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Introduccin Entornos de trabajo: configuracin y explorer Business Explorer: introduccin Queries Libros de trabajo Business Explorer Browser IV.1. IV.2. IV.3. IV.4. IV.5. Integracin Funciones Insertar y organizar carpetas y documentos Cambiar la visualizacin grfica de las carpetas Crear links y almacenar documentos
V. V.1. V.2.
Business Explorer Analyzer Conceptos bsicos Men SAP Business Explorer Icono abrir Icono grabar Icono refrescar queries Icono funciones olap para celdas activas Icono formateo Icono disposicin
INCLUIR GRFICO INCLUIR MAPA VISUALIZAR ELEMENTOS DE TEXTO MOVER EL REA DE RESULTADOS
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V.2.6.5
V.3.
Ejecucin de un query y navegacin Ejecucin Funciones del rea de resultados. Drill-DOwn Funciones de filtro en navegacin Propiedades de caractersticas y ratios Conversiones de moneda
Definicin de nuevas queries VI.1. VI.2. VI.3. VI.4. VI.5. VI.6. VI.7. VI.8. VI.9. Introduccin Procedimiento Propiedades de los componentes de las queries Especificar caractersticas Tipos de ratios en queries Especificar ratios Frmulas Conversin de moneda Estructuras
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I.
INTRODUCCIN
BIW es un sistema de informacin para evaluacin de grandes cuentas. Gestiona un nmero elevado de datos en los informes, facilitando el anlisis de los indicadores, generalmente temporales, de la evolucin de la empresa. Los informes que se ejecutan para este anlisis toman los datos de una base de datos optimizada en funcin de los requerimientos de informacin necesarios. Dicha base de datos reside en un sistema independiente de R3, por lo que toda la informacin a tratar proceder, en la mayora de los casos, de un sistema externo. La base de datos est bsicamente organizada en infoobjetos, que son caractersticas (datos maestros, generalmente) y ratios, e infocubos (tablas de la base de datos con los valores de los ratios, para las distintas combinaciones de caractersticas). Al ejecutar un informe se seleccionan los valores de los ratios correspondientes a la seleccin de caractersticas indicada. Estos datos se extraen de los infocubos.
II.
Existen tres entornos de trabajo, segn las competencias de cada usuario del sistema. Entorno R3: en el que se realizar la configuracin de la base de datos. Business Explorer: o Business Explorer Analizer: un entorno EXCEL, en el que se incluye un desplegable en el men y una barra de herramientas especficos para BW, y desde el que se crearn los informes a partir de una base de datos configurada y cargada previamente, y desde el que se podrn ejecutar, o Business Explorer Browser: un entorno especfico para el usuario final, exclusivo de acceso a los objetos creados.
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El sistema BIW permite la lectura de datos desde ficheros, sistemas NO-SAP, y R3, existiendo, en este ltimo caso, herramientas predefinidas de extraccin de datos que facilitan el traspaso de datos. El acceso al Business Explorer se realizar desde los iconos Sap Business Explorer Analizer y Sap Business Explorer Browser, segn el entorno de trabajo necesario. Al ejecutar cualquiera de estos programas, el sistema pedir un usuario y clave de acceso al sistema BIW. El sistema de trabajo ser siempre este BIW, aunque el entorno sea Excel o un escritorio. El acceso al Business Explorer Analizer tambin se puede realizar desde BW, ejecutando la transaccin RRMX, o bien mediante SAP menu Explorer SAP Business Explorer Browser. Business Explorer Analizer. Desde el Business Explorer Analizer es posible acceder al Business Explorer Browser ejecutando en el men SAP Business
III.
III.1. Queries
Las queries son los informes propiamente dichos. Una query se define para extraer los datos de un infocubo previamente definido y cargado de datos. Al ejecutar una query, se realiza una seleccin de la base de datos (del infocubo correspondiente) de acuerdo a las condiciones de filtrado marcadas en el diseo de dicha query. Siempre que se hace referencia a una query, habr de indicar el infocubo para el que se ha definido. La query se representa en el entorno EXCEL, mostrndose el ttulo, las caractersticas de navegacin y fijas en filas y columnas, segn las cuales se podr modificar el filtro de seleccin y el desglose, y los ratios solicitados en la query. En el diseo de la query se habrn fijado previamente unos valores de filtrado de datos, unas caractersticas de navegacin, y unos ratios que se pretende analizar. Al ejecutarla, se visualizar una disposicin determinada de los datos. La query permite, para el anlisis de dichos datos, modificar los criterios de seleccin, de tal manera que dicho anlisis sea sencillo y rpido.
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Abrir
Libros de trabajo
Queries
IV.
IV.1. Integracin
Esta herramienta permite el acceso a los informes y a otros objetos desde un entorno similar a un escritorio de Windows, lo que minimiza el aprendizaje de la herramienta. El acceso al Business Explorer Browser se puede realizar desde el Business Explorer Analyzer, o bien, desde el men inicial directamente (o creando un acceso directo en el escritorio de Windows). El usuario final acceder directamente. Al acceder por cualquier ruta, el sistema muestra el escritorio mencionado. Cuando se abre un objeto se establece una conexin con el sistema en el que reside el objeto o bien arranca el ejecutable
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asociado a dicho objeto. En el caso de los libros de trabajo, al ejecutarlos se abre el entorno Excel del Business Explorer Analyzer.
IV.2. Funciones
El Business Explorer Browser permite las siguientes funciones: Crear carpetas Llamadas a libros de trabajo Accesos a direcciones de internet Llamadas a transacciones SAP Copia de documentos en el servidor. Links. Tambin se permite modificar las propiedades de visualizacin de todos los objetos del entorno. Para abrir un objeto basta con posicionar el cursor en dicho objeto y hacer doble clic con el botn izquierdo del ratn. Automticamente, si se ha seleccionado el Business Explorer, o algn objeto de SAP, pedir los datos para logon en el sistema; si, por el contrario, se trata de otro tipo de fichero, se ejecutar el programa que lleve asociado.
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Existen dos tipos de carpetas: las creadas desde el rbol no se visualizarn en la ventana de la derecha al seleccionar la carpeta raiz, mientras que las creadas directamente en la ventana de la derecha no se visualizarn en el rbol de carpetas. Estas ltimas se indican con un smbolo. Para incluir los objetos en una carpeta se siguen dos procedimientos, segn el caso: Seleccionando la carpeta del rbol para visualizarla en el panel de la derecha y, posicionados en dicho escritorio, se asigna el objeto con el botn derecho del ratn. Los objetos se asocian a las carpetas arrastrndolos con el ratn. Posicionando el cursor en la carpeta padre, con el botn derecho del ratn.
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ruta con la que tena en el ordenador en que se defini. En el segundo caso, al realizar una copia en el servidor de aplicacin, se podr acceder al fichero desde cualquier ordenador y usuario. Al ejecutar un fichero, se abre la aplicacin que lleva asociada, lo que permite el acceso, desde el Business Explorer Browser, a cualquier fichero que se ejecute bajo un programa instalado.
V.
V.1.
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Valor de filtro
Ratios
Datos maestros del infoobjeto Canal de distribucin para los que existen valores de los ratios
Totalizaciones
Al ejecutar una query el informe se presenta con la disposicin definida previamente. En la definicin se indican los valores de filtro, las caractersticas libres, los infoobjetos en las columnas, y los infoobjetos en las filas. Durante la ejecucin es posible la navegacin, pudiendo modificar todos los parmetros del query, salvo el valor definido como filtro. Se pueden cambiar los infoobjetos de desglose, los valores de las caractersticas libres y de las definidas en las lneas, agrupar y expandir, modificar la disposicin general, la lnea de totales, la representacin de los datos maestros, etc., siendo posible grabar cada nueva disposicin como un libro nuevo o como vistas de un libro existente, si se pretende un acceso inmediato a una disposicin concreta de una query.
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Abrir
Refrescar queries
Modificar
Funciones OLAP
Disposicin
Opciones
V.2.1
ICONO ABRIR
Pulsando el icono Abrir se muestra una ventana desde la que se abrirn las queries y los libros de trabajo (inicialmente se ve la lista de estos ltimos). Con el botn de queries y el de libros de trabajo intercambiar entre ambos objetos. Como se ha mencionado anteriormente, los queries estn clasificados por el infocubo para el que se han definido, y estos infocubos se clasifican a su vez por inforeas; mientras que los libros de trabajo vienen clasificados por un sistema de carpetas definido previamente, y que es el mismo que se ha definido en el Business Explorer Browser. Este sistema de carpetas puede ser definido y modificado en el sistema BIW o en el Browser, tratndose siempre de un nico rbol de clasificacin. Al abrir un libro de trabajo o una query, se muestra el rea de resultados en el entorno EXCEL. Si el objeto ejecutado es un query, el sistema realizar una seleccin de la base de datos antes de presentar el informe, y estarn activas todas las funciones de navegacin, mientras que si se ejecuta un libro de trabajo, lo que se visualizar ser una imagen inmediata de la seleccin que se haba hecho al
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grabar el libro, con la disposicin que tena en ese momento. En este ltimo caso, el sistema no accede a la base de datos para seleccionar los registros, por lo que la visualizacin es prcticamente inmediata. Por contra, no estarn activas las funciones de navegacin, siendo preciso pulsar el icono Refrescar para que en ese momento realice dicha nueva seleccin de datos y se activen, por consiguiente, las funciones de navegacin del query.
V.2.2
ICONO GRABAR
Para grabar una disposicin de una query se pulsa el icono Grabar. El sistema pregunta si se trata de un nuevo libro o de una vista para un libro ya existente. Si la grabacin se realiza como un nuevo libro, este se incluir en la carpeta que el usuario seleccione, y podr acceder posteriormente a dicho libro de forma inmediata. Si esta rea de resultados no ha de generar un nuevo libro, que cargue el rbol de carpetas, se grabar como una vista para un libro existente, de manera que para acceder a dicha vista habremos de abrir primero el libro, y a continuacin seleccionar la vista en cuestin. En el icono Pasar a se podrn seleccionar cada una de las vistas grabadas para el libro de trabajo abierto.
V.2.3
Este icono se utiliza para que se realice nuevamente la seleccin de datos de la base de datos (del infocubo para el que se ha definido la query). Esta funcin es til para activar las funciones de navegacin, en el caso de que el objeto abierto fuera un libro, o para que un informe con variables (por defecto pide los valores al ejecutar el query) solicite nuevamente una entrada de los valores de sus variables, si las tuviera.
V.2.4
Pulsando Modificar query se presentas dos opciones: Vista local Definicin global
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Modificar el query en su vista global permite cambiar la disposicin de los elementos de la query seleccionados en la definicin, y no permite grabar la nueva disposicin (como query, siempre lo permite como libro de trabajo). Esta funcin realiza lo mismo que el usuario puede modificar desde la ejecucin del query, cambiando las caractersticas de desglose, filtros, etc. Es una forma rpida de reorganizar la visualizacin del query, nicamente durante la ejecucin. La definicin global permite modificar la query y grabar dichas modificaciones. Esta opcin lleva a la misma funcionalidad desde la que se cre el query. Permite la incorporacin de nuevos infoobjetos del infocubo, eliminar y modificar los existentes, cambiar filtros, y todas las funciones existentes al crear la query.
V.2.5
Posicionando el cursor en una celda del rea de resultados de la query (conjunto de celdas especficas de la ejecucin de una query) con el botn derecho del ratn se muestran todas las funciones aplicables en la celda. Esta funcin se puede ejecutar desde el icono correspondiente, y slo tiene aplicacin cuando existe una celda del rea de resultados marcada.
V.2.6
ICONO FORMATEO
Bajo este icono estn las opciones de formato de visualizacin de las celdas del query. El funcionamiento es anlogo al del propio Excel, pero si se modifica el formato con las opciones de Excel, nicamente se estar modificando la hoja, pero no el informe, por lo que al refrescar el informe perder el formato, mientras que las modificaciones realizadas desde la barra de herramientas especfica de BIW no se pierden con este refresco. Las opciones son: fuentes, tramas, bordes de celdas, alineacin de textos y de representacin de jerarquas.
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V.2.7
ICONO DISPOSICIN
INCLUIR GRFICO
V.2.7.1
Incorpora un grfico del query. Al modificar cualquier parmetro en el query, mediante navegacin o definicin, se modificar automticamente el grfico, de manera que siempre representar de forma grfica los mismos datos que se ven en el rea de resultados en cada momento.
Haciendo doble clic en el rea ocupada por el grfico y con el botn derecho del ratn, tanto en el rea ocupada por el grfico como en el grfico en si, se muestran todas las opciones de configuracin de dicho grfico (tipo de grfico, tramas, escala, origen, incorporar tabla de datos, fuentes, etc.).
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V.2.7.2
INCLUIR MAPA
Slo aplicable en determinados casos en que las caractersticas se han definido como caractersticas geogrficas, y se asocien unos ficheros especficos.
V.2.7.3
V.2.7.4
Desplaza el rea de resultados del query a otra posicin dentro del libro de trabajo.
V.2.7.5
Relaciona los elementos de cada query en una misma hoja, de forma grfica.
V.3.2
Posicionando el ratn sobre una caracterstica libre, marcando la opcin Drill-down, se realiza el desglose de los datos del informe clasificados por sus datos maestros, mostrndose tantas filas (lneas o columnas, segn el Drill-down se realice vertical u horizontal) como datos maestros de la caracterstica tengan valores de los ratios seleccionados. Se pueden realizar varios desgloses simultneos, tanto verticales como horizontales, limitado a la manejabilidad y facilidad de anlisis de los datos del informe.
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Al igual que en el caso del filtrado, una vez desglosado el informe para una caracterstica, en el mismo men se mostrar la opcin Eliminar drill-down.
V.3.3
Funciones de filtro
Se posiciona el cursor en una caracterstica libre. Marcando Seleccionar valor de filtro. A continuacin se muestra un popup con las opciones de filtrado: valores simples y rangos de datos maestros, y jerarquas definidas para la caracterstica (segn las especificaciones en la definicin del query). Con esto se limitan los datos de salida en el informe a dicho filtro, pudindose especificar tantos filtros como sea necesario.
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Otros valores
Marcando el icono Visualizar otros valores se abre una nueva ventana en la que se pueden restringir valores de los textos y de otros infoobjetos asociados a la caracterstica. Una vez realizado un filtro para una caracterstica, en el mismo men visualizado con el botn derecho, aparece la opcin Eliminar valor de filtro. Esta funcionalidad tambin es aplicable a la seleccin de los ratios de salida. El sistema interpreta los ratios como si existiera una caracterstica cuyos datos maestros son los nombres de los ratios. En el informe es posible, por consiguiente, visualizar slo determinados ratios, mediante navegacin, sin necesidad de modificar la query en su definicin.
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V.3.4
Marcando la celda que contiene la caracterstica o el ratio, con el botn derecho del ratn tendremos acceso a modificar todas las propiedades de dicha caracterstica o ratio en la visualizacin del query.
V.3.5
Conversiones de moneda
El valor de los ratios se presenta, en principio, en la moneda indicada en la base de datos o la especificada en la definicin del query. Es posible modificar esta moneda de salida durante la navegacin en el query. Esto nos permite unificar las distintas monedas que se puedan dar en una misma celda de un informe, al intentar acumular registros con importes en distintas monedas.
VI.
VI.1. INTRODUCCIN
El diseo de las queries se realiza desde el Business Explorer Analizer. Partiendo de la estructura de un infocubo (conjunto de tablas de la base de datos de las que el query extrae los resultados), se toman los infoobjetos (caractersticas y ratios) sobre los que se va a realizar el anlisis y se configura por completo el informe.
VI.2. Procedimiento
Para crear una query, se pulsa el icono Abrir de la barra de herramientas y, se selecciona Queries, y, a continuacin, Nuevo. Se indica el infocubo para el que se va a crear el query y se abre la ventana con todos los elementos necesarios. Estos elementos se incuyen en el query arrastrando con el ratn hasta la ventana correspondiente.
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Ejecutar
Crear
Grabar
Borrar
Excepciones
Verificar
Moficar / Visualizar
Nombre tcnico
Cancelar
Abrir
Grabar como
Condiciones
Documentacin
Referencia de utilizacin
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Esta caracterstica de navegacin mostrar los valores limitados a los introducidos en la variable al ejecutar o refrescar el query.
Slo se mostrarn en el informe los datos que cumplan el filtro indicado para el material, habindose seleccionado un valor individual y un rango de valores de material.
Los ratios y los datos maestros de materiales para los que haya datos en el infocubo se muestran en las filas. Los datos maestros de centro se disponen en las columnas
En el rea de la derecha se muestran todos los elementos seleccionables para crear el query. Las caractersticas (agrupadas por dimensiones), sus variables (si existen), los ratios, y las estructuras definidas.
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Caractersticas libres y especificacin de ratios para desglose. Excepcin para el ratio. Est activa
Ratios
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Al definir el query, se pueden seleccionar estos ratios, y tambin se pueden crear otros nuevos a partir de los primeros. Son los ratios calculados y los ratios restringidos. Estos nuevos ratios se pueden seleccionar con el botn derecho del ratn sobre la carpeta de Ratios. Si la carpeta est en el rea donde figuran los elementos del infocubo, los ratios creados quedarn asignados permanentemente al infocubo, de tal manera que cada vez que se seleccione dicho infocubo para una nueva query, estos ratios estarn disponibles, pero no se vern si se accede a la configuracin del infocubo desde el diseo de la base de datos. Si, por el contrario, estos ratios se crean desde la carpeta Ratios que se abre al incluir un ratio en las filas o las columnas del query, las opciones equivalentes son Nueva seleccin para los ratios restringidos y Nueva frmula para los ratios calculados, pero en este caso la definicin de estos ratios es local para el query y el rea donde se definen. Independientemente de esto, el proceso de creacin de estos ratios es el mismo, por lo que en los puntos siguientes se especifican los pasos para hacerlo desde las reas de filas y columnas.
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VI.7. Frmulas
En un informe se pueden incluir ratios generados como operaciones de otros ratios. En la definicin o modificacin del query, con el botn derecho del ratn, posicionado en la carpeta de ratios del rea donde se vaya a incluir, se selecciona Frmula, y se visualizar la ventana para crearla. Los elementos que la componen se arrastran con el ratn o se escriben directamente en el rea de definicin de la frmula.
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Tipo de cambio
Moneda destino
VI.9. Estructuras
Para el tratamiento de un conjunto de ratios (directos, restringidos, calculados) comunes a varios informes, se definen estructuras. Con el cursor en el icono que agrupa los ratios, en la ventana de filas o
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en la de las columnas, se selecciona Grabar como y la estructura, con el nombre asignado, queda asociada al infocubo, de la misma forma que los ratios restringidos y los calculados. Al entrar a modificar o crear una query para el infocubo, se podr seleccionar directamente la estructura, y se arrastrar al rea de las filas o de las columnas como un bloque.
VI.10.
Excepciones
En un informe se pueden mostrar todos los valores de los ratios correspondientes a una seleccin de datos maestros, pero que a su vez, cumpla unas condiciones de filtrado determinadas. En caso contrario, se podr ocultar el dato, si lo que establecemos es una condicin, o mostrar con un color que resalte el dato, en el caso de las excepciones.
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Para resaltar valores de ratios, en funcin de su magnitud, se emplean las excepciones. En la definicin del query, se pulsa el icono Excepciones.
La ventana que se visualiza tiene dos pestaas. En la primera se limitan los ratios para los que funcionar la excepcin, y los rangos para los que se han de mostrar los indicadores. En la segunda se indica si estos indicadores se han refieren a totales o a todos los valores, y si se ha de filtrar la excepcin por caractersticas y determinados datos maestros de estas. Con esta opcin se podrn visualizar las excepciones y las condiciones, y a continuacin, con el botn derecho del ratn sobre la condicin o excepcin que corresponda, se podr activar y desactivar.
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VI.11.
Condiciones
Para eliminar del informe los datos que, en funcin de unas determinadas magnitudes de los ratios, quieran ocultarse, se crear una condicin. Pulsando el icono 'Condicin de la barra de herramientas se abre la ventana para creacin de las condiciones. Los campos a completar son las caractersticas para las que se pretende filtrar los datos, y los valores de los ratios que forman la condicin de salida.
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VII.
Variables
Una variable es un objeto definido para una caracterstica, de manera que siempre que dicha
caracterstica se emplee en un infocubo, se podr seleccionar la variable. Al ejecutar el query, se mostrar un popup de entrada de datos para la variable. En la definicin de la query la variable se selecciona de la misma forma que los valores individuales para la caracterstica. A esta se le puede incluir un offset, de manera que los datos vengan filtrados por el valor de la variable ms o menos una determinada cantidad. Esto se aplica generalmente, como ya se ha mencionado, en las variables de tiempo, para establecer comparaciones entre diferentes instantes en un mismo informe. Para crear una variable, se entra en el sistema BIW, y en el men Business Explorer se selecciona Modificar variables. A continuacin se modifica la tabla de las variables y se crea una nueva entrada, con los siguientes parmetros:
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Tipo de variable: o o o o o Valor de caracterstica: la variable tomar el valor de un dato maestro. Jerarqua: tomar el nombre de una jerarqua. Nodo de jerarqua: hace referencia a un nodo de una jerarqua determinada Frmula: se podr emplear esta variable en ratios calculados y frmulas. Texto: se emplean para sustituir un dato maestro por su texto asociado.
Entrada manual valor por defecto: al ejecutar el query pide el valor de la variable.
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o o
Sustitucin: el valor se toma durante la ejecucin del query Autorizacin: este tipo de variables se define para chequear las autorizaciones a la hora de visualizar los datos en un query. Se filtrar una caracterstica por una variable de autorizacin cuando el usuario del query no deba tener acceso a todos los datos del sistema.
Una vez definidas estas variables, se podrn emplear para filtrar datos maestros de caractersticas, en textos, o para chequear objetos de autorizacin.
Contiene las opciones de publicacin en Web, insertar query en la hoja activa, a partir de celda marcada, copiar query en una posicin del libro, eliminar el query seleccionado, borrar todos los queries del libro de trabajo, borrar las reas de resultados, desvincular los queries, y proteccin de la hoja activa mediante password. La opcin de desvincular los queries convierten el informe en una hoja de Excel, anulando toda la funcionalidad del query. Esto se puede emplear para enviar o tratar los informes como meras imgenes planas de anlisis.
VIII.2.
OPCIONES
Al ejecutar un query, puede superponerse sobre una hoja en blanco o sobre una predeterminada con los atributos, macros o cualquier elemento definible en Excel. Para esto se crean las hojas Excel a emplear de fondo y se graban como libros de trabajo en BIW. A continuacin, se especificar si, al abrir un query, ha de mostrarse sobre un libro vaco, sobre un libro de trabajo a elegir de la lista de libros definidos, o sobre un libro de trabajo permanente. Para este ltimo caso se habr definido previamente uno de los libros como permanente.
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IX.
Propiedades de la query
En la ventana de la definicin de la query, pulsando el icono de Propiedades se muestran las de la
query: visualizar factores de escalado de los ratios, suprimir los nombres de los ratios repetidos, ajustar el formato al refrescar los datos, visualizacin del signo, suprimir valores cero, variables empleadas, y datos de usuario, as como acceder a la documentacin asociada al query para crear, visualizar o modificar.
Entrando en el sistema BIW, en el men Business Explorer, se venlas opciones Borrar queries y Copiar queries.
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X.
AUTORIZACIONES
Mediante la transaccin RSSM se crean los objetos de autorizacin para los datos para BW.
Al crearlo se inclumos el objeto 1KYFNM (ratios) y las caractersticas para las que se quieran chequear las autorizaciones del usuario. Una vez creado el objeto de autorizacin, se incluye en un perfil, y este en el usuario correspondiente. En el query habr de indicarse que la caracterstica a chequear est filtrada por una variable de autorizacin.
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