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Teilnehmende QM-Schulung

QM im Arbeitsalltag
Handout zur Schulung
Das Handout fasst die Ergebnisse eurer Gruppenarbeiten zusammen und wurde vom QM-Team inhaltlich vervollständigt.
Bitte lest euch das Handout gründlich durch.
Bei Rückfragen steht euch das QM-Team jederzeit zur Verfügung!

Gruppe 1 Dokumente und Hilfsmittel

Frage 3: Welche vier Dokumenten Benennungs-Kürzel gibt es. Was bedeuten diese?

▪ GT: Grundlagentext
▪ PB: Prozessbeschreibung
▪ IT: Infotext
▪ QMD: QM-Dokument
▪ MA: Materialien
▪ MU: Muster
▪ SO: Sonstiges

Frage 4: Wann und warum muss eine projektbezogene Zielvereinbarung erstellt wer-
den? Erläutert den Aufbau und die Inhalte!

▪ Grundsätzliche Vorgaben zur projektbezogenen ZV in:

Zielvereinbarungen (PB) und Zielvereinbarung - projektbezogen (Vorlage)
▪ spätestens 4 Wochen nach Projektbeginn muss eine projektbezogene ZV erstellt werden
siehe dazu: QM-Vorgaben für Projekte (Übersicht)
▪ Für die Erstellung von projektbezogenen ZV gilt:
- Festlegung relevanter Projektziele in Absprache mit KO/TL unter Beachtung der Ziel-
vorgaben des Auftraggebers
- TN-Platzzahlen, Ziele und Zielgrößen, Art und Zeitpunkt von Befragungen, Zeitpunkt
Abschlussberichte
- Ziele sollen steuernde Wirkung auf Projektumsetzung haben und müssen regelmäßig
überprüft werden
- projektbezogene ZV muss mit KO/TL abgesprochen und von TL unterschrieben wer-
den

Gruppe 2 Aktenführung und Dokumentation

Frage 3: Welche Dokumente legt man unter welchem Ordner in der D-Akten-Ord-
nerstruktur ab? Nennt pro Ordner ein Beispiel!

▪ Genaue Regelungen siehe folgendes Dokument: Akten - D-Akte Ordnerstruktur

Frage 4: Fasst die wichtigsten Regelungen und Fristen zur IT_Archivierung_SH zusam-
men!

▪ spätestens drei Monate nach Projektende wird die bereinigte D-Akte am Standort archiviert
▪ die Bereinigung erfolgt durch die Projektmitarbeitenden nach den entsprechenden Vorga-
ben siehe: IT_Archivierung_SH

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▪ die bereinigte D-Akte verbleibt ein Jahr lang im Standortarchiv und wird dann für die Dauer
der Nachweispflicht im Regionalarchiv in Darmstadt gelagert
▪ die Nachweispflicht variiert je nach vertraglichen Vorgaben der Auftraggeber (z.B. 2 oder
5 Jahre) und kann bei der zuständigen Koordination erfragt werden
▪ die digitale D-Akte wird von der zuständigen Teamleitung in das digitale Archiv verschoben

Gruppe 3: Anwesenheit für MA

3. Was ist zu beachten beim Ausfüllen und Abspeichern des Wochenplans?

▪ nicht bearbeiten, wenn durch anderen Benutzer geöffnet ist (schreibgeschützt)

▪ keine Kopie erstellen
▪ bei Abwesenheit: „kein BW-Tag“ (keinen genauen Grund eintragen)
▪ es soll die ungefähre Arbeitszeit eingetragen werden und die Erreichbarkeit ersichtlich sein
▪ Termine, Sitzungen werden entsprechend mit Uhrzeiten eingetragen, damit erkenntlich ist,
wann man nicht zu erreichen ist

4. Was ist zu beachten bei der Erstellung der E-Mail Signatur? Welche weitere Einstel-
lung muss lt. Anleitung noch vorgenommen werden?

▪ Signatur wird nicht kopiert, sondern mit Word-Vorlage neu erstellt

▪ Worte werden überschrieben, nicht gelöscht, auf Abstände und Leerzeichen achten, Lö-
schen nur bei nichtzutreffenden Angaben (z.B. Mobilnummer)
▪ Funktion/Rolle: pädagogische/r Mitarbeiter/in, QM-Beauftragte, Personalsekretärin, Sek-
retärin, KO, TL, RL → Abschlüsse/Professionen werden nicht genannt
▪ Schriftart muss auch eingestellt werden!
▪ Einstellungen müssen an allen Rechnern separat vorgenommen werden (z.B. fester PC
und Laptop)
▪ Signatur Anleitung siehe: EDV: eMail-Signatur - Anleitung

5. Wie wird eine E-Mail Abwesenheitsnotiz eingestellt und wo findet man die erforderli-
che Anleitung?

▪ Abwesenheitsnotiz Anleitung siehe: E-Mail Abwesenheitsnachricht | Anleitung

▪ Textvorlage steht in Anleitung, entsprechend kopieren und Zeitraum festlegen etc.

Gruppe 4: Interne Kommunikation

3. In welchen Konstellationen sind Protokolle zu nutzen? Was gilt es bei den Protokoll-
vorlagen zu beachten?

▪ Sitzungen mit mehreren Personen, wo Vereinbarungen getroffen werden und etwas doku-
mentiert wird
▪ Vorlage aus QKNOW nutzen und bestehende Punkte ausfüllen, keine Veränderungen
der Reihenfolge

4. Wann und warum muss ein interner Projektbericht erstellt werden? Erläutert den Auf-
bau und die Inhalte!

▪ Grundsätzliche Vorgaben zum internen Projektbericht siehe:

▪ Interner Projektbericht (PB) und Interner Projektbericht (Vorlage)

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▪ wird vom Projektteam innerhalb von 4 Wochen nach Projektende erstellt, von der TL kom-
mentiert und in der D-Akte abgelegt

Gruppe 5: Einsatz von Honorarkräften

3. Welche Dokumente sind Grundlage für eine korrekte Honorarabrechnung?

▪ Kursprotokolle; zur Prüfung der geleisteten Stunden

▪ Vorlage Honorarabrechnung: Honorar-Abrechnung
▪ für die Auszahlung von Honorar durch die Zentrale in Frankfurt muss eine Honorarrahmen-
vereinbarung (HV) geschlossen sein (Zuständigkeit: Personalsek. in DA)
▪ für die Erstellung einer HV braucht es: Erfassungsbogen freie MA: Erfassungsbogen Freie
Mitarbeitende [Honorarbasis] | BWHW-Gruppe, aktueller Lebenslauf, Qualifikationsnach-
weise, erweitertes Führungszeugnis

4. Wie oft muss eine Honorareinsatzbewertung gemacht werden? Welche Dokumente

sind hierfür zu nutzen?

▪ Grundsätzliche Vorgaben zur Honorareinsatzbewertung siehe:

Freie Mitarbeiter/-innen: Bewertung und Ausschluss [SH] (PB)
▪ innerhalb der ersten 4 Wochen des Einsatzes: Hospitation, danach mind. 1x / Kalenderjahr
Hospitation + TN-Befragung
▪ neue Zielgruppe: gilt wie bei Neueinstieg (bei kontinuierlichem Einsatz!)
▪ Hospitation: Bewertung Einsatz freie MA (Deckblatt): wichtig alle Daten ausfüllen + Pro-
jektnummer
▪ Hospitation: Leitfaden Einsatz freie MA (Dokumentation der Hospitation)
▪ TN-Befragung Unterrichtsbewertung freie MA - Fragebogen und TN-Befragung Unter-
richtsbewertung freie MA - Dokumentation
▪ Alle Dokumente (ohne PB) ans Personalsek. (von Dokumentation der TN-Befragung nur
die Doku)

Gruppe 6: Kundenbefragungen

3. Was gilt im Sinne von QM im Rahmen der Befragungen als Fehler und wie ist vorzu-
gehen?

▪ Grundsätzliche Vorgaben zu Fehlern in Befragungen siehe:

QM-Vorgaben für Projekte (Übersicht)
▪ wenn die Auswertung der Frage „Wie zufrieden waren Sie insgesamt?“ einen Durchschnitt
von > 2,5 ergibt, ist dies als Fehler im Sinne von QM zu werten
▪ Fehler muss per Mail über KO/TL an die RL und gleichzeitig auch an QMBs weitergeleitet
werden

4. Was wird in der projektbezogenen Zielvereinbarung hinsichtlich der Befragungen

festgehalten?

▪ Art und Zeitpunkt von Befragungen; siehe Zielvereinbarung - projektbezogen (Vorlage)

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