu a Sa Ma Jue Ma a Sa Saba do Jueve s Saba do Jueve s Lunes Marte s

Sin dia definido. Se coordina carga y despacho con vendedor, de acuerdo a dias de pago en sector.

SECTORES A CONSIDERAR PARA NOTAS MANUALES A CARGAR EN EL DIA DIA Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado MAANA Concepcion Concepcion - San Pedro Concepcion Concepcion - San Pedro - Vega Monum Concepcion MEDIODIA Coronel/Lota - Talcahuano - Chiguayante/Hualqui Lebu/Los Alamos Coronel/Lota - Talcahuano Penco/Lirquen/Tome/Dichato Coronel/Lota - Talcahuano - Chiguayante/Hualqui Arauco/Carampangue/Laraquete - Caete/Tirua Coronel/Lota - Talcahuano - Coelemu/Rafael

Coronel/Lota - Talcahuano - Chiguayante/Hualqui Penco/Lirquen/Tome/Dichato - Curanilahue Concepcion - Coronel/Lota - Caete/Antihuala/Cerro Alto/Tres Pinos

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Conclusiones. Hemos visto en este trabajo la creciente importancia de la logstica para las empresas, lo cual supone un desafo enorme para las propias compaas y para quienes gestionan los procesos logsticos como ADELCO, y quizs el desafo ms importante es el estructurar las actividades logsticas dentro de un marco que aborda dos enormes mundos sobre los cuales la empresa tiene responsabilidades: lo primero es la rutina, la ejecucin da a da de los sistemas logsticos y en segundo lugar la mejora significativa de la gestin.

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Visto lo anterior podemos decir que el mercado logstico en Chile est despegando, ya que nuestra inquietud fue conocer ms plenamente el funcionamiento logstico de esta empresa, lo cual en el transcurso del trabajo de nuestra empresa verificamos la gran cantidad de herramientas y planes que se utilizan en sta rea, adems de nuevos programas de automatizacin, para el desarrollo de una correcta gestin y un mayor control sobre el flujo constante de los procesos. Cada vez son ms numerosas las firmas que adoptan estrategias y que buscan soluciones capaces de permitirles identificar, seguir, gestionar e informar con precisin sobre la circulacin de materiales, adems de asignar correctamente los recursos para las reas relacionadas a todo lo largo de los canales logsticos, es por ello que consideramos que la labor que cumple la gestin Logstica en ADELCO es sumamente importante para el efectivo flujo como distribuidora de productos nacionales e importados en sus 16 agencias a lo largo del pas.

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