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Servio de protocolo e arquivo: tipos de arquivo, acessrios do arquivo, fases do arquivamento: tcnicas, sistemas e mtodos. Protocolo: recepo, classificao, registro e distribuio de documentos. Gernciamento Eletrnico de Documentos (GED). Expedio de correspondncia: registro e encaminhamento. Recepo: informaes, encaminhamento, atendimento a clientes, registro, manuseio e transmisso de informaes. Atendimento ao telefone: recepo/transmisso de recados e informaes, transferncia de ligaes, utilizao do telefone e cuidados com o aparelho. Apresentao pessoal: vesturio, postura, etc. Relacionamento interpessoal: a importncia do auto conhecimento, as diferenas individuais, temperamento, carter, personalidade, superao de conflitos no relacionamento, capacidade de empatia. Elementos da comunicao: emissor e receptor, canais de comunicao, mensagens, cdigos e interpretao, obstculos comunicao, a voz e suas funes. Meios de comunicao: fax, computador, etc. tica no exerccio profissional: a imagem da organizao, imagem profissional, sigilo e postura. SERVIO DE PROTOCOLO E ARQUIVO: TIPOS DE ARQUIVO, ACESSRIOS DO ARQUIVO, FASES DO ARQUIVAMENTO: TCNICAS, SISTEMAS E MTODOS. PROTOCOLO: RECEPO, CLASSIFICAO, REGISTRO E DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS. GERNCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS (GED).
ARQUIVOLOGIA LEGISLAO PERTINENTE DECRETO N 4.915 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003. Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alnea "a", da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei n o 200, de 25 de fevereiro de 1967, no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto n o 4.073, de 3 de janeiro de 2002, DECRETA: Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominao de Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gesto de documentos no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica federal.
2o Considera-se gesto de documentos, com base no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediria, independente do suporte, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 2o O SIGA tem por finalidade: I - garantir ao cidado e aos rgos e entidades da administrao pblica federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais; II - integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que o integram; III - disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo; IV - racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica; V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica pblica; VI - preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica federal; VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da informao pblica federal. Art. 3o Integram o SIGA: I - como rgo central, o Arquivo Nacional; II - como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes; III - como rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes. Art. 4o Compete ao rgo central: I - acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais do SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II - orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos setoriais; III - promover a disseminao de normas tcnicas e informaes de interesse para o aperfeioamento do sistema junto aos rgos setoriais do SIGA;
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IV - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; V - estimular e promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo. Art. 5o Compete aos rgos setoriais: I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gesto de documentos de arquivo, em seu mbito de atuao e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus seccionais, visando padronizao dos procedimentos tcnicos relativos s atividades de produo, classificao, registro, tramitao, arquivamento, preservao, emprstimo, consulta, expedio, avaliao, transferncia e recolhimento ou eliminao de documentos de arquivo e ao acesso e s informaes neles contidas; III - coordenar a elaborao de cdigo de classificao de documentos de arquivo, com base nas funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de atuao e de seus seccionais; IV - coordenar a aplicao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituda para a administrao pblica federal, no seu mbito de atuao e de seus seccionais; V - elaborar, por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim; VI - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; VII - proporcionar aos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualizao. Art. 6o Fica instituda, junto ao rgo central, a Comisso de Coordenao do SIGA, cabendo-lhe: I - assessorar o rgo central no cumprimento de suas atribuies; II - propor polticas, diretrizes e normas relativas gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas nos rgos e entidades da administrao pblica federal, aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; III - propor aos rgos integrantes do SIGA as alteraes ou adaptaes necessrias ao aperfeioamento dos mecanismos de gesto de documentos de arquivo; IV - avaliar os resultados da aplicao das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessrios, visando modernizao e ao aprimoramento do SIGA.
1o Podero participar das reunies como membros ad-hoc, por solicitao de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e no a voto, quando julgado necessrio pela maioria absoluta de seus membros. 2o O Arquivo Nacional promover, quarenta e cinco dias aps a publicao deste Decreto, a instalao da Comisso de Coordenao do SIGA, em Braslia, para discusso e deliberao, por maioria absoluta de seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo rgo central do SIGA para a aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Art. 8o Devero ser constitudas nos Ministrios e nos rgos equivalentes, no prazo mximo de trinta dias aps a publicao deste Decreto, subcomisses de coordenao que renam representantes dos rgos seccionais de seu mbito de atuao com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposies a serem apresentadas Comisso de Coordenao do SIGA. Pargrafo nico. As subcomisses sero presididas por representante designado pelo respectivo Ministro. Art. 9o Os rgos setoriais do SIGA vinculam-se ao rgo central para os estritos efeitos do disposto neste Decreto, sem prejuzo da subordinao ou vinculao administrativa decorrente de sua posio na estrutura organizacional dos rgos e entidades da administrao pblica federal. Art. 10. Fica institudo sistema de informaes destinado operacionalizao do SIGA, com a finalidade de integrar os servios arquivsticos dos rgos e entidades da administrao pblica federal. Pargrafo nico. Os rgos setoriais e seccionais so responsveis pela alimentao e processamento dos dados necessrios ao desenvolvimento e manuteno do sistema de que trata o caput deste artigo. Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como rgo central do SIGA, o encaminhamento, para aprovao do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, das normas complementares a este Decreto, deliberadas pela Comisso de Coordenao do SIGA.
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Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 12 de dezembro de 2003; 182o da Independncia e 115o da Repblica. LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPTULO I Disposies Gerais Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento
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1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura polticojurdica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta)
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de janeiro de 1991; Independncia e 103 da Repblica. 170 da
DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Captulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Art. 2o Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando 4
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gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei n o 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica. Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; II - dois Federal; III - dois Federal; representantes representantes do do Poder Poder Executivo Judicirio
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 1o Cada Conselheiro ter um suplente. 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados. 4o O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Art. 4o Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ. Art. 5o O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros. 1o O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional. 2o As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida. Art. 6o O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros. Art. 7o O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
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Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. Art. 8o considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses. Art. 9o A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Captulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VII - os arquivos municipais Executivo e Legislativo. dos Poderes
1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais. 2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central. Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao
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desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico. 3o Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ. 4o Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991. 5o A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria. Captulo IV DA GESTO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL Seo I Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. 1o Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ. 2o Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1o sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 3o Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Seo II Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao
3o Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de
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quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional. Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n o 8.159, de 1991. Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores. Captulo VI DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei. Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares execuo deste Decreto. Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o. Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Braslia, 3 de janeiro de 2002; Independncia e 114o da Repblica. 181o da
ARQUIVOLOGIA
Considerada disciplina, tcnica e arte, a arquivologia uma cincia auxiliar da histria. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organizado constitui valioso patrimnio e pode documentar o passado de uma nao. Arquivologia o conjunto de conhecimentos sobre a organizao de arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservao de documentos, ttulos e textos de valor permanente e elaborao dos respectivos instrumentos de pesquisa, como no que toca eliminao de peas de valor transitrio e controle dos arquivos em formao. Inclui tambm as tarefas dos arquivistas. O termo arquivstica pode, de modo geral, ser empregado como sinnimo de arquivologia.
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recorrer a especialistas para decidir quanto destinao dos documentos. O primeiro tratado moderno de arquivstica, de autoria dos holandeses Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitula-se, em edio brasileira, Manual de arranjo e descrio de arquivos (1960).Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicaes Ltda. CONCEITO Arquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituies pblicas ou privadas, ou mesmo pessoas fsicas, na constncia e em decorrncia de seus negcios, de suas atividades especficas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informao ou a natureza do documento. Os arquivos, portanto, podem ser pblicos ou privados. 1. Arquivos pblicos: so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por rgos governamentais, em nvel federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas atividades administrativas, judicirias ou legislativas. Existem trs espcies de arquivos pblicos: correntes, temporrios e permanentes: Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que so objeto de consultas e pesquisas frequentes. Temporrios: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoo para depsitos temporrios. Permanentes: so conjuntos de documentos de valor histrico, cientfico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente. 2. Arquivos privados: so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituies no pblicas, ou por pessoas fsicas, devido a suas atividades especficas. Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos, no devem misturar-se com o arquivo principal, j que o tratamento que a eles se deve dar diferente. Uma empresa. imobiliria de porte mdio forosamente ter um arquivo composto de documentos relativos atividade que desenvolve. Haver contratos de locao, de imveis residenciais e comerciais; opes de venda de casas, apartamentos, terrenos; cartas pedindo informaes; contratos de compra e venda; certides; traslados; anncios em jornais; relatrios e vistorias e outros documentos ligados ao setor. Um catlogo de livros de uma editora, por exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, no deve fazer parte do arquivo principal. Tratandose, porm, de uma empresa ligada rea educacional, a abordagem seria outra, pois catlogo de livros fundamental a sua prpria sobrevivncia, enquanto certides, traslados, opes de compra de terrenos e outros documentos prprios do ramo imobilirio seriam afastados do arquivo principal.
IV as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes artstico-culturais; V os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico. 1 O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e preservao. 2 Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. 3 A lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento de bens e valores culturais. 4 Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei. 5 Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de reminiscncias histricas dos antigos quilombos. No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto Constituio de 1824, foi criado em 1836. na
No passado, a preservao do patrimnio documental era encarada principalmente por seu valor histrico. Aps a Segunda Guerra Mundial, comearam a aparecer as primeiras preocupaes com uma nova concepo arquivstica, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque histrico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalizao da informao, a eficincia administrativa e a finalidade prtica na tomada de decises. 9
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A difuso da informao de contedo tcnico e cientfico, a nova mentalidade que se introduz na administrao pblica, a necessidade de pesquisa constante e sistemtica, objetivando particularmente a correta tomada de deciso pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um novo enfoque do arquivo, distante daquele critrio eminentemente histrico. Como consequncia, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua importncia ultrapassou os limites que at h bem pouco tempo existiam. Atualmente, j no se conseguem restringir e delimitar o campo de atuao e a utilidade do arquivo. Sua importncia e seu potencial de crescimento so ilimitados. ORGANIZAO O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condies de segurana, preciso, simplicidade, flexibilidade e acesso: Segurana: o arquivo deve apresentar condies mnimas de segurana, incluindo-se medidas de preveno contra incndio, extravio, roubo e deteriorao. Dependendo da natureza do arquivo, importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. Preciso: o arquivo deve oferecer garantia de preciso na consulta a documentos e assegurar a localizao de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado. Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fcil compreenso. As possibilidades de erros so reduzidas em arquivos simples e funcionais. O nmero e a variedade de documentos no exigem necessariamente um arquivo complexo e de difcil entendimento. Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou rgo pblico, ajustando-se ao aumento do volume e complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificao no devem ser muito rgidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento. Acesso: o arquivo deve oferecer condies de consulta imediata, proporcionando pronta localizao dos documentos. A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos ltimos anos, graas principalmente necessidade cada vez maior de informaes. O arquivo no se reduz apenas a guardar documentos; significa tambm uma fonte inesgotvel de informaes, que pretende atender a todos e a todas as questes. ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO Esses arquivos so muito importantes para a empresa, j que por meio deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providncias: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a pagar; aplices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou controles para renovao de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a serem assinados; enfim, inmeros assuntos que no devem ser simplesmente arquivados e fatalmente esquecidos.
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ficam visveis e os dados principais so lanados tambm na margem superior das fichas, vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta. O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser adaptadas a qualquer empresa. As informaes necessrias para o correto acompanhamento so fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utilizao da informtica, alm da rapidez, a reduo da margem de erro. REFERNCIAS CRUZADAS A expresso referncias cruzadas largamente usada pelas pessoas que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecrios a palavra mais empregada remisso. A principal finalidade das referncias cruzadas a de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome est arquivado em tal pasta. As referncias cruzadas podem vir em pequenas fichas, principalmente quando colocadas em ndices. Quando, porm, guardadas nos prprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavelmente ter uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razo social dessa loja de departamento ser Casa Anglo Brasileira S:A.. Recomenda-se, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel: muito comum encontrar anotaes como Veja tambm, indicando que o assunto ou nome possui outras ligaes importantes. Suponha-se uma empresa que se dedica principalmente ao comrcio exterior. E provvel que ela arquive os conhecimentos areos relativos carga transportada numa pasta de Carga Area. Entretanto, essas exportaes so efetuadas por uma companhia area, por exemplo, a VARIG. Nesse caso, recomenda-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que podero ser colocados, por exemplo, os horrios dos vos, inclusive dos vos cargueiros, as cidades que ela serve, as conexes possveis, as tarifas de carga area e outras informaes pertinentes, e ainda uma observao: Veja tambm Carga Area. Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referncia cruzada. Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referncia para Carteira de Comrcio Exterior, ou vice-versa. O importante que a pasta fique com a forma mais conhecida e mais fcil. Por exemplo, talvez seja prefervel abrir uma pasta para Instituto Nacional do Livro e uma referncia cruzada para INL, para no se fazer confuso com IML (Instituto Mdico Legal). De um lado, a referncia cruzada muito importante, pois ajuda e agiliza o funcionamento do arquivo, porm, de outro, deve-se tomar cuidado e evitar o excesso de referncias que acarretam volume muito grande de papis, congestionando, consequentemente, o arquivo. TRANSFERNCIA H documentos que esto sujeitos ao fator tempo, isto , h aqueles que tm valor de um ano; outros de dois, trs, cinco ou mais anos; outros,
reduzir ou eliminar despesas desnecessrias com novos equipamentos. Portanto, as transferncias de documentos devem ser cuidadosas e criteriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenas no apenas quanto frequncia do uso ou da consulta, mas tambm quanto a seu valor. Tipos de arquivo No que se refere frequncia do uso ou consulta, existem trs tipos de arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto. Arquivo ativo: mantm arquivados os documentos e papis de uso, consulta e referncia constantes e atuais, ou que se encontram em fase de concluso. Arquivo inativo: guarda documentos e papis que oferecem menor frequncia de uso, consulta ou referncia. Arquivo morto: armazena documentos de frequncia de uso, consulta ou referncia quase nulas. No entanto, no se deve considerar este arquivo como um depsito de lixo, mesmo porque os documentos definidos como inteis ou imprestveis devem ser destrudos. O arquivo morto precisa, inclusive, ser organizado dentro das mesmas tcnicas e regras que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes sero necessrias a imediata localizao e a consulta a papis em desuso. Uma empresa que tenha, de existncia dever manter o registro de todos seus mesmo que entre eles aposentados ou falecidos. 11 por exemplo, 50 anos em seu arquivo morto antigos empregados, existam alguns j A destruio desses
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registros s ser possvel ou permitida no caso de se proceder a uma completa microfilmagem. Destaque-se que se deve fazer anotao dos documentos transferidos e, no caso de destruio, registro da data em que ocorreu a destruio e referncia ao contedo deles. Atualizao de arquivo Existem trs tipos de transferncias de documentos ou papis de um arquivo para outro: transferncias peridicas, transferncias permanentes e transferncias dirias: Transferncias peridicas: as transferncias so efetuadas em intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequncia de uso. Transferncias permanentes: so transferncias realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acontecem quando o acmulo de papis no arquivo ativo to grande que chega a atrapalhar o bom andamento do servio. A transferncia, ento, ir acarretar grande perda de tempo, j que o arquivo inteiro ter de ser analisado. Transferncias dirias: so as mais recomendveis, porque mantm em ordem os arquivos ativos. O trabalho poder ser grandemente facilitado se do documento j arquivado constar sua validade ou vencimento, ou marcao indicando a data da transferncia. Dessa forma, as transferncias podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva ou se consulta um documento qualquer. Conservao e proteo de documentos Determina-se o valor do documento levando em considerao todas as finalidades que possui e seu tempo de vigncia, que muitas vezes se subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um quadro ou tabela de prazos de vigncia para os diversos documentos, facilitando sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos so classificados por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e temporrios. Permanentes - vitais: so documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importncia vital para a empresa, isto , sem eles a empresa no tem condies de funcionar. Citam-se, entre outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros de aes; cartas - patentes; frmulas (qumicas); procuraes. Permanentes: so documentos que devem ser guardados indefinidamente, porm no tm importncia vital. Como exemplo, podem-se relacionar: rela trios anuais; registros de empregados; livros e registros contbeis; recibos de impostos e taxas; avaliaes; e outros. Temporrios: so documentos que tm valor temporrio de um, dois, cinco ou mais anos. Recomenda-se a confeco de um quadro ou tabela, com anotao da vigncia do documento que, naturalmente, seguir critrios determinados pela prpria empresa. Assim, so temporrios: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extratos bancrios;
Responsabilidade: o cuidado e a proteo de documentos melhora muito, pois a responsabilidade se encontra nas mos de um especialista. Economia: grande a economia de equipamento; de pessoal; de tempo gasto no arquivamento; na localizao e na preparao de cpias adicionais ou referncias. Uniformidade: proporciona certa padronizao ao sistema e mtodos de arquivamento, o que no acontecer se houver inmeros arquivos departamentais. Concentrao: os documentos so concentrados por assuntos, oferecendo ao consulente viso global. Na descentralizao, os mesmos assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos. Utilizao: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga sua vida til. H algumas desvantagens na centralizao, que precisam ser apontadas: Consulta dificultada: necessidade de locomoo at o centro de arquivos; tal fato no ocorre com a descentralizao, em que o arquivo do departamento se encontra mo. Acmulo de pessoas: poder acontecer o acmulo de pessoas no local onde esto colocados 12
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os arquivos, o que dificulta a consulta e tumultua o trabalho do arquivista. Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoo at o arquivo central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se houver muitas pessoas no local. Espao: necessidade de mais espao para incluir todos os arquivos, alm de mesas e cadeiras para as diversas consultas. Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos consulta generalizada, dificultando a manuteno do sigilo, to necessrio vida da empresa. Disperso: a pasta em que est classificado um documento, no momento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro departamento. As solues variam de empresa para empresa; o mais comum, entretanto, a opo pelo sistema misto, ou seja, centralizao parcial. Em princpio, os documentos vo para o arquivo central; entretanto; documentos especficos que s interessam a certos departamentos ficam nos arquivos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados no prprio departamento de vendas a relao de representantes ou clientes, seus pedidos, reclamaes, correspondncia de modo geral. Outro caminho a seguir o que procura basicamente centralizar o controle e no o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde devero ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles que so vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precaues. Em seguida, ele dever planejar os diversos arquivos localizados nos vrios departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organograma fundamental nessa etapa. Seu trabalho, alm da administrao do arquivo central, pressupe a classificao e a distribuio diria de documentos aos diversos departamentos. Realmente, trata-se de um assunto de soluo no muito fcil, j que existem vantagens e desvantagens em todos os mtodos. O importante que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condies, necessidades e objetivos a curto, mdio e longo prazos. MICROFILMAGEM Observa-se na poca atual excessivo aumento do nmero de documentos. De um lado, devido expanso da administrao pblica em todos os setores e em todos os nveis: federal, estadual e municipal; de outro, graas ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rpido avano da tecnologia, em todos os setores da economia. crescente a indagao de como e quando se deve proceder para reduzir e racionalizar a produo de documentos e, por consequncia, seu arquivamento e conservao. O microfilme surgiu como uma das principais respostas a essa questo. O microfilme um processo de reproduo fotogrfica reduzida, chegando a quase 95% do documento original. So vrias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do arquivo ativo para o
Reproduo: a microfilmagem oferece condies de reproduo ilimitada, alm de fidelidade, exatido perfeita dos documentos reproduzidos. Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado, preciso levar em considerao a economia que proporciona com a reduo do espao, de equipamento e de pessoal necessrio para a manuteno de arquivos convencionais, especialmente nas grandes empresas. Consulta: a consulta a documentos imediata e mais fcil, agilizando em muito o servio. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de cheques compensados. As tcnicas modernas de microfilmagem evoluram muito nos ltimos anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles. A deciso de utilizar a microfilmagem na empresa tambm pode ser auxiliada pela ocorrncia de um ou mais dos seguintes fatos: necessidade de entregar ou devolver s pessoas os originais dos documentos; necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos; necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente; necessidade de proteger . os documentos dos riscos de incndio, inundao ou furto. Em princpio, a organizao de um arquivo de microfilmes deve seguir o sistema e o mtodo empregados nos arquivos de documentos; o arquivo deve vir acompanhado de ndices que facilitem a pronta localizao, bem como deve existir na empresa aparelho prprio para a leitura dos microfilmes. muito importante, tambm, considerar o aspecto legal da microfilmagem. A legislao brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou mesmo indefinidamente. A reproduo de um microfilme no formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado em cartrio e vista do documento original. 13
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Portanto, a microfilmagem no deve ser entendida apenas como substituidora de documentos originais. Antes de mais nada, preciso encarar o microfilme como cpia adicional de documento cuja utilidade para a empresa tenha sido estudada e comprovada. EQUIPAMENTOS Entende-se por equipamento o mvel utilizado para arquivamento. O conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvantagens, ir facilitar em muito o servio do arquivista. Denomina-se sistema de equipamento a maneira como os documentos so colocados no mvel arquivador. So trs os sistemas de equipamento: 1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posio horizontal dentro do mvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda utilizado em algumas reparties pblicas, que amarram ou colocam os documentos em pacotes. Tambm pertencem ao sistema horizontal as mapotecas, muito utilizadas, e os fichrios tipo kardex, Securit, muito conhecidos e empregados com bastante sucesso em inmeras empresas. Mvel Securit para arquivo horizontal mapas, plantas, heliografias e mapotecas As vantagens do sistema so as seguintes: a iluminao direta; podem ser efetuadas no de
necessidade de retirar o documento para fazer anotaes; iluminao deficiente; dos documentos no
3.Rotativo: os documentos so colocados de modo que possam girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informaes rpidas. Fichrios So caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartes, podendo ser de madeira, de ao, de material plstico ou de acrLico. So largamente utilizados e servem a muitas finalidades: ndices, informaes, endereos, relao de clientes, representantes, fornecedores e outras. O equipamento deve satisfazer s necessidades da empresa e dos servios a que se destina. Alguns requisitos so: adequao s necessidades do servio; obteno de maior economia de espao; facilidade de acesso; possibilidade de expanso; resistncia e durabilidade;
as possibilidades de perda de documentos so bastante reduzidas. As desvantagens so: ocupa muito espao;
h necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou retirar um documento; a consulta demorada;
a consulta exige o deslocamento de outros documentos. 2.Vertical: os documentos permanecem no interior do mvel arquivador em posio vertical. So dois os tipos nesse sistema: Frontal. Os documentos so colocados uns atrs dos outros, com a frente voltada para o arquivista. Lateral. Os documentos so colocados uns ao lado dos outros, com a lateral voltada para o arquivista. Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigncias do mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de braos metlicos apoiados em suportes especiais. So vantagens do sistema: custo mais baixo; fcil manuseio; fcil conservao; fcil atualizao do material arquivado; 14
H inmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utilizados pelos trs sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os critrios apontados e outros que so considerados essenciais pela empresa ou rgo pblico e que prevalecem numa boa administrao. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Cadeado. Suporte regulvel. ndice alfabtico. Estrutura. Dispositivo antiimpacto. Ps antiderrapantes.
ACESSRIOS Acessrios so materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e eficiente utilizao dos mesmos criar condies favorveis para o andamento do servio. A escolha acertada dos acessrios est diretamente ligada ao sistema e mtodo de classificao e arquivamento empregados, assim
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como ao conhecimento existentes no mercado. dos tipos e modelos
Os principais acessrios so: pastas; guias; projees; tiras de insero e notaes. 1. Pastas: so pedaos de cartolina dobrada, que formam uma aresta comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os documentos comuns a um assunto e, normalmente, tm dimenses padronizadas. Com relao ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfonadas, para permitir o maior acmulo de documentos; algumas possuem divises internas. No que se refere projeo, ela poder ou no constar da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos modernos, so semelhantes s convencionais, apenas com a particularidade de possurem dois braos metlicos ou outro material que se apia nos suportes laterais do arquivo. 2. Guias: so pedaos de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo menores, com uma salincia na parte superior, chamada projeo. As guias servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto projeo, podem ter, ou no, encaixes para as tiras de insero. Nas guias, as projees podem vir em posio central, em diferentes posies ou, ento, formando um jogo de, por exemplo, duas, trs, quatro, cinco ou mais posies. A diferena das posies possibilita ao arquivista ampla visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localizao de documentos. 3.Projees: so salincias colocadas na parte superior das pastas ou das guias que recebem as anotaes ou dizeres pertinentes. Servem para ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projees podem ser de papelo, de material plstico ou de ao. Alm disso, podem ser fixas ou adaptveis. Essas ltimas no fazem parte das pastas ou das guias e podem ser colocadas posteriormente. 4. Tiras de insero: papeletas ou rtulos que, aps receberem os dizeres ou inscries correspondentes, devero ser inseridas nas projees das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da guia. 5. Notaes: so os dizeres, as inscries registradas nas tiras de insero e em seguida inseridas nas pastas ou guias. fato conhecido que um dos fatores para a excelncia dos arquivos reside na combinao harmoniosa e funcional dos sistemas e mtodos de classificao e arquivamento, e dos equipamentos e acessrios. SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO A opinio de que os arquivos so simples depsitos de papis ou documentos velhos e inteis, arquivados por mera tradio, apia-se no fato de que a maioria dos arquivos mal organizada, mal administrada e, portanto, dificulta a localizao imediata das informaes desejadas. Mera opinio, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, um centro atuante de informaes, um instrumento de controle para a atividade administrativa, que auxilia na correta tomada de deciso.
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mais espaos fsicos pela retirada de documentos dos arquivos correntes; reduo ao essencial da quantidade de documentos nos arquivos correntes; reduo de pessoal e consequente economia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documentos; melhor manuteno, uso e superviso dos arquivos; e melhor critrio de preservao, controle e eliminao de documentos. Um sistema de arquivos moderno e bem organizado ter todas as condies para oferecer subsdios a planos e decises da administrao pblica, seja mostrando as relaes e planejamento do passado, seja evitando duplicidade antieconmica de velhas iniciativas. Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos rgos do governo em desenvolver sistemas de informaes altamente sofisticados, em que a informtica assumiu posio de grande relevncia. MTODOS DE ARQUIVAMENTO Modernamente, o arquivo de informaes tornou-se uma atividade que pode ser realizada eletronicamente atravs de computadores. A tarefa da secretria, neste caso, consiste em registrar as informaes em programas previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em programao (ou j dispe dele em seu quadro de empregados), que dever preparar um programa segundo as necessidades da secretria. Enganamse os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos mtodos tradicionais de classificao de informaes. O programador apenas executar um programa depois de ouvir a secretria sobre as reais necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os variados mtodos de classificao para propor solues apropriadas. Acrescente-se que o estudo dos mtodos aqui expostos permite a aquisio de tcnicas de classificao e simplificao de tarefas. Deixar de aprend-los prejudicial at mesmo para o domnio de um pensamento claro e bem estruturado. Alm disso, a secretria manipula informaes escritas (documentos), internas e externas, que ela precisa arquivar. Havendo um sistema de arquivamento j definido, a empresa ou rgo pblico dever decidir qual mtodo de arquivamento ir empregar. O mtodo estabelece o que preciso fazer para alcanar o fim desejado pelo sistema de arquivamento. Um plano colocao e pesquisa, a informaes e deciso. previamente estabelecido para guarda de documentos facilita coleta de dados, a busca proporciona uma correta tomada a a de de
decimal; automtico; automtico moderno. AVALIAO E GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES O termo gesto de documentos ou administrao de documentos uma traduo do termo ingls records management. O primeiro originrio da expresso franco-canadense gestion de documents e o segundo uma verso iberoamericana do conceito ingls. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser o mais difundido entre ns. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1984 define gesto de documentos como um aspecto da administrao geral relacionado com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gesto de documentos como um conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos. No mbito da legislao federal, considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente . RACIONALIZAO, PRESERVAO DA MEMRIA GESTO DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas, bem como preservao do patrimnio documental de interesse histricocultural. EFICINCIA,
Os diversos mtodos de arquivamento, que atravs dos anos foram desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos rgos governamentais. Todos so bons e apresentam vantagens e desvantagens. O importante que a deciso quanto ao mtodo leve em considerao o tamanho, a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do rgo pblico; as pessoas normalmente envolvidas; os servios prestados; as informaes comumente solicitadas; e os tipos de documento que devem ser arquivados.
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A gesto pressupe, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos documentos desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gesto compreende todas as atividades inerentes s idades corrente e intermediria de arquivamento, o que garante um efetivo controle da produo documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigncia), das transferncias aos arquivos centrais/intermedirios (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminaes e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histrico-cultural). So de fcil reconhecimento, assim, os trs momentos da gesto, no necessariamente consecutivos: 1. Produo dos documentos: inclui a elaborao de formulrios, implantao de sistemas de organizao da informao, aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. 2. Manuteno e uso: implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de reproduo, automatizao do acesso, mobilirio, materiais, local. 3. Destinao final dos documentos: programa de avaliao que garanta a proteo dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminao de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatrio e informativo. A avaliao de documentos de arquivo uma etapa decisiva no processo de implantao de polticas de gesto de documentos, tanto nas instituies pblicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa avaliar documentos? Para o administrador, que est com seus depsitos abarrotados de documentos, sem dvida, a avaliao sugere uma eliminao imediata de papel, com vistas liberao de espao fsico. No entanto, se o processo de avaliao no for efetivamente implantado atravs das Tabelas de Temporalidade, no tardar muito para que a produo e acumulao desordenadas preencham novamente todos os espaos disponveis. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro. A avaliao dever ser realizada no momento da produo, paralelamente ao trabalho de classificao, para evitar a acumulao desordenada, segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos. Esse o grande problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermedirios, especialmente nos do servio pblico. O critrio de arquivamento dos processos administrativos ainda o sequencial numrico/cronolgico, de acordo com o nmero
CONCEITO DE RESTAURAO
CONSERVAO
Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas sees devem ser enfocadas: a de conservao e a de restaurao. 1 - Conservao - um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos trs (3) ideias: preservao, proteo e manuteno. Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) defend-lo da ao dos agentes fsicos, qumicos e biolgicos que os atacam. O principal objetivo portanto da conservao o de estender a vida til dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, manuseio e armazenamento. A preservao ocupa-se diretamente com o patrimnio cultural consistindo na conservao desses patrimnios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruio causadas pela umidade, por agentes qumicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. A manuteno, a limpeza peridica a base da preveno. 2 - Conservao Preventiva (Restaurao) tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restaurao uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, pacincia, amor arte, pois nesta seo se praticam verdadeiras intervenes cirrgicas com os bens culturais, "a restaurao quase uma neurose da perfeio, em que o mais ou menos no existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes. Em uma restaurao nenhum fator pode ser negligenciado, preciso levantar a histria, revelar a tecnologia empregada na fabricao ou a tcnica de impresso utilizada e traar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que no volte a sofrer efeitos de deteriorao do futuro. Como sabemos so poucos os tcnicos ligados a esta rea e leva anos para formar um bom 17
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restaurador, por estes fatores podemos dizer que melhor: Conservar e preservar para no restaurar" AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS 1. FSICOS Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos. Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condies de conservao sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frgil e isto se chama envelhecimento natural. Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficincia de gua 2. QUMICOS Acidez do Papel - Os papis brasileiros apresentam um ndice de acidez elevado (pH 5 em mdia) e portanto uma permanncia duvidosa. Somemos ao elevado ndice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos pases tropicais e subtropicais e uma variao da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorvel na conservao de documentos em papel. Dentre as causas de degradao do papel, podemos citar as de origem intrnseca e as de origem extrnsecas. Poluio Atmosfrica - A celulose atacada pelos cidos, ainda que nas condies de conservao mais favorveis. A poluio atmosfrica uma das principais causas da degradao qumica. Tintas - a tinta um dos compostos mais importantes na documentao. Foi e usada para escrever em papis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avano tcnico e cultural, e ainda indispensvel para a criao de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diria. 3. BIOLGICOS Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo colees e documentos preciosos. Os principais insetos so: Anobideos (brocas ou carunchos) Thysanura (traa) Blatta orientalis (barata) Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel. Roedores - A luta contra ratos mais difcil que a preveno contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de at 20% do total do documento. 4. AMBIENTAIS Ventilao - um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biolgicos, quando h pouca aerao. Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biolgicos sobre os materiais grficos, a presena de p. 5. HUMANOS
Gesto documental
A gesto documental ou gesto de documentos um ramo da arquivstica responsvel pela administrao de documentos nas fases corrente e intermediria (primeira e segunda idade). Em termos informticos, a Gesto Documental uma soluo de arquivo, organizao e consulta de documentos em formato eletrnico onde existe toda a informao de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicao. Esta soluo permite a colaborao numa organizao atravs da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negcio de uma empresa. A Gesto Documental integrada com outras solues, como por exemplo, a digitalizao, fax e email permitem gerir toda a informao no estruturada (documentos) importante da organizao. Num processo de gesto documental o seu inicio quando h a recepo do documento em que este passa pela fase de desmaterializao, ou seja, digitalizao do documento geralmente em formato papel para um formato eletrnico. Numa segunda fase os documentos em formato eletrnico so submetidos a uma classificao, de seguida h uma definio dos vrios estdios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existncia, como por exemplo, a publicao, aprovao, distribuio, reencaminhamento e desactualizado (destrudo). Por ltimo, este processo disponibiliza ao utilizador um mtodo de localizao eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google. Vantagens na sua utilizao As empresas que investem pela soluo Gesto Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, h um ganho na produtividade devido a uma uniformizao dos processos e facilitando a implementao de normas de qualidade. As vantagens na sua utilizao so as seguintes: Reduo do custo do nmero de cpias, aumento de produtividade na procura, no reencaminhamento de documentos e reduo do espao de arquivo; Gesto de Informao Integrada conseguida a partir da consolidao transparente dos documentos eletrnicos (originados pela aplicaes Office) e de documentos com origem em papel; Uniformizao de Processos de reencaminhamento, aprovao, arquivo e eliminao dos documentos, mantendo o histrico de verses dos documentos; Digitalizao dos documentos; Descentralizao do espao fsico, isto , os documentos e processos esto sempre disponveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicao; Com o auxilio de um browser a pesquisa da informao dos documentos est facilitada e rpida;
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Formao de um Backup que permite a recuperao da informao em caso de incndio ou inundao do seu arquivo fsico; As solues de Gesto Documental tm mecanismos de controlo de acessos e segurana protegendo os seus documentos de acessos no autorizados. Casos de aplicao A Gesto Documental quer seja eletrnica ou em arquivo de papel est presente em todas as organizaes. As solues de Gesto Documental aplicam-se a um conjunto alargados de reas funcionais: Administrativa financeiros) e Financeira (documentos
Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de no conformidade) Produo (desenho tcnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produo) Jurdica (contratos, propostas, concursos pblicos e cadernos de encargos) Servios a Cliente (informaes, apiam tcnico e documentos de Cliente) Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificaes de produtos) Desenvolvimento (memrias pesquisa e desenvolvimento) descritivas,
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A situao hoje Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e muito velozmente, abalando assim os fundamentos tericos do arquivismo. Ns transferimos para o ambiente informatizado as polticas desenvolvidas para os documentos sobre papel, mas a complexificao das tecnologias e a influncia dessas ltimas sobre nossos mtodos de trabalho foram de tal ordem que essas polticas no so mais suficientes. O documento eletrnico tornou-se um conjunto de relaes ou de trechos de informao, podendo residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992, 53). Por exemplo, o relatrio anual de uma companhia pode consistir em arquivos de texto, cada um redigido por uma pessoa diferente, empregando um processador textual diferente num ambiente informtico diverso. Pode-se encontrar na relao das fotos e outros grficos criados com outros sistemas operacionais, assim como os quadros estatsticos criados com diferentes sistemas operacionais, e ainda grficos gerados por outros sistemas, tudo reunido em um documento eletrnico colocado em pgina para a impresso sobre papel ainda por outro sistema operacional, e ainda com uma verso diversa para ser instalada no Web. O leitor recebe um simples documento em papel, mas o arquivista responsvel pelo documento eletrnico deve pensar a organizao para a armazenagem, a marcao e a preservao de todos esses arquivos, bem como a relao entre eles. Outro problema de capacidade: no se pode mais conservar a informao apenas em formato linear. O hipertexto e as ligaes hipertextuais e hipermiditicas, assim como as estruturas relacionais das bases de dados, acrescentam uma outra dimenso e complexificam mais o problema. Por outro lado, a chegada dos arquivos multimdia torna mais complexos do que nunca os arquivos eletrnicos (Bergeron 1992,53). Outros fatores importantes que contribuem para as mudanas fundamentais nas teorias e nas prticas, quando se trabalha com os documentos eletrnicos, so a dependncia diante da mdia e dos aparelhos, a impossibilidade de entrevistar os aparelhos, a volatilidade da informao, sua segurana e sua integridade, e a proliferao de formatos proprietrios, de sistemas de explorao, de sistemas operacionais, de verses desses sistemas operacionais, bem como o preo do desenvolvimento de tudo isso. Breve, no espao de trinta anos, a natureza da matria de que tratam os arquivistas ter mudado radicalmente. Deve-se j distinguir o conceito de suporte daquele de informao. Antes, como a informao estava sempre integrada ao suporte, tratavam-se os dois ao mesmo tempo e pensavamse nos dois como sendo uma coisa s: um documento. Para adaptar a expresso de Negroponte (1995), antes tratavam-se dos tomos, hoje tratam-se dos bits. Questes atuais Para os fins de nossa apresentao hoje, dividimos as questes em cinco categorias: os documentos e seus suportes, a interconectividade, a normalizao, a converso e a preservao. Os documentos e seus suportes: A tendncia para a
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a apresentao do documento (por exemplo, os sinais de estilos, de caracteres itlicos), para exprimir suas relaes com outros documentos (por exemplo, de linhas, de pontos), para exprimir a catalogao, a classificao, a indexao ( os pontos de acesso para o tema), para gerir o fichrio informtico (por exemplo, as informaes tcnicas concernentes ao formato do fichrio), etc.. Porm, sobretudo a normalizao dos metadados que de uma importncia capital nesse contexto. Se se deseja permitir o acesso a muita informao via redes, tem-se todo o interesse em normalizar prticas de descrio e de organizao, seno o usurio ser obrigado a aprender a linguagem de cada novo sistema com o qual deseja trabalhar. Muitas iniciativas nesse sentido foram empreendidas, por exemplo, as Regras para a Descrio dos Documentos de Arquivos (RDDA, no Canad), a Encoded Archival Description (EAD, nos Estados Unidos), a Standart Generalized Markup Language (SGML, norma ISO 8879), e a Duplin Core, a Wrawick Framework e seus sucessores (15 elementos de base para a comunicao de documentos em rede). Resta ainda muito trabalho a fazer, especialmente o aperfeioamento das normas e sua implantao universal de forma independente dos sistemas operacionais e do material informtico. O que nos permite ser otimistas que, a longo prazo, seremos os conservadores de documentos altamente estruturados e onde as informaes concernentes estrutura e organizao desses documentos "viajem" atravs das redes com os documentos como parte integrante de tudo isso, no importando onde esto os diversos destinatrios eletrnicos pelo mundo afora. Com a sistematizao das prticas, passa-se de um mundo tecnolgico catico a um mundo ordenado. Para chegar a um mundo no qual toda a informao est em formato eletrnico e acessvel a quem possua um computador e uma ligao com as redes, precisaria considerar a converso macia dos fichrios j existentes, seno no se poderia consultar as informaes mais recentes. Como assinalava Clifford Lynch, este importante observador das atividades das grandes redes, se se confia nas informaes disponveis em linha, teremos a impresso de que a histria da raa humana sobre a terra comeou em 1970. Que fazer ento com as informaes acumuladas em nossos depsitos depois de sculos? preciso demonstrar se a converso dos fichrios existentes desejvel, se ela necessria, se ela possvel. No momento, entretanto, h obstculos importantes, especialmente as infraestruturas atuais, o estado das tecnologias e os custos necessrios. Tomemos por exemplo o estado dos numriseurs e os sistemas operacionais de reconhecimento tico de caracteres (ROC). O alvo desses ltimos permitir a converso de documentos impressos sobre papel e fichrios tratveis por computador e isso a custo abordvel. Mas os melhores sistemas operacionais atuais no fazem prova de uma taxa de resultados alm de 97% ou 98% (Linke 1997, 70). Em princpio, isso pode parecer muito elevado, mas quando se considera que aquilo se traduz por cerca de trinta erros por folha A4 datilografada em espao duplo, compreende-se facilmente que a interveno
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em movimento, necessitaria de 33 grossos cassetes para estocar este filme, ao custo de 13.000 $ US pela fita magntica somente! Alm disto, o sistema necessitaria de 110 horas para converter a imagem em movimento do formato analgico ao formato numrico. Isto se traduz por mais de uma hora de tratamento por minuto de filme. No falamos ainda de custos de tratamento. E com tudo isso, seria necessrio transplantar cassetes em dez ou vinte anos para evitar a perda de todo esse trabalho! Como os suportes numricos no so confiveis para a conservao a longo prazo, enaltece-se s vezes a impresso sobre papis do cdigo informtico codificado em algarismos 1 e 0, em razo das propriedades de conservao a longo praz do papel. Mais tarde um sistema operacional de reconhecimento tico de caracteres ler o cdigo para reconstituir o fichrio informtico. Para a imagem em movimento, esta prtica no ser nada prtica, pois um clculo rpido nos d os algarismos seguintes, baseados sobre um sistema que permite a resoluo comandada de 320 milhes de pixels por imagem: a 24 imagens/segundo, sero necessrios aproximadamente 8 bilhes de pixels/segundo de filme 35mm. No ritmo de 6000 bits/pgina (quando se datilografa com entrelinha simples, calcula-se 3000), contaremos 5600 pginas (uma pilha de aproximadamente 5m) por cada segundo de filme, e portanto 180 m3 por minuto de filme, vale dizer, 16 km de espao para estocar nosso filme de 90 minutos! Decididamente, no se poder considerar a numerao das colees de imagem em movimento antes de encontrar maneiras mais econmicas de estocar os fichrios assim criados. Considerando a preservao e a conservao dos arquivos eletrnicos, podemos nos voltar um pouco para as concluses do grupo de trabalho sobre a preservao dos arquivos numricos (Preserving digital information 1996, 37). Este grupo de trabalho conclui que a responsabilidade primeira para a informao numrica permanece com os criadores, os fornecedores e, eventualmente, os proprietrios. Alm disso, o grupo enaltece a criao de uma infraestrutura muito profunda (deep infrastructure) capaz de suportar um sistema distribudo de dados. Na disposio de uma tal estrutura, criar-se- um processo de certificao de organizaes capazes de estocar, de migrar e abastecer o acesso s colees numricas. Estas organizaes certificadas teriam o direito legal de intervir pela salvaguarda de documentos depositados alhures, em caso de perigo de destruio, seja por uma ameaa fsica integridade dos documentos, seja por uma mudana de polticas de conservao em outro lugar, devido privatizao de um arquivo, por exemplo. Obstculos automao Nesta parte, resume-se brevemente alguns obstculos atuais automao dos arquivos. Em nvel das infra-estruturas, a banda frequentada ter necessidade de ser acrescida consideravelmente antes que se possa responder convenientemente s necessidades dos usurios cujo nmero no cessa de crescer. Devemos prever eventualmente o acesso universal Internet e seus sucessores, como o caso do correio escala internacional, ou ainda do telefone. Lembremos que no momento somente uma nfima parte da populao global est em linha, e que mesmo nos pases industrializados
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Terminando, analisaremos o problema considervel da pilha de fichrios necessria para a estocagem de imagens em movimento quando estas ltimas so numerosas, os problemas arquivsticos associados compreenso de imagens para melhor estoc-las, o trabalho considervel requerido para efetuar os trabalhos de converso, os custos implicados nesse processo, e o problema ao nvel da infra-estrutura incapaz de tratar convenientemente esses enormes fichrios. Solues a longo prazo Apesar dos numerosos e importantes problemas associados atualmente aos arquivos automatizados, podemos ainda assim esperar ver melhoras considerveis a curto, mdio e longo prazo. A importncia dos trabalhos em curso nos deixa crer que se ver o controle dos dados desde sua criao at sua disposio eventual, seja por eliminao, seja por sua instituio como arquivos permanentes. Nossos mtodos, nossos processos, nossas prticas, nossas normas sero estabilzadas eventualmente. O turbilho tecnolgico no qual nos encontramos atualmente dar lugar aos mtodos normalizados, sobre os quais trabalhamos atualmente. No que concerne aos computadores, esses instrumentos de trabalho to importantes nossa vida, veremos bem eventualmente a chegada de computadores melhor educados para responder a nossas necessidades. Eles sero capazes de detectar um problema de funcionamento que experimentamos, por exemplo, e intervir de maneira interativa para nos apontar as solues possveis. Veremos disponveis em linha de demonstraes vdeo para nos mostrar como executar tal funo, como executar tal tarefa, efetuar tal manobra informtica. Alm disso, o desenvolvimento de tipos de memria viva e morta que no se apagam automaticamente ou que no se corrompem em funo de uma falha de eletricidade nos permite assegurar nossos temores psicolgicos face a nossas relaes com esses instrumentos que tm uma importncia to grande em nossas vidas. Veremos eventualmente a automatizao de procedimentos de salvaguarda, de formao de usurios, de migrao de dados e de outras funes arquivistas. Finalmente, com o tempo assistiremos sem dvida ao desenvolvimento de suportes informticos to inabalveis quanto o velho papel. Terminando, ser bom lembrar que ns nos encontramos atualmente no meio desse turbilho tecnolgico, que o papel que representamos neste momento de uma grande importncia histrica, pois a presente gerao de arquivistas que assegura a transio entre dois mundos tecnolgicos fundamentalmente diferentes um do outro. na gesto dessa transio que ns podemos tirar vantagem de nossas atividades para os prximos anos. Traduo de Andra Arajo do Vale, Carla da Silva Miguelote e Rejane Moreira.
Alm disso, a TTD estabelece critrios para a migrao de suporte (microforma, digitalizao etc.) e para a eliminao ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente. Comisso documentos permanente de avaliao de
necessrio que cada organizao faa a constituio legal de sua Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poder haver mais de uma Comisso. A comisso permanente de avaliao de documentos tem por finalidade assessorar Diviso de Arquivo Geral nas aes e procedimentos referentes a avaliao documental, tambm orientar e realizar a anlise, avaliao e seleo da produo documental produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituio. Caractersticas Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um documento institucional e normativo, servindo de suporte para questes que se referem a perodos de permanncia de documentos no arquivo da mesma. Os processos de arquivamento que no estejam orientados por uma TTD, necessitam frequentemente de novas reorganizaes, pois o crescimento em volume passa a no ter limites, ser descontrolado e desordenado. A equipe do arquivo ter que dedicar um tempo considervel para trabalhos de triagem frequentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no que diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organizao, maior ser a eficcia da mesma no processo de arquivamento. A pessoa responsvel pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento bsico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento do arquivo. Vantagens So inmeras as vantagens da aplicao de uma TTD, como por exemplo, diminuio da ocupao do espao fsico, agilidade na recuperao da informao, definies de responsabilidade para com a gesto dos processos de arquivamento, diminuio com custos operacionais, controle geral da massa documental, eficcia sobre a gesto documental. Dicas As organizaes devem levar em considerao algumas orientaes prticas para efetivao das TTDs que so as seguintes: planejar com 23
Tabela de temporalidade
Tabela de temporalidade o instrumento com o qual se determina o prazo de permanncia de um documento em um arquivo e sua destinao aps este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados s reas contbil, fiscal, financeira e pessoal. Ela muito utilizada pelos rgos pblicos,
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simplicidade sobre os mecanismos de execuo, a participao de todos da organizao para criao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, obteno de conhecimento sobre a estrutura funcional da organizao, de seu objetivo, ou seja, das atividades meio e fim, conhecer a tipologia documental produzida ou recebida pela organizao. Protocolo o registro das deliberaes ou das atas de um congresso ou conferncia diplomtica. Por protocolo tambm se entende o livro em que os escrives do juzo registram o que se passa na audincia e que no fim desta assinado pelo juiz. De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os documentos apresentados numa repartio ou, ento, os fatos e as decises ocorridos numa assemblia ou audincia. A principal funo do protocolo autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a deciso ou o fato que deve ser registrado. Em linguagem diplomtica, significa a prpria deliberao ou resoluo que foi registrada na ata da reunio respectiva e que acarretou uma espcie de conveno entre os participantes da assemblia ou congresso. Em Direito Pblico, significa o formulrio em que se determinam frmulas e modelos para os atos pblicos. Denomina-se protocolo de registro o livro obrigatrio nos cartrios de registro; e protocolo dos corretores o livro obrigatrio dos corretores, onde se anotam todas as operaes em que tenham participado. Aqui, no entanto, ser considerado qualquer registro dos atos pblicos, registro das audincias nos tribunais; conveno internacional. Protocolo, conveno, tratado ou pacto, tudo ajuste afirma Odacir Beltro. PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAO DOS SERVIOS DE PROTOCOLO OBJETIVO Esta norma tem por objetivo equalizar os procedimentos gerais referentes gesto de processos e correspondncia, com a finalidade de criar bases para a implantao de sistemas informatizados unificados no mbito a que se destina. CONCEITOS E DEFINIES Para efeito desta norma, foram utilizados os seguintes conceitos e definies: AUTUAO E/OU FORMAO DE PROCESSO - o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. CORRESPONDNCIA - toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. Quanto natureza: A correspondncia classificase em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida.
DESENTRANHAMENTO DE PEAS - a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado. DESMEMBRAMENTO a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao e instrues especficas do rgo interessado. DESPACHO administrativa apreciao; o desfavorvel administrador, Deciso proferida pela autoridade em caso que lhe submetido despacho pode ser favorvel ou pretenso solicitada pelo servidor pblico ou no.
DILIGNCIA o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. DISTRIBUIO - a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a matria nele tratada. DOCUMENTO - toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. De acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza, conforme descrito a seguir. a) Caracterizao quanto ao gnero Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados ou impressos; Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo 24
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representaes geogrficas arquitetnicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis; Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel emulsionado, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias (diapositivos, ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos e gravuras; Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e fitas vdeomagnticas; Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Ex.: discos e fitas audiomagnticas; Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante da microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex.: rolo, microficha, jaqueta e cartojanela; Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex.: disco flexvel (disquete), disco rgido (Winshester) e disco ptico. b) Caracterizao quanto espcie Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio, lei; Atos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio; Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao; Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.: traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica; Atos de ajuste: So representados por acordos em que a Administrao Pblica Federal, Estadual ou Municipal - parte. Ex: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc.) e, Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular. c) Caracterizao quanto natureza Documentos Secretos: So os que requerem rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional; Documentos Urgentes: So os documentos cuja tramitao requer maior celeridade que a rotineira.
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De forma sucinta, o gerenciamento eletrnico de documentos fornece solues prticas para o controle documental do empreendimento. A forma mais comum de utilizao atravs de acesso web, ou por intranet, de forma a acessar verses digitais de documentos relevantes. Vantagens na Utilizao de Sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos Primordialmente, a principal vantagem na utilizao de sistemas baseados no gerenciamento eletrnico de documentos, a otimizao do tempo na busca dos mesmos, alm de economia em espao fsico destinado ao arquivamento e acesso. Analogamente, as maneiras tradicionais para arquivamento de informao documental fsica so em armrios separados por relevncia e ordem alfabtica. Desta forma, necessrio um espao fsico que garanta condies, tanto para manejamento dos mesmos, quanto segurana para que no haja depreciao e perda da informao. Com a implantao de sistemas baseados em GED, h grande economia em espao fsico destinado ao arquivamento, pois o mesmo pode ser re-alocado, ou mesmo tendo uma reduo significativa de espao. Desta forma, mantendo somente documentos imprescindveis, realocando o restante do espao para outras atividades. Desvantagens do GED De forma geral, no h desvantagens na implantao de sistemas baseados em GED. H nica necessidade que alguns empreendimentos necessitam das cpias originais de tais documentos, impossibilitando a total eficincia da implantao, baseados da no necessidade de arquivamento local.
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Principais Aplicaes na Gesto Eletrnica de Documentos ( GED ) Como exemplo, temos a implantao GED baseada em gesto eletrnica de documentos vitais, que amplamente utilizada nos documentos que necessitam consultas mais freqentes, ou mesmo manuseio. Como exemplo, podemos citar na rea de sade, os pronturios, e na rea de gesto de empreendimentos, os contratos e afins. possvel citar tambm, a rea bsica da implantao GED, que a digitalizao de documentos de manuseio freqente. Basicamente, os documentos fsicos so digitalizados atravs de aparelhos de digitalizao profissional, afim de manter uma cpia digital de fcil acesso. Um ponto chave no gerenciamento eletrnico de documentos a organizao e controle de arquivos e documentos. Atravs de uma metodologia diferenciada, feito um trabalho de organizao e controle de acesso para os documentos. Assim, otimizando os processos de busca, tanto fsica, quanto digital obtendo o mximo em eficincia em acesso. H tambm a possibilidade de gerenciamento documental, voltado a gesto de mdias eletrnicas. o processo de implantao de um sistema GED, s que o mesmo possui acesso a mdias eletrnicas, ao invs de sistemas web interligados. Gerenciamento eletrnico de documentos ou Gesto electrnica de documentos (GED) uma tecnologia que prov um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informaes existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usurios acessar os documentos de forma gil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta ltima forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos uma ferramenta indispensvel para a Gesto do Conhecimento. Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimnio e organizar eletronicamente a documentao, para assegurar a informao necessria, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentao. Qualquer tipo de empresa, pequena, mdia ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomnios; empresas de recrutamento; escritrios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicao; e consultorias. Nas mdias e grandes empresas, o GED poder ser aplicado para setores especficos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informtica). Este servio avalia as necessidades especficas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantao gradativa do Gerenciamento Eletrnico de Documentos. a forma de governar atravs da tecnologia, promovendo um governo mais eficiente a fim de, facilitar ao cidado o acesso aos servios governamentais, assim tornando um governo mais prestador de contas. Wikipdia
a) Toda correspondncia oficial expedida dever conter, para sua identificao em sistema prprio, a espcie do documento e o rgo emissor, seguido da sigla da unidade, do nmero de ordem, destinatrio, assunto e da data da emisso. A correspondncia oficial expedida ser encaminhada por intermdio do protocolo central do rgo ou entidade, por meio dos servios da empresa de correios, ou utilizando-se de meios prprios para efetuar a entrega. A correspondncia oficial interna ser encaminhada por intermdio do protocolo setorial; Toda correspondncia oficial expedida ser acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereo do destinatrio, a espcie e nmero da correspondncia, bem como nome e endereo do remetente, a fim de, em caso de devoluo, a empresa de correios o localize, conforme modelo a seguir: Ex.: Ressalta-se que o documento oficial faz referncia ao cargo do destinatrio e no pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatrio que no ocupe mais o cargo, dever ser aberto, para as providncias cabveis. b) A correspondncia particular no ser expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do rgo ou entidade. A correspondncia de carter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial dever ser encaminhada diretamente ao destinatrio. c) Correspondncia Recebida e expedida Correspondncia Recebida
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A correspondncia recebida ser entregue no protocolo central de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal, para posterior distribuio. Remetente Nome: Cargo ou funo: Unidade: rgo: Endereo: CEP: Espcie: n. /Ano: Destinatrio Pronome de tratamento Nome: Cargo ou funo: Unidade: rgo: Endereo: CEP: O protocolo central receber a correspondncia e verificar se o destinatrio ou a unidade pertencem ou no ao rgo ou entidade; em caso negativo, devolver a correspondncia ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devoluo. As unidades de protocolo central remetero a correspondncia lacrada, ao protocolo setorial da unidade qual pertena o destinatrio, controlando por meio de sistema prprio. d) Correspondncia Expedida O controle da expedio de correspondncia caber ao respectivo protocolo setorial, responsvel pela numerao, que dever ser sequencial, numrico-cronolgica e iniciada a cada ano. O protocolo central do rgo ou da entidade manter um controle da expedio de correspondncia, a fim de informar aos usurios, sua localizao, em tempo real. TRATAMENTO DE CORRESPONDNCIA Recepo de Correspondncia Abertura e colocao do carimbo "Recebido/Data" em todos os documentos, exceto os que requeiram classificao contabilstica (Ex.: faturas, recibos, vendas a dinheiro, notas de lanamento). Colocao da correspondncia em pasta prpria para submeter apreciao da Direo, que rubrica e devolve depois de a analisar. Arquivamento da documentao verificada pela Direo em pastas especficas, criadas por tema/assunto (exemplo dos bancos: Banco PBC", separador, Banco ATTO"; separador Banco DGC, etc.) constantes na listagem da base de dados criada para o efeito. Emisso de Correspondncia e e-Mail enviados: A correspondncia (cartas) a expedir ser acompanhada e/ou veiculada pela Direo, Coordenao ou responsvel dos servios. Na zona prpria deve figurar indicao do nmero interno, iniciais do servio (setor) e do emitente, data; indicao de eventual registro (R),
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interlocutor; acompanhar as palavras de gestos; falar olhando sempre para o interlocutor; falar de forma positiva e evitar a palavra no.
Recepo
Executa tarefas relativas interao do pblico externo instituio, rea de trabalho ou unidade administrativa, quando se apresentarem ao seu setor, tomando cuidado de ter um comportamento agradvel, solcito e colaborativo na prestao de informaes corretas e geis. Executa tarefas necessrias de telefonemas, preenchimento de formulrios, manuais ou mecanizados, que se fizerem necessrias. Para execuo dessas tarefas, necessrio que tenha conhecimento da rea de trabalho, da instituio e das pessoas, evitando-se erro de encaminhamento. Atendimento ao pblico As normas sociais determinam certas formas de comportamento aceitveis, ou no. No convvio com as pessoas, deve estar sempre presente a certeza de que o nosso compromisso atender bem, com pacincia e cortesia, independente do prprio cansao fsico ou de problemas pessoais. Quem procura o agente porque precisa dele como elo de ligao entre o visitante e seus propsitos. E bem mais fcil e racional tratar bem e receber um sorriso, do que atender mal e ouvir palavras grosseiras. Uma das tarefas especficas do agente prestar informaes, o que deve ser feito com gentileza, mostrando certeza no que indicado e habilidade para no transmitir o inconveniente: "O Dr. Fulano saiu para um cafezinho e duvido que volte to cedo. E seu hbito sair pela manh e s voltar tarde." Cuidado com as informaes de ordem particular! Quanto s gerais, tm de ser precisas e correias, como indicaes de cursos, prdios, o tempo hbil para inscrio em algum curso ou concurso, documentao exigida etc. Compete secretria informar-se, porque inadmissvel uma alegao como "eu no sabia". claro que da chefia que partem as orientaes, mas os detalhes que a secretria deve conhecer nem sempre so divulgados, pressupondo-se que cada uma assuma suas funes e parta em busca do necessrio para um bom trabalho de equipe. atribuio do agente tambm, fazer encaminhamentos, os quais obedecem a duas formas. Quando se trata de um visitante de destaque, a quem o chefe pretende demonstrar maior considerao, a secretria deve encaminh-lo pessoalmente, indicando-lhe o caminho e abrindo a porta da sala onde ser realizada a entrevista. Quando se trata de encaminhamento do grande pblico, basta a indicao clara do local procurado (evitar gestos largos e indicador apontando) e o meio mais fcil de acesso a ele. Marcar entrevistas um trabalho simples, mas requer muito cuidado. Em primeiro lugar, preciso saber se convm chefia receber a visita. Para tanto, necessrio muita habilidade, quer para identificar o visitante, quer para fazer triagem do
3. Chame a pessoa com quem deseja falar ou, se possvel, leve-o at a pessoa, depois de avisa-la. Este ltimo procedimento s deve ser adotado se a pessoa solicitada estiver bem perto do seu local de trabalho. 4. Se voc estiver atendendo uma ligao e chegar um visitante, cumprimente-o com um movimento de cabea para que ele saiba que foi notado. Assim que terminar o atendimento da ligao, dirija-se imediatamente ao visitante. 5. Use sempre as expresses por favor, por gentileza e obrigado. Elas fazem parte de uma boa educao.
O atendimento ao cliente
Muito se tem falado sobre atendimento ao cliente. No existem mais dvidas de que o atendimento faz a diferena e conquista o cliente para sempre num mundo onde os servios, produtos e preos se tornam cada vez mais iguais e vencer quem oferecer a melhor ateno ao cliente. Quando se trata da rea da sade, a coisa fica ainda mais complicada pois a pessoa j est mais sensvel pela existncia ou possibilidade da existncia de uma molstia. Com isso se torna menos paciente e mais necessitada de um atendimento especial. Vamos citar a ttulo de exemplo, como funciona o bom atendimento. Um exemplo de atendimento que deve ser citado aos quatro ventos oferecido pelo Laboratrio de Anlises Fleury. Vejam se no tenho razo: o cliente pode marcar seus exames pelo telefone a qualquer hora do dia ou da noite. A atendente est capacitada para um atendimento cordial e para dar todas as informaes tcnicas sobre cada uma dos exames.
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Ao chegar no laboratrio manobristas recebem o cliente com um sorriso nos lbios e cuidam do seu veculo. Ao entrar voc recebe uma senha. Senta em confortveis poltronas tendo revistas, jornais, uma TV ligada e at uma suave msica ao vivo que ajudam a disfarar a preocupao da espera do exame. Ao fazer a ficha prestadas. Depois da fornecer uma srie de computador de todas interligadas em rede. todas as orientaes so primeira vez, no precisa dados pois eles esto ali no as unidades do laboratrio
Mdicos e enfermeiras so muito cordiais, explicam previamente cada procedimento e mostram extrema competncia naquilo que fazem. Ao sair o cliente tem disposio um servio de caf com copeiras uniformizadas e super gentis dois tipos de sanduiche, caf ou capuccino, sucos e bolachas. Para receber o resultado do exame voc no precisa voltar ao laboratrio pois pode receb-lo pela Internet, por Sedex, por Fax ou por Motoqueiro. E mais, se preferir, ou no puder se locomover, basta pedir uma unidade mvel para fazer os exames em sua prpria casa. Claro que no consegui contar aqui todos os detalhes desse atendimento mas me parece que com esses detalhes voc vai concordar comigo que fica difcil escolher outro laboratrio na hora de fazer exames. O trabalho do Fleury merece ser analisado por empresrios e profissionais preocupados com o futuro de sua empresa pois certamente a est um modelo fadado ao sucesso. Oferecer a melhor qualidade de servio ou produto ao menor preo j uma necessidade, algo inerente, natural. A diferena pr quem quer vencer est em oferecer uma qualidade especial de atendimento. Desses que faz at a gente ter vontade de voltar a um laboratrio, por menos que a gente deseje precisar de exames. A conscincia de que o verdadeiro patro o cliente precisa sair dos planos e acontecer na realidade e isso s acontece quando a empresa consegue envolver cada um dos seus colaboradores e faz-los atuar conscientes de que eles so a imagem da empresa e que o cliente vai gostar da empresa se gostar do atendimento que lhe for oferecido. Claro que temos outros exemplos de bom atendimento. Infelizmente no so tantos quanto os maus atendimentos que encontramos por a. Quem de ns j no passou desesperadores minutos esperando ser atendido naqueles propalados 0800 de servios de atendimento ao cliente, ouvindo a operadora repetir um texto que surge no computador em frente a ela sem entender o nosso problema ? Quantas vezes no tentamos reclamar e depois de teclarmos 5..7..6..e sermos atendidos por vozes
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ali gerando contedo, criando formatando novos negcios. argumentos e
Estar na internet muito mais do que isso, estar na internet representa ter um argumento forte e consistente no mundo real, algo que realmente seja estabelecido e que formate conceitos para que, quando colocarmos o p na web, estejamos certos dos novos rumos e disciplinas que teremos que aglutinar. O mundo virtual mais uma ferramenta a ser conquistada por sua empresa e precisa ser considerado desta forma e no subjugado como o prprio negcio. Muitos que fazem uso somente da Internet como meio de divulgao precisam entender que os princpios sempre acontecem no mundo real e precisam ser alavancados neste mundo para depois serem transferidos para a virtualidade. Voc j visitou algum site interessante que no conseguisse se comunicar com seu pblico?Os que no conseguem, fracassam e vo embora antes de receber a sua visita.Se existe uma chave comum entre todos os sites que persistem na internet, a palavra uma s: COMUNICAO. Fonte: Paulo Pandjiarjian DICAS PARA UM BOM VENDEDOR - Amauri Padovani APRIMORAMENTO PROFISSIONAL Venda: Ato de Vender. Ceder por certo preo, trocar por dinheiro, negociar em, conceder gratuitamente, dispor do que possui a troca de dinheiro. ... Por trs deste conceito to simples, encontrase velada uma atividade essencialmente valiosa, de significado amplo, que faz parte intrseca de nossas vidas, desde a nossa mais tenra idade... Em princpio, todos ns somos VENDEDORES... de idias, de SONHOS, de ANSEIOS, de CONVICES das prprias NECESSIDADES. Seria exagero tentarmos compreender que o nen ao chorar estaria "vendendo" a mame a "necessidade de se alimentar"... ou "de Trocar a fralda" ou de que, de alguma forma, aquela incmoda dor de ouvido fosse eliminada... Neste ltimo caso, o nen impelido por uma situao desagradvel, manifesta-se atravs de um "tremendo berreiro" (bu... bu...bu...), meio por ele utilizado para "VENDER" seu anseio, obtendo benefcio, satisfao, realizao dos prprios objetivos... ANTES, DURANTE E DEPOIS ANTES No devemos nunca dirigir-nos para o exerccio do nosso trabalho, sem antes preparar-nos convenientemente, fazendo nossa HIGIENE NTIMA! no nos referimos apenas, tomar banho, escovar os dentes etc... Referimos a "limpeza de nosso interior..." isto mesmo! . Caso tenhamos nos levantado "como o p esquerdo"(mau humor etc), prefervel deitarmos novamente e levantarmos com "o p direito... sobretudo importante cultivarmos o bom HABITO de controlar as emoes.. Lembramonos que temos um dia de trabalho pela frente e que, para inici-lo BEM, necessitamos estar bem conosco mesmo. Lamentavelmente, acostumamo-nos a
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as tenses e, elas, as tenses, no podem ter lugar no nosso campo de trabalho. POSTURA Na vida, quase sempre estamos a esperar por alguma coisa. No local de trabalho estamos sempre a espera do cliente... E, para recepcion-lo corretamente, torna-se necessrio, basicamente, uma BOA POSTURA ! Evitarmos os "tendenciosos grupinhos", no criarmos "barreiras porta" atrapalhando o acesso ao interior do estabelecimento, No ficarmos debruados em cima dos balces ou mesas. Mantendo atitudes dinmicas, joviais e saudveis. Estando sempre em condies adequadas par o BOM ATENDIMENTO! BOM ATENDIMENTO Nos "10 mandamentos das relaes Humanas", residem os princpios do BOM ATENDIMENTO ! importante saber envolver o cliente, abord-lo com delicadeza ! Ser eficaz, ser eficiente nesta abordagem! ser simptico! enfim, ser verdadeiramente PROFISSIONAL consciente da prpria importncia e das prprias aes. FALE com as pessoas, PRINCIPALMENTE CLIENTES. nada h de to agradvel e animado quando uma palavra de SAUDAO. seja amvel. SORRIA para as pessoas, h... como bom depararmos com uma pessoa sorridente! CHAME as pessoas pelo nome. A musica mais suave ao ouvido humano ouvir o prprio nome. SEJA AMIGO, seja prestativo se voc deseja ter amigos. SEJA CORDIAL, fale e haja com SINCERIDADE. Procure agir com alegria e boa vontade. INTERESSE-SE SINCERAMENTE pelos outros. Lembre-se voc sabe o que sabe...Porm no sabe o que os outros sabem. SEJA GENEROSO em elogiar. Cauteloso em criticar. Mas, CUIDADO COM OS ELOGIOS. No sendo verdadeiros, no os faa! Um elogio SINCERO sobretudo, agradvel. SAIBA CONSIDERAR OS SENTIMENTO DOS OUTROS. respeite as opinies alheias. H Trs lados numa controvrsia: o seu o do outro e... O lado de quem est certo. PREOCUPE-SE com a opinio dos outros saiba ouvir. As opinies, muitas das vezes, podem ser valiosas pra ns e... Para um melhor desempenho do nosso trabalho. PROCURE apresentar um EXCELENTE servio. SABER OUVIR Oua o cliente como os ouvidos ... E com o corao! No esquea: Saber ouvir mais importante que saber falar. Oua primeiro... fale depois. "No atropele o cliente" Pesquise, procure saber das reais necessidades dele. O que deseja... O que quer... O que necessita... APRESENTAO E CONHECIMENTO DO PRODUTO
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Oua! aproveite bem o contato com o cliente! venda, alm do produto, VENDA A SUA IMAGEM, a imagem de um bom PROFISSIONAL, que deve ser ponto referencial do seu trabalho. veja o cliente como SER HUMANO! assim como ns, ele tambm tem emoes. d a ele mais ateno. PENSE UMA POUCO: Oferea alternativas. No lhe diga simplesmente no...No temos. Aproveite a presena do cliente para OBTER benefcios. Aproveite o momento para benefici-lo, de alguma forma! procure SERVI-LO BEM. Mais importante que o lucro que iremos obter com a venda, sero os efeitos produzidos por um BOM ATENDIMENTO que abriro caminhos para bons negcios futuros. Procure certificar-se se o servio oferecido atendeu as expectativas do cliente. esta estria de "satisfao garantida...Ou seu dinheiro de volta...", no se aplica a realidade. O cliente insatisfeito poder at retornar para obter "o dinheiro de volta" mas, seguramente, no mais voltar como cliente... Tenha certeza disto! DEPOIS ASSISTNCIA AO CLIENTE No dispense simplesmente o cliente aps a realizao da venda, propriamente dita. Procure inquiri-lo sobre o atendimento... Agradea-o pela preferncia... Agende, sempre que possvel o telefone, endereo. ATENO: Em Caso de "revisita" para substituio do produto a ele vendido, atenda-o cordialmente. Encontre soluo. CONSIDERE com calma: O cliente na verdade um agente de divulgao do vendedor e do trabalho por ele realizado! Ele estar normalmente divulgando a boa ou m qualidade do atendimento que lhe foi oferecido. Saiba utilizar bem a agenda... anote..., A agenda bem utilizada torna-se valiosa colaboradora para a realizao de vendas futuras. E assim amigo, como devemos nos preocupar com a primeira impresso, preocupe-se tambm com a ltima... Pois esta tambm fica. Sendo possvel acompanhe-o at o credirio. Atenda as eventuais reclamaes, paciente e atenciosamente. Cuide bem dele. veja-o sempre com bons olhos. Em ltima anlise: O cliente o cliente... O seu cliente... Para ele existe a Empresa onde voc trabalha. J Pensou nisto... ESTRATGIAS DE FIDELIZAO DE CLIENTES A histria recente dos negcios nos mostra uma srie bastante interessante de ondas que vm povoando as aes das organizaes de modo que estas possam destacar-se frente ao mercado, a mdia, o seu pblico especfico. Assim surgiram os programas de investimento em qualidade de vida dos empregados, que logo tornaram-se Colaboradores; houve ainda mais recentemente as corridas pela Certificao de Qualidade, as ISOs; e atualmente lidamos com a Responsabilidade Social. Para todos os casos podemos atestar a rapidez com que estes
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encaradas como um diferencial competitivo para tornarem-se regra. Certamente que h aqueles desavisados ou hiperotimistas remanescentes que no adotam tais termos em seus Dicionrios pessoais de Gesto dos negcios. Isso os coloca na condio de diferentes, mas de um modo pejorativo que pode lhes custar caro... Marcus Almeida. Encantando o Cliente sabido por todos que, para se manter no mercado ativamente, se deve no somente vender um produto, mas encantar o comprador do mesmo. So os clientes e a situao do mercado que ditam as necessidades. Por exemplo, no perodo ps guerra, o mundo estava literalmente arrasado, fosse na economia ou no espao fsico, a sociedade se viu carente de uma variedade de coisas. Ento naquele momento a palavra chave para a reconstruo da mesma era produzir. No interessava naquele momento qualidade, pois a necessidade e a carncia ditavam as regras. Hoje, com a tecnologia avanada e com a variedade de produtos oferecidos pelos mais variados fornecedores, surgiu a necessidade de se diferenciar pela qualidade do atendimento. claro que um bom produto associado propaganda vende, mas, se no houver um bom atendimento, se o cliente no se encantar com o produto e principalmente com a ateno dada no momento da venda, de nada adianta porque, provavelmente este cliente encontrar o mesmo produto mais adiante e, se este produto for vendido de uma maneira que ns chamaremos de encantadora, tornar-se- cliente do vendedor encantador. Outra questo importante aproveitar todos os contatos com o cliente para fazer o que chamamos de micromarketing, ou seja, no perder a oportunidade de a todo momento fazer o cliente perceber o diferencial dado por voc durante todo o processo. Vejamos um exemplo em que provavelmente o cliente no voltar: Um veranista torce o p e procura aquele hospital que viu em uma propaganda maravilhosa na televiso. Chegando l, se depara com a atendente que est ao telefone e no desliga por pelo menos dez minutos. Com dor e j impaciente, pede para ir ao banheiro, e o zelador diz que est em reforma. Depois de uma hora atendido por um mdico que mal lhe encara e, em silncio lhe receita um remdio aps enfaixar seu p. Apesar de conseguir atrair o cliente atravs de uma boa propaganda e marketing (o que sempre recomendvel), o hospital no soube fazer o diferencial dentro da organizao, e pior, desprezou a expectativa do cliente. Quanto custa um cliente que no retorna? A resposta : danos irreparveis. Se um cliente bem atendido alm de voltar, indica voc para outras pessoas, inferimos que o cliente mal atendido, alm de no retornar, far propaganda negativa de seu produto. Vejamos alguns tipos de clientes denominados por aqueles que no se preocupam com a qualidade do servio prestado: Cliente Peteca: o cliente atendido por vrios profissionais, porm ningum resolve seu problema. passado de um para outro.
Vimos ento, que no devemos subestimar o consumidor de nossos produtos achando que somos os melhores naquilo que fazemos, subestimando tambm a concorrncia. Este tipo de comerciante est fadado falncia. Ento qual o grande diferencial competitivo? A resposta a QUALIDADE NOS SERVIOS. Vejamos como o cliente percebe o servio: SATISFAO = PERCEPO EXPECTATIVA P < E = DESENCANTO P = E = NORMAL P > E = ENCANTAMENTO Obs: P = Percepo E = Expectativa FOCO NO CLIENTE : deve-se educar os funcionrios para que se volte o foco para o cliente. Vejamos: Voltar a empresa para o cliente; Identificar, conhecer o cliente; Conhecer as necessidades do mesmo; Atend-lo e encant-lo; Superar as expectativas do seu cliente; Monitorar a satisfao do cliente; Eliminar as barreiras de aproximao entre vocs; Criar convenincias; Ser um scio de seu cliente; No parar nunca, trabalhar constantemente. Lembre-se: O cliente a razo de existir da empresa. Este texto baseado nos estudos de Srgio Almeida. Texto: Thais Moura thaisnm@aol.com O Uso da Linguagem A equipe de comtalento.com.br pediu-me que compusesse um texto sobre o uso da linguagem, talvez por eu ser professora em uma instituio que forma jovens, tcnicos e tecnlogos em vrias reas, que se preparam para serem futuros profissionais e empreendedores de talento. Eu poderia, neste momento, compor um longo texto 33
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retrico, com chamadas de ateno sobre regras de concordncia, regncia e at prosdia. Mas no convm, pois posso dizer muito em um breve texto. A dica : seja simples. Linguagem correta e elegante no sinnimo de circunlquio (desculpe. Algum poderia perguntar: O que isso, professora?, fazer rodeios, e s vezes sem dizer nada.), e nem abre espao para tergiversador (aquele que usa textos evasivos para mostrar que sabe). Se voc quer impressionar pela linguagem, basta saber as regras bsicas de gramtica, sem exageros e sem chegar a extremos. Essas regras sero apenas a coluna de sustentao para que seu texto (oral e/ou escrito) no desabe. Em qualquer situao, o que impressiona a clareza, a objetividade do texto, que deve ser construdo de forma simples, mas correta. Ao elaborar um texto, voc precisa ter em mos uma gramtica e um dicionrio para tirar dvidas, pois gramtica e dicionrio no foram feitos para serem decorados e sim, consultados. Depois, s fazer uso da originalidade e criatividade. Para ajudar, leia livros e boas revistas, h muitas no mercado em vrias reas de conhecimento.
Espero que este seja o primeiro de vrios contatos e, por ser o primeiro, propus a mim mesma ser breve, colocando-me a sua disposio para tirarmos dvidas, discutirmos, trocarmos idias, crticas. Portanto, fique vontade. Eu e a equipe de comtalento.com.br teremos imenso prazer em iniciar esta amizade que tem em comum o uso da linguagem. Sandra Helena A. Lima A IMPORTANCIA DO VENDEDOR O vendedor tudo em uma empresa, tanto ele pode levantar como derrubar a mesma. VENDEDOR OU CONSULTOR? Hoje j no esta tendo espao para o simples vendedor. Este simples vendedor est sendo obrigado a se transformar em um consultor de vendas, pois este nome que as grandes corporaes os esto chamando. O vendedor vende, mas o consultor vai alm, ele soluciona problemas para o cliente e para a empresa, parceiro de seu cliente, auxiliando-o dando-lhe o suporte que ele precisa. H, isto no comigo, sou vendedor e no tenho tempo para ficar resolvendo pepinos. Se voc esta pensando assim, mude o mais rpido que puder, pois se voc no resolver os problemas relacionados com suas vendas, voc brevemente estar fora do mercado. Para ser realmente um consultor de vendas, voc precisa ser aquele que ao chegar no cliente, por bom que seja o pedido tirado, no para por ai, deve sondar o cliente, controlar o estoque do mesmo, estar sempre se atualizado sobre as novidades tecnolgicas, novas estratgias, polticas, finanas, economia, tem que estar a par da realidade scio-econmica de nosso pas. O cliente ver em voc um profissional com bagagem que conquista sua confiana, porque jamais o cliente comprar de algum em que ele no confia, desta maneira voc auxiliar o cliente a obter mais lucros, o cliente ir crescer junto com sua empresa. Quando um cliente atendido por um consultor de vendas, ele sempre compra outra vez, no por que
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cliente, mas quando ele paga o ltimo titulo, neste perodo voc tem que fazer outras vendas e, como voc poder oferecer mais produtos se voc foi desumano. A honestidade vale mais que ouro, no minta para seu cliente, seja realmente sincero, pois voc depende tanto de seu cliente como de sua empresa, e os dois precisam de voc, so trs pontos que esto sempre ligados, um no subsiste sem o outro. Porque nada mais do que uma troca, voc oferece o produto que vai solucionar o problema do cliente e com o dinheiro que ele paga, seus problemas e os da empresa sero solucionados. Pense nisto e, SUCESSO!!! Barbosa Samuel Di-Bert
A Importncia da Reclamao do Cliente Empresa alguma gosta de receber reclamaes, principalmente de clientes. Afinal, esperamos mais um elogio do que uma crtica. Por outro lado, h aes que, motivadas por um pequeno descontrole interno, numa combinao com foras externas, acabam criando condies prticas para o surgimento de falhas em algum processo da empresa, mesmo trabalhando-se com a obsesso do zero defeito. Por mais estranho que parea, as reclamaes tm at um lado positivo, dependendo da forma e circunstncia com que sejam abordadas. Se um, dois, trs, quatro e tantos outros clientes reclamam de um defeito no produto ou servio, e a empresa no toma providncia alguma para sanlo, certamente est plantando sementes de problemas que tero grandes propores no curto, mdio ou longo prazo, tanto sua imagem no mercado como no relacionamento com seus clientes. O lado bom da reclamao quando, nesta mesma situao, a empresa acolhe-a do primeiro cliente e, imediatamente, sem perda de tempo, trabalha para resolv-la. Com tal postura, estar evitando, de forma inteligente e estratgica, que outras reclamaes, com justificativas semelhantes, ocorram. Ao dedicar ateno reclamao de um cliente, a empresa resolve o problema dele e, muito mais, um problema seu, dentro da lgica j apresentada. Quando um cliente faz uma reclamao, inegvel mencionar que ela vem acompanhada de sentimentos negativos sobre a empresa e o risco de ruptura no relacionamento existente. No entanto, este risco pode at mesmo ser vencido quando a reclamao resolvida. Sendo o problema resolvido, 54% a 70% dos clientes reclamantes voltam a fazer negcios com a empresa. Caso o atendimento ocorra com rapidez, a proporo aumenta para 95%. A evidncia destas condies foi destacada numa das pesquisas realizadas pelo Tarp (Technical Assistance Research Programs Inc.), um instituto de pesquisas em assistncia tcnica, que atualmente foi rebatizado como e-Satisfy.com. V-se, portanto, que a reclamao de um cliente no sinal que tudo est perdido; ela , sim, um indicador da necessidade urgente que a empresa
nos
relacionamos
A rea de Atendimento ao Cliente de uma empresa, que muitos conhecem por SAC (Servio de Atendimento ao Cliente) um canal de comunicao entre ela e as pessoas consumidoras ou no. Procurar esclarecimentos de suas dvidas, fazer reclamaes ou sugestes, expressar suas expectativas que quando no atendidas geram uma frustrao que pode desencadear numa corrente de potenciais clientes que jamais adquiriro os produtos / servios desta empresa, e at fazer elogios, so algumas das razes pelas quais os clientes procuram o telefone, carta, fax, computador e mesmo uma visita pessoal! Implantar um projeto de Atendimento / Relacionamento com Clientes requer por parte da empresa: 35
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Comprometimento da alta direo. Cultura voltada para valorizao, respeito e aceitao da voz do cliente. Definio dos processos cliente x fornecedor interno. internos relao do
Definio das estratgias e valores relacionamento: organizao x cliente. Comunicao das novas polticas.
Habilitao do quadro funcional, de todos os envolvidos no processo de mudana de foco da imagem do cliente, dos negcios da empresa. Acompanhamento, pesquisas retroalimentao e melhoria do processo. para
Foco na SOLUO (pois para criar problemas os prprios clientes tem habilidade para gerar sozinhos) Conhecimento do nosso negcio Comprometimento com os resultados Disponibilidade para aprender a aprender Prontido e proatividade O grande diferencial de empresas que buscam a excelncia no relacionamento com clientes o de agregar valor para todos os envolvidos no processo: Acionistas (e a prpria empresa): retorno do investimento, crescimento e/ou manuteno dos negcios. Clientes externos (consumidores): fidelizao, divulgao positiva e continuidade da utilizao dos produtos / servios. Clientes internos (funcionrios): satisfao no trabalho que faz e orgulho de pertencer empresa, motivao. Atendemos clientes. Nos relacionamos com pessoas!!! Este o grande desafio para as empresas do terceiro milnio. Erika Knoblauch consultora especialista em atendimento a clientes e parceira da Persona Consultoria & Eventos. Registro Permite de forma prtica e simples auxiliar no gerenciamento dos clientes de sua empresa, dos seus contatos alm do registro de ocorrncias nas atividades de atendimento ao cliente. -o0oVoc certamente j sabe a importncia da qualidade no atendimento ao cliente para a sobrevivncia de um negcio. Assim, poder perguntar: mas para que eu quero escrever uma monografia sobre um tema que j de domnio pblico? No entanto, este tema est longe de se esgotar, ou seja, ainda cabem muitas monografias sobre o assunto, j que ainda no se explorou o impacto da ateno ao cliente no universo do e-commerce, por exemplo, assim como ainda h muito campo para monografias sobre tal ndice na administrao pblica, entre outras reas diversas. Conceito: dar, prestar ateno, considerar, acatar ou tomar em considerao uma pessoa que compra (adquire) um produto ou servio. Atendimento X Tratamento So dois conceitos diferenciados e que muitas vezes so confundidos. Nossos esforos tambm tendem a um enfoque, e este enfoque pode fazer a diferena. 36
O tempo mdio para implantar um SAC (Servio de Atendimento ao Cliente) gira em torno de 6 meses e para implantar uma cultura voltada para o Relacionamento com o Cliente pode chegar a 5 anos. Processo: Atender Fidelizar: Atender clientes uma informao que as empresas entendem que necessria, porm a forma como esta atividade desenvolvida ainda deixa muito a desejar. Entender de clientes, compartilhar de seus sonhos, desejos e anseios torna-se a tnica diferencial das organizaes que pretendem continuar no mercado, pois isto muito mais do que atender buscar o relacionamento com os clientes. Satisfazer os clientes no garante o seu retorno ou continuidade de procura pelo produto/ servio. medida que investimos em: conhecer os usos, costumes e sonhos (foco do foco) dos clientes, fortalecer a imagem institucional, estabelecer uma relao de credibilidade e confiana, ter uma equipe adequadamente preparada e motivada (gostar de gente) o caminho para as empresas efetivarem o RELACIONAMENTO COM SEUS CLIENTES e atravs desse processo conseguir fidelizao e por uma conseqncia natural garantir sua sobrevivncia, crescimento e competitividade no mercado globalizado. Para isto algumas dicas so importantes: Rapidez no atendimento (seja qual for o meio). Usar da escuta ativa (focar fatos, ter empatia com o cliente, evitar julgamento). Estar voltado para a soluo do exposto. Oferecer alternativas. Agradecimento. Ingredientes para o profissional de atendimento: postura, ateno, cortesia, sorriso, entusiasmo, gostar do que faz. Ingredientes para a empresa: Conscientizao da importncia do cliente em seus valores e credos, assumir postura de empresa de qualidade (fazer cumprir o prometido, ateno aos prazos, busca pela melhoria constante, etc.), estar voltada para os clientes internos (seus funcionrios) e externos (consumidores diretos e indiretos).
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Atendimento Est diretamente ligado aos negcios que uma organizao pode ou no realizar, de acordo com suas normas e regras. O atendimento estabelece dessa forma uma relao de dependncia entre o atendente, a organizao e o cliente. (CARVALHO, 1999) Tratamento a maneira como o funcionrio se dirige ao cliente, orientando-o, conquistando sua simpatia. Este sim, um trabalho que depende exclusivamente do atendente. Por exemplo: um cliente que procura pregos numa loja de brinquedos, no ser atendido em suas necessidades, mas, se for bem tratado e receber informaes sobre onde encontrar o produto, levar uma boa imagem da empresa. Todo atendimento deve envolver um bom tratamento porm o bom tratamento no garante o bom atendimento. Qualidade em atendimento Requisitos Bsicos: Conhecer - suas funes, a empresa, as normas e procedimentos Falar - utilizar um vocabulrio simples, claro e objetivo Ouvir - para compreender o cliente Perceber - o cliente na sua totalidade O profissional do atendimento: A principal funo do atendente representar a organizao junto aos clientes, fornecendo informaes, esclarecendo dvidas, solucionando problemas, enfim, dispensar um tratamento que gere satisfao, segurana e tranqilidade ao cliente. Para realizar necessrio: um bom atendimento
Aperfeioamento contnuo: o primeiro requisito do atendimento. A segurana ao transmitir informaes depende do conhecimento que voc possui sobre a funo, as normas, os procedimentos, a empresa, seus produtos, servios e o cdigo do consumidor. (TSCHOHL, 1996) Ouvir: No possvel atender sem antes saber o que atender. necessrio ouvir o que o cliente tem a dizer para estabelecer uma comunicao sem desgastes. Falar: Depois de ouvir atentamente, necessrio falar, para se estabelecer o processo de comunicao. Quando um atendente transmite uma informao ao cliente, deve utilizar-se de uma linguagem adequada, evitando termos tcnicos, siglas, grias, enfim ser claro, objetivo, respeitando o nvel de compreenso do cliente. Perceber: Os gestos, as expresses faciais e a postura do cliente so ricos em mensagens, que se percebidas auxiliaro a sua compreenso. As pessoas so diferentes uma das outras. Por esta razo a percepo um fator fundamental. atravs dela que conseguimos captar as diferentes reaes e assim dispensar um tratamento individual e nico. INTRODUAO
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comunicaes, se que queremos ser consideradas especialistas no ramo. O campo da comunicao no desempenho secretarial indica que entre 70 e 90% da nossa comunicao oral, atravs do contato direto ou telefnico, o restante comunicao escrita. Saber usar o aparelho telefnico, portanto, uma habilidade indispensvel secretria. Se voc souber utiliz-lo com eficincia, alm de economizar dinheiro com ligaes inteis, inconvenientes e demoradas, transmitir imagem positiva de sua empresa. H secretrias que se desleixam no atendimento telefnico, esquecendo-se de faz-lo rapidamente. Quando h necessidade imperiosa de se ausentar da sala, outra pessoa dever substitu-la nesta tarefa, e a telefonista da empresa deve ser avisada para que seu telefone no fique tocando seguidamente. Para aumentar sua concentrao naquilo que esto dizendo para voc no telefone, evite qualquer outra atividade. Observe que os nmeros telefnicos obedecem a uma regra para soletrao: (011) 221-9144 zero, onze (pausa), dois, dois, um (pausa), nove, um (pausa), quatro, quatro. Jamais se levanta o telefone sem iniciar imediatamente o dilogo. Se voc fizer a ligao, esteja pronta para falar. Saiba o que comunicar, o que deseja perguntar. Acostume-se a escrever o que vai falar; recomenda-se fazer um esquema das idias principais. Tonalidade da voz Sua voz, ao atender qualquer chamada, deve ser segura, atenta, natural; o vocabulrio deve ser correto, profissional; voc deve ser agradvel. Fale, portanto, devagar, claramente e evite o excesso de palavras como al, sei, sim, pronto, entendi, hum, oi, ahn, ahnr. E ainda tenha presente as seguintes recomendaes: cumprimentar a pessoa que voc chamou; cham-la pelo nome; escut-la com ateno; no fazer inimigos sequer por telefone; cumprir as promessas que fizer; pedir desculpas por falhas cometidas. Um modo de falar apropriado resultado de treino e prtica. Varie o timbre conforme a situao; transmita suas informaes de modo seguro, mas com simpatia. Evite tambm a meiguice que raia ao ridculo e estigmatiza sua carreira profissional. Considere os seguintes fatores: pronncia, articulao fontica, enunciao frasal, velocidade, altura, timbre e volume da voz. Oua, sempre que puder, sua voz atravs de gravaes e faa as devidas correes se necessrio. A voz ser natural; e deve haver esforo para segurar de modo firme o fone, mantendo-o afastado de 3 a 5 cm dos lbios. Falar com calma e distintamente exige dedicao e treino na pronncia das palavras. Falar rapidamente ou muito devagar desagradvel. A monotonia no tom da voz provoca desgaste no receptor; a variao do volume da voz, no entanto, desperta interesse no interlocutor; a nfase nas palavras importantes, repetindo-as ou usando pausas, tambm tcnica indispensvel. Identificao do local
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Se o telefone ficar fora do gancho e algum estiver na linha, preciso cuidar para que o isolamento do seu ambiente seja total, evitando-se, assim, que o interlocutor escute conversas que se passam no escritrio. SELEO DE TELEFONEMAS Se na empresa para a qual voc trabalha a seleo de telefonemas de sua responsabilidade, saiba antecipadamente com quais pessoas possvel contar quando das chamadas e transfira a ligao para a pessoa certa. Caso contrrio, despende-se tempo e pode-se perder o cliente. Quando o cliente no quer identificar-se, diga-lhe que a pessoa procurada no poder atend-lo se no lhe informar quem est telefonando. Quando a pessoa no quer dizer o motivo do chamado, no se deixe influenciar por malandragens de quem diz que seu executivo sabe quem ela , que o assunto urgente e particular, ou que lhe pea que transfira a ligao rapidamente: Por favor, transfira rapidamente a ligao para seu executivo. assunto do interesse dele e urgente. Responda que seu executivo a instruiu para informar-se sobre o que o cliente quer dele, ou diga simplesmente que seu executivo no est recebendo telefonemas no momento, que deixe o nmero e o motivo de sua chamada que a ligao ser feita quando possvel. Receba de seu executivo as orientaes sobre como proceder com as chamadas telefnicas. Se ele j estabeleceu que atende a determinadas chamadas, no se demore para lhe passar as ligaes. Aos superiores de seu executivo no se pergunta o porqu do telefonema, os motivos da chamada; faa o que lhe pedem imediatamente (isto , localize seu executivo). Anote exatamente todos os recados por escrito. Tenha sempre mo esferogrfica e bloco de papel. Ao anotar, se no entender algo, pea que seu interlocutor repita a informao. Aps as anotaes, repita-as para que seu interlocutor as confirme. Feita uma ligao para seu executivo, indique a seu interlocutor com quem seu executivo deseja falar. Assim que a pessoa procurada estiver pronta para atender, transfira a ligao, certificada de que entendeu quem vai falar com ele. Chamadas para seu executivo Se procuram pelo executivo e ele no se encontra, a secretria responder: O assunto que tem para tratar no poderia ser resolvido por outra pessoa? Gostaria de falar com algum de outro departamento? Jamais se admitem respostas como: Fulano est jogando sinuca e s volta s 16 horas. Ele no est; saiu para almoar e no voltou ainda. Fulano no est; saiu para um cafezinho j faz duas horas. No sei onde se encontra meu gerente neste momento. Foi ao bar tomar um aperitivo e volta brevemente. Na ausncia do executivo, tambm bom procedimento perguntar quem o interlocutor, o
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Prefira, por essa razo, um at logo em vez de um tchau. Quando seu executivo no quer chamar um cliente que lhe deixou recado para ligar-lhe oportunamente, mantenha-se calma e lcida. Pode tambm ter acontecido que ele no viu seu recado. Pergunte-lhe o que deseja que voc responda ao cliente. Transferncia de ligaes Ao transferir ligaes, fornea as informaes que j possui; faa uso de vocabulrio profissional; fale somente o necessrio; evite assuntos pessoais. No faa a transferncia ligeiramente, sem dizer a seu interlocutor o que vai fazer. Ao encontrar a pessoa desejada, informe-a sobre o que j sabe sobre a pessoa que est ao telefone. A secretria no deve transferir uma ligao s para se livrar dela. Deve oferecer-se para anotar as perguntas do interlocutor e telefonar mais tarde. Aps desligar o telefone, procure a pessoa que a possa ajudar e faa-a resolver o assunto. Transferir um cliente para outro departamento quando a ligao j foi transferida vrias vezes no favorece uma imagem positiva de sua empresa. Para evitar esse estado, anote a pergunta dele e responda-lhe numa ligao futura. Mais de um telefone sobre a mesa Se voc tem mais de um telefone em sua mesa, possvel que mais de um aparelho toque ao mesmo tempo. No titubeie, se ocorrerem duas chamadas ao mesmo tempo; desculpe-se e diga que h outro chamado telefnico e, ento, pea a seu interlocutor que aguarde alguns instantes. E indispensvel, porm, que a pessoa que est ao telefone concorde com sua proposta. Um recado: quando voc tiver muitos aparelhos em sua mesa, certifique-se de que est falando no aparelho que realmente a chamou. Se so duas as ligaes, evite misturar assuntos de uma ligao e outra, especialmente para no revelar informaes confidenciais. REALIZAO DE TELEFONEMAS Ao fazer ligao telefnica, passe-a a seu executivo apenas quando a pessoa chamada j estiver na linha; agindo dessa forma, voc evita ratas e transtornos por parte de seu executivo, que poder, sem seu cuidado, estar falando com uma secretria em vez de estar falando com a pessoa que desejava falar. Certifique-se tambm, antes de fazer uma ligao para seu executivo, se ele pode atend-la. Quando, aps fazer ligaes, no encontrar a pessoa procurada, informe-se quando poder voltar a chamar. A ligao somente deve ser feita quando seu executivo estiver pronto para falar. Ningum dever esperar para ser atendido quando for voc que chamou. CONVERSAS PROLONGADAS Abreviar a conversa ao telefone uma necessidade; diga sempre: H uma pessoa esperando-me em outro telefone. Vou atender a outro chamado. Ligarei para voc de minha casa. Vou interromper esse papo com voc porque tenho uma reunio dentro de dois minutos.
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meu bem, querido, meu nego, meu amado, fofo. Os diminutivos so outras expresses a serem combatidas: faz um favorzinho, pode dar um recadinho?, espere um poucochinho, ou bocadinho. Ressalte-se que o uso de gria se revela inconveniente: P, meu, sacanagem pura o que fizeram com ela! O cara tava na maior. . . Se manca, cara, eu disse para ele. E num que tava. Pior que . Nos ltimos tempos, tm aparecido expresses informais que devem ser repelidas pela secretria no ambiente comercial: Foi o o maior difcil resolver o problema. o maior difcil recusar convites grosseiros. o maior da hora, meu! (ou: m da hora). Esteja atenta com as expresses que moram no ntimo de ns: Falou!, Valeu!, Fique frio!, Bicho!, Beleza!, limpeza! A cordialidade, a alegria e, sobretudo, o senso profissional que devem prevalecer em todo dilogo telefnico. Isto, entretanto, no deve levar familiaridade, que deve ser banida, assim como a distrao. A polidez regra vital no mundo dos negcios. Por isso, no interrompa abruptamente uma ligao. Evite responder grosseiramente: voc poder desagradar um cliente de sua empresa. A secretria ser esmerada com todo tipo de comunicao, oral ou escrita. Da a necessidade de policiar-se com relao mistura de pronomes, concordncia verbal, flexes: Vou te dizer uma coisa pra voc. Haviam dez pessoas na reunio. Fazem dez dias que no aparece no escritrio. Havia menas tarefas a semana passada. A quest no esta, meu! Tenho uma d de Fulana! Concordncia nominal e regncia verbal A concordncia nominal se d de acordo com o sexo da pessoa. A concordncia de obrigado, por exemplo, revela seu cuidado com a gramtica: Mulher:muito obrigada (eu estou muito obrigada ou muito agradecida). Homem:muito obrigado (eu estou muito obrigado ou muito agradecido). O cuidado com a regncia tambm necessrio Atendi ontem ao telefone assim que tocou.. Atender bem ao telefone regra primordial secretria. Respondi ao interrogatrio e sa da sala. Paguei ao cliente a importncia devida e retirei-me. CHAMADAS PARTICULARES Mesmo nas empresas em que no proibido fazer chamadas particulares, a secretria deve desencorajar seus familiares e amigos a ligarem para ela, no escritrio. Tambm dever evitar ligar de sua casa para a empresa quanto estiver em gozo de suas frias ou retornar a sua casa no final do dia. Evidentemente, assuntos de interesse da empresa justificam qualquer chamada.
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LIGAES INTERNACIONAIS Podem ser feitas direta ou indiretamente. No primeiro caso, voc no faz uso da telefonista. No segundo, voc pede a ajuda dela. Tenha o mximo de cuidado, principalmente quanto ao nmero e quanto ao horrio. Consultar lista de fuso horrio.
Revistas - todos os veculos de divulgao de negcios costumam tratar do assunto. No custa dar uma olhadinha. - Livros - H excelentes livros dirigidos ao homem e mulher que mostram como vestir-se adequadamente para o trabalho nos dias de hoje. Outras pessoas - No mnimo os outros tm uma avaliao decorrente de suas prprias reaes roupa que voc veste. Question-los traz bons alertas. O melhor pedir avaliao de quem est acima (seu chefe, por exemplo). Cursos - H vrios cursos disponveis para trabalhar melhor a aparncia, postura e etiqueta. .Vale lembrar algumas dicas bsicas para vestir bem: Tamanho adequado - A barriga forando o boto da camisa ou roupa muito justa causam impresso pior do que roupas um pouco mais largas. Tente sempre utilizar roupas com o corte certo para voc. Discrio - Apresente-se vestido com cuidado e discrio, evitando acessrios como brincos, bon, roupas de time, mesmo em ambientes um pouco mais informais. Mulheres devem evitar decotes ou muita maquiagem. Asseio - Tome muito cuidado com suas roupas, mantendo-as sempre limpas e bem passadas. Alm de aumentar a durabilidade delas, dando aparncia de novas por mais tempo, voc passa uma imagem mais profissional.
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RELACIONAMENTO INTERPESSOAL: A IMPORTNCIA DO AUTOCONHECIMENTO, AS DIFERENAS INDIVIDUAIS, TEMPERAMENTO, CARTER, PERSONALIDADE, SUPERAO DE CONFLITOS NO RELACIONAMENTO, CAPACIDADE DE EMPATIA.
Relaes interpessoais
CONCEITO Relaes Humanas uma disciplina que tem por objetivo a investigao de fatos relativos s relaes e ao estabelecimento de normas em vista de uma convivncia melhor dos seres humanos na empresa, no lar, na escola. Vale-se sobretudo da Psicologia Humana para determinar as normas do bom relacionamento (Dorin, 1978:246-7). Para Agostinho Minicucci (1984:18), "o termo Relaes Humanas tem sido empregado, com freqncia, para referir-se a relaes interpessoais". Relaes Humanas o estudo do comportamento humano e no de normas de boas maneiras (como portar-se mesa, como viver em comunidade). Do funcionrio moderno exigem-se no s conhecimentos econmicos e tcnico-financeiros, como tambm de comportamento interpessoal e compreenso das pessoas com quem se relaciona. Para bem compreender as pessoas, necessrio colocar-se dentro do mundo psicolgico delas. Saliente-se que, "a menos que faamos uma tentativa sistemtica para compreender o comportamento humano, as aes das pessoas com as quais entramos em contato no tero freqentemente nenhum significado para ns. E importante conservar em mente, no entanto, que mesmo uma extensa experincia de relaes humanas e um profundo conhecimento da mecnica do comportamento no possibilitaro a um indivduo compreender a si mesmo e/ou seus companheiros, alm de certo limite" (Williams, 1972:37). Minicucci apresenta como fator importante no trato com as pessoas o saber ser flexvel, isto , ter reao segundo os casos que se apresentam, conforme as pessoas. Para desenvolver a flexibilidade de comportamento, exige-se o conhecimento de si mesmo, melhor compreenso dos outros, boa convivncia grupal, desenvolvimento de aptides para um relacionamento mais ameno com as pessoas. O conhecimento de si mesmo deveria levar rejeio de defesas, que impossibilitam aceitar crticas. Se algum diz que voc egosta e voc diz que a pessoa est com inveja, chata ou coisa que o valha, esse mecanismo de defesa impossibilita-lhe compreender suas falhas e melhorar o relacionamento com os colegas. Quando uma pessoa compreende e aceita seu mundo pessoal, ela se torna mais tolerante com o comportamento das pessoas.
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o que os outros pensam e sentem" (Minicucci, 1984:26). As Relaes Humanas interessam-se sobretudo pelos seguintes aspectos do comportamento: atitudes, motivao, satisfao de necessidades, frustrao, comportamento defensivo, esteretipos. Atitude a predisposio para reagir positiva ou negativamente com relao a pessoas, objetos, conceitos ou situaes. "So padres de raciocnio solidamente estabelecidos e altamente resistentes a qualquer modificao" (Williams, 1972:66). - No suporto trabalho... a atitude deste colega de
"'Pessoas que no nos olham nos olhos so falsas. . ." Segundo Eva Maria Lakatos (1984:286), "esteretipos so construes mentais falsas, imagens e idias, de contedo algico, que estabelecem critrios socialmente falsificados. Os esteretipos baseiam-se em caractersticas no comprovadas e no demonstradas, atribudas a pessoas, a coisas e a situaes sociais, mas que, na realidade, no existem". Os esteretipos consistem em atribuir determinado valor a certas caractersticas no comprovadas nem demonstradas. Segundo a mesma Lakatos, os principais esteretipos referemse a classe social, etnia e religio. Saliente-se tambm que um esteretipo tanto pode realar qualidades quanto defeitos. Em geral, as generalizaes so as seguintes: o japons trabalhador, o brasileiro ocioso, o ingls frio, o americano s pensa em dinheiro, o mineiro po duro. Resumindo, esteretipo idia pr-fabricada, no fundamentada em dados precisos, imposta indevidamente aos membros de um grupo social (Dorin, 1978:102). PROBLEMAS QUE ENVOLVEM AS RELAES DE TRABALHO Segundo Williams (1972:40), "cerca de um tero das transferncias de mo-de-obra e de absentesmo (falta ao trabalho) est ligado a receios quanto prpria segurana". A segurana emocional, num grupo de trabalho, pode advir do status que o indivduo tem no grupo, especialmente quando a posio que o indivduo ocupa reconhecida e aceita e da obtm prestgio. A ameaa segurana fsica, material, social ou emocional pode gerar ansiedade e forte sensao de medo. Tal fato gera o comportamento defensivo que, em geral, torna a pessoa agressiva. So comportamentos agressivos: a discusso, a reprimenda, o ridculo, o sarcasmo, o mexerico malvolo, a difamao. O conflito a presena simultnea de impulsos, desejos, interesses opostos ou mutuamente exclusivos. O conflito caracterizado pela ansiedade. O fracasso a desgraa, a runa que algo provoca em algum. Os fracassos profissionais so sentidos como fato bastante grave, razo de preocupaes e de crises de depresso. O medo de errar provoca inibio da capacidade criativa e diminui a eficincia. A secretria profissional, porm, no se deixa abater com medo de fracassos, porque sabe que capaz de errar e acertar e que suas falhas no so vistas como incapacidade. Evita, portanto, quando erra, situaes de lamria, de manifestaes de desequilbrio emocional. Evita, 44
Motivao um conjunto de fatores que despertam, sustentam e/ou dirigem o comportamento. Motivao tambm inclui o incentivo, que um objeto ou fato capaz de remover o estado de impulso, restabelecendo o equilbrio da organizao. Segundo Agostinho Minicucci (1984:152), "as motivaes podem ser entendidas como certos impulsos para certos tipos de comportamento que satisfaam s necessidades pessoais, seus desejos e aspiraes". Satisfao de necessidade: a necessidade um trao motivacional do indivduo. Existe em forma de impulsos e pode ser definida como um estado de carncia ou perturbao orgnica. As pessoas tm necessidades de alimento, repouso, segurana, auto-estima, ar, calor. Frustrao: o bloqueio de um comportamento que tem como objetivo reduzir uma necessidade. Desejo impedido de realizar-se. A frustrao manifesta-se como irritao, agresso, hostilidade, raiva, projeo, regresso. Voc parece frustrado com alguma coisa; cometeu um sem-nmero de erros datilogrficos, bateu a porta, atendeu mal aos clientes, bateu o telefone. Ser que isso vai resolver seu problema? Comportamento defensivo: comportamento que visa defender ansiedade. um ato de autoproteo. o ego o da
Simone, vamos automatizar nosso escritrio. Em primeiro lugar, vamos instalar um microcomputador, uma impressora, depois um telex, e assim por diante. Ih! vocs com esta mania de grandeza. . . Isto aqui est ficando muito chato. Eu vou embora. (O medo de adaptar-se ou o temor de no aprender a trabalhar com computador que gera este tipo de comportamento defensivo.) Esteretipos: aos sentimentos cristalizados, idias rgidas a respeito das pessoas, d-se o nome de esteretipo. Em geral, os esteretipos nascem das primeiras impresses, no so conhecimentos profundos que se tm das pessoas. freqente ouvir conversas do tipo:
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sobretudo, fazer acusaes e culpar algum por seus prprios limites. No se transformar jamais em vtima. Podem causar-lhe fracasso profissional: mau estado de sade, preguia, falta de conhecimento tcnico, instruo inadequada, sentimento de inferioridade, excesso de timidez, falta de interesse pela empresa, inadaptao ao ambiente, ausncia de auxlio nos momentos de dificuldade, excesso de ocupaes, instabilidade emocional. O medo uma forma de reao emocional que causa desprazer e caracterizado por inibio e insegurana. A ansiedade outro fator que contribui para que a vida dentro de uma empresa se torne difcil; uma experincia de desgosto intenso, que nem sempre est relacionada com a ameaa externa. Difere do medo por ser vaga. O medo temporrio. Esses comportamentos, que, geralmente, so caracterizados por emoo excessiva e geram ira, ressentimento e hostilidade, reduzem a eficincia no trabalho. de Williams (1972:42) a afirmao: "Quando uma relao de trabalho se transforma em um veculo para a propagao da violncia, o esforo de cooperao ser mnimo." O mesmo Michael R. Williams volta a afirmar que "sempre que um indivduo ou um grupo de pessoas estiverem em estado de ira ou tenso, o seu esforo no sentido de eficincia no ser bem-sucedido". O funcionrio, no relacionamento dirio, estar sempre atento s diferenas de personalidade de seu gerente, de seu superior imediato e das demais pessoas com quem trabalha. No existem regras fixas e s a observao apurada lhe poder indicar que tipo de comportamento adotar diante das situaes concretas. A tendncia geral considerar as experincias passadas ao avaliar situaes presentes. O controle emocional possibilita refletir e avaliar situao por situao e garante relaes humanas mais duradouras e satisfatrias. Quando um funcionrio precisar modificar ou alterar atitudes de um grupo ou indivduo, h um modo prtico que muito o auxiliar: proporcionar uma atmosfera de liberdade de expresso, de troca de idias, informaes e pontos de vista. condio bsica ouvir as pessoas e dar-lhes oportunidades para expressar seus problemas, pois s assim elas se sentem seguras e, talvez, aceitem mudar de comportamento. Em geral, as atitudes reforam a imagem que pintamos de ns mesmos. E quanto mais insegura uma pessoa, mais desejar saber o que as pessoas a seu redor pensam dela. Nossos comportamentos tentam vender uma imagem nossa que nos assegure que somos aceitveis. O funcionrio procurar de todos os modos buscar equilbrio emocional e evitar comportamentos que manifestem insegurana, como protestar contra casuais observaes desfavorveis a seu trabalho, ficando ofendido ou ressentido; antes, no aceitar tais crticas como pessoais, mas relativas a uma parte de seu
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Regresso: mecanismo de defesa em que a pessoa se vale da volta aos primeiros estgios de seu desenvolvimento para reduzir a ansiedade decorrente de alguma frustrao. "O que precisamos lembrar que nossos poderes de rememorar so seletivos e que eliminamos os espinhos que tornaram a vida muito menos cor-de-rosa do que lembramos em nosso retrospecto" (Williams, 1972:84). Represso ou recalque: consiste na tendncia inconsciente de esquecer, de afastar ou de evitar que impulsos, desejos e lembranas desagradveis se tornem conscientes. Ocorre como consequncia de algum conflito e tem por finalidade evitar o aumento da ansiedade e proteger a autoimagem. Segundo esse mecanismo de defesa, proibimonos comportamentos que ameaam nossos valores. Selecionamos valores para classificar as coisas e no termos de enfrentar o desconforto de tomar decises objetivas em uma situao difcil. Em geral, essa defesa aparece em colocaes de secretrias inexperientes: - Eu no quero saber de nada a respeito disso. Sublimao: a pessoa desvia certos impulsos para atividades socialmente mais aceitveis. Idealizao: processo mental de supervalorizao das qualidades de um objeto pretendido ou possudo, sem que haja mudanas das propriedades desse ser idealizado. Converso: um tipo de reao em que a ansiedade se converte em sintomas palpveis, como paralisia dos lbios e at perda da viso. Exemplo: a secretria tem de apresentar um relatrio qualquer. Diante do fato, pode passar a sentir dor de cabea de tal modo intensa que a impede de comparecer ao trabalho. Segundo Williams (1972:85), "essas (. . .) dores de cabea so reais. So auto-induzidas, j que a natureza interfere e alivia a presso emocional, criando uma espcie de vlvula de segurana, ainda que desconfortvel". Ningum precisa sentir-se envergonhado quando isto acontece. Reconhecida, porm, a causa e relacionada ao efeito, podemos ns mesmos superar o problema. Fantasia: aparece nos estados de frustrao e vem acompanhada de isolamento. um sonhar acordado. Generalizao: consiste em atribuir a um grupo social verdades desagradveis que no podem ser atribudas a uma nica pessoa. O indivduo, ao generalizar, descarrega sua tenso e livra-se do desprazer. Projeo: o indivduo transfere caractersticas que so suas. aos outros
RELAES PBLICAS
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constituio e funcionamento das Comisses de tica. 1.2 Regras Deontolgicas No mbito de interesse de nossa preparao, a Deontologia pode ser definida como o estudo das regras de disciplina tica que regulamentam o exerccio de uma determinada profisso. Vrias categorias profissionais cujo exerccio da profisso regulamentado por lei federal (como os mdicos, advogados, contadores, enfermeiros, engenheiros, etc.) tm o exerccio de suas funes profissionais disciplinados quanto tica de suas profisses. A cincia que estuda a aplicao dessas regras se chama Deontologia. O poder Executivo Federal instituiu as regras a serem aplicadas no exerccio da funo pblica, aplicando-se a todos os servidores e empregados civis da Unio. Segundo o Cdigo, os princpios deontolgicos a serem protegidos e que fundamentam a tica profissional do servidor so: A Revelando aqui o respeito dignidade dignidade humana A noo de comportamento compatvel com o exerccio O decoro das funes e do cargo que ocupa na administrao O cuidado com a coisa e O zelo com a imagem da coisa pblica A busca pela eficincia de A eficcia seus atos, tornando eficaz o ato administrativo E a Preservao dos princpios conscincia gerais da moral e dos bons dos princpios costumes. morais Estes princpios devem ser respeitados pelo funcionrio estando ou no no exerccio da funo pblica, pois a sua conduta como cidado refletir no seu papel social como servidor da administrao pblica. Segundo o Cdigo em estudo O servidor pblico no poder jamais desprezar o elemento tico de sua conduta. Assim, no ter que decidir somente entre o legal e o ilegal, o justo e o injusto, o conveniente e o inconveniente, o oportuno e o inoportuno, mas principalmente entre o honesto e o desonesto, sempre de acordo com a Lei e com a Constituio Federal. Como o fundamento e finalidade do servio pblico o bem comum, a moralidade da Administrao Pblica no se limita distino entre o bem e o mal, devendo ser acrescida da idia de que o fim sempre o bem comum. Assim, ato administrativo somente se convalida se respeitados esses princpios ticos. Com exceo dos casos em que a lei determina sigilo administrativo (segurana nacional, investigao criminal, segredo de justia, por exemplo), os atos dos servidores, quando no exerccio de suas funes, so eminentemente pblicos e s se do por concludos quando revestidos dessa publicidade (dar-se conhecimento ao pblico) constitui requisito de eficcia e moralidade, ensejando sua omisso comprometimento tico contra o bem comum, imputvel a quem a negar. um princpio clssico constitucional que toda pessoa tenha direito verdade. Assim, o servidor no pode omitir ou falsear, mesmo que contrarie os interesses da pessoa interessada ou da Administrao em que atua.
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ou oportunistas Resistir a todas as presses que visem obter quaisquer favores, benesses ou vantagens indevidas Zelar pelas exigncias especficas da defesa da vida e da segurana coletiva Manter-se inerte a qualquer tipo de vinculao contrria ao interesse pblico e probidade do cargo.
Mesmo em estado de greve decretada, cuidar para que os servios classificados como essenciais sejam prestados Ser assduo e Comprometer-se com freqente ao a pontualidade e servio freqncia Comunicar imediatamente Responsabilizar-se todo e qualquer pela denncia de ato ou fato irregularidades em seu contrrio ao setor interesse pblico Manter limpo e em perfeita ordem o local de trabalho Participar dos movimentos e estudos que se relacionem com a melhoria do exerccio de suas funes Vestimentas adequadas ao exerccio da funo Organizao e asseio no ambiente de trabalho Participar e interessarse por cursos de aperfeioamento e especializao no seu setor de trabalho
Vestir-se de acordo com o ambiente e o cargo que exerce Procurar se informar Manter-se permanentemente atualizado com as quanto s instrues de instrues, as servio, modificaes de normas de servio regras, leis pertinentes, e a legislao etc. Cumprir as tarefas de seu cargo ou funo o mesmo princpio com critrio, da eficcia e eficincia segurana e rapidez dever de todos os a cidados e ao funcionrio princpio tico profissional Exercer com Evitando exageros, estrita moderao desperdcios e as prerrogativas mordomias funcionais Abster-se de exercer sua No se valer do cargo funo, poder ou ou funo para obter autoridade com vantagens pessoais ou finalidade estranha pressionar as pessoas, ao interesse etc. pblico Divulgar e Colaborar na informar a todos os divulgao destes integrantes da sua princpios ticos, tidos classe sobre a como deveres funcionais existncia deste Facilitar fiscalizao
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sociedades de economia mista, ou ainda em qualquer setor onde prevalea o interesse do Estado. 1.6 A gesto da tica nas empresas pblicas e privadas. 1.6.1 Comisses de tica Para a investigao dos desvios de conduta moral e tica dos funcionrios e a aplicao desses artigos, criada, em cada rgo da administrao pblica federal, uma Comisso de tica, responsvel pelo processo administrativo que se formar para tac finalidade. Tambm tem essa comisso a incumbncia de orientar e aconselhar sobre a tica profissional do servidor, no tratamento com as pessoas e com o patrimnio pblico, competindo-lhe conhecer concretamente de imputao ou de procedimento susceptvel de censura. ela tambm encarregada de providenciar os procedimentos de anlise de merecimento de promoes verticais dos funcionrios, quando baseados na conduta tica dos interessados: Comisso de tica incumbe fornecer, aos organismos encarregados da execuo do quadro de carreira dos servidores, os registros sobre sua conduta tica, para o efeito de instruir e fundamentar promoes. Apesar da Comisso ser integrada impreterivelmente por funcionrios de carreira (admitidos por concurso pblico), sua incumbncia atinge a todos os servidores vinculados administrao, desde que prestem servios de natureza permanente, temporria ou excepcional, ainda que sem retribuio financeira, ligados direta ou indiretamente a qualquer rgo do poder estatal, como as autarquias, as fundaes pblicas, as entidades paraestatais, as empresas pblicas e as sociedades de economia mista, ou ainda em qualquer setor onde prevalea o interesse do Estado. 1.7 Conflito de interesses Aqui se fala do confronto do interesse coletivo (finalidade do servio pblico) com os direitos dos particulares (cidados titulares do direito ao atendimento). Como vimos, dever tico da instituio a satisfao dos interesses dos atendidos. No caso do sistema bancrio nacional, foi instituda toda uma legislao especfica para regulamentar esse relacionamento. Quanto acessibilidade de pessoas portadoras de necessidades especiais, idosos e demais casos semelhantes, h uma legislao especial, includa no edital desse concurso como contedo a ser estudado. Assim, o conflito de interesses regulamentado, bem como os relacionamentos entre instituies bancrias e atendidos, primeiro, pelos princpios ticos institudos pelo Decreto 1.171/94, depois, pelos regulamentos internos de cada instituio ou rgo pblico. No caso da Caixa Econmica Federal, o banco tem seu prprio regulamento tico. 1.8 tica e responsabilidade social A questo da responsabilidade na prestao de servios pblicos no pode ser vista apenas pelo seu aspecto social (de relevncia para a sociedade como um todo), devido ao fato de que a prestabilidade se d em dois mbitos: um coletivo (e por isso social) e outro individual (particular, que
Enquanto setor pblico, a empresa pblica se vale do servio pblico que prestam seus funcionrios. Ento, est subordinada a sua prestabilidade s determinaes legais que regem a conduta tica dos servidores pblicos em geral. Especificamente, no que diz respeito aos danos (morais e materiais) causados tanto aos cofres pblicos, quanto aos cidados que procuram o servio bancrio, o servidor de empresa pblica (caso da CEF) responde individualmente pelos prejuzos causados a estas duas personalidades (patrimnio pblico e cidados). So os casos de improbidade administrativa, falta de urbanidade, nepotismo, peculato, apropriao indevida de bens, etc. Vejamos os casos mais importantes para esse concurso. 1.8.2 Improbidade Administrativa o comportamento do servidor que implica em obter vantagens (valores, bens, crditos, favores de terceiros, etc.) devido ao exerccio do cargo ou funo pblica. Os atos de improbidade administrativa importaro na suspenso dos direitos polticos, a perda da funo pblica, a indisponibilidade dos bens e o ressarcimento ao errio, na forma e gradao previstas em lei, SEM PREJUZO DA AO PENAL CABVEL. A improbidade implica em responsabilidade do servidor envolvido e esta pode ser classificada de duas formas. 1.8.3 Responsabilidade objetiva Nestes casos, as pessoas jurdicas de Direito Pblico (entidades e empresas pblicas), assim como as empresas e sociedades privadas prestadoras de servios pblicos respondero pelos danos que seus agentes, nessa qualidade, causarem a terceiros. 1.8.4 Responsabilidade subjetiva Independentemente dos efeitos da responsabilidade objetiva, fica assegurado o direito a entidades e empresas pblicas, assim como as empresas e sociedades privadas prestadoras de servios pblicos, de ao indenizatria contra o responsvel, nos casos de dolo ou culpa. que, se a administrao pblica (empresa ou rgo) for condenada a indenizar o terceiro prejudicado, custear a reparao do dano, mas ter direito de
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exercer contra o funcionrio faltoso, a exigncia de reaver os valores gastos na reparao. 1.9 Atendimento Os princpios ticos que regem o atendimento ao pblico so os mesmos j mencionados. Mas quanto ao atendimento a portadores de necessidades especiais e idosos, a legislao determina tratamento diferenciado, fundamentado na Constituio Federal, quando esta protege acessibilidade aos desiguais nos atendimentos pblicos. Essa legislao est includa no contedo deste edital e merece ateno especial. DECRETO N 1.171, DE 22 DE JUNHO DE 1994 Aprova o Cdigo de tica Profissional do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal. 0 PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, e ainda tendo em vista o disposto no art. 37 da Constituio, bem como nos arts. 116 e 117 da Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e nos arts. 10, 11 e 12 da Lei n 8.429, de 2 de junho de 1992, DECRETA: Art. 1 Fica aprovado o Cdigo de tica Profissional do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal, que com este baixa. Art. 2 Os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal direta e indireta implementaro, em sessenta dias, as providncias necessrias plena vigncia do Cdigo de tica, inclusive mediante a Constituio da respectiva Comisso de tica, integrada por trs servidores ou empregados titulares de cargo efetivo ou emprego permanente. Pargrafo nico. A constituio da Comisso de tica ser comunicada Secretaria da Administrao Federal da Presidncia da Repblica, com a indicao dos respectivos membros titulares e suplentes. Art. 3 Este decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 22 de junho de 1994, 173 da Independncia e 106 da Repblica. ITAMAR FRANCO Romildo Canhim Este texto no substitui o publicado no DOU de 23.6.1994. ANEXO Cdigo de tica Profissional do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal CAPTULO I Seo I Das Regras Deontolgicas I - A dignidade, o decoro, o zelo, a eficcia e a conscincia dos princpios morais so primados maiores que devem nortear o servidor pblico, seja no exerccio do cargo ou funo, ou fora dele, j que refletir o exerccio da vocao do prprio poder estatal. Seus atos, comportamentos e atitudes sero
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atitude contra a tica ou ato de desumanidade, mas principalmente grave dano moral aos usurios dos servios pblicos. XI - 0 servidor deve prestar toda a sua ateno s ordens legais de seus superiores, velando atentamente por seu cumprimento, e, assim, evitando a conduta negligente. Os repetidos erros, o descaso e o acmulo de desvios tornam-se, s vezes, difceis de corrigir e caracterizam at mesmo imprudncia no desempenho da funo pblica. XII - Toda ausncia injustificada do servidor de seu local de trabalho fator de desmoralizao do servio pblico, o que quase sempre conduz desordem nas relaes humanas. XIII - 0 servidor que trabalha em harmonia com a estrutura organizacional, respeitando seus colegas e cada concidado, colabora e de todos pode receber colaborao, pois sua atividade pblica a grande oportunidade para o crescimento e o engrandecimento da Nao. Seo II Dos Principais Deveres do Servidor Pblico XIV - So deveres fundamentais do servidor pblico: a) desempenhar, a tempo, as atribuies do cargo, funo ou emprego pblico de que seja titular; b) exercer suas atribuies com rapidez, perfeio e rendimento, pondo fim ou procurando prioritariamente resolver situaes procrastinatrias, principalmente diante de filas ou de qualquer outra espcie de atraso na prestao dos servios pelo setor em que exera suas atribuies, com o fim de evitar dano moral ao usurio; c) ser probo, reto, leal e justo, demonstrando toda a integridade do seu carter, escolhendo sempre, quando estiver diante de duas opes, a melhor e a mais vantajosa para o bem comum; d) jamais retardar qualquer prestao de contas, condio essencial da gesto dos bens, direitos e servios da coletividade a seu cargo; e) tratar cuidadosamente os usurios dos servios aperfeioando o processo de comunicao e contato com o pblico; f) ter conscincia de que seu trabalho regido por princpios ticos que se materializam na adequada prestao dos servios pblicos; g) ser corts, ter urbanidade, disponibilidade e ateno, respeitando a capacidade e as limitaes individuais de todos os usurios do servio pblico, sem qualquer espcie de preconceito ou distino de raa, sexo, nacionalidade, cor, idade, religio, cunho poltico e posio social, abstendo-se, dessa forma, de causar-lhes dano moral; h) ter respeito hierarquia, porm sem nenhum temor de representar contra qualquer comprometimento indevido da estrutura em que se funda o Poder Estatal; i) resistir a todas as presses de superiores hierrquicos, de contratantes, interessados e outros que visem obter quaisquer favores, benesses ou vantagens indevidas em decorrncia de aes imorais, ilegais ou antiticas e denunci-las; j) zelar, no exerccio do direito de greve, pelas exigncias especficas da defesa da vida e da segurana coletiva;
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h) alterar ou deturpar o teor de documentos que deva encaminhar para providncias; i) iludir ou tentar iludir qualquer pessoa que necessite do atendimento em servios pblicos; j) desviar servidor pblico para atendimento a interesse particular; l) retirar da repartio pblica, sem estar legalmente autorizado, qualquer documento, livro ou bem pertencente ao patrimnio pblico; m) fazer uso de informaes privilegiadas obtidas no mbito interno de seu servio, em benefcio prprio, de parentes, de amigos ou de terceiros; n) apresentar-se embriagado no servio ou fora dele habitualmente; o) dar o seu concurso a qualquer instituio que atente contra a moral, a honestidade ou a dignidade da pessoa humana; p) exercer atividade profissional atica ou ligar o seu nome a empreendimentos de cunho duvidoso. CAPTULO II DAS COMISSES DE TICA XVI - Em todos os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal direta, indireta autrquica e fundacional, ou em qualquer rgo ou entidade que exera atribuies delegadas pelo poder pblico, dever ser criada uma Comisso de tica, encarregada de orientar e aconselhar sobre a tica profissional do servidor, no tratamento com as pessoas e com o patrimnio pblico, competindo-lhe conhecer concretamente de imputao ou de procedimento susceptvel de censura. XVII --. (Revogado pelo Decreto n 6.029, de 2007) XVIII - Comisso de tica incumbe fornecer, aos organismos encarregados da execuo do quadro de carreira dos servidores, os registros sobre sua conduta tica, para o efeito de instruir e fundamentar promoes e para todos os demais procedimentos prprios da carreira do servidor pblico. XIX - (Revogado pelo Decreto n 6.029, de 2007) XX - (Revogado pelo Decreto n 6.029, de 2007) XXI - (Revogado pelo Decreto n 6.029, de 2007) XXII - A pena aplicvel ao servidor pblico pela Comisso de tica a de censura e sua fundamentao constar do respectivo parecer, assinado por todos os seus integrantes, com cincia do faltoso. XXIII (Revogado pelo Decreto n 6.029, de 2007) XXIV Para fins de apurao do comprometimento tico, entende-se por servidor pblico todo aquele que, por fora de lei, contrato ou de qualquer ato jurdico, preste servios de natureza permanente, temporria ou excepcional, ainda que sem retribuio financeira, desde que ligado direta ou indiretamente a qualquer rgo do poder estatal, como as autarquias, as fundaes pblicas, as entidades paraestatais, as empresas pblicas e as sociedades de economia mista, ou em qualquer setor onde prevalea o interesse do Estado. XXV - (Revogado pelo Decreto n 6.029, de 2007) 2. Qualidade no atendimento ao pblico A qualidade no atendimento pr-requisito de qualquer servio prestado no mercado, tanto no setor pblico quanto no privado. Aqui, interessa que essa qualidade esteja voltada tambm para os pr-
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sempre condizente com o exerccio do cargo que ocupa. Ex.: as restries de comportamento social inadequado por que passam os juzes e promotores, sob risco de comprometerem a qualidade e credibilidade dos seus trabalhos. 2.11 Objetividade Ligado eficincia e presteza. Devem ser os atendimentos feitos com loquacidade, tornando-se prticos e simplificados ao mximo para o atendido. Alcanar o objetivo do atendimento, sem rodeios ou dificuldades adicionais. 3. Trabalho em equipe da essncia do trabalho em rgos pblicos o inter-relacionamento de qualidade mpar, devido ao alto grau de responsabilidade desejado. Como os rgos obedecem a estruturas pr-determinadas por Lei, as reparties, sees, departamentos, etc. j trazem pronta a sua funcionabilidade e todas elas, sem exceo, dependem de trabalho em equipe. o perfil principal da administrao moderna, que se projeta na administrao pblica como soluo inteligente (isso ocorre j h alguns anos). Assim, o trabalho em equipe deixa de ser uma caracterstica para ser uma determinante superior de funcionabilidade do setor pblico. Ainda que funcione isoladamente, sozinho num posto de atendimento, o servidor ter vinculada a sua rotina a de outros colegas, que recebem sua produo ou lhe enviam informaes e procedimentos a serem cumpridos. 3.1 Personalidade e relacionamento no trabalho No h muito que se falar em personalidade do servidor e tampouco do setor em que funciona, pois as instrues que normatizam sua prestabilidade so determinadas em escala decrescente (vm de cima para baixo, j prontas) e sua conduta profissional est amarrada no cdigo de tica do servio pblico. Tanto com os colegas de trabalho quanto no atendimento ao pblico, sua personalidade deve ser moldada segundo os princpios que regem o atendimento pblico, como vimos no texto sobre a tica no servio pblico. Comportando-se de acordo com aqueles princpios, o servidor estar atendendo perfeitamente ao perfil de personalidade desejado para o exerccio da funo pblica. 3.2 Eficcia no comportamento interpessoal Est ligada diretamente ao princpio de mesmo nome, que norteia o servio pblico, a administrao pblica e demais atividades em que o interesse pblico alvo ou cliente. Significa que o servidor no pode se interpor, em atitude de cunho pessoal, ante os interesses coletivos, sem risco de comprometer a eficcia, a segurana da realizao do servio, do atendimento, da prestao pblica. Os funcionrios pblicos so treinados para atuarem segundo o que hoje se chama etiqueta profissional, uma espcie de cdigo de conduta convencional, nascido no prprio mercado, das relaes modernas do mundo dos negcios e que permeou para a qualidade de atendimento e interrelacionamentos no setor pblico. O saber se comportar e a aparncia so questes cada vez mais exigidas para o funcionrio
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principais critrios de avaliao da qualidade do servio utilizados pelo cliente: Refere-se qualidade (e/ou aparncia) de qualquer evidncia fsica do servio: bens facilitadores, equipamentos , instalaes, pessoal. a ausncia da variabilidade no resultado ou no processo. Consistncia influencia at na propaganda boca-a-boca realizada por clientes freqentes e potenciais.
Aspectos tangveis
Consistnc ia
importante Refere-se para servios habilidade e profissionais: Competnc ao servios ia conhecimento mdicos, para executar assistncia o servio jurdica, por exemplo. Critrio importante para a maioria dos Nem consumidores sempre a de servios Velocidade reduo do (na tica de tempo real deles, Atendimento a desejada no sempre). O tempo tempo pode percebido. ter duas dimenses: a real e a percebida. Atendimen Refere-se Numa to experincia repartio que o cliente pblica, alm tem durante o da cortesia processo de pessoal ir atendimento: contribuir a capacidade para uma boa de agradar atmosfera a (de exceder) msica, a luz, as a expectativas. temperatura, A capacidade a decorao, de etc. reconhecimen to, o grau de cortesia criando o prazer da
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Resultado de progressiva adaptao do temperamento constitucional s condies ambientais, familiares, pedaggicas e sociais. Personalidade De persona, "mscara" ou "personagem de teatro", veio a palavra personalidade, o conjunto de qualidades que definem uma pessoa. A psicologia estuda as diferenas e semelhanas entre as pessoas e busca terapias para corrigir os transtornos de personalidade. Personalidade o termo utilizado para designar a organizao dinmica do conjunto de sistemas psicofsicos que determinam os ajustamentos do indivduo ao meio em que vive. Tem, pois, vrias caractersticas: (1) nica, prpria a um s indivduo, ainda que este tenha traos comuns a outros indivduos; (2) uma integrao das diversas funes, e mesmo que esta integrao ainda no esteja concretizada, existe uma tendncia integrao que confere personalidade o carter de centro organizador; (3) temporal, pois sempre a de um indivduo que vive historicamente; (4) no estmulo nem resposta, mas uma varivel intermediria que se afirma, portanto, como um estilo pela conduta. No estudo da personalidade registram-se duas teorias opostas: a caracterologia e a psicologia das personalidades, ou personologia, na terminologia de Henry Alexander Murray. Para a primeira, personalidade um conjunto de traos mais ou menos fundamentais que, agrupados, formam tipos em nmero limitado, aos quais podem ser reduzidos todos os indivduos. A personalidade ser ento uma estrutura fundamental estvel, analisada em seu comportamento atual. J a personologia busca os fatores dinmicos da conduta, as motivaes, os complexos centrais que influem na integrao da personalidade. No que tange psicologia da personalidade, a teoria volta-se para sua funo integrativa, considerando-a de um ponto de vista histrico, num esquema evolutivo. Aspectos. No estudo da personalidade devem ser observados quatro aspectos: (1) Dados psicofisiolgicos, provenientes da hereditariedade e maturao em relao constante com o adquirido. O ponto de vista mais aceito quanto relao entre hereditariedade e meio o de uma interao. Os efeitos da hereditariedade e do ambiente no so meramente somados, mas a extenso da influncia de um fator depende da contribuio do outro. Os dados psicofisiolgicos podem ser considerados como produto da hereditariedade e do meio. Assim, uma pequena diferena de hereditariedade e uma ligeira modificao do ambiente podem produzir uma enorme diferena da personalidade. (2) Transformaes da conduta e fixao de tipos de comportamento. As transformaes dependem de diversos fatores: (a) tendncias elementares ou adquiridas, inatas ou surgidas com a maturao, que suscitam e dirigem o comportamento; (b) operaes j existentes, instintivas ou adquiridas, que formam o fundamento da transformao, seja por assimilao a um novo todo, seja por dissociao; (c) obstculos sociais ou modelos culturais, cuja influncia foi valorizada pela psicanlise; (d) variabilidade pessoal, a
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psicolgica provocada por agentes internos e externos, e o ego se estrutura para estabelecer contato com a realidade exterior. Por intermdio dos processos secundrios, encontra ento na realidade os objetos adequados reestruturao do equilbrio desestabilizado por tenses psquicas. O prosseguimento das interaes com o meio conduz formao do superego, ou seja, a internalizao do julgamento moral, em que atuam o eu-ideal e a conscincia. O eu-ideal se manifesta por meio de injunes a respeito de como a pessoa deve agir em relao a suas aspiraes e a conscincia estabelece o que ela no pode fazer. Personalidade bsica. O conceito de personalidade bsica surgiu da colaborao entre o antroplogo Ralph Linton e o psicanalista Abraham Kardiner. Com base em trabalhos de Linton sobre populaes de Madagascar e das ilhas Marquesas, Kardiner realizou anlises para verificar a existncia de correlaes entre as instituies da cultura e a personalidade. Desses primeiros estudos, base de trabalhos posteriores sobre cultura e personalidade, surgiu o conceito (mais produto de reflexo terica que de trabalho de campo) de personalidade-base, ou personalidade bsica, para definir condutas e atitudes comuns maioria dos integrantes de um grupo. S aps as primeiras idias formuladas por Kardiner que se fizeram experincias de campo, na dcada de 1940. Kardiner compreendia a existncia de certos padres fixos de pensamento e ao, aceitos em geral por um grupo de indivduos e que podem causar distrbios a estes, quando violados. As instituies primrias so formadas por certos desejos do indivduo, independentemente de seu controle (como apetite, sensualidade etc.), e vo compor a estrutura da personalidade-base. Esta estrutura d origem a outras instituies, de carter secundrio, que atuam para aliviar tenses. exemplo de uma instituio secundria a maneira pela qual os membros de uma cultura solicitam a proteo divina. Se bem que o conceito de divindade seja universal, o modo de solicitar sua proteo varia enormemente de povo para povo, em geral como decorrncia de experincias criadas na mentalidade da criana e dos objetivos definidos pela sociedade. Esta variao de experincias indica que a estrutura da personalidade-base formada de elementos comuns personalidade da maioria dos membros individuais de uma cultura dada. Surgida na dcada de 1930, a formulao do conceito de personalidade-base teve seu mais amplo desenvolvimento na dcada seguinte, quando foi comprovado por experincias de campo. Cora Dubois estudou os nativos da ilha de Alor, na Melansia, e encontrou trs componentes da personalidade: uma estrutura bsica que pode ser fisiolgica e comum a toda a humanidade; tendncias individuais da personalidade; e formas culturais que atuam sobre os dois primeiros componentes e ocasionam certas tendncias centrais, que podem ser denominadas personalidade modal. Nesse mesmo perodo, Linton realizou estudos que comprovaram sua hiptese de que a estrutura bsica da personalidade se refere mais a certos denominadores comuns da personalidade de todos os membros de um grupo. A teoria da personalidade-base trouxe considervel avano para as relaes entre
por Rosemeire Zago Como voc se sente quando est contando algo muito triste que te aconteceu e percebe que a pessoa que supostamente est te ouvindo demonstra um leve sorriso no rosto ou continua atenta ao que est passando na TV? Ou ainda, muda de assunto com uma piada nada conveniente para o momento? Pssimo, no mesmo? Sente-se como tivesse falando com uma parede ou pedra, fria, insensvel, dura! Algum que demonstra ser incapaz de sentir o que voc est sentindo. Voc se sente incompreendido, e muitas vezes at se arrepende de ter contado aquilo para tal pessoa. Promete a si mesmo que no contar mais nada para ela devido a sua falta de sensibilidade. No apenas o que a outra pessoa nos fala que faz com que nos sintamos compreendidos, mas principalmente suas expresses faciais, seu corpo, se nos envolve, se nos toca com um profundo abrao, se nos compreende com seu olhar ou se nos olha com indiferena ou com alguma expresso contrria aquilo que estamos sentindo. Mas e sintamos de falar, empatia, aquelas pessoas que fazem com que nos vontade e temos cada vez mais desejo falar? Elas tm o que chamamos de ou seja, a capacidade de se colocar no
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lugar da outra pessoa e tentar "ver com os olhos dela". O que empatia O termo empatia foi utilizado pela primeira vez por E.B. Titchener, psiclogo, e o termo origina-se do termo grego emptheia, que significa "entrar no sentimento". Para alcanarmos este estgio necessrio deixar de lado nossos prprios pontos de vista e valores para poder entrar no mundo do outro sem julgamentos. E como isso difcil de fazer! Geralmente, nem acabamos de falar e j estamos sendo julgados. Isso, quando no tentam nos interromper com opinies, ainda que nem tenhamos pedido, s queramos falar, desabafar. Sabemos que isso nem sempre fcil de encontrarmos nas relaes, mas o que esperamos quando contamos algo para algum: sermos ouvido em todos os sentidos e mais importante, sentir que o outro est nos compreendendo, seja com um gesto ou um simples olhar, mas que demonstra de alguma forma sentir nossa dor. preciso deixar claro que empatia no tem nada a ver com necessidade compulsiva de realizar desejo alheios, de ajudar e de servir. E tambm muito diferente da simpatia, que algo que sentimos pelo que o outro est vivenciando, sem entretanto, sentir o que ele est sentindo. E muito menos tem haver com alexitimia, que se refere a pessoas que no conseguem identificar e nem descrever seus sentimentos. A empatia tambm a primeira condio para a prtica da psicoterapia. preciso ter uma percepo do mundo do outro como se fosse o seu prprio, o que leva a pessoa a desenvolver sua auto-estima, pois sente que importante e que seus sentimentos so considerados. A empatia muitas vezes tudo que uma pessoa precisa, pois geralmente no encontra isso dentro da prpria famlia. E a falta dessa compreenso que faz com que muitos relacionamentos terminem. Como desenvolver a empatia Mas como algum pode saber o que sentimos? Entrando em sintonia com nossa dor fsica ou emocional. reconhecer as emoes ou necessidades do outro. E para desenvolver essa capacidade preciso que a pessoa saiba antes de tudo ouvir e respeitar as prprias necessidades e dores. Tratar-se com empatia, ser compreensivo consigo mesmo como gostaria que fossem com voc caracterstica bsica para o autoconhecimento. Empatia comea com a capacidade de estar bem consigo mesmo, de perceber as coisas que no gosta dentro de voc e as coisas desagradveis da sua personalidade. Pessoas com dificuldade de entender o outro muitas vezes demonstram que possivelmente no receberam compreenso em suas necessidade e sentimentos durante sua vida. Se suas prprias necessidades no foram supridas como poder entender as necessidades de algum? A base e a prtica da empatia A empatia se baseia na capacidade de se colocar no lugar do outro; na percepo daquilo que as pessoas esto sentindo ou passando e na habilidade de ouvir com carinho e ateno aquilo que esto
A Importncia do Auto-Conhecimento Por que se conhecer ? Esta uma pergunta que s voc poder responder. E este um dos prprios motivos que me leva a olhar constantemente para dentro. olhando para o nosso interior, examinando e transcendendo nossos padres herdados de nossos pais, de nossos familiares e da prpria cultura e sociedade que poderemos encontrar um sentido em nossas vidas, uma resposta para a pergunta que a maioria de ns tem na mente: "Para que estamos vivos ?" O auto-conhecimento nos leva a uma profunda viagem ao nosso interior, fazendo nos compreender por que reagimos a uma determinada situao, tornando-nos capazes de fazer uma escolha mais consciente, e que consequentemente nos levar uma satisfao e sentido de vida cada vez mais significativo. Desde a mais tenra infncia, fomos criando "couraas" para proteger nossa verdadeira essncia. Fomos adquirindo padres scio-culturais que quando so rgidos e inflexveis bloqueiam nosso processo de desenvolvimento. Vamos "levando" a vida, escutando apenas o que os outros, a sociedade e os nossos padres nos dizem para fazer, muitas vezes, no dando ouvidos nossa prpria voz que vem do nosso corao, do nosso interior.
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Muitos nem sequer tem conscincia dessa voz interior, outros tentam silenci-la a qualquer custo. Esto ainda iludidos pelas presses, determinaes e medos impostos pela sociedade e pelo prprio ego: "Mas o que vo pensar de mim se eu fizer isto?" Certas pessoas tm medo do que pode vir a acontecer, mas esquecem que a vida est presente no agora. E no agora que o corao, que o Ser clama para que o sigamos, confiando e fluindo, pois a que est a verdadeira evoluo e o verdadeiro aprendizado que trar a paz e a satisfao interior. Assim, o auto-conhecimento nos leva ao desenvolvimento de nossa Conscincia, transcendendo as "couraas" e indo em direo da nossa verdadeira essncia de Amor, uma viagem que exige mais coragem do que segurana. Autor: Saulo Nagamori Fong
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entre desejos e vontades que se estabelecem as bases dos conflitos pessoais e que se projetam para conflitos de relacionamentos nos espaos de interao social, como a famlia o , se transformando em espaos de convergncia de desejos pessoais e vontades coletivas, onde os interesses gerais deveriam determinar racionalizaes que inibissem os desejos individuais que se lhes opem. Quanto mais primitivas e imaturas so nossas vivncias psquicas, mais sujeitos aos desejos estamos, mais egostas permanecemos e menos passveis de aceitar nossos limites em respeito aos direitos dos outros. Por isso, o caminho para a superao dos conflitos pessoais e de suas derivaes coletivas passa por dois aspectos: legitimar e sublimar. A legitimao aquele passo inicial defendido pela teoria da Inteligncia Emocional, de Daniel Goleman, em que identificamos e verbalizamos sobre aquela emoo de nossa vida psquica que nos incomoda e que precisamos transformar. E digo transformar por no podermos elimin-la, j que suas origens esto nos instintos bsicos que so os sustentadores da vida. Ou seja, tirar o instinto que sustenta um desejo seria tirar a prpria vida naquilo que ela tem de mais essencial. Diria mesmo que eliminar um instinto seria mais do que matar o corpo mas matar a prpria alma se isso fosse possvel. Ento, aps a legitimao, o caminho o da busca da sublimao, ou seja, um processo de amadurecimento pela conscincia do fato e pelas vivncias luz dessa conscincia que vai transformando o instinto em sentimentos, que so estados mais amadurecidos dos instintos. Para isso, os exerccios da sair-se de si mesmo, nas atividades artsticas criativas, assistenciais e religiosas podem favorecer em muito os resultados esperados.
ELEMENTOS DA COMUNICAO: EMISSOR E RECEPTOR, CANAIS DE COMUNICAO, MENSAGENS, CDIGOS E INTERPRETAO, OBSTCULOS COMUNICAO, A VOZ E SUAS FUNES.
ELEMENTOS DA COMUNICAO O homem, na comunicao, utiliza-se de sinais devidamente organizados, emitindo-os a uma outra pessoa. A palavra falada, a palavra escrita, os desenhos, os sinais de trnsito so alguns exemplos de comunicao, em que algum transmite uma mensagem a outra pessoa. H, ento, um emissor e um receptor da mensagem. A mensagem emitida a partir de diversos cdigos de comunicao (palavras, gestos, desenhos, sinais de trnsito...). Qualquer mensagem precisa de um meio transmissor, o qual chamamos de canal de comunicao e refere-se a um contexto, a uma situao. So, ento, os seguintes elementos da comunicao: Emissor: o que emite a mensagem; Receptor: o que recebe a mensagem;
Signo = significante + significado. Significado = idia ou conceito (inteligvel) Funes da Linguagem: O emissor, ao transmitir uma mensagem, sempre tem um objetivo: informar algo, ou demonstrar seus sentimentos, ou convencer algum a fazer algo, entre outros; conseqentemente, a linguagem passa a ter uma funo, que so as seguintes: Funo Funo Funo Funo Funo Funo Referencial Conativa Emotiva Metalingstica Ftica Potica
Obs.: Em um mesmo contexto, duas ou mais funes podem ocorrer simultaneamente: uma poesia em que o autor discorra sobre o que ele sente ao escrever poesias tem as linguagens 59
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potica, emotiva e metalingstica ao mesmo tempo. Funo Referencial Quando o objetivo do emissor informar, ocorre a funo referencial, tambm chamada de denotativa ou de informativa. So exemplos de funo denotativa a linguagem jornalstica e a cientfica. Ex.: Numa cesta de vime temos um cacho de uvas, duas laranjas, dois limes, uma ma verde, uma ma vermelha e uma pra. O texto acima tem por objetivo informar o que contm a cesta, portanto sua funo referencial. Funo Conativa Ocorre a funo conativa, ou apelativa, quando o emissor tenta convencer o receptor a praticar determinada ao. comum o uso do verbo no Imperativo, como "Compre aqui e concorra a este lindo carro". "Compre aqui..." a tentativa do emissor de convencer o receptor a praticar a ao de comprar ali. Funo Emotiva Quando o emissor demonstra seus sentimentos ou emite suas opinies ou sensaes a respeito de algum assunto ou pessoa, acontece a funo emotiva, tambm chamada de expressiva. Ex.: Ns o amamos muito, Romrio!! Funo Metalingstica a utilizao do cdigo para falar dele mesmo: uma pessoa falando do ato de falar, outra escrevendo sobre o ato de escrever, palavras que explicam o significado de outra palavra. Ex.: Escrevo porque gosto de escrever. Ao passar as idias para o papel, sinto-me realizada... Funo Ftica A funo ftica ocorre, quando o emissor testa o canal de comunicao, a fim de observar se est sendo entendido pelo receptor, ou seja, quando o emissor quebra a linearidade contida na comunicao. So perguntas como "no mesmo?", "voc est entendendo?", "c t ligado?", "ouviram?", ou frases como "al!", "oi". Ex.: Al Houston! A misso foi cumprida, ok? Devo voltar nave? Algum me ouve? Al!! Funo Potica a linguagem das obras literrias, principalmente das poesias, em que as palavras so escolhidas e dispostas de maneira que se tornem singulares. Obstculos compreenso oral Concentrar-se numa ordem de trabalhos pessoal. Quando o tempo que deveria ser utilizado a ouvir dedicado a formular a nossa prxima resposta, no
Voz
Modernas tcnicas de computao permitem identificar uma pessoa mediante o registro da freqncia e intensidade das ondas sonoras de sua voz, da mesma forma como se utilizam as impresses digitais. A voz, cantada ou falada, o som produzido na laringe e nas cavidades orofarngeas, e que se manifesta na forma de vogais ou sons voclicos. O estudo da voz humana est ligado no s fisiologia geral, como tambm neurologia, laringologia e endocrinologia. O aparelho respiratrio, no qual se armazena e circula o ar, compe-se de nariz, traquia, pulmes e diafragma. Os pulmes fornecem a fora motriz, na forma de coluna de ar, que a matria-prima das vibraes sonoras. O movimento de inspirao-expirao que serve respirao vital ou automtica tambm permite a produo de sons falados e cantados. O controle da respirao fundamental para a tcnica vocal: cabe ao diafragma a tarefa mais 60
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importante. Na respirao abdominal seu papel preponderante; na de tipo clavicular, utiliza-se a parte superior do trax, que, por reter pouco volume de ar, produz baixo rendimento e desaconselhada. O rgo essencial do aparelho fonador a laringe, que se localiza na parte anterior da faringe. Na parte mdia da superfcie interna da laringe existem, de cada lado, duas dobras superpostas e, acima delas, as duas cordas vocais. Durante a inspirao, as cordas vocais se separam e o orifcio gltico se abre; durante a fonao, h uma aproximao e fecha-se o orifcio gltico. Altura e registros. A altura do som vocal determinada pelo crebro e depende da excitabilidade do nervo recorrente. Quanto aos registros vocais -- extenso da voz dentro da escala geral dos tons musicais --, consideram-se a existncia de voz de peito, voz de cabea, voz mista e voz de falsete. As diferenas de altura entre vozes explicam-se fisiologicamente. Timbre e intensidade. O som produzido pela laringe muito complexo, mas destitudo de cor voclica, ou timbre. Somente ao atravessar o pavilho orofarngeo, da glote at os lbios, o som se modifica e adquire o timbre ao sair pela boca. A intensidade da voz depende da velocidade com que sai a coluna de ar, isto , de presso subgltica, e do tnus das aproximaes glticas. Para um volume importante so necessrios ventilao pulmonar adequada, musculatura respiratria potente e, secundariamente, grande capacidade torcica. No canto lrico, as exigncias de grande potncia no agudo reduzem sensivelmente a distino de timbres, que s possvel em baixas freqncias e intensidades fracas. Classificao das vozes. Chama-se tessitura a regio que compreende sons que podem ser emitidos com maior facilidade por cada indivduo. De modo mais geral, distinguem-se as vozes entre as graves e as agudas. A partir do sculo XVIII, comeou-se a destinar papis a vozes intermedirias. Entre as masculinas classificaram-se as vozes, da mais grave para a mais aguda, em: baixo, bartono e tenor; entre as vozes femininas: contralto, meio soprano e soprano. Todas as vozes, no entanto, e no apenas as trabalhadas, classificam-se de acordo com esse critrio. O estudo pode modificar sensivelmente a extenso vocal de uma pessoa. Outras classificaes na msica lrica referem-se s caractersticas de timbre (baixo profundo, baixo cantante, soprano dramtico, soprano ligeiro etc.); diferenas quanto potncia (bartono de pera, bartono de opereta etc.) e quanto ao estilo no uso da voz (tenor wagneriano, bartono de Verdi etc.). Tcnicas modernas conferem classificao critrios mais precisos, baseados na excitabilidade do nervo recorrente. Assim, pode-se estabelecer uma frmula definida que determina a tessitura da voz de cada indivduo. Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicaes Ltda. A voz humana produzida pela vibrao do ar que expulso dos pulmes pelo diafragma e que passa pelas pregas vocais e modificado pela boca, lbios e a lngua.A voz humana produzida pelas pregas vocais (cordas vocais). A voz uma caracterstica humana intimamente relacionada com a necessidade do homem de se
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tem voz, geralmente, mais aguda, o nmero aumenta para 250 vezes por segundo. A essa caracterstica damos o nome de freqncia. Vale recordar que as pregas vocais do homem tm mais massa e so menos esticadas que as da mulher (como no violo, as cordas mais esticadas so mais agudas e vibram mais que as cordas mais graves. Da, inclusive, que vem a expresso "pregas vocais"). Obs.: O termo "cordas vocais" est deixando de ser usado, j que quando falamos cordas vocais pensamos que so formados por cordas, o que no verdade. Em troca deste termo esto adotando o termo de pregas vocais, j que se assemelha mesmo a duas pregas. Wikipdia
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constitui o meio mais importante de comunicao do homem e o instrumento primordial que o distingue dos outros animais. O homem primitivo, em sua linguagem, provavelmente pouco diferia dos animais que o cercavam: articulava sons e complementava seu raciocnio com gestos, refletindo os sentimentos com maior ou menor intensidade na expresso de seu rosto. Enquanto o homem se encontrava no estado de barbarismo, no ambiente de sua tribo, bastavam-lhe sistemas rudimentares de comunicao. A evoluo dos grupos primitivos, a formao de cls independentes, e a conseqente necessidade de se entenderem com mais clareza e maior rapidez, determinaram a evoluo da linguagem. Nas ocasies de perigo, em que a necessidade de auxlio se fazia sentir, as comunidades valiam-se de sinais primitivos que podiam ser percebidos distncia, como o fogo, a fumaa e o som. A evoluo das comunicaes pela linguagem, durante longo perodo, foi muito lenta. Os desenhos tiveram papel preponderante nas pocas primitivas. Surgiram como expresses do esprito religioso, como avisos de paz e de guerra, e aos poucos evoluram como caracteres de progresso e de civilizao; so testemunho disso os desenhos gravados no interior das grutas pr-histricas, nas tbulas de madeira e de argila encontradas em escavaes arqueolgicas, que relatam as aventuras, os acontecimentos e a evoluo de seus habitantes. O processo evolutivo da linguagem conferiu, durante milnios, caractersticas prprias a cada povo, nas diferentes regies do mundo. Surgiram, assim, as diversas lnguas. As lnguas europias originaram-se dos povos que habitavam primitivamente as plancies centrais da Europa, os indo-europeus. As lnguas faladas na sia provm dos povos monglicos que emigraram para o Oriente; influenciaram tambm a linguagem dos ndios das Amricas. J os idiomas dos africanos provm dos assrios, no norte, e os hamitas, no sul. A escrita no foi uma inveno repentina, mas, ao contrrio, precisou de um longo tempo e lento processo de simplificao. Teve origem nos primeiros desenhos rudimentares de que se valia o homem para exprimir suas idias. Essa primeira fase, expressa pelo desenho (pictogramas) como "mensagem", chama-se "pictogrfica" (representaes de guerra na cultura, olmeca por exemplo). A fase seguinte foi a "ideogrfica", que exige um processo interpretativo e uma inteligncia mais evoluda (o Sol representa no s o astro, mas tambm toda a fonte de calor). Da escrita ideogrfica passou-se gradualmente escrita fontica, mediante a transformao dos ideogramas em signos fonticos, correspondentes aos sons das palavras. Os sumrios inventaram a escrita cuneiforme, constituda de sinais em forma de cunhas. A primeira lngua de que se conservam documentos escritos a sumria; a ela se seguiram outras, como a egpcia, cujos hierglifos remontam a princpios do terceiro milnio antes da era crist. Poucos sculos depois apareceu a escrita chinesa, de tipo analtico, quer dizer, ideogrfica, mas com alguns elementos fonticos, em que cada sinal constitui a notao de uma palavra.
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de V. K. Zworykin, apresentadas entre 1923 e 1939. As primeiras estaes de televiso com programas regulares comearam a funcionar na Europa, em 1936, e nos Estados Unidos, em 1941. As invenes modernas, desde a vlvula de rdio at a televiso, s se tornaram possveis graas ao conhecimento do eltron, do qual derivou o termo eletrnica. As experincias realizadas nesse campo, antes da segunda guerra mundial, conduziram inveno do radar. Terminada a guerra, a radiodifuso e a televiso foram impulsionadas pela inveno do transistor em 1948. Na dcada de 1950, o sistema de TV a cabo passou a ser utilizado nos Estados Unidos e, desde meados da dcada de 1970, houve uma proliferao desse sistema em diversos pases. Os satlites artificiais lanados em rbita ao redor da Terra passaram a servir como estao para transmisso de sinais telefnicos e de televiso. O primeiro satlite artificial para comunicaes, o Telstar, foi lanado em julho de 1962 pelos Estados Unidos. O Intelsat IV, posto em rbita em 1971, comportava nove mil circuitos telefnicos e 12 canais de televiso. A partir da dcada de 1980, cresceu o emprego do fax, do computador e do videotexto como meios de comunicao. Disseminaram-se tambm os sistemas celulares de rdio e de telefonia e as redes de informao, sobretudo a Internet, que j no final do sculo, conectava centenas de milhes de usurios em todo o mundo com bancos de dados de bibliotecas, museus, universidades, entre outras instituies. Entrava-se na chamada era da informao, facilitada pela popularizao dos microcomputadores, pelo advento do CD-ROM e da multimdia e por avanos tecnolgicos nas comunicaes por fibra ptica e satlites. A associao de televiso, computador e telefone num nico equipamento capaz de atender ao comando da voz prometia revolucionar a televiso com a introduo do conceito de interatividade: a possibilidade de o telespectador interagir com as mensagens veiculadas pelo aparelho e ser capaz de responder a elas ou at mesmo modific-las. Com a nova tecnologia seria possvel estudar, trabalhar e fazer compras sem sair de casa. O sculo XX, portanto, foi cenrio de uma verdadeira revoluo no mbito das comunicaes, comparvel revoluo industrial. Os modernos meios de comunicao propiciam, sem dvida, relaes mais estreitas e um maior conhecimento entre os diversos povos. Esses meios, porm, s existem como suporte de um fato lingstico, seja ele verbal ou visual. Na verdade, no passam de instrumentos para a transmisso de mensagens, que constitui o verdadeiro ncleo de toda comunicao. Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicaes Ltda. Rede de informao O impacto causado pela tecnologia da informtica no final do sculo XX s era comparvel ao da revoluo industrial. Em menos de meio sculo, os computadores alteraram o panorama mundial e trouxeram progressos a todas as reas do conhecimento. s vsperas do terceiro milnio,
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Os usrios da Internet tambm tm a sua disposio o mailing-list, um servio de assinatura de artigos por temas de interesse. Alguns desses temas esto disponveis tambm para consulta, mas no para assinatura, nos newsgroups, que integram a chamada USENET. Os grupos organizam-se em categorias, identificadas por um grupo de letras, como sci, para cincia; rec, para lazer; soc, para sociedade; comp, para computadores etc. A Internet conta tambm com um canal para conversas ao vivo entre at centenas de pessoas, simultaneamente. o IRC, abreviatura do ingls Internet Relay Chat. J com o Telnet, o usurio pode operar computadores distncia a partir de sua prpria mquina. Existem ainda vrios sistemas de "navegao", ou busca de informaes, na rede. So eles o Gopher, o Wais e o WWW (abreviatura de World Wide Web, teia mundial), com recursos multimdia e uma facilidade de manipulao que permitiram popularizar os usos da Internet. Aparentemente, o potencial oferecido pelas redes ilimitado, com possibilidades de aplicao ainda no imaginadas. Algumas questes que suscitaram controvrsias so, por exemplo, a aplicabilidade das redes na educao, a veiculao de publicidade e o nvel de interferncia que deve ter o governo de um pas sobre o intercmbio de informaes das redes. Em 1995, o governo americano privatizou o ltimo tronco de fibras pticas da Internet que ainda mantinha em seu poder. Simultaneamente, no Brasil, a Rede Nacional de Pesquisa (RNP), usada pelas universidades para conectarem-se Internet, assumia a administrao da Internet comercial, em carter provisrio, para que as empresas e instituies acadmicas interessadas em prover acesso rede pudessem se equipar. Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicaes Ltda. Multimdia A multimdia explora a capacidade do crebro humano de processar ao mesmo tempo dados veiculados sob formas diferentes, estimulando principalmente os sentidos da viso e da audio. Multimdia a tecnologia que integra, no computador, dois ou mais meios diferentes, como textos, grficos, animao, som e vdeo. Essa integrao denomina-se interatividade. Um sistema multimdia visa a tornar mais atraente a veiculao de informao e facilitar o acesso a grandes volumes de dados. As caractersticas da multimdia permitem ao usurio romper o processo de leitura seqencial, como o dos livros, e criar seu prprio caminho de consulta. O conceito de multimdia se baseia na capacidade do ser humano de compreender a linguagem escrita e falada, de ver e entender como os objetos se comportam no espao e no tempo, de reconhecer e manipular smbolos, de apreciar obras de arte, de decifrar grficos e diagramas que permitem visualizar conceitos e de interpretar representaes simplificadas da realidade, como mapas, por exemplo. Quando se considera cada uma dessas maneiras de transmitir informao como um meio, conclui-se que os seres humanos so grandes pensadores multimdia. Se cada informao for apresentada ao homem pelo meio que lhe mais compreensvel, a habilidade humana
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televiso, que se transformou numa grande central de comunicao em que os telespectadores podem escolher os programas a que desejam assistir, fazer compras, comunicar-se com outros telespectadores, participar de videoconferncias e ler os jornais do dia. Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicaes Ltda. Telecomunicaes Os principais sistemas de telecomunicaes empregados para a transmisso a distncia tiveram origem no fim do sculo XVIII. Sua implantao definitiva, porm, somente ocorreu na segunda metade do sculo XX, como conseqncia do avano acelerado da eletrnica e das cincias associadas automatizao de sistemas. As telecomunicaes, ou sistemas telecomunicaes, compreendem um conjunto dispositivos e tcnicas empregados para transmisso de informaes a longa distncia modo instantneo. A transmisso pode ser vozes, sinais grficos, dados, imagens ou sinais televiso. de de a de de de
Todos os sistemas de telecomunicaes funcionam segundo os mesmos princpios fundamentais, e diferem uns dos outros especialmente no tipo de informao manipulada e no meio usado para transmiti-la. Alguns exemplos bem conhecidos so os sistemas de telegrafia, telefonia, rdio, televiso e redes de dados informatizadas. Os principais meios utilizados nessas transmisses so a radiocomunicao, a transmisso por cabo e os satlites artificiais. Na dcada de 1980 introduziu-se uma importante inovao associada ao meio e que se tornou de uso amplo, especialmente nas comunicaes telefnicas: um tipo de cabo composto de fibras pticas. Nesse processo, os sinais eltricos convertidos em sinais luminosos transmitem sons e informaes ao longo de feixes de filamentos de vidro ou plstico. Sistemas de telecomunicaes. O telgrafo foi o primeiro e durante muitos anos o mais importante sistema de telecomunicaes. Antecedido por diversos meios de que se valeu o homem para transmitir mensagens mediante cdigos preestabelecidos, o telgrafo alcanou sua moderna identidade ao incorporar os conhecimentos sobre transmisso eltrica de sinais. Nas mos de inventores como Charles Wheatstone e Samuel Morse, adquiriu estrutura e sistemas de codificao prprios. A capacidade de transmitir de modo seqencial sinais -- que representam letras, nmeros, sinais de pontuao e smbolos diversos -e o fato de resultar numa informao impressa sobre papel, em forma de telegrama, so as caractersticas diferenciais do telgrafo. A inveno do telefone, atribuda de maneira generalizada a Alexander Graham Bell em 1876, apesar de antecedida por dispositivos similares, substituiu paulatinamente o telgrafo como meio cotidiano de telecomunicao. A telefonia baseia-se na converso do som em sinal eltrico, sua transmisso imediata atravs de um meio condutor, e sua transformao de novo em som, realizada no aparelho receptor. Nas ltimas dcadas do sculo XX, contudo, a telefonia estendeu seu campo de
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propriedades da onda suporte da transmisso e a superposio de vrias mensagens diferentes sobre o canal. Finalmente, o receptor dispe de um desmodulador que reconverte os impulsos recebidos na mensagem analgica ou digital original; um decodificador, tradutor necessrio em caso de transmisso digital; e um processador final, que interpreta os dados. A comunicao em dois sentidos simultneos requer a presena em ambos os terminais de um modulador-desmodulador de sinais, ou modem, conversor das mensagens em impulsos aceitos pelo canal. A preocupao bsica dos sistemas de telecomunicaes consiste em conseguir que todas as operaes destinadas a reproduzir por meios eletrnicos as mensagens enviadas no afetem a qualidade de recepo nem produzam altos ndices de interferncia ou rudos. Essa preocupao se reveste de maior importncia nos casos que requerem maior fidelidade. Canais de telecomunicao. A transmisso da mensagem de um emissor para um receptor verifica-se habitualmente por dois canais: o ar (ou o vcuo) e os condutores de eletricidade. A transmisso por ar baseia-se na dualidade dos campos eltricos e magnticos, que se deslocam conjuntamente no espao, ou no vcuo, em forma de uma onda eletromagntica de magnitudes fsicas relacionadas com a intensidade dos campos. Esse mtodo, utilizado nas transmisses de rdio e televiso, executa-se por meio de canais definidos com faixas de freqncia estreitas e necessita da instalao de antenas receptoras. A propagao de correntes eltricas atravs de fios condutores, que aproveita primordialmente o carter eltrico dos campos eletromagnticos, constitui a base da transmisso por cabo. Tipicamente utilizado na comunicao de sons, sinais telegrficos e conjuntos de dados a baixa velocidade, esse sistema se vale de diversos tipos de linhas condutoras, como pares de fios estendidos sobre postes, enterrados a pouca profundidade, subterrneos ou submarinos, e cabos coaxiais que permitem incrementar notavelmente a largura da faixa de transmisso de freqncias. O emprego, desde o fim da dcada de 1950, de satlites artificiais para telecomunicaes revolucionou os sistemas de transmisso por essa tcnica ao permitir o intercmbio de todo tipo de sinais de informao entre pases e continentes. O sistema empregado compe-se de uma estao terrestre e uma estao orbital a bordo do satlite. O equipamento eletrnico do satlite recebe os sinais da Terra, amplifica-os e devolve-os para outra regio do planeta, onde outra estao terrestre atua como elo das comunicaes. A comunicao disponvel para um amplo nmero de usurios, como sucede com os servios de telefonia, telegrafia e transmisso de dados informticos, necessita da implantao de redes de telecomunicaes que garantam a rapidez e a facilidade de conexo. A primeira soluo para esse problema foi a interposio de estaes intermedirias das quais dependiam, em forma de ramificaes, linhas de transmisso secundrias. Os inevitveis bloqueios e acumulaes de mensagens
TICA NO EXERCCIO PROFISSIONAL: A IMAGEM DA ORGANIZAO, IMAGEM PROFISSIONAL, SIGILO E POSTURA. tica no Servio Pblico
Jorge Teixeira da Silva; Letcia Clara Ribeiro; Antonio Carlos Menegon; Joyce de Castro Nunes; Vanderlei Dandrea; Ana Paula Rodrigues; Francisca Dantas; Polliane Tenrio Neto; Mrcia de Jesus silva; Rogrio Chagas Pozo. Alunos do Curso de Direito da UMESP. Este artigo, fruto de uma intensa atividade de reflexo escrita de todos ns, alunos do Curso de Direito da UMESP, surgiu da discusso que esteve presente no decorrer do semestre na disciplina: Cidadania, tica pblica e ao cultural. Resolvemos escrever sobre os Servios prestados ao pblico, devido aos abusos relatados pelos meios de comunicao presentes em nosso cotidiano pelo que Milton Santos chama de funcionrios sem mandato, sabido que muitas pessoas que confiaram no trabalho se decepcionaram. O presente texto pretende trabalhar estas idias, de modo que possamos olhar atravs da perspectiva do direito, o desrespeito que vem ocorrendo as regra de conduta e da tica que requer o trabalho que os servios pblicos visam prestar. O Direito que os cidados vm adquirindo aos poucos, e que levou muito tempo para ser construdo e respeitado vem, como sabemos, sofrendo com a grande dificuldade que a populao enfrenta no dia a dia para fazer valer seus direitos que s vezes desaparecem porque no so postos em prtica. A princpio, achamos que isto ocorra por falta de conscincia dos prprios cidados seja por normas e desculpas de resoluo posta por nossos governantes trazendo um efeito de omisso do papel de um cidado e seus direitos. Estes efeitos citados so objetivados pelos governantes que enriquecem justamente atravs da ignorncia em relao aos direitos conquistados pela populao o que gera um grande desrespeito para com os cidados e uma cultura que se perpetua. Milton Santos, em seu trabalho: O espao do cidado mostra-nos que estes atos de desrespeito aos direitos e representao que alguns dos funcionrios pblicos em relao populao, viola a moral, os direitos e principalmente, ataca a cultura dos cidados, dando a impresso de que os servios pblicos podem ser algo negocivel, quando o mesmo inalienvel. Para que possamos esclarecer melhor nossas idias, chegamos questo da tica no servio pblico. Mas, o que "tica"? Contemporaneamente e de forma bastante usual, a palavra tica mais compreendida como disciplina da rea de filosofia e que tem por objetivo a moral ou moralidade, os bons costumes, o bom 67
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comportamento e a boa f, inclusive. Por sua vez, a moral deveria estar intrinsecamente ligada ao comportamento humano, na mesma medida, em que est o seu carter, personalidade, etc; presumindo portanto, que tambm a tica pode ser avaliada de maneira boa ou ruim, justa ou injusta, correta ou incorreta. Num sentido menos filosfico e mais prtico podemos entender esse conceito analisando certos comportamentos do nosso dia a dia, quando nos referimos por exemplo, ao comportamento de determinados profissionais podendo ser desde um mdico, jornalista, advogado, administrador, um poltico e at mesmo um professor; expresses como: tica mdica, tica jornalstica, tica administrativa e tica pblica, so muito comuns. Podemos verificar que a tica est diretamente relacionada ao padro de comportamento do indivduo, dos profissionais e tambm do poltico, como falamos anteriormente. O ser humano elaborou as leis para orientar seu comportamento frente as nossas necessidades (direitos e obrigaes) e em relao ao meio social, entretanto, no possvel para a lei ditar nosso padro de comportamento e a que entra outro ponto importante que a cultura, ficando claro que no a cultura no sentido de quantidade de conhecimento adquirido, mas sim a qualidade na medida em que esta pode ser usada em prol da funo social, do bem estar e tudo mais que diz respeito ao bem maior do ser humano, este sim o ponto fundamental, a essncia, o ponto mais controverso quando tratamos da questo tica na vida pblica, qual iremos nos aprofundar um pouco mais, por se tratar do tema central dessa pesquisa. A questo da tica no servio Pblico. Quando falamos sobre tica pblica, logo pensamos em corrupo, extorso, ineficincia, etc, mas na realidade o que devemos ter como ponto de referncia em relao ao servio pblico, ou na vida pblica em geral, que seja fixado um padro a partir do qual possamos, em seguida julgar a atuao dos servidores pblicos ou daqueles que estiverem envolvidos na vida pblica, entretanto no basta que haja padro, to somente, necessrio que esse padro seja tico, acima de tudo . O fundamento que precisa ser compreendido que os padres ticos dos servidores pblicos advm de sua prpria natureza, ou seja, de carter pblico, e sua relao com o pblico. A questo da tica pblica est diretamente relacionada aos princpios fundamentais, sendo estes comparados ao que chamamos no Direito, de "Norma Fundamental", uma norma hipottica com premissas ideolgicas e que deve reger tudo mais o que estiver relacionado ao comportamento do ser humano em seu meio social, alis, podemos invocar a Constituio Federal. Esta ampara os valores morais da boa conduta, a boa f acima de tudo, como princpios bsicos e essenciais a uma vida equilibrada do cidado na sociedade, lembrando inclusive o to citado, pelos gregos antigos, "bem viver". Outro ponto bastante controverso a questo da impessoalidade. Ao contrrio do que muitos pensam, o funcionalismo pblico e seus servidores devem primar pela questo da "impessoalidade",
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Se o Estado, que a principio deve impor a ordem e o respeito como regra de conduta para uma sociedade civilizada, o primeiro a evidenciar o ato imoral, vem esta realidade como uma razo, desculpa ou oportunidade para salvar-se, e , assim sendo, atravs dos usos de sua atribuio publica. A conscincia tica, como a educao e a cultura so aprendidas pelo ser humano, assim, a tica na administrao publica, pode e deve ser desenvolvida junto aos agentes pblicos ocasionando assim, uma mudana na administrao publica que deve ser sentida pelo contribuinte que dela se utiliza diariamente, seja por meio da simplificao de procedimentos, isto , a rapidez de respostas e qualidade dos servios prestados, seja pela forma de agir e de contato entre o cidado e os funcionrios pblicos. A mudana que se deseja na Administrao pblica implica numa gradativa, mas necessria "transformao cultura" dentro da estrutura organizacional da Administrao Pblica, isto , uma reavaliao e valorizao das tradies, valores, hbitos, normas, etc, que nascem e se forma ao longo do tempo e que criam um determinado estilo de atuao no seio da organizao. Conclui-se, assim, que a improbidade e a falta de tica que nascem nas mquinas administrativas devido ao terreno frtil encontrado devido existncia de governos autoritrios, governos regidos por polticos sem tica, sem critrios de justia social e que, mesmo aps o advento de regimes democrtico, continuam contaminados pelo "vrus" dos interesses escusos geralmente oriundos de sociedades dominadas por situaes de pobreza e injustia social, abala a confiana das instituies, prejudica a eficcia das organizaes, aumenta os custos, compromete o bom uso dos recursos pblicos e os resultados dos contratos firmados pela Administrao Pblica e ainda castiga cada vez mais a sociedade que sofre com a pobreza, com a misria, a falta de sistema de sade, de esgoto, habitao, ocasionados pela falta de investimentos financeiros do Governo, porque os funcionrios pblicos priorizam seus interesses pessoais em detrimento dos interesses sociais. Essa situao vergonhosa s ter um fim no dia em que a sociedade resolver lutar para exercer os seus direitos respondendo positivamente o questionamento feito por Milton Santos "H CIDADOS NESTE PAS?" e poderemos responder em alto e bom som que " SIM. H cidado neste pais. E somos todos brasileiros.". Finalizando, gostaramos de destacar alguns pontos bsicos, que baseado neste estudo, julgamos essenciais para a boa conduta, um padro tico, impessoal e moralstico: 1 - Podemos conceituar tica, tambm como sendo um padro de comportamento orientado pelos valores e princpio morais e da dignidade humana. 2 - O ser humano possui diferentes valores e princpios e a "quantidade" de valores e princpios atribudos, determinam a "qualidade" de um padro de comportamento tico: Maior valor atribudo (bem), maior tica. Menor valor atribudo (bem), menor tica.
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tendem a se auto-organizarem, numa interao constante com o ambiente, influenciando e sendo influenciado por ele, a organizao sai em busca de sua prpria sobrevivncia. Sob um outro ngulo a organizao, de modo similar ao crebro, pode ser vista como um sistema de processamento de informaes capaz de aprender a aprender, e atravs da aprendizagem, num processo que estimule flexibilidade e criatividade, recriar-se. Em circunstncias que mudam importante que sejam questionados os procedimentos que esto sendo desenvolvidos, para que de forma autoreguladora sejam monitoradas as modificaes necessrias nova situao. O processo de aprender a aprender depende da habilidade de permanecer aberto s mudanas que esto ocorrendo no ambiente e habilidade de desafiar hipteses operacionais com um certo grau de abertura e autocrtica nada familiar aos moldes mecanicistas.Qualquer movimento no sentido da auto-organizao deve ser acompanhado por importantes mudanas de atitudes e valores. Com essa abordagem Morgam nos conduz metfora da cultura, j que a cultura que delineia o carter da organizao. Assim, a cultura corporativa pode facilitar ou dificultar a atividade organizacional pois, uma mudana efetiva depende de mudanas nos valores que devem guiar as aes. As crenas e as idias que as organizaes possuem de si mesmas, bem como daquilo que pensam fazer com respeito a seu ambiente, influenciam sobremaneira na materializao de seus objetivos, encorajando-os tambm para a formulao de sua estratgia empresarial. A estratgia empresarial, no entanto, baseada em interesses, muitas vezes divergentes e desagregadores, da o uso da metfora dos sistemas polticos em que pessoas interdependentes com interesses divergentes se unem com o propsito de satisfazer as suas necessidades bsicas, desenvolver uma carreira profissional ou de perseguir metas fora de seus trabalhos. Embora as organizaes sejam realidades socialmente construdas acabam por desenvolver um poder prprio capaz de exercer controle sobre seus criadores. Assim, utilizando-se da metfora da priso psquica, Morgan tenta demonstrar como as pessoas podem ficar prisioneiras de idias, pressupostos falsos, crenas preestabelecidas, regras operacionais sem questionamento que combinados formam pontos de vista muito estreitos do mundo, o que acaba por funcionar como uma resistncia inconsciente a mudanas na organizao, e eliminando a possibilidade de aes associadas a vises alternativas da realidade. Muitos dos problemas que as organizaes encontram ao lidarem com seu meio ambiente se acham intimamente ligados com o tipo de identidade que tentam manter, ignorando flutuaes consideradas ameaadoras sua auto referncia. Entretanto, a organizao vista como fluxo de transformao revela que indivduos e organizao tm possibilidade de escolher o tipo de auto imagem que ir guiar suas aes e delinear seu futuro. Nesse sentido, deve-se considerar que as organizaes se transformam em conjunto com seu meio ambiente, levando a compreender que o padro de organizao que se vai revelando com o passar do tempo evolutivo. Utilizando-se da metfora do instrumento de dominao, Morgan demonstra que at as formas mais racionais e democrticas de organizao podem resultar em
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mecanizada planejada para um ambiente simples e estvel, no entanto, a organizao no pode esperar tanta estabilidade. Os ambientes mudam, gerando a dificuldade da organizao em adaptar-se j que esta uma configurao inflexvel que trabalha para garantir a eficincia e no a inovao. Os problemas no rotineiros vo sendo repassados para os nveis superiores da hierarquia, com excesso de procedimentos burocrticos dificultando assim o processo de deciso e consequentemente a adaptao a mudanas. As informaes que so levadas linha hierrquica acima podem apresentar alguns problemas: a informao deve atravessar muitos nveis e enfrentar antes de alcanar o topo, ocorrendo perdas em cada um deles; muitas informaes importantes podem estar atrasadas ou at mesmo nem chegam queles responsveis pela tomada de deciso; muitos erros so omitidos bem como a natureza e magnitude dos problemas, pelo medo de ser responsabilizados por eles. Por esses motivos, aqueles que esto no comando das organizaes acabam por enfrentar os problemas impropriamente definidos, gerando dificuldades em soluciona-los. Concluindo, apesar de todas as deficincias da burocracia mecanizada, esta continuarexistindo desde que a demanda de bens e servios padronizados e de baixos preos continuem existindo. DaLuzCamilli Imagem profissional O discurso de que a vida pessoal no interfere na profissional parece j estar ultrapassado. Basta lembrar o caso do goleiro Bruno e a repercusso negativa na imagem do Flamengo. Ou, ainda, o de outro conhecido jogador que perdeu patrocnios ao se envolver num escndalo sexual. O que os profissionais fazem fora do ambiente de trabalho repercute, sim, na imagem da empresa. Da o cuidado que uma organizao deve ter desde o processo seletivo, desenvolvendo um acompanhamento eficaz para atualizar e qualificar o conhecimento dos seus colaboradores. Mas esse cuidado no deve partir somente da empresa. O profissional tambm precisa estar ciente desse limite e usar o bom-senso dentro e fora do ambiente de trabalho. Enfim, j que, entre a vida pessoal e profissional, h um tnue limite, cabe a todos ns saber se equilibrar nessa corda bamba. FARRA, FORR E IMAGEM PROFISSIONAL Autor: Minuto gilis O ms de junho, sobretudo no Nordeste, se caracteriza como um ciclo inteiro de festas. A tradio religiosa e a diverso convivem praticamente todos os dias, desafiando as pessoas a manterem o equilbrio entre responsabilidades profissionais e o gosto pelo forr, pelas quadrilhas, pelos arraiais que se espalham pelas cidades. um equilbrio que requer cuidados, pois, caso contrrio, um passo em falso nessa dana pode significar um estrago na imagem profissional. Como nos festejos de fim de ano ou em qualquer recepo social, o segredo descontrair sem exageros, no extrapolando nunca os limites do bom-senso. Evite excessos de bebida, fuga de uma postura tica, fofocas de qualquer natureza e tudo que possa comprometer a sua imagem e a de sua empresa.
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depois da festa. Afinal, pode-se at esconder o rosto, mas no h mscara que preserve a imagem profissional. TRABALHO EXTERNO: ESTEJA SEMPRE PRONTO Autor: Minuto gilis Bons executivos devem andar sempre bem equipados. Se, antes, uma pasta com alguns poucos instrumentos de trabalho era suficiente para as visitas externas, hoje a exigncia bem maior, e alguns itens so indispensveis. Alm de lpis, caneta, papel e borracha, eles no podem deixar de ter uma bagagem de mo com marca-texto, celular, laptop com acesso internet, bateria e carregador tanto para o telefone quanto para o computador, T e adaptador, pen drive, bloco de notas e agenda, alm de algo para uma leitura leve em caso de espera. Para ter todo esse arsenal sempre mo, importante fazer constantemente um check list, repondo os itens que forem necessrios. Parece exagero, mas isso contribui para uma excelente imagem profissional. Afinal, um executivo prevenido vale por dois! TRNSITO: CONDUZA BEM SUA IMAGEM Autor: Minuto gilis A importncia de se zelar pela imagem profissional no apenas no trabalho, mas em lugares como bares e restaurantes no novidade. Muitos no pensam, porm, que essa atitude vigilante deveria se estender vida pblica em geral, inclusive ao trnsito. Preocupam-se s com o seu direito de ir e vir, esquecendo de respeitar o direito do outro. A postura no trnsito pode revelar muito sobre a conduta profissional. Um comportamento agressivo, impaciente e desrespeitoso ao volante, por exemplo, pode arranhar a imagem do profissional e, at mesmo, da empresa especialmente se estiver dirigindo um veculo da organizao ou, de alguma forma, identificado como funcionrio dela. Enfim, deve-se ter em mente que esse cuidado muito mais do que simplesmente respeitar as regras do Cdigo de Trnsito: a forma de se portar ao volante diz algo sobre cada um contra ou a favor. IMAGEM: VOC ESPELHA SUA EMPRESA Autor: Minuto gilis Quer voc trabalhe numa pequena empresa ou numa grande corporao, no tenha dvida: dentro ou fora do espao de trabalho, voc a imagem viva de sua instituio. A razo simples: os laos entre vida privada e vida profissional esto cada vez mais estreitos neste incio de terceiro milnio. Isso significa que os vnculos tm um carter mais que formal e contribuem para espelhar reciprocamente profissionais e empresas. Nesse sentido, fique atento aos valores de sua empresa e observe se sua postura pessoal corresponde ao que se espera de voc. Sua conduta, seus hbitos pessoais no devem nem podem extrapolar a tica e a imagem do seu mundo profissional. Ao se preservar de eventuais arranhes no comportamento pessoal, voc tambm preserva a imagem da empresa e o seu
Sigilo profissional Sigilo profissional trata do mantimento de segredo para informao valiosa, cujo domnio de divulgao deva ser fechado, ou seja, restrito a um cliente, a uma organizao ou a um grupo, sobre a qual o profissional responsvel possui inteira responsabilidade, uma vez que a ele confiada a manipulao da informao. Diz-se que o sigilo profissional vai at o limite da transgresso de uma Lei, ou seja, o profissional deve guardar todas as informaes a que tiver acesso, ou vir a tomar conhecimento, em razo de sua atividade profissional, mas aquelas que no so criminosas, sob pena de ser enquadrado em algum crime contra a sociedade. Um bom cdigo de tica prev sempre o sigilo profissional para a funo desempenhada. O conceito de sigilo profissional tem vindo a evoluir ao longo dos tempos. Durante o perodo Hipocrtico, no era considerado como um direito do doente, mas antes um dever do mdico, no entanto, estava sujeito a um processo de "blindagem" forte, pelo que se equiparava ao segredo da confisso. No existiam neste perodo quaisquer bases jurdicas capazes de proteger o doente. Durante o sculo XIX, houve um gradual processo de desconstruo da blindagem existente at a, aproximando-se o sigilo profissional da esfera jurdica, pelo que poderia ser facilmente revogado sempre que qualquer autoridade o pretendesse. No sculo XX emerge uma nova preocupao pela proteco do sigilo profissional, passando a 72
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estar consagrado no mbito do direito do cidado (no apenas como dever do profissional), sendo protegido na constituio da Repblica Portuguesa, Conveno sobre os direitos do Homem, e vrios cdigos deontolgicos, bem como no cdigo Civil e Penal. Desta forma a defesa do sigilo profissional passa a ser tanto um direito como um dever. Transcende tambm a esfera mdica, pelo que ficam obrigados a respeit-lo todo o pessoal com acesso directo ou indirecto a informao de carcter confidencial, devido sua profisso/funo. Wikipdia Postura (psicologia) Postura de valores (Werthaltungen) designa em psicologia o trao de personalidade caracterizado pela tendncia que as pessoas tomam no julgar determinados objetivos (ex. liberdade, igualdade) ou disposies de ao (ex. honestidade, prestatibilidade). Por exemplo as pessoas se diferenciam no valor que atribuem honestidade algumas pessoas consideram-na importantssima e no admitem excees, outras a consideram importante, mas admitem que em determinadas situaes uma "mentirinha" seja justificvel, enquanto para outras pessoas ela um tipo de comportamento subordinado a outros valores. Essas diferentes posturas se apresentam como caractersticas relativamente estveis do indivduo e fazem assim parte de sua personalidade. Entre os diferentes tipos de postura e as disposies de comportamento correspondentes h uma relao de correlao - ou seja, pessoas que valorizam novidades (postura) tendem a ser curiosas (disposio de comportamento); pessoas ansiosas (disposio de comportamento) costumam valorizar a segurana (postura). Tematicamente prximo ao conceito de postura o de valor, que designa o juzo que se faz de algo, ou seja a (in-)desejabilidade atribuda a alguma coisa. O termo alemo aqui traduzido como "postura" por vezes traduzido em ingls por value (valor), gerando confuso entre o valor atribudo a um objeto (seu valor) e a tendncia de julgar determinados objetivos e atos como mais ou menos desejveis (aqui chamada "postura"). Uma classificao de valores e a medio da postura Tradicionalmente se diferenciam dois tipos de objetivos - os objetivos instrumentais que servem de instrumento para se alcanar um objetivo final. Essa diviso , no entanto, relativa: Os diferentes objetivos que uma pessoa busca esto organizados em hierarquia, de forma que um objetivo (ex. solicitude) pode ser ao mesmo tempo objetivo instrumental para se atingir um outro objetivo (ex. fraternidade) e objetivo final de um outro objetivo instrumental que leva a ele (ex. autocontrole). Rokeach (1973) props uma lista de 18 valores instrumentais (descritos por um adjetivo) que conduzem a 18 valores fundamentais (descritos por um substantivo): A pessoa procura ser (objetivo instrumental: ambicioso, tolerante, capaz, alegre, limpo, corajoso, indulgente, prestativo, honesto, imaginativo, independente, intelectual, lgico, afetuoso, obediente, educado, responsvel, controlado;
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para os alemes: sade. Assim pode se dar tambm em relao a outras culturas. O mtodo posturas lexicogrfico no estudo das
Uma outra abordagem para o estudo foi o uso do mtodo lexicogrfico. Esse mtodo consiste em (1) buscar no vocabulrio de uma lgua todas as palavras que digam respeito a um determinado construto, (2) vrias pessoas recebem a tarefa de reunir as palavras em grupos de palavras que segundo elas fazem parte do mesmo grupo, (3) por fim, atravs de um mtodo estatstico chamado anlise fatorial, as estruturas de semelhana de todas as pessoas so resumidas em alguns pouco fatores (dimenses). Renner (2002) realizou um estudo com esse mtodo com uma amostra de Austracos e chegou s seguintes cinco dimenses da postura (enter parnteses subfatores): Intelectualidade cultura) (abertura para o mundo,
Harmonia (comunidade, famlia, amor vida) Religiosidade (f, graa) Materialismo (propriedade, sucesso, prazer) Conservadorismo (nacionalismo, defesa, dever) Com auxlio dessas cinco dimenses a postura de uma pessoa pode ser descrita atravs dos diferentes valores que cada uma das dimenses tem para o indivduo. O problema desse mtodo problema que tambm tem o big five - a falta de uma teoria de base: as cinco dimenses no so fruto de uma teoria orgnica, mas de uma anlise lingustica e, assim, espelham antes o entendimento da psicologia do senso comum (nesse caso so austracos) sobre o que sejam posturas. Wikipdia
PROVA SIMULADA
1. Diz-se que os documentos de arquivo perdem sentido se considerados fora de seu meio gentico, isto , (A) permitem recuperar a organicidade do conjunto. (B) tornam efetivos e vlidos os encargos e disposies neles contidos. (C) assumem qualidades que demonstram a aquisio, manuteno e extino de direitos. (D)) deixam de refletir as atividades da entidade que os acumulou. (E) ficam desprovidos de autenticidade. 2. Dentre os princpios arquivsticos, incluem-se: (A) provenincia e finitude. (B)) provenincia e indivisibilidade. (C) ordenao e desenvolvimento. (D) relevncia e pertinncia. (E) unicidade e rotatividade. 3. A acumulao, formao tpica dos arquivos, ope-se coleo, em que h (A)) procedimentos seletivos de reunio de documentos. (B) transferncia natural de documentos. (C) relaes orgnicas entre os documentos. (D) correspondncia entre os documentos e as atividades da instituio. (E) ligao entre os valores primrios e secundrios dos documentos.
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10. Ao setor de protocolo cabe, entre outras atribuies, receber os documentos e promover (A) sua destinao e transferncia. (B)) seu registro e movimentao. (C) sua redao e classificao. (D) seu recolhimento e arquivamento. (E) sua certificao e encaminhamento. 11. Na prtica da avaliao, so em geral considerados de valor permanente (A) as cpias cujos originais so conservados. (B) os documentos cujos textos esto reproduzidos em outros. (C)) os documentos que comprovam a origem da entidade. (D) os documentos desprovidos de interesse para a administrao. (E) os documentos apcrifos. 12. Na avaliao de documentos de arquivo, (A) as grandes massas acumuladas facilitam o processo de triagem de documentos. (B) a adoo do mtodo numrico-cronolgico pelos protocolos dos rgos pblicos um poderoso instrumento de apoio. (C) o descarte independe de instrumentos legais que o autorizem. (D)) a liberao de espao fsico tem sido um argumento forte. (E) a eliminao de documentos, segundo recomendao do CONARQ, no pode ser feita por meio de fragmentao manual ou mecnica. 13. No contexto da avaliao, (A) os documentos de guarda permanente so desprovidos de valor primrio. (B) os valores probatrios e informativos so mutuamente excludentes. (C) todos os documentos de valor probatrio tm valor legal. (D) os documentos de valor administrativo so aqueles que asseguram a aquisio, manuteno e extino de direitos. (E)) os valores probatrios e informativos podem ser em grande parte coincidentes. 14. O gnero distingue os documentos (A)) textuais dos iconogrficos e audiovisuais. (B) pblicos dos privados e notariais. (C) sigilosos dos reservados e confidenciais. (D) ativos dos semi-ativos e inativos. (E) manuscritos dos impressos e dactiloscritos. 15. Na caracterizao de espcies documentais, o atestado (A) oficial e a certido, particular. (B) uma transcrio e a certido, uma declarao. (C)) uma declarao e a certido, uma transcrio. (D) no difere da certido. (E) tem carter probatrio e a certido, no. 16. Podemos dizer que o arquivo (A) significa uma fonte inesgotvel de informaes (B) serve apenas para guardar documentos (C) serve apenas para uma verificao de ordem fiscal (D) nenhuma das anteriores
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c) Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social. d) Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. e) A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica no recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Acerca da qualidade no atendimento pblico, julgue os itens a seguir. Assinale: C = certo; E = errado ao
26. O trabalho desenvolvido pelo funcionrio que exera a funo de atendimento ao pblico deve ser considerado mera reproduo de procedimentos padronizados. 27. O atendente, ao desempenhar seu trabalho, cria uma possibilidade de relao interpessoal que possibilita a aproximao entre a satisfao do cliente/cidado e os objetivos da organizao. 28. A qualidade do atendimento ao pblico fundamenta-se na prestao da informao correta, na cortesia do atendimento, na brevidade da resposta e na adequao do ambiente para a realizao do atendimento. 29. A avaliao de satisfao do usurio deriva da mesma premissa que orienta o estabelecimento de padres de qualidade pelas organizaes pblicas, ou seja, da necessidade de envolver a tica do cidado sobre as demandas de atendimento. 30. O Decreto n. 1.171 de 1994 prev a) a constituio de uma comisso de tica no mbito da administrao pblica estadual. b) a constituio de comisses de tica em rgos e entidades da administrao pblica federal. c) que a comisso fica constituda de membros do poder pblico. d) que as comisses sejam constitudas paritariamente. e) que o objetivo da comisso instaurar processos de punio. Assinale: C = certo; E = errado No que se refere a relaes humanas, julgue os itens que se seguem. 31. No trabalho, as relaes entre colegas ou com as chefias podem causar tenses, frustraes ou agressividades. Quando h compreenso e apoio no grupo, essas situaes tendem a ser menos frequentes. 32. O relacionamento entre as pessoas refere-se a relaes humanas, sendo que nessa interao h influncias mtuas, que podem ser positivas, negativas ou neutras. 33. Considere a seguinte situao. Um usurio, ao ser atendido em uma instituio pblica, recebeu as informaes solicitadas, de maneira pouco atenciosa por parte do atendente, o que causou descontentamento e queixas a respeito do atendimento. Nessa situao, a queixa improcedente, pois o tipo de contato estabelecido
38. O trabalho desenvolvido pelo funcionrio que exera a funo de atendimento ao pblico deve ser considerado mera reproduo de procedimentos padronizados. 39. O atendente, ao desempenhar seu trabalho, cria uma possibilidade de relao interpessoal que possibilita a aproximao entre a satisfao do cliente/cidado e os objetivos da organizao. 40. A qualidade do atendimento ao pblico fundamenta-se na prestao da informao correta, na cortesia do atendimento, na brevidade da resposta e na adequao do ambiente para a realizao do atendimento. 41. A avaliao de satisfao do usurio deriva da mesma premissa que orienta o estabelecimento de padres de qualidade pelas organizaes pblicas, ou seja, da necessidade de envolver a tica do cidado sobre as demandas de atendimento. 42. Para planejar um programa de atendimento ao pblico por um rgo pblico, necessrio investigar as experincias bem-sucedidas em organizaes privadas e tentar reaplic-las na realidade da administrao pblica. Nas questes que se seguem, assinale: C se a proposio estiver correta E se a mesma estiver incorreta 43. Ao receber a correspondncia e proceder abertura do envelope, o protocolo setorial dever observar: a) se est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento de procurao; b) se est acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso; c) se contm o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devoluo; d) se a correspondncia ser autuada ou no; A seguir, tratar o documento conforme os procedimentos descritos abaixo, destinados correspondncia ou processo, conforme o caso. Nenhuma correspondncia poder permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas s sextas-feiras, vspera de feriados ou pontos facultativos.
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44. O atendimento telefnico envolve o conhecimento de princpios bsicos como: cortesia, tranquilidade, ateno, modulao da voz. Outras recomendaes para o perfeito atendimento telefnico so: ter mo papel e lpis para anotaes; ao anotar, conveniente repetir nomes e nmeros; tomar nota de nomes inteiros (nome e sobrenome); tomar nota do nmero do ramal, se houver; deixar o nome de seu executivo quando falar em nome dele; soletrar nomes difceis e usar palavras para transmitir determinados fonemas, como b, d, p, t, c (por exemplo, b de Bahia, d de ditado, e assim por diante). Finalmente, no h necessidade de exagerar a altura da voz. 45. Nos eventos profissionais, comum se servirem bebidas alcolicas como uma forma de quebrar o silncio inicial dos encontros e deixar o ambiente mais informal. Mas a bebida to onipresente que preocupa, pois muitos profissionais parecem esquecer que ela apenas um aperitivo, e no o prato principal. Beber socialmente, nesses eventos, requer uma ateno redobrada. Isso porque qualquer indcio de embriaguez em pblico pode no apenas prejudicar a imagem do profissional, como tambm a da prpria organizao que ele est representando. Recomenda-se, portanto, que as empresas pensem numa poltica de conduta para os seus colaboradores em relao ao consumo de bebidas alcolicas. E que a coloquem em prtica o quanto antes. Afinal, saber o limite para apreciar a bebida parece ser, alm de saudvel, a mais acertada das posturas profissionais. 46. Para que seja cumprida a funo social da linguagem no processo de comunicao, h necessidade de que as palavras tenham um significado, ou seja, que cada palavra represente um conceito. Essa combinao de conceito e palavra chamada de signo. O signo lingstico une um elemento concreto, material, perceptvel (um som ou letras impressas) chamado significante, a um elemento inteligvel (o conceito) ou imagem mental, chamado significado. Por exemplo, a "abbora" o significante - sozinha ela nada representa; com os olhos, o nariz e a boca, ela passa a ter o significado do Dia das Bruxas, do Halloween. 47. O termo empatia foi utilizado pela primeira vez por E.B. Titchener, psiclogo, e o termo origina-se do termo grego emptheia, que significa "entrar no sentimento". Para alcanarmos este estgio necessrio deixar de lado nossos prprios pontos de vista e valores para poder entrar no mundo do outro sem julgamentos. E como isso difcil de fazer! 48. Geralmente, nem acabamos de falar e j estamos sendo julgados. Isso, quando no tentam nos interromper com opinies, ainda que nem tenhamos pedido, s queramos falar, desabafar. Sabemos que isso nem sempre fcil de encontrarmos nas relaes, mas o que esperamos quando contamos algo para algum: sermos ouvido em todos os sentidos e mais importante, sentir que o outro est nos compreendendo, seja com um gesto ou um simples olhar, mas que demonstra de alguma forma sentir nossa dor.
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