Technical Notes

Änderungen mit DocuWare Version 7

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DocuWare GmbH
Therese-Giehse-Platz 2
D-82110 Germering
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Inhalt
1 Allgemeine Informationen ............................................................................................... 5
1.1 Wichtigste Änderungen ........................................................................................... 5
1.2 Bekannte Probleme und Einschränkungen .............................................................. 5
1.3 Geänderte Systemvoraussetzungen ....................................................................... 6
2 DocuWare anwenden: Änderungen im Softwareverhalten.............................................. 7
2.1 Briefkörbe................................................................................................................ 7
2.1.1 Dokumenten-Checkout rückgängig machen ..................................................... 7
2.1.2 Dokument mit STRG-Taste ins Archiv kopieren ............................................... 7
2.1.3 Namenskonvention für entklammerte Dokumente ............................................ 7
2.2 Ergebnisliste............................................................................................................ 7
2.2.1 Regionales CSV-Format bei exportierten Ergebnislisten .................................. 7
2.2.2 Read-only als Anzeigemodus nicht mehr verfügbar ......................................... 7
2.2.3 „Versionsübersicht“ statt „Alte Versionen anzeigen“ ......................................... 8
2.3 Viewer ..................................................................................................................... 8
2.3.1 Sperrverhalten nach dem Setzen eines Stempels ............................................ 8
2.3.2 Text in Zwischenablage kopieren ..................................................................... 8
2.4 Desktop Apps .......................................................................................................... 8
2.4.1 Dokumentverarbeitung: Verbindung wechselt .................................................. 8
2.5 Workflow Manager .................................................................................................. 8
2.5.1 Automatischer Stempel auf Datenbankeintrag führt zu Fehler .......................... 8
2.6 DocuWare Mobile .................................................................................................... 8
2.6.1 Windows Phone nicht mehr unterstützt ............................................................ 8
3 DocuWare konfigurieren und verwalten .......................................................................... 9
3.1 Konfigurationen ....................................................................................................... 9
3.1.1 In die DocuWare Konfiguration verschobene Module ....................................... 9
3.1.2 Autoindex ......................................................................................................... 9
3.1.3 Autoindex und Transfer: Zeitsteuerung neu aktivieren...................................... 9
3.1.4 Neues Funktionsrecht Feldmasken .................................................................. 9
3.1.5 Dokumentverarbeitung ....................................................................................10
3.1.6 Workflow Manager ..........................................................................................11
3.1.7 Benutzervariablen überarbeitet .......................................................................12
3.1.8 Webservice-Aufrufe erfordern HTTPS .............................................................12
3.1.9 Benutzerverwaltung: Neu in der DocuWare Konfiguration ...............................12
3.2 Archive ...................................................................................................................12
3.2.1 Änderungen im Versionsmanagement ............................................................12
3.2.2 Dokumente ohne Indexdaten speichern ..........................................................13
3.2.3 Neue Felder werden nur den Standarddialogen hinzugefügt ...........................13
3.2.4 Archivfunktionen für Headerdateien entfernt ...................................................13
3.2.5 Einstellungen für Archivplatten entfernt ...........................................................13

3
 3.2.6 Maximale Zeichenlänge für Archivnamen ........................................................13
3.3 Administrative Funktionen ......................................................................................13
3.3.1 Änderungen bei der Verwendung von Systemfeldern ......................................13
3.3.2 Neues Speicherlayout für Dokumente .............................................................15
3.3.3 Upgrade der Speicherstruktur .........................................................................15
3.3.4 Synchronisation: beim Upgrade doppelte Dokumente vermeiden ...................16
3.3.5 Neues, schlankes Migrations-Tool...................................................................16
3.3.6 Archiv für Volltextsuche bereitstellen und deaktivieren ....................................16
3.3.7 Validation Service in Connect to Outlook.........................................................16
3.4 Entfernte Komponenten .........................................................................................17
3.4.1 Entfernte Serverkomponenten.........................................................................17
3.4.2 Entfernte Workflowkomponenten.....................................................................17
3.4.3 Entfernte Datenbankkomponenten ..................................................................18
3.5 Diagnose und Logging ...........................................................................................18
3.5.1 Alle Server: Dateiformat für Diagnose-Log vereinheitlicht ................................18
3.5.2 Logging-Agenten entfernt ................................................................................18
3.6 Änderungen Lizenzierung.......................................................................................19
3.6.1 Automatische Zuordnung von Named Client Lizenzen ....................................19
3.6.2 Eine „DocuWare Server”-Lizenz ......................................................................19
3.7 Server Setup ..........................................................................................................19
3.7.1 Funktionen und Verbesserungen des neuen Server-Setups............................19
3.7.2 Nicht unterstützte Zeichen für Eingaben ..........................................................20
3.7.3 Alle Server benötigen Zugriff auf die Speicherorte ..........................................20
3.7.4 Konfiguration des Systemspeicherpfades........................................................20
3.7.5 DocuWare Dienste im 64-Bit Modus ................................................................20
3.8 Änderungen bei Integrationen und SDK .................................................................21
3.8.1 Einschränkung bei datenbankbasierten Integrationen .....................................21
3.8.2 Externe Metadaten bei Datenbankeinträgen werden gelöscht .........................21
3.8.3 Datentyp von System-Datumsfeldern geändert ...............................................21
3.8.4 Validierung Version 1 nicht mehr unterstützt ...................................................21
3.8.5 Änderungen Workflow API ..............................................................................21

4
 Allgemeine Informationen

1 Allgemeine Informationen
DocuWare Version 7 ist ein bedeutendes Release und hat einige grundlegende Änderungen.
Bitte lesen Sie dieses Dokument sorgfältig durch, um zu verstehen, ob Sie von diesen
Änderungen betroffen sind.

1.1 Wichtigste Änderungen

Neu: Datenbankstruktur, Archiv- und Briefkorb-Engine
Damit DocuWare zukunftssicher und technologisch auf dem neuesten Stand bleibt, wurden
die Datenbankstruktur erneuert und Archive und Briefkörbe im Backend neu implementiert.
Im Zuge dieser Änderung wurde der Content Server durch eine neue Technologie ersetzt.
Die Art und Weise, wie Dokumente und Dokumentmetadaten in den Datenbanken und
Speicherorten abgelegt werden, hat sich - meist aus Performance-Gründen - stark verändert.
Dies hat auch Auswirkungen auf das Systemverhalten.
Verwenden Sie tiefe Integrationen auf Datenbank-Ebene oder basierend auf dem SDK, ist es
in einigen Fällen notwendig, diese Integrationen anzupassen.
Neuer Workflow Engine Server
Um Stabilität und Performance zu optimieren, wurde der Workflow Engine Server ersetzt, der
die Workflows für Workflow Manager steuert. Die Workflow-Daten aller Archive werden nun
an einem neuen Ort abgelegt. Die Strukturen werden in die jeweiligen Archive aufgegliedert
und in archivspezifischen Datenbanktabellen abgelegt. Dies gilt für die Workflow-Historie und
für alle aktuellen Workflow-Instanzen.
Neues Server Setup
Nur für DocuWare On-Premises
Diese Version enthält eine komplett neue Setup-Technologie, die die Installation vereinfacht.
Weitere Details finden Sie im Kapitel 3.7 Server Setup.

1.2 Bekannte Probleme und Einschränkungen

Nur für DocuWare On-Premises
Manche bekannten Funktionen von älteren On-Premises-Versionen sind in DocuWare
Version 7 noch nicht enthalten. Wenn Sie diese Funktionen verwenden, führen Sie das
Upgrade bitte nicht aus. Die Funktionen folgen voraussichtlich mit einer der nächsten
Versionen:
• Unterstützung von DocuWare 4 Platten und DocuWare 4 Dokumenten
• Unterstützung von Centera- und Netapp-Speicherorten
• Unterstützung von COLD-Dateien
• Verifizierung von Signaturen, die mit dem Windows Client angebracht wurden
(DocuWare Version 6.7 oder früher)
• "Nur als Referenz" archivierte Dateien bleiben am ursprünglichen Speicherort
• Schreiben auf komprimierten Speicherorten. Dateien bleiben ungeachtet der
Einstellungen unkomprimiert.
Nur für DocuWare Cloud
Das Modul Connect to Ricoh (Version 2) steht in DocuWare Cloud nicht mehr zur Verfügung.
Die Anbindung von Ricoh-Multifunktionsgeräten kann stattdessen per DocuWare Import
realisiert werden.

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 Allgemeine Informationen

1.3 Geänderte Systemvoraussetzungen

Desktop Apps
Zum Installieren der DocuWare Desktop Apps wird das .NET Framework der Version 4.5
oder höher benötigt.
Connect to Outlook
Connect to Outlook unterstützt Microsoft Outlook 2013 und 2016, beides in 32- und 64-Bit-
Versionen. Outlook 2010 wird nicht mehr unterstützt.
DocuWare Request
Um einen mit DocuWare Version 7 erstellten DocuWare Request auszuführen, benötigen Sie
.NET 4.5 oder neuer.
Unterstützte Upgrades
Nur für DocuWare On-Premises
Das Upgrade auf DocuWare Version 7 wird ab DocuWare Version 6.7 unterstützt.
Oracle-Datenbanken
Nur für DocuWare On-Premises
DocuWare Version 7 benötigt von der Datei Oracle.ManagerDataAccess.dll mindestens die
Version 4.121.2.20160624.
Befindet sich diese Datei bei Ihnen im Windows Global Assembly Cache (GAC), prüfen Sie
bitte die Version, da das DocuWare Setup die Datei dort nicht ersetzen kann.
Ist die Datei von einer älteren Version, löschen Sie sie, bevor Sie das DocuWare Setup
ausführen. Dann wird die von DocuWare mitgelieferte Datei installiert.

6
 DocuWare anwenden: Änderungen im Softwareverhalten

2 DocuWare anwenden: Änderungen im

Softwareverhalten

2.1 Briefkörbe
2.1.1 Dokumenten-Checkout rückgängig machen
Bislang blieb nach dem Rückgängigmachen eines Checkouts das Dokument im Briefkorb mit
dem Dokument im Archiv verknüpft. Von Version 7 an wird diese Verknüpfung aufgehoben,
wenn der Checkout rückgängig gemacht wird. Das Dokument im Briefkorb verhält sich
anschließend wie ein normales Dokument, das bearbeitet, gespeichert, gelöscht usw.
werden kann.

2.1.2 Dokument mit STRG-Taste ins Archiv kopieren

Wenn Sie mit gedrückter STRG-Taste ein Dokument aus dem Briefkorb auf einen
Ablagedialog in der geöffneten Liste der Ablagedialoge ziehen, zeigt die Vorschau ein
Pluszeichen. Der Ablagedialog öffnet sich, wobei die Option "Aus dem Briefkorb löschen"
deaktiviert ist, sodass das Dokument in das Archiv kopiert wird.

2.1.3 Namenskonvention für entklammerte Dokumente

Bisher erhielten die einzelnen Dateien nach dem Entklammern eines geklammmerten
Dokuments ihre alten Dokumentnamen, also die Namen, die sie vor dem Klammern hatten.
Ab Version 7 werden die einzelnen Dokumente nach dem Entklammern wie das
geklammerte Dokument benannt, gefolgt von einer Nummer. D.h. wenn der Name eines aus
drei Dateien bestehenden Dokuments "Projekt PetersEngineering" ist, dann heißen die drei
Dateien nach dem Entklammern "Projekt PetersEngineering", "Projekt PetersEngineering 1"
und "Projekt PetersEngineering 2".

2.2 Ergebnisliste
2.2.1 Regionales CSV-Format bei exportierten Ergebnislisten
Beim Export von Ergebnislisten im CSV-Format wird das Listentrennzeichen entsprechend
der Sprache des Benutzers der Windows-Betriebssystemeinstellungen verwendet.
Einige Standardeinstellungen für Listentrennzeichen:
• für "Deutsch (Deutschland)" ist es ";"
• für "Spanisch (Spanien)" ist es ";"
• für "Englisch (Vereinigtes Königreich)" ist es ","

2.2.2 Read-only als Anzeigemodus nicht mehr verfügbar

Der Read-only-Modus für die Dokumentanzeige ist nicht mehr verfügbar. Von nun an gibt es
zwei Modi: den Bearbeitungsmodus (Sperren des Dokuments beim Öffnen im Viewer) und
den Ad-hoc-Modus (Sperren des Dokuments beim Ausführen einer Aktion (Stempeln,
Kommentieren usw.)).
Der Upgrader ändert die mit dem Read-only-Modus konfigurierten Ergebnislisten in den Ad-
hoc-Bearbeitungsmodus.

7
 DocuWare anwenden: Änderungen im Softwareverhalten

2.2.3 „Versionsübersicht“ statt „Alte Versionen anzeigen“

Bei einem Archiv mit aktivierter Versionsverwaltung sind die alten Dokument-Versionen nicht
mehr Teil der Ergebnisliste. Daher wurden der Button und die Funktionalität zum Anzeigen
alter Versionen aus der Ergebnisliste entfernt. Um frühere Versionen anzuzeigen, verwenden
Sie nun den Kontextmenüeintrag "Versionsübersicht".

2.3 Viewer
2.3.1 Sperrverhalten nach dem Setzen eines Stempels
Beim Speichern eines Stempels wird das Dokument automatisch entsperrt. In früheren
Versionen wurde das Dokument nur entsperrt, wenn das Dokument geschlossen wurde.
Insbesondere Workflows laufen durch das neue Verhalten reibungsloser.

2.3.2 Text in Zwischenablage kopieren

Für die Funktion „Text in Zwischenablage kopieren“ ist es jetzt nicht mehr erforderlich, die
Desktop App „Edit & Send“ installiert zu haben.

2.4 Desktop Apps

2.4.1 Dokumentverarbeitung: Verbindung wechselt
Wenn Sie bei der Arbeit im neuen Modul Dokumentverarbeitung (s. Kapitel 3.1.5) mehrere
Verbindungen eingerichtet haben, wechselt die aktive Verbindung unter bestimmten
Bedingungen auf das aktuell verwendete System.
Ein Benutzer hat zum Beispiel zwei Verbindungen in den Desktop Apps: eine für System X
und eine andere für System Y. Die Verbindung für System X ist die aktive. Meldet er sich nun
bei System Y an und öffnet die Dokumentverarbeitung, wechselt die Verbindung automatisch
zu System Y, sobald er:
• eine bestehende Konfiguration öffnet, die ein Beispieldokument enthält,
• eine neue Konfiguration erstellt, die ein Beispieldokument enthält.

2.5 Workflow Manager

2.5.1 Automatischer Stempel auf Datenbankeintrag führt zu Fehler
Soll in einer Aufgabe ein automatischer Stempel gesetzt werden, so führt dies zu einem
Fehler, wenn im Workflow statt eines Dokuments ein Datenbankeintrag verarbeitet wird. Der
Fehler erscheint bei der Bestätigung der Aufgabe.

2.6 DocuWare Mobile

2.6.1 Windows Phone nicht mehr unterstützt
Breaking Change
DocuWare Version 7 unterstützt keine mobile App für Windows Phone. Die vorhandene
mobile App für Windows Phone lässt sich bis DocuWare Version 6.12 verwenden.

8
 DocuWare konfigurieren und verwalten

3 DocuWare konfigurieren und verwalten

3.1 Konfigurationen
3.1.1 In die DocuWare Konfiguration verschobene Module
• Autoindex: Die Autoindex-Status-Komponente ist nun in Autoindex integriert. Siehe
auch Kapitel 3.1.2 und 3.1.3
• Transfer: vorher Export-Workflow. Siehe auch Kapitel 3.1.3.
• Archivadministration: Nur das Plattenmanagement (On-Premises) verbleibt in der
DocuWare Administration.
• Indexierungshilfen: Auswahllisten sind in der DocuWare Administration nicht mehr
verfügbar.
• Dokumentverarbeitung: Konfigurationen für die Quelltypen Printer, Ordner (früher
Import) und Scanner. Siehe auch Kapitel 3.1.5.
• Protokollierung für das Logging. Siehe auch Kapitel 3.5
• Benutzerverwaltung: ist sowohl in der DocuWare Konfiguration als auch in der
DocuWare Administration enthalten. Siehe auch Kapitel 3.1.9.

3.1.2 Autoindex
Startbedingung Archivereignis verwenden statt kurzes Ausführungsintervall
Für eine schnellere Aktualisierung der Indexfelder verwenden Sie die neue Startbedingung
„Archivereignis“. Damit startet Autoindex automatisch, sobald beispielsweise ein Dokument
geändert oder neu abgelegt wird. Kurze Job-Intervalle sind somit bei Autoindex nicht mehr
nötig. Der minimale Wert für die Zeitsteuerung von Autoindex-Intervallen beträgt nun 10
Minuten.
Verhalten bei leerer Datenquelle
Autoindex stoppt, wenn der Filter für externe Daten oder die Datenquelle keine Daten
zurückgeben.

3.1.3 Autoindex und Transfer: Zeitsteuerung neu aktivieren

Breaking Change
Die Zeitsteuerung von Autoindex und Transfer (ehemals Export-Workflow) ist nun einfacher.
Beim Upgrade werden die Ausführungstermine der vorhandenen Konfigurationen auf den
nächsten, vom Intervall her passenden Zeitpunkt verschoben. Wenn kein passender
Ausführungstermin gefunden werden kann, wird das Intervall auf "Nie" gesetzt. In diesem
Fall müssen Sie die Zeitsteuerung neu festlegen und starten. Bitte überprüfen Sie Ihre
Konfigurationen nach dem Upgrade.

3.1.4 Neues Funktionsrecht Feldmasken

Nur wenn die Benutzer über das neue Funktionsrecht "Feldmasken" verfügen, können sie
den Bereich "Feldmasken" im Modul Indexierungshilfen verwenden, vorhandene Feldmasken
bearbeiten oder neue erstellen. Zudem lassen sich neue Feldmasken für Text- und
Stiwchwortfelder direkt aus der Dialogkonfiguration in der Archivadministration anlegen.
Ohne das neue Recht können Nutzer zwar bereits vorhandene Feldmasken verwenden, aber
keine neuen Masken anlegen. Der Bereich "Feldmasken" im Modul Indexierungshilfen ist
dann inaktiv.

9
 DocuWare konfigurieren und verwalten

3.1.5 Dokumentverarbeitung
Hinzufügen eines Beispieldokuments nur aus dem Dateisystem
In einer Verarbeitungskonfiguration können Sie ein Beispieldokument nur aus dem
Dateisystem und nicht aus einem Briefkorb hinzufügen. Um ein Musterdokument aus einem
Briefkorb auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie in DocuWare Ihren Briefkorb >
wählen Sie ein Dokument aus, das mit DocuWare Printer gedruckt oder mit DocuWare Scan
gescannt wurde > wählen Sie "Beispieldokument für die Dokumentverarbeitung" aus.
Ersetzen eines Beispieldokuments kann zum Löschen von nicht passenden Bereichen
führen
Wenn Sie ein Beispieldokument ersetzen, werden alle Auslesebereiche und Anker neu
zugeordnet. Danach werden alle Auslesebereiche, die vollständig auf das neue
Musterdokument passen, neu ausgelesen. Ein Auslesebereich wird jedoch gelöscht und
damit nicht erneut ausgelesen, wenn er nicht vollständig auf das neue Dokument passt oder
wenn sein Anker bei der neuen Zuordnung zu nah am Seitenrand platziert wurde.
Konfigurationen müssen innerhalb einer Organisation eindeutige Namen haben
Innerhalb einer Organisation muss jede Konfiguration einen eindeutigen Namen haben. Das
heißt, Sie können nicht zwei Konfigurationen mit demselben Namen anlegen. Dies gilt für
alle Verarbeitungskonfigurationen für alle Quelltypen. Beispielsweise können Sie keine
Konfiguration des Quelltyps Scanner mit dem gleichen Namen wie eine bereits vorhandene
Konfiguration des Quelltyps Drucker oder Ordner (früher Import) erstellen.
Beim Upgrade von einer früheren DocuWare-Version auf die Version 7 werden die Namen
bestehender Konfigurationen nicht geändert. Gab es im alten System Konfigurationen mit
dem gleichen Namen, muss die erste Konfiguration, die geändert wird, mit einem neuen
Namen gespeichert werden.
Duplizieren von Import-Konfigurationen als Verarbeitungskonfigurationen beim
Upgrade
In früheren DocuWare-Versionen konnten Sie in der Scan App Import-Konfigurationen
nutzen. Mit DocuWare Version 7 gibt es eine neue Verarbeitungskonfiguration vom Quelltyp
Scanner. Um beim Upgrade auf DocuWare Version 7 kompatibel zu den
Vorgängerversionen zu bleiben, wird für jede Import-Konfiguration eine
Verarbeitungskonfiguration vom Quelltyp Scanner mit den gleichen Einstellungen angelegt.
Diese Konfigurationen sind durch den Hinweis "Created by Upgrader" in der Beschreibung
gekennzeichnet.
Briefkopf nur aus Dateisystem hinzufügen
Sie können einen Briefkopf aus dem Dateisystem, aber nicht aus einem Briefkorb
hinzufügen.
Briefkopf wird in Verarbeitungskonfiguration nicht mehr angezeigt
Wenn Sie eine Verarbeitungskonfiguration erstellen und einen Briefkopf hinzufügen, wird der
Briefkopf in der Konfiguration nicht mehr angezeigt.
Selbstverständlich ist der Briefkopf weiterhin Bestandteil des Dokuments und wird im
DocuWare Viewer auf dem abgelegten Dokument angezeigt.
Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen wird nicht mehr unterstützt
Die Funktion zum Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen beim Drucken von PDF-
Dokumenten wurde entfernt. Mit DocuWare Version 7 können Sie keine Konfigurationen
(früher Printer-Konfigurationen, jetzt Verarbeitungskonfigurationen) mehr erstellen, um
ZUGFeRD-Rechnungen mit DocuWare zu drucken. Das Importieren und Indexieren von
ZUGFeRD-Rechnungen funktioniert in DocuWare Version 7 unverändert.

10
 DocuWare konfigurieren und verwalten

3.1.6 Workflow Manager

Breaking Changes
Geänderter Sperrmechanismus für Workflow-Aufgaben
Der Sperrmechanismus für Workflow-Aufgaben funktioniert jetzt dokumentbasiert. Es wird
der gleiche Mechanismus wie für Dokumente im Web Client genutzt. Eine Workflow-Aufgabe
kann demnach nicht nur gesperrt sein, wenn ein anderer Benutzer an derselben Aufgabe
arbeitet, sondern auch, wenn ein anderer Benutzer dasselbe Dokument geöffnet hat oder
das Dokument im Archiv bearbeitet.
Änderungen bei der Verwendung von Systemfeldern
Aufgrund der Änderungen im Backend bezüglich des neuen Datenbank-Layouts gibt es
Änderungen bei den Systemfeldern, die in einem Workflow verwendet werden können.
Außerdem wurde die Anzahl der Systemfelder reduziert.
Siehe auch 3.3.1 Änderungen bei der Verwendung von Systemfeldern.
Datenzuweisung aus einer Archivquelle kann mehrere Werte liefern
Sofern das Ziel einer Datenzuweisung mehrere Ergebnisse (Schlüsselwortvariable, Feld
oder Benutzerlisten-Variable) speichern kann, werden alle SQL-Abfrageergebnisse
zurückgeliefert. In früheren DocuWare-Versionen wurde nur ein Wert in das Ziel
geschrieben, auch wenn mehrere Ergebnisse vorlagen. Der Standardwert ist 1, wenn die
Quelle das Archiv ist, und 100 (als max. Wert für mehrere Ergebnisse) für externe Daten
(oder LDC). Falls das Ziel nicht die Kapazität hat, mehr als ein Ergebnis zu speichern, wird
die Einstellung deaktiviert und kann nicht geändert werden.
Division von zwei Ganzzahlen kann Dezimalwert zurückgeben
Wenn zwei ganzzahlige Werte dividiert werden, kann je nach Ziel der Datenzuweisung ein
Dezimalwert zurückgeliefert werden. In früheren DocuWare-Versionen wurde bei der Division
von zwei ganzzahligen Werten ein ganzzahliger Wert zurückgegeben, auch wenn das Ziel in
der Lage war, einen dezimalen Wert zu speichern.
Ungültige Benutzerkennung in Formularfeld führt nicht zu Controller-Zuweisung
Wird eine ungültige Benutzerkennung in das Formularfeld eingetragen, führt dies zu einem
Fehler. Nur wenn Sie das Feld leer lassen, wird die Aufgabe dem Controller zugewiesen. In
früheren Versionen führte die Eingabe einer ungültigen Benutzerkennung immer dazu, dass
die Aufgabe dem Controller zugewiesen wurde.
E-Mail-Benachrichtigung bei ungültiger Systembenutzer-Kennung für Workflows
Der für einen Workflow angegebene Systembenutzer wird für die Anmeldung beim
Background Process Service verwendet. Wird die Kennung dieses Benutzers aus
irgendeinem Grund ungültig, z.B. weil jemand das Passwort in der Benutzerverwaltung (aber
nicht im Workflow) geändert hat, kann ein Workflow nicht fortgesetzt werden. In diesem Fall
sendet DocuWare eine E-Mail-Benachrichtigung an die Rolle des Workflow-Designers, um
über das Problem zu informieren. Parallel dazu wird die aktuelle Aktivität nach einer Stunde
neu eingeplant.
Workflow-Upgrade-Prozess
Bei sehr großen Datenmengen werden nur die aktiven Instanzen aktualisiert und das System
ist einsatzbereit. Die Historiendaten werden in einem zweiten Durchlauf im Hintergrund
aktualisiert. Dadurch ist das System sofort verfügbar, aber die Historien der fertigen
Instanzen werden möglicherweise für einige Stunden nicht angezeigt. Die Dauer des
Upgrades hängt hauptsächlich von der Anzahl der Historienzeilen ab.
Vor dem Upgrade können Sie das Integrity Check Tool zum Reporting und ggf. zum
Beheben von Inkonsistenzen einsetzen. Das Tool ist in den Upgrader integriert.

11
 DocuWare konfigurieren und verwalten

Workflow Expression Parser

Um sich die Arbeit mit VBA-Ausdrücken in Ihren Workflows zu erleichtern, können Sie eine
neue Dokumentation herunterladen, die alle unterstützten Funktionen aufzeigt und
beschreibt.

3.1.7 Benutzervariablen überarbeitet

Wenn Sie die Rolle eines Controllers haben und an einer Aufgabe arbeiten, wird Ihr
Benutzername in die Variable "Benutzer aus der letzten Entscheidung" und in die Variable
"Angemeldeter Benutzer" geschrieben. Außerdem wird auch die Variable "Angemeldeter
Benutzer" in parallelen Aufgaben aktualisiert.

3.1.8 Webservice-Aufrufe erfordern HTTPS

Breaking Change
Nur für DocuWare Cloud
Bei der Konfiguration einer Webservice-Aktivität muss für eine sichere Kommunikation
HTTPS verwendet werden. Bestehende Workflows funktionieren weiterhin, aber eine neue
Version eines Workflows kann erst dann veröffentlicht werden, wenn enthaltene Webservice-
Aktivitäten auf HTTPS umgestellt wurden.

3.1.9 Benutzerverwaltung: Neu in der DocuWare Konfiguration

Die Benutzerverwaltung ist als neue Komponente in der DocuWare-Konfiguration
implementiert. Webbasiert verwalten Sie hier DocuWare-Benutzer und stellen ihnen die
benötigten Rechte über Gruppen, Rollen, Funktionsprofile und Archivprofile zur Verfügung.
Die Komponente steht allen Benutzern mit dem Recht „Benutzerverwaltung“ zur Verfügung.
Einschränkung: In Version 7 können nur Benutzer in der neuen Komponente angelegt und
bearbeitet werden. Die Verwaltung von Gruppen, Rollen und Profilen wird in Kürze
hinzugefügt. Die Benutzerverwaltung ist deshalb auch weiterhin in der DocuWare-
Administration möglich.

3.2 Archive
3.2.1 Änderungen im Versionsmanagement
Breaking Change
Ergebnislisten und Suchergebnisse zeigen nur die aktuellen Versionen an. Ältere
Dokumentversionen lassen sich nach wie vor in der Versionsübersicht ansehen, siehe auch
Kapitel 3.1.3 Versionsübersicht.
Interne Auswahllisten enthalten nur Daten von aktuellen Dokumentversionen, wie auch
Dokumentverknüpfungen nicht mehr für ältere Versionen verfügbar sind.
Bereits seit DocuWare Version 6.12 aktualisiert Autoindex nur die Indexdaten einer aktuellen
Dokumentversion.
Weitere Details zum Versionsmanagement:
- Die Dokument-ID (DocID) ist konsistent, das heißt bei allen Versionen gleich.
- Ältere Versionen erhalten negative DocIDs.
- Nach dem Upgrade funktionieren die Links auf ältere Dokumentversionen nicht mehr.

12
 DocuWare konfigurieren und verwalten

3.2.2 Dokumente ohne Indexdaten speichern

Bisher war es nötig, zum Speichern zumindest ein Indexfeld auszufüllen. Diese
Einschränkung ist beseitigt. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass ein abgelegtes Dokument
zumindest einen Indexeintrag hat, definieren Sie in den Archiveinstellungen ein Pflichtfeld.

3.2.3 Neue Felder werden nur den Standarddialogen hinzugefügt

Fügen Sie für ein Archiv ein neues Feld hinzu, wird es nur den Dialogen hinzugefügt, die als
Standard definiert sind.

3.2.4 Archivfunktionen für Headerdateien entfernt

Indexdaten und Anmerkungen zu den Dokumenten sowie Stempel werden nun automatisch
gesichert, siehe dazu auch Kapitel 3.3.2. Deshalb werden folgende Optionen in den
Archiveinstellungen nicht mehr benötigt:
1) DocuWare Administration > Organisation > Archivplatten > Platte xx > Allgemein > Header
von geänderten Dokumenten aktualisieren
2) DocuWare Konfiguration > Archive > Archiv x > Allgemein > Dokumente verschlüsseln >
Nur Dokumente und Dokumente und Header. Wenn die Verschlüsselung aktiviert ist, wird
das gesamte Dokumente verschlüsselt.

3.2.5 Einstellungen für Archivplatten entfernt

Breaking Change
Folgende Funktionen zu Archivplatten können nicht mehr verwendet werden:
• Automatisches Hinzufügen einer neuen Archivplatte
• Automatischer Wechsel zu einer neuen Archivplatte
• Festlegen einer Standardkapazität für das Archiv
• Festlegen von Clustergröße, Overhead und Dateioverhead einer Archivplatte
Für die zuletzt erstellte Platte des Typs "Lesen/Schreiben" wird beim Upgrade die Option
"Plattenkapazität beschränken" deaktiviert, auch wenn sie vorher aktiviert war.

3.2.6 Maximale Zeichenlänge für Archivnamen

Wenn eine MSSQL Datenbank verwendet wird, kann der Archivname maximal 128 Zeichen
lang sein, mit MySQL maximal 64 und mit Oracle 23 Zeichen.

3.3 Administrative Funktionen

3.3.1 Änderungen bei der Verwendung von Systemfeldern
Breaking Change
Aufgrund der neuen Datenbankstruktur wurden einige Systemfelder der Archive umbenannt
oder entfernt.
Umbenannte Felder
• DWDISKNO in DWDISK
• DWPAGECOUNT in DWSECTIONCOUNT
• DWVERCOMMENT in DWVERSIONCOMMENT
Diese Felder werden beim Upgrade intern umbenannt. Filter, Suchen und Listen, in denen
diese Felder verwendet werden, funktionieren wie zuvor.

13
 DocuWare konfigurieren und verwalten

Entfernte Felder
• DWFLAGS
• DWFLAGSEX
• DWOFFSET
• DWSTORAGEACCESS
• DWHEADERSIZE
• DWVERID
• DWSYSVERSION
• DWCONTENTETAG
• DWANNOETAG
• DWINTELLIXHINTS (nur für Briefkörbe verfügbar)
Suchabfragen, Filterbedingungen oder andere Elemente, die auf einem entfernten Feld
basieren, funktionieren nach dem Upgrade nicht mehr und geben Fehler aus. Löschen Sie
die entsprechenden Feldbedingungen vor dem Upgrade.
Teilweise entfernt
• DWUSERVERSION
• DWVERSTATUS
Diese Systemfelder stehen für eine Suche und das Erstellen einer Abfrage nicht mehr zur
Verfügung, können jedoch in Ergebnislisten und Indexdialogen verwendet werden.
Nicht geändert
Diese Systemfelder bleiben unverändert:
• DWEXTENSION: kann nun auch bei Abfragen für Listen, Ordnerstrukturen,
Indexfiltern und Dokumentverknüpfungen verwendet werden
• DWDOCID
• DWDOCSIZE
• DWSTOREDATETIME
• DWSTOREUSER
• DWMODDATETIME
• DWMODUSER
• DWLASTACCESSDATETIME
• DWLASTACCESSUSER
Änderungen bei Konfigurationen durch die neue Datenbankstruktur
Wenn folgende Konfigurationen über eine externe Datenbankverbindung auf die Tabellen
der Archivdatenbank zugreifen, werden die Konfigurationen nicht automatisch aktualisiert.
Während des Upgrades wird der Benutzer gefragt, wie er vorgehen möchte.
• Archiv-Indexwertprofile mit SQL-Befehl
• Auswahllisten, die auf externen Datenbanken basieren (Tabelle, SQL-Befehl)
• Autoindex mit externen Datenbanken (Tabelle, View, SQL-Befehl)
• Löschen mit externen Datenbanken (Tabelle, View, SQL-Befehl)
• Workflow-Konfigurationen mit externen Datenbanken
• Indexieren in Connect to Outlook mit externen Datenbanken (SQL-Befehl)
Änderungen bei externen Strukturen
Alle anderen datenbankbasierten Integrationen in DWDATA wie auch zusätzliche
Datenbankanpassungen (Startbedingungen usw.) können von den Änderungen betroffen
sein. Entfernen Sie daher alle Datenbankanpassungen wie zusätzliche Felder oder
Startbedingungen, bevor Sie mit dem Upgrade beginnen.

14
 DocuWare konfigurieren und verwalten

Weitere Details
DWSYS wird nicht mehr als Archiv-Beschreibungstabelle in DWDATA verwendet.
Stattdessen gibt es die neue Tabelle DWCABINETS, die alle Archive und Briefkörbe enthält.
Änderungen bezüglich der Archive und Briefkörbe:
• Die Hauptarchivtabellen enthalten wieder den Archivnamen, aber die Struktur ist
unterschiedlich. Jedes Archiv besteht nun aus zehn Tabellen.
• Die Briefkorbtabellen enthalten nun den Namen des Briefkorbs. Jeder Briefkorb
besteht aus sieben Tabellen. In Falle eines Upgrades enthalten die Tabellen den
Namen des Briefkorborts.

3.3.2 Neues Speicherlayout für Dokumente

Breaking Change
Nur für DocuWare On-Premises
Änderungen für Dokumente, die mit DocuWare Version 7 abgelegt werden:
• Alle zusätzlichen Metadaten wie Stempel, Indexdaten und Anmerkungen werden
automatisch in der Archiv-Datenbank gespeichert, es gibt keine XML-Header-Dateien
für Dokumente mehr.
• Kopien dieser Daten können optional in einem zip-basierten Dateiformat (Erweiterung
.DWX) im Archivspeicherort gesichert werden. Sie werden asynchron aktualisiert,
nicht als Teil der Dokumentänderung. Nach dem Upgrade auf DocuWare Version 7
ist diese redundante Speicheroption für On-Premises auf ON gesetzt. Dies gilt auch
für neue Archive.
• Der Workflow „Index wiederherstellen“ wurde entfernt. Jedoch gibt es jetzt ein
Kommandozeilen-Tool, um Datenbankeinträge aus dem Archivspeicherort
wiederherzustellen.
• Dokumentdateien heißen nicht mehr f0, f1, f2 usw., sondern haben eindeutige
Namen (GUIDs).
• Wenn eine Dokumentdatei aktualisiert wird, wird die Datei im Speicher nicht
überschrieben. Stattdessen wird ein neuer eindeutiger Name (GUID) generiert.
Nachdem die neue Datei erstellt wurde, wird die alte gelöscht.
Die Ablagestruktur von Dokumenten, die mit DocuWare Version 6.x oder früher abgelegt
wurden, wird nicht verändert und ihre Header-Dateien werden weiterhin verwendet. Wenn
ein solches Dokument in DocuWare Version 7 geändert wird (z.B. wenn eine Anmerkung im
Viewer angebracht wird), werden die Metadaten des Dokuments in die Datenbank kopiert
und die Header-Datei gelöscht. Wenn eine Dokumentdatei aktualisiert wird, verwendet sie
die neue Dateinamenskonvention (GUID).

3.3.3 Upgrade der Speicherstruktur

Generell ändert das Upgrade auf DocuWare Version 7 nichts an der Speicherstruktur.
Beim direkten Upgrade von DocuWare Version 6.10 oder früher auf Version 7 ergeben sich
jedoch Änderungen durch das implizite Upgrade auf DocuWare Version 6.11.

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 DocuWare konfigurieren und verwalten

3.3.4 Synchronisation: beim Upgrade doppelte Dokumente

vermeiden
Breaking Change
Nur für DocuWare On-Premises
DocuWare Version 7 unterstützt keine Workflows, die mit Synchronisation Version 1 erstellt
wurden. Alle Synchronisations-Workflows der Version 1 werden gelöscht, da sie nicht
aktualisiert werden können. Sie müssen die Synchronisationen nach dem Upgrade neu
erstellen.
Es gibt einen Workaround für Kunden, die von DocuWare Version 6.11 oder älter auf
DocuWare Version 7 aktualisieren möchten und zudem Synchronisations-Workflows der
Version 1 nutzen, die mit DocuWare Version 6.11 oder älter erstellt wurden. Dieser
Workaround wird empfohlen, um zu vermeiden, dass beim Upgrade bereits synchronisierte
Dokumente im Archiv erneut kopiert werden. Nutzen Sie folgende Upgrade-Schritte:
1.) Upgrade auf DocuWare Version 6.12
2.) Führen Sie Synchronisations-Workflows der Version 1 aus, wodurch diese auf die
Version 6.12 aktualisiert werden. Damit wird eine neue Spalte DWDOCGUID erstellt und mit
den GUIDs gefüllt, die für das Matching der Dokumente in Synchronisation Version 2 nötig
sind.
3.) Upgrade auf DocuWare Version 7

3.3.5 Neues, schlankes Migrations-Tool

Breaking Change
Nur für DocuWare On-Premises
Der Migrations-Workflow in der DocuWare-Administration wird durch eine schlanke
Konsolenanwendung ersetzt. Diese neue Anwendung betrifft nur On-Premises-Kunden, die
ihre aktuellen Dokumente auf einem schnell zugänglichen Laufwerk wie einer SSD
gespeichert haben, aber Dokumente auf einen kostengünstigeren Speicher wie WORM oder
HDD verschieben möchten.
Migrationsjobs werden in einer Konfigurationsdatei definiert. In einer solchen Datei können
Sie das Archiv, sowie Filterkriterien für das Verschieben bestimmter Dokumente und das
Ziellaufwerk angeben. Eine Dateivorlage für die Konfiguration ist Bestandteil des neuen
Migrationstools. Mit dem Windows Taskplaner kann auch bei komplexen Szenarien eine
automatische Ausführung ausgelöst werden.
Bestehende Konfigurationen von Migrations-Workflows werden nicht unterstützt und nicht
auf die neue Migration aktualisiert.
Das neue Migration-Tool wird in Kürze mit einem Hotfix nachgeliefert.

3.3.6 Archiv für Volltextsuche bereitstellen und deaktivieren

Bei Problemen mit der Volltextsuche kann es notwendig sein, ein Archiv für die Volltextsuche
zu deaktivieren und später wieder bereitzustellen. Diese Funktion befindet sich in den
Archiveinstellungen im Bereich „Allgemein“.

3.3.7 Validation Service in Connect to Outlook

Der Validierungsservice lässt sich jetzt auch für zu archivierende E-Mails aus Outlook
verwenden. E-Mails werden nur dann abgelegt, wenn die Indexwerte der Validierung
entsprechen. Dazu wird ein Speicherdialog ausgewählt, der für den Validierungsservice
konfiguriert ist.

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 DocuWare konfigurieren und verwalten

3.4 Entfernte Komponenten

3.4.1 Entfernte Serverkomponenten
Content Server
Die Aufgaben vom Content Server übernimmt die Content Library, die in den meisten
Services integriert ist.
Job Server
Die Komponente DocuWare Desktop Apps speichert Dokumente nun direkt über die
DocuWare Platform.
SAP HTTP Server Version 1
Nur für DocuWare On-Premises
Breaking Change
SAP HTTP Server Version 1 ist nicht mehr enthalten. Für die Anbindung an SAP verwenden
Sie mit DocuWare Version 7 Connect to SAP Version 2, das seit DocuWare Version 6.12
verfügbar ist. Für ein Sidegrade kontaktieren Sie bitte DocuWare Professional Services.
Thumbnail Server
Mit dem Thumbnail Server wurde auch die Datenbankverbindung-Eigenschaft „Für
Thumbnails verwenden” entfernt. Die Mini-Vorschaubilder werden in On-premises-Systemen
nicht mehr in der Datenbank vorgehalten, sondern bei Bedarf neu erzeugt.
Workflow Engine Server
Der Workflow Engine Server wurde durch eine neue Technologie ersetzt.
Da alle diese Server nicht mehr in der Software enthalten sind, wurden sie auch aus dem
Service Control entfernt.

3.4.2 Entfernte Workflowkomponenten

Breaking Changes
Synchronisation Version 1
Der Workflow Synchronisation Version 1 wurde aus der DocuWare Administration entfernt.
Vorhandene Konfigurationen können nicht aktualisiert werden.
Siehe auch Kapitel 3.3.4 Synchronisation: beim Upgrade doppelte Dokumente vermeiden.
Barcode Transfer
Nur für DocuWare On-Premises
Der Barcode-Transfer war Teil von Connect to SAP Version 1 und wurde deshalb entfernt.
Alle Konfigurationen werden beim Upgrade gelöscht.
Migrations-Workflow
Nur für DocuWare On-Premises
Beim Upgrade werden alle vorhandenen Migrations-Konfigurationen gelöscht. Der Workflow
in der DocuWare Administration wird durch ein Kommandozeilen-Tool ersetzt, das ähnliche
Möglichkeiten bietet – siehe dazu Kapitel 3.3.5 Neues, schlankes Migrations-Tool.
Das Standard-Loggingziel der Migration-Workflows wurde ebenfalls entfernt. Die Daten
lassen sich jedoch abrufen. Sie haben zwei Möglichkeiten:
1) Exportieren Sie in der DocuWare Administration vor dem Upgrade alle Daten in einer
CSV-Datei.

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 DocuWare konfigurieren und verwalten

2) Nach dem Upgrade steht das Log in der Datenbank DWLOGGING in einer
Tabellenansicht zur Verfügung.
Indexdaten wiederherstellen
Nur für DocuWare On-Premises
Beim Upgrade werden alle vorhandenen Index-wiederherstellen-Konfigurationen gelöscht.
Der Workflow in der DocuWare Administration wird durch ein Kommandozeilen-Tool ersetzt.
Damit ist es möglich, die Datenbank anhand der Indexdaten-Backup-Dateien
wiederherzustellen. Das neue Tool wird in Kürze mit einem Hotfix nachgeliefert.

Das Standard-Loggingziel der Index wiederherstellen-Workflows wurde ebenfalls entfernt.

Die Daten lassen sich jedoch abrufen. Sie haben zwei Möglichkeiten:
1) Exportieren Sie in der DocuWare Administration vor dem Upgrade alle Daten in einer
CSV-Datei.
2) Nach dem Upgrade steht das Log-in der Datenbank DWLOGGING in einer
Tabellenansicht zur Verfügung.

3.4.3 Entfernte Datenbankkomponenten

DWLOGGING
DWLOGGING wird beim Setup nicht mehr angelegt und nicht mehr beschrieben. Da sie
nicht mehr verwendet wird, können Administratoren diese Datenbank manuell löschen.
DWTHUMBNAILS
DWTHUMBNAILS wird bei der Installation eines neuen Systems nicht mehr angelegt. Da sie
nicht mehr verwendet wird, können Adminstratoren diese Datenbank manuell löschen.

3.5 Diagnose und Logging

3.5.1 Alle Server: Dateiformat für Diagnose-Log vereinheitlicht
Alle Serveranwendungen verwenden nun ein einheitliches Format für das Diagnose-Logging.
Die Log-Dateien werden hier abgelegt: %ProgramData%\DocuWare\Logs\
Standard-Logebene: Fehler
Log-Konfiguration: %ProgramData%\DocuWare\LoggingConfig\
Die Log-Ebene von allen oder einzelnen Dateien kann mit dem neuen Tool DocuWare Log
File Administration geändert werden, das sich aus der Service Control aufrufen lässt (Pfad:
C:\Program Files (x86)\DocuWare\Service Control\DocuWare.LogFileAdministration.exe).
Dies sollte jedoch erst nach einer Einweisung durch den Kundensupport vorgenommen
werden.

3.5.2 Logging-Agenten entfernt

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Anstelle der Logging-Einstellungen in der DocuWare Adminstration steht nun das Modul
Protokollierung in der DocuWare Konfiguration zur Verfügung. Konfigurierte Logging-
Einstellungen lassen sich nicht weiterverwenden. Sie können jedoch die Daten in den
Logging-Zielen der DocuWare Administration abrufen.
DocuWare Cloud: Solange DocuWare Cloud mit DocuWare Version 7 läuft, können Sie die
wichtigen Daten aus den Logging-Zielen selber exportieren.

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 DocuWare konfigurieren und verwalten

3.6 Änderungen Lizenzierung

3.6.1 Automatische Zuordnung von Named Client Lizenzen
Neue oder neu aktivierte Benutzer erhalten automatisch eine freie Named Client Lizenz. Dies
ist unabhängig davon, wie das Benutzerkonto erstellt wurde – ob manuell, über die Platform
API, per Benutzersynchronisation oder anders. Wird der Benutzer gelöscht oder deaktiviert,
kann die Named Client Lizenz wieder anderen Benutzern zugeordnet werden.
Wenn Sie sowohl Named Client Lizenzen verwenden, die von Concurrent Lizenzen
konvertierte wurden, als auch direkt erworbene Named Client Lizenzen, werden zuerst die
von den Concurrent Lizenzen konvertierten Named Client Lizenzen verwendet.

3.6.2 Eine „DocuWare Server”-Lizenz

Nur für DocuWare On-Premises
Es gibt eine einzige Lizenz für alle Server, die „DocuWare Server" heißt.
• Im Organiationsbereich der DocuWare Administration > Allgemein > Lizenzen, sehen Sie
nur die Gesamtzahl der Serverlizenzen, die Sie gekauft haben:
o 1x Business: 1 Server
o 1x Professional: 1 Server
o 2x Professional: 2 Server
o 1x Enterprise: 2 Server
o 2x Enterprise: 4 Server

• Für jede Server-Lizenz dürfen Sie jede DocuWare-Server-Rolle einmal installieren

(Frontend Services, Backend Services, Fulltext Service).
o 1x Business: 1x Frontend Services, 1x Backend Services, 1x Fulltext Services
o 1x Professional: 1x Frontend Services, 1x Backend Services, 1x Fulltext Services
o 2x Professional: 2x Frontend Services, 2x Backend services, 2x Fulltext Services
o 1x Enterprise: 2x Frontend Services, 2x Backend Services, 2x Fulltext Services
o 2x Enterprise: 4x Frontend Services, 4x Backend Services, 4x Fulltext Services

3.7 Server Setup

Dieser Abschnitt ist nur für DocuWare On-Premises-Systeme relevant.

3.7.1 Funktionen und Verbesserungen des neuen Server-Setups

Im neuen Server-Setup wird die Modulauswahl durch eine Rollenauswahl ersetzt: Frontend
Rolle, Backend Rolle, Volltext Rolle
Das Setup-Protokollverzeichnis ("%ProgramData%\DocuWare\SetupLogs") enthält auch eine
eigene Datei, die alle Fehler auflistet: ErrorSummary.csv. Zusätzlich gibt es eine Textdatei
mit detaillierten Informationen über die Maschine.
Die Prüfung der Systemvoraussetzungen ist erweitert, um Fehler beim Setup zu vermeiden.
Diese Prüfungen betreffen unter anderem: anstehender Neustart, Client-Betriebssystem,
Domänencontroller, 64-Bit-Betriebssystem, nicht unterstützte Windows-Versionen, nicht mit
DocuWare getestete Windows-Versionen, aktueller Rechnername, Speicher, freier
Festplattenspeicher, Systeminformationen.
Die Internet Information Services (IIS) müssen nicht mehr vorinstalliert werden. Das Setup
installiert sie inklusive der von DocuWare benötigten IIS-Funktionen.

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 DocuWare konfigurieren und verwalten

Bei jedem Dialog, der keinen Fortschritt ausführt, kann das Setup abgebrochen oder neu
gestartet werden. Alle Fortschrittsdialoge haben die Option „Wiederholen", falls während der
Ausführung ein Fehler auftritt. So kann die Ursache für den angezeigten Fehler behoben und
der entsprechende Schritt wiederholt werden, ohne das Setup neu starten oder Schritte
manuell ausführen zu müssen.
Die DocuWare-Organisation kann beim Upgrade des DocuWare-Systems umbenannt
werden. Dazu muss die neue Lizenz nur während des Setups bereitgestellt werden.
Der von den DocuWare-Diensten verwendete Windows-Benutzer muss bereits vorhanden
sein, wenn er im Setup angegeben wird. Der Benutzer wird nicht mehr vom DocuWare-Setup
angelegt. Ein entsprechender Link zur lokalen Benutzerverwaltung ist im Setup-Dialog
verfügbar.
Der Setup-Modus wird nicht mehr automatisch erkannt. Einer der folgenden Modi muss
manuell ausgewählt werden:
• Neu installieren: Erstellen Sie ein komplett neues DocuWare-System mit neuer
Datenbank
• Erweitern: Erweiterung eines bestehenden DocuWare-Systems um zusätzliche
DocuWare-Server / Server-Rollen (z.B. zusätzliche Backend-Services-Maschine)
• Upgrade: Upgrade oder erneute Installation der DocuWare-Komponenten auf dem
aktuellen Rechner. Auch zusätzliche Komponenten können installiert werden.
• Deinstallieren: Deinstallation aller DocuWare-Dienste und -Anwendungen auf dem
aktuellen Rechner, die auf der niedrigsten DocuWare-Version basieren, für die ein
Upgrade unterstützt wird. Die Deinstallation einer bestimmten Rolle erfolgt über den
Setup-Modus "Upgrade", der auch für eine Neuinstallation verwendet werden kann.

3.7.2 Nicht unterstützte Zeichen für Eingaben

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Werte, die während des Setups eingegeben werden wie Benutzernamen, Passwörter oder
auch Organisationsnamen, dürfen weder Gleichheitszeichen [=] noch Anführungszeichen [“]
enthalten.

3.7.3 Alle Server benötigen Zugriff auf die Speicherorte

Der Zugriff auf Speicherorte muss für alle DocuWare-Services der Frontend- und Backend-
Rolle möglich sein. Bisher hat nur der Content-Server auf den Speicher zugegriffen.

3.7.4 Konfiguration des Systemspeicherpfades

Aufgrund einiger Einschränkungen der Dateisystem-Pfadlänge darf der Speicherpfad
maximal 100 Zeichen haben. Wenn es einen Pfad gibt, der länger als 100 Zeichen ist, wird
dieser nicht automatisch geändert. Bitte überprüfen Sie selbst die Länge des
Systemspeicherpfads für bestehende Installationen.

3.7.5 DocuWare Dienste im 64-Bit Modus

Die DocuWare Dienste Platform Service, Platform RO Service und Settings Service werden
beim Upgrade umgewandelt in den 64-Bit-Modus.

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 DocuWare konfigurieren und verwalten

3.8 Änderungen bei Integrationen und SDK

3.8.1 Einschränkung bei datenbankbasierten Integrationen
Breaking Change
Nur für DocuWare On-Premises
Einige Kunden verwenden Integrationen, die auf DocuWare-Datenbanken und
Datenbanktabellen basieren, obwohl dies nicht offiziell unterstützt wird. Deshalb hier noch
einmal der Hinweis, dass sich die Datenbankstrukturen mit dem Upgrade auf DocuWare
Version 7 ändern. Datenbankbasierte Integrationen lassen sich voraussichtlich nach dem
Upgrade nicht mehr verwenden oder behindern das Upgrade.
Siehe dazu auch Kapitel 3.3.1 Änderungen bei der Verwendung von Systemfeldern.

3.8.2 Externe Metadaten bei Datenbankeinträgen werden

gelöscht
Breaking Change
Nur für DocuWare On-Premises
Externe Anwendungen können eigene, nicht DocuWare-spezifische Metadaten (application
properties) in DocuWare ablegen. Mit DocuWare Version 7 ist dies für Datenbankeinträge
ohne Dokument nicht mehr möglich. Beim Upgrade werden alle Metadaten von externen
Anwendungen zu einem Datenbankeintrag gelöscht. Um dies zu verhindern, können Sie vor
dem Upgrade den Datenbankeinträgen eine Dokumentdatei (Sektion) hinzufügen und die
anwendungsspezifischen Metadaten dort hinterlegen.

3.8.3 Datentyp von System-Datumsfeldern geändert

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Die Dokumentfelder DWSTOREDATETIME, DWMODDATETIME und
DWLASTACCESSDATETIME erhalten beim Upgrade automatisch als DWFieldType
“DateTime” anstatt “Date”. Platform .Net Clients, die älter als DocuWare Version 6.8 sind,
können diese Änderung nicht verarbeiten und müssen aktualisiert werden.

3.8.4 Validierung Version 1 nicht mehr unterstützt

Breaking Change
Nur für DocuWare On-Premises
Verwenden Sie nun ausschließlich die clientseitige Validierung, die unter DocuWare
Konfiguration > Archive > Ablagedialoge eingerichtet werden kann. Die serverseitige
Validierung Version 1 wird nicht mehr unterstützt.

3.8.5 Änderungen Workflow API

Breaking Change
Auch wenn der Workflow-Bereich der Plattform-API nie zum offiziellen SDK gehört hat,
verwenden einige Kunden sie für ihre Integrationen. Da die API mit DocuWare Version 7
geändert wurde, sollten in diesem Fall die Anwendungen vor dem Upgrade angepasst
werden.

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