Vertrieb

VARIATRADING
www.datawin.ch
Copyright by
..../.., ....
2
Installation
Achtung: Wenn Sie die Fibu kombiniert mit dem Faktura bentzen wollen. so mssen beide
Programme in den gleichen Ordner installiert werden.
Installation ab CD
Die CD sollte nach dem Einlegen automatisch starten und das Installationsmenu anzeigen. Startet die CD
aus verschiedenen Grnden nicht selber. kann das Programm CDM.exe auI der CD gestartet werden.
Klicken Sie den "Start Button" und anschliessend "AusIhren" an und geben "D:CDM.EXE" ein.
Erste Schritte
ErIassen Sie zuerst ein paar Adressen (Menu Adressen. Daten. Adressverwaltung / Seite 5. Adressen
erIassen). Danach erIassen Sie die Lagerdaten (Menu Lager. Daten. Lagerverwaltung / Seite 12. Artikel
erIassen). Wenn Sie kein Lager Ihren. lassen Sie diesen Punkt aus. da es nicht zwingend ist. ein Lager
zu Ihren. Danach erIassen Sie die Dienstleistungen (Menu Daten. Dienstleistungen/ Seite 20.
Dienstleistung erIassen). Auch die Dienstleistungen mssen nicht erIasst werden. wenn Sie diese nicht in
einer Datenbank Ihren wollen.
Wenn Sie die Adressen. eventuell die Lager- und Dienstleistungsdaten erIasst haben. erIassen Sie die
KonIigurationsdaten (Menu Daten. KonIiguration / Seite 21. KonIiguration) sowie die Schlusstexte
(Menu Daten. Schlusstexte / Seite 22. Schlusstexte).
Wenn Sie ESR direkt andrucken wollen. mssen Sie die Grunddaten erIassen und eventuell die
Drucklisten anpassen (Menu Daten. ESR KonIiguration / Seite 22. ESR KonIiguration).
Nachdem Sie alle oben auIgeIhrten Arbeiten erledigt haben. knnen Sie mit dem Erstellen von
Rechnungen. LieIerscheinen. OIIerten. AuItragsbesttigungen und Quittungen beginnen (Menu
Rechnungen/Mahnungen. Rechnungen erstellen/berarbeiten. Adresse whlen und dann auI den Button
"neue Rechnung erstellen" klicken). Doppelklicken Sie nun einen von den unten gelisteten Artikel oder
Dienstleistungen. geben die Menge oder Anzahl Stck ein. klicken auI den Summenbutton und dann
auI den Speicherbutton . Klicken Sie nun links auI den Button Monitor . Um die Bildschirmansicht
zu beenden. klicken Sie auI den Button Seitenansicht schliessen . Um die Bildschirmansicht zu
beenden und die Seite zu drucken. klicken Sie auI den Button Drucken . Bitte nie auI den Button
klicken.
Erklrung der Bilderbuttons
Die Iolgenden Buttons sind auI den Masken anzutreIIen und haben Iolgende Funktionen:
Wichtig: Lernen Sie die Bedeutung der Bilderbuttons und Sie knnen ohne Probleme mit dem
Programm arbeiten!
An den AnIang der Datenbank.
Einen Datensatz zurck.
Suchen. Geben Sie im Feld Suchen nach den gewnschten BegriII ein. Gross- und
Kleinschreibung spielen keine Rolle. Sie knnen auch nur einen AnIangsbuchstaben eingeben. Je
genauer Sie den SuchbegriII eingeben. desto schneller Iinden Sie den Datensatz. Wenn Sie einmal
auI den Button klicken. erscheint ein Suchmenu. auI dem Sie durch Anklicken mit der Maus. den
3
gewnschten Datensatz auswhlen knnen. Durch Klicken auI das Hintergrundbild knnen Sie
das
SuchIenster verlassen. Wichtig: Nachdem Sie den SuchbegriII eingegeben haben. knnen Sie die
ENTER Taste drcken. Das System springt. ohne das SuchIenster zu IInen. auI den ersten
mglichen Datensatz.
Einen Datensatz vor.
An das Ende der Datenbank.
Einen neuen Datensatz (Adresse. Lager. usw.) erIassen.
Den aktuellen Datensatz berarbeiten / ndern.
Den aktuellen Datensatz lschen.
Die gemachte nderung oder den neuen Datensatz speichern.
Die gemachte nderung oder den neuen Datensatz verwerIen und den alten Zustand
wieder herstellen.
Den aktuellen Datensatz oder die aktuelle Rechnung drucken.
Den aktuellen Datensatz oder die aktuelle Rechnung am Bildschirm anzeigen.
Eine oder mehrere Etiketten drucken.
Kopiert den aktuellen Datensatz in die Zwischenablage.
Fgt einen Datensatz aus der Zwischenablage ein.
Das aktuelle Bild verlassen und zum Menu zurckkehren.
Berechnet beim Lager Eingang und beim Lager Ausgang die Menge. auI der Rechnung
das Total aus Menge mal Stckpreis abzglich Rabatt.
Zwischen den zuletzt angewhlten Datenstzen hin und her springen.
Adressen
Hier knnen die Adressdaten erIasst. selektiert. gesucht. gendert. gedruckt. sortiert und gelscht werden.
4
Adressverwaltung
AuI diesem Bild knnen die Adressen erIasst. einzeln gedruckt. in die Zwischenablage gelegt. von der
Zwischenablage eingeIgt. auI Etikette gedruckt oder nach verschiedenen Kriterien gesucht werden.
Das Feld "Suchen nach" dient nur zum Suchen und ist nicht mit einem Datensatz gekoppelt. Wenn Sie
einen Namen suchen wollen. so knnen Sie hier den SuchbegriII eingeben.
Schnellsuche: Geben Sie im Feld "Suchen nach" den gewnschten BegriII ein und drcken die "Enter-
Taste". Es wird ietzt der erste Datensatz angezeigt. der dem SuchbegriII entspricht. Wurde keine
bereinstimmung geIunden. springt das System an den AnIang der Datenbank.
Grafik-Buttons. die nur auf diesem Bild anzutreffen sind:
Hier kann nach einem BegriII in allen Feldern oder nach mehreren BegriIIen in den
entsprechenden Feldern gesucht werden. Z.B. Sie haben in einer Adresse den BegriII "Box"
verwendet. Geben Sie im Feld "BegriII" den SuchbegriII "Box" ein und klicken anschliessend den
"Such-Button" an. Sie knnen auch nach mehreren BegriIIen suchen. Z.B. Sie suchen alle Hans.
die in der Lindenstrasse wohnen. Geben Sie im Feld "Vorname" Hans und im Feld "Strasse"
Lindenstrasse ein und klicken anschliessend den "Such-Button" an. Hier kann auch in den Notizen
nach BegriIIen gesucht werden.
Ist die Suche erIolgreich. wird ein Filter mit den Datenstzen erstellt. welche dem SuchbegriII ent-
sprochen haben. In diesem Fall ist dieser Button aktiv. Klicken Sie auI diesen und der Filter wird
auIgehoben.
Um ein paar Adressen Ir einen SerienbrieI oder Ir Etiktten auszuwhlen. knnen Sie einIach die
Checkbox "Quick Selektion" anklicken. Die ausgewhlten Adressen knnen unter "Drucken"
"SerienbrieI mit Quick Selektion" ins Dokument Adressen.doc ausgegeben werden. Klicken Sie
diesen Button an und die Selektion wird aus dem ganzen Adresstamm gelscht.
Hier knnen einzelne oder mehrere Etiketten von der am Bildschirm ersichtlichen Adresse
gedruckt werden. Wenn Sie eine einzelne Adresse drucken wollen. markieren Sie das gewnschte
Feld mit HilIe der Maus.
5
Fgt eine Adresse aus der Zwischenablage ein. Das Format der Adresse. die eingeIgt werden
soll. muss wie Iolgt sein:
Vorname Name oder nur Name
Zusatz oder PostIach oder leer
Strasse
PLZ Ort
Das Programm trennt automatisch Vorname und Name und Igt die Daten in die richtigen Felder ein.
Firmennamen werden wie Iolgt erkannt: Der Name enthlt die Zeichen - ' & Co. AG Sarl GmbH SA
Ltd oder besteht nur aus einem Wort oder aus drei Wrtern und mehr. Es kann natrlich sein. dass eine
eingeIgte Adresse nicht richtig erkannt wird. in diesem Fall mssen Sie die Daten von Hand anpassen.
Notizen: Fgt die InIormationen von der Zwischenablage ins Feld Notizen ein. Dieser Button
ist nur im ErIassungs- oder nderungsmodus aktiv.
Button: Name Vorname Zusatz Strasse Ort Nr.
Durch Anklicken dieser Buttons knnen Sie die SuchreihenIolge ndern. Normalerweise wird nach dem
Namen gesucht. deshalb ist die Grundeinstellung auI Name eingestellt. Wenn Sie nach dem Ort suchen
wollen. klicken Sie den Button "Ort" an.
Button: Code Legende
Hier knnen Sie die SortierreihenIolge bei der Codeanzeige ndern.
Button: E-Mail. Homepage. Notizen
Wenn Sie diese Buttons anklicken. werden die Daten der entsprechenden Felder in die Zwischenablage
kopiert. So kann z.B. die E-Mail Adresse in das Mail Programm eingeIgt werden.
Adresse erfassen:
Klicken Sie den "ErIassungs-Button" an und Sie haben einen leeren Datensatz. Fllen Sie die Felder
aus. Am Schluss knnen Sie die Codes erIassen. Achtung: Die Codes mssen zweistellig sein (z.B. A1.
VO. 41. etc.). Wenn Sie die Daten erIasst haben. knnen Sie den "Speichern-Button" anklicken. Wenn
Sie Codes erIasst haben. die das System noch nicht kennt. Iragt das System ietzt nach der Bezeichnung
(Legende) des entsprechenden Codes. Die erIassten Codes erscheinen rechts im Bild. Tipp: Wenn Sie
schon Codes erIasst haben. knnen Sie whrend dem ErIassungs- oder nderungsmodus die gewnschten
Codes in die Felder Illen. indem Sie rechts auI der Code-Anzeige einIach auI den gewnschten Code
doppelklicken. Der Code wird nun in das nchste Ireie Feld gesetzt. Es spielt keine Rolle. in welchem
Feld der Code erIasst wurde.
Code:
Die Codes dienen zur KlassiIizierung der Adressen. Mit HilIe dieser Codes knnen Sie die Adressen
auswerten und selektieren. Sie mssen keine Codes erIassen. wenn Sie dies nicht wollen.
Hinweis: Es ist egal. auI welcher Position die Codes erIasst werden. So kann z.B. ein Code bei einer
Adresse auI Position eins und bei einer anderen Adresse auI Position InI sein.
Achtung: Die Codes mssen zweistellig sein.
6
Preis Code:
In der Lagerverwaltung knnen vier verschiedene VerkauIspreise pro Artikel erIasst werden. Hier kann
einem Kunden ein spezieller VerkauIspreis zugeordnet werden. Dieser Code kann auI dem
RechnungserIassungsbild gendert werden.
Rabatt:
Der hier eingegebene Rabattsatz wird ber den ganzen Rechnungsbetrag berechnet. Dieser Satz kann im
RechnungskopI auI dem RechnungserIassungsbild gendert werden. (In der Lagerverwaltung kann
zustzlich auch pro Artikel ein Rabattsatz erIasst werden.)
MWSt (Mehrwertsteuer):
"I" Inklusiv "E" Exklusiv "A" AusIuhr/Export
Bei "I" wird die MWSt nicht zum Rechnungsbetrag gerechnet.
Bei "E" wird die MWSt zum Rechnungsbetrag dazu gerechnet.
Bei "A" wird keine MWSt berechnet.
Codeverwaltung
AuI diesem Bild knnen die Codes gelscht. Adressen mit dem gleichen Code gelscht oder die
Legenden gendert werden.
Schnellsuche: Geben Sie im Feld "Suchen nach" den gewnschten BegriII ein und drcken die "Enter
Taste". Es wird ietzt der erste Datensatz angezeigt. der dem SuchbegriII entspricht. Wurde keine
bereinstimmung geIunden. springt das System an den AnIang der Datenbank.
Grafik Buttons. die nur auf diesem Bild anzutreffen sind:
Der auI dem Bild angezeigte Code wird gelscht. Dieser wird ebenIalls aus allen Adressen
gelscht. Wenn eine Adresse danach keinen Code mehr hat. wird die Adresse ebenIalls gelscht.
Der "Lsch-Button" lscht nur den Code aus der Codedatenbank und aus den Adressen.
Die Adressen werden beim "Lsch-Button" nie gelscht.
Button: Code Legende
Durch Anklicken dieser Buttons knnen Sie die SuchreihenIolge ndern.
Drucken
Hier knnen die Daten ausgewertet. ausgedruckt. am Bildschirm angesehen oder in ein Dokument
exportiert werden.
7
Code Statistik
Die Code-Statistik kann auI den Bildschirm oder auI den Drucker ausgegeben werden. Es wird angezeigt.
wieviele Adressen welchem Code zugeteilt sind.
Code Verzeichnis
Die Codes mit ihren Legenden werden ausgedruckt.
Filter
Die Adressen. die gedruckt. am Bildschirm angezeigt oder in ein Dokument exportiert werden sollen.
knnen auI der Filter Maske selektiert werden.
Button: Name Vorname Zusatz Strasse Ort Nr.
Durch Anklicken dieser Buttons. knnen Sie die SortierreihenIolge auI der Liste auswhlen.
Information: Die Geburtstagsliste wird nach Geburtstag sortiert gedruckt. unabhngig davon. welchen
Button Sie anklicken.
Geburtstag von bis:
Wenn Sie bestimmte Geburtstage auswerten wollen. knnen Sie hier die Zeitspanne angeben.
Kontrolle von bis:
Wenn Sie bestimmte Daten. die Sie unter "Kontrolle" erIasst haben. auswerten wollen. knnen Sie hier
die Zeitspanne angeben.
8
Code Gleichbedingung:
Hier knnen Sie Codes erIassen. welche zutreIIen sollen.
Hinweis: Die gewnschten Codes mssen nicht auI der gleichen Position wie bei der Adresse sein. Es ist
egal. in welcher ReihenIolge Sie die Codes angeben.
Code Ungleichbedingung:
Hier knnen Sie einen Code erIassen. welcher nicht zutreIIen soll.
Button: Oder Und
Wenn Sie mehrere Codes ausgewhlt haben. mssen Sie angeben. ob es sich um eine "Oder"- oder um
eine "Und"- Bedingung handelt. indem Sie den entsprechenden Button anklicken. Eine "Oder"-
Bedingung ist. wenn mindestens ein Code auI der Adresse bereinstimmen soll. Eine "Und"- Bedingung
ist. wenn alle Codes auI der Adresse zutreIIen mssen. Wenn nur ein Code ausgewertet werden soll. ist es
immer eine "Und"- Bedingung. Klicken Sie in diesem Fall den Button "Und" an.
Button: Ausgewhlte Daten Alle Daten
Wenn Sie die Felder Geburtstag. Kontrolle oder Code zum Auswerten ausgeIllt haben. muss der Button
"Ausgewhlte Daten" angeklickt werden. Wenn alle erIassten Adressen ausgegeben werden sollen. muss
der Button "Alle Daten" angeklickt werden.
Etiketten
Es werden 21 Etiketten auI einen Bogen gedruckt. Die Etikettengrsse sollte in etwa die Masse
70 x 41 mm auIweisen. (Ideale Etiketten: ZweckIorm Nr. 3481 oder Herma Nr. 4473)
Bevor die Etikette gedruckt wird. knnen Sie noch druckspeziIische Daten erIassen. wie Sie es von
Windows gewohnt sind. Klicken Sie den Button "OK" an. wenn die Einstellung stimmt.
Hinweis: Wenn Sie von einzelnen Adressen mehrere oder eine einzelne Etikette drucken wollen. so
klicken Sie auI der Adressmaske den Button mit dem Etikettensymbol an.
Drucklisten
Es knnen verschiedene Listen am Bildschirm angesehen oder ausgedruckt werden.
Bevor die Liste gedruckt wird. knnen Sie noch druckspeziIische Daten erIassen. wie Sie es von
Windows gewohnt sind. Klicken Sie den Button "OK" an. wenn die Einstellung stimmt.
Hinweis: Bei der Geburtstagsliste in der Rubrik Drucklisten werden nur die Geburtstage der
angegebenen Periode nach der ausgewhlten SortierreihenIolge gedruckt. Wenn Sie die Geburtstage nach
Geburtstag sortiert drucken wollen. so mssen Sie die andere Liste anwhlen (Menu Adressen. Drucken.
Geburtstagsliste).
Geburtstagsliste
Hier werden die Geburtstage nach Monat und Tag sortiert. ohne Beachtung des Jahrgangs. Sie knnen
hier alle Geburtstage oder nur Ir bestimmte Monate auswerten.
Hinweis: Wenn Sie bestimmte Geburtstage auswerten wollen. bei denen Sie auch den Jahrgang
bercksichtigen wollen. dann mssen Sie die Geburtstagsliste unter der Rubrik Drucklisten nehmen.
9
Serienbrief
Es wird mit den ausgewhlten Daten die Datei ADRESSEN.DOC erstellt. welche im Ordner der
SoItware abgelegt wird.
Das erzeugte Adressen.doc wird im Ordner abgelegt. in dem sich das Programm beIindet. Das File kann
als Datenquelle zur Erzeugung von MassenbrieIen mit Ihrer Textverarbeitung verwendet werden.
Basic Sequentiell: Dieses Programm erstellt ein File im Format Basic Sequentiell. Das File hat den
Namen ADRESSEN.TXT Diese Datei kann nur von alten Textprogrammen verwendet werden.
Semikolon: Dieses Programm erstellt ein File. welches besonders Ir WORKS oder WORD geeignet ist.
Das File hat den Namen ADRESSEN.DOC.
Variablenliste: Folgende Variablenliste wird gesendet:
TITEL;VORNAME;NAME;ZUSATZ;STRASSE;PLZ;ORT;ANREDE
Hinweis: Die Variablenliste kann unter Extras. Drucklisten anpassen. Adressen. SerienbrieI ergnzt
werden.
WORD: Beim WORD muss der Name der Steuerdatei (ADRESSEN.DOC) angegeben sowie die
Variablen eingesetzt werden. Es lohnt sich hier. die Daten zuerst in ein Dokument einzulesen
(Umwandlung von nur Text) und mit der gewnschten SchriItgrsse zu versehen.
WORKS: Beim WORKS mssen Sie das ADRESSEN.DOC zuerst in eine Datenbank einlesen
(Umwandlung von nur Text). Danach kann gemss Works-Handbuch Ir die Erstellung von
MassenbrieIen IortgeIahren werden.
Achtung: Alle Textverarbeitungen: Das erstellte File beIindet sich im Ordner. in dem das Programm
installiert ist. Es muss entweder in das Verzeichnis der Textverarbeitung kopiert oder beim Mischen muss
der PIad angegeben werden. Es lohnt sich. die Daten zuerst in ein Dokument zu mischen. bevor man die
Daten ausdruckt. Es kann somit noch korrigiert werden und man spart viel Papier.
Hinweis: Es kann sein. dass zwischen den Adressen und am Ende des Dokuments leere Zeilen generiert
werden. Diese knnen gelscht werden.
Serienmail
Es wird mit den ausgewhlten Daten die Datei EMAIL.DOC erstellt. welche im Ordner der SoItware
abgelegt wird.
Variablenliste: Folgende Variablenliste wird gesendet:
EMAIL
Hinweis: Die Variablenliste kann unter Extras. Drucklisten anpassen. Adressen. Serienmail ergnzt
werden.
Hinweis: Beachten Sie die Beschreibung unter SerienbrieI.
Serienbrief mit Quick Selektion
Es werden die mit "Quick Selektion" ausgewhlten Adressen ins ADRESSEN.DOC ausgegeben.
Hinweis: Beachten Sie die Beschreibung unter SerienbrieI.
10
Etiketten mit Quick Selektion
Es werden die mit "Quick Selektion" ausgewhlten Adressen auI Etiketten gedruckt.
Extras
Hier Iinden Sie Zusatzprogramme zum Auswerten von doppelt erIassten Adressen. Umsatzstatistik und
Ir den Import von Adressen.
Umsatz > 0
Hier werden alle Adressen mit einem Umsatz der grsser als 0 ist ausgewertet.
Umsatz Alle
Hier werden alle Adressen mit dem entsprechenden Umsatz ausgewertet.
Umsatz auf 0 setzen
Passwort: Lager
Es erscheint als erstes das Bild. auI dem das Datum der letzten AusIhrung erscheint. Hier sehen Sie zur
Sicherheit. wann der Umsatz das letzte Mal gelscht wurde. Klicken Sie den Button mit dem Tresymbol
an. um die Verarbeitung abzubrechen oder geben Sie das Passwort Lager ein und klicken den Button
"Umsatz auI 0 setzen" an. um den Umsatz bei allen Adressen zu lschen.
Doppelte nach Namen
Das Programm durchsucht die Datenbank nach gleichen Namen und Vornamen. Die mehrIach
vorkommenden Adressen werden auI einer Adressliste ausgeduckt.
Doppelte nach Strasse
Das Programm durchsucht die Datenbank nach gleichen Strassenbezeichnungen. Die mehrIach
vorkommenden Adressen werden auI einer Adressliste ausgeduckt.
11
Import
Hier knnen Adressen importiert werden. Erstellen Sie im Excel. im DBase. im Access oder im FoxPro
etc. eine Datenbank mit dem Namen ADRESSEN.DBF. welche Iolgende Felder hat:
ADRESSEN.DBF
Feldname Typ Inhalt
TITEL Zeichen Titel / Anrede
VORNAME Zeichen Vorname
NAME Zeichen Name / Nachname
ZUSATZ Zeichen Zusatz
STRASSE Zeichen Strasse
PLZ Zeichen PLZ
ORT Zeichen Ort
GTEL Zeichen Tel. Geschaft
PTEL Zeichen Tel. Privat
ART Zeichen Code
GEBURTSTAG Datum Geburtstag
KONTROLLE Datum Kontrolldatum
ANREDE Zeichen Briefanrede
FAX Zeichen Fax
AUTO Zeichen Natel
INTERN Zeichen Tel. Geschaft direkt
NOTIZEN MEMO Notizen
ERFASST Datum Erfasst Datum
GEAENDERT Datum Geandert Datum
EMAIL Zeichen E-Mail Adresse
HOMEPAGE Zeichen Hompage Adresse
KUNDENNR Zeichen Kundennummer
MWST Zeichen MWSt (I, E oder A)
PREIS Zeichen Preiscode (1, 2, 3 oder 4)
RABATT Numerisch Rabatt
Achtung: Die Datenbank muss nur die Felder enthalten. Ir die Sie auch Daten haben.
Achtung: Wenn Sie im Feld Art Codes erIassen. so mssen die Codes in einer Reihe. zweistellig und mit
einem Abstand dazwischen. im Feld stehen. z.B. AB WK AK
Wichtige Information zu Excel: Wenn Sie im Excel die Datenbank erstellen. mssen Sie beachten. dass
das PLZ Feld ein ZeichenIeld ist. Um Excel mitzuteilen. dass das Feld ein ZeichenIeld ist. geben Sie den
ersten vier Adressen bei der PLZ vor der Zahl ein ' ein. Wenn Sie die Datei in Excel speichern. mssen
Sie den Dateityp DBF 3 (dBASE III) `.dbf anwhlen.
Kopieren Sie die erstellte ADRESSEN.DBF in den Ordner dieses Programmes und starten Sie den
Import. Starten Sie anschliessend DATEN. INDEXIEREN.
Lager
12
Lagerverwaltung
Hier knnen die Lagerdaten erIasst. einzeln gedruckt oder nach verschiedenen Kriterien sortiert gesucht
werden.
Hinweis: Es muss nur das ArtikelIeld zwingend ausgeIllt werden. Alle anderen Felder knnen leer
gelassen werden.
Das Feld "Suchen nach" dient nur zum Suchen und ist nicht mit einem Datensatz gekoppelt. Wenn Sie
einen Artikel suchen wollen. so knnen Sie hier den SuchbegriII eingeben.
Schnellsuche: Geben Sie im Feld "Suchen nach" den gewnschten BegriII ein und drcken die "Enter-
Taste". Es wird ietzt der erste Datensatz angezeigt. der dem SuchbegriII entspricht. Wurde keine
bereinstimmung geIunden. springt das System an den AnIang der Datenbank.
Achtung: Die Schnellsuche Iunktioniert nur beim Suchen von Lagerartikeln.
Artikel erfassen:
Klicken Sie den "ErIassungs-Button" an und Sie haben einen leeren Datensatz. Fllen Sie die Felder
aus. Wenn Sie die Daten erIasst haben. knnen Sie den "Speichern-Button" anklicken.
Grafik-Buttons. die nur auf diesem Bild anzutreffen sind:
Der aktuelle Datensatz wird kopiert und kann gleich mit den nderungen ergnzt werden. Sie
knnen so einIach Artikel erIassen. die sich nur um wenige Angaben unterscheiden.
Diese Maske hat zwei Feldstecher. Mit dem ersten von links suchen Sie Lagerartikel. Der zweite
ist nur im ErIassungs- und nderungsmodus aktiv. Mit diesem knnen Sie eine
LieIerantenadresse suchen und mit dem aktuellen Lagerartikel verknpIen.
Hinweis: Sie knnen auch direkt einen LieIerantennamen ins Feld schreiben. ohne eine
VerknpIung mit der Adressverwaltung zu erstellen.
Hier kann nach einem BegriII in den Notizen gesucht werden. Geben Sie den gesuchten BegriII
im Feld "Suchen nach" ein und klicken auI diesen Button.
Ist die Suche erIolgreich. wird ein Filter mit den Datenstzen erstellt. welche den gesuchten
BegriII enthalten. In diesem Fall ist dieser Button aktiv. Klicken Sie auI diesen und der Filter wird
auIgehoben.
13
Hier knnen einzelne oder mehrere Etiketten von dem am Bildschirm ersichtlichen Artikel
gedruckt werden. Wenn Sie einen einzelnen Artikel drucken wollen. markieren Sie das
gewnschte Feld mit HilIe der Maus.
Notizen: Fgt die InIormationen von der Zwischenablage ins Feld Notizen ein. Dieser Button
ist nur im ErIassungs- oder nderungsmodus aktiv.
Button beim Eingabefeld: Lagernummer. Artikelnummer. Lagerposition. Warengruppe. Lieferant
Wenn Sie einen dieser Button anklicken. wird ein Filter auI den Inhalt dieser Position erstellt. z.B. Sie
haben im Feld Artikelnummer die Nummer 110. wenn Sie ietzt auI den Button "Artikelnummer" klicken.
werden nur noch die Artikel angezeigt. die die Nummer 110 haben.
Sobald Sie mit den oben beschriebenen Buttons einen Filter gesetzt haben. ist dieser Button aktiv.
Klicken Sie diesen Button an. um den Filter auIzuheben.
Button: Notizen
Wenn Sie diesen Button anklicken. werden die Daten im Feld Notizen in die Zwischenablage kopiert.
Button: Artikel Lieferant Lagernummer Artikelnummer Warengruppe
Durch Anklicken dieser Buttons knnen Sie die SuchreihenIolge ndern. Normalerweise wird nach dem
Artikel gesucht. deshalb ist die Grundeinstellung auI Artikel eingestellt. Wenn Sie nach dem LieIeranten
suchen wollen. klicken Sie den Button "LieIerant" an.
Verkaufspreis 1 - 4
Sie knnen vier verschiedene VerkauIspreise erIassen. Diese knnen dann individuell auI der Rechnung
oder in der Adressverwaltung Kunden zugeordnet werden. Ein Preis kann auch als Preis in FW
(Fremdwhrung) bentzt werden.
Konto
Hier erIassen Sie das Ertragskonto. auI welches gebucht wird. wenn beim Rechnungerstellen der
entsprechende BeIehl gegeben wird. (Wenn Sie keine FIBU haben. knnen Sie das Feld leer lassen.)
MWSt (Mehrwertsteuer):
"1". "2" und "3" entsprechen den unter DATEN KONFIGURATION erIassten MWSt Code Steuerstzen.
"F" ist Ir Artikel. die MWSt Irei sind.
Bestellen 1 / N
Wenn der Mindestbestand erreicht oder unterschritten ist. stellt das Programm Bestellen automatisch auI
"J". Wenn der Bestand hher ist als der Mindestbestand. wird bestellen auI "N" gesetzt. Wenn Sie einen
Artikel. dessen Bestand hher als der Mindestbestand ist. auI der Bestelliste wollen. klicken Sie hier "J"
an.
Bewertung / Abschreibung
Die Artikel knnen Ir das Inventar bewertet und mit einem ihrlichen Abschreibungssatz versehen
werden.
Rabatt
Der hier eingegebene Rabattsatz gilt nur Ir diesen Artikel und kann auI der Rechnung temporr
abgendert werden.
14
Notizen
Die hier eingegebenen Notizen erscheinen auI der Rechnung direkt unter dem ieweiligen Artikel und
knnen dort temporr abgendert werden.
Achtung: Vergessen Sie nicht den MWSt Code (F MWSt frei) sowie die Ertragskontonummer
(Kontonummer. nur wenn die Fibu angehngt ist.) zu erIassen.
Lager Eingang
Hier werden die Lagereingnge verbucht. (Es knnen nur Eingnge Ir Artikel verbucht werden. die
unter Lagerverwaltung erIasst worden sind.)
Suchen Sie den gewnschten Artikel. Sie knnen nur eine Menge oder eine Menge plus den Stckpreis
erIassen. Wenn Sie den Stckpreis auch erIassen. wird automatisch der durchschnittliche EinkauIspreis
berechnet. Sollte Bestellen auI "J" stehen und der Mindestbestand mit dem Eingang berschritten werden.
dann wird Bestellen auI "N" gesetzt.
Durch Anklicken des Buttons. werden die eingegebenen Daten berechnet und die entsprechenden
Felder mit den neuen Daten aktualisiert. Im Hintergrund werden gleichzeitig beide Statistiken
aktualisiert.
Schnellsuche: Geben Sie im Feld "Suchen nach" den gewnschten BegriII ein und drcken die "Enter-
Taste". Es wird ietzt der erste Datensatz angezeigt. der dem SuchbegriII entspricht. Wurde keine
bereinstimmung geIunden. springt das System an den AnIang der Datenbank.
Button: Artikel Lieferant Lagernummer Artikelnummer Warengruppe
Durch Anklicken dieser Buttons knnen Sie die SuchreihenIolge ndern. Normalerweise wird nach dem
Artikel gesucht. deshalb ist die Grundeinstellung auI Artikel eingestellt. Wenn Sie nach dem LieIeranten
suchen wollen. klicken Sie den Button "LieIerant" an.
Lager Ausgang
Hier werden die Lagerausgnge verbucht. (Es knnen nur Ausgnge Ir Artikel verbucht werden. die
unter Lagerverwaltung erIasst worden sind.)
15
Suchen Sie den gwnschten Artikel. Geben Sie die Menge ein. die Sie aus dem Lager genommen haben.
Wenn Sie Rechnungen schreiben. knnen Sie die verwendeten Artikel auI der Rechnung direkt vom
Lager abbuchen lassen. Wenn der Mindestbestand unterschritten wird. dann wird Bestellen auI "J"
gesetzt.
Durch Anklicken des Buttons. werden die eingegebenen Daten berechnet und die entsprechenden
Felder mit den neuen Daten aktualisiert. Im Hintergrund werden gleichzeitig beide Statistiken
aktualisiert.
Schnellsuche: Geben Sie im Feld "Suchen nach" den gewnschten BegriII ein und drcken die "Enter-
Taste". Es wird ietzt der erste Datensatz angezeigt. der dem SuchbegriII entspricht. Wurde keine
bereinstimmung geIunden. springt das System an den AnIang der Datenbank.
Button: Artikel Lieferant Lagernummer Artikelnummer Warengruppe
Durch Anklicken dieser Buttons knnen Sie die SuchreihenIolge ndern. Normalerweise wird nach dem
Artikel gesucht. deshalb ist die Grundeinstellung auI Artikel eingestellt. Wenn Sie nach dem LieIeranten
suchen wollen. klicken Sie den Button "LieIerant" an.
Auswertungen
Auswahl Excel
Bei einigen Listen haben Sie neben der Auswahl Drucker und Bildschirm auch die Mglichkeit. die
Daten in eine Excel Datei auszugeben. Wenn Sie nun Excel anwhlen. werden die gewnschten Daten in
eine Excel und eine Word Datei ausgegeben. Die entsprechenden Dateien werden im Ordner des
Programmes abgelegt.
Filter
Bei allen Adresslisten erscheint die Filtermaske.
Dieser Filter ermglicht es Ihnen. alle Listen so zu Iiltern. dass nur die von Ihnen gewnschten Daten
erscheinen. Hier knnen Sie erIassen. welche Daten Sie auI der Liste wollen.
Dieser Filter steht Ihnen bei allen Listen zur VerIgung.
16
Button: Artikel Lieferant Lagernummer Artikelnummer Warengruppe
Durch Anklicken dieser Buttons knnen Sie die SortierreihenIolge der Liste ndern. Normalerweise wird
nach dem Artikel gesucht. deshalb ist die Grundeinstellung auI Artikel eingestellt. Wenn Sie nach dem
LieIeranten sortieren wollen. klicken Sie den Button "LieIerant" an.
Das Feld "Suchen nach" gilt nur Ir den LieIeranten. Hier knnen Sie den LieIeranten in der
Adressverwaltung suchen. um eine Liste nur mit den Produkten dieses LieIeranten zu erstellen. Sie
knnen iedoch auch den gewnschten Namen gleich ins Feld schreiben.
Buttons: Ausgewhlte Daten Alle Daten
Wenn Sie den Button "Ausgewhlte Daten" anklicken. wird ein Filter nach den von Ihnen erstellten
Kriterien erstellt. whrend beim Button "Alle Daten" alle im Lager erIassten Artikel ausgegeben werden.
Beispiel: Sie haben im Feld Artikelnummer die Nummer 110 erIasst. wenn Sie ietzt auI den Button
"Ausgewhlte Daten" klicken. werden nur die Artikel angezeigt. die die Nummer 110 haben.
Bestelliste
Es wird ein Bestellvorschlag gedruckt. Es werden alle Daten gedruckt. bei denen Bestellen auI "J" steht.
Sie knnen in der Lagerverwaltung durch ndern von Bestellen von "J" auI "N" oder umgekehrt. die
Liste beinIlussen.
Statistik Ein- Ausgnge
Hier werden die Daten mit dem Total der Ein- und Ausgnge der Artikel ausgewertet.
Statistik Detail alle Daten
Hier werden alle Ein- und Ausgnge detailliert Ir die gewnschte Periode ausgewertet.
Sie knnen hier die gewnschte Periode eingeben. die Sie drucken wollen. Wenn Sie die Felder Datum
vom bis leer lassen. werden alle Daten gedruckt.
17
Statistik Detail
Hier werden alle Ein- und Ausgnge detailliert Ir die gewnschte Periode und Kriterien ausgewertet.
Sie knnen hier nach gewnschten Perioden und Kriterien auswerten. einzelne Eintrge lschen oder
berarbeiten. Wenn Sie die Felder Datum vom bis leer lassen. werden alle Daten des gewnschten
Kriteriums angezeigt. bzw. gedruckt.
Das Feld "Suchen nach" dient zum Suchen. Wenn Sie einen Artikel suchen wollen. so knnen Sie hier
den SuchbegriII eingeben.
Schnellsuche: Geben Sie im Feld "Suchen nach" den gewnschten BegriII ein und drcken die "Enter-
Taste". Es wird ietzt der erste Datensatz angezeigt. der dem SuchbegriII entspricht. Wurde keine
bereinstimmung geIunden. springt das System an den AnIang der Datenbank.
Button: Artikel Artikelnummer Lieferant Kunde
Durch Anklicken dieser Buttons knnen Sie die SuchreihenIolge ndern. Normalerweise wird nach dem
Artikel gesucht. deshalb ist die Grundeinstellung auI Artikel eingestellt. Wenn Sie nach dem LieIeranten
suchen wollen. klicken Sie den Button "LieIerant" an.
Button: Artikel Artikelnummer Lieferant Kunde/Datum Kunde/Artikel
Diese Buttons bestimmen die Sortierung und lsen gleichzeitig die Bildschirmansicht. bzw. den
Druckvorgang aus. Bei den Buttons Artikel. Artikelnummer und LieIerant wird die Druckvorlage
Statistik Detail verwendet. Bei den Buttons Kunde/Datum und Kunde/Artikel wird die Druckvorlage
Statistik Detail/Kunde verwendet. Wenn Sie die Felder Datum vom bis leer lassen. werden alle Daten des
gewnschten Kriteriums angezeigt. bzw. gedruckt ansonsten nur die in der gewnschten Periode.
Beispiel: Sie haben am Bildschirm den Artikel SeiIe mit dem LieIerant Kuster SeiIen AG. Wenn Sie ietzt
den unteren Button "LieIerant" anklicken. werden die Daten des LieIeranten Kuster SeiIen AG gedruckt.
Wenn Sie iedoch den unteren Button "Artikel" anklicken. werden die Daten des Artikels SeiIe gedruckt.
18
Bewertungsliste inkl. Abschreibungen
Hier wird die Bewertung gedruckt. wie Sie nach der Abschreibung aussieht. D.h. die Abschreibung
wird whrend dem Druck/Bildschirmansicht berechnet. jedoch nicht ausgefhrt.
Bewertungsliste ohne Abschreibungen
Hier werden die eIIektiven Daten ausgedruckt bzw. angezeigt. D.h. die Daten entsprechen den
tatschlichen Zahlen ohne jede Berechnung.
Abschreibungen ausfhren
Passwort: Lager
Es erscheint als erstes das Bild. auI dem das Datum der letzten AusIhrung erscheint. Hier sehen Sie zur
Sicherheit. wann die letzte Abschreibung vorgenommen wurde. Klicken Sie den Button mit dem
Tresymbol an. um die Verarbeitung abzubrechen oder geben Sie das Passwort "Lager" ein und
klicken den Button "Abschreibung ausIhren" an. um die Abschreibung auszuIhren.
Statistik auf 0 setzen
Passwort: Lager
Es erscheint als erstes das Bild. auI dem das Datum der letzten AusIhrung erscheint. Hier sehen Sie zur
Sicherheit. wann die Statistik das letzte Mal gelscht wurde. Klicken Sie den Button mit dem Tresymbol
an. um die Verarbeitung abzubrechen oder geben Sie das Passwort "Lager" ein und klicken den Button
"Statistik lschen" an. um die Statistik zu lschen.
Statistik Detail lschen
Passwort: Lager
Hier knnen Sie die alten Detail Statistik Daten bis zum gewnschten Zeitpunkt lschen. Geben Sie das
"Bis Datum" ein. bis dem Zeitpunkt Sie die Daten lschen wollen. geben das Passwort "Lager" ein und
klicken auI den Button "Statistik lschen".
Drucken
Hier knnen Sie Etiketten. Lager Bestand und Lager Liste sowie die VerkauIspreise drucken.
Bei den Etiketten werden 21 Etiketten auI einen Bogen gedruckt. Die Etikettengrsse sollte in etwa die
Masse 70 x 41 mm auIweisen. (Ideale Etiketten: ZweckIorm Nr. 3481 oder Herma Nr. 4473)
19
Import
Hier knnen Lagerdaten importiert werden. Erstellen Sie im Excel. im DBase. im Access oder im FoxPro
etc. eine Datenbank mit dem Namen LAGER.DBF. welche Iolgende Felder hat:
LAGER.DBF
Feldname Typ Inhalt
LAGERNR Zeichen Lagernummer
ARTIKELNR Zeichen Artikelnummer
ARTIKEL Zeichen Artikelbezeichnung
LAGERPOS Zeichen Lagerposition
WARENGRP Zeichen Warengruppe
EK Numerisch Einkaufspreis
BEWERTUNG Numerisch Bewertung
BESTAND Numerisch Bestand
MIND_BEST Numerisch Mindest Bestand
ABSCHRPROZ Numerisch Abschreibungssatz
VERKAUF1 Numerisch Verkaufspreis 1
VERKAUF2 Numerisch Verkaufspreis 2
VERKAUF3 Numerisch Verkaufspreis 3
VERKAUF4 Numerisch Verkaufspreis 4
BESTELLM Numerisch Bestellmenge
BESTELLEIN Zeichen Bestelleinheit
BESTELLNR Zeichen Bestellnummer
MWSTCODE Zeichen MWSt (1, 2,3 oder F)
KONTO Zeichen Kontonummer
NOTIZEN MEMO Notizen
LRABATT Numerisch Rabatt
LIEFERANT Zeichen Lieferantenname
Achtung: Die Datenbank muss nur die Felder enthalten. Ir die Sie auch Daten haben.
Wichtige Information zu Excel: Wenn Sie im Excel die Datenbank erstellen. mssen Sie beachten. dass
das ARTIKELNR Feld ein ZeichenIeld ist. Um Excel mitzuteilen. dass das Feld ein ZeichenIeld ist.
geben Sie den ersten vier Artikeln bei der Artikelnr vor der Zahl ein ' ein. Diese Regel mssen Sie bei
allen Daten beachten. die nur Zahlen enthalten knnen. deren Feld iedoch auI Zeichen gesetzt ist wie z.B.
auch die Lagernummer. Wenn Sie die Datei in Excel speichern. mssen Sie den Dateityp DBF 3
(dBASE III) `.dbf anwhlen.
Kopieren Sie die erstellte LAGER.DBF in den Ordner dieses Programmes und starten Sie den Import.
Datenbank lschen
Passwort: Lager
Hier kann vor dem Import einer neuen Lagerdatenbank. die alte Lagerdatenbank (alle Artikel) gelscht
werden.
20
Daten
Dienstleistungen
Hier knnen Dienstleistungen erIasst werden. D.h. hier erIassen Sie alle Arbeiten und Daten. die Sie nicht
im Lager erIassen wollen.
Das Feld "Suchen nach" dient nur zum Suchen und ist nicht mit einem Datensatz gekoppelt. Wenn Sie
einen Artikel suchen wollen. so knnen Sie hier den SuchbegriII eingeben.
Schnellsuche: Geben Sie im Feld "Suchen nach" den gewnschten BegriII ein und drcken die "Enter-
Taste". Es wird ietzt der erste Datensatz angezeigt. der dem SuchbegriII entspricht. Wurde keine
bereinstimmung geIunden. springt das System an den AnIang der Datenbank.
Dienstleistung erfassen:
Klicken Sie den "ErIassungs-Button" an und Sie haben einen leeren Datensatz. Fllen Sie die Felder
aus. Wenn Sie die Daten erIasst haben. knnen Sie den "Speichern-Button" anklicken.
Notizen: Fgt die InIormationen von der Zwischenablage ins Feld Notizen ein. Dieser Button
ist nur im ErIassungs- oder nderungsmodus aktiv.
Button: Notizen
Wenn Sie diesen Button anklicken. werden die Daten im Feld Notizen in die Zwischenablage kopiert.
Button: Artikel Artikelnummer
Durch Anklicken dieser Buttons knnen Sie die SuchreihenIolge ndern. Normalerweise wird nach dem
Artikel gesucht. deshalb ist die Grundeinstellung auI Artikel eingestellt. Wenn Sie nach der
Artikelnummer suchen wollen. klicken Sie den Button "Artikelnummer" an.
Verkaufspreis 1 - 4
Sie knnen vier verschiedene Preise erIassen. Diese knnen dann individuell auI der Rechnung oder in
der Adressverwaltung Kunden zugeordnet werden. Ein Feld kann auch als Preis in FW (Fremdwhrung)
bentzt werden.
21
Rabatt
Der hier eingegebene Rabattsatz gilt nur Ir diesen Artikel bzw. diese Arbeit und kann auI der Rechnung
temporr abgendert werden.
Konto
Hier erIassen Sie das Ertragskonto. auI welches gebucht wird. wenn beim Rechnungerstellen der
entsprechende BeIehl gegeben wird. (Wenn Sie keine FIBU haben. knnen Sie das Feld leer lassen.)
MWSt Code:
1. 2 und 3 entsprechen den unter Daten KonIiguration erIassten MWSt Code Steuerstzen. "F" ist Ir
Artikel. Arbeiten oder Dienstleisutngen. die MWSt Irei sind.
Notizen
Die hier eingegebenen Notizen erscheinen auI der Rechnung direkt unter dem ieweiligen Artikel und
knnen dort temporr abgendert werden.
Achtung: Vergessen Sie nicht. den MWSt Code (F MWSt frei) sowie die Ertragskontonummer
(Kontonummer. nur wenn die Fibu angehngt ist.) zu erIassen.
Dienstleistungsliste
Hier knnen die erIassten Dienstleistungen nach Artikel oder Artikelnummer sortiert gedruckt werden.
Konfiguration
Hier kann im Feld Name der Firmenname erIasst werden. welcher auI diversen Drucklisten erscheint.
Hier knnen Sie deIinieren. ob das Programm auI 0.05 runden soll oder nicht.
Ebenso knnen Sie hier die Whrung (WHG). das Zahlungsziel sowie die IortlauIende Rechnungs-
nummer erIassen. Die Rechnungsnummer wird von Rechnung zu Rechnung IortlauIend automatisch
auInummeriert.
Wenn Sie den FIBU Link bentzen. knnen Sie hier das Debitorenkonto. das Portokonto sowie das
Rabattkonto erIassen.
Achtung: Porto und Rabatte mssen Ertragskonten sein.
EbenIalls hier knnen Sie die bentigten MWSt Codes (aktuellen MWSt-Stze) sowie die dazuge-
hrenden Konten erIassen. Achtung: Der MWSt Code 1 muss derienige sein. mit welchem die
Versandkosten abgerechnet werden. Versandkosten werden immer zum normalen Satz abgerechnet.
Hinweis: Wenn Sie den FIBU Link nicht bentzen. knnen Sie die KontenIelder Irei lassen.
Hinweis: Die Versandkosten. das Zahlungsziel. die Rechnungsnummer sowie die Whrung knnen direkt
auI dem RechnungserIassungsbild (Button RechnungskopI) gendert und der ieweiligen Situation
angepasst werden.
22
ESR Konfiguration
Hier knnen Sie die KonIigurationsdaten Ir den ESR erIassen.
Achtung: Fr ESR muss die OCRB True Type SchriIt installiert sein. Siehe letzte Seite.
- Bankkundennr.: Sechstellige Banknummer. kann bei der Bank angeIragt werden.
Postkunden erIassen hier eine 0.
- ESR-Teilnehmernr.: Entspricht der Postkonto-Nr. ohne Bindestriche. Wichtig: Die Nummer zwischen
den Bindestrichen muss sechs Stellen lang sein. Wenn die Nummer nur InIstellig
ist. vorne eine 0 anhngen.
- Postkontonummer: Postkontonummer mit Bindestrichen erIassen.
- ESR mit oder
ohne Betrag: Hier knnen Sie Iix voreinstellen. ob die ESR mit oder ohne Betag gedruckt
werden sollen. Sie knnen diese Einstellung temporr whrend dem Erstellen einer
Rechnung anpassen.
- Bankadresse: Die Adresse der Bank. bei der Sie Ihr Konto haben. Postkontokunden lassen diese
beiden Felder leer.
- Absenderadresse: Hier wird Ihre Adresse erIasst. Es ist egal ob Sie drei oder vier Felder Illen.
Schlusstexte
Hier knnen Sie die Schlusstexte erIassen. welche dann auI der Rechnung etc. ausgedruckt werden.
AuI dem RechnungserIassungsbild knnen die Schlusstexte temporr gendert oder angepasst werden.
Fremdwhrung
Hier kann eine Fremdwhrung (FW) erIasst werden. welche das System dann korrekt Ir die FIBU
umrechnet. z.B.: Name: t. Verhltnis 1:1. Kurs 1.6615
Hinweis: Wenn Sie den FIBU Link nicht bentzen oder Sie keine Fremdwhrung haben. knnen Sie die
Felder Irei lassen.
Indexieren
Hier werden die Daten neu sortiert und gelschte Daten beseitigt. Es kann sein. dass z.B. die ReihenIolge
nach Namen nicht mehr stimmt. Klicken Sie einIach auI "Indexieren" und die Sortierindexe werden neu
erstellt. Dieser Vorgang kann so oIt wiederholt werden. wie Sie wollen. Nach dem Indexieren ist das
Programm oIt schneller.
Wichtig: Nach dem Zurckkopieren der Daten aus einer Datensicherung muss indexiert werden.
23
Rechnungen / Mahnungen
Rechnungen erstellen / berarbeiten
AuI dieser Maske knnen Sie die Adresse auswhlen. Ir die Sie eine neue Rechnung oder einen neuen
LieIerschein etc. erstellen oder eine gespeicherte Rechnung nochmals bearbeiten oder als Vorlage
verwenden mchten. Das Suchen Iunktioniert gleich. wie bei der Adressverwaltung beschrieben.
Gespeicherte Rechnung verwenden
Tipp: Rechnungen. die oIt verwendet werden. knnen beim Rechnungserstellen abgespeichert und als
Vorlage verwendet werden.
Hinweis: Hier knnen auch LieIerscheine. OIIerten etc. abgelegt sein. die dann spter in Rechnungen
oder AuItragsbesttigungen etc.umgewandelt werden.
AuI diesem Bild knnen Sie die gespeicherte Rechnung auswhlen. die Sie zur Weiterverarbeitung
bentigen. Suche und Schnellsuche Iunktioniert wie auI den anderen Masken.
24
Hinweis: Wenn ein Kunde keine gespeicherten Rechnungen hat. werden automatisch alle gespeicherten
Rechnungen angezeigt.
Button: Neue Rechnungsnummer verwenden
Wenn Sie Ir eine gespeicherte Rechnung (z.B. als Vorlage Ir einen neuen Kunden) auch eine neue
Rechnungsnummer verwenden wollen. klicken Sie auI diesen Button.
Button: Filter lschen
Wenn Sie die gespeicherten Rechnungen aller Kunden ansehen wollen. klicken Sie auI diesen Button. Es
werden nun alle gespeicherten Rehnungen angezeigt.
Button: alte Rechung aktivieren
Aktiviert die ausgewhlte Rechnung zum Bearbeiten und verzweigt in die Rechnungserstellung.
Neue Rechnung erstellen
AuI dieser Maske werden Rechnungen. OIIerten. LieIerscheine etc. erIasst oder berarbeitet.
Hier knnen die gewnschten Artikel und Dienstleistungen auI der Rechnung erIasst werden. Fr Artikel
und Dienstleistungen. die nicht in der Lager- oder Dienstleisungsdatenbank erIasst wurden. klicken Sie
den ErIassungsbutton an. Fr Artikel und Dienstleistungen. die in der Lager- oder
Dienstleisungsdatenbank erIasst wurden. klicken Sie entweder auI den Button "Lagerartikel suchen" oder
auI den Button "Dienstleistungen suchen" oder Sie machen unten auI den gewnschten Artikel oder
Dienstleistung einen Doppelklick. Nachdem die Felder ausgeIllt sind. knnen Sie die Eingaben
berechnen lassen. in dem Sie auI den BerechnungsknopI klicken. Danach muss dieser Artikel
gespeichert werden. in dem Sie auI den Speicherbutton klicken. Erst ietzt kann ein neuer Artikel Ir
die Rechnung erIasst werden.
Tipp: Durch Anklicken der ieweiligen Buttons "Artikel". "LieIerant". "Lagernnr." usw. kann die Sortier-
reihenIolge gendert. bzw. ein Artikel oder eine Dienstleistung mit einem SuchbegriII nach den
entsprechenden Kriterien gesucht werden.
Hinweis: Das Feld Pos. wird automatisch geIllt. Wenn Sie den Artikel auI einer anderen Position auI
der Rechnung wollen. ndern Sie die Nummer. Die gleiche Nummer kann mehrmals vergeben werden.
25
Button: Lagerartikel suchen
Die Lagerartikel knnen nach "Artikel". "LieIerant". "Lagernr.". "Artikelnr." oder "Warengruppe" sortiert
gesucht werden. Die Grundeinstellung ist auI "Artikel" eingestellt. Geben Sie im Feld SuchbegriII den
gewnschten BegriII ein. klicken auI den Button "Lagerartikel suchen". klicken im SuchIenster den
gewnschten Artikel an und klicken den Button "Lagerartikel suchen" nochmals an. (sollte der Button
"Lagerartikel suchen" vom SuchIenster verdeckt sein. den Button "Dienstleistungen suchen" anklicken.)
Der Cursor ist nun im Feld Menge positioniert.
Ergnzen Sie die Eingabemaske mit Ihren Daten und klicken Sie anschliessend den Berechnungsbutton
an . Wenn Sie die Maske ausgeIllt und berechnet haben. klicken Sie den Speicherbutton . Wenn Sie
die Eingabe verwerIen mchten. klicken Sie den VerwerIenbutton an. Jetzt kann die nchste
Rechnungsposition erIasst werden.
Button: Dienstleistung suchen
Die Dienstleistungen knnen nach "Artikel" oder "Artikelnr." sortiert gesucht werden. Die
Grundeinstellung ist auI "Artikel" eingestellt. Geben Sie im Feld SuchbegriII den gewnschten BegriII
ein. klicken auI den Button "Dienstleistungen suchen". klicken im SuchIenster den gewnschten Artikel
an und klicken erneut den Button "Dienstleistungen suchen" an. Der Cursor ist nun im Feld Menge
positioniert.
Ergnzen Sie die Eingabemaske mit Ihren Daten und klicken Sie anschliessend den Berechnungsbutton
an . Wenn Sie die Makse ausgeIllt und berechnet haben. klicken Sie auI den Speicherbutton . Wenn
Sie die Eingabe verwerIen mchten. klicken Sie den VerwerIenbutton an. Jetzt kann die nchste
Rechnungsposition erIasst werden.
Text
In dem Sie die gewnschte Nummer anklicken. knnen Sie den Schlusstext auswhlen. Die Schlusstexte
knnen temporr angepasst werden (Button "Schlusstexte").
Formular Die Formulare 7 und 8 haben unten einen ESR angehngt (Rechnung mit
Einzahlungsschein auI einer Seite).
In dem Sie die gewnschte Nummer anklicken. knnen Sie das RechnungsIormular anwhlen.
Formular 1: RechnungsIormular ohne Rabatt pro Artikel
Formular 2: Wie Formular 1. iedoch mit Rabatt pro Artikel
Formular 3: Wie Formular 1. iedoch Adresse hher
Formular 4: Wie Formular 2. iedoch Adresse hher
Formular 5: LieIerschein (Artikel-Nr.. Artikel und Menge)
Formular 6: LieIerschein wie Formular 5. iedoch Adresse hher
Formular 7: Kopie von Formular 1 iedoch mit ESR unten angehngt
Formular 8: Kopie von Formular 2 iedoche mit ESR unten angehngt
Achtung: Fr ESR muss die OCRB True Type SchriItart installiert sein. Siehe letzte Seite.
Tipp: Die Formulare knnen angepasst und mit Logos ergnzt werden (siehe Seite 31)
Preis Code: Hier knnen Sie den Preis Code temporr ndern. so dass ein anderer VerkauIspreis aus der
Lager- oder Dienstleistungsdatenbank bernommen wird.
26
Temporre Artikel erfassen
Klicken Sie den ErIassungs Button an und es erscheint ein leerer Datensatz. Sie knnen nun die
EingabeIelder ergnzen. Klicken Sie anschliessend den Berechnungsbutton an und anschliessend den
Speicherbutton . Wenn Sie die Eingabe verwerIen mchten. klicken Sie den VerwerIenbutton an.
Wichtig: Das Programm berechnet das Total nicht automatisch. Sie mssen den Berechnungsbutton
anklicken. um das Total des aktuellen Artikels berechnen zu lassen. (Das Rechnungstotal wird
automatisch berechnet.) Sie knnen auch einen Totalbetrag eingeben. ohne eine Menge mit einem
Stckpreis berechnen zu lassen.
Artikeldaten auf der Rechnung berarbeiten
Suchen Sie mit HilIe der PIeile oder des Suchbuttons den gewnschten Artikel. Danach klicken Sie den
Editierbutton an. Jetzt knnen Sie die Artikeldaten ergnzen und anschliessend speichern oder
verwerIen. Achtung: Sollten Sie die Menge oder den Preis gendert haben. muss neu berechnet werden.
Artikeldaten auf der Rechnung lschen
Suchen Sie mit HilIe der PIeile oder des Suchbuttons den gewnschten Artikel. Danach klicken Sie den
Lschenbutton an. Das System Iragt zur Besttigung. ob Sie den Datensatz wirklich lschen wollen.
Button: Schlusstexte
Hier knnen Sie temporr einen Schlusstext erIassen oder ndern. Die nderung wird beim Verlassen der
ErIassungsmaske gelscht. Wenn Sie einen Schlusstext permanent ndern oder erIassen wollen. so
mssen Sie dies unter Menu DATEN. SCHLUSSTEXTE tun.
ESR Code: "01" mit Betrag auI Einzahlungsschein "04" ohne Betrag auI Einzahlungsschein
Button: Rechnungskopf
Hier knnen Sie eine andere Adresse z.B. Ir den LieIerschein etc. ErIassen oder in der Adressdatenbank
suchen. Ebenso knnen Sie hier diverse weitere Angaben ndern oder erIassen. Der hier erIasste
Rabattsatz wird ber den ganzen Rechnungsbetrag berechnet. nderungen von MWSt oder Zahlungsziel
etc. gelten nur Ir diese Rechnung.
(Wenn Sie hier die Whrung ndern. und die neu erIasste WHG der unter DATEN FREMDWHRUNG
erIassten WHG entspricht. wird beim Speichern die FW in die Standardwhrung Ir den Fibu Link
umgerechnet. Dies ist nur von Interesse. wenn Sie auch die Fibu bentzen.)
Button: Original Adresse: Wenn Sie temporr eine andere Adresse erIasst haben. knnen Sie durch
Klicken auI diesen Button. die Originaladresse zurckholen.
Rechnungstitel
27
Hier knnen Sie anklicken. welchen Titel Sie auI dem Formular wollen. Sie haben hier auch die
Mglichkeit einen eigenen Titel zu erIassen.
Wichtig: Klicken Sie zuerst den Radio Button an und erIassen erst als zweiten Schritt den eigenen
Rechnungstitel.
Checkbox Einschreiben: Wenn diese Checkbox aktiv ist. wird ber der Adresse EINSCHREIBEN
gedruckt.
Button: Bildschirmansicht
Klicken Sie den Bildschirmbutton an. und die Rechnung. OIIerte usw. wird am Bildschirm angezeigt.
Button: Drucken
Klicken Sie den Druckbutton an und die Rechnung wird gedruckt.
Klicken Sie den orangen Druckbutton an und es wird eine ZusammenIassung der Rechnung inkl. ESR
gedruckt. Achtung: Fr ESR muss die OCRB True Type SchriItart installiert sein. Siehe letzte Seite.
Tipp: Die Drucklisten knnen direkt mit einem anderen Schacht oder Drucker verbunden werden. Die
Druckliste Ir die ZusammenIassung mit dem ESR kann auI diese Weise so gesteuert werden. dass dieses
Formular in einem zweiten Schacht liegt und immer wenn man den Orangen Drucker Button anklickt.
wird automatisch das richtige Formular angwhlt.
Gehen Sie auI Extras Drucklisten anpassen und whlen die gewnschte Druckliste an.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die weisse Flche.
Whlen Sie Drucker.
Stellen Sie den Drucker und den richtigen Schacht ein.
Verlassen Sie das Druckereinstellungsmenu.
Machen Sie auI der Druckliste einen Doppelklick auI irgend ein Obiekt. (Das sind die Felder. die mit
einem Rechteck umrandet sind).
Verlassen Sie das Menu. indem Sie den OK Button anklicken.
Verlassen Sie die Druckliste und klicken Sie Speichern Ja an.
Rechnungserfassung beenden
Klicken Sie den Button mit dem Trsymbol an und die RechnungserIassungsmaske wird verlassen.
28
Rechnung verarbeiten
Checkbox Vom Lager abbuchen: Wenn diese Checkbox beim Verlassen der Rechnung aktiv ist.
werden die verrechneten Artikel direkt vom Lager abgebucht. Gleichzeitig werden beide Statistiken
nachgeIhrt.
Wichtig: Wenn die Checkbox nicht aktiv ist. werden die Statistiken nicht nachgeIhrt. Auch wenn Sie
nur Dienstleistungen oder temporre Daten und keine Lagerdaten auI der Rechnung haben und diese in
der Statistik haben wollen. so muss die Checkbox aktiv sein.
Radiobutton 1 Liste Offene Rechnungen + Speichern: Wenn Sie diese Auswahl angeklickt haben.
wird die Rechnung als ganzes abgespeichert. so dass Sie als gespeicherte Rechnung wieder geIInet
werden kann. Gleichzeitig wird die Rechnung in die Liste der oIIenen Rechnungen auIgenommen und Ir
den MahnlauI vorbereitet. Wenn Sie auch die Fibu von uns verwenden. werden die Buchungsstze
erstellt.
Radiobutton 2 Nur Liste Offene Rechnungen: Wenn Sie diese Auswahl angeklickt haben. wird die
Rechnung in die Liste der oIIenen Rechnungen auIgenommen und Ir den MahlauI vorbereitet. Wenn Sie
auch die Fibu von uns verwenden. werden die Buchungsstze erstellt.
Radiobutton 3 Rechnung nur Speichern: Wenn Sie diese Auswahl angeklickt haben. wird die
Rechnung als ganzes abgespeichert. so dass sie als gespeicherte Rechnung wieder geIInet werden kann.
Radiobutton 4 Liste Offene Offerten + Speichern: Wenn Sie diese Auswahl angeklickt haben. wird die
Rechnung als ganzes abgespeichert. so dass diese als gespeicherte Rechnung. bzw. OIIerte wieder
geIInet werden kann. Gleichzeitig wird die OIIerte in die Liste der oIIenen OIIerten zur berwachung
auIgelistet.
Radiobutton 5 Verwerfen: Wenn Sie diese Auswahl angeklickt haben. verlassen Sie den Modus. ohne
eine Aktion auszuIhren.
Nachdem Sie die richtige Auswahl getroIIen haben. klicken Sie den Button mit dem Tresymbol an.
Achtung: Beim nchsten AuIruIen der RechnungserIassungsmaske wird die letzte Einstellung der
Radiobuttons sowie der Checkbox automatisch bernommen.
Statistik
Wenn die Checkbox "vom Lager abbuchen" aktiv ist. werden im Hintergrund automatisch die Statistiken
nachgeIhrt.
29
Offene Rechnungen lschen
Hier knnen die bezahlten Rechnungen aus der Liste der oIIenen Rechnungen gelscht werden.
Schnellsuche und Suche Iunktionieren gleich wie in der Lager- oder Adressverwaltung.
Wenn Sie den Lsch Button mit dem Kbel Bild anklicken. wird die berwachung gelscht und der
Posten in die Liste der bezahlten Rechnungen eingeIgt. Wenn Sie den Lsch Button mit dem X
anklicken. wird die berwachung gelscht ohne die Rechnung der Liste der bezahlten Rechnungen
beizuIgen.
Hinweis: Bei Teilzahlung ndern Sie den Betrag sowie das VerIalldatum .
Liste der offenen Rechnungen
Hier knnen Sie die Liste der oIIenen Rechnungen drucken oder am Bildschirm ansehen.
Offene Offerten etc. lschen
Hier knnen die erledigten OIIerten etc. aus der Liste der oIIenen OIIerten etc. gelscht werden.
Schnellsuche und Suche Iunktionieren gleich wie in der Lager- oder der Adressverwaltung.
Liste der offenen Offerten etc.
Hier knnen Sie die Liste der oIIenen OIIerten etc. drucken oder am Bildschirm ansehen.
Gespeicherte Rechnungen lschen
Hier Iinden Sie das Verzeichnis der Rechnungen. die erstellt und gespeichert wurden (Rechnung
verarbeiten. Radiobutton 1 oder 3).
Schnellsuche und Suche Iunktionieren gleich wie in der Lager- oder der Adressverwaltung.
Sie knnen gespeicherte Rechnungen bis zu dem von Ihnen gewnschten Datum gesammelt lschen.
Passwort: Lager
Bezahlte Rechnungen
Hier Iinden Sie das Verzeichnis der bezahlten Rechnungen. die unter OIIene Rechnungen lschen mit
dem Kbel Button gelscht wurden.
Schnellsuche und Suche Iunktionieren gleich wie in der Lager- oder der Adressverwaltung.
Sie knnen die bezahlten Rechnungen bis zu dem von Ihnen gewnschten Datum gesammelt lschen.
Passwort: Lager
30
Liste der bezahlten Rechnungen
Hier knnen Sie die Liste der bezahlten Rechnungen drucken oder am Bildschirm ansehen.
Mahnungen
Sie knnen anklicken. ob Sie eine erste. zweite oder dritte Mahnung erstellen wollen. Geben Sie die
gewnschten VerIalldaten von-bis ein und klicken auI den Button mit dem Druckersymbol .
DieESR knnen mit oder ohne Betrag gedruckt werden. Bei Mahnung 2 und Mahnung 3 knnen
zustzlich zum Rechnungsbetag Mahnbetrg addiert werden.
FIBU Link
Passwort: LINKEN
Wenn die FIBU im gleichen Ordner wie dieses Programm installiert ist. wird der FIBU-Link aktiviert.
Geben Sie das Passwort LINKEN ein und klicken den "OK" Button an. Das Buchungsiournal wird
gedruckt und die Buchungsstze in die FIBU bertragen.
Wichtig: Die Fibu darI whrend diesem Vorgang nicht geIInet. bzw. aktiv sein!
Achtung: Die Kontosaldi. die whrend dem Buchungsstze erIassen angezeigt werden. werden nicht
angepasst. Starten Sie die FIBU und klicken auI Menu Extras. WIZARD. Jetzt werden die Salden neu
berechnet. Es schadet auch nicht. wenn Sie ab und zu im Programm Faktura und Fibu DATEN
INDEXIEREN starten.
Buchungsstze berarbeiten
Hier knnen Sie die vom Programm erstellten Buchungsstze vor dem Linken ndern oder lschen.
E-Bankingdatei einlesen
Achtung: Dieser Programmteil Iunktioniert nur. wenn Sie von der Bank oder Post eine Datei (Diskette
oder ber Internet etc.) mit den Zahlungen erhalten. Sollte dies nicht der Fall sein. lschen Sie die
bezahlten Rechnungen manuell unter "OIIene Rechnungen lschen".
Achtung: Machen Sie vor dem Einlesen der E-Banking Datei zur Sicherheit eine Datensicherung.
Als erstes whlen Sie per Mausklick die Datei mit den Zahlungseingngen an.
Bei der ersten Bentzung dieses Programmteils geben Sie noch die Positionen der Rechnungsnummer
und des Betrages von Links her gezhlt. innerhalb der Zahlenreihe ein. Beginnen Sie links bei der
Position eins. Leerschlge gelten als Position. (Die Voreinstellung sollte stimmen. Wenn nicht. IInen Sie
die Datei mit dem Windows Editor oder Word und prIen dies durch Nachzhlen.)
Klicken Sie auI den Button Einlesen und die Daten werden eingelesen und abgeglichen. Das Programm
druckt eine Liste. Die oIIenen Rechnungen. die ausgeglichen sind. werden gelscht. bei den anderen
erscheint die DiIIerenz zwischen Zahlungseingang und oIIenem Rechnungsbetrag.
31
Extras
Extras / Drucklisten anpassen
Mit HilIe der rechten Maustaste kann man Teile von Druckliste zu Druckliste kopieren.
Hier knnen Sie die Drucklisten anpassen. Die Buttons auI der Seite haben von oben nach unten Iolgende
Funktionen: Pfeil; ist aktiv. wenn etwas markiert werden soll. A; ist aktiv. wenn man Texte markieren
oder erIassen will. ab; ist aktiv. wenn man DatenbankIelder erIassen will. Strich. Quadrat und Oval;
sind aktiv. wenn man neue Striche. Quadrate oder Ovale erIassen will. OLE; ist aktiv. wenn man ein
Logo einbinden will.
Wenn Sie einen eigenen BrieIkopI erIassen wollen. klicken Sie den A Button an und klicken mit der
Maus an dem Ort auI der Vorlage. wo der SchriItzug hinkommen soll. Jetzt IInen Sie das Menu Format
und gehen auI SchriItart. Hier knnen Sie die SchriItart bestimmen. Jetzt knnen Sie schreiben. Wenn Sie
Iertig sind. klicken Sie irgendwo auI die Vorlage (weisser Hintergrund).
Wenn Sie einen Text ndern wollen. klicken Sie ebenIalls den A Button an und Iahren mit der gedruckten
Maustaste ber den zu ndernden Text. Der Text ist ietzt aktiv und kann gendert werden.
Wenn Sie die SchriItart ndern wollen. klicken Sie den entsprechenden Text oder das Obiekt an und
gehen auI das Menu Format / SchriItart und stellen die gewnschte SchriItart ein.
Wenn Sie einen Text oder ein Obiekt lschen wollen. klicken Sie es an und drcken anschliessend die
Delete Taste.
Wenn Sie einen Text oder ein Obiekt verschieben wollen. klicken Sie es an und verschieben es mit der
Maus oder den PIeil Tasten auI der Tatstatur.
Durch Anklicken von Texten oder Obiekten mit der rechten Maustaste. knnen zustzliche Funktionen
bentzt werden.
Drucklisten anpassen verlassen: Drcken Sie die CTRL Taste gleichzeitig mit der F4 Taste und das
System Iragt. ob Sie sichern wollen.
Tipp: Die Drucklisten knnen direkt mit einem anderen Schacht oder Drucker verbunden werden
Gehen Sie auI Extras Drucklisten anpassen und whlen die gewnschte Druckliste an.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die weisse Flche.
Whlen Sie Drucker.
Stellen Sie den Drucker und den richtigen Schacht ein.
Verlassen Sie das Druckereinstellungsmenu.
Machen Sie auI der Druckliste einen Doppelklick auI irgend ein Obiekt. (Das sind die Felder. die mit
einem Rechteck umIrandet sind).
Verlassen Sie das Menu. indem Sie den OK Button anklicken.
Verlassen Sie die Druckliste und klicken Sie Speichern Ja an.
32
Datensicherung
Whlen Sie mit der Maus den gewnschten PIad an. wohin Sie die Daten sichern wollen.
Achtung: Sollten Sie die Datensicherung einmal zurckkopieren. muss nach dem Start des Programmes
DATEN INDEXIEREN gestartet werden.
Bei Datenverlust haftet die Dettling Trade AG nicht.
Wenn Sie die Drucklisten sichern wollen. sichern Sie alle Dateien mit der Endung FRX und FRT.
OCRB Schrift
Um die ESR Codierzeile andrucken zu knnen. muss man die OCR B True Type SchriIten installieren.
AuI der CD liegen im Ordner OCRB die in der Schweiz verwendeten drei SchriItarten bei.
Starten Sie die Systemsteuerung.
Starten Sie dort SchriItarten.
Klicken Sie auI Daten. Neue SchriItarten installieren.
AuI der CD im Ordner OCRB beIinden sich die entsprechenden Daten.
Whlen Sie diesen Ordner an und installieren die drei OCR B True Type SchriIten.
ESR Codierzeile anpassen
Es kann sein. dass ie nach Drucker und AuIlsung. die ESR Codierzeile Ir den Einzahlungsschein etwas
verschoben. der SchriItgrad angepasst oder die SchriItart gewechselt werden muss.
Im Menu Extras Drucklisten anpassen knnen Sie die entsprechenden Drucklisten IInen und Ihren
Wnschen anpassen.
Codierzeile verschieben
Klicken Sie das Feld mit dem Namen codez mit der Maus an. so dass dieses markiert ist.
Nun knnen Sie das Feld mit HilIe der PIeiltasten auI der Tastatur Pixel um Pixel verschieben.
Codierzeile SchriItgrad anpassen
Klicken Sie das Feld mit dem Namen codez mit der Maus an. so dass dieses markiert ist.
Klicken Sie oben auI das Menu Format und whlen SchriItart aus. Nun knnen Sie den SchriItgrad
bei BedarI erhhen. Standrat ist SchriItgrad 10
Codierzeile andere OCRB SchriIt verwenden
Klicken Sie das Feld mit dem Namen codez mit der Maus an. so dass dieses markiert ist.
Klicken Sie oben auI das Menu Format und whlen SchriItart aus. Nun knnen Sie eine andere OCRB
SchriItart auswhlen.