EJERCICIO 3 Realice un listado de los beneficios que implic a la automatizacin del proceso administrativo para la solicitud y trmite de vacaciones

en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente grfica. Beneficios: 1. Ahorro de tiempo en comunicacin una solicitud de vacaciones. 2. Comunicacin efectiva entre miembros de la organizacin. 3. Organizacin para las solicitudes. 4. El solicitante recibe informacin ms pronto. 5. El proceso se comunica con ms eficacia. 6. Se mantiene un reporte 100% confiable de das y cantidades a descontar. 7. Ahorro de tiempo por lo cual la productividad de RRHH aumenta. EJERCICIO 4 En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan. Compare luego los resultados. 1. Inversin de Q300 de mano de obra y Q700 de materiales y se producen 300 unidades o piezas.

PRODUCTIVIDAD =

300u Q300 + Q700

= 0.30

2. Inversin de Q700 de mano de obra y Q400 de materiales y se producen 150 unidades o piezas.

PRODUCTIVIDAD =

150u Q400 + Q700

= 0.136

3. Inversiones: a. Mano de obra Q170,000 Q125,000 Q600,000 Q30,000

b. Costos Administrativos c. Materiales d. Servicios diversos

e. Combustible:

Q10,000

Unidades producidas en el perodo: 200,000 unidades

PRODUCTIVIDAD = 0.214

200,000u Q170,000 + Q125,000 + Q600,000 + Q30,000 + Q10,000

4. Inversiones: a. Recurso Humano b. Costos Administrativos Q300,000 Q225,000

c. Materiales de oficina Q300,000 d. Servicios diversos Q50,000

Servicios vendidos en el perodo: 870,000 PRODUCTIVIDAD = 870,000 serv. _____ = 0.994

Q300,000 + Q225,000 + Q300,000 + Q50,000

5. El nmero de llamados recibidos mensualmente es de 200. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa. Los recursos utilizados en el sistema manual son los siguientes: * Papel y fotocopias: Q240.00 * Persona responsable del proceso Q3,250.00 mensuales de sueldo. * Espacio (Q100.00 el m2 mensual), se utilizan 4m2 de archivo, el valor total por espacio es de Q400.00 * Llamadas telefnicas: debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningn costo por este recurso. Tambin se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas, pero estas tampoco tienen costo. PRODUCTIVIDAD = 200 llamados ___ = 0.051 Q240 + Q3,250 + Q400

Ejercicio No. 5

Las etapas en el ciclo de vida de la informacin: Recopilar, procesar, distribuir y usar Es informacin cuando el receptor le da significado y utilidad al dato, si no es as, es simplemente un dato. EJERCICIO 5 1Generacin informe mensual IVA por pagar : El contador que es la persona encargada de generar el informe , recopila o rene toda la informacin, la procesa y como resultado tiene informacin cuantitativa que ser utilizada para saber cunto es lo que la empresa tiene que pagar de impuestos, por supuesto esta informacin ser distribuida al gerente financiero para la toma de decisiones a nivel financiero que esto se traduce como utilizacin. 2 Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin:
La recepcin y distribucin de documentos a nivel organizacional se hace por medio de correo electrnico o fsico, aunque en estos tiempos para econ omizar tiempo y dinero es ms factible el medio electrnico. Pero se tiene que tener mucho cuidado en el proceso recepcin y distribucin de documentos en la empresa, ya que no todos tiene derecho u autorizacin a cierta informacin.

3 Generacin de informes de inventario: En la generacin de informe de inventario es el mismo proceso, se recopila la informacin necesaria se procesa y como resultado tenemos un informe completo, que servir de punto de partida para las personas interesadas. Es decir, se distribuye a los interesados y estos a su vez la utilizan. 4 Facturacin para recursos matriculados en lnea:

5 Generaciones del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera: Se recopila la informacin necesaria se procesa y esto dar como resultado un informe de flujo de efectivo, este se distribuye y utiliza posteriormente para tomar decisiones segn los resultados abstenidos. EJERCICIO 6: Determine cual el propsito de la comunicacin en la administracin: La comunicacin acta para controlar el comportamiento individual de diversas maneras. Las organizaciones tienen jerarquas de autoridad y guas formales a las cuales deben atenerse los empleados. . La comunicacin favorece la motivacin al aclarara a los empleados lo que se ha hecho, si se estn desempeando bien y lo que puede hacerse para mejorar su rendimiento, si es que est por debajo del promedio.

La comunicacin que tiene lugar dentro del grupo es el mecanismo fundamental por el cual los miembros muestran sus frustraciones y su satisfaccin. La comunicacin, por tanto, proporciona un alivio a la expresin emocional de los sentimientos y el cumplimiento de las necesidades sociales . Explique por que y como se logra un cambio de la estructura organizacional para: 1) Aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales por los subordinados: Dejando bien definida la estructura organizacional, respetar los niveles jerrquicos y por supuesto que la comunicacin sea efectiva. Para esto es necesario mantener relaciones de respeto. 2) Obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales: Que los objetivos propuestos sean claros, y que todos los involucrados estn conscientes y que trabajen en equipo para lograr las metas propuestas, y por supuesto manteniendo al capital hu mano incentivado.

3) Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones : Esto requiere de trabajo en equipo y aqu la comunicacin juega un papel muy importante, ya que al recopilar toda la informacin tiene que ser procesada, distribuida a los interesados, para lo cual se necesita que las personas involucradas en el proceso estn consientes de cundo y de qu forma tiene que ser entregada dicha informacin. (colaboracin) 4) Clarificar las responsabilidades de tareas: Esto solo se hace por medio del manual de procedimiento, para determinar quienes participan en el proceso, en cuanto tiempo debe realizarse y en donde se lleva a cabo. 5) Identificar los puestos de autoridad y fij ar las responsabilidades para el desempeo: Creando un nuevo organigrama donde queden perfectamente establecidos los niveles jerrquicos y las lneas de mando muy claras y por supuesto que esto este en lugar visible para que los involucrados tengan acceso a esa informacin. Luego crear un manual de puesto ya que es un excelente fuente de informacin para las personas que ocupan un puesto en la organizacin.

EJERCICIO 7
ERROR Carecer de un plan DEFINICION Al sistematizar proceso dentro de un departamento de atencin al cliente se desconoce que se est sistematizando porque, y hacia donde llevara dicho proceso. Se consideran paquetes ya elaborados de software que apoyen la sistematizacin del proceso del departamento de atencin al cliente, sin considerar si se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a las particularidades, su visin y sus necesidades. Se cuenta con un sistema que apoya al departamento de atencin al cliente que se ha desarrollado con el tiempo, y que funciona bastante bien porque las personas lo han estado haciendo de esa forma durante mucho tiempo. Sin embargo, dicho proceso no est documentado. Se detiene o no se concluye la implementacin o ejecucin del proceso de sistematizacin para el departamento de atencin al cliente. La documentacin por si sola no es suficiente. SOLUCION Es necesario tener un plan establecido, si no es as, no se puede avanzar. Conocer a profundidad el problema que se va a solucionar es indispensable.

Se busca un sistema de talla nica

Es indispensable conocer la magnitud del problema para darle solucin. Tener una visin solida de lo que se espera y tener una idea clara de cmo se va a trabajar para lograr esa visin.

No se documenta el proceso

Se hace necesario que los procesos estn documentados para que las personas sepan quienes participan en el proceso, en cuanto tiempo debe realizarse y en donde se lleva a cabo dicho proceso. Para lo cual es necesario crear manuales.

La falta de implementacin

Dejando fuera la cuantificacin

No se tienen claramente definidos y cuantificable los resultados que se esperan de la sistematizacin de los proceso del departamento de atencin al cliente. La evaluacin de sistemas es un paso esencial. Sin esta informacin se hace casi imposible llevarla a cabo.

Es necesario haber hecho un buen plan desde el principio para que cuando se est ejecutando no se de esta clase de problema, pero la solucin a este problema es volver a reevaluar hacer una retroalimentacin para ver en que se est fallando. La solucin a esta problemtica es definir objetivos verificables Crear un modelo de medicin del cumplimiento de dichos objetivos. Gerencia eficaz, u lo ms importante y que bastante difcil una excelente ejecucin.

EJERCICIO 8
TIPO DE SISTEMA Inteligencia Empresarial o Business Intelligence Toma de decisiones JUSTIFIQUE

En la agilizacin de consulta de grandes cantidades de datos. En el rea de ventas, marketing, informes de direcciones, minera de datos y areas similares. Para el rea gerencial, que resumen todos los aspectos relevantes para que el gerente tome las decisiones en la forma ms acertada posible. Programas necesarios que se utilizan para la manipulacin de datos, como las hojas electrnicas, paquetes estadsticos administradores de bases de datos y otras ms indispensables que ayudan al proceso de automatizar. Sistemas especializados que permiten administrar documentos. Requieren de equipo especial para llevar a cabo su funcin pero muy necesarios en la empresa. Para logra esto es necesario contar con equipo y software que en combinacin logran excelentes resultados. Ejemplo de ello el correo electrnico y sistemas de conferencia. Resguardo de la informacin, ya es un activo muy importante de la empresa, por medio de copias de seguridad en caso de contingencia o desastre. Principal funcin es la de apoyar a las personas que laboran en la oficina al realizar sus tareas. Sistemas que aprenden una base de conocimiento del saber humano, facilitan el trabajo y optimizan tiempo y recursos. Ayudan a obtener informacin como ventas, planillas, control de inventario, apoyan las operaciones rutinarias de la organizacin, provee medio de almacenamiento y recuperacin de grandes volmenes de informacin. Informacin lista para tomar decisiones, ya que se basa e n el almacenamiento de informacin acerca de clientes y muy til para utilizar en marketing.

Manipulacin de los datos

Administracin de documentos Comunicaciones

Almacenamiento

Sistema de soporte de la oficina Sistemas expertos Sistema de procesamiento de transacciones CRM-software para la administracin de la relacin con los clientes