Lean Management & Kaizen Practitioner und Six Sigma Yellow + Green Belt

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Warum? Was Kinder richtig machen – die 5-W bzw. 5-Why-Technik

Themen dieses Materials

• Vorgehensweise bei der 5-Why-Methode

1. Problembeschreibung
2. Ursachenanalyse
3. Gegenmaßnahmen
4. Kontrolle

• Zusammenfassung als Infografik

• Was ist bei der 5-Why-Methode zu beachten?

1. Weiterfragen bis zum Ende

2. Annahmen vermeiden
3. Überprüfen der Fragen

• Vor- und Nachteile der 5-Why-Methode

Es gibt unterschiedliche Kreativitätstechniken, die sich vor allem für die Verbesserung von Produkten
oder Innovationen eignen, die 5-Why-Methode gehört zu den Problemlösern unter den
Kreativitätstechniken.

Tritt in einem Unternehmen ein Problem auf, wird häufig nach einer schnellen Lösung verlangt,
Vorgesetzte drängen auf eine rasche Behebung.

Dabei wird oft außer Acht gelassen, dass dadurch die Ursache des Falles oftmals gar nicht gesucht und
angegangen wird, sondern der Fehler nur oberflächlich behoben wurde.

Möchte man das "Übel" aber an der Wurzel packen um zu verhindern, dass dieselben oder ähnliche
Problemstellungen nach kurzer Zeit wieder auftauchen, muss die eigentliche Quelle der
Fehlerverursachung gefunden werden. Hier setzt die 5-Why-Methode an (im englischen
Sprachgebrauch auch Root-Cause-Analysis genannt).

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Material & Übung Seite 1/8
Vorgehensweise bei der 5-Why-Methode

1. Problembeschreibung

Die 5-Why-Methode versucht den in uns allen seit frühester Kindheit wohnenden Mechanismus
"Versuch und Irrtum" zu durchbrechen. Wir sind es nicht mehr gewohnt, Dingen wirklich auf den Grund
zu gehen, uns die Zeit zu nehmen, etwas genau zu beobachten und daraus Schlussfolgerungen zu
ziehen.

Deshalb ist es besonders wichtig, zunächst das Problem genau zu beschreiben. Da wir mit Hilfe von
Visualisierung besser in der Lage sind, komplexe Zusammenhänge und Muster zu erkennen, ist es
sinnvoll, den Vorgang durch Skizzen oder Fotos zu verdeutlichen und für das ganze Team sichtbar zu
machen.

• Was ist eigentlich passiert?

• Wann tritt das Problem auf?
• Wo tritt das Problem auf?
• Tritt es häufiger, regelmäßig auf?
• Wie ist es entdeckt worden?
• Wer war daran beteiligt?
• Welche Auswirkungen hatte der Vorfall?

2. Ursachenanalyse

Um an die Wurzel des Problems zu gelangen, wird mittels der Warum-Fragetechnik jede Ebene neu
hinterfragt. Auf jede Antwort folgt eine neue Warum-Frage. Auf diese Weise gelangt man zum
eigentlich Kern des Problems.

Dies hat den Vorteil, dass Wirkungszusammenhänge nicht auf einmal erfasst werden müssen, sondern
in kleine Schritte aufgeteilt werden können. Die einzelnen Schritte werden im Team erarbeitet und in
kurzen, klaren Sätzen und Fragen aufgeschrieben:

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5-Why-Methode

Beispiel zur Anwendung der 5-Why-Methode:

• Wir müssen immer ein zweites Mal auf den Spülkastenknopf drücken, damit das Wasser
aufhört zu fließen.
• Warum müssen wir den Drücker ein zweites Mal betätigen?
-> Das Wasser hört sonst nicht auf zu fließen.
• Warum läuft das Wasser nach nur einmaligen drücken weiter?
-> Weil die Dichtung nicht richtig schließt.
• Warum schließt die Dichtung nicht richtig?
-> Weil sie verkalkt ist.
• Warum ist die Dichtung verkalkt?
-> Weil sie nicht rechtzeitig ausgetauscht wurde.
• Warum wurde sie nicht rechtzeitig ausgetauscht?
-> Weil sie nicht im Wartungsplan steht.

An diesem, auf den ersten Blick banalen Beispiel wird deutlich, wie Probleme oftmals hingenommen
und scheinbar gelöst werden, ohne die eigentliche Ursache zu hinterfragen.

Das Weiterlaufen des Wassers im Spülkasten kann ganz einfach dadurch verhindert werden, dass der
Spülknopf ein zweites Mal nach unten gedrückt wird. Das löst das Problem im Moment, beseitigt aber
nicht die Ursache. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass niemand bemerkt, dass dieses Ventil auf
keinem Wartungsplan auftaucht.

3. Gegenmaßnahmen

Hat man die Ursache des Problems erkannt, gilt es, diese dauerhaft abzustellen. Eine geeignete
Maßnahme ist abzuleiten und umzusetzen:

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Was ist akut zu tun, um das Problem zu beheben? -> wir bestellen ein Ersatzteil und tauschen das
defekte Ventil aus.

Was ist in Zukunft zu tun, um zu verhindern, dass dieser Vorfall wieder auftritt? -> wir nehmen das
Ventil in den Wartungsplan auf und sorgen dadurch für eine regelmäßige Überprüfung.

Wichtig für alle Maßnahmen sind Zeitvorgaben und Verantwortlichkeiten. Beides sollte im Team
festgelegt werden.

4. Kontrolle

Nach der Umsetzung der Gegenmaßnahmen ist eine Kontrolle erforderlich.

• Haben die Maßnahmen gegriffen?

• Tritt das Problem noch oder wieder auf?
• Ist eine neue Ursachenforschung notwendig?
• Konnten die Verantwortlichen der Aufgabe gerecht werden?

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Zusammenfassung als Infografik

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Was ist bei der 5-Why-Methode zu beachten?

Um mit dieser Kreativitätstechnik zu einem guten Ergebnis zu kommen, sind einige grundsätzliche
Punkte zu beachten:

1. Weiterfragen bis zum Ende

Man sollte unbedingt darauf achten, sich wirklich bis zur Ursache durchzufragen und nicht zu früh
aufzuhören. Es ist sicher nicht immer ganz einfach zu erkennen, ob man wirklich schon an der Wurzel
des Problems angekommen ist oder sich noch mitten in der Ursachenkette befindet.

Ein Indiz dafür, dass man die Ursache ermittelt hat ist, wenn eine Antwort auf ein Warum auf einen
fehlerhaften oder fehlenden Prozess hinweist.

2. Annahmen vermeiden

Annahmen über das Entstehen eines Problems führen schnell in die falsche Richtung und die
eigentliche Ursache kann nicht mehr herausgefunden werden.

Ist man nicht sicher oder hat man selbst nicht den genauen Überblick über die Prozesse, sollten die
Fakten bei den direkt Beteiligten nachgefragt oder sogar Ortsbegehung durchgeführt werden.
Beschreibungen, Aufzeichnungen über Prozesse, Handbücher oder Störungsmeldungen sind wichtige
Dokumente die helfen können, die ursächliche Antwort auf das Warum zu erhalten.

3. Überprüfen der Fragen

Um zu prüfen, ob man wirklich an der Ursache angelangt ist, kann eine Umkehrung der Fragen durch
eine wenn-dann-Feststellung sinnvoll sein.

Beispiel:

Warum war der Dienstwagen morgens nicht aufgetankt? -> Weil der Kollege am Tag vorher länger für
die Arbeit gebraucht hatte und dann schnell nach Hause wollte.

Umkehr: Wenn der Kollege nicht länger für die Arbeit gebraucht hätte, dann wäre das Auto aufgetankt
gewesen.

Auf diese Weise kann man erkennen, ob bereits die Wurzel des Problems ermittelt wurde. Ist der
Umkehrschluss nicht zwingend (wie bei unserem Beispiel), wurde die eigentliche Ursache noch nicht
ergründet und man muss weiter fragen.

Weiteres Beispiel:

Warum habe ich meine Schlüssel zu Hause vergessen? -> Weil ich heute Morgen in Eile war, weil ich
zu spät aufgestanden bin.

Umkehr: Wenn ich heute Morgen nicht zu spät aufgestanden wäre, dann hätte ich meine Schlüssel
auch nicht vergessen.

Hier kann man deutlich erkennen, dass das zu späte Aufstehen nicht zwingend zum Vergessen des
Schlüssels führt, also der wahre Grund noch nicht ermittelt worden ist.
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Vor- und Nachteile der 5-Why-Methode

Ein großes Manko dieser Problemlösungs-Methode ist die Geradlinigkeit. In der Praxis kommt es
häufiger vor, dass es mehrere Ursachen für ein Problem gibt. Will man dieses mit der 5-Why-Methode
lösen, muss man sich für einen Pfad entscheiden, da dieser Ansatz nur auf eine einzige Ursache abzielt.

Nichtsdestotrotz birgt diese Kreativitätstechnik viele positive Aspekte. Ein Vorteil ist, dass sie
Teamarbeit fördert und den einzelnen dazu zwingt, den gesamten Prozess im Blick zu behalten, bzw.
sich überhaupt erst einmal damit auseinander zu setzen.

Dadurch schärft sich der Blick des Einzelnen für Zusammenhänge. Normalerweise ist man versucht, ein
Problem möglichst schnell zu lösen, ohne große Umschweife, aber auch ohne zu Hinterfragen.

Durch das Aufschreiben der einzelnen Schritte bei der 5-Why-Methode wird man zu klaren
Fragestellungen und Antworten gezwungen.

Durch diese Technik können Vermutungen oder das Überspringen von Zwischenschritten erkannt
werden und der gewohnte Umgang mit Problemen wird durchbrochen.

Zum Abschluss:

Ein ganz beliebter Fehler, den man bei der Ursachenforschung machen kann, ist, bei der Aussage
"Mitarbeiterfehler" aufzuhören und das als Fehlerursache zu definieren. Hier ist es dann wichtig, die
5-Why-Methode nochmal zu aktivieren und zu fragen, warum hat der Mitarbeiter den Fehler gemacht
bzw. warum war es möglich, dass er diesen Fehler machen konnte.

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Übung – Führen Sie die 5-Why-Methode im Team durch

Wählen Sie eines der drei Beispiele.

Beispiel 1: Eine neue Software-Version hat eine Funktion deaktiviert.

Beispiel 2: Ein Unternehmen bewirbt sich bei einer wichtigen Ausschreibung, erhält den
Zuschlag aber nicht.

Beispiel 3: Wir warten immer zu lange auf die Wiederbeschaffung von Ersatzteilen und dadurch
wird unsere Produktivität gestört.

Vorgehen:

Einigen Sie sich innerhalb der Gruppe auf einen konkreten und realistischen Lösungspfad, vereinfachen
Sie nicht und kürzen nicht ab, sondern erarbeiten Sie einen praxisnahen Anwendungsfall.

Durchführung und anschließende Diskussion von Ergebnissen und Lösungswegen.

Wie ging es Ihnen dabei?

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