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Fachzeitschrift technische kommunikation | 2011.Jahrgang | 2 / 32 | Seite 44

Anbindung der Terminologie an Unternehmensprozesse

Wissensmanagement vereinfacht Terminologiepflege


von Verena Pirnbacher und Klaus Baumgartner

Welcher Unterschied besteht zwischen test sequence und test run? Keiner? Warum werden dann in zwei unterschiedlichen Softwareprogrammen eines Unternehmens fr ein und denselben Begriff zwei unterschiedliche Benennungen verwendet? Nicht nur Technische Redakteure werden bei ihrer tglichen Arbeit immer wieder mit unterschiedlichen Benennungen fr die gleiche Sache konfrontiert, auch Produktmanager, Entwickler, bersetzer und letztlich auch Kunden. Viele Unternehmen sind sich dieses Problems bewusst und wollen mit einer Terminologiedatenbank fr Abhilfe sorgen. Doch reicht dieser Schritt aus? Terminologiedatenbanken dienen der ein- oder auch mehrsprachigen Erfassung des Wortschatzes einer Fachsprache. Es werden Terminologieextraktionsverfahren angewendet, um Terminologie zu gewinnen. Die Termini werden nach terminologiewissenschaftlichen Kriterien aufgearbeitet und in der Datenbank gespeichert. Die freigegebenen Termini stehen den Anwendern meistens ber ein Webinterface zur Verfgung. Das Speichern von Begriffen, deren Bedeutungen und Zusatzinformationen in der Datenbank heit jedoch nicht, dass ab sofort keine unterschiedlichen Benennungen fr einen bestimmten Begriff in unterschiedlichen Dokumenten mehr auftauchen. Zweifellos, eine gut gewartete Terminologiedatenbank leistet einen wesentlichen Beitrag zu einer standardisierten Unternehmensterminologie. Der Erfolg, das heit die Akzeptanz und der Ruf als verlssliche Unternehmensquelle, ist damit noch nicht garantiert. Tglich werden neue Termini generiert. Ein Groteil der Begriffe wird dabei nicht von Terminologen, Technischen Redakteuren oder bersetzern benannt, die sich mit dieser Thematik auskennen. Viele Begriffe entstehen bereits viel frher im Produktentwicklungsprozess und erhalten oft eine Ad-hoc-Benennung von Personen, die terminologiewissenschaftliche Kriterien nicht kennen. Das Ziel von AVL Die AVL List GmbH entwickelt in Graz Antriebssysteme mit Verbrennungsmotoren und Mess- und Prftechnik. Die Abteilung Produktdokumentation des Unternehmensbereichs Instrumentation & Test Systems (ITS) hat sich dafr entschieden, fr die Ausarbeitung eines Freigabeprozesses und eines Prozessablaufs fr die Generierung neuer Termini die im Produktentwicklungsprozess involvierten Mitarbeiter einzubeziehen. Es soll sichergestellt werden, dass Termini in Absprache mit Fachexperten und Terminologen freigegeben und somit einem Validierungsprozess unterzogen werden. Auerdem sollen Mitarbeiter aus der Entwicklung oder dem Produktmanagement fr Terminologie sensibilisiert werden. Ferner soll ein Weg gefunden werden, dass die an der Entwicklung beteiligten Mitarbeiter neue Termini bereits im Entstehungsprozesses an den Terminologen melden und dass diese neuen Benennungen unmittelbar gemeinsam validiert werden. Einerseits erhht sich damit die Akzeptanz der Terminologiearbeit im Unternehmen. Auerdem kann so sichergestellt werden, dass Termini bereits zu einem frhen Zeitpunkt in die Datenbank aufgenommen werden. Andererseits knnen falsche oder irrefhrende Benennungen bereits vor Entstehung von Dokumenten als Negativbenennungen ausgewiesen werden. Alle am Entwicklungsprozess beteiligten Mitarbeiter sind angehalten, ab diesem Zeitpunkt die festgelegte Vorzugsbenennung des Terminus anzuwenden. Die Terminologie wird konsistenter. Falsche Benennungen mssen nicht mehr nachtrglich durch einen aufwendigen Prozess korrigiert werden. Die Vorgehensweise Die Ausarbeitung eines Freigabeprozesses sowie einer Vorgehensweise fr die Anbindung der Terminologie erfolgte aus der Sicht des Wissensmanagements. Wissensmanagement spielt in vielen unterschiedlichen Handlungsfeldern eine Rolle und wird aus vielen Perspektiven betrachtet. In der Fachliteratur existiert eine Vielzahl unterschiedlicher Definitionen und Anstze. Das Bausteinmodell von Probst et. al. in der Abbildung stellt einen aus acht Bausteinen bestehenden Produktzyklus dar [1]. Diese Bausteine sind die Interventionsfelder von Wissensmanagementmanahmen und miteinander vernetzt. Das zentrale Element ist das Produkt Wissen, das gleichzeitig auch das Ergebnis des Gesamtprozesses ist. Es gibt sechs Kernprozesse auf der operativen Ebene, in Abbildung 1 die Bausteine innerhalb des Rahmens, und zwei Bausteine auf der strategischen Ebene. Fr die vorliegende Problemstellung bildeten die beiden Bausteine Wissensentwicklung und Wissens(ver)teilung eine wichtige theoretische Grundlage.

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Abb.: Bausteinmodell [1] Beim Baustein Wissensentwicklung steht die Entwicklung neuer Fhigkeiten, besserer Ideen und leistungsfhigerer Prozesse im Mittelpunkt. Besondere Bedeutung hat die Wissens(ver)teilung, da sie eine zwingende Voraussetzung ist, um Erfahrungen und Informationen fr eine Organisation nutzbar zu machen. Die im Produktentwicklungsprozess involvierten Personen mssen also eine Mglichkeit besitzen, ihr Wissen zu teilen, ber Probleme zu diskutieren und Ansichten zu teilen, damit sich kollektive Lernprozesse einleiten lassen. Es galt, eine Umgebung zu schaffen, in der ein Informations- und Wissensaustausch mglich ist. Gruppe aus acht Personen Als Methode wurde die ermittelnde Gruppendiskussion gewhlt. Bei der Auswahl der Teilnehmer war es wichtig, dass es sich um Personen handelte, die in ihrer tglichen Arbeit immer wieder mit Termini, deren Entstehung und Erfassung konfrontiert werden. Zudem war es wichtig, dass es sich bei den Teilnehmern um eine heterogene, natrliche Gruppe handelte, die im Sozialgefge Unternehmen in jener Form auch tatschlich vorkommt. Es wurden die Entwicklungsprozesse sowie das Organigramm der AVL List GmbH herangezogen, um mgliche Teilnehmer zu ermitteln. Die Anzahl der Personen wurde auf acht beschrnkt. Da manche Teilnehmer zwei Funktionen im Entwicklungsprozess ausben, konnten insgesamt elf Rollen abgedeckt werden: Terminologe, Softwarelokalisierungsmanager, Produktmanager, Softwareentwickler, Hardwareentwickler, Technical Information Provider, Usability Engineer fr Software, SRS-Manager fr Software, Technischer Redakteur, Marketing und Trainer fr Kundenschulungen. Die Funktion des bersetzers wurde von Technischem Redakteur und Terminologen vertreten, da bersetzungen fr die AVL List GmbH vorwiegend von externen Dienstleistern ausgefhrt werden. Freigabe von Termini Durch die in der Gruppendiskussion entstandenen Wissenssynergien konnte in der Auswertung ein Freigabeprozess modelliert werden, der in groben Zgen so aussieht: ein mehrstufiger Prozess mit drei Subprozessen; der Prozess kann von jedem Mitarbeiter initiiert werden. Es bleibt dem Terminologen berlassen, ob und welche Ansprechpartner er zur Klrung eines Terminus heranzieht. Ansprechpartner knnen weitere Terminologen oder Fachleute aus dem jeweiligen Entwicklungsgebiet sein. Handelt es sich beispielsweise um ein linguistisches Problem, zieht er das so genannte Terminology Board zu Rate, das aus mindestens einem weiteren Terminologen besteht. Erfolgt keine Einigung oder entscheidet sich der Terminologe zu Beginn bereits einen Ansprechpartner aus einem bestimmten Fachbereich hinzuzuziehen, so erfolgt eine Klrung im nchsten Subprozess. Konnte in den vorhergehenden Subprozessen keine Einigung erzielt werden und handelt es sich um einen bereichs- oder segmentbergreifenden Terminus, wird der dritte und letzte Subprozess gestartet. In diesem so genannten Eskalationsszenario muss es zu einer Entscheidung ber den Terminus kommen. Der Subprozess Eskalationsszenario soll die Ausnahme darstellen, da dieser bereits Entscheidungen auf hherer Ebene erfordern soll. Der Freigabeprozess ist so ausgelegt, dass die Freigabe von Termini mit so geringem Aufwand wie mglich und so schnell wie mglich erfolgen kann. Es wird erwartet, dass die Mehrheit der Termini entweder sofort oder nach Absprache mit einem weiteren Terminologen oder Fachexperten freigegeben werden kann. Anbindung der Terminologie an zentrale Prozesse Am Entstehen eines neuen Produkts sind mehrere Prozesse beteiligt. Diese sind Teil einer komplexen Prozesslandschaft des Unternehmens, in der die fr die Terminologiearbeit primr relevanten Prozesse identifiziert wurden. Es handelt sich dabei um den Produktdefinitions- und Entwicklungsprozess (jeweils angepasst an die Entwicklung von Hardware und Software), den Product Launch Process sowie den Lokalisierungsprozess. Vor der Produktentwicklung werden die Anforderungen an das Produkt in einem Lastenheft definiert. Anschlieend wird im Pflichtenheft festgelegt, wie diese Anforderungen konkret umgesetzt werden. Im Laufe der Gruppendiskussion wurde ersichtlich, dass zwar alle Diskussionsteilnehmer eine frhe Aufnahme in die Datenbank begren, sie es jedoch whrend der Erstellung des Lastenheftes als schwer umsetzbar sahen. Da es im Lastenheft weniger um konkrete Benennungen einzelner Produktkomponenten geht, wurde im ersten Schritt bewusst darauf verzichtet, konkrete Schritte zur Erfassung der

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Terminologie festzulegen. Unabhngig davon steht den Autoren der Lastenhefte natrlich die Terminologiedatenbank fr die Recherche zur Verfgung. Die Erstellung des Pflichtenheftes ist dagegen der richtige Zeitpunkt, um mit geregelter Terminologiearbeit zu beginnen. In mehreren Schritten soll sichergestellt werden, dass die im gesamten weiteren Entwicklungsprozess zu erwartende Terminologie zielgerichtet beeinflusst wird. Terminologie ermitteln Erstens soll dem Autor des Pflichtenheftes klar sein, dass die hier getroffenen sprachlichen Entscheidungen einen wesentlichen Einfluss auf den gesamten Produktlebenszyklus haben. Dadurch wird sichergestellt, dass bei der Einfhrung neuer Termini auch die daraus resultierenden Konsequenzen bedacht werden. Die Vorlage, die zur Erstellung eines neuen Pflichtenheftes dient, weist zustzlich darauf hin, dass neue Terminologie in einem eigenen Abschnitt zusammengefasst werden muss. Wenn hier von Terminologieerfassung die Rede ist, dann wird immer davon ausgegangen, dass die gesamte Terminologie zweisprachig erfasst wird, in Deutsch und Englisch. Terminologie abgleichen Zweitens spricht der Autor des Pflichtenheftes mit dem Terminologen oder dem fr das Produkt zustndigen Technischen Redakteur auch ber bestehende und neue Terminologie. Bei diesem so genannten Terminology Walkthrough kann der Technische Redakteur sein Fachwissen aus dem jeweiligen Fachbereich einbringen und auf bereits vorhandene Terminologie verweisen. Hierbei ist auch wichtig, dass durch diese Vorgehensweise nur ein unwesentlicher Mehraufwand im Rahmen des Entwicklungsprozesses entsteht, da sich der Technische Redakteur beim Erstellen der Dokumentation blicherweise mit dem Pflichtenheft befasst. Dieser geringe Mehraufwand ist ein ganz entscheidender Punkt. Denn abgesehen von den fr Terminologen bestehenden Vorteilen der Verwendung einheitlicher Terminologie muss im geschftlichen Umfeld immer auch der finanzielle Aspekt im Auge behalten werden. Alle in diesem Arbeitsschritt erfassten Termini werden dokumentiert und in die Terminologiedatenbank integriert. Sie stehen damit allen Mitarbeitern bereits fr die weitere Arbeit whrend der Entwicklung zur Verfgung. Drittens wird bei der abschlieenden berprfung des Pflichtenheftes mit Hilfe einer Checkliste abgefragt, ob der Schritt Terminology Walkthrough stattgefunden hat. Damit wird die Terminologie fest im Entwicklungsprozess verankert, denn fr die Freigabe der weiteren Produktentwicklung ist die Erfllung aller Punkte der Checkliste eine notwendige Voraussetzung. Die zuvor angesprochenen Punkte betreffen Vorgnge zu frhen Zeitpunkten in einem Produktentwicklungsprozess. Die weiteren formalen Schritte finden dann statt, wenn die Produktentwicklung vor dem Ende steht und die Markteinfhrung naht. So wird whrend des Marktstarts nochmals berprft, ob der Terminologie whrend der Entwicklung die ntige Aufmerksamkeit gewidmet wurde. Terminologie bei Lokalisierung Bei der Lokalisierung von Kundendokumentation und von Marketingmaterial wird ein Translation-Memory-System verwendet. Dieses System bietet eine Schnittstelle zur Terminologiedatenbank und ermglicht so die Integration der vorhandenen Terminologie in die zu erstellenden bersetzungsprojekte. Auf diese Weise kann die im Lokalisierungsprozess explizit vorgeschriebene Bercksichtigung der erfassten Terminologie realisiert werden. Beispiel fr eine Vorgehensweise Die dargestellte Vorgehensweise fr die Ausarbeitung von Terminologieprozessen erfolgte unter dem Aspekt des Wissensmanagements. Es gibt kein allgemein gltiges Konzept fr die Anbindung der Terminologie an Unternehmensprozesse sowie die Freigabe von Termini, da deren Erarbeitung immer von unternehmensspezifischen Faktoren abhngt, wie zum Beispiel der Unternehmensstruktur und -kultur. Die gewhlte Herangehensweise machte es jedoch mglich, die positiven Effekte durch das Einbinden der vom Terminologieprozess direkt betroffenen Wissenstrger zu nutzen. Die so entstandenen Wissenssynergien haben wesentlich zum Entstehen eines Freigabeprozesses beigetragen. Zudem spielten die Ideen, Wnsche und konkreten Vorschlge fr die weitere Vorgehensweise bei der Anbindung der Terminologie an die Unternehmensprozesse eine wichtige Rolle. Literatur zum Beitrag [1] Probst, G.; Raub, S.; Romhardt, K. (2006): Wissen managen. Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. Gabler, Wiesbaden. Bohnsack, R. (2007). Rekonstruktive Sozialforschung. Einfhrung in qualitative Methoden. Budrich, Opladen & Farmington Hills. Lamnek, S. (1998). Gruppendiskussion. Theorie und Praxis. Beltz, Weinheim/Basel. Pirnbacher, V. (2009). Terminologie- und Wissensmanagement am Beispiel der Strategic Business Unit ITS der AVL List GmbH. Unverffentlichte Masterarbeit, FH Burgenland.

Mag. Verena Pirnbacher, MA, ist seit 2007 als Technische Redakteurin ttig. Sie studierte Angewandtes Wissensmanagement an der FH Burgenland in Eisenstadt und bersetzen an der Karl-Franzens-Universitt Graz. Ihre Masterarbeit Terminologie- und Wissensmanagement am Beispiel der Strategic Business Unit ITS der AVL List GmbH

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wurde 2010 beim sterreichischen Online-Informationstreffen und sterreichischen Dokumentartag (ODOK) mit dem Preis der GDI ausgezeichnet sterreichische Gesellschaft fr Dokumentation und Information. Klaus Baumgartner, MSc., ist seit 1990 als Technischer Redakteur bei der AVL List GmbH in Graz beschftigt und fr die Technische Dokumentation von Abgasmessgerten und Kraftstoffkonditionier- und Kraftstoff-Verbrauchsmessgerten zustndig. Auerdem ist er fr den Aufbau der Terminologiedatenbank verantwortlich. Er ist Absolvent des Lehrgangs Technische Kommunikation der Donau-Universitt in Krems. Verena Pirnbacher v.pirnbacher@gmail.com Klaus Baumgartner AVL List GmbH klaus.baumgartner@avl.com www.avl.com
| Nr : 3267 | Mehr Artikel aus der Rubrik 'Schreiben & Terminologie' hier. |

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