O que Gesto de Projetos?

Alcides Pietro, PMP

Resumo Nas prximas pginas apresentado o tema gesto de projetos, inicialmente fazendo uma definio de projeto, destancando a diferena entre desenvolvimento de um negcio e desenvolvimento de um projeto. Em seguida, apresentada a conceituao de gesto de projetos propriamente dita, algumas reas de conhecimento envolvidas so mencionadas e so feitas consideraes sobre uso de softwares de apoio dentro do contexto de gerenciamento de projetos. O que um Projeto? Antes de abordarmos o tema Gesto de Projetos, vamos discutir um pouco a prpria definio de projeto. Muitas vezes comentamos que estamos desenvolvendo um projeto, ou que temos idias para fazer um projeto, mas vamos observar alguns detalhes, seguindo o conceito utilizado pelo PMI Project Management Institute, que um dos institutos mais conceituados no mundo no assunto. Primeiramente, um projeto uma iniciativa que nica de alguma forma, seja no produto que gera, seja no cliente do projeto, na localizao, nas pessoas envolvidas, ou em outro fator. Isto diferencia projetos de operaes regulares de uma empresa a produo em srie de margarinas uma operao da empresa, mas por outro lado, a criao de um mvel sob encomenda um projeto. Em segundo lugar, um projeto tem um fim bem definido, ou seja, tem um objetivo claro, que quando atingido, caracteriza o final do projeto. Isto faz com que o desenvolvimento de um novo negcio, por exemplo, possa no ser considerado um projeto. Vamos nos ater a este segundo ponto um pouco mais. Imagine que voc tenha uma idia para um novo produto a ser lanado no mercado, e que voc queira pleitear recursos para financiar o desenvolvimento deste negcio. Para isso, voc provavelmente ir desenvolver um plano de negcios, que conter informaes sobre o produto em si, sobre as foras do mercado que agiro -1-

sobre este negcio (clientes, concorrentes, fornecedores, etc...), ir fazer uma anlise de Oportunidades e Ameaas, Pontos fortes e pontos fracos, apresentar planilhas financeiras, montar um plano de Marketing, ir mostrar o diferencial do seu produto e seu negcio, etc, etc, etc... possvel dizer que a criao deste documento completo um projeto, mas o contedo do documento em si no, uma vez que se trata de um negcio novo, e salvo excees negcios so feitos para durar indefinidamente, no para terem um final em um determinado momento. Dadas estas definies, faamos uma lista de exemplos de projetos: A construo de uma casa um projeto, o desenvolvimento de um software, a organizao de um evento, a construo de um mvel sob encomenda, a implantao de uma nova linha de produo na fbrica, a realizao de uma viagem, escrever um livro, criar um documento, executar uma pea de teatro...

Repare na lista acima e confirme as duas caractersticas mencionadas anteriormente, comuns a todos os projetos: eles tm um fim bem definido, e so, de alguma forma, sempre nicos. Portanto, vamos evitar a confuso feita por muitos que limitam a definio de projeto como envolvendo um novo negcio, pois projetos podem ser de inmeros tipos e tamanhos diferentes, e podem envolver reas de atuao diferentes, eventualmente no tendo nada a ver com a criao de um novo negcio. Agora, com alguns esclarecimentos j feitos, passemos definio de Gesto de Projetos. Leia esta segunda parte do texto sempre tendo em mente a definio de projeto apresentada agora, eventualmente se remetendo aos exemplos dados, para compreender realmente a caracterstica genrica que envolve a gesto de projetos, ou seja, que faz com que o tema gesto de projetos possa ser discutido de forma independente da rea de atuao.

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O que Gerenciar um Projeto? Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto a aplicao de tcnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso. E gerenciar um projeto envolve desde inici-lo at finaliz-lo, passando pelas etapas de planejamento, execuo e atividades de controle. Muitos de ns seno todos j coordenaram projetos ao menos uma vez. E o que foi feito para gerenciar o projeto? possvel que um projeto seja gerenciado apenas utilizando-se o bom senso ou boas prticas herdadas de colegas, possvel que outro projeto seja gerenciado apenas usando-se algumas ferramentas como o Microsoft Project, e tambm possvel que ele seja gerido utilizando-se tcnicas adequadas para cada uma das suas fases. O PMI compilou as melhores prticas de gerenciamento de projetos utilizadas ao redor do mundo, que so aplicadas em projetos de tamanhos e reas diferentes, e montou uma publicao, chamada PMBOK Project Management Body of Knowledge. Esta publicao contm inmeros processos de trabalho, cada um com um conjunto de tcnicas e ferramentas, para serem usadas ao longo das cinco fases de um projeto, que, como foi mencionado, so: iniciao, planejamento, execuo, controle e finalizao.
Finalizar Finalizar Controlar Controlar Executar Executar Iniciar Iniciar Planejar Planejar

Este conjunto de processos e tcnicas mundialmente aceito como sendo um padro bastante razovel para se aplicar em projetos de todos os tipos e tamanhos, e considerado um conjunto de tcnicas modernas de gerenciamento de projeto. O que se ganha ao aplicar estas tcnicas? Aumenta-se significativamente a probabilidade de seu projeto atingir os objetivos para o qual ele foi criado, dentro do prazo estipulado, e dentro do custo esperado. E isso j um grande benefcio, uma vez que fato que a maioria dos projetos concluda em atraso e com custo acima do previsto. Os processos de trabalho foram organizados pelo PMI em nove reas do conhecimento. Por exemplo, a gesto do escopo uma destas reas, e trata de todos os processos envolvidos para iniciar o projeto, planejar o escopo do projeto,

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definir como as alteraes de escopo sero tratadas ao longo do projeto, controlar o escopo e assim por diante. De forma anloga, a gesto de custos outra rea de conhecimento, que trata da realizao de estimativas de custos, da criao de oramentos, de tcnicas para se controlar os custos do projeto, etc... Outra rea de conhecimento lida com o gerenciamento de riscos no projeto, e envolve a identificao, a classificao e priorizao de riscos, assim como a definio de estratgias a serem
Gesto INTEGRADA Gesto do ESCOPO Gesto dos CUSTOS

adotadas para cada situao que envolve risco. As projeto, gesto demais de prazo, reas gesto de de
Gesto do PRAZO Gesto Gesto da da QUALIDADE COMUNICAO

conhecimento so: gesto integrada do recursos humanos, gesto da qualidade, gesto da comunicao, e gesto das aquisies (procurement).

Gesto dos RISCOS

Gesto dos RECURSOS HUMANOS

Gesto das AQUISIES

Da mesma forma que existem tcnicas para executar cada atividade dentro do processo de gerenciamento de projetos, existem ferramentas para auxiliar as atividades de gesto de projetos, e h ferramentas bastante sofisticadas, como alguns softwares bastante conhecidos, como Microsoft Project, os pacotes da empresa Primavera, Timecontrol, ABT, entre outros inmeros aplicativos de apoio gesto de projetos existentes no mercado. Cuidado deve ser tomado para no aproveitar a facilidade com que so gerados os primeiros resultados em determinados softwares, e considerar o simples uso do software como sendo uma prtica completa de gerenciamento do projeto. Isto significa que, por mais que um software seja sofisticado, se ele no for bem pilotado, ou seja, se no houver conhecimento terico, conceitual, que extrapole os limites do software, existe o risco de cair no que chamado de GIGO garbage in, garbage out, ou seja, em uma traduo livre, se entra lixo, sai lixo. Corremos o risco de estar colocando lixo no software, e por consequncia, extraindo lixo dele. Alis, algumas das tcnicas modernas de gesto de projetos nem requerem o uso de ferramentas sofisticadas, por exemplo, na definio da estrutura analtica do projeto um dos processos da fase de planejamento, da rea de

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conhecimento gesto de escopo mais apropriado utilizar folhas de flip chart e adesivos (como post-its), do que ferramentas computacionais. Lembremos sempre que o gerenciamento de projetos envolve lidar com pessoas a todo momento a equipe do projeto, o cliente, quem financia o projeto, outras reas envolvidas, fornecedores, entre outros, e isto requer habilidades que vo alm do simples uso de softwares. Estas breves explicaes devem ter introduzido o assunto, esclarecido algumas dvidas e apresentado o grande espao existente nas organizaes para se aplicar as tcnicas modernas de gesto de projetos. importante ter conscincia de que muito h para se apresentar sobre o tema ainda, muitas so as tcnicas de gerenciamento de projetos existentes e que podem ser utilizadas pelas empresas. E os benefcios de se utilizar os conceitos modernos de gesto de projetos vo da melhor utilizao dos recursos da empresa, reduo no tempo de colocao de novos produtos no mercado, melhor controle e consequente reduo dos custos envolvidos nos projetos, e, culminam, obviamente, na maior satisfao do cliente do projeto e de todas as outras pessoas envolvidas com o projeto.

Alcides Pietro Engenheiro de Produo, ps-graduado em Marketing e em Gesto de Projetos, certificado pelo PMI como Project Management Professional e scio da PIETRO & DIAS ? Gesto de Operaes ? Gesto de Projetos.

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