Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales

Departamento Economa y Contadura Pblica

Auditoria Interna
Tema: Control I

Donald J. Herrera Prez, CIA, CPA

Donald J. Herrera Prez, CIA, CPA

NUEVO ENFOQUE DE
CONTROL INTERNO

A. Pronunciamientos de Control

Donald J. Herrera Prez, CIA, CPA

Definicin segn Glosario Control

Cualquier medida que tome la direccin, el Consejo y otras partes, para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos.
La direccin planifica, organiza y dirige la realizacin de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarn los objetivos y metas.

Donald J. Herrera Prez, CIA, CPA

Control Organizacional
a. Organizacin es la forma en que los esfuerzos individuales dentro de una entidad estn asignados e integrados para el logro de los objetivos y metas de la organizacin. 1) Las asignaciones de puestos 2) La integracin del personal b. Control organizacional es el medio para lograr el uso ms eficaz posible de los acuerdos organizacionales. 1) Es parte del proceso de control 2) Corresponde a los aspectos claves de control 3) Consiste en: El diseo de acuerdos para lograr los objetivos y la re-evaluacin y modificacin continua del diseo.

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Control Organizacional
c. Los Elementos generales de los sistemas de control aplicables a los procedimientos son: 1) Establecer estndares para las operaciones a controlar.

2) Medir el desempeo contra los estndares.

3) Examinar y analizar los desvos. 4) Tomar accin correctiva. 5) Re-evaluar los estndares segn la experiencia.

Donald Jos Herrera Prez, CIA

Control Organizacional
d. Ejemplo de principales tipos de Problemas organizacionales y asuntos de conflictos. Pueden resultar tiles para comprender el proceso organizativo y sus controles. 1) Los objetivos se cumplen por medio de la gente. En consecuencia, las relaciones organizacionales deben ser entre gente. Las relaciones de actividad-autoridad entre individuos son muy relevantes. 2) Una actividad se divide en asignaciones de trabajo. Las asignaciones de trabajo estn, entonces, integradas para cumplir con los objetivos de la organizacin.

Donald Jos Herrera Prez, CIA

Control Organizacional
Problemas organizacionales y asuntos de conflictos

3) El diseo de la actividad organizacional y su implantacin son fases separadas, si bien estn interrelacionadas.
a) En la fase de diseo lo racional (incluyendo los objetivos) es lo ms importante. b) En la fase de implantacin la dimensin humana es lo ms importante.

4) Los acuerdos (aspectos) organizacionales estn basados en decisiones de juicio.

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Control Organizacional
Problemas organizacionales y asuntos de conflictos 5) Muchos acuerdos organizacionales estn basados en intercambios entre alternativas.

6) La asignacin de responsabilidades organizacionales produce a veces conflicto entre diferentes responsabilidades, personalidades, etc.
7) Los acuerdos organizacionales deben estar basados en los objetivos gerenciales.

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Control Organizacional
Al implantar estructuras organizacionales, pueden encontrarse numerosos problemas de aplicacin. 1) Agrupar actividades en forma eficaz plantea las siguientes preguntas: a) Cunta especializacin? b) Cunto control para proteccin y eficiencia? c) La departamentalizacin, es funcional o no funcional? d) Cunta descentralizacin? e) La responsabilidad por los beneficios, puede ser fija? f) Cunto personal? g) Cuntos departamentos de servicios? h) Cmo se logra el balance del nfasis? i) Cul debera ser el alcance del control? j) Cunta coordinacin formal?
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Control Organizacional
2) Lograr relaciones operativas eficaces implica: a) Eficacia en la delegacin b) Calidad en la supervisin

c) Adecuacin de la informacin proporcionada d) Adecuacin de la participacin e) Eficacia en la utilizacin del personal f) Adecuado reconocimiento de objetivos comunes g) Clara definicin de recompensas y penalizaciones h) Calidad en el liderazgo
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Control Organizacional
3) Las siguientes son consideraciones adicionales: a) Los organigramas formales son necesarios, pero la organizacin informal debe ser: i) Vigilada y comprendida. ii) Modificada segn sea conveniente, para alentar la conformidad con las metas de la organizacin. b) Los recursos humanos y sus interrelaciones deben ser administrados eficazmente. c) Los acuerdos organizacionales deben: i) Ser adaptados al estilo gerencial. ii) Estar enlazados con el proceso gerencial total. iii) Responder a las condiciones cambiantes

Control Organizacional
f. Mantener control organizacional 1) El control organizacional debe ser re-evaluado constantemente. El re-evalo de los acuerdos organizacionales es el elemento bsico del proceso de control organizacional. 2) Los gerentes deben ser responsables del control organizacional. a) Un gerente debe tomar las acciones que considere apropiadas, aplicndolas dentro del mbito de su autoridad.

b) Un gerente debe canalizar informacin y propuestas hacia la gente adecuada que sea responsable de ese particular aspecto organizacional.

Control Organizacional
Mantener control organizacional

c) Una cantidad considerable del tiempo de un gerente debe estar dedicada a administrar el departamento que supervisa. Este proceso requiere coordinacin con otros departamentos. i) Los nuevos empleados tienen que ser agregados a la nmina de sueldos. ii) Las hojas de utilizacin de tiempo, verificadas, deben enviarse al departamento adecuado. iii) En resumen, el gerente es un embudo a travs del cual pasas alcantarillas.

Control Organizacional
Mantener control organizacional 3) La funcin del personal especial respecto del control organizacional es proporcionar personal que:

a) Tenga la responsabilidad general de coordinar los cambios organizacionales actuales y estudiar las necesidades continuas de la organizacin.
b) Asista a los gerentes en los acuerdos organizacionales. c) Establezca controles que abarquen toda la organizacin respecto de la coordinacin de todos los acuerdos organizacionales.

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Control Organizacional
4) Funcin de la actividad de auditora interna en el control organizacional. a) La actividad de auditora interna es parte del inters que tiene la gerencia por el proceso de control total. Los auditores internos: i) Asisten proporcionando control organizacional. ii) Vigilan los cambios organizacionales.

b) Los auditores internos deben estar familiarizados con los acuerdos (aspectos) organizacionales.
i) Deben comprender la naturaleza de las relaciones entre las operaciones a ser revisadas y los aspectos organizacionales relacionados. ii) El entendimiento establece un punto de referencia para determinar ms adelante cmo operan en la realidad los acuerdos organizacionales.

Control Organizacional
Funcin de la actividad de auditora c) Los auditores internos deben relacionar los acuerdos operativos con las deficiencias operativas. Deben: i) Comprender los conceptos bsicos para evaluar la solidez de los aspectos organizacionales. ii) Tratar de encontrar los factores que llevan a la deficiencia.

iii) Considerar hasta qu punto los aspectos organizacionales existentes son la causa de deficiencias operativas.
d) La actividad de auditora interna debe implantar dentro de su propia funcin el mismo nivel de control organizacional que desea encontrar en la organizacin.

B. Enfoque de Sistemas sobre Control

El Control Interno...

De TODOS Depende.

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QU ES CONTROL INTERNO
Sistema integrado por TODOS LOS NIVELES de la Organizacin, por sus planes, programas, proyectos y normas.

Cultura Organizacional.
Autocontrol y autoevaluacin permanente.

Es mejoramiento continuo.
Es planear y evaluar con herramientas adecuadas.

Es gerenciar por procesos y por proyectos

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QU ES CONTROL INTERNO
Es ADMINISTRAR RIESGOS que afecten el cumplimiento de los objetivos. Es optimizar los recursos de la Organizacin. Es actitud positiva frente al trabajo. Es un apoyo a la gestin del Gerente o Director. Lidera procesos de mejoramiento y de cambios en la Organizacin..

Da cuenta de lo bueno, antes de dar a conocer los errores

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QU NO ES CONTROL INTERNO (Concepcin Tradicional ). No es un control policiaco, ni perseguidor. No es un agente atemorizante. No es obstaculizador de la gestin. No es la Oficina de Control Interno. No es Control Interno Disciplinario. No es control fiscal. No busca errores para acusar. No coadministra ni refrenda actos administrativos. No es externo sino intrnseco a las funciones de la entidad.
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PRINCIPIOS RECTORES DEL CONTROL INTERNO

Igualdad, Moralidad, Eficiencia, Economa, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad, y Valoracin de costos ambientales.
Donald Jos Herrera Prez, CIA

Enfoque a procesos

Donald Jos Herrera Prez, CIA

Enfoque a procesos
Objetivos Especficos

Identificar lo que es un proceso. Identificar lo que es un procedimiento. Identificar lo que es cadena de procesos. Identificar habilidades y destrezas necesarias para el trabajo por procesos.
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Enfoque a procesos

Proceso

Definicin Conjunto de actividades secuenciales, orientadas al logro de un resultado, en las que se agrega valor a un insumo y se contribuye a satisfacer una necesidad. Indica que se hace.
Donald Jos Herrera Prez, CIA

Enfoque a procesos
Caractersticas

Tienen un responsable. Tienen lmites bien definidos . Tienen interacciones bien definidas. Tienen procedimientos documentados y requisitos de entrenamiento. Tienen medidas de evaluacin y objetivos que se relacionan con el usuario del servicio.
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Enfoque a procesos
Intervienen en el proceso

Materiales. Equipos. Capital. Conocimiento. Experiencia. Experticia. Habilidades y destrezas. Personas.

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Enfoque a procesos
Procedimiento

Definicin: Conjunto secuencial de pasos estrechamente vinculados y cronolgicamente dispuestos, en cuya descripcin se indica que hacer, como hacerlo y a quien corresponde hacerlo. Indica como se hace.

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Enfoque a procesos Diagrama de flujo

Definicin: Representacin grfica de unos procedimientos que permite la observacin sistmica de su ejecucin mostrando la dinmica y la lgica de una secuencia de trabajo.

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Smbolos para diagramar procedimientos

OPERACION INICIAR Indica el inicio o terminacin del flujo. Representa la realizacin de una actividad dentro de un procedimiento.

DOCUMENTO

Documento que entra al proceso

si DECISION no

Indica un punto dentro del proceso en que son posibles varios caminos alternativos

Da el sentido de circulacin del flujo

CONECTORES Nro
Pgina

Nro

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El proceso es un sistema

Un cambio de una persona o en una persona, afecta todo el proceso. Un cambio en la totalidad del proceso genera cambios en la totalidad de los recursos y en las personas.
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En los procesos

El xito o el fracaso es compartido entre todos. Cada uno responde por su aporte y el equipo co-responde por el resultado final del proceso.
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Adoptando prcticas de mejoramiento

Al identificar los hechos susceptibles de mejorar, se definen acciones de mejoramiento, los responsables de ejecutarlas, los recursos necesarios y las fechas lmite.

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C. Medios para Lograr el Control

El empleo de todos los medios concebidos en una empresa para promover, dirigir, restringir, gobernar y verificar sus diversas actividades, con el propsito de que ver se alcancen sus objetivos.

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C. Medios para Lograr el Control Estos medios de control incluyen, pero no estn limitados a : 1.Forma de organizacin, 2.Polticas, 3.Sistemas, 4.Procedimientos, 5.Instrucciones, 6.Estndares, 7.Comits, 8.Catlogos, 9.Pronsticos, presupuestos, programas, 10. Informes, registros, listas de verificacin, 11.Mtodos, mecanismos, y 12.Auditora interna.

Tablas de Clasificacion y Valoracion de la Efectividad del Diseo de Controles

Donald Jos Herrera Prez, CIA

Tabla de Clasificacin y Valoracin de Controles

Riesgo Controles Se indica la descripcin del riesgo que debe ser cubierto por los controles Tipo Posibilidad de Error Posibilidad de Salto Total

Se enumeran los controles que pretenden cubrir el riesgo:

Para cada control identificado, se indica si se trata de un control a priori o de un control a posteriori.

Se hace una estimacin, para cada control, de la posibilidad que se cometan errores u omisiones en la ejecucin del control.
Alta Baja Media ... ...

Para cada control, se estiman las posibilidades reales que existen de que el control sea evitado por parte del personal.
Alta Baja Media ... ...

Se emite una valoracin sobre la calidad del control, que tenga en cuenta como el control funciona, ponderndolo con las 2 valoraciones anteriores.

Control 1 Control 2 Control 3 ... Control N

Priori Posteriori Priori ... ...

Malo Bueno Bueno ... ...

Se procede a resumir la valoracin global por cada una de las 2 tipologas de controles: a priori o posteriori A priori A posteriori

Optimos / Buenos / Malos

Optimos / Buenos / Malos

Tabla de Valoracin de la Efectividad del Diseo de un Sistema de Control

A Posteriori Malo Malo La empresa no dispone de controles validos ni a priori ni a posteriori. Existe una elevada probabilidad que se cometan errores u omisiones sin que se puedan detectar. Bueno Los controles a priori son malos, y esto significa que se cometern errores u omisiones. Los controles a posteriori son buenos, pero no dan una garanta que todos los numerosos errores u omisiones que se cometan se puedan detectar. Tanto los controles a priori como los controles a posteriori son buenos. Los controles a priori funcionan satisfactoriamente: en caso de error u omisin, los controles a posteriori identificarn estas situaciones. Es difcil que ambos controles puedan fallar simultneamente. Los controles a priori son ptimos, por lo tanto es muy baja la probabilidad que se verifiquen errores u omisiones. Los buenos controles a posteriori no se utilizarn muy a menudo. Es una situacin de exceso de control y por lo tanto de ineficiencia. Optimo La empresa no dispone de controles a priori. Esto significa que se pueden producir errores u omisiones. Sin embargo, los ptimos controles a posteriori garantizan que se identifiquen todas estas situaciones. Existe una seguridad razonable que todos los errores u omisiones materiales se identifiquen. La empresa dispone de ptimos controles a posteriori, que dan una garanta muy alta que se identificarn todos los posible errores u omisiones. Sin embargo, los controles a priori son buenos, lo que tambin da garantas que sern pocas las ocasiones en que estos errores u omisiones se cometan. Esta situacin ser bsicamente ineficiente. Es evidente que se trata de una clara situacin de exceso de control, y por lo tanto de ineficiencia.

A P r i o r i

Bueno

Los controles a priori son buenos, evitndose la mayora de errores u omisiones. Sin embargo, si estos se cometen, no hay controles a posteriori que permitan identificarlos.

Optimo

El sistema de control se basa todo en la prevencin de los errores y omisiones. La probabilidad que estos se verifiquen es muy baja. En caso de producirse algn error u omisin, este no seria detectado, pero es muy improbable que errores u omisiones materiales se verifiquen.

Cuadro Resumen de la Valoracin de la Efectividad del Diseo de un Sistema de Control

A Posteriori Malo Malo Prevencin: Baja o Nula Deteccin: Baja o Nula Prevencin: Media Deteccin: Baja o Nula Prevencin: Alta Deteccin: Baja o Nula Bueno Optimo

Prevencin: Baja o Nula Prevencin: Baja o Nula Deteccin: Media Deteccin: Alta Prevencin: Media Deteccin: Media Prevencin: Alta Deteccin: Media Prevencin: Media Deteccin: Alta Prevencin: Alta Deteccin: Alta

A Priori

Bueno

Optimo