Manual Practicas Contables

MANUAL DE BUENAS PRCTICAS CONTABLES - GTZ
MANUAL DE BUENAS PRCTICAS CONTABLES - GTZ
Aprobacin y Seguimiento: Asesores Principales: Barbara Hess Oscar Mena Tamayo. Elaboracin- Secretara Tcnica: Helena Useche Mara del Pilar Cspedes O. Ivan Gamboa Diseo y Edicin: Kumu Diseo wwww.kumudesign.com
Manual de buenas prcticas contables - GTZ
Contenido
0. Introduccin 1. Formatos para la presentacin de proyectos

Formato para la presentacin de proyectos Modelo de informe de avance Modelo de informe final
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2. Actividades
2.1 Recurso humano
Matriz Matriz 2 Contrato laboral Elementos del contrato laboral Soportes en la rendicin de cuentas Ejercicio Concepto de contratos de prestacin de servicios Contrato prestacin de servicios Orden de prestacin de servicios Factura de venta (se modific) Documento equivalente a la factura Certificado de recibido a satisfaccin Hoja de control de pagos
11 11
2.2 talleres Transporte y hospedaje tallerstas

Liquidacin de gastos de viaje Relacin de transportes
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Transporte asistentes
Transporte Relacin
Hospedaje y alimentacin de asistentes

Hospedaje y alimentacin asistentes
Listado de asistentes Refrigerios
Formato listado de asistentes Refrigerios / materiales y papelera
2.3 trabajo de campo 2.4 sistematizacin de la experiencia 2.5 compras
27 27 27
3. Impuestos
3.1 IVA 3.2 Retfte y Reteica
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4. Gastos bancarios 5. Procedimiento contable 6. Anticipos y caja menor

Anticipos Solicitud de anticipo Caja menor Reglamento de caja menor
31 33 35
7. Libro diario GTZ

Libro diario Formato libro diario
37 38 41 43 45
8. Conciliaciones bancarias 9. Presentacin del informe financiero

Presentacin del informe financiero Soportes contables 7_solicitud desembolso
10. Solicitud de fondos 11. Ejercicio practico

Ejercicio
0. Introduccin
La ejecucin de un proyecto requiere de los conocimientos y las competencias de aspectos temticos y financieros. Lograr los impactos, cambios o transformaciones propuestos involucra el buen desempeo y articulacin de estos dos componentes. Una optima administracin de los recursos econmicos favorece la buena marcha en la ejecucin de las actividades y por lo tanto contribuye positivamente a alcanzar los impactos propuestos. Sin embargo, la asesora contable y el acompaamiento permanente, en estos aos, nos muestra que una de las grandes debilidades de las organizaciones se centra en la falta de conocimientos y herramientas que optimicen la administracin de los recursos econmicos. De una manera sencilla y pedaggica el "Manual de Buenas Prcticas Contables - GTZ", consigna los conceptos, los procedimientos y los instrumentos, para garantizar un adecuado manejo del subsidio local. Esperamos con esto, introducir prcticas contables que garanticen una eficiente administracin de los recursos en la ejecucin del proyecto, al mismo tiempo que se fortalecen los aspectos administrativos, contables y financieros de las organizaciones sociales de base.
1. Formatos para la presentacin de proyectos
1. Identificacin de la organizacin
1.0 Nombre: 1.1 Forma jurdica: 1.2 Registro Cmara de Comercio: 1.3. Cul es la misin de su organizacin? Para qu existe? Especifique tipos de intervencin en promocin, asesora, capacitacin, derechos humanos, asistencia, otro. 1.4 Direccin: 1.5 Municipio: 1.6 Telfonos: 1.7 Fax: 1.8 Correo electrnico: 1.9 Nombre del Representante Legal: 1.10 Quines constituyen su organizacin? Explique segn: profesin, ocupacin, gnero, grupo social y/o grupo poblacional. 1.11 Qu intervenciones anteriores ha realizado su organizacin en la regin donde se desarrollar el proyecto? Exprese los logros alcanzados. 1.12 Responsable del proyecto que se presenta: 1.13 Cargo:
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2. Informacin sobre el proyecto

2.1 Nombre o Ttulo: 2.2 Antecedentes. Describa la situacin problemtica sobre la cual se quiere intervenir. Precise las caractersticas de los conflictos en ste contexto. Mximo una hoja 2.3 Justificacin del proyecto. Por qu es importante la intervencin de ustedes, en la solucin del problema? Mximo una hoja 2.4 Objetivo (Beneficio directo)1 2.4.1 Indicador del Objetivo 2.5 Impactos tempranos2: Cambios especficos de la situacin planteada en trminos alcanzables y relacionados directamente con el objetivo. Mximo tres (3). a) Impacto temprano No. 1. b) Impacto temprano No. 2. c) Impacto temprano No. 3. 2.6 Impactos tempranos, actividades e indicadores de cumplimiento. 2.6.1 Impacto temprano No. 1
Actividades Propuestas Indicador de Actividades Indicador de Impacto
2.6.2 Impacto temprano No. 2

2.6.3 Impacto temprano No. 3

1. Debe referirse al papel que el proyecto puede jugar ante los problemas que han detectado en su diagnstico, es decir, en qu puede contribuir este proyecto para mejorar las condiciones de la poblacin destinataria en los aspectos priorizados? Debe ser: definido en trminos de impacto alcanzable y lograble. Hasta aqu, Usted y su organizacin han valorado que son agentes de cambio, en los aspectos identificados. 2. Son los cambios o transformaciones especficas que el proyecto plantea generar en una situacin diagnosticada, son tambin los usos que los destinatarios dan a los servicios recibidos. Los impactos aparecen desde el inicio de las intervenciones del proyecto y durante toda su duracin y se producen en los mbitos ms diversos, pueden ser intencionados o involuntarios, esperados o inesperados, positivos o negativos. El impacto temprano est referido a la generacin de pequeos cambios que de manera progresiva determinan un impacto sostenible.
2.7 Concepto y/o estructura metodolgica del proyecto. Mximo una hoja. 2. 8 Tiempo de ejecucin: 2.9 rea de influencia Municipio: Ciudad / Barrio: Departamento: Influencia nacional: 2.10 Poblacin meta. Haga una breve descripcin cualitativa (situacin socioeconmica, ocupacin, gnero, grupo tnico, grupos generacionales, grupos en riesgo por el conflicto). 2.11 Nmero de beneficiarios: Diferencie por gnero, etnia y edad, segn el caso. Directos: Indirectos: 2.12 Precise cules seran los riesgos3 posibles que enfrentara este proyecto en su desarrollo por causa de los conflictos. 2.13 Aportes propios de la organizacin que presenta la propuesta, aportes comunitarios y de otras instituciones.
APORTE Propio (contrapartida) Otros (gobierno local, nacional, otras instituciones)
MONTO
(Humano, financiero, tcnico, logstico)
CLASE
DURACIN
2.14 Equipo de trabajo responsable de la ejecucin del proyecto. (Especifique cargos, y perfiles profesionales). 2.15 Cronograma de actividades por meses (cuadro anexo en Excel) 2.16. Presupuesto del Proyecto (cuadro anexo en Excel) 2.17 Al finalizar el apoyo, cmo considera usted que se puede mantener el proceso y los logros alcanzados en este proyecto, por su organizacin? Diligenci: Fecha:
3. Factores internos o externos que pueden afectar el cumplimiento de un objetivo o impacto propuesto. Adicionalmente, hace referencia a la posibilidad de que se generen impactos negativos no previstos en la ejecucin del proyecto.
2. Actividades
Compras Recurso humano
Actividades en los subsidios locales
Sistematizacin de experiencia
Talleres
Trabajo de campo
2.1 Recurso humano

Una vez seleccionado el equipo de trabajo y antes de iniciar la ejecucin del proyecto, debe remitirse una comunicacin a GTZ, presentando las hojas de vida y relacionando el perodo, las funciones y las actividades diligenciando la siguiente matriz.
Relacin Recurso Humano Proyecto... Organizacin No. Nombre 01 02 03 04 05 06
1. Especificar el tiempo de duracin del contrato. Das de trabajo a la semana y cantidad de horas.
Cargo y funciones
Monto del contrato
Jornadas de trabajo1
Es requisito anexar: - Documento que consigne los criterios de seleccin.En los casos en que los contratos superen 2.500 Euros debern enviar por lo menos tres propuestas y la adjudicacin. - Hojas de vida impresas y a la siguiente direccin de correo electrnico: ________@gtz.de
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- Fotocopias de las cdulas de ciudadana. La organizacin proceder a la firma de los contratos, siempre y cuando tengan el visto bueno de GTZ. En el caso en que el contrato tenga alguna modificacin, se debe realizar un otros al contrato inicial y lo deben informar diligenciando la siguiente matriz 2:
Relacin Recurso Humano Proyecto... Organizacin
1. Nombre 2. Cargo y funciones 2. Monto inicial del contrato 3. Monto del otros 4. Monto total 5. Jornadas de trabajo.
1. Especificar el tiempo de duracin del contrato. Das de trabajo a la semana y cantidad de horas.
Por normas de conducta ntegra, las siguientes contrataciones requieren de previa justificacin y aprobacin de la GTZ.: 1. La contratacin del Representante Legal. 2. La contratacin de familiares En estos casos es requisito justificar, por medio de una comunicacin escrita, las razones de la contratacin. Adicionalmente para el primer caso, debe remitirse una certificacin de aprobacin de la Junta Directiva y las condiciones de remuneracin. La GTZ evaluar la pertinencia y la organizacin adelantar la contratacin, siempre y cuando se otorgue el VISTO BUENO. El recurso humano se maneja a travs de contratos laborales o contratos de prestacin de servicios.
Contrato laboral
En los casos en que se presenta Contrato Laboral con alguna de las personas que trabajarn en la ejecucin del Proyecto, deben enviar una carta firmada por el Revisor Fiscal informando este hecho; si el contrato est vigente, es necesario enviar copia, debidamente firmada por las partescon las clusulas modificadas respecto al SALARIO, FUNCIONES y TIEMPO ASIGNADO a las tareas vinculadas con la ejecucin del PROYECTO.
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Elementos del contrato: Prestacin Personal del Trabajo
Remuneracin
Subordinacin - Cumplimiento de Horario
Soportes de los contratos en las rendiciones de cuentas: AL INICIAR EL PROYECTO - Fotocopia del Contrato Laboral - Fotocopia de la cdula de ciudadana EN LOS PAGOS MENSUALES - Fotocopia del Comprobante de Pago, especificando la parte que corresponde al Proyecto. - Fotocopia de la Autoliquidacin de Pago a EPS, AFP (Pensiones), ARP y Caja de Compensacin. Resaltando las personas vinculadas al Proyecto. En los pagos mensuales se lleva a costo el Valor del salario cancelado + los aportes a seguridad social equivalente al 29.65% del valor salarial. (Porcentaje vigente para el ao 2007). Se debe ajustar estos porcentajes dependiendo de la legislacin vigente. A LA FINALIZACION DEL CONTRATO - La Liquidacin de las prestaciones sociales - Cesantas, Prima, Vacaciones, Intereses a las Cesantas, equivalentes al 21.83% del valor salarial.
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Ejercicio: Martha Gonzlez es la Administradora de la Asociacin "Cambio al Progreso", tiene un contrato laboral a trmino indefinido por $800,000 desde hace dos aos, con un horario de medio tiempo. En el Proyecto Jvenes por la Paz financiado por la GTZ estar encargada de su Coordinacin, con una dedicacin de medio tiempo durante 6 meses. A este rubro se le aprob un presupuesto de $1.200.000 mensuales. PASOS A SEGUIR 1. Se enva comunicacin a la GTZ informando que Martha Gonzlez- Administradora de la Institucin, trabajar como Coordinadora del Proyecto con una remuneracin total (Salario+ seguridad social + prestaciones sociales) de $1.200.000 x 6 meses = $7.200.000 Adjuntando: - Hoja de Vida, Fotocopia del Contrato Laboral actual, Fotocopia de la cdula de ciudadana. 2. Esperar la Aprobacin de la Secretara Tcnica de GTZ 3. Recibida la aprobacin se elaborar el OTROSI - Al contrato y se enviar a la GTZ con el primer pago (en el informe financiero). * Ejm. OTRO SI: A partir del 1 de Septiembre de 2006 al 30 de Marzo del 2007, este contrato se modifica y adiciona temporalmente en las siguientes clusulas: FUNCIONES ADICIONALES: Coordinar el Proyecto Jvenes por la Paz. DURACION ADICIONAL: Seis meses durante el lapso comprendido entre el 1 de Septiembre del 2006 y el 30 de Marzo de 2007. HORARIO ADICIONAL: De Lunes a Viernes - De 2:00 p.m. a 6:00 p.m. VALOR Y FORMA DE PAGO: Pagos mensuales de $800.000. Al finalizar el Proyecto se le liquidar las respectivas prestaciones de ley respecto a esta adicin. 4. Pasado el Primer mes SEPTIEMBRE y as sucesivamente hasta el mes sexto:
SALARIO EPS AFP - PENSIONES ARP PARAFISCALES TOTALES
8% 11,63% 0,522% 9%
$ 800.000 $ 64.000 $ 93.000 $ 4.176 $ 72.000 $1.033.176
$1.033.176 X 6 MESES = $ 6.199.056 Cada mes se enva: - Fotocopia del Comprobante de pago - Fotocopia del Comprobante de la Autoliquidacin y pago a EPS, AFP, ARP y PARAFISCALES.
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5. Liquidacin del Otros de este Contrato:

CESANTIAS PRIMA DE SERV. VACACIONES INT. CESANTIAS TOTAL LIQUIDACION ULTIMA RENDICION PAGOS SALARIALES Y SEGURIDAD SOCIAL TOTAL VR. RECONOCIDO POR GTZ DIFERENCIA ASUMIDA POR LA ORGANIZACIN 8.33% 8.33% 4.17% 1% X 6 $399.840 $399.840 $200.160 $ 23.990 $1.023.830 6.199.056 7.222.886 7.200.000 22.886
Se presenta en el momento en que se le pague a Martha la Liquidacin de Prestaciones Sociales con la firma de recibido, junto con el Comprobante de Egreso respectivo.
Contratos de prestacin de servicios Los Contratos de Prestacin de Servicios no generan vnculo laboral entre las partes, por consiguiente y a diferencia de un contrato laboral no causan gastos adicionales representados en pagos de vacaciones, primas, etc. En la ejecucin de subsidios locales, se pactan Contratos de Prestacin de Servicios para la entrega de productos (alimentacin) o actividades especficas, realizables en un corto tiempo, ( apoyo logstico). De acuerdo a la tarea a desarrollar; bien sea especializada, tcnica o de apoyo, se aplica a estos contratos el impuesto de Retencin en la Fuente. TIPOS DE CONTRATO: 1. Contrato de Prestacin de Servicios: Se pacta para aquellas funciones que requieren de la vinculacin permanente a efecto de garantizar la buena marcha en la ejecucin del proyecto. Por ejemplo: Coordinacin General, Profesional para el diseo y desarrollo de los temas de formacin.)
CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS ENTRE ORGANIZACIN XXXXXXX Y XXXXXXXXX Entre los suscritos XXXXXXXX mayor de edad, en calidad de representante legal de la XXXXXXXXXXXX, -identificado con la C.C. No. XXXXXXXX de XXXXX y quien se denominar EL CONTRATANTE, de una parte, y de la otra XXXXXXXX, identificada con la C.C. XXXXXXX de XXXXXX quien se denominar EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato de prestacin de servicios el que se regir por las clusulas que se estipulan a continuacin y en lo no contemplado en ellas, por las normas aplicables de Cdigo Civil, a saber: CLAUSULA PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO: El objeto del presente contrato es la prestacin por parte del CONTRATISTA de los servicios (profesionales o logsticos) en el marco del Proyecto XXXXXXXXXX, suscrito con la GTZ, conforme al cual realizar las siguientes actividades segn los trminos de referencia adjuntos y que hacen parte integrante de este contrato (En estos se detallan las actividades y productos que se esperan del contrato) CLAUSULA SEGUNDA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Este se obliga a: 1) Cumplir con los servicios de conformidad con la clusula primera del presente contrato. 2) Colaborar en particular con las instancias
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relacionadas del proyecto. 3) Mantener en absoluta reserva las informaciones que se manejan en el proyecto. CLAUSULA TERCERA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Este se obliga a: 1) Pagar al CONTRATISTA el valor monetario del presente contrato. 2) Expedir la certificacin de prestacin de servicios a entera satisfaccin. CLAUSULA CUARTA. DIRECCIN Y SUPERVISIN: El CONTRATANTE se reserva el derecho de ejercer el respectivo control del servicio objeto del presente contrato. CLAUSULA QUINTA. PLAZO DE EJECUCIN: El trmino de duracin del presente contrato es (Fecha de Iniciacin a la fecha de terminacin). SEXTA. HONORARIOS Y FORMA DE PAGO: El presente contrato, para todos los efectos legales tiene un valor de XXXXXXXXXX de pesos m/cte (). El CONTRATANTE reconocer al CONTRATISTA los pagos as: el XX% del valor del contrato, correspondiente a XXXXXXX de pesos m/cte. ($XXXXX) con la firma del presente contrato; y el restante XX% del valor del contrato correspondiente a un XXXXXX de pesos m/cte. ($XXXXXX) fecha de terminacin una vez recibido el servicio a satisfaccin. PARAGRAFO: Los pagos se hacen contra presentacin de factura legal, si el CONTRATISTA esta obligado a facturar o de lo contrario contra cuenta de cobro, acompaada de un informe sobre las actividades ejecutadas como base para la expedicin del certificado de cumplimiento a satisfaccin por parte del CONTRATANTE. CLAUSULA SEPTIMA. LUGAR DE EJECUCIN:.El lugar de ejecucin del presente contrato es la ciudad de XXXXX, y concretamente la sede XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX u otro sitio en la misma ciudad que seale el CONTRATANTE, el cual proveer los equipos necesarios para la realizacin de la labor pactada. CLAUSULA OCTAVA. DERECHOS DE AUTOR: Los derechos de autor por las obras que produzca el CONTRATISTA sern de propiedad del CONTRATANTE, siempre que hayan sido realizadas en el ejercicio de las funciones del presente contrato. CLAUSULA NOVENA. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA FRENTE A TERCEROS: El CONTRATISTA se hace responsable por los riesgos y perjuicios comprobados que se causen a terceros, en desarrollo y cumplimiento del presente contrato. CLAUSULA DECIMA. CESIN DEL CONTRATO: El CONTRATISTA no podr ceder ni en todo ni en parte el presente contrato, sin consentimiento previo y por escrito por parte del CONTRATANTE. CLAUSULA DECIMOPRIMERA. CAUSALES DE TERMINACIN: Adems de las causales establecidas en la ley, son motivo de terminacin del presente contrato, sin dar lugar a indemnizacin alguna, las siguientes: 1. Mutuo acuerdo de las partes. 2. Finalizacin del proyecto 3. Terminacin de las actividades y entrega de los productos objeto del contrato. CLAUSULA DECIMOSEGUNDA. SOLUCIN DE DIFERENCIAS: Cualquier diferencia que surja como consecuencia del presente contrato, ser dirimida por un tribunal de arbitramento integrado por tres miembros, nombrados de la siguiente manera: Uno por el CONTRATISTA, otro por el CONTRATANTE y un tercero nombrado por los dos rbitros anteriores, y las partes pactan su aceptacin desde ahora, a la solucin acordada por los rbitros. CLAUSULA DECIMOTERCERA. NORMATIVIDAD APLICABLE Y COMPETENCIA JURISDICCIONAL: En lo no estipulado en el presente contrato, se aplicar la normatividad civil, por tratarse de un contrato de esa naturaleza. CLAUSULA DECIMOCUARTA. VINCULO JURIDICO LABORAL: El presente contrato no genera ninguna relacin laboral entre el CONTRATANTE y el CONTRATISTA ni implica pago alguno de prestaciones sociales. CLAUSULA DECIMOSEXTA. PERFECCIONAMIENTO: El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes. PARGRAFO: Cualquier modificacin al presente contrato necesariamente deber ser de comn acuerdo y constar por escrito. En constancia se firma el presente contrato en tres ejemplares de un mismo tenor, en XXXXXX el da XXXXXXX. XXXXXXXXXXXXXX C.C. XXXXXXXXXXX de XXX CONTRATANTE XXXXXXXXXXXXX C.C. XXXXXXXXX de XXX CONTRATISTA
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2. Orden de Prestacin de Servicios: Se pacta para trabajos muy puntuales y de corta duracin, por ejemplo: talleristas, la persona que elabora los refrigerios, la logstica de un eventos, etc.
ORDEN DE PRESTACIN DE SERVICIOS NR. Orden de Trabajo Nombre Contratista: Identificacin C.C Direccin Telfono OBJETO Descripcin de la actividad (Trminos de Referencia) Ao
DURACIN:
Fecha Inicio:
Fecha Final:
VALOR Y FORMA DE PAGO:
Valor Total Valor Unitario Anticipo
$ $ $
VINCULO JURDICO/ LABORAL
El CONTRATISTA se hace responsable por los riesgos y perjuicios comprobados que se causen a terceros, en desarrollo y cumplimiento del presente contrato. La presente orden de prestacin de servicios no genera ninguna relacin laboral entre el CONTRATANTE y el CONTRATISTA ni implica pago alguno de prestaciones sociales.
LUGAR Y FECHA
Nombre Contratista C.C.
Nombre Contratante Cargo
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SOPORTES A ADJUNTAR EN RENDICION DE CUENTAS: 1. Contrato u Orden de Prestacin de Servicios en ORIGINAL 2. Factura de Venta o Documento Equivalente a la Factura. Se debe exigir la Factura de venta en casos de Personas Jurdicas o personas naturales de rgimen comn obligadas a Facturar. En estos casos Facturan IVA.
Factura
GTZ NOMBRE DE LA EMPRESA__________________________________________ IDENTIFICACIN NIT : _____________________________________________ DIRECCIN: _____________________ AA.________ TEL_______________ e- mail: ________________ TIPO DE CONTRIBUYENTE: _____________ ACTIVIDAD __________________ PORCENTAJE ICA ________ RESOLUCION DE FACTURACIN _____________________________________ Vendido a: C.C.o NIT Referencia Artculos y/o servicios prestados Fecha de expedicin Tel. Cantidad Valor unitario Valor total
Da
FACTURA DE VENTA
No.
OO1
Mes
Ao
Son: Aceptada: Firma del comprador:
Subtotal: IVA: Total:
Observaciones:
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Impreso por:____________ NIT ________________
Documento Equivalente a la Factura
DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA N._____ (Art.3 Decreto 522 de Marzo 07 de 2003) ORGANIZACION (DIRECCION Y TELEFONO)
NOMBRE DE LA ORGANIZACION: NIT: CIUDAD Y FECHA: CONTRATISTA: DIRECCION: TELEFONO: CONCEPTO DEL PAGO: VALOR: MENOS RETFTE (%) VALOR A PAGAR Firma del contratista ___________________ C.C. $ $ $
GTZ
RECIBIDO A SATISFACCION: En calidad de _____________________ certifico que he recibido el trabajo a satisfaccin y este valor puede pasar a costo.
NOMBRE C.C.
COMPROBANTE DE PAGO: Recib, la Suma de $_______________ Quedando cancelado este documento equivalente.
Nombre C.C.
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El documento equivalente a la factura solo se acepta a PERSONAS NATURALES. Estos documentos deben ir numerados en forma consecutiva. Numeracin consecutiva. (Dec.522 de 2003 Art.3). - Fotocopia de la cdula de ciudadana. - Certificacin del recibo a satisfaccin del Informe de Gestin o del producto recibido con la firma de aprobacin del Responsable del Proyecto, indicando que el Informe se encuentra en los Informes de Avance Temticos. - Este recibido a satisfaccin se diligencia cuando se est legalizando un pago en anticipo.
RECIBIDO A SATISFACCION
En calidad de Responsable del Proyecto ___________________________________, certifico que he recibido del Seor(a)______________________identificado con la C.C._________________ de ___________, el Informe correspondiente a ____________________ ____________________________de acuerdo con los trminos de referencia del contrato de prestacin de servicios y por lo tanto se puede efectuar el pago segn cuenta de cobro adjunta y este valor puede pasar a costo.
______________________________________ NOMBRE C.C. CARGO
CIUDAD Y FECHA______________________
3. Comprobante de egreso completamente diligenciado, con la firma de recibido por la persona que prest el servicio o en su defecto por quien est autorizado por parte del contratista en carta independiente. As mismo, se deben dar visto bueno en los espacios de REVISADO y APROBADO. NOTA: En ningn caso el contratante puede tener en su poder ordenes de prestacin de servicios o documentos equivalentes firmados en BLANCO, ni por el contratante ni por el contratista.
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CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS Control de Pagos
CT. ________ Cod.Cta.: 609910
Fecha: Contratista: C.C. Contratista Direccin Telfono COL PESOS
Contrato Nr. Plazo de Ejecucin:
VALOR TOTAL CONTRATO:
PAGOS Desembolso 1er anticipo 2o anticipo 3er anticipo 4o anticipo Fecha prevista Monto Fecha real Observaciones
Pago final Pagos contra presentacin de certificado de cumplimiento del contrato por parte del responsable del Proyecto
Observaciones
Elaborado por:
Cada contrato de prestacin de servicios debe llevar una de Control de Pagos, donde se estipulan las fechas y los montos a pagar. Luego, en el desarrollo del proyecto, estas hojas de control se deben anexar a cada uno de los pagos realizados, anotando la fecha real y el monto cancelado (No tener en cuenta en esta relacin la retencin en la fuente)
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2.2 Talleres
Refrigerios Materiales y papelera Listado de asistentes
Los talleres se deben numerar y se debe hacer una relacin donde se incluyan cada uno de ellos
Talleres
Transporte asistentes Transporte y hospedaje tallerstas
Refrigerios Los refrigerios y almuerzos se legalizan una vez presentados y aceptados los siguientes documentos: - Orden de prestacin de servicios. - Factura de Venta o Documento Equivalente a la Factura, especificando: Cantidad, men (descripcin detallada del refrigerio o almuerzo), valor unitario y valor total. - Listados de participantes, identificando nombres, apellidos, direccin, telfono y correo electrnico de contacto. No se debe elaborar un contrato global. Las contrataciones se deben hacer de acuerdo con las actividades que se vayan realizando. Este es un rubro muy importante en los Planes de Inversin.
Materiales y papelera Segn el presupuesto aprobado, se recomienda efectuar una sola compra de materiales y papelera; puede efectuarse al inicio o en transcurso de la ejecucin. Esta adquisicin debe hacerse en un establecimiento comercial que cumpla con todos los requisitos de Ley, de esta manera se evitar la compra en pequeos establecimientos que no expiden facturas.
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Las facturas deben: - Estar expedidas a: NOMBRE DE LA ORGANIZACIN - GTZ (Nit GTZ). Por ejemplo: Asociacin de Mujeres Solidarias - GTZ Nit 830099193-1 - Fecha vigente y sin enmendaduras - Entre los datos a verificar es importante que la resolucin de facturacin, cubra el nmero de la factura y se encuentre vigente, es decir, que no supere dos aos. Las facturas que no cumplan con los requisitos de Ley, no sern aceptadas como gasto. En consecuencia, estos gastos, sern asumidos por la organizacin ejecutora del subsidio.
TENGA EN CUENTA
Listado de asistentes
Listado de Asistentes Taller de Fechas
Nombre
Documento de identidad
Institucin
Firma

Se debe aclarar el nmero de asistentes que se hospedarn de acuerdo con los listados de participantes. A las facturas de hotel se debe anexar una relacin discriminando: - HUSPED - NUMERO DE NOCHES - ALIMENTACIN RECIBIDA.
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Transporte Cuando en el plan de inversin se cuente con un rubro de transporte deben enviar los siguientes documentos en la presentacin del primer informe: CONTRATO CON UNA EMPRESA DE TRANSPORTE : - Tener licencia vigente del Ministerio de Transporte. - Tener vigentes los seguros de pasajeros, obligatorio (SOAT) y responsabilidad civil extra contractual (De estos seguros deben anexar fotocopia) - Factura de Venta (Con el lleno de los requisitos de ley). - Para el pago, deben anexar una relacin - Hoja de Vida del conductor - Fotocopia de la licencia de conduccin vigente. NOTA: Cuando el vehculo es de propiedad de la institucin o se hace un contrato con una persona natural se deben cumplir los requisitos antes mencionados. CUANDO SE PAGA EL TRANSPORTE EN FORMA INDIVIDUAL: Este apoyo, no se debe entender como un subsidio para otros fines. Estos proyectos no se conciben como apoyos asistenciales; en estos casos es OBLIGACION de la organizacin velar porque estos montos sean utilizados para el fin que fueron asignados. En estos casos se diligencia la siguiente relacin:
APOYO TRANSPORTE Taller Nombre Documento de identidad Recorrido Fecha Valor Firma
Vo. Bo. Coordinador
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Transporte y hospedaje de tallerstas

1. La compra de tiquetes se registra como un ANTICIPO hasta la devolucin de las cartulas. 2. Las compras de tiquetes areos se deben hacer nicamente a travs de GTZ La solicitud debe remitirse a____________________, con mnimo ocho (8) das hbiles de anticipacin.. En caso de presentarse alguna modificacin, se debe informar de forma inmediata a GTZ. 3. Al regreso los viajeros deben entregar las cartulas y los tiquetes. - Las cuales vendrn adjuntas en la relacin del taller. 4. Se elabora una liquidacin de gastos de viaje
RELACION DE TRANSPORTE TERRESTRE Nombre del asesor Fecha Recorrido Valor
Recibido
5. La legalizacin se debe presentar debidamente soportada con las facturas expedidas por los hoteles y la alimentacin de acuerdo con los valores establecidos. 6. Se debe anexar el listado de participantes.
RELACION GASTOS DE VIAJE VALOR ANTICIPO NOMBRE ASESOR LUGAR VISITA OBJETO VISITA FECHA Y HORA DE SALIDA FECHA Y HORA DE REGRESO DAS PASAJE AEREO -TIQUETE # PASAJE TERRESTRE MUNICIPAL LOCAL TOTAL TRANSPORTE $0
NOCHES ALOJAMIENTO ALIMENTACION TOTAL ALOJAMIENTO Y ALIMENTACION OTROS - IMPREVISTOS TOTAL GASTOS DE VIAJE MENOS ANTICIPO SALDO A FAVOR
Recib, C.C.
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2.3 Trabajo de campo

Entendemos por Trabajo de Campo, aquellas actividades que se desarrollan en lugares donde se encuentra la poblacin beneficiaria. Segn el Plan de Inversin aprobado, los gastos pueden corresponder a: - Alimentacin (Almuerzo y refrigerios) - Llamadas telefnicas - Materiales - Transporte Estos gastos deben estar detallados. Por ejemplo, si se trata de un almuerzo de trabajo, especificar en un listado con firmas el nmero de personas que participaron. Las llamadas telefnicas deben estar soportadas de acuerdo con el trabajo que se realiza. El transporte se debe relacionar por recorridos.
2.4 Sistematizacin de la experiencia

En los proyectos donde no se ha contemplado este rubro, se puede manejar como un costo adicional de talleres, materiales o logstica segn el caso. Desde el inicio de la ejecucin del proyecto, cada organizacin debe documentar el proceso de su prctica; memorias, actas, diarios de campo y fotografas son entre otros los medios del registro. El desarrollo de contenidos temticos y las guas de taller, son documentos que soportan las actividades realizadas. Soportes Contables: - Facturas por compra de papelera, fotocopias, rollos y revelados fotogrficos.
2.5 Compras
Cuando en el Plan de Inversin se han aprobado compras, se debe tener en cuenta: - Solicitar por lo menos tres cotizaciones. - Hacer un cuadro comparativo explicando las razones por las cuales se elige el proveedor. - Efectuar la compra en un establecimiento legalmente constituido que expida factura con todos los requisitos de ley. - La donacin de stos elementos debe certificarse mediante un Acta de Entrega con la identificacin, datos de contacto y firma de las las personas beneficiarias. Las compras deben tener Visto. Bueno del asesor de la GTZ.
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factura
NOMBRE DE LA EMPRESA__________________________________________
FACTURA DE VENTA
No. IDENTIFICACIN NIT : _____________________________________________ DIRECCIN: _____________________ e- mail: ________________ TIPO DE CONTRIBUYENTE: _____________ ACTIVIDAD __________________ PORCENTAJE ICA ________ RESOLUCION DE FACTURACIN _____________________________________ AA.________ TEL_______________
OO1
Vendido a: C.C.o NIT
Fecha de expedicin Tel.
Da
Mes
Ao
Referencia
Artculos y/o servicios prestados
Cantidad
Valor unitario
Valor total
Son: Aceptada: Firma del comprador:
Subtotal: IVA: Total:
Observaciones:
Las compras deben tener Vo. Bo. Del asesor de la GTZ.

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Impreso por:____________ NIT ________________
3. Impuestos
IVA
Al iniciar la ejecucin del Proyecto, debe el Revisor Fiscal de la Institucin informar a GTZ, si por el objeto social, son no responsables del IVA. En caso afirmativo, en la misma comunicacin certificarn que los valores des-contables por IVA de las transacciones que se hagan en el proyecto, no sern tomadas como descontable en su declaracin, toda vez que las facturas originales son entregadas en los informes financieros a la GTZ. Las facturas que no estn a nombre de GTZ, no sern reconocidas como costo y ste gasto deber ser asumido por la institucin. En los casos de compras a almacenes como LA 14 donde no digitan el cliente, sino que lo anotan a mano, deben sobreponer el sello del almacn, sin esto la factura no se reconoce. En los casos en que son impresas en papel qumico se recomienda sacar una fotocopia y anexarla al original. La GTZ no acepta los valores de RETEIVA, toda vez que la institucin los podr recuperar en su declaracin. Estos son registros internos de la institucin donde registra un IVA descontable en la declaracin de IVA y un IVA retenido por pagar en la declaracin de Retencin en la Fuente.
29
Retencin en la fuente
Es el medio que facilita y asegura el recaudo anticipado del impuesto sobre la renta, del ao gravable en el que se cause (Arts. 365 y 367 del E.T.) 1. La retencin se descuenta cuando se presenta y cancela la declaracin de retencin en la fuente. 2. La entidad debe enviar FOTOCOPIA de la declaracin, con una relacin discriminando el # GTZ donde se hizo el descuento, el vr. Base y la retencin. 3. Si hay descuentos de retencin de industria y comercio se maneja de la misma manera. 4. La GTZ no asume impuestos no descontados 5.As la entidad sea sin nimo de lucro debe efectuar la aplicacin de ste impuesto a los contratos por prestacin de servicios
30
4. Gastos bancarios
Los gastos bancarios se incluyen en el presupuesto del proyecto y corresponden al rubro de Costos Operativos. Estos gastos son: - Cuatro x mil - (A efecto de suprimir este costo, puede solicitarse la copia del contrato de exencin del impuesto del Cuatro X mil por la procedencia de los recursos). - Chequera - Gastos por transferencia de fondos. - Comisiones , etc. La fotocopia del extracto bancario es el soporte para la legalizacin de estos gastos.
Estos valores se registran en el momento en que hacen la correspondiente conciliacin bancaria. El informe financiero debe anexar original y fotocopia del extracto. Una vez verificada la validez de la fotocopia, se devuelve el original a la organizacin.
TENGA EN CUENTA
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5. Procedimiento contable
1. La contabilidad que genera la administracin contable de la ejecucin del Proyecto debe estar incluida en la contabilidad de la Entidad Beneficiaria. 2. En la contabilidad se debe manejar como una cuenta 2815 Ingresos Recibidos para Terceros, es decir, no genera ni ingresos ni gastos. 3. No se debe manejar un consecutivo de documentos independiente para la administracin contable de la ejecucin del proyecto. 4. El auxiliar de la contabilidad de la entidad con respecto a la administracin contable de la ejecucin del proyecto, debe ser igual al libro diario presentado a la GTZ y, ste a su vez debe coincidir con el Libro de Bancos. 5. Los comprobantes se organizan por orden cronolgico asignndoles un nmero interno. ste nmero se registra en el libro diario y, adems debe anotarse en la parte inferior derecha de cada uno de los documentos de soporte.
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6. Anticipos y caja menor

Los Anticipos y la Caja Menor son recursos econmicos que se utilizan para garantizar la marcha en la ejecucin del proyecto. Por ejemplo, en caso de requerir fondos para talleres u otras actividades. A continuacin se describe el procedimiento de cada uno:
Anticipos
Se entiende por ANTICIPO la ejecucin de un gasto que por un motivo justificado ante el responsable del proyecto, se efecta antes, es decir, anticipadamente. La experiencia en la administracin de pequeos proyectos, indica que en ocasiones en que se requiere efectuar pagos en efectivo, de menor cuanta, se tramita un Anticipo.
SOLICITUD DE ANTICIPOS Yo, ___________________________________ en calidad de ____________________________ de la Entidad_______________________________________________ solicito un anticipo por valor de $_______________________ (______________________________________________________) Para:___________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Este anticipo ser legalizado a ms tardar el da ________________________________________
Cordialmente,
_______________________ C.C. Ciudad y Fecha_____________________________________
Para un adecuado manejo de los Anticipos, se debe tener en cuenta: 1. La persona responsable debe solicitar por escrito el anticipo, indicando el rubro, la cantidad y la fecha en que se compromete a legalizarlo. 2. Para efectos contables, ste valor se asigna al rubro de Anticipos. 3. En el momento de legalizacin se registra cada monto en el rubro correspondiente, se reintegra el valor que qued haciendo una consignacin a la cuenta y el total se registra en anticipos con NEGATIVO. 4. Los dineros en anticipos no se tienen en cuenta en la rendicin de cuentas como valores ejecutados, sino como valores en caja que deben ser legalizados o reintegrados. 5. En los casos en que algn documento llegue sin soporte, o la factura no est a nombre de GTZ, o el gasto no se haya aprobado en el presupuesto, estas sumas quedarn como ANTICIPO y debern ser reintegradas, consignando estos valores en la cuenta bancaria.
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Caja menor
Se entiende por Caja Menor , una cantidad de dinero en efectivo para sufragar gastos de menor cuanta.
REGLAMENTO DE CAJA MENOR La persona responsable de la caja menor ser___________ El valor del Fondo Fijo de Caja Menor ser de $______ El monto mximo por el cual se harn desembolsos ser de $____________ En la caja siempre estar el valor del fondo en dinero efectivo o en recibos. Cuando se tenga el 70% del monto de la caja gastado, se har un reembolso de caja, el cual ser autorizado en su totalidad por la persona asignada. Cuando se tienen facturas soportes, no se elaboran recibos de caja menor. A las facturas se les debe colocar una nota aclarando el detalle de la compra. El reembolso ser firmado por el responsable de la caja con el visto bueno del responsable del proyecto.
Para una adecuada administracin de estos recursos, se debe tener en cuenta: 1. El responsable del proyecto debe aprobar y firmar cada uno de los gastos. 2. Cuando hay soporte, no se elabora un recibo interno de caja 3. La cantidad de dinero para administrar por Caja Menor, debe ser registrada en el rubro de ANTICIPOS. 4. En los casos en que se requiera hacer un reembolso de Caja Menor, se gira un cheque. Los gastos se asignan a los rubros correspondientes. Con la finalizacin de la ejecucin del proyecto la caja menor debe quedar en cero (0) no se hace ningn egreso y se legalizan los gastos asignndolos a cada rubro y el valor que estaba en anticipos se anota en negativo, si sobra dinero de caja menor se debe consignar.
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7. Libro diario GTZ
1. La administracin de los recursos financieros requiere de la apertura de cuenta corriente. El carcter de sta es de exclusividad, es decir, no se permiten consignaciones y retiros, de dineros que no procedan de la administracin del subsidio. (Ver Formato Libro Diario en la siguiente pgina) 2. Anotar el nmero interno en la primera columna. Este nmero debe ir en todos los soportes en la parte inferior derecha. 3. Una vez el primer desembolso se haga efectivo, es necesario elaborar un recibo de caja detallando claramente el nombre de la organizacin, el nmero del subsidio y el valor. 4. ste recibo de caja debe enviarse a la GTZ, de forma inmediata, va FAX al telfono 091-635 15 52. . 5. Egresos -De acuerdo con el rubro del presupuesto. Egreso = Sum. De rubros 6. Anticipos y reintegros de dineros 7. Gastos bancarios y 4 x mil. 8. Saldo en Bancos = Saldo en Libro Diario 9. Se maneja contabilidad de caja - Es decir, se registra en egresos y en cada rubro lo que efectivamente se cancel.
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Diario de Contabilidad - Subsidio Local Z

Nombre Fecha Cuenta Bco. No. de cuenta Liquidacin del: Direccin GTZ Tel:
Pas: PN:
Benef. AP
email: AV:
No. de cheque Material 0 Trans. Y viticos Comunicaciones Rec.Humano Beneficiario Objeto del suministro / del servicio Saldo que viene Ingreso por 1er desembolso GTZ Ingresos Egresos Egresos segn posicin presupuesto Anticipos Saldo Retfte
No. GTZ
Fecha contab (dia-mes-ao)
Fecha factura
No. de comprobante
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Sumas
Declaracin: Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence.
Firma por:
8. Conciliaciones Bancarias
Adjunto a la presentacin de informes deben enviar la correspondiente conciliacin bancaria:
CONCILIACION BANCARIA (INSTITUCION) FECHA___________ CTA BANCARIA No.______________ BANCO __________________ SALDO SEGUN LIBROS MENOS SALDO SEGUN EXTRACTO = DIFERENCIA XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX
CHEQUES PENDIENTES DE COBRO CH. XXXXXXX CH. XXXXXXX CH. XXXXXXX CH. XXXXXXX
XXXXXXXX
MAS NOTAS EN EXTRACTO NO REGISTRADAS EN LOS LIBROS XXXXXXXX MENOS CONSIGNACIONES NO REGISTRADAS EN EL BANCO XXXXXXXX DIFERENCIA CONCILIADA XXXXXXXX
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9. Presentacin del informe financiero
1. Libro Diario y Control del Presupuesto debidamente diligenciado, firmado por el Representante Legal, tanto en papel como en medio magntico. 2. Recibo de Caja de todos los desembolsos que la GTZ consigna en la cuenta exclusiva del proyecto. 3. Comprobantes de Egreso con sus correspondientes soportes. En los comprobantes de egreso debe venir la copia al carbn de los cheques girados. 4. Todos los soportes deben venir con el visto bueno de la persona responsable del proyecto o los delegados del representante legal. Los documentos que no registren el visto bueno, no sern incluidos en la rendicin de cuentas. 5. Legalizaciones segn el caso anexando todos los soportes y detallando por talleres en forma independiente. 6. SOLICITUD DE DESEMBOLSO SEGN EL FORMATO ESTABLECIDO: Este documento es requisito indispensable para tramitar los desembolsos. Debe llegar completamente diligenciada y firmada por el representante legal. Los documentos y soportes se deben pegar en hojas tamao carta con el fin que toda la documentacin llegue organizada al mismo tamao y as evitar que algn documento se extrave.
Soportes Contables
1. Todos los soportes deben estar autorizados, con el Vo. Bo. De las personas autorizadas y tener detalles claros.
41
2. Los C.E. Firmados por el beneficiario y se deben firmar tambin los espacios de revisado y aprobado. 3. Cuando hay C.E. Anulados se debe anexar el cheque debidamente anulado 4. Facturas originales 5. Documentos equivalentes a la factura 6. Extractos Bancarios y conciliacin bancaria 7. Copia de las declaraciones de retencin en la fuente 8. Evitar los recibos propios en egresos donde entregan soporte. No hacer recibo de caja menor cuando hay factura de venta. 9. Los soportes deben sumar estrictamente el valor girado. Cuando el comprobante tiene de soporte varios recibos, anexar la tirilla de la sumadora. 10. Fotocopia de los comprobantes de pago de aportes a seguridad social cuando haya lugar a esto. 11. Actas de entrega de los activos fijos que reciba la institucin. 12. Anexar la declaracin de exclusividad de financiacin de fondos de la GTZ en El Proyecto. Los datos consignados en un comprobante/factura, etc. no deben tener tachones, borrones o correcciones/alteraciones en fechas ni valores. CUALQUIER CAMBIO EN EL PRESUPUESTO DEBE ESTAR AUTORIZADO PREVIAMENTE POR EL ASESOR DE LA GTZ; DE ESTA AUTORIZACION DEBE QUEDAR CONSTANCIA POR ESCRITO. NO SE ACEPTAN AUTORIZACIONES VERBALES.
Todos los documentos y soportes deben tener el nmero GTZ que se anota en la parte inferior derecha. Estas rendiciones se deben archivar en carpetas AZ o en carpetas de cartn, en ningn caso las deben anillar. Las rendiciones de cuentas se deben enviar mensualmente sin que este plazo supere seis semanas. Esto con el objeto de hacer un seguimiento ms oportuno y eficiente.
42
10. Solicitud de fondos

1. Diligenciar el formato de Solicitud de Fondos. 2. Plan de inversin que cubra el saldo y el valor del desembolso. 3. El ltimo desembolso debe ser financiado por la Entidad. Se girar el ltimo pago cuando se haya ejecutado y soportado la totalidad del presupuesto. 4. La solicitud de fondos se tramita en el momento en que requieran el siguiente desembolso. Es indispensable presentar al mismo tiempo la rendicin de cuentas.
Cambio presupuestal
Todo cambio presupuestal debe contar con la aprobacin escrita del Asesor GTZ. Sin ste requisito no se efectuarn modificaciones al Plan de Inversin.
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Solicitud de desembolso
Ciudad, Fecha Seores: Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH Proyecto Atn. Doctor (a) Kra. 13 N.97 -51 302 Bogot
Subsidio Local Nr. del Subsidio
OZ Solicitud de Fondos Nr:
PN
Forma de Pago: Desembolso / Anticipo (Condicin: Acuerdo debidamente legalizado) Valor SOLICITADO en COP _____$ Consignacin en nuestra cuenta exclusiva para el proyecto:
Nombre de la Cuenta
Banco
Cta. Cte. ____ Ahorros ____ Sucursal
* Liquidacin desembolso(s) anteriores: Los servicios y suministros liquidados en la rendicin de cuenta Nr. fueron recibidos por parte de la entidad a entera satisfaccin. Por medio de la presente declaramos que ninguno de los servicios o suministros presentados en nuestra rendicin de cuenta Nr. no fueron cancelados o subsidiados por otros fondos o crditos distintos a los provenientes de la GTZ.
Representante Beneficiario Anexos: Plan de inversin para la utilizacin de este desembolso (espacio exclusivo de GTZ):
Vobo AV
COP_____________
Este monto puede ser contabilizado en costos
Firma Responsable GTZ
44
11. Ejercicio
Favor diligenciar el libro diario y control de presupuestos con estos datos y anotar cuales seran los documentos soportes en cada caso.
GTZ DETALLE Se autoriza un subsidio de $30,000,000 PRIMER DESEMBOLSO SEGUNDO DESEMBOLSO TERCER DESEMBOLSO 1 2 3 4 5 6 7 La entidad beneficiaria presta $200,000 para abrir la cuenta corriente Enero 03 La GTZ gira el primer desembolso Enero 05 Se da un anticipo para un taller en Cali por tres das donde participan 40 jvenes Enero 05 Se compran los tiquetes para una persona a Cali - Ida y regreso Reintegro a la Asociacin del prstamo hecho al proyecto Enero 10 Pago de 1000 cartillas sobre derechos humanos Enero 20 Legalizacin de anticipo de gastos de viaje a Cali Trae cartulas de la aerolnea Hospedaje para 30 personas por una noche Alimentacin para 80 personas Implementos de papelera Transporte Enero 30 Pago Honorarios a Rocio Gonzlez por asesora Contrato a 3 meses Enero 30 Pago al socilogo Juan Prez Contrato a 6 meses Enero 30 Pago de chequera Gastos bancarios y 4 x mil Febrero 05 Pago servicio telefnico y de internet Febrero 07 Cancela retencin en la fuente Febrero 07 Rocio Gonzlez solicita un anticipo para viaje a Medelln 1. QUE DOCUMENTOS SE DEBEN ANEXAR EN CADA CASO 2. DILIGENCIAR EL LIBRO DIARIO CON ESTA INFORMACION 3. ANOTAR COMO DEBE SER ENVIADO EL INFORME, TENIENDO EN CUENTA QUE SE VA A PEDIR UN DESEMBOLSO DE $15,000,000 2.000.000 70.000 1.930.000 2.000.000 560.000 15.000.000 13.000.000 2.000.000 RETENCIN VR.GIRADO
360.000 800.000 450.000 100.000 2.000.000 1.000.000 85.000 36.780 300.000 370.000 550.000 200.000 100.000 1.800.000 900.000
8 9 10 11 12 13 14
45

Nombre Fecha FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIN SOCIAL Febrero 15 de 2002 Liquidacin del: 03-01-02 al 15-02-02 Agencia GTZ 636 1114 Bogot Cuenta Bco. BANCOLOMBIA No. de cuenta 1030-2045358-4 Direccin GTZ Tel:
Pas: PN:
Colombia 2002.2049.1-001.00
Benef. ASOCIACIN ABC AP
email: AV: Sabine Markert

No. de cheque Material Trans. Y viticos Comunicaciones Rec.Humano Beneficiario Objeto del suministro / del servicio Ingresos Egresos Egresos segn posicin presupuesto Anticipos Saldo Retfte
46
Sumas VALOR DE LA RENDICIN DE CUENTAS 0
No. GTZ
Fecha factura
No. de comprobante
Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence.
Firma por:
Fecha:
Control del Presupuesto - Subsidio Local Z 001/02
Pas: PN:
Colombia 2002.2049.1-001.00
Nombre Fecha
FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIN SOCIAL Febrero 15 de 2002
Direccin GTZ Tel: Liquidacin No: Entre:
Agencia GTZ 636 1114 Bogot 1 03-01-02 al 15-02-02
Benef. ASOCIACIN ABC AP email: AV: Sabine Markert
Cuenta Bco. BANCOLOMBIA No. de cuenta 1030-2045358-4
Pos. Presupuesto
Concepto
Presupuesto Inicial COP 8.000.000 5.000.000 1.000.000 16.000.000 30.000.000
Liquidacin Acumulada COP
Saldo del Presupuesto COP
Liquidacin Actual Nr. 01 COP
1 2 3 4
Material de trabajo Transporte y viticos Comunicaciones Recurso Humano
Firmas en seal de conformidad:
por GTZ:
por:
Directora Agencia GTZ
Representante Legal
47

Nombre Fecha FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIN SOCIAL Febrero 15 de 2002 Liquidacin del: 03-01-02 al 15-02-02 Agencia GTZ 636 1114 Bogot Cuenta Bco. BANCOLOMBIA No. de cuenta 1030-2045358-4 Direccin GTZ Tel:
Pas: PN:
Colombia 2002.2049.1-001.00
48
No. de cheque Material Trans. Y viticos Comunicaciones Rec.Humano Beneficiario Objeto del suministro / del servicio Ingresos Egresos Egresos segn posicin presupuesto Anticipos

Saldo Retfte
No. GTZ
Fecha factura
No. de comprobante
1 Ingreso por 1er desembolso GTZ 6001 6002 6003 6004 Rocio Gonzlez Legalizacin gastos viaje 1er Pago contrato asesora N.13 1er Pago contrato asesora N.15 Valor chequera 3 x mil y gastos bancarios Pago telfono e internet s/n relacin Pago retencin mes de enero Solicitud anticipo viaje a Medelln Sumas 15.200.000 8.731.780 2.571.780 550.000 1.820.000 300.000 3.000.000 370.000 70.000 300.000 36.780 36.780 300.000 300.000 85.000 85.000 900.000 1.800.000 6005 6006 Bancolombia Bancolombia 6007 6008 6009 Rocio Gonzlez Administracin de Impuestos Asociacin ABC Juan Perez Rocio Gonzlez 450.000 1.820.000 1.800.000 900.000 Impresores Alpha Impresin de 1000 cartillas 1.930.000 1.930.000 Asociacin ABC Pago prstamo a la Asociacin 200.000 Viajes El Sol Tiquetes ida y vuelta a Cali 560.000 Rocio Gonzlez Anticipo viaje a Cali 2.000.000 15.000.000 0
20-12-01
NC.2030
Proyecto GTZ Prestamo para apertura de cta
200.000 2.000.000 560.000
200.000 15.200.000 13.200.000 12.640.000 12.440.000 10.510.000 -2.270.000 10.510.000 8.710.000 7.810.000 7.725.000 7.688.220 7.388.220 7.018.220 550.000 840.000 6.468.220 0 -370.000 200.000 100.000 70.000
03-01-02
RC.0530
05-01-02
CE.1020
05-01-02
CE.1023
05-01-02
CE.1024
10-01-02
CE.1048
20-01-02
RC.0557
30-01-02
CE.1055
30-01-02
CE.1056
10
30-01-02
NB.0128
11
30-01-02
NB.0129
12
05-02-02
CE.1070
13
07-02-02
CE.1083
14
07-02-02
CE.1090
VALOR DE LA RENDICION DE CUENTAS
7.691.780
Firma por:

Nombre Fecha FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIN SOCIAL Marzo 15 de 2002 Liquidacin del: 10/02/02 al 10/03/02 Agencia GTZ 636 1114 Bogot Cuenta Bco. BANCOLOMBIA No. de cuenta 1030-2045358-4 Direccin GTZ Tel:
Pas: PN:
Colombia 2002.2049.1-001.00

No. de cheque Material Trans. Y viticos Comunicaciones Beneficiario Objeto del suministro / del servicio Ingresos Egresos Egresos segn posicin presupuesto Rec.Humano Anticipos Saldo Retfte
No. GTZ
Fecha factura
No. de comprobante
Saldos Iniciales 300.000 80.000 Rocio Gonzlez 6010 6011 6012 6013 6014 6015 Asociacin ABC Pago de retencin 450.000 Rocio Gonzlez Legalizacin taller Cartagena 525.000 Rocio Gonzlez Anticipo para taller en Cartagena 1.800.000 656.000 Colnodo Pago red de internet 300.000 Juan Perez Segundo pago Contrato N.15 1.350.000 300.000 Rocio Gonzlez Segundo pago Contrato N.13 2.700.000 Legalizacin anticipos Cali y Med. 15.000 360.000 385.000
15.200.000 1.820.000
8.731.780
2.571.780
3.000.000 2.700.000 1.350.000
840.000 -840.000
6.468.220 6.483.220 3.783.220 2.433.220 2.133.220 1.800.000 200.000 450.000 -1.381.000 333.220 333.220 -116.780 -116.780 -116.780 -116.780 -116.780 -116.780
0 300.000 150.000
15
10-02-02
NC.2031
16
25-02-02
CE.1115
17
25-02-02
CE.1116
18
28-02-02
CE.1120
19
05-03-02
CE.1130
20
10-03-02
CE.1032
21
10-03-02
CE.1035
-450.000
Total segunda rendicion Total Acumulado 15.215.000
15.000
6.600.000 15.331.780
910.000 3.481.780
1.016.000 2.836.000
380.000 680.000
4.700.000 7.700.000
-421.000 419.000
VALOR DE LA SEGUNDA RENDICION DE CUENTAS
7.006.000
49
Firma por:

Pas: PN: Colombia 2002.2049.1-001.00 Nombre Fecha FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIN SOCIAL Febrero 15 de 2002 Direccin GTZ Tel: Liquidacin No: Entre: Agencia GTZ 636 1114 Bogot 1 03-01-02 al 15-02-02
Pos. Presupuesto
Concepto
Liquidacin Acumulada COP 2.571.780 1.820.000 300.000 3.000.000 7.691.780
1 2 3 4
Saldo del Presupuesto COP 5.428.220 3.180.000 700.000 13.000.000 0 22.308.220
Liquidacin Actual Nr. 01 COP 2.571.780 1.820.000 300.000 3.000.000 7.691.780
Firmas en seal de conformidad: por GTZ: por:
Asesor Principal Proyecto
Representante Legal

Pas: PN: Colombia 2002.2049.1-001.00 Nombre Fecha FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIN SOCIAL Febrero 15 de 2002 Direccin GTZ Tel: Liquidacin No: Entre: Agencia GTZ 636 1114 Bogot 2 03-01-02 al 15-02-02
Pos. Presupuesto
Concepto
Liquidacin Acumulada COP 3.481.780 2.836.000 680.000 7.700.000 14.697.780
1 2 3 4
Saldo del Presupuesto COP 4.518.220 2.164.000 320.000 8.300.000 0 15.302.220
Liquidacin Actual Nr. 01 COP 910.000 1.016.000 380.000 4.700.000 7.006.000
Firmas en seal de conformidad: por GTZ: por:
Directora Agencia GTZ
Representante Legal
50
Cooperacin Tcnica Alemana al Desarrollo (GTZ) Carrera 13 No. 97-51, Oficina 302 A.A. 89836 Bogot D.C, Colombia Telfono:++57-1-636 1114 Fax:++57-1-635 1552 E-mail:gtz-kolumbien@gtz.de

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MANUAL DE BUENAS PRCTICAS CONTABLES - GTZ

MANUAL DE BUENAS PRCTICAS CONTABLES - GTZ

Manual de buenas prcticas contables - GTZ

0. Introduccin 1. Formatos para la presentacin de proyectos

2.1 Recurso humano

2.2 talleres Transporte y hospedaje tallerstas

Hospedaje y alimentacin de asistentes

Listado de asistentes Refrigerios

Formato listado de asistentes Refrigerios / materiales y papelera

2.3 trabajo de campo 2.4 sistematizacin de la experiencia 2.5 compras

3.1 IVA 3.2 Retfte y Reteica

4. Gastos bancarios 5. Procedimiento contable 6. Anticipos y caja menor

7. Libro diario GTZ

8. Conciliaciones bancarias 9. Presentacin del informe financiero

10. Solicitud de fondos 11. Ejercicio practico

Manual de buenas prcticas contables - GTZ

Manual de buenas prcticas contables - GTZ

1. Formatos para la presentacin de proyectos

Manual de buenas prcticas contables - GTZ

2. Informacin sobre el proyecto

2.6.2 Impacto temprano No. 2

2.6.3 Impacto temprano No. 3

Manual de buenas prcticas contables - GTZ

APORTE Propio (contrapartida) Otros (gobierno local, nacional, otras instituciones)

(Humano, financiero, tcnico, logstico)

Manual de buenas prcticas contables - GTZ

Actividades en los subsidios locales

2.1 Recurso humano

Monto del contrato

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Elementos del contrato: Prestacin Personal del Trabajo

Subordinacin - Cumplimiento de Horario

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SALARIO EPS AFP - PENSIONES ARP PARAFISCALES TOTALES

$ 800.000 $ 64.000 $ 93.000 $ 4.176 $ 72.000 $1.033.176

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5. Liquidacin del Otros de este Contrato:

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VALOR Y FORMA DE PAGO:

Valor Total Valor Unitario Anticipo

VINCULO JURDICO/ LABORAL

Nombre Contratista C.C.

Nombre Contratante Cargo

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Son: Aceptada: Firma del comprador:

Subtotal: IVA: Total:

Impreso por:____________ NIT ________________

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Documento Equivalente a la Factura

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______________________________________ NOMBRE C.C. CARGO

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CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS Control de Pagos

CT. ________ Cod.Cta.: 609910

Fecha: Contratista: C.C. Contratista Direccin Telfono COL PESOS

Contrato Nr. Plazo de Ejecucin:

VALOR TOTAL CONTRATO:

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Hospedaje y alimentacin asistentes

Transporte asistentes Transporte y hospedaje tallerstas

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Hospedaje y alimentacin asistentes

Impreso por: NIT ____

Impreso por: NIT ____

_ C.C. Ciudad y Fecha_______________

Cta. Cte. Ahorros Sucursal