UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIER IA LIMA - PERU FACULTAD DE INGENIER INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS, IA

ST235 PROYECTO DE TESIS I

PROPUESTA DE TESIS

MEJORA DEL TIEMPO DE RESPUESTA A LOS REMITENTES DE DOCUMENTOS MEDIANTE LA APLICACION DE UN SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN UNA FACULTAD

Franco Huertas Joel Francisco

Lima - Per u 19 de diciembre de 2006

MEJORA DEL TIEMPO DE RESPUESTA A LOS REMITENTES DE DOCUMENTOS MEDIANTE LA APLICACION DE UN SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN UNA FACULTAD
Franco Huertas Joel Francisco 19 de diciembre de 2006

Resumen En esta tesis, se estudiar el funcionamiento de la Mesa de Partes de la a FIIS, encargada del trmite documentario y nos centraremos en resolver el a problema del tiempo de respuesta a los remitentes de solicitudes, para lo cual se disear e implementar un sistema de trmite documentario. n a a a

 Indice general
1. INTRODUCCION 1.1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o 1.2. Justicacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o 2. FORMULACION DEL PROBLEMA 2.1. Planteamiento del Problema . . . . . 2.1.1. Problema principal . . . . . . 2.1.2. Problemas secundarios . . . . 2.2. Objetivo de la Investigacin . . . . . o 2.2.1. Objetivo general . . . . . . . 2.2.2. Objetivos espec cos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 5 6 7 7 7 7 8 8 8

3. ANTECEDENTES Y MARCO TEORICO 3.1. Revisin de la bibliograf y/o referencias . . . . . . . . . . . o a 3.1.1. Formato Electrnico de Documentos Internos . . . . o 3.1.2. Sistema de Procesamiento de Documentos . . . . . . 3.1.3. Mejora del rendimiento en la atencin de trmites en o a una Ocina Nacional de Pensiones . . . . . . . . . . 3.1.4. Sistema de Informacin de Trmite Documentario en o a el Instituto Nacional de Investigacin y Capacitacin o o de Telecomunicaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.5. Plataforma masiva para trmite documentario en el a Ministerio de Salud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.6. Trmite documentario v web en el Ministerio de Agria a cultura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.7. Sistema de trmite documentario en la universidad San a Pedro de Chimbote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. Marco Terico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o 1

9 . 9 . 9 . 12 . 14

. 16 . 16 . 17 . 18 . 21

3.2.1. Trmite Documentario . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 a 3.2.2. Funcionamiento de la mesa de partes de la FIIS . . . . 22 3.2.3. Sistema de informacin de trmite documentario . . . . 25 o a 4. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION 37 4.1. Tipo de Investigacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 o 4.2. Tipo de Diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 n 5. DISENO DE LA INVESTIGACION 5.1. Objeto de la Investigacin . . . . . . . . . . . . . . . . o 5.2. Poblacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o 5.2.1. Tamao de la Poblacin . . . . . . . . . . . . . n o 5.3. Muestreo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.1. Tcnica de Muestreo . . . . . . . . . . . . . . . e 5.4. Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.1. Variables Independientes . . . . . . . . . . . . . 5.4.2. Variables Dependientes . . . . . . . . . . . . . . 5.5. Instrumentos de Medicin . . . . . . . . . . . . . . . . o 5.5.1. Instrumentos para las Variables Independientes 5.5.2. Instrumentos para las Variables Dependientes . 5.6. Diseo del Experimento . . . . . . . . . . . . . . . . . n 5.7. Hiptesis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o 5.8. Modelo de Solucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o 5.8.1. Proceso administrativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 38 39 39 40 40 41 41 41 41 41 41 41 42 43 43

6. PLANIFICACION 45 6.1. Cronograma de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 6.2. Presupuesto de la Investigacin . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 o 6.2.1. Fuentes de Financiamiento . . . . . . . . . . . . . . . . 46 7. CONCLUSIONES 47 7.1. Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 7.2. Recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 7.3. Trabajos Futuros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

 Indice de cuadros
3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. Glosario de trminos del modelo e Reglas del negocio . . . . . . . Procesos del negocio . . . . . . Registro de datos del trmite . a Consulta de Trmite . . . . . . a Diccionario de atributos . . . . del . . . . . . . . . . negocio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 24 25 27 28 30

5.1. Tipos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

 Indice de guras
3.1. Sistema de trmite documentario v web del Ministerio de a a Agricultura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. Pantalla del sistema de trmite de la universidad San Pedro a 3.3. Listado de estado de trmites . . . . . . . . . . . . . . . . . a 3.4. Casos de uso del negocio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5. Diagrama de casos de uso del negocio . . . . . . . . . . . . . 3.6. Diagrama entidad relacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o 3.7. Pantalla ingreso de un trmite . . . . . . . . . . . . . . . . . a 3.8. Pantalla insertar detalle 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.9. Pantalla Insertar detalle 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.10. Pantalla actualizar detalle 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.11. Pantalla actualizar detalle 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1. Frmula para calcular la muestra . o 5.2. Encuesta de Control del tiempo de remitentes . . . . . . . . . . . . . . 5.3. Encuesta de Control del tiempo de remitentes . . . . . . . . . . . . . . 5.4. Diseo de experimento . . . . . . . n . . . . . . . . . . . . . . respuesta a consultas de . . . . . . . . . . . . . . respuesta a consultas de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 19 20 25 26 29 31 33 34 35 36

. 40 . 40 . 42 . 42

6.1. Cronograma de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 6.2. Recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 6.3. Costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Cap tulo 1 INTRODUCCION

1.1. Introduccin o

Desde hace mucho tiempo las organizaciones, sean grandes o pequeas, n realizan trmites documentarios para poder interactuar con personas, ya sean a externas a la organizacin o internas a la organizacin. o o La presente investigacin se centra en ste mbito, y se identica como o e a problema principal la demora en el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de trmites. Esta investigacin tiene como objetivo principal a o mejorar el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de trmites a mediante la aplicacin de un sistema de trmite documentario, y como obo a jetivos espec cos: Automatizar una parte del proceso de trmite documena tario, permitir que los trmites se procesen ms rpido, reducir el tiempo que a a a se invierte en dar mantenimiento y/o actualizacin de los trmites, reducir el o a tiempo que se invierte en dar mantenimiento y/o actualizacin de los datos o personales u otra informacin de los remitentes de trmites. o a A continuacin veremos en primer lugar cul es la justicacin de la inveso a o tigacin, luego se plantear el problema que queremos resolver, los objetivos o a de la investigacin. Abordaremos el marco terico donde se tocarn temas o o a como: Antecedentes del problema, Sistemas de Informacin existentes en el o mercado, se describir la tcnica que se va a usar y se har una breve dea e a scripcin del software. Se desarrollar el diseo de la investigacin donde o a n o se determinar: El objeto de la investigacin, la poblacin, el tamao de la a o o n poblacin, qu tcnica de muestreo se va a usar, cules son las variables ino e e a dependientes y dependientes, qu instrumentos se van a usar para medirlas, e

se disear el experimento, se plantear la hiptesis y el modelo de solucin. n a a o o Luego se elaborar el plan de trabajo y el presupuesto de la investigacin, y a o nalmente se enunciarn las conclusiones, recomendaciones y trabajos futura os.

1.2.

Justicacin o

La investigacin es conveniente realizarla porque permitir reducir el o a nmero de horas-hombre (Aproximandamente en un 30 por ciento) que se u dedica al trmite documentario, lo cul har posible que se dedique tiempo a a a a otras actividades importantes de la mesa de partes de la FIIS y as mejore su rendimiento. Todas las organizaciones poseen un departamento de trmite documena tario, por lo tanto la investigacin analizar su funcionamiento a n de mejoo a rarlo. Los benecios que se derivarn de la investigacin es principalmente a o satisfacer las consultas de los remitentes de trmites documentarios en un a tiempo corto, y la mejor gestin de los trmites, lo cual facilitar el trabajo o a a del encargado de del departamento de trmite documentario. a

Cap tulo 2 FORMULACION DEL PROBLEMA

2.1.
2.1.1.

Planteamiento del Problema

Problema principal

Muchas reas encargadas del trmite documentario en diversas institua a ciones no cuentan con un sistema de trmite documentario que les permita a mejorar el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de trmites a en general. Es por ello que identicamos como problema principal la demora en dar respuesta a las consultas de los remitentes de trmites. a

2.1.2.

Problemas secundarios

Generalmente se realiza un registro manual de los trmites en cuadernos o a en un sistema no ptimo, lo cual hace que el procesamiento de los mismos sea o lento. Por otro lado, el personal dedica mucho tiempo para administrar los trmites y el volumen de informacin hace imposible ubicar inmediatamente a o expedientes en forma manual, lo que conlleva a ofrecer un servicio que no satisface a los solicitantes y esto trae consigo el deterioro de la imagen de la institucin. o

2.2.
2.2.1.

Objetivo de la Investigacin o
Objetivo general

Demostrar que la aplicacin de un sistema de informacin de trmite o o a documentario reduce el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos.

2.2.2.

Objetivos espec cos

Mejorar el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de trmites (reducirlo en un 65 por ciento) mediante la aplicacin de un sisa o tema de trmite documentario. a Automatizar una parte del proceso de trmite documentario. a Permitir que los trmites se procesen ms rpido. a a a Reducir el tiempo que se invierte en dar mantenimiento y/o actualizacin o de los trmites. a Reducir el tiempo que se invierte en dar mantenimiento y/o actualizacin o de los datos personales u otra informacin de los remitentes de trmites. o a

Cap tulo 3 ANTECEDENTES Y MARCO TEORICO

La presente investigacin no cuenta con antecedentes, dado que no hay o investigaciones realizadas en la mesa de partes de la FIIS, pero si existen referencias o investigaciones anteriores que guardan relacin con el tema. o

3.1.
3.1.1.

Revisin de la bibliograf y/o refereno a cias

Formato Electrnico de Documentos Internos o

a La autor Ivonne Milagros Saenz [5] identica el trmite documentario como un proceso de apoyo clave y esencial para la realizacin de procesos o de negocio y administracin de aduanas. A pesar de ser automatizado; ocao siona un enorme gasto de papel, servicio de mensajer transporte y lo ms a, a importante el empleo del recurso humano en trmites burocrticos lo que a a representa tiempos muertos. Su objetivo es agilizar la comunicacin intero na y eliminar los gastos innecesarios en que se incurrir por contar con un a proceso ineciente y burocrtico. a Describe un sistema de gestin documentaria basado principalmente en o el uso de documentos electrnicos, el correo y el concepto de colaboracin o o o trabajo en equipo (Groupware), al cual se denomina Formato Electrnico de o Documentos Internos(FEDI). Dicha aplicacin tiene por objetivo permitir o

el ujo de documentos internos tales como, memorando, proyectos, noticaciones, resoluciones, solicitudes e informes. Su trabajo tiene por objetivo mostrar los benecios del uso de documentos electrnicos, los cuales se traducen principalmente en: reduccin de costos, o o procesos ms ecientes, mejor comunicacin, coordinaciones y un trabajo en a o equipo e incluso una nueva organizacin. o Dene conceptos claves, tales como: I. GroupWare: Es una herramienta o tecnolog que ayuda a los individa uos a trabajar juntos en un modelo cualitativamente mejor que el planteado por los esquemas organizacionales tradicionales, es decir est orientado a a mejorar la productividad de los grupos o equipos colaborativos. Categor de GroupWare: as i. Productos de comunicacin: Se trata de eventos ad hoc o aleatoo rios, son fciles y sencillos de usar, estn disponibles a la mayor cantidad de a a usuarios. Ej.: e-mail, fax, telfono, videoconferencias, etc. e ii. Productos de colaboracin: Proveen un documento o repositorio donde o se consigna el trabajo colectivo y es fcilmente accesible por los miembros a del equipo. Ej.: Sistemas de Administracin de documentos, Software para o CAD (Diseo Asistido por computadora) y otros. n iii. Productos de coordinacin: Las personas trabajan en forma conjunta o participando en procesos estructurados o semiestructurados, eso es Workow. Ej.: rdenes de compra, procesamiento de quejas, soportes de avance, o solicitudes de vacaciones o requisiciones de implementos de ocina. II. Workow: Flujo de procesos administrativos o de negocios, es el conjunto de activos o tareas realizadas en secuencia o paralelo por dos o ms a miembros de un equipo de trabajo para lograr un objetivo comn siguiendo u un conjunto de reglas preestablecidas. Tipos de Workow: i. De Produccin: En las aplicaciones de workow de produccin, el worko o ow es la tarea principal de los participantes. Ej.: Tramitar solicitud de crdie to. ii. Colaborativo: involucra procesos estructurados o semiestructurados que permiten a varias personas participar en un grupo de trabajo. Ej.: diseo n arquitectnico ingenieril, generacin de informes, etc. o o

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iii. Administrativo: Involucra procesos administrativos tales como orden de compra, hojas de tiempos y movimientos, reportes de gastos, cambios de rdenes, reportes de calidad y muchas otras actividades que traspasan las o barreras departamentales e inclusive de la misma empresa. La autor soluciona el problema aplicando el FEDI (Formato Electrnico o de Documentos Internos) centralizado, que consiste en disear un proceso de n trmite o gestin documentaria que permita la comunicacin directa entre a o o c/u de los participantes de un trmite y elimine completamente el uso de a papel, es decir se basar en el uso de los documentos y medios electrnicos. a o Dicha alternativa tambin comprende el desarrollo e implementacin del e o formato electrnico que facilitar la ejecucin del proceso previamente eso a o tablecido. Dicho formato deber mostrar el contenido del documento en su a totalidad y el detalle de las derivaciones realizadas a las personas encargadas de realizar una accin, adems de realizar la noticacin automtica a los o a o a interesados a travs de mensajes, tales como quin emiti el documento, y e e o el responsable actual del mismo. A su vez este formato permitir adjuntar a documento de inters o relacionados al documento principal (archivos de e cualquier tipo). El nuevo aplicativo se denomina FEDI (Formato Electrnico o de Documentos Internos). Esta alternativa usa la tecnolog Groupware, basada especialmente en a Workow colaborativo y de administracin. o El aplicativo es desarrollado con la herramienta Domio de Lotus (Lenguaje de programacin) y trabaja con una sola base documental para la Gestin o o de los Documentos internos de aduanas. Se pas por una serie de etapas muy importantes como: o i. Anlisis: Donde se realiz el modelado del negocio, v casos de uso a o a y diagramas de transicin de estados, y se identic tres actores fundameno o tales tales como: Trabajador de aduanas, administrador del sistema y usuario externo. ii. Diseo: Diagrama de clases, el diseo de las interfases del aplicativo y n n el listado de opciones con las que contar el aplicativo. a iii. Otros: denicin de la arquitectura tecnolgica que va soportar lo que o o se va implementar, la seguridad y las pruebas. El resultado fue que se redujo en 6.2 Horas/Hombre en el proceso de documentos, se redujo la numeracin de documentos y los costos. o

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3.1.2.

Sistema de Procesamiento de Documentos

El autor V ctor Gilberto D Canchay [1] menciona que el sistema de az procesamiento de documentos es un generador de productividad. La denicin del Sistema de Procesamiento de Documentos permite comprender cada o uno de los mdulos que lo componen, siendo sus componentes: La creacin de o o documentos, administracin de documentos, almacenamiento y visualizacin, o o sistemas de impresin electrnica y seguridad en los documentos. o o Describe el enfoque sistmico del documento: e Menciona que los documentos por naturaleza nos orientan dnde y cmo o o estos necesitan ser visualizados, impresos y almacenados. La identicacin de requerimientos y procesos relacionados se encuentra o en el qu hacer diario de las empresas, normalmente cuando llegamos a la e ocina y nos preparamos para trabajar, podr amos hacer alguna de las actividades: Leer o identicar algunos documentos, enviar por fax uno o ms a documentos, llamar a alguien y discutir acerca de un documento, mantener uno de los documentos en un archivo de pendientes, etc. Describe la eciencia de los documentos: Quiz es la tendencia de mayor importancia por ser la ms vigente. La a a creciente necesidad de comunicar y de obtener una respuesta favorable de esa comunicacin, ha establecido un requerimiento de eciencia en la generacin, o o visualizacin, almacenamiento y acceso al documento. o La eciencia tiene su origen en la necesidad de mejorar los siguientes factores: Costo, tiempo (respuesta rpida para atender necesidades de urgencia), a ubicacin (la ubicacin no debe de ser importante, se debe de poder enviar o o desde cualquier localidad). Menciona tambin el rol del documento en el nuevo orden mundial: e Siendo el documento tan antiguo como la Humanidad, podemos decir que el documento tiene un rol de creciente importancia debido al nuevo orden mundial, que basa su estructura en la siguiente manera: i. Orden geopol tico: El nacimiento de la globalizacin o ii. Ambiente de negocios: con nuevas reglas para competir, con un capital que se mueve hacia donde ve oportunidades. iii. Nueva empresa: es dinmica, desburocratizada, abierta, basada en el a compromiso. El autor dene el documento como: Cualquier forma de informacin estructurada y registrada para la como prensin humana. o 12

La informacin estructurada puede ser cualquier combinacin de texto, o o data, grcos, imgenes, multimedia. Esta informacin puede ser registrada a a o en papel o en forma electrnica, en blanco y negro o color. o La comprensin humana se realizar cuando el documento tenga un autor, o a una audiencia, un mensaje y una induccin a la accin. o o Cul debe ser la verdadera imagen del documento? a El documento debe: i. Ver el enlace en la cadena de valores de los procesos de negocio ii. Ayudar a la gente a trabajar con la gente iii. Permitir enlazar un negocio con sus clientes, proveedores y todo elemento involucrado en el proceso de negocio. iv. Registrar ideas, acciones y resultados v. Transmitir el conocimiento Menciona que las facetas del documento: Se denen ciertas facetas que identican claramente la funcin del docuo mento y su contribucin al proceso de negocio. Las facetas son: o i. Procesamiento del documento: Agrupa todo tipo de operacin, proo cedimiento y medio que permite obtener un documento. Esto involucra medios tecnolgicos de diversa o ndole, tales como Display, Software, medio magntico, papel, lm, etc. e ii. Performance del documento: Esta faceta analiza al documento y su efectividad para comunicar, es decir que el receptor de este documento logre percibir el verdadero mensaje del emisor del documento. Hoy en d se a necesita documentos que informen oportunamente. iii. Acceso al documento: se reere al modo y al medio de cmo accesamos o al documento, esto quiere decir Software, almacenamiento f sico, etc. Describe el ciclo de vida del documento: La concepcin, ensamblaje, archivo y recuperacin, distribucin, visualo o o izacin, impresin y acabado. o o Finalmente incorpora conceptos modernos como: GroupWare: colaboracin persona a persona para fomentar la colaboo racin y productividad interpersonal, automatizando muchas tareas y mejoo rando la eciencia de otras. Fomentar la colaboracin y coordinacin entre o o la gente. Facilitar el acceso compartido a los documentos. Habilitar la comunicacin entre grupos de personas. o WorkFlow: Es el material y documentos que deben ser seleccionados, organizados enrutados, discernidos y actualizados sobre la distribucin de o cualquier tipo de producto o servicio. 13

El autor, para solucionar el problema, propone utilizar un sistema para customizar el documento, es decir brindar facilidades para crear documentos a de manera rpida y no complicada. Se podr ofrecer as un documento como a a producto. Para la administracin de documentos propone que mediante una adeo cuada capacidad de manejar mensajes en un sistema de Base de Datos compartida, asociado con la instalacin de Workow y el Groupware impide que o se desarticulen los procesos de trabajo. Para el almacenamiento y recuperacin propone en HSM (Hierarchical o Storage Managment) que permitir la migracin automtica de documentos, a o a es decir, mantiene los documentos en un medio magntico de alta velocidad e para un acceso ms rpido, Los documentos temporales nunca son almacea a nados en medio pticos, economiza espacio y tiempo. o Finalmente propone el uso de sistemas de impresin electrnica: ocina o o con menos papel, usando el Internet. El papel es potencialmente un medio de comunicacin personalizado. o

3.1.3.

Mejora del rendimiento en la atencin de o trmites en una Ocina Nacional de Pensiones a

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El autor Jos Lu Roncal Carrasco [2] menciona los procesos relae s cionados al trmite documentario en una Ocina Nacional de Pensiones a (ONP): i. Proceso de orientacin y recepcin: Se encarga de orientar, vericar y o o registrar documentos, solicitudes y expedientes de los asegurados o derecho habientes. Dentro de sus funciones, tiene que recibir solicitudes y expedientes, clasicar los expedientes y solicitudes segn los criterios de Pensionistas u No pensionistas, entrega los expedientes y solicitudes al proceso de clasicacin. Producto: expedientes y/o solicitudes. o ii. Proceso de Vericacin: Se encarga de comprobar mediante labores de o vericacin, los aportes realizados por los asegurados y extractar las remuo neraciones del asegurado. Dentro de sus funciones, tiene que recibir plantillas generadas por el proceso de calicacin, ejecutar la labor de vericacin y o o devuelve al proceso de calicacin las plantillas procesadas. Producto: Plano tilla. iii. Proceso de calicacin: Se encarga de administrar el proceso de o otorgamiento de derechos pensionarios. Dentro de sus funciones, tiene que

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recibir expedientes y/o solicitudes clasicados por los criterios Pensionistas No pensionistas, genera las plantillas de vericacin y las entrega a la emo presa encargada del proceso de vericacin, recibe las plantillas procesadas, o anexa todos los documentos al expediente y procede a calicar al derecho pensionario, generando la resolucin y/o noticacin, para remitir a los ino o teresados. Producto: expedientes y/o solicitudes Emplea conceptos de enfoque basado en procesos, cadena de valor, diagrama de anidad, diagrama de ujo y diagrama causa efecto. El autor menciona que el problema es que el 54.9 por ciento de los trmites a concluyen con la atencin, es decir son terminados, y el 45.1 por ciento no o son terminados. Para mejorar el rendimiento en la atencin de trmites asegurados se o a fundamenta en el uso de medidas de calidad como el enfoque basado en procesos, cadena de valor, diagrama de ujo y diagrama de causa efecto, permitiendo alcanzar un mayor rendimiento en la atencin de los trmites con o a un consiguiente aumento del volumen de expedientes calicados y as brindar al asegurado un servicio rpido, oportuno y eciente. a El proceso principal que era el cuello de botella es el de calicacin, donde o exist un elevado porcentaje de 49 por ciento de trmites que no conclu a a an con la calicacin, restando estos casos rendimiento a este proceso. Por lo o que se procedi a desarrollar las siguientes actividades: o i. Descripcin de los tipos de esperas en los trmites y determinacin de o a o la incidencia de esperas por expediente. ii. Aplicacin de lluvia de ideas a las causas como a las soluciones, se o clasican por grupos de ideas anes y buscar relaciones de ideas entre todas las contribuciones. iii. Representacin del diagrama de Ishikawa; determinando las causas y o el efecto del problema. iv. Se evalan las alternativas propuestas considerando las ventajas y u desventajas. Implementacin de alternativas propuestas. o v. Se verica la implantacin de las alternativas propuestas. Mejorar el o proceso de ser necesario. Los resultados fueron: Mes 7: 77.7 por ciento de expedientes terminados Mes 8: 77.4 por ciento de expedientes terminados Mes 9: 82.1 por ciento de expedientes terminados Mes 10: 86.7 por ciento de expedientes terminados Mes 11: 82.4 por ciento de expedientes terminados

Mes 12: 84.8 por ciento de expedientes terminados Mes 13: 87.1 por ciento de expedientes terminados Con lo cual se logr elevar el rendimiento. o

3.1.4.

Sistema de Informacin de Trmite Documeno a tario en el Instituto Nacional de Investigacin y o Capacitacin de Telecomunicaciones o

Software en el mercado: El Instituto Nacional de Investigacin y Cao pacitacin de Telecomunicaciones (INICTEL) [6] desde hace 6 aos viene o n realizando investigaciones y desarrollos con software libre (Open Source), a travs de La Divisin de Informtica, Es as que se cuenta en la actualidad e o a con una serie de Sistemas en Software Libre bajo entorno Web. Entre ellos destaca el Sistema de Informacin de Trmite Documentario o a (SITRAM), que tiene como objetivo mejorar el sistema de trmite docua mentario en sus distintas etapas a travs de procedimientos adecuados que e permitan una atencin efectiva a todos los usuarios. o Este sistema permite registrar, foliar, clasicar, distribuir y hacer un seguimiento de los documentos, para lo que contar con los siguientes mdua o los: i. Correo Electrnico: Este mdulo permite una mayor comunicacin entre o o o los directores de la institucin. As mismo, reduce el nmero de documentos o u enviados a nivel interno. ii. Control Documentario: Este mdulo permite realizar un seguimiento o del estado de los documentos que ingresan a la institucin, con el n de o optimizar los servicios brindados al cliente. Este sistema es empleado por todas las direcciones y ocinas de la institucin, con el n de averiguar el o estado de sus documentos.

3.1.5.

Plataforma masiva para trmite documentario a en el Ministerio de Salud

Software en el mercado: En el Ministerio de Salud [4] se ha implementado una plataforma masiva para trmite documentario. a Menciona que el trmite de documentos en una institucin grande del a o estado es un proceso bastante complicado por el volumen de datos que es necesario manejar para lograr una gestin efectiva de la informacin. Esto o o 16

puede producir stress en el personal encargado de gestionar los documentos y producir problemas y desmoralizacin en los empleados. o El proceso de gestin de documentos se puede abordar de diversas formas, o sin embargo lo que resulta complejo es hacer que los usuarios se sientan comprometidos con el sistema para que lo usen efectivamente. Lo siguiente que hay que tener en cuenta es que los usuarios del sistema tienen que realizar otras tareas y desde su punto de vista consideran el ingreso de documentos como una actividad secundaria que frena su labor diaria, por ello es cr tico lograr la mayor automatizacin posible en el ingreso de los datos y hacer o que la operacin sea lo ms simple posible porque la capacitacin de una o a o gran cantidad de usuarios por largo tiempo ser una perdida de recursos a innecesaria gastado en opciones de poca utilidad prctica. a

3.1.6.

Trmite documentario v web en el Ministerio a a de Agricultura

Software en el mercado: En el Ministerio de Agricultura [7] se ha desarrollado un sistema de trmite documentario que permitir realizar un a a seguimiento v WEB del estado de los documentos que ingresan al Ministea rio de Agricultura (MINAG), con el n de optimizar los servicios brindados a sus usuarios externos e internos. A travs de consultas directas a la base e de datos del MINAG, utilizando algunos datos generales (nmero, remitente, u fecha, etc.) podr acceder a la informacin del estado del documento. a o Para una mejor utilizacin del Trmite Documentario v Web, pone al o a a alcance de los usuarios registrados una gu rpida. Una vez ingresado su a a nombre de usuario y clave, le indican al usuario paso a paso como iniciar las consultas.

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Figura 3.1: Sistema de trmite documentario v web del Ministerio de Agria a cultura

3.1.7.

Sistema de trmite documentario en la univera sidad San Pedro de Chimbote

Software en el mercado: En la universidad privada San Pedro de Chimbote [3] se ha desarrollado un sistemas que permite hacer un seguimiento a los trmites, la portada del sistema es como se ve en la gura siguiente: a

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Figura 3.2: Pantalla del sistema de trmite de la universidad San Pedro a El sistema permite registrar todos los trmites que se dan en la univera sidad y hacer reportes de los mismo, como el que se muestra en la gura siguiente:

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Figura 3.3: Listado de estado de trmites a Posee muchas otras funcionalidades, tales como actualizacin de trmites, o a registro de remitentes, eliminacin de trmites, etc. Lo que permite que en o a la universidad de San Pedro los trmites se gestionen de manera ptima. a o

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3.2.
3.2.1.

Marco Terico o
Trmite Documentario a

A continuacin deno los siguientes conceptos: o Remitente: Persona que realiza un trmite documentario con una detera minada institucin mediante una solicitud, memorando, invitacin, etc. Por o o tal motivo, posteriormente pedir un servicio a la organizacin para estar a o pendiente del estado del trmite documentario presentado. a Mesa de Partes: Es una unidad organizacional, que es responsable de realizar algunas acciones para cumplir con un procedimiento administrativo determinado. Es decir, se encargar de recepcionar los trmites, registrarlos, a a darles mantenimiento, derivarlos a las dependencias que corresponden y darle informacin oportuna a los remitentes cuando hagan consultas. o a Dependencia: Es la persona a la cual va dirigida un trmite, generalmente esta persona tiene a su cargo un rea de la institucin. a o Trmite: Es el objeto que un remitente presenta f a sicamente (impreso) o virtualmente (digitalizado) a una mesa de partes. Este objeto puede tener atributos como el nombre del remitente, el nombre del destinatario (dependencia), la direccin del remitente, la fecha en la que se entrega el trmite, o a el motivo o contenido del trmite, etc. a Tiempo de proceso por trmite: Es el tiempo transcurrido desde que a se presenta un trmite hasta saber su resultado nal. Por ejemplo, si es una a solicitud, desde su presentacin hasta saber su aprobacin o desaprobacin. Si o o o es de otro tipo, desde su presentacin hasta llegar a su destinatario respectivo o (dependencia). Tiempo de respuesta a los solicitantes: Es el tiempo que el encargado de mesa de partes demora para satisfacer una consulta del solicitante.

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Estos conceptos nos permiten tener una idea del tema de investigacin, o que se centra en el tiempo de respuesta a los remitentes cuando hacen consulta del estado de sus trmites, esto se da cuando un remitente ya ha presentado a un trmite respectivo y despus de ello quiere darle seguimiento a su trmite. a e a El fenmeno ocurre precisamente en ese momento debido a la carencia de una o herramienta (Sistema de trmite documentario) que permita principalmente a minimizar el tiempo de respuesta a los remitentes, adems de permitir una a mejor gestin de los trmites. o a Dicha gestin de los trmites abarca desde el registro de los principales o a atributos del trmite en el sistema, darles mantenimiento, actualizaciones y a hacer que lleguen ms rpido a las dependencias que corresponden. a a

3.2.2.

Funcionamiento de la mesa de partes de la FIIS

Modelo del negocio (Trmite documentario): El modelo del negocio a nos permitir posicionarnos en el esquema general y los procedimientos que a gobiernan el negocio. Este modelo provee una descripcin de dnde se va a o o ajustar el sistema de software considerado dentro de la estructura organizacional y de las actividades habituales. Tambin provee la justicacin para la e o construccin del sistema de software al capturar las actividades manuales y o los procedimientos automatizados habituales que se incorporarn en el nuevo a sistema, con costos y benecios asociados. Especicacin de reglas de negocio: A continuacin se mostrar un o o a glosario de trminos y se especicar un catlogo con las reglas del negocio. e a a a. Glosario de Trminos: e

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Cuadro 3.1: Glosario de trminos del modelo del negocio e b. Catlogo de reglas del negocio: a

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Cuadro 3.2: Reglas del negocio Identicacin de los procesos del negocio En el cuadro siguiente se o muestran los procesos del negocio:

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Cuadro 3.3: Procesos del negocio En el grco siguiente se muestran los casos de uso del negocio: a

Figura 3.4: Casos de uso del negocio

3.2.3.

Sistema de informacin de trmite documeno a tario

Para medir el tiempo de respuesta a los remitentes de trmites documena tarios se utilizar un pequeo formato impreso que medir el tiempo que a n a se demora en dar respuesta a los remitentes con la ayuda de un sistema de trmite documentario, y se medir el tiempo que se demora en dar respuesta a a a los remitentes cuyos trmites se realizan de manera manual. Todo esto con a el objetivo de ver si hay diferencias signicativas en los tiempos de respuesta usando un sistema de trmite documentario o hacindolo de forma manual. a e El sistema se desarrollar utilizando el enfoque orientado a objetos, el a cual permite realizar un anlisis dinmico de la situacin. a a o

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Se realizar el diagrama de casos de uso, el cual nos muestra cuales son a los actores del negocio, es decir los protagonistas que van a interactuar en el proceso de trmite documentario. Por otro lado, muestra los requerimientos a que el sistema va a satisfacer, esto se representa mediante un caso de uso (una elipse). El diagrama de casos de uso identicado para el dominio del sistema es el que se muestra en la gura 3.5.

Figura 3.5: Diagrama de casos de uso del negocio La descripcin de los casos de usos ms importantes los veremos a cono a tinuacin. o

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Cuadro 3.4: Registro de datos del trmite a El cuadro 3.4 muestra la descripcin del caso de uso registrar datos del o trmite. a

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Cuadro 3.5: Consulta de Trmite a El cuadro 3.5 muestra la descripcin del caso de uso Consulta del Trmite o a

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Finalmente en la gura 3.6. presentamos el diagrama entidad relacin, o donde se muestran las tablas principales con sus atributos, a los cuales el sistema dar mantenimiento y crear registros. a a

Figura 3.6: Diagrama entidad relacin o La denicin de los atributos se muestra en el cuadro 3.6. o

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Cuadro 3.6: Diccionario de atributos 30

Las pantallas ms importantes del sistema se muestran a continuacin: a o Pantalla de ingreso de nuevo tramite: Para iniciar un trmite, el a usuario debe registrar ste en el sistema. Para esto se selecciona la opcin e o Registro de nuevo trmite del men Operaciones Diarias. a u

Figura 3.7: Pantalla ingreso de un trmite a

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En la seccin Principal de la ventana que se muestra, el usuario debe o seleccionar el tipo de trmite a realizar de la lista desplegable Tipo Trmite a a y la descripcin general del trmite, esto es, si el documento ha tramitarse o a es una solicitud (el tramitante espera recibir algo) o un documento (no se espera recibir nada), en la lista desplegable Descripcin general. Tambin se o e debe especicar quin es el tramitante, seleccionando de la lista desplegable e Tramitante el cdigo si est registrado en la base de datos. Si no est rego a a istrado, deber ingresarse los datos del nuevo tramitante en la opcin Nuevo a o tramitante del men Actualizaciones. u En la seccin Detalle, se debe especicar el estado del trmite, que por o a omisin es Pendiente al iniciarse un nuevo trmite. Se debe ingresar la Fecha o a de Ingreso del trmite, haciendo clic en el botn de la derecha para mostrar a o un calendario donde se podr elegir la fecha (por omisin es la de hoy). De a o forma similar, se procede para el ingreso de la Fecha de Inicio de Estado, que por ser el primer estado del trmite, deber ser igual a la Fecha de Ingreso. a a Por ultimo se debe seleccionar el Destinatario, es decir, la dependencia a donde se remite el documento, y la Operacin a realizar en la dependencia. o Cuando se hallan llenado todos los datos, se procede a hacer clic en grabar, con lo que se generarn los cdigos del trmite y de su detalle, y a o a se mostrar una ventana solicitando la conrmacin del usuario. Para cona o tinuar, hacer clic en Aceptar y Cancelar para no grabar. Pantalla para insertar nuevo detalle: Cuando el trmite ya est rega a istrado y conforme avanza en su ruta, se insertarn nuevos detalles de trmite. a a Para esto se deber ingresar a la opcin Insertar nuevo detalle del men Opa o u eraciones diarias. Se mostrar la ventana donde se deber seleccionar el cdigo de trmite a a o a al cual deseamos insertar un nuevo detalle. Para ello, se hace clic en el botn o VER TRAMITES, con lo cual se mostrar una lista de todos los trmites a a ingresados. Al seleccionar el cdigo, aparecer la Fecha de Ingreso del Trmite y la o a a Fecha de Inicio de Estado.

32

Figura 3.8: Pantalla insertar detalle 1 Luego, se deber seleccionar el nuevo Destinatario y Operacin. Tambin a o e se cambia el estado a En Proceso, Anulado, Detenido o Procesado segn sea u el caso.

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Figura 3.9: Pantalla Insertar detalle 2 Cuando se hallan llenado todos los datos, se procede a hacer clic en GRABAR, con lo que se generarn el cdigo del nuevo detalle, y se a o mostrar una ventana solicitando la conrmacin del usuario. Para continuar, a o hacer clic en Aceptar y Cancelar para no grabar. Pantalla de actualizaciones y seguimiento: En esta ventana se harn a las actualizaciones del detalle del trmite, de acuerdo ste sigue su ruta y a e cambia de estado, y la consultas para realizar el seguimiento de un determinado trmite con el n de conocer su estado. Para acceder a esta ventana se a debe seleccionar la opcin Actualizaciones y seguimiento del men Operao u ciones Diarias.

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Figura 3.10: Pantalla actualizar detalle 1 Se debe ingresar el cdigo del trmite seleccionando el botn VER o a o TRAMITES, con lo cual se mostrar una lista de todos los trmites ina a gresados. Se seleccionar el trmite haciendo doble clic en el registro deseado. a a

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Figura 3.11: Pantalla actualizar detalle 2 Al seleccionar un registro, aparecern los cdigos del trmite y de su dea o a talle, y todos los datos del trmite y su detalle hasta la ultima actualizacin. a o Opcionalmente, se podr introducir una nueva Fecha de Inicio de Estado, a haciendo clic en el botn CALENDARIO de la derecha para mostrar un o calendario donde se podr elegir la fecha (por omisin es la de hoy). De a o forma similar, se proceder para ingresar la Fecha de Fin de Estado. a Opcionalmente, se podr ingresar el nmero de la Factura de Pago (en a u caso el trmite requiera un pago) especicando el Monto de Pago correspona diente. Cuando el trmite haya nalizado se deber especicar la Fecha de Salida a a del mismo, siguiendo el procedimiento t pico para seleccionar fecha. Cuando se hallan llenado todos los datos, se procede a hacer clic en GRABAR, y se mostrar una ventana solicitando la conrmacin del usuario. a o Para continuar, hacer clic en Aceptar y Cancelar para no grabar. 36

Cap tulo 4 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

4.1. Tipo de Investigacin o

La presente investigacin es del tipo correlacional, porque se preo tender estudiar cmo afecta la aplicacin de un sistema de trmite doca o o a umentario, cuyo indicador es el nmero de trmites que tiene registrado, al u a tiempo de respuesta a los remitentes de documentos (variable dependiente), es decir saber cmo se puede comportar la variable dependiente conociendo o el comportamiento de la variable independiente. Tambin, la literatura nos e muestra que han habido investigaciones que se relacionan con el problema que aborda esta investigacin (referencias). o

4.2.

Tipo de Dise o n

El tipo de diseo es experimental puro, por las siguientes razones: n i. Se puede manipular intencionalmente la variable independiente (Sistema de trmite documentario) a ii. Se puede medir de manera conable el efecto que tiene la variable independiente sobre la variable dependiente (tiempo de respuesta a los remitentes de solicitudes). iii. La variacin de la variable dependiente se debe unicamente a la mao nipulacin de la variable independiente. o

37

Cap tulo 5 DISENO DE LA INVESTIGACION

5.1. Objeto de la Investigacin o

El objeto de investigacin viene a ser un documento, el cual es procesado o en la Mesa de Partes de la FIIS. Los documentos que se procesan en la Mesa de Partes de la FIIS se muestran en el cuadro siguiente.

38

Cuadro 5.1: Tipos de documentos

5.2.

Poblacin o

La poblacin son todos los documentos que procesa la mesa de partes de o la FIIS en el periodo Marzo-Julio de 2007.

5.2.1.

Tama o de la Poblacin n o

El tamao de la poblacin es aproximadamente 90 documentos por mes. n o La poblacin se puede clasicar en solicitudes, y en otros documentos. o

39

5.3.
5.3.1.

Muestreo
Tcnica de Muestreo e

Los datos se van a recolectar mediante una encuesta, la cual voy a disear. n Dicho instrumento, al ser aplicado sobre la variable dependiente e independiente, recoger su medida para luego ser decodicada y as permitir realizar a el anlisis. a Tama o de la muestra: En la siguiente gura se muestra la frmula a n o usarse para el clculo de la muestra: a

Figura 5.1: Frmula para calcular la muestra o Donde aproximadamente el error estndar es 0.224 y la varianza de 5 a minutos. Tenemos entonces que la muestra es de 48 documentos. En la gura siguiente se muestra la encuesta que deber de ser llenada a a la hora de realizarse las consultas de los remitentes:

Figura 5.2: Encuesta de Control del tiempo de respuesta a consultas de remitentes

40

5.4.
5.4.1.

Variables
Variables Independientes

En la investigacin se identica slo una variable independiente, que viene o o a ser el mtodo de procesamiento de trmite documentario, lo que implica la e a aplicacin o no aplicacin del sistema de informacin de trmite documeno o o a tario, el cul ser medido por el indicador: Nmero de trmites que tiene a a u a registrado el sistema.

5.4.2.

Variables Dependientes

En la investigacin se identica una variable dependiente, que viene a ser: o El tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de trmites docua mentarios; la cual se ver afectada si se aplica o no la variable independiente. a

5.5.
5.5.1.

Instrumentos de Medicin o
Instrumentos para las Variables Independientes

Se dene el indicador: Nmero de trmites registrados. El cul nos u a a dir cuntos trmites tiene registrado el sistema. Para recolectar este dato, a a a se llenar un pequeo formulario donde se indique cuntos trmites tiene a n a a registrado el sistema.

5.5.2.

Instrumentos para las Variables Dependientes

Para poder tomar los datos, es decir, para medir el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de trmites documentarios, se utilizar una a a encuesta muy breve donde se especique: El tipo de trmite documentario, a fecha y hora en que se inici la consulta del remitente, nalmente la fecha y o hora en que se satiszo la consulta del remitente.

5.6.

Dise o del Experimento n

Como ya se ha identicado, para esta investigacin existe una variable o independiente, cuyo indicador es el nmero de trmites que tiene registrau a 41

Figura 5.3: Encuesta de Control del tiempo de respuesta a consultas de remitentes do, y una variable dependiente (Tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de trmites). a Para ello, una vez seleccionado a que grupo de documentos se va a aplicar el sistema y a que grupo no, se procede a medir el tiempo de respuesta para cada documento en cada uno de los dos grupos. El diseo de experimento propuesto, que est an por mejorar, es el que n a u se muestra en la gura siguiente:

Figura 5.4: Diseo de experimento n En dicho diseo, se llenarn los datos provenientes de las encuestas, cabe n a sealar que en el experimento se divide en resultados del primer mes de n prueba y segundo mes de prueba. Luego se proceder al realizar el anlisis de datos para probar la hiptesis a a o planteada, si se acepta o rechaza.

5.7.

Hiptesis o

A continuacin denimos la hiptesis de investigacin y la hiptesis nula: o o o o Hi: El tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos utilizando un sistema de informacin de trmite documentario es menor al o a 42

tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos si no se utilizara el sistema. Ho: El tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos utilizando un sistema de informacin de trmite documentario no es o a menor al tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos si no se utilizara el sistema. Est por demostrar que la distribucin de la poblacin es normal, pero a o o si est denido que las varianzas de las poblaciones son desconocidas. Por a lo tanto, lo primero que habr que hacer es demostrar si las varianzas son a iguales o diferentes, para ello se usa la prueba F. Luego, en base al resultado se utilizar la prueba T de student para demostrar o rechazar la hiptesis a o planteada.

5.8.

Modelo de Solucin o

El modelo de solucin recibe como entrada la variable independiente y o luego de ser procesada se obtiene como resultado la variable dependiente. Cabe sealar que, a un grupo de N trmites se le aplicar el sistema y a n a a otro grupo de N trmites no se le aplicar el sistema, lo cual inuir en el a a a tiempo de respuesta a los remitentes, que se obtendr a travs del registro a e en una encuesta. Una vez obtenidos los resultados, se proceder al anlisis de los datos y a a la prueba de hiptesis. o

5.8.1.

Proceso administrativo

Segn el estatuto de la mesa de partes de la FIIS, el horario de atencin u o empieza a las 8 de la maana y termina a las 5pm. n Durante el transcurso del horario de trabajo, el encargado de mesa de partes y/o su ayudante procesarn 24 documentos manualmente y 24 docua mentos utilizando el sistema, de manera que se completa la muestra de 48 documentos. Los documentos, una vez registrados, son susceptibles a ser consultados por los remitentes a cualquier hora del d de 8am a 5pm, para saber su a, estado o cmo se encuentra su trmite. Cuando ocurra dicho evento, el encaro a gado de mesa de partes y/o su ayudante atendern la consulta manualmente a o utilizando el sistema si es que el documento que present el remitente se o 43

encuentra en el grupo de los procesados manualmente o por el sistema respectivamente. Tambin, durante la consulta el encargado de mesa de partes o su ayue dante llenar la encuesta para el registro del tiempo de respuesta que se a mostr anteriormente. o Luego de transcurrido una semana aproximadamente, se recabarn las a encuestas llenadas y se proceder su respectivo anlisis. Luego el experimento a a se repite para otro grupo de documentos.

44

Cap tulo 6 PLANIFICACION

6.1. Cronograma de Trabajo

El cronograma de trabajo se dar en 5 meses, desde Marzo del 2007 hasta a Julio del 2007. La siguiente tabla muestra como se desarrollar el cronograma a de trabajo:

Figura 6.1: Cronograma de trabajo

6.2.

Presupuesto de la Investigacin o

Los recursos a usar se muestran a continuacin: o

45

Figura 6.2: Recursos Los costos a incurrir por estos 5 meses de trabajo se muestran a continuacin: o

Figura 6.3: Costos

6.2.1.

Fuentes de Financiamiento

El nanciamiento ser por fuentes propias a

46

Cap tulo 7 CONCLUSIONES

7.1. Conclusiones

i. El tema que se ha investigado es viable porque se ha denido claramente el objeto de la investigacin, el cul es un documento. Se ha denido o a claramente las variables dependientes e independientes. El software a utilizar est casi terminado, lo cul demandar a lo ms un mes en mejorarlo. Los a a a a resultados de cada experimento se estima que demorarn a lo ms una sema a ana. Tambin la muestra de la poblacin es mayor a uno, ya que son todos e o los trmites documentarios que procesa la Mesa de Partes de la FIIS. El a experimento es repetible y no depende de terceras personas. ii. El tema investigado est justicado porque permitir reducir el nmero a a u de horas-hombre en el procesamiento de trmites, lo cual implica un ahorro a importante para la ocina de Mesa de Partes. Tambin, permitir resolver los e a problemas que se pueden incurrir al procesar un trmite en forma manual. a iii. El diseo de experimento elaborado permitir registrar los resultados n a en dos grupos, el primero es el de solicitudes y el segundo es el de otros documentos, a los cuales algunos sern afectados por la aplicacin del sistema a o de informacin de trmite documentario y otros no. El registro de los datos o a en el diseo de experimento propuesto ser por cada mes. n a

7.2.

Recomendaciones

i. Se recomienda mejorar el diseo del experimento, ya que an hay ajustes n u que se debern de realizar previo a un anlisis profundo para su elaboracin. a a o 47

ii. Es necesario capacitar a las personas que van a usar el sistema de informacin de trmite documentario. Realizarlo demandar aproximadamente o a a una semana, ya que el sistema es fcil de usar. a

7.3.

Trabajos Futuros

Como trabajo futuro se propone realizar un estudio para un trmite docua mentario general, que se adapte a cualquier institucin y que principalmente o el sistema que apoye el proceso sea v web, lo cual permitir que los remia a tentes puedan hacer consultas desde sus casas usando internet y reciban una respuesta on-line.

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Bibliograf a
[1] V ctor Gilberto D Canchay. Sistema de procesamiento de documentos. az Masters thesis, Universidad Nacional de Ingenier - FIIS, 1998. a [2] Jos Luis Roncal Carrasco. Mejoras en el rendimiento de calicacin de e o trmites en el sistema nacional pensionario. Masters thesis, Universidad a Nacional de Ingenier - FIIS, 2004. a [3] Ocina de Sistemas en Informtica. Manual del sistema de control doca umentario. Technical report, Universidad privada San Pedro, 2006. [4] Carlos Espinoza (director de sistemas del Ministerio de Salud). Ministerio de salud implementa plataforma masiva para trmite documentario. a Technical report, Ministerio de Salud, 2006. [5] Ivonne Milagros Saenz. Tramitacin electrnica de documentos internos o o en aduanas. Masters thesis, Universidad Nacional de Ingenier - FIIS, a 2003. [6] Pgina web de INICTEL. Sistemas de informacin. Technical report, a o Instituto Nacional de Investigacin y Capacitacin de Telecomunicaciones o o (INICTEL), 2006. [7] Pgina web del Ministerio de Agricultura. Sistema de trmite documena a tario. Technical report, Ministerio de Agricultura, 2006.

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