Prozessmanagement-Strategien mit SharePoint 2013

Erfolgreich unternehmerische Abläufe digitalisieren

von Marcel Broschk

Anforderungen an das Prozessmanagement

Jedes Unternehmen handelt nach gelebten oder definierten Prozessen. Die Aufgabe des
Prozessmanagement ist die Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung,
Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Zu den 4 Anforderungen des Prozessmanagements gehören die Effektivität (Wirksamkeit) im

Hinblick auf vorgegebene Aufgaben und Ziele, die Effizienz (Wirtschaftlichkeit), die
verantwortlichen Personen müssen den Prozess kontrollieren und steuern können und in
Kenntnis des Prozesszustandes die Möglichkeit haben, Korrekturmaßnahmen einzuleiten und die
Anpassungsfähigkeit an Veränderungen der Prozessumgebung oder an gestellte
Anforderungen, insbesondere der Kunden.

Erfolgsfaktoren für Prozessmanagement Projekte

Ein Prozessmanagement Projekt steht jedoch häufig vor großen Herausforderungen. Die 6
Erfolgsfaktoren für ein Prozessmanagement-Projekt lassen sich wie folgt zusammenfassen:

 Von Seite der Geschäftsführung ist Priorisierung vorzunehmen und die Fachbereiche
hineinzutragen.
 Fachbereiche müssen als Wissensträger in das Projekt eingebunden und in die Pflicht
genommen werden
 Rollen und Verantwortlichkeiten müssen zur Beginn des Projekts definiert werden
 Verbesserungspotentiale soll konsequent umgesetzt werden um definierte SOLL-
Prozesse zu erhalten
 Durch die Prozessdarstellung wird ein ideales Kommunikationsmedium zwischen
Business und IT geschaffen
 Es sollte ein geregelter Informationsfluss zu allen Projektbeteiligten stattfinden

Kein Prozess ohne Daten

Die Metadaten und Eingabemasken spielen eine zentrale Rolle innerhalb von Prozessen. Im
SharePoint gibt es eine Vielzahl von Werkzeugen zur Verfügung. Eine Benutzerdefinierte Liste
eignet sich ideal als Inhaltsträger. Um diese mehrfach verwenden zu können und Vorlagen zu
hinterlegen lohnt es sich mit selbst erstellen Inhaltstypen zu arbeiten, welche wiederrum alle
relevanten Websitespalten für den Prozess halten. Wenn der Prozess mehrerer unterschiedliche
Inhaltsträger vorsieht, besteht auch die Möglichkeit in den jeweils anderen Listen
nachzuschlagen und steht in der Liste als Spaltentyp „Nachschlagen “ zur Verfügung.

Eine weitere interessante Funktion sind die verwalteten Metadaten , die eine hierarchische
Sammlung mit zentral verwalteten Begriffen darstellt. Die Metadaten können auf alle Ebenen im
SharePoint Portal (Farm, Web Application, Site Collection, Site, Liste) erstellt (je nach
Berechtigung), bearbeitet und als Spalte oder Websitespalte eingebunden werden. Die globale
und lokale Navigation lassen sich ebenfalls mit verwalteten Metadaten darstellen.

Interessante Funktion einer Dokumentenbibliothek oder Liste ist die Versionierung “, welches es
ermöglicht eine definierte Anzahl Haupt- und Nebenversionen vorzuhalten. Oder die Funktion
des „Auschecken “, welche Dokument solange unsichtbar für andere Benutzer macht, wie es in
der Bearbeitung durch einem Nutzer ist.
Eingabemasken

Das Standard-Programm zur Listformularbearbeitung im SharePoint ist der InfoPath Designer.

Da die InfoPath-Funktionalität nur in der Enterprise Version enthalten ist und zum 11.04.2023
abgekündigt wurde, überlegen sich viele Unternehmen eine Alternative. Microsoft selbst hat die
Access Service ins Rennen geschickt, welche zum derzeitigen Zeitpunkt noch nicht mit der
InfoPath-Funktionalität konfigurieren kann. Ersatz für benutzerdefinierte Listen wird aus diesen
Aus diesen Gründen sind Third Party Tools, wie z. B. Nintex Forms interessant. Nintex Forms ist
eine webbasierter Drag-and-Drop-Designer für SharePoint, der sich direkt an der Liste integriert.
Die Stärken von Nintex Forms sind Formulare für mobile Endgeräte, Unterstützung von externen
Nachschlagefeldern und verwalteten Metadaten. Bei den weiteren Funktionen, wie z. B.
dynamische Felder, Datenvalidierung, bedingten Anzeigebereichen und benutzerspezifischer
Formatierung für ergiebige Interaktionen ist Nintex Forms mit InfoPath Forms Services
ebenbürtig. .

Workflowmanagement mit Microsoft Produkten

Die bekannteste Software von Microsoft zur Abbildung von Prozessen ist Visio. Mit Visio lassen
sich Geschäftsprozesse anhand von Prozessdiagrammen abbilden. Visio unterscheidet
zwischen Standardflussdiagramm, Funktionsübergreifendes Flussdiagramm und
Workflowdiagramm. Die Flussdiagramme dienen lediglich zur Prozessübersicht fungieren. Die
Workflow-Diagramme können jedoch als Visio Premium als Workflow Interchange Datei (vwi) für
SharePoint 2010 und als vsdx Datei im SharePoint 2013 exportiert werden und im SharePoint
Designer wiederrum importiert werden. Im SharePoint Designer kann man dann den Workflow für
eine Liste oder Bibliothek oder der Site anpassen und mit SharePoint-Funktionalität
auszustatten.

Bild 1: Visio Workflow

Vielen Unternehmen ist die vom Microsoft präferierte Methode Workflows zu erstellen, ob mit
Visio Premium oder direkt im SharePoint Designer zu aufwändig, unübersichtlich und nicht
komplex genug. Und Dda man für die Entwicklung mit Visual Studio ebenfalls eine
Entwicklerressource benötigt, was entscheiden sich viele Unternehmen für das Third Party Tool
Nintex Workflow , was auch vom Business Usern bedient werden kann. Der große Vorteil von
Nintex Workflow gegenüber der Lösung Visio Premium / SharePoint Designer ist die die
vollständige Integration in SharePoint Verwendung direkt an der Liste/Bibliothek/Site integriert .
Auch ist die Bedienung intuitiv und der Umfang der Aktivitäten und Funktionalität ist immens.
Ein Katalog voll Möglichkeiten

SharePoint bietet eine Vielzahl von Web Parts, App Parts (Listen und Bibliotheken), Apps aus
dem Microsoft, Third Party Tools und die Möglichkeit selbstentwickelte Solutions und Apps zu
verwenden. Jedoch können folgende Tools bei einem Prozessmanagement Projekt behilflich
sein.

Excel Services : Eine Web Part-Lösung welche man Excel-Tabellen in einem Web Part einer
beliebigen Position einer SharePoint Seite implementieren kann.

Visio Web Access-Webpart : Es können Visio-Dokumente, die sich auf der gleichen Site, wie das
Visio Access-Webpart finden, geladen, angezeigt und programmgesteuerte Interaktionen
durchführen.

Bild 2: Visio Web Access Web Part

Business Connectivity Services : BCS ermöglicht den Zugriff auf Unternehmensdatenbanken und
stellt die Daten mittels eines externen Inhaltstypen in einer externen Liste im SharePoint dar.

Sowohl die Excel Service, als auch das Visio Web Access-Webpart gehören zu den Enterprise
Features. Die meisten Funktionen und Web Parts der Business Connectivity Services sind
bereits in den Standard Features enthalten.

ERP-Connect Services : Theobald ERP Connect : Neben Duet Enterprise und SAP Server 2.0
bietet das Third Party Tool Theobald ERP Connect mittels einer integrierten Service Application
Lösung SAP Daten in einem SharePoint Portal einzubinden. Die ERP-Connect Services bieten
drei Komponenten für eine nahtlose und unkomplizierte Integration.
ERPConnect Services Runtime für die Schnittstellen-programmierung in .NET.BCS Connector
für das Verknüpfen von SharePoint-Listen mit SAP-Objekten oder Tabellen und der Webservice
Designer für das Erstellen von SAP-basierten Webservices .
Was bietet die Fritz & Macziol

Das FRITZ & MACZIOL Project Management Framework (PMF) bietet die Möglichkeit den
Projektablauf zu automatisieren, eine zentrale Datenablage und eine auf
Multiprojektmanagement basierende Auswertung der Projekte im SharePoint 2013. Im PMF
werden alle Projektprozesse, Projektrollen, die Informationsverwaltung und das Reporting
abbildet. Des Weiteren beinhaltet die SharePoint-Lösung eine einheitliche Projektkommunikation
und Teamarbeit, sowie eine zentrale Datenablage.

Bild 3: Aufbau des Project Management Frameworks

Die FRITZ & MACZIOL Process App ermöglicht Prozess- und Projektverantwortlichen die
schnelle Abbildung und Steuerung von Prozessen in SharePoint 2013 oder SharePoint Online.
Sie ermöglicht dabei die intelligente Nutzung des SharePoint App Kataloges und der App
Models. So können Sie besonders die Zusammenarbeit räumlich getrennter Mitarbeiter fördern
und schnell Workflows für wiederkehrende Aufgaben erstellten. Mit der F&M Process App
können Sie zudem Freigabestufen erstellen, Ihre Prozesse definieren und visualisieren sowie
Endanwendern klar machen, in welcher Phase sich der Prozess gerade befindet. Sie erhalten
eine App, mit der Sie Prozesse und Zuständigkeiten mit wenigen Klicks abbilden können und so
besonders Ihre Führungskräfte von unnötigem Aufwand – z .B. rund um die Freigabe von
Arbeitsmitteln, Urlaub oder Dokumenten entlasten.
Bild 4: Process App

Wer schreibt der…

Um ein Prozessmanagement Projekt ohne Lastenheft, ist wie ein Segelboot ohne Segel. Aus
diesem Grund sollte vor Umsetzungsstart ein, mit allen Projektbeteiligten abgestimmtes
Lastenheft , vorliegen.

Die Umsetzung des Projektes sollte mittels Rapid Web Development oder Scrum in stetiger
Abstimmung mit dem Fachbereich erfolgen. Es gilt Meilensteine und Abnahmekriterien je Phase
zu definieren, so dass immer gewährleistet ist, dass das die Entwicklung entsprechend des
Lastenhefts erfolgt.

Änderungen innerhalb des Projektes sollten als sogenannter Projekt Change, das bedeutet, dass
die Lenkungsgruppe oder der Sponsor (Geldgeber) direkt dieser Änderung zustimmt und eine
Anpassung des Projektplans, der SOLL-Definition, etc. erfolgen muss.

Eine Inbetriebnahme ohne vorherigen Softwaretest (User Accpetance Test) ist ebenfalls nicht
ratsam. Es sollten Nacharbeiten und Bugfix-Zeiten nach den Tests in den Projektplan mit
eingeplant werden

Am Ende eines Prozess-Projektes erfolgt die technische Dokumentation. Eine Dokumentation

während einer Implementierung durchzuführen ist nicht sinnhaft, weil die Formular- und
Workflowentwicklung sich durch Tests und Change immer wieder verändern können.
Die goldenen Regeln zum Schluss

Prozessmanagement Projekte mit SharePoint als zentrale Plattform stellen vom Projektablauf
hohe organisatorische und technische Anforderungen an das Unternehmen.

Der Fokus sollte auf einem möglichst detaillierten Konzept liegen und klare Abgrenzung bei den
Funktionen, welche in der Version 1 bzw. Sprint 1 erfolgen abgebildet werden sollen.

Ideen und Visionen aus der Planungsphase, die es nicht in die 1 Version aufgenommen worden
sind, sollten für eine zukünftige Version festgehalten.

Bei der Umsetzung sollte man sich nicht bei Details verzetteln und den die Implementierung der
Kernfunktionen forcieren.

Eine Abnahme sollte immer schriftlich erfolgen und von den relevanten Projektmitgliedern
bestätigt werden.

Die Basis für die technische Umsetzung wird bereits mit der Erstellung des Lastenheftes definiert
und sollte sich bis zur Abnahme des Projektes auch nur durch einen Change (bei Mehrkosten)
oder Absprache mit der Projektleitung ändern.

Autor

Marcel Broschk ist SharePoint Senior Consultant der Firma Fritz & Macziol Group und ist
Spezialist für SharePoint Szenarien in Verbindung mit Project Management und
Business Prozessen.