Manual Excel2007 Basico

Nivel I
Manual del Usuario
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Manual de curso: el MICROSOF EXCEL 2007 NIVEL I FT 7 D.R. 20 CONALEP 010 P. Prohibida la reproduc ccin total o parcial de esta obra, e incluida la portada, po cualquier medio sin au a or utorizacin por escrito del CONAL o LEP. Lo contrario represen un acto nta de pirater intelectual perseguido por la Ley Pen a p nal. Calle 16 de septiembre No. 147 Nor Col. Lza Crdenas, d e rte, aro , C. P. 5214 Mepetec, Estado de Mxico. 48, ________ ____________ ___________ ___________ ___________ _
MICROS SOFT EXCEL2007, NIVEL I
Manual del Usuario
CONTEN NIDO
ODUCCIN. ELEMENTOS DE EXCEL200 D 07 1. INTRO 1.1. Qu es y pa qu sirve Excel? ara e 1.2. Iniciar Excel 1.3. La pantalla in L nicial 1.4. Las barras L
EZANDO A TRA ABAJAR CON EXCEL N 2. EMPE 2.1. Movimiento rpido en la hoja M r 2.2. Movimiento rpido en el libro M r 2.3. Introducir datos 2.4. Modificar dat M tos 2.5. Tipos de dato T os 2.6. Las frmulas L s 2.7. Errores en lo datos E os Ejercicio
BAJAR CON ARCHIVOS 3. TRAB 3.1. Guardar un libro de traba G ajo 3.2. Cerrar un libro de trabajo C o 3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo E 3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente A o y Ejercicio
4. MANIP PULANDO CE ELDAS 4.1. Seleccin de celdas S e 4.2. Aadir a una seleccin A a 4.3. Ampliar o red A ducir una se eleccin 4.4. Copiar celda utilizando el portapape C as eles 4.5. Copiar celda utilizando el ratn C as 4.6. Pegado espe P ecial 4.7. Mover celdas utilizando el portapape M s eles 4.8. Mover celdas utilizando el ratn M s 4.9. Borrar celdas B s Ejercicio
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5. FORM MATO DE CELDAS 5.1. Fuente F 5.2. Alineacin A 5.3. Bordes B 5.4. Rellenos R 5.5. Nmeros N 5.6. Proteccin de celdas P Ejercicio
6. IMPRE ESIN 6.1. Vista prelimin V nar 6.2. Imprimir Ejercicio
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1. INTRO ODUCCIN. ELEMENT TOS DE EXCEL2007 X

Excel es un program del tipo Hoja de Clc ma H culo que per rmite realizar operacione con nme es eros organizad en una cuadrcula. Es til para realizar de dos a esde simple sumas ha es asta clculos de s prstamo hipotecar os rios. Si no ha trabajado nunca con Excel aqu puede ver c ms detalle con qu es y para qu sir una hoja de clculo. rve a
1.1. QU ES Y PARA QU SIRVE EXCEL? U A E

Excel2007 es una hoj de clculo integrada en Microsoft O 7 ja o e Office. Esto q quiere decir q que si ya con noce otro progr rama de Offic como Wor Access, Outlook, Powe ce, rd, O erPoint,... le r resultar familiar utilizar Ex xcel, puesto que muchos ico onos y coman ndos funciona de forma s imilar en todo los program de Office an os mas e. Una hoja de clculo es un program que es capaz de trab e ma c bajar con n meros de f forma sencil e lla intuitiva. Para ello se utiliza una cu uadrcula don en cada c nde celda de la cu uadrcula se p pueden introd ducir nmeros, letras y grfic cos.
Por ejemp para sum una serie de nmero slo tiene que introduc uno debaj de otro, como plo, mar e os cir jo haras en un papel, co olocarse en la celda donde ir el result a e tado y decirle a Excel que quiere hace la e e er er e amente, pero es muy fcil) ). suma de lo que tienes encima (ya ve ms adelante cmo se hace exacta ense que par hacer una suma es mejo utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre s se ra s or a a si Quizs pie ros, tiene que volver a int equivoca al introducir un nmero en una suma de 20 nmer e e troducirlos to odos; q ca cir simplemente corrige el da y ato mientras que en Excel no importa si se equivoc al introduc un dato, s automtic camente Exc vuelve a calcularlo todo. cel c Esto es im mportante cua ando los clc culos son un poco ms co omplicados, iimagine que est haciend la do declaraci de la renta a mano y al final descubre un error, tendra que volver a calc n a a cularlo todo. S lo Si hace con Excel slo tie que corre un dato. ene egir Esta cara acterstica de re-clculo automtico permite tamb e simulaciones fcilmente. Por bin hacer s ejemplo, si est calcula s ando lo que tendr que pa agar al mes a pedir un pr al stamo hipote ecario, basta que vaya intro oduciendo dife erentes cantidades en el importe del p prstamo par que vea lo que tendra que ra o pagar en cada caso. c
Revise es otro ejemp que servir para ver m caracterst ste plo s ticas de Exce el.
En esta im magen tiene una sencilla fa u actura realizada con Excel . Puede observar como las columna se numera por letras A,B,C,... y la filas por n as an as nmeros 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C. s En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la Banda d opciones p I d de puede ver la f rmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el prod = ducto de lo qu hay en la c ue celda D11 mu ultiplicado por 0,16. r Tambin puede ver en este ejemp cmo se puede utiliza texto en cualquier par de la hoja de n plo ar rte a clculo, in o ncluso podra haber puesto un grfico con el logotipo de la ferrete o c era. Otra cosa buena de Excel es que no es nece a E esario saber matemtica para utiliz r as zarlo. En muc chas ocasiones es suficiente con utilizar las operacion bsicas. Por supuesto si sabe ma s e nes o, atemticas mu ucho ms partid podr saca de Excel. do ar Aunque en este ejemp no se ve, Excel tambi es capaz d dibujar gr plo n de rficos a par de los da rtir atos dos, del esti de los gr ilo ficos en form de tarta y en forma d barras qu se ven en las ma de ue n introducid encuestas s. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, ta p r d anto en el pla personal como en el p ano plano profesio onal. Desde llev las cuenta familiares hasta los ms complejos c var as s clculos finan ncieros.
1.2. INICI EXCEL IAR

Desde el botn Inicio situado, no o ormalmente, en la esquina inferior izqu e a uierda de la p pantalla. Colo el oca cursor y haz clic sobr el botn Inicio se des h re spliega un m en; al coloc el cursor sobre Todo los car r os programa aparece otra lista con los programas que hay instalados en la computadora; colo as, n y oca el puntero de ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft O el e c e Office y haz c sobre Mic clic crosoft Excel, y se iniciar el programa.
cel orio. Desde el icono de Exc del escrito
Para cerra Excel 2007 puedes utilizar cualquiera de las sigu ar 7, uientes operaciones: Hacer clic en el bot cerrar c n ventana de Excel. , este botn se encuentra situado en la parte supe ra erior derecha de la a
, Tambi puede puls la combin n sar nacin de tec clas ALT+F4, con esta co ombinacin d teclas cerr de rar la ventana que tenga activa en ese mo omento.
Hacer clic sobre el men Botn Office c m O
y elegir la opc cin Salir.
1.2. LA PANTALLA IN P NICIAL

Al seleccio onar Excel ap parece una pantalla inicia como sta, pude ver su component fundamen p al , us tes ntales, as conoc los nombr de los diferentes ele cer res ementos y se ms fcil entender el resto del curs La er so. pantalla que se mues q stra a continuacin (y en general tod n das las de e este curso) p puede no co oincidir exactamente con la qu ve en su co ue omputadora, ya que cada usuario pued decidir qu elementos q de quiere que se vean en cada momento, com ver ms adelante. m mo a
1.2. LAS BARRAS
La barr de ttulo ra
Contiene el nombre del document sobre el que se est t to q trabajando e ese mome en ento. Cuando crea o un libro nuevo se le asigna el nom a mbre provisional Libro1, h hasta que lo guarde y le de el nombr que re desea. En el extremo de la derecha estn los bot n d tones para m minimizar , restaurar y cerrar .
La barr de acceso rpido ra o
La barra de acceso rpido contie ene las oper raciones ms habituales de Excel co s omo Guardar r Deshacer o Rehace er .
a sonalizarse para aadir to p odos los bot tones que qu uiera. Para ello haga clic en la Esta barra puede pers flecha des splegable de la derecha y selecciona Pe s ersonalizar B Banda de op pciones de ac cceso rpido o.
Se abrir un cuadro de dilogo desd donde pod aadir acc e de dr ciones que ve a lo largo del curso: er
La Ban de Opcio nda ones
La Banda de opcione contiene to a es odas las opcio ones del prog grama agrupa adas en pest taas. Al hac clic cer en Inserta por ejemp ver las operaciones relacionadas con la inserc ar, plo, o r cin de los dif ferentes elem mentos que se pueden crear en Excel. Todas las operacione se pueden hacer a pa s es n artir de esto s mens. Pe las ms habituales p ero podra aadirlas a la barra de acceso rpid como ha visto en el pun anterior. do nto En alguno momentos ciertas opci os s iones no esta arn disponib bles, las reco onocer porque tienen un color n atenuado. . Las pestaas que form la banda pueden ir cambiando seg n el momen en que se encuentre cu man nto e uando trabajes con Excel. Es diseada para mostrar solamente a c st r aquellas opciones que se ern tiles en cada n pantalla. Pulsando la tecla ALT entrar en el modo de acceso por te T e a eclado. De es forma apa sta arecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indic s p o cando la tecla (o conjunto de teclas) q debers pulsar a o que para acce eder a esa opc cin sin la necesidad del ra atn.
Las opciones no dispon nibles en el momento actu se muestra semitransp m ual an parentes. Para salir del modo de acceso por te eclado vuelve a pulsar la t e tecla ALT.
Si hace do oble clic sobre cualquiera de las pesta e d as, la barra s minimizar para ocupar menos espa se r acio. De esta fo orma slo muestra el nomb de las pes bre staas y las o opciones qued darn ocultas s. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que v vuelvas a hac clic en cua cer alquier pesta a.
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El Bot Office n
Haciendo clic en el botn de Office que se enc e cuentra en la parte superio izquierda de la pantalla podr or r as obre el docu umento, incluy yendo desplegar un men desde donde puede ver la acciones a realizar so Guardar, Imprimir o crear uno Nue evo. A este me tambin puede accede desde el modo de acce por teclad tal y como vio para la B en p er m eso do Banda de opcion nes. Este men contiene tre tipos bsicos de elemen es ntos: Comando inmediato Se ejecutan de forma inmediata a hacer clic os os. a al sobre ello Se recono os. ocen porque a la derecha del nombre d comando d del no apare ece nada. Po ejemplo, la opcin Gu or uardar para guardar el documento actual. O tambin, al ha t acer clic en la opcin pued aparecer a de un cuadro de dilogo donde pedir ms inform o macin sobre la accin a realizar co omo la opcin Abrir. n
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Opcin con otro men desplega c able. Se reco onocen porqu tienen un ue tringulo a la derech Colocand el ratn en ese trin ha. do e ngulo puede acceder a otro listado de opcione Por ejem o es. mplo, la opci Preparar n para acce eder a las opc ciones para configurar la pgina. p
La barr de frmula ra as
Muestra el contenido de la celd activa, es decir, la c asilla donde esta situado Cuando vaya a o da s o. modificar el contenido de la celda, dicha barra va d d ariar ligeram mente, pero es lo ver m adelante. sto s
La barr de etiqueta ra as
Permite movernos por las distinta hojas del libro de trabajjo. m as
Las bar rras de desp plazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de for a rma rpida y sencilla, sim mplemente ha que ay desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en lo tringulos . os r n h
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2. EMPE EZAR A TRA ABAJAR CO EXCEL ON

mo car entes tipos d datos dis de sponibles en Excel, as como n Ver cm introducir y modific los difere manejar las distintas tcnicas de movimien dentro d un libro de trabajo pa la creaci de nto de ara n hojas de clculo.
2.1. MOV VIMIENTO R PIDO EN LA HOJA

Tan solo una peque parte de la hoja es visible en la ventana d documen Nuestra hoja, o ea e s de nto. la mayor de las ve ra eces, ocupa mayor nmero de c ar celdas que llas visibles en el rea de la pantalla y es necesa ario movers por el doc se cumento rp pidamente. Cuando no est abierto ning men, las teclas act n s tivas para p poder desplazarse a tr ravs de la hoj son: ja MOVIMIENT M TO Celda Abajo C Celda Arriba C a Celda Derec C cha Celda Izquie C erda Pantalla Aba P ajo Pantalla Arriba P Celda A1 C ltima celda de la colum activa mna Primera celd de la fila activa P da a ltima celda de la fila ac ctiva TECLADO O FLECHA A ABAJO FLECHA A ARRIBA FLECHA D DERECHA FLECHA IZ ZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INIC CIO FLE ECHA ARRIB BA FLE ECHA ABAJO O FLE ECHA IZQUI IERDA o IN NICIO FLE ECHA DERE ECHA FIN FIN FIN
Primera celd de la columna activa FIN P da
Otra fo orma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se e a xto desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el c s cuadro de tex a la izqu uierda de la barra de frmulas:
Por ejem mplo, para ir a la celda DF15 debe escribirllo en la cajja de texto y pulsar la tecla r a er INTRO. Aunque siempre pu uedes utiliza el ratn, utilizando las barras de despl ar , s lazamiento para visualizar la celda a la que quiere ir, y hace clic sobre sta. r l es er
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2.2. MOV VIMIENTO R PIDO EN EL LIBRO

Dentro de nuestro lib de trabaj existen va e bro jo arias hojas d clculo. P defecto a de Por aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero pod cambiar dra rse. a bservar los distintos mtodos para moverse por las dis ra stintas hoja del as En este apartado ob libro de trabajo. t
a Utilizar la barra de etiquetas.
Observar como en nuestro caso tenemos 3 hojas de c r o lculo, siend la hoja ac do ctiva, es de ecir, la hoja en la que esta situado para trabajar, la Hoja1. a s Haciendo clic sobre cualquier pe o c estaa camb biar de hoja es decir, s haces clic sobre la pestaa a, si Hoja3 pa asar a traba con dich hoja. ajar ha Si el nm mero de hoja no caben en la barra de etiqueta tendr que hacer us de los botones as n a as, so de la izqu uierda de dic barra pa visualizarlas: cha ara Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que est visual izando. v e Para visualizar la hoja siguie v ente a las qu est visua ue alizando. Para visualizar las ltimas ho v s ojas. Una vez visualizada la hoja a la que quiere acceder, ba astar con ha acer clic sob la etique de bre eta sta. d ben en la b barra, estos botones no tendrn ningn o Si todas las hojas del libro de trabajo cab efecto. mbinaciones de teclas p s para realizar desplazam r mientos dentr del ro Tambin se pueden utilizar com rabajo, como pueden se o er: libro de tr
MOVIMIENTO Hoja Sig guiente Hoja An nterior
TECLAD DO CTRL+AV VPAG CTRL+RE EPAG
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2.3. INTR RODUCIR DAT TOS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible intro ducir textos, nmeros o frmula En a s as. todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: s p s : Situar el cursor sob la celda donde se van a introd bre v ducir los da atos y teclea los datos que ar s desees in ntroducir. Aparecer rn en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como p n n puede observar en el dibujo siguiente: o
oducir el val en la celd puede ut lor da tilizar cualqu uiera de los tres mtodo que se ex os xplica Para intro a continu uacin: INTRO Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activ pasa a s la O: n va ser que se encuentra ju e usto por deb bajo. TECLA DE MOV AS VIMIENTO: Se valida el valor intro e oducido en la celda y a adems la c celda activa ca ambiar dependiendo de la flech pulsada, es decir, s pulsa FLE ha si ECHA DERE ECHA ser la ce elda contigua hacia la de erecha. CUADR DE ACE RO EPTACIN: Es el botn n de la b barra de frmulas, al ha acer clic sob l bre se valida el valor par introducirlo en la celda pero la ce ra a elda activa s seguir sien ndo la mism ma. cir acin cambia de opini y desea restaurar el contenido de la n l Si antes de introduc la informa s ial, y c o lic celda a su valor inici slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer cl sobre el b botn Cancelar r de la barra de fr b rmulas. As no se introd ducen los da atos y la celd seguir c el da con valor que tena. e Si ha in ntroducido mal una f rmula posiblemente n nos aparez zca un recuadro dnd donos informaci sobre el posible erro cometido, leerlo dete in or enidamente para compre ender lo que nos e dice y aceptar la corr reccin o no. c o ecer algo raro en la c celda, Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa , pero apare ar a a s comproba la frmula en la barra de frmulas para enco ntrar el error.
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2.4. MOD DIFICAR DATOS

Se puede modificar el contenido de una cel al mismo tiempo que se est es e e o lda o scribiendo o ms tarde, despus de la introduccin n. n v n os mete algn error, se p puede Si an no se ha validado la introducci de dato y se com modificar utilizando la tecla Retr r roceso del teclado para borrar el ca t a arcter situa a la izqu ado uierda del curso haciendo retroceder ste una posicin. N se pued utilizar la tecla FLE or, o No de a ECHA IZQUIER RDA porque equivale a validar la ent v trada de dat os. Si ya se ha valida e ado la ent trada de da atos y se desea mod dificar, Sele eccione la c celda adecuad despus active la Ba da, arra de Fr rmulas puls ando la teclla F2 o ir d directamente a la e barra de frmulas ha aciendo clic en la parte del dato a mo e d odificar. a e odificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Mo En la Barra de Frm mulas aparecer el punt de inserc to cin o curso al final de la misma, a or e ahora es cuand puede mo do odificar la inf formacin. Despus de teclear la modificacin pulse INT TRO o de cl ic sobre el b botn Acept tar. o acin se cam mbia de opin nin y se de esea restaurar el Si despus de haber modificado la informa contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pu o a ulsar la tecla Esc del tec a clado o hace clic er sobre el botn Canc celar de la barra de f rmulas. As no se intro oducen los datos y la celda muestra la informaci que ya te n ena. sea azar el conte enido de una celda por otro distinto se seleccio la celda y se a o, ona a Si se des reempla escribe el nuevo valo directamente sobre s e or sta.
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2.5. TIPO DE DATOS OS S

En una Hoja de Clc H culo, los distintos TIPOS DE DATOS que puede introducir son: S e e VALOR RES CONST TANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una c celda. Puede se un nmer una fech u hora, o un texto. er ro, ha Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. e h 0 n abe lda u s entes que es stn en blanc a co Si un texto no ca en la cel puedes utilizar todas las adyace su derecha para visualizarlo no obstan el texto s almacena nicament en la prim a o, nte se a te mera celda a. El texto aparece, por defecto alineado a la izquierda en la celda o, a a. FRMULAS, es decir, una se d ecuencia formada por: valores con nstantes, ref ferencias a otras celdas, nombres, fun n nciones, u operadores. Es una tcn o nica bsica p para el anl lisis de dato Se os. pueden realizar diver r rsas operaciones con lo datos de las hojas de clculo com +, -, x, /, Sen, os e mo Cos, etc... En una f rmula se pu ueden mezclar constant es, nombres referencia a otras ce s, as eldas, operador y funcion res nes.
2.6. LAS FRMULAS

Frmulas Una frm mula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras ce a p s eldas, nombres, funciones, u operadore es. mula es una tcnica b a sica para el anlisis de datos. S pueden realizar diversas Se Una frm operacion con los datos de las hojas de c nes s lculo como *, +, -, Seno Coseno, e o, etc... En una f rmula se pu ueden mezc constant clar tes, nombres referencia a otras ce s, as eldas, operad dores y funcion nes. La frm mula se escr ribe en la barra de frm mulas y deb empezar siempre p el be r por signo =.
Los dis stintos tipos de operado ores que se pueden utillizar en una frmula son e n: OPERAD DORES ARITMTICO OS Ejemplo: + - * / % ^ se em mplean pa ara produc cir resultad dos num ricos.
OPERAD DOR TIPO TEXTO se em T mplea para concatenar c c celdas que c contengan te exto. Ejemplo: &
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OPERAD DORES REL LACIONALE se emple ES ean para co omparar valo ores y propo orcionar un valor lgico (ve erdadero o falso) como resultado de la compara r e acin. Ejemp < > = <= >= < plo: <> OPERAD DORES DE REFERENC indican que el valor producido e la celda re CIA q en eferenciada debe ser utiliza en la fr ado rmula. En Ex xcel pueden ser: - Operad de rango indicado por dos punt (:), se em dor p tos mplea para indicar un r rango de ce eldas. Ejemplo: A1:G5 dor n p s e - Operad de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5
as ones en un misma e na expresin, cada parte de la mism se ma Cuando hay varia operacio e en nado. Ese o rden se con noce como p prioridad de los evala y se resuelve en un orde determin operadores. en p p dad y forzar la resoluci de r n Se puede utilizar parntesis para modificar el orde n de priorid algunas partes de un expresin antes que otras. p na n o Las oper raciones ent parntes son siem tre sis mpre ejecuta adas antes que las que estn fuer del e ra e parntesis. Sin emb bargo, dentr de los parntesis se mantiene la prioridad normal de los ro operador res. Cuando hay expresi iones que contienen op c peradores d ms de una catego de ora, se resu uelve antes las que tienen operadore aritmtic s n es cos, a conti inuacin las que tienen operadore de s n es compara acin y por ltimo las de operador lgicos . d res
Los op peradores de comparac cin tienen todos la mis sma prioridad, es decir q son resu que ueltos de izquie erda a derech en el ord en que aparecen. S on: ha, den a COMPA ARACIN Igualdad (=) d Desigua aldad (<>) Menor que (<) q Mayor que (>) q Menor o igual que ( (<=) Mayor o igual que ( (>=)
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peradores l gicos y ar ritmticos son resuelto en el sigu s os uiente orden de priorida (de n ad Los op mayor a menor): ARITMTIC A COS Exponenciac cin (^) Negacin (-) ) Multiplicaci (*) y Divis n sin (/) Adicin (+) y Sustracci (-) A n Concatenac C cin de carac cteres (&) icacin y divisin en la misma ex a xpresin, ca ada operaci es resue n elta a Cuando hay multipli medida que aparece, de izquierd a derecha Del mism modo, cua q da a. mo ando se pre esentan adic ciones y sustrac cciones en una misma expresin, cada oper a racin es re esuelta en e orden en que el n aparece, de izquierda a derecha. a El operador de concatenacin de cadenas de caracte s eres (&) no es realme o ente un ope erador aritmtico pero es prioritario resp o pecto a todos los operad dores de com mparacin. LGICOS S Not And Or
es Funcione Una func cin es una frmula esp pecial escrita con anticip a pacin y que acepta un valor o valores, n realiza un clculos con esos valores y dev nos s vuelve un res sultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y sii sta no se respeta Ex e xcel nos mos strar un mensa de error. aje 1) Los argumentos o valores de entrada van siempr entre pa a re arntesis. N deje esp No pacios antes o despus de cada parnte d c esis. 2) Los ar rgumentos pueden ser valores con p r nstantes (n mero o text frmula o funcion to), as nes. 3) Los ar rgumentos deben de se d epararse po un punto y coma ";". or
Ejemplo: A1:B3) esta funcin equ uivale a =A1+ +A2+A3+B1 +B2+B3 =SUMA(A
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2.7. ERR RORES EN LO DATOS OS

Cuando introduce una frmula en una celda pued e ocurrir q u a c que se prod duzca un e error. endo del tipo de error pu o uede que Ex xcel nos avis o no. se Dependie Cuando nos av visa del error, el cuadro de dilogo e que ap parece ten ndr el aspecto que ve a la derecha: q d posible Nos da d una propuesta que puede aceptar a e haciendo clic sobre el botn o S o rec chazar utiliz zando el botn No o.
Puede detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con u smbolo en la n q un s uierda tal co omo esto: esquina superior izqu . que no permitir saber ms s os sobre
Al hacer clic sobre el smbolo ap parecer un cuadro com mo el error.
endo del tipo de error, al hacer clic sobre el c c cuadro anter rior se mostrar un cua adro u Dependie otro, sien el ms fr ndo recuente el que aparece a continuac q e cin: Este cu uadro nos dice que la frmu ula es incoheren nte y nos deja elegir entre dife r erentes opciones Posibleme s. ente el error sea simple r emente que la frmula de la celda no tiene el mismo f o aspecto que todas la dems f q as rmulas adyacente (por ejem mplo, sta sea una resta y todas las r dems su umas). Si no sab qu hacer, dispone de la opcin Ayuda be A sobre es error. ste Si lo que quiere es comproba la frmula para s ar a saber si hay que mo odificarla o no podra utilizar la n opcin Modificar en la barra de frmulas. M e Si la frm mula es corre ecta, se utiliz zar la opci Omitir er n rror para que desaparez el smbo de zca olo la esquina de la celda.
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Puede que al introducir la frm mula nos apa arezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo o TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tip de error. Por ejemplo u po o: ##### se produce cuando el an e ncho de una columna n es suficie a no ente o cuando se utiliza una a fecha o una hora neg u gativa. #NUM! cuando se ha introducid un tipo de argumento o de opera c h do e o ando incorre ecto, como p puede ser suma textos. ar #DIV/0! cuando se divide un nm d mero por ce ero. BRE? cuando Excel no reconoce el texto de la f r frmula. #NOMB #N/A cua ando un valo no est dis or sponible par una funci o frmula ra n a. #REF! se produce cuando una referencia de celda no e vlida. s c r e es #NUM! cuando se escriben valo c e ores numric no vlido en una f cos os rmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una intersecc ! u cin de dos reas que n se interse no ectan. Tambin en estos ca asos, la celd como en el caso ant da, n terior, conte endr adem un smbo en s olo la esquin superior izquierda tal como: na antes. . Este smbo se utiliza como ha visto olo ar
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EJERCICIOS
e A 1. Ve a la celda A1 de la Hoja1.
cribe el nm mero 100. 2 Esc
cribe 200 en la celda B1. n 3 Esc
ultiplica el contenido de la celda A1 por el c c e A contenido de la celda B y escribe el e B1 4 Mu resultado en la celd D1. da
odifica el valo de la celda A1 por 2. or 5 Mo
erva el result tado de la ce elda D1. Obse
cribe el texto Esto es un prueba en la celda A o na e A3. 6 Esc
cribe 30 en la celda B3. l 7 Esc
A Qu pasa con lo que hay en la celda A3?
cribe el nm mero 4589625 5478965236 en la ce lda A5. 648 8 Esc
Qu pasa?
erra s . 9 Cie el libro sin guardar los cambios.
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3. TRAB BAJAR CON ARCHIVOS N S

u abajaran las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guar s rdar, En esta unidad se tra guardar como y cerra para pode manejarla sin proble mas a la hora de trabaja con libros de c ar er as ar s trabajo de Excel. e
3.1. GUA ARDAR UN LIBRO DE TRA ABAJO

Cuando empieza a crear un libro de tra abajo y quiiere recuperarlo en ot tra ocasin para modificar rlo, imprimir rlo, en fin, realizar cua r alquier opera acin poste erior sobre ste, tendr que almacenarlo en alg guna unidad de disco esta oper o, racin se de enomina Gu uardar. Tam mbin cuando tenga un libr ya guarda y lo modifique, para que los ca ro ado a ambios perm manezcan de eber guardar el libro antes de cerrar. e s Para almacenar un libro de traba puede ut ajo, tilizar varios mtodos. s Un m todo consis en almac ste cenar el arc chivo asign ndole un n nombre: Haz clic el Botn Off e fice y elige la opcin Gu l uardar com o... Aparecer el siguient cuadro de dilogo: r te e
Si el archivo ya exis sta, es dec ya tena un nombre, aparecer en el recua cir adro Nombr de re archivo su antiguo nombre, si pulsas el bot Guardar , sin indicarlle una nueva ruta de arc s n n a chivo, modificar el docume r ento sobre el cual est trabajando. e t
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Por el co ontrario si qu uiere crear otro nuevo do ocumento co las modif on ficaciones que has realizado, sin camb el docum biar mento origina tendr que seguir esto pasos: al e os En el rec cuadro Guar rdar en haz clic sobre la flecha de la derecha para selecc cionar la un nidad donde va a grabar el trabajo. as r Observa como en el recuadro inferior aparecen la distintas subcarpeta de la unidad o a as as seleccion nada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el arch ivo. d En el recuadro Nomb de archivo, escribe el nombre q quiere p bre e que ponerle al ar rchivo. y por ltim haz clic sobre el bot Guardar mo s n r.
todo consis en almacenar el archivo con el mismo ste a n o Otro m nombre que tena antes de la modificacin. Para ello: m Selecc ciona la opci Guardar del Botn Office. n O
de la Bar de Acce Rpido, se guardar con O bien, haz clic so obre el botn Guardar n rra eso el mismo nombre que tena. Tam o e mbin puede utilizar la co e ombinacin de teclas Ct + G. trl Si el arch hivo era nue evo, aparece el cuadro de dilogo Guardar c er o o como... que le permitir darle nombre y elegir la rut donde lo va a guarda ta ar.
3.2. CER RRAR UN LIBR DE TRAB RO BAJO
o ar rchivo, conv vendr salir Una vez que termino de trabaja con un ar de l par no estar utilizando memoria int ra m tilmente. La operacin a de salir de un do ocumento recibe el no r ombre de Cierre del documen Se puede cerrar un documento de varias fo rmas. nto. Una de ellas consiste en utiliza el Botn Office e ar Seleccion el Botn Office y elig la opcin Cerrar. na ge n
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En caso de detectar un archivo al cual se le r l ha rea modif alizado una ficacin no n almacena ada, Excel nos avisa ar de ell lo mostrand el siguien cuadro de dilogo: do nte e Haz clic sobre el bot s n: Cancelar para no ce r errar el docu umento. No para salir del do ocumento sin almacen las mod nar dificaciones realizada desde la s ltima vez que guardo. S para almacenar el document antes de salir de l. a e to En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, ap o parecer el c cuadro de dilogo Guardar como para poder asi a ignarle un nombre, en caso contr n rario, se alm macenar c con el nombre que tena. q
Otra fo orma consist en utilizar el botn Cerrar te r C barra de ttulo que ce errara el pro ograma Exce el.
d e la barra d men, cuidado no el de la de
3.3. EMP PEZAR UN NU UEVO LIBRO DE TRABAJO O

Cuando entra a Exce automtica e el amente se in nicia un libro de trabajo vaco, o pero sup pongamos que quiere crear otro libro nuevo la operacin se c o, denomina Nuevo. a Para empezar a cre un nuev libro de trabajo, seg ear vo t guir los sigu uientes pasos: Selecc ciona el Bot Office y elige la opcin Nuevo. n e
O bien utilizar la co ombinacin de teclas CT TRL+U. eberas seleccionar Lib ro en blanco y hacer clic en Aceptar En el cuadro que aparecer de
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3.4. ABR UN LIBRO DE TRABAJ YA EXISTE RIR O JO ENTE
Si quiere recuperar algn libro de trabajo ya guardado la operaciin se denom o, mina Abrir. Para abri un archivo ya existente selecciona la opcin A ir o a Abrir del Bo otn Office.
Aparecer el cuadro de dilogo siguiente: r s
Haz clic sobre la flec de la der s cha recha del rec cuadro Busc en. car
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Se desple egar una lista con las unidades dis u sponibles de la computa e adora.
Elige la unidad desea u ada, haciend clic sobre sta. do e En el recuadro inferio aparecern las distintas carpetas de la unida elegida. or, s ad Haz doble clic sobre la carpeta donde se enc uperar. d cuentra el ar rchivo a recu Al abrir una carpeta, sta se sita en el rec u , cuadro supe erior Buscar en, y ahor en el recu r ra uadro inferior aparecer tod la informa da acin de dicha carpeta. Haz clic sobre el arch s hivo deseado y despus sobre el bo s otn Abrir. Nota: En el entorno de Windows Vista, este dalogo no es igua aunque l n o e o al, las opciones son s prcticam mente las mismas.
orma dispon nible tambin para abrir un docum r mento, consis en utiliz una list de ste zar ta Otra fo documen ntos abierto anteriorm os mente. Seleccion el men Botn Offic na B ce. A la dere echa de la ventana del men, Exc presenta una lista c cel a con los ltim mos documentos abiertos.
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Haz clic sobre el doc s cumento des seado. El primer documento de la lista es el ltimo que se abri r o e q . Si quiere que un doc e cumento se muestre siempre en la lista de Doc cumentos re ecientes ha clic az sobre el icono qu se encue ue entra a su de erecha que lo fijar en la lista hasta que lo vue a elva a desactiva ar.
Botones del cuadro de dilogo Abrir o o Cuando se abre el cuadro de dilogo aparecen va l e a arios botone en la p es parte superior. A continuac cin se expli ican: Est botn slo estar di te isponible en caso de h n haber cambiiado de car rpeta, y per rmitir volver atr rs, es decir la carpeta abierta ante r, eriormente. Perm ir al nive anterior. Por ejemplo si esta en la carpeta Mis documentos, como s se mite el P s a sta encuentra en el disco duro, ir di a o irectamente a ste. Perm borrar el archivo sele mite eccionado de la lista. Sirve para crear una nueva carpeta den e ntro de la qu se encue ue entra abierta A continuacin a. habr que especifica un nomb arle bre. Per rmite cambia la forma de visualizar la lista de a ar d archivos.
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EJERCICIOS
on Precio co iva. 1 Crear un libro para saber cul es el precio de un artcu aplicndo el 16% d IVA. u ulo ole de El precio sin IVA es un valo que se tendr que o or e introducir as como el porcentaj de IVA, pero el preci o r, je p con IVA se calcular con una fr s rmula. A la der recha tienes un ejemp de cm tiene qu e s plo mo quedar, teniendo en cuenta que tanto el imp t porte de iv va como el precio con iva tienen que calcular utilizand o p q rse frmulas. . 2 Guarda el libro en la carpeta Mis docum ar a mentos del disco duro con el no o, ombre de P Precio IVA. 3 Modific el precio sin IVA po 3000, y observar el resultado (p car o or o para compro obar el resu ultado tendr qu introducir el valor 3000 y despu pulsar IN TRO o cualquier otro m ue r s mtodo visto, sino no se habr modifica realmente la celda y no se podr comproba el efecto d cambio e las ado r ar del en celdas qu contienen frmulas). ue n 4 Cerrar el libro de tr rabajo sin gu uardar los ca ambios realiz zados. 5 Abrir el libro anter e rior, y comp probar como las ltimas modificacio o s ones (camb del precio por bio 3000 en vez de 1000 no se han guardado. v 0) 6 Cerrar el libro.
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Factura muebles. m 1 Empezar un nuevo libro de trab o bajo. 2 Crear una factura sencilla para la venta de muebles. u s a e El modelo deber se como apar o er rece en la fig gura de abaj teniendo en cuenta q las celdas de ajo, o que color azu contienen frmulas. ul
3 Guarda el libro en la carpeta Mis docum ar a mentos del disco duro, con el nom mbre de Factura muebles s. 4 Modific el precio de las sillas por 2000, y observar ell resultado. car s 5 Cerrar el libro de tr rabajo guard dando los cambios rea c alizados.
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4. MANI IPULANDO CELDAS

Aprender los diferentes mtodos de selec r ccin de ce eldas para p poder modific el aspec de car cto stas, as como dife s erenciar entre cada uno de los m o todos y sa aber elegir e ms adec el cuado segn la operacin a realizar.
4.1. SELECCIN DE CELDAS C

Antes de realizar cualquier modificacin a una celd o a un rango de c e da celdas con Excel 2007, ten ndr que sel leccionar aq quellas celd sobre las que quiere que se rea das s e alice la opera acin. A continu uacin encon ntrar algunos de los m todos de se eleccin m utilizados. s . A la hora de seleccio a onar celdas es muy impo e ortante fijars en la form del punte del ratn para se ma ero n saber si realmente va a seleccio r onar celdas o realizar ot operacin La forma del punter del tra n. a ro ratn a la hora de seleccion e nar celdas consiste en una cruz gruesa bl n z lanca, tal c como: .
cin de una celda Selecc Para sele eccionar un nica cel slo tien que hac clic sobr la celda a selecciona con na lda nes cer re ar el botn izquierdo de ratn. i el
cin de un rango de ce r eldas Selecc Para seleccionar un conjunto de celda adyacen o as ntes, pulsa el botn ar n izquierdo del ratn en la primera celda a se o e a eleccionar y mantener pulsado el l botn de ratn mientras se arrastra has la ltim celda a s el a sta ma seleccionar, despus soltarlo y ve como las celdas sele er s eccionadas a aparecen co un marco on o alrededor y cambian de color.
Selecc cin de una columna Para sele eccionar un columna hay que sit na a tuar el curso sobre el identificativ superior de la or vo columna a seleccion a nar y hacer clic sobre ste.
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Selecc cin de una fila Para se eleccionar una fila hay que h situar el cursor sob el identi bre ificativo izquierdo de la fil a selecc o la cionar y hacer cli sobre ste ic e.
cin de una hoja entera a Selecc Situarse sobre el bo otn superio izquierdo de la hoj a situado or o entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y h e a hacer clic sobre st te. Si realiza una operac a cin de hojas como elim minar hoja o insertar una hoja no hace falta seleccionar todas las celdas con este a, mtodo ya que el estar situado en la hoja basta par tenerla y os ra seleccion nada.
4.2. AA ADIR A UNA SELECCIN S

Muchas veces pued que se nos olvide seleccionar a de n alguna celda o que quiera seleccionar a celdas NO contigua para ello se ha de re N as, o ealizar la nu ueva selecci manteniendo pulsa la n ada tecla CTR RL. Este tipo de selecci se puede aplicar con celdas, co o n e n olumnas o filas. Por eje emplo selecc cionar una fila y aadir una nueva fila a la se u eleccin ha aciendo clic sobre el i indicador de fila mantenie endo pulsada la tecla CT a TRL.
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4.3. AMP PLIAR O REDUCIR UNA SE ELECCIN

Si quiere ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre qu la selecci sea de c r a a ue in celdas contiguas realizar lo siguiente pasos, manteniendo pulsada lla tecla MA r s, os es m o AYUS, hacer clic donde quiere que te ermine la se eleccin.
4.4. COP PIAR CELDAS UTILIZANDO EL PORTA S O APAPELES

La operacin de cop piar duplica una celda o rango de celdas a o e otra posici Cuando u n. utiliza el portap papeles entran en jueg 2 operaciones Cop go piar y Pega La opera ar. acin de Copiar duplicar las celdas seleccionad al porta das apapeles de Windows y Pegar cop la inform pia macin del portapapeles a do onde se enc cuentre situa ado. Para cop unas celdas a otra posicin, tien que realiz piar ne zarlo en dos tiempos: En un primer tiemp copia al portapapeles las celdas a duplicar: p po p s Seleccion las celda a copiar. nar as Seleccion la pesta Inicio. nar a Hacer clic en el botn Copiar. c n O bien, utilizar la com mbinacin de teclado CT e TRL + C. Observa como apar rece una ln nea de mar rca alrededo de las ce or eldas copiad das indicando la informaci situada en el portapa in e apeles.
En un segundo tiem las tras s mpo slada del por rtapapeles a la hoja: rimeras. Seleccion las celda sobre las que quiere copiar las pr nar as Seleccion la pesta Inicio. nar a Haz clic en el botn Pegar. e P RL O bien, utiliza la com mbinacin de teclado CTR + V. Cuidado, ya que al pegar unas celdas so s obre otras n vacas, s borrar el contenid de no se do stas lt timas.
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En el pas 4 no tien por qu seleccionar el rango co so nes r ompleto sob el que s va a pega ya bre se ar, que si se selecciona una nica celda, Excel 2007 extie e a ende el rea de pegado para ajusta al a arlo tamao y la forma del rea copiada. La cel seleccio nada ser la esquina s lda superior izqu uierda del rea pegada. Para quitar la lnea de marca alrededor del rea cop d piada, pulsa la tecla E ar ESC del tec clado, mientras tengas la ln de marc puedes vo nea ca olver a pega el rango e otras celd sin nece ar en das esidad de volver a copiar. r
Con el Portapape eles podr pegar ha asta 24 o objetos almacena ados en l con sucesiva copias. c as Puede ac cceder al Po ortapapeles haciendo clic en la pe s c equea flecha qu aparece en la parte superior dere ue e echa de la se eccin Portapap peles de la pestaa Inic p cio. Esta barr tiene el as ra specto de la figura de la derecha. En nuest caso pue observar que hay 3 elementos q se tro ede r que pueden pegar. p Para peg uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a peg gar c o gar. Para peg todos los elementos a la vez, hacer clic so gar s s h obre el botn . . del pan nel.
ue s e eles, hacer c lic sobre el b botn Y si lo qu queremos es vaciar el Portapape Si no le in nteresa ver la Barra del Portapape l eles, hacer c sobre su botn cerra clic ar
ambin elegir si quiere que aparez automt zca ticamente esta barra o no a la hora de Puede ta copiar alg element Para ello: gn to. Hacer clic sobre el bo c otn Seleccion nar la opcin Mostrar r automticamente el Portapap peles de Office, para O a activar en caso de querer visualizar automticamente, o rla para desactivarla en caso o contrario. .
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Al desple egar el bot de opcion tambin puede actiivar algunas de las siguientes opc n nes n s ciones descritas a continuac s cin: Si activa la opcin Recopilar sin mostrar el Portapap R e peles de Off fice copiar el contenid del do portapapeles sin mos strarlo. Si activa la opcin Mostrar el icono del Portapape a eles de Off fice en la barra de ta areas aparecer en la barra de tareas del sistema (junto al rel oj del sistem el icono del portapa r a ma) apeles . M ado cerca de la barra d tareas al copiar mos de l strar en la parte Si activa la opcin Mostrar esta inferior derecha de la ventana un mensaje informndo del nm d e ote mero de elem mentos cop piados .
4.5. COP PIAR CELDAS UTILIZANDO EL RATN S O

Para dup plicar un rango de celd das a otra posicin de entro de la misma hoja sin utiliz el a, zar portapap peles, seguir los siguien ntes pasos: Se eleccionar la celdas a copiar. as c Situarse sobre un borde de la selecci y pulsar la tecla CTR d in RL.
Observa como el puntero del ratn se transforma en O o e a
Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, M C ar n ar rrastrarlo hasta donde se quiere cop el rango piar o. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el r O u e rango en caso de so oltar el botn del ratn. n So oltar el botn del ratn cuando este donde quie copiar el rango. c era So oltar la tecla CTRL. a
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e dyacentes Copiar en celdas ad Se explic car un mto muy rp odo pido para copiar en celd adyace das entes. Dicho mtodo util o liza el autorrelleno, a continuacin se explica cm utilizarlo y qu pasa cuando las celdas que copia mo contienen frmulas. n Para cop piar un rang de celda a otra po go as osicin siem mpre que st ltima sea adyacente a la ta a e seleccin a copiar, se n eguir los siguientes paso os: Seleccion las celda a copiar. nar as Situarse sobre la esq quina inferio derecha de la selecciin que con or d ntiene un cua adrado negr es ro, el contro olador de re elleno. Al situars sobre el controlador de relleno, el puntero de ratn se co se c d el onvertir en una cruz ne egra. Pulsar en ntonces el botn del ra b atn y mant tenindolo p pulsado, arr rastrarlo has donde q sta quiere copiar el rango. Observa como apare un recua ece adro que nos indica dnd se situar el rango. s de Soltar el botn del ra atn cuando est donde quiere copia el rango. ar Despus de soltar el botn del ratn apare e ecer en la esquina inf ferior derecha de las c celdas copiadas el icono de Opciones de autorrell s d leno Desplega ando el botn pue ede ver el . o Cuadro y elegir el o tipo de cop piado:
Nota: Si no apare i ece el cont trolador de relleno d ebe activar e rlo entrando por el men Herramie entas, Opc ciones..., en la ficha Modificar a n activar la c casilla Perm mitir arrastr rar y colocar. Cuando copia celda con frm as mulas que contienen referencias a otras celdas, como por s riar, dependiendo de d donde vaya a copiar la frmula, es es sto ejemplo =A2+3, la frmula var porque las referenc cias contenidas en la frmula so lo que denominan REFERENCIAS on RELATIV VAS son rela ativas a la ce elda que las contiene. s As si en la celda B3 tiene la f n B rmula =A2+3 y copia la celda B3 a la celda B4 , esta 3 ltima contendr la frmula =A3+3. A veces pued resultar incmodo la actualizac a de a cin anterior a la r hora de trabajar y por ello Exc 2007 dis p cel spone de ot tros tipos de referencia como so las as on ABSOLU UTAS y las MIXTAS. M
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Para indi icar una ref ferencia absoluta en una frmula tiene que p u poner el sig gno $ delant del te nombre de la fila y de la columna de la celda por ejemp =$A$2, y as aunque copie la ce d a a, plo e elda a otra, nunca variar la referencia. a Para indicar una ref ferencia mi ixta, pondr el signo $ delante de nombre d la fila o de la el de columna, dependiend de lo que quiere fijar, por ejemplo =$A2 o =A , do e , o A$2.
4.6. PEG GADO ESPEC CIAL
nas ocasione nos puede interesa copiar el valor de una celda sin llevarnos la es ar l En algun frmula, o copiar la frmula pero no el formato o a a p f aspecto de la celda, es decir, eleg los s gir elemento del rango a copiar. Es posibilida nos la pro os sta ad oporciona ell Pegado es special. Para utiliz esta pos zar sibilidad: Seleccion las celda a copiar. nar as Hacer clic en el bo otn Copiar de la pesta Inicio. d a O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C. c C ece ea a as s nos Observa como apare una lne de marca alrededor de las celda copiadas indicndon la informaci situada en el portapa in e apeles. Seleccion las celda donde quiere copiarla nar as as. Haz clic en la flecha del botn Pegar que se encuent en la a tra I cciona Pega ado especia al. pestaa Inicio y selec
Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que r o o e n tendrs que activar la opciones que se ada q as s apten al peg ado que quieras re ealizar:
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P rmula Todo: Para copiar tanto la f como el formato de la celda. f a Frmulas: Para cop nicame piar ente la frmula de la celda pero no el fo d p ormato de sta. Valores: Para copia el resultado de ar una celda pero no la frmula, como tampoco el formato. Formato Para cop nicame os: piar ente el formato de la cel lda pero no el n contenido o. Comenta arios: Para copiar c comentar rios asignad dos a las celdas c (no estud diado en este curso). e Validaci Para pe n: egar las reglas de valida acin de las celdas cop s piadas (no e estudiado en este n curso). cepto borde Para cop las frmulas as com todos los formatos ex es: piar mo s xcepto bordes. Todo exc Ancho de las colum mnas: Para copiar la anc c chura de la c columna. o os opiar nicam mente las f rmulas y todas los opc ciones Formato de nmero y frmulas: Para co de formato de nmer de las ce ros eldas seleccionadas. o os piar ente los valo ores y todas los opcione de s es Formato de nmero y valores: Para cop nicame formato de nmeros de las celda selecciona d as adas.
a obre la flecha del botn aparece n Como ha visto, al hacer clic so una lista desplegable en la que a parte de la opcin Pegado e, d n especial, aparecen las opciones ms impo ortantes de llas vistas anteriorm mente. Slo tend que eleg el tipo de pegado. dr gir
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4.7. MOV CELDAS UTILIZANDO EL PORTAP VER S O PAPELES

La operacin de mov desplaz una celda o rango de celdas a o ver za a e otra posici Cuando u n. utiliza el portap papeles entr ran en juego dos oper raciones Co ortar y Pegar. La oper racin de C Cortar desplaza ar las cel ldas selecc cionadas al portapap a peles de W Windows y Pegar cop pia la informac cin del por rtapapeles a donde se encuentre situado. Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los sigu m c a uientes paso os: Seleccion las celda a mover. nar as Seleccion la pestaa Inicio y hacer clic en el botn C nar Cortar. O bien, utiliza la combinaci de a n teclado CTRL + X. C Observa como apar rece una ln nea de mar rca alrededo de las celdas cortad or das indicando la informaci situada en el portapa in e apeles. A continu uacin selec ccionar las celdas donde quiere que se siten llas celdas c c e e cortadas (no hace falta sele eccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, y que si se selecciona una r e a ya e a nica celda, Excel extiende el rea de peg e gado para a ajustarlo al tamao y la forma del rea a cortada. La celda sel leccionada ser la esquina superior izquierda del rea pega s r ada). Selecc cionar la pes staa Inicio y haz clic en el botn P Pegar. O bi ien, utiliza la combinaci de a n teclado CTRL + V. C Cuidado ya que al pegar unas celdas so o, s obre otras n vacas, s borrar el contenid de no se do stas lt timas, no po odr utilizar el pegado especial vi r o isto en el te ema anterio or. Tampoco se modifica las refere o an encias relati ivas que se encuentran en la frmu asociada a la n ula a celda que mueve. e
4.8. MOV CELDAS UTILIZANDO EL RATN VER S O

Para des splazar un rango de ce r eldas a otra posicin d a dentro de la misma ho sin utiliz el a oja, zar portapap peles, seguir los siguien ntes pasos: Seleccion las celda a mover. nar as Situarse sobre un bo orde de la se eleccin. El puntero del ratn se con p nvertir en u flecha b una blanca apuntand hacia la iz do zquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .
Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, a l arrastrarlo ha asta dnde quiere mov el ver rango.
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Observa como apare un recua ece adro que nos indica dn se situar el rango e caso de soltar nde en el botn del ratn. d Suelta el botn del ra atn cuando hayas llega a dnde quiere deja las celdas. ado ar
Si quie mover al ere lgn rango de celdas a otra hoja s seguir los siguientes pasos: Seleccion las celda a mover. nar as Situarse sobre un bo orde de la se eleccin. El puntero del ratn se con p nvertir en u flecha b una blanca apuntand hacia la iz do zquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .
Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsa la tecla A r s ar ALT, despu pasar el p s puntero del ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el ra s ango de celd que hay seleccionado, das yas vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa e p a a. Una vez situado en la hoja desea soltar la tecla ALT. a ada a Despus, soltar el pu untero del ra atn una vez situado en el lugar don quieres d z nde dejar las celdas.
4.9. BOR RRAR CELDA AS

Puede qu alguna ve introduzca informaci en una ce ue ez a n elda y a cont tinuacin de ecida borrarla a. Para ello debe selecc cionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuacin... d Ir a la pestaa Inic p cio. Escoger la opcin Bo orrar, entonces aparece otro subm er men. Seleccion una de la opciones disponibles entre: nar as s s Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas o eldas y seleccion nadas, los comentario ligados a esas ce os cualquie formato excepto la an er e nchura de la columna y la altura a de la fila. da s 0 opcin Ejemplo: En una celd tiene introducido el siguiente vallor: $12,000 borra la celda con la o Todo. Si ahora introd duce el valor 23000 apa r arecer tal co omo lo acab de escribir sin formato ba o.
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Borrar Formatos: Borra el fo F B ormato de las celdas seleccionad l das que pa asan a asum el mir formato Estndar, pero no bo p orra su con ntenido y s sus coment tarios. Cuan ndo se hab de bla formato nos referimos a todas las opcion nes disponib bles en el c cuadro de d dilogo For rmato Celdas. Ejemplo: En una celd tiene introducido el siguiente vallor: $12,000 borra la celda con la o da s 0 opcin Formato Ahora en la celda aparecer 12 o. 2000 ya que nicamen ha borra e nte ado el formato o aspecto de sta, no el contenido d e o. Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celda seleccion C E c d as nadas, tenga o no frm an mulas, pero mantiene sus comentario y su form os mato. da s 0 opcin Ejemplo: En una celd tiene introducido el siguiente vallor: $12,000 borra la celda con la o Contenid Si ahor introduce el valor 23000 apare do. ra e ecer con e formato a el anterior, es decir $23,000. Borrar Comentario C os: Suprim cualquie comenta me er ario ligado al rango de las c o celdas seleccion nadas, pero conserva sus contenidos y form s matos. El es studio de los comentario no s os es objeto de este cur o rso.
orma de elim minar el contenido de un celda: na Otra fo Seleccion la celda a borrar. nar Pulsar la tecla SUPR R Con esta opcin nic a camente se borrar el contenido d la celda. c de
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EJERCICIOS
1 Abrir el libro de trab bajo Precio IVA de la ca arpeta Mis d documentos del disco d s duro. 2 Copiar el rango A1 1:C7 a otra hoja de clcu h ulo. Observa como en el resultado se ha copiado tambin el formato de las celdas y formulas. e o 3 Deshac la operac cer cin anterior r. 4 Copiarl otra vez utilizando el portapapele de forma que no se copie las f lo u es, a e formulas, so los olo valores.
Ejercicio de Selecc os cin
Seleccion la colum C. nar mna Seleccion la fila 4. nar Seleccion desde la fila 5 hasta la 16. nar a Seleccion conjunta nar amente la ce elda A5 y la celda A9. c Seleccion la hoja entera. nar e Seleccion la fila 4 y la columna A al mismo tiempo. nar a o Seleccion desde la celda A1 hasta la F16 utilizando la tecla MAYU (Shif). nar a a US
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5. FORM MATO DE CELDAS C

Excel permite no solo realizar cu uentas sino que tambi n permite da una bue present arle ena tacin a nuestra hoja de c a lculo resalta ando la info ormacin m interesa ms ante, de esta forma co un on solo vist tazo podrem mos percib la inform bir macin ms importante y as saca conclusi e ar iones de forma rpida y eficiente. Po ejemplo ll a e or levar la cuen de todos nuestros g nta s gastos y nue estras ganancia del ao y resaltar en color rojo la prdidas y en color v as as verde las ga anancias, de esta e forma sabrn rpidam mente si el ao ha ido bien o mal. a A continu uacin ver las diferente opciones disponible en Excel 2 l es s es 2007 respec al camb de cto bio aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cm manejar a mo rlas para m modificar el t tipo y aspecto de la letra, la alineaci bordes, sombreado y forma d visualiza nmeros en la n, os de ar celda.
5.1. FUENTE
Excel per rmite cambi la aparie iar encia de los datos de u hoja de clculo cam s una mbiando la fu uente, el tamao estilo y co de los da o, olor atos de una celda. Para cam mbiar la apa ariencia de los datos de nuestra h d hoja de clculo, utilizar los cuadro de r os dilogo o la banda de opciones, a continuacin se descr e riben estas d formas, en cualquie de dos era las dos primero debe p ers previam mente selecc cionar el ran de celda al cual se quiere mod ngo as e dificar el aspect to: Utilizan los cuad ndo dros de dilo ogo: En la pes staa Inicio haz clic en la flecha qu se encuen ue ntra al pie de la sec ccin Fuente e. Del cuad de dilog que se abre, Forma dro go a ato de celda haciend clic sobr la pesta as, do re aa Fuente, aparecer la ficha de la derecha. a a Una ve ez elegidos todos los aspect s tos deseados hacer clic sobre el botn Aceptar s, r. Conforme va camb e biando los valores de la v ficha, apa arece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo que d edar nuestr seleccin en ra la celda. m a egir ato Esto es muy til a la hora de ele el forma que ms se adapte a lo que quer remos. nuacin se explican las distint e tas A contin opciones de la ficha Fuente. s
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Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, e decir, un t S a es tipo de letra. . Si elegim mos un tipo de letra co el identificativo on de elante de su nombre, n u nos indica q que la fuente elegida es Tr rue Type, es decir, qu se usar la misma f e ue fuente en la pantalla q a que la uente impresora y que ad a, dems es una fuente escalable (p u e podemos es scribir un ta amao de fu aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles) . n d d Estilo: Se elegir de la lista un estilo de esc S e e critura. No to odos los estilos son disp ponibles con cada tipo de fu uente. Los es stilos posible son: Norm Cursiva Negrita, N es mal, a, Negrita Curs siva. Tamao: Dependien del tipo de fuente el : ndo legido, se ellegir un tam mao u otro. Se puede elegir de la lista o bien tecle a earlo directa amente una vez situados en el recua s adro. Subrayado: Observa como la opcin activ es Ningu o va uno, haciend clic sobr la flecha de la do re derecha se abrir una lista despl s legable dond tendrs q elegir un tipo de sub de que n brayado. Color: Por defecto el color act P tivo es Auto omtico, pe haciend clic sobre la flecha de la ero do e derecha podrs elegir un color para la letra. d d achado, Sup perndice y Subndice. Para Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Ta activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la cas u s silla de verificacin que s encuentra a la se izquierda a. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las o n e s e opciones de fuente que Excel 2007 tien por defect ne to. En la Banda de opciones dis B o spone de un botones que nos pe nos s ermiten mod dificar alguna de as las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida como: a e a a, En este recuadro aparece el tipo de fu o e uente o letr de la celd en la que nos ra da e encontramos situado Para cam os. mbiarlo, hace clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro er e a tipo. Al igual que el botn de Fuente an e e nterior, apare rece el tama ao de nue estra celda, para cambiarlo puedes ele otro des la flecha de la dere o egir sde a echa, o bien escribirlo di irectamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o qu a uitar la Negr rita. Al hace clic sobre ste se activa o er e desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. a d o Este botn funcio igual que el de la Negrita, pero en este cas lo utilizam para po ona so mos oner o quitar la Cursiva. C
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Este botn fun e nciona como los dos anteriores pe para po o a ero oner o quita el Subra ar ayado simple. Con este botn podemos elegir un colo para la f n e or fuente. Deba de la letr A aparece una ajo ra e lnea, en nuestro cas roja, que nos indica que si hace so emos clic sobre el botn cambiarem la n mos letra a es color. En caso de que se erer otro colo hacer clic sobre la fle or, c echa de la derecha y ele egirlo.
5.2. ALIN NEACIN

Se puede asignar formato a las entrada de las c f as celdas a fin de que lo datos qu n os ueden alineado u orientados de una forma deter os rminada. Para cam mbiar la aline eacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los si s n iguientes pa asos: Selecc cionar el rango de celdas al cua queremos modificar la al s alineacin. Haz clic en la flecha que se encuentr al pie d la secc c s ra de cin Alineaci n. Aparecer la ficha de la derecha. r e Elegir las opciones deseadas. s d Una vez elegidas todas las opc ciones deseadas hacer clic sobre el botn s, c Aceptar. A continu uacin pasa amos a explicarte las distint opciones de la ficha. tas s Alineaci n del te exto Horizo ontal: Alinea el contenido de las celdas e o c seleccion nadas horiz zontalmente es e, decir res specto de la anchura de las a d celdas. Al hacer clic sobre la flecha A c f de la der recha podrs elegir entre una s e de las sig guientes opc ciones: GENERA AL: Es la opcin de Excel 200 por defe 07 ecto, alinea las celda seleccion a as nadas dependie endo del tipo de dato in o ntroducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la e s izquierda a.
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IZQUIER RDA (Sangr Alinea el contenido de las celda seleccion a): e as nadas a la iz zquierda de stas independ dientemente del tipo de dato. Ob d bserva com o a la der recha apare ece un recu uadro Sangra: que por de efecto est a 0, pero cada vez qu se increm c ue menta este valor en un la no, d c n m recha, para que el conte enido de la celda entrada de la celda comienza un carcter ms a la der no est pegado al bo p orde izquierd de la celd do da. CENTRA Centra el contenido de las celda selecciona AR: e as adas dentro de stas. o DERECH (Sangra Alinea el contenido de las celda seleccionadas a la derecha de HA a): d as stas, independ dientemente del tipo de dato. Obs e serva como a la derecha aparece un recuadro de Sangra: que por de efecto est a 0, pero cada vez qu se increm c ue menta este valor en un la no, entrada de la celda comienza un carcter ms a la izqu d c n m uierda, para que el conte enido de la celda no est pegado al bo p orde derecho de la celda o a. LLENAR Esta opci no es rea R: n almente una alineacin sino que que repite el dato de la celda a emos escrito * y elegim la para relle enar la anch hura de la ce elda. Es dec si en un celda tene cir, na mos opcin Ll lenar, en la celda apare ecer ******** ***** hasta c completar la anchura de la celda. JUSTIFIC CAR: Con esta opcin el contenido de las celda seleccion e as nadas se alin near tanto p la por derecha como por la izquierda. c CENTRA EN LA SELECCIN Centra el contenido d e una celda respecto a todas las c AR S N: a celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguie nte celda e la seleccin que con d d en ntiene datos. Alineaci del texto Vertical: Alinea el co n o ontenido de las celdas s seleccionadas verticalm mente, es decir, respecto de la altura de las celdas Esta opci slo tend sentido s la altura d las e s. n dr si de filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al ha h o a acer clic sobre la flech de la derecha ha podrs elegir entre una de las sig guientes opc ciones: SUPERIO Alinea el contenido de las celda seleccion adas en la p OR: e as parte superio de stas. or CENTRA Centra el contenido de las celda selecciona AR: e as adas respec a la altura de las celd cto das. INFERIO Alinea el contenido de las celdas selecciona OR: d s adas en la pa inferior de stas. arte JUSTIFIC CAR: Alinea el contenid de las cel a do ldas seleccio onadas tant por la par superior como to rte por la infe erior. Orientac cin: Permit cambiar el ngulo de contenido de las celd para qu se muest en te e el o das ue tre horizonta (opcin po defecto), de arriba a abajo o en cualquier al or n ngulo desd 90 en se de entido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de la agujas de un reloj. E s j s as e Excel 2007 a ajusta automtic camente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a n ser que s fije no se explcitam mente la altu de sta. ura Ajustar texto: Por defecto si in t d ntroducimos un texto e una celda y ste no cabe, utiliz las s en a za celdas contiguas pa visualiza el conten ara ar nido introduc cido, pues s activamos esta opcin el si contenido de la celda se tendr que visualiza exclusiva mente en s para ello incrementa la o a q ar sta, o ar altura de la fila y el contenido se visualizar en varias fila dentro de la celda. as e
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Reducir hasta ajust tar: Si activa amos esta opcin, el tam mao de la fu uente de la celda se red ducir hasta que su conteni pueda mostrarse en la celda. e ido m Combina celdas: Al activar est opcin, las celdas sel eccionadas se unirn en una sola. ar A ta s n ura Direccin del texto: Permite ca ambiar el or rden de lectu del cont tenido de la celda. Se u a utiliza para leng guajes que tienen un ord de lectu diferente del nuestro por ejemplo rabe, he t den ura e o ebreo, etc...
En la Banda de op B pciones disp ponemos de unos boton que nos permitirn m e nes modificar alg gunas de las op pciones vista anteriorme as ente de form ms rpid como: ma da, Al hac clic sobr este botn la alineacin horizont de las ce cer re tal eldas selecci ionadas pas sar a ser Izquierda. izontalmente los datos d las celdas selecciona e de s adas. Este botn nos centrar hori Este botn nos alinear a la derecha los datos de la s celdas seleccionadas. b d Este botn unir todas las celdas se e eleccionada para que formen una sola celda y a as e a, continuac cin nos cen ntrar los datos.
5.3. BOR RDES

ermite crear lneas en los n Excel pe bordes o lados de la celdas. as Para cambiar la apariencia de los c a d datos de nuestra hoja de clculo e los aadiend do bordes s, seguir siguiente pasos: es Seleccion el rango de celdas al cual nar a queremos modificar el aspecto. e nar a Seleccion la pesta Inicio. Hacer cl sobre la flecha qu se lic a ue encuentra bajo la sec a ccin Fuente.
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adro de dilo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bo ogo a a ordes. En el cua Aparecer el cuadro de dilogo de la derech r d ha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. s d Una vez elegidos tod los aspe dos ectos desead dos, hacer cllic sobre el b botn Acept tar. Al elegir cualquier op pcin, aparec cer en el re ecuadro Bor un mode de cmo quedar nu rde elo o uestra seleccin en la celda n a.
A continu uacin se ex xplican las di istintas opcio ones del rec cuadro. Preestab blecidos: Se elegir una de estas opciones: e a o Ninguno Para quitar cualquier borde de las celdas sele o: b s eccionadas. Contorno Para crea un borde nicamente alrededor d e las celdas seleccionad o: ar s das. Interior: Para crear un borde alr u rededor de to odas las cel das seleccio onadas exce epto alreded de dor la seleccin. adro se sue ele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones o e Borde: Este recua preestablecidos. Dep pendiendo del borde a poner o quit (superior inferior, izquierdo,...) hacer d p tar r, clic sobre los botone correspon os, e es ndientes. C CUIDADO! A utilizar los botones pr Al s reestablecido el borde se del estilo y color seleccionado en caso de elegir o er s os, o otro aspecto para el b o borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic s h c n sobre el bor a colocar. rde Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea. e P tivo es Auto omtico, pe haciend clic sobre la flecha de la ero do e Color: Por defecto el color act derecha podr elegir un color para los borde r es.
o spone de un botn que nos permiitir modifica los borde de n e ar es En la Banda de opciones dis s forma m rpida: Si se hace clic sobre el bo s otn se dibuj jar un bord tal como viene repre de esentado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, ele e egirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no e encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men. s v e o
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5.4. RELLENOS
Excel permite tambi sombrea las celda de una h n ar as hoja de clc culo para remarcarlas d las de P uientes pasos: dems. Para ello, seguir los sigu Selecc cionar el ran ngo de celd das al cual quer remos modif ficar el aspecto. Seleccion la pesta Inicio. nar a Hacer clic sobre la flecha qu se a ue encuentra bajo la sec a ccin Fuente. Hacer clic sobre la pe c estaa Relle eno. Aparecer la ficha de la derecha. r e Elegir la opciones deseada del as as recuadro. odos los asp pectos Una vez elegidos to s, deseados hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer o en el recu uadro Mues stra un mode de cmo quedar nu elo uestra selecc cin en la ce elda. A continu uacin se ex xplican las di istintas opcio ones del rec cuadro. Color de fondo: Se elegir de la lista un co e a olor de fond determina do ado. Para quit el efecto de sombrea tar ado, bastar con elegir S Color. Sin Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un e e estilo de trama, as como el color de la trama. o
B pciones disp ponemos de un botn q e que nos permitir modif ficar el rellen de no En la Banda de op forma m rpida: s Si se hace clic sobre el bot se somb s tn brear la celd del color indicado en ste, en nu da n uestro caso, en amarillo. En caso de qu n uerer otro co de som breado, eleg olor girlo desde la flecha derecha del botn Aqu no podrs aad trama a la celda, pa ra ello tendrs que utili n. p dir izar el cuadro de dilogo Formato de celdas. F
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5.5. NM MEROS
Excel permite modif ficar la visu ualizacin de los nm d meros en la celda. Par ello, segu los ra uir es siguiente pasos: Selecc cionar el rang de celdas al cual que go s eremos mod ificar el aspe ecto de los n nmeros. Seleccion la pesta Inicio. nar a Hacer clic sobre la fle c echa que se encuentra bajo la secc in Nmero e b o. Hacer clic sobre la pe c estaa Nm mero. Aparecer la ficha de la derecha: r e Elegir la opcin dese o eada del recu uadro Categ gora: Hacer clic sobre el bo c otn Acepta ar. Al eleg gir cualquier opcin, aparecer r en el recuadro l o Muestra un modelo de cmo o o quedar nuestra sele eccin en la a celda. A continuacin se explican las e s distintas opciones del recuadro d o Categor se elegir de la lista a:, r a una cate egora dependiendo del valor int troducido en la celda. Las cate egoras ms utilizadas s son: a General: Visualiza en la celda ente el e valor r exactame introducid Es el formato que do. f e utiliza Ex xcel por de efecto. Este e formato admite enteros, decimale es, nmeros en forma s a exponenc cial si la cif no cabe fra e por comp pleto en la ce elda. Nmero: Contiene una serie de opciones que permite especific el nmero de decim : u e en car males, tambin permite esp pecificar el separador de millares y la forma de visualizar los nm a meros negativos s. Moneda: Es parecid a la categ : do gora Nmero, permite especificar el nmero d decimale se de es, puede es scoger el smbolo mone etario como podra ser y la form de visualizar los nm ma meros negativos s.
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Contabilidad: Difiere del format moneda en que aline los smbo e to e ea olos de mon neda y las comas decimale en una columna. es Fecha: Contiene n C meros que representa fechas y horas com valores d fecha. P an mo de Puede escogers entre difer se rentes forma atos de fecha. Hora: Co ontiene nm meros que re epresentan valores de h v horas. Puede escogerse entre difer e e rentes formatos de hora. aje: ros orcentajes. S multiplica el valor de la celda po 100 Se a e or Porcenta Visualiza los nmer como po y se le asigna el s a mbolo %, por ejemplo, un formato de porcen p , o ntaje sin de ecimales mu uestra 0,1528 co omo 15%, y con 2 decim males lo mos strara como 15,28%. o Fraccin Permite es n: scoger entre nueve form e matos de frac ccin. Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato d coma flo e e de otante. Pode emos escog el ger nmero de decimales d s. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como text incluso s en el tex se L c o s s to si xto encuentre algn nm e mero en la ce elda. Especial Contiene algunos form l: a matos espec ciales, como puedan ser el cdigo p o postal, el n mero de telfon etc. no, Personalizada: Aqu podemos crear un nue formato, indicando e cdigo de formato. c evo el
En la Banda de op B pciones For rmato disponemos de u una serie de botones qu nos perm e ue mitirn modificar el formato de los nme r d eros de forma ms rpid a: Si se hace clic sobre el bo s otn, los nm meros de las celdas selleccionadas se converti s irn a formato moneda (e smbolo depender de cmo te el d d enemos def finido el tipo moneda en la o configura acin regiona de Window seguram al ws, mente tendre emos el smb bolo ). Para asignar el formato de porcentaje (multiplica el nme por 100 y le aadir el e ar ero 0 smbolo %). % Para utilizar el for rmato de millares (con separador d e miles y ca s ambio de alin neacin). q ecimal a los nmeros in s ntroducidos e las celda selecciona en as adas. Para quitar un de Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celda seleccion d as nadas.
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EJERCICIOS
1 Empezar un nuevo libro de trab o bajo. 2 Crear una tabla modificando el formato de las celd m das para que la hoja quede como te la presentamos a contin nuacin:
as rmulas (m comunes) que encue s ) entras Las celda en color azul son f en la pes staa Inicio en el aparta Modifica ado ar: 3 Guarda el libro en la carpeta Mis docume ar M entos del di isco duro, c el con nombre de Precipita d aciones.
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6. IMPRESIN
es das mpresin de datos, com puede se la mo er Observe las diferente tcnicas relacionad con la im configur racin de las pginas a imprimir, la vista preli minar para ver el documento antes de a s mandar la impresin y por supue a esto la opera acin de imp primir los da atos.
6.1. VIST PRELIMINA TA AR

La vista preliminar es una he r erramienta que permit visualiza nuestra hoja antes de te ar s imprimir rla. Pero prim mero es aco onsejable ve la Vista de Diseo d pgina para poder v los saltos de er de ver s pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el for m s p rmato complleto de la ho oja. Para vis sualizar la Vista de Diseo de pgina, V D seguir los siguientes pasos: s Seleccion la pesta Vista. na a Elige la opcin Vista de Diseo de pgina. o
ntro ecer una p gina de nue estra hoja de clculo. Ob e bserva como en o En el cen de la ventana apare la parte inferior de la ventana no informa que est vis a os q sualizando la pgina 1 d un total d 1 a de de Vista previa: Pgina 1 de 1). e pgina (V
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sta ede t c como hasta ahora, la nica Desde es vista pue seguir trabajando con la hoja de clculo c diferencia es que sab cmo que a be edar en la hoja al impriimirla. h Una vez terminado, para ver la vista prelimin de la hoj en una p p v nar oja gina utiliza la opcin V Vista ar ontrars en el Botn Office, hacie O endo clic en la flecha a la derecha de n a prelimina que enco Imprimir r.
La pgina se mostrar de este modo: a r m
En caso de tener ms de una pgina, po m odr cambia la pgina a visualiza utilizando los ar a ar o botones:
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para ir a la pg gina anterior Tambin p r. pulsar la teclla RE PAG d teclado. del ara gina siguien Tambin pulsar la te nte. n ecla AV PAG del teclado G o. pa ir a la pg ra t na tones estar desactiva n ados. Si nuestr hoja slo tiene 1 pgin stos bot Al situars sobre la hoja, dentro de vista pr se o reliminar, el puntero del ratn se co onvierte en una lupa, de tal forma que puede ampliar o reduc cualquier zona de la pgina. t cir r Si se sit sobre cualquier parte de la pgina y hace clic, se amp a e pliar la par de la pg rte gina donde se encuentre situado. Y si vuelve a ha e acer clic se v volver a vis sualizar la pgina entera a. Esta ope eracin se pu uede realiza tambin haciendo clic sobre el botn ar h c .
Si la hoja de clculo se encue entra preparada para la impresin, hacer clic sobre el bo a , otn
parezca el cu uadro de di logo Impres sin explica ms ade ado elante. , para que ap ja odificacin d aspecto, hacer clic sobre el bo de otn Si la hoj de clculo necesita alguna mo
, para que aparezca el cuadro de dilogo Confi c igurar pgin explicado ms adelante. na o
r En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn Vista pre eliminar.
par ra
cerrar
la
Cuando regresa a nuestra hoja de clculo, aparece ern unas l neas discontinuas que nos e indicarn donde Exce 2007 realizar los saltos de pgin estas lne no se im n el na, eas mprimirn.
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6.2. IMPR RIMIR

a p sejable guard darla, y despus, Una vez que nuestra hoja est preparada para imprim ir, es acons seguir los siguientes pasos: s Hacer clic sobre la op c pcin Imprim del Bot Office. mir n Se abrir un cuadro de dilogo desde don o o nde podr c cambiar alg guna opci de impre n esin como pue ser la im ede mpresora donde quiere que imprima o el nmero de copias deseadas. q a o
En el rec cuadro Impresora, apa arecer el nombre de la impresora que tiene instalada e la a a en computad dora. En caso de desear cambiarla, ha c acer clic sob la flecha derecha de Nombre: para elegir otra bre a el impresora de la lista desplegable que se abr a e rir. Con el bo otn Priopie edades cambia algunas caracterstic de la im cas mpresora. En el rec cuadro Interv valo de pg ginas, tendr que indica si desea imprimir Tod las pginas, ar das o bien s un rango de Pginas especificndolo en De lo s, esde: y hast ta En el rec cuadro Imprimir, podr indicar si desea impr rimir Todo el libro, o slo las Ho ojas activas (seleccionad o nuestra hoja activa o bien, S ( das a a), Seleccin pa imprimir slo los obje ara etos seleccion nados de la hoja. h Por ltimo en Nmero de copia podr ind as: dicar el nm mero de copiias a realiza y si las qu ar uiere a. Intercala
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Puedes imprimir la hoja directam h mente sin pa asar por est cuadro de dilogo ha te e aciendo clic en la opcin Im mpresin R pida que se encuentra en el despl egable Impr a rimir del Bo otn Office.
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EJERCICIOS
bajo Precip pitaciones de la carpet a Mis documentos. d 1 Abre el libro de trab 2 Modific los cuatro mrgenes a 1 centme car o etro. 3 Cambia la orientac ar cin horizontal. 4 Realiza una vista preliminar. ar p 5. Coloca un pie de pgina de los ya definido a p os. Si la hoja ocupa una pgina impr a rimirla. Si ocupa ms de una hoja, modif a ficar el tama ajustand la escala, y a continuacin imprim ao do mirla. 6 Cerrar el libro de tr rabajo guard dando los cambios realiz zados.
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6. IMPRE ESIN 6.1. Vista prelimin V nar 6.2. Imprimir Ejercicio

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1. INTRO ODUCCIN. ELEMENT TOS DE EXCEL2007 X

1.1. QU ES Y PARA QU SIRVE EXCEL? U A E

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1.2. INICI EXCEL IAR

cel orio. Desde el icono de Exc del escrito

Hacer clic sobre el men Botn Office c m O

y elegir la opc cin Salir.

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1.2. LA PANTALLA IN P NICIAL

1.2. LAS BARRAS

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La barr de acceso rpido ra o

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La Ban de Opcio nda ones

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Permite movernos por las distinta hojas del libro de trabajjo. m as

Las bar rras de desp plazamiento

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2. EMPE EZAR A TRA ABAJAR CO EXCEL ON

2.1. MOV VIMIENTO R PIDO EN LA HOJA

Primera celd de la columna activa FIN P da

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2.2. MOV VIMIENTO R PIDO EN EL LIBRO

a Utilizar la barra de etiquetas.

MOVIMIENTO Hoja Sig guiente Hoja An nterior

TECLAD DO CTRL+AV VPAG CTRL+RE EPAG

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2.3. INTR RODUCIR DAT TOS

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2.4. MOD DIFICAR DATOS

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2.5. TIPO DE DATOS OS S

2.6. LAS FRMULAS

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