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Restries tcnicas associadas a um sistema integrado de gesto: estudo de caso em uma empresa
Odersio Martinho Filho (UNIFEI) odersio.martinhao@alcoa.com.br Luiz Gonzaga Mariano de Souza (UNIFEI) gonzaga@unifei.edu.br

Resumo A integrao dos sistemas de gesto de qualidade, meio ambiente, sade e segurana e responsabilidade social tem se tornado uma prioridade para muitas organizaes. Os sistemas de gesto baseados nos padres ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 e SA 8000 apresentam afinidades e a sinergia pode ser alcanada, podendo ser evitados inconsistncias e duplicao. Esse artigo faz uma sntese bibliogrfica da teoria e apresenta uma anlise das restries tcnicas e benefcios da integrao de sistemas de gesto de qualidade, meio ambiente, sade e segurana e responsabilidade social, com base no estudo de caso desenvolvido numa empresa automotiva. O resultado da pesquisa uma proposta de integrao baseada em processos, alm de concluir que os dados obtidos esto de acordo com o preconizado pela bibliografia. Palavras-chave: Sistemas integrados de gesto; Integrao; ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001; SA 8000. 1. Introduo Esse artigo aborda os resultados do estudo de caso sobre as restries e benefcios associados integrao de sistemas de gesto (SG) envolvendo as reas de qualidade (Q), meio ambiente (MA), sade e segurana ocupacional (SSO) e responsabilidade social (RS) numa empresa automotiva do Sul de Minas Gerais. Essa abordagem baseia-se em evidncias, tanto tericas quanto empricas, de que a integrao dos SG um tema que tem sido discutido por pesquisadores e pelas organizaes. Em termos atuais, a integrao uma tendncia e, uma excelente oportunidade para a reduo dos custos de certificao, auditoria e treinamento, alm de reduzir as barreiras interdepartamentais entre os processos e reas organizacionais envolvidas. A anlise bibliogrfica demonstra que os objetivos e preocupaes associadas a cada um dos quatro sistemas so analisados e estudados de forma separada e implantados e mantidos isoladamente, com pouca participao de outras pessoas que no os especialistas de cada SG e quase nenhuma sinergia entre os mesmos. 2. Sistema integrado de gesto - SIG Segundo Jorgensen et al. (2005) a compatibilidade desses SG, incluindo o SG de RS, d abertura discusso dos aspectos da integrao, do incremento da similaridade dos elementos de cada sistema passando pelo ajuste para processos genricos at a completa integrao, em uma cultura de aprendizado e de melhoria contnua. Para Griffith (2000) um SIG a estrutura organizacional, recursos e procedimentos utilizados para planejar, monitorar e controlar projetos nas reas de Q, MA e SSO. Para os autores desse trabalho esse conceito pode ser estendido para a questo da

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responsabilidade social, uma vez que existe similaridade entre os elementos de gesto associados. 3. Abordagens adotadas no processo de integrao Para Karapetrovic (2003) as organizaes tm duas escolhas: manter os SG separados ou integr-los. A integrao traz sinergia e eliminao das redundncias e pode acontecer em todos os nveis hierrquicos ou envolver somente a alta administrao e a operao. Manter os SG separados significa, entre outros, duplicar esforos e aumentar a burocracia sistmica. Segundo Wilkinson e Dale (1999) h trs possibilidades para que a integrao ocorra, utilizando a abordagem sistmica: a) Integrar a documentao num nico manual, e manter as prticas por dimenso; b) Alinhar processos, objetivos e recursos-chave, integrando o planejamento, projeto, implantao e demais atividades verticalmente; c) Criar um sistema todos em um que, para Karapetrovic (2002), significa integrar outros aspectos organizacionais. Segundo Elkington (1998) as organizaes esto tentando compreender, demonstrar e melhorar os seus desempenhos balanceados nas dimenses econmica, ambiental e social. Para Cicco (1999) a adoo da ISO 9000 no um pr-requisito, mas constitui a base perfeita para a implementao da OHSAS 18001, pois as empresas certificadas possuem subsdios para a adoo de um SIG entre a dimenso Q e a dimenso SSO. 4. Restries tcnicas associadas ao SIG O Quadro 1 traz uma sntese das restries tcnicas identificadas pelos autores referenciados. Na prtica isso tem provado ser difcil trabalhar com SG separados e ao mesmo tempo garantir o alinhamento com as estratgias da organizao.
Restrio Tcnica Falta de expertise Dificuldade de se encontrar denominadores comuns Atendimento legal e demais requisitos Atrasos na implantao Ignorar o inter-relacionamento com as partes interessadas Falta de clareza quanto aos benefcios Dificuldade de interpretao dos padres normativos X X X X X Jonker Affisco Karapetrovic e Pun et Wilkinson Maffei Karapetrovic Beckmerhagen et al. et al. Willborn al. e Dale (2001) (2003) et al. (2003) (2004) (1997) (1998) (1999) (2001) X X X X X X X X X Zutshi e Zutshi e Sohal Sohal (2004) (2005) X X X X X

Fonte: Adaptado de Affisco et al. (1997), Karapetrovic e Willborn (1998), Pun et al. (1999), Wilkinson & Dale (2001), Maffei (2001), Karapetrovic (2003), Beckmerhagen et al. (2003), Jonker et al. (2004) e Zutshi & Sohal (2004 e 2005).

Quadro 1 Restries tcnicas associadas implantao de um SIG

5. Benefcios associados ao SIG O Quadro 2 apresenta uma sntese dos benefcios identificados pelos autores referenciados. A maioria dos autores concorda que a melhoria da eficincia e eficcia dos processos, a reduo da burocracia sistmica, a eliminao de duplicidade e redundncia de procedimentos e instrues e a reduo de custos como quatro importantes benefcios de um SIG. Existem ainda outros benefcios que podem ser considerados como, por exemplo, o

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alinhamento de objetivos, processos e recursos disponveis que, alm de servirem como mecanismo para se vender o SIG, demonstra que os benefcios de um SIG superam as restries encontradas durante o processo de integrao.
Benefcios Melhoria da eficincia e da eficcia Reduo da burocracia sistmica Eliminao da duplicidade e redundncias Reduo de custos Harmonizao e simplificao da documentao exigida Vantagem competitiva Alinhamento dos objetivos, processos e recursos Simplificao dos padres e requisitos para o sistema de gesto da organizao Cumprimento de regulamentos e padres Sinergia entre os vrios sistemas de gesto X X X X X Karapetrovic e Willborn (1998) Douglas e Maffei Poksinska et Glen (2001) al. (2003) (2000) X X X X X X X Karapetrovic (2003) X X X X Beckmerhagen et al. (2003) X X X X X X X X X X X X Zutshi e Sohal (2004) X X X X X Zutshi e Sohal (2005)

Fonte: Adaptado de Douglas & Glen (2000), Beckmerhagen et al. (2003), Karapetrovic (2003) e Zutshi & Sohal (2004 e 2005), Maffei (2001), Karapetrovic & Willborn (1998), Poksinska et al. (2003).

Quadro 2 Benefcios associados implantao de um SIG

6. Descrio da tcnica de coleta de dados Segundo Marconi e Lakatos (1999), os procedimentos metodolgicos empregados caracterizam a pesquisa como exploratria, descritiva e qualitativa. Foram utilizadas a observao direta e a coleta de dados, via questionrio distribudo s pessoas relacionadas com os SG, alm de outras partes interessadas, para a identificao das restries e benefcios esperados e tambm sobre que tipo de abordagem deveria ser utilizado para a integrao na situao em estudo. 7. Coleta de dados Para a coleta de dados foi utilizado um questionrio, que empregou a escala Likert tipo 4 (No Em parte Em grande parte Sim), uma vez que essa apropriada quando se deseja acumular grande quantidade de dados sobre questes sociais e polticas (MARCONI E LAKATOS, 1999). A construo do instrumento considerou o trabalho de Maffei (2001), adaptado para a varivel responsabilidade social, incluindo as consideraes de Douglas e Glen (2000), Beckmerhagen et al. (2003), Karapetrovic (2003) e de Zutshi e Sohal (2004). O objetivo do instrumento foi identificar, entre outras, as principais restries tcnicas que podem influenciar no processo de integrao e os principais benefcios esperados. As questes foram divididas conforme tabela 1.
Restrio Tcnica Econmica Cultural Benefcios Total de questes N de questes 15 8 9 6 38 % 39,48 21,05 23,69 15,78 100,00

Tabela 1 Nmero de questes por tipo de restrio e benefcios

A tabela 2 apresenta o pblico-alvo e respondentes por rea de atuao, para quem o

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questionrio foi enviado. A anlise das respostas no levou em considerao a rea de atuao dos respondentes, pois o tema relativamente novo para todas as partes interessadas. A distribuio dos questionrios e a coleta das respostas foram feitas por meio eletrnico, utilizando uma amostra no-probabilstica intencional (seleo racional), onde os elementos da amostra (populao-alvo) foram selecionados intencionalmente.
Parte interessada Qualidade Segurnaa e Meio Ambiente Sade Ocupacional Responsabilidade social (RH) Gerncia Outras reas Total % Responderam o questionrio 10 5 3 3 5 19 45 86,5 No responderam o questionrio 0 0 0 0 1 6 7 13,5 Total 10 5 3 3 6 25 52 100

Tabela 2 Retorno dos questionrios pelo pblico-alvo

8. Tcnicas empregadas nas anlises Para a anlise dos dados utilizaram-se procedimentos estatsticos e, como suporte utilizou-se basicamente o software Excel for Windows. A tabela 3 apresenta um exemplo de tabulao e anlise de perguntas com escala de Likert tipo 4.
A integrao dos sistemas de gesto ser um fator de investimento e no um fator de custo.
Alternativa Sim Em grande parte Em parte No Total Freqncia (f) 29 15 0 1 45 Peso (p) 4 3 2 1

f.p
116 45 0 1 162

9. A empresa estudo de caso uma empresa privada do setor automotivo, fabricante de sistemas de distribuio eltrica EDS, localizada em Itajub MG, certificada nas normas referenciadas e tem um SG da RS tipo SA 8000. Possui capacidade para produzir anualmente 1.000.000 de EDS. Atualmente emprega 683 funcionrios e 51 contratados. A figura 01 apresenta como esses sistemas esto organizados.

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Tabela 3 Tabulao e anlise de perguntas com escala de Likert
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Gerncia de Operaes

Gerncia Engenharia e A & L

Gerncia Recursos Humanos

Gerncia Industrial

ISO/ TS 16949

SA 8000 (tipo)

ISO 14001 / OHSAS 18001

Figura 1 Organograma dos sistemas de gesto da empresa

10. Reviso da estrutura sistmica A figura 2 apresenta o conjunto de documentos, procedimentos instrues de trabalho para cada SG apresentado, na empresa estudo de caso e, como a adoo de um SIG pode simplificar a burocracia sistmica.

01 Manual do SGQ 01 Manual do SGRS 01 Manual Integrado de SG de MA SSO

01 Manual do SIG Nvel 1

30 Procedimentos do SGQ 04 Procedimentos do SGRS 13 Procedimentos do SG de MA e SSO Instrues de trabalho Formulrios

Nvel 2

Aprox. de 18 - 25 procedimentos integrados

Nvel 3

Poucas e apenas instrues de trabalho crticas Formulrios crticos Sem duplicao

Figura 2 Estrutura sistmica do SIG

11. Discusso opinio dos pesquisadores que, no caso das questes elaboradas, a avaliao qualitativa de um determinado atributo ou fenmeno como nas pesquisas da rea social, a interpretao de um dado tambm efetuada luz de um referencial que fundamenta a reflexo do julgamento (evidncias). Assim, ao se interpretar os resultados obtidos com a aplicao do questionrio, considerou-se a reviso bibliogrfica associada ao tema. Deve-se esclarecer, a priori, que os resultados obtidos no podem e/ou devem ser utilizados para generalizaes. O fato de o pblico-alvo conhecer parte ou a totalidade de um ou outro SG o que garante as caractersticas necessrias para a confiabilidade da pesquisa realizada. Os resultados obtidos foram analisados e comparados s abordagens das principais referncias bibliogrficas sobre o tema. A tabela 4 apresenta o sumrio estatstico dos resultados obtidos.

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Sumrio Benefcios Restries Culturais Restries Econmicas Restries Tcnicas Mdia Geral Mediana Moda

Mdia 3,378 3,299 3,139 3,170 3,228 3,478 3,578

Tabela 4 Sumrio estatstico dos resultados obtidos

Da anlise dos resultados da tabela 4 pode-se evidenciar que os benefcios, na opinio dos respondentes, superam as restries que podem influenciar no processo de integrao. 12. Anlise das questes tcnicas A tabela 5 apresenta os resultados relativos a algumas questes, que buscaram identificar as restries tcnicas que podem influenciar no processo de integrao dos SG na empresa.
Questo Tcnica
3 As atuais equipes responsveis por Q, MA, SSO e RS favorecero o processo de integrao dos diversos sistemas de gesto. 12 - Um plano de ao, com atividades, prazos e definio de responsabilidades contribuir para que o processo de integrao acontea de forma a eliminar redundncias e desperdcios de recursos. 9 - A familiarizao, somada ao estudo sobre cada sistema, tornar o processo de integrao mais natural para a organizao. 31 - H expertise suficiente na organizao para garantir que a integrao acontea. 26 - As similaridades entre os diversos SG facilitaro o processo de integrao. 18 - A identificao das partes interessadas tem influncia no processo de integrao. 35 - O SIG garantir o atendimento legal e demais requisitos associados Q, MA, SSO e RS.

Mdia 3,844 3,822 3,733 3,489 3,467 2,378 1,889

Tabela 5 Resultados das questes tcnicas

Da anlise dos resultados da pesquisa realizada conclui-se que: a) As atuais equipes e a familiaridade com os diversos padres normativos contribuem para o sucesso da integrao dos SG, alm do estabelecimento de um plano de ao para que integrao acontea. b) A dificuldade na identificao das partes interessadas e o cumprimento legal um aspecto crtico devido constante alterao do arcabouo legal sem, podendo ser considerado como restries integrao. 13. Comparao entre os autores referenciados e os resultados obtidos A tabela 6 apresenta uma comparao entre as restries identificadas pelos autores referenciados com os resultados obtidos no estudo. Da anlise dos resultados conclui-se que existem trs fatores tcnicos, na opinio dos respondentes, que podem auxiliar no processo de integrao. Esses fatores foram considerados como vantagens competitivas.

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Comparao Falta de expertise Ignorar o inter-relacionamento com as partes interessadas Dificuldade de interpretao dos padres normativos Dificuldade de se encontrar denominadores comuns Atendimento legal e demais requisitos

Autores Referenciados Restrio Tcnica Restrio Tcnica Restrio Tcnica Restrio Tcnica Restrio Tcnica

Empresa Avaliada Vantagem Competitiva Vantagem Competitiva Vantagem Competitiva Restrio Tcnica Restrio Tcnica

Tabela 6 Comparao entre os autores referenciados e os resultados obtidos na empresa

14. Anlise das questes relacionadas com os benefcios do SIG Dos resultados relativos a questes que buscaram identificar os benefcios da implantao de um SIG na empresa estudada permitiu-se concluir que: a) A integrao um fator gerador de maior competitividade, pois haver reduo de redundncias e desperdcios de recursos um importante benefcio, alm da reduo de custos com certificaes, auditorias, etc. b) H melhoria no ambiente organizacional, garantindo a sinergia na utilizao dos recursos e controles existentes na empresa. 15. Integrao por processos A pesquisa revelou que 75,6% dos respondentes entendem que a integrao deve ocorrer com base nos processos estabelecidos para os SG. Assim, a integrao baseada em processos deveria levar em considerao as seguintes informaes: requisitos de entrada, sadas desejadas, recursos necessrios, passos necessrios para planejar, organizar, implantar e controlar os processos e responsabilidades documentadas de quem gerencia, realiza e verifica cada etapa de um determinado processo. O quadro 3 apresenta o modelo de integrao por processos para a realizao da anlise crtica do SIG pela alta administrao, com base no SIPOC (Supplier - fornecedor, Input - entrada, Process - processo, Output - sada, Customer - cliente) que a ferramenta utilizada quando se deseja evidenciar as entradas e sadas de um determinado processo, seus fornecedores e clientes.
SUPPLIER
Estratgias e desempenho

INPUT
Poltica Grficos de Performance Solicitaes de Projetos de melhoria Desempenho dos programas de gesto Recursos previstos Manual do SIG Anlise crtica Desempenho do Sistema Satisfao Cliente / PI Plano aes corret/ prev. Projetos de melhoria Relatrios de acidentes/ incidentes e emergncias

PROCESS
Anlise Crtica do SIG (Q, MA, SSO e RS) Objetivo: garantir que a reviso gerencial seja pertinente, efetiva e adequada, a fim de atender a poltica e objetivos & metas da organizao. Propor melhorias no sistema de gesto onde deficincias forem identificadas.

OUTPUT

CUSTOMER
Anlise dos requisitos das PI

Anlise crtica

Planejamento Q, SSO, MA e RS Anlise crtica

Planejamento Anlise crtica Monit. e medio Anlise de dados de desempenho Melhoria do desempenho Resposta a emergncia Requisitos das PI Atendimento legal

Solicitaes de projetos Melhoria de performance de melhoria

CONTROLE INPUT / OUTPUT RECURSOS

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Quadro 3 Processo Anlise Crtica do SIG

16. Concluso Esse artigo apresentou as restries tcnicas, econmicas e culturais relacionadas integrao de SG, alm dos benefcios de se ter um SIG, com base na reviso bibliogrfica. Da anlise dos resultados do estudo de caso pode-se concluir que existem restries, como a dificuldade de se encontrar denominadores comuns para as vrias funes do negcio, de atender os requisitos legais e de planejar a integrao como estratgia de negcio. Tambm se conclui que existem vantagens competitivas para que a integrao acontea na empresa estudada. Ainda de acordo com a anlise dos resultados pode-se concluir que a abordagem mais indicada a integrao dos processos e, para os autores do trabalho, esse modelo adequado realidade empresarial, pois permite determinar a seqncia e interao dos processos, os critrios e mtodos necessrios para assegurar que a operao e o controle sejam eficazes, assegurar a disponibilidade de recursos e informaes necessrias para apoiar a operao e monitorar, medir e analisar os mesmos. Referncias
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