Cours : Gestion de Projet

Mardi 25 avril: (A. Perruchoud) i) 14.30 15.15 : dfinition dun projet demande de projet Mercredi 26 avril : ii) 8.00 9.30 : (A. Perruchoud) organisation et auto-organisation flow flower , transFORMation iii) 10.00 12.00 : (R. Favre) planification et analyse des risques ralisation et conduite outil MS Project
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Cours Gestion de Projet

Bienvenue !
Antoine Perruchoud Prof. HES Institut Economie et Tourisme Unit Dveloppement Entrepreneurial Antoine.perruchoud@hevs.ch www.hevs.ch/BusinessExperience

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Dfinition dun projet

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Un projet ?
a un caractre unique, est complexe et interdisciplinaire est compos dune multitude de tches souvent complexes fait souvent appel des spcialistes exige une organisation claire pour optimiser le processus "Dlgation-Coordination" (matrice des responsabilits) implique une analyse financire doit tre gr dans le temps (dure, dlais)

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Un projet cest
surtout : des comptences (ressources humaines) de la communication de la coordination un style de conduite et encore : de la flexibilit de la tolrance de lengagement
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Dfinition
Un projet dsigne un ensemble dactions ou de tches ayant pour but de satisfaire au besoin dun mandant. Pour tre un projet, une partie des conditions suivantes doivent tre remplies : Il existe un mandant (= client interne ou externe) Il existe un chef de projet Un but a t dfini Un dlai a t dfini Un budget a t dfini Il est unique Il implique une part de nouveaut ou d'innovation
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Dfinition

Nest pas considr comme projet : Toute tche rptitive Toute tche qui na pas de dlai de fin Toute tche dune ampleur trs petite (beaucoup d'entreprises
dfinissent un cot minimal pour quune action soit considre comme un projet: 50'000 CHF, 250'000 CHF. Mais dans beaucoup de cas, ce type de limite na pas beacoup de sens.)

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Des projets ou non ?

Dvelopper la vente de vins en ligne et veiller la qualit du service aprs-vente. Avant la fin de lanne, remplacer tout les PC portables du services externes. En 8 mois, tablir une nouvelle politique de communication pour la marque Valais. Assurer la disponibilit permanente lERP de lentreprise via un intranet pour tous les commerciaux de Provins. Pour fin janvier, Verbier vise une augmentation des nuites en provenance d'Asie du Sud-est de 15% par rapport l'anne passe. Construire un stade de foot Martigny pour lEuro 2008.

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Types de projets
Etudes, expertises Nouveau produit, adaptation du produit Expansion, construction Rationalisation R-organisation, intranet Systme qualit Event, voyage, mariage

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Structure dun projet

une ide un cadre un objectif commun un dcoupage des activits spcifiques des jalons des processus dcisionnels

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Les raisons d'chec d'un projet

Pas de sponsor Objectifs cachs Estimations trop optimistes Limites vagues Objectifs vagues

Pas de planification

Risques mal estims

Aspects humains ngligs Priorits mal dfinies

Disponibilit des ressources

Dpendance interprojets

Client mal dfini

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Les raisons d'chec d'un projet

NTIC = Nouvelles Techniques dInformation et de Communication

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Conseil : savoir perdre du temps

Perdre du temps au dbut = bonne rflexion pralable bien poser les objectifs bien dfinir les jalons

Bien savoir o lon va !

Gain de temps par la suite !

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Pourquoi utiliser le Management de Projets?

documenter les dcisions minimiser lutilisation des ressources optimiser le rapport Volume/Temps rduire les cots long terme mieux utiliser le know-how concentrer les efforts sur le projet amliorer lefficience, la transparence et le coordination transformer et faire aboutir la planification optimiser la fonctionnalit, les rsultats, la qualit et les dlais favoriser une vision globale de lentreprise provoquer le dcloisonnement ncessaire au projet
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Processus "Projet"
Planification
Go/NoGo

Droulement

CLIENT CLIENT
Go/NoGo

CLIENT CLIENT
Concept dtaill

Produit Produit Services Services ... ...

Elment de sortie

Go/NoGo

Exigences Demande Attentes Besoins Problmes

Elment dentre

Avantprojet

Clture

Satisfaction

Lgende : Cours GP, EcEc, Martigny 25-26Activits ajoutant de la valeur avril 2006

Flux dinformations

Phases dun projet

Projet "Exemple" Avant-Projet Pourquoi ? Quoi ? Concept dtaill Comment ? Planification Droulement clture Bilan Archivage

Quand ? Raliser le plan Avec quels moyens ?

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Droulement d'un projet

Avant-projet / demande de projet Dcision Concept dtaill / montage Planification et organisation Dcision Ralisation - Excution valuation Clture
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Identifier le problme, le besoin et les objectifs OK or NO OK dfinir les comment ?, les variantes, le cahier des charges Dfinir qui fait quoi, pour quand et pour combien ? GO or NO GO Excuter la planification : do it yourself ! Work the plan Vrifier les mesures, carts, analyses, corrections prises Bilan du projet, exprience, points forts/faibles

Les composantes d'un projet

Interaction des composantes Cots Qualit

Dlais

Fonctionnalits
astuce mmotechnique : C Q F D

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Demande de projet - Dmarrage

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Dmarrage dun projet

1. 2. 3. 4. 5.

Analyse de la situation Dfinition des buts / objectifs Dveloppement du concept Choix des variantes La demande de projet

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1. Analyse de la situation (1)

Souvent deux possibilits lorigine dun projet: Un problme identifi ou identifier Mthode des 5 pourquoi (cf. exemple) Un besoin rel ou anticip

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1. Analyse de la situation (2)

Quels sont les besoins en informations? tats des lieux, tudes de march, tude dimpact, tude de faisabilit, O se trouvent les informations ? Comment collecter ces informations ? Parfois: formulation dun avant-projet dont le but est de rcolter un maximum dinformations pertinentes pour faciliter la prise de dcision sur le projet principal qui devra suivre.

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2. Dfinition des buts

Les buts sont des intentions et marquent la volont de ceux qui les dfinissent Le but est connu de tous les participants Le but est accept par tous les participants Le but tient explicitement compte des intrts des parties prenantes les plus importants
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2. Dfinition objectifs (1)

Les buts sont traduits en objectifs qui sont: des valeurs cibles bases sur des critres traduisant le domaine dapplication de la mesure par rapport aux buts. Ils sont clairs, simples et compris. Des objectifs bien formuls sont SMART(e): Spcifiques, il touche un seul domaine Mesurables, une valeur-cible qui se mesure Attendus, une rponse des besoins / satisfactions Ralisables, il est raliste / faisable Temporelles, il a une dure, un dbut, une fin Ethique, il est propre , cologique
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2. Dfinition objectifs (2)

Exemple:
Buts Critres Valeurs cible/ Objectifs Mesures Ressources Conditions Problmes

Dbut: Chef Projet: Date:

Fin:

Mandant:

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2. Dfinition des buts (3)

Les piges viter: Les buts sont trop vagues Les buts nont pas deffet motivant sur lquipe de projet Les utilisateurs finaux ne sont pas consults Conditions cadres / environnement social et matriel pas suffisamment pris en compte Intrts des stakeholders pas suffisamment pris en compte
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3. Dveloppement du concept (1)

Comment le projet sera ralis? Prvoir suffisamment de temps Un processus cratif: brainstorming, flow , Sortir du cadre ordinaire Outdoor creative thinking Gnrer des solutions et des variantes

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3. Dveloppement du concept (2)

Quelques rgles pour un brainstorming: Quitter le cadre habituel Une salle sans table 2 ou 3 flip charts Toujours 1 ou 2 personnes de lextrieur Redfinir exactement le problme au dpart La critique est interdite (pas de phrase qui commence par mais ) Prendre lair avant le brainstorming (promenade) Faire un break aprs 40 minutes
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4. Choix des variantes

Analyse multicritre: Dfinir les critres qui seront utiliss pour la dcision Pondrer ces critres Evaluer chaque critre de chaque variante et lui attribuer une note Multiplier chaque note poar le poids des critres / note pondre Additionner les notes pondres par variante

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5. La demande de projet (1)

Elle est crite par le chef de projet et est adresse au mandant Souvent, elle est la conclusion dun avant-projet et parfois on saute aussi cette tape (on passe directement au plan de management de projet) Souvent pralable la constitution de lquipe de projet La signature de la demande libre les premiers moyens financiers
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5. La demande de projet (2)

Le problme / besoin qui est lorigine du projet Intention gnrale / motivation (1-2 phrases) Description du projet, de lOUTPUT (dlivrable principal) ? Bnfices principaux attendus ? Les buts / objectifs principaux du projet Analyse grossire des risques Ce que le projet ne fera pas (dfinition ngative des buts) Les blocs de travail (workpackages) principaux / les dlivrables intermdiaires Estimation grossire des ressources ncessaires (internes et externes) Estimation du dlai final Estimation grossire des cots
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Les raisons d'chec d'un projet

Ne chercher pas trop loin les raisons d'un chec !

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