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Gefahrensituationen in Unternehmen Ein Lsungsansatz

Kurzbericht zur Lsung einer Gefahrensituation in einem Unternehmen

2008 Thomas Arends Strategic Consulting Europe Ltd www.strat-con.eu Ltgenbruch und Partner Unternehmens und Personalberatung Ltd & Co KG

Gefahrensituationen in Unternehmen Ein Lsungsansatz

Vorwort:
Zu aller erst etwas ganz ganz ganz Wichtiges.

Glauben Sie mir nicht!!!!!

Nur weil ich es aufschreibe, ist es nicht wahr! Eines der ersten Dinge, die Sie sicherlich schon selbst erfahren haben, wenn Sie mit Beratern zu tun hatten, ist die Tatsache, dass der Berater nicht notwendigerweise alles besser wei.

Glauben Sie nur das, was Sie aufgrund ihrer Erfahrung nachvollziehen knnen, oder was ihnen logisch und/oder anwendbar erscheint oder ist.

Die - zum Teil typisch deutsche Einstellung zur Obrigkeit verleitet dazu, Institutionen oder Menschen zu glauben, die das studiert haben. Die Praxis zeigt inwieweit eine jegliche Theorie anwendbar ist und, wenn man genau hinschaut:

Fakten sind der Tod von vielen Theorien.

Also, sammeln Sie die Fakten, werten Sie die Fakten aus, und setzen Sie das um. Wer nicht bereit ist, Dinge umzusetzen, kann zwar schn erzhlen, aber das hilft keinem wirklich weiter.

Wenn Sie hier Hilfen erwarten, um einen Liquidittsengpass zu lsen, werden Sie hier keine Hilfen finden. Wir sind nicht diejenigen welche Ihnen beim Umgang mit Finanzinstituten behilflich sein werden

Liquidittsprobleme sind das Ergebnis von lange ignorierten Gefahrensituationen.

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Inhaltsverzeichnis
Vorwort:...........................................................................................................2 Das grundlegende Problem.....................................................................................4 Menschliche Probleme......................................................................................5 Problemkategorien...........................................................................................6 Theorien.......................................................................................................6 Langfristige Stabilitt und berleben........................................................................7 Die Definition der zu erreichenden Ziele....................................................................9 Definition der Produkte...................................................................................10 Was ist denn nun die richtige Produktdefinition?.....................................................11 Notwendige Ttigkeiten...................................................................................12 Organisation.....................................................................................................14 Organisationsstruktur......................................................................................15 Grundlagen der Organisation ........................................................................15 Effizienz..................................................................................................17 Grundstruktur einer Organisation.......................................................................18 Der Krper...............................................................................................18 Firmenarten.............................................................................................18 Zweckgebundene Organisation.......................................................................19 Korrekte Organisationsform..........................................................................21 Erstellen der Organisationsform.........................................................................23 Entwicklung einer Organisationsstruktur...........................................................24 Verantwortlichkeiten / Hierarchien.....................................................................29 Fakten und Meinungen.........................................................................................31 Die Unterscheidung zwischen Fakten und Meinungen................................................33 Bestimmung der Gefahren................................................................................34 Hexenjagd...................................................................................................35 Der Faktor Zeit..................................................................................................38

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Das grundlegende Problem


Jeder Unternehmenssituation liegt - egal ob diese Situation positiv oder negativ ist mindestens ein Fakt zugrunde, welches diese Situation ausgelst hat/haben.

Es gibt keine Situation im Unternehmen, die ohne Fakten zustande gekommen ist.

Niemand, Keiner sowie Jeder sind die schlimmsten Mitarbeiter im Unternehmen, welche die Ursachenzuordnung verhindern und weder dem Unternehmen, noch den Mitarbeitern im Unternehmen helfen.

Eine der Hauptaktionen einer jeder Gefahrenanalyse muss es also sein, anhand einer Datenund Faktenanalyse das grundlegende Problem zu finden, welches die Unternehmenssituation verursacht.

Die Darstellung dieser Probleme ist so umfangreich wie es Unternehmen gibt. Nichts desto trotz lassen sich diese Situationen kategorisieren.

1. 2.

Menschliche Probleme Materielle Probleme. u.a. Finanzen

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Menschliche Probleme
Bei den menschlichen Problemen kann es beginnen mit: Keine Ausbildung, falsche Ausbildung, Unfhigkeit das gelernte anzuwenden, ber Alkohol Problemen bis hin zu Partnerschafts Problemen u.s.w..

All diese Probleme mssen erfasst werden. Je mehr Probleme es offensichtlich gibt, desto schwieriger wird die Arbeit. Oft genug sind Probleme auch nur eingebildet oder rot geredet.

Viele kleine Probleme summieren sich zu einer riesigen Menge, welche scheinbar nicht gleichzeitig gelst werden knnen.

Wenn in Ihrer Firma viele Probleme gleichzeitig existieren so ist eine Aussage in den meisten Fllen richtig: Sie haben nicht das wirkliche Problem gefunden.

Fast immer steckt hinter vielen gleichzeitigen Problemen nur eines. z.B.:

A) Mindestens ein Mitarbeiter der unzufrieden ist, B) Probleme von auerhalb welche in die Firma getragen werden etc.

Wenn viele Probleme gleichzeitig auftreten sollte man weiter suchen. Es steckt wahrscheinlich ein ganz anderes Problem dahinter. Eines gilt gerade in solchen Situationen. Wenn man das wirkliche Problem findet gibt es ab und zu unglubiges Staunen, dann aber Ist man wie vom Blitz getroffen

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Problemkategorien
Wir mssen uns darber im Klaren sein, dass wir Probleme nach einem Muster kategorisieren mssen. Die blicherweise verwendeten Kategorien Finanzen, etc. sind aber nicht diejenigen welche gemeint sind. Kategorien sollen einen Hinweis auf das Problem geben welches gemeint ist. Eine Kategorisierung muss auch den Gesetzen des Zieles gehorchen. Es geht nur darum die Arbeit zu vereinfachen oder zu beschleunigen.

Sptestens, wenn Sie bis hier hin weiter gelesen haben, sind Sie grundlegend in der Lage die in ihrer Firma existierende Situation zu korrigieren.

Theorien
Bevor Sie nun denken, dass hier wieder mal Theorie verbreitet wird, muss ich Ihnen mitteilen, dass jeder an diesen Dokument Beteiligter aus eigener Erfahrung berichtet und es durch Eigeninitiative geschafft hat aus einer fr ihn selbst - fr die Firma - fr die Familie hochgradig gefhrlichen Situation herauszukommen, ohne dabei nachhaltig zu verlieren, sondern das Gegenteil zu erreichen.

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Langfristige Stabilitt und berleben.


Das grte Problem welches eine jede Person hat, welche in einer Gefahrensituation ist, bezieht sich darauf festzustellen. A) was die wirkliche Gefahrensituation ist B) wodurch die Gefahrensituation ausgelst wurde C) was notwendig ist um die Gefahrensituation abzuwenden.

Eine jede Person, welche als Mitarbeiter oder als Fhrungskraft, innerhalb einer gefhrlichen Situation ist sollte begreifen, dass, unabhngig von der Tatsache, dass ihr die Gefahrensituation bewusst ist:

Die Situation ist dadurch entstanden, bzw. wird dadurch aufrecht erhalten, dass ihr Informationen fehlen, oder Fehlentscheidungen getroffen wurden.

Oftmals erkennt man, dass die betroffenen Personen hnderingend versuchen - hnlich einem auf einem steilen Hgel herab rollenden Auto, durch wilde Aktionen die Gefahrensituation abzuwenden und gegebenenfalls an den auftauchenden Hindernisse vorbei zu fahren. Auch wenn es fr Jeden von uns vllig offensichtlich ist, dass die Lsung darin besteht, die Bremse zu treten, so muss einem Jeden der in einer solchen Situation ist bewusst sein, dass genau das nicht wahrgenommen wird und irgend etwas auf der gesamten Strecke falsch luft.

In dem Moment, indem Sie die wirkliche Situation erkennen, werden Sie in der Lage sein eine Lsung zu finden, welche das Problem lst, und langfristig verhindern wird das eine hnliche Situation wieder auftritt. Wenn Sie sich nicht absolut sicher sind, dass Sie die Situation gefunden haben, die Ursache kennen, und eine Abhilfemanahmen besitzen, dann werden Sie nicht in der Lage sein das Ruder herum zu reien.

Der erste Punkt besteht also darin, vielleicht mal 1 Meter zurckzutreten und festzustellen, dass es Dinge gibt die man nicht sieht oder dass man nicht alle Kompetenzen besitzt, welche erforderlich sind um die Situation zu lsen.

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Bevor man wei wie etwas schief luft, muss man als Gegenteil dazu, wissen wie es sein wrde, wenn man eine ideale Situation htte. Man muss sich vorstellen wie es Idealerweise in einem Unternehmen aussehen wrde um zu erkennen wo denn die Abweichungen wirklich sind.

Oftmals werden im Unternehmen (oder auch im Privatleben) Dinge definiert wie ich will das und das nicht haben was sicherlich eine Hilfe ist. Aber jeder von uns lernt beim Autofahren - beim Fliegen ist es genauso - in der Firma ist es auch so - dass man dorthin fhrt wo man hinschaut.

Wenn Sie also auf die Probleme schauen, welche im Unternehmen existieren, ohne dabei ihr Haupt Aufmerksamkeit auf das wirkliche Ziel - ein langfristiges berleben des Unternehmens - zu lenken, werden Sie garantiert dorthin fahren wo Sie hinschauen - in den Konkurs, in den Bankrott, in die Schrumpfung.

Wie aber, soll man denn wenn man tglich von unzufriedenen Kunden - den Bankern - den Schulden Eintreibern und wem auch immer noch belagert wird die Aufmerksamkeit auf die wnschenswerten Ziele richten?

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Die Definition der zu erreichenden Ziele.


Wenn Sie jetzt denken, dass das Pferd von hinten aufgezmt wird, dann liegen Sie erstmal vollstndig falsch.

Eine jegliche Firma, eine jegliche Partnerschaft beginnt mit der Idee.

Wenn diese Idee nicht vollstndig korrekt ausformuliert wird indem eine ideale Firmensituation beschrieben wird, wenn man in der Idee vergisst das man zum Verwirklichen derselben gewisse Informationen bentigt, gewisse Fhigkeiten und Fertigkeiten bentigt werden die man entweder selber hat oder sich zukaufen muss, so besteht genau hier die Gefahr.

Eine jegliche Idee kommt ins straucheln, wenn wichtige Parameter unbekannt sind, nicht konsequent durchgezogen werden oder sich verndern.

Die Erfahrung lehrt, dass in strauchelnden Firmen das grundlegende Ziel - das Erschaffen einer lebensfhigen und erfolgreichen Unternehmung - vergessen wurde.

Lehnen wir uns erst einmal zurck und schauen uns an, welche Parameter notwendig sind damit eine Idee berhaupt erfolgreich werden kann.

In dem Mae wie eine Idee von den wirklich wichtigen Parametern abweichend erkennt man die Ursachen fr die Probleme.

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Definition der Produkte


Das erste was man bentigt ist eine Definition der Produkte oder Dienstleistungen welche durch die Firma hergestellt werden. Jeder Heizungsbaumeister, Bcker oder anderer handwerklicher Beruf und auch die meisten Dienstleister werden nun sagen... Habe ich schon.

Wir hatten uns doch gerade in dem Sessel gesetzt!

Lehnen Sie sich noch einmal zurck!

Die Definition die ich hier nun meine bezieht sich auf ein vollstndiges Ganzes. Es bezieht sich nicht darauf dass die Heizung eingebaut wurde. Es bezieht sich nicht darauf dass das Brot gebacken wurde. Es bezieht sich darauf dass der Kunde so glcklich ber seine Heizung ist dass er mir weitere Kunden zufhrt. Dass der Kunde, welcher mein Brot kauft, vom Geschmack so begeistert ist, dass er anderen Menschen dieses Brot weiter empfiehlt.

"Ich habe kein Geld um mir billige Sachen zu kaufen, die berleben den ersten Kontakt mit dem Feind nicht " diese Worte wird jede Mutter und jeder Vater kennen und besttigen knnen.

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Was ist denn nun die richtige Produktdefinition?


Sie mssen eine Dienstleistung, oder ein Produkt so definieren, dass es folgende Faktoren beinhaltet.(Fr jedes Produkt oder Dienstleistungen welche Sie intern oder extern verkaufen) 1. Das Produkt selbst 2. die Qualitt des Punktes im Detail 3. Die zu liefernde Quantitt 4. Der zum Produkt gehrige Gegenwert (cash in the box - gegebenenfalls auch eine entsprechende andere Vereinbarung wo Sie einen Gegenwert erhalten der zum Produkt angemessen ist)

Es gibt gengend Firmen, welche aufgrund von Geflligkeiten pleite gehen. Wer nicht bereit ist fr eine Leistung einen entsprechenden Gegenwert zu liefern ist kurz davor kriminell zu sein. Ein Dieb macht nichts anderes, er erhlt etwas, und liefert dafr keinen Gegenwert.

Erstellen Sie also eine Liste ALLER Produkte!

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Notwendige Ttigkeiten
Nachdem Sie nun wissen was Sie liefern wollen, mssen Sie von hier aus rckwrts definieren, was getan werden muss, damit dieses Produkt auch geliefert werden kann.

Bitte unterschtzen Sie nicht wie viel Arbeit dies bedeutet!

Wenn Sie das Produkt definieren: Einen guten Kaffee trinken so werden Sie sich wundern wie viel denn hier dazugehrt. Abgesehen von einer Tasse: Milch und Zucker, Kaffee und Wasser bentigen Sie noch die Fhigkeit Wasser zu kochen, Sie bentigen eine Stelle wo Sie den Kaffee abkhlen lassen knnen, und natrlich mssen Sie wissen, wo Sie Kaffee kaufen knnen, Sie mssen das Geld haben um den Kaffee zu kaufen oder irgend etwas anderes liefern damit Sie Kaffee bekommen.

Ich sehe Sie schon innerlich hier mit der Hand an den Kopf greifen

Das kann doch jedes kleines Kind.

Es mag durchaus richtig sein, dass jedes kleine Kind Kaffee kochen kann, aber wenn Sie nach schauen gehen, werden Sie feststellen das es selbst bei erwachsenen Menschen an vielen Stellen Lcken gibt wenn Sie diese erzhlen lassen wie man Kaffee kocht.

Oftmals sind die Kleinigkeiten die bersehen werden wie zum Beispiel das man auch die die Kaffeemaschine einschalten muss.

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Das Strom existieren muss ist fr uns eine Selbstverstndlichkeit

Viele Dinge werden als selbstverstndlich angesehen, erst wenn Sie all diese Selbstverstndlichkeiten mit aufnehmen, werden Sie einen vollstndigen Fahrplan haben.

Und dann muss dieser Fahrplan auch noch in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet werden.

Wenn Sie das nicht machen wenn Sie Ihr(e) Produkt(e) nicht vollstndig definieren besteht die Gefahr dass genau hier ein Problem auftreten wird.

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Organisation
Bevor Sie die, Abweichungen der Ist Situation gegenber der tatschlichen Wunschsituationen festzulegen, mssen wir uns erst noch um das Thema Organisation kmmern.

Was Sie nun tun mssen, wenn Sie die Ziele des Unternehmens definiert haben, besteht darin die Produktion der von ihnen produzierten Waren oder Dienstleistungen zu organisieren.

Auch hier werden Sie wahrscheinlich wieder sagen - "Das habe ich schon!" Haben Sie wirklich ihre Organisation so etabliert, dass Sie die gerade neu herausgefundenen Produkte oder Dienstleistungen liefert?

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Organisationsstruktur

Grundlagen der Organisation


Jede Produktionsaktivitt hat eine gewisse Ordnung. Ordnung fngt auf dem Schreibtisch an und hrt beim Kehren des Lagers auf. Gerade Fhrungskrfte mssen, damit Sie Ihre Arbeit sinnvoll erledigen knnen eine sehr gute Ordnung haben. Jede Firma, egal ob eine ONE MAN SHOW, oder ein Unternehmen der Gre eines Konzerns oder Vater Staat bentigt und hat eine Organisationsstruktur.

Eine Firma kann sehr geschftig wirken und trotz alledem kommt kein Produkt, oder nur in sehr geringen Mengen ein Produkt heraus, weil alle Mitarbeiter durcheinander laufen und sich gegenseitig behindern. Bereits die Organisationsstruktur entscheidet zu einem nicht geringen Mae die Effektivitt des Unternehmens.

Firmen welche keine, unzulngliche oder geheime Strukturen haben sind erheblich ineffektiver als solche Firmen welche eine, auf die Lieferung des Produktes ffentlich bekannte, ausgerichtet Organisationsstruktur haben.

Firmen in denen die Entscheidung z.B.: ber eine groe und trge Einkaufsabteilung gefllt werden sind oft recht ineffizient.

Der Gewinn von z.B. 10.000 eingesparten Einkaufskosten kann leicht auf Grund der Zeitverzgerung welche dadurch entsteht dass die Entscheidung ber die Anschaffung des Produktes im Einkauf entschieden werden muss - dort keine Ahnung von der Dringlichkeit besteht und deshalb nicht sofort agiert wird - wett gemacht werden. Ein Tag Produktionsausfall kann, selbst in kleinen Firmen einen Schaden von mehreren 10.000 ausmachen. Die Anschaffung eines vergleichbaren aber gnstigeren Produktes kann, wenn das gnstigere Produkt nicht den gebrauchten Spezifikationen entspricht, leicht eine Schaden von mehreren 10.000 ausmachen. Ganz abgesehen davon dass im Nachhinein vielleicht doch noch

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das teurere Produkt eingekauft werden muss.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Mitarbeiter hat die Entscheidungsbefugnis zum Einkauf bis 10.000 Er entscheidet dass er ein Produkt mit dem Wert von 6.500,-- haben mchte. Der Vorgesetzte, welcher ber das Budget entscheidet das der Abteilung zusteht, unterschreibt - genehmigt. Nun sollte alles klar gehen und der Auftrag erfolgen. Es dauerte in einer bekannten Deutschen Firma tatschlich weitere 10 Monate bevor das Produkt gekauft wurde. Kosten dieses langen Weges aufgrund zustzlich bentigter Arbeitszeit 10 x 10 Stunden a 50 = 5.000,-Zustzlich ca. 30.000 aufgrund Arbeitszeitverzgerung (Faktisch nachgerechnet) Einkaufskonditionen genau wie alle sonst, keine Rabatte. Das ist hochgradig ineffiziente Organisation.

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Effizienz
Die Effizienz einer Organisation lsst sich am einfachsten anhand der Geschwindigkeit, mit der ein Produkt geliefert wird, feststellen.

Bei umfangreichen Produkten wie z.B.: einer Boeing 777 kann man die Effizienz - -hilfsweise anhand der Geschwindigkeit mit der die Unterprodukte geliefert und oder hergestellt werden, messen.

Ein allseitig bekanntes fehl organisiertes Unternehmen sind die Regierungen und Staatsapparate: Jeder von uns der es einmal erlebt hat mit welcher Geschwindigkeit dort ein zum Teil vllig unbrauchbares Produkt hergestellt wird kann dies nachvollziehen.

Die Organisationsstruktur ist entweder vllig geheim oder nur unter groen Mhen nachvollziehbar oder Sie ist so komplex dass es dem Normalbrger unmglich ist diese, ohne langwieriges Studium, nachzuvollziehen.

Die seltenen Ausnahmen wo wirklich eine Dienstleistung fr den Brger geliefert wird sein hier mit allem Respekt besonders herausgenommen. Hier stimmt dann auch meist die Organisation.

Dies macht die Staatsapparate oder Firmen welche so hnlich organisiert sind angreifbar.

Es verursacht Emotionen bei demjenigen der in diesem Staat lebt. Die Versuchung eine Institution zu umgehen welche langsam und ineffizient arbeitet oder willkrlich entscheidet ist sehr gro.

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Grundstruktur einer Organisation


Betreffend einer effizienten Unternehmensberatung kann man sagen dass die grundlegende ideale Form der Organisation bei allen Firmen gleich ist. Unterschiede gibt es ausschlielich im Detail.

Der Krper
Eine Firma lsst sich mit einem menschlichen Krper vergleichen. Jemand entscheidet mittels seines Verstandes dass etwas gemacht werden soll, der Krper arbeitet nun die vom Verstand vorgegebenen Aktionen ab. Dieser jemand erhlt ein Produkt.

Dass dazu bei einer Firma zum Teil sehr viele Personen bentigt werden ist unerheblich, beim Krper gibt es ja auch mehrere Zellen welche zusammen spielen.

Firmenarten
Jede Firma ist anders, selbst innerhalb der gleichen Branche treten bei gleichem Produkt Unterschiede auf.

Grundlegend lassen sich die Firmen aber in 3 Kategorien einteilen, welche hier, wieder anhand des menschlichen Krpers, dargestellt werden.

1. Es gibt kleine Krper (Firmen) welche zum Teil mehr in die Hose machen als da etwas Vernnftiges dabei herauskommt. 2. Es gibt erwachsene Firmen bei denen alles funktioniert und nur zum Teil, wenn berhaupt, Korrekturen ntig sind. 3. Das schlimmste Kapitel sind jedoch die Senilen Greise von Unternehmen, bei denen die tgliche, teilweise stndliche Pflege notwendig ist um berhaupt am Leben zu bleiben und welche auch noch vollstndig davon berzeugt sind es richtig zu machen.

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Anweisungen dass es nicht gern gesehen wird dass man wirklich arbeitet sind tatschlich in greren Unternehmen anzutreffen.

Zwischenstufen und Mischungen der drei Typen sind auch anzutreffen

Weder das Alter der Firma noch die Gre (Anzahl der Mitarbeiter) entscheidet nicht darber in welchem Zustand (1-3)sich die Firma befindet. Es gibt junge Firmen welche in die Kategorie 3 passen und alteingesessene welche in die Kategorie 1 passen.

Zweckgebundene Organisation
Eine Organisationsstruktur hat grundstzlich eine Zweckausrichtung.

Jede Person verfolgt im Leben ein Kurzzeit -, ein mittelfristiges und ein langfristiges Ziel. Ob dieses Ziel bekannt ist oder nicht ist zunchst einmal unerheblich. Ob offen oder versteckt es gibt solche Zweckausrichtungen in JEDER Organisationsform.

Genauso wie der Mensch hat jede Firma mindestens ein Ziel !

Wenn auf dem Weg zum Ziel nur alle 100 KM ein Laden zu finden ist und der Weg 1.000 Km lang ist, so sollte man sich fr seinen Marsch entsprechen eindecken und seine Organisationsstruktur (Vorrte / Finanzen etc.) an die Gegebenheiten anpassen, verteilen und einteilen. Egal was auch immer eine Firma herstellt, grundlegende Funktionen innerhalb einer jeden Firma sind immer gleich.

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Ob diese Funktionen von einer einzigen Person ausgefhrt werden oder ob ein Heer von Angestellten die Funktionen ausfhrt ist dabei - erstmal - vllig unerheblich. Folgende Funktionen sind in einer jeden Firma zu finden:

1. Planung / Entscheidung 2. Verkauf 3. Finanzabteilung 4. Akquise 5. Rechtsabteilung (Finanzamt Steuern Vertrge etc.)

Dies sind sicherlich nicht alle Funktionen, aber diese sind mindestens vorhanden. Ob diese Funktionen von einer Person oder von Heerscharen ausgefllt werden ist erstmal ohne Bedeutung.

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Korrekte Organisationsform
Die Wichtigkeit einer korrekten Organisationsform erkennt man wenn man die Form mit dem menschlichen Krper vergleicht.

Wenn ein Mensch, die Ohren am Fu, die Augen am Po und so weiter hat besitzt er immer noch alle Eigenschaften eines Menschen, aber man wrde hier von starker Behinderung sprechen.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass viele Firmen den Wert eines Organigramms gar nicht zu schtzen wissen, da Sie ja - vllig richtig - alle Funktionen haben welche Sie brauchen. Sie wissen dass Sie alle Funktionen haben welche bentigt werden.

Aber es ist ein Fakt. Wenn die einzelnen Teile nicht untereinander richtig zusammen spielen und wenn, was oft genug vorhanden ist, die einzelnen Funktionen an den falschen Stellen sitzen, wird sehr viel Unntzes produziert, oder es geht alles so lala, aber das Wirkliche was man tun knnte wird nicht erreicht.

Die Mitarbeiter behindern sich untereinander und die Chefs haben damit zu kmpfen dass ihre Anweisungen berhaupt beim Empfnger ankommen, geschweige denn dass diese ausgefhrt werden.

Innerhalb eines Organigramms gibt es klare Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten, welche dort definiert werden. Eine Situation innerhalb einer Firma welche im Sprachgebrauch mit Bei dir wei die linke Hand nicht was die Rechte tut beschreibt, gibt es nicht, wenn die Organisationsform klar und verstndlich ist, und wenn man sich daran hlt.

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Ein Beispiel aus der Praxis: Es soll ein Messkopf fr die Steuertechnik erstellt werden. 1. Es ergeht erstmal keine Anweisung, sondern die Idee zu diesem Messkopf wird als eine Planung im Gesprch mit dem Leiter der Hardwareentwicklung erwhnt. 2. Die Hardware entwickelt ihren Messkopf 3. Bei einer Planungskonferenz wird diese Idee allen Abteilungsleitern mitgeteilt, ohne fertiges Konzept. 4. Die Software Abteilung erhlt nun den Auftrag eine Spezifikation zu erarbeiten. 5. In der nchsten Planungskonferenz stellt die Software Abteilung ihre Spezifikation vor. 6. Man stellt fest dass die Hardwareabteilung das von ihnen entwickelte Produkt nicht verwenden kann, da es der Spezifikation der Software nicht gerecht wird. 7. Die Software Abteilung muss nun ihre Spezifikation den Gegebenheiten der Hardware anpassen Ergebnis >>>> ca. 500.000,-- verschwendet. Der Messkopf erfllt die in Ihn gesetzten Erwartungen nicht

Und alles nur weil die Organisationsstruktur nicht funktionierte.

Der Rechte Fu ging bereit los, bevor der Verstand angegeben hatte in welche Richtung es gehen sollte.

Das kann natrlich auch bei einer guten Organisationsstruktur passieren, aber der VERANTWORTLICHE wrde nicht mehr lange verantwortlich sein oder sehr schnell korrigiert werden!

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Erstellen der Organisationsform


Damit so etwas wie im obigen Beispiel nicht passiert sind Strukturen notwendig. Da eine jedwede Unternehmung irgendein Art von Produkt oder Dienstleistung liefert (liefern sollte) kann man nach folgendem Schema eine Organisationsstruktur entwerfen.

1. Definieren Sie exakt was das/die Produkt(e) der Unternehmung ist/sind.- siehe oben 2. Erstellen Sie nun eine Liste mit Unterprodukten welche bentigt werden damit diese(s) Produkt geliefert werden kann. 3. Bringen Sie diese Unterprodukte in eine Reihenfolge! In welcher Reihenfolge werden die Produkte und Unterprodukte bentigt / erstellt? 4. Erstellen Sie nun eine grobe Struktur welche Abteilungen vorsieht. 5. Ordnen Sie nun die einzelnen Funktionen und Produkte den Abteilungen zu. 6. Danach erhalten Sie, wenn Sie korrekt gearbeitet haben ein Ablauf - Schema 7. Ordnen Sie die Unterprodukte einzelnen Positionen (Arbeitsstellen zu, welche diese Aufgaben erledigen mssen.) 8. (Absolutes MUSS) Jeder Abteilung oder Unterabteilung wird, je nach Gre der Firma eine verantwortliche Position bergeordnet.

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Entwicklung einer Organisationsstruktur.


Definieren Sie wie o.a. das/die Produkt(e)

Beispiel: Herstellung von Autos wre zwar eine legitime Produktbestimmung, hat jedoch den Nachteil dass dieses Produkt nicht notwendigerweise der Firma ein berleben sichert, da viele Autos auf Halde stehend nichts sind wofr die Firma Geld erhalten wird.

Eine bessere Definition des Produktes wre also z.B.: Herstellung, Vertrieb und Wartung (Reparatur) von Autos fr den tglichen (besonderen) Gebrauch durch Familien (Einzelpersonen / Geschftspersonen / etc.) , welche aufgrund von Verbrauch, Ausstattung, Zuverlssigkeit (etc.) und Lebensdauer von der Zielgruppe gerne gefahren und weiter empfohlen werden.

Zugegeben, diese Definition ist erheblich umfangreicher und sicherlich auch schwieriger durchzusetzen. Mit einer solchen Definition kommen ich aber nicht in die Verlegenheit die schwache Konjunktur, oder was auch immer fr Fehler verantwortlich zu machen.

Es kann jetzt von der Firma, ohne Rcksicht auf die konjunkturelle Lage etwas unternommen werden damit das Produkt geliefert wird. Der Staat kann nicht mehr nach dem Motto Ich brauchen Staatsgelder weil ich ..... erpresst werden.

Man kann einfach feststellen, dass das Produkt nicht geliefert wird und herausfinden wer der Verantwortliche ist.

Irgend jemand hat nicht getan was er tun sollte oder etwas getan was er nicht tun sollte, das Management hat geschlafen weil es nicht gesehen hat dass etwas nicht mehr geliefert wird. Es gibt ein Produkt dass auf dem Markt gewnscht und gebraucht ist. Es hat Qualitten. Also kann man es auch verkaufen!

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Es ist sogar anzunehmen, dass die Firma welche dieses Produkt tatschlich herstellen will gar nicht in die Verlegenheit einer schwachen Konjunktur kommt. Sie wird frh genug erkennen wo der Hase im Pfeffer liegt und entsprechende Korrekturen vornehmen.

Herausfinden welche Unterprodukte bentigt werden Nehmen ich einmal dieses Produkt und schauen uns an, was es bedeuten wrde wenn dieses Produkt tatschlich geliefert wrde. Folgende Funktionen werden also ausgefllt:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

(Planung und Erprobung) Herstellung (Serien) Fertigung Verkauf Kundenakquise Public Relations (PR) Service Verkaufsservice Qualitt Mund zu Mund Propaganda.

Unsere Produktionsabteilung wrde also aus drei Produktionseinheiten bestehen.

a) Der Produktplanung und der Testversion Fertigung b) Der Produktherstellung (Serienfertigung) c) Der Serviceleistung (Wartung Reparatur)

Die Verkaufsabteilung wrde zumindest zwei Bereiche haben

a) Verkauf von Neuwagen b) Verkauf von Reparaturleistungen (Produktverbesserungen)

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Verkauf und Marketing sowie Mund zu Mund Propaganda gehen Hand in Hand.

Wir mssten also, damit ich der genannten Zielgruppe liefern knnen und eine fr diese Zielgruppe mageschneiderte Kampagne machen knnen wissen was die Zielgruppe wirklich will. Es msste also konstant ein Bereich damit beschftigt sein - vorurteilsfrei und nicht mit vorgefassten Meinungen operierend - herauszufinden was sieht der Kunde als gut an. Nicht nur im Bereich der Neuwagenerstellung sondern auch im Bereich des Service.

Als Hersteller msste der Betrieb aufpassen da er verschiedene Zielgruppen hat um deren Meinung er sich kmmern muss. Auf der einen Seite hat er die Zielgruppe des autofahrenden Kunden, aber er hat auch, je nach Gre, die Zielgruppe der Verkaufs und Servicefirmen. Wir mssten eine Qualittssicherungs-- Einheit haben welche in allen genannten und auch in den anderen Abteilungen sicherstellt dass hervorragende Qualitt geliefert wird.

Sicherlich bentigen ich eine Finanzabteilung.

Diese wrde sich mit Einkauf von Waren, Bezahlung derselben, Rechnungsstellung und Geldeintreibung, sowie Inventarisierung der vorhandenen Materialien beschftigen.

Ebenso bentigen wir Personal.

Damit das Personal das tut was es tun soll bentigen ich Kommunikation innerhalb des Personals und vom Management zum Personal und umgekehrt.

Da das Ganze geplant und gefhrt sein will bentigen ich einen Bereich der sich mit der Firmenplanung als solches, der Durchsetzung der Planung beschftigt.

Da der Chef oder die Chefs nicht immer vor Ort sein knnen muss es eine Methode zur berprfung der Erreichung des Unter- und des Hauptproduktes geben. Ich brauchen also Statistiken, und zwar welche, die sich nicht nur auf Geldeinnahmen oder verkaufte Fahrzeuge beziehen.

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Da das ganze auf einem rechtlich vernnftigen Boden stehen soll bentigen ich eine Rechtsabteilung wie gro auch immer.

Zugegeben das mag recht umfangreich klingen. Da die genannten Funktionen aber innerhalb einer jeden Firma, unabhngig von der Gre derselben, auftreten ist es sicherlich notwendig dies Schema einmal zu erstellen. In wie weit man diese Schemata der Organisationsform detailliert ist nun eine ganz andere Sache. Das Erstellen einer Produktionslinie

1. Alles muss geplant werden und rechtliche und Voraussetzungen geschaffen werden. 2. Dann bentigen wir Personal (zuallererst vielleicht blo der Chef selbst welcher die Planung gemacht hat.) 3. Dann mssen wir herausfinden was gewnscht wird. (Umfragen) 4. Danach mssten wir das gewnschte Produkt planen und testen. 5. Dann mssten wir ein fertiges Produkt herstellen. 6. Danach und gegebenenfalls schon vorher msste das Produkt beworben werden. 7. Dann verkauft werden. 8. Dann Geld fr den Verkauf einnehmen 9. Gleichzeitig muss das Produkt geliefert werden. 10. Dann Service verkaufen und liefern so dass der Wagen weiterhin luft. 11. Nun kann hier die Mund zu Mund Propaganda einsetzten

Die gesamte Zeit msste Personal betreut (eingestellt, ausgebildet, und berprft) werden und Qualittskontrolle gemacht werden. Die Bereiche Personal / Kommunikation / berprfung und Qualitt nehmen also innerhalb der Firma eine Sonderstellung ein.

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Wir haben, wie bereits oben erwhnt in diesem speziellen Falle DREI Produktionsabteilungen. a) Der Produktplanung und der Testversionfertigung b) Der Produktherstellung (Serienfertigung) c) Der Serviceleistung (Wartung Reparatur)

Organisationsstrukturen werden faktisch immer nur fr ein Produkt erstellt. Ein jedes Produkt braucht seine eigene Organisationsform.

Es wird jedem klar sein dass die Herstellung (Prototypen Fertigung) eines neuen Fahrzeuges in eigene, unabhngige Organisationsstruktur haben muss im Gegensatz zur Serienfertigung. Das gleiche gilt fr einen Automobilservice.

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Verantwortlichkeiten / Hierarchien
Ein Punkt welcher von vielen innerhalb einer Organisationsstruktur immer wieder bersehen oder fehl gedeutet wird sind

RECHTE, PFLICHTEN UND VERANTWORTLICHKEITEN.

Diese Punkte mssen absolut klar sein!

So wie es im menschlichen Krper auch nur eine zentrale Stelle gibt und von dort aus Unterentscheider genau so gibt es das in Organisationen. Der Chef innerhalb einer Firma gibt die Richtung an und die Beine oder Arme etc. fhren Sie aus. Wie das gemacht wird hat den Chef nicht zu interessieren, solange das Ziel korrekt erreicht wird. Verbesserungen erreicht man durch Training.

Spitzenleistungen im Krper werden auch durch Training erreicht. Gleichzeitig muss gengend und korrekte Nhrstoffversorgung gewhrleistet sein.

Achten Sie darauf dass eine Anweisung von Oben zwar vllig richtig sein mag, aber Sie wird erst wirklich angenommen wenn das Bewusstseinsniveau der Betroffenen so weit ist ,die richtige Anweisung als Richtig zu erkennen.

Verzweifeln hilft dabei nicht, nur wiederholtes Training lst das Problem.

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Jeder der schon mal einen gebrochenen Knochen hatte hat schon einmal die Erfahrung gemacht wie es ist, wenn man auf eine bestimmten Teil seines Krpers schauen muss um sicherzustellen dass er das ausfhrt was getan werden sollte.

Es ist ungeheuer mhsam und es verlangsamt alle anderen Aktivitten. Wenn ich das mit allen Funktionen machen mssen (Jedes Bein und jeden Arm und Finger kontrollieren) bewegen ich uns kaum noch.

Wenn ich jede einzelne Muskelfaser kontrollieren wollen dann reiben ich uns in tausend Kleinigkeiten auf und kommen nicht zum Ziel. Wir knnen froh sein wenn wir nicht hinfallen und uns Verletzungen zuziehen.

Der Chef einer Firma der berall seine Finger drin hat kann sich um das was er wirklich tun soll - nmlich das Fhren des Betriebes - gar nicht kmmern.

Das Gegenteil, ein Chef der vor lauter Besprechungen und Meetings nicht mehr dazu kommt die Firma zu fhren ist genau so ineffizient. Hufig genug wird die Fhrungskraft in endlosen Besprechungen aufgerieben in denen welche trotz alle dem nicht den gewnschten Erfolg bringen.

Normalerweise sollte innerhalb einer Firma eine einzelne Person nicht mehr als 3 Untergebene haben. Mehr Untergebene werden kaum kontrollierbar.

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Fakten und Meinungen


Noch etwas, was man wissen muss, bevor man daran geht eine Gefahrensituation zu definieren. Das Leidige Thema welches in einer Besprechung immer wieder auftritt ist die Unklarheit mit der kommuniziert wird. Anstatt dass der Mitarbeiter Daten und Fakten mitteilt, werden Meinungen weitergegeben. Es ist ein ein nachprfbares Fakt dass ausschlielich Fakten zu einem Produkt fhren. Meinungen mgen in der Politik und in der Philosophie verbreitet sein. Meinungen gibt es ganz viele und viele widersprchliche.

Im vorigen Jahrhundert war man der Meinung dass man nicht schneller als 60 Km/h fahren drfe da man ansonsten nicht mehr atmen knne. Fliegen war als unmglich angesehen. Alles Meinungen. Allesamt falsche Meinungen. Meinungen gehren nur dann in Analysen wenn ganz gezielt dazu aufgefordert wird diese abzugeben. Prgnant formulierte es einer unserer Zeitgenossen mal so:

Gib einem Chemiker genug Energie und er wird dir aus Sch... Schokolade machen.

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In einer Besprechung interessiert es uns berhaupt nicht ob etwas stinkt oder ob das was stinkt von einer Kuh oder einem Pferd stammt!

Ich wollen Schokolade. Und zwar ganz viel. Die Frage der Energiebereitstellung ist eine Sache - Sie haben Personal dass Sie einsetzen wollen- und Sie kennen den Prozess mit dem man Schokolade macht.

Alles was Sie in der Besprechung wollen ist dass ihnen ihre Mitarbeiter die Daten und Fakten des Prozesses auf den Tisch legen. Meinungen haben zu allem mglichen gefhrt aber nicht notwendigerweise dazu dass der Chef die Situation berblicken kann.

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Die Unterscheidung zwischen Fakten und Meinungen


Wie Unterscheidet man aber nun zwischen Fakten und Meinungen? Wir sind es so gewohnt mit den Meinungen anderer Leute zu leben dass wir in den Meinungen zum Teil stark verstrickt sind und das herauslsen von Fakten durchaus Schwierigkeiten bereiten kann. Es gibt jedoch einen einfachen Trick mit dem man diese Schwierigkeiten umgehen kann.

Es ist klar dass man Daten und Fakten nachprfen kann.

Meinungen sind nicht nachprfbar. Alles was also in einer Besprechung nachgepft wird ist der Stand der Daten und Fakten. Wenn Sie Ihre Arbeitsweise in Besprechungen dahingehend ndern werden Sie sich wundern. Die Geschwindigkeit und die Effizienz der Beratungen, gerade auf der Management - Ebene beschleunigt sich ungemein.

In Gefahrensituationen sind nur die Fakten entscheidend!

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Bestimmung der Gefahren


Nun, da er das Produkt definiert ist, und die Organisationsform etabliert wurde um das definierte Produkt zu liefern und der Unterschied zwischen Meinung und Fakten klar ist, muss man nun gegebenenfalls die existierende Organisationsform an die neuen Gegebenheiten anpassen.

Sollte ihrer Organisationsform bereits einer idealen Struktur entsprechen ist das umso besser.

Innerhalb des angegebenen Organigramme werden von einem jeden an der Erstellung der Produkte beteiligten Unterprodukte (Informationen, Zeichnungen, Gelder, etc. ) bereitgestellt.

Produkte sind messbar!

Wenn eine Abteilung Dinge produziert, welche scheinbar nicht messbar sind, so liegt oftmals eine falsche Definition vor.

Eine Marketing Abteilung kann Unmengen Geld verschwenden, ohne dass dabei wirkliche positive Resonanz der Kunden zurck kommt, eine andere Marketing Abteilung schafft es vielleicht mit der Hlfte an Geld die Firma auf Jahre hinweg mit Auftrgen zu versorgen.

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Hexenjagd
Wenn wir versuchen Gefahren im Unternehmen zu finden, so gibt es hier eine besondere Art von Teufel.

Wir sind auf der Hexenjagd.

Im Sinne von Der ist Schuld wird gerne gearbeitet.

Wenn Sie auf Hexenjagd gehen, garantiere ich Ihnen, sofern Sie nicht gleichzeitig auf die Jagd nach den besonders positiven Dingen gehen, dass Sie ihr Unternehmen gegen die Wand fahren.

Wie bereits oben Erwhnt man bekommt das worauf man seine Aufmerksamkeit richtet!

In einer jeden Firma mssen positive Dinge existieren, so dass Sie berhaupt existieren kann. Es gilt die 51 % Regel. Oder um es einfach zu machen mehr richtig als falsch.

Wenn Sie Ihr Unternehmen analysieren, analysieren Sie bitte die Strken und die Schwchen. Ordnen Sie die Strken und Schwchen zu einzelnen Personen zu. Vermeiden Sie die Zuordnung zu niemand, keiner, und jemand.

Nun werden Sie feststellen, dass jede Person Pluspunkte anhuft und natrlich wie auch immer Minuspunkte anhuft.

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Die Abteilung / Person mit den meisten Minuspunkten ist Ihr Ziel die mit den meisten Pluspunkten auch!
Vielleicht entdecken Sie, dass eine Person mit Arbeit vllig zu geschmissen wurde, und ihr Rufen nach Hilfe seit langem in irgendwelchen unbekannten Kanlen oder unter berlast einfach verschwunden ist. Dass Sie trotzdem noch an ihrem Platz sitzt und arbeitet ist ein absoluter Pluspunkt. Untersttzen Sie eine solche Person!

Es mag auch sein das die Personen finden, welche scheinbar vllig unntz in der Gegend herumstehen, oder Produkte abliefern, welche nicht zum gewnschten Ergebnis der Firma beitragen. Hier stellt sich natrlich die Frage, ob man der Person berhaupt gesagt hat was Sie denn tun sollen!

Dann stellt sich die Frage ob die Person berhaupt grundlegend eine Ausbildung als um die von ihr verlangten Arbeiten zu liefern. Hier mssen wir sehr stark aufpassen, dass wir nicht gute Mitarbeiter, und das sind solche Mitarbeiter Sie wirklich bereit sind zu arbeiten - im Zuge des Suchens nach Fehlerquellen einfach eliminieren.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Person, welche eine Ausbildung hat, auch wirklich wei was Sie tun muss. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Anweisung welche Sie gegeben haben, a) gelesen wurde. b) verstanden wurde.

Wenn Sie hier nachfragen, mag es vorkommen das sich herausstellt dass es widersprchliche Vorgaben zwischen den Vorgaben des Chefs und den Vorgaben des Abteilungsleiters gibt.

Jetzt sollten Sie wissen worauf ich hinaus will!


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Etablieren Sie die Punkte die erfolgreich sind.

Verstrken Sie die Dinge welcher erfolgreich abgearbeitet werden.

Untersttzen Sie die Mitarbeiter, welche bereit sind zu arbeiten.

Entfernen Sie solche Mitarbeiter die durch ihr Verhalten und ihr auftreten eindeutig zeigen, dass Sie die Firma nicht untersttzen wollen.

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Der Faktor Zeit.


In einer jeden Gefahrensituation, ist Zeit ein beraus kritischer Faktor. Wenn Sie Untersttzung brauchen und nicht gengend Zeit haben um die Arbeiten selber zu erledigen, dann holen Sie sich die Hilfe durch eine Person ihres Vertrauens.

Wenn Sie wissen welche Dinge richtig laufen, und wenn Sie wissen welche Dinge schief laufen ist nun erst an der Zeit einen Plan zu erstellen, mit denen Sie sicherstellen dass die erfolgreichen Faktoren verstrkt werden und die erinnernden Faktoren langfristig beseitigt werden Problem des, funktioniert.

Ich wnsche Ihnen allen Erfolg der Erde!

Ihr Thomas Arends

Strategic Consulting LTD www.strat-con.eu ta@strat-con.eu

Vervielfltigung und Weitergabe erlaubt!

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