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Social Media Guidelines

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von XoC,


hier findet ihr wichtige Informationen ber den Umgang mit Social Media. Wir werden beginnen, diesen Kommunikationskanal fr unser Unternehmen zu nutzen. Dafr haben wir eine Richtlinie (Guidelines) erarbeitet, die uns allen helfen soll, dieses neue Medium richtig und sicher im Sinne unseres Unternehmens sowie als Privatpersonen einzusetzen. Web 2.0 ist fr uns ein wichtiger, neuer Kanal fr die Kommunikation mit Kunden, Multiplikatoren und der ffentlichkeit allgemein. Fr die Steuerung und Koordinierung aller Web-2.0-Aktivitten von XoC ist das Projektteam Social-Media-Guidelines verantwortlich.

Was sind soziale Medien?


Darunter versteht man Blogs, Microblogs, Wikis, Soziale Plattformen und Netzwerke, sowie Foren. Bekannte Plattformen sind Facebook, Twitter, Clever, Studivz und Meinvz, Google+ und Xing.

Was bietet uns Social Media?


Social Media dient als moderne Kommunikationsform im Internet der Kontaktpflege und Kundenbindung. Es handelt sich hierbei um eine Mglichkeit, mit unserer Zielgruppe direkt zu kommunizieren. Im Zentrum steht der unmittelbare Dialog und Austausch. Durch die Prsenz im Internet kann das Unternehmen XoC, die Marke, das Produkt und das Image von XoC gestrkt und zugleich verbessert werden. Auf diesem Weg kann eine kontinuierliche Verbesserung der Etablierung auf dem Markt und der Differenzierung von den Wettbewerbern erfolgen. Weiterhin hat der Kunde die Mglichkeit ber das Internet direkt mit uns in Kontakt zu treten.

Wofr sind die Social Media Guidelines?


Die Guidelines dienen der Schaffung eines bewussten Umgangs mit Social Media. Sie sollen ber die Gefahren der Weitergabe von Informationen und Betriebsgeheimnissen, sowie dessen rechtlichen Folgen aufklren und enthalten Richtlinien fr die Mitarbeiter fr den Umgang mit sozialen Medien im Internet. Es wird definiert, auf welche Art und Weise und welche Themen die Mitarbeiter im Namen des Unternehmens in sozialen Medien kommunizieren sollen und drfen. Auch im Privaten ist der Mitarbeiter noch immer Vertreter des Unternehmens und wird als dieser wahrgenommen. uerungen ber das Unternehmen knnen schnell als Unternehmensposition missverstanden werden. Um dies zu umgehen, gibt es diese Richtlinien. Die Guidelines dienen zudem dem Schutz des Unternehmens, wie dem des Mitarbeiters und sollen eine erfolgreiche interne, sowie externe Kommunikation sicherstellen.

Schulungen
Die Kommunikation ber das Internet ist kein vorbergehendes Phnomen, sie wird immer wichtiger, aber es gibt auch Risiken bei der Nutzung. Um einen sicheren Umgang mit Social Media zu gewhrleisten und Unsicherheiten ab zubauen, wird es in regelmigen Abstnden Social-Media-Schulungen geben. Auerdem erfolgt die Festlegung von Verantwortlichkeiten und Ansprechpartnern (betrieblicher Datenschutzbeauftragter) fr die Mitarbeiter. Die Kommunikationsabteilung Social-Media-Guidelines ist euer sachkundiger Ansprechpartner bei Unsicherheiten und Fragen.

Zieldefinition und Strategie


Die Richtlinien definieren, welche Ziele mit dem Einsatz von Social Media erreicht werden und auf welchen Kanlen Inhalte kommuniziert werden sollen bzw. drfen. Weiterhin beschreiben sie die adressierten Zielgruppen. Es werden aber auch mgliche Risiken und deren Vorbeugung dargestellt. Welche Ziele? Schutz des Unternehmens und der Mitarbeiter Unternehmensprsenz im Internet Aufmerksamkeit der Zielgruppen gewinnen Kundenbindung, Kundenkontakte pflegen Ansprachemglichkeit fr den Kunden Mitarbeiter als Botschafter des Unternehmens und Multiplikator Differenzierung von der Konkurrenz strkere Etablierung auf dem Markt Welche Kanle? Blogs, Communities, Microblogs Soziale Netzwerke, insbesondere Facebook Welcher Inhalt? Plattform fr Fragen der Kunden Verbreitung von Inhalten mit Mehrwert fr den Kunden Unternehmensvorstellung Neue Produkte promoten Empfehlungen von Mitarbeiter, welches Schokoladenprodukt ihnen am besten gefllt Welche Zielgruppe? Kunden von XoC Schokoladenliebhaber Mgliche Risiken unerwnschte Verffentlichungen in Echtzeitmedien (z.B. Twitter) Blogs, Communities, usw. beanspruchen sehr viel Zeit und Pflege Blogs, Communities, usw. knnen von der eigentlichen Arbeit ablenken mgliche rechtliche Folgen fr Unternehmen und Mitarbeiter bei Nichteinhaltung von z.B. Urheber-, Markenrecht, Datenschutz mobiles Internet ermglicht jederzeit und ortsunabhngig die Verffentlichung von Informationen immer strkere Verstrickung von Berufs- und Privatleben Mitarbeiter wird ungewollt zum Unternehmenssprecher Mit den folgenden Social Media Guidelines wollen wir euch einige Verhaltensrichtlinien fr die richtige Kommunikation im Web 2.0 geben. Fr uerungen im Web 2.0, in denen es um eure Arbeit oder unser Unternehmen geht, sind diese Richtlinien bindend.

Abgrenzung zwischen beruflicher und privater Nutzung


Um dem Mitarbeiter Sicherheit zu geben, erfolgt die Abgrenzung zwischen beruflicher und privater Nutzung: Die betriebliche Nutzung von Social Media ist im Interesse des Unternehmens whrend der Arbeitszeit gestattet. Die private Nutzung von Social Media ist im Interesse des Unternehmens whrend der Arbeitszeit gestattet.

Der zeitliche Umfang der privaten Nutzung von Social Media whrend der Arbeitszeit ist beschrnkt auf 15 Minuten.

Die Kommunikation des Unternehmens und des Mitarbeiters


Inhalte Verbreitete Inhalte sollen fachlich richtig, sachlich und objektiv sein. Dies erfordert die Sensibilisierung der Miterbeiter im Umgang mit dem Social Web und erfolgt ber regelmige Schulungen der Mitarbeiter. Authentizitt/Transparenz Wenn ihr als Mitarbeiter von XoC im Web 2.0 kommuniziert, kommuniziert ihr transparent fr das Unternehmen. Ihr seid unser Vertreter, dies bedeutet, dass ihr euch als Mitarbeiter von XoC zu erkennen gebt und euch mit eurem richtigen Namen zu Wort melden. Fakeaccounts, sowohl fr das Unternehmen, als auch Mitarbeiter sind nicht gestattet. Eventuelle Fehler sollten offen eingestanden werden, bzw. bereits verffentlichte Beitrge sollten offen korrigiert werden. Der Nutzen sozialer Netzwerke beruht auf Authentizitt. Um eine vertrauensvolle Beziehung zu unseren Zielgruppen aufzubauen, sind Transparenz und Offenheit unerlsslich. Eigenverantwortung Jeder Mitarbeiter ist fr seine uerungen im Web 2.0 ob beruflich oder privat eigenverantwortlich. Vor der Verffentlichung von uerungen,mssen Formulierungen und Inhalt sorgfltig abgewogen werden. Es ist zu beachten, dass im Internet verffentlichte Inhalte dauerhaft abrufbar sind. Als Mitarbeiter wird euch jeder Zeit vom Unternehmen Verantwortung und Vertrauen entgegengebracht. Als Mitarbeiter solltet ihr im beruflichen wie im privaten dem Unternehmen ebenfalls Respekt entgegenbringen. Kenntlichmachung einer privaten Meinung Private Meinungsuerungen mssen deutlich als solche gekennzeichnet werden. Dies kann z.B. dadurch geschehen, dass in der ersten Person kommuniziert wird und dass ein entsprechender Hinweis an geeigneter Stelle hinterlegt wird. In Twitter knnte dies z.B. in der Biographie stehen: Dies ist mein privates Benutzerkonto., in einem privaten Blog kann dies ins Impressum geschrieben werden. Eine Trennung von Meinung und Fakten ist sowohl in der beruflichen als auch in der privaten Kommunikation im Web 2.0 zu beachten. Respekt Jeder Mitarbeiter sollte die Regeln des Anstands in sozialen Medien befolgen und sich gegenber anderen bspw. an Diskussionen beteiligten Personen respektvoll verhalten. ber die Regeln von Communities oder anderen sozialen Plattformen, in denen der Mitarbeiter aktiv ist, sollte er sich informieren und diese einhalten. Kontinuitt und Kapazitt Kommuniziert ihr als Mitarbeiter im Auftrag von XoC im Web 2.0, solltet ihr dies kontinuierlich tun. Der Aufbau verschiedener Kanle und Beziehungen bedarf der regelmigen Pflege und Zeit. Auch solltet ihr die Beitrge von anderen lesen, um zu wissen, welche Themen aktuell diskutiert werden und ob ihr dazu etwas beitragen knnt. Der Mehrwert eures Beitrags sollte stets im Vordergrund stehen. Das Unternehmen muss prfen, ob die Mitarbeiter ber ausreichend Kapazitten verfgen, um einer regelmigen Pflege der Web 2.0-Anwendungen ausfhren zu knnen. Mitarbeiter, die im Namen des Unternehmens zu Presse usw. sprechen drfen, werden autorisiert. Monitoring & Expertise Als Mitarbeiter seid ihr dazu aufgefordert, die Kommunikationsabteilung Social-Media-Guidelines zu informieren, falls ihr im Web 2.0 auf negative oder positive Beitrge, die das Unternehmen und/oder seine Produkten betreffen, stot.

Rechtliche und arbeitsvertragliche Aspekte


Einhaltung gesetzlicher Vorgaben Jeder Mitarbeiter wird dazu veranlasst gesetzliche Vorgaben wie z.B. Datenschutz, Urheber-und Markenrecht einzuhalten. Weiterhin sind bei jeglicher Form der Kommunikation Betriebs- und Geschftsgeheimnisse zu wahren. Eine Verschwiegenheitspflicht besteht immer dann, wenn von einem berechtigten betrieblichen Interesse des Arbeitgebers an der Geheimhaltung ausgegangen werden kann. Hlt der Miterbeiter sich nicht an diese Regelungen folgt eine fristlose Kndigung. Verbreitung unternehmensschdlicher uerungen Rechtlich unzulssig sind vorstzlich geschfts- oder rufschdigende uerungen, Drohungen und Beleidigungen, falsche Tatsachenbehauptungen und uerungen, die den Betriebsfrieden ernstlich gefhrden und die weitere Zusammenarbeit mit Arbeitgeber und Kollegen unzumutbar machen. Die Grenze unzulssiger und erlaubter uerungen, im Sinne der freien Meinungsuerung, ist oftmals flieend. Eine unzulssige uerung eines Mitarbeiters whrend seiner Arbeitszeit ist untersagt. Externe Kritik kann fr das Unternehmen und seinen geschftlichen Erfolg negative Folgen haben diese knnen sich auch auf die Mitarbeiter ausweiten. Auch uerungen ber Partner und Kunden knnen das Unternehmen schdigen, denn auch sie sind die Basis des Unternehmenserfolgs. Betriebsrat Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einfhrung von Social Media Guidelines. Einfhrung und Inhalte werden mit dem Betriebsrat im Rahmen einer Betriebsvereinbarung geregelt.

Spezielle Empfehlungen fr die Mitarbeiter von XoC


1. XoC begrt es, wenn ihr euch im Web 2.0 engagiert, vor allem auf allen eigenen Plattformen, Blogs usw. 2. Zu Presse sprechen nur Vorstnde, Mitarbeiter der Pressestellen oder anderweitig autorisierte Mitarbeiter im Namen von XoC. 3. Offizielle Web-2.0-Angebote des Unternehmens (z. B. abteilungsbezogene Twitter-Accounts, Blogs, FacebookFan-Seiten etc.) mssen mit dem Social-Media-Guideline-Team abgestimmt werden. 4. Wenn ihr euch ohne einen dienstlichen Auftrag in sozialen Medien uert, macht stets deutlich, dass ihr eure persnliche Meinung vertretet und nicht fr das Unternehmen sprecht. Verwendet daher Formulierungen wie ich, statt wir. 5. Wenn ihr euch zu eurem direkten Arbeitsgebiet uern wollt, stimmt dies im Vorfeld mit eurem direkten Vorgesetzten ab. 6. Seid ehrlich und transparent. Wenn ihr euch privat zu einem Thema rund um eure Arbeit oder euren Arbeitgeber uert, gebt auch als XoC-Mitarbeiter zu erkennen. Dies gilt insbesondere fr Antworten in Foren oder Blog-Kommentaren. Postet ihr als autorisierter Mitarbeiter im Firmenauftrag, kennzeichnet dies ebenfalls. 7. Weder Firmengeheimnisse noch urheberrechtlich geschtztes Material drfen nach auen kommuniziert werden. Es gelten die arbeitsrechtlichen Bestimmungen. 8. Wenn ihr im Netz auf sachliche Kritik am Unternehmen oder konkrete Probleme von Kunden stot, informiert das Social Media Guideline Team. Wenn ihr eine Kundenfrage selbst beantworten knnt, solltet ihr dem Kunden selbstverstndlich helfen. 9. Beachtet bei smtlichen Verffentlichungen die mglichen Folgen, argumentiert sachlich, beleidigt niemanden und zeigt Respekt im Umgang mit Dritten. 10.Diskreditiert keine Mitbewerber oder deren Produkte und natrlich auch nicht das eigene Unternehmen. 11.Antwortet nicht im Affekt, sondern denkt ber eure Kommentare grndlich nach. Und denkt immer daran: Das Netz vergisst nichts. 12.Bei Fragen und Unsicherheiten im Umgang mit dem Web2.0 steht das Social Media Guideline Team jederzeit gerne als Ansprechpartner zur Verfgung Diese Richtlinien werden kontinuierlich weiter entwickelt und verbessert.