MANUAL DE USUARIO FACTURACION ELECTRONICA ASPEL SAE 4.

INDUSTRIAS ROCHIN, S.A. DE C.V.

1. Facturando Electrnicamente con Aspel-SAE 4.6 Aspel

El sistema Aspel SAE 4.6 est capacitado para generar Comprobantes Fiscales Digitales, de acuerdo a las especificaciones tcnicas previstas en el rubro C del Anexo previstas 20 de la Resolucin Miscelnea. El sistema maneja todos los elementos de seguridad necesarios para la generacin de CFD, para ello, realiza las siguientes tareas: Manejo y control de folios asignados por el SAT. Generacin del CFD de acuerdo a las disposiciones, clculo de la cadena original y formacin del Certificado de Sello Digital de cada comproban comprobante. Entrega del CFD al cliente, ya sea en formato xml o impreso. Generacin de reporte mensual para el SAT. Registro del movimiento en Aspel-COI. Aspel Consulta de los CFDs asociados a las operaciones de compras y ventas.

GENERACION DE CERTIFICADO DIGITAL

La aplicacin SOLCEDI (Solicitud de Certificados Digitales) se utilizar para que el contribuyente pueda generar los siguientes archivos: 1. El archivo de requerimiento de Certificado de Sello Digital, que contiene los datos mnimos para la generacin del certificado de sello digital. (*.req). 2. El archivo de la llave o clave privada de sellos digital. (*.key). 3. El archivo de requerimiento del Certificado de Sello Digital(*.req) se ello ensobreta y se genera un (*.sdg). "Este es el archivo que se deber enviar al SAT va Internet."

La aplicacin SOLCEDI deber descargarse y ejecutarse en su equipo de cmputo. COMO SOLICITAR LOS FOLIOS? 1. Ingresa a https://www.consulta.sat.gob.mx/SICOFI_WEB/moduloECFD_Plus/acces o.asp 2. Al ingresar a la aplicacin aparecer una ventana como de la figura aparecer 1.1, donde deber ingresar el usuario y contrasea respectivamente. ,

Figura 1.1

3. Enseguida haga clic al botn Buscar y el sistema le mostrar la pantalla de la figura 1.2 donde deber buscar la clave privada.

Figura 1.2

4. Una vez localizada haga clic al botn Abrir y regresar a la venta de acceso. Para ingresar el certificado deber repetir los pasos 3 y 4. 5. Enseguida haga clic al botn Continuar de la ventana de acceso acceso. 6. En caso de que el RFC sea incorrecto el sistema le mostrar un mensaje como el de la figura. figura

7. Al ingresar a la aplicacin aparecer la pantalla de la figura 1.3 donde aparecer 1.3, encontrar las opciones del sistema.

Figura 1.3

Desde esta ventana se puede realizar las siguientes acciones: Solicitud de Folios: Con esta opcin podr generar un archivo con el rango de folios que requiere sean validados por el SAT. El archivo generado deber enviarlo mediante la opcin "Envo de Archivos". Firma de Reportes: Con esta opcin tendr la posibilidad de firmar sus repor reportes mensuales de folios utilizados o complementarios y el reporte de no emisin d de comprobantes. Una vez firmados los reportes deber enviarlos mediante la opcin "Envo de Archivos" Envo de Archivos: Con esta opcin usted podr enviar el archivo de solicitud de folios, de reportes mensuales, de reportes complementarios y reporte de no emisin de comprobantes. Para el caso de la solicitud de folios es necesario contar con al menos un Certificado de Sello Digital Activo. Consultas: Con esta opcin tendr la posibilidad de consultar los rangos de tendr Folios autorizados por el SAT y reimprimir el acuse correspondiente, consultar el estatus de sus reportes enviados al SAT e imprimir el acuse de aquellos reportes normales o complementarios que se hayan procesado correctamente y proce consultar el reporte de no emisin de comprobantes as como reimprimir el acuse. Salir: Para poder salir de la pgina deber presionar este botn.

SOLICITUD DE FOLIOS Haga clic en la opcin Solicitud de Folios y el sistema mostrar una pantalla como la de la figura 1.4. 1. .Pantalla de Aprobacin de Series y Folios.

Figura 1.4 - Solicitud de Folios

2. Para el firmado de la solicitud de folios, el sistema mostrara el RFC del impresor emisor de comprobantes Fiscales autenticado en el sistema y solicitara los datos de la firma Electrnica Avanzada el cual deber teclear su contrasea de clave privada y buscara el archivo de la llave (*.key) y el certificado (*.cer) por medio de los botones haciendo clic sobre ellos. 3. Para capturar las series y folios haga clic en la parte de Datos de Folios y en la cuadrcula llamada series, as como para los folios en la cuadricula denominada folios solicitados. Una vez ingresados estos datos haga clic en el botn Generar Archivo, el cul le mostrar una ventana como la figura 1.5. 1 4. En esta ventana deber seleccionar la ruta donde quiera se guarde el archivo de los folios solicitados. Es muy importante que no modifique el nombre del archivo, solo seleccione el flder donde desee depositarlo. d

Figura 1.5 - Solicitud de Folios

Nota: Es importante mencionar que en caso de cambiarse el nombre por default que el sistema asigna al archivo, el sistema ignorar el nuevo nombre y guardar el archivo con el nombre asignado por default. 4. Una vez capturados sus folios y rangos deber posicionarse en el rengln siguiente para generar el archivo de lo contrario el sistema le mostrar el mensaje de la figura 1.6.

Figura 1.6 - Mensaje de folios

5. Si se genera el archivo correctamente el sistema le mostrar un mensaje como el de la figura 1.7 indicando la ruta donde fue depositado.

Figura 1.7 - Generacin de archivo.

2. Configuracin de Aspel-SAE SAE Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin

En la seccin de facturas Para que el sistema, pueda emitir comprobantes fiscales digitales, hay que definir los siguientes parmetros: a) Sellos digitales: se deber de indicar la ruta donde se almacenan los archivos del certificado de sello digital, el de la llave privada, as como escribir la contrasea.

Figura 2.1 - Configurando el Certificado de Sello Digital

b) Direccin fiscal detallada y Lugar de Expedicin: Definir los datos fiscales de la empresa y, en caso de emitir la Factura Electrnica desde una sucursal, se debe indicar el lugar de expedicin. Se sugiere ESCRIBIR TODO CON LETRAS MAYSCULAS.

Figura 2.2 - Ejemplo de los datos fiscales detallados de la empresa. l

c) Definicin de folios digitales para Facturas: En la seccin Por documento, definir los folios que se van a utilizar, pulsando el botn y posteriormente indicar la informacin necesaria como es: La serie que va a utilizarse para las facturas digitales. Tipo de comprobante Digital (al pulsar esta opcin, mostrar una ventana donde se definirn los siguientes puntos). o Nmero de aprobacin. o Ao de aprobacin. o Nmero de folios solicitados. Formato de impresin.

Figura 2.3 - Definicin de folios para Facturas Digitales.

Figura 2.4 - Definicin de datos para folios digitales

NOTA: Aspel-SAE 4.6 permite emitir tanto facturas digitales como de forma tradicional SAE impresa, slo hay que configurar las series para cada caso.

d) Definicin de folios digitales para Notas de Crdito: Si se van a emitir notas de crdito digitales, se debe de configurar las series y folios para ste tipo de documentos en la opcin de Devoluciones, dicha configuracin es muy similar a la de las facturas y se debe tener una serie diferente para estos documentos. Un ejemplo de esto, se puede observar en la siguiente figura:

Figura 2.5 - Definicin de folios para Notas de Crdito.

Figura 2.6 - Definicin de datos para folios digitales.

En la seccin de Inventarios Se debe verificar que las etiquetas de los impuestos, se muestren en el orden correcto, es decir, el IEPS siempre ser el impuesto 1, para los impuestos 2 y 3, pueden ser utilizados para las retenciones de ISR e IVA respectivamente, indicando el porcentaje con valor negativo, finalmente el IVA ser el impuesto 4, stos podrn tener los porcentajes respectivos que se manejen en la empresa.

Figura 2.7 - Verificando impuestos

3. Verificacin de esquemas de impuestos

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Catlogo de Esquemas de Impuestos. Se debe verificar que los impuestos que se van a utilizar se encuentren aplicados de forma correcta, para ello se debe: a) Seleccionar el esquema que se vaya a utilizar y pulsar el botn . b) Definir el porcentaje que se va a aplicar para cada impuesto. c) Indicar sobre qu precio se va a aplicar o de lo contrario, seleccionar la opcin Exento si no se maneja ese impuesto. impuesto d) Guardar los cambios.

Figura 3.1 - Verificando impuestos

En caso de manejar retenciones, se recomienda dar de alta un nuevo esquema de impuestos que se utilizar con la retencin, para ello se debe indicar en el impuesto 2 (Ret. ISR), el porcentaje de impuesto de retencin a manejar CON SIGNO NEGATIVO, el porcentaje de IVA y los otros impuestos, debern configurarse como Exentos como Exentos, se muestra en la figura 3.2:

Figura 3.2 - Ejemplo de la creacin del nuevo esquema de impuestos

A partir de ste punto Aspel-SAE tiene la informacin suficiente para generar Aspel SAE comprobantes fiscales digitales, sin embargo, antes de hacerlo podemos especificar las caractersticas de cada cliente y datos adicionales que ste pudiera requerir.

4. Definicin de datos comerciales

Dado que algunos clientes solicitan datos adicionales en el Addenda de las facturas (por ejemplo, el lugar de entrega, cdigos adicionales del producto, etc.), es necesario tener registrada en Aspel-SAE dicha informacin. Aspel Datos del cliente Ruta de Acceso: Mdulos / Clientes y CxC y/o el icono En este catlogo se debe identificar al cliente que se le va a factura electrnicamente, en dicho registro se debe verificar que se tengan capturados como Direccin, Colonia, CP, das de Crdito, datos adicionales (en caso de que el cliente datos as lo requiera), as como indicar si el comprobante fiscal digital se le va a enviar por correo electrnico o se va a imprimir.

Figura 4.1 - Capturando los datos del cliente

Datos de Inventarios

Ruta de Acceso: Mdulos / Inventarios y/o el icono Se debe verificar que la informacin de los inventarios sea la correcta, ya que algunos clientes requieren informacin adicional del producto como cdigos, unidades de medida especficos, etc.

Figura 4.3 - Verificando la informacin de los inventarios. 4.

5. Generacin de CFDs
Elaboracin de la factura digital Ruta de Acceso: Mdulos / Facturas y vendedores y el icono .

Para la elaboracin de la factura se tiene que realizar el siguiente procedimiento: a) Si el folio que se utiliza para la generacin de facturas digitales no es el predefinido, se puede seleccionar el tipo de folio con la tecla F9 pulsando el cono . (La definicin de un folio como predefinido se realiza en la opcin de Utileras / Perfiles de Usuario).

Figura 5.1 - Seleccionando el folio electrnico

b) Revisar la informacin que aparece en los campos de la factura (como fecha del documento, clave del cliente, descuentos, etc.). c) Anotar el resto de la informacin como cantidad, precios, etc. esto

Figura 5.2 - Ejemplo de la elaboracin de una factura con folio digital

d) Al guardar la factura, el sistema muestra una ventana en donde es posible revisar la informacin fiscal del cliente y verificar que los datos se encuentran en el campo correcto (con el botn modificar puede corregirse algn dato), al momento de pulsar el botn grabar, los posibles cambios quedarn almacenados en los campos correspondientes, en ese momento se genera el comprobante fiscal comprobante digital.

Figura 5. - Verificando la informacin Fiscal del cliente. 5.3

Elaboracin de Notas de Crdito Ruta de Acceso: Mdulos / Facturas y vendedores y el icono . Para generar una nota de crdito, se utiliza la opcin de Devoluciones y el proceso es muy similar a la elaboracin de una factura, slo basta tomar en cuenta lo siguiente: Haber configurado la plantilla para Nota de Crdito como se indic en el paso 1, incisod. , inciso Enlazar la devolucin a la factura (si as se requiere). Indicar un folio digital para devoluciones. r Verificar que el resto de la informacin sea la correcta. Grabar el documento.

6. Visualizacin del CFD

De forma impresa Ruta de Acceso: Mdulos / Facturas y vendedores Para visualizar la factura electrnica en su representacin impresa, al momento de guardar el documento el sistema pregunta si se desea imprimir o bien, se puede re reimprimir a travs de la emisin de documentos y seleccionando el formato Emisin de facturas digitales.qr2, de esta forma se puede entregar la impresin a los clientes que no soliciten el archivo, como una factura tradicional, la cual, cumple con todas las disposiciones que marca el SAT.

Figura 6.1 Vista preliminar de una Factura Electrnica impresa.

Con el visor de Aspel. Ruta de Acceso: Mdulos / Facturas y vendedores y el icono

Despus de guardar el documento, se puede consultar el archivo XML de la factura o nota de crdito con el visor de Aspel, seleccionando dicho documento y pulsando el botn antes mencionado. Tambin se puede guardar una copia del Tambin archivo en otra ubicacin y con el nombre que se requiera pulsando el botn . Tambin es posible visualizar Facturas digitales recibidas an cuando stas no hayan sido generadas con Aspel-SAE. Aspel

Figura 6.2 - Visualizando el CFD con el visor de Aspel.

Desde el archivo XML Los archivos de la factura electrnica, se generan con la extensin XML y se almacenan generalmente en la ruta del DAC en: \Comprobantes\SAE SAE\Empresa nn\aaaa\mm\dd (en donde: nn=nmero de empresa, aaaa=ao, mm=mes y dd empresa, dd=da).

Figura 6.3 - Ejemplo de la ruta en donde generalmente se almacena el archivo XML XML.

Desde la ruta anterior, se puede abrir el archivo XML con el Bloc de Notas de Windows o Internet Explorer para revisar su contenido, el cual aparecera como se muestra en la figura siguiente:

Figura 6.4 - Ejemplo del detalle de un archivo XML de Factura Electrnica

7. Reporte mensual de Folios utilizados al SAT .

Ruta de Acceso: Mdulos / Facturacin / Reportes / Reporte Mensual al SAT. Para cumplir con el obligacin del contribuyente que indica que se debe generar un reporte mensual de los CFDs expedidos en el periodo, el sistema genera un archivo que atendiendo a las caractersticas tcnicas previstas en el rubro A del Anexo 20 de la Resolucin, cuenta con la informacin y estructura necesaria, para ser ledo por el SICOFI.

Figura 7.1 - Reporte mensual de facturas al SAT.

En este dialogo se podr indicar el mes y ao de emisin, as como la ruta donde se generar el archivo con los datos de los CFDs generados en el periodo sealado. Posteriormente, el sistema mostrar un mensaje en el que indica que el archivo fue creado exitosamente:

Figura 7.2 - Mensaje despus de generar el reporte de facturas

Y se podr visualizar dicho archivo desde el bloc de notas:

Figura 7.3 - Consulta del reporte mensual de facturas al SAT.

ENVIAR REPORTE MENSUAL AL SAT a. Entramos al siguiente link del sat https://www.consulta.sat.gob.mx/SICOFI_WEB/moduloECFD_Plus/acceso.asp b. Estamos en el sitio del SAT Y ACEPTAMOS EL CERTIFICADO donde lo indica la flecha verde: Aparece como no recomendado por la configuracin de acceso del sat, pero es totalmente seguro. seguro

c.

Se abrira una pequea ventana que tambien necesita la ACEPTACIN DEL CERTIFICADO CERTIFICADO:

d.

Nos aparecera la seccin de acceso al sistema pidiendo nuestros DATOS DE INGRESO. Para poder entrar necesitaremos nuestra FIEL.

e.

Despues de presionar el boton continuar y si los datos de acceso son correctos entonces estaremos dentro del sistema como se aprecia en la imagen.

Nos desplasamos al area de Firmado de Reportes 1.- Damos click en la opcin de mensuales. Nos aparecera una ventana como se aprecia la pantalla de abajo.

2.- Colocamos la informacin que nos pide empezando por la contrasea de nustra FIEL. 3.- Seleccionamos el archivo KEY (llave) de nuestra FIEL. 4.- Seleccionamos el archivo CER (certificado) de nuestra FIEL. 5.- Seleccionamos el reporte a firmar generado en el sistema de ASPEL SAE el cual es un archivo TXT. 6.- Colocamos el periodo a reportar en este caso es 012010 mes y ao. 7.- Seleccionamos el tipo de reporte el cual es "Comprobantes Fiscales Digitales" es el primero. 8.- Seleccionamos la opcion de normal. leccionamos

Por ultimo damos click en el boton firmar.

f.

Despues de presionar el boton firmar nos aparecera un mensaje como el siguiente. Donde nos damos cuenta que la firma fue exitosa. Esto nos genera un archivo de extencin ZIP y otro de tipo CFD.

Despues nos desplasamos al menu y seleccionamos la opcin de Envio de Archivos. 1.- Seleccionamos la opcion de envio de archivos. 2.- Seleccionamos el archivo ZIP que se genero al firmar el reporte de ASPEL SAE

3.- Seleccionamos la opcion numero dos "Reporte mensual de Comprobantes Fiscales" pcion 4.- Presionamos enviar nos aparece un timer de espera posteriormente nos mostrara un acuse de recibo de que el proceso se realizo exitosamente. Por favor imprime y guarda cuidadosamente el Acuse de recibo que generes mes tras mes.

8. Contabilizacin de los CFDs .

Ruta de Acceso: Utileras / Interface COI. Para cumplir con las disposiciones fiscales referentes al tema de la facturacin electrnica, al momento de grabar una factura o devolucin queda marcado el registro internamente, para su contabilizacin, con las versiones 5.0, 5.5, 5.6 y 5.7 de Aspel-COI la contabilizacin de los movimientos generados en Aspel-SAE se realiza de COI Aspel SAE forma electrnica desde ste ltimo, sin necesidad de entrar al programa de COI. Desde la ventana de Interface COI, con la opcin Agregar se podrn generar las plizas:

Figura 8.1 - Alta de plizas

Mismas que al contabilizarse afectars las cuentas contables de Aspel-COI. Aspel

Figura 8.2 Ejemplo de una pliza