DISCIPLINA: EVENTOS PROMOCIONAIS

PROFESSORA Priscila Yamagami Kähler

E-MAIL: prikahler@terra.com.br

PARTE 1 - TURISMO DE NEGÓCIOS

Segmento que mais cresce na atualidade, tem características singulares que devem ser
observadas por quem quer trabalhar nele.

MERCADO ATUAL

2o a WTTC (World Travel e Tourism Council), o turismo:

# corresponde a média mundial de 4,3% do PIB,
# detém 8,2% de toda a força de trabalho,
# crescerá na Am. Latina 6,1% X 3% do resto do mundo

# Turismo de negócios: EVENTOS E TECNOLOGIA – 9,9% do turismo mundial e é o que mais

oferece retorno econômico e social, em SP cresce de 5 a 7% ao ano, respondendo a 70% da
ocupação hoteleira
# Turismo Eventos – destino obrigatório X Turismo Lazer – muitos destinos (Brasil: + de 6.000 /
Mundo: + de 32.000)
# Representa 27,9% do turismo no país, c/ crescimento de 31,6% entre 1999 e 2000 e de 110% na
década

2º o FBC&VB (Fórum Bras. De Convention & Visitors Bureau, o SEBRAE e a CTI:

# 300 cidades c/ 1388 espaços p/ eventos c/ capacidade superior a 100 lugares e cobram pelo uso,
# 330.000 eventos realizados (jan e nov/ 2001)
# média 243,8 participantes/evento
# renda total R$ 37 bilhões/ano (3,1% do PIB brasileiro)
# estimativa de R$ 4,2 bilhões em recolhimento de impostos
# 3 milhões de empregos diretos, terceirizados e indiretos

SP:
# 65% do total de visitantes nacionais têm como objetivo realizar negócios (30%), participar de
reuniões da empresa (16%) ou de feiras e congressos (14%) e eventos culturais (5%).
# 69% dos estrangeiros vem realizar negócios (46%), seguidos de reuniões de empresas (23%).
# Em 2000 SP realizou 74.000 eventos entre feiras, congressos e convenções. São 9 EVENTOS /
hora.
# transporte aéreo: 20% dos transportados, mas corresponde a 60% do faturamento das
empresas. Usam as tarifas cheias, se hospedam em melhores hotéis ou flats e gastam 3X mais
que o turista de lazer. (US$ 220 X US$ 80 / dia).
# Crescimento das mulheres c/ potencial de compra. Representam, 40,4% da apopulação
economicamente ativa.

O MERCADO DE CONGRESSOS NO BRASIL

2o a Revista dos Eventos:

Em 2000, 1000 entidades foram pesquisadas: 40% médicas, 25% soc. Profissionais não médicas,
30% associações comerciais e 5% outras (social, militar, educacional, religiosa e 3a idade).
# 40% delas promovem + de 10 eventos / ano
# 37% de seus eventos tinham 250 a 500 pessoas e 21% com 2.500 a 5.000.
# 88% hospedam os participantes de pequenos eventos em hotéis centrais
# aumentou em 75% o orçamento do evento em relação a 99 e 55% o aumento de expositores.
# eventos respondem por 31% da fonte de renda destas empresas.
# despesas: aluguel do espaço (16%) / marketing e promoção (15%)
CARACTERÍSTICAS DO TURISMO DE EVENTOS E NEGÓCIOS
# Rotatividade da sede do evento
# Número médio de participantes varia em função da tipologia
# Necessidade de reciclagem profissional constante
# Único setor de destino único e obrigatório
# Periodicidade dos eventos
# Acontecem na baixa temporada do turismo de lazer
# Datas e temas divulgados com muita antecedência
# Maior fidelidade e maior potencial de compra
# Volume gerado
# Duração dos eventos
# O fenômeno dos eventos correlatos

TENDÊNCIAS DO MERCADO
Multiplicação / Segmentação / Eventos específicos / Público mais especializado / Diminuição do
total de participantes por evento / Incremento da possibilidade de negócios
Profissionalização das entidades
Marketing de incentivos
Estabilidade do Real, Queda da taxa de juros, Crescimento da economia brasileira e Modernização
da Infra-estrutura, Grandes cadeias internacionais hoteleiras, Centros de Eventos, Patrimônio
cultural.
Agências de Viagens – fee / consultores / profissionalização / tecnologia / agilidade
Cenário internacional, Valorização interna, Capacitação profissional, Exigência dos clientes.

CLASSIFICAÇÃO E TIPOLOGIA DE EVENTOS

DEFINIÇÃO DE EVENTO
Pensar num evento é fácil...defini-lo é muito complicado...
Não existe consenso quanto conceitualização universal de evento. É dificultada pelo seu
dinamismo e sua abrangência. Os eventos estão presentes em toda a economia, classes sociais,
religiões, raças e credos.

“qualquer acontecimento que foge da rotina, sempre programado p/ reunir um grupo de pessoas.”
(SENAC)

“evento é a soma de ações previamente planejadas com o objetivo de alcançar resultados pré-
definidos junto ao seu público-alvo.”
(Antonia M. CANTON)

Aqui EVENTO não apresenta restrição de atividade econômica ou finalidade. Evento aqui pode ser
desde uma simples reunião familiar a uma COPA do Mundo.

Sob a óptica do marketing e do turismo a definição se torna mais restrita:

“um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de
criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas, por
meio de uma acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com
a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da
tecnologia.”
(Gilda F. Meirelles – TUDO SOBRE EVENTOS)
“ O evento tem características de um produto – deve ser inovador, satisfazer as necessidades do
público, criar expectativas, ser acessível a um grande número de pessoas, possuir um nome de
fácil memorização e um forte apelo promocional. O bom evento é algo inusitado e desafiante. Uma
oportunidade de vivenciar algo realmente diferente, pois somente desta forma o público vai dele
participar. O evento é uma promessa de entretenimento e lazer, uma expectativa de sucesso e
uma certeza de vivências emotivas. O público, ao participar de um evento, busca distração,
sucesso, emoção, beleza e novidade”.
E ainda:

“O que torna o evento uma atividade de MARKETING é a sua capacidade de juntar o negócio do
patrocinador com os consumidores potenciais em um ambiente interativo...Ao dele participarem,
tais pessoas interagem c/ o negócio do patrocinador, tomam conhecimento de seu produto e
aprendem a valorizar a sua MARCA”.
(Fco MELO NETO – MKT de Eventos)

Evento será definido então:

“ a reunião ou agrupamento, num mesmo espaço temporal, de duas ou mais pessoas, com
interesses comuns, com objetivo específico de adquirir produtos ou serviços; atualizar ou divulgar
informações; conseguir aperfeiçoamento, congraçamento ou motivação, p/ alcançar ou superar
metas; a capacitação técnica do participante e/ou a compra de bens e equipamentos
complementares ao desenvolvimento da sua atividade profissional”.
(Vanessa Martim – Manual prático de Eventos)

FORMAS DE CLASSIFICAÇÃO

Grande variação quanto as diferentes classificações. As mais utilizadas são:

Por abrangência – segundo o alcance do evento, na captação dos participantes: Mundiais,
Internacionais, Latino-americanos, Brasileiros, Regionais ou Municipais.
Para competição – Criar uma competição c/ uma premiação: Esportiva, cultural, artística como
concursos, campeonatos, desfiles.
Para demonstração ou exposição – apresentação de um produto ou serviço.
Por data ou freqüência – permanentes, esporádicos, únicos ou de oportunidade.
Por categoria ou função estratégica – finalidade do evento e sua função dentro do marketing.
Por sua dimensão – relaciona-se com o número total de participantes.
Por objetivo ou área de interesse – finalidade e objetivos do evento.
Pelo perfil dos participantes – Geral: participantes de diferentes setores (ex: UD, Fenasoft).
Dirigido: c/ vários grupos profissionais c/ atividades e interesses comuns. Específico ou
Especializado: técnicos e profissionais c/ atividades e interesses comuns (ex: espcialidades
médicas).
Por tipo de adesão – forma de adesão dos participantes: Fechado – c/ adesão restrita. Aberto –
cada participante paga a sua ou o acesso é livre.

Para o sucesso em EVENTOS precisa se considerar:

definir o público-alvo desejado, identificar a classificação mais adequada a empresa/produtos e

serviços, definir os tipos de eventos que mais se aproximam do perfil dos clientes (atuais ou
potenciais)

CLASSIFICAÇÃO:
EVENTOS FECHADOS – concentração da organização em uma ou duas pessoas, redução do
esforço de vendas, os clientes são mais exigentes.
EVENTOS ABERTOS – pulverização de participantes dificultando a captação dos mesmo,
organizado por uma entidade de classe ou empresa promotora, grande número de participantes.
EVENTOS SOCIAIS – sua função básica e motivadora é a sociabilização. Pode acontecer isolado
ou como parte insubstituível de outro evento.

EVENTOS P/ A TERCEIRA IDADE

Hoje o Brasil tem 14,5 milhões de idosos
Aumento em 19 anos da expectativa de vida
2020 – 30 milhões de pessoas c/ mais de 60 anos = 13% da população
85.000 associados na ABCMI c/ renda média de R$ 1.300,00, viajando 3 X ano, uma X p/ exterior,
gastando R$ 750,00/ viagem.
Possuem tempo livre, $, vigor e disposição
Viajam fora da temporada
Alguns cuidados...monitores, paradas, hidratação, atendimento médico, seguro-saúde, limites
físicos, grupos de mesma idade, acessibilidade, treinamento especial, roteiros.

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

planejamento: a espinha dorsal do evento, dá o norte e define o rumo p/ onde se deve ir, onde
obter sustentação econômica.
organização: o pulmão e o coração do evento. Sem ela as tarefas deixam de ser feitas, os
fornecedores não recebem as informações e os pagtos necessários p/ trabalhar e fazer acontecer
o evento em sua plenitude.

A área de EVENTOS trabalha em toda a sua extensão, é preciso compreender qual a relação dos
objetivos propostos p/ o evento com a execução dele, como e quando são escolhidos os
fornecedores.

BOM EVENTOS = Boa concepção, boa idéia e bons objetivos.

FASES DE UM EVENTO
*PRÉ-EVENTO – Definição do projeto e o planejamento de todas as atividades, detalhamento de
receitas e despesas esperadas, decisão de fornecedores e profissionais a serem contratados em
função dos obj. gerais e específicos.
*EVENTO – montagem do evento no local, operacionalização do atendimento, dos fornecedores ao
público-alvo.
*PÓS-EVENTO – desmontagem, acertos financeiros e pagto dos fornecedores.

O INÍCIO
identificação das necessidades ou oportunidades
através da pesquisa e coleta de dados e análises de mercado, ocorre a definição inicial dos
OBJETIVOS e RESULTADOS do evento
Recursos, despesas, infra-estrutura, RH
Pré-projeto do Evento (rascunho) X Projeto (mais elaborado, mais detalhado e rigoroso)

Contratação da ORGANIZADORA do Evento,

CONTRATO de parceria, remuneração fixa ou misto,
Composição da COMISSÃO ORGANIZADORA,
O PROJETO c/ OBJETIVOS e JUSTFICATIVAS,
Definir TIPOLOGIA e TÍTULO do evento,
Definir a cidade,Definir o local,
Critérios de escolhas de SALAS e SALÕES,
Definir TIPOS DE ESTRUTURA,
Definir DATA e DURAÇÃO do evento,
Definir PÚBLICO-ALVO, Definir JUSTIFICATIVA,
Definir TEMÁRIO, PROGRAMAÇÃO e FORMATO,
Realizar o ESTUDO DE VIABILIDADE ECONÔMICA,
Analisar a RECEITA,
Definir os critérios p/ INSCRIÇÕES,
Definir as formas de COMERCIALIZAÇÃO do evento,
DOAÇÕES, AUXÍLIOS GOVERNAMENTAIS, MERCHANDISING, ANÚNCIOS e COTAS
PATROCÍNIO,
DESPESAS,
Definir ESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃO E MKT,
Definir os RECURSOS MATERIAIS necessários,
Definir RECURSOS HUMANOS,
Definir SERVIÇOS E FORNECEDORES OFICIAIS,
Verificar INFRA-ESTRUTURA INTERNA e EXTERNA,
Verificar a possibilidade de EVENTOS PARALELOS,
Realizar AVALIAÇÃO,
Checar TRIBUTOS, IMPOSTO, TAXAS e COMISSÕES,
ADMINISTRATIVO e LOGÍSTICO.
O EVENTO:
Verificar atividades da SECRETARIA,
Checar SALAS E SERVIÇOS ESPECIAIS,
Checar INFRA-ESTRUTURA INTERNA E EXTERNA,]

ENCERRANDO BEM O EVENTO:

Realizar AVALIAÇÃO,
Acionar atividades de ASSESSORIA DE IMPRENSA,
Realizar últimas atividades de SECRETARIA.

Referências Bibliográficas:
HOYLE, Leonard H., Marketing de Eventos, 1a ed., Atlas, SP, 2003
MARTIN, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 1ªed., Atlas, SP, 2003.
ZANELLA, Luiz Carlos, Manual de Organização de Eventos: Planejamento e Operacionalização, 1ª
ed., Atlas, SP, 2003.
GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos. Como criar, estruturar e captar recursos. Thomson, SP, 2006.
GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos teoria e prática. Thomson, SP, 2003.
SANT’ANNA, Armando, Propaganda, Teoria e Técnica, 7ª ed., Pioneira, SP, 2002
KOTLER, Philip, Administração de Marketing, 10ª ed., Prentice Hall.
KOTLER, Philip. Marketing para o século XXI. Futura, SP, 1999.
RICHERS, Raimar. O que é marketing. Coleção primeiros passos. Brasiliense.

Publicações:
Revista dos Eventos – www.revistadoseventos.com.br
AMPRO – Associação de Marketing Promocional - www.ampro.org.br
Venda mais, Editora Quantum.
Consumidor Moderno, Editora Padrão
Você S/A, Editora Abril
Exame, Editora Abril
Jornal de Negócios, SEBRAE.
Jornal Folha de São Paulo.
Jornal O Diário de São Paulo.
Jornal O Estado de São Paulo
Jornal Valor Econômico.