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MANUAL DE REFERENCIA

ISNOTAS

SOFTWARE PARA EL CONTROL ACADMICO

COLOMBIA 2005
Manual de Referencia de ISNOTAS (Software para el control acadmico) Pgina 2

INSTALACIN DEL ISNOTAS


Esta seccin trata de las caractersticas o requerimientos necesarios para la instalacin y buen funcionamiento del software.

Requerimientos mnimos del sistema.


Sistema Operativo Windows 95 o superior. 100 MB de Espacio libre en Disco. 64 MB de Memoria RAM. Monitor VGA. Procesador Pentium a 500 MHZ o compatible.

Requerimientos del sistema para un ptimo rendimiento.


Sistema Operativo Windows 98 o superior. 100 MB de Espacio libre en Disco. 256 MB de Memoria RAM (o ms) Monitor Color Sper VGA. Procesador Pentium III o Superior.

Cmo instalar el ISNOTAS?


Inserte el CD de instalacin en su unidad de CD-ROM. El asistente de instalacin debe auto ejecutarse automticamente. De no realizarse el proceso automticamente, Ejecute el programa INST_ISNOTAS.EXE que se encuentra en el CD de instalacin. Lea la informacin que aparece en la pantalla de bienvenida y presione el botn Siguiente para continuar con la prxima pantalla. Llene la informacin referente a usted y su Institucin, presione nuevamente el botn Siguiente para continuar con la prxima pantalla. Presione el botn Siguiente para empezar con la instalacin de los archivos necesarios en su computadora.

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Espere a que el programa de instalacin termine de copiar los archivos y presione el botn Finalizar para terminar la instalacin.

Cmo iniciar la sesin de trabajo con el ISNOTAS?


Presione el botn Inicio, luego seleccione la opcin Programas, seguidamente seleccione la opcin ISNOTAS y por ltimo haga doble click en ISNOTAS.

Nota: El instalador crea un icono de acceso directo en el escritorio de Windows, as podr ejecutar el programa con slo hacer doble click sobre dicho icono.

Cmo Configurar los encabezados de los informes y el resto de informacin general referente a su Institucin?
En el men principal del programa, hacer clic en Preferencias, seleccione la opcin Configuraciones, luego la opcin Configuracin General, lo cual le permitir trabajar en el siguiente formulario: (Ver Fig. 1.) Opcin Informacin de la Institucin.

1) Nombre de la Institucin: En esta casilla usted puede escribir el texto principal de su razn social. 2) NIT: Digite aqu el nmero de identificacin de su Institucin. 3) Direccin: Digite la direccin de su Laboratorio Clnico
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4) Telfonos: Digite el (los) nmero(s) de telfono(s) de su laboratorio clnico. 5) Resolucin: Digite aqu la Resolucin DIAN que le ha sido asignada a su institucin. - Opcin Encabezados: Le permite configurar el encabezado que usted desee en sus boletines e informes (Ver Fig2)

1. Configurar encabezado: haga click en esta ventana y configure sus encabezados a su estilo de trabajo con las herramientas que le brinda el software tales como centrar, colocar negrilla, cambiar el tipo de letra; es decir, como si estuviera utilizando un documento en Word. 2. Configurar logotipo: Con este botn usted puede seleccionar el logotipo que se debe imprimir en los informes de resultados (solo se aceptan imgenes en formato Bmp, Jpg o Jpeg). Esta imagen debe tener un tamao mnimo de 115 pxeles de ancho y 85 pxeles de alto para que no sufra ninguna deformacin al momento de imprimirla. Claro esta que usted puede seleccionar una imagen de un tamao mayor pero que guarde la misma relacin de medidas (ancho por alto), por ejemplo 230 x 170, ya que el programa se encargar de acomodarla al tamao 115 x 85. Si su imagen no guarda esta relacin, usted notar una deformacin (estirado o recogido) al momento de imprimir, le aconsejo modificar su logotipo para que se acomode al tamao antes mencionado. 2.1. Usar logotipo en los boletines: Al hacer click en esta opcin, usted est decidiendo

utilizar un logotipo para su impresin de boletines. A la vez le activa la opcin de escoger haca que lado de la hoja quiere ver impreso el logotipo. 2.2. Conservar espacio del logotipo: esta opcin le permite conservar el espacio

correspondiente del logotipo; si se activa la casilla de usar logotipo en los boletines, esta opcin va a depender del tipo de alineacin que le haya escogido para el mismo. Si no se
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activa la casilla de usar el logotipo en los boletines sta opcin si conserva el espacio correspondiente del logotipo

3. Vista preliminar: Con este botn usted puede hacer una vista preliminar del encabezado sin necesidad de grabar, es decir, usted puede hacer varios cambios en la informacin de pantalla y previsualizar las veces que desee, pero esta informacin no ser grabada hasta que usted pulse el botn Aceptar. 4. Encabezado del Carnet: Digite aqu lo que usted desea que aparezca en el encabezado de los carnets, generalmente es el nombre de la Institucin.

Despus de realizar los cambios necesarios en esta pantalla, usted debe presionar el botn Aceptar para guardar dichos cambios.

Nota: Esta pantalla de vista preliminar tambin puede ser utilizada para imprimir hojas con su logotipo y encabezado de pgina, ya que al presionar el botn de previsualizar usted tiene disponible el icono de imprimir, es ms, usted puede modificar su encabezado y/o logotipo, hacer la vista preliminar, imprimir las copias que desee y al cerrar la vista preliminar puede decidir si desea grabar o cancelar los cambios realizados utilizando los botones de Aceptar o Cancelar.

Nota: Si la Institucin posee papelera para los informes ya timbrada con el membrete; seleccione del men principal la opcin Preferencias, y desactivar la opcin Encabezados en los informes, es decir, quitarle el chulo que este tiene hacindole click.

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FORMULARIO DE USUARIOS
Una vez ha iniciado una seccin de trabajo en el programa, ste solicita el nombre del usuario que entrar a la seccin de trabajo y con ello una clave o password del mismo. Debido a que el ISNOTAS contiene un sinnmero de opciones de trabajo en una Institucin, maneja un usuario llamado Supervisor cuyo clave al utilizar por primera vez el programa es Supervisor

Archivo de Usuarios
Seleccione del men principal la opcin Preferencias y luego la opcin Configuraciones, luego la opcin Configurar usuarios, la cual le permitir ver la siguiente pantalla (ver Fig. 3)

1.

Usuario: En esta casilla aparecen registrados todos los usuarios que tengan acceso al sistema

2.

Configure las opciones para este usuario: en estas cajas de chequeo aparecen todas las opciones del programa que pueden restringirse o dar acceso a los usuarios.

3. 4.

Clave de acceso: en esta casilla aparece la clave o password de cada uno de los usuarios. Bloquear ingreso de ste usuario al sistema: esta cajita de chequeo restringe por completo el acceso de un usuario al sistema.

Nota: Esta ventana de configuracin de usuarios solo es permitida a ser utilizada por el Supervisor.
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Cmo Adicionar Usuarios?


Teniendo activa la ventana de configurar usuarios hacer clic en el botn Nuevo, esta opcin le permitir ver la siguiente pantalla (ver Fig. 4)

1. Usuario: Aqu digite el nombre del nuevo usuario 2. Clave de acceso aqu digite la clave o password que va a utilizar para ingresar al sistema 3. Confirme la clave: Aqu debe confirmar la clave o password digitndola nuevamente.

Despus de realizado todo el proceso hacer clic en Aceptar para Grabar o guardar al usuario. Una vez realizado esto el usuario debe aparecer en la casilla 1. de configuracin de usuarios; por tanto hay que escoger haciendo clic en las cajas de chequeo de la misma ventana las opciones a las cuales ste usuario debe tener acceso.

En caso de olvido de la clave o password de cualquiera de los usuarios, el supervisor podr consultar dicha clave en la ventana de Configuracin de usuarios. Haciendo clic en la caja de chequeo que aparece en el margen derecho de la casilla donde se encuentra oculta la clave.

Cmo cambiar de usuario?


Seleccione del men principal Preferencias, luego la opcin usuario, luego la opcin Cambio de usuario. Automticamente se activa la ventana de usuarios. Nota: Es recomendable en las Instituciones donde hay ms de una persona con acceso al sistema, activar esta opcin cada vez que sea necesario dejar el sistema solo.

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Cmo cambiar contrasea o clave?


Seleccione del men principal la opcin Preferencias, luego Usuarios, y por ltimo la opcin Cambio de clave, aqu digite la nueva clave o password que desee utilizar y confrmela en la casilla siguiente digitndola nuevamente. Por ltimo hacer clic en el botn Aceptar.

Cmo desactivar la opcin de usuarios al iniciar la seccin de trabajo?


Seleccione del men principal la opcin Preferencias, luego la opcin configuraciones y luego la opcin Otras configuraciones, quitar el chulo de chequeo que tiene la opcin pedir identificacin al ingresar al sistema. Despus de realizar esto hacer clic en el botn Aceptar.

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FORMULARIO DE ESTUDIANTES
Contiene todo lo relacionado con los datos personales de los estudiantes.

Cmo Adicionar Estudiantes?


Seleccione del men principal la opcin Archivo y luego la opcin estudiantes, la cual le permitir ver la siguiente pantalla (ver Fig. 5) En esta pantalla usted digitar la informacin personal de los estudiantes, dicha informacin debe ser muy completa y veraz.

1. Cdigo: En esta casilla digite el nmero o cdigo que identifica al estudiante en el plantel. S al digitar el cdigo del estudiante y pulsar la tecla Enter le aparecen datos en la pantalla, significa que ya el estudiante existe. 2. Nombres: En esta casilla debe escribir los Nombres completos del estudiante 3. Apellidos: En esta casilla debe escribir los Apellidos completos del estudiante. 4. Nmero de Identificacin: En esta casilla introduzca el Numero de Identificacin del estudiante, solo puede escribir valores numricos,

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5. Tipo de id: Seleccione de la lista el Tipo de identificacin del estudiante, ya sea cdula de ciudadana (C.C), cdula de extranjera (C.E), tarjeta de identidad(T.I), entre otros. 6. Lugar de documento de identificacin: Digite aqu el nombre del Municipio o ciudad a donde pertenece el documento de identificacin del estudiante. 7. Gnero: Seleccione el sexo del estudiante. 8. Fecha Nacimiento: En este campo debe digitar la Fecha de Nacimiento del estudiante en formato (Da/Mes/Ao) o puede seleccionarla del calendario que aparece al hacer click en el icono interno que representa al calendario. Despus de haber digitado la fecha de

nacimiento, la Edad del paciente es calculada automticamente. 9. Lugar de Nacimiento: Digite aqu el nombre del Municipio o ciudad donde naci el estudiante. 10. Direccin: En esta casilla digite la Direccin de residencia del estudiante. 11. Barrio/Casero: En esta casilla digite el nombre del Barrio o Casero en que habita el estudiante. 12. Telfono: En esta casilla digite el(los) Nmero(s) de Telfono de la residencia del estudiante. 13. Ciudad/Municipio: En esta opcin seleccione la Ciudad de Residencia del estudiante, si es una vereda entonces puede seleccionar el municipio a que corresponda dicha vereda. 14. Zona: Indique el Carcter de la zona en que habita el estudiante (1- Urbana, 2- Rural). 15. Localidad/Vereda: Indique el nombre de la localidad o vereda en que habita el estudiante, dado el caso de que la zona sea Rural. 16. Estrato: En esta casilla indique el cdigo del estrato socio-econmico en que se encuentra ubicado el estudiante, puede indicar un nmero entre 0 y 6, 9 si no aplica. 17. Sisben: Digite aqu el nivel de Sisben asignado al estudiante, puede ser un nmero entre 0 y 2 9 si no aplica. 18. Tipo de Sangre: Indique el grupo sanguneo que posee el estudiante, seleccione uno de la lista. 19. Prov. Sector Privado: seleccione en caso de que el estudiante que est siendo registrado provenga del sector privado. 20. Prov. De Otro Municipio: Seleccione en caso de que el estudiante que est siendo registrado provenga de otro municipio.

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21. Poblacin vctima del conflicto: Seleccione una opcin de la lista para sealar la condicin del estudiante. 22. Municipio de Desplazamiento. En caso que la opcin elegida en la casilla anterior est entre 1 y 3, entonces deber escoger una Ciudad/Municipio, de la lista. 23. Tipo Discapacidad: Seleccione un tipo de discapacidad de la lista, en caso de no aplicar escoja la opcin 99- No Aplica. 24. Capacidades excepcionales: Seleccione el tipo de capacidad excepcional del estudiante en caso de no aplicar escoja la opcin 9- No Aplica. 25. Etnia: Seleccione la etnia a la cual pertenece el estudiante en caso de no aplicar seleccione 000 No Aplica. 26. Resguardo: Seleccione el resguardo al cual pertenece el estudiante en caso de no aplicar seleccione 000 No Aplica. 27. Institucin de Bienestar Familiar: Digite en esta casilla el nombre de la institucin de bienestar familiar de la cual proviene el estudiante. 28. ARS: En esta casilla digite el nombre Empresa Administradora de rgimen subsidiado. 29. EPS: En esta casilla digite el nombre de la entidad promotora de salud. 30. Nombre del Padre: Digite aqu el nombre del padre del estudiante 31. Direccin del padre: En esta casilla digite la Direccin de residencia del padre. 32. Telfono: En esta casilla digite el(los) Nmero(s) de Telfono de la residencia del padre. 33. Nombre de la madre: Digite aqu el nombre de la madre del estudiante. 34. Direccin de la madre: En esta casilla digite la Direccin de residencia de la madre. 35. Telfono: En esta casilla digite el(los) Nmero(s) de Telfono de la residencia de la madre. Informacin de otras instituciones: En este formulario de estudiantes este botn es solamente para consultar las instituciones donde ha estado estudiando con anterioridad el estudiante.

Despus de haber incluido toda la informacin necesaria, haga click en el botn Agregar para Guardar o Grabar el registro.

Nota: En caso de no conocer el cdigo del estudiante, haga click en el icono representado por una lupa para hacer una bsqueda por nombre o apellido segn como le sea ms cmodo.

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Cmo Modificar Datos de un Estudiante?


Teniendo activo el formulario de estudiantes, digite el cdigo del estudiante al cual se le desea modificar sus datos, presione la tecla Enter, y cuando el registro se encuentre en pantalla haga click en el botnModificar, luego seleccione y modifique los datos del (los) campo(s) a corregir y por ultimo haga click en el botnGrabar.

Nota: Cuando se presiona el botnModificar, note usted que el botn Agregar se cambia por Grabar, y el botn Salir por Cancelar.

Cmo Eliminar (Borrar) un estudiante?


Teniendo activo el formulario de estudiantes digite el cdigo del estudiante que desee eliminar y presione la tecla Enter, cuando el registro se encuentre en la pantalla haga click en el botn Eliminar, y luego responda al mensaje de confirmacin para eliminar el estudiante.

Nota: Cuando el estudiante se encuentre relacionado con cualquier movimiento de la Institucin, el programa no permitir eliminar dicho estudiante.

Cmo Modificar el cdigo del estudiante?


Seleccione del men principal la opcin Actividades y luego la opcin Correccin, por ltimo corregir cdigo del estudiante, la cual le permitir ver la siguiente pantalla (ver Fig. 6)

1. Cdigo actual: Digite el cdigo de identificacin errado que se le digito al estudiante 2. Cdigo nuevo: Digite el cdigo de identificacin correcto del estudiante.

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Despus de digitado el cdigo correcto, hacer click en el botn Aceptar NOTA: En caso de no conocer el cdigo del estudiante, haga click en el icono representado por una lupa para hacer una bsqueda por nombre o apellido segn como le sea mas cmodo.

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FORMULARIO DE PROFESORES
Hace referencia a todos los datos personales de los profesores que laboran en el plantel.

Cmo Adicionar Profesores?


Seleccione del men principal la opcin Archivo y luego la opcin Profesores, la cual le permitir ver la siguiente pantalla (ver Fig.7). En esta pantalla usted debe digitar la informacin de los profesores que contendr la base de datos.

1. Cdigo: En esta casilla introduzca el Cdigo o un consecutivo numrico que quieran llevar en la Institucin para identificar a los profesores. 2. Nombres: En esta casilla escriba los Nombres completos del profesor. 3. Apellidos: En esta casilla escriba los Apellidos completos del Profesor. 4. Nmero de Identificacin: En esta casilla escriba el nmero de identificacin del profesor. 5. Tipo de id: Seleccione de la lista el Tipo de identificacin del profesor, ya sea cdula de ciudadana (C.C), cdula de extranjera (C.E), tarjeta de identidad(T.I), entre otros. 6. Lugar documento Id: : Digite aqu el nombre del Municipio o ciudad donde sac el documento de identificacin el profesor. 7. Sexo: Seleccione el sexo del estudiante.

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8. Fecha Nacimiento: En este campo debe digitar la Fecha de Nacimiento del estudiante en formato (Da/Mes/Ao) o puede seleccionarla del calendario que aparece al hacer click en el icono interno que representa al calendario. Despus de haber digitado la fecha de

nacimiento, la Edad del paciente es calculada automticamente. 9. Lugar de Nacimiento: Digite aqu el nombre del Municipio o ciudad donde naci el estudiante. 10. Direccin: En esta casilla digite la Direccin de residencia del estudiante. 11. Telfono: En esta casilla digite el(los) Nmero(s) de Telfono de la residencia del estudiante. 12. Ciudad: En esta opcin seleccione la Ciudad de Residencia del estudiante, si es una vereda entonces puede seleccionar el municipio a que corresponda dicha vereda. 13. Ttulo: Digite aqu el ttulo Universitario o tecnolgico que tenga el profesor. 14. Otros (Ttulos, Especializaciones, Post-grados): Espacio reservado para anotaciones referentes a ttulos, especializaciones, y postgrados adicionales a la informacin suministrada anteriormente en el capo Ttulo. 15. Escalafn: Indique el grado de escalafn docente en que est ubicado el profesor. 16. Retirado: Seale si el profesor ha sido retirado de la institucin. 17. Resolucin del Escalafn: Escriba el nmero de la resolucin con la cual se aprob el grado de escalafn, en que se encuentra el docente. Teniendo activo el formulario de Profesores, y despus de haber incluido toda la informacin necesaria, haga click en el botn Agregar para Guardar o Grabar el registro.

Cmo Modificar Datos de un Profesor?


Teniendo activo el formulario de profesores, digite el cdigo del profesor al cual se le desea modificar sus datos, presione la tecla Enter, y cuando el registro se encuentre en pantalla haga click en el botn Modificar, luego seleccione y modifique los datos del (los) campo(s) a corregir y por ultimo haga click en el botn Grabar.

En caso de no conocer el cdigo del profesor, haga click en el icono representado por una lupa para hacer una bsqueda por nombre o apellido segn como le sea mas cmodo.

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Nota: Cuando se presiona el botn Modificar, note usted que el botn Agregar se cambia por Grabar, y el botn Salir por Cancelar.

Cmo Eliminar (Borrar) un Profesor?


Teniendo activo el formulario de Profesor, digite el cdigo del profesor que desee eliminar y presione la tecla Enter, cuando el registro se encuentre en la pantalla haga click en el botn Eliminar y luego responda al mensaje de confirmacin para eliminar al profesor.

Nota: Cuando el profesor se encuentre relacionado con cualquier movimiento de la institucin, el programa no permitir eliminar dicho profesor.

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FORMULARIO DE CARGA ACADEMICA


Hace referencia a todo lo relacionado con la carga acadmica de la Institucin, es decir la asignacin de Profesores a cada grupo existente en la Institucin.

Cmo Organizar la Carga Acadmica?


Seleccionar del men principal la opcin Archivos, luego la opcin Carga Acadmica, le mostrar la siguiente ventana. (ver fig 8)

1. Seleccione el Curso, Grupo y jornada, al cual desea asignar el profesor. 2. En caso de querer cambiar el profesor a la asignatura, escoger la asignatura que se quiere cambiar el profesor, hacer click en el botn Quitar Prof. Y de nuevo selecciona el profesor deseado para dicha asignatura.

Nota: para poder organizar la carga acadmica se debe configurar por anticipado los profesores, grupos, asignaturas, grados y jornadas.

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FORMULARIO DE GRADOS
Hace referencia a todo lo relacionado con los grados que ofrece la Institucin.

Cmo Adicionar Grados?


Seleccione del men principal la opcin Archivo y luego la opcin Grados, lo cual le permitir ver la siguiente pantalla (ver Fig. 9).

1. 2. 3.

Cdigo: En esta casilla digite un cdigo numrico para identificar el grado en el sistema. Nombre: En esta casilla escriba el Nombre del grado. Nivel: Determine el nivel al cual pertenece el grado seleccionado (Preescolar, primaria, secundaria y media).

4.

Grado (al que equivale): Seleccione el Grado especificado en la Resolucin 166, al cual equivale el grado seleccionado.

Despus de haber incluido toda la informacin necesaria sobre los grados, haga click en el botn Agregar para Guardar o Grabar el registro.

Nota: En caso de no conocer el cdigo del grado, haga click en el icono representado por una lupa para hacer una bsqueda en el listado de grados organizado por nombre.

Cmo Modificar el nombre de un Grado?


Teniendo activo el formulario de grados, digite el cdigo del grado al cual se le desea modificar sus nombre, presione la tecla Enter, y cuando el registro se encuentre en pantalla haga click en el botn Modificar, luego seleccione y modifique los datos del(los) campo(s) a corregir y por ultimo haga click en el botn Grabar.
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Nota: Cuando se presiona el botn Modificar, note usted que el botn Agregar se cambia por Grabar, y el botn Salir por Cancelar.

Cmo Eliminar (Borrar) un Grado?


Teniendo activo el formulario de grados digite el cdigo del grado que desee eliminar y presione la tecla Enter, cuando los datos se encuentre en la pantalla haga click en el botn Eliminar y luego responda al mensaje de confirmacin para eliminar el grado.

Nota: Cuando el grado se encuentre relacionado con cualquier movimiento de la institucin, el programa no permitir eliminar dicho grado.

Cmo modificar el cdigo de un Grado?


Seleccione del men principal la opcin Actividades y luego la opcin Correccin por ltimo la opcin Corregir cdigo de grado, la cual le permitir ver la siguiente pantalla (ver Fig. 10)

1. Cdigo actual: Digite el nmero o cdigo errado que se le digito al grado. 2. Cdigo nuevo: Digite el nmero o cdigo correcto del grado.

NOTA: En caso de no conocer el cdigo del grado, haga click en el icono representado por una lupa para hacer una bsqueda por nombre.

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FORMULARIO DE JORNADAS
Mediante ste formulario se pueden anexar o suprimir jornadas segn sea el caso de cada institucin

Cmo Adicionar las Jornadas?


Seleccione del men principal la opcin archivos, luego la opcin Jornadas. Observar la siguiente ventana. (Ver fig. 11)

1. Cdigo: En esta casilla digite un cdigo numrico para identificar la jornada en el sistema. 2. Nombre: En esta casilla escriba el Nombre de la jornada. 3. Tipo de Jornada: Seleccione el Tipo de Jornada, al cual equivale, la jornada creada. 4. Metodologa: Seleccione la metodologa con la cual se trabaja en la jornada especificada.

Despus de haber incluido toda la informacin necesaria sobre las jornadas, haga click en el botn Agregar para Guardar o Grabar el registro.

Nota: En caso de no conocer el cdigo de la jornada, haga click en el icono representado por una lupa para hacer una bsqueda en el listado de grados organizado por nombre.

Cmo Modificar el nombre de una Jornada?


Teniendo activo el formulario de Jornadas, digite el cdigo de la jornada al cual se le desea modificar sus nombre, presione la tecla Enter, y cuando el registro se encuentre en pantalla haga click en el botn Modificar, luego seleccione y modifique los datos del(los) campo(s) a corregir y por ultimo haga click en el botn Grabar.

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Nota: Cuando se presiona el botn Modificar, note usted que el botn Agregar se cambia por Grabar, y el botn Salir por Cancelar.

Cmo Eliminar (Borrar) una Jornada?


Teniendo activo el formulario de jornadas digite el cdigo de la jornada que desee eliminar y presione la tecla Enter, cuando los datos se encuentre en la pantalla haga click en el botn Eliminar y luego responda al mensaje de confirmacin para eliminarla jornada.

Nota: Cuando la jornada se encuentre relacionada con cualquier movimiento de la institucin, el programa no permitir eliminar dicha jornada.

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FORMULARIO DE GRUPOS

Cmo adicionar Grupos?


Seleccionar del men principal la opcin Archivos, luego la opcin Grupos, le mostrar la siguiente ventana (ver fig. 12).

1. Ao: digite aqu el ao en el que va a organizar los grupos. Por defecto siempre que se active la ventana tomar el ao que tenga el sistema actual. 2. Grado: Seleccione aqu el grado al cual le va a organizar el o los grupos 3. Grupo: Digite aqu un cdigo que identificar al grupo en el sistema. En caso de haber varios grupos del mismo grado lo ms recomendable es organizarlos por letras o nmeros consecutivos. Ej: el Grado tercero tiene grupos A, B y C. 4. Jornada: Seleccione la jornada a la cual pertenece el grupo 5. Profesor (Director de grupo): Seleccione aqu el profesor asignado como director del grupo.

Despus de haber digitado toda la informacin necesaria para la organizacin del grupo hacer click en el botn Agregar para guardar o grabar la informacin.

Nota: En caso de que el grupo ya existe, haga click en el icono representado por una lupa que dice Buscar grupo.

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Cmo Modificar los datos de un Grupo?


Teniendo activo el formulario de grupos, seleccione el grupo haciendo click en el botn Buscar grupo, presione la tecla Enter, y cuando el registro se encuentre en pantalla haga click en el botn Modificar, luego seleccione y modifique los datos del(los) campo(s) a corregir y por ultimo haga click en el botn Grabar.

Nota: Cuando se presiona el botn Modificar, note usted que el botn Agregar se cambia por Grabar, y el botn Salir por Cancelar.

Cmo Eliminar (Borrar) un Grupo?


Teniendo activo el formulario de grupos, seleccione el grupo que desee eliminar y presione la tecla Enter, cuando los datos se encuentre en la pantalla haga click en el botn Eliminar y luego responda al mensaje de confirmacin para eliminar el grupo.

Nota: Cuando el grupo se encuentre relacionado con cualquier movimiento de la institucin, el programa no permitir eliminar dicho grupo.

Cmo Hacer el cambio de grupo o jornada a un estudiante?


Seleccione del men principal la opcin Actividades, luego la opcin Correccin, y por ltimo la opcin Cambio de Jornada y/o grupo. (ver fig. 13) Digite el cdigo del estudiante y seleccione el nuevo grupo o jornada en la cual desea que dicho estudiante quede. Por ltimo hacer click en el botn Grabar.

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FORMULARIO DE AREAS

Cmo Adicionar las reas?


Seleccione del men principal la opcin archivos, luego la opcin reas. Observar la siguiente ventana. (Ver fig. 14)

1. Cdigo: En esta casilla digite un cdigo numrico para identificar el rea en el sistema. 2. Nombre: En esta casilla escriba el Nombre del rea.

Despus de haber incluido toda la informacin necesaria sobre las reas, haga click en el botn Agregar para Guardar o Grabar el registro.

Nota: En caso de no conocer el cdigo del rea, haga click en el icono representado por una lupa para hacer una bsqueda en el listado de reas organizado por nombre.

Cmo Modificar el nombre de un rea?


Teniendo activo el formulario de reas, digite el cdigo del rea a la cual se le desea modificar sus nombre, presione la tecla Enter, y cuando el registro se encuentre en pantalla haga click en el botn Modificar, luego seleccione y modifique los datos del(los) campo(s) a corregir y por ultimo haga click en el botn Grabar.

Nota: Cuando se presiona el botn Modificar, note usted que el botn Agregar se cambia por Grabar, y el botn Salir por Cancelar.

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Cmo Eliminar (Borrar) un rea?


Teniendo activo el formulario de reas, digite el cdigo del rea que desee eliminar y presione la tecla Enter, cuando los datos se encuentren en la pantalla haga click en el botn Eliminar y luego responda al mensaje de confirmacin para eliminar el rea.

Nota: Cuando el rea se encuentre relacionada con cualquier movimiento de la institucin, el programa no permitir eliminar dicha rea.

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FORMULARIO DE ASIGNATURAS Cmo Adicionar Asignaturas?


Seleccione del men principal la opcin archivos, luego la opcin Asignaturas, observar la siguiente ventana (ver fig. 15)

1. Cdigo: Digite aqu el cdigo que desea para la identificacin de la asignatura en el sistema. 2. Nombre de la asignatura: Digite aqu el nombre de la asignatura 3. Grado: Seleccione el grado al cual pertenece la asignatura. 4. rea: Seleccione el rea a la cual pertenece la asignatura. 5. Horas Sem: Digite aqu el nmero de horas semanales que deben ver los estudiantes la asignatura. 6. Orden Imp.: Digite el orden en que desea que la asignatura sea impresa en el boletn. 7. Abreviatura: Digite la abreviatura con la que se identificar la asignatura en las sbanas. 8. Incluir esta asignatura en las sbanas por grupo: seleccione si desea que esta asignatura sea incluida en las sbanas por grupo.

Despus de haber digitado toda la informacin necesaria para la asignatura hacer click en el botn Agregar.

Cmo Modificar una Asignatura?


Teniendo activo el formulario de Asignaturas, digite el cdigo de la asignatura a la cual se le desea modificar sus datos, presione la tecla Enter, y cuando el registro se encuentre en pantalla

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haga click en el botn Modificar, luego seleccione y modifique los datos del(los) campo(s) a corregir y por ultimo haga click en el botn Grabar.

En caso de no conocer el cdigo de la asignatura, haga click en el icono representado por una lupa para hacer una bsqueda en el listado de asignaturas organizado por nombre.

Nota: Cuando se presiona el botn Modificar, note usted que el botn Agregar se cambia por Grabar, y el botn Salir por Cancelar.

Cmo Eliminar (Borrar) una Asignatura?


Teniendo activo el formulario de asignaturas, digite el cdigo de la asignatura que desee eliminar y presione la tecla Enter, cuando los datos se encuentren en la pantalla haga click en el botn Eliminar y luego responda al mensaje de confirmacin para eliminar la asignatura.

Nota: Cuando la asignatura se encuentre relacionada con cualquier movimiento de la institucin, el programa no permitir eliminar dicha asignatura.

Cmo modificar el cdigo de una asignatura?


Seleccione del men principal la opcin Actividades y luego la opcin Correccin por ltimo la opcin Corregir cdigo de asignatura, la cual le permitir ver la siguiente pantalla (ver Fig. 16)

1. cdigo actual: Digite el nmero o cdigo errado que se le digito a la asignatura. 2. Cdigo nuevo: Digite el nmero o cdigo correcto de la asignatura.

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NOTA: En caso de no conocer el cdigo de la asignatura, haga click en el icono representado por una lupa para hacer una bsqueda por nombre.

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FORMULARIO DE LOGROS Cmo adicionar Logros?


Seleccione del men principal la opcin Archivos, luego la opcin Logros; observar la siguiente ventana (ver fig. 17)

1. Cdigo: Digite aqu el cdigo del logro 2. Grado: Seleccione el grado al cual le va a digitar los logros. 3. Asignatura: Seleccione aqu la asignatura a la cual se le va a digitar el o los logro(s) 4. Descripcin del logro: Hacer clic en esta ventana para describir el logro.

Siempre que se valla a crear un nuevo logro se debe hacer click en el botn Nuevo. Si se desea que la ventana de descripcin del logro quede limpia al momento de crear un nuevo logro, se debe chequear la cajita que dice Limpiar el texto al crear un nuevo logro.

Despus de haber hecho la descripcin del logro se debe hacer click en el botn Grabar.

Cmo Copiar logros de una asignatura a otra?


Teniendo la ventana activa de logros, seleccione el logro que desea copiar de una asignatura a otra, haga click en el botn Copiado, observar la siguiente ventana. (ver fig. 18)
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Seleccione aqu el grado y la asignatura a la cual desea copiarle los logros. Seleccione en las cajitas de chequeo como desea que se copien esos logros. Hacer click en el botn grabar luego de haber digitado toda la informacin necesaria.

Cmo Modificar el texto de un Logro?


Teniendo activo el formulario de Logros, Seleccione primero el grado y la asignatura a la cual pertenece el logro, digite el cdigo del logro al cual se le desea modificar sus datos, presione la tecla Enter, y cuando el registro se encuentre en pantalla haga click en el botn Modificar, luego seleccione y modifique los datos del(los) campo(s) a corregir y por ultimo haga click en el botn Grabar.

En caso de no estar seguro de cual es el cdigo del logro, seleccione el logro en el listado que aparece a la derecha de la ventana activa, de esta forma podr ver el texto de cada uno y seleccionar cual desea modificar.

Cmo Eliminar (Borrar) un logro?


Teniendo activo el formulario de logros, digite el cdigo del logro que desea eliminar y seleccione el grado y la asignatura a la cual pertenece dicho logro, presione la tecla Enter, cuando los datos se encuentre en la pantalla haga click en el botn Eliminar y luego responda al mensaje de confirmacin para eliminar el logro.

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Nota: Cuando el logro se encuentre relacionado con cualquier movimiento de los boletines, el programa no permitir eliminar dicho logro.

Cmo Imprimir el listado de logros de una asignatura?


Seleccione del men principal la opcin Informes, luego la opcin listado de logros (ver fig. 19)

Seleccione el grado y la asignatura, haga click en el botn Vista Preliminar, por ltimo hacer click en el icono de impresin.

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FORMULARIO DE DEPARTAMENTOS
Seleccione del men principal la opcin Archivo y luego la opcin Departamentos, lo cual le permitir ver la siguiente pantalla (ver Fig.20). En esta pantalla usted captura el Cdigo y el Nombre de los Departamentos de su pas. Existe un cdigo establecido por el gobierno de cada pas.

1. Cdigo: En esta casilla introduzca el Cdigo del Departamento, este debe ser mximo de 2 caracteres numricos. S al digitar el Cdigo del Departamento y pulsar la tecla Enter le aparecen datos en la pantalla, significa que ya el Departamento existe 2. Nombre del departamento: En esta casilla escriba el Nombre del Departamento.

Cmo Adicionar Departamentos?


Teniendo activo el formulario de Departamentos y despus de haber incluido toda la informacin necesaria, haga click en el botn Agregar para Guardar o Grabar el registro.

Cmo Modificar Datos de un Departamento?


Teniendo activo el formulario de Departamentos digite el Cdigo del Departamento que desee modificar o actualizar sus datos y cuando el registro se encuentre en pantalla haga click en el botn Modificar, luego seleccione y modifique los datos del campo a corregir y por ultimo haga click en el botn Grabar.

En caso de no conocer el Cdigo, haga click en el icono representado por una lupa hacer una bsqueda por nombre o cdigo segn sea ms cmodo para usted.

para

Nota: Cuando se presiona el botn Modificar, note usted que el botn Agregar se cambia por Grabar, y el botn Salir por Cancelar.
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Cmo Eliminar (Borrar) un Departamento?


Teniendo activo el formulario de Departamentos digite el Cdigo del Departamento que desee eliminar y presione la tecla Enter, cuando los datos se encuentren en la pantalla haga click en el botn Eliminar y luego responda al mensaje de confirmacin para eliminar el Departamento.

Nota: Cuando el Departamento se encuentra relacionado con cualquier ciudad, el programa no permitir eliminar dicho Departamento.

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FORMULARIO DE CIUDADES
Seleccione del men principal la opcin Archivo y luego la opcin Ciudades lo cual le permitir ver la siguiente pantalla (ver Fig.21) En esta pantalla usted puede configurar las ciudades de donde proceden sus estudiantes. Existe un cdigo establecido por el gobierno de cada pas.

1. Cdigo Dpto: En esta casilla introduzca el Cdigo del Departamento al cual pertenece la Ciudad. 2. Nombre del Departamento: Aqu aparece el Nombre del Departamento. 3. Cdigo Ciudad: En esta casilla introduzca el Cdigo de la Ciudad, este debe ser mximo de 3 caracteres numricos. S al digitar el Cdigo de la Ciudad y pulsar la tecla Enter le aparecen datos en la pantalla, significa que ya la Ciudad existe. 4. Nombre de la Ciudad: En esta casilla escriba el Nombre de la Ciudad.

Cmo Adicionar Ciudades?


Teniendo activo el formulario de Ciudades y despus de haber incluido toda la informacin necesaria haga click en el botn Agregar para Guardar o Grabar el registro.

Cmo Modificar Datos de una Ciudad?


Teniendo activo el formulario de Ciudades, digite el Cdigo del departamento al cual pertenece la ciudad que se desea modificar, y luego digite el cdigo de dicha Ciudad, y cuando el registro se encuentre en pantalla haga click en el botn Modificar, luego seleccione y modifique los datos del campo a corregir y por ultimo haga click en el botn Grabar.

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En caso de no conocer el cdigo del departamento o el cdigo de la ciudad, haga click en el icono representado por una lupa en la casilla respectiva del departamento o ciudad para

hacer una bsqueda por nombre o cdigo segn sea ms cmodo para usted.

Nota: Cuando se presiona el botn Modificar, note usted que el botn Agregar se cambia por Grabar, y el botn Salir por Cancelar.

Cmo Eliminar (Borrar) una Ciudad?


Teniendo activo el formulario de Ciudades digite el cdigo del departamento al cual pertenece dicha ciudad, y luego digite el cdigo de la ciudad que desee eliminar, presione entonces la tecla Enter, cuando los datos se encuentren en la pantalla haga click en el botn Eliminar y luego responda al mensaje de confirmacin para eliminar la ciudad.

Nota: Cuando la ciudad se encuentra relacionada con cualquier registro de la base de datos, el programa no permitir eliminar dicha ciudad.

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FORMULARIO DE MATRICULAS
Seleccione del men principal la opcin Actividades y luego la opcin Matrculas, la cual le permitir ver la siguiente pantalla (ver Fig.22). En esta pantalla usted digita toda la informacin en el momento en que llega el estudiante a matricularse..

1. Ao: En esta casilla digite el ao de las matrculas. 2. Nmero: Aqu aparece el nmero de matrcula que le corresponde al estudiante. 3. Fecha de matrcula: Aqu aparece la fecha en que desea matricular al estudiante; por defecto asume la fecha actual que tenga el sistema. 4. Cdigo del estudiante: En esta casilla digite el Cdigo que le corresponde al estudiante que se va a matricular. Si este ya existe en la base de datos automticamente le mostrar todos sus datos. En caso contrario el botn abre la ventana de los datos del estudiante y

hay que digitar toda la informacin personal del mismo incluyendo la informacin de otros planteles en caso que as sea. 5. Grado: En esta casilla seleccione el grado que va a hacer el estudiante. 6. grupo: En esta casilla seleccione el grupo en el cual va a quedar matriculado el estudiante. 7. Jornada: En esta casilla seleccione la jornada en la cual va a quedar matriculado el estudiante. 8. Cantidad: Aqu aparecen la cantidad de estudiantes que lleva matriculados en ese grupo. 9. Valor de Matrcula: Digite aqu el valor de la matrcula, aunque sea en cero. 10. Nombre del acudiente: En esta casilla digite el nombre del acudiente del estudiante.

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11. Direccin: En esta casilla digite la direccin del acudiente del estudiante. 12. Telfono(s): Aqu digite el(los) nmeros telefnicos del acudiente del estudiante.

En caso que sea una matrcula extempornea, es decir, fuera de la fecha del proceso de matrculas, hacer click en la cajita de chequeo Marcar como matrcula extempornea.

Despus de haber incluido la informacin necesaria, debe hacer click en el botn Grabar

Cmo anular una Matrcula?


Seleccione del men principal la opcin Actividades y luego la opcin Anular Matrcula, (ver fig. 23), digite el cdigo del estudiante que desea eliminar, el motivo por el cual le va a anular la matrcula y por ultimo pulse el botn anular. El programa le informar el resultado de la operacin.

Cmo Eliminar una Matrcula?


Seleccione del men principal la opcin Actividades y luego la opcin Eliminar Matrcula, (ver fig. 24), digite el cdigo del estudiante que desea eliminar, el motivo por el cual la va a eliminar y por ultimo pulse el botn Eliminar. El programa le informar el resultado de la operacin.

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Nota: Cuando se anula una matrcula significa que los registros de ese estudiante quedan en el
sistema, pero cuando la eliminamos no queda nada.

Cmo imprimir el registro de Matrcula?


Seleccione del men principal la opcin Informes, luego el submen Registro de Matrcula, (ver fig. 25), seleccione el tipo de impresin que desea, el ao, la jornada, el grado y el grupo, hacer click en el botn Vista preliminar, y por ultimo pulse el botn Imprimir. En caso que se desee imprimir un solo registro de matrcula se activar la casilla donde aparecen los estudiantes para que usted seleccione cual desea imprimir.

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Cmo hacer el cambio de acudiente a un estudiante?


Seleccione del men principal la opcin Actividades, luego el la opcin Correccin, y por ltimo la opcin Cambio de acudiente, (ver fig. 26)

Digite el cdigo del estudiante, pulse la tecla Enter, y aparecern todos los datos del estudiante, haga la correccin del acudiente de dicho estudiante y pulse el botn Grabar.

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FORMULARIO DE BOLETINES Cmo generar los boletines parciales?


Seleccione del men principal la opcin Actividades y luego la opcin Boletn parcial (ver Fig.27). En esta pantalla usted reporta el boletn parcial de los estudiantes.

1. Ao: En esta casilla usted digita el ao del reporte de los boletines. 2. Periodo: Seleccione el perodo que va a calificar. 3. Grado: Seleccione el grado que desea evaluar 4. Grupo: Seleccione el grupo que desea evaluar. 5. Jornada: Seleccione la jornada que desea evaluar. 6. Asignatura: Seleccione la asignatura que va a evaluar. 7. Ubicar extemporneas al final de la planilla: Seleccione si desea que las matrculas marcadas como extemporneas, sean mostradas al final de la pantalla.

Despus de haber seleccionado toda la informacin necesaria para los boletines parciales hacer click en el botn Generar/ Modificar (Ver fig. 28)

En caso que se necesite hacer una modificacin a los boletines parciales se debe realizar todo el proceso anterior seleccionando muy bien los datos que se desean modificar.

Le muestra todo el listado de estudiantes que pertenecen a ese grupo para que se le digiten los cdigos de los logros alcanzados. Si se desea dejar estudiantes sin evaluar se debe activar la cajita de chequeo que dice Permita estudiantes sin calificar.
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Si se desea repetir algunos logros a algn estudiante se debe activar la cajita de chequeo Permita cdigos repetidos.

Cmo imprimir los boletines parciales?


Seleccione del men principal la opcin Informes, luego la opcin Boletines Parciales (ver fig. 29).

1. Tipo de Impresin: Seleccione aqu que tipo de impresin desea, es decir, si es por grupo, jornada, grado o estudiante. 2. Ao: Digite el ao escolar 3. Perodo: seleccione el perodo que va a imprimir 4. Jornada: seleccione la jornada
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5. Grado: Seleccione el grado que desea imprimir 6. Grupo: Seleccione el grupo que desea imprimir 7. Estudiante: Seleccione el estudiante que desea imprimirle el boletn, esta opcin solo se activa cuando el tipo de impresin seleccionado es por estudiante.

Si desea que el programa le muestre la calificacin de promocin al final del boletn, debe activar la cajita de chequeo Mostrar la calificacin de promocin al final del boletn.

Cmo Generar los Boletines Finales?


Seleccione del men principal la opcin Actividades y luego la opcin Boletines finales (ver Fig.30). En esta pantalla usted reporta el boletn final de los estudiantes.

1. Ao: En esta casilla usted digita el ao del reporte de los boletines. 2. Grado: Seleccione el grado que desea evaluar 3. Grupo: Seleccione el grupo que desea evaluar. 4. Jornada: Seleccione la jornada que desea evaluar. 5. Tipo de Calificacin: debe seleccionar primero la calificacin por asignaturas, seleccionando una por una en la casilla de asignaturas. Luego hacer la calificacin por promocin. 6. Asignatura: Seleccione la asignatura que va a evaluar. 7. Si desea que el programa ubique las matriculas marcadas como extemporneas al final de la planilla, marque Ubicar Matrculas extemporneas al final de la planilla.

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Despus de haber seleccionado toda la informacin necesaria para los boletines finales hacer click en el botn Generar/ Modificar en caso de la calificacin por asignaturas. (Ver fig. 31)

En caso de la calificacin por promocin (ver fig. 32)

En caso que se necesite hacer una modificacin a los boletines finales se debe realizar todo el proceso anterior seleccionando muy bien los datos que se desean modificar.

Cmo imprimir los boletines Finales?

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Seleccione del men principal la opcin Informes, luego la opcin Boletines Finales(ver fig. 33).

1.

Tipo de Impresin: Seleccione aqu que tipo de impresin desea, es decir, si es por grupo, jornada, grado o estudiante.

2. Ao: Digite el ao escolar 3. Perodo: seleccione el perodo que va a imprimir 4. Jornada: seleccione la jornada 5. Grado: Seleccione el grado que desea imprimir 6. Grupo: Seleccione el grupo que desea imprimir 7. Estudiante: Seleccione el estudiante que desea imprimirle el boletn, esta opcin solo se activa cuando el tipo de impresin seleccionado es por estudiante.

Cmo Configurar la terminologa usada para calificar los boletines?


Seleccione del men principal la opcin Preferencias, luego la opcin Configuraciones, del submen activo seleccionar Configuracin general. (ver fig. 34), activar la opcin Calificacin en boletines y digite en cada casilla la terminologa que usa en su Institucin, acto seguido debe pulsar el botn Aceptar.

Ver figura en la siguiente pgina.

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OTRAS CONFIGURACIONES DE LOS BOLETINES

Cmo configurar quien firmar los boletines y otros informes?


Seleccione del men principal la opcin Preferencias, luego la opcin Configuraciones, del submen activo seleccionar Configuracin general. (ver fig. 35), activar la opcin Otras configuraciones en boletines.

Si desea imprimir las fallas aunque sean en cero debe activar la cajita de chequeo Imprimir las fallas aunque sean cero (0). Si desea que las faltas de asistencia aparezcan al final del boletn, debe activar la cajita de chequeo Imprimir las faltas de asistencia en el boletn final. Si desea imprimir un Cuadro para las observaciones de los boletines parciales, debe activar la cajita de chequeo Imprimir recuadro para observaciones en los boletines parciales. Si desea imprimir un Cuadro para las observaciones de los boletines finales, debe activar la cajita de chequeo Imprimir recuadro para observaciones en los boletines finales.

Despus de digitar la informacin necesaria debe pulsar el botn Aceptar.

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FORMULARIO DE PLANILLAS Cmo Generar las Planillas para calificacin de boletines? Planillas sin carga acadmica:
Seleccione del men principal la opcin Informes, luego escoja la opcin Planillas sin carga acadmica, (ver fig 36)

1. Ao: Seleccione el ao escolar 2. Grado: Seleccione el grado que desea imprimirle la planilla 3. Grupo: Seleccione aqu el grado 4. Jornada: Seleccione aqu la jornada 5. Perodo: Seleccione aqu el perodo

Si desea ubicar las matrculas extemporneas al final de la planilla debe activar la cajita de chequeo que dice Ubicar matrculas extemporneas al final de la planilla. Si desea agregar a la planilla una columna con los cdigos de los estudiantes debe activar la cajita de chequeo Imprimir una columna con los cdigos de estudiantes. Si desea una lista extra sin nombres para los profesores, debe activar la cajita de chequeo Imprimir una lista extra sin nombres (para el profesor).

Despus de haber seleccionado toda la informacin necesaria para generar las planillas hacer click en el botn Vista previa. (ver fig. 37)

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Planilla con Carga Acadmica:


Seleccione del men principal la opcin Informes, luego escoja la opcin Planillas con carga acadmica, (ver fig 38)

Hacer click en el botn Buscar grupo y seleccione el grupo, automticamente le mostrar toda la carga acadmica de ese grupo y debe ir seleccionando una por una de las asignaturas a la cual desea imprimir la planilla, adems debe seleccionar el Perodo.

Si desea ubicar las matrculas extemporneas al final de la planilla debe activar la cajita de chequeo que dice Ubicar matrculas extemporneas al final de la planilla.
Manual de Referencia de ISNOTAS (Software para el control acadmico) Pgina 49

Si desea agregar a la planilla una columna con los cdigos de los estudiantes debe activar la cajita de chequeo Imprimir una columna con los cdigos de estudiantes. Si desea una lista extra sin nombres para los profesores, debe activar la cajita de chequeo Imprimir una lista extra sin nombres (para el profesor).

Despus de haber seleccionado toda la informacin necesaria para generar las planillas hacer click en el botn Vista previa. (ver fig. 39)

Cmo Generar las planillas para el control de asistencia? Planillas para asistencia sin carga acadmica:
Seleccione del men principal la opcin Informes, luego escoja la opcin Planillas para asistencia (sin carga acadmica), (ver fig 41)

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1. Ao: Seleccione el ao escolar 2. Grado: Seleccione el grado que desea imprimirle la planilla 3. Grupo: Seleccione aqu el grado 4. Jornada: Seleccione aqu la jornada 5. Mes: Seleccione aqu el mes que desea imprimir

Si desea ubicar las matrculas extemporneas al final de la planilla debe activar la cajita de chequeo que dice Ubicar matrculas extemporneas al final de la planilla.

Despus de haber seleccionado toda la informacin necesaria para generar las planillas hacer click en el botn Vista previa. (ver fig. 42)

Planilla para asistencia con Carga Acadmica:


Seleccione del men principal la opcin Informes, luego escoja la opcin Planillas para asistencia (con carga acadmica), (ver fig 43)

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Seleccione el curso, grupo, jornada y ao, automticamente le mostrar toda la carga acadmica de ese grupo y debe ir seleccionando una por una de las asignaturas a la cual desea imprimir la planilla, adems debe seleccionar el Mes que desea imprimir.

Si desea ubicar las matrculas extemporneas al final de la planilla debe activar la cajita de chequeo que dice Ubicar matrculas extemporneas al final de la planilla.

Despus de haber seleccionado toda la informacin necesaria para generar las planillas hacer click en el botn Vista previa. (ver fig. 44)

Planilla para valoracin acadmica sin Carga Acadmica:


Seleccione del men principal la opcin Informes, luego escoja la opcin Planillas para valoracin final (sin carga acadmica), (ver fig. 45)

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1. Ao: Seleccione el ao escolar 2. Grado: Seleccione el grado que desea imprimirle la planilla 3. Grupo: Seleccione aqu el grado 4. Jornada: Seleccione aqu la jornada Si desea ubicar al final de la planilla, las matrculas marcadas como extemporneas, debe activar la cajita de chequeo Ubicar matrculas extemporneas al final de la planilla. Si desea que en la planilla aparezca el cdigo del estudiante, debe activar la cajita de chequeo Imprimir una columna con los cdigos de estudiantes.

Despus de haber seleccionado toda la informacin necesaria para generar las planillas hacer click en el botn Vista previa. (Ver fig. 46)

Planilla para asistencia con Carga Acadmica:


Seleccione del men principal la opcin Informes, luego escoja la opcin Planillas para valoracin final(con carga acadmica), (ver fig. 47)

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Seleccione el curso, grupo, jornada y ao, automticamente le mostrar toda la carga acadmica de ese grupo y debe ir seleccionando una por una de las asignaturas a la cual desea imprimir la planilla.

Si desea ubicar las matrculas extemporneas al final de la planilla debe activar la cajita de chequeo que dice Ubicar matrculas extemporneas al final de la planilla. Si desea que en la planilla aparezca el cdigo del estudiante, debe activar la cajita de chequeo Imprimir una columna con los cdigos de estudiantes.

Despus de haber seleccionado toda la informacin necesaria para generar las planillas hacer click en el botn Vista previa. (ver fig. 48)

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Planilla para promocin y observaciones:


Seleccione del men principal la opcin Informes, luego escoja la opcin Planillas para promocin y observaciones, (ver fig. 49)

Seleccione el curso, grupo, jornada y ao, automticamente le mostrar toda la carga acadmica de ese grupo y debe ir seleccionando una por una de las asignaturas a la cual desea imprimir la planilla.

Si desea ubicar las matrculas extemporneas al final de la planilla debe activar la cajita de chequeo que dice Ubicar matrculas extemporneas al final de la planilla. Si desea que en la planilla aparezca el cdigo del estudiante, debe activar la cajita de chequeo Imprimir una columna con los cdigos de estudiantes.

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Despus de haber seleccionado toda la informacin necesaria para generar las planillas hacer click en el botn Vista previa. (ver fig. 50)

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FORMULARIO DE CARNS
Hace referencia a la elaboracin de toda la carnetizacin de los estudiantes de la Institucin Educativa.

Cmo Generar los Carns?


Seleccione del Men principal la opcin Informes, luego la opcin Carns, (ver fig. 51)

1. Tipo de impresin: Seleccione aqu el tipo de impresin que desea, es decir, si desea imprimir todo el grupo, grado, jornada o el Carnet de un solo estudiante. 2. Ao: seleccione el ao escolar 3. Fecha de Vencimiento: Digite aqu la fecha de vencimiento de los carns 4. Jornada: seleccione la jornada 5. Grado: Seleccione el grado 6. Grupo: Seleccione aqu el grupo 7. Estudiante: Seleccione aqu el estudiante al cual desea imprimirle el Carnet, esta opcin solamente se activa cuando el tipo de impresin seleccionado es por estudiante.

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Despus de haber seleccionado toda la informacin necesaria para generar los carns debe hacer click en el botn Vista previa (Ver fig. 52).

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OTROS INFORMES
Hace referencia a todos los listados adicionales que de una u otra forma son necesarios o importantes en una Institucin Educativa, tales como el listado de acudientes de los estudiantes, de padres o madres de familia, de los estudiantes como tales, entre otros.

Asignacin Acadmica
Para generar un listado de asignacin acadmica, selecciones del men principal la opcin Informes, luego la opcin otros informes, y finalmente la opcin Asignacin Acadmica, (ver fig. 53)

Seleccione el curso, grupo, jornada y ao, automticamente le mostrar toda la carga acadmica de ese grupo y debe ir seleccionando una por una de las asignaturas a la cual desea imprimir la planilla.

Escoja el listado que desea imprimir, el tipo de impresin, el ao, jornada, grado y grupo; hacer click en el botn vista preliminar, y hacer click en el icono de impresin. (ver fig. 54)

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Listados Varios
Para generar cualquiera de estos listados, seleccione del men principal la opcin Informes, luego la opcin otros informes, y finalmente la opcin Listados varios, (ver fig 55).

Escoja el listado que desea imprimir, el tipo de impresin, el ao, jornada, grado y grupo; hacer click en el botn vista preliminar, y hacer click en el icono de impresin.

Imprimir Sbanas por Grupo

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Seleccione el curso, grupo, jornada y ao, automticamente le mostrar toda la carga acadmica de ese grupo y debe ir seleccionando una por una de las asignaturas a la cual desea imprimir la planilla. Escoja el listado que desea imprimir, hacer click en el botn vista preliminar, y hacer click en el icono de impresin. (ver fig. 56)

Imprimir libro final de Valoracin


Para generar cualquiera de estos listados, seleccione del men principal la opcin Informes, luego la opcin otros informes, y finalmente la opcin Libro final de Valoracin, (ver fig. 57)

Ao: Seleccione el ao escolar. Jornada: Seleccione la jornada. Si desea ver el informe antes de ser impreso, seleccione la opcin Vista Preliminar. En caso contrario seleccione la opcin Imprimir directamente. Si desea ver los nmeros de las matrculas, seleccione la cajita de chequeo, Imprimir los nmeros de matrcula.

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Escoja el listado que desea imprimir, hacer clic en el botn vista preliminar, y hacer clic en el icono de impresin. (ver fig. 58)

Imprimir estadsticas para el DANE


Para generar cualquiera de estos listados, seleccione del men principal la opcin Informes, luego la opcin otros informes, y finalmente la opcin Estadsticas para el DANE, (ver fig. 59)

Ao: Seleccione el ao escolar. Jornada: Seleccione la jornada. Fecha de Referencia: Escoja la fecha a partir de la cual, se va a sacar la estadstica. Escoja el listado que desea imprimir, hacer clic en el botn vista preliminar, y hacer clic en el icono de impresin.

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FORMULARIO DE CERTIFICADOS
Hace referencia a todo lo relacionado con los documentos que debe expedir la Institucin a los estudiantes, es decir certificados, constancias de estudio, diplomas, menciones de honor, entre otros.

Cmo configurar los certificados?


Seleccione del men principal la opcin Preferencias, luego la opcin Configuraciones, por ultimo la opcin Configuracin de Certificados (ver fig 60)

Para configurar los certificados o cualquier otro documento debe hacer click en el botn Nuevo, inmediatamente debe darle un nombre al documento por ejemplo Constancia de estudio, observar la siguiente ventana (ver fig 61)

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Como puede observar esta pantalla le permite configurar sus documentos como usted los desee, es un formato al estilo Word.

Existen trminos que deben ir en el documento que no necesitamos digitarlos cada vez que deseemos imprimirlos, por tanto existe un botn llamado Insertar marcador, por ejemplo la fecha, el nombre y apellido del estudiante, entre otros (ver fig 62).

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Cmo Modificar la configuracin de un certificado?


Teniendo activo el formulario de Configuracin de Certificados, seleccionar el certificado que se desea modificar, hacer clic en el botn Modificar, realizar los cambios necesarios y hacer click en el botn Guardar.

Cmo Eliminar un Certificado?


Teniendo activo el formulario de Configuracin de Certificados, seleccionar el certificado que se desea eliminar, hacer clic en el botn Eliminar.

Cmo Imprimir un Certificado?


Seleccionar del men principal la opcin Informes, luego la opcin Certificados y Constancias (ver fig. 63).

1. Cdigo estudiante: Seleccione aqu el cdigo del estudiante al cual le desea imprimir un certificado o constancia de estudio. 2. Nombre del estudiante: Aqu aparece el nombre del estudiante 3. Lista de matrculas seleccionada: Seleccione aqu el ao de la matrcula que desea del estudiante 4. Tipo de Certificado: Seleccione el tipo de certificado que desea imprimir.

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Si se desea imprimir en hoja tamao carta, se debe activar la cajita de chequeo Usar hoja tamao carta. Si se desea el certificado en forma vertical, se debe activar la cajita de chequeo Orientacin vertical, esta opcin slo se puede activar o desactivar siempre y cuando se haya seleccionado la opcin Usar hoja tamao carta. Si no se va a utilizar la opcin Usar hoja tamao carta, el programa asume la hoja tamao oficio solo en forma vertical.

Despus de haber seleccionado toda la informacin necesaria, hacer click en el botn Vista Previa, observar que en aquellos campos donde insert los marcadores, el software asume los que les corresponda a dicho estudiante (ver fig 64).

Si se desea realizar alguna modificacin al formato desde esta ventana, hacer click en el botn Modificar Formato, automticamente le muestra el formato o certificado seleccionado, hacer click en el botn Modificar, realizar los cambios necesarios y hacer click en el botn Aceptar.

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Cmo usar el entorno de Observacin y SQLS?


Seleccione del men principal la opcin Utilidades, por ultimo la opcin Entorno de Observacin y SQLs (ver fig 65 y 66)

Este entorno de observacin ha sido creado con el nico fin de proporcionar al desarrollador del sistema una herramienta para el mantenimiento de las tablas que hacen parte del sistema. Sin embargo, se ha dejado que el usuario final tenga algunos beneficios de visualizacin de datos. Las acciones que puede realizar el usuario final, se describen a continuacin:

1. Listado de Tablas: Escoja una tabla de la lista, para visualizar los datos, y con la paleta de controles navegue en ella. 2. Botones de Navegacin: Los botones de navegacin puede usarlos para moverse entre los datos. 3. Grilla de datos: En esta se muestran todos los registros que hacen parte de la tabla que usted decidi visualizar. 4. RecordCount: Indica la cantidad de registros que existen en la tabla. 5. RecNo: Indica la posicin en que se encuentra el registro que est seleccionado.
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6. State: Indica el estado actual del DataSet.

Fig. 66 1. Editor SQL: El memo que se encuentra en la parte superior de la ventana, es utilizado como un editor SQL, puede escribir en l sentencias SQL, slo tiene permisos para realizar consultas de seleccin. 2. Ejecute SQL: Haciendo clic sobre este botn podr ejecutar la sentencia SQL que se encuentra en el Editor. 3. SQLs: Utilice este combo como un acceso directo a una de las sentencias SQL ejecutadas con anterioridad. 4. Guardar SQL: Almacena en un archivo de texto las sentencias SQL, que hayan sido ejecutadas. 5. Grilla de datos: En esta se muestran todos los registros que hacen parte de la consulta de seleccin que usted ejecut.

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MATRICULAS AUTOMTICAS
Seleccione del men principal la opcin Utilidades, por ultimo la opcin Entorno de Observacin y SQLs (ver fig 67),

1.

Ao de Origen: Tiene por defecto el ao anterior al cual se est trabajando. Esta casilla denota el ao del cual se van a originar las matrculas.

2. 3.

Curso de Origen: Seleccione un curso perteneciente al ao indicado en la casilla anterior. Grupo de Origen: Seleccione un grupo que corresponda al ao y curso seleccionados con anterioridad.

4.

Jornada de Origen: Seleccione la jornada a la cual corresponde el Curso, grupo y ao seleccionados.

5.

Traer Estudiantes: Haga clic en este botn y automticamente se cargarn los datos de los estudiantes que estn matriculados en el Ao, Curso, Grupo y jornada seleccionados.

6.

Estudiantes: Tiene la Opcin de marcar los estudiantes que desee matricular en el curso siguiente, para este efecto hay una caja de chequeo frente a los datos de cada estudiante.

7. 8. 9.

Ao de destino: Tiene por defecto el ao en el que se est trabajando. Curso de destino: Tiene por defecto el curso siguiente al cursado en el ao anterior. Grupo de destino: Debe seleccionar un grupo de la lista, este grupo debi ser creado y asignado con anterioridad al curso de destino.

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10. Jornada de destino: Debe seleccionar la jornada en al cual va a registrar el curso y grupo seleccionados. 11. Fecha de Matrcula: seleccione la fecha en que fueron generadas las matrculas. 12. Valor de Matrcula: Indique el valor de la matrcula. 13. Para terminar, haga clic en el botn grabar y todas las matrculas marcadas sern generadas automticamente.

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COPIAS DE SERGURIDAD Cmo Hacer Copias de Seguridad?


Seleccione del men principal la opcin Preferencias y luego la opcin Copia de Seguridad, aparecer una pantalla donde usted debe seleccionar o digitar la Unidad de Disco, Ruta donde quiere guardar copia, y el Nombre del Archivo con que se guardara la Copia de Seguridad, luego haga click en el botn Aceptar. ISNOTAS mostrar por defecto la unidad de disco ( A: ), un Nombre de Archivo Copia_ISNOTAS.BKI, el cual usted puede cambiar o modificar para su Institucin. S selecciona la Unidad de Disco ( A: ) debe introducir un Disquete en la Unidad antes de hacer click en el botn Aceptar.

Para seleccionar Unidades de Disco y/o Rutas debe hacer click en el botn interno simboliza la bsqueda.

que

Nota: Es importante que usted realice las Copias de Seguridad todos los das despus de terminar el trabajo del da que nadie est en el sistema; ya que con esta Copia usted protege la informacin de su Institucin en caso de que en su sistema ocurra un dao fsico, hacer esta Copia no tardar ms que unos minutos y el dejar de hacerla podr ocasionar la perdida de muchos das. Puede hacer la copia de seguridad en disquetes, cinta magntica, unidad de red u otro sistema de copia que usted utilice.

Cmo Recuperar la Copia de Seguridad?


Es necesario que usted haya cerrado el ISNOTAS antes de disponerse a restaurar una copia de seguridad. Para iniciar la recuperacin de la Copia de Seguridad haga clic en Inicio, seleccione Programas, ISNOTAS y haga click en Restaurar Copia de Seguridad, seleccione la ruta y el archivo donde est guardada la copia de seguridad y tambin seleccione la carpeta donde usted restaurar la copia, por ultimo haga click en el botn Restaurar

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Nota: Si usted tiene la copia de seguridad en un disquetes debe introducir este en la unidad antes de hacer click en el botn Restaurar.

Recuerde las copias de seguridad deben estar guardadas en un lugar seguro, para que al momento de restaurarla no tenga ningn problema que pueda causar la perdida de la informacin.

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BSQUEDAS AVANZADAS
Si usted no conoce los primeros caracteres del texto que desea buscar, puede usar los caracteres comodines ( % , _ ). % : Reemplaza una palabra o varias letras en la bsqueda. _ : Reemplaza una letra en la bsqueda.

Ejemplo de ( % ): S usted desea buscar una persona cuyo primer Apellido no conoce pero conoce el segundo el cual es Prez, entonces en el campo nombre de la bsqueda debe digitar lo siguiente: %Prez y le aparecer una lista de personas que su segundo apellido sea Prez, Caicedo Prez Castro Prez Pestana Prez, etc.

En caso que no conozca sino una slaba del Nombre como (uel), debe digitar en el campo de la bsqueda lo siguiente : %uel y le aparecer una lista de personas cuyo nombre contenga la slaba uel, Cuello Buelvas Manuel Manuela Miguel Samuel

Ejemplo de ( _ ): S usted desea buscar un cuya primera letra sea M, la segunda letra cualquiera y la tercera sea n debe digitar lo siguiente: M_n y le aparecer una lista de los textos que cumplan con la condicin, Manera Manual Mente

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Mineral

Note usted que solo se muestran las palabras que cumplen la condicin que se estableci en el ejemplo.

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