AUDITORA PROCESO DE GESTIN HUMANA

1.

ANTECEDENTES

Se determin pasar auditoria al Ministerio De Defensa Nacional, Fuerza Area Colombiana, Jefatura De Desarrollo Humano, Direccin Familia y Bienestar Social. El enfoque es por procesos, utilizando una metodologa posterior, selectiva teniendo en cuenta la vigencia 2010. Se nombr el siguiente equipo auditor: LIDER: ESTRATEGIA: OPERATIVO: LOGISTICO: Durante la fase de planeacin se solicit a la JEFATURA DE DESARROLLO HUMANO, la informacin del proceso de gestin humana en general y ms especficamente de los programas de bienestar, toda la informacin requerida fue recibida por parte del equipo auditor, con el fin de tener las herramientas para la auditoria y material de evidencia previo, esta informacin fue organizada y analizada de la siguiente forma:

PROCESO DE GESTIN HUMANA

MISION Administrar, Proyectar y Desarrollar el Talento Humano de la Fuerza Area para el efectivo cumplimiento de los Objetivos Institucionales. VISION Liderar la gestin estratgica del Talento Humano para mantener personas motivadas, competentes y comprometidas con los intereses Institucionales y de la Nacin OBJETIVOS DE CALIDAD Mejorar el clima organizacional, a travs del impulso al desarrollo humano, cientfico, tecnolgico y cultural, para ser lder en el mbito aeroespacial nacional.

OBJETIVO DEL PROCESO Incorporar el mejor talento humano del pas, administrndolo de manera correcta y cultivando su talento mediante la conduccin de programas educativos acorde con las necesidades institucionales. Promover la investigacin, la innovacin, el desarrollo tecnolgico y la documentacin de la doctrina en el campo aeronutico, as como motivar y retener el compromiso de su personal ofrecindole una mejor calidad de vida.

MAPA DE PROCESOS

MAPA DE FASES

FLUJOGRAMA PROCESO GESTION HUMANA

SALIDAS PROCESO DE GESTION HUMANA: Personal competente y capacitado Programas de bienestar Doctrina revisada y aprobada Gestin, de ciencia y tecnologa Cuotas de incorporacin Solicitudes y requerimientos de Direccionamiento Estratgico

De estas salidas se escogi el de programas de bienestar, con el fin de pasar la auditoria a esta salida, del cual se nos entreg la siguiente informacin:

ORGANIGRAMA

JEFATURA DESARROLLO HUMANO

ASESORA JURDICA SECCIN DESARROLLO PROYECCIN PERSONAL SECCIN PLANEACIN

DIRECCIN PERSONAL

DIRECCIN RECLUTAMIENTO CONTROL RESERVAS

DIRECCIN FAMILIA BIENESTAR SOCIAL

DIRECCIN PRESTACIONES SOCIALES

DIRECCIN CENTROS EDUCATIVOS

CAPELLANA GENERAL

ESDHU COFAC

DEDH U C1

DEDH U C2

DEDH U C3

DEDH U C4

DEDH U C5

DEDH U C6

DEDH U EMAVI

DEDH U CATA

DEDH U CAMA

DEDH U IMA

DEDH U ESUFA

DEDH U GACAR

DEDH U GAORI

DEDH U GACAS

DEDH U GAAM

OBJETIVO DIRECCIN FAMILIA Y BIENESTAR SOCIAL Brindar al personal de la FAC programas de bienestar que mejoren las condiciones sociales, familiares, personales y laborales.

Durante esta fase de planeacin se defini por parte del equipo auditor y de acuerdo a la informacin recibida los siguientes puntos para ejecutar la auditoria: ASPECTOS A EVALUAR

a. MECANISMOS DE CONTROL  Eficiencia en los programas de bienestar: Grado de cumplimiento de los programas de bienestar

 Percepcin de bienestar Grado de cumplimiento de la meta para la percepcin que tiene el personal de la institucin, acerca del bienestar recibido, medido a travs de una encuesta que se aplica trimestralmente de acuerdo al cronograma establecido para cada Unidad.

b. CONTROL DE RIESGOS RIESGO Que no se motive al personal ofrecindole una mejor calidad de vida: polticas insuficientes de bienestar acordes a las expectativas y necesidades del personal. Ejecucin plan de bienestar: Informes de ejecucin actividades de bienestar Ejecucin de actividades de bienestar que no estn en la directiva de bienestar: Informes de ejecucin actividades de integracin y bienestar, que no estn en la directiva de bienestar. Gestin de convenios interinstitucionales: Convenios interinstitucionales alcanzados

c. SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO BIENESTAR  FAC: Oficiales, Suboficiales, Civiles y Soldados: Talleres, seminarios, conferencias y actividades de recreacin entre otros cuyo objetivo es mejorar la calidad de vida laboral, familiar y personal de los funcionarios FAC. Felicitacin publica por la orden general COFAC, reconocimiento por parte del Comandante de la Unidad o permisos especiales. Visitas por parte de trabajo social  FAC: Oficiales y Suboficiales: Asignacin alojamientos militares. Plan Coveas y Plan Trupillos, para personal de Oficiales y Suboficiales y sus familias. Plan encuentro para el personal de Oficiales y Suboficiales y sus esposas.  Oficiales, Suboficiales y Civiles Convenios con Caja de Compensacin.  Personal activo, militares, soldados, cadetes y alumnos de las escuelas de formacin. Realizacin de todo el servicio funerario  Personal activo, militares, civiles, soldados, cadetes y alumnos de las escuelas de formacin Diligenciamiento formatos seguros de vida subsidiado, voluntario y/o complementario, donde indica beneficiarios, el valor tomado y el descuento que se va a realizar. Pago de indemnizacin de fallecimiento ocurrido.

d. CONTROLES AL PROCEDIMIENTO BIENESTAR:  Eleccin caja de compensacin familiar Propuesta elegida sea la mejor en precio y contenido  Sensibilizacin y socializacin de los programas de bienestar Utilizacin de los medios requeridos para que todo el personal de la Unidad este enterado de las actividades de bienestar  Contratos referentes a las actividades de bienestar Elaboracin con los parmetros establecidos por la entidad externa y la FAC  Visitas a las Unidades y establecimiento de cronograma Cumplir con requisitos y cronograma e. CUMPLIMIENTO PLAN ESTRATGICO FUNCIONAL  Iniciativa Objetivo Fortalecer la identidad y el sentido de pertenencia institucional Verificar avance de la actividad: seguimiento al reglamento compensacin y estmulos a nivel de toda la Fuerza. Verificar avance de la actividad: estrategias para facilitar el tiempo familiar y el desarrollo personal en el contexto operacional. f. GESTIN DOCUMENTAL

 Aplicacin de formatos Encuesta percepcin de bienestar Matriz de mritos Reporte de actividades de bienestar Visita trabajo social personal hospitalizado

2.

RESULTADOS

Durante la ejecucin de la auditoria efectuada en las instalaciones de la Jefatura de Desarrollo Humano y de acuerdo a la informacin recibida en la fase de planeacin, se evidencia que est muy bien estructurado el sistema integrado de gestin de calidad, as mismo la conformacin de los procesos est muy bien definido y el personal de la Jefatura los conoce y aplica. El marco legal de la jefatura est bien constituido, posee su respectivo normo-grama y es accesible a todo el personal ya que se encuentra en el sistema KAWAK.

Ya en el los aspectos planteados por el equipo auditor para ser auditados se evidenciaron los siguientes puntos: a. MECANISMOS DE CONTROL Se evidencia un cumplimiento del 95% de los programas de bienestar, verificndolo por medio de evidencia fsica, con los informes enviados por las unidades, as como el informe de la direccin, se verifica las causas del no cumplimiento del 5% y se concluye que fueron aspectos de poca relevancia y debido a causas externas, que no afectaron en general el proceso, asimismo es de destacar que la meta propuesta para el 2010 era del cumplimiento del 90%. b. CONTROL DE RIESGOS Se evidencia que existe una directiva de bienestar a nivel del comando de la FAC, asimismo se evidencia por medio fsico las directivas de bienestar enviadas por las diferentes unidades, faltando la directiva del GRUPO AEREO DE CASANARE, dando la explicacin por parte de la direccin que por ser una base recientemente creada no se realiz a principio del ao 2010. Se evidencian los convenios interinstitucionales efectuados y se evidencia con una cartilla la cual fue enviada a todo el personal de la FAC. c. SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO BIENESTAR Se evidencian antecedentes de todo el ao 2010 mes por mes de todos los aspectos que implican estas salidas, estas estn muy bien organizadas, divididas en personal de oficiales, suboficiales, cadetes, alumnos, soldados y personal civil; se llevan estadsticas de cumplimiento lo que se refleja en el cumplimiento del 95% del plan. Es de destacar que esta direccin lleva un control estricto de sus salidas, la Teniente Rodrguez Alejandra, tiene un buen conocimiento y durante la auditoria facilito al equipo toda la evidencia fsica de cada una de las salidas establecidas por la direccin. d. CONTROLES AL PROCEDIMIENTO BIENESTAR Se evidencia la escogencia de la caja de compensacin familiar por parte del comando y para todo el personal. Se observa que el cronograma de visitas a las unidades, no fue cumplido en su totalidad, quedando por fuera dos unidades CACOM-2 y 5, debido a la falta de viticos y tiquetes al final de ao 2010.

e. CUMPLIMIENTO PLAN ESTRATGICO FUNCIONAL Se evidencia que la estrategias para facilitar el tiempo familiar y el desarrollo personal en el contexto operacional, no se ha cumplido de acuerdo a las metas propuestas, en las encuestas hechas a las unidades este punto se encuentra muy por debajo del promedio, siendo el nico que no paso las metas propuestas 60%. f. GESTIN DOCUMENTAL Se evidencia que cuatro unidades CACOM-1-3-4 Y CAMAN no enviaron las encuestas de percepcin trimestralmente, evidenciando que solo hay dos por unidad, es decir una semestral, estando establecido que estas deben ser enviadas trimestralmente.

3. CAUSA EFECTO De los hallazgos encontrados se determina el siguiente cuadro para determinar las causas efectos AF/BI AF/AI No se cumple con el nmero de encuestas de percepcin por parte de 4 unidades BI/BF directiva de bienestar. BF/IA dos unidades El Grupo Areo de Casanare no posee No se efecta visitas de la direccin a

4. CONCLUSIONES 1. Se debe establecer la directiva de bienestar para el GRUPO AEREO DE CASANARE, asimismo se debe prever con la nueva base del Amazonas, que esta directiva debe estar escrita desde la puesta en funcionamiento de esta unidad. 2. Se debe planear con anticipacin los viticos y tiquetes areos, con el fin de cumplir a cabalidad el cronograma de visitas; asimismo se deben buscar otras opciones como vuelos fuerza area y coordinacin de alimentacin y estada en las bases, a fin de no generar viticos, cuando estos por fuerza mayor sean cancelados.

3. Se debe dar estricto cumplimiento a las encuestas de percepcin por parte de las unidades, ya que estas son fundamentales para alimentar las estadsticas de la direccin; se deben establecer medios represivos, a las unidades que fallen en el envi de estos. 4. En general el personal tiene un buen dominio del proceso, existen buenas evidencias de los diferentes aspectos auditados, se lleva organizadamente por medio de cuadros en Excel toda la estadstica, se recomienda hacer uso de medios ms modernos para llevar esta estadstica, sin embargo como se ha lleva hasta ahora, el mtodo es efectivo.