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Crystal Reports 8.

5
Benutzerhandbuch

Seagate Software IMG Holdings, Inc.


915 Disc Drive
Scotts Valley
Kalifornien, USA 95066

Copyright 2001 Seagate Software Information Management Group Holdings,


Inc., 915 Disc Drive, Scotts Valley, California, USA 95066. Alle Rechte vorbehalten.
Ausgabe 1. Februar 2001
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Eigentum der jeweiligen Inhaber.

Inhaltsverzeichnis
Kapitel 1: Willkommen bei Crystal Reports
Allgemeine Informationen zu Crystal Reports ................................... 2
Inhalt dieses Handbuchs ................................................................... 3
Inhalt der Kapitel ................................................................................................... 3
Online-Hilfe .......................................................................................................... 8
Produktregistrierung .............................................................................................. 9
Technische Untersttzung ................................................................................... 10

Konventionen fr Befehle, Schaltflchen und Tasten ...................... 10


Befehle und Schaltflchen ................................................................................... 10
Tastenkombinationen .......................................................................................... 10
Weitere Konventionen ........................................................................................ 10

Kapitel 2: Was gibts neues?


Web-Berichterstellung .................................................................... 12
Gesteigerter Wert des Crystal Enterprise Web Component Servers ....................... 12
Komplette XML-Untersttzung fr das Web ......................................................... 14
Erreichen Sie mehr mit schnellerer Verarbeitung ................................................. 14
Verbesserte Interaktivitt mit Parametern ............................................................. 15
Einstellbarer DHTML Report Viewer .................................................................... 15
Optimieren Sie die Verarbeitungsleistung von Berichten
mit der Dokumentation von Crystal Reports ........................................................ 15
Melden Sie sich in Crystal Reports bei den APS-Ordnern an ................................ 16
Zeigen Sie Web-Berichte unabhngig vom Serverpfad an .................................... 16
Erweitern Sie das Berichtspotential mit zustzlichen Anwendungen .................... 16

Report Designer-Funktionen ........................................................... 16


Erstellen Sie Berichtswarnungen zur sofortigen Benachrichtigung ........................ 16
Exportieren Sie Daten im PDF-, XML-, RTF- und verbesserten
HTML-Format ..................................................................................................... 17

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Greifen Sie auf zustzliche Datenquellen zu ....................................................... 17


Kopieren Sie Berichtobjekte in andere Anwendungen ......................................... 17
Fassen Sie Daten aus hierarchischen Gruppen zusammen ................................... 17
Ergnzen Sie Formeln mit neuen und verbesserten Funktionen ............................ 18
Passen Sie Standard-Schriftoptionen individuell an .............................................. 18
Stellen Sie Daten mit verbesserten Diagramm- und Kartenerstellungsfunktionen
schneller graphisch dar ....................................................................................... 18
Analysieren Sie Daten im Handumdrehen ........................................................... 18
Speichern Sie Vorschaufeldern als Standardeinstellung ....................................... 18

Developer-Funktionen .................................................................... 19
Betten Sie das Crystal Reports Designer-Steuerelement ein .................................. 19
Machen Sie vom einheitlichen RDC-Objektmodell Gebrauch ............................. 19
Verteilen Sie den ASP Web Report Server neu ..................................................... 19
Greifen Sie auf XML-Daten zur Laufzeit zu .......................................................... 19
Vereinfachte Verwaltung mit dem Lizenz-Manager ............................................. 19
Report Designer Component 8.5 ......................................................................... 20
RDC-Laufzeit-Verteilung ..................................................................................... 20
Lotus Domino-Beispielanwendungen .................................................................. 20

Weitere Informationen ................................................................... 21

Kapitel 3: Installieren von Crystal Reports


Installieren von Crystal Reports ...................................................... 24
Systemanforderungen fr die Installation ....................................... 24
Installieren auf einem lokalen Computer von CD ........................... 25
Installieren auf und von einem Netzwerk-Server ............................ 27
Installieren von Crystal Reports in einem Netzwerk ............................................. 27
Installieren von Crystal Reports vom Netzwerk aus ............................................. 28

Anpassen der Installation ................................................................ 29

ii

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Installieren von Crystal Enterprise .................................................. 31


Erste Schritte ....................................................................................................... 32
Ausfhren der Installation ................................................................................... 32

Kapitel 4: Erste Schritte


Einstieg in die Verwendungsweise von Crystal Reports ................... 36
Beispielberichte .................................................................................................. 36
Beispieldaten - Xtreme.mdb ................................................................................ 38

Bericht-Assistenten ......................................................................... 39
Standard .............................................................................................................. 39
Serienbrief ........................................................................................................... 40
Formular ............................................................................................................. 40
Kreuztabelle ........................................................................................................ 40
Unterbericht ........................................................................................................ 40
Adreetikett ........................................................................................................ 40
Drilldown ........................................................................................................... 41
OLAP .................................................................................................................. 41

Erste Schritte fr Fortgeschrittene ................................................... 42


Bevor Sie anfangen ............................................................................................. 42
Den Bericht erstellen ........................................................................................... 43
Datensatzauswahl ............................................................................................... 56
Gruppieren und Sortieren .................................................................................... 59
Den Bericht fertigstellen ...................................................................................... 63

Erste Schritte fr Fortgeschrittene ................................................... 64

Kapitel 5: Grundlagen der Berichterstellung


Grundlagen des Berichtentwurfs ..................................................... 72
Den Inhalt eines Berichts planen .................................................... 72
Angabe des Zwecks ............................................................................................ 72
Das Layout Ihres Berichts festlegen ...................................................................... 73

Crystal Reports Benutzerhandbuch

iii

Die Daten ermitteln ............................................................................................. 74


Daten verarbeiten ................................................................................................ 75
Druckbereichseigenschaften festlegen ................................................................. 77

Einen Prototyp auf Papier entwerfen .............................................. 78

Kapitel 6: Einfhrung in die Berichterstellung


Berichterstellungsoptionen ............................................................. 82
Bericht-Assistenten .............................................................................................. 82
Anderer Bericht ................................................................................................... 82
Neuer Bericht ...................................................................................................... 83

Datenquellen fr Berichte ............................................................... 83


Datenbank .......................................................................................................... 83
Abfragen (Queries) .............................................................................................. 84
Lexika ................................................................................................................. 84

Datenquellen und Datenbankfelder whlen .................................... 86


Der Daten-Explorer ............................................................................................. 86
Der Feld-Explorer ................................................................................................ 87

Die Umgebung der Berichterstellung .............................................. 89


Registerkarte Entwurf ........................................................................................... 89
Registerkarte Seitenansicht .................................................................................. 92

Einen neuen Bericht erstellen .......................................................... 96


Die Datenquelle auswhlen ................................................................................ 96
Mehrere Tabellen verknpfen .............................................................................. 97
Datenbankfelder im Bericht einfgen .................................................................. 99
Daten formatieren ............................................................................................. 107
Datensatzauswahl ............................................................................................. 107
Daten gruppieren, sortieren und zusammenfassen ............................................. 107
Die Drilldown-Option auf ein Gruppenergebnis benutzen ................................ 108
So vergrern und verkleinern Sie die Berichtansicht ........................................ 109

iv

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Seitenkpfe und Seitenfe einfgen ................................................................. 110


Eine Titelseite zum Bericht hinzufgen .............................................................. 110
So fgen Sie Dateiinformationen zu einem Bericht hinzu .................................. 112

Erstellung anspruchsvollerer Berichte ........................................... 112

Kapitel 7: Optimierte Web-Berichte entwerfen


bersicht ...................................................................................... 114
Mit Crystal Enterprise Reports skalieren ....................................... 115
Installation, Konfiguration und Aktualisierung ................................................... 116

Richtige Entwurfsentscheidungen treffen ...................................... 116


Schnellere Berichtsformate verwenden .............................................................. 117
Live- oder gespeicherte Daten whlen ............................................................... 117
Entwerfen von Gruppenergebnisberichten ......................................................... 118
Unterberichte berlegt verwenden .................................................................... 119

Rationalisierung der Berichtsumgebung ........................................ 121


Die schnellste Datenbank und Verbindung auswhlen ...................................... 121
Mit Tabellenindizes arbeiten ............................................................................. 121
Auswahl von Tabellenverknpfungsoptionen verbessern ................................... 121
Thread-sichere Datenbanktreiber verwenden .................................................... 123
Gespeicherte Prozeduren zur schnelleren Verarbeitung verwenden .................. 123

Verbesserte Datensatzauswahlformeln verwenden ....................... 124


Beispiel fr das Einengen der Datensatzauswahl ............................................... 124
Tips zur Leistungssteigerung bei der Datensatzauswahl ..................................... 125
Strategien zum Schreiben effizienter Datensatzauswahlformeln ........................ 126
Parameterfelder in Datensatzauswahlformeln einbinden ................................... 128
SQL-Ausdrcke in geeigneten Situationen verwenden ....................................... 130

Sortieren, Gruppieren und Summenberechnung verbessern ......... 131


Gruppieren auf dem Server .............................................................................. 131
Beispiel fr die Vorteile der Gruppierung auf dem Server .................................. 132

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Mit SQL-Ausdrcken gruppieren, sortieren und Summen bilden ....................... 133


SQL-Ausdrcke fr CASE-Logik verwenden ....................................................... 133
Weitgehendes Einfgen von Gruppenergebnis- und Laufende
Summe-Feldern ................................................................................................. 134

Kapitel 8: Datenstze auswhlen


Datenstze auswhlen .................................................................. 136
Mit dem Auswahl-Assistenten arbeiten .............................................................. 137
Mit Formeln arbeiten ......................................................................................... 138
Interaktion von Auswahl-Assistent und Auswahlformel- Editor .......................... 139

Mit Formelvorlagen arbeiten ......................................................... 140


Vorlagen fr Datensatzauswahlformeln ............................................................. 140
Eine Formelvorlage whlen ............................................................................... 143

Einengen der Datensatzauswahl auf den Datenbank-Server ......... 144


Fehler in Datensatzauswahlformeln beheben .............................. 145
Auswahlen korrigieren, die keine Daten generieren .......................................... 146

Kapitel 9: Sortieren, Gruppieren und Summenbildung


Daten sortieren ............................................................................. 150
Sortieroptionen .................................................................................................. 150
Einzelne und mehrere Felder sortieren .............................................................. 151

Daten gruppieren .......................................................................... 152


Benutzerdefinierte Gruppen erstellen ................................................................ 154
Datenstze innerhalb von Gruppen sortieren .................................................... 156
Gruppenauswahl ............................................................................................... 157
Daten in Intervallen gruppieren ......................................................................... 161
So gruppieren Sie nach dem ersten Buchstaben des Firmennamens ................... 164
Daten hierarchisch gruppieren .......................................................................... 166
Gruppen bearbeiten .......................................................................................... 168

vi

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Gruppenergebnis bilden ................................................................ 169


Gruppen nach Gruppenergebniswerten ordnen ................................................. 170
Die ersten oder letzten N-Gruppen auswhlen .................................................. 171

Zwischenergebnisse bilden ........................................................... 173


Zwischenergebnisse fr Daten erstellen ............................................................. 173
Preise erweitern und Zwischenergebnisse fr die Erweiterungen bilden ............ 174

Prozentstze ................................................................................. 176


Einen Prozentsatz berechnen ............................................................................ 176

Gruppenkpfe ............................................................................... 178


Gruppenkpfe erstellen ..................................................................................... 178
Gruppenkpfe unterdrcken ............................................................................. 181
Drilldown auf Gruppenkpfen .......................................................................... 182

Kapitel 10: Laufende Summen


Laufende Summen verstehen ........................................................ 184
Funktionsweise laufender Summen ................................................................... 184

Laufende Summen erstellen .......................................................... 185


Eine laufende Summe in einer Liste verwalten ................................................... 185
Eine laufende Summe fr Gruppen bilden ......................................................... 187
Bedingte laufende Summen bilden .................................................................... 188
So bilden Sie eine laufende Summe in einer 1 zu n-Verknpfung ...................... 190

Laufende Summen mit Hilfe einer Formel erstellen ...................... 191

Kapitel 11: Berichte mit Mehrfachbereichen


ber Bereiche ............................................................................... 196
Mit Bereichen arbeiten ................................................................. 196
Einen Bereich einfgen ..................................................................................... 196
Einen Bereich lschen ....................................................................................... 197
Einen Bereich verschieben ................................................................................ 197
Zwei gleichartige Bereiche zusammenfhren .................................................... 198

Crystal Reports Benutzerhandbuch

vii

Bereiche aufteilen und ihre Gre ndern .................................... 199


Bereiche teilen .................................................................................................. 199
Bereiche vergrern/verkleinern ....................................................................... 200

Mehrfachbereiche in Berichten verwenden .................................. 201


So verhindern Sie, da sich Objekte variabler Lnge
gegenseitig berschreiben ................................................................................. 201
Bedingtes Formatieren von Objekten ................................................................. 202
So richten Sie zeilenweise wechselnde Hintergrundfarben ein .......................... 203
Das Drucken von Leerzeilen verhindern ........................................................... 204
Bedingtes Hinzufgen von Leerzeilen ............................................................... 205

Serienbriefe ................................................................................... 206


Mit Textobjekten arbeiten .................................................................................. 206
Einen Serienbrief mit Hilfe eines Textobjekts erstellen ....................................... 208
Bedingte Mitteilungen in Briefvordrucken drucken ............................................ 214

Kapitel 12: Formatierung


Grundlagen der Formatierung ....................................................... 216
Die Berichtentwurfsumgebung verwenden ................................... 216
Entwurfslsungen .............................................................................................. 216
Bereichsmerkmale ............................................................................................. 217
Unterlegen eines folgenden Bereichs mit einem Objekt .................................... 218
Vorgedruckte Formulare .................................................................................... 220
Berichtteile ausblenden ..................................................................................... 220
Ausblenden von Berichtobjekten ....................................................................... 221
Textobjekte positionieren .................................................................................. 222
Textobjekte mehrzeilige positionieren ............................................................... 225
Textobjekte aus Dateien importieren ................................................................. 225
Abstnde zwischen textbasierten Objekten ....................................................... 226
berlauf-Felddarstellung ................................................................................... 233

viii

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Mehrere Objekte auswhlen ............................................................................. 235


Freiformplazierung ............................................................................................ 235
Vertikale Plazierung .......................................................................................... 238
TrueType Schriftarten ........................................................................................ 241
Seitenrnder ...................................................................................................... 241
Standarddrucker ................................................................................................ 242
Druckertreiber ................................................................................................... 244

Formatierungseigenschaften ......................................................... 245


Arbeiten mit absoluten Formatierungen ........................................ 245
Rahmen, Farben und Schattierungen zu Feldern hinzufgen ............................. 245
Standard-Feldformate ndern ............................................................................ 246
Linien hinzufgen und bearbeiten ..................................................................... 248
Rechtecke im Bericht hinzufgen und bearbeiten .............................................. 249
Formen einem Bericht hinzufgen ..................................................................... 250
Konventionelle Buchhaltungsformate verwenden .............................................. 251
Weie Flchen zwischen Zeilen verwenden ..................................................... 254

Mit bedingter Formatierung arbeiten ............................................ 256


Bedingte Ein/Aus-Eigenschaften ......................................................................... 256
Bedingte Attributeigenschaften .......................................................................... 257
Bedingte Schriftarten ndern ............................................................................. 259
Seitenfu nach der ersten Seite erstellen ............................................................ 260
Den Markierungs-Assistenten verwenden .......................................................... 261
Aktionen rckgngig machen/wiederherstellen ................................................. 264

Kapitel 13: Diagramme erstellen


Diagrammkonzepte ....................................................................... 266
Diagramme erstellen - berblick ....................................................................... 266
Diagramm-Layouts ............................................................................................ 267
Diagrammtypen ................................................................................................ 268

Crystal Reports Benutzerhandbuch

ix

Ein Diagramm positionieren .............................................................................. 270


Drilldown mit Diagrammen .............................................................................. 270
Drilldown mit Legenden .................................................................................... 270

Diagramme erstellen ..................................................................... 271


Diagramme aus Detail- und Formelfeldern erstellen (Erweitertes Layout) ........... 271
Diagramme aus Gruppenergebnis- oder Zwischenergebnisfeldern
erstellen (Layout Gruppe) ............................................................................... 274
Diagramme aus Kreuztabellen-Gruppenergebnissen erstellen ........................... 275
Diagramm auf Grundlage eines OLAP-Wrfels erstellen ................................... 277

Mit Diagrammen arbeiten ............................................................. 279


Diagramme mit dem Diagramm-Assistenten bearbeiten .................................... 279
Diagramme auf der Registerkarte Analyzer bearbeiten ...................................... 279
Die Zoom-Funktionen bei Sulen- und Liniendiagrammen verwenden ............. 281
Diagramme automatisch ausrichten .................................................................. 282
Gre und Position von Diagrammen ndern ................................................... 282
Rahmen von Diagrammen ndern ..................................................................... 283
Die Unterlegfunktion bei Diagrammen anwenden ............................................ 283

Kapitel 14: Erstellung von Karten


Konzepte der Kartenerstellung ...................................................... 286
berblick der Kartenerstellung .......................................................................... 286
Kartenlayout ...................................................................................................... 286
Kartentypen ....................................................................................................... 287
Wo Sie eine Karte positionieren ........................................................................ 290
Drilldown auf Karten ......................................................................................... 290

Karten erstellen ............................................................................. 291


Karten fr ein Detailfeld (Layout Erweitert) erstellen ....................................... 291
Karten auf der Basis von Gruppenfeldern erstellen (Layout Gruppe) ............... 294
Karten auf der Basis von Kreuztabellen-Gruppenergebnissen erstellen
(Layout Kreuztabelle) ..................................................................................... 295
Karten auf der Basis von OLAP-Wrfeln erstellen (Layout OLAP) ................... 297
Karten auf der Basis von Unterberichten erstellen .............................................. 299

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Mit Karten arbeiten ....................................................................... 300


Karten mit dem Karten-Assistenten bearbeiten ................................................... 300
Karten auf der Registerkarte Analyzer bearbeiten ............................................... 300
Den Kartentitel ndern ...................................................................................... 301
Den Kartenstil ndern ....................................................................................... 302
Kartenschichten ndern ..................................................................................... 303
Beseitigen von Datenkonflikten ......................................................................... 304
Geographische Karten ndern ........................................................................... 304
Die Gre und Position Ihrer Karte ndern ........................................................ 305
Rahmen der Karte ndern .................................................................................. 306
Die Unterlegfunktion bei Karten anwenden ....................................................... 306
Mit dem Karten-Navigator vergrern/verkleinern, schwenken und zentrieren .....308
Karten-Navigator ein- und ausblenden .............................................................. 310

Kapitel 15: OLE


OLE-berblick .............................................................................. 312
OLE-Terminologie ............................................................................................. 312
Typen von OLE-Objekten .................................................................................. 313
Allgemeine OLE-Aspekte ................................................................................... 313

OLE-Objekte in Berichte einfgen ................................................ 314


So werden OLE-Objekte in einem Bericht dargestellt ................... 315
OLE-Objekte in Berichten bearbeiten ........................................... 316
Vor-Ort-Bearbeitung .......................................................................................... 316
Dynamische OLE-Befehle .................................................................................. 316
OLE und den Befehl Bild einfgen ..................................................................... 316

Mit statischen OLE-Objekten arbeiten .......................................... 317


Vergleich zwischen eingebetteten und verknpften
Objekten ....................................................................................... 318
Eingebettete Objekte ......................................................................................... 318
Verknpfte Objekte ........................................................................................... 319

Crystal Reports Benutzerhandbuch

xi

Kapitel 16: Kreuztabellen - berblick


Was ist ein Kreuztabellenobjekt? .................................................. 322
Beispiel fr eine Kreuztabelle ....................................................... 323
Bericht mit Auftragsdaten - ohne Sortierung/Gruppierung .................................. 324
Bericht mit Auftragsdaten - nach Regionen gruppiert ......................................... 324
Bericht mit Auftragsdaten - nach Produkten gruppiert ........................................ 325
Bericht mit Auftragsdaten - nach Regionen und Produkten gruppiert ................. 325
Auftragsdaten in einer Kreuztabelle ................................................................... 326

Kreuztabellenberichte erstellen .................................................... 327


Eine Kreuztabelle formatieren ....................................................... 337
Die Breite und Hhe von Kreuztabellenzellen ndern ....................................... 337
Hintergrundfarbe von ganzen Zeilen/Spalten formatieren .................................. 337
Felder einzeln formatieren ................................................................................. 338
Mehrere Felder auf einmal formatieren .............................................................. 338
Kreuztabellendaten unterdrcken ...................................................................... 338
So drucken Sie Kreuztabellen aus, die sich ber mehrere Seiten erstrecken ....... 340

Kapitel 17: OLAP-Berichte erstellen und aktualisieren


OLAP-Berichterstellung mit Crystal Reports ................................. 342
OLAP-Gitternetzobjekte .................................................................................... 342
OLAP-Berichte erstellen .................................................................................... 342
OLAP-Berichte aktualisieren .............................................................................. 349
Die Informix MetaCube SQL-Methode zur Berichterstellung verwenden ........... 351

Kapitel 18: Berichte verteilen und anzeigen


Berichte verteilen .......................................................................... 358
Berichte drucken ............................................................................................... 358
Berichte faxen ................................................................................................... 359
Einen Bericht exportieren .................................................................................. 359
Arbeiten mit Web-Ordnern ............................................................................... 367
Arbeiten mit Enterprise-Ordnern ........................................................................ 367

xii

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Kapitel 19: Berichtwarnungen


Informationen zu Berichtwarnungen ........................................... 370
Mit Berichtwarnungen arbeiten .................................................... 370
Berichtwarnungen erstellen ............................................................................... 370
Berichtwarnungen bearbeiten ............................................................................ 373
Berichtwarnungen lschen ................................................................................ 373
Berichtwarnungen anzeigen .............................................................................. 374
Auf Berichtwarnungen in Formeln verweisen .................................................... 374

Kapitel 20: XML


XML-berblick ............................................................................. 378
XML-Elemente, -Tags und -Struktur ................................................................... 379
XML-Schema ..................................................................................................... 379
Dokumenttyp-Definition (DTD) ......................................................................... 379
Style Sheets ....................................................................................................... 380

XML in Crystal Reports ................................................................. 380


Zugriff auf XML-Daten ....................................................................................... 381
Exportieren in XML-Format ................................................................................ 385
Anpassen von XML-Berichtsdefinitionen ........................................................... 387
XML-Ausgabespezifikationen ............................................................................ 392

Kapitel 21: Berichte aus Excel und Access erstellen


bersicht ber die Crystal Reports-Add-Ins .................................. 398
Informationen ber das Microsoft Excel-Add-In ................................................. 398
Informationen ber das Microsoft Access-Add-In .............................................. 399

Arbeiten mit dem Microsoft Excel-Add-In ..................................... 399


Erstellen eines Berichts in Excel mit dem Crystal Report-Assistenten .................. 399

Arbeiten mit dem Microsoft Access-Add-In .................................. 403


Erstellen eines Berichts in Access mit dem Crystal Report-Assistenten ............... 403

Crystal Reports Benutzerhandbuch

xiii

Kapitel 22: Arbeiten mit Formeln


Formeln im berblick ................................................................... 408
Typische Verwendungsbeispiele fr Formeln .................................................... 409

Komponenten und Syntax von Formeln ........................................ 410


Formelkomponenten ......................................................................................... 410
Formelsyntax ..................................................................................................... 411

Arbeiten mit Formeln .................................................................... 412


Arbeiten mit dem Formel-Editor ........................................................................ 413

Erstellen und ndern von Formeln ................................................ 416


Erstellen einer Formel und Einfgen dieser Formel in einen Bericht ................... 416
Bearbeiten von Formeln .................................................................................... 418
Suchen und Ersetzen von Text ........................................................................... 418
Kopieren von Formeln aus der Online-Hilfe ...................................................... 419
Kopieren von Formeln aus einem Bericht in einen anderen ............................... 420

Lschen von Formeln .................................................................... 421


Entfernen der Arbeitsformel aus Ihrem Bericht ................................................... 421
Lschen der Formelspezifikation ....................................................................... 421

Fehlerbehebung bei Formeln ......................................................... 422


Lehrgang zur Fehlerbehebung ........................................................................... 422

Kapitel 23: Erstellen von Formeln mit Basic-Syntax


Basic-Syntax im berblick ............................................................ 428
Tips zum Einstieg in die Basic-Syntax ................................................................ 428

Grundlagen der Basic-Syntax ........................................................ 430


Ergebnis einer Formel ........................................................................................ 430

Kommentare ................................................................................ 432


Felder ........................................................................................... 433
Anweisungen ................................................................................ 434
xiv

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Zuweisung .................................................................................... 434


Einfache Datentypen .................................................................... 435
Zahl ................................................................................................................. 435
Whrung .......................................................................................................... 435
Zeichenfolge .................................................................................................... 435
Boolesch .......................................................................................................... 436
Datum, Zeit und DatumZeit ............................................................................. 436

Bereichs-Datentypen .................................................................... 437


Verwenden von Bereichen in Formeln ............................................................. 438

Array-Datentypen ........................................................................ 439


Variablen ..................................................................................... 440
Variablen im berblick ..................................................................................... 440
Variablendeklarationen mit Dim ...................................................................... 440
Variablenbereiche ............................................................................................ 442
Deklarieren von Array-Variablen ...................................................................... 445
Standardwerte fr die einfachen Typen ............................................................ 447
Automatische Typenkonvertierung ................................................................... 448

Funktionen ................................................................................... 449


Funktionen, die gleichnamigen Funktionen von Visual Basic hneln ................ 450
Gruppenergebnisfunktionen ............................................................................. 450
Datumsbereiche ............................................................................................... 451
Array-Funktionen ............................................................................................. 451
Auswertungszeitpunktfunktionen ..................................................................... 452
Druckstatusfunktionen ..................................................................................... 452
Dokumenteigenschaftenfunktionen .................................................................. 453
Zustzliche Funktionen .................................................................................... 453
Bedingte Formatierungsfunktionen ................................................................... 453
Vielseitig verwendbare bedingte Formatierungsfunktionen ............................... 454

Operatoren .................................................................................. 455


Crystal Reports Benutzerhandbuch

xv

Arithmetische Operatoren ................................................................................. 455


Vergleichsoperatoren ....................................................................................... 456
Boolesche Operatoren ...................................................................................... 456
Null-Felder und Verwendungsweise von IsNull ................................................ 456

Programmstrukturen .................................................................... 458


If-Anweisungen ................................................................................................. 458
Select-Anweisungen ......................................................................................... 461
For/Next-Schleifen ............................................................................................ 462
Do-Schleifen .................................................................................................... 465
While-Schleifen ................................................................................................ 467
Sicherheitsmechanismen fr Schleifen .............................................................. 467

Einschrnkungen .......................................................................... 468

Kapitel 24: Erstellen von Formeln mit Crystal-Syntax


Crystal-Syntax im berblick ......................................................... 470
Neue Funktionen in der Crystal-Syntax .............................................................. 470

Grundlagen der Crystal-Syntax ..................................................... 472


Ergebnis einer Formel ........................................................................................ 472

Kommentare ................................................................................ 474


Felder ........................................................................................... 474
Ausdrcke .................................................................................... 475
Zuweisung .................................................................................... 478
Einfache Datentypen .................................................................... 479
Zahl .................................................................................................................. 479
Whrung .......................................................................................................... 479
Zeichenfolge .................................................................................................... 479
Boolesch .......................................................................................................... 480
Datum, Zeit und DatumZeit ............................................................................. 480

Bereichs-Datentypen .................................................................... 482

xvi

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Verwenden von Bereichen in Formeln ............................................................. 482

Array-Datentypen ........................................................................ 483


Variablen ..................................................................................... 484
Variablen im berblick ..................................................................................... 484
Variablendeklarationen .................................................................................... 485
Variablenbereiche ............................................................................................ 486
Deklarieren von Array-Variablen ...................................................................... 489
Standardwerte fr die einfachen Typen ............................................................ 491
Automatische Typenkonvertierung ................................................................... 492

Funktionen ................................................................................... 493


Nicht fr die Berichterstellung spezifische Funktionen ..................................... 493
Gruppenergebnisfunktionen ............................................................................. 494
Datenbereiche ................................................................................................. 494
Array-Funktionen ............................................................................................. 495
Auswertungszeitpunktfunktionen ..................................................................... 495
Druckstatusfunktionen ..................................................................................... 495
Funktionen fr Dokumenteigenschaften ............................................................ 496
Zustzliche Funktionen .................................................................................... 496
Bedingte Formatierungsfunktionen ................................................................... 496
Vielseitig verwendbare bedingte Formatierungsfunktionen ............................... 497

Operatoren .................................................................................. 498


Arithmetische Operatoren ................................................................................. 498
Vergleichsoperatoren ....................................................................................... 499
Boolesche Operatoren ...................................................................................... 499
Null-Felder und Verwendungsweise von IsNull ................................................ 499

Programmstrukturen .................................................................... 501


If-Ausdrcke ..................................................................................................... 501
Select-Ausdrcke ............................................................................................. 506
For-Schleifen .................................................................................................... 507

Crystal Reports Benutzerhandbuch

xvii

While-Schleifen ................................................................................................ 510


Sicherheitsmechanismen fr Schleifen .............................................................. 511

Einschrnkungen .......................................................................... 512

Kapitel 25: Parameterfelder


Parameter - berblick ................................................................... 514
Aspekte von Parameterfeldern ........................................................................... 514
Ein Parameterfeld erstellen ................................................................................ 515
Parameterfelder lschen .................................................................................... 518
Parameterfeldaufforderungen beantworten ........................................................ 520
Erweiterte Parameterfunktionen ......................................................................... 521

Kapitel 26: Unterberichte


Was sind Unterberichte? ............................................................... 530
Nicht verknpfte im Vergleich zu verknpften Unterberichten .......................... 530
So werden Unterberichte verknpft ................................................................... 531
Datenbankverknpfungen im Vergleich zu Unterberichten in
1:n-Situationen .................................................................................................. 532

Unterberichte einfgen ................................................................. 533


Unterberichte in der Seitenansicht anzeigen ...................................................... 535
Einen Unterbericht als Hauptbericht speichern .................................................. 535
Unterberichte aktualisieren ............................................................................... 536

Einen Unterbericht mit den Daten im Hauptbericht


verknpfen .................................................................................... 537
Einen Unterbericht ohne nderung der Auswahlformel mit dem
Hauptbericht verknpfen ................................................................................... 539

Nicht zusammenhngende Berichte mit Hilfe von


Unterberichten kombinieren ......................................................... 540
Zwei oder mehr nicht zusammenhngende Berichte kombinieren .................... 541

Unterberichte mit nicht verknpfbaren Daten verwenden ........... 542


xviii

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Verknpfen von/nach einem Formelfeld ............................................................ 542


Nicht indizierte Tabellen verknpfen ................................................................ 543

Einen Unterbericht auf Abruf erstellen ...................................... 544


Beschriftungen zu Unterberichten hinzufgen ................................................... 544

Verschiedene Ansichten derselben Daten in einem


Bericht anzeigen ........................................................................... 545

Kapitel 27: Datenbanken


Datenbanken im berblick ........................................................... 548
Grundbegriffe der relationalen Datenbanken ..................................................... 548
Alias-Namen ..................................................................................................... 549
Nach Dateien suchen ........................................................................................ 550
Indizierte Tabellen ............................................................................................ 552
Tabellen verknpfen ......................................................................................... 554
SQL und SQL-Datenbanken verwenden ............................................................ 576

Verarbeitung auf Server-Seite ....................................................... 583


So beeinflut Gruppierung auf Server-Seite die SQL-Anfrage ............................. 585

Zuordnung von Datenbankfeldern ................................................ 586


Dialogfeld Felder zuordnen ............................................................................... 586
Neuzuordnungsverfahren .................................................................................. 587
Genderte Datenbankfelder erneut zuordnen .................................................... 589
Neuzuordnen beim Konvertieren von Datenbanktreibern .................................. 590

Mit Datenbanken arbeiten ............................................................ 590


Access-Abfragen verwenden ............................................................................. 590
ODBC-Datenquellen verwenden ....................................................................... 597
Gespeicherte SQL-Prozeduren .......................................................................... 606

Erweiterte Datenbankfunktionen .................................................. 609


1:n-Verknpfungen .......................................................................................... 609
SQL-Abfragen ................................................................................................... 610
ACT!-Datenbanken ........................................................................................... 611

Crystal Reports Benutzerhandbuch

xix

NT-Ereignisprotokolle ........................................................................................ 614

Weitere Informationsquellen ........................................................ 616

Kapitel 28: Zugriff auf Datenquellen


Einfhrung .................................................................................... 618
Vier Datentypen ................................................................................................ 618

Direkter Zugriff auf Datenbankdateien ......................................... 619


Vorteile ............................................................................................................. 619
Nachteile .......................................................................................................... 619
Drei Schichten .................................................................................................. 620
Gngige Datenbankformate ............................................................................... 621

ODBC-Datenquellen ..................................................................... 646


Vorteile ............................................................................................................. 646
Nachteile .......................................................................................................... 647
Fnf Schichten .................................................................................................. 648
Installieren von Datenbank-Clients .................................................................... 651
Gngige ODBC-Datenbankformate ................................................................... 652

Crystal SQL Designer-Dateien ...................................................... 661


Vorteile ............................................................................................................. 662
Nachteile .......................................................................................................... 662

Crystal Dictionary-Dateien ........................................................... 662

Kapitel 29: Der Crystal SQL Designer


Der Crystal SQL Designer ............................................................. 666
Warum eine Abfrage benutzen? ........................................................................ 666
Verwenden von Crystal SQL Designer ............................................................... 667
Erstellen einer neuen Abfrage mit dem Crystal SQL Designer ............................ 667
Daten in der Seitenansicht anzeigen .................................................................. 668
Tabellen verknpfen und einen Verknpfungstyp festlegen ............................... 669
Verknpfungsinformationen .............................................................................. 670

xx

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Felder einer Abfrage hinzufgen ........................................................................ 670


Eindeutige Werte in einer Abfrage identifizieren ................................................ 671
SQL-Ausdruck hinzufgen ................................................................................. 672
Daten mit Aggregatfunktionen zusammenfassen ................................................ 673
Gruppen auswhlen, die in eine Abfrage einbezogen werden sollen ................. 675
Informationen sortieren und gruppieren ............................................................ 676
Datenstze auswhlen, die in eine Abfrage einbezogen werden sollen ............. 677
Die SQL-Anweisung bearbeiten ........................................................................ 677

Eine Abfrage aus einer anderen Crystal Query erstellen ............... 678
ffnen von Crystal SQL Designer ...................................................................... 678
Eine Abfrage fr einen Bericht auswhlen ......................................................... 679

Ein Parameterfeld fr eine Abfrage erstellen ................................. 680


Eine SQL-Abfrage verwenden, die an einer anderen
Stelle entworfen wurde ................................................................. 681

Kapitel 30: Lexika


Lexikon berblick ...................................................................... 684
Benutzung eines Lexikons ............................................................. 685
Ein neues Lexikon erstellen ........................................................... 685
Tabellen einem Lexikon hinzufgen .............................................. 686
Eine Datendatei hinzufgen .............................................................................. 686
Eine SQL- oder ODBC-Datenquelle hinzufgen ................................................ 688

Mehrere Tabellen verknpfen ....................................................... 689


Die Datenansicht entwerfen ......................................................... 690
Tabellen und Felder fr Benutzer auswhlen ..................................................... 690
Formeln zur Ansicht hinzufgen ........................................................................ 691

Die Datenansicht einrichten ......................................................... 693


Einen neuen Feldtitel hinzufgen ...................................................................... 693

Crystal Reports Benutzerhandbuch

xxi

Felder und/oder Feldtitel verschieben ................................................................ 694


Feldtitel, Felder und Formeln umbenennen ....................................................... 694
Den Pfad einer Datenbanktabelle aktualisieren ................................................. 696
Hilfetext hinzufgen .......................................................................................... 696

Eine Grafik dem Lexikon hinzufgen ............................................ 698


Grafiken verwalten ............................................................................................ 698

Beispieldaten fr Benutzer erstellen ............................................. 699


Mit einem vorhandenen Lexikon arbeiten ..................................... 701
Auf ein Lexikon fr Ihren Bericht zugreifen ....................................................... 701
Ein bestehendes Lexikon bearbeiten .................................................................. 702
Eine 4.x oder 5.x Lexikondatei konvertieren ...................................................... 702

Anhang A: Berichtverarbeitungsmodell
bersicht ...................................................................................... 704
Was ist ein Arbeitsgang? ................................................................................... 704
Vorbereitender Arbeitsgang 1 ........................................................................... 704
Arbeitsgang 1 ................................................................................................... 704
Vorbereitender Arbeitsgang Nr. 2 ...................................................................... 705
Arbeitsgang Nr. 2 .............................................................................................. 705
Arbeitsgang Nr. 3 .............................................................................................. 706
Fludiagramm fr die Berichterstellung in mehreren Arbeitsgngen .................. 706

Glossar ...........................................................................707
Index ...............................................................................739

xxii

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Willkommen bei Crystal Reports

Willkommen! In diesem Kapitel erhalten Sie eine Einfhrung in


Crystal Reports, den weltweiten Standard fr Desktop- und
Internet-Berichterstellung, sowie einen berblick ber den
Inhalt dieses Benutzerhandbuchs.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Allgemeine Informationen zu Crystal Reports

Allgemeine Informationen zu Crystal Reports


Crystal Reports wurde fr die Analyse und Interpretation wichtiger Informationen
an Hand Ihrer Datenbank entwickelt. Mit Crystal Reports lassen sich einfache
Berichte ganz leicht erstellen, und ergnzend dazu bietet es alle Hilfsmittel, die Sie
zum Erstellen komplexer oder spezialisierter Berichte bentigen.
Erstellen Sie jeden nur denkbaren Bericht
Mit Crystal Reports knnen Sie aus praktisch jeder Datenquelle genau den Bericht
erstellen, den Sie bentigen. Integrierte Bericht-Assistenten fhren Sie schrittweise
durch den Aufbau von Berichten und die Abwicklung allgemeiner
Berichterstellungsaufgaben. Formeln, Kreuztabellen, Unterberichte und
konditionelle Formatierung helfen dabei, Ihren Daten einen Sinn zu geben und
wichtige Beziehungen zu erschlieen, die sonst mglicherweise unerkannt
bleiben. Wo Worte und Zahlen nicht gengen, knnen Informationen durch
geographische Karten und Grafiken anschaulich vermittelt werden.
Weiten Sie die Berichterstellung auf das Internet aus
Die Vielseitigkeit von Crystal Reports hrt nicht beim Erstellen von Berichten auf,
denn Sie knnen damit Ihre Berichte in vielen verschiedenen Formaten wie
beispielsweise Microsoft Word und Excel, per E-Mail und sogar ber das Internet
verffentlichen. Durch die erweiterte Internet-Berichterstellung knnen andere
Teilnehmer Ihrer Arbeitsgruppe freigegebene Berichte in ihrem Web-Browser
anzeigen und aktualisieren.
Integrieren Sie Ihre Berichte in Anwendungen
Anwendungsprogrammierer und Webseiten-Entwickler knnen Zeit sparen und
die Anforderungen Ihrer Anwender und Benutzer erfllen, indem sie die
Leistungsfhigkeit von Crystal Reports bei der Berichtsverarbeitung in ihre
Datenbankanwendungen integrieren. Durch die Untersttzung der gngigsten
Programmiersprachen lt sich die Berichterstellung leicht in jeder Anwendung
implementieren.
Egal, ob Sie Web-Master, Werbe-Manager im Marketing, Datenbankadministrator
im Finanzwesen oder Geschftsfhrer sind, Crystal Reports ist ein leistungsstarkes
Hilfsmittel, das jedem hilft, die fr ihn relevanten Informationen zu analysieren
und zu interpretieren.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

1 : Willkommen bei Crystal Reports

Inhalt dieses Handbuchs


In diesem Handbuch werden Vorgehensweisen fr typische Berichtsaufgaben wie
z. B. das Einfgen von Feldern, das Formatieren von Berichten oder das Sortieren
von Datenstzen beschrieben. Darber hinaus enthlt es Informationen zu
spezielleren Interessensbereichen, beispielsweise zur erweiterten Formelerstellung
und zum Zugriff auf verschiedene Datentypen. Sie knnen dieses Handbuch als
Referenzmaterial fr Ihre grundlegenden Berichtsanforderungen und zugleich als
Einfhrung in neue Konzepte der Berichterstellung verwenden.

Inhalt der Kapitel


Es folgt eine kurze Beschreibung des Inhalts der einzelnen Kapitel dieses
Handbuchs.
Kapitel 1: Willkommen bei Crystal Reports
Dieses Kapitel vermittelt einen berblick ber das Benutzerhandbuch und die
Online-Hilfe. Zustzlich werden darin die in diesem Handbuch verwendeten
Konventionen fr Befehle, Schaltflchen und Tastatur aufgefhrt.
Kapitel 2: Was gibts neues?
Crystal Reports enthlt einen Satz neuer Funktionen, die das Erstellen von
Berichten noch vielseitiger machen und in die viele Verbesserungsvorschlge
unserer Benutzer eingeflossen sind.
In diesem Kapitel werden die neuen Funktionen und Verbesserungen in dieser
Version von Crystal Reports vorgestellt und beschrieben.
Kapitel 3: Installieren von Crystal Reports
In diesem Kapitel wird erlutert, wie Sie Crystal Reports auf Ihrem Computer
installieren knnen.
Kapitel 4: Erste Schritte
Dieses Kapitel gibt Ihnen einen berblick ber die Beispielberichte und die im
allgemeinen mit Crystal Reports verarbeiteten Daten. Es vermittelt Ihnen sodann
eine bersicht ber die Bericht-Assistenten. Einsteiger wie Fortgeschrittene
knnen davon profitieren, sich mit dem Standard-Bericht-Assistenten vertraut zu
machen, denn dieser Assistent hat viel mit den anderen Bericht-Assistenten
gemeinsam. Abschlieend enthlt dieses Kapitel zwei Lehrgnge: einen
Einsteiger-Lehrgang und einen Fortgeschrittenen-Lehrgang.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Inhalt dieses Handbuchs

Kapitel 5: Grundlagen der Berichterstellung


In diesem Kapitel werden die Grundkonzepte des Berichtentwurfs beschrieben
und Entscheidungshilfen dafr geboten, welche Daten Sie in Ihren Bericht
aufnehmen sollen.
Kapitel 6: Einfhrung in die Berichterstellung
In diesem Kapitel werden Sie in die Grundlagen der Berichterstellung in Crystal
Reports eingefhrt. Zunchst werden Sie mit der Arbeitsumgebung des
Berichtentwurfs vertraut gemacht. Danach erfahren Sie, wie Sie
Datenbanktabellen auswhlen, Objekte in einen Bericht einfgen und Ihre
Berichtsdaten sortieren, gruppieren und zusammenfassen knnen.
Kapitel 7: Optimierte Web-Berichte entwerfen
Dieses Kapitel schlgt Methoden fr den Entwurf von Berichten unter Ausnutzung
der verbesserten Leistungsmerkmale von Crystal Reports vor. Diese Vorschlge
helfen auch bei der Optimierung von Berichten, die im Internet ausgefhrt werden.
Kapitel 8: Datenstze auswhlen
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie die Datenstze filtern knnen, die in einen
Bericht aufgenommen werden sollen. Verwenden Sie die Werkzeuge zur
Datenauswahl, um Datenstze fr bestimmte Kundengruppen,
Kontonummerngruppen oder Datumsbereiche anzuzeigen.
Kapitel 9: Sortieren, Gruppieren und Summenbildung
Sortieren, Gruppieren und Summenbildung sind die Vorgnge, die unorganisierte
Daten in ntzliche Informationen fr einen Bericht umwandeln. In diesem Kapitel
wird beschrieben, welche Arten der Sortierung, Gruppierung und
Zusammenfassung Sie in einem Bericht nutzen knnen.
Kapitel 10: Laufende Summen
Mit laufenden Summen steht Ihnen eine vielseitige und leistungsfhige Methode
zum Erstellen spezialisierter Gruppenergebnisse und schrittweise zunehmender
Summen zur Verfgung.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie eine einfache laufende Summe und eine
laufende Summe innerhalb einer Gruppe in Ihren Bericht einfgen knnen.
Auerdem wird gezeigt, wie Sie mit Hilfe von Formeln konditionelle laufende
Summen und laufende Summen erstellen knnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

1 : Willkommen bei Crystal Reports

Kapitel 11: Berichte mit Mehrfachbereichen


In diesem Kapitel werden die verschiedenen Arten aussagekrftiger Berichte
vorgestellt, die Sie mit den Funktionen von Crystal Reports zur Berichterstellung
in mehreren Bereichen generieren knnen. Mit diesen Funktionen knnen Sie
Berichte erstellen, in denen einzelne Werte anhand von Kriterien, die Sie selbst
festlegen, unterschiedlich verarbeitet werden. Diese Konzepte werden
anschlieend auf die Erstellung von Serienbriefen bertragen.
Kapitel 12: Formatierung
Der Begriff Formatieren bezieht sich auf nderungen am Layout und im Aufbau
von Berichten sowie auf das Aussehen von Text, Objekten und ganzen
Berichtsbereichen. In diesem Kapitel werden die Methoden beschrieben, mit
denen Sie die Aufmerksamkeit des Lesers auf Daten lenken, die Darstellungsweise
von Datumsangaben, Zahlen und anderen Werten ndern, unerwnschte Bereiche
geschickt verbergen und viele weitere Formatierungsaufgaben durchfhren
knnen, um Ihrem Bericht einen professionellen Schliff zu geben.
Kapitel 13: Diagramme erstellen
Mit Crystal Reports knnen Sie zusammengefate Daten in Form farbiger, leicht
verstndlicher Diagramme und Grafiken prsentieren. In diesem Kapitel wird
gezeigt, wie Diagramme erstellt und so in Berichten eingesetzt werden, da die
Berichtsdaten aussagekrftiger und leichter verstndlich werden. Sie knnen
unter einer Reihe von Diagramm-Layouts und Diagrammarten whlen, mit
Drilldown Details sichtbar machen, die den bersichtsgrafiken zugrundeliegen,
und Diagrammobjekte formatieren.
Kapitel 14: Erstellung von Karten
Mit Crystal Reports knnen Sie jeden Bericht mit professionellen geographischen
Karten ausstatten. In diesem Kapitel wird erklrt, wie Sie in Berichten geographische
Karten einsetzen knnen, um die Berichtsdaten aussagekrftiger zu machen und
ihre Interpretation zu erleichtern. Sie knnen das Aussehen einer Karte nach Bedarf
ndern, ihr Aussehen umgestalten und den Drilldown-Modus aktivieren, um die
Detailangaben anzuzeigen, auf denen die bersichtsgrafiken beruhen.
Kapitel 15: OLE
In diesem Kapitel wird erklrt, wie OLE (Object Linking and Embedding) dazu
verwendet werden kann, Grafiken und andere Objekte aus Ihrem Bericht heraus
zu bearbeiten, anstatt dazu eine weitere Anwendung zu ffnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Inhalt dieses Handbuchs

Kapitel 16: Kreuztabellen - berblick


Ein Kreuztabellenobjekt ist ein Raster, in dem gruppierte und zusammengefate
Werte in zwei Richtungen angezeigt werden. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie
Sie Kreuztabellenobjekte in Ihren Berichten einsetzen knnen.
Kapitel 17: OLAP-Berichte erstellen und aktualisieren
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie OLAP-Berichte aus vielen verschiedenen
OLAP-Datenquellen und multidimensionalen Datenquellen erstellen und wie Sie
diese Berichte aktualisieren knnen, wenn sich der Standort Ihrer Daten ndert.
Kapitel 18: Berichte verteilen und anzeigen
Dieses Kapitel enthlt Informationen ber die Verteilung fertiggestellter Berichte
mit Hilfe verschiedener Methoden (Drucken, Faxen, Exportieren). Auerdem finden
Sie hier Informationen zum ffnen von Berichten in den Enterprise-Ordnern.
Kapitel 19: Berichtwarnungen
In diesem Kapitel finden Sie Informationen zum Erstellen und Verwenden von
Warnungen in Ihren Crystal-Berichten.
Kapitel 20: XML
Dieses Kapitel beschreibt den XML-Datenzugriff und die Exportfunktionen von
Crystal Reports. Es beginnt mit einem kurzen berblick ber die XMLTechnologie und erlutert dann die Verfahren fr die Einrichtung des XMLDatenzugriffs und die Verwendung der XML-Exportfunktionen.
Kapitel 21: Berichte aus Excel und Access erstellen
In diesem Kapitel werden die Add-Ins fr Microsoft Excel und Microsoft Access
beschrieben. Es wird erklrt, wie der Crystal Report-Assistent installiert wird und
wie Sie aus einer Tabelle oder Abfrage aus Access oder einer Tabellenkalkulation
in Excel Berichte erstellen knnen.
Kapitel 22: Arbeiten mit Formeln
In diesem Kapitel werden die Grundlagen von Formeln erlutert und der FormelEditor vorgestellt, damit Sie mit der Erstellung von Formeln beginnen knnen.
Kapitel 23: Erstellen von Formeln mit Basic-Syntax
Dieses Kapitel bietet einen berblick ber die verschiedenen Teile einer Formel.
Sie lernen die Basic-Syntax und die Verfahren kennen, nach denen Sie beim
Erstellen einer Formel vorgehen knnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

1 : Willkommen bei Crystal Reports

Kapitel 24: Erstellen von Formeln mit Crystal-Syntax


Dieses Kapitel bietet einen berblick ber die verschiedenen Teile einer Formel.
Sie lernen die Crystal-Syntax und die Verfahren kennen, die Sie beim Erstellen
einer Formel anwenden knnen.
Kapitel 25: Parameterfelder
In diesem Kapitel erfahren Sie, was Parameterfelder sind und wie sie Sie einsetzen
knnen, um einen Einzelbericht zu erstellen, der je nach Bedarf des Anwenders fr
den Zugriff auf unterschiedliche Datentypen verwendet werden kann.
Kapitel 26: Unterberichte
Ein Unterbericht ist ein Bericht innerhalb eines Berichts. Mit Unterberichten knnen
Sie Berichte, die nicht miteinander in Beziehung stehen, zu einem einzigen Bericht
zusammenfassen, Daten aufeinander abstimmen, die sonst auf keine andere Weise
miteinander verknpft werden knnen, und in einem einzigen Bericht dieselben
Daten aus mehreren verschiedenen Blickwinkeln darstellen. In diesem Kapitel wird
gezeigt, wie Sie Unterberichte erstellen und verwenden knnen.
Kapitel 27: Datenbanken
In diesem Kapitel werden die Grundlagen beschrieben, die Sie unbedingt kennen
mssen, um Aufbau und Verwendung von Datenbanken verstehen zu knnen.
Nach einer Beschreibung relationaler Datenbanken (einschlielich der Datenbanken
aus ODBC-Datenquellen), der Indizierung und der Tabellenverknpfung werden
Sie in diesem Kapitel in die Konzepte der Verarbeitung auf dem Server (des
Verlagerns der Berichtverarbeitung auf die Server-Ebene) und der Feldzuordnung
(der Wiederherstellung von Bericht- und Datenbank-Feldzuordnungen nach einer
Datenbanknderung) eingefhrt. Zuletzt konzentriert sich das Kapitel auf
allgemeine Aufgaben in Beziehung mit Datenbanken, beispielsweise das ndern
eines Datenbanktreibers oder das Erstellen einer ODBC-Datenquelle.
Kapitel 28: Zugriff auf Datenquellen
Crystal Reports kann alle Arten von Daten verarbeiten, angefangen von einfachen
Textdateien bis hin zu erweiterten Client-Server-SQL-Datenbanken. In diesem
Kapitel wird gezeigt, wie das Programm die Verbindung zu verschiedenen
Datenquellen herstellt und welche Dateien vorhanden sein mssen, um die
Verbindung herstellen zu knnen. Dieses Kapitel enthlt Detailinformationen fr
fortgeschrittene Anwender, die mehr darber erfahren mssen, wie Crystal
Reports unter der sichtbaren Oberflche arbeitet.
Kapitel 29: Der Crystal SQL Designer
In diesem Kapitel wird gezeigt, wie Abfragen erstellt werden, die fr Ad-hocAnalysen und Ergebnisstze verwendet werden knnen, aus denen sich
wiederum Berichte erstellen lassen. Mit dem Crystal SQL Designer knnen Sie
komplexe SQL-Abfragen erstellen, ndern und optimieren.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Inhalt dieses Handbuchs

Kapitel 30: Lexika


Lexika sind strukturierte, vereinfachte Datenansichten, die fr einige oder alle
Mitglieder einer Organisation erstellt werden knnen. Durch Lexika sehen
Benutzer nur diejenigen Daten, die sie bentigen, und die von Ihnen fr diese
Benutzer zugelassen werden. In diesem Kapitel wird gezeigt, wie Sie Lexika
einrichten und dazu verwenden knnen, Produktivitt und Sicherheit der
Organisation zu erhhen.
Anhang A: Berichtverarbeitungsmodell
Crystal Reports verwendet zur Verarbeitung von Berichten ein durchdachtes und
mit mehreren Durchgngen arbeitendes Berichterstellungsmodell. Das
Verstndnis dieses Modells wird Ihnen helfen, effiziente Berichte zu erstellen und
Probleme im Zusammenhang mit Berichten zu lsen.
Glossar
Dieses Handbuch enthlt ein umfassendes Glossar, in dem die wichtigsten
Datenbank- und Berichterstellungskonzepte und die fr diese Anwendung
spezifischen Begriffe erlutert werden.

Online-Hilfe
In der Online-Hilfe von Crystal Reports sind alle Themen des Benutzerhandbuchs
enthalten. Darber hinaus bietet sie zustzliches Referenzmaterial, angefangen
von speziellen Informationen ber die Funktion einzelner Schaltflchen bis hin zur
Vorgehensweise beim Erstellen einer Berichtsformel in einer betrieblichen
Beispielsituation.

Rascher Zugriff auf Informationen


ffnen Sie die Online-Hilfe ber das Hilfe-Men von Crystal Reports.
Verwenden Sie die Registerkarte Inhalt, um alle Hauptabschnitte der Online-Hilfe
anzuzeigen und innerhalb dieser Abschnitte auf bestimmte berschriften
zuzugreifen, die Registerkarte Index, um Themen in alphabetischer Reihenfolge
anzuzeigen, und die Registerkarte Suchen, um mit Hilfe eines Stichworts alle mit
diesem Begriff in Beziehung stehenden Abschnitte anzuzeigen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

1 : Willkommen bei Crystal Reports

Verknpfungen zu Beispielberichten
Viele Themen in der Crystal Reports-Online-Hilfe enthalten eine Liste von
zugehrigen Beispielberichten. Diese Berichte veranschaulichen die vom Thema
erluterten Konzepte. Sie knnen die Beispielberichte Ihrem Bedarf entsprechend
anpassen.
Sie finden die Beispielberichte im Crystal Reports-Verzeichnis unter
\Samples\De\Reports.
Eine Liste von Beispielberichten finden Sie unter Beispielberichte auf Seite 36.

Online-Hilfe
Die Online-Hilfe umfat alle Informationen, die in diesem Handbuch enthalten
sind. Sie knnen darauf zugreifen, indem Sie auf die Hilfeverknpfung in der
Crystal Management Console oder auf die Schaltflche Hilfe im Crystal
Configuration Manager klicken.

Produktregistrierung
Sie knnen Ihr Produkt auf unterschiedliche Weise registrieren:
 Fllen Sie das Formular zur Produktregistrierung aus, das Sie auf der Website
von Seagate Software unter der folgenden Adresse finden:

http://www.seagatesoftware.com/register

 Verwenden Sie den Registrierungs-Assistenten aus der Crystal EnterpriseProgrammgruppe.

 Drucken Sie das Formular Produktregistrierung aus, und faxen Sie es an die
nchstgelegene Niederlassung. Seagate Software faxt Ihnen dann eine
Registrierungsnummer, die Sie bei der nchsten Verwendung des Produkts
eingeben knnen.
Faxnummern zur Registrierung
USA/Kanada +1 (604) 681-5147
Grobritannien +44 (0) 20 8231 0649
Australien +6 2 9955 7682
Deutschland +49 (0) 69 9509 6182
Hongkong +852 2893 2727
Singapur +65 777 8786
Die Registrierung ist erforderlich, damit Sie online oder telefonisch auf
technischen Support zugreifen knnen. Darber hinaus stellt die Registrierung
sicher, da Sie stets aktuelle Informationen ber neue Produktversionen erhalten.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Konventionen fr Befehle, Schaltflchen und Tasten

Technische Untersttzung
Weitere Informationen zur technischen Untersttzung fr das von Ihnen
erworbene Produkt finden Sie im entsprechenden Handbuch oder auf unserer
Untersttzungs-Website unter http://germany.seagatesoftware.com/support.

Konventionen fr Befehle, Schaltflchen und Tasten


In diesem Handbuch werden folgende Konventionen verwendet:

Befehle und Schaltflchen


Um sie leichter erkennen zu knnen, werden Befehlsnamen und
Schaltflchenbeschriftungen in Fettschrift angezeigt. Beispiel: Befehl Neu,
Schaltflche Drucken usw.

Tastenkombinationen
Tastenkrzel werden wie folgt angezeigt:
 ENTF steht fr die Entf-Taste (sowohl die im normalen Tastenfeld als auch auf
dem Ziffernblock).
 EINGABE steht fr die Eingabe-, Enter- oder -Taste, je nachdem, wie diese
Taste auf Ihrer Tastatur ausgewiesen ist.
 STRG-Taste, UMSCHALT-Taste und Alt-Taste sind Beispiele fr die
Schreibweise von Tastenkombinationen mit zwei Tasten. Drcken Sie die erste
Taste der Kombination (Steuerungstaste, Umschalttaste oder Alt-Taste) und
danach zustzlich die zweite Taste (oben durch Taste reprsentiert).
Beispiel: STRG-C bedeutet, da Sie auf Ihrer Tastatur zuerst die
Steuerungstaste drcken und halten und anschlieend zustzlich die
Buchstabentaste C drcken mssen (STRG-C ist die Tastenkombination, die
von Windows fr die Funktion Kopieren verwendet wird).

Weitere Konventionen
Benutzereingaben ber die Tastatur werden durch die Schriftart Letter Gothic
gekennzeichnet. Dieselbe Schriftart wird auch zum Hervorheben von
Beispielformeln verwendet: {Auftragsdetail.STCKPREIS}*.85

10

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Was gibts neues?

Mit Crystal Reports, das auf die verbrgte Stabilitt seiner


Version 8 aufbaut, erhalten Sie jetzt mehrere neue Funktionen
und Verbesserungen, insbesondere im Bereich der WebBerichterstellung.
Im vorliegenden Kapitel werden die neuen Leistungsmerkmale
und Verbesserungen in drei Kategorien vorgestellt:
 Web-Berichterstellung
 Report Designer-Funktionen
 Developer-Funktionen

Crystal Reports Benutzerhandbuch

11

Web-Berichterstellung

Web-Berichterstellung
Damit Ihre Anforderungen an die Web-Berichterstellung besser erfllt werden
knnen, ist Crystal Reports jetzt vollstndig mit Crystal Enterprise integriert,
einem web-basierten Programm zur Verwaltung von Unternehmensberichten, das
in der vorhandenen Web-Infrastruktur Ihres Unternehmens ausgefhrt wird.
Die mit Crystal Reports 8.5 gelieferte Crystal Enterprise Standard-CD enthlt einen
Schlsselcode fr eine temporre Produktlizenz. Mit diesem Code knnen Sie Crystal
Enterprise installieren und mit dem System 30 Tage lang arbeiten. Sie erhalten den
Schlsselcode fr eine kostenlose, unbeschrnkte Produktlizenz, wenn Sie Ihre Crystal
Enterprise Standardversion registrieren. Verwenden Sie zum Registrieren den Crystal
Registrations-Assistenten in der Crystal Enterprise Programmgruppe.
Wenn Sie die Ausgabe Professional oder Developer von Crystal Reports
erworben haben, dann haben Sie auch die Standardversion von Crystal Enterprise
auf CD-ROM erhalten. Diese zustzliche CD befindet sich zusammen mit fnf
kostenlosen Lizenzen fr den gleichzeitigen Zugriff auf die Standardversion von
Crystal Enterprise im Versandkarton von Crystal Reports.

Gesteigerter Wert des Crystal Enterprise Web Component Servers


Setzen Sie den neu entwickelten und verbesserten Web Component Server (WCS)
von Crystal Enterprise fr Ihr Berichterstellungsprogramm ein und ersetzen Sie
die ltere WCS-Version von Crystal Reports 8. Crystal Enterprise Standard bietet
erheblich verbesserte Funktionen im Vergleich zum WCS der Version 8.

Fhren Sie den Web Component Server auf jedem Computer aus
Installieren Sie die Crystal Enterprise Standard CD auf allen Computern, auf
denen die Web-Berichte koordiniert werden sollen. Wenn Crystal Enterprise
Standard installiert ist, brauchen Crystal Reports und der WCS nicht mehr auf
Ihrem Web-Server installiert und ausgefhrt werden.
Wenn Sie eine Berichterstellungslsung mit grerer Skalierbarkeit bentigen,
sollten Sie Crystal Enterprise Professional einsetzen. Diese Version kann auf
beliebig vielen Computern installiert werden (whrend Crystal Enterprise
Standard nur auf einem einzigen Computer installiert werden kann). Mit der
Version Crystal Enterprise Professional knnen Sie darber hinaus angeben,
welche Teile des Servers auf jedem Computer ausgefhrt werden sollen.

Passen Sie das Berichterstellungs-Framework den steigenden


Anforderungen an
Crystal Enterprise liefert Ihnen eine skalierbare, webgesttzte Lsung fr die
Verwaltung des Zugriffs auf und der Lieferung von Hunderttausenden von CrystalBerichten an jeden Entscheidungstrger in der Firma und darber hinaus.

12

Crystal Reports Benutzerhandbuch

2 : Was gibts neues?

Wenn der Bedarf an Web-Berichten in Ihrem Unternehmen steigt, knnen Sie das
Programm nahtlos mit der Version Crystal Enterprise Professional aktualisieren,
ohne es neu installieren zu mssen. Sie knnen auch zustzliche Lizenzen und
Komponenten hinzufgen, so da Crystal Enterprise mit dem Wachstum Ihres
Unternehmens Schritt hlt.

Planen Sie Berichte zur Bereitstellung aktuellster Informationen


Wichtige Berichte knnen nach einem regulren Zeitplan ausgefhrt werden,
damit alle Mitarbeiter Zugang zu den aktuellsten Informationen ber Ihr
Unternehmen erhalten.

Verffentlichen Sie Berichte in Sekundenschnelle im Web


Mit wenigen Schritten knnen Sie Berichte im Handumdrehen im Web
verffentlichen, wo sie von allen Mitarbeitern mit dem BerichtverffentlichungsAssistenten eingesehen werden knnen.

Verwalten Sie Ordner zur gemeinsamen Benutzung von Berichten


Geben Sie Berichte zur gemeinsamen Verwendung im Unternehmen oder im Web
frei, indem Sie sie im Standard-Gastordner Favoriten auf dem Automated Process
Scheduler (APS) verffentlichen. Benutzer knnen Berichte auch in anderen
Ordnern verffentlichen, die vom Administrator festgelegt werden.

Einfache Verwaltung ber eine zentrale Konsole


Durch die Konsolidierung von Verwaltungsaufgaben vereinfacht und
beschleunigt die Crystal Management Console (CMC) die Verwaltung der WebBerichterstellungslsungen ungeachtet der Gre Ihres Unternehmens.
Mit der CMC erhalten Sie sofortige Kontrolle darber, was von allen Mitarbeitern
eingesehen, ausgefhrt oder verwaltet werden kann. Sie definieren die Anzeigeund Verwaltungsrechte aller Benutzer fr bestimmte Berichte.

Integrieren Sie die Leistungsfhigkeit von Crystal Reports mit


vorhandenen IT-Investitionen
Sie knnen sich darauf verlassen, da die Crystal-Web-Berichterstellungslsung
ihr volles Potential gemeinsam mit bereits vorhandenen Web-Servern entfaltet.
Crystal Enterprise Standard bietet verbesserte Web-Serveruntersttzung und ist mit
Domino-Web-Servern ber die DSAPI-Schnittstelle sowie mit Apache-Servern ber
ein DSO-Modul (DSO = Dynamic Shared Object) auf Solaris und Linux kompatibel.
Crystal Enterprise Standard untersttzt darber hinaus CGI auf Solaris und Linux.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

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Web-Berichterstellung

Verwenden Sie Skripts auf dem Crystal Enterprise WCS


Der Crystal Enterprise Web Component Server bietet nun die komplette
Untersttzung fr die Skripterstellung an.

Komplette XML-Untersttzung fr das Web


Crystal Reports bietet nun die volle Untersttzung fr die Extensible Markup
Language (XML), die vom World Wide Web Consortium (W3C) zur Bereitstellung
von Inhalten im Internet angenommen wurde.
XML kristallisiert sich als Standard-Datenformat in der gesamten
Datenverarbeitungsbranche heraus, da es von allen Anwendungen und Plattformen
anerkannt wird. Crystal Reports hlt mit dieser neuen technischen Entwicklung
Schritt und gibt Benutzern die Mglichkeit, Berichte aus vorhandenen XML-Daten
zu erstellen und den erstellten Bericht im XML-Format zu exportieren.

Greifen Sie direkt auf XML-Daten zu


Greifen Sie direkt auf Ihre vorhandenen XML-Datenquellen wie auf jede andere
Datenbanktabelle zu. Kombinieren Sie bei Bedarf die XML-Daten mit den blichen
Datenbankinformationen in Ihrem Bericht. Wenn Ihnen noch keine vorhandene
XML-Datenquelle zur Verfgung steht, ffnen Sie den ODBC-Ordner des DatenExplorers, und suchen Sie die Beispiel-XML-Datenquelle, die mit Crystal Reports
installiert wurde.

Exportieren Sie Berichtdaten direkt im XML-Format


In Crystal Reports knnen Sie Berichtdaten sofort im XML-Format exportieren.
Damit knnen Sie die Daten an andere E-Commerce-Anwendungen senden, mit
denen Daten gelesen und bearbeitet werden.

Erreichen Sie mehr mit schnellerer Verarbeitung


Optimieren Sie die Arbeitsleistung mit Crystal Reports: Nutzen Sie die
verbesserten Funktionen des Crystal Report-Moduls, dessen verbesserte
Speicherverwaltung zu schnellerer Verarbeitung insbesondere auf Computern mit
mehreren Prozessoren fhrt.
Darber hinaus beschleunigt das Report-Modul jetzt die Verarbeitung von
Unterberichten auf Abruf sowie von Berichten mit Parameterfeldern, untersttzt
den zunehmenden Multithreaded-Datenbankzugriff und ermglicht eine
unbegrenzte Zahl an gleichzeitigen Auftrgen.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

2 : Was gibts neues?

Verbesserte Interaktivitt mit Parametern


Durch die Verwendung von Parametern knnen nicht nur vom Benutzer gesteuerte
Berichte erstellt werden, sondern es wird auch die Verarbeitung von Berichten, vor
allem im Web, beschleunigt. Erstellen Sie Mehrzweckberichte, um zu gewhrleisten,
da alle Mitarbeiter die richtigen Informationen schnell erhalten.
Alle web-fhigen Report Viewer von Crystal Reports wurden verbessert, damit
sowohl die Autoren der Berichte als auch die Endbenutzer Parameter zur Entfaltung
des vollen Berichtpotentials im Web einsetzen knnen. Ob Benutzer nun Java, ActiveX
oder DHTML-Viewer bevorzugen sie knnen die angezeigten Informationen
interaktiv regulieren, indem sie Standard-Berichtparameter akzeptieren, Optionen aus
einer Liste auswhlen, mehrere Werte angeben oder Bereiche eingeben.

Einstellbarer DHTML Report Viewer


Passen Sie den Crystal Reports Dynamic HTML Viewer individuell an, um ihn
nahtlos mit dem Design einer vorhandenen E-Commerce-Website oder einem
Firmen-Intranet zu integrieren. Der DHTML Viewer zeigt die Funktionen seiner
Symbolleiste (ber JavaScript) an, so da Berichtsautoren sowohl seine
Funktionsweise als auch seine uere Gestaltung benutzerdefiniert ndern knnen.
Der verbesserte DHTML Viewer ist so flexibel, da Benutzer Berichte und
Diagrammeinzelheiten mit einem Drilldown anzeigen, Verknpfungen zu
Unterberichten auf Abruf herstellen oder wichtige Daten schnell exportieren
knnen, ohne zu sehen, da diese Vorgnge von Crystal Reports gesteuert werden.

Optimieren Sie die Verarbeitungsleistung von Berichten mit der


Dokumentation von Crystal Reports
Lernen Sie alle Methoden zur Verbesserung der Verarbeitungsleistung von
Berichten im neuesten Kapitel der Crystal Reports-Benutzerdokumentation und
Online-Hilfe kennen. Diese Anleitung Optimierte Web-Berichte entwerfen auf
Seite 113 enthlt vor allem Themen, die sich mit der schnellen und effizienten
Erstellung von Web-Berichten befassen. Die Anleitung zeigt auerdem, wie die
DBMS-Leistungsfhigkeit durch die wirksame Verwendung des SQL-AusdrucksEditors, durch Gruppierung auf Server und andere Verarbeitungsmethoden auf
Serverseite voll ausgeschpft werden kann. Wie weit Sie sich in diese Themen
einarbeiten, hngt ganz von der bentigten Verarbeitungsleistung ab.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

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Report Designer-Funktionen

Melden Sie sich in Crystal Reports bei den APS-Ordnern an


In Crystal Reports knnen Sie sich schnell und einfach bei Ihrem Crystal
Enterprise Automated Process Scheduler (APS) anmelden. Wenn Sie den Befehl
Bei APS anmelden im Men Datei whlen, erkennt Crystal Reports Crystal
Enterprise auf Ihrem Computer und zeigt die entsprechenden APS-Ordner im
Dialogfeld ffnen/Speichern unter an.
Diese Funktion ist auch in der Standardversion von Crystal Reports verfgbar.

Zeigen Sie Web-Berichte unabhngig vom Serverpfad an


Verwenden Sie relative URLs, um Berichte und die zugehrigen Berichtobjekte auf
jedem Server in jedem Verzeichnis freizugeben. Jeder Bericht bleibt dabei von
seinem tatschlichen Dateipfad unabhngig, da relative URLs die Abhngigkeit
von einem bestimmten Server oder virtuellen Verzeichnis beseitigen.

Erweitern Sie das Berichtspotential mit zustzlichen Anwendungen


In Crystal Enterprise Standard greifen Sie auf freigegebene Berichte mittels
ePortfolio, anderen Beispielen oder einer von Ihrem Administrator (mit SDK)
entwickelten Client-Anwendung zu.

Report Designer-Funktionen
Diese Verbesserungen sind in allen Ausgaben von Crystal Reports verfgbar,
soweit nicht anders vermerkt.

Erstellen Sie Berichtswarnungen zur sofortigen Benachrichtigung


Richten Sie Berichtswarnungen ein, die Sie benachrichtigen, wenn Ihre Berichtdaten
auf ein bestimmtes Ziel treffen, oder die Benutzer an bestimmte Aufgaben erinnern.
Diese in Crystal Reports erstellten, benutzerdefinierten Meldungen werden
angezeigt, wenn bestimmten Bedingungen von den Berichtdaten erfllt werden. Da
diese Warnmeldungen berichtsspezifisch sind, mssen Sie selbst entscheiden, wann
sie verwendet werden sollen. Da die Meldung von Ihnen erstellt wird, kann sie sich
auch ganz speziell auf Ihre Daten beziehen.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

2 : Was gibts neues?

Exportieren Sie Daten im PDF-, XML-, RTF- und verbesserten


HTML-Format
Exportieren Sie Berichte ganz oder teilweise direkt im weitverbreiteten Portable
Document Format (PDF) und verteilen Sie diese Berichte dann per E-Mail, im Web
oder in ausgedruckter Form. Sie knnen allerdings Berichtdaten auch direkt im
XML-Format exportieren oder die neue Rich Text Format (RTF)-Exportfunktion
nutzen, die auf dem Encapsulated Page Format (EPF) von Crystal Reports basiert.
Hinweis: Darber hinaus untersttzt Crystal Reports jetzt den Export von
Seitenbereichen im PDF- und RTF-Format. Auch die Leistungsfhigkeit des
HTML- und DHTML-Exports wurde umfassend verbessert.

Greifen Sie auf zustzliche Datenquellen zu


Mit dem erweiterten Datenzugriff von Crystal Reports knnen Sie nun Berichte
direkt aus XML-Daten sowie aus in ACT2000 und Exchange 2000 gespeicherten
Daten (ber ADO) erstellen. Crystal Reports 8.5 enthlt auerdem aktualisierte
Merant 3.6 ODBC-Treiber.
Bauen Sie eigene SQL-Abfragen mit dem Crystal SQL Designer, der jetzt die
Verwendung systemeigener Treiber als Datenquelle (MS SQL Server, DB2, Oracle,
Informix und Sybase) untersttzt.
Hinweis: Merant ODBC-Treiber, XML-Datenzugriff und der Crystal SQL
Designer sind nicht in der Standardausgabe von Crystal Reports verfgbar.

Kopieren Sie Berichtobjekte in andere Anwendungen


Sie knnen nun ganze Berichtobjekte, einschlielich Diagramme und Karten, in die
Windows-Zwischenablage kopieren. Damit knnen Sie die Datenwerte aus jedem
Bericht kopieren und in andere Anwendungen als Bitmap-Grafiken, Textdateien,
Metadateien usw. einfgen.

Fassen Sie Daten aus hierarchischen Gruppen zusammen


Nutzen Sie die neuen Funktionen zur Erstellung von Gruppen-, Zwischen- und
Gesamtergebnisfeldern, mit denen sich groe, komplexe Datenstze leichter denn
je verstehen lassen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

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Report Designer-Funktionen

Ergnzen Sie Formeln mit neuen und verbesserten Funktionen


ndern Sie Berichtsformate mit den neuen Warnfunktionen im Zusammenhang
mit Berichtswarnungen. Mit den Funktionen IsAlertEnabled( ), IsAlertTriggered( )
und AlertMessage( ) knnen Sie bedingte Formeln erstellen, die Berichtobjekte
formatieren, wenn die Bedingungen fr die Berichtswarnung erfllt sind.
Um die Zahl verfgbarer Optionen zu erhhen, wenn Sie Kreuztabellen und
OLAP-Gitternetze bedingt formatieren, wurde die Funktion
GridRowColumnValue erweitert und anwendbarer gemacht.

Passen Sie Standard-Schriftoptionen individuell an


ndern Sie die Standard-Schriftoptionen zur Anzeige von Feldern, Feldtiteln und
Textobjekten durch die Auswahl von Zwischenschriftgraden (10.5, 15.5 usw.).
Nehmen Sie einfach die entsprechenden nderungen auf der Registerkarte
Schriftarten im Dialogfeld Optionen (wird ber das Men Datei geffnet) vor.

Stellen Sie Daten mit verbesserten Diagramm- und


Kartenerstellungsfunktionen schneller graphisch dar
Nutzen Sie die verbesserten Funktionen zur Diagrammerstellung und die
verbesserten Benutzeroberflchen zur Erstellung und Formatierung von
Diagrammen in Ihren Berichten.
Whlen Sie den neuen Befehl Diagrammoptionen automatisch einstellen aus und
berlassen Sie die feinen Details dem Diagramm-Assistenten, damit Daten schneller
als je zuvor graphisch dargestellt werden. Zustzliche Quick Infos werden sowohl
im Diagramm-Assistenten als auch im Karten-Assistenten zur Verfgung gestellt.

Analysieren Sie Daten im Handumdrehen


Klicken Sie auf die neue Schaltflche Feldtyp anzeigen im Feld-Explorer, um den
Datentyp zu ermitteln, der in jedem Datenbankfeld vorherrscht.

Speichern Sie Vorschaufeldern als Standardeinstellung


Zeigen Sie Benutzern eine Vorschau Ihrer gesamten Berichte in Form von Bildern,
indem Sie jede Berichtdatei gleichzeitig mit einem Miniaturbild des Berichts
speichern. Crystal Reports fhrt diesen Vorgang automatisch aus, wenn Sie die
Option Vorschau-Anzeige speichern auf der Standard-Registerkarte
Berichterstellung (Datei > Optionen > Berichterstellung) auswhlen.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

2 : Was gibts neues?

Developer-Funktionen
Diese Funktionsverbesserungen beziehen sich speziell auf Entwickler, die mit der
Ausgabe Crystal Reports Developer Edition arbeiten. Wenn Sie die Ausgabe
Crystal Reports Standard oder Professional erworben haben, knnen Sie eine
Bewertungskopie der neuesten Report Designer Component von der Website
http://www.seagatesoftware.com herunterladen.

Betten Sie das Crystal Reports Designer-Steuerelement ein


Das einbettbare Crystal Reports Designer-Steuerelement ist ein neues ActiveXSteuerelement fr die Report Designer Component (RDC). Entwickler knnen
dieses Steuerelement jetzt einbetten und damit Endbenutzern die Mglichkeit
geben, Berichte aus den Anwendungen ihrer Entwickler zu erstellen.

Machen Sie vom einheitlichen RDC-Objektmodell Gebrauch


Das einheitliche RDC-Objektmodell (craxddt.dll) ist eine Kombination aus RDCEntwurfszeit- und Laufzeit-Objektmodellen. Mit dem neuen einheitlichen Modell
knnen Entwickler sowohl das einbettbare Crystal Reports Designer ActiveXSteuerelement als auch die Funktionen des RDC-Laufzeit-Objektmodells
gleichzeitig verwenden.

Verteilen Sie den ASP Web Report Server neu


Der verbesserte ASP Web Report Server (rptserver.asp) ist nicht mehr vom Web
Component Server abhngig, so da Entwickler ihre ASP-Web-Anwendungen
problemlos verteilen knnen.

Greifen Sie auf XML-Daten zur Laufzeit zu


Mit dem Report Designer Component knnen Sie auf XML-Datenstrme zur Laufzeit
zugreifen und diese Informationen an Objekte in Berichtanwendungen weiterleiten.

Vereinfachte Verwaltung mit dem Lizenz-Manager


Verfolgen Sie die Crystal Reports-Lizenzen und Schlsselcodes mit dem LizenzManager (nur in der Ausgabe Crystal Reports Developer verfgbar). Mit diesem
neuen Verwaltungsprogramm knnen Sie leicht gewhrleisten, da die
Produktinstallation stets Ihren Berichterstellungsbedarf deckt. Auerdem lt sich
damit die Anzahl der Benutzerlizenzen fr den gleichzeitigen Zugriff in der ASPUmgebung berprfen. Rufen Sie den Lizenz-Manager ber das Startmen in der
Programmgruppe Crystal Reports Tools auf.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

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Developer-Funktionen

Denken Sie bitte daran, da die Report Designer Component nur mit der
beschrnkten Zahl an Lizenzen fr den gleichzeitigen Zugriff funktioniert, wenn
sie als Berichterstellungs-Server verwendet wird.

Report Designer Component 8.5


Die fr Microsoft Visual Studio und andere COM-basierte
Entwicklungsumgebungen entwickelte Report Designer Component 8.5 (RDC)
enthlt eine Flle von Funktionen, mit denen Entwicklern eine unbertroffene
Kontrolle ber das Layout und Format von Berichten, die fr das Web und
Windows-Anwendungen erstellt werden, erhalten.
Im Einklang mit den verbesserten Funktionen des Crystal Report-Moduls
untersttzt die RDC jetzt die meisten der neuen Crystal Reports-Funktionen wie
PDF-Export, XML-Export und -Datenzugriff, Warnmeldungen,
Gruppenergebnisse fr hierarchische Gruppen und viele andere.

RDC-Laufzeit-Verteilung
Der Viewer wurde verbessert, damit Entwickler ihre RDC-Anwendungen leichter
verteilen knnen.

Lotus Domino-Beispielanwendungen
Wenn Sie Crystal Reports zusammen mit Lotus Domino verwenden, sollten Sie
sich die neuen Lotus Domino-Beispielanwendungen ansehen. Diese Dokumente
zeigen auf anschauliche Weise, wie Crystal Reports den Wert Ihrer Lotus DominoInvestition erhht.
Wenn Sie die Standardinstallation ausgefhrt haben, sollten Sie die
Beispieldokumente im Verzeichnis Programme finden (in der Regel lautet der
Pfad C:\Programme\Seagate Software\Crystal Reports\Samples\De\Code\Lotus
Domino. Sie knnen diese Berichte auch in einer Anwendung von Lotus Notes
aufrufen, indem Sie entweder Crazev6.nsf oder Xglobal.nsf in Lotus Notes ffnen.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

2 : Was gibts neues?

Weitere Informationen
Crystal Reports-Produkt-News

http://www.seagatesoftware.com/localized/de/products/crystalreports/
Crystal Reports-Demos

http://www.seagatesoftware.com/localized/de/products/crystalreports/
showme/
Crystal Enterprise-Produkt-News

http://www.seagatesoftware.com/products/crystalenterprise/
Produktinformationen

http://www.seagatesoftware.com/localized/de/products/
Developer Zone (Entwicklerbereich)

http://www.seagatesoftware.com/developerzone/
Online-Support, Beispiele und technische Dokumente

http://www.seagatesoftware.com/localized/de/support/
Schulungen und Beratung

http://www.seagatesoftware.com/localized/de/services/
Seagate Software Homepage

http://www.seagatesoftware.com/localized/de/homepage/

Crystal Reports Benutzerhandbuch

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Weitere Informationen

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

Installieren von Crystal Reports

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Crystal Reports lokal von


der Produkt-CD installiert wird. Zudem wird beschrieben, wie
Crystal Reports auf einem Netzwerk-Server installiert und wie
das Programm von diesem Netzwerk-Server aus auf einer
Arbeitsstation installiert wird. Weiterhin sind die Abschnitte
Anpassen der Installation auf Seite 29 und Installieren von
Crystal Enterprise auf Seite 31 enthalten.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

23

Installieren von Crystal Reports

Installieren von Crystal Reports


Der Installationsassistent von Crystal Reports arbeitet mit dem Microsoft
Windows Installer zusammen, whrend Sie durch den Installationsproze gefhrt
werden. Der Installationsassistent erkennt automatisch das Betriebssystem des
Computers und aktualisiert die Dateien entsprechend.
Dieses Kapitel fhrt Sie Schritt fr Schritt durch die Installation von Crystal
Reports und beschreibt die Mglichkeiten zur benutzerdefinierten Anpassung der
Installation. Die Hauptthemen lauten:
 Systemanforderungen fr die Installation
 Installieren auf einem lokalen Computer von CD
 Installieren auf und von einem Netzwerk-Server
 Anpassen der Installation
 Installieren von Crystal Enterprise.
In einem der letzten Schritte des Installationsprozesses werden Sie gefragt, ob Sie
das Produkt registrieren mchten. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem
Bildschirm, um den Vorgang abzuschlieen.

Systemanforderungen fr die Installation


Systemanforderungen fr die lokale Installation (von CD)






Microsoft Windows 95/98/2000/ME, Windows NT 4.0 oder hher


Mindestens erforderlicher Arbeitsspeicher: 32 MB (64 MB fr Windows NT)
Empfohlener Arbeitsspeicher: 64 MB
Mindestens erforderlicher Festplattenspeicherplatz (alle Editionen): 60 MB
Hchstens erforderlicher Festplattenspeicherplatz:
 Developer Edition: 470 MB
 Professional Edition: 350 MB
 Standard Edition: 155 (vorhanden nur auf Englisch)

Wir empfehlen auerdem 100 MB zustzlichen Festplattenspeicherplatz auf


Laufwerk C:, das von Windows whrend der Installation genutzt wird. Wenn Ihr
System diese Mindestvoraussetzungen nicht erfllt, wird das Programm eventuell
nicht richtig ausgefhrt.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

3 : Installieren von Crystal Reports

Systemanforderungen fr die Netzwerkinstallation








Microsoft Windows 95/98/2000, Windows NT 4.0 oder hher


Mindestens erforderlicher Arbeitsspeicher: 32 MB (64 MB fr Windows NT)
Empfohlener Arbeitsspeicher: 64 MB
Auf dem Netzwerk-Server erforderlicher Festplattenspeicherplatz: 400 MB
Auf der Arbeitsstation erforderlicher Festplattenspeicherplatz: 210 MB

Wir empfehlen darber hinaus 100 MB zustzlichen Festplattenspeicherplatz auf


Laufwerk C:, das von Windows whrend der Installation genutzt wird. Wenn Ihr
System diese Mindestvoraussetzungen nicht erfllt, wird das Programm eventuell
nicht richtig ausgefhrt.

Installieren auf einem lokalen Computer von CD


Wenn Sie Crystal Reports auf einem Computer unter Windows NT oder Windows
2000 installieren, bentigen Sie Administratorrechte. Beim Installationsproze
werden Registrierungseintrge erstellt und einige Systemdateien aktualisiert,
wofr Administratorrechte erforderlich sind.
Schlieen Sie alle momentan ausgefhrten Programme, und beenden Sie so viele
Dienste wie mglich, wenn Sie Crystal Reports installieren.
Wenn Sie nur bestimmte Funktionen installieren mchten, lesen Sie Anpassen
der Installation auf Seite 29.
Hinweis: Bei der Installation von Crystal Reports 8.5 wird der Web Component
Server entfernt, der in den Professional und Developer Editions von Crystal
Reports 8 enthalten war. Um wieder Berichte ber das Web verteilen zu knnen,
mssen Sie Crystal Enterprise installieren. Dieses Programm ist im Lieferumfang
der Professional und der Developer Edition von Crystal Reports 8.5 enthalten.
Weitere Informationen finden Sie unter Installieren von Crystal Enterprise auf
Seite 31.

So fhren Sie eine Installation auf einem lokalen Rechner durch


1 Legen Sie die CD von Crystal Reports ein. Falls die CD nicht automatisch
gestartet wird, wechseln Sie zum CD-ROM-Laufwerk, und doppelklicken Sie
auf Setup.exe.
Hinweis: Je nach Konfiguration Ihres Systems wird eventuell ein Dialogfeld
angezeigt, in dem Sie auf die Aktualisierung vorhandener Dateien
hingewiesen werden. Wenn dies geschieht, klicken Sie auf "Ja", und starten Sie
den Computer neu. Der Installationsassistent aktualisiert die erforderlichen
Dateien.
2 Lesen und akzeptieren Sie den Lizenzvertrag, bevor Sie mit der Installation
fortfahren.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

25

Installieren auf einem lokalen Computer von CD

3 Geben Sie im Dialogfeld "Benutzerinformationen" Ihren Namen, Ihre


Organisation sowie den CD-Schlsselcode ein.
Tip: Den CD-Schlsselcode finden Sie auf dem Aufkleber auf der Rckseite der
CD-Hlle.
4 Klicken Sie auf Weiter.
Das Dialogfeld "Whlen Sie die Installationsart aus" wird angezeigt.

5 Whlen Sie den gewnschten Installationstyp aus:


 Typisch: Die gebruchlichsten Anwendungsfunktionen werden installiert.
 Vollstndig: Die meisten Anwendungsfunktionen und Teilkomponenten
werden installiert.
 Benutzerdefiniert: Hier knnen Sie die zu installierenden Funktionen
selbst auswhlen, den Installationspfad angeben und den fr jede Funktion
erforderlichen Festplattenspeicherplatz prfen. Weitere Informationen
finden Sie unter Anpassen der Installation auf Seite 29.
6 Klicken Sie auf Durchsuchen, wenn Sie Crystal Reports in einem anderen
Verzeichnis als dem Standardverzeichnis installieren mchten.
Das Standardverzeichnis lautet C:\Programme\Seagate Software\Crystal
Reports\
7 Klicken Sie auf Weiter.
Das Dialogfeld "Installation starten" wird eingeblendet.
8 Klicken Sie auf Weiter, damit die Dateien auf die lokale Festplatte kopiert
werden.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

3 : Installieren von Crystal Reports

Installieren auf und von einem Netzwerk-Server


Eine Netzwerkinstallation von Crystal Reports umfat zwei Schritte:
1 Fhren Sie die Administratorinstallation durch, um die Dateien auf einen
Server im Netzwerk zu kopieren. Siehe Installieren von Crystal Reports in
einem Netzwerk auf Seite 27.
2 Greifen Sie von einer Arbeitsstation aus auf den Server zu, und fhren Sie
"Setup.exe" aus, um Crystal Reports auf der Arbeitsstation zu installieren.
Siehe Installieren von Crystal Reports vom Netzwerk aus auf Seite 28.

Installieren von Crystal Reports in einem Netzwerk


Diese Art der Installation mu von einem Netzwerkadministrator durchgefhrt
werden, der ber die Schreibzugriffs- und Netzwerkrechte verfgt. Nach
Abschlu der Installation knnen Endbenutzer vom Netzwerk aus auf "Setup.exe"
zugreifen, um Crystal Reports auf ihren lokalen Arbeitsstationen zu installieren.
Wenn Sie Crystal Reports auf einem Computer unter Windows NT oder Windows
2000 installieren, bentigen Sie Administratorrechte. Beim Installationsproze
werden Registrierungseintrge erstellt und einige Systemdateien aktualisiert,
wofr Administratorrechte erforderlich sind.
Schlieen Sie alle momentan ausgefhrten Programme, und beenden Sie so viele
Dienste wie mglich, bevor Sie Crystal Reports installieren.
Hinweis:
 Bei der Installation von Crystal Reports 8.5 wird der Web Component Server
entfernt, der in den Professional und Developer-Editions von Crystal Reports
8 enthalten war. Um wieder Berichte ber das Web verteilen zu knnen,
mssen Sie Crystal Enterprise installieren, das im Lieferumfang der
Professional und der Developer Edition von Crystal Reports 8.5 enthalten ist.
Details finden Sie unter Installieren von Crystal Enterprise auf Seite 31.
 Wenn der Microsoft Windows Installer nicht konfiguriert ist, wird das
Betriebssystem der Arbeitsstation beim Setup-Proze erkannt und das
entsprechende Microsoft Windows Installer-Paket installiert.

So installieren Sie Crystal Reports in einem Netzwerk


1 Starten Sie die Administratorinstallation, indem Sie Setup.exe mit der
zustzlichen Befehlszeilenoption /a ausfhren.
Klicken Sie z. B. im Men "Start" auf "Ausfhren" und geben Sie den folgenden
Befehl ein:

<Pfad> Setup.exe /a,


wobei <Pfad> der Speicherort des Setup-Programms von Crystal Reports ist.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

27

Installieren auf und von einem Netzwerk-Server

2 Klicken Sie im Dialogfeld "Admin Installation" auf Durchsuchen, um den


Netzwerkpfad auszuwhlen, in dem Sie die Dateien von Crystal Reports
installieren mchten.
3 Klicken Sie auf Weiter.
4 Klicken Sie im folgenden Dialogfeld zur Verifizierung der Admin Installation
auf Weiter, damit die Dateien in das Netzwerk kopiert werden.
Anschlieend knnen Benutzer auf "Setup.exe" doppelklicken, um die
Installation zu starten.

Installieren von Crystal Reports vom Netzwerk aus


Wenn Crystal Reports vom Netzwerkadministrator im Netzwerk installiert
wurde, mssen Sie sicherstellen, da Sie ber Leserechte fr dieses Netzwerk
verfgen, bevor Sie den Installationsproze beginnen.
Wenn Sie Crystal Reports auf einem Computer unter Windows NT oder Windows
2000 installieren, bentigen Sie Administratorrechte. Beim Installationsproze
werden Registrierungseintrge erstellt und einige Systemdateien aktualisiert,
wofr Administratorrechte erforderlich sind.
Schlieen Sie alle momentan ausgefhrten Programme, und beenden Sie so viele
Dienste wie mglich, bevor Sie Crystal Reports installieren.
Hinweis: Bei der Installation von Crystal Reports 8.5 wird der Web Component
Server entfernt, der in den Professional und Developer Editions von Crystal
Reports 8 enthalten war. Um wieder Berichte ber das Web verteilen zu knnen,
mssen Sie Crystal Enterprise installieren, das im Lieferumfang der Professional
und der Developer Editions von Crystal Reports 8.5 enthalten ist. Details finden
Sie unter Installieren von Crystal Enterprise auf Seite 31.

So installieren Sie Crystal Reports vom Netzwerk aus


1 Greifen Sie auf den Netzwerk-Server zu, der die Installationsdateien von
Crystal Reports enthlt.
2 Doppelklicken Sie auf Setup.exe.
Hinweis: Je nach Konfiguration Ihres Systems wird eventuell ein Dialogfeld
angezeigt, in dem Sie auf die Aktualisierung vorhandener Dateien
hingewiesen werden. Klicken Sie auf "Ja", und starten Sie den Computer neu.
Der Installationsassistent aktualisiert die erforderlichen Dateien.
3 Lesen und akzeptieren Sie den Lizenzvertrag, bevor Sie mit der Installation
fortfahren.
4 Geben Sie im Dialogfeld "Benutzerinformationen" Ihren Namen, Ihre
Organisation sowie den CD-Schlsselcode ein.
Tip: Ihren CD-Schlsselcode erhalten Sie vom Administrator.
5 Klicken Sie auf Weiter.
Das Dialogfeld "Installationstyp auswhlen" wird angezeigt

28

Crystal Reports Benutzerhandbuch

3 : Installieren von Crystal Reports

6 Whlen Sie den gewnschten Installationstyp aus:


 Standard: Die gebruchlichsten Anwendungsfunktionen werden
installiert.
 Komplett Die meisten Anwendungsfunktionen und Teilkomponenten
werden installiert.
 Benutzerdefiniert Hier knnen Sie die zu installierenden Funktionen
auswhlen, den Installationspfad angeben und den fr jede Funktion
erforderlichen Festplattenspeicherplatz prfen. Weitere Informationen
finden Sie unter Anpassen der Installation auf Seite 29.
Hinweis: Wenn Sie bestimmte Funktionen installieren mchten, die vom
Netzwerk ausgefhrt werden sollen, mssen Sie die benutzerdefinierte
Installation auswhlen.
7 Klicken Sie auf Durchsuchen, wenn Sie Crystal Reports in einem anderen
Verzeichnis als dem Standardverzeichnis installieren mchten.
Das Standardverzeichnis lautet C:\Programme\Seagate Software\Crystal
Reports\
8 Klicken Sie auf Weiter.
Das Dialogfeld "Installation starten" wird eingeblendet.
9 Klicken Sie auf Weiter, damit die Dateien auf die lokale Festplatte kopiert
werden.

Anpassen der Installation


Wenn Sie die Installationsoption "Benutzerdefiniert" auswhlen, wird das
Dialogfeld "Funktionen auswhlen" eingeblendet, in dem Sie ausgewhlte
Funktionen installieren, den standardmigen Speicherpfad verschiedener
Funktionen ndern und den fr jede Funktion erforderlichen
Festplattenspeicherplatz prfen knnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

29

Anpassen der Installation

Die Symbole in der Funktionsstruktur kennzeichnen, ob die Funktionen und deren


Subfunktionen installiert werden oder nicht:
 Ein weies Symbol bedeutet, da die Funktion und deren Subfunktionen
installiert werden.
 Ein abgeblendetes Symbol bedeutet, da die Funktion und einige ihrer
Subfunktionen installiert werden.
 Ein rotes X bedeutet, da die Funktion oder Subfunktion entweder nicht
verfgbar ist oder nicht installiert wird.
Um die Konfiguration und den Pfad einer Funktion oder Subfunktion
auszuwhlen, mssen Sie auf deren Symbol klicken.
Hinweis: Jede Funktion oder Subfunktion kann eine eigene Konfiguration und
einen eigenen Pfad aufweisen.
In der folgenden Tabelle knnen Sie die Installationsoptionen fr jede Funktion
oder Subfunktion festlegen:
Installationstyp

Beschreibung der installierten Komponenten

Installation auf dem


lokalen Laufwerk

 Installiert die Funktion auf der lokalen


Festplatte.

 Verwendet die Einstellungen fr die typische


Installation, um einige der Subfunktionen der
Funktion auf der lokalen Festplatte zu
installieren.
Installation der gesamten
Funktion auf dem lokalen
Laufwerk

 Installiert die Funktion und smtliche

Wird zum Starten von der


CD/vom Netzwerk
installiert

 Fhrt die Funktion und dessen typische

Subfunktionen auf der lokalen Festplatte.

Subfunktionen von der CD/vom Netzwerk


aus.
Hinweis: Einige der Subfunktionen knnen
nicht von der CD/vom Netzwerk ausgefhrt
werden. Diese Subfunktionen werden auf der
lokalen Festplatte installiert.

Gesamte Funktion wird


installiert, um von CD/
vom Netzwerk ausgefhrt
zu werden

 Fhrt die Funktion und smtliche


Subfunktionen von der CD/vom Netzwerk
aus.
Hinweis: Einige der Subfunktionen knnen
nicht von der CD/vom Netzwerk ausgefhrt
werden. Diese Subfunktionen werden auf der
lokalen Festplatte installiert.

30

Crystal Reports Benutzerhandbuch

3 : Installieren von Crystal Reports

Installationstyp

Beschreibung der installierten Komponenten

Diese Funktion wird


installiert, wenn sie
bentigt wird

 Installiert die Funktion oder Subfunktion von


der CD/vom Netzwerk bei der ersten
Nutzung.
Hinweis: Diese Option ist nur fr die
Funktionen und Subfunktionen der folgenden
Programme von Crystal Reportsverfgbar:
Crystal Report Designer, Crystal Dictionaries
und Crystal SQL Designer.

Die gesamte Funktion


wird nicht verfgbar sein

 Weder die Funktion noch ihre Subfunktionen


werden installiert.

Hinweis: Subfunktionen sind unter jeder Funktion aufgefhrt. Eine


Subfunktion kann einem anderen Installationstyp folgen als ihre
bergeordnete Funktion.

Installieren von Crystal Enterprise


Crystal Enterprise ersetzt die Webfunktionen von Crystal Report und fhrt neue
Funktionen, wie z. B. Berichtplanung, Sicherheit und Skalierbarkeit, ein.
Die mit Crystal Reports 8.5 gelieferte Crystal Enterprise Standard-CD enthlt
einen Schlsselcode fr eine temporre Produktlizenz. Mit diesem Code knnen
Sie Crystal Enterprise installieren und mit dem System 30 Tage lang arbeiten. Sie
erhalten den Schlsselcode fr eine kostenlose, unbeschrnkte Produktlizenz,
wenn Sie Ihre Crystal Enterprise Standardversion registrieren. Verwenden Sie
zum Registrieren den Crystal Registrations-Assistenten in der Crystal Enterprise
Programmgruppe.
Bei der Version Crystal Enterprise, die in den Professional und Developer Editions
von Crystal Reports 8.5 enthalten ist, werden alle Komponenten installiert, die fr
die Ausfhrung von Crystal Enterprise auf einem Computer erforderlich sind.
Die folgenden Komponenten werden bei der Installation von Crystal Enterprise
installiert:
 ePortfolio
 Crystal Publishing-Assistent
 Crystal Management Console (CMC)
 Crystal Configuration Manager
 Crystal Import-Assistent
 Crystal Web Component Server (WCS)
 Crystal Automated Process Scheduler (APS)
 Crystal Cache-Server

Crystal Reports Benutzerhandbuch

31

Installieren von Crystal Enterprise






Crystal Page-Server
Crystal Eingabedateispeicher-Server
Crystal Ausgabedateispeicher-Server
Crystal Job Server

Alle Dienste werden nach Abschlu der Installation aktiviert. Neben einem
Administratorenkonto wird ein Gastbenutzerkonto angelegt. Beispielberichte
werden ebenfalls installiert.

Erste Schritte
Crystal Enterprise verwendet einen Assistenten, der Sie durch den
Installationsproze begleitet. Der Installationsassistent erkennt automatisch das
Betriebssystem des Computers und aktualisiert die Dateien entsprechend.

Systemanforderungen
Fr eine Einzelplatz-Installation von Crystal Enterprise mssen die folgenden
Mindestsystemanforderungen erfllt sein:
 Microsoft Windows NT 4 SP5, Windows 2000
 Microsoft Internet Information Services (IIS) 3, Netscape Enterprise Server 3.6
(und das neueste SP), Netscape FastTrack 3.01 (und das neueste SP) oder ein
Web-Server, der das Common Gateway Interface (CGI) untersttzt
 128 MB Arbeitsspeicher (Minimum)
 400 MB freier Festplattenspeicher
 Microsoft Internet Explorer 4.01 SP2 Minimum, 5.5 SP1 empfohlen, Netscape
4.72 Minimum, (4.75 empfohlen).
Wenn Ihr System diese Mindestvoraussetzungen nicht erfllt, wird das Programm
eventuell nicht richtig ausgefhrt.

Ausfhren der Installation


In diesem Abschnitt werden zwei Optionen fr die Installation von Crystal
Enterprise beschrieben:
 Installieren von Crystal Enterprise unmittelbar nach der Installation von
Crystal Reports auf Seite 33
 Installieren von Crystal Enterprise zu einem spteren Zeitpunkt auf Seite 33.
Die erste Option kann gewhlt werden, wenn Sie eine Meldung nach der
Installation oder einem Upgrade von Crystal Reports erhalten. Die zweite Option
kann jederzeit gewhlt werden.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

3 : Installieren von Crystal Reports

Installieren von Crystal Enterprise unmittelbar nach der Installation


von Crystal Reports
Verfgt der Computer, auf dem Sie Crystal Reports installieren oder ein Upgrade
durchfhren, ber einen Web-Server, blendet das Installationsprogramm das
folgende Dialogfeld ein:

Wenn Sie Crystal Enterprise jetzt installieren mchten, legen Sie die CD von
Crystal Enterprise ein, oder geben Sie den Netzwerkpfad an, von dem aus Sie die
Installation durchfhren mchten. Fahren Sie mit Schritt 2 von "Installieren von
Crystal Enterprise zu einem spteren Zeitpunkt" fort.
Wenn Sie Crystal Enterprise jetzt nicht installieren mchten, klicken Sie auf
"Fertigstellen", um das Dialogfeld zu schlieen. Sie knnen die Installation zu
einem spteren Zeitpunkt durchfhren und dann die Informationen im Abschnitt
"Installieren von Crystal Enterprise zu einem spteren Zeitpunkt" zu Rate ziehen.

Installieren von Crystal Enterprise zu einem spteren Zeitpunkt


1 Legen Sie die CD von Crystal Enterprise ein. Falls die CD nicht automatisch
gestartet wird, wechseln Sie zum CD-ROM-Laufwerk, und doppelklicken Sie
auf Setup.exe.
Der Wise Installation Wizard startet die Installation, und das Setup-Programm
von Crystal Enterprise sucht nach bereits installierten Komponenten.
2 Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, die sich u. a. auf die
Lizenzvereinbarungen beziehen.
3 Geben Sie im Dialogfeld "Benutzerinformationen" Ihren Namen, Ihre
Organisation sowie den Lizenzschlssel ein.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

33

Installieren von Crystal Enterprise

4 Klicken Sie auf Weiter.


Das Dialogfeld "Installationsart" wird eingeblendet.

5 Klicken Sie auf Durchsuchen, wenn Sie einen anderen Zielordner als den
Standardordner angeben mchten.
Suchen Sie nach dem neuen Ordner auf dem Computer.
6 Whlen Sie Neu als Installationstyp aus.
7 Klicken Sie auf Weiter.
8 Klicken Sie im Dialogfeld "Installation starten" auf Weiter, wenn Sie mit der
Installation beginnen mchten.
Die Installation der Dateien wird sofort gestartet. Nachdem das
Installationsprogramm die Dateien kopiert hat, wird der abschlieende
Einrichtungsbildschirm eingeblendet.
9 Deaktivieren Sie Berichtsverffentlichungs-Assistent starten, wenn der
Assistent nicht sofort gestartet werden soll.
10 Klicken Sie auf Fertigstellen.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

Erste Schritte

Dieses Kapitel gibt Ihnen zu Beginn einen berblick ber die


Beispielberichte und die im allgemeinen mit Crystal Reports
verarbeiteten Daten. Es vermittelt Ihnen sodann eine bersicht
ber die Bericht-Assistenten. Einsteiger wie Fortgeschrittene
knnen davon profitieren, sich mit dem Standard-BerichtAssistenten vertraut zu machen, denn dieser Assistent hat viel
mit den anderen Bericht-Assistenten gemeinsam. Zuletzt
werden Ihnen in diesem Kapitel zwei Lehrgnge vorgestellt:
ein Einsteiger-Lehrgang und ein Fortgeschrittenen-Lehrgang.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

35

Einstieg in die Verwendungsweise von Crystal Reports

Einstieg in die Verwendungsweise von Crystal Reports


Anhand der folgenden Methoden, die in diesem Kapitel angeboten werden,
knnen Sie sich im Selbststudium mit der Verwendung von Crystal Reports
vertraut machen:
 Sie knnen die Beispielberichte und die Beispieldatenbank studieren; sie sind
alle Bestandteil von Crystal Reports.
 Sie knnen die detaillierten Beschreibungen und Anleitungen in Erste
Schritte fr Fortgeschrittene auf Seite 42 verwenden.
 Sie knnen mit den Zusammenfassungen und Querverweisen der Themen in
Erste Schritte fr Fortgeschrittene auf Seite 64 arbeiten, was insbesondere
dann ntzlich ist, wenn Sie bereits mit den Konzepten der Berichterstellung
vertraut sind.
Jede dieser Methoden hilft Ihnen, sich mit Crystal Reports vertraut zu machen und
die Arbeitsweise dieses Programms zu verstehen, und obwohl eine allein bereits
gengen wrde, Ihnen genug Wissen zu vermitteln, um mit dem Programm
arbeiten zu knnen, steht es Ihnen frei, jederzeit auf dieses Kapitel
zurckzukommen und bei Bedarf die anderen Methoden zu Rate zu ziehen.

Beispielberichte
Crystal Reports enthlt drei Arten von professionell gestalteten Beispielberichten,
die unten beschrieben sind. Standardmig sind diese Beispiele in Ihrem
Programm-Verzeichnis installiert (der Pfad lautet normalerweise:
\Programme\Seagate Software\Crystal Reports\Samples\De\Reports\).

Lotus Domino
Der Ordner Lotus Domino enthlt neue Beispieldokumente fr diejenigen, die
Crystal Reports mit Lotus Domino verwenden. Zu den Beispielen gehren:
 lotusmap.rpt
 world wide sales.rpt
Sie knnen diese Berichte auch in einer Anwendung von Lotus Notes aufrufen,
indem Sie entweder Crazev6.nsf oder Xglobal.nsf in Lotus Notes ffnen.

36

Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

Feature Examples (Charaktenstische Beispiele)


Im Ordner Feature Examples finden Sie eine Auswahl von Berichten, die eigens dafr
erstellt wurden, Ihnen die Grundkonzepte und allgemeinen Berichtsfunktionen zu
veranschaulichen. Zu diesen Beispielen gehren folgende Berichtdateien:
 chart.rpt
 crosstab.rpt
 date range formula.rpt
 formatting.rpt
 formulas.rpt
 group by first letter.rpt
 group by intervals.rpt
 group.rpt
 hierarchical grouping.rpt
 hyperlinks.rpt
 OLAP cube report.rpt
 percentages.rpt
 record selection1.rpt
 record selection2.rpt
 running totals group.rpt
 running totals.rpt
 sort multiple field.rpt
 sort.rpt
 subtotal group.rpt
 subtotal multiple level.rpt
 summary group.rpt
 summary with formula.rpt

General Business (Allgemeines Business)


Der Ordner General Business enthlt Beispiele fr eine breite Palette von
Berichtsansprchen, wie sie in vielen Unternehmensabteilungen gestellt werden.
Die Beispielberichte sind wertvolle Lernhilfen.

 Aus dem Inhalt der Berichte knnen Sie ersehen, welche Informationen
erforderlich sind und wie sie dargestellt werden knnen.

 Anhand des Layouts und Designs der Berichte knnen Sie ersehen, wie Daten
bersichtlich angeordnet werden.

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37

Einstieg in die Verwendungsweise von Crystal Reports

Beispieldaten - Xtreme.mdb
Zum Lieferumfang von Crystal Reports gehrt Xtreme.mdb eine Datenbank mit
Beispieldaten, die Sie beim Erlernen des Programms verwenden knnen.
Xtreme.mdb ist eine Microsoft Access-Datenbank. Alle erforderlichen Treiber sind
im Programm eingeschlossen. Sie werden die Datenbank sofort ffnen und mit
dem Berichtentwurf beginnen knnen. Praktisch alle Beispiele in diesem
Handbuch basieren auf Xtreme.mdb-Daten.
Xtreme.mdb ist eine Datenbank, die den Datenbestand der fiktiven
amerikanischen Firma Xtreme Mountain Bikes enthlt - ein Hersteller von
Mountain Bikes und Zubehr. Die Datenbank enthlt die folgenden Tabellen:
 Kredit
Informationen ber Einzahlungsbelege der Kunden, wie z.B.
Kreditgenehmigungsnummern und Betrge.
 Kunde
Daten der Firmenkunden.
 Mitarbeiter
Firmenspezifische Daten der Mitarbeiter von Xtreme Mountain Bikes.
 Mitarbeiteradresse
Personenbezogene Daten der Mitarbeiter von Xtreme Mountain Bikes.
 Finanzen
Finanzielle Daten fr Xtreme Mountain Bikes.
 Auftrge
Daten zur Identifikation und Verfolgung der Auftrge.
 Auftragseinzelheiten
Einzelposten der Auftrge.
 Produkt
Beschreibung der Artikel von Xtreme Mountain Bikes.
 Produkttyp
Klassifizierung der Artikel von Xtreme Mountain Bikes, einschlielich
Artikelabbildungen.
 Einkufe
Identifikation und Aufzeichnung von Produkteinkufen.
 Lieferant
Daten der Lieferanten von Xtreme Mountain Bikes.
 Xtreme-Info
Unternehmensdaten der Firma Xtreme Mountain Bikes, inklusive
Firmenlogos.
Xtreme.mdb enthlt ebenfalls:
 eine Abfrage (Wichtigste Kunden),
 eine Parameterabfrage (Kreditgrenzen),
 die Tabelle Xtreme-Info, die mit keiner anderen Tabelle verknpft ist.
Hinweis: In dieser Tabelle befinden sich Unternehmensinformationen fr
Xtreme Mountain Bikes. Die Beispieldatenbank wurde so konzipiert, da viele
Berichterstellungsverfahren im Lernumfeld demonstriert werden knnen, und
nicht, um Datenbankentwurf zu lehren.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

Bericht-Assistenten
In den Lehrgngen dieses Kapitels wird Ihnen gezeigt, wie ein Bericht von Grund
auf neu erstellt wird. Als Ergnzung oder alternativ dazu knnen Sie auch die
Bericht-Assistenten verwenden, die ber die Crystal Bericht-Galerie zur
Verfgung stehen. Es gibt acht Bericht-Assistenten:
 Standard
 Serienbrief
 Formular
 Kreuztabelle
 Unterbericht
 Adreetikett
 Drilldown
 OLAP
Jeder Assistent fhrt Sie anhand einer Reihe von Registerkarten durch die
Erstellung eines Berichts. Viele der Assistenten enthalten Registerkarten, die nur
fr diesen speziellen Berichttyp vorhanden sind. Beispielsweise enthlt der
Adreetikettenbericht-Assistent eine Registerkarte, auf der Sie angeben knnen,
welche Art von Adreetikett Sie verwenden mchten.

Standard
Der Standard-Bericht-Assistent ist der allgemeinste aller Assistenten. Er enthlt acht
Registerkarten, von denen viele auch in den anderen Bericht-Assistenten zu finden
sind. Der Standard-Bericht-Assistent fhrt Sie durch die Auswahl einer Datenquelle
und die Verknpfung von Datenbanktabellen. Auerdem hilft er Ihnen dabei,
Felder hinzuzufgen und die Gruppierung, die Zusammenfassung (Summen) und
die Sortierungskriterien auszuwhlen. Schlielich fhrt Sie der Standard-BerichtAssistent durch die Diagrammerstellung und die Berichtauswahl.
Die Registerkarte Stil enthlt vordefinierte Layouts, die Sie auf Ihren Bericht
anwenden knnen, um ihn visuell ansprechender zu gestalten.

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Bericht-Assistenten

Serienbrief
Der Serienbriefbericht-Assistent bietet eine einfache Lsung zur Erstellung von
Serienbriefen, die Ihre Datenbank als Quelle fr Kundendaten heranziehen. Der
Assistent enthlt einen Groteil der Funktionen des Standard-Bericht-Assistenten,
lt Sie jedoch auerdem den Text und die Datenbankfelder definieren, die in den
einzelnen Bereichen Ihres Briefs erscheinen sollen. Auerdem knnen Sie auf der
Registerkarte Serienbrief Text importieren, den Sie in einer anderen Anwendung
erstellt haben.

Formular
Mit dem Formularbericht-Assistenten erstellen Sie Berichte, die auf vordefinierten
Formularen (Rechnungen, Firmenkontoauszgen usw.) gedruckt werden knnen.
Dieser Assistent entspricht grtenteils dem Standard-Bericht-Assistenten, enthlt
jedoch zustzlich die Registerkarte Formular, auf der Sie Bilder fr Ihr Firmenlogo
oder Formulare auswhlen knnen. Logos und Formulare knnen auf Kopfzeilen
oder Detailbereiche angewendet werden, damit Ihre Berichtdaten an der richtigen
Position auf Ihrem Bericht gedruckt werden.

Kreuztabelle
Der Kreuztabellenbericht-Assistent fhrt Sie durch die Erstellung eines Berichts, in
dem Ihre Daten als Kreuztabellenobjekt angezeigt werden. Auf drei speziellen
Registerkarten (Kreuztabelle, Layont und Stil anpassen) erstellen und formatieren
Sie die eigentliche Kreuztabelle.

Unterbericht
Mit dem Unterbericht-Assistenten knnen Sie einen Hauptbericht und einen
Unterbericht gleichzeitig erstellen. Der Assistent bietet zur Erstellung des
Hauptberichts die gleiche Flexibilitt wie der Standard-Bericht-Assistent. Auf der
zustzlichen Registerkarte Unterbericht knnen Sie einen vorhandenen Bericht als
Unterbericht auswhlen oder einen neuen Bericht erstellen. Neue Unterberichte
werden durch die gleichen Schritte wie im Standard-Bericht-Assistenten erstellt.

Adreetikett
Mit dem Adreetikettenbericht-Assistenten knnen Sie einen Bericht erstellen, der
so formatiert ist, da er auf beliebigen Adreetiketten gedruckt werden kann. Auf
der Registerkarte Etikett knnen Sie einen im Handel erhltlichen Etikettentyp
auswhlen oder Ihr eigenes Layout von Zeilen und Spalten fr beliebige
mehrspaltige Berichte definieren.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

Drilldown
Der Drilldown-Bericht-Assistent fhrt Sie durch die Erstellung eines Berichts, in
dem Bereiche ausblendet sind und nur mit Drilldown angesehen werden knnen.
Der Assistent enthlt alle Funktionen des Standard-Bericht-Assistenten. Auf der
Registerkarte Drilldown wird eine Liste von Bereichen angezeigt, die
ausgeblendet werden knnen. Ausgeblendete Bereiche werden in Ihrem Bericht
erst angezeigt, wenn Sie auf das entsprechende Feld klicken. Ausgeblendete Daten
knnen fr Gruppenergebnisse und Summen verwendet werden.

OLAP
Mit dem OLAP-Bericht-Assistenten erstellen Sie einen Bericht, in dem Ihre OLAPDaten als Gitternetzobjekt angezeigt werden. Der OLAP-Bericht-Assistent hnelt
in vielerlei Hinsicht dem Kreuztabellenbericht-Assistenten, es gibt jedoch auch
Unterschiede, da die Arbeit mit OLAP-Datenquellen andere Anforderungen stellt.
Sie geben zuerst die Position der OLAP-Daten an und whlen dann die
Dimensionen, die in das Gitternetz aufgenommen werden sollen. Als nchstes
filtern Sie die Berichtdaten, whlen einen Stil fr das Gitternetzobjekt und passen
ihn an. Schlielich knnen Sie Beschriftungen fr Ihr Gitternetz definieren und
nach Wunsch ein Diagramm einfgen.

Das ist nur ein kurzer berblick ber die acht Bericht-Assistenten von Crystal Reports.

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41

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

Erste Schritte fr Fortgeschrittene


Das folgende Lernprogramm wurde entwickelt, um Ihnen Vertrauen bei den
Schritten zur Erstellung Ihres ersten Berichts zu geben.
Dieser Lehrgang fhrt Sie in das Programm ein, whrend Sie eine Kundenliste
erstellen. Die Kundenliste ist einer der grundlegendsten Geschftsberichte und
enthlt in der Regel Angaben wie Kunde, Ort, Region und Kontaktperson.
Sie lernen zunchst die Grundkonzepte: Datenbank auswhlen, Felder in einen
Bericht einfgen und bestimmte Datenstze zum Einfgen in einen Bericht
auswhlen. Sie werden auch die folgenden Vorgnge kennenlernen:
 Datenbankfelder einfgen und verschieben
 einen Titel hinzufgen und formatieren
 den Bericht auf der Registerkarte Seitenansicht anzeigen, um Ihre Arbeit zu
optimieren
 den Auswahl-Assistenten verwenden, um sicherzustellen, da der Bericht nur
die tatschlich bentigten Daten enthlt
 Objekte verschieben
 Daten gruppieren und sortieren
 Bilder einfgen
 den Bericht drucken

Bevor Sie anfangen


Dieses Lernprogramm setzt voraus, da Sie Microsoft Windows kennen, und
verwendet die in der Windows-Umgebung blichen Namen und Verfahren. Wenn
Sie mit Windows nicht vertraut sind, kennen Sie unter Umstnden bestimmte
grundlegende Verfahren nicht, wie z.B. Blttern oder Klicken.
Als Standardschrift fr alle Berichtbereiche im Programm wird Times New
Roman, 10 Punkt, verwendet. Wenn Sie die Standardschriftart gendert haben
oder Ihr Drucker diese Schriftart nicht untersttzt, werden Felder, Feldabstnde
und Bildschirmabbildungen anders als in diesem Lernprogramm dargestellt.
Dieser Lehrgang wurde fr die Plattformen Microsoft Windows 95, Windows 98
und Windows NT entwickelt. Wenn Sie eine andere Plattform verwenden, knnen
die Bildschirme ein wenig anders als abgebildet aussehen.
Wenn Sie mit der Umgebung von Crystal Reports nicht vertraut sind, dann
studieren Sie den Abschnitt Formatierung auf Seite 215, in dem das Arbeiten mit
dem Gitternetz, Freiformplazierung, die Verwendung von Richtlinien und das
Formatieren beschrieben wird.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

Den Bericht erstellen


1 Klicken Sie auf die Schaltflche Neu in der Standardsymbolleiste.
Die Crystal Bericht-Galerie wird angezeigt.
Die Bericht-Galerie enthlt eine Reihe von Schaltflchen. Da hier die
Grundlagen der Berichterstellung dargestellt werden, knnen Sie die
Assistenten bergehen und Ihren Bericht von Grund auf selbst erstellen. Am
Ende dieses Lernprogramms knnen Sie einige Berichte mit Hilfe der
Assistenten erstellen, um selbst zu entscheiden, welches
Berichterstellungsverfahren Ihnen mehr zusagt.

2 Whlen Sie die Option Leerer Bericht in der Crystal Bericht-Galerie, und
klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Daten-Explorer wird angezeigt.
Hinweis: Sie knnen auch Berichte erstellen, die auf SQL/ODBCDatenquellen, Dictionary-Dateien oder Abfragedateien basieren. Weitere
Informationen finden Sie unter Der Crystal SQL Designer auf Seite 665 und
Lexika auf Seite 683.

Datenbank auswhlen
Der nchste Schritt bei der Erstellung eines Berichts ist die Auswahl einer Datenbank.
Verwenden Sie in diesem Lernprogramm die Beispieldatenbank Xtreme.mdb.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

43

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

So whlen Sie eine Datenbank aus


1 Whlen Sie im Dialogfeld Datenbankdatei auswhlen die Datei Xtreme.mdb
aus dem Listenfeld Dateiname aus.
Diese Datei wurde standardmig im Verzeichnis \Programme\Seagate
Software\Crystal Reports\Samples\De\Databases\ installiert.
Hinweis: Mglicherweise mssen Sie die Option Datenbankdatei suchen
verwenden, um die Datenbank Xtreme.mdb zu finden. Wenn Sie die Datenbank
und die Servereigenschaften anzeigen mchten, klicken Sie mit der rechten
Maustaste im Daten-Explorer und whlen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmen.
2 Erweitern Sie den Ordner Xtreme.mdb, um eine Tabellenliste anzuzeigen.

Da Sie in diesem Lernprogramm ausschlielich mit Kundendaten arbeiten,


mssen Sie nur die Tabelle Kunde auswhlen.
3 Klicken Sie auf Kunde, um diese Tabelle zu markieren, klicken Sie dann auf
Hinzufgen und danach auf Schlieen.
Das Dialogfeld Feld-Explorer wird mit den Datenbankfeldern angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie im Daten-Explorer mehr als eine Tabelle auswhlen, wird
der Visuelle Verknpfungs-Assistent angezeigt. Nhere Informationen hierzu
finden Sie unter Mehrere Tabellen verknpfen auf Seite 97.

44

Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

Berichtbereiche
Die Registerkarte Entwurf ist in fnf Bereiche unterteilt: Berichtkopf (BK),
Seitenkopf (SK), Details (D), Berichtfu (BF) und Seitenfu (SF). Falls Sie den
berblick verlieren sollten, in welchem Berichtbereich Sie arbeiten, gengt ein
Blick auf die schattierte Flche links neben dem Bericht, wo stets der ausfhrliche
oder der kurze Bereichname angezeigt wird. Siehe Die Umgebung der
Berichterstellung auf Seite 89.
Wenn Sie vor dem Lesen dieses Lernprogramms bereits das Kontrollkstchen
Kurze Bereichnamen beim Entwurfsfenster anzeigen im Dialogfeld Optionen
eingeschaltet haben, werden statt der Bereichnamen Berichtkopf, Seitenkopf,
Details, Berichtfu und Seitenfu die kurzen Bereichnamen BK, SK, D, BF und SF
angezeigt.Wenn Sie das Kontrollkstchen Kurze Bereichnamen beim Entwurf
anzeigen noch nicht eingeschaltet haben, gehen Sie folgendermaen vor: Whlen
Sie den Menbefehl Datei|Optionen.
1 Klicken Sie im Men Datei auf Optionen. Das Dialogfeld Optionen wird mit
aktivierter Registerkarte Layout angezeigt.

2 Markieren Sie das Kontrollkstchen Kurze Bereichsnamen beim Entwurf


anzeigen.
3 Klicken Sie auf OK, um zum Bericht zurckzukehren.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

45

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

Ein Feld einfgen


Das Dialogfeld Feld-Explorer erscheint, wobei bereits "Tabellenfelder" ausgewhlt
ist, da Sie beim Erstellen eines neuen Berichts Datenbankfelder einfgen mssen.

Dieses Dialogfeld wird solange angezeigt, bis Sie auf Schlieen klicken. Alle
Tabellen, die im Bericht verwendet werden knnen, sind in diesem Feld
aufgelistet.
Sie knnen das Dialogfeld an eine andere Stelle auf dem Bildschirm verschieben,
indem Sie auf die Titelleiste klicken und es an die neue Stelle ziehen. Sie knnen
auch die Gre des Dialogfelds ndern, indem sie an einem der Rnder ziehen,
sobald der Grennderungs-Cursor angezeigt wird.
Sie werden gleich das erste Objekt in den Bericht einfgen, das Feld Kunde.

So fgen Sie ein Feld ein


1 Markieren Sie einen Feldnamen in diesem Dialogfeld, indem Sie einmal auf
den Namen klicken.
Wenn Sie einen Feldnamen markieren, knnen Sie die Werte fr dieses Feld
sowie den Feldtyp und die Feldgre berprfen. Klicken Sie dazu mit der
rechten Maustaste und whlen Sie Daten durchsuchen im Kontextmen aus.
Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Name, Typ und Lnge des
Feldes sowie ein Teil der Feldwerte aufgefhrt sind.

46

Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

2 Klicken Sie auf das Feld Kunde und ziehen Sie es in den Abschnitt Details des
Berichts.
Wenn Sie das Feld in den Bericht ziehen, wird rund um den Pfeil-Cursor ein
Positionsrahmen angezeigt.

 Der rechteckige Positionsrahmen stellt das Objekt dar, das Sie gerade zum
Positionieren ausgewhlt haben.

 Die Gre des Positionsrahmens entspricht ungefhr der Gre der Daten
im markierten Feld.
3 Verschieben Sie den Positionsrahmen im Detailbereich mglichst weit nach links.
Wenn Sie den Positionsrahmen verschieben, erscheinen bis zu den Linealen
reichende Fhrungslinien, mit deren Hilfe Sie das Objekt genau an der
gewnschten Position ablegen knnen.
Wenn Sie das Feld nicht weiter nach links verschieben knnen, verwandelt sich
der Pfeil-Cursor in den Stop-Cursor. Denken Sie daran, da auerhalb der
Seitenrnder keine Objekte plaziert werden knnen.
Die Registerkarte Entwurf sollte jetzt etwa so aussehen:

Felder verstehen
Bevor Sie fortfahren, werfen Sie bitte einen Blick auf das Feld, das Sie gerade in den
Detailbereich eingefgt haben.
 Zunchst gibt der Positionsrahmen an, da beim Drucken des Berichts an
Stelle des Rahmens ein Feldwert angezeigt wird.
 Die X-Zeichen im Positionsrahmen geben an, da das Datenbankfeld eine
Zeichenfolge enthlt. Andere Datentypen verwenden andere
Zeichendarstellungen. Der Whrungsdatentyp wird beispielsweise durch
55.555,56 DM dargestellt.
Hinweis: Die X-Zeichen werden nur angezeigt, wenn Sie das Kontrollkstchen
Feldnamen anzeigen auf der Registerkarte Layout des Dialogfelds Optionen
nicht ausgewhlt haben.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

47

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

 Die Anzahl der X-Zeichen im Positionsrahmen entspricht der Datenbreite, d.h


sie gibt an, wieviele Zeichen das Feld gem Datenbankdefinition hchstens
enthalten kann. Die Breite des Positionsrahmens gibt die Feldbreite an (den
vom Feld beanspruchten Platz beim Drucken). Anfangs ist die Feldbreite so
eingestellt, da die maximal zulssige Zeichenanzahl angezeigt werden kann
(unter Verwendung der fr das Feld ausgewhlten Schriftart). Sie knnen
diese Breite ndern, indem Sie das Feld vergrern oder verkleinern.
 Die Gre der X-Zeichen entspricht dem ausgewhlten Schriftgrad fr die
Zeichen in diesem Feld.
 Schriftart und Stil (fett, unterstrichen usw.) der X-Zeichen geben die Schriftart
und den Stil wieder, die fr die Zeichen in diesem Feld ausgewhlt wurden.
Sie werden spter in diesem Lernprogramm erfahren, wie Sie diese Attribute
ndern knnen.
 Der Zeilenabstand ist dem Schriftgrad der Zeichen in diesem Feld angepat.

Zustzliche Felder hinzufgen


Als nchstes werden Sie dem Bericht zwei weitere Felder hinzufgen. Sie werden
die beiden Felder gleichzeitig hinzufgen, indem Sie die Kombination STRGKlicken verwenden.

So fgen Sie zustzliche Felder ein


1 Markieren Sie zuerst das Feld Ort im Dialogfeld Feld-Explorer, halten Sie
dann STRG gedrckt, whrend Sie auf das Feld Land klicken. Lassen Sie die
Taste STRG wieder los.
Wenn Sie mit Hilfe der Bildlaufleiste in der Feldliste blttern, werden Sie
feststellen, da beide Felder markiert bleiben.
Hinweis: Mit der Kombination STRG-Klicken knnen Sie mehrere, nicht
direkt aufeinanderfolgende Felder auswhlen. Mit der Kombination
UMSCHALTTASTE-klicken knnen Sie unmittelbar aufeinanderfolgende
Felder auswhlen.
2 Ziehen Sie die Felder, um sie zu plazieren.
Bewegen Sie den Mauszeiger ber den Bericht. Ein Positionsrahmen und der
Pfeil-Cursor werden angezeigt.
3 Positionieren Sie die Felder rechts neben dem Feld Kunde. Klicken Sie einmal,
um die Felder einzufgen.
Beide Felder werden im Detailbereich des Berichts in der Reihenfolge
angezeigt, in der sie im Dialogfeld Felder einfgen aufgefhrt sind.

Felder auswhlen
Wenn ein Feld ausgewhlt ist, werden am rechten, linken, oberen und unteren
Rand des Positionsrahmens Ziehpunkte angezeigt. Die Ziehpunkte zeigen an, da
das Feld ausgewhlt (markiert) wurde und daher aktiv ist. Bevor Sie ein Feld
bearbeiten knnen (Schriftart ndern, Feld verschieben usw.), mssen Sie es
zunchst auswhlen.
 Positionieren Sie den Cursor im Positionsrahmen, und klicken Sie einmal. Die
Ziehpunkte werden angezeigt, was bedeutet, da das Objekt ausgewhlt ist.

48

Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

 Bewegen Sie den Cursor aus dem Positionsrahmen heraus, und klicken Sie im
Fenster auf eine freie Stelle. Die Ziehpunkte werden ausgeblendet.
Das ist alles, was Sie ber das Auswhlen von Objekten wissen mssen.

Die Gre von Feldern verndern


Passen Sie die Gre des Feldes folgendermaen an:
1 Klicken Sie auf das Feld Kunde im Abschnitt Details, um es auszuwhlen.
2 Drcken Sie die Taste STRG und klicken Sie auf den Feldtitel.
3 Bewegen Sie den Cursor solange ber den Ziehpunkt am rechten Rand der
Felder, bis er zum Grennderungs-Cursor wird.
4 Passen Sie die Gre der Felder auf der linken Seite so an, da ihre Lnge
ungefhr 5 cm betrgt.

Arbeit berprfen
Nachdem Sie nun drei Felder eingefgt haben, berprfen Sie jetzt, wie der Bericht
aussieht.
1 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Seitenansicht,
um die Registerkarte Seitenansicht zu aktivieren.
Der Bildschirm sollte etwa wie folgt aussehen:

Hinweis: Wenn Sie Ihren Bericht zum ersten Mal in der Seitenansicht anzeigen,
mssen Sie auf die Schaltflche Seitenansicht in der Standardsymbolleiste klicken,
um die Registerkarte Seitenansicht zu aktivieren. Die Registerkarte Seitenansicht
wird rechts neben der Registerkarte Entwurf angezeigt. Sie knnen dann ganz
einfach zwischen dem Entwurf und der Seitenansicht Ihres Berichts hin- und
herwechseln, indem Sie jeweils auf die entsprechende Registerkarte klicken.
Sie haben die Grundlagen einer Kundenliste erstellt, mssen aber noch einige
Felder zum Bericht hinzufgen.
2 Wenn Sie das Prfen des Berichts abgeschlossen haben, kehren Sie zur
Registerkarte Entwurf zurck, indem Sie einmal darauf klicken.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

49

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

Feldnamen anzeigen
Feldabbilder wurden bereits behandelt; es kann aber vorkommen, da Sie lieber
die Feldnamen auf der Registerkarte Entwurf einsehen mchten.

So zeigen Sie Feldernamen an


1 Klicken Sie im Men Datei auf Optionen.
Das Dialogfeld Optionen wird mit aktivierter Registerkarte Layout angezeigt.

2 Markieren Sie Feldnamen anzeigen und klicken Sie dann auf OK.
Auf der Registerkarte Entwurf werden jetzt die tatschlichen Feldnamen
anstelle der Feldabbilder (X, DM, # usw.) angezeigt.

Datenbankfelder in einem Textobjekt zusammenfassen


Anstatt die Felder Vorname Kontakt und Nachname Kontakt als separate Objekte
zum Bericht hinzuzufgen, knnen Sie beide Felder in ein Textobjekt einfgen.
Dadurch sind Sie in der Lage, durch ndern nur eines Objekts Formatierungen an
beiden Feldern vorzunehmen. Wenn Sie Felder in ein Textobjekt einfgen, passen
sich die Felder automatisch an (der Leerraum auf beiden Seiten entfllt). Das ist
wichtig, da ein Feld eine feste Gre besitzt, die Daten in den Feldern aber
unterschiedliche Lnge haben knnen und daher unterschiedlich groe
Leerrume entstehen wrden.

50

Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

So kombinieren Sie Felder in einem Textobjekt


1 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Textobjekt
einfgen. Ein Positionsrahmen wird neben dem Pfeil-Cursor angezeigt, wenn
Sie diesen ber den Bericht bewegen.
2 Fgen Sie das Feld im Detailbereich rechts neben den vorhandenen Feldern
ein.
Whrend Sie das Feld ziehen, bewegt sich die Registerkarte Entwurf bei Bedarf
automatisch nach rechts. Wenn Sie klicken, um das Objekt zu positionieren,
wird ein Textobjekt angezeigt und das waagerechte Lineal der Registerkarte
Entwurf wird in einen Lineal/Tabulator-Selektor umgewandelt, den Sie zum
Bearbeiten des Textobjekts verwenden knnen. Wenn Sie auf einen freien
Bereich im Bericht oder auf ein Feldobjekt klicken, wird das Standardlineal der
Registerkarte Entwurf angezeigt.
3 Klicken Sie einmal auf den Rand des Textobjekts, um es zur Grennderung
auszuwhlen. Auf allen Rndern des Objekts werden Ziehpunkte angezeigt.
4 Bewegen Sie den Cursor ber den rechten Ziehpunkt des Textobjekts und
vergrern Sie es um etwa 2 cm. Unter Umstnden mssen Sie hierbei nach
rechts weiterblttern, um das Feld vergrern zu knnen.
5 Klicken Sie zweimal in das Textobjekt, um es anschlieend bearbeiten zu
knnen. Beachten Sie, da die Einfgemarke nun innerhalb des Textobjekts
blinkt.
6 Markieren Sie das Feld Nachname Kontakt im Feld-Explorer. Wie Sie wissen,
knnen Sie den Feld Explorer verschieben, indem Sie ihn an der Titelleiste
ziehen und an anderer Stelle ablegen.
7 Ziehen Sie das Feld zum Textobjekt hin.
8 Bewegen Sie den Cursor ber das Textobjekt, so da er zum Drag & DropCursor wird.
9 Klicken Sie einmal, um das Feld im Textobjekt abzulegen. Der Cursor befindet
sich nun im Textobjekt hinter dem Feld Nachname Kontakt.
10 Geben Sie hinter Nachname Kontakt ein Komma und ein Leerzeichen ein.
11 Im Feld-Explorer, markieren Sie das Feld Vorname Kontakt.
12 Ziehen Sie das Feld zum Text Objekt hin.
13 Bewegen Sie den Cursor ber das Textobjekt, so da er zum Drag & DropCursor wird. Bewegen Sie den Cursor rechts neben das soeben eingegebene
Komma und Leerzeichen, und klicken Sie einmal. Das Feld wird rechts neben
dem Komma und Leerzeichen eingefgt.
14 Sie haben nun alle Felder eingefgt. Klicken Sie daher im Feld-Explorer auf
Schlieen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

51

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

15 Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenansicht, um die Anordnung der


soeben eingefgten Felder zu berprfen.
Der Bericht sollte jetzt etwa so aussehen:

Datei-Info hinzufgen
Der nchste Schritt beinhaltet das Hinzufgen von Datei-Infos zu Ihrem Bericht.
Hierbei knnen Sie Autor, Titel und Thema des Berichts sowie Schlsselwrter
oder Kommentare, die sich auf den Bericht beziehen, angeben. Wenn Sie den
Bericht anhand einer Vorlage erstellt haben, knnen Sie auch diese angeben. Durch
das Hinzufgen von Datei-Infos knnen Benutzer problemlos Informationen
finden, die im Zusammenhang mit dem Bericht stehen.

So fgen Sie Datei-Info zu


1 Im Men Datei klicken Sie auf Datei-Info.
Das Dialogfeld Dokumenteigenschaften wird mit aktivierter Registerkarte
Datei-Info angezeigt.

52

Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

2 Geben Sie, wie oben gezeigt, die entsprechenden Informationen zu Ihrem


Bericht in die dafr vorgesehenen Eingabefelder ein. Achten Sie darauf, da
Sie den Titel "Kundenliste" in das Eingabefeld Titel eingeben. Diese
Information wird im nchsten Abschnitt des Lernprogramms verwendet.
3 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Einen Titel hinzufgen


Ohne Titel sieht der Bericht noch unvollstndig aus. Obwohl ein Titel mit einem
Textobjekt hinzugefgt werden kann, knnen Sie das Programm auch anweisen,
die Titelinformationen direkt aus dem Eingabefeld Titel im Dialogfeld
Dokumenteigenschaften zu entnehmen.

So fgen Sie einen Titel hinzu


1 Klicken Sie auf die Registerkarte Entwurf.
2 Klicken Sie im Men Einfgen auf Feldobjekt.
3 Gehen Sie im Feld-Explorer mit Hilfe der Bildlaufleisten zum Eintrag
Spezialfelder, und ffnen Sie ihn.
4 Klicken Sie auf Berichttitel.
5 Bewegen Sie den Mauszeiger ber den Bericht. Ein rechteckiger
Positionsrahmen wird angezeigt.
6 Positionieren Sie den Positionsrahmen in Ihrem Bericht in der linken, oberen
Ecke des Seitenkopfbereichs (SK), und klicken Sie einmal, um das Objekt
einzufgen.
7 Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenansicht, und berprfen Sie die
nderungen.
Das Berichttitelobjekt zeigt den Titel an, den Sie zuvor im Eingabefeld Titel des
Dialogfelds Dokumenteigenschaften eingegeben haben.

Objekte formatieren
Nun knnen Sie den Titel des Berichts formatieren. Diesmal arbeiten Sie jedoch auf
der Registerkarte Seitenansicht. Dort knnen Sie Ihre Arbeit besser berblicken,
whrend Sie den Titel formatieren.

So formatieren Sie ein Objekt


1 Um den Titel zentrieren zu knnen, mssen Sie zunchst das Feld Titel so
vergrern, da es ungefhr genauso breit wie die Daten in Ihrem Bericht ist.
Klicken Sie hierzu auf das Objekt, um es auszuwhlen.
2 Positionieren Sie den Cursor auf dem rechten Rand des Objekts, so da er zu
einem Grennderungs-Cursor wird. Ziehen Sie den rechten Rand des
Feldrahmens nach rechts, bis er mit dem rechten Rand der Daten im Objekt
Kontaktperson, Name bereinstimmt.
Sie haben nun ein groes Feld erstellt, das vom linken bis zum rechten Rand des
Berichts reicht.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

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Erste Schritte fr Fortgeschrittene

3 Klicken Sie, whrend das Berichttitelobjekt weiterhin ausgewhlt ist, auf die
Schaltflche Zentriert ausrichten in der Formatleiste. Der Titel wird innerhalb
des Objekts zentriert.
4 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und whlen Sie aus dem
Kontextmen Schriftart. Der Format-Editor wird mit aktiver Registerkarte
Schriftart angezeigt.
5 Stellen Sie den Berichttitel in der aktiven Schriftart grer und fett ein, indem
Sie Fett im Dropdown-Feld Stil und 16 (oder einen anderen passenden
Schriftgrad) in der Dropdown-Liste Schriftgrad whlen.
6 ndern Sie die Textfarbe, indem Sie Dunkelrot in der Liste Farbe auswhlen.
Beachten Sie, da im Feld Beispiel ein Beispieltext das eingestellte Aussehen
wiedergibt.
7 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.
8 Passen Sie die Hhe des Berichttitelobjekts an die Hhe des Berichttitels an.
Der Titel ist nun so formatiert, da er in Ihrem Bericht hervorgehoben dargestellt
wird.

Einen Feldtitel hinzufgen


Wie Sie sehen, ist das Feld Kontaktperson, Name das einzige Feld ohne
berschrift. In diesem Abschnitt werden Sie mit Hilfe eines Eingabefeldes eine
berschrift erstellen.

So fgen Sie einen Titel hinzu


1 Klicken Sie auf die Registerkarte Entwurf, um dorthin zurckzukehren.
2 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Textobjekt
einfgen. Ein Positionsrahmen wird neben dem Pfeil-Cursor angezeigt, wenn
Sie diesen ber den Bericht bewegen.

54

Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

3 Positionieren Sie das Objekt im Seitenkopfbereich (SK) ber dem Objekt


Nachname Kontakt.
4 Geben Sie in das Textobjekt-Bearbeitungsfeld "Kontaktname" (ohne
Anfhrungszeichen) ein.
5 Markieren Sie den Feldtitel, whrend sich das Textobjekt immer noch im
Bearbeitungsmodus befindet.
6 Klicken Sie auf die Schaltflche Unterstreichen in der Formatleiste.
Das Feld Kontaktperson, Name hat nun eine berschrift, die den anderen
Feldtiteln entspricht.

Den Bericht speichern


1 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Speichern, um
Ihre Arbeit zu speichern. Da Sie den Bericht zum ersten Mal speichern, wird
das Dialogfeld Speichern unter mit dem Standardverzeichnis, in dem sich die
Datenbank befindet, angezeigt.
2 Geben Sie Custlist.rpt im Bearbeitungsfeld Dateiname ein, und klicken Sie auf
Speichern. Der Bericht wird im Standardverzeichnis gespeichert, in dem sich
auch das Programm befindet.
3 Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenansicht, um den Bericht anzuzeigen.
Der Bericht sollte jetzt etwa so aussehen:

Herzlichen Glckwunsch! Sie haben gerade eine einfache Liste als Bericht erstellt. Im
weiteren Verlauf dieses Lernprogramms werden Sie diesen Bericht weiter verfeinern.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

55

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

Datensatzauswahl
Crystal Reports ermglicht Ihnen, die Datenstze, die in einen Bericht
aufgenommen werden sollen, einzugrenzen oder zu beschrnken. In diesem
Abschnitt lernen Sie die folgenden Aufgaben:
 Datenstze auswhlen, die in den Bericht aufgenommen werden sollen, und
 einen Bericht mit Auswahlkriterien speichern.
Beispielsweise knnte es ntzlich sein, ber eine Kundenliste zu verfgen, die nur
Kunden aus den USA auffhrt. Die Beispieldaten enthalten Datenstze von
Kunden aus den USA und aus anderen Lndern. Mit diesem Programm knnen
Sie solche eingeschrnkten Listen unter Verwendung des Auswahl-Assistenten
ganz einfach erstellen. Siehe Datenstze auswhlen auf Seite 135.

Auswahlkriterien eingeben
Wenn Sie in Ihrem Bericht blttern, werden Sie sehen, da dieser Informationen
von Kunden aus vielen verschiedenen Lndern enthlt. In diesem Schritt werden
Sie die Lnder auf die USA beschrnken.

So geben Sie Auswahlkriterien ein


1 Klicken Sie zunchst auf die Registerkarte Entwurf, um in den
Entwurfsmodus zurckzukehren.
2 Klicken Sie auf eine freie Stelle im Bericht, um die Auswahl von Feldern
aufzuheben.
3 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Auswahl-Assistent.
Das Dialogfeld Feld auswhlen wird angezeigt.

In diesem Dialogfeld sind alle Felder, die sich momentan im Bericht befinden,
im Bereich Berichtfelder aufgefhrt und die Felder, die in den einzelnen
Tabellen zur Verfgung stehen, im Bereich Tabellenfelder.
4 Da die Datensatzauswahl auf dem Wert des Feldes Land basieren soll, whlen
Sie im Listenfeld Felder "Land" aus, und klicken Sie auf OK.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

Der Auswahl-Assistent wird angezeigt.

Ihre Aufgabe in diesem Dialogfeld besteht darin, sich vorzustellen, den


folgenden Satz zu vervollstndigen:
Whle alle Datenstze aus, bei denen fr das Land eines Kunden folgendes
gilt:
Sie vervollstndigen den Satz durch Angabe der Bedingung, die das Programm
beim Auswhlen von Datenstzen fr den Bericht anwenden soll. Im Moment
lautet die Bedingung hat beliebigen Wert, was offensichtlich keine
einschrnkende Bedingung ist.
5 Klicken Sie auf den Pfeil neben der Operator Liste, um die weiteren Optionen
einzusehen. Da Sie nur die Datenstze suchen, in denen USA als Land
angegeben ist, whlen Sie die Bedingung entspricht.
Ein weiteres Listenfeld wird rechts daneben angezeigt. Der Satz in diesem
Dialogfeld liest sich nun so:
Whle alle Datenstze aus, bei denen fr das Land eines Kunden folgendes
gilt: entspricht
Sie brauchen jetzt nur noch das gesuchte Land zu ergnzen.
6 Klicken Sie auf den Pfeil in der leeren Liste. Die Lnderliste (alle Werte des
Feldes Land) wird angezeigt. Whlen Sie USA in der Liste aus.
Der Satz liest sich nun so:
Whle alle Datenstze aus, bei denen fr das Land eines Kunden folgendes
gilt: entspricht USA.
7 Klicken Sie auf OK, um zur Registerkarte Entwurf zurckzukehren.
8 Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenansicht, um das Ergebnis Ihrer Arbeit
anzuzeigen.
Das Dialogfeld nderung in Datensatzauswahlformel festgestellt wird angezeigt.
9 Klicken Sie auf Daten aktualisieren.
10 Speichern Sie diese Version des Berichts, ohne den Originalbericht zu
berschreiben, indem Sie den Menbefehl Datei|Speichern unter whlen
und dem neuen Bericht den Namen USA.rpt geben.
Herzlichen Glckwunsch! Sie haben gelernt, einen Bericht zu formatieren und
Auswahlkriterien hinzuzufgen. Auerdem haben Sie gelernt, die Daten zu
bearbeiten. Sie haben bereits einen ersten Eindruck gewonnen, was fr
leistungsfhige Berichte Sie erstellen knnen. Wie Sie sehen, ist dieses Programm
ausgesprochen benutzerfreundlich.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

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Erste Schritte fr Fortgeschrittene

Ein Feld lschen


Da Ihr Bericht nur Datenstze von Kunden aus den USA enthlt, ist die Anzeige
des Feldes Land im Bericht berflssig geworden. Daher sollten Sie dieses Feld
lschen, bevor Sie fortfahren.

So lschen Sie ein Feld


1 Markieren Sie das Feld Land und den Spaltentitel Land mit Hilfe der
Kombination STRG-Klicken.
2 Drcken Sie die Taste LSCHEN auf der Tastatur.
Mehr brauchen Sie nicht zu tun, um Felder aus dem Bericht zu lschen.
Der Bericht sollte jetzt etwa so aussehen:

Feldabstnde festlegen
Nach dem Lschen des Feldes Land ist zwischen den Feldern Ort und
Kontaktperson, Name ein groer Leerraum entstanden. Wenn Sie die Lesbarkeit
verbessern wollen, sollten Sie die Spalten gleichmiger auf der Seite verteilen.

So legen Sie Feldabstnde ab


1 Kehren Sie zur Registerkarte Entwurf zurck. Markieren Sie das Feld
Kontaktperson, Name und den zugehrigen Feldtitel mit Hilfe der
Kombination STRG-Klicken.
2 Positionieren Sie den Cursor auf einem der beiden markierten Textobjekte und
ziehen Sie sie nach links, nher an das Feld Ort heran.
3 Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenansicht, und berprfen Sie Ihre
Arbeit erneut.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

Der Bericht sollte jetzt etwa so aussehen:

Die Abstnde zwischen den Feldern sind nun ausgeglichener, aber der
Berichttitel scheint nicht mehr zentriert zu sein.
4 Klicken Sie auf das Berichttitelobjekt, um es auszuwhlen.
5 Positionieren Sie den Cursor auf dem rechten Ziehpunkt des Objekts, so da er
zum Grennderungs-Cursor wird. Ziehen Sie den rechten Rand des
Positionsrahmens nach rechts, bis er mit dem rechten Rand der Daten im
Objekt Kontaktperson, Name bereinstimmt.
Der Berichttitel wird automatisch entsprechend der Gre des Objekts zentriert.

Gruppieren und Sortieren


Berichte knnen sehr vielseitig gruppiert und sortiert werden. Mit den Tools fr
das Sortieren und Gruppieren knnen Sie Berichte sehr flexibel Ihren Bedrfnissen
anpassen.

Den Bericht gruppieren


In vielen Berichten mssen die Daten in Gruppen aufgeteilt werden, um den Bericht
leichter lesbar und verstndlicher zu machen. Mit Crystal Reports wird dies zum
Kinderspiel. In dieser Kundenliste werden Sie die Kunden nach Bundesstaaten
gruppieren und anschlieend innerhalb der Gruppen alphabetisch sortieren.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

59

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

So gruppieren Sie einen Bericht


1 Klicken Sie, whrend Sie sich auf der Registerkarte Entwurf befinden, in der
Zusatzsymbolleiste auf die Schaltflche Gruppe einfgen.
Das Dialogfeld Gruppe einfgen wird angezeigt.

2 Whlen Sie in der ersten Dropdown-Liste aus der Tabelle Kunde das Feld
Region. Das Programm sucht nun alle Datenstze, die im Feld Region
denselben Wert haben, und fgt sie jeweils als Gruppe in den Bericht ein.
3 Whlen Sie in der zweiten Dropdown-Liste in aufsteigender Reihenfolge aus.
Die Gruppierungen nach Bundesstaat werden im Bericht alphabetisch in
aufsteigender Reihenfolge angezeigt.
4 Klicken Sie auf OK.
Beachten Sie, da sich nun zwei neue Bereiche auf der Registerkarte Entwurf
befinden: GK1 (Gruppenkopf 1) und GF1 (Gruppenfu 1). So zeigt das
Programm an, da der Bericht gruppiert wurde.
5 Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenansicht, um das Aussehen des Berichts
zu berprfen.

60

Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

6 Falls der Gruppenbaum nicht angezeigt wird, klicken Sie in der Formatleiste
auf die Schaltflche Gruppenbaum umschalten, um die im Bericht
enthaltenen Gruppen anzuzeigen.
Sie knnen eine bestimmte Gruppe anzeigen, indem Sie einfach im Gruppenbaum
auf den entsprechenden Gruppennamen klicken. Wenn Sie beispielsweise die
Kundengruppe Texas anzeigen mchten, klicken Sie einfach im Gruppenbaum auf
TX. Das Programm zeigt diese Gruppe dann auf der Registerkarte Seitenansicht
an. Mit Hilfe des Gruppenbaums gelangen Sie schnell zu einer bestimmten
Gruppe und mssen nicht den gesamten Bericht nach der Gruppe durchsuchen.
Weitere Informationen zum Gruppenbaum finden Sie unter
Baumstrukturansicht auf Seite 86.
Hinweis: In vielen Berichten werden gerne Gruppen-, Zwischen- und
Gesamtsergebnisse eingefgt. Wrden Sie beispielsweise einen Umsatzbericht
anstelle einer Kundenliste erstellen, so wrde Sie sicher der Umsatz pro
Bundesstaat interessieren. Siehe Sortieren, Gruppieren und Summenbildung
auf Seite 149.

Live-Gruppenkpfe verstehen
Wenn Sie eine Gruppe einfgen, wird in den Gruppenkopf des Berichts
automatisch ein Gruppennamensfeld eingefgt. Das Gruppennamensfeld zeigt
den Namen der aktuellen Gruppe an. Wenn Sie beispielsweise nach der Region
gruppieren und dann zur Seitenansicht wechseln, zeigt der Gruppenkopf fr die
Gruppe CA (Kalifornien) CA an.
Der Gruppenfeldname wird automatisch so formatiert, da er sich von den
Datenstzen der Gruppe abhebt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

61

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

Datenstze sortieren
In einer Kundenliste sind die Kundennamen in der Regel in alphabetischer
Reihenfolge aufgefhrt. In diesem Beispiel werden Sie die Kundennamen
innerhalb der einzelnen Regionen alphabetisch sortieren.

So sortieren Sie Datenstze


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Seitenansicht auf die Schaltflche
Sortierreihenfolge in der Standardsymbolleiste.
Das Dialogfeld Datensatzsortierreihenfolge wird angezeigt.

Das Listenfeld Berichtfelder fhrt alle im Bericht vorkommenden Felder auf.


Sie knnen nach jedem dieser Felder sortieren.
Im Listenfeld Sortierfelder werden die Felder angezeigt, die bereits im Bericht
sortiert sind. Da der geplante Sortiervorgang gruppenweise - also pro
Bundesstaat - und nicht fr den gesamten Bericht durchgefhrt wird, erkennen
Sie daran, da das Feld Region bereits sortiert ist.
2 Markieren Sie das Feld Kunde, und klicken Sie auf Hinzufgen. Das Feld
Kunde erscheint jetzt im Listenfeld Sortierfelder.
3 Klicken Sie auf das Optionsfeld Aufsteigend, um die Sortierreihenfolge
anzugeben, und klicken Sie anschlieend auf OK. Der Bericht sollte jetzt etwa
so aussehen:

Wie Sie sehen, sind die Datenstze der einzelnen Gruppen nun alphabetisch sortiert.

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Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

Den Bericht fertigstellen


Zu einem vollstndigen Bericht fehlt jetzt nur noch ein einziger Schritt. Sie werden
auf der ersten Berichtseite noch ein Firmenlogo einfgen.

Ein Firmenlogo einfgen


In diesem Abschnitt fgen Sie oben auf der ersten Seite des Berichts ein
Firmenlogo ein.

So fgen Sie einen Firmenlogo ein


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf die Schaltflche Bild einfgen
in der Zusatzsymbolleiste.
Das Dialogfeld ffnen wird angezeigt
2 Whlen Sie die Datei Xtreme.bmp, und klicken Sie auf ffnen. Ein
Positionsrahmen wird angezeigt, wenn Sie den Cursor ber den Bericht
bewegen. Der Positionsrahmen steht fr das Logo, das Sie einfgen mchten.
Tip: Die Datei Xtreme.bmp finden Sie im Unterordner Databases
(Datenbanken) des Ordners Samples (Beispiele).
3 Ziehen Sie den Positionsrahmen in Ihrem Bericht in die linke, obere Ecke des
Berichtkopfbereichs (BK), und klicken Sie einmal, um ihn dort zu
positionieren.
Da Sie das Logo im Berichtkopf (BK) einfgen, wird es nur auf der ersten Seite
des Berichts gedruckt.
Hinweis: Auch wenn im Berichtkopf (BK) nicht ausreichend Platz fr das Bild
zu sein scheint, wird der Bereich automatisch an die Gre des Bildes
angepat.
4 Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenansicht, um den Bericht anzuzeigen.
Der Bericht sollte jetzt etwa so aussehen:

5 Speichern Sie den Bericht, indem Sie in der Standardsymbolleiste auf die
Schaltflche Speichern klicken.
Sie haben gerade Ihren ersten Bericht fertiggestellt. Es ist ein recht eindrucksvoller
Bericht, und Crystal Reports hat Ihnen die Erstellung leicht gemacht.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

63

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

Verwandte Themen
Informationen zum Verteilen des Berichts (Drucken, Exportieren usw.) finden Sie
unter Drucken von Themen in Formatierung auf Seite 215 und Berichte
verteilen und anzeigen auf Seite 357.

Erste Schritte fr Fortgeschrittene


Wenn Sie ein erfahrener Windows-Benutzer sind und das Programm schnell
kennenlernen mchten, folgen Sie den nachstehenden Schritten, um Ihren ersten
Bericht zu erstellen.
Wenn Sie noch kein erfahrener Benutzer sind, finden Sie weitere Informationen
unter Erste Schritte fr Fortgeschrittene auf Seite 42.

So whlen Sie einen Bericht Typ und eine Datenquelle aus


1 In Windows klicken Sie auf Start, zeigen auf Programme und whlen dann
Crystal Reports aus.
2 Klicken Sie auf Als leerer Bericht und auf OK, um das Dialogfeld DatenExplorer zu ffnen.
Anstatt einen leeren Bericht zu erstellen, knnen Sie auch einen der acht
Bericht-Assistenten whlen. Begutachten Sie Stilbeispiele fr jede Berichtsart,
die Sie aus den Listen der Assistenten auswhlen knnen.
Sobald Sie einen Assistenten gewhlt haben, wird der Bericht-Assistent
angezeigt. Sie knnen Ihren Bericht auf einer Datenbank, einer Abfrage oder
einem Lexikon aufbauen.
Wenn Sie Crystal SQL Query oder Crystal Dictionary whlen, knnen Sie
anschlieend nach der gewnschten Datei suchen. Wenn Sie Datenbank
whlen, wird das Dialogfeld Daten Explorer geffnet.
3 Durchsuchen Sie den Inhalt des Dialogfelds Daten Explorer, bis Sie die
Datenbanktabellen finden, die Sie fr Ihren Bericht verwenden mchten.
Tip: Wenn Sie die Option Weitere Datenquellen whlen, werden Ihnen
mehrere ressourcenspezifische Datenquellen zur Wahl gestellt.
4 Whlen Sie eine Tabelle aus, die in Ihrem Bericht verwendet werden soll, und
klicken Sie auf Hinzufgen.
5 Wenn Sie alle Tabellen, mit denen Sie arbeiten mchten, hinzugefgt haben,
klicken Sie im Dialogfeld Daten-Explorer auf Schlieen.
Die Registerkarte Entwurf mit den Bereichen fr den Berichtkopf, Seitenkopf,
Details, Seitenfu und Berichtfu wird angezeigt. Sie erstellen den Bericht,
indem Sie in diese Bereiche Elemente einfgen und formatieren.
Hinweis: Wenn Sie fr den Bericht weitere Datenbanktabellen verwenden und
datensatzweise verknpfen mchten, mssen Sie in der Zusatzsymbolleiste auf
die Schaltflche Verknpfungs-Assistent klicken, die Tabelle(n) auswhlen, und
dann im Visuellen Verknpfungs-Assistenten die Verknpfungen festlegen.

64

Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

So arbeiten Sie mit Berichtselementen auf der Registerkarte Entwurf


1 Jede Standard-Berichtzone enthlt genau einen Bereich. Wenn Sie Bereiche
hinzufgen, klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche
Bereichs-Assistent, und fgen Sie mit Hilfe des Bereichs-Experten die
gewnschten Bereiche hinzu.
Sobald Sie Bereiche zu einer Zone hinzugefgt haben, knnen Sie diese
Bereiche im Bereichs-Experten verschieben, zusammenfhren und lschen.
Siehe Entwerfen mit Fhrungslinien auf Seite 227.
2 Wenn Sie das Gitternetz ein- oder ausschalten mchten, mssen Sie aus dem
Men Datei den Befehl Optionen auswhlen und im Dialogfeld Optionen die
gewnschten nderungen vornehmen. Siehe Die Berichtentwurfsumgebung
verwenden auf Seite 216.
3 Wenn Sie bei ausgeschaltetem Gitternetz Fhrungslinien fr das Positionieren
von Objekten verwenden mchten, klicken Sie im oberen oder linken Lineal
auf die Stelle(n), an denen Fhrungslinien angezeigt werden sollen.
Weitere Mglichkeiten zur Verwendung von Fhrungslinien:
 Ziehen Sie ein Feld zu einer Fhrungslinie, bis es an dieser einrastet.
 Ziehen Sie die Pfeilspitze der Fhrungslinie, um die Fhrungslinie (mit
allen eingerasteten Objekten) zu verschieben.
 Ziehen Sie die Pfeilspitze der Fhrungslinie aus dem Lineal, um die
Fhrungslinie zu entfernen. Siehe Entwerfen mit Fhrungslinien auf
Seite 227.
4 Wenn der Feld-Explorer nicht sichtbar ist, klicken Sie in der
Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Felder einfgen.
Das Dialogfeld "Feld-Explorer" wird geffnet, und "Datenbankfelder" ist
ausgewhlt. Dieses Dialogfeld zeigt eine Liste aller Felder in der (den) aktiven
Datenbanktabelle(n) an. Um das Eingeben mehrerer Felder zu beschleunigen,
bleibt das Dialogfeld auf dem Bildschirm, bis Sie auf Schlieen klicken. Position
und Gre dieses Dialogfelds knnen auf Wunsch verndert werden. Siehe
Datenquellen fr Berichte auf Seite 83.
5 Whlen Sie das Feld bzw. die Felder aus, die im Bericht erscheinen sollen.
Sie knnen die Felder nacheinander auswhlen und einfgen. Sie knnen aber
auch durch UMSCHALT-Klicken mehrere direkt aufeinanderfolgende Felder
oder durch STRG-Klicken nicht direkt aufeinanderfolgende Felder in der Liste
markieren und einfgen. Auch die Drag & Drop-Funktion (Ziehen und
Ablegen) steht hierfr zur Verfgung. Fgen Sie die Felder im Detailbereich an
der gewnschten Stelle ein.
Wenn Sie mehrere Felder einfgen, werden sie in der Reihenfolge, in der sie im
Dialogfeld Felder einfgen stehen, nebeneinander gesetzt. Das Programm
markiert jede Feldposition mit einem rechteckigen Rahmen. Die Zeichen im
Rahmen geben den Feldtyp an: Text (xxx...), Zahl (555...), Whrung (555 DM...),
Datum (31.12.99), Zeit (00:00:00), Datum/Zeit (31.12.99 00:00:00) oder Boolesch
(W/F).

Crystal Reports Benutzerhandbuch

65

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

Hinweis:
 Sie knnen die Feldnamen und Feldtypen anzeigen, indem Sie im
Dialogfeld Optionen das Kontrollkstchen Feldnamen anzeigen
einschalten (Registerkarte Layout).
 Das Programm positioniert Feldtitel automatisch in den Seitenkopfbereich,
falls Sie das Kontrollkstchen Detailfeldtitel einfgen im Dialogfeld
Optionen (Registerkarte Layout) nicht ausgeschaltet haben.
 Wenn Sie weitere Detailbereiche zu Ihrem Bericht hinzufgen, beachten
Sie, da in dem Seitenkopfbereich nur Feldtitel fr Felder aus dem Bereich
Details A des Berichts positioniert werden.
6 Wenn Sie die gewnschten Objekte eingefgt haben, knnen Sie die
Berichtbereiche noch formatieren. Verwenden Sie hierzu das Kontextmen,
das angezeigt wird, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die graue Flche
links neben dem Bereichslineal klicken.
 Wenn Sie den Bereich um eine Zeile erweitern mchten, whlen Sie Zeile
einfgen.
 Wenn das Programm die Objekte im Bereich automatisch horizontal
ausrichten soll, whlen Sie Zeilen anordnen.
 Wenn Sie den nicht bentigten Leerraum oberhalb und unterhalb der Objekte
entfernen mchten, um den Bereich zu verkleinern, whlen Sie Bereich
einpassen. Siehe Weie Flchen zwischen Zeilen verwenden auf Seite 254.
7 Um einen Berichttitel zu erstellen, mssen Sie den Titel zuerst im Dialogfeld
Dokumenteigenschaften eingeben. Im Men Datei klicken Sie auf Datei-Info.
Geben Sie im Dialogfeld Dokumenteigenschaften im Textfeld Titel einen Titel
ein. Klicken Sie auf OK.
8 Whlen Sie im Feld-Explorer den Befehl Einfgen|Spezialfeld| Berichttitel.
Ein rechteckiger Positionsrahmen wird angezeigt, sobald Sie den Cursor auf
den Bericht bewegen. Klicken Sie einmal in den Berichtkopfbereich (BK), um
den Berichttitel einzufgen. Das Feld Berichttitel enthlt den Text, den Sie im
Textfeld Titel des Dialogfelds Dokumenteigenschaften eingegeben haben.
Siehe Eine Titelseite zum Bericht hinzufgen auf Seite 110.
9 Wenn Sie das Druckbild des Berichts vorab sehen mchten, mssen Sie in der
Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Seitenansicht klicken.
Zur Beschleunigung der Berichterstellung knnen Sie den Bericht in einer
Seitenansicht anzeigen, die nur einen kleinen Teil der Daten verwendet.
Whlen Sie hierzu den Menbefehl Datei|Drucken|Teil-Seitenansicht. Siehe
Registerkarte Seitenansicht auf Seite 92.
In beiden Fllen fhrt Sie das Programm auf die Registerkarte Seitenansicht.
Auf der Registerkarte Seitenansicht knnen Sie das Erscheinungsbild des
Berichts bei Bedarf optimieren, wobei das Ergebnis unter Verwendung der
tatschlichen Berichtdaten angezeigt wird. Sie knnen die Registerkarte
Seitenansicht auch schlieen und den Bericht auf der Registerkarte Entwurf
weiter bearbeiten.

66

Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

So verwenden Sie andere Berichterstellungsfunktionen


1 Wenn Sie ein Feld formatieren, die Position oder die Breite eines Felds ndern
oder ein Zwischen- oder Gesamtergebnis einfgen mchten, klicken Sie auf
das betreffende Feld, um es auszuwhlen. An der Oberseite, der Unterseite
sowie der linken und rechten Seite jedes ausgewhlten Felds werden
Haltepunkte angezeigt:
 Um Feldpositionen zu ndern, ziehen Sie den Positionsrahmen mit der
Maus an die gewnschte Stelle.
 Um die Feldbreite zu ndern, ziehen Sie den rechten oder linken Ziehpunkt
mit der Maus.
 Um die Schriftart, die Feldausrichtung, die Zahlen, Whrungs- und
Datumsanzeige, den Rahmen, die Farbe, die Einrckung zu formatieren
oder um das Feld zusammenzufassen, klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf das Feld. Ein Kontextmen mit verschiedenen Befehlen zum
Formatieren und Zusammenfassen des Feldes wird angezeigt.
Tip: Viele Schriftart- und Formatierungsoptionen stehen in der Formatleiste
zur Verfgung.
Hinweis: Wenn eine Formatierung nur beim Zutreffen bestimmter
Bedingungen angewendet werden soll, mssen Sie im Format-Editor neben
der Formatierungseigenschaft auf Bedingte Formel klicken, und so eine
Formel erstellen, die diese Bedingungen definiert. Siehe Mit bedingter
Formatierung arbeiten auf Seite 256.
2 Wenn Sie eine Formel zum Berechnen oder Vergleichen von Daten erstellen
mchten, mssen Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Felder
einfgen klicken. Wenn das Dialogfeld Feld-Explorer angezeigt wird, klicken
Sie auf die Registerkarte Formel.
3 Klicken Sie auf Neu. Das Dialogfeld Formelname wird angezeigt. Geben Sie
einen Namen fr die Formel ein, und klicken Sie auf OK. Der Formel-Editor
wird angezeigt.
4 Geben Sie im Formel-Editor den Formeltext ein. Whlen Sie Felder,
Operatoren und Funktionen aus den jeweiligen Listenfeldern aus, oder geben
Sie sie direkt ein. Sie knnen die Formelsyntax mit der Schaltflche
berprfen berprfen.
5 Wenn Sie die Bearbeitung abschlieen mchten, klicken Sie auf Schlieen, um
zum Dialogfeld Felder Explorer zurckzukehren. Klicken Sie auf Einfgen,
um die Formel genau wie ein Datenbankfeld in den Bericht einzufgen. Siehe
Arbeiten mit Formeln auf Seite 407.
6 Um einen Unterbericht (ein Bericht innerhalb eines anderen Berichts) einzufgen,
mssen Sie in der Zusatzsymbolleiste auf die Schaltflche Unterbericht
einfgen klicken. Whlen Sie dann den Bericht aus, der als Unterbericht
importiert werden soll, oder erstellen Sie mit Hilfe des Bericht-Assistenten einen
neuen Unterbericht. Siehe Unterberichte einfgen auf Seite 533.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

67

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

Wenn sich die Datenstze im Unterbericht und im Hauptbericht entsprechen


sollen, klicken Sie im Dialogfeld Unterbericht einfgen auf die Registerkarte
Verknpfung, und legen Sie im dann angezeigten Dialogfeld
Unterberichtverknpfungen die Verknpfung fest. Siehe Einen Unterbericht
mit den Daten im Hauptbericht verknpfen auf Seite 537.
7 Um ein Kreuztabellenobjekt in den Bericht einzufgen, mssen Sie in der
Zusatzsymbolleiste auf die Schaltflche Kreuztabelle einfgen klicken und
die Kreuztabelle im Dialogfeld Kreuztabelle einrichten. Siehe Was ist ein
Kreuztabellenobjekt? auf Seite 322.
8 Um ein Parameterfeld zu erstellen (ein Feld, das Sie bei jeder Datenabfrage fr
den Bericht zur Eingabe eines Werts auffordert), mssen Sie zuerst in der
Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Felder einfgen und dann im
Dialogfeld Feld-Explorer auf die Registerkarte Parameter klicken. Klicken Sie
auf Neu, um ein Parameterfeld zu erstellen. Sie knnen ein einmal erstelltes
Parameterfeld wie ein Datenbankfeld in den Bericht einfgen oder im FormelEditor aus dem Listenfeld Felder auswhlen.
Sie knnen Parameterfelder in Berichten (als Eingabeaufforderung fr Titel
oder Bezeichnungen), in Auswahlformeln (als Eingabeaufforderung fr
Auswahlkriterien) und in Formeln (unter anderem zum Festlegen von
Sortierfeldern) verwenden. Siehe Parameterfelder auf Seite 513.
9 Um ein Diagramm hinzuzufgen, mssen Sie in der Standardsymbolleiste auf
die Schaltflche Diagramm einfgen klicken. Siehe Diagramme erstellen
auf Seite 271.
10 Um eine Karte hinzuzufgen, mssen Sie in der Standardsymbolleiste auf die
Schaltflche Karte einfgen klicken. Siehe Erstellung von Karten auf
Seite 285.
11 Wenn Sie eine Tabellenkalkulation, ein Bild oder ein anderes OLE -Objekt im
Report Designer einfgen und dazu die Funktionen der Anwendung, in der
das Objekt erstellt wurde, verwenden mchten, whlen Sie OLE-Objekt im
Men Einfgen. Siehe OLE auf Seite 311 und Mit statischen OLE-Objekten
arbeiten auf Seite 317.
12 Um die Sortierreihenfolge der Datenstze zu ndern, mssen Sie in der
Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Sortierreihenfolge klicken. Das
Dialogfeld Datensatzsortierreihenfolge wird angezeigt. Whlen Sie die
Sortierrichtung und das Feld bzw. die Felder aus, nach denen die Berichtdaten
sortiert werden sollen. Siehe Einzelne und mehrere Felder sortieren auf
Seite 151.

68

Crystal Reports Benutzerhandbuch

4 : Erste Schritte

13 Wenn Sie den Bericht auf bestimmte Datenstze (zum Beispiel auf die
Datenstze der Kunden aus Norddeutschland mit einem aufgelaufenen
Jahresumsatz von mehr als 10.000 DM) beschrnken mchten, mssen Sie
zuerst auf das Feld klicken, auf dem die Auswahl basieren soll, und dann auf
die Schaltflche Auswahl-Assistent in der Standardsymbolleiste. Wenn das
Dialogfeld Assistenten auswhlen angezeigt wird, knnen Sie die
Datensatzauswahlkriterien festlegen.
14 Um den Bericht zu drucken, mssen Sie in der Standardsymbolleiste auf die
Schaltflche Drucken klicken.
Das war's! So einfach ist es, einen Bericht zu erstellen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

69

Erste Schritte fr Fortgeschrittene

70

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Grundlagen der Berichterstellung

In diesem Kapitel werden die Grundkonzepte des


Berichtentwurfs beschrieben und Entscheidungshilfen dafr
geboten, welche Daten Sie in Ihren Bericht aufnehmen sollen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

71

Grundlagen des Berichtentwurfs

Grundlagen des Berichtentwurfs


Dieses Kapitel enthlt einen Vorschlag fr eine strukturierte Vorgehensweise bei
der Erstellung von Berichten mit Crystal Reports. Diese Vorgehensweise umfat
die folgenden Vorgnge:
 Planung des Inhalts eines Berichts
 einen Prototyp auf Papier entwickeln.
Dieser Abschnitt ist konzipiert, um Ihnen ein konzeptionelles Verstndnis des
Berichterstellungsprozesses zu bieten.

Den Inhalt eines Berichts planen


Zunchst sollten Sie sich berlegen, welche Informationen der Bericht liefern soll.
Die folgenden Abschnitte sollen als Entscheidungshilfe fr diese Planung dienen.

Angabe des Zwecks


Was ist der allgemeine Zweck des Berichts?
Berichte sind Verwaltungsinstrumente. Ihr Zweck besteht darin, die
Voraussetzungen zu schaffen, damit Anwender dem vorliegenden Datenbestand
die wichtigsten Fakten und Zusammenhnge schneller entnehmen und somit
effektive Entscheidungen treffen knnen. Ein Bericht ist dann hilfreich, wenn die
richtigen Daten in logisch geordneter Form dargestellt werden. Werden die
falschen Daten angezeigt oder die richtigen Daten in wahlloser Form, kann der
Bericht den Proze der Entscheidungsfindung verlangsamen oder sogar falsche
Entscheidungen hervorrufen.
Ein guter Ausgangspunkt fr die Erstellung eines Berichts besteht darin, seinen
Zweck in einem oder zwei Stzen darzulegen. Diese Angaben zum Zweck des
Berichts helfen Ihnen, die primren Erfordernisse im Auge zu behalten, und sind
fr Ihren Bericht gleichzeitig Ausgangspunkt und Ziel.
Hier sind einige Beispiele solcher Angaben:

 Der Zweck eines Berichts ist das Anzeigen der monatlichen und der
datumsbezogenen Jahresumstze von Verkaufsvertretern, das Vergleichen der
Verkaufszahlen dieses Jahres mit denen des letzten Jahres und das Markieren
der Verkaufsvertreter, deren Umsatzzahlen den Firmenanforderungen nicht
entsprechen.
 Der Zweck eines anderen Berichts besteht darin, die Umsatzaktivitt der
einzelnen Bestandsartikel anzuzeigen und darauf basierend einen Vorschlag
zum Umfang der Nachbestellungen zu machen.
 Der Zweck eines dritten Berichts besteht darin, fr die einzelnen Mitglieder
eines Golf-Clubs die Mittelwerte und das Handicap zu ermitteln.
Das Klren des Zwecks fr einen Bericht vor dem Beginn ist ein entscheidender
Schritt im Gesamtproze.

72

Crystal Reports Benutzerhandbuch

5 : Grundlagen der Berichterstellung

Wer wird den Bericht lesen?


Ein Bericht wird meist von vielen Personen verwendet. Ein ausfhrlicher, auf die
gesamte Firma bezogener Umsatzbericht wird z.B. von den Verkufern, der
regionalen und nationalen Verkaufsleitung und der Geschftsleitung verwendet.
Jeder Einzelne hiervon ist an anderen Aspekten des Berichts interessiert.

 Ein Verkufer verwendet den Bericht zum berprfen der persnlichen


Umsatzleistung und um diese Leistung mit derjenigen anderer Verkufer des
entsprechenden Gebietes zu vergleichen.
 Die regionale Verkaufsleitung verwendet den Bericht, um die Verkufer ihres
Gebietes zu bewerten und diese Leistungen mit denen anderer Gebiete zu
vergleichen.
 Die nationale Verkaufsleitung verwendet den Bericht, um die Leistung ihrer
regionalen Verkaufsleitungen zu bewerten und den Gesamtumsatz mit den
aktuellen Verkaufsprognosen zu vergleichen.
 Die Geschftsleitung verwendet den Bericht, um die Leistung des MarketingDirektors und der Verkaufsabteilung als Ganzes zu bewerten und um
Bereiche, wie den Produktionsbedarf, Lagerungsmglichkeiten usw. zu
organisieren.
Da jeder, der den Bericht verwendet, andere Interessen hat, ist es wichtig, die
Planung des Berichts so auszurichten, da alle gewnschten Informationen
enthalten sind.

Das Layout Ihres Berichts festlegen


Wie wird der Titel des Berichts lauten?
Geben Sie Ihrem Bericht einen Arbeitstitel. Mglicherweise werden Sie ihn spter
wieder ndern. Wichtig ist nur, da Sie beim Erstellen des Prototyps fr Ihren
Bericht berhaupt einen Titel haben.

Welche der Identifikation dienenden Angaben werden im Kopf- und


Fubereich bentigt?
Sie knnen das aktuelle Datum, die Angabe der Personen, die an der Vorbereitung
des Berichts mitgewirkt haben, eine Textbeschreibung des Zwecks, dem dieser
Bericht dient, den darin abgedeckten Datenbereich und hnliche Angaben einfgen.
Wenn Sie solche Informationen verwenden mchten, dann stellen Sie eine Liste
zusammen, damit Sie den Rohentwurf Ihres Berichts vorbereiten knnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

73

Den Inhalt eines Berichts planen

Die Informationen knnen abhngig davon, welche Arten von Informationen Sie
verwenden wollen, aus einer Vielzahl verschiedener Quellen bezogen werden.
 Die Angaben zu den Personen, die an der Vorbereitung des Berichts
mitgewirkt haben, knnen bestimmten Datenfeldern in den verwendeten
Datenbanktabellen entnommen werden. Aus welcher Datenbanktabelle sollen
die Daten eingelesen werden, wenn Sie einer Datenbanktabelle entnommen
werden sollen? Oder aus welcher Kombination mehrerer Tabellen?
 Ein Textblock kann als Textobjekt erstellt und an einer beliebigen Stelle im
Bericht plaziert werden.
 Crystal Reports kann Angaben wie beispielsweise das aktuelle Datum oder
Seitenzahlen generieren.

Die Daten ermitteln


Wissen Sie, welche Daten Sie in Ihrem Bericht verwenden
mchten?
Daten festlegen. Wissen Sie, ob Sie in Crystal Reports zur Ausgabe des Berichts
eine Datendatei, SQL/ODBC oder ein Lexikon verwenden werden?
Falls Sie darber nicht Bescheid wissen, fragen Sie firmenintern nach Typ und
Standort der Datenbank, die Ihre Daten enthlt, und sorgen Sie dafr, da Ihnen
ggf. Zugriff zu dieser Datenbank erteilt wird. Siehe Zugriff auf Datenquellen auf
Seite 617.
Sind Sie mit Ihren Daten so vertraut, da Sie die gewnschten Informationen
finden? Finden Sie, wenn Sie den Namen der Kontaktperson eines Kunden suchen,
das entsprechende Feld in einer Datenbanktabelle?
Ihr EDV-Mitarbeiter, Datenbankadministrator oder andere Kollegen sollten Ihnen
dabei helfen, sich mit Ihren Daten zurechtzufinden.

Welche Datenquellen sollen in dem zentralen Bereich des Berichts


angezeigt werden?
Der zentrale Bereich des Berichts sollte alle Daten, die fr den Zweck des Berichts
dienen, beinhalten. Er sollte auch alle Daten beinhalten, die von Ihnen angegeben
verschiedenen Benutzern, gebraucht werden.
Dieser Schritt erfordert, da Sie sich die verfgbare(n) Datenbanktabelle(n)
ansehen.Crystal Reports ermglicht es Ihnen, beim Erstellen Ihrer Berichte, Daten aus
verschiedenen Datenbanken zu kombinieren, so da Sie sehr flexibel arbeiten knnen.
 Ein Groteil der Daten eines normalen Berichts stammt direkt aus
Datenfeldern. Welche Datenfelder mchten Sie verwenden, und wo befinden
sich diese?

74

Crystal Reports Benutzerhandbuch

5 : Grundlagen der Berichterstellung

 Andere Daten werden anhand von Datenfeldern berechnet. Welche


Datenfelder werden fr die Berechnungen verwendet?

 Wieder andere Daten werden als Textobjekte (berschriften, Anmerkungen,


Bezeichnungen) direkt in den Bericht eingegeben.

Vorhandene oder berechnete Daten?


Einige Berichtinformationen (z. B. Umsatzangaben) knnen direkt aus
Datenfeldern eingelesen werden; andere Informationen mssen aus
Datenfeldwerten errechnet werden (z. B. Verkaufsprovisionen, die aus dem
Verhltnis zwischen Umsatzzahlen und Quote ermittelt werden). Bei Ihrer
Planung kann es ntzlich sein, diejenigen Daten, die errechnet werden mssen,
von den Daten, die direkt eingelesen werden, zu trennen oder sie gesondert zu
kennzeichnen. Siehe Erstellen und ndern von Formeln auf Seite 416.

Welche Feldertypen beinhalten Daten?


Sie sollten sich die Zeit nehmen, den Datentyp der Datenfelder zu ermitteln, der in
Ihren Berechnungen verwendet werden soll. Da Funktionen und Operatoren von
Formeln mit bestimmten Datentypen arbeiten, ist es unerllich, den Datentyp zu
kennen, mit dem Sie arbeiten werden, bevor Sie mit den Berechnungen beginnen.
Einige Funktionen bentigen beispielsweise numerische Daten, whrend andere
nur fr Datum- oder Zeit-Felder verwendet werden knnen.

Daten verarbeiten
Wollen Sie die Daten in Gruppen organisieren?
Wie sollen die Daten gruppiert werden? Nach Kunden? Nach dem Datum? Nach
Hierarchie? Oder nach anderen Kriterien? Crystal Reports bietet mehrere
Optionen fr das Gruppieren von Daten in einem Bericht. Siehe Daten
gruppieren auf Seite 152.

Sollen die Daten nach Datensatz- oder Gruppenwerten sortiert


werden?
Crystal Reports gibt Ihnen die beiden Alternativen. Siehe Daten sortieren auf
Seite 150.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

75

Den Inhalt eines Berichts planen

Sollen in den Bericht nur bestimmte Datenstze oder Gruppen


aufgenommen werden?
Crystal Reports gibt Ihnen die Mglichkeit, einen Bericht auf der Grundlage aller
Datenstze einer vorgegebenen Datenbank oder auf der Grundlage eines
eingeschrnkten Datensatzbereichs der Datenbank aufzubauen. Crystal Reports
kann dazu verwendet werden, Datenstze anhand einfacher Datumsbereiche oder
Vergleiche auszuwhlen oder komplexe Formeln zu erstellen, mit denen die
einzubeziehenden Datenstze ermittelt werden. Es dauert nur wenige Minuten,
die Datenstze festzulegen, die fr den Bericht bentigt werden, und die Kriterien
zusammenzustellen, nach denen diese Datenstze ausgewhlt werden knnen.
Siehe Datenstze auswhlen auf Seite 136.

Sollen fr die Daten Gruppenergebnisse gebildet werden?


Mchten Sie fr alle Werte einen Gruppenergebnis, oder einen Durchschnitt bilden,
eine Zhlung vornehmen oder den hchsten oder niedrigsten Wert ermitteln?
Crystal Reports gibt Ihnen Gelegenheit, dies zu tun, und ermglicht Ihnen auch,
das Gruppenergebnis (oder den Gesamtdurchschnitt, die Gesamtzhlung und so
weiter) am unteren Ende der ausgewhlten Spalte zu plazieren. Siehe Einen
Prozentsatz berechnen auf Seite 176 und Die ersten oder letzten N-Gruppen
auswhlen auf Seite 171.

Welche Informationen sollen im Bericht gekennzeichnet werden?


Sie knnen die Aufmerksamkeit des Lesers auf bestimmte Daten lenken, indem Sie
diese im Bericht kennzeichnen. Bei Lagerbestandsberichten beispielsweise werden
hufig alle nicht umgelagerten Artikel gekennzeichnet, damit ihnen besondere
Aufmerksamkeit zuteil wird. Sie knnen alle Artikel kennzeichnen, bei denen sich
innerhalb des letzten Monats, der letzten drei Monate oder eines anderen festgelegten
Zeitraums nichts getan hat. Um Daten zu kennzeichnen, identifizieren Sie diese
Daten und alle Bedingungen, von denen die Kennzeichnung ausgelst wird.

Auf welche Weise sollen Informationen gekennzeichnet werden?


Sie knnen Artikel mit einem Sternchen oder einem anderen Symbol kennzeichnen
oder zur Kennzeichnung ein Wort verwenden. Sie sollten auf jeden Fall Instruktionen
fr die Kennzeichnung zusammenstellen, damit Sie diese bei Bedarf griffbereit haben.
Crystal Reports gibt Ihnen Gelegenheit, Berichtelemente zu unterstreichen und die
Schriftart, die Schriftgre oder die Farbe zu ndern, die fr bestimmte
Berichtelemente verwendet werden. Auerdem knnen Sie Elemente mit Rahmen
versehen oder Linien und Kstchen zeichnen (um den Bericht in Bereiche zu
unterteilen), Kopfbereiche hervorheben und so weiter. Alle diese
Formatierungshilfsmittel knnen dazu verwendet werden, wichtige Daten in
einem Bericht hervorzuheben. Siehe Formatierung auf Seite 215.

76

Crystal Reports Benutzerhandbuch

5 : Grundlagen der Berichterstellung

Druckbereichseigenschaften festlegen
Fr jeden Bereich eines Berichts gelten bestimmte Druckeigenschaften. Es ist
wichtig, diese Eigenschaften zu kennen, da durch sie bestimmt wird, zu welchem
Zeitpunkt und wie oft die verschiedenen Berichtobjekte gedruckt werden.

In welcher Reihenfolge werden die Bereiche im Bericht ausgedruckt?


Die Bereiche werden in der Reihenfolge ausgedruckt, in der sie auf der
Registerkarte Entwurf (von oben nach unten) angezeigt werden. Wenn in einem
Bereich mehrere Teilbereiche enthalten sind, werden diese Teilbereiche in der
Reihenfolge gedruckt, in der sie angezeigt werden. Wenn in einem Bericht
beispielsweise drei Berichtkpfe enthalten sind, werden diese drei Bereiche in der
angezeigten Reihenfolge gedruckt, bevor der oder die Bereiche im
Seitenkopfbereich gedruckt werden.

Wie oft werden Berichtobjekte gedruckt?


Von der Art, wie Objekte gedruckt werden, hngt es ab, wie Sie Ihren Bericht
entwerfen knnen. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, an welcher Stelle Sie
Diagramme, Kreuztabellen und Formeln plazieren mssen, um bestimmte
Ergebnisse zu erzielen.
Berichtkopf
Im Berichtkopfbereich plazierte Objekte werden nur einmal am Anfang des
Berichts gedruckt.
 Die in diesem Bereich plazierten Diagramme und Kreuztabellen enthalten
Daten fr den gesamten Bericht.
 Die in diesem Bereich plazierten Formeln werden nur einmal am Anfang des
Berichts ausgewertet.
Seitenkopf
Im Seitenkopfbereich plazierte Objekte werden am Anfang jeder neuen Seite
gedruckt.
 In diesem Bereich knnen keine Diagramme oder Kreuztabellen plaziert werden.
 Die in diesem Bereich plazierten Formeln werden einmal pro Seite am Anfang
jeder neuen Seite ausgewertet.
Gruppenkopf
Im Gruppenkopfbereich plazierte Objekte werden am Anfang jeder neuen Gruppe
gedruckt.
 Die in diesem Bereich plazierten Diagramme und Kreuztabellen enthalten
Daten, die nur fr diese Gruppe vorgesehen sind.
 Die in diesem Bereich plazierten Formeln werden fr jede Gruppe einmal am
Anfang der Gruppe ausgewertet.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

77

Einen Prototyp auf Papier entwerfen

Details
Im Detailbereich plazierte Objekte werden bei jedem neuen Datensatz gedruckt.
 In diesem Bereich knnen keine Diagramme oder Kreuztabellen plaziert
werden.
 Die in diesem Bereich plazierten Formeln werden fr jeden Datensatz einmal
ausgewertet.
Gruppenfu
Im Gruppenfubereich plazierte Objekte werden am Ende jeder Gruppe gedruckt.
 Die in diesem Bereich plazierten Diagramme und Kreuztabellen enthalten
Daten, die nur fr diese Gruppe vorgesehen sind.
 Die in diesem Bereich plazierten Formeln werden fr jede Gruppe einmal am
Ende der Gruppe ausgewertet.
Berichtfu
Im Berichtfubereich plazierte Objekte werden nur einmal am Ende des Berichts
gedruckt.
 Die in diesem Bereich plazierten Diagramme und Kreuztabellen enthalten
Daten fr den gesamten Bericht.
 Die in diesem Bereich plazierten Formeln werden nur einmal am Ende des
Berichts ausgewertet.
Seitenfu
Im Seitenfubereich plazierte Objekte werden am Ende jeder Seite gedruckt.

 In diesem Bereich knnen keine Diagramme oder Kreuztabellen plaziert


werden.

 Die in diesem Bereich plazierten Formeln werden einmal pro Seite am Ende
jeder neuen Seite ausgewertet.

Einen Prototyp auf Papier entwerfen


Ein ausgedruckter Rohentwurf eines Berichts ist grundstzlich auch dann
sinnvoll, wenn Sie bereits erfahrener Anwender von Crystal Reports sind, aber fr
Einsteiger ist er ganz besonders wichtig. Mit dem ausgedruckten Rohentwurf als
Vorlage knnen Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit darauf konzentrieren, sich mit
dem Gebrauch der Befehle vertraut zu machen, anstatt zu versuchen, zur selben
Zeit den Bericht zu entwerfen und die Funktionsweise der Befehle zu erlernen.

78

Crystal Reports Benutzerhandbuch

5 : Grundlagen der Berichterstellung

So entwerfen Sie einen Prototyp auf Papier


1 Nehmen Sie ein Blatt Papier der Gre, die auch Ihr fertiger Bericht haben soll.
2 Positionieren Sie den Titel und andere wichtige berschriften, wobei Sie mit
Rechtecken und Linien Berichtelemente darstellen knnen.
3 Positionieren Sie die Fuzeileninformationen.
4 berprfen Sie das Seitenlayout auf eine ausgeglichene Anordnung.
5 Sehen Sie sich die Informationen an, die Sie in den zentralen Bereich Ihres
Berichts aufnehmen mchten.
 Zhlen Sie die zu verwendenden Felder, und schtzen Sie den geeigneten
Abstand zwischen den Feldern ab.
 Zeichnen Sie die Felder als Rechtecke unter Beachtung der geschtzten
Abstnde ein.
 ndern Sie gegebenenfalls die Abstnde.
 Bestimmen Sie eine logische Abfolge, in der die Daten im zentralen Bereich
des Berichts dargestellt werden sollen.
 Geben Sie den Feldern Bezeichnungen, um diese Abfolge festzulegen.
6 Verwenden Sie fr Gruppenwerte und Summen kleine Kstchen.
7 Fgen Sie willkrlich einige Markierungen in die Spalte ein, in der
Markierungen angezeigt werden sollen.
8 Stellen Sie einige Elemente, die hervorgehoben werden sollen, dunkler dar,
damit Sie sich vom Rest des Prototyps abheben.
9 berprfen Sie Ihr fertiges Produkt auf Aussehen und Ausgeglichenheit, und
nehmen Sie gegebenenfalls nderungen vor.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

79

Einen Prototyp auf Papier entwerfen

80

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Einfhrung in die Berichterstellung

In diesem Kapitel werden Sie in die Grundlagen der


Berichterstellung in Crystal Reports eingefhrt. Zunchst
werden Sie mit der Arbeitsumgebung der Berichterstellung
vertraut gemacht. Danach erfahren Sie, wie Sie
Datenbanktabellen auswhlen, Objekte in einen Bericht
einfgen und Ihre Berichtsdaten sortieren, gruppieren und
zusammenfassen knnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

81

Berichterstellungsoptionen

Berichterstellungsoptionen
Immer dann, wenn Sie in Crystal Reports einen Bericht erstellen, stehen Ihnen drei
Optionen zur Verfgung:
 Sie knnen einen Bericht-Assistenten verwenden
 Sie knnen Anderer Bericht whlen und den als Vorlage benutzen
 Sie knnen einen benutzerdefinierten Bericht von Grund auf erstellen
Im Laufe der Zeit werden Sie wahrscheinlich jede dieser Optionen verwenden.

Bericht-Assistenten
Die Bericht-Assistenten helfen Ihnen dabei, Berichte so schnell wie mglich zu
erstellen. Sowohl viele neue Benutzer als auch Entwickler erstellen die Mehrzahl
ihrer Berichte mit Hilfe von Assistenten. Sie mssen nur den Assistenten
auswhlen, der Ihrem Berichtstyp am Ehesten entspricht. Dann geht der Assistent
mit Ihnen schrittweise durch die Erstellung des Berichts.
Sie knnen den Bericht schnell erstellen und berprfen, wie er mit Ihren Daten
aussieht. Und vor allem knnen Sie, falls Sie sich entschlossen haben, nderungen
vorzunehmen, zum Bericht-Assistent zurckkehren, um Ihren Bericht weiter zu
bearbeiten.

Anderer Bericht
Wenn Sie einen neuen Bericht auf der Grundlage eines anderen, bereits
existierenden Berichts erstellen mchten, klicken Sie auf Anderer Bericht. ffnen
Sie den Bericht, den Sie als Vorlage verwenden mchten, mit der Option
Vorhandenen Bericht ffnen und speichern Sie ihn als neue Datei mit dem Befehl
Speichern unter (im Men Datei). Verwenden Sie diese Option immer dann, wenn
Sie dadurch Zeit einsparen knnen. Vorlagen sind ntzlich wenn Sie:
 Einen neuen Bericht erstellen mssen, der eine andere Gruppeneinteilung
oder Datensatzauswahl enthlt als ein bereits bestehender Bericht
 Einen vorhandenen Bericht ber einen vergangenen Zeitraum mit aktuelleren
Daten, aber der gleichen Berichtsstruktur rekonstruieren mchten oder
 Einen ganz neuen Bericht erstellen mchten, der auf Datenbanken basiert, die
in einem anderen Bericht miteinander verknpft sind. Sie knnen einen
Bericht erstellen und die Felder aus der Registerkarte Entwurf lschen, ohne
die zugrundeliegenden Verknpfungen zu verndern. Anschlieend knnen
Sie ohne erneutes Verknpfen alle Ihre neuen Berichte auf der Grundlage
dieses Berichts erstellen

82

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

Neuer Bericht
Die Option Leerer Bericht dient dazu, von Grund auf einen neuen Bericht zu
erstellen. Dies ist ntzlich, wenn Sie die volle Flexibilitt und Kontrolle haben
mchten, die Sie durch das Erstellen eines vollkommen neuen Berichts vom
Anfang bis zum Ende erhalten, oder wenn sich der gewnschte Berichttyp von den
vielen Berichttypen unterscheidet, die von den Assistenten bereitgestellt werden.
Die Option Leerer Bericht wurde fr den Abschnitt Bevor Sie anfangen auf
Seite 42 gewhlt, da der Proze, einen Bericht vollstndig neu zu erstellen, die
Grundkonzepte der Berichterstellung am besten veranschaulicht.

Datenquellen fr Berichte
Crystal Reports stellt drei verschiedene Datentypen bereit:
 Datenbank (umfat ODBC- und SQL-Datenquellen)
 Abfragen (Queries)
 Lexika

Datenbank
Whlen Sie in den Bericht-Assistenten die Option Datenbank, um als Datenquelle
eines Berichts eine der Standard-PC-Datenbanken (keine Client-ServerDatenbank) oder eine SQL- oder ODBC-Datenquelle zu verwenden.
Die Standard-PC-Datenbanken sind Datenbanken, deren Daten und komplette
Software, sich auf einem Computer befinden. Crystal Reports kann auf viele der
gebruchlichsten Formate von PC-Datenbanken direkt zugreifen. Crystal Reports
verfgt ber integrierte Funktionen zum ffnen von Datenbankdateien und
Tabellen, die in dBASE, FoxPro, Clipper, Btrieve, Paradox, Microsoft Access oder
anderen Systemen entworfen wurden. Wenn das Programm auf Ihrem System
installiert ist, knnen Sie sofort mit der Erstellung von Berichten auf der Basis
dieser Datenbanken beginnen, indem Sie die entsprechende Datei auswhlen.
Siehe Zugriff auf Datenquellen auf Seite 617.
Die SQL-Datenbank (SQL = Structured Query Language) ist wahrscheinlich das
beliebteste und leistungsfhigste Datenbankformat. Diese Datenbanken arbeiten mit
einer Client/Server-Netzwerkarchitektur und verwenden folgende Komponenten:
 einen SQL Server, um Datenbankdateien, -tabellen, -felder und Datenstze zu
erstellen, zu speichern und zu bearbeiten und
 eine SQL-Client-Schnittstelle, die Benutzern von Workstations den Abruf von
Daten ermglicht
Siehe SQL und SQL-Datenbanken verwenden auf Seite 576.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

83

Datenquellen fr Berichte

Open Database Connectivity (ODBC) ist ein von Microsoft entwickelter Standard,
mit dessen Hilfe auf viele verschiedene Arten von Daten mit einer einzigen
Anwendung zugegriffen werden kann. Eine Anwendung mu nur mit einer
Gruppe von Dateien, nmlich ODBC, kommunizieren, um mit beliebigen
Datenquellen, auf die der Zugriff mittels ODBC mglich ist, arbeiten zu knnen.
In Crystal Reports sind sowohl Direkttreiber fr viele der gebruchlichsten SQLSysteme integriert als auch ODBC-Funktionen.
Die Datenbank-Option wurde fr Bevor Sie anfangen auf Seite 42 gewhlt, da
die Beispieldatei Xtreme.mdb eine Microsoft Access-Datenbank ist.

Abfragen (Queries)
Eine Abfrage ist eine Anforderung von spezieller Information von einer
Datenbank. Wenn Sie Information von einer SQL-Datenbank anfordern (oder von
einer Datenbank auf die Sie mittels ODBC zugreifen knnen), mu Ihre Abfrage
mit der Structured Query Language (SQL) (etwa: Strukturierte Abfragensprache)
geschrieben sein. Die SQL-Sprache ist nicht schwer zu erlernen, aber es kann eine
Weile dauern, bis Sie die Feinheiten heraushaben, mit deren Hilfe Sie von SQLDaten erstellen und auffinden. Da Sie mit Hilfe des SQL Designers SQL nicht
verstehen mssen, knnen Sie sofort effektive Abfragen aufbauen.
Der SQL Designer ist entworfen worden, um sowohl die Bedrfnisse von
Individuen zu befriedigen, die nur wenig oder gar keine Erfahrung mit Abfragen
haben, als auch fr erfahrene SQL-Fachleute.
 Wenn Sie neu bei der Erstellung von Abfragen sind, werden Sie es schtzen,
wie der SQL Designer Ihnen hilft, Abfragen zu erstellen, sogar wenn Sie
berhaupt keine Erfahrung mit SQL haben. Indem Sie einige Fragen auf
nacheinander erscheinenden Registerkarten beantworten, geben Sie dem
Programm alle Informationen, die es braucht, um eine Abfrage zu erzeugen,
die Ihren Bedrfnissen entspricht.
 Wenn Sie eine SQL-Fachperson sind, werden Sie es schtzen, da diese
Einrichtung es Ihnen ermglicht, die vom SQL Designer erzeugten Abfragen
noch mehr zu verfeinern. Wenn Sie es vorziehen, Ihre eigenen SQL-Abfragen
zu schreiben, werden Sie sehen, da es einfach ist, Ihre Abfragen direkt
einzugeben oder gar von einer anderen Quelle einzufgen.
Der SQL Designer kann ein leistungsstarkes Instrument fr viele Ihrer Bedrfnisse
bei der Informationssammlung sein.

Lexika
In vielen groen Unternehmen werden Dateien an einer Reihe verschiedener Orte
gespeichert. Das kann in verschiedenen Datenbanken sein, auf verschiedenen Servern
und so weiter. Informatik-Abteilungen benutzen hufig logische und vorhersehbare
Benennungsschemata fr Tabellen und Felder. Die zugewiesenen Namen erscheinen

84

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

dem nicht technischen Personal aber hufig als undurchschaubar. Mitarbeiter zu


befhigen, selber in so einer Umgebung Berichte zu erstellen, knnte umfangreiches
Training und Untersttzung bedeuten und wrde Datensicherheit kompromittieren.
Lexika bieten eine Lsung fr diese Probleme an. Sie ermglichen es, da Ihre
Mitarbeiter Zugriff auf Daten haben, die in einer verstndlichen Form sind.
Gleichzeitig behalten Sie aber die komplette Kontrolle ber Ihre Daten.
Ein Lexikon ist eine strukturierte, vereinfachte und sichere Ansicht von
organisatorischen Daten, die Sie fr einige oder alle Benutzer in Ihrem
Unternehmen erstellen knnen.
Ein Lexikon ist eine optionale Meta-Ebene, die Sie zwischen Ihre Daten und den
Benutzer stellen knnen. Mit den Mglichkeiten dieser Meta-Ebene knnen Sie:
 eine einzelne, dynamische Ansicht all der Daten erstellen, die notwendig sind,
um fr Ihr Unternehmen notwendige Berichte und Abfragen zu erstellen
 mehrere Datenquellen, Tabellen und Verknpfungen einfgen
 die Daten organisieren und Tabellen und Felder umbenennen, damit der
Benutzer einfacher den Inhalt und den Sinn der Daten versteht
 den Zugriff auf bestimmte Datenspalten beschrnken (indem Sie z.B. nur das
Fhrungspersonal die Gehaltsspalte in der Datendatei fr die Angestellten
einsehen lassen)
 bestimmten Zeilen von Daten Beschrnkungsformeln auferlegen (indem Sie
z.B. Manager Angestellteninformation nur fr Angestellte mit einem
Jahresgehalt unter DM 60.000 einsehen lassen)
 komplexe Datenmanipulationsformeln erstellen, auf die Benutzer zugreifen
knnen, ohne die Formelkonzepte verstehen zu mssen
Lexika reduzieren Untersttzungskosten und -zeit, erhhen
Benutzerproduktivitt und ermglichen es Ihnen, eine zustzliche Ebene von
Sicherheit zwischen den Benutzer und die Daten zu stellen.
Hinweis:
 Wenn ein Bericht unter Verwendung eines Lexikons erstellt wird, werden nur
die Daten im Bericht verwendet, auf die ber das Lexikon zugegriffen wird.
Ein Lexikon kann nicht gleichzeitig mit einer anderen Datenquelle im selben
Bericht verwendet werden. Da das Lexikon oft aus Sicherheitsgrnden
benutzt wird, wrde unbeschrnkter Datenzugriff in einem Lexikonbericht
einen Bruch mit der Sicherheit bedeuten.
 Sie knnen einen Unterbericht, der auf einer anderen Datenquelle basiert, in
einen Hauptbericht aufnehmen, der auf einem Lexikon basiert.
 Lexika dienen als optionale Meta-Ebene. Sie knnen Crystal Reports
verwenden, ohne jemals ein Lexikon zu benutzen.
Siehe Lexika auf Seite 683.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

85

Datenquellen und Datenbankfelder whlen

Datenquellen und Datenbankfelder whlen


Crystal Reports macht das Auswhlen von Datenquellen und Datenbankfeldern
einfach, indem es Ihnen in den Dialogfeldern Daten-Explorer und Feld-Explorer
leicht zu bedienende Funktionen zur Verfgung stellt. Jedes dieser Dialogfelder
verwendet die vertraute Baumstruktur von Windows, damit Sie die zur Wahl
stehenden Datenquellen und Datenfelder rasch durchsuchen knnen.

Der Daten-Explorer
Der Daten-Explorer bietet eine integrierte Baumstrukturansicht aller
Datenquellen, die Sie in Crystal Reports verwenden knnen. Mit dem DatenExplorer knnen Sie folgendes tun:
 einen Bericht erstellen, der die zur Zeit verbundenen Datenquellen verwendet
 einen Bericht erstellen, der auf einer benutzerdefinierten Favoriten-Liste von
Datenquellen beruht (die ebenfalls mit dem Daten-Explorer verwaltet werden
kann)
 einen Bericht erstellen, der auf einer (ebenfalls vom Daten-Explorer
automatisch gefhrten) Liste der zuletzt verwendeten Datenquellen beruht
 einen Bericht erstellen, indem Sie die Verbindung zu einer vorhandenen
Datenquelle herstellen (z. B. einer lokal gespeicherten Datendatei oder einer
bereits eingerichteten ODBC-Datenquelle)
 einen Bericht erstellen, indem Sie zuerst eine neue Verbindung aufbauen (z. B.
eine neue ODBC-Datenquelle oder eine Datenverbindung zu einer OLEDatenbankdatei)

Baumstrukturansicht
Das Hauptfenster des Daten-Explorers zeigt eine Baumansicht der verfgbaren
Datenquellen, die Sie beim Erstellen eines Berichts auswhlen knnen. Diese
Baumstruktur besteht aus Ordnern fr:
 Aktuelle Verbindungen
 Favoriten
 Verlauf
 ODBC
 Datenbankdateien
 Weitere Datenquellen
 Metadaten / Abfrage
Eine kurze Beschreibung der einzelnen Ordner finden Sie unter Die Datenquelle
auswhlen auf Seite 96.

Kontextmen
Sie knnen im Daten-Explorer durch Klicken mit der rechten Maustaste auf ein
beliebiges Element ein Kontextmen mit folgenden Optionen einblenden:

86

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

 Zu Bericht hinzufgen





Mit dieser Option fgen Sie eine Tabelle oder eine gespeicherte Prozedur in
Ihren neuen Bericht ein. Sie knnen auf diese Option auch zugreifen, indem
Sie im Daten-Explorer auf die Schaltflche Hinzufgen klicken.
Zu Favoriten hinzufgen
Mit dieser Option fgen Sie eine ausgewhlte Datenquelle zum Ordner
Favoriten hinzu. Sie knnen auf diese Option auch zugreifen, indem Sie im
Daten-Explorer auf die Schaltflche Favoriten hinzufgen klicken.
Aus Bericht entfernen
Mit dieser Option entfernen Sie eine Tabelle oder eine gespeicherte Prozedur
aus Ihrem Bericht. Sie knnen auf diese Option auch zugreifen, indem Sie im
Daten-Explorer auf die Schaltflche Entfernen klicken.
Eigenschaften
Mit dieser Option greifen Sie auf Detailinformationen ber das ausgewhlte
Element zu.
Favorit umbenennen
Mit dieser Optionen benennen Sie eine Datenquelle im Ordner Favoriten um.
Favorit lschen
Mit dieser Option entfernen Sie eine Datenquelle aus dem Ordner Favoriten.

Optionen
ber die Schaltflche Optionen im Daten-Explorer knnen Sie auf die Optionen
zugreifen, die Sie auf der Registerkarte Datenbank des Dialogfelds Optionen
global festlegen knnen.

Der Feld-Explorer
Mit dem Dialogfeld Feld-Explorer knnen Sie auf den Registerkarten Entwurf und
Seitenansicht von Crystal Reports Felder einfgen, ndern oder lschen. Der FeldExplorer wird angezeigt, wenn Sie eine Datenquelle fr einen neuen Bericht
ausgewhlt haben oder wenn Sie im Men Einfgen den Befehl Feldobjekt whlen.

Baumstrukturansicht
Im Feld-Explorer werden die Datenbankfelder und Spezialfelder, die Sie in Ihren
Bericht einfgen knnen, in einer Baumstrukturansicht angezeigt. Zustzlich werden
darin Formelfelder, SQL-Ausdrucksfelder, Parameterfelder, Laufende-SummenFelder und Gruppennamefelder angezeigt, die Sie fr Ihren Bericht definiert haben.
Felder, die bereits zum Bericht hinzugefgt wurden und Felder, die von anderen
Feldern (z. B. Formelfeldern, Gruppen, Laufende Summe-Feldern,
Gruppenergebnisse usw.) verwendet wurden, werden durch ein grnes Hkchen
neben ihrem Namen gekennzeichnet.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

87

Datenquellen und Datenbankfelder whlen

Symbolleiste und Kontextmen


Die Symbolleiste stellt Schaltflchen mit Quick Infos und Schnellzugriffstasten
bereit. Wenn Sie in der Baumstrukturansicht mit der rechten Maustaste auf einen
Eintrag klicken, wird ein Kontextmen eingeblendet.
In der Symbolleiste und im Kontextmen sind folgende Funktionen enthalten:
 In Bericht einfgen
Mit dieser Option knnen Sie ein Feld zum Bericht hinzufgen. Dabei knnen
Sie mehrere Felder gleichzeitig einfgen, indem Sie die gewnschten Felder
auswhlen, mit der rechten Maustaste klicken und im Kontextmen den
Befehl In Bericht einfgen whlen.
Sie knnen ein Feld aber auch einfgen, indem Sie es in die Registerkarte
Entwurf oder Seitenansicht ziehen und ablegen.
 Durchsuchen
Mit dieser Option knnen Sie in Daten nach einem Datenbankfeld oder
Formelfeld suchen.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Datenbankfeld klicken, sind im
Kontextmen die Befehle In Bericht einfgen und Daten durchsuchen verfgbar.
 Neu
Mit dieser Option knnen Sie Formelfelder, SQL-Ausdrucksfelder,
Parameterfelder und Laufende Summen-Felder erstellen.
 Bearbeiten
Mit dieser Option knnen Sie vorhandene Formelfelder, SQLAusdrucksfelder, Parameterfelder und Laufende Summen-Felder ndern.
 Umbenennen
Mit dieser Option knnen Sie die Namen vorhandener Formelfelder, SQLAusdrucksfelder, Parameterfelder und Laufende Summen-Felder ndern.
 Lschen
Mit dieser Option knnen Sie Formelfelder, SQL-Ausdrucksfelder,
Parameterfelder und Laufende Summen-Felder entfernen. Sie knnen auch
mehrere Felder auswhlen, mit der rechten Maustaste klicken und Lschen
whlen, um alle ausgewhlten Felder zugleich zu entfernen.
 Nach oben (nach unten) verschieben
Mit dieser Option knnen Sie die Reihenfolge von Parameterfeldern ndern.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Parameterfeld klicken, sind im
Kontextmen alle Funktionen auer Daten durchsuchen verfgbar.
 Feldtyp anzeigen
Mit dieser Option knnen Sie sich beim Betrachten einer Liste mit
Datenbankfeldern den Feldtyp (Zeichenfolge, Zahl usw.) anzeigen lassen.

Gruppennamefelder
Sie knnen ein vorhandenes Gruppennamefeld, das im Feld-Explorer angezeigt
wird, in den Bericht einfgen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken
und im Kontextmen den Befehl Einfgen whlen. Im Gegensatz zu
Formelfeldern, Parameterfeldern oder Laufende Summe-Feldern ist es jedoch
nicht mglich, Gruppennamefelder im Feld-Explorer zu erstellen. (Ein
Gruppennamefeld wird erstellt, wenn Sie eine Gruppe einfgen.)

88

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

Die Umgebung der Berichterstellung


Registerkarte Entwurf
Beim Arbeiten mit Crystal Reports werden Sie feststellen, da die Registerkarte
Entwurf der am hufigsten verwendete Programmteil ist.

Auf der Registerkarte Entwurf erledigen Sie die meisten Ttigkeiten, die zu Beginn
der Berichterstellung anfallen. Es bestimmt und bezeichnet die verschiedenen
Berichtbereiche. Sie knnen Objekte in den Bereichen nach Bedarf positionieren,
die Parameter zum Sortieren, Gruppieren und Summieren festlegen, die
Ausgangsformatierung angeben usw.
Die Registerkarte Entwurf bietet die vorteilhafteste Umgebung fr den
Berichtsentwurf, da Sie hier mit Datenreprsentationen arbeiten, nicht mit den
Daten selbst. Wenn ein Feld in den Bericht eingefgt wird, erkennt das Programm
das Feld anhand eines Rahmens; die Daten werden nicht dazu nicht abgerufen. So
knnen Sie Felder und andere Objekte hinzufgen, verschieben, komplexe
Formeln aufbauen und viele andere Dinge durchfhren, ohne Rechenzeit oder
Netzwerkressourcen zum Sammeln der Daten zu beanspruchen.
Der auf der Registerkarte Entwurf erstellte Bericht ist eine Art virtueller Bericht. Er
besitzt die Struktur und die Anweisungen fr die Erstellung des endgltigen
Berichts, aber es ist nicht der Bericht selbst. Um aus dem Bericht auf der
Registerkarte Entwurf einen echten Bericht oder einen Bericht zu machen, der
weiter optimiert werden kann, mssen Sie nur noch Daten hinzufgen. Dies
geschieht immer dann, wenn Sie den Bericht in der Seitenansicht anzeigen,
ausdrucken oder auf andere Weise ausgeben. Hierbei werden die eigentlichen
Daten in den Bericht aufgenommen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

89

Die Umgebung der Berichterstellung

Zonen auf der Registerkarte Entwurf


Wenn Sie mit der Erstellung eines neuen Berichts beginnen, legt Crystal Reports
automatisch fnf Zonen auf der Registerkarte Entwurf an.
 Berichtkopf
Diese Zone wird in der Regel fr den Berichttitel und andere Informationen
verwendet, die am Berichtsanfang stehen sollen. Hier knnen auch
Diagramme und Kreuztabellen aufgenommen werden, die Daten fr den
gesamten Bericht enthalten.
 Seitenkopf
Diese Zone wird in der Regel fr Informationen verwendet, die ganz oben auf
jeder Seite stehen sollen. Dazu zhlen z.B. Kapitelnamen, der Dokumentname
und vergleichbare Informationen. Sie knnen in dieser Zone auch die
Feldnamen so aufnehmen, da Sie ber den entsprechenden Feldern des
Berichts angezeigt werden.
 Details
Diese Zone wird fr den Hauptteil des Berichts verwendet und wird einmal
pro Datensatz ausgegeben. Hier befindet sich in der Regel der grte Teil
der Berichtdaten.
 Berichtfu
Diese Zone wird fr Informationen verwendet, die nur einmal am
Berichtsende stehen sollen, wie z.B. Gesamtergebnisse und andere
Informationen. Auch Diagramme und Kreuztabellen, die Daten fr den
gesamten Bericht enthalten, knnen hier aufgenommen werden.
 Seitenfu
Diese Zone enthlt in der Regel die Seitennummer und andere Informationen,
die ganz unten auf jeder Seite stehen sollen.
Wenn Sie eine Gruppe, ein Gruppenergebnis oder eine Zwischensumme zum
Bericht hinzufgen mchten, erstellt das Programm zwei weitere Zonen:
 Gruppenkopf
Diese Zone enthlt in der Regel das Gruppennamensfeld. Auch Diagramme
und Kreuztabellen mit gruppenspezifischen Daten knnen hier aufgenommen
werden. Sie wird einmal am Gruppenanfang ausgegeben.
 Gruppenfu
Diese Zone enthlt gegebenenfalls den Gruppenergebniswert. Auch
Diagramme und Kreuztabellen knnen hier aufgenommen werden. Sie wird
einmal am Gruppenende ausgegeben.
Wenn Sie eine Gruppe, ein Gruppenergebnis oder eine Zwischensumme
hinzufgen, wird die Gruppenkopfzone unmittelbar ber der Detailzone und der
Gruppenfuzone direkt unter der Detailzone angezeigt.

90

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

Wenn Sie zustzliche Gruppen einrichten, legt das Programm die neuen
Gruppenzonen zwischen der Detailzone und den bereits vorhandenen
Gruppenkopf- und Gruppenfuzonen an.

Genau wie die ursprnglichen Zonen kann jede neu hinzugefgte Zone ihrerseits
einen oder mehrere Bereiche enthalten. Standardmig enthlt jede nur einen Bereich.

Zonen und Bereiche identifizieren und bearbeiten


Standardmig enthlt jede Zone nur einen einzigen Bereich. Der Bereichsname
wird links neben dem Bereich angezeigt. Wenn eine Zone mehrere Bereiche
enthlt, werden diese mit a, b, c usw. bezeichnet.
Hinweis:
 Die Bereiche werden mit BK, SK, D, SF, BF usw. bezeichnet, wenn Sie im
Dialogfeld Optionen das Kontrollkstchen Kurze Bereichsnamen in
Entwurfsfenster anzeigen eingeschaltet haben.
 Wenn Sie den schattierten Bereich, in dem sich der Bereichsname befindet mit
der rechten Maustaste anklicken, wird ein Kontextmen mit
bereichsspezifischen Optionen angezeigt. Wenn Sie den schattierten Bereich
zur Linken der Zonennamen mit der rechten Maustaste anklicken, wird ein
Kontextmen mit zonenspezifischen Optionen angezeigt.
Unmittelbar links neben jedem Bereich zeigt das Programm ein Bereichslineal an.
Das Bereichslineal wird zum Hinzufgen, Entfernen und Verschieben von
Fhrungslinien sowie als optische Hilfe beim Positionieren von Objekten
verwendet. Siehe Entwerfen mit Fhrungslinien auf Seite 227.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

91

Die Umgebung der Berichterstellung

Bereichslineal

Wenn Sie einen neuen Bereich hinzufgen, erstellt das Programm ein Lineal fr
diesen Bereich. Siehe Berichte mit Mehrfachbereichen auf Seite 195.

Weitere Funktionen der Registerkarte Entwurf


Sie knnen die Gre eines Bereichs ndern, indem Sie die untere
Bereichsbegrenzungslinie ziehen. Mit der Registerkarte Entwurf knnen Sie eine
Reihe anderer Funktionen durchfhren:
 Gre eines Bereichs durch Ziehen seiner Begrenzung ndern. Siehe Bereiche
aufteilen und ihre Gre ndern auf Seite 199.
 Sie knnen einen Bereich teilen (aus einem Bereich zwei Bereiche erstellen),
indem Sie auf die linke Bereichsbegrenzung klicken. Siehe Bereiche aufteilen
und ihre Gre ndern auf Seite 199.
 Sie knnen waagerechte und senkrechte Fhrungslinien hinzufgen, indem
Sie auf die Lineale klicken. Siehe Entwerfen mit Fhrungslinien auf
Seite 227.
 Sie knnen die Berichtanzeige zwischen 25% und 400% der Originalgre
verkleinern bzw. vergrern. Siehe So vergrern und verkleinern Sie die
Berichtansicht auf Seite 109.

Registerkarte Seitenansicht
Wenn Sie den Bericht vor dem Drucken ansehen mchten, klicken Sie auf die
Schaltflche Seitenansicht in der Standardsymbolleiste.
Das Programm liest die Daten ein, nimmt die ntigen Berechnungen vor und zeigt
den Bericht auf der Registerkarte Seitenansicht auf elektronischem Papier an. Da
die Daten sich hier an der vorgesehenen Position befinden, knnen Sie Abstnde
und Formatierung im Bericht berprfen und das Resultat aller Gruppenergebnisse,
Formelberechnungen, Datensatz- und Gruppenauswahlen sehen.
In druckgetreuem WYSIWYG (What You See Is What You Get = Was Sie sehen,
wird ausgegeben) knnen Sie direkt an den Originaldaten arbeiten und den
Bericht optimieren, bis er das gewnschte Aussehen hat.

92

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

Das Programm arbeitet folgendermaen mit den Daten:


 Wenn Sie die Registerkarte Seitenansicht erstmals verwenden, werden die
Daten aus den zugrundeliegenden Datenquellen abgerufen und mit dem
Bericht gespeichert (es sei denn, da Sie das Programm so eingerichtet haben,
da Daten nicht gespeichert werden).
 Danach verwendet das Programm auf der Registerkarte Seitenansicht fr den
Bericht so lange die gespeicherten Daten, bis Sie diese aktualisieren oder ein
Feld hinzufgen, was eine erneute Datenabfrage erforderlich macht.
Crystal Reports bietet bei der Berichterstellung zwei Ansichten:
 Standardansicht
 Gruppenbaum-Ansicht.

Standardansicht

In der Standardansicht wird der Bericht seitenweise angezeigt. Mit den


Navigationsschaltflchen auf der Registerkarte Seitenansicht knnen Sie an den
Berichtanfang oder das Berichtende springen, und Sie knnen im Bericht
seitenweise vor- oder zurckblttern. Fr krzere Berichte und Berichte, in denen
Sie in erster Linie nur das Endergebnis sehen mchten, bietet die Standardansicht
alle bentigten Funktionen.
Datenaltersanzeige
Die Datenaltersanzeige gibt das Datum an, an dem ein Datensatz zuletzt aktualisiert
oder - wenn er noch nicht aktualisiert wurde - erstmals abgerufen wurde. Wurden die
Daten heute erstmals abgerufen oder aktualisiert, so wird nur die Uhrzeit angegeben.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

93

Die Umgebung der Berichterstellung

Gruppenbaum-Ansicht

Sie knnen die Gruppenbaum-Ansicht mit Gruppenbaum umschalten aus der


Formatleiste ein- oder ausschalten.
Die Gruppenbaum-Ansicht zeigt einen geteilten Bildschirm.
 Im rechten Bereich des Bildschirms wird der Bericht angezeigt.
 Im linken Bereich des Bildschirms sehen Sie eine Grobgliederung des Berichts,
in der die Gruppen- und Untergruppenhierarchie als Baum dargestellt wird.
Der Gruppenbaum zeigt in der Regel die Namen der von Ihnen im Bericht
erstellten Gruppen und Untergruppen an. Sie knnen diese Namen jedoch mit
dem Bereich Gruppenoptionen des Dialogfelds Gruppe einfgen oder
Gruppenoptionen ndern, individuell gestalten. Weitere Informationen zum
ndern von Gruppennamen in der Gruppenbaum-Ansicht finden Sie unter
Daten gruppieren auf Seite 152.
Wenn Sie im Baum auf den Knoten fr die gewnschte Gruppe klicken, springt
das Programm direkt in den Berichtteil, der die Gruppeninformationen enthlt.
Fr lngere Berichte und Berichte, in denen Sie zwischen verschiedenen Gruppen
wechseln mchten, knnen Sie mit Hilfe von Smart Navigation in der
Gruppenbaum-Ansicht extrem effizient arbeiten.

Gemeinsamkeiten und Unterschiede zur Registerkarte Entwurf


Auf der Registerkarte Seitenansicht stehen Ihnen dieselben
Formatierungsfunktionen wie auf der Registerkarte Entwurf zur Verfgung. Die
Menleiste und die Kontextmens, die Standardsymbolleiste und die
Zusatzsymbolleiste, Lineale und die Formatleiste bleiben aktiv, so da Sie
praktisch ber dieselben Funktionen wie beim Arbeiten mit dem Bericht auf der
Registerkarte Entwurf verfgen. Wenn Sie jedoch sehr viele nderungen
vornehmen mchten, geht dies auf der Registerkarte Entwurf schneller.
Auerdem sollte folgendes beachtet werden:

94

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

 Die Registerkarten Entwurf und Seitenansicht sind intern miteinander





verknpft. Jede nderung auf einer der beiden Registerkarten wird auch auf
der anderen Registerkarte wirksam.
Links auf der Registerkarte Seitenansicht befindet sich ein durchgehendes
senkrechtes Lineal, die Registerkarte Entwurf besitzt dagegen Bereichslineale.
Die Funktionsweise der Lineale ist identisch.
Auf der Registerkarte Seitenansicht sind die Berichtbereiche in der schattierten
Flche links neben den Daten angegeben. Auf einen Blick sehen Sie, aus
welchem Berichtbereich die Daten ausgegeben werden. Whrend jeder
Bereichsname auf der Registerkarte Entwurf nur einmal vorkommt, tritt er auf
der Registerkarte Seitenansicht so oft auf, wie der Bereich ausgegeben wird.
Der Datensatzzhler, die Datenaltersanzeige (siehe Datenaltersanzeige auf
Seite 93) und die Steuerelemente zum Vor- und Zurckblttern (siehe
Registerkarte Seitenansicht auf Seite 92) sind auf der Registerkarte
Seitenansicht aktiv.
Auf der Registerkarte Seitenansicht werden bei Auswahl eines Feldes alle
Feldwerte markiert, auf der Registerkarte Entwurf wird dagegen nur der
Feldrahmen hervorgehoben.

Das Arbeiten auf der Registerkarte Seitenansicht vermittelt einen gnzlich anderen
Eindruck als auf der Registerkarte Entwurf.
Jedes Feld in einer Datenbank enthlt Dutzende, Hunderte oder gar Tausende von
Werten - abhngig von der Anzahl der gespeicherten Datenstze. Wenn Sie ein
Feld auf der Registerkarte Entwurf einfgen, werden alle Werte durch einen
einzigen Feldrahmen reprsentiert. Wenn Sie das Feld markieren, werden auf dem
Rahmen Ziehpunkte angezeigt, und die Rahmenfarbe ndert sich.
Auf der Registerkarte Seitenansicht arbeiten Sie dagegen mit den echten Daten.
Anstelle eines Feldrahmens, der zahlreiche Feldwerte reprsentiert, werden die
Werte selbst angezeigt. Auerdem sollte folgendes beachtet werden:
 Wenn Sie einen Feldwert oder Formelfeldwert markieren, whlen Sie in
Wirklichkeit alle Werte dieses Feldes aus:
 Das Programm legt einen Grennderungsrahmen um den markierten Wert.
 Alle anderen Werte des Feldes werden hervorgehoben.
 Ebenso whlen Sie bei Auswahl eines beliebigen Gruppenergebniswerts in
Wirklichkeit alle zugehrigen Gruppenergebniswerte aus:
 Das Programm legt einen Grennderungsrahmen um den markierten Wert.
 Alle zugehrigen Gruppenergebniswerte werden hervorgehoben.
Abgesehen von der unterschiedlichen Darstellung luft die Berichterstellung
und -nderung auf den Registerkarten Entwurf und Seitenansicht identisch
ab. Das Bearbeiten von Berichten wird Ihnen in beiden Umgebungen leicht
von der Hand gehen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

95

Einen neuen Bericht erstellen

Einen neuen Bericht erstellen


Die Datenquelle auswhlen
Wenn Sie entschieden haben, welche Option Sie zum Erstellen Ihres Berichts
verwenden mchten (siehe Berichterstellungsoptionen auf Seite 82), mssen Sie
als nchstes die Datenquelle whlen, die verwendet werden soll.
Die meisten Datenquellen knnen ber das Dialogfeld Daten-Explorer gewhlt
werden. Der Daten-Explorer wird angezeigt, wenn Sie in einem BerichtAssistenten die Option Datenbank whlen oder ber die Option Leerer Bericht
einen Bericht von Grund auf neu erstellen.
Hinweis: Bei diesem Vorgang werden die Bericht-Assistenten dazu verwendet,
Ihnen zu zeigen, wie eine Datenquelle ausgewhlt wird. Wenn Sie Berichte vllig neu
erstellen, wird das Dialogfeld Daten-Explorer auf genau dieselbe Weise verwendet.

So whlen Sie die Daten aus und beginnen mit dem Erstellen eines
neuen Berichts
1 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf Neu.
Die Crystal Bericht-Galerie wird angezeigt.

2 Doppelklicken Sie auf den Assistenten fr den Berichttyp, den Sie erstellen
mchten.
Die erste Registerkarte in jedem Assistenten ist die Registerkarte Daten.
Whlen Sie mit Hilfe der Optionen dieser Registerkarte Ihre Datenquelle ber
das Dialogfeld Daten-Explorer aus.

96

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

3 Klicken Sie auf der Registerkarte Daten auf Datenbank.


4 Whlen Sie in der Baumstrukturansicht des Daten-Explorers Ihre Datenquelle aus:
 Aktuelle Verbindungen zeigt eine Liste von Datenquellen an, mit denen
Sie zur Zeit verbunden sind.
 Favoriten zeigt eine Liste von Datenquellen an, die Sie hufig benutzen
und in Ihre Favoritenliste aufgenommen haben.
 Verlauf zeigt eine Liste von Datenquellen an, die Sie zuletzt verwendet
haben. In dieser Liste werden die fnf letzten Datenquellen angezeigt.
 ODBC zeigt eine Liste von ODBC-Datenquellen an, die Sie bereits zum
Verwenden konfiguriert haben. Mit der Option Neue Datenquelle erstellen
knnen Sie eine neue ODBC-Datenquelle konfigurieren.
 Datei-Datenquellen zeigt eine Liste lokal gespeicherter Standard-PCDatenbanken an. Mit der Option Datenbankdatei suchen knnen Sie im
Dialogfeld ffnen nach einer PC-Datenbank suchen.
 Weitere Datenquellen zeigt eine Liste weiterer Datenquellen an, auf die
Sie ber OLE DB und eigene Treiber zugreifen knnen.
 Mit Metadaten / Abfrage knnen Sie nach einer Lexikondatei (.dct oder
.dc5) bzw. einer Abfragedatei (.qry) suchen.
Verwandte Themen
Zugriff auf Datenquellen auf Seite 617.
Eine Abfrage fr einen Bericht auswhlen auf Seite 679.
Mit einem vorhandenen Lexikon arbeiten auf Seite 701.

Mehrere Tabellen verknpfen


Wenn der Bericht Daten aus zwei oder mehr Datenbanktabellen besteht, mssen
diese jetzt in diesem Stadium der Berichterstellung miteinander verknpft
werden. Datenbanktabellen werden verknpft, damit die Datenstze einer
Datenbank den verwandten Datenstzen der anderen Datenbank zugeordnet
werden. Wenn Sie beispielsweise fr den Bericht eine Kundentabelle und eine
Auftragstabelle verwenden, mssen Sie die Tabellen verknpfen, um die
Datenstze in der Auftragstabelle mit den Datenstzen der Kunden, die Auftrge
erteilt haben, vergleichen zu knnen.
Fr die meisten Berichte werden wahrscheinlich Daten aus zwei oder mehr
Tabellen bentigt und daher mssen Verknpfungen eingerichtet werden. Solche
Verknpfungen zu erstellen, ist mit dem Visuellen Verknpfungs-Assistenten
kein Problem. Siehe Tabellen verknpfen auf Seite 554.
Hinweis: In Berichten, die ber Abfragen erstellt wurden, mssen keine Tabellen
verknpft werden, da alle fr die Daten bentigten Verknpfungen bereits in den
Abfragen erstellt worden sind.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

97

Einen neuen Bericht erstellen

So fgen Sie mehrere Tabellen ein und verknpfen sie


1 Whlen Sie Datenbank zum Bericht hinzufgen aus dem Men Datenbank.
Das Dialogfeld Daten-Explorer wird angezeigt.
2 Whlen Sie die neue Datenbank, die Sie im Bericht verwenden mchten. Siehe
Die Datenquelle auswhlen auf Seite 96.
3 Klicken Sie auf Schlieen, wenn Sie mit dem Data Explorer fertig sind.
Der Visuelle Verknpfungs-Assistent wird angezeigt und zeigt die
Datenbanken an, die derzeit verknpft werden knnen.
Hinweis: Wenn die Intelligente Verknpfung auf der Registerkarte Datenbank des
Dialogfelds Optionen eingeschaltet ist, brauchen Sie die Tabellenverknpfungen
nicht manuell erstellen. Siehe Tabellen verknpfen auf Seite 554.

4 Um Verknpfungen manuell zu erstellen, ziehen Sie ein Feld aus einer Tabelle
auf ein Feld einer anderen Tabelle. Wenn die Verknpfung gltig ist, wird eine
Verknpfungslinie erstellt. Andernfalls wird eine Meldung angezeigt.
Hinweis: Sie knnen Verknpfungen entweder nach Tabellennamen oder
nach Fremdschlssel erstellen.
5 Um die Tabellen automatisch zu verknpfen, klicken Sie auf die Schaltflche
Intelligente Verknpfung.
6 Um die Tabellen anzugeben, klicken Sie auf Tabellen.
7 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.
Hinweis: Wenn Sie Verknpfungen manuell erstellen, mu das Feld, zu dem
eine Verknpfung eingerichtet wird, ein indiziertes Feld sein. Weitere
Informationen ber indizierte Felder und Tabellen finden Sie unter Indizierte
Tabellen auf Seite 552.

98

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

Das Dialogfeld Visueller Verknpfungs-Assistent wird geschlossen und Sie


kehren zum Bericht zurck. Sie knnen die verknpften Datenbanken jetzt
verwenden. Wenn Sie mit einer Verknpfung nicht zufrieden sind, knnen Sie
sie mit dem Visuellen Verknpfungs-Assistent wieder ndern.
Verwandte Themen
Datenbanken im berblick auf Seite 548.
SQL-Verknpfungstypen (ODBC-Datenquellen) auf Seite 568.

Datenbankfelder im Bericht einfgen


Das Einfgen von Daten in Ihren Bericht ist ein wichtiger Vorgang im Rahmen der
Berichterstellung. Sie mssen wissen, welche Art der Daten Sie in Ihren Bericht
aufnehmen und an welcher Stelle Sie diese einfgen mchten.

Datenbankfelder
Der berwiegende Teil der Daten, die Sie in Ihren Bericht einfgen, besteht aus
Datenbankfeldern, welche die Daten genau so anzeigen, wie sie in der Datenbank
gespeichert sind. Zum Beispiel sind in Bevor Sie anfangen auf Seite 42 die Felder
{KUNDE}, {ORT} und {LAND} in den Bericht eingefgt. Normalerweise werden
Datenbankfelder dem Detailbereich hinzugefgt, aber unter bestimmten
Umstnden knnen sie auch in andere Bereiche des Berichts eingefgt werden.

So fgen Sie ein Datenbankfeld ein


1 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Felder einfgen.
Das Dialogfeld Feld-Explorer wird geffnet, und Tabellenfelder ist
ausgewhlt. Alle Felder in der/den gewhlten Datenbank(en) sind aufgefhrt.
Um den Berichtsaufbauproze zu beschleunigen, bleibt dieses Dialogfeld auf
dem Bildschirm, bis Sie auf Schlieen klicken. Sie knnen dieses Dialogfeld
nach Belieben verschieben.

2 Klicken Sie auf das Feld, das Sie im Bericht aufnehmen mchten.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

99

Einen neuen Bericht erstellen

3 Klicken Sie auf die Schaltflche Durchsuchen um die Werte im gewhlten Feld
zu berprfen.
4 Klicken Sie auf die Schaltflche Einfgen, um das Feld in den Bericht einzufgen.

Textobjekte
Textobjekte werden aus verschiedensten Grnden in Berichten verwendet. Sie
eignen sich ausgezeichnet zum Einfgen von Titeln, zum Beschriften von
Gruppenergebnissen und anderen Berichtsdaten sowie zum problemlosen
Kombinieren von Datenbankfeldern. So werden beispielsweise in Bevor Sie
anfangen auf Seite 42 Textobjekte verwendet, um die beiden Datenbankfelder fr
die Namen von Kontaktpersonen als ein einziges Objekt anzuzeigen, um eine
Spaltenberschrift fr diesen verketteten Namen einzufgen, und um einen Titel
in den Bericht einzufgen.

So fgen Sie ein Textobjekt ein


1 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Textobjekt
einfgen. Ein leerer Positionsrahmen erscheint.

2 Positionieren Sie das Textobjekt an der gewnschten Stelle im Bericht.


Klicken Sie einmal auf den Rahmen des Textobjekts, um es anschlieend
vergrern, verkleinern und verschieben zu knnen.
Klicken Sie zweimal in das Textobjekt, um es anschlieend bearbeiten zu
knnen. Das Lineal auf der Registerkarte Entwurf wird zu einem Lineal fr das
Textobjekt, das sich den Dimensionen des gewhlten Objekts anpat. An der
linken Seite erscheint ein Tabulator. Indem Sie auf den Tabulator klicken,
knnen Sie eine der vier Tabulator-Optionen auswhlen.
Ziehen Sie, um den
linken Rand einzustellen.
links ausgerichteter Tabulator

Ziehen Sie, um den rechten


Rand einzustellen.

rechts ausgerichteter Tabulator


zentrierter Tabulator
dezimal ausgerichteter Tabulator

100

Wenn Sie die gewnschte TabulatorAusrichtung gewhlt haben, klicken


Sie im Lineal auf die Stelle, an der Sie
den Tabulator setzen mchten.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

Das Lineal ermglicht es Ihnen, Einrckungen vorzunehmen und den Text


innerhalb des Objekts auszurichten.
Hinweis: Im Moment, wenn Sie ein Textobjekt in einen Bericht eingeben, ist das
Objekt automatisch zur Bearbeitung ausgewhlt.

So verwenden Sie ein Datenbankfeld in einem Textobjekt


Die Hauptfunktion eines Textobjekts besteht darin, Text aufzunehmen.
Textobjekte knnen aber auch Datenbankfelder enthalten und eignen sich daher
besonders zum Erstellen von Serienbriefen.
1 Fgen Sie ein Textobjekt in den Bericht ein.

2 Geben Sie bei Bedarf den Text und die Leerzeichen ein, die vor dem ersten
Datenbankfeld stehen sollen.
3 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Felder einfgen.
Das Dialogfeld Feld-Explorer wird geffnet, und Datenbankfelder ist
ausgewhlt.
4 Markieren Sie das einzufgende Datenbankfeld und ziehen Sie es in das
Textobjekt. Beim Bewegen des Drag & Drop-Cursors ber dem Textobjekt
wird ein verschiebbarer Einfgepunkt angezeigt.

5 Ziehen Sie das Objekt, bis die Einfgemarke sich dort befindet, wo das
Datenbankfeld eingefgt werden soll, und legen Sie das Feld ab.

Spezialfelder
Verwenden Sie zum Anzeigen von Informationen wie z. B. Seitenzahl,
Druckdatum und Berichtkommentare die Befehle in der Baumstrukturansicht
Spezialfelder des Dialogfelds Feld-Explorer.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

101

Einen neuen Bericht erstellen

So fgen Sie Spezialfelder ein


Mit Crystal Reports knnen Sie ganz einfach Spezialfelder fr die Seitennummer,
Datensatznummer, Gruppennummer, das Druckdatum und die Gesamtseitenzahl
in den Bericht einfgen.
1 Whlen Sie den Menbefehl Felder einfgen.
Das Dialogfeld Feld-Explorer wird geffnet, und Datenbankfelder ist
ausgewhlt.
2 Fhren Sie einen Bildlauf nach unten bis zu Spezialfelder durch, und
erweitern Sie diesen Eintrag, indem Sie darauf klicken.

3 Whlen Sie den gewnschteen Befehl von der Spezialfeldliste aus, den Sie in
den Bericht einfgen mchten.
Jedes Spezialfeld wird in den Bericht als Objekt eingefgt. Ein rechteckiger
Positionsrahmen wird angezeigt. Diesen knnen Sie jetzt im Bericht positionieren.
Hinweis: Wenn Sie das Format eines eingefgten Objekts ndern mchten,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt und klicken Sie dann in der
Zusatzsymbolleiste auf die Schaltflche Objekteigenschaften. Der Format-Editor
erscheint, in dem Sie die gewnschten nderungen vornehmen knnen. Siehe
Formatierung auf Seite 215.

Formelfelder
Wenn Sie Daten anzeigen mchten, bei denen es sich um einen berechneten Wert
handelt, mssen Sie ein Formelfeld erstellen und dieses Ihrem Bericht hinzufgen.
Wenn in der Datenbank z.B. nur das Auftragsdatum und das Lieferdatum fr die
Auftrge enthalten sind, Sie aber anzeigen mchten, wieviele Tage zwischen
Auftragserteilung und Auslieferung vergehen, mssen Sie ein Formelfeld
erstellen, das die Anzahl der Tage berechnet. Dies ist nur ein Beispiel fr die
Verwendung von Formelfeldern. Eine Einfhrung in die Formeln finden Sie in
Arbeiten mit Formeln auf Seite 407.

102

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

Laufende Summen-Felder
Um eine Summe anzuzeigen, die jeden Datensatz auswertet und eine laufende
Summe fr alle Werte in einem Feld bietet (oder alle Werte in einem bestimmten
Satz von Werten), mssen Sie ein Laufende Summen-Feld erstellen und dieses
Feld in Ihren Bericht einfgen. Wenn die ersten drei Werte in einem Feld 2, 4 und
6 wren, wrde eine Laufende Summe 2 ausgeben, dann 6 (die Summe von 2 + 4)
und dann 12 (die Summe von 2 + 4 + 6). Eine weitergehende Einfhrung zu diesem
Thema finden Sie unter Laufende Summen auf Seite 183.

Bild Felder
Durch das Einfgen von Bildern lassen sich Berichte beleben. So knnen Sie
beispielsweise ein Firmenlogo im Kopfbereich eines Berichts unterbringen.

So fgen Sie ein Bild ein


1 Klicken Sie auf die Schaltflche Bild einfgen in der Zusatzsymbolleiste.
Das Dialogfeld ffnen wird angezeigt.
2 Whlen Sie in der Dateiliste die gewnschte Bilddatei aus, und klicken Sie auf
ffnen, um zum Bericht zurckzukehren.
Ein Positionsrahmen mit dem ausgewhlten Bild wird angezeigt und kann
positioniert werden.

3 Positionieren Sie das Bildobjekt an der Stelle, an der es in den Bericht eingefgt
werden soll, und klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste.

SQL-Ausdrucksfelder
SQL-Ausdrcke verhalten sich wie Formeln, werden aber in der Structured Query
Language (SQL = Strukturierte Abfragesprache) und nicht in der Formelsprache von
Crystal Reports geschrieben. Anhand eines SQL-Ausdrucks kann die Datenbank nach
bestimmten Datenstzen abgefragt werden. Sie knnen unter Verwendung von SQLAusdrucksfeldern Daten sortieren, gruppieren und auswhlen. Eine Einfhrung in
SQL-Ausdrcke finden Sie unter Der Crystal SQL Designer auf Seite 665.
Wenn Sie einen Bericht mit einer SQL/ODBC-Datenquelle aufbauen, fgt das
Programm dem Dialogfeld Felder einfgen eine sechste Registerkarte hinzu - die
Registerkarte SQL-Ausdruck. Diese neue Registerkarte ermglicht es Ihnen, SQLAusdrcke im Dialogfeld Felder einfgen einzugeben und dann schnell und
problemlos in Ihren Bericht einzufgen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

103

Einen neuen Bericht erstellen

So erstellen Sie ein Feld SQL-Ausdruck


1 Whlen Sie den Menbefehl Felder einfgen.
Das Dialogfeld Feld-Explorer wird geffnet, und Datenbankfelder ist
ausgewhlt.
2 Gehen Sie nach unten zu SQL-Ausdrucks-Felder und doppelklicken Sie
darauf. Klicken Sie auf Neu.
Das Dialogfeld SQL-Ausdrucks-Name wird angezeigt.
3 Geben Sie den Namen in dem Namenfeld ein.
Der SQL-Ausdrucks-Editor wird angezeigt.

Hinweis: Der SQL-Ausdrucks-Editor funktioniert genau wie der FormulEditor. Diese Funktionen werden unter Komponenten und Syntax von
Formeln auf Seite 410 erlutert.
4 Schreiben Sie den Ausdruck in den SQL-Ausdrucks-Editor.
5 Klicken Sie auf OK.

Hyperlink-Felder
Sie knnen auf der Registerkarte Entwurf oder Seitenansicht ein Objekt auswhlen
und einen Hyperlink zu einer Webseite, einer lokalen HTML-Datei, einem Feldwert,
einer E-Mail-Adresse oder einer anderen Crystal Reports-Datei einrichten.
Der Hyperlink wird zusammen mit Ihrem Bericht gespeichert und anderen
Benutzern als Mglichkeit zur Verfgung gestellt, Zusatzinformationen anzuzeigen.

104

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

Hinweis: In Crystal Reports haben Sie auch die Mglichkeit, Hyperlinks mit
relativen URLs zu erstellen, wodurch ihre Internet-Berichte unabhngig von
ihrem Speicherort auf einem bestimmten Server zur Verfgung stehen. Dazu
mssen Sie zunchst fr den Hyperlink den Typ Eine Datei festlegen und dann
im Feld Dateiname das Standardprfix file:/// lschen und an dessen Stelle
Ihre relative URL eingeben.

So erstellen Sie ein Hyperlink-Feld


1 Whlen Sie auf der Registerkarte Entwurf oder Seitenansicht ein
Berichtobjekt.
Hinweis: Wenn Sie einen Hyperlink zu einer anderen Crystal Reports-Datei
erstellen mchten, drfen Sie kein Berichtobjekt auswhlen.
2 Klicken Sie im Men Einfgen auf Hyperlink.
Die Registerkarte Hyperlink des Dialogfelds Format-Editor wird geffnet.

3 Klicken Sie auf den Hyperlink-Typ, den Sie erstellen mchten. Folgende
Typen stehen zur Wahl:
 Kein Hyperlink
 Eine webseite auf dem Internet
 Aktueller Feldwert
 Eine E-Mail Adresse
 Eine Datei
 Eine andere Crystal Berichtdatei

Crystal Reports Benutzerhandbuch

105

Einen neuen Bericht erstellen

Hinweis: Es sind nicht immer alle Hyperlink-Typen verfgbar. Durch das


Objekt, das Sie whlen, und die Position des Objekts im Bericht wird
festgelegt, welche Typen verfgbar sind.
4 Geben Sie nach der Wahl eines Hyperlink-Typs die entsprechenden
Hyperlink-Informationen ein (z. B. die URL-Adresse einer Webseite).
5 Klicken Sie auf OK, sobald Sie fertig sind.
Der Hyperlink wird entsprechend seines Typs eingefgt. Klicken Sie im Bericht
auf diesen Hyperlink, um zur entsprechenden Seite, zur E-Mail-Adresse oder zu
einem anderen Bericht zu gelangen.
Hinweis: Wenn Sie einen Hyperlink zu Eine andere Crystal Berichtdatei
einrichten, erstellen Sie dadurch einen auf Abruf verfgbaren Unterbericht (siehe
Unterberichte auf Seite 529). Genausowenig, wie ein Unterbericht in einem
anderen Unterbericht enthalten sein kann, knnen Sie einen Hyperlink zwischen
zwei Unterberichten erstellen.

BLOB-Felder (BLOB = Binary Large Object = Binre Groobjekte)


Ein BLOB-Feld ist ein Datenbankfeld, dessen Daten aus groen binren Objekten
wie Bitmap-Grafiken, Bildern, OLE-Objekten, Metadateien usw. bestehen. Durch
Einfgen eines BLOB-Feldes in Ihren Bericht knnen Sie auf diese binren Objekte
genauso wie auf andere Datentypen zugreifen.
Im allgemeinen knnen Sie in Crystal Reports auf BLOB-Felder mit folgendem
Inhalt zugreifen:
 gerteunabhngige Bitmaps (DIB)
 JPEG-, TIFF- oder PNG-Grafiken
Wenn Ihre Daten auerdem in einer Microsoft Access-Datenbank gespeichert sind,
knnen Sie in Crystal Reports Berichte mit BLOB-Feldern, die OLE 1- und 2Objekte und Metadateien enthalten, erstellen.
Sie fgen BLOB-Felder wie alle anderen Datenbankfelder ein. Weitere
Informationen finden Sie unter So fgen Sie ein Datenbankfeld ein auf Seite 99.
Ein BLOB-Feldobjekt unterscheidet sich von anderen Datenbank-Feldobjekten
insofern, als es Optionen zum Abschneiden, Skalieren und zur Grennderung
bietet, wie sie auch fr eingefgte Bilder oder OLE-Objekte zur Verfgung steht.
Zum Zugriff auf diese Optionen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das
BLOB-Feldobjekt und whlen Sie Grafik formatieren aus dem Kontextmen aus.
Klicken Sie dann auf die Registerkarte Bild.
Hinweis: Wenn Sie weiterhin in der Lage sein mchten, ein OLE-Objekt in der
Serveranwendung zu aktivieren oder zu bearbeiten, sollten Sie das Objekt
getrennt in den Bericht einfgen, indem Sie es nicht in ein BLOB-Feld einfgen,
sondern es entweder verknpfen oder einbetten. Weitere Informationen ber das
Einfgen von verknpften und eingebetteten OLE-Objekten finden Sie unter
OLE-Objekte in Berichte einfgen auf Seite 314.

106

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

Daten formatieren
Wenn Sie einen Bericht so weit erstellt haben, knnen Sie einige grundlegende
Formatierungen durchfhren. Mglicherweise mchten Sie Schriftgrad und -stil
eines Textobjekts ndern, das als berschrift verwendet wird. Oder Sie mchten
vor einem Zahlenfeld, wie einem Umsatzwert, die Whrung (z.B. DM) angeben
oder die Anzahl der angezeigten Dezimalstellen ndern.
In Bevor Sie anfangen auf Seite 42 wird bei diesem Schritt der Titel formatiert
und ein Textobjekt zur Bezeichnung des Feldes {KONTAKT} und das Firmenlogo
eingefgt. Siehe Formatierung auf Seite 215.

Datensatzauswahl
Die Datensatzauswahl, d. h. die Aufgabe, aus allen Daten nur die fr Ihren Bericht
bentigten Daten herauszufiltern, ist ein entscheidender Schritt bei der
Berichterstellung. Sie werden wohl nur selten eine Liste aller in einer Datenbank
enthaltenen Informationen bentigen. In den meisten Fllen sind Sie nur an den
Umstzen eines bestimmten Zeitraums oder Produkts und hnlichen
Informationen interessiert. Ein Umsatzbericht beispielsweise lt sich so
einrichten, da nur die Umstze einer bestimmten Produktreihe im letzten
Kalendermonat bercksichtigt werden.
In den Beispieldaten, die im Abschnitt Bevor Sie anfangen auf Seite 42
verwendet werden, sind Daten von Kunden aus den USA sowie aus anderen
Lndern enthalten. Mit Hilfe einer Datensatzauswahl wird ein Bericht erstellt, in
dem nur Kunden aus den USA aufgefhrt werden. Siehe Datenstze auswhlen
auf Seite 135 und Daten gruppieren auf Seite 152.

Daten gruppieren, sortieren und zusammenfassen


Nachdem Sie einen grundlegenden Bericht erstellt haben, knnen Sie die
Informationen organisieren, indem Sie zusammengehrende Informationen zu
einer Gruppe zusammenfassen, einzelne Datenstze sortieren sowie Gruppen-,
Zwischen- oder Gesamtergebnisse bilden.

Datenstze gruppieren
Um Ihre Daten zu organisieren, kann es sinnvoll sein, zusammengehrende Daten
zu einer Gruppe zusammenzufassen. Nachdem beispielsweise im Abschnitt
Bevor Sie anfangen auf Seite 42 fr den Kundenlistenbericht eine Gruppierung
nach Bundeslndern, bzw. Bundesstaaten festgelegt wurde, wird die Kundenliste
in einzelne, den Bundeslndern entsprechende Gruppen aufgeteilt. Auf diese
Weise kann z.B. die Verkaufsleitung von Bayern oder Krnten schnell die Gruppe
Bayern oder Krnten heraussuchen und die Kunden innerhalb ihres Bundeslandes
anzeigen. Siehe Daten gruppieren auf Seite 152.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

107

Einen neuen Bericht erstellen

Datenstze sortieren
In Crystal Reports knnen Sie angeben, in welcher Reihenfolge Datenstze im
Bericht angezeigt werden sollen. Nachdem zum Beispiel die Datenstze in Bevor
Sie anfangen auf Seite 42 in Gruppen aufgeteilt wurden, werden sie innerhalb
jedes Bundeslandes alphabetisch nach dem Kundennamen sortiert. Viele Berichte
werden auf irgendeine Art und Weise sortiert. Je nach Bericht knnen Sie die
Datenstze innerhalb einer Liste sortieren oder das Sortieren mit dem Gruppieren
verbinden. Siehe Einzelne und mehrere Felder sortieren auf Seite 151 und
Datenstze innerhalb von Gruppen sortieren auf Seite 156.

Gruppen-, Zwischen- und Gesamtergebnisse


In vielen Ihrer Berichte werden in irgendeiner Form Summen gebildet. In einem
Umsatzbericht fr Deutschland, der nach Bundeslndern gruppiert ist, soll z.B.
pro Bundesland der Gesamtbetrag der Umstze berechnet werden. Hierfr
erstellen Sie ein Zwischenergebnis des Umsatzfeldes. Gruppenergebnisse werden
ebenfalls auf Gruppenebene verwendet. Sie ermglichen es Ihnen, Mittelwerte,
Anzahlen und andere Gruppenwerte (Aggregatwerte) zu berechnen. So knnten
Sie zum Beispiel in einem Umsatzbericht den durchschnittlichen Umsatz pro
Bundesland (durchschnittliches Gruppenergebnis im Umsatzfeld) und die Anzahl
der im Bundesland verkauften Produkte (Anzahl der eindeutigen Werte im Feld
Produktname) berechnen wollen.

Die Drilldown-Option auf ein Gruppenergebnis benutzen


Sie knnen mit dem Drilldown-Cursor die Daten aufschlsseln und damit die
einer Gruppe zugrundeliegenden Daten anzeigen. Siehe Sortieren, Gruppieren
und Summenbildung auf Seite 149.

Drilldown-Cursor
Mit Crystal Reports knnen Sie Gruppenergebnisse auf der Registerkarte
Seitenansicht sowohl in der Standardansicht als auch in der Gruppenbaum-Ansicht
aufschlsseln (siehe Standardansicht auf Seite 93 und Gruppenbaum-Ansicht
auf Seite 94). Wenn Sie den Cursor auf einem Gruppenergebniswert positionieren,
der Drilldown zult, zeigt das Programm einen Drilldown-Cursor an.
Tip: Gruppenkopfzeilen erscheinen auf der Registerkarte Drilldown genau wie im
eigentlichen Hauptbericht.
Wenn Sie darauf doppelklicken, werden die Detaildaten angezeigt, die dem
betreffenden Gruppenergebniswert zugrundeliegen. Wird der Drilldown-Cursor
beispielsweise auf dem Gruppenergebnis fr Stadt aktiv, knnen Sie darauf
doppelklicken, um die dem Gruppenergebnis zugrundeliegenden Daten anzuzeigen.

108

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

 Wenn Sie nur ein einzelnes Gruppenergebnis haben, knnen Sie das
Gruppenergebnis sehen oder die Daten der Datenstze, aus denen das
Gruppenergebnis gebildet wurde.
 Wenn Sie mehrere Gruppenergebnisse haben, knnen Sie auch diese
stufenweise aufschlsseln (beispielsweise das Gruppenergebnis fr die
Regionen) oder die Daten der Datenstze sehen, aus denen das
Gruppenergebnis gebildet wurde.

So vergrern und verkleinern Sie die Berichtansicht


Sie knnen die Berichtansicht ganz einfach vergrern. Sie knnen den Zoom auf
einen Faktor zwischen 25% und 400% einstellen. Diese Funktion ist auf den
Registerkarten Entwurf und Seitenansicht aktiv.
Um die Berichtansicht zu vergrern oder zu verkleinern, stellen Sie den gewnschten
Zoomumfang im Feld Zoom-Steuerung in der Standardsymbolleiste ein.

25 %

50 %

100 %

Bei Anzeige des Berichts mit einem kleinen Vergrerungsfaktor erhalten Sie einen
guten berblick ber das Gesamtlayout des Berichts. Ansichten mit hherem
Vergrerungsfaktor lenken die Aufmerksamkeit mehr auf Berichtdetails.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

109

Einen neuen Bericht erstellen

Seitenkpfe und Seitenfe einfgen


Sie versehen einen Bericht mit einem Seitenkopf und einem Seitenfu, indem Sie
Informationen im Seitenkopf bzw. Seitenfubereich der Registerkarte Entwurf
eingeben.

 Information, die nur auf der ersten Seite des Berichts erscheinen soll, wird in
den Berichtkopf (BK) eingegeben.
 Information, die nur auf der letzten Seite des Berichts erscheinen soll, wird in
den Berichtfu (BF) eingegeben.
 Information, die am Anfang jeder Seite erscheinen soll, wird in den Seitenkopf
(SK) eingegeben.
 Information, die am Ende jeder Seite erscheinen soll, wird in den Seitenfu
(SF) eingegeben.
Genau wie in den Detailbereichen knnen auch in diesen Bereichen Text, Felder
oder Formeln verwendet werden.
Verwandte Themen
Seitenfu nach der ersten Seite erstellen auf Seite 260.

Eine Titelseite zum Bericht hinzufgen


Crystal Reports bietet mit dem Befehl Berichttitel im Men Spezialfelder im
Dialogfeld Feld-Explorer eine schnelle und einfache Methode, Ihren Berichten eine
Titelseite hinzuzufgen. Um diesen Befehl zu benutzen, mssen Sie einen Titel in
die Registerkarte Datei-Info im Dialogfeld Dokumenteigenschaften eintragen.
Siehe So fgen Sie Dateiinformationen zu einem Bericht hinzu auf Seite 112.

Eine Titelseite zum Bericht hinzufgen


1 Whlen Sie den Menbefehl Felder einfgen.
Das Dialogfeld Feld-Explorer wird geffnet, und Datenbankfelder ist
ausgewhlt.

110

Crystal Reports Benutzerhandbuch

6 : Einfhrung in die Berichterstellung

2 Fhren Sie einen Bildlauf nach unten bis zu Spezialfelder durch, und
erweitern Sie diesen Eintrag, indem Sie darauf klicken.
3 Whlen Sie Berichttitel und klicken Sie auf In Bericht einfgen. Wenn der
Cursor ber den Bericht bewegt wird, erscheint ein Objektrahmen.

4 Verschieben Sie den Positionsrahmen zum Berichtkopfbereich, und klicken Sie


einmal, um den Rahmen zu positionieren.
5 Mit dem markierten Berichttitel, klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf
die Schaltflche Bereichs-Assistent.
Der Bereichs-Assistent wird angezeigt.

6 Mit dem markierten Berichtkopfbereich, schalten Sie die Option Danach neue
Seite ein.
Jetzt erscheint der Titel auf der ersten Seite und Ihr Bericht wird auf der zweiten
Seite beginnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

111

Erstellung anspruchsvollerer Berichte

So fgen Sie Dateiinformationen zu einem Bericht hinzu


Oft ist es ntzlich, einen Bericht mit Bemerkungen zu versehen, die nicht gedruckt
werden (z.B. eine persnliche Notiz fr den Berichtsempfnger, detaillierte
Hinweise zu den Daten, auf denen der Bericht basiert, ein Berichttitel, ein
Kommentar zu bestimmten Daten im Bericht usw.).
Der Befehl Datei-Info aus dem Men Datei bietet die Mglichkeit, dem Bericht von
einer kurzen Notiz bis zu Hunderten von Textzeilen die verschiedensten
Informationen hinzuzufgen. Die Kommentare werden nicht zusammen mit dem
Bericht gedruckt, sondern bleiben auf der Registerkarte Datei-Info des Dialogfelds
Dokumenteigenschaften, wo sie jederzeit eingesehen werden knnen.
Wenn Sie den Menbefehl Datei|Datei-Info whlen, wird das Dialogfeld
Dokumenteigenschaften mit aktivierter Registerkarte Datei-Info angezeigt.

Geben Sie die gewnschten Information ein, und klicken Sie dann auf OK, um zum
Bericht zurckzukehren.

Erstellung anspruchsvollerer Berichte


Sobald Sie sich mit den Grundlagen der Berichterstellung auskennen, knnen Sie
sich mit den leistungsstrkeren Funktionen von Crystal Reports vertraut machen.
Dazu gehren:
 Diagramme (siehe Diagramme erstellen auf Seite 265)
 OLE-Objekte (siehe OLE auf Seite 311)
 Serienbriefe (siehe Serienbriefe auf Seite 206)
 Unterberichte (siehe Unterberichte auf Seite 529)
 Kreuztabellen (siehe Was ist ein Kreuztabellenobjekt? auf Seite 322)
 Berichte mit Mehrfachbereichen (siehe Berichte mit Mehrfachbereichen auf
Seite 195).

112

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Optimierte Web-Berichte entwerfen

Dieses Kapitel schlgt Methoden fr den Entwurf von Berichten


unter Ausnutzung der verbesserten Leistungsmerkmale von
Crystal Reports vor. Wenngleich diese Vorschlge besonders
wichtig fr die Leistungsoptimierung von Berichten sind, die
ber die geringe Bandbreitenumgebung des Internets verteilt
werden, lassen sich die meisten dieser Richtlinien und Verfahren
auf alle von Ihnen erstellten Berichte anwenden.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

113

bersicht

bersicht
Ob Sie Ihre Unternehmensberichte nun ber ein lokales Netzwerk, ein FirmenIntranet oder das Internet verteilen mit den leistungsstarken, integrierten
Funktionen von Crystal Reports knnen Sie Web-Berichte im Web-Tempo erstellen.
Crystal Reports wendet diese wesentlichen Leistungsvorteile automatisch an
selbst wenn Sie keine der in diesem Kapitel beschriebenen Strategien einsetzen:
 Berichtseiten auf Abruf
Durch den Zugriff auf Berichtseiten auf Abruf knnen Benutzer bestimmte
Berichtsseiten aus dem Web laden, wodurch die Reaktionszeiten verbessert
werden und der Datenverkehr im Web verringert wird. Darber hinaus knnen
Sie unter Verwendung von Platzhaltern und partiellen Seiten Berichtseiten und
Daten sofort ber das Web einsehen, ohne erst auf die Verarbeitung groer
Objekte wie Grafiken und Unterberichte warten zu mssen.
 Optimiertes Multithreaded-Berichtmodul
Dank der verbesserten Multithreaded-Funktionen und thread-sicheren
Datenbanktreiber des Crystal Report-Moduls knnen Sie an wichtigen
Aufgaben weiterarbeiten, whrend viele andere Vorgnge gleichzeitig im
Hintergrund verarbeitet werden. Das Berichtmodul verringert auerdem die
Zahl der Datendurchlufe auf ein Minimum, beschleunigt die Verarbeitung
durch verbesserte Speicherverwaltung und fertigt Unterberichte und
Parameter so effizient wie mglich ab.
Neben diesen integrierten Funktionen bringen die in den nachfolgenden
Abschnitten erluterten Schlsselstrategien fr die Optimierung von WebBerichten weitere und oft betrchtliche Leistungsvorteile. Wenn Sie neue
Berichte nach diesen Strategien entwerfen (oder alte berarbeiten), werden
Berichte schneller ausgefhrt und weniger Verarbeitungsressourcen beansprucht.
Die Benutzer der Berichte knnen infolgedessen schneller als je zuvor leicht auf die
bentigten Daten zugreifen.
Tip: Selbst wenn Sie noch nie zuvor Web-Berichte erstellt haben, wird Sie die
Lektre dieses Kapitels auf knftige Berichterstellungsaufgaben vorbereiten. Dank
dieser wichtigen Kenntnisse knnen Sie schnellere und bessere Berichte erstellen.
Hinweis: Die Kenntnis von Datenbanken und ihrer Funktionsweise spielt in Fragen
der Leistung oft eine groe Rolle. Diesbezgliche Hintergrundinformationen finden
Sie unter Datenbanken im berblick auf Seite 548.

114

Crystal Reports Benutzerhandbuch

7 : Optimierte Web-Berichte entwerfen

Schlsselstrategien fr die Optimierung von Web-Berichten


 Crystal Reports und Crystal Enterprise knnen mit dem Wachstum Ihres





Unternehmens Schritt halten. Weitere Informationen finden Sie unter Mit


Crystal Enterprise Reports skalieren auf Seite 115.
Hinweise und Tips zur Erstellung schneller und interaktiver Berichte finden
Sie unter Richtige Entwurfsentscheidungen treffen auf Seite 116.
Im Abschnitt Rationalisierung der Berichtsumgebung auf Seite 121 erfahren
Sie, wie Sie die Kapazitt Ihrer vorhandenen Datenbank voll ausnutzen knnen.
Hinweise zur Minimierung der Datenbertragung und Verbesserung der
Berichtsqualitt finden Sie unter Verbesserte Datensatzauswahlformeln
verwenden auf Seite 124.
Hinweise zur Verringerung der Verarbeitungs- und bertragungszeiten von
gruppierten, sortierten oder zusammengefaten Berichten finden Sie unter
Sortieren, Gruppieren und Summenberechnung verbessern auf Seite 131.

Die einzelnen Punkte der Berichtsqualitt sind im groen und ganzen hnlich,
unabhngig davon, wie Sie die Berichte verteilen. Wenn Sie diese Strategien befolgen,
werden Sie entscheidende Verbesserungen nicht nur in Web-Umgebungen mit
mehreren Benutzern, sondern auch in Situationen mit Einzelbenutzern feststellen.

Mit Crystal Enterprise Reports skalieren


Crystal Enterprise erweitert den Wert und die Skalierbarkeit von Crystal Reports. Es
liefert E-Business-Unternehmen eine skalierbare, webgesttzte Lsung fr die
Verwaltung des Zugriffs auf und der Lieferung von Hunderttausenden von CrystalBerichten an jeden Entscheidungstrger in der Firma und darber hinaus.
Crystal Enterprise bietet eine flexible, verwaltete Lsung fr die Berichterstellung.
Das Programm versetzt Sie in die Lage, die Entwurfsfunktionen von Crystal
Reports mit einer skalierbaren, webgesttzten Infrastruktur zur Verwaltung einer
zentralen Berichtsdatenbank, der Benutzersicherheit und zur Planung und
Verarbeitung von Berichten zu kombinieren.
Wenn Sie die Ausgabe Professional oder Developer von Crystal Reports
erworben haben, dann haben Sie auch die Standardversion von Crystal Enterprise
auf CD-ROM erhalten. Diese Ausgabe von Crystal Enterprise wird auf einem
einzigen Computer ausgefhrt und ermglicht den anonymen Benutzerzugriff auf
Berichte im Internet. Mit der CD-ROM erhalten Sie fnf kostenlose Lizenzen fr
den gleichzeitigen Zugriff.
Mit dem steigenden Bedarf Ihres Unternehmens an Berichten, knnen Sie das
System leicht auf Crystal Enterprise Professional skalieren, das auf beliebig vielen
Computern installiert werden kann. Mit der Version Crystal Enterprise
Professional knnen Sie darber hinaus angeben, welche Teile des Servers auf
jedem Computer ausgefhrt werden sollen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

115

Richtige Entwurfsentscheidungen treffen

Installation, Konfiguration und Aktualisierung


Eine Anleitung zur Installation und Konfiguration der Crystal EnterpriseStandardversion finden Sie in der Dokumentation auf der CD-ROM. Die Crystal
Enterprise-Dokumentation erlutert auerdem, wie zustzliche Lizenzen fr den
gleichzeitigen Zugriff dem System hinzugefgt werden und wie die Skalierung
mit Crystal Enterprise Professional erfolgt.
Die mit Crystal Reports 8.5 gelieferte Crystal Enterprise Standard-CD enthlt einen
Schlsselcode fr eine temporre Produktlizenz. Mit diesem Code knnen Sie Crystal
Enterprise installieren und mit dem System 30 Tage lang arbeiten. Sie erhalten den
Schlsselcode fr eine kostenlose, unbeschrnkte Produktlizenz, wenn Sie Ihre Crystal
Enterprise Standardversion registrieren. Verwenden Sie zum Registrieren den Crystal
Registrations-Assistenten in der Crystal Enterprise Programmgruppe.

Richtige Entwurfsentscheidungen treffen


Dieser Abschnitt stellt Entwurfsoptionen vor und liefert wichtige Hinweise, mit
denen Sie die Qualitt Ihrer Berichte entscheidend verbessern knnen. Die
erluterten Themen reichen von einfachen Vorschlgen (z. B. das Aktualisieren
lterer Berichte auf das schnellste Dateiformat) zu komplexeren Entscheidungen
(ob Live- oder gespeicherte Daten verwendet werden sollen, wie Unterberichte
wirksam verwendet werden knnen usw.).
Wenn Sie Berichte insbesondere fr das Internet erstellen, sollten die Benutzer der
Berichte in der Lage sein, die angezeigten Daten zu steuern. Zeigen Sie also gruppierte
Informationen an, damit jeder Benutzer den Bericht schnell berfliegen kann und
zustzliche Daten dann mit Drilldown anzeigen kann. Auf diese Weise werden der
Datenverkehr im Web und die Reaktionszeiten auf ein Minimum reduziert, da nur die
von Benutzer angeforderten Daten vom Datenbank-Server bertragen werden.
Im folgenden sehen Sie einige Vorteile von benutzergesteuerten Berichten:
 Die Berichtbenutzer knnen die Art und die Menge der im Internet
angezeigten Informationen interaktiv steuern.
 Die Anzahl der bertragenen Daten und der Netzwerkverkehr nehmen ab, da
nur die von den Benutzern angeforderten Informationen vom DatenbankServer zurckgegeben werden.
 Wenn Benutzer Berichte bentigen, die in Echtzeit aus Live-Daten ber das
Internet erstellt werden, reagieren benutzerorientierte Berichte schneller und
kommunizieren effizienter mit dem Datenbank-Server.
 Berichte werden ntzlicher, da jeder Benutzer den Berichtsinhalt individuellen
Anforderungen anpat und somit eine Berichtslsung erstellt, die seinem
speziellen Entscheidungsfindungsproblem entspricht.

116

Crystal Reports Benutzerhandbuch

7 : Optimierte Web-Berichte entwerfen

Schnellere Berichtsformate verwenden


Am schnellsten lt sich die Qualitt und Geschwindigkeit alter Berichte erhhen,
wenn Sie diese im aktuellsten Crystal Reports-Format speichern. Dank der
verbesserten Funktionen von Crystal Reports werden Berichte der Version 8
schneller verarbeitet als je zuvor: Aktualisieren Sie Ihre alten Berichte, um sich die
Vorteile dieser verbesserten Funktionen zunutze zu machen.
Wenn Sie einen lteren Bericht aktualisieren mchten, ffnen Sie ihn einfach in
Crystal Reports und whlen Sie Speichern im Men Datei aus. Die ltere
Berichtsversion wird daraufhin durch die Version 8.5 ersetzt.
Hinweis: Wenn das Originaldateiformat eines alten Berichts aus irgendeinem
Grund erhalten bleiben soll, whlen Sie den Befehl Speichern unter (anstelle von
Speichern) aus und geben Sie einen neuen Namen fr den Bericht der Version 8.5 ein.

Live- oder gespeicherte Daten whlen


Bei der Berichterstellung im Internet ist die Wahl zwischen Live- oder
gespeicherten Daten eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie treffen mssen.
Unabhngig von Ihrer Wahl zeigt Crystal Reports jedoch die erste Seite immer so
schnell wie mglich an, damit Sie den Bericht bereits sehen knnen, whrend die
restlichen Daten noch verarbeitet werden.

Live-Daten
Bei Live-Berichten knnen Benutzer in Echtzeit auf Live-Daten zugreifen, die
direkt vom Datenbank-Server abgerufen werden. Verwenden Sie Live-Daten, um
Benutzer ber sich konstant ndernde Informationen auf dem laufenden zu
halten, damit sie Zugang zu Informationen erhalten, die bis auf die Sekunde genau
sind. Wenn beispielsweise die Manager eines groen Vertriebszentrums
regelmig ausgelieferte Bestnde nachverfolgen mssen, dann erhalten sie die
bentigten Informationen am besten durch live erstellte Berichte.
Im Verein mit Crystal Enterprise untersttzt Crystal Reports die LiveBerichterstellung. Sie sollten jedoch zuerst berlegen, ob der stndige Zugriff auf
den Datenbank-Server durch alle Benutzer wirklich in Ihrem Sinne ist. Wenn sich
Daten nicht schnell oder nicht stndig ndern, dann fhren all diese Anfragen an
die Datenbank nur zu erhhtem Netzwerkverkehr und strkerer Auslastung von
Serverressourcen. In solchen Fllen ist die Berichterstellung mit gespeicherten
Daten vorzuziehen.
Um die Effizienz der Berichterstellung in Echtzeit zu gewhrleisten, sollten Sie alle
Vorschlge in diesem Kapitel lesen. Die nachfolgenden Themen sind jedoch
besonders wichtig:
 Unterberichte auf Abruf nutzbringend einsetzen auf Seite 119.
 Gruppieren auf dem Server auf Seite 131.
 Parameterfelder in Datensatzauswahlformeln einbinden auf Seite 128.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

117

Richtige Entwurfsentscheidungen treffen

Gespeicherte Daten
Berichte mit gespeicherten Daten eignen sich fr den Umgang mit Informationen,
die nicht stndig aktualisiert werden. Wenn die Benutzer Berichte mit gespeicherten
Daten durchlesen und sich Einzelheiten in Spalten oder Diagrammen genauer
anzeigen lassen, brauchen sie dazu nicht auf den Datenbank-Server direkt
zugreifen. Es reicht, wenn sie dazu auf die gespeicherten Daten zugreifen. Berichte
mit gespeicherten Daten reduzieren dementsprechend nicht nur die Menge der im
Netzwerk bertragenen Daten, sondern verringern auch die Belastung des
Datenbank-Servers.
Sie knnen die Erstellung dieser Berichte mit Crystal Enterprise zeitlich planen, so
da sie automatisch nach einem vorbestimmten Zeitplan von der Datenbank
aktualisiert werden. Wenn zum Beispiel Ihre Umsatzdatenbank nur einmal pro
Tag oder Woche aktualisiert wird, dann knnen Sie den Bericht in einem hnlichen
Zeitrahmen ausfhren und mit den Daten speichern. Die Verkufer haben somit
stets Zugang zu den aktuellen Verkaufszahlen, ohne die Datenbank bei jedem
ffnen eines Berichts abzufragen. Sie knnen andererseits Berichte mit
gespeicherten Daten auch nach Bedarf aktualisieren.
Wenn Sie keine Berichte mit gespeicherten Daten verwenden, sollten Sie die
anderen Vorschlge in diesem Kapitel bercksichtigen, um Berichte mit optimaler
Leistung zu erstellen.
Ehe Sie einen Bericht mit Daten speichern, mssen Sie sich vergewissern, da die
Option Daten mit Bericht speichern im Men Datei ausgewhlt ist. Speichern Sie
dann den Bericht.

Entwerfen von Gruppenergebnisberichten


Die Erstellung und Verteilung von Gruppenergebnisberichten ist eine relativ
einfache Methode, mit der gewhrleistet wird, da Benutzer die bentigten Daten
schnell im Web finden. Ein Gruppenergebnisbericht kann genauso viele Daten wie
jeder andere Bericht enthalten. Durch Ausblenden des Detailbereichs des
Gruppenergebnisberichts wird jedoch vermieden, da Benutzer mit unbentigten
Daten berhuft werden.
Wenn der Detailbereich ausgeblendet ist, arbeiten Benutzer zuerst mit dem
Gruppenbaum, um die gewnschten Daten zu lokalisieren. Indem sie dann
bestimmte Bereiche des Berichts durch Drilldown detaillierter anzeigen, knnen
sie bestimmte Daten anfordern, die umgehend ohne unntige Datenstze
zurckgegeben werden. Das ist besonders fr die verbesserte Navigation durch
lange Gruppenergebnisberichte wichtig, die Hunderte, Tausende oder gar
Zehntausende Seiten lang sein knnen.
Um die Navigation auf diese Weise zu erleichtern, mssen Sie zunchst die Daten
in Gruppen zusammenfassen und die fr den Bericht gewnschten
Gruppenergebnisfelder einfgen. Nhere Informationen und Anweisungen
hierzu finden Sie unter Daten gruppieren auf Seite 152 und Gruppenergebnis
bilden auf Seite 169.
Nachdem Sie die Berichtdaten gruppiert und zusammengefat haben, blenden Sie
den Detailbereich (und alle anderen groen Berichtsbereiche) aus, damit die
Benutzer leicht und schnell auf die fr sie wichtigen Daten zugreifen knnen.

118

Crystal Reports Benutzerhandbuch

7 : Optimierte Web-Berichte entwerfen

So blenden Sie Details im Gruppenergebnisbericht aus


1 ffnen Sie den Bericht in Crystal Reports.
Wenn Sie noch keinen gruppierten und zusammengefaten Bericht erstellt
haben, ffnen Sie die Datei summary group.rpt im Ordner Feature
Examples, der Beispielberichte enthlt.
2 Klicken Sie im Men Format auf Bereich, um den Bereichs-Assistenten zu ffnen.
3 Klicken Sie in der Liste Bereiche auf Details.
4 Markieren Sie auf der Registerkarte Allgemein des Bereichs-Assistenten das
Kontrollkstchen Ausblenden (Drilldown OK).
5 Klicken Sie auf OK.
Wie Sie sehen, sind die Detailbereiche jetzt ausgeblendet. Wenn die Details
angezeigt werden sollen, gehen Sie im Bericht mit Hilfe des Gruppenbaums zum
entsprechenden Bereich und fhren einen Drilldown durch.
Hinweis: Ausfhrliche Informationen zum Minimieren der bertragenen Daten
bei Gruppenergebnisberichten finden Sie unter Gruppieren auf dem Server auf
Seite 131.

Unterberichte berlegt verwenden


Allgemeine Informationen zu Unterberichten finden Sie unter Unterberichte auf
Seite 529.

Unterberichte auf Abruf nutzbringend einsetzen


Wenn Ihr Bericht einen Bereich mit einer groen Anzahl an Datenstzen enthlt,
knnen Sie diesen Bereich in einen Unterbericht auf Abruf einfgen. Unterberichte
auf Abruf erscheinen im Hauptbericht lediglich als Hyperlinks. Wenn Sie den
Hauptbericht ffnen, werden die Daten fr den Unterbericht auf Abruf erst dann
abgerufen, wenn Sie auf den Hyperlink einen Drilldown durchfhren.
Wenn Sie zum Beispiel einen Bericht anlegen, der den Quartalsumsatz jedes
Mitarbeiters fr jedes Produkt zeigt, mchten Sie vielleicht auch den Fortschritt
jedes Mitarbeiters verfolgen, indem Sie die wchentlichen Umsatzzahlen in den
Bericht aufnehmen. Diese zustzlichen Daten sind aber womglich fr viele
Benutzer des Berichts nicht von Interesse. In einem solchen Fall sollten Sie den
Berichtsbereich mit den wchentlichen Umsatzzahlen extrahieren und als
Unterbericht auf Abruf anhngen. Die ausfhrlichen Angaben ber den
wchentlichen Umsatz werden dann nur von der Datenbank abgerufen, wenn ein
Benutzer auf den Unterbericht auf Abruf einen Drilldown durchfhrt.
Viele Berichtsobjekte wie groe Kreuztabelle, komplexe Diagramme und Karten
eignen sich ideal zur Aufnahme in Unterberichte auf Abruf, damit sie erst dann
verarbeitet werden, wenn der Benutzer einen Drilldown durchfhrt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

119

Richtige Entwurfsentscheidungen treffen

Eine Anleitung zum Einfgen eines Unterberichts auf Abruf finden Sie unter
Unterberichte einfgen auf Seite 533 und Einen Unterbericht auf Abruf
erstellen auf Seite 544.
Tip: Sie knnen solche Berichtsobjekte auch in den ausgeblendeten Detailbereich
eines Berichts einfgen, der die Option Gruppierung auf Server ausfhren
verwendet. In diesem Fall fhrt der Datenbank-Server den Groteil der
Verarbeitung durch, und es wird lediglich ein Teilsatz der Datenstze vom Server
auf den lokalen Computer bertragen.

Tabellen anstelle von Unterberichten verknpfen


Sie sollten Ihre Berichtsdaten mglichst immer koordinieren, indem Sie
Datenbanktabellen mit dem Visuellen Verknpfungs-Assistenten verknpfen
statt regulre Unterberichte (d. h. keine Unterberichte auf Abruf) mit dem
Hauptbericht zu verknpfen. Da jeder Unterbericht als separater Bericht
ausgefhrt wird, ist der Einsatz verknpfter Tabellen oft schneller.
Verwandte Themen
Weitere allgemeine Richtlinien finden Sie unter Datenbankverknpfungen im
Vergleich zu Unterberichten in 1:n-Situationen auf Seite 532.
Ausfhrliche Informationen finden Sie unter berlegungen zur Leistung bei 1:nVerknpfungen auf Seite 555.

Mit verknpften Unterberichten arbeiten


Wenn ein Unterbericht verknpft ist, koordiniert Crystal Reports die Daten im
Unterbericht mit den bereinstimmenden Datenstzen im Hauptbericht. Wenn Sie
mit regulren verknpften Unterberichten arbeiten mssen, d. h. mit
Unterberichten, die keine Unterberichte auf Abruf sind, sollten Sie die folgenden
Richtlinien bercksichtigen:
 Wenn die vom regulren verknpften Unterbericht bereitgestellten Daten nur
fr relativ wenige Benutzer relevant sind, sollten Sie statt dessen einen
verknpften Unterbericht auf Abruf erstellen. Wenn Benutzer die zustzlichen
Daten bentigen, klicken sie auf einen Hyperlink zur Anzeige des
Unterberichts. Benutzer, die diese Daten dagegen nicht bentigen, brauchen
sie nicht vom Datenbank-Server herunterzuladen.
 In einigen Fllen kann das Einfgen von regulren verknpften
Unterberichten im Detailbereich eines Hauptberichts die Schnelligkeit
beeintrchtigen, insbesondere dann, wenn der Hauptbericht viele Datenstze
enthlt. (Das liegt daran, da Sie in diesem Fall einen separaten Unterbericht
fr jeden Datensatz erstellen und eine separate Abfrage fr jeden
Datenbanksatz im Hauptbericht ausgefhrt werden mu.) Sie sollten sich
berlegen, ob Sie nicht lieber statt dessen verknpfte Unterberichte auf Abruf
in den Detailbereich Ihres Hauptberichts einfgen.

120

Crystal Reports Benutzerhandbuch

7 : Optimierte Web-Berichte entwerfen

Rationalisierung der Berichtsumgebung


Eine andere Mglichkeit zur Gewhrleistung des schnellen Zugriffs auf
Informationen besteht in der Beurteilung Ihrer Berichtsumgebung. Welche Art
von Datenbank wird verwendet? Wie werden die Daten in der Datenbank
organisiert? Wie wird die Verbindung zu Daten hergestellt, die fr den Bericht
bentigt werden? Wie werden Datenbanktabellen verknpft? Indem Sie diese
wichtigen berlegungen bercksichtigen, knnen Sie die Datenmenge, die ber
das Netzwerk physisch bertragen werden mu, entscheidend verringern.

Die schnellste Datenbank und Verbindung auswhlen


Zur Verbesserung der Berichtsgeschwindigkeit sollten Sie das volle Potential Ihrer
Datenbank nutzen und den Hauptteil der Berichtsverarbeitung von der
Datenbank ausfhren lassen. Im Idealfall wird diese Aufgabe am effektivsten von
den Structured Query Language (SQL)-Datenbanken ausgefhrt.
Ausfhrliche Informationen zu SQL-Datenbanken finden Sie unter SQL und
SQL-Datenbanken verwenden auf Seite 576.

Mit Tabellenindizes arbeiten


Sie knnen die Organisation von Daten in der Datenbank verbessern. Zur
Optimierung der Verarbeitungsgeschwindigkeit sollten Sie Berichte aus
indizierten Feldern aus der SQL-Datenbank erstellen. Anhand von indizierten
Tabellen kann die Geschwindigkeit des Datenzugriffs problemlos erhht und die
von Crystal Reports zur Auswertung der Daten bentigte Zeit reduziert werden.
Eine komplette Beschreibung der Funktionsweise von indizierten Tabellen finden
Sie unter Indizierte Tabellen auf Seite 552.

Auswahl von Tabellenverknpfungsoptionen verbessern


Wenn Sie mehrere Datenbanktabellen in Ihren Bericht einfgen, verknpfen Sie
die Tabellen in einem gemeinsamen Feld, so da die Datenstze einer Tabelle mit
den entsprechenden Datenstzen einer anderen Tabelle bereinstimmen. (Die
Tabellenverknpfung funktioniert am besten mit indizierten Datenbanktabellen.)
Die derartige Verknpfung von Datenbanktabellen ist gewhnlich viel schneller
als die Aufnahme von verknpften Unterberichten in den Hauptbericht.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

121

Rationalisierung der Berichtsumgebung

Wenn Sie zwei oder mehrere Tabellen verknpfen, sollte der Bericht so wenig
Datenstze wie mglich lesen mssen und gleichzeitig alle bereinstimmenden
Datenstze finden. Dies erreichen Sie am besten, indem Sie Ihren Berichtsbedarf
einschtzen und Ihre Strategie vor Erstellung des Berichts planen. Wenn Sie genau
wissen, was Sie von der Datenquelle bentigen, erleichtert Ihnen Crystal Reports
den Zugriff auf diese Informationen.
Viele andere spezifische Fragen sollten bei der Verknpfung von Tabellen
bercksichtigt werden. Diese zustzlichen berlegungen hngen aber weitgehend
von Ihrer Berichtsumgebung ab. Anders ausgedrckt hngen die Schritte zur
optimalen Tabellenverknpfung vom Datenbanktyp, der Mglichkeit indizierter
Tabellen und dem erforderlichen Verknpfungstyp fr die Tabellen ab. Eine
vollstndige Beschreibung verschiedener Berichtssituationen finden Sie im
Abschnitt Tabellen verknpfen auf Seite 554.
In den meisten Berichtssituationen drften die folgenden allgemeinen Verfahren
gewhrleisten, da die Tabellen fr eine Verbesserung oder gar Optimierung der
Geschwindigkeit verknpft werden.

So verknpfen Sie Tabellen effektiv


1 Sorgen Sie dafr, da alle Datenbanktabellen im zu verwendenden Feld
indiziert sind.
2 Fgen Sie die Datenbanktabellen dem Bericht hinzu. Verknpfen Sie dann die
Haupttabelle mit der Nachschlagetabelle in einem gemeinsamen Feld (statt
einen verknpften Unterbericht einzufgen und ihn an die Daten im
Hauptbericht zu binden).
3 Verwenden Sie eine Datensatzauswahlformel, die Bereichseinschrnkungen
fr das indizierte Feld in der Haupttabelle festlegt. Dadurch wird die Anzahl
von Datenstzen in der Haupttabelle minimiert, fr die Crystal Reports
bereinstimmende Datenstze in der Nachschlagetabelle finden mu.
Verwandte Themen
Ausfhrliche Informationen ber Tabellenverknpfungen finden Sie unter
Tabellen verknpfen auf Seite 554.
Allgemeine Informationen zu Datensatzauswahlformeln finden Sie unter
Datenstze auswhlen auf Seite 135.
Hinweise zu fortgeschrittenen Strategien fr die Datensatzauswahl finden Sie
unter Verbesserte Datensatzauswahlformeln verwenden auf Seite 124.

122

Crystal Reports Benutzerhandbuch

7 : Optimierte Web-Berichte entwerfen

Thread-sichere Datenbanktreiber verwenden


Wenn Sie Berichte im Web gemeinsam benutzen und aktualisieren, sollten Sie sie
mglichst immer mit thread-sicheren Datenbanktreibern ffnen. Das Crystal ReportModul untersttzt Multiple-Threads. Wenn Sie also mehrfache Daten ber threadsichere Datenbanktreiber anfordern, kann das Berichtmodul alle Anforderungen
gleichzeitig verarbeiten. Demzufolge werden die Berichte schneller angezeigt.
Gegenwrtig s3ind die folgenden ODBC-Treiber fr SQL Server und Informix
thread-sicher:
 Sqlsrv32.dll (MS SQL Server)
 Crinf13.dll, Crinf14.dll, Crinf913.dll, Crinf914.dll (Merant-Treiber fr Informix)
Auerdem sind die folgenden systemeigenen Treiber thread-sicher:
p2smon.dll (ADO)
p2soledb.dll (OLE DB)
p2sora7.dll (Oracle)
p2ssyb10.dll (Sybase)
p2ldb2.dll (DB2)







Gespeicherte Prozeduren zur schnelleren Verarbeitung verwenden


Eine gespeicherte Prozedur ist ein kompiliertes SQL-Programm, das aus einer oder
mehreren SQL-Anweisungen besteht, die auf dem SQL-Server gespeichert sind und
ausgefhrt werden. Obwohl die korrekte Einrichtung von gespeicherten Prozeduren
sehr zeitaufwendig sein kann, sind Prozeduren unglaublich leistungsstark.
Die Vorteile von gespeicherten Prozeduren sind am aufflligsten, wenn Berichte
aus groen Datenmengen erstellt oder Berichte ausgefhrt werden, die lange und
komplizierte Berechnungen erfordern. In diesen Fllen sollten Sie vorzugsweise
eine vordefinierte gespeicherte Prozedur verwenden, die die komplexen
Aufgaben auf dem Datenbank-Server fr Sie erledigt.
Da sich gespeicherte Prozeduren auf dem SQL-Server befinden, mssen Sie ggf.
den Administrator darum bitten, eine gespeicherte Prozedur einzurichten bzw.
auf diese zuzugreifen.
Verwandte Themen
Weitere Informationen ber gespeicherte Prozeduren finden Sie unter
Gespeicherte Prozedur auf Seite 579.
Eine Anleitung zur Auswahl von gespeicherten Prozeduren finden Sie unter
Gespeicherte SQL-Prozeduren auf Seite 606.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

123

Verbesserte Datensatzauswahlformeln verwenden

Verbesserte Datensatzauswahlformeln verwenden


Die wichtigste Manahme zum Verkrzen der fr einen Bericht erforderlichen
Verarbeitungszeit besteht darin, die Datenmenge einzuschrnken, die von der
Datenbank zurckgegeben wird. Das wichtigste Hilfsmittel dafr ist die
Datensatzauswahlformel.
Crystal Reports analysiert Ihre Datensatzauswahlformel und generiert daraus eine
SQL-Abfrage. Diese SQL-Abfrage wird dann von der Datenbank verarbeitet, die
die ausgegebenen Datenstze an Crystal Reports zurcksendet. Anschlieend
wertet Crystal Reports die Datensatzauswahlformel fr jeden der von der
Datenbank ausgegebenen Datenstze lokal aus, um dadurch eine Datensatzreihe
zu erhalten, die zum Generieren des Berichts verwendet wird.
berflssige Datenstze werden in zwei Phasen ausgesondert: in der Datenbank
anhand der SQL-Abfrage und in Crystal Reports anhand der
Datensatzauswahlformel. Um die Verarbeitungszeit zu verkrzen, sollten Sie
mglichst viele Datenstze schon in der ersten Phase von der Verarbeitung
ausschlieen. Durch den effizienten Entwurf der Datensatzauswahlformel knnen
Sie einen Groteil des Verarbeitungsaufwands dem Datenbank-Server bertragen
und damit unntige Datenstze aussortieren, ehe diese an Crystal Reports
zurckgegeben werden. Dieser Vorgang wird im allgemeinen als Einengen der
Datensatzauswahl auf dem Datenbank-Server bezeichnet.
Dieser Abschnitt enthlt mehrere Tips, mit denen gewhrleistet werden kann, da
die Datensatzauswahlformeln auf den Datenbank-Server eingeengt werden.

Beispiel fr das Einengen der Datensatzauswahl


Dieses Beispiel veranschaulicht die Vorteile von Datensatzauswahlformeln, die
auf den Datenbank-Server eingeengt werden knnen.
In der Tabelle Auftrge der Beispieldatenbank Xtreme befinden sich 2.001
Datenstze, von denen 169 Datenstze ein Auftragsdatum vor dem Jahr 1997
enthalten, die in den Bericht aufgenommen werden sollen. Sie knnten einerseits
die folgende Datensatzauswahlformel verwenden:

Year ({Auftrge.Auftragsdatum}) < 1997


Durch die generierte SQL-Abfrage werden alle 2.001 Datenstze an Crystal Reports
gesendet, wo sie durch die Datensatzauswahlformel auf 169 Datenstze reduziert
werden. Damit Sie dies nachvollziehen knnen, ffnen Sie ber das Men Datenbank
das Dialogfeld SQL-Abfrage anzeigen, in dem Sie sehen werden, da in der SQLAbfrage keine WHERE-Klausel enthalten ist. Dies liegt daran, da Crystal Reports
nicht in der Lage ist, die Funktion Year () in einer WHERE-Klausel umzusetzen.
Anderseits knnte derselbe Bericht auch durch folgende Datensatzauswahlformel
generiert werden:

{Auftrge.Auftragsdatum} < #Jan 1, 1997#

124

Crystal Reports Benutzerhandbuch

7 : Optimierte Web-Berichte entwerfen

Diese Datensatzauswahl kann auf dem Datenbank-Server durchgefhrt werden,


wodurch die Auswahl bereits auf dem Server eingeengt wird. Die generierte SQLAbfrage sendet nur 169 Datenstze an Crystal Reports. Wenn die
Datensatzauswahlformel also von Crystal Reports bewertet wird, brauchen keine
weiteren Datenstze bewertet zu werden. Klicken Sie im Men Datenbank auf
SQL-Abfrage anzeigen. Wie Sie sehen, enthlt die erzeugte SQL-Abfrage eine
WHERE-Klausel.
Anhand dieses Beispiels wird deutlich, da sich die Verarbeitungsgeschwindigkeit
des Berichts erhht, wenn Sie die Datensatzauswahlformel verbessern. In diesem
Fall generieren beide Formeln denselben Bericht, aber die zweite Formel nutzt die
Verarbeitungsleistung und Optimierungen des Datenbank-Servers, mit denen
dieser seine eigenen Daten verarbeiten kann.
Hinweis: Wenn Sie noch nicht mit Datensatzauswahlformeln vertraut sind,
sollten Sie vielleicht lieber mit dem Auswahl-Assistenten oder den
Mustervorlagen fr Datensatzauswahlformeln beginnen. Ausfhrliche
Informationen und eine Einfhrung in die Datensatzauswahl finden Sie unter
Datenstze auswhlen auf Seite 135.

Tips zur Leistungssteigerung bei der Datensatzauswahl


Es gibt eine Reihe von Faktoren, die Auswirkungen auf die Leistung haben und die
Sie beim Einrichten von Auswahlanforderungen bercksichtigen sollten.

Allgemein
 Zum Einengen der Datensatzauswahl mssen Sie die Option Indizes oder
Server zum Beschleunigen verwenden im Dialogfeld Berichtoptionen (das
ber das Dateimen geffnet wird) auswhlen.
 Vermeiden Sie bei Datensatzauswahlformeln die Konvertierung von
Datentypen in Feldern, die keine Parameterfelder sind.
So sollten Sie beispielsweise ein numerisches Datenbankfeld nicht mit der
Funktion ToText () in ein Zeichenfolge-Datenbankfeld umwandeln.
 Einige Datensatzauswahlformeln, die Konstantenausdrcke enthalten, knnen
auf dem Datenbank-Server verarbeitet werden.

PC-Datenbanken
 Das Einengen der Datensatzauswahl ist nur auf indizierte Felder mglich.
 Zum Einengen knnen nur AND-Klauseln (keine OR-Klauseln) verwendet
werden.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

125

Verbesserte Datensatzauswahlformeln verwenden

SQL-Datenbanken
 Das Einengen der Auswahl ist sowohl auf indizierte als auch auf nicht
indizierte Felder mglich.





Hinweis: Der SQL-Server reagiert schneller, wenn Sie indizierte Felder


verwenden.
Zum Einengen knnen AND- und OR-Klauseln verwendet werden.
Datensatzauswahlformeln, in denen einige Arten eingebetteter Formeln
enthalten sind, knnen eingeengt werden.
Verwenden Sie SQL-Ausdrucksfelder, um Formelberechnungen einzuengen,
die fr die Datensatzauswahl erforderlich sind.
Beispielsweise ist es nicht mglich, eine Datensatzauswahl ber die Bedingung
{@ErweiterterPreis > 1000} einzuengen, wenn gilt: @ErweiterterPreis =
(Auftrge x Menge). Wenn aber @ErweiterterPreis durch ein SQLAusdrucksfeld ersetzt wird, kann die Bedingung auf dem Datenbank-Server
verarbeitet werden.
Klicken Sie im Men Datenbank auf SQL-Abfrage anzeigen, um SQLAbfragen anzuzeigen, die zum Server geschickt werden.

Strategien zum Schreiben effizienter Datensatzauswahlformeln


Hinweis: In diesem Abschnitt wird vorausgesetzt, da Sie mit dem AuswahlAssistenten vertraut sind und zur Berichterstellung eine SQL-Datenbank verwenden.
Bercksichtigen Sie beim Erstellen von Datensatzauswahlformeln folgende Punkte:

berlegung 1
Jede Datensatzauswahlformel, die Sie vollstndig mit dem Auswahl-Assistenten
generieren knnen, ohne Teile der Formel selbst zu entwerfen, eignet sich zur
Verarbeitung auf dem Datenbank-Server.
Dies ergibt sich zwangslufig aus den unten folgenden berlegungen. Sie knnen
jedoch mehr Arten von Datensatzauswahlformeln schreiben, als sich mit dem
Auswahl-Assistenten generieren lassen, wenn Sie die folgenden Tips beherzigen.
Dazu mssen Sie die Datensatzauswahlformel direkt im Formel-Editor oder im
groen Textfenster des Auswahl-Assistenten bearbeiten.
Zum ffnen des Datensatzauswahlformel-Editors klicken Sie im Men Bericht auf
Auswahlformel bearbeiten und whlen dann Datensatz aus dem Untermen aus.

126

Crystal Reports Benutzerhandbuch

7 : Optimierte Web-Berichte entwerfen

berlegung 2
Jede Auswahlformel mit folgendem Format kann auf dem DatenbankServer verarbeitet werden: Datenbankfeld UntersttzterOperator
KonstantenOderParameterausdruck.
Bei Datenbankfeld handelt es sich natrlich lediglich um ein Datenbankfeld.
UntersttzterOperator kann jeder der folgenden Operatoren sein: <>, <, <=, >, >=,
StartsWith, Like oder In.
KonstantenOderParameterausdruck kann jeder Ausdruck sein, der Konstantenwerte,
Operatoren, Funktionen und Parameterfelder umfat. Er darf keine Variablen,
Programmstrukturen oder andere Felder als Parameterfelder enthalten.
Definitionsgem knnen Konstanten- und Parameterausdrcke ausgewertet
werden, ohne auf die Datenbank zuzugreifen.
Hinweis: Mit einem Konstanten- oder Parameterausdruck kann ein einfacher
Wert, ein Wertebereich, ein Array-Wert oder ein Array von Bereichswerten
ausgewertet werden. Hier sind einige Beispiele fr solche Ausdrcke:

{?Zahlenparameter} - 3
Year ({?Ausfhrungsdatum})
CurrentDate + 5
DateDiff ("q", CurrentDate, CDate("Jan 1, 1996"))
Month (Maximum ({?Datumbereichsparameter}) + 15)
["Kanada", "Mexiko", "USA", {?Eingabe eines Landes}]
1000 To 5000
[5000 To 10000, 20000 To 30000, 50000 To 60000]
Ein vollstndiges Beispiel:

{Auftrge.Auftragsdatum} >= CurrentDate - 3


Das Programm kann auch Ausdrcke, die nur ein Boolesches Feld (ohne Operator
oder Konstante) enthalten, auf dem Datenbank-Server verarbeiten.

{Auftrge.Geliefert}
Not {Auftrge.Geliefert}

berlegung 3
IsNull (Datenbankfeld) kann auf dem Datenbank-Server verarbeitet werden.

berlegung 4
SQL-Ausdruck UntersttzterOperator KonstantenOderParameterausdruck kann auf
dem Datenbank-Server verarbeitet werden.
Die Auswahlformel {@ErweiterterPreis} > 1000 beispielsweise kann nicht auf
dem Datenbank-Server verarbeitet werden, wenn gilt: {@ErweiterterPreis}
gleich Menge * Preis. Wenn aber die Formel @ErweiterterPreis durch einen
SQL-Ausdruck ersetzt wird, kann die Bedingung auf dem Datenbank-Server
verarbeitet werden.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

127

Verbesserte Datensatzauswahlformeln verwenden

berlegung 5
Wenn Sie Mehrfachausdrcke nach den oben genannten berlegungen
verwenden, mssen Sie diese mit AND- und OR-Operatoren trennen. Sie knnen
mehrere jeder Art verwenden und Sie knnen ihnen eine Prioritt durch
Klammern zuweisen. Sie knnen auch NOT verwenden. Beispiel:

{Auftrge.Auftrags-ID} < Minimum({?Zahlenbereich}) Or


{Auftrge.Auftragssumme} >= 1000
(IsNull({Kunde.Region}) Or
{Kunde.Region} = BC) And
{Kunde.Vorjahresumsatz} > 2000
Verwandte Themen
Wenn die Datensatzauswahlformel nicht erwartungsgem reagiert, lesen Sie den
Abschnitt Fehler in Datensatzauswahlformeln beheben auf Seite 145.

Parameterfelder in Datensatzauswahlformeln einbinden


Statt die gesamten Berichtsdaten bei jedem ffnen des Berichts anzuzeigen,
knnen Sie Parameterfelder erstellen, die den Benutzer zur Angabe der
gewnschten Daten auffordern. Fgen Sie diese Parameterfelder direkt in Ihre
Datensatzauswahlformel ein, um die Menge der vom Datenbank-Server
bertragenen Daten zu verringern.
Im allgemeinen bringen Parameterfelder Interaktivitt fr Benutzer, die auf die
Parameteraufforderungen zur Angabe der gewnschten Daten reagieren. Das
Einfgen von Parameterfeldern in die Datensatzauswahlformel bringt jedoch
nicht nur Interaktivitt, sondern verringert gleichzeitig auch den Datenverkehr
und erhht die Geschwindigkeit.
Sie knnen ein Parameterfeld mit dem Auswahl-Assistenten oder dem
Datensatzauswahlformel-Editor in die Datensatzauswahlformel einfgen. Bei
Verwendung des Datensatzauswahlformel-Editors behandeln Sie das Feld wie
jedes andere Feld.
Im folgenden Beispiel erstellen Sie ein Parameterfeld und fgen es dann der
Datensatzauswahlformel mit dem Auswahl-Assistenten hinzu. Ausfhrliche
Informationen ber das Entwerfen und Erstellen von Parameterfeldern finden Sie
unter Parameterfelder auf Seite 513.

So fgen Sie der Datensatzauswahlformel ein Parameterfeld hinzu


1 ffnen Sie den Beispielbericht group by intervals.rpt (der sich im Ordner
Feature Examples befindet) auf der Registerkarte Seitenansicht.
Schauen Sie sich erst einmal den Gruppenbaum und die Organisation der
Daten darin an. Wie Sie rechts unten im Fenster von Crystal Reports sehen,
wurden fr diesen Bericht 270 Datenstze zurckgegeben. Klicken Sie dann auf
die Registerkarte Entwurf.

128

Crystal Reports Benutzerhandbuch

7 : Optimierte Web-Berichte entwerfen

2 Klicken Sie im Men Einfgen auf Feldobjekt.


3 Im Feld-Explorer klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Parameterfelder
und whlen Sie im Kontextmen Neu. Das Dialogfeld Parameterfeld erstellen
wird angezeigt.
4 Geben Sie in das Feld Name des Parameters folgendes ein: UmsatzVorgabe.
5 Im Feld Aufforderungstext geben Sie Wie hoch war die Umsatzvorgabe des
Vorjahres? ein.
6 Klicken Sie auf die Liste Werttyp und whlen Sie Zahl aus.
7 Sorgen Sie dafr, da Diskrete(r) Wert(e) ausgewhlt ist und klicken Sie dann
auf OK.
Hinweis: Damit haben Sie das Parameterfeld erstellt. Die nachfolgenden
Verfahren erlutern, wie das Feld mit dem Auswahl-Assistenten der
Datensatzauswahlformel hinzugefgt wird.
8 Klicken Sie im Men Bericht auf Auswahl-Assistent. Das Dialogfeld Feld
auswhlen wird angezeigt.
9 Whlen Sie das Feld Kunde.Vorjahresumsatz aus, und klicken Sie dann auf
OK. Der Auswahl-Assistent wird angezeigt.
10 Auf der Registerkarte Kunde.Vorjahresumsatz klicken Sie auf die DropdownListe und whlen ist grer als aus. Daraufhin wird eine neue DropdownListe angezeigt.
11 Klicken Sie auf die zweite Liste, und whlen Sie {?UmsatzVorgabe} aus.
Tip: Klicken Sie auf die Schaltflche Formel einblenden, um die neue
Datensatzauswahlformel anzuzeigen, die folgendermaen dargestellt wird:
{Kunde.Vorjahresumsatz} > {?UmsatzVorgabe}. Sie htten die Formel auch
selbst mit Hilfe des Datensatzauswahlformel-Editors anstelle des AuswahlAssistenten erstellen knnen. (Zum ffnen des Editors klicken Sie auf Bericht
> Auswahlformel bearbeiten > Datensatz.)
12 Klicken Sie im Auswahl-Assistenten auf OK.
Damit haben Sie der Datensatzauswahlformel das Parameterfeld hinzugefgt.
Wenn Sie zur Seitenansicht bergehen oder auf die Schaltflche Aktualisieren
klicken, werden Sie zur Eingabe neuer Parameterwerte aufgefordert. Sie knnen
dann einen numerischen Wert fr die Umsatzvorgabe des Vorjahres eingeben. Der
daraufhin erstellte Bericht zeigt nur die Kunden an, deren Vorjahresumsatz den
von Ihnen angegebenen numerischen Wert bersteigt.
Wenn Sie z. B. auf die Aufforderung hin fr diesen Parameter 40000 eingeben, zeigt
der Bericht nur jene Kunden an, deren Umsatz im vergangenen Jahr $40.000 berstieg.
Rechts unten im Crystal Reports-Fenster sehen Sie, da nur noch 59 Datenstze fr
Ihren Bericht zurckgegeben werden anstelle der 270 Datenstze, die vor dem
Einfgen des Parameterfelds in die Datensatzauswahlformel zurckgegeben wurden.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

129

Verbesserte Datensatzauswahlformeln verwenden

Durch Verbesserung des Berichts haben Sie alle bentigten Informationen


abgerufen und gleichzeitig dafr gesorgt, da die geringstmgliche Zahl an
Datenstzen vom Datenbank-Server bertragen wurde.
Verwandte Themen
Informationen zur Erstellung verbesserter Parameter finden Sie unter Erweiterte
Parameterfunktionen auf Seite 521.
Allgemeine Informationen ber Parameterfelder finden Sie unter Parameter berblick auf Seite 514.
Allgemeine Details zu Datensatzauswahlformeln finden Sie unter Datenstze
auswhlen auf Seite 135.

SQL-Ausdrcke in geeigneten Situationen verwenden


SQL-Ausdrcke verhalten sich wie Formeln, werden aber in der Structured Query
Language (SQL = Strukturierte Abfragesprache) geschrieben. Sie eignen sich zur
Optimierung der Berichtsgeschwindigkeit, da die von ihnen ausgefhrten Aufgaben
normalerweise vom Datenbank-Server bernommen werden (im Unterschied zu
einer regulren Formel, die zuweilen auf dem lokalen Computer ausgefhrt wird).
Sie sollten jedoch nicht nur mit SQL-Ausdrcken arbeiten, da Crystal Reports eine
eigene Formelsprache enthlt, die viel leistungsstrker als die Standard-SQL ist. Sie
knnen sowohl mit Crystal Syntax als auch mit Basic Syntax Ihre Formeln auf eine Art
und Weise verbessern und vervollkommnen, die in SQL zu schwierig oder unmglich
wre. In bestimmten Situationen knnen jedoch die Erstellung und Verwendung von
SQL-Ausdrucksfeldern die Verarbeitung Ihrer Berichte beschleunigen.

Hauptverwendungszwecke fr SQL-Ausdrucksfelder
Zur Aufrechterhaltung einer optimalen Berichtsverarbeitungsgeschwindigkeit
sollten Sie keine Formeln (weder in der Crystal- noch in der Basic-Syntax) in
Datensatzauswahlformeln verwenden. Ersetzen Sie statt dessen die Originalformel
mit einem gleichwertigen SQL-Ausdrucksfeld, und fgen Sie das SQLAusdrucksfeld in Ihre Datensatzauswahlformel ein. Auf diese Weise erhhen Sie
betrchtlich die Chance, da die Datensatzauswahl auf den Server eingeengt wird.
Darber hinaus sollten Sie nicht auf einem Formelfeld sortieren, gruppieren oder
Summen bilden (weder in der Crystal- noch in der Basic-Syntax). Ersetzen Sie statt
dessen die Originalformel mit einem gleichwertigen SQL-Ausdrucksfeld, und
fhren Sie die Sortierung, Gruppierung oder Summenbildung auf dem SQLAusdrucksfeld durch. Damit erhhen Sie wiederum betrchtlich die Chance, da
die Verarbeitung auf dem Server erfolgt.
Schlielich sollten Sie noch die Formel mit einem SQL-Ausdrucksfeld ersetzen,
wenn Ihre Datenbank CASE-Logik untersttzt und der Bericht mit einer If-ThenElse-Formelberechnung zusammengefat werden soll. In diesen Fllen
ermglichen die SQL-Ausdrucksfelder, da Crystal Reports die Gruppierung des

130

Crystal Reports Benutzerhandbuch

7 : Optimierte Web-Berichte entwerfen

Berichts auf dem Server durchfhren kann. Nhere Informationen hierzu finden
Sie unter SQL-Ausdrcke fr CASE-Logik verwenden auf Seite 133.
Verwandte Themen
Eine Einfhrung in SQL finden Sie unter Was ist SQL? auf Seite 576 und SQLSprache auf Seite 581.
Eine Anleitung zum Erstellen eines SQL-Ausdrucksfelds finden Sie unter SQLAusdrucksfelder auf Seite 103.
Weitere Hinweise zur Verbesserung von Datensatzauswahlformeln finden Sie
unter Verbesserte Datensatzauswahlformeln verwenden auf Seite 124.
Allgemeine Verfahren zur Datensatzauswahl finden Sie unter Datenstze
auswhlen auf Seite 135.

Sortieren, Gruppieren und Summenberechnung


verbessern
Gruppieren auf dem Server
Wenn Sie Berichte mit Live-Daten in Echtzeit ber das Web erstellen, sollten Sie die
Menge der vom Datenbank-Server bertragenen Daten mit der Option Gruppierung
auf Server ausfhren verringern. Bei Auswahl dieser Option wird der Groteil der
Datenverarbeitung dem Datenbank-Server berlassen, und nur ein Teilsatz an Daten
wird zu Beginn eingelesen. Detaillierte Daten werden nur dann von der Datenbank
zurckgegeben, wenn im Bericht ein Drilldown durchgefhrt wird.
Hinweis: Die Verarbeitung auf der Serverseite funktioniert nur bei sortierten und
gruppierten Berichten, die auf SQL-Datenquellen basieren.

So aktivieren Sie die Verarbeitung auf Serverseite


1 Klicken Sie im Men Datei auf Berichtoptionen.
2 Whlen Sie im Dialogfeld Berichtoptionen die Option Gruppierung auf Server
ausfhren.
Beachten Sie, da dieses Kontrollkstchen deaktiviert ist, wenn die Option
Indizes oder Server zum Beschleunigen verwenden ausgeschaltet ist.
Tip: Wenn Indizes oder Server zum Beschleunigen verwenden ausgewhlt
ist, knnen Sie schnell die Option Gruppierung auf Server ausfhren im
Men Datenbank aktivieren.
3 Klicken Sie auf OK.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

131

Sortieren, Gruppieren und Summenberechnung verbessern

Beispiel fr die Vorteile der Gruppierung auf dem Server


Das nachfolgende Beispiel beschreibt eine typische Berichtssituation, bei der durch
Gruppierung auf dem Server die Menge von unntigen, vom Datenbank-Server
bertragenen Daten entscheidend verringert werden kann.

So verringern Sie die Datenbertragung durch Gruppierung


auf dem Server
1 ffnen Sie den Beispielbericht group.rpt (der sich im Ordner Feature
Examples befindet).
Rechts unten im Crystal Reports-Fenster sehen Sie, da 270 Datenstze fr
diesen Bericht zurckgegeben werden.
2 Klicken Sie im Men Format auf Bereich, um den Bereichs-Assistenten zu ffnen.
3 Klicken Sie in der Liste Bereiche auf Details.
4 Markieren Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkstchen
Ausblenden (Drilldown OK). Dadurch wird der Detailbereich des Berichts
ausgeblendet, so da nur der Gruppenkopf im Bericht erscheint. (In diesem
Fall wird der Bericht nach Land gruppiert.)
5 Klicken Sie im Bereichs-Assistenten auf OK. Der Detailbereich ist jetzt nicht
mehr im Bericht zu sehen.
6 Drcken Sie F5, um die Berichtdaten zu aktualisieren (oder klicken Sie auf die
Schaltflche Aktualisieren in der Symbolleiste).
Es werden noch immer 270 Datenstze zurckgegeben, obwohl die Datenstze
des Detailbereichs ausgeblendet sind.
7 Klicken Sie im Men Datenbank auf Gruppierung auf Server ausfhren.
Jetzt werden nur noch 72 Datenstze fr den Bericht zurckgegeben. Die
Gruppierung (nach Land) wurde auf dem Datenbank-Server durchgefhrt,
und es wurden weniger Datenstze in den Bericht bertragen.
8 Sie knnen den Drilldown auf ein Land durchfhren, indem Sie auf den
Bericht doppelklicken. Crystal Reports ruft die entsprechenden
Detaildatenstze nach Bedarf ab.
Wenn Sie zum Beispiel einen Drilldown auf Australien durchfhren, ruft
Crystal Reports schnell die sieben Datenstze dieser Gruppe ab.
Indem Sie den Detailbereich dieses Berichts ausblenden, haben Sie einen
Gruppenergebnisbericht erstellt, der Benutzern die Navigation sehr erleichtert.
Jeder Benutzer kann zuerst das Land suchen, das sie oder ihn interessiert und dann
wichtige Details mit dem Drilldown abrufen.
Durch Aktivierung der Option Gruppierung auf Server ausfhren gewhrleisten
Sie auerdem, da die anfngliche Verarbeitung auf dem Datenbank-Server erfolgt.
Demzufolge werden nur die bentigten Datenstze in den Bericht bertragen.
Nhere Informationen zur Verarbeitung auf Serverseite finden Sie unter
Verarbeitung auf Server-Seite auf Seite 583.

132

Crystal Reports Benutzerhandbuch

7 : Optimierte Web-Berichte entwerfen

Mit SQL-Ausdrcken gruppieren, sortieren und Summen bilden


Wenn die Option Gruppierung auf Server ausfhren in Berichten verwendet
wird, sollten Sie nicht auf einem Formelfeld sortieren, gruppieren oder Summen
bilden (weder in der Crystal- noch in der Basic-Syntax). Ersetzen Sie statt dessen
die Originalformel mit einem gleichwertigen SQL-Ausdrucksfeld und fhren Sie
die Sortierung, Gruppierung oder Summenbildung auf dem SQL-Ausdrucksfeld
durch. Damit erhhen Sie betrchtlich die Chance, da die Verarbeitung auf dem
Server erfolgt.
Wann SQL-Ausdrcke noch verwendet werden sollten, wird ausfhrlich im
Abschnitt SQL-Ausdrcke in geeigneten Situationen verwenden auf Seite 130
beschrieben.

SQL-Ausdrcke fr CASE-Logik verwenden


Sie sollten die Formel mit einem SQL-Ausdrucksfeld ersetzen, wenn Ihre
Datenbank CASE-Logik untersttzt und der Bericht mit einer If-Then-ElseFormelberechnung zusammengefat werden soll. In diesen Fllen ermglichen
die SQL-Ausdrucksfelder, da Crystal Reports die Gruppierung des Berichts auf
dem Server durchfhren kann.
Nehmen wir beispielsweise an, da Sie Berichte aus einer MS SQL Server 7Datenbank erstellen, die CASE-Logik untersttzt. Sie mssen eine If-Then-ElseBerechnung in Ihren Bericht einfgen und auerdem diese Berechnung fr jede
Gruppe im Bericht zusammenfassen. Indem Sie die Berechnung mit einem SQLAusdrucksfeld in der folgenden Form ausfhren, nutzen Sie die Fhigkeit der
Datenbank zur Verarbeitung von CASE-Logik:

CASE DatabaseTable."DatabaseField"
WHEN 'AngegebenerWert' THEN Berechnung1
ELSE Berechnung2
END
Wenn der Datenbankfeld-Wert eines Datensatzes dem Angegebenen Wert entspricht,
dann wird Berechnung1 durchgefhrt. Bei allen anderen Datenstzen wird
Berechnung2 durchgefhrt. Durch das Einfgen des SQL-Ausdrucksfelds knnen Sie
die Fhigkeit des Datenbank-Servers zur Verarbeitung von CASE-Logik nutzen. Die
Gruppierung Ihres Berichts findet folglich auf dem Server statt, selbst wenn Sie das
SQL-Ausdrucksfeld an einer anderen Stelle im Bericht zusammenfassen.
Hinweis: Die SQL-Syntax in diesem Beispiel bezieht sich speziell auf den MS SQL
Server 7. Informieren Sie sich ggf. in der Dokumentation Ihrer Datenbank bzw. bei
Ihrem Administrator, um die fr Ihre Datenbank geeignete Syntax zu bestimmen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

133

Sortieren, Gruppieren und Summenberechnung verbessern

Weitgehendes Einfgen von Gruppenergebnis- und Laufende


Summe-Feldern
Erstellen Sie mglichst keine Formeln mit globalen Variablen zur Berechnung von
Gruppenergebnis- oder Laufende Summe-Feldern.
Erstellen Sie statt dessen Gruppenergebnisse, indem Sie auf das Men Einfgen
klicken und den entsprechenden Befehl (Zwischenergebnis, Gesamtergebnis oder
Gruppenergebnis) auswhlen. Erstellen Sie Laufende Summe-Felder, indem Sie
den Feld-Explorer ffnen, mit der rechten Maustaste auf Laufende Summe-Felder
klicken und dann im Kontextmen Neu auswhlen.
Ausfhrliche Informationen zur Zusammenfassung von Daten finden Sie unter
Sortieren, Gruppieren und Summenbildung auf Seite 149 und Laufende
Summen auf Seite 183.

134

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Datenstze auswhlen

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie die Datenstze filtern


knnen, die in einen Bericht aufgenommen werden sollen. Sie
knnen zum Beispiel mit Hilfe der Werkzeuge zur
Datensatzauswahl die Datenstze, die in Ihren Bericht
aufgenommen werden, auf Datenstze fr eine bestimmte
Kundengruppe, einen bestimmten Kontonummernbereich
oder einen bestimmten Datumsbereich beschrnken.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

135

Datenstze auswhlen

Datenstze auswhlen
Wenn Sie ein Feld auswhlen, das in Ihrem Bericht angezeigt werden soll, werden
standardmig die Feldwerte aus allen Datenstzen in der/den aktiven Tabelle(n)
gedruckt. In vielen Fllen ist es ratsam, nicht alle Werte, sondern nur einen Teilsatz
dieser Werte in den Bericht aufzunehmen. So knnte der Bericht zum Beispiel die
folgenden Datenstze enthalten:
 nur die Datenstze fr eine bestimmte Kundengruppe einbeziehen
 von allen Datenstzen der Datenbank nur die Datenstze fr einen
bestimmten Kontonummernbereich bercksichtigen oder
 nur die Werte aus den Datenstzen einbeziehen, die innerhalb eines
bestimmten Datumsbereichs liegen.

Optionen fr Auswahldatenstze
Crystal Reports untersttzt eine leistungsfhige Formelsprache, mit der jede
beliebige Art von Datensatzauswahl getroffen werden kann. Die groe Flexibilitt,
welche die Formelsprache bei der Datensatzauswahl bereitstellt, ist jedoch oft
nicht notwendig. Fr solche Flle wurde der Auswahl-Assistent entwickelt.
Datenstze knnen auf zwei verschiedene Arten ausgewhlt werden:
 Mit dem Auswahl-Assistenten arbeiten auf Seite 137.
 Mit Formeln arbeiten auf Seite 138.
Sobald Sie mit dem Auswahl-Assistenten und Formeln vertraut sind, knnen Sie
anhand der erlernten Techniken zur Datensatzauswahl die Qualitt Ihrer Berichte
verbessern. Weitere Hinweise zur Qualittsverbesserung und fortgeschrittene
Strategien fr die Datensatzauswahl finden Sie unter Verbesserte
Datensatzauswahlformeln verwenden auf Seite 124.

Zu verwendende Felder bestimmen


Wenn Sie Datenstze auswhlen, legen Sie dem Bericht nur die Datenstze zugrunde,
die den von Ihnen festgelegten Bedingungen entsprechen. Diese Bedingungen
basieren auf der Art der Informationen, die Ihr fertiger Bericht enthalten soll.
Nehmen wir beispielsweise an, da Sie einen Bericht erstellen mchten, der nur
die Daten des Bundesstaats Kalifornien anzeigt. Die schwierigste Aufgabe besteht
darin, die beste Methode zum Erkennen der Datenstze aus Kalifornien zu finden.
 Wenn die Tabelle, die Sie fr Ihren Bericht verwenden, ein Feld State
(Bundesstaat) oder Region enthlt, knnen Sie in Ihrer Anforderung festlegen,
da nur die Datenstze verwendet werden sollen, fr die das Feld State den
Wert California (oder das Feld Region den Wert CA) enthalten.
 Wenn Ihre Tabelle kein Feld State oder Region enthlt, Sie dem Bericht aber
dennoch kalifornische Daten zugrundelegen mchten, so gibt es andere
Mglichkeit, dieses zu erreichen.

136

Crystal Reports Benutzerhandbuch

8 : Datenstze auswhlen

 Wenn Ihre Tabelle das Feld Postleitzahl enthlt, knnen Sie Ihrer
Datensatzauswahl den Postleitzahlenbereich zugrunde legen, der fr
Kalifornien gilt (Postleitzahlen zwischen n und N).
 Wenn Ihre Tabelle das Feld Vorwahl enthlt, knnen Sie die
Datensatzauswahl anhand der kalifornischen Vorwahlnummern (x, y oder
z) durchfhren.
Hinweis:

 Wenn die Vorwahl im Feld Telefonnummer gespeichert ist, knnen Sie nicht im
Auswahl-Assistenten dieselbe Datensatzauswahl anhand des Feldes Vorwahl
durchfhren. Sie mssen mit Hilfe der Formelsprache eine
Datensatzauswahlformel zum Extrahieren des Vorwahlteils der Telefonnummer
erstellen, mit der Sie dann ber die Vorwahl Datenstze auswhlen knnen.
 Dabei gilt die Grundregel, da Sie ein indiziertes Feld statt eines nicht
indizierten Feldes auswhlen sollten, wenn Sie Ihre Datensatzauswahl (wie in
diesem Beispiel) von mehreren Feldern abhngig machen knnen.

Mit dem Auswahl-Assistenten arbeiten


Der Auswahl-Assistent erleichtert die Aufgabe, die Datenstze festzulegen, die Sie
in Ihren Bericht aufnehmen mchten. Wenn Sie mit dem Auswahl-Assistenten
arbeiten, whlen Sie das Feld aus, fr das Ihre Auswahlbedingungen gelten sollen,
und legen danach die Bedingungen fest.
Mit dem Assistenten knnen Sie einfache Datensatzauswahlanforderungen
einrichten. Beispiel:
 alle Kunden aus Niedersachsen
 alle Bestellungen aus dem ersten Quartal oder
 alle Umstze ber 10.000 DM.
Sie knnen mit dem Assistenten darberhinaus auch komplexe Anforderungen
definieren:
 alle Kunden, deren Nachname mit A, M oder S beginnt oder
 alle Kunden aus Hessen oder Rheinland-Pfalz, deren Auftrag im Juli einging.
Dies sind Bereichseinschrnkungsanforderungen. Eine oder mehrere Konstanten
definieren den Bereich. Das Programm vergleicht den Feldwert in jedem Datensatz
mit der/den Konstante(n) und verwirft alle Datenstze, deren Werte nicht im
angegebenen Bereich liegen. Der Bericht wird damit auf die Werte begrenzt, die
innerhalb des Bereichs liegen. Sie knnen alle Arten von Datensatzauswahlen
einrichten, ohne dazu Vorkenntnisse in der Formelsprache zu bentigen.
Mit dem Auswahl-Assistenten knnen Sie Datensatzauswahl- und
Gruppenauswahlanforderungen einrichten. Wenn Sie ein Gruppennamen- oder
Gruppenergebnisfeld auswhlen, erkennt das Programm, da die Auswahlkriterien,
die Sie festlegen, fr eine Gruppenauswahl bestimmt sind. In allen anderen Fllen
erkennt das Programm, da Sie eine Datensatzauswahl einrichten.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

137

Datenstze auswhlen

So richten Sie eine Datensatzauswahl mit dem Auswahl-Assistenten ein


1 Klicken Sie im Men Bericht auf Auswahl-Assistent.
Das Dialogfeld Auswahl-Assistent wird angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie auf die Schaltflche Auswahl-Assistent klicken, ohne im


Bericht zuerst ein Feld ausgewhlt zu haben, wird das Dialogfeld Feld
auswhlen angezeigt. Whlen Sie das Feld, auf dessen Grundlage Sie die
Datensatzauswahl vornehmen wollen und klicken Sie auf OK. Der AuswahlAssistent wird angezeigt.
2 Verwenden Sie die Dropdown-Felder zum Eingeben Ihrer Auswahlkriterien
fr das angegebene Feld.
3 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.
Tip: Wenn die Datensatzauswahl auf mehreren Feldern basieren soll, klicken
Sie auf die Registerkarte Neu. Whlen Sie das nchste Feld aus dem Dialogfeld
Feld auswhlen.
Es wird eine Auswahlformel entsprechend Ihren Angaben erzeugt, wodurch
sich der Bericht auf die von Ihnen festgelegten Datenstze beschrnkt.
Hinweis: Wenn die Auswahlformel angezeigt werden soll, klicken Sie auf die
Schaltflche Formel einblenden. Der Auswahl-Assistent zeigt eine erweiterte
Ansicht mit der Formel an. Klicken Sie auf die Schaltflche Formul-Editor, um
die Formel zu verndern.

Mit Formeln arbeiten


So richten Sie eine Datensatzauswahl mit Hilfe einer Formel ein
1 Richten Sie den Mauszeiger im Men Bericht auf Auswahlformel bearbeiten,
und klicken Sie auf Datensatz.
2 Geben Sie die Formel ein, indem Sie die Komponenten eintippen oder in den
Komponentenbumen auswhlen.

138

Crystal Reports Benutzerhandbuch

8 : Datenstze auswhlen

Hinweis: Die eingegebene Formel mu eine Boolesche Formel sein, d. h., sie
mu als Ergebniswert entweder Wahr oder Falsch zurckgeben.
3 Klicken Sie auf berprfen, um die Formel auf Fehler zu prfen.
4 Beheben Sie alle Syntax-Fehler, die vom Formelprfer angezeigt werden.
5 Sobald die Syntax der Formel korrekt ist, klicken Sie auf Speichern und
schlieen.
Verwandte Themen
Beispielvorlagen fr Datensatz- und Gruppenauswahl finden Sie unter Mit
Formelvorlagen arbeiten auf Seite 140.
Vollstndige Anweisungen zum Erstellen von Formeln finden Sie unter Arbeiten
mit Formeln auf Seite 407.
Hinweise zur Qualittsverbesserung und fortgeschrittene Strategien fr die
Datensatzauswahl finden Sie unter Verbesserte Datensatzauswahlformeln
verwenden auf Seite 124.

Interaktion von Auswahl-Assistent und Auswahlformel- Editor


Der Auswahl-Assistent und der Auswahlformel-Editor sind interaktiv. Das
bedeutet, da Auswahlkriterien, die Sie mit dem Auswahl-Assistenten erstellen,
automatisch eine Datensatzauswahlformel erzeugen, die Sie im AuswahlAssistenten oder im Datensatzauswahlformel-Editor unter Verwendung der
Schaltflche Formel einblenden anzeigen und bearbeiten knnen. Umgekehrt
aktualisieren Datensatzauswahlformeln und nderungen an vorhandenen
Auswahlformeln automatisch die Auswahlkriterien im Auswahl-Assistenten.
Dieses interaktive Verhltnis kann Ihnen beim Erlernen der Formelsprache
behilflich sein.

So zeigen Sie die Formel des Auswahl-Assistenten an


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, fr das Sie die
Datensatzauswahl anzeigen mchten.
2 Klicken Sie auf Auswahl-Assistent.
3 Klicken Sie auf Formel einblenden.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

139

Mit Formelvorlagen arbeiten

Der Auswahl-Assistent wird erweitert, so da Sie sich die Formel ansehen


knnen, die das Programm auf der Basis Ihrer Kriterien erstellt hat.

4 Klicken Sie dann auf Formel ausblenden.


5 ndern Sie Ihre Auswahlformel mit dem Auswahl-Assistenten.
6 Klicken Sie erneut auf Formel einblenden, um sich die aktualisierte Formel
anzusehen.
7 Wenn Sie beim Bearbeiten der Formel, klicken Sie im erweiterten AuswahlAssistenten auf Formel-Editor, und fhren Sie Ihre nderungen an der Formel
unter Verwendung der Tools des Datensatzauswahlformel-Editors durch.
Hinweis: Bestandteile der Auswahlformel, die keinem der festen Kriterien des
Auswahl-Assistenten entsprechen, werden nicht bersetzt. Wenn z.B. ein Teil
Ihrer Formel die letzten vier Zeichen einer Kundennummer extrahiert, wird der
Code, der diese Zeichen extrahiert, nicht in Auswahlkriterien des AuswahlAssistenten bersetzt.

Mit Formelvorlagen arbeiten


Vorlagen fr Datensatzauswahlformeln
Die folgenden Beispielformeln knnen als Vorlagen verwendet werden, um Ihnen
zu helfen, mit dem Datensatzauswahlformel-Editor. Die Beispiele beschreiben
verschiedene mgliche Auswahlarten, die jedoch nicht unbedingt die
schnellstmgliche Leistung erbringen.

140

Crystal Reports Benutzerhandbuch

8 : Datenstze auswhlen

Datenstze anhand von Zeichenfolgen auswhlen


{Datei.FELD} startswith "C"
Whlt Datenstze aus, in denen der Wert im Feld {Datei.FELD} mit dem
Buchstaben C beginnt (einschlielich CyclePath, Corp. und Cyclists Trail
Co., nicht jedoch Bob's Bikes Ltd. und Feel Great Bikes, Inc.).

not ({Datei.FELD} startswith "C")


Whlt Datenstze aus, in denen der Wert im Feld {Datei.FELD} nicht mit
dem Buchstaben C beginnt (Werte wie Bob's Bikes Ltd. und Feel Great
Bikes, Inc., nicht jedoch CyclePath, Corp. und Cyclists Trail Co.).

999 in {Datei.FELD}[3 to 5]
Whlt Datenstze aus, in denen an der dritten bis fnften Stelle im Feld
{Datei.FELD} 999 steht (Werte wie 10999, 70999, und 00999, nicht jedoch
99901 und 19990).

Cycle in {Datei.FELD}
Whlt Datenstze aus, in denen der Wert im Feld {Datei.FELD} die
Zeichenfolge Cycle enthlt (Werte wie CyclePath Corp. und CycleSporin,
Inc., nicht jedoch Cyclist's Trail Co. und Feel Great Bikes, Inc.).

Datenstze anhand von Zahlen auswhlen


Einzelwerte

{Datei.FELD} > 99999


Whlt Datenstze aus, deren Feld {Datei.FELD} einen greren Wert als
99999 enthlt.

{Datei.FELD} < 99999


Whlt Datenstze aus, deren Feld {Datei.FELD} einen kleineren Wert als
99999 enthlt.
Wertebereiche

{Datei.FELD} > 11111 and {Datei.FELD} < 99999


Whlt Datenstze aus, deren Feld {Datei.FELD} einen Wert enthlt, der
grer ist als 11111, jedoch kleiner als 99999 (weder 11111 noch 99999
werden vom Wertebereich umfat).

{Datei.FELD} >= 11111 and


{Datei.FELD} <= 99999
Whlt Datenstze aus, deren Feld {Datei.FELD} einen Wert enthlt, der
grer ist als 11111, jedoch kleiner als 99999 (sowohl 11111 als auch 99999
werden vom Wertebereich umfat).

Crystal Reports Benutzerhandbuch

141

Mit Formelvorlagen arbeiten

Datenstze anhand von Datumsangaben auswhlen


Die Funktionen Monat, Tag und Jahr knnen auf folgende Weise verwendet werden:

Year ({Datei.DATUM}) < 1999


Whlt Datenstze aus, in denen das Jahr im Feld {Datei.DATUM} vor 1999
liegt.

Year ({Datei.DATUM}) > 1992 and


Year ({Datei.DATUM}) < 1996
Whlt Datenstze aus, in denen das Jahr im Feld {Datei.DATUM}
zwischen 1992 und 1996 liegt (1992 und 1996 werden nicht umfat).

Year({Datei.DATUM}) >= 1992 and


Year({Datei.DATUM}) <= 1997
Whlt Datenstze aus, bei denen das Jahr im Feld {Datei.DATUM}
zwischen 1992 und 1997 liegt (einschlielich 1992 und 1997).

Month({Datei.DATUM}) in 1 to 4
Whlt die Datenstze aus, in denen der Monat im Feld {Datei.DATUM}
einer der ersten vier Monate des Jahres ist (Januar, Februar, Mrz oder
April).

Month({Datei.DATUM}) in [1,4]
Whlt die Datenstze aus, deren Monat im Feld {Datei.DATUM} dem
ersten oder vierten Monat des Jahres entspricht (Januar oder April, aber
nicht Februar oder Mrz).

Datenstze anhand von vordefinierten Datumsbereichen


auswhlen
Sie knnen anhand vordefinierter Datumsbereiche z.B. die folgenden
Auswahlformeln erstellen:

{Datei.DATUM} in LastFullMonth
Whlt die Datenstze aus, in denen die Datumsangaben im Feld
{Datei.DATUM} innerhalb des letzten abgeschlossenen Monats liegen.
(Wenn der aktuelle Monat Mai ist, werden alle Datenstze mit Datum April
ausgewhlt.)

not({Datei.DATUM} in LastFullMonth)
Whlt alle Datenstze mit Ausnahme derjenigen aus, in denen die
Datumsangabe im Feld {Datei.DATUM} innerhalb des letzten
abgeschlossenen Monats liegt. (Wenn der aktuelle Monat Mai ist, werden
alle Datenstze auer denjenigen mit Datum April ausgewhlt.)

{Datei.DATUM} < Current Date


Whlt alle Datenstze aus, bei denen das Datum im Feld {Datei.DATUM}
vor dem heutigen Tag liegt.

142

Crystal Reports Benutzerhandbuch

8 : Datenstze auswhlen

Datenstze anhand von Datum-/Zahlen-/Zeichenkombinationen


auswhlen
In diesen Formeln werden einfach bereits erwhnte Formeln kombiniert.

C in {Datei.FELD}[1] and Month({Datei.DATUM}) in [1,4]


Whlt die Datenstze aus, in denen der Wert im Feld {Datei.FELD} mit
C beginnt und der Monat entweder Januar oder April ist. Wenn diese
Formel z.B. mit einer Datenbank Auftrge verwendet wurde, knnen Sie
einen Bericht erstellen, der alle Kunden enthlt, deren Namen mit C
beginnen und die im Januar oder April eine Bestellung erteilt haben.

STA in {Datei.VERLAUF}[3 to 5] and {Datei.KREDIT} >= 5000


Whlt die Datenstze aus, in denen der Wert im Feld {Datei.VERLAUF}
die Zeichen STA an 3., 4. bzw. 5. Stelle enthlt und der Wert im Feld
{Datei.KREDIT} mindestens 5.000 betrgt.
Diese Vorlagen knnen wie angegeben (mit Ihren eigenen Daten) verwendet oder
zu komplexeren Formeln zusammengeschlossen werden.

Eine Formelvorlage whlen


So whlen Sie eine Formelvorlage
1 Whlen Sie die Vorlage, die Sie verwenden mchten.
Dafr gibt es zwei verschiedene Vorgangsweisen:
 Gehen Sie die Liste in Vorlagen fr Datensatzauswahlformeln auf
Seite 140 durch und notieren Sie sich die geeignete Formel.
 Suchen Sie in der Online-Hilfe von Crystal Reports unter
Datensatzauswahlformel bearbeiten/Gruppenauswahlformel bearbeiten,
und kopieren Sie die gewnschte Formel in die Zwischenablage.
2 Whlen Sie Datensatzauswahlformel bearbeiten im Men Bericht.
3 Whlen Sie Datensatz, wenn Sie eine Datensatzauswahlformel erstellen
mchten.
Der Datensatzauswahlformel-Editor wird angezeigt.
- oder Whlen Sie Gruppe, wenn Sie eine Gruppenauswahlformel erstellen mchten.
Der Gruppenauswahlformel-Editor wird angezeigt.
4 Geben Sie im Eingabefeld Formeltext die Formel ein, die Sie sich in Schritt 1
notiert haben, oder fgen Sie die Formel aus der Zwischenablage ein.
5 Ersetzen Sie die Werte in der Formel (Felder, Text, usw.) durch die
gewnschten Werte. Wenn die Formel beispielsweise

{Datei.FELD} > 99999

Crystal Reports Benutzerhandbuch

143

Einengen der Datensatzauswahl auf den Datenbank-Server

lautet und Sie Ihren Bericht auf Datenstze beschrnken mchten, die im Feld
{Auftragseinzelheiten.MENGE} einen Wert grer als 25 enthalten, ersetzen Sie
die bestehenden Werte durch die von Ihnen gewnschten. Ihre Auswahlformel
sieht dann folgendermaen aus:

{Auftragseinzelheiten.MENGE} > 25
6 Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und Schlieen, um die
Auswahlformel zu bernehmen und zu Ihrem Bericht zurckzukehren.
- oder Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Aktualisieren, um
das Ergebnis zu berprfen.

Einengen der Datensatzauswahl auf den DatenbankServer


Die in Crystal Reports enthaltenen Treiber fr SQL-Datenquellen ermglichen das
Einengen der Datensatzauswahl auf den Datenbankserver. Wenn Sie eine
Datensatzauswahlformel in einem Bericht, der auf einer SQL-Datenquelle basiert,
angeben, wird diese von Crystal Reports analysiert. Anschlieend erstellt das
Programm eine SQL-Abfrage daraus und schickt die SQL-Abfrage an den
Datenbankserver. Die Datensatzauswahl erfolgt in zwei Phasen:
 Die erste Phase der Datensatzauswahl findet statt, wenn der Datenbankserver
die SQL-Abfrage verarbeitet und eine Gruppe an Datenstzen an Crystal
Reports zurckgibt.
 In der zweiten Phase setzt Crystal Reports die lokale Evaluierung der
Datensatzauswahlformel fr die vom Datenbankserver zurckgegebenen
Datenstze fort.
Da Datenbankserver in der Regel schnellere Rechner als Workstations sind, ist es
vorteilhaft, die Datensatzauswahlformeln so anzugeben, da sie in der ersten Phase
vom Server verarbeitet werden knnen. Dadurch wird die Datensatzauswahl auf dem
lokalen Rechner in der zweiten Phase minimiert. Dieser Vorgang wird im allgemeinen
als Einengen der Datensatzauswahl auf den Datenbankserver bezeichnet. Die
folgenden Datensatzauswahlarten knnen auf den Server eingeengt werden:
 Die Auswahl mit indizierten und nicht indizierten Feldern (indizierte Felder
erzeugen eine schnellere Reaktion).
 SQL-Abfragen mit AND- und OR-Klauseln.
 SQL-Ausdrucksfelder, die Formelberechnungen zur Datensatzauswahl
ausfhren. (Eine Beschreibung der von Ihrem SQL-Server untersttzten SQLAusdrcke finden Sie in der Server-Dokumentation.)
Das Einengen von Datensatzauswahlformeln auf den Datenbankserver wird
ausfhrlich im Abschnitt Verbesserte Datensatzauswahlformeln verwenden auf
Seite 124 beschrieben.

144

Crystal Reports Benutzerhandbuch

8 : Datenstze auswhlen

Fehler in Datensatzauswahlformeln beheben


Um Fehler in Ihrer Auswahlformel zu beheben, sollten Sie zunchst sicherstellen,
da alle Felder auf die in der Auswahlformel verwiesen wird, in Ihrem Bericht
enthalten sind. Lschen Sie anschlieend die Auswahlformel und testen Sie sie
Schritt fr Schritt, whrend Sie sie neu erstellen.

So beheben Sie Fehler in Datensatzauswahlformeln


1 bertragen Sie die Datensatzauswahlformel auf ein Blatt Papier. Sie bentigen
diese Kopie der Auswahlformel, um die Auswahlformel schrittweise neu zu
erstellen.
2 Entfernen Sie die Datensatzauswahlformel aus Ihrem Bericht. Lschen Sie
hierfr einfach die Formel aus dem Eingabefeld Formeltext des Formel-Editors.
3 Klicken Sie anschlieend auf Speichern und Schlieen.
4 Stellen Sie sicher, da alle Felder auf die in der Datensatzauswahlformel
verwiesen wird (die Selektoren), wirklich im Bericht angezeigt werden und
nicht ausgeblendet sind.
Wenn z.B. einer der Selektoren

{Kunde.PLZ} > "80000"


lautet, das Feld {Kunde.PLZ} jedoch nicht in Ihrem Bericht verwendet wird (wie
z.B. ein Umsatzbericht, der die einzelnen Gebiete anhand der Postleitzahlen
bestimmt, jedoch in seinen Daten keine Postleitzahlen enthlt), dann fgen Sie das
Feld {Kunde.PLZ} an einer gut sichtbaren Stelle ein.
Oder wenn eines der Felder auf die in der Auswahlformel verwiesen wird, sich
zwar im Bericht befindet, jedoch ausgeblendet ist, blenden Sie es ein, indem Sie im
Format-Editor die Option Beim Drucken ausblenden fr dieses Feld deaktivieren.
5 Drucken Sie den Bericht und stellen Sie sicher, da die Daten in den Feldern,
auf die in der Auswahlformel verwiesen wird, korrekt gedruckt werden.
berprfen Sie, ob alle Daten gedruckt werden. Wenn sich in der Datenbank
z. B. insgesamt x Datenstze befinden, mten auch x Datenstze fr jedes der
verwiesenen Felder gedruckt werden. Hiermit schaffen Sie eine Grundlage,
die Sie fr den Vergleich mit den Druckergebnissen unter Verwendung der
Auswahlformel verwenden knnen.
6 Wenn Sie sicher sind, da Ihre Ergebnisse ohne Verwendung der
Auswahlformel zufriedenstellend sind, geben Sie die Auswahlformel nur mit
einem der Selektoren ein.
Wenn Sie die Formel:

{Kunde.PLZ} > "80000" and {Kunde.NACHNAME KONTAKT}[1] = "C" and


{Kunde.VORJAHRESUMSATZ} >= 5000
als endgltige Auswahlformel benutzen wollen, whlt diese solche Datenstze
aus, deren Wert im Feld {Kunde.NACHNAME KONTAKT} mit C beginnt,

Crystal Reports Benutzerhandbuch

145

Fehler in Datensatzauswahlformeln beheben

deren Postleitzahl grer als 80000 ist und deren Wert im Feld
{Kunde.VORJAHRESUMSATZ} grer oder gleich 5000 ist.
Sie knnen den Test beispielsweise mit folgender Formel beginnen:

{Kunde.PLZ} > "80000"


Drucken Sie den Bericht, und werten Sie die Daten aus, die mit nur einem
aktivierten Selektor gedruckt wurden. Werten Sie in unserem Beispiel die Daten
des Feldes {Kunde.PLZ} aus. Enthlt das Feld nur Postleitzahlen ber 80000?
 Ist dies der Fall, wissen Sie, da dieser Teil der Auswahlformel korrekt
ausgefhrt wird.
 Ist dies nicht der Fall, beheben Sie in diesem Teil der Auswahlformel die
vorliegenden Fehler.
7 Wenn die Auswahlformel mit einem aktivierten Selektor korrekt arbeitet,
knnen Sie einen zweiten Selektor hinzufgen. In unserem Beispiel sieht die
neue Auswahlformel folgendermaen aus:

{Kunde.PLZ} > "80000" and _


{Kunde.NACHNAME KONTAKT}[1] = "C"
8 Drucken Sie den Bericht, und werten Sie die Daten aus, die mit den beiden
aktivierten Selektoren gedruckt wurden. Werten Sie in unserem Beispiel die
Daten im Feld {Kunde.NACHNAME KONTAKT} aus, da Sie im letzten Schritt
bereits {Kunde.PLZ} ausgewertet haben.
Zeigt das Feld {Kunde.NACHNAME KONTAKT} nur Textzeichenfolgen an,
die mit dem Buchstaben C beginnen?
 Ist dies der Fall, wissen Sie, da dieser Teil der Auswahlformel korrekt
ausgefhrt wird.
 Ist dies nicht der Fall, beheben Sie in diesem Teil der Auswahlformel die
vorliegenden Fehler.
9 Wenn die Auswahlformel mit zwei aktivierten Selektoren korrekt ausgefhrt
wird, knnen Sie einen dritten Selektor hinzufgen, dann einen vierten usw.,
bis alle Fehler in den Selektoren der Auswahlformel behoben sind.

Auswahlen korrigieren, die keine Daten generieren


Gelegentlich tritt der Fall ein, da Sie eine Datensatzauswahlformel erstellen und
beim Drucken die Informationen des Seitenkopfs- und des -fubereichs
ausgegeben werden, jedoch keine Detailbereichinformationen. Ursache ist hier
eine Auswahlformel, die alle Datenstze ausschliet. Dies ist normalerweise auf
einen Fehler bei der Erstellung der Auswahlformel zurckzufhren.
Das Problem in der Auswahlformel kann verschiedene Ursachen haben:
 See Korrektur der unterschiedlichen Gro- und Kleinschreibung on page 147.
 See In der Auswahlformel stehen berflssige Leerzeichen on page 147.

146

Crystal Reports Benutzerhandbuch

8 : Datenstze auswhlen

Korrektur der unterschiedlichen Gro- und Kleinschreibung


Datensatzauswahlformeln beachten die Gro-/Kleinschreibung. Das heit, da
Uwe nur mit Uwe bereinstimmt. Es stimmt weder mit uwe noch mit
UWE, UwE, uWE, uwE oder UWe berein. Wenn Ihre Auswahlformel
also so ausgelegt ist, da sie nur Datenstze mit UWE im Feld
{Kunde.VORNAME KONTAKT} bercksichtigt, smtliche Eintrge dieses Feldes
jedoch eine andere Schreibweise besitzen (z. B. Uwe), findet die Auswahlformel
keine bereinstimmungen und gibt somit keine Detailbereichinformationen fr
den Bericht aus.
Sie knnen dieses Problem lsen, indem Sie in Ihrer Auswahlformel die
Funktionen UpperCase(Zf) oder LowerCase(Zf) verwenden, um fr Felddaten
eine einheitliche Schreibweise festzulegen, bevor Crystal Reports mit der Auswahl
beginnt. Wenn Sie beispielsweise diese Formel verwenden:
{Kunde.VORNAME KONTAKT} = "UWE"
knnen Sie die Formel folgendermaen ndern:
UpperCase({Kunde.VORNAME KONTAKT}) = "UWE"
So erzielen Sie das gewnschte Ergebnis. Die zuletzt angegebene Formel wandelt
zunchst den Wert des Feldes {Kunde.VORNAME KONTAKT} in
Grobuchstaben um und berprft dann, ob der Wert dieses Feldes mit UWE
bereinstimmt. Mit dieser Formel fhren jedes Auftreten der drei Buchstaben u,
w und e, gleich ob gro oder klein geschrieben, zu einer bereinstimmung, da
sie immer in Grobuchstaben umgewandelt werden.
Sie mssen entsprechend die Funktion LowerCase verwenden, um eine
bereinstimmung mit uwe zu erzielen.
berprfen Sie Ihre Formel genau, und stellen Sie sicher, da die Schreibweise fr
alle zu suchenden Texte stimmt. Im Zweifelsfall verwenden Sie die Funktion
UpperCase (oder LowerCase), um die bereinstimmung zu gewhrleisten.
Die folgende Formel erzielt ein hnliches Ergebnis:
"UWE" in UpperCase({Kunde.VORNAME KONTAKT})

In der Auswahlformel stehen berflssige Leerzeichen


Wenn Sie Leerzeichen im Suchschlssel einer Datensatzauswahlformel verwenden,
sucht die Formel nach Datenstzen, die im ausgewhlten Feld genau damit
bereinstimmen, einschlielich der Leerzeichen. So findet beispielsweise die Formel
"Hr . " in {Kunde.ANREDE KONTAKT}
keine bereinstimmungen mit der Anrede Hr. da im Suchschlssel zwischen
dem Buchstaben r und dem Punkt ein zustzliches Leerzeichen steht. Ebenso
stimmt Dr. phil. nicht mit Dr.phil. berein.
berprfen Sie Ihre Formel genau, und stellen Sie sicher, da die Leerzeichen in
der Auswahlformel mit den Leerzeichen in dem von Ihnen durchsuchten Feld
bereinstimmen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

147

Fehler in Datensatzauswahlformeln beheben

148

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Sortieren, Gruppieren und


Summenbildung

Sortieren, Gruppieren und Summenbildung sind die Vorgnge,


die unorganisierte Daten in ntzliche Informationen fr einen
Bericht umwandeln. Dieses Kapitel beinhaltet die verschiedenen
Bereiche der Sortieren, Gruppieren und Summenbildung, die
man in einem Bericht machen kann.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

149

Daten sortieren

Daten sortieren
Unter Sortieren versteht man den Proze, Daten in einer bestimmten Reihenfolge
anzuordnen, um Daten leichter finden und auswerten zu knnen.
Wenn Sie ein Datenbankfeld in Ihren Bericht einfgen, werden die Daten dieses Feldes
zu Beginn in der Reihenfolge angezeigt, in der sie ursprnglich in die Datenbank
eingegeben wurden. In einem Bericht dieser Art bestimmte Daten zu finden, ist recht
schwierig. Daten lassen sich wesentlich leichter durchsehen und finden, wenn sie nach
logischen Gesichtspunkten sortiert sind. Beispielsweise knnten Sie eine Kundenliste
in alphabetischer Reihenfolge nach Namen oder Land sortieren.

Sortieroptionen
Wenn Sie in Crystal Reports sortieren, fordert Sie das Programm zu zwei Angaben auf:
 Dem Sortierfeld (das Feld, nach dem sortiert werden soll)
 Die Sortierrichtung

Sortierfeld
Ein Sortierfeld ist ein Feld, das die Reihenfolge festlegt, in der die Daten im Bericht
erscheinen. Sie knnen fast jedes Feld, einschlielich Formelfelder, als Sortierfeld
verwenden. Der Datentyp des Feldes bestimmt das Verfahren, nach dem die Daten
dieses Feldes sortiert werden.
Hinweis: Sie knnen auch auf Memo- oder Blob-Felder sortieren.
Feldtyp

Sortierreihenfolge

Einzelne-Zeichen
Zeichenfolge

Leerzeichen
Satzzeichen
Zahlen
Grobuchstaben
Kleinbuchstaben

Mehr-Zeichen Zeichenfolge

zwei Buchstaben
drei Buchstaben
vier Buchstaben usw.
Beispiel:
 UWE steht vor uwe
 123 steht vor 124
 (Leerzeichen) steht vor a
 aa steht vor aaa

Whrungsfelder

150

numerische Reihenfolge

Zahlenwerte

numerische Reihenfolge

Datumsfelder

chronologische Reihenfolge

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

Feldtyp

Sortierreihenfolge

DatumZeit-Felder

chronologische Reihenfolge gleiches Datum


anschlieend nach der Uhrzeit

Zeitfelder

chronologische Reihenfolge

Felder fr Boolesche Werte

FALSCH-Werte (0)
WAHR-Werte (1)

Ungltige Werte

Ungltige Werte
Gltige Werte

Sortierreihenfolge
Unter Reihenfolge versteht man die Anordnung, in der Werte nach dem Sortieren
angezeigt werden.
 Aufsteigend
Bei aufsteigender Sortierrichtung wird vom kleinsten zum grten Wert
sortiert (1 - 9, A - Z, FALSCH - WAHR). Dabei werden die Datenstze vom
Programm nach den Werten des von Ihnen gewhlten Sortierfelds in
aufsteigender Reihenfolge sortiert.
 Absteigend
Bei absteigender Sortierrichtung wird vom grten zum kleinsten Wert
sortiert (9 -1, Z - A, WAHR - FALSCH). Dabei werden die Datenstze vom
Programm nach den Werten des von Ihnen gewhlten Sortierfelder in
absteigender Reihenfolge sortiert.

Einzelne und mehrere Felder sortieren


Beim Sortieren nach einem einzelnen Feld werden alle Datenstze, die im Bericht
verwendet werden, nach den Werten eines einzigen Feldes sortiert. Das Sortieren
eines Inventarberichts nach der Lagernummer oder das Sortieren einer
Kundenliste nach der Kundennummer sind Beispiele fr Einzelfeldsortierungen.
Beim Sortieren nach mehreren Feldern sortiert der Report Designer die Datenstze
zuerst nach den Werten des ersten ausgewhlten Feldes in aufsteigender oder
absteigender Reihenfolge, wie angegeben. Falls mehrere Datenstze im ersten
Sortierfeld den gleichen Feldwert haben, werden diese Datenstze (und nur diese)
dann nach dem Wert im zweiten Sortierfeld sortiert.
Wenn Sie beispielsweise in erster Linie nach dem Feld {Kunde.LAND} und
anschlieend in zweiter Linie nach dem Feld {Kunde.REGION} in aufsteigender
Reihenfolge sortieren lassen, werden im Bericht die Lnder in alphabetischer
Reihenfolge aufgefhrt und fr jedes Land die Regionen ebenfalls in
alphabetischer Reihenfolge angeordnet. Alle anderen Felder, beispielsweise die
Postleitzahlbereiche innerhalb einer Region, bleiben jedoch unsortiert.
Sie knnen mit demselben Verfahren sowohl nach einzelnen als auch nach
mehreren Feldern sortieren lassen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

151

Daten gruppieren

So sortieren Sie Ihre Daten


1 Klicken Sie im Men Bericht auf Datenstze sortieren.
Das Dialogfeld Datensatzsortierreihenfolge wird angezeigt.

2 Markieren Sie in der Liste Berichtfelder das Feld, nach dem sortiert werden soll.
3 Klicken Sie auf Hinzufgen.
Das ausgewhlte Feld wird dem Listenfeld Sortierfelder hinzugefgt.
4 Geben Sie die Sortierreihenfolge ein.
5 Wenn Sie auf mehr als ein Feld sortieren, dann markieren Sie das zweite Feld,
und fgen Sie es in der Sortierliste ein.
Tip: Die Datenstze werden auf den Daten in der Sortierliste basiert.
6 Wenn Sie die ausgewhlten Felder hinzufgen, zeigen Sie die Reihenfolge an,
in der sie sortiert wird.
7 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.
Die Datenstze werden nach den Werten in der Liste Sortierfelder sortiert.

Daten gruppieren
Gruppierte Daten sind Daten, die sortiert und in sinnvolle Gruppen
zusammengefat wurden. In einer Kundenliste besteht eine Gruppe beispielsweise
aus allen Kunden, die dieselbe Postleitzahl haben oder im selben Bundesland
wohnen. In einem Umsatzbericht knnte eine Gruppe alle Auftrge umfassen, die
vom selben Kunden stammen, oder alle Auftrge, die von einem bestimmten
Vertreter eingebracht wurden.

Gruppierungs- und Sortierreihenfolge


Beim Gruppieren von Daten stehen vier Optionen zum Festlegen der Sortier- und
Gruppierungsreihenfolge zur Verfgung. Unter Reihenfolge versteht man die
Anordnung, in der Werte angezeigt werden.
 Aufsteigend
Bei aufsteigender Sortierrichtung wird vom kleinsten zum grten Wert
sortiert (1 - 9, A - Z, FALSCH - WAHR). Das Programm sortiert die Datenstze
in aufsteigender Reihenfolge nach den Werten im ausgewhlten Feld nach
dem gruppiert und sortiert werden soll, wobei mit jeder Wertnderung (z.B.
von Albrecht nach Berg) eine neue Gruppe begonnen wird.

152

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

 Absteigend
Bei absteigender Sortierrichtung wird vom grten zum kleinsten Wert
sortiert (9 -1, Z - A, WAHR - FALSCH). Das Programm sortiert die Datenstze
in absteigender Reihenfolge nach den Werten im ausgewhlten Feld nach dem
gruppiert und sortiert werden soll, wobei mit jeder Wertnderung eine neue
Gruppe begonnen wird.
 Original
Die Originalreihenfolge ist die Reihenfolge, in der die Daten ursprnglich in
der Datenbank gespeichert wurden. Das Programm lt die Datenstze in der
Reihenfolge, in der sie in der Original-Datenbanktabelle angeordnet sind, und
bildet immer dann eine neue Gruppe, wenn sich der Wert im ausgewhlten
Gruppenfeld ndert.
 Spezielle Reihenfolge
Die spezielle Reihenfolge ist eine benutzerdefinierte Reihenfolge. Das
Programm ordnet jeden Datensatz in der von Ihnen angegebenen,
benutzerdefinierten Gruppe an und behlt die Originalreihenfolge der
Datenstze in jeder Gruppe bei bzw. sortiert die Datenstze gem Ihren
Anweisungen in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge. Siehe
Benutzerdefinierte Gruppen erstellen auf Seite 154.

So gruppieren Sie Daten


1 Klicken Sie im Men Einfgen auf Gruppe.
Das Dialogfeld Gruppe einfgen wird angezeigt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

153

Daten gruppieren

2 Whlen Sie in der oberen Dropdown-Liste das Feld aus, nach dem die Daten
gruppiert werden sollen.
3 Legen Sie als nchstes die Sortierrichtung fest.
4 Whlen Sie das Kontrollkstchen Gruppennamenfeld anpassen, wenn im
Gruppenkopf ein anderer Wert angezeigt werden soll.
Hinweis: Standardmig wird im Gruppenkopf des Berichts der Wert des
Feldes angezeigt, nach dem Sie gruppieren lassen.
Wenn Sie beispielsweise nach dem Feld {Kunde.Kunden-ID} gruppieren, wird
bei jedem Wechsel zur nchsten Gruppe die zugehrige Kundennummer
angezeigt.
Tip: Wenn der Gruppenkopfname ausgeblendet werden soll, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf den Gruppenkopf, whlen Sie Feld formatieren, und klicken
Sie auf der Registerkarte Allgemein des Format-Editors auf Unterdrcken.
5 Klicken Sie auf OK.
Wenn Ihre Datenstze innerhalb der einzelnen Gruppen nicht sortiert sind,
mssen Sie sie innerhalb jeder Gruppe sortieren. Siehe Datenstze innerhalb
von Gruppen sortieren auf Seite 156.
Verwandte Themen
Daten in Intervallen gruppieren auf Seite 161.
Gruppenkpfe erstellen auf Seite 178.

Benutzerdefinierte Gruppen erstellen


In den meisten Fllen sortieren und gruppieren Sie Daten nach Feldern, die im
Bericht vorkommen. Manchmal soll jedoch nicht nach Werten gruppiert werden,
die in einem Feld des Berichts vorliegen. Beispiel:
 Mglicherweise enthlt der Bericht das Feld nicht, nach dem Sie gruppieren
mchten.
Beispielsweise knnte der Bericht ein Feld Stadt und ein Feld Bundesstaat
enthalten, Sie mchten aber nach dem Land gruppieren.
 Auch wenn der Bericht das Feld enthlt, nach dem Sie gruppieren mchten,
sind Sie vielleicht mit der Gruppierung nicht zufrieden, die sich aufgrund der
Feldwerte ergibt.
Beispielsweise knnte der Bericht ein Feld Farbe mit den Namen spezieller
Farbtne (Trkisgrn, Himmelblau, Smaragdgrn, Marineblau usw.)
enthalten, Sie mchten jedoch die Farbtne jeder Farbe zu Gruppen
zusammenfassen (Grn, Blau, Rot usw.). In diesem Fall knnen Sie
benutzerdefinierte Gruppen erstellen und die Zuordnung der Datenstze zu
Gruppen manuell vornehmen.

154

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

 Der Bericht enthlt zwar das Feld, nach dem gruppiert werden soll, aber Sie
mchten fr jede Gruppe bestimmte Werte oder Wertebereiche auswhlen.
Zum Beispiel knnten Sie eine Gruppe fr die Datenstze bilden, in denen der
Bruttoumsatz kleiner als ein bestimmter Wert ist, eine zweite Gruppe fr
Bruttoumstze, die einen bestimmten Wert berschreiten, und eine dritte
Gruppe fr Bruttoumstze, die zwischen den beiden Werten liegen. In diesem
Fall knnen Sie die Gruppen mit Hilfe der Bereichsauswahlfunktionen erstellen,
die auch beim Erstellen von Datensatzauswahlabfragen zur Verfgung stehen.
Eine Lsung fr diesen Bedarf nach einer benutzerdefinierten Sortierung und
Gruppierung bietet das Gruppieren in spezieller Reihenfolge. Damit knnen Sie
sowohl die benutzerdefinierten Gruppen, die in einem Bericht angezeigt werden
sollen, als auch die Datenstze fr jede Gruppe erstellen. Die einzige
Beschrnkung besteht darin, da ein Datensatz nur einer einzigen Gruppe
zugeordnet werden kann.
Einen Lehrgang, in dem Sie benutzerdefinierte Gruppen erstellen, um Kunden
nach dem im Vorjahr erzielten Umsatz zu unterteilen, finden Sie unter Daten in
Intervallen gruppieren auf Seite 161.

So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Gruppe


1 Klicken Sie im Men Einfgen auf Gruppe.
Das Dialogfeld Gruppe einfgen wird angezeigt.
2 Whlen Sie in der oberen Dropdown-Liste das Feld aus, nach dem die Daten
gruppiert werden sollen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

155

Daten gruppieren

3 Whlen Sie als Sortieroption in der zweiten Dropdown-Liste in spezieller


Reihenfolge.
4 Auf der Registerkarte Spezielle Reihenfolge geben Sie den Namen der Gruppe
im Feld Vordefinierte Gruppe ein.
5 Klicken Sie auf Neu.
6 Whlen Sie in den Dropdown-Listen des Dialogfelds Vordefinierte Gruppe
festlegen die Daten aus, die Sie in die Gruppe aufnehmen mchten.
7 Klicken Sie ggf. auf die Registerkarte <Neu>, um weitere Auswahlkriterien zu
Ihrer festgelegten Gruppe hinzuzufgen.
8 Klicken Sie auf OK.
9 Klicken Sie auf Neu, um so viele benutzerdefinierte Gruppen wie ntig zu
erstellen.
10 Klicken Sie auf die Registerkarte Sonstige, um festzulegen, wie die Daten
organisiert werden sollen, die nicht Teil der von Ihnen definierten Gruppe(n) sind.
11 Klicken Sie auf OK.

Datenstze innerhalb von Gruppen sortieren


Sobald Sie Ihre Daten gruppiert haben, knnen Sie die Datenstze innerhalb der
Gruppen problemlos sortieren, um die Informationen noch besser zu organisieren.

So sortieren Sie Datenstze innerhalb von Gruppen


1 Sobald Sie die Daten gruppiert haben, klicken im Men Bericht auf
Datenstze sortieren.
Das Dialogfeld Datensatzsortierreihenfolge wird angezeigt.

Hinweis: Mit den Sortierfeldern, die mit Gruppe beginnen, wird angegeben,
welche Art von Sortierung automatisch durchgefhrt wurde, als die Daten
gruppiert wurden.

156

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

2 Markieren Sie das Feld, nach dem die Datenstze innerhalb den Gruppen
sortiert werden sollen, und klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen, um es
der Liste Sortierfelder hinzuzufgen.
Tip: Die Reihenfolge der Felder im Feld Sortierfelder ist die Reihenfolge, in der
die Daten sortiert werden.
3 Geben Sie die Sortierreihenfolge ein.
4 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Gruppenauswahl
Wenn Sie Daten gruppieren oder zusammenfassen, werden standardmig alle
Gruppen im Bericht aufgenommen. Manchmal mchten Sie jedoch nicht alle
Gruppen einschlieen. Beispiel:
 Sie mchten nur Gruppen anzeigen, die bestimmte Gruppennamen haben
oder Gruppen, deren Summenwerte bestimmte Bedingungen erfllen.
 Sie mchten nur die Gruppen mit den hchsten bzw. niedrigsten
Summenwerten anzeigen.
Sie knnen auf zwei verschiedene Arten auswhlen, welche Gruppen im Bericht
angezeigt werden:
 Siehe Mit dem Auswahl-Assistenten arbeiten auf Seite 157
 Siehe Formelsprache verwenden auf Seite 159
Hinweis: Um schneller zu Ergebnissen zu kommen, schrnken Sie die Anzahl
der Datenstze durch eine Datensatzauswahl ein, bevor Sie Gruppen erstellen.
Siehe Datenstze auswhlen auf Seite 135.

Mit dem Auswahl-Assistenten arbeiten


Mit dem Auswahl-Assistenten knnen Sie Gruppen von Datenstzen mit der gleichen
Methode auswhlen, die Sie bei der Auswahl einzelner Datenstze anwenden.
Wenn Sie Gruppenauswahlkriterien einrichten, anstatt die Auswahlkriterien auf
Standardfeldern basieren zu lassen, wie Sie dies bei der Datensatzauswahl tun,
sttzen Sie die Kriterien auf Gruppennamefelder oder Gruppenergebnisfelder.
 Wenn Sie Ihre Daten gruppiert, aber nicht zusammengefat haben, knnen Sie
nur Gruppenauswahlen einrichten, die auf dem Gruppennamefeld basieren. Im
folgenden Beispiel werden nur Gruppen mit der Region Hamburg ausgewhlt:

GruppenName ({Kunde.REGION}) = HH

 Wenn Sie Ihre Daten zusammengefat haben, knnen Sie eine


Gruppenauswahl einrichten, die entweder auf dem Gruppennamenfeld oder
dem Gruppenergebnisfeld basiert. Beispiel:

Sum({Kunde.VORJAHRESUMSATZ}, {Kunde.REGION}) > 10000

Crystal Reports Benutzerhandbuch

157

Daten gruppieren

Hinweis: Mit dem Auswahl-Assistenten knnen Sie Anfragen nach


Datensatzauswahlen und Gruppenauswahlen einrichten. Wenn ein
Gruppennamenfeld oder ein Gruppenergebnisfeld ausgewhlt ist, setzt das
Programm voraus, da die Auswahlkriterien, die Sie einrichten, fr eine
Gruppenauswahl bestimmt sind. In allen anderen Fllen erkennt das Programm,
da Sie eine Datensatzauswahl einrichten.

So richten Sie die Gruppenauswahl mit dem Auswahl-Assistenten ein


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Gruppenergebnisfeld, auf dem
die Gruppenauswahl basieren soll, und whlen Sie im Kontextmen den
Befehl Auswahl-Assistent.
Das Dialogfeld Auswahl-Assistent wird angezeigt.
Hinweis: Wenn Sie auf die Schaltflche Auswahl-Assistent klicken, ohne
zunchst ein Gruppenergebnisfeld in Ihrem Bericht zu markieren, erscheint
das Dialogfeld Feld auswhlen.

2 Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um Ihre Auswahlkriterien fr das


angegebene Feld einzugeben.
3 Wenn die Gruppenauswahl auf mehreren Feldern basieren soll, klicken Sie auf
die Registerkarte Neu, und whlen Sie das nchste Feld aus dem Dialogfeld
Feld auswhlen.
Hinweis: Wenn Sie noch keine Vorschau des Berichts angezeigt oder die
Daten aktualisiert haben, wird der Bericht ohne Daten gespeichert. Ohne die
Daten kann das Programm keine Gruppenwerte berechnen; deshalb
erscheinen keine Werte, wenn Sie auf den Pfeil in der rechten Dropdown-Liste
klicken. In dieser Situation mssen Sie die gewnschten Werte eingeben.
Wenn Sie mit echten Werten arbeiten mchten, mssen Sie zunchst eine
Vorschau des Berichts anzeigen. Dadurch werden die tatschlichen
Summenwerte berechnet, mit denen Sie dann arbeiten knnen.
4 Wenn Sie fertig sind, klicken Sie im Auswahl-Assistenten auf OK, um zum
Bericht zurckzukehren.

158

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

Formelsprache verwenden
Im Auswahlformel-Editor knnen Sie anhand von Feldern, Funktionen, Operatoren
und anderen Formeln Ihre Auswahlanforderungen erstellen. Die einzige Bedingung
ist, da Ihre Formel Boolesch ist, d.h. einen Wahr- oder Falsch-Wert zurckgibt.

So erstellen Sie eine Datensatz- oder Gruppenauswahlformel


1 Richten Sie den Mauszeiger im Men Bericht auf Auswahlformel bearbeiten.
2 Klicken Sie auf Datensatz, um eine Datensatzauswahlformel zu erstellen.
Der Datensatzauswahlformel-Editor wird angezeigt.
- oder Klicken Sie auf Gruppe, um eine Gruppenauswahlformel zu erstellen.
Der Gruppenauswahlformel-Editor wird angezeigt.
3 Geben Sie Ihre Auswahlformel in das Textfeld Formeltext ein.
Hinweis: Die eingegebene Formel mu eine Boolesche Formel sein, d. h., sie
mu als Ergebniswert entweder Wahr oder Falsch zurckgeben.
4 Klicken Sie auf berprfen, um die Formel auf Fehler zu prfen.
5 Beheben Sie alle Syntax-Fehler, die vom Formelprfer angezeigt werden.
6 Sobald die Syntax der Formel korrekt ist, klicken Sie auf Speichern und
schlieen.
Wenn Crystal Reports den Bericht ausfhrt, enthlt er nur die von Ihnen
angegebenen Datenstze oder Datensatzgruppen.

Fehlerbehebung bei Gruppenauswahlformeln


Es kann vorkommen, da eine Gruppenauswahlformel keine Werte als Ergebnis
zurckgibt, obwohl Werte vorhanden sind, die den Auswahlkriterien
entsprechen. In diesen Fllen liegt meist folgendes vor:
 Die Gruppenauswahlformel verweist auf eine andere Formel und
 die Formel, auf die verwiesen wird, berechnet den Wert fr jede Gruppe als
Prozentsatz vom Gesamtwert aller Gruppen (d.h. eine Zwischensumme als
Prozentsatz der Gesamtsumme).

So korrigieren Sie eine Gruppenauswahlformel


1 Erstellen Sie einen Auftragsbericht mit Xtreme.mdb, der die folgenden Felder
enthlt:

{Kunde.KUNDE}
{Kunde.REGION}
{Auftrge.AUFTRAGS-ID}
{Auftrge.AUFTRAGSSUMME}

Crystal Reports Benutzerhandbuch

159

Daten gruppieren

Der Bericht zeigt fr jeden Auftrag die Firma an, die den Auftrag erteilt hat, das
Bundesland, in dem sich die Firma befindet, die Auftragsnummer und den
Wert des Auftrags.
2 Bilden Sie eine Zwischensumme von {Auftrge.AUFTRAGSSUMME} bilden,
wobei Sie {Kunde.REGION} als Sortier- und Gruppierfeld verwenden.
Crystal Reports sortiert die Daten nach dem Bundesland und berechnet immer
dann, wenn sich das Bundesland ndert, eine Zwischensumme im Feld
{Auftrge.AUFTRAGSSUMME). Siehe Zwischenergebnisse fr Daten
erstellen auf Seite 173.
3 Sie mchten sicherlich den Gesamtwert aller Auftrge anzeigen.
4 Wenn Sie den Auftragswert der einzelnen Bundeslandgruppen als Prozentsatz
von allen Auftrgen anzeigen mchten, mssen Sie eine Berichtsformel
(Prozent) erstellen, die fr jedes Zwischenergebnis berechnet, wie hoch ihr
prozentualer Anteil am Gesamtergebnis ist.

Sum({Auftrge.AUFTRAGSSUMME}, {Kunde.REGION}) %
Sum({Auftrge.AUFTRAGSSUMME})
5 Fgen Sie die Formel im Gruppenfubereich des Berichts ein.
6 Vielleicht mchten Sie nun noch feststellen, welche Bundeslnder weniger als
5% zum Gesamtumsatz beitragen. Verweisen Sie hierzu in einer
Gruppenauswahlformel auf die Formel (@prozent), die nur solche Gruppen
auswhlt, deren Prozentsatz (des Zwischenergebnisses vom Gesamtergebnis)
weniger als 5% betrgt:

{@prozent} < 5
Wenn Sie auf Speichern und schlieen klicken, dann erhalten Sie die folgende
Fehlermeldung:

Diese Formel nicht benutzt werden, da sie spter ausgewertet werden mu.
7 Anstatt in der Gruppenauswahlformel den Formelnamen (in diesem Fall
@prozent) zu verwenden, geben Sie die Formel selbst ein (die Formel mit dem
Namen @prozent). Verwenden Sie also anstelle der Gruppenauswahlformel:

{@prozent} < 5
die Gruppenauswahlformel

Sum({Auftrge.AUFTRAGSSUMME}, {Kunde.REGION}) %
Sum({Auftrge.AUFTRAGSSUMME}) < 5
Wenn Sie den Bericht jetzt drucken, werden nur die Bundeslnder, die weniger
als 5% zum Umsatz beitragen ausgegeben.

160

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

Daten in Intervallen gruppieren


Es kann vorkommen, da Daten in Intervallen gruppiert werden sollen.
Altersgruppen, Zeitabschnitte und Umsatzklassen sind Beispiele fr
Intervallgruppierungen, die Sie mit dem nachstehend beschriebenen Verfahren
erstellen knnen. In diesem Beispiel klassifizieren Sie Kunden nach dem im
Vorjahr gettigten Umsatz.
In diesem Beispiel wird eine Gruppierungsart verwendet, die als Gruppieren
nach spezieller Reihenfolge bezeichnet wird. Bei dieser Gruppierungsart knnen
Sie festlegen, welche Datenstze einer Gruppe angehren sollen. Sie definieren die
gewnschten Intervalle, und das Programm erledigt den Rest.

So gruppieren Sie Daten in Intervallen


1 Erstellen Sie zunchst einen Bericht aus den Beispieldaten der Datei Xtreme.mdb,
und fgen Sie im Detailbereich folgende Datenfelder von links nach rechts ein:

{Kunde.KUNDE}
{Kunde.REGION}
{Kunde.PLZ}
{Kunde.LAND}
{Kunde.VORJAHRESUMSATZ}
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Vorjahresumsatz, zeigen Sie
auf Einfgen und whlen Sie aus dem Kontextmen Zwischenergebnis aus.
Das Dialogfeld Zwischenergebnis einfgen wird angezeigt.

3 Um Intervalle auf der Basis des Vorjahresumsatzes einzurichten, whlen Sie daher
Vorjahresumsatz als Feld nach dem gruppiert und sortiert werden soll aus.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

161

Daten gruppieren

4 Whlen Sie in der zweiten Dropdown-Liste in angegebener Reihenfolge aus.


Die Spezielle Reihenfolge wird in der Registerkarte angezeigt.

5 Klicken Sie auf Neu.


Das Dialogfeld Vordefinierte Gruppe festlegen wird angezeigt.

6 Geben Sie Weniger als $10.000 im Feld Gruppenname ein.


Dieser Name erscheint dann als Gruppenwert fr das Feld Gruppenname.
7 Da die erste Gruppe nur die Datenstze enthalten soll, in denen der
Vorjahresumsatz unter 10.000 DM liegt, stellen Sie die drei Dropdown-Listen
so ein, da die Bedingung wie folgt lautet:
Ist kleiner als 10000
8 Klicken Sie auf OK, um zur Registerkarte Spezielle Reihenfolge
zurckzukehren.
9 Klicken Sie auf Neu.
Das Dialogfeld Vordefinierte Gruppe festlegen wird wieder angezeigt.

162

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

10 Erstellen Sie eine zweite Gruppe, mit Daten zwischen 10.000 DM und 25.000 DM.
 Geben Sie $10.000 bis $25.000 im Feld Gruppenname ein.
 Stellen Sie das erste Feld so ein, da die Bedingung wie folgt lautet. liegt
zwischen
 Legen sie den Bereich wie folgt fest:
 Geben Sie im oberen Feld der Dropdown-Liste 10000 ein.
 Geben Sie im unteren Feld der Dropdown-Liste 25000 ein.
Sie haben jetzt eine Gruppe festgelegt, die alle Werte zwischen 10.000 DM und
25.000 DM enthlt.
11 Klicken Sie auf OK, um zur Registerkarte Spezielle Reihenfolge
zurckzukehren.
12 Klicken Sie auf Neu.
Das Dialogfeld Vordefinierte Gruppe festlegen wird wieder angezeigt.
13 Legen Sie die letzte Gruppe fest, die alle Werte ber 25.000 DM enthalten soll.
 Geben Sie Mehr als $25.000 im Feld Gruppenname ein.
 Stellen Sie das erste Feld so ein, da die Bedingung wie folgt lautet. ist
grer als
 Geben Sie 25000 ein.
14 Klicken Sie auf OK, um zur Registerkarte Spezielle Reihenfolge
zurckzukehren.
15 Klicken Sie auf OK. Der Bericht wird nach Intervall in einer speziellen
Reihenfolge gruppiert. Ihr Bericht sollte etwa so aussehen:

Crystal Reports Benutzerhandbuch

163

Daten gruppieren

So gruppieren Sie nach dem ersten Buchstaben des Firmennamens


Angenommen, Sie mchten die Daten nach dem ersten Buchstaben des
Firmennamens in Gruppen aufteilen. Beispielsweise sollen in der Kundenliste alle
mit A beginnenden Kunden eine Gruppe bilden, danach alle B-Kunden eine
weitere Gruppe, usw. Dies knnen Sie nicht durch Auswahl in Dialogfeldern
erreichen. Sie mssen hierzu Formeln verwenden.
Keine Angst, wenn Sie mit Formeln noch nicht vertraut sind. Wir zeigen Ihnen,
welche Formel Sie hierzu bentigen und wie Sie diese eingeben.
Weitere Informationen ber das Erstellen und Bearbeiten von Formeln finden Sie
in Formeln im berblick auf Seite 408.
Im nchsten Schritt soll eine Formel erstellt werden, die den ersten Buchstaben aus
jedem Kundennamen extrahiert. Danach gruppieren Sie die Daten, wobei Sie dieses
Formelfeld als Feld nach dem gruppiert und sortiert werden soll verwenden. Das
Programm sortiert die Daten dann nach dem ersten Buchstaben des Kundennamens
und beginnt eine neue Gruppe, sobald sich der Anfangsbuchstabe ndert.

So gruppieren Sie Daten nach dem Anfangsbuchstaben des


Firmennamens
1 Erstellen Sie zunchst einen Bericht aus den Beispieldaten der Datei
Xtreme.mdb, und fgen Sie im Detailbereich folgende Datenfelder von links
nach rechts ein:

{Kunde.KUNDE}
{Kunde.REGION}
{Kunde.PLZ}
{Kunde.LAND}
2 Whlen Sie den Befehl Feldobjekt aus dem Men Einfgen.
Das Dialogfeld Feld-Explorer wird angezeigt.

3 Whlen Sie Formelfelder aus und klicken Sie auf Neu.


4 Geben Sie im Dialogfeld Formelname einen bezeichnenden Namen fr die
Formel ein, beispielsweise Anfangsbuchstabe.

164

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

5 Klicken Sie auf OK.


Der Formel-Editor wird angezeigt.
6 Whlen Sie aus der Dropdown-Liste in der Ecke oben rechts die Option
Crystal-Syntax.
7 Geben Sie im Textfeld Formeltext folgende Formel ein:

{Kunde.Kunde}[1]
8 Klicken Sie auf Speichern und schlieen.
Damit kehren Sie zum Dialogfeld Feld -Explorer zurck. Der Name Ihrer
Formel ist im Feldobjekte-Verzeichnis aufgefhrt.
9 Klicken Sie im Men Einfgen auf Gruppe.
Das Dialogfeld Gruppe einfgen wird angezeigt.

10 Whlen Sie das Formelfeld als das Feld aus, nach dem die Daten gruppiert
werden sollen, aus der Dropdown-Liste.
11 Legen Sie als nchstes die Sortierrichtung fest.
12 Klicken Sie auf OK.
Sie kehren zu Ihrem Bericht zurck, in dem die Daten gem Ihren Angaben
nach dem Formelfeld gruppiert sind. Die Daten werden anhand des
Anfangsbuchstabens des Kundennamens in Gruppen unterteilt. Die Formel
liefert fr jede Gruppe die jeweils passende Kopfzeile.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

165

Daten gruppieren

Weitere Informationen ber Live-Kopfzeilen finden Sie unter LiveKopfzeilen auf Seite 179.
Ihr Bericht sollte etwa so aussehen:

Verwandte Themen
Formeln im berblick auf Seite 408.
Daten gruppieren auf Seite 152.
Daten in Intervallen gruppieren auf Seite 161.
Gruppenkpfe erstellen auf Seite 178.

Daten hierarchisch gruppieren


Sie knnen Daten in einem Bericht so gruppieren, da hierarchische Beziehungen
sichtbar werden. Wenn Sie Ihre Daten hierarchisch gruppieren, sortieren Sie
Informationen anhand der Beziehung zwischen zwei Feldern.
Wenn Sie beispielsweise die hierarchische Struktur einer Abteilung anzeigen
mchten, knnten Sie dazu die Gruppendaten nach Mitarbeiter-ID gruppieren
und mit Hilfe des Datenfelds mit der Angabe des Vorgesetzten, dem ein
Angestellter Bericht erstatten mu, die Hierarchie bestimmen.

166

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

So gruppieren Sie Daten nach Hierarchie


1 Klicken Sie im Men Einfgen auf Gruppe.
2 Whlen Sie im Dialogfeld Gruppe einfgen das Feld, das die Basis Ihrer
Hierarchie bilden soll.
Wenn Sie beispielsweise die hierarchische Struktur der Angestellten einer Firma
anzeigen mchten, dann whlen Sie das Datenfeld mit der Mitarbeiter-ID. Wenn
Sie die hierarchische Struktur regionaler Verkaufsstellen anzeigen mchten,
dann whlen Sie die Namen von Verkaufsstellen.
3 Whlen Sie in aufsteigender Reihenfolge.
4 Standardmig wird im Gruppenkopf des Berichts der Wert des Feldes
angezeigt, nach dem Sie gruppieren lassen. Whlen Sie das Kontrollkstchen
Gruppennamefeld anpassen, wenn Sie mchten, da im Gruppenkopf ein
anderer Wert angezeigt wird.
Wenn Sie beispielsweise nach {Mitarbeiter.Mitarbeiter-ID} gruppiert haben,
wird bei jedem Wechsel einer Gruppe die zugehrige Mitarbeiter-ID angezeigt.
5 Klicken Sie auf OK.
Die von Ihnen erstellte Gruppe wird zum Bericht hinzugefgt.
6 Klicken Sie im Men Bericht auf Hierarchische Gruppieroptionen.
Das Dialogfeld Hierarchische Optionen wird angezeigt.

7 Whlen Sie in der Liste Verfgbare Gruppen die Gruppe aus, die Sie
hierarchisch organisieren mchten.
Wenn Sie in Ihrem Bericht nur eine Gruppe erstellt haben, wird diese
automatisch in der Liste Verfgbare Gruppen ausgewhlt.
8 Whlen Sie das Kontrollkstchen Daten hierarchisch sortieren.
9 Whlen Sie in der Feld fr bergeordnete ID das Feld aus, nach dem das Feld
Instanz-ID organisiert werden soll.
Whlen Sie beispielsweise fr einen Bericht ber die Unternehmenshierarchie
den Datenfeldeintrag mit dem Supervisor aus, dem der Angestellte Bericht
erstatten mu.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

167

Daten gruppieren

Hinweis: Die Felder Instanz-ID und bergeordnete ID mssen vom selben


Typ sein. Wenn z. B. das Feld Instanz-ID Zeichenfolgedaten enthlt, mu das
Feld bergeordnete ID ebenfalls Zeichenfolgedaten enthalten.
10 Geben Sie im Feld Gruppe einrcken den Wert ein, um den jede Untergruppe
eingerckt werden soll.
11 Klicken Sie auf OK.
Die Berichtsdaten werden jetzt hierarchisch gruppiert. Wenn ntig, knnen Sie
nun Ergebnisfelder fr Ihre neue hierarchische Gruppierung berechnen. Wenn Sie
Zwischenergebnisse, Gesamtergebnisse oder Gruppenergebnisse auf die normale
Weise einfgen, whlen Sie die Option Summe in Hierarchien. Nhere
Informationen hierzu finden Sie unter Gruppenergebnis bilden auf Seite 169
und Zwischenergebnisse bilden auf Seite 173.
Tip: Wenn Sie den Gruppenkopf unterdrcken mchten, whlen Sie den
Gruppenkopf aus. Klicken Sie im Men Format auf Absatzformatierung. Klicken
Sie auf das Kontrollkstchen Unterdrcken.
Hinweis:
 Die oberste Ebene der Hierarchie wird durch Gruppeninstanzen bestimmt, die
der Instanz-ID und der bergeordneten ID entsprechen.
 Wenn eine Gruppeninstanz mit keiner bergeordneten ID verbunden ist, wird
sie an der Spitze der Hierarchie angezeigt.

Gruppen bearbeiten
So bearbeiten Sie eine Gruppe
1 Klicken Sie im Men Bericht auf Gruppenwechsel-Assistent.
2 Whlen Sie im Dialogfeld Gruppe ndern die Gruppe aus, die Sie bearbeiten
mchten.
3 Klicken Sie auf Optionen.
4 Bearbeiten Sie im Dialogfeld Gruppenoptionen ndern die Gruppe wie
erforderlich.
5 Klicken Sie auf OK.
Im Bericht werden die nderungen angezeigt, die Sie an der Gruppe
vorgenommen haben.

168

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

Gruppenergebnis bilden
Ein wichtiger Grund, Datenstze in Gruppen aufzuteilen, besteht darin, da Sie
Berechnungen gruppenweise anstatt fr alle Datenstze des Berichts vornehmen
knnen.
Wenn Crystal Reports Daten zusammenfat, werden diese zunchst sortiert und
in Gruppen unterteilt; erst danach werden die Werte gruppenweise
zusammengefat. Das Programm fhrt dies alles automatisch aus.
Crystal Reports bietet eine Reihe von Optionen zum Bilden von
Gruppenergebnissen. Abhngig vom Datentyp des Feldes, das zusammengefat
werden soll, knnen Sie:
 die Summe der Werte in jeder Gruppe bilden
 alle Werte oder nur die unterschiedlichen Werte zhlen
 das Maximum, Minimum oder den Mittelwert bestimmen
 zwei verschiedene Standardabweichungen und Varianzen berechnen
Beispiel:

 Kundenlistenberichte: Zeigen die Anzahl der Kunden in den einzelnen


Bundeslndern auf. Im Gruppenergebnis werden die einzelnen Kunden in den
einzelnen Bundeslandgruppen gezhlt.
 Auftragsberichte: Zeigen den durchschnittlichen Auftragswert pro Monat auf.
Im Gruppenergebnis wird die Gre des Durchschnittsauftrags jeder
Monatsgruppe berechnet.
 Umsatzberichte: Zeigen den Gesamtumsatz pro Vertreter auf. Im
Gruppenergebnis wird die Summe oder Zwischensumme der Auftragsbetrge
der einzelnen Vertretergruppen ermittelt.
Hinweis: Sie knnen Gruppenergebnisfelder auch ber hierarchische Gruppen
hinweg berechnen. Whlen Sie dazu Summe in Hierarchien im Dialogfeld
Zwischenergebnis einfgen, Gesamtergebnis einfgen oder Gruppenergebnis
einfgen aus.

So bilden Sie Gruppenergebnisse fr gruppierte Daten


1 Klicken Sie im Men Einfgen auf Gruppenergebnis.
Das Dialogfeld Gruppenergebnis einfgen wird angezeigt.
2 Whlen Sie in der oberen Dropdown-Liste die gewnschte
Gruppenergebnisoperation aus.
3 Whlen Sie in der zweiten Dropdown-Liste das Feld aus, nach dem die Daten
gruppiert werden sollen.
4 Whlen Sie in der dritten Dropdown-Liste die Sortierreihenfolge aus.
5 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

169

Gruppenergebnis bilden

Wenn Sie beispielsweise die Anzahl der Kunden pro Land ermitteln mchten,
knnen Sie ein Zhlfeld fr Kunden erstellen und nach Land gruppieren:

Verwandte Themen
Zwischenergebnisse fr Daten erstellen auf Seite 173.

Gruppen nach Gruppenergebniswerten ordnen


Sie knnen Gruppenergebnisse in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge
sortieren. Wenn Sie beispielsweise in einem Auftragsbericht die Auftrge nach
Bundesstaat gruppieren und entsprechende Zwischenergebnisse bilden, knnen
Sie diese wie folgt anordnen:
 Zuerst die Gruppe mit dem niedrigsten Zwischenergebnis, dann dem
nchsthheren, usw. (aufsteigend)
 Zuerst die Gruppe mit dem hchsten Zwischenergebnis, dann dem
nchstniedrigen, usw. (absteigend)
Sie knnen Gruppen in einem Bericht nach Summenergebnisse sortieren, indem Sie
auf dem Bericht Men den Befehl Top N/Gruppen Sortieren-Assistent benutzen.

So ordnen Sie Gruppen nach einem Gruppenergebniswert


1 Klicken Sie auf die Schaltflche Erste N-Assistent in der Zusatzsymbolleiste.
Der Erste N/Sortierungs-Assistent wird mit einer Registerkarte fr jede der
Gruppen in dem Bericht angezeigt.
2 Klicken Sie auf die Registerkarte der Gruppe, die Sie sortieren mchten.
3 Whlen Sie im linken Dropdown-Liste die Option Alles.

170

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

4 Whlen Sie von der rechten Liste das Gruppenergebnis, auf dem Ihre Auswahl
basieren soll.
Die Dropdown-Liste fr Zusammenfassungen (rechts) ist fr die Flle gedacht,
in denen sich mehrere Zusammenfassungen in einem Gruppenbereich
befinden. Angenommen, Sie mchten in einem Bericht ber Bestellungen die
Bestellungen jedes Kunden summieren und deren Durchschnitt berechnen und
dann sowohl die Summe als auch den Durchschnitt in denselben
Gruppenbereich einfgen. In einem solchen Fall wrden Sie die Summe oder
den Durchschnitt aus der Dropdown-Liste whlen.
5 Geben Sie die Sortierreihenfolge ein.
6 Wenn Sie eine zweite Sortiergruppe auswhlen mchten, wiederholen Sie die
Schritte 2-5.
Wenn Sie den Bericht ausfhren, sortiert das Programm die Daten nach der
angegebenen Gruppenreihenfolge.

Die ersten oder letzten N-Gruppen auswhlen


Oftmals ist es wnschenswert, in einem Bericht nur die ersten oder letzten NGruppen anzuzeigen: die Produktreihen, die am schnellsten verkauft werden, die
Verkaufsregionen mit der geringsten Produktivitt, die Bundesstaaten mit den
meisten Bestellungen usw. Da diese Art von Gruppenauswahl uerst beliebt ist,
enthlt das Programm den Erste N/Sortierungs-Assistenten, mit dem sie
problemlos eingerichtet werden kann.
Bei der Einrichtung von Erste N sollte noch folgendes beachtet werden: Beim
Auswhlen der ersten N-Gruppen mssen Sie jedoch auch bercksichtigen, was
mit den Datenstzen geschehen soll, die den festgelegten Kriterien nicht
entsprechen. Sie mssen entscheiden, ob diese aus Ihrem Bericht vllig
ausgeschlossen oder in einer gemeinsamen Gruppe zusammengefat werden
sollen. Das Programm lt beide Mglichkeiten zu.
Hinweis: Ihr Bericht mu einen Gruppenergebniswert enthalten, um die ersten
bzw. letzten N-Gruppen auswhlen zu knnen. Siehe Gruppenergebnis bilden
auf Seite 169.

So whlen Sie die ersten oder letzten N Gruppen aus


1 Entwerfen Sie Ihren Bericht, und fassen Sie die Daten wie gewnscht
zusammen. Nach dem Zusammenfassen gruppiert das Programm die Daten
und erstellt fr jede Gruppe ein Gruppenergebnis.
 Mit der Option Erste N-Gruppen weisen Sie das Programm an, die NGruppen anzuzeigen, deren Gruppenergebnisfelder die grten (Erste N)
Werte enthalten.
 Mit der Option Letzte N-Gruppen weisen Sie das Programm an, die NGruppen anzuzeigen, deren Gruppenergebnisfelder die kleinsten (Letzte
N) Werte enthalten.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

171

Gruppenergebnis bilden

2 Klicken Sie in der Zusatzsymbolleiste auf die Schaltflche Erste N-Assistent.


Der Erste N/Sortierungs-Assistent wird mit einer Registerkarte fr Ihre
Gruppe angezeigt.
Hinweis: Wenn Sie mehrere Gruppen haben, zeigt das Programm fr jede der
Gruppen eine Registerkarte an.

3 Whlen Sie aus der ersten Dropdown-Liste Erste N, Letzte N oder Alles aus.
4 Whlen Sie von der rechten Liste das Gruppenergebnis, auf dem Ihre Auswahl
basieren soll.
Die Dropdown-Liste fr Zusammenfassungen (rechts) ist fr die Flle gedacht,
in denen sich mehrere Zusammenfassungen in einem Gruppenbereich
befinden. Angenommen, Sie mchten in einem Bericht ber Bestellungen die
Bestellungen jedes Kunden summieren und deren Durchschnitt berechnen und
dann sowohl die Summe als auch den Durchschnitt in denselben
Gruppenbereich einfgen. In einem solchen Fall wrden Sie die Summe oder
den Durchschnitt aus der Dropdown-Liste whlen.
5 Geben Sie im Eingabefeld wobei N gleich die Anzahl der Gruppen ein, die
angezeigt werden sollen. Beispiel:
 Wenn Sie einen Bericht ber die drei Produktreihen anfertigen mchten,
die am schnellsten verkauft werden, dann whlen Sie im Erste N/
Sortierungs-Assistent die Option Erste N und legen fr N die Zahl 3 fest.
 Wenn Sie einen Bericht ber die fnf Absatzgebiete mit den schlechtesten
Umstzen erstellen mchten, dann whlen Sie im Erste N/SortierungsAssistent die Option Letzte N und legen fr N die Zahl 5 fest.
6 Klicken Sie auf das Kontrollkstchen Andere einschlieen, mit dem Namen
und geben Sie einen Namen ein, wenn Sie alle weiteren Datenstze gruppieren
mchten.
7 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.
Wenn Crystal Reports den Bericht ausfhrt, enthlt es nur die von Ihnen
festgelegten Gruppen.

172

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

Zwischenergebnisse bilden
Ein Zwischenergebnis ist ein Gruppenergebnis, welches numerische Werte in
einer Gruppe summiert. Crystal Reports gruppiert und bildet Zwischenergebnisse
in einem Schritt.
Hinweis: Wenn Sie zum Erstellen von Zwischenergebnissen Datenbanktabellen
verwenden, die in einer Beziehung gruppiert sind, in der eine Tabelle mit
mehreren anderen verknpft ist, mssen Sie anstelle eines Zwischenergebnisses
eine laufende Summe verwenden. Siehe So bilden Sie eine laufende Summe in
einer 1 zu n-Verknpfung auf Seite 190.

Zwischenergebnisse fr Daten erstellen


In diesem Beispiel werden Sie die Zwischenergebnisse fr den Vorjahresumsatz
nach Land erstellen.

So erstellen Sie Zwischenergebnisse von Daten


1 Erstellen Sie zunchst einen Bericht aus den Beispieldaten der Datei Xtreme.mdb,
und fgen Sie im Detailbereich folgende Datenfelder von links nach rechts ein:

{Kunde.KUNDE}
{Kunde.REGION}
{Kunde.PLZ}
{Kunde.LAND}
{Kunde.VORJAHRESUMSATZ}
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Vorjahresumsatz, zeigen
Sie auf Einfgen und whlen Sie aus dem Kontextmen Zwischenergebnis.
Das Dialogfeld Zwischenergebnis einfgen wird angezeigt, wobei ganz oben
im Dialogfeld das ausgewhlte Feld aufgefhrt wird.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

173

Zwischenergebnisse bilden

3 Whlen Sie, nach welchem Feld die Daten gruppiert werden sollen, legen Sie
eine Sortierreihenfolge fest, und klicken Sie auf OK, sobald Sie fertig sind.
Dadurch werden fr die Werte jeder Gruppe Zwischenergebnisse gebildet.

Preise erweitern und Zwischenergebnisse fr die Erweiterungen bilden


In Auftrags- oder Rechnungsberichten mssen Sie u. U. fr einzelne Positionen die
Preise erweitern und danach fr diese Preise Zwischenergebnisse bilden. Zu
diesem Zweck verwenden Sie eine einfache Formel, um die Preise zu erweitern,
und bilden dann fr das Formelfeld Zwischenergebnisse.

So erweitern Sie den Preis und bilden Zwischenergebnisse fr die


Erweiterungen
1 Erstellen Sie zunchst einen Bericht aus den Beispieldaten der Datei
Xtreme.mdb, und fgen Sie im Detailbereich folgende Datenfelder von links
nach rechts ein:

{Auftrge.KUNDEN-ID}
{Auftragseinzelheiten.PRODUKT-ID}
{Auftragseinzelheiten.MENGE}
{Auftragseinzelheiten.EINHEITENPREIS}
2 Um die Formel zum Erweitern der Preise zu erstellen, whlen Sie Einfgen im
Hauptmen und danach den Menbefehl Feldobjekt.
Das Dialogfeld Feld-Explorer wird angezeigt.
3 Whlen Sie Formelfelder aus, und klicken Sie auf Neu.
Das Dialogfeld Formelname wird angezeigt.
4 Geben Sie einen Namen fr Ihre Formel ein.
5 Klicken Sie auf OK.
Der Formel-Editor wird angezeigt.
6 Geben Sie die folgende Formel in dem Formelfeld ein.

{Auftragseinzelheiten.MENGE} * {Auftragseinzelheiten.EINHEITENPREIS}
7 Klicken Sie anschlieend auf die Schaltflche Speichern und schlieen.
Sie kehren zum Dialogfeld Feld Explorer zurck, in dem der Name der Formel
im Verzeichnis des Formelfeldes steht.

174

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

8 Doppelklicken Sie auf Ihre Formel, und fgen Sie das Formelfeld rechts neben
dem Feld Einheitspreis im Detailbereich des Berichts ein.
9 Klicken Sie auf Schlieen, um das Dialogfeld Feld-Explorer zu schlieen.
10 Um fr Erweiterungen Zwischenergebnisse zu bilden, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf das Formelfeld, zeigen auf Einfgen, und whlen Sie
im Kontextmen Zwischenergebnis.
Das Dialogfeld Zwischenergebnis einfgen wird angezeigt.
11 Um ein Zwischenergebnis des Wochenumsatzes zu erstellen, whlen Sie
{Auftrge.AUFTRAGSDATUM} als Feld aus, nach dem sortiert und gruppiert
werden soll. Whlen Sie danach fr jede Woche als Gruppenintervall.
Hinweis: Die Dropdown-Liste wird erst dann verfgbar, wenn Sie das Feld
Auftragsdatum whlen.

12 Klicken Sie auf OK, um das Zwischenergebnis in den Bericht einzufgen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

175

Prozentstze

Ihre Daten werden nach Datum sortiert und in wchentlichen Intervalle gruppiert.
Der endgltige Bericht sollte etwa so aussehen:

Prozentstze
Einen Prozentsatz berechnen
Sie knnen den Prozentsatz einer Gruppe innerhalb einer greren Gruppierung
berechnen. Beispielsweise knnen Sie den Prozentanteil der Umstze in den
einzelnen Stdten am Gesamtumsatz der einzelnen Lnder aufzeigen. Sie knnen
auch den Prozentanteil der einzelnen Lnder am Gesamtumsatz ermitteln.

So errechnen Sie einen Prozentsatz


1 Klicken Sie im Men Einfgen auf Gruppenergebnis.
Tip: Prozentsatzfelder knnen auch auf der Registerkarte Gruppenergebnis
des Berichterstellungs-Assistenten eingefgt werden.

176

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

Das Dialogfeld Gruppenergebnis einfgen wird angezeigt.

2 Geben Sie in der ersten Dropdown-Liste Summe ein.


3 Whlen Sie das Feld aus, fr das Sie das Gruppenergebnis berechnen mchten.
Sie knnen beispielsweise ein Feld einfgen, mit dem der Gesamtbetrag aller
Umstze aus dem Vorjahr berechnet wird.
4 Legen Sie fest, wie die Daten gruppiert werden sollen.
5 Klicken Sie auf das Kontrollkstchen Anzeigen als Prozentsatz von.
6 Whlen Sie die Gruppe aus, auf der dieser Prozentwert beruhen soll.
Sie knnen whlen, einen Prozentsatz einer Gruppe innerhalb einer anderen
Gruppe oder einen Prozentanteil am Gesamtergebnis aufzuzeigen.
7 Klicken Sie auf OK. Das Gruppenergebnisprozentfeld wird in Ihren Bericht
eingefgt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

177

Gruppenkpfe

Gruppenkpfe
Gruppenkpfe erstellen
Bei jeder Erstellung einer Gruppe, eines Zwischenergebnisses oder eines
Gruppenergebnisses erzeugt das Programm sowohl einen Gruppenfu- oder GFBereich, in dem jeder Zwischen- oder Gruppenergebniswert abgelegt wird, als
auch einen Gruppenkopf- oder GK-Bereich, in dem automatisch der
Gruppenname/-kopf abgelegt wird. Gruppenkpfe sind ntzlich und sogar
notwendig, wenn Sie mchten, da Ihre Berichtsdaten klar und verstndlich sind.
Obwohl das Programm einen Gruppenkopf automatisch erstellt, kann es mitunter
vorkommen, da Sie die Kopfzeile nach Ihren Bedrfnissen ndern mchten. Hier
erfahren Sie, wie die vier hufigsten Arten von Gruppenkpfen erstellt werden:
 Standardkpfe auf Seite 178
 Live-Kopfzeilen auf Seite 179
 Live-Kopfzeilen fr Gruppen, die auf Formel basieren auf Seite 180
 Kopfzeilen fr benutzerdefinierte Gruppen auf Seite 181

Standardkpfe
Ein Standardkopf ist ein Textblock, der dazu dient, die einzelnen Gruppen
eindeutig zu bezeichnen. Gute Beispiele fr diese Art von Gruppenkopf wren
Kunde, Bundesland und Auftrge monatlich.

Obwohl der Kopf recht aussagekrftig ist (Regionalumsatzzahlen z. B. bedeutet,


da es sich um eine regionale Gruppe handelt), erfahren Sie erst dann, welche
Region in der Gruppe enthalten ist, wenn Sie die Details in der Gruppe betrachten.

So erstellen Sie einen Standardkopf


1 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Textobjekt
einfgen.
2 Wenn der Objektzeiger erscheint, verschieben Sie den Objektrahmen in den
Gruppenkopfbereich.
3 Geben Sie den Text ein, den Sie fr die Kopfzeile verwenden mchten.

178

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

4 Klicken Sie auerhalb des Rahmens, sobald Sie fertig sind, um den Vorgang
abzuschlieen. Jetzt wird beim Ausfhren des Berichts am Anfang jeder
Gruppe derselbe Kopf angezeigt.

Live-Kopfzeilen
Eine Live-Kopfzeile ist eine Kopfzeile, deren Inhalt sich je nach Gruppe ndert.
Wenn beispielsweise fr die Daten Zwischenergebnisse pro Region ermittelt
werden, dann knnte in einer Live-Kopfzeile die in jeder Gruppe im Detail
beschriebene Region angegeben werden. Dadurch wrde die Gruppe Hessen eine
Kopfzeile haben, in der die Gruppe als Daten fr Hessen gekennzeichnet werden,
die Gruppe Bayern bekme eine Kopfzeile, die diese Gruppe als Daten fr Bayern
kennzeichnet und so weiter.
Hinweis: Beim Erstellen einer Gruppe fgt das Programm automatisch ein
Gruppennamefeld im Gruppenkopfbereich ein, es sei denn, Sie haben diese Option
mit dem Befehl Optionen im Men Datei deaktiviert. Im folgenden Abschnitt wird
detailliert beschrieben, wie Sie einen solchen Bereich manuell einfgen (falls Sie
dies nicht vom Programm automatisch vornehmen lassen) und verschiedene Arten
von Live-Kopfzeilen fr unterschiedliche Forderungen erstellen knnen.
Nur Gruppennamen
Die einfachste live-Kopfzeile zu erstellen, stammt von der Erkennung der Werte
des Gruppenfeldes.

So erstellen Sie eine Live-Kopfzeile nur nach Gruppenname


1 Whlen Sie den Befehl Feldobjekt aus dem Men Einfgen.
2 Erweitern Sie im Dialogfeld Feld-Explorer den Ordner Gruppennamefelder.
3 Doppelklicken Sie auf das Gruppennamefeld fr die Gruppe, die Sie gerade
bearbeiten und ziehen Sie es in den Gruppenkopfbereich dieser Gruppe.
Wenn Sie den Bericht ausfhren, wird fr jede Regionsgruppe als
Gruppenkopf die Gruppenfeldwert-ID angezeigt.
Gruppenname mit Text
Eine komplexere Live-Kopfzeile entsteht durch die Kombination von Text mit
einem Feldwert. Ein typischer Vertreter solcher Gruppenkopfzeilen, angewendet
auf nach Region gruppierte Daten, ist Umsatz fr Kalifornien oder Kunden mit
Postleitzahl 60606. Um derartige Kopfzeilen zu erstellen, befolgen Sie die
nachfolgenden drei Schritte:
 Fgen Sie ein Textobjekt in den Gruppenkopfbereich ein
 geben Sie den Text ein, der angezeigt werden soll
 geben Sie das Gruppennamenfeld im Textfeld an der Stelle ein, wo es in der
Kopfzeile stehen soll

Crystal Reports Benutzerhandbuch

179

Gruppenkpfe

Wenn beispielsweise die Kopfzeile Umsatz fr lauten und dann der zur
aktuellen Gruppe gehrende Regionsname folgen soll (Umsatz fr AZ, Umsatz fr
CA usw.), folgen Sie diesen Anweisungen:

So erstellen Sie eine Live-Kopfzeile mit einem Gruppenkopf, in dem


Text verwendet wird
1 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Textobjekt einfgen.
2 Fgen Sie den Objektrahmen im Gruppenkopfbereich der Gruppe ein.
3 Geben Sie den gewnschten Text und dahinter ein Leerzeichen ein.
4 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Felder einfgen.
5 Erweitern Sie im Dialogfeld Feld-Explorer den Ordner Gruppennamefelder.
6 Doppelklicken Sie auf das Gruppennamefeld fr die Gruppe, die Sie gerade
bearbeiten, und ziehen Sie es in das Textobjekt, und zwar unmittelbar hinter
dem Text und dem Leerzeichen, die Sie eingegeben haben.
Tip: Vergrern Sie das Textfeld so, da sowohl der Text als auch das
Gruppenfeld darin Platz haben.
7 Formatieren Sie das Textobjekt so, wie es angezeigt werden soll.
Wenn Sie den Bericht ausfhren, erstellt das Programm fr jede Gruppe eine LiveKopfzeile (mit Text).
Live-Kopfzeilen fr Gruppen, die auf Formel basieren
Wenn Sie eine Gruppe erstellen und ein Formelfeld als Feld nach dem gruppiert
und sortiert werden soll verwenden, erstellt das Programm automatisch ein
Gruppennamenfeld, das auf dem von der Formel zurckgegebenen Wert basiert.
Wenn Sie beispielsweise diese Formel erstellen:

{Kunde.KUNDE} [1]
und dann nach der Formel gruppieren, gruppiert das Programm die Daten nach
dem ersten Buchstaben des Feldes Kunde.
Zum Erstellen einer Live-Kopfzeile fr eine Gruppe, die auf einer Formel basiert,
fgen Sie das Gruppennamenfeld einfach in den Gruppenkopfbereich ein.
Wenn Sie den Bericht ausfhren, hat Gruppe A den Buchstaben A als
Kopfzeile, Gruppe B hat den Buchstaben B als Kopfzeile usw. Nhere
Informationen hierzu finden Sie unter So gruppieren Sie nach dem ersten
Buchstaben des Firmennamens auf Seite 164 und Daten in Intervallen
gruppieren auf Seite 161.
Wie Sie aussagekrftigere Kopfzeilen wie zum Beispiel Kunden, deren Name mit
dem Buchstaben B beginnt erstellen knnen, erfahren Sie unter Gruppenname
mit Text auf Seite 179.

180

Crystal Reports Benutzerhandbuch

9 : Sortieren, Gruppieren und Summenbildung

Kopfzeilen fr benutzerdefinierte Gruppen


Der letzte der mglichen Kopfzeilentypen ist eine Kopfzeile fr benutzerdefinierte
Gruppen, die dann erstellt werden, wenn Daten in einer angegebenen Reihenfolge
gruppiert werden. Wenn Sie eine Gruppierung mit spezieller Reihenfolge verwenden,
werden sowohl die Namen der einzelnen Gruppen als auch die zugehrigen
Datenstze festgelegt. Wie bei den anderen Gruppierungen erstellt das Programm
anhand der angegebenen Gruppennamen fr jede Gruppe ein Gruppennamefeld.

So erstellen Sie eine Kopfzeile fr benutzerdefinierte Gruppen


1 Whlen Sie den Befehl Feldobjekt aus dem Men Einfgen.
2 Erweitern Sie im Dialogfeld Feld-Explorer den Ordner Gruppennamefelder.
3 Fgen Sie das Gruppennamenfeld fr die benutzerdefinierten Gruppen in den
Gruppenkopfbereich ein.
Crystal Reports verwendet automatisch jeden zugewiesenen Gruppennamen fr
die entsprechende Gruppe.
Hinweis: Stellen Sie bei der Zuweisung von Namen zu Gruppen im Dialogfeld
Vordefinierte Gruppe festlegen sicher, da Sie tatschlich die Namen zuweisen,
die als Gruppenkpfe angezeigt werden.

Gruppenkpfe unterdrcken
Sie haben die Mglichkeit, Gruppenkpfe in Ihrem Bericht auszublenden.

So unterdrcken Sie Gruppenkpfe


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppenkopf und whlen Sie
Feld formatieren aus.
2 Klicken Sie im Format-Editor auf das Kontrollkstchen Unterdrcken auf der
Registerkarte Allgemein.
3 Klicken Sie auf OK.
Tip: Wenn der Gruppenkopf wieder angezeigt werden soll, klicken Sie erneut
auf das Kontrollkstchen Unterdrcken, um das Hkchen daraus zu entfernen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

181

Gruppenkpfe

Drilldown auf Gruppenkpfen


Um das Lesen von Berichten zu erleichtern, knnen Sie die Detailangaben Ihres
Berichts ausblenden, damit nur die Gruppenkpfe sichtbar sind. Bei Bedarf
knnen Sie auf einen Gruppenkopf klicken, um die Berichtsdetails zu sehen.

So zeigen Sie mit Drilldown auf Gruppenkpfen Details an


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den grauen Detailbereich auf der
linken Seite des Berichts.
2 Whlen Sie Ausblenden (Drilldown OK).
3 Klicken Sie auf Aktualisieren.
Wenn Sie den Cursor auf einen Gruppenkopf richten, wird der Cursor zu
einem Vergrerungsglas.
4 Doppelklicken Sie auf den Gruppenkopf, um Detailinformationen mit
Drilldown anzuzeigen.
Verwandte Themen
Die Drilldown-Option auf ein Gruppenergebnis benutzen auf Seite 108.

182

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Laufende Summen

10

Mit laufenden Summen steht Ihnen eine vielseitige und


leistungsfhige Methode zum Erstellen spezialisierter
Gruppenergebnisse und schrittweise zunehmender Summen
zur Verfgung.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie eine einfache laufende
Summe und eine laufende Summe innerhalb einer Gruppe in
Ihren Bericht einfgen knnen. Auerdem wird gezeigt, wie Sie
mit Hilfe von Formeln konditionelle (bedingte) laufende
Summen und laufende Summen erstellen knnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

183

Laufende Summen verstehen

Laufende Summen verstehen


Laufende Summen-Felder hneln Gruppenergebnisfeldern, aber ermglichen eine
bessere Kontrolle ber die Berechnung der Gesamtsumme und ihrer
Zurcksetzung. Mit laufenden Summen-Felder lassen sich insbesondere folgende
Summenbildungsfunktionen einfach ausfhren:
 Ansicht des Wertes einer Summe, die pro Datensatz berechnet wird
 Aufsummierung eines Wertes unabhngig von der Gruppierung des Berichts
 bedingte Aufsummierung eines Wertes
 Aufsummierung eines Wertes, nachdem eine Gruppenauswahlformel
angewendet wurde
 Aufsummierung eines Wertes von der Lauftabelle in einer 1:n-Beziehung

Funktionsweise laufender Summen


Ein laufendes Summen-Feld wird mit dem Laufende Summen-Assistenten erstellt.
Der Laufende Summen-Assistent erstellt ein laufendes Summen-Feld, indem er Sie
auffordert, folgendes auszuwhlen: ein Feld zur Gruppenergebnisbildung, die Art
des Gruppenergebnisses, die Bedingung, auf der die Berechnung basieren soll,
und die Bedingung, auf der die Berechnung zurckgesetzt werden soll.
Hinweis: Ein Laufende Summe-Feld kann zwar dazu verwendet werden, ein
Gruppenergebnis fr jedes Datenbank- oder Formelfeld zu errechnen, kann aber
nicht zur Errechnung des Gruppenergebnisses einer Druckzeitformel eingesetzt
werden. Weitere Informationen finden Sie unter Fludiagramm fr die
Berichterstellung in mehreren Arbeitsgngen auf Seite 706.

Laufende Summe-Felder einfgen


Die Berechnung eines Felds mit laufenden Summen hngt von den Einstellungen
ab, die im Laufende Summen-Assistenten ausgewhlt wurden. Die Position des
Felds wirkt sich jedoch auf den im Bericht angezeigten Wert aus. Bei einem
laufenden Summen-Feld, das jeden Datensatz auswertet und niemals (die
Gesamtsumme) im Berichtkopf zurcksetzt, wird nur der Wert des ersten
Datensatzes angezeigt. Wird das laufende Summen-Feld im Berichtfu
angeordnet, wird der gewnschte Wert zurckgegeben. Das laufende SummenFeld wird in beiden Fllen richtig berechnet, aber im ersten Fall zu zeitig angezeigt.
Es folgt eine Liste der Berichtbereiche und Datenstze, die von der laufenden
Summe verwendet werden.

184

Berichtkopf

Gibt den ersten Datensatz des Berichts zurck.

Seitenkopf

Erstellt eine laufende Summe bis zum ersten Datensatz


der aktuellen Seite (einschlielich).

Gruppenkopf

Erstellt eine laufende Summe bis zum ersten Datensatz


der aktuellen Gruppe (einschlielich).

Crystal Reports Benutzerhandbuch

10 : Laufende Summen

Detailbereich

Erstellt eine laufende Summe fr jeden Datensatz.

Gruppenfu

Erstellt eine Gesamtsumme fr jede Gruppe.

Seitenfu

Erstellt eine laufende Summe bis zum ersten Datensatz


der nchsten Seite (einschlielich).

Berichtfu

Erstellt eine Gesamtsumme aller Datenstze.

Laufende Summen erstellen


Eine laufende Summe in einer Liste verwalten
Laufende Summen sind Summen, die in der Regel datensatzweise angezeigt
werden. Summiert werden alle Datenstze (im Bericht, in der Gruppe usw.) bis
zum aktuellen Datensatz, der ebenfalls eingeschlossen wird.
Die einfachste Form einer laufenden Summe besteht in der Erstellung einer
einzelnen laufenden Summe, die fr die gesamte Liste gltig ist. In diesem Beispiel
erstellen Sie einen solchen Bericht und ermitteln die laufende Summe der
Auftragswerte.
Hinweis: Laufende Summe-Felder haben ein vorangestelltes #-Zeichen.

So erstellen Sie eine laufende Summe in einer Liste


1 Beginnen Sie damit, einen Bericht anhand der Beispieldatenbank Xtreme.mdb
zu erstellen. Verknpfen Sie die Tabellen Kunden und Auftrge, und fgen Sie
von links nach rechts folgende Felder in den Bereich Details ein:

{Kunde.KUNDE}
{Auftrge.AUFTRAGS-ID}
{Auftrge.AUFTRAGSSUMME}
2 Klicken Sie im Men Einfgen auf Feldobjekt.
Das Dialogfeld Feld-Explorer wird angezeigt.
3 Whlen Sie laufende Summe-Felder, und klicken Sie auf Neu.
Das Dialogfeld Laufendes Summen-Feld erstellen wird angezeigt.
4 Geben Sie den Namen Gesamtauftrge in das Textfeld Name der laufenden
Summe ein.
5 Whlen Sie {Auftrge.AUFTRAGSSUMME} aus dem Listenfeld Verfgbare
Tabellen und Felder aus, und klicken Sie auf die erste Pfeilschaltflche, um
das Feld in das Listenfeld Feld fr Gruppenergebniseinzugeben.
6 Whlen Sie Summe von der Typ des Gruppenergebnisses aus der Liste.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

185

Laufende Summen erstellen

7 Klicken Sie in der Auswertungssektion des Dialogfelds auf die Option Bei
nderung von Feld. Whlen Sie {Auftrge.AUFTRAGS-ID} als das Bei
nderung von-Feld.
Die laufende Summe wird jedes Mal ausgefhrt werden, wenn sich dieses Feld
ndert.
8 In der Sektion Zurcksetzen in diesem Dialogfeld, klicken Sie auf Niemals
(das gibt Ihnen eine laufende Summe, die nie zurckgesetzt wird, d.h. die
laufende Summe wird durch den Bericht fortgesetzt).
9 Klicken Sie auf OK, um die Laufende Summe zu speichern.
Sie kehren zur Dialogbox Feld Explorer zurck.
10 Geben Sie das laufende Summe-Feld in den Detailbereich Ihres Berichts ein,
und klicken Sie zur Rechten von {Auftrge.AUFTRAGSSUMME}.
Der Wert jedes Datensatzes wird zur Summe
des vorherigen Werts im Bericht hinzugefgt.

So wird die laufende Summe ohne Unterbrechung


ber die gesamte liste angezeigt.

186

Crystal Reports Benutzerhandbuch

10 : Laufende Summen

Eine laufende Summe fr Gruppen bilden


Laufende Summen werden auch hufig verwendet, um Elemente gruppenweise
zu summieren. Die laufende Summe beginnt in diesem Fall beim ersten
Gruppenelement und endet mit dem letzten. Dann beginnt derselbe Vorgang in
der nchsten Gruppe von vorne, wonach die nchste Gruppe folgt usw.
In diesem Beispiel erstellen Sie einen Bericht mit folgenden Merkmalen:

 Verwaltung einer laufenden Summe von Kundenauftrgen


 Gruppierung von Kundenauftrgen und Zurcksetzen der laufenden Summe
jeder Gruppe

 Anzeigen des Zwischenergebnisses fr jeden Auftrag (der letzten laufenden


Summe fr diesen Auftrag)

So erstellen Sie eine laufende Summe fr eine Gruppe


1 Beginnen Sie damit, zunchst einen Bericht mit den Beispieldaten der
Datenbank Xtreme.mdb zu erstellen.
Verknpfen Sie die Tabellen Kunden und Auftrge und plazieren Sie von links
nach rechts die folgenden Felder im Detailbereich:

{Kunde.KUNDE}
{Auftrge.AUFTRAGS-ID}
{Auftrge.AUFTRAGSSUMME}
2 Klicken Sie im Men Einfgen auf Gruppe und gruppieren Sie auf dem Feld
{Kunde.KUNDE}.
3 Klicken Sie im Men Einfgen auf Feldobjekt.
Das Dialogfeld Feld-Explorer wird angezeigt.
4 Whlen Sie Laufende Summe-Felder und klicken Sie auf Neu.
Das Dialogfeld Laufendes Summen-Feld erstellen wird angezeigt.
5 Geben Sie den Namen GruppeLaufendeSumme in das Textfeld Name der
laufenden Summe ein.
6 Whlen Sie {Auftrge.AUFTRAGSSUMME} aus dem Listenfeld Verfgbare
Tabellen und Felder aus und klicken Sie auf die erste Pfeilschaltflche, um
das Feld in das Listenfeld Feld fr Gruppenergebniseinzugeben.
7 Whlen Sie Summe aus den Typen der Gruppenergebnisse.
8 Klicken Sie in der Auswertungssektion des Dialogfelds auf die Option Fr
jeden Datensatz.
9 In der Sektion Zurcksetzen in diesem Dialogfeld, klicken Sie auf bei
nderungen der Gruppe und nehmen Sie den Standard Gruppennamen an.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

187

Laufende Summen erstellen

10 Klicken Sie auf OK, um die Laufende Summe zu speichern.


Damit kehren Sie zum Dialogfeld Feld -Explorer zurck.
11 Geben Sie das laufende Summe-Feld in den Detailbereich Ihres Berichts
unmittelbar zur Rechten vom Feld {Auftrge.AUFTRAGSSUMME} ein.
Hinweis: Wenn Sie das Gesamtergebnis jeder Gruppe anzeigen mchten,
geben Sie das laufende Summen-Feld im Gruppenfu Bereich des Berichtes ein.

Bedingte laufende Summen bilden


Es kann vorkommen, da Sie eine Liste von nicht gruppierten Werten haben, Sie
aber nur ein Zwischenergebnis von einigen dieser Werte bilden wollen. Beispiel:
 Eine Liste enthlt Kunden aus Kanada und den USA.
 Sie mchten die Kundendatenstze alphabetisch aufsteigend nach
Kundennamen sortiert verwalten.
 Sie mchten die Daten nicht nach Lndern gruppieren.
 Sie mchten jedoch die Datenstze der kanadischen Kunden summieren.
 Auerdem mchten Sie die Datenstze der US-Kunden summieren.
Um das zu machen, mssen Sie drei Formeln erstellen, eine zur Beachtung von
Datenstzen aus den USA und Kanada, eine, um die Summe aus den USA zu
drucken und eine dritte, um die Summe aus Kanada zu drucken.
 USAGesamt
Erstellt eine laufende Summe aller USA-Datenstze.
 KanadaGesamt
Erstellt eine laufende Summe aller Kanada-Datenstze.

So erstellen Sie eine laufende Summe


1 Beginnen Sie damit, zunchst einen Bericht mit den Beispieldaten der
Datenbank Xtreme.mdb zu erstellen. Fgen Sie von links nach rechts folgende
Felder in den Bereich Details ein:

{Kunde.KUNDE}
{Kunde.LAND}
{Kunde.VORJAHRESUMSATZ}
2 Klicken Sie im Men Bericht auf Datenstze sortieren.
Tip: Sie knnen statt dessen auch auf die Schaltflche Sortieren in der
Standardsymbolleiste klicken.
3 Sortieren Sie die Datenstze nach dem Feld {Kunde.KUNDE}.
4 Klicken Sie im Men Einfgen auf Feldobjekt.
Das Dialogfeld Feld-Explorer wird angezeigt.

188

Crystal Reports Benutzerhandbuch

10 : Laufende Summen

5 Whlen Sie Laufende Summe-Felder, und klicken Sie auf Neu.


Das Dialogfeld Laufendes Summen-Feld erstellen wird angezeigt.
6 Geben Sie den Namen USAGesamt in das Feld Laufende Summe-Name ein.
7 Markieren Sie {Kunde.VORJAHRESUMSATZ} im Listenfeld Verfgbare
Tabellen und Felder und verwenden Sie die erste Pfeilschaltflche, um das
Feld in das Textfeld Feld zur Gruppenergebnisbildung einzugeben.
8 Whlen Sie Summe von der Typ des Gruppenergebnisses aus der Liste.
9 Klicken Sie im Bereich Auswerten des Dialogfeldes auf Formel verwenden.
Klicken Sie dann auf die Schaltflche Formel.
Der Laufende Summe-Bedingunsformel-Editor wird angezeigt.
10 Geben Sie die folgende Formel in der Formelbox ein:
{Kunde.LAND} = USA
Hierdurch wird dem Programm mitgeteilt, da es die laufende Summe jedes
Mal auswerten soll, wenn es einen Datensatz antrifft, bei dem {Kunde.LAND}
USA entspricht. Die laufende Summe wird alle anderen Datenstze
ignorieren.
11 Sobald die Syntax der Formel korrekt ist, klicken Sie auf Speichern und
schlieen.
Sie kehren zu dem Dialogfeld Laufende Summe-Feld erstellen zurck.
12 Klicken Sie in der Sektion Zurcksetzen in dem Dialogfeld auf die Option
Niemals.
13 Klicken Sie auf OK, um die Laufende Summe zu speichern.
Sie kehren zur Dialogbox Feld Explorer zurck.
14 Plazieren Sie das Laufende Summe-Feld im Detailbereich Ihres Berichts.
15 Erstellen Sie jetzt nach dem in den Schritten 3 bis 13 beschriebenen Verfahren das
Laufende Summe-Feld KanadaGesamt. Der einzige Unterschied besteht darin,
da Sie jetzt fr die Auswertungsformel folgenden Wert festlegen werden:

{Kunde.Land} = "Kanada"
16 Wenn Sie damit fertig sind, plazieren Sie das Feld #KanadaGesamt im
Detailbereich Ihres Berichts gleich rechts neben das Feld
{Kunde.VORJAHRESUMSATZ}.
17 Wenn nur das Gesamtergebnis der Umstze in Kanada und den USA
ausgegeben werden soll, dann plazieren Sie die beiden von Ihnen erstellten
Laufende Summe-Felder im Berichtfubereich Ihres Berichts.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

189

Laufende Summen erstellen

So bilden Sie eine laufende Summe in einer 1 zu n-Verknpfung


Mit dem Begriff A-zu-B-, A-zu-C-Bericht wurde bisher jeder Bericht bezeichnet,
in dem eine Haupttabelle mit zwei Nachschlagetabellen verknpft ist (siehe
Methoden fr das Nachschlagen in Tabellen (Datenbanken mit direktem
Zugriff) auf Seite 564). Bei einer echten A-zu-B-, A-zu-C-Verknpfung enthlt
eine der beiden Nachschlagetabellen meist mehr Datenstze als die andere.
In einer wahren A-zu-B, A-zu-C-Beziehung enthlt eine der beiden
Nachschlagetabellen gewhnlich mehr Datenstze als die andere. Wenn Sie diese
Datenstze nach einem Feld der Haupttabelle gruppieren, werden Werte in der
kleineren Nachschlagetabelle fr jeden Wert in der greren Nachschlagetabelle
wiederholt. Die folgende Tabelle zeigt Daten fr eine A-zu-B-, A-zu-CVerknpfung. Die Kundentabelle ist mit der Gutschrifttabelle und mit der
Auftragstabelle verknpft. Beachten Sie, da Jones nur eine Gutschriftsnummer
besitzt, da aber die Gutschrift und der dazugehrige Betrag fr jeden der beiden
Auftrge von Jones wiederholt werden.
Name

Kreditnummer

Kredit

Auftrags-ID

Auftragssumme

Jones

-10.00

10.00

Jones

-10.00

12.00

Smith

-23.00

20.00

Smith

-45.00

30.00

In diesem Beispiel wird ein Standardzwischenergebnis fr das Feld Auftrge


Betrag und das Feld Kredit verwendet. Von daher wird Jones einziger Kredit
zweimal gezhlt und das Zwischenergebnis zeigt den falschen Wert von -20,00 an.
Name

Kreditnummer

Kredit

Auftrags-ID

Auftragssumme

Jones

-10.00

10.00

Jones

-10.00

-20.00

12.00
22.00

Smith

-23.00

20.00

Smith

-45.00

30.00

-68.00

50.00

Hinweis: Beachten Sie, da der Gesamtbetrag des Kredits fr Jones falsch ist.
Dieses Problem wrde auch im Feld Auftragssumme auftreten, wenn
beispielsweise Jones zwei verschiedene Gutschriftbetrge, aber nur einen Auftrag
htte. Vermeiden Sie dieses Problem, indem Sie eine laufende Summe fr jedes
Feld erstellen, fr das Zwischenergebnisse gebildet werden sollen.

190

Crystal Reports Benutzerhandbuch

10 : Laufende Summen

Laufende Summen mit Hilfe einer Formel erstellen


Wenn Sie Daten unterdrckt haben oder Ihre Daten auf einer Formel beruhen, die
WhilePrintingRecords (beim Ausdrucken von Datenstzen) ausgewertet wird,
sollten Sie eine Laufende Summe-Formel erstellen, anstatt den Laufende SummeAuswahl-Assistenten zu verwenden.
Wenn Sie eine laufende Summe manuell erstellen, mssen Sie dazu drei Formeln
schreiben:
 eine Gruppenergebnisformel
 eine Rcksetzungsformel zum Zurcksetzen einer Variablen auf Null
 eine Anzeigeformel zum Anzeigen der Variablen.
Im nchsten Ablauf werden Sie einen Bericht erstellen, der folgende Aufgaben erfllt:

 Verwaltung einer laufenden Summe von Kundenauftrgen


 Gruppierung von Kundenauftrgen und Zurcksetzen der laufenden Summe
jeder Gruppe
 Anzeigen des Zwischenergebnisses fr jeden Auftrag (der letzten laufenden
Summe fr diesen Auftrag).

So erstellen Sie laufende Summen mit Hilfe einer Formel


1 Erstellen Sie zunchst einen Bericht aus den Beispieldaten der Datei
Xtreme.mdb, und fgen Sie im Detailbereich folgende Datenfelder von links
nach rechts ein:

{Kunde.KUNDE}
{Auftrge.AUFTRAGS-ID}
{Auftrge.AUFTRAGSSUMME}
2 Whlen Sie den Befehl Feldobjekt aus dem Men Einfgen.
3 Whlen Sie Formelfelder im Dialogfeld Feld-Explorer aus, und klicken Sie auf
Neu.
4 Geben Sie der Formel den Namen LaufendeSumme, und klicken Sie auf OK.
5 Geben Sie folgendes im Formel-Editor ein:

WhilePrintingRecords;
CurrencyVar-Betrag;
Betrag := Betrag + {Auftrge.AUFTRAGSSUMME};
6 Klicken Sie auf Speichern und schlieen.
7 Plazieren Sie diese Formel im Detailbereich Ihres Berichts gleich rechts neben
dem Feld {Auftrge.AUFTRAGSSUMME}.
Diese Formel druckt die laufende Summe der im Feld Auftragssumme
enthaltenen Werte aus.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

191

Laufende Summen mit Hilfe einer Formel erstellen

8 Klicken Sie im Men Einfgen auf Gruppe, und gruppieren Sie den Bericht
auf dem Feld {Kunde.KUNDE}.
9 Erstellen Sie im Formel-Editor die Formel BetragZurcksetzen:

WhilePrintingRecords;
CurrencyVar Betrag := 0;
Diese Formel enthlt folgende Anweisung:
Setze den Wert der Variablen Betrag auf 0.
10 Plazieren Sie diese Formel im Bereich Gruppenfu #1 Ihres Berichts.
Da der Bereich Gruppenfu #1 fr jede Gruppe einmal angezeigt wird, wird
die Formel @BetragZurcksetzen bei jedem Wechsel der Gruppe ausgewertet.
Daher wird die Variable Betrag jedesmal auf 0 zurckgesetzt, wenn eine neue
Gruppe beginnt.
11 Whlen Sie im Bericht die Formel @BetragZurcksetzen und verwenden Sie
den Format-Editor, um sie zu unterdrcken, damit sie in der endgltigen
Druckausgabe nicht ausgegeben wird.
12 Erstellen Sie im Formel-Editor die Formel BetragAnzeigen:

WhilePrintingRecords;
CurrencyVar-Betrag;
Diese Formel dient lediglich dazu, jederzeit den gerade aktuellen Wert der
Variablen Betrag anzuzeigen.
13 Plazieren Sie diese Formel im Bereich Gruppenfu #1 Ihres Berichts.
Da der Bereich Gruppenfu #1 fr jede Gruppe einmal angezeigt wird, wird
die Formel @BetragAnzeigen jedesmal ausgewertet, wenn eine Gruppe endet.
Daher wird der in der Variablen Betrag gespeicherte Wert bei jedem Wechsel
der Gruppe ausgedruckt.

Hinweis: Diese Formel druckt denselben Wert aus, den die Formel
@LaufendeSumme als laufende Summe fr den letzten Datensatz jeder
Gruppe ausgibt. Da sie ihn jedoch im Gruppenfubereich ausdruckt, wird er
als Zwischenergebnis einer Gruppe und nicht als laufende Summe gewertet.

192

Crystal Reports Benutzerhandbuch

10 : Laufende Summen

Ihre Ergebnisse mten weitgehend mit den Ergebnissen in folgendem Bericht


bereinstimmen:
Der Wert
jedes
Datensatzes
wird zur
Summe des
vorherigen
Werts im
Bericht
hinzugefgt.
Bei jeder neuen
Gruppe beginnt
die laufende
Summe von
vorne.
Die letzte laufende
Summe jeder
Gruppe wird zum
Zwischen- ergebnis
dieser Gruppe.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

In diesem
Bericht wird
die laufende
Summe
innerhalb
jeder Gruppe
angezeigt.

193

Laufende Summen mit Hilfe einer Formel erstellen

194

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Berichte mit Mehrfachbereichen

11

In diesem Kapitel werden die verschiedenen Arten


aussagekrftiger Berichte vorgestellt, die Sie mit den
Berichterstellungsfunktionen von Crystal Reports in mehreren
Bereichen generieren knnen. Mit diesen Funktionen knnen
Sie Berichte erstellen, in denen einzelne Werte anhand von
Kriterien, die Sie selbst festlegen, unterschiedlich verarbeitet
werden. Diese Konzepte werden anschlieend auf die
Erstellung von Serienbriefen bertragen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

195

ber Bereiche

ber Bereiche
Crystal Reports stellt fnf Entwurfszonen zum Erstellen von Berichten zur Verfgung:
 Berichtkopf
 Seitenkopf
 Details
 Berichtfu
 Seitenfu.

Wenn Sie einen neuen Bericht erstellen, enthlt jeder Abschnitt zu Beginn einen
einzigen Bereich. Es ist nicht mglich, diese ursprnglichen Bereiche zu lschen,
aber Sie knnen weitere Bereiche hinzufgen. Sobald Sie Bereiche hinzugefgt
haben, knnen Sie sie lschen, sie in Relation zu anderen hnlichen Bereichen
verschieben oder miteinander verwandte Bereiche zusammenfassen.

Mit Bereichen arbeiten


Einen Bereich einfgen
1 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf Bereichs-Assistent.
Der Bereichs-Assistent wird geffnet, in dem eine Liste aller im Bericht
enthaltenen Bereiche angezeigt wird. Wenn mehrere Bereiche eines Typs
vorhanden sind, erhalten die einzelnen Bereiche die Kennbuchstaben A, B, C usw.
Hinweis: Das Programm stellt nur diejenigen Optionen bereit
(Freiformplazierung, Davor neue Seite usw.), die auf den gerade markierten
Bereich angewendet werden knnen.
2 Markieren Sie den Bereich, nach dem Sie einen Bereich einfgen mchten.
3 Klicken Sie auf Einfgen.
Ein neuer Bereich wird unmittelbar unter dem markierten Bereich eingefgt.

196

Crystal Reports Benutzerhandbuch

11 : Berichte mit Mehrfachbereichen

Hinweis: Sie knnen Bereiche auch einfgen, indem Sie auf den Registerkarten
Entwurf oder Seitenansicht mit der rechten Maustaste auf die schattierte Flche
links neben einem Bereich klicken und aus dem Kontextmen die Option Bereich
darunter einfgen whlen.

Einen Bereich lschen


1 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf Bereichs-Assistent.
Der Bereichs-Assistent wird geffnet, in dem eine Liste aller im Bericht
enthaltenen Bereiche angezeigt wird. Wenn mehrere Bereiche eines Typs
vorhanden sind, erhalten die einzelnen Bereiche die Kennbuchstaben A, B, C usw.
Hinweis: Das Programm stellt nur diejenigen Optionen bereit
(Freiformplazierung, Davor neue Seite usw.), die auf den gerade markierten
Bereich angewendet werden knnen.
2 Markieren Sie den Bereich, den Sie entwerfen mchten.
3 Klicken Sie auf Lschen.
Der markierte Bereich wird aus dem Bericht entfernt.

Einen Bereich verschieben


1 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf Bereichs-Assistent.
Der Bereichs-Assistent wird geffnet, in dem eine Liste aller im Bericht
enthaltenen Bereiche angezeigt wird. Wenn mehrere Bereiche eines Typs
vorhanden sind, erhalten die einzelnen Bereiche die Kennbuchstaben A, B, C usw.
Hinweis: Das Programm stellt nur diejenigen Optionen bereit
(Freiformplazierung, Davor neue Seite usw.), die auf den gerade markierten
Bereich angewendet werden knnen.
2 Markieren Sie den Bereich, den Sie verschieben mchten.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

197

Mit Bereichen arbeiten

3 Klicken Sie auf eine der Pfeiltasten, um den Bereich nach oben oder nach unten
zu verschieben.
4 Wenn Bereich (C) markiert ist, klicken Sie zweimal auf die Pfeiltaste Nach oben.

Die Daten aus Bereich (C) werden in den Bereich (A) verschoben. Die Daten in
den anderen Bereichen werden nach unten verschoben.
Hinweis:
 Ein Bereich kann nur innerhalb einer Zone nach oben oder unten verschoben
werden.
 Die Buchstaben, die Bereiche identifizieren, geben immer die relative (im
Gegensatz zur originalen) Position innerhalb der Zone an. Wenn Sie
beispielsweise einen Bereich (C) nach oben verschieben, wird daraus ein
Bereich (B). Er verliert seine ursprngliche Bezeichnung (C).

Zwei gleichartige Bereiche zusammenfhren


Es kann vorkommen, da Sie Objekte zunchst in zwei Bereiche eingefgt haben
(in denen sie nacheinander ausgegeben werden), diese nun aber in einem einzigen
Bereich unterbringen mchten (in denen sie gleichzeitig ausgegeben werden). Sie
knnen die zwei Bereiche zusammenfhren und dann die Objekte im neuen
Bereich nach Bedarf neu anordnen.

So fassen Sie verwandte Bereiche zusammen


1 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf Bereichs-Assistent.
Der Bereichs-Assistent wird geffnet, in dem eine Liste aller im Bericht
enthaltenen Bereiche angezeigt wird. Wenn mehrere Bereiche eines Typs
vorhanden sind, erhalten die einzelnen Bereiche die Kennbuchstaben A, B, C usw.
Hinweis: Das Programm stellt nur diejenigen Optionen bereit
(Freiformplazierung, Davor neue Seite usw.), die auf den gerade markierten
Bereich angewendet werden knnen.

198

Crystal Reports Benutzerhandbuch

11 : Berichte mit Mehrfachbereichen

2 Verschieben Sie die Bereiche so, da die zwei zusammenzufhrenden Bereiche


in der Liste unmittelbar aufeinanderfolgen.
3 Markieren Sie den oberen Bereich.
4 Wenn Sie den Bereich (B) markieren und auf Zusammenfhren klicken, wird
Bereich (C) mit Bereich (B) zu einem einzigen Bereich zusammengefat.
.

5 Ordnen Sie die Objekte nach Bedarf um.

Bereiche aufteilen und ihre Gre ndern


Auf der Registerkarte Entwurf knnen Sie eine Zone mit Hilfe der Maus in
mehrere Bereiche aufteilen.

Bereiche teilen
1 Fhren Sie den Mauszeiger auf die linke Begrenzung der zu teilenden Zone.
2 Wenn der Zeiger die Form des Bereichsteilungs-Cursors annimmt, klicken Sie
auf die Begrenzung.
3 Wenn der Bereichsteiler-Cursor angezeigt wird, ziehen Sie die horizontale
Linie an die gewnschte Position.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

199

Bereiche aufteilen und ihre Gre ndern

Bereiche vergrern/verkleinern
1 Setzen Sie den Zeiger auf die untere Begrenzung des Bereichs, dessen Gre
Sie ndern mchten.
2 Wenn der Zeiger die Form des Grennderungs-Cursors annimmt, ziehen
Sie die Begrenzung nach oben/unten, um den Bereich zu vergrern oder zu
verkleinern.

Gre eines Bereichs ndern, um Leerrume zu entfernen


Um berflssigen Leerraum aus einem Bereich mit Objekten zu entfernen, klicken
Sie mit der rechten Maustaste auf der Registerkarte Entwurf oder Seitenansicht auf
die schattierte Flche links neben dem Bereich, und whlen Sie dann aus dem
Kontextmen die Option Bereich ausrichten. Das Programm pat die
Bereichsgre automatisch an, indem es die untere Bereichsbegrenzung bis zur
Basislinie des untersten Objekts im Bereich verschiebt.
Ziehen Sie den
Groennderungs-Cursor nach
oben, um den darberliegenden
Bereich zu verkleinern.

Ziehen Sie den


Grennderungs-Cursor nach
unten, um den darberliegenden
Bereich zu vergrern.

In zwei Fllen wird ein Bereich automatisch vertikal vergrert:

 Wenn Sie ein Objekt einfgen, das grer (hher) als der vorgesehene Bereich
ist, oder

 Wenn Sie das Objekt vertikal vergrern, so da es grer als der vorgesehene
Bereich wird.
Hinweis: Sie knnen einen Bereich nicht kleiner als ein darin enthaltenes Objekt
machen.

200

Crystal Reports Benutzerhandbuch

11 : Berichte mit Mehrfachbereichen

Mehrfachbereiche in Berichten verwenden


Bestimmte Berichterstellungsaufgaben lassen sich am effizientesten durchfhren,
wenn innerhalb eines Abschnitts mehrere Bereiche erstellt werden. Dazu gehren
beispielsweise folgende Aufgaben:
 Verhindern, da sich Objekte variabler Lnge gegenseitig berdecken (siehe
So verhindern Sie, da sich Objekte variabler Lnge gegenseitig
berschreiben auf Seite 201)
 Bedingtes Formatieren von Objekten (siehe Bedingtes Formatieren von
Objekten auf Seite 202)
 Wechselnde Hintergrundfarben fr Zeilen (siehe So richten Sie zeilenweise
wechselnde Hintergrundfarben ein auf Seite 203)
 Eliminieren von Leerzeilen fr leere Felder (siehe Das Drucken von
Leerzeilen verhindern auf Seite 204)
 Hinzufgen von Leerzeilen bei Erfllung bestimmter Bedingungen (siehe
Bedingtes Hinzufgen von Leerzeilen auf Seite 205).
Sobald Sie die Mglichkeiten erkennen, die sich durch Verwenden mehrerer Bereiche
bieten, werden Sie noch mehr Wege finden, die gewnschten Ergebnisse zu erhalten.
Verwandte Themen
Mit Bereichen arbeiten auf Seite 196.

So verhindern Sie, da sich Objekte variabler Lnge gegenseitig


berschreiben
Wenn Sie in einem bestimmten Bereich eines Berichts Unterberichte oder andere
Objekte variabler Lnge oberhalb bereits vorhandener Objekte einfgen und die
Option Kann grer werden im Format-Editor eingestellt haben, berlagert das
obere Objekt unter Umstnden Objekte, die sich darunter befinden. Dies knnen
Sie nur verhindern, wenn Sie:
 Den Bereich so erweitert haben, da er der maximalen Gre des Objekts
entspricht, und
 Zwischen den Objekten ausreichend Leerraum lassen, damit das erste Objekt
bereits vollstndig gedruckt ist, bevor mit dem Druck des zweiten Objekts
begonnen wird.
Sie knnen dieses Problem jedoch lsen, indem Sie einen Mehrfachbereich
erstellen und Objekte unterhalb des Objekts variabler Lnge in einen separaten
Bereich bzw. Bereiche einfgen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

201

Mehrfachbereiche in Berichten verwenden

Wenn der Bericht ausgefhrt wird, wird nun zuerst der Bereich mit dem Objekt
variabler Lnge vollstndig gedruckt, bevor der Druck des darunterliegenden
Bereichs beginnt, so da Sie das gewnschte Ergebnis erhalten. Siehe Zwei oder
mehr nicht zusammenhngende Berichte kombinieren auf Seite 541.
Hinweis: Ein solches Problem kann sowohl durch Memo- und BLOB-Felder aber
auch durch Unterberichte verursacht werden.

Bedingtes Formatieren von Objekten


Vielleicht mchten Sie einen Bericht erstellen, der in Abhngigkeit vom Wert eines
Feldes unterschiedliche Formate verwendet. So bentigen Sie beispielsweise einen
internationalen Bericht, in dem die Whrungsangaben der einzelnen Lnder mit
dem in diesem Land blichen Whrungsformat gedruckt werden. Sie knnen dies
erreichen, indem Sie mehrere Bereiche verwenden.

So formatieren Sie Objekte bedingt


1 Erstellen Sie einen Bericht. Siehe Den Bericht erstellen auf Seite 43. Stellen
Sie sicher, da in Ihrem Bericht das Feld Vorjahresumsatz aus der Tabelle
Kunde enthalten ist.
2 Erstellen Sie fr jedes Land, das ein eigenes Format erfordert, einen
Detailbereich. Siehe Mit Bereichen arbeiten auf Seite 196.
3 Achten Sie darauf, da in jedem der Detailbereiche dieselben Daten enthalten
sind; jedes im Detailbereich A plazierte Feld mu auch im Detailbereich B und
C usw. plaziert werden.
4 Whlen Sie im Detailbereich A das Feld Vorjahresumsatz, und klicken Sie
danach in der Zusatzsymbolleiste auf Format.
Der Format-Editor wird geffnet, und die Registerkarte Zahl wird angezeigt.
5 Stellen Sie den Whrungsstil ein, den Sie fr das erste Land verwenden mchten.
6 Klicken Sie auf OK, um zum Bericht zurckzukehren.
7 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf Bereichs-Assistent.
Der Bereichs-Assistent wird angezeigt.

202

Crystal Reports Benutzerhandbuch

11 : Berichte mit Mehrfachbereichen

8 Whlen Sie im Listenfeld Bereiche den Detailbereich A aus. Whlen Sie das
Kontrollkstchen Unterdrcken (kein Drilldown).
9 Klicken Sie auf die Schaltflche Bedingungsformel rechts neben dem
Kontrollkstchen Unterdrcken (kein Drilldown) und verwenden Sie den
Formelformat-Editor, um eine Formel zur Festlegung der Bedingungen zu
erstellen, unter denen der Bereich unterdrckt werden soll.
Wenn beispielsweise im Detailbereich A Whrungswerte fr Grobritannien
enthalten sind, knnten Sie eine Formel erstellen, in der festgelegt wird, da die
Landesangabe nicht UK (Grobritannien) entspricht. Anders ausgedrckt: Sie
wrden eine Formel erstellen, die diesen Bereich unterdrckt, wenn der Wert
fr Land nicht UK ist. Dies htte zur Folge, da der Bereich nur dann gedruckt
wird, wenn der Datensatz den Wert fr Grobritannien enthlt.
10 Wiederholen Sie fr jeden weiteren Bereich die Schritte 4 bis 9.
Danach werden beim Drucken des Berichts die Datums- und Whrungsangaben
der verschiedenen Lnder in dem fr diese Lnder geltenden Format ausgegeben.
Siehe Mit bedingter Formatierung arbeiten auf Seite 256.

So richten Sie zeilenweise wechselnde Hintergrundfarben ein


Ein anderer typischer Verwendungszweck fr Mehrfachbereiche besteht darin, die
Hintergrundfarbe von Zeilen im Detailbereich eines Berichts abwechselnd zu ndern,
um die Lesbarkeit zu erhhen (wie auf Papier mit abwechselnd grnen Streifen).

So richten Sie zeilenweise wechselnde Hintergrundfarben ein


1 Fgen Sie mit dem Bereichs-Assistenten einen zweiten Detailbereich ein. Nun
sollten die Detailbereiche A und B vorhanden sein. Siehe Mit Bereichen
arbeiten auf Seite 196.
2 Markieren Sie im Listenfeld Bereiche des Bereichs-Assistenten den Eintrag
Details A, klicken Sie auf die Registerkarte Farbe und stellen Sie als
Hintergrundfarbe Wei ein.
3 Klicken Sie zuerst auf die Registerkarte Allgemein und dann auf Bedingte
Formel rechts neben der Option Unterdrcken (kein Drilldown) und geben
Sie anschlieend im Formel-Editor die folgende Formel ein:

Remainder (RecordNumber,2)<>0
Diese Formel dividiert die aktuelle Datensatznummer durch 2 und wenn der
Rest ungleich Null ist (was bei jeder ungeraden Datensatznummer zutrifft),
unterdrckt das Programm den Bereich.
4 Klicken Sie auf Speichern und Schlieen.
5 Whlen Sie jetzt Details B aus und stellen Sie die Hintergrundfarbe auf Grn ein.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

203

Mehrfachbereiche in Berichten verwenden

6 Legen Sie fr diesen Bereich nach dem Verfahren aus Schritt 3 fr die Option
Unterdrcken eine Bedingung fest, indem Sie die folgende Formel eingeben:

Remainder(RecordNumber,2) = 0
Diese Formel dividiert die aktuelle Datensatznummer durch 2 und wenn der
Rest gleich Null ist, unterdrckt das Programm den Bereich.
7 Erstellen Sie den Bericht und stellen Sie sicher, da Informationen und Layout
in beiden Detailbereichen identisch sind. Mit anderen Worten, was Sie in
Detailbereich A einfgen, mssen Sie auch in Detailbereich B einfgen.
Wenn Sie nun den Bericht ausfhren, druckt das Programm alle geradzahligen
Zeilen auf weiem Hintergrund und alle ungeradzahligen Zeilen auf grnem
Hintergrund.

Das Drucken von Leerzeilen verhindern


Es kommt sehr hufig vor, da in einer Kundentabelle zwei Adresszeilen
vorgesehen sind - eine Zeile (Adresse1) fr die Strae und die zweite Zeile
(Adresse2) etwa fr die Postfachnummer. Adresse1 enthlt in der Regel einen
Wert, Adresse2 bleibt jedoch oft frei. Wenn Sie aus diesen Daten eine Kundenliste
erstellen und die Felder fr das Adreetikett untereinander anordnen, werden die
Adressen der Kunden, in deren Datensatz das Feld Adresse2 leer ist, mit einer
Leerzeile gedruckt. Sie knnen diese Leerzeile beseitigen, indem Sie entweder
Mehrfachbereiche verwenden oder Leerzeilen unterdrcken.

So beseitigen Sie Leerzeilen unter Verwendung von


Mehrfachbereichen
1 Erstellen Sie mit Hilfe des Bereichs-Assistenten zwei neue Detailbereiche, so
da Sie insgesamt ber drei Detailbereiche verfgen. Siehe Mit Bereichen
arbeiten auf Seite 196.
2 Fgen Sie das Feld Adresse2 als einziges Feld in den mittleren Detailbereich
ein und die anderen Daten im oberen oder unteren Detailbereich an die Stelle,
wo sie im Bericht gedruckt werden sollen.
3 Markieren Sie im Bereichs-Assistenten den mittleren Bereich.
4 Whlen Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkstchen Leeren
Bereich unterdrcken.
Wenn Sie nun den Bericht drucken und der Detailbereich fr Adresse2 leer ist,
druckt ihn das Programm nicht, so da keine unerwnschten Leerzeilen im
Bericht vorkommen.

204

Crystal Reports Benutzerhandbuch

11 : Berichte mit Mehrfachbereichen

So unterdrcken Sie Leerzeilen in eingebetteten Feldern


1 ffnen Sie den Bericht ber die Registerkarte Entwurf und klicken Sie auf das
gewnschte Textobjekt, d.h. auf das Textobjekt, das in einigen Datenstzen
Leerzeilen hervorruft.
Tip: Vergewissern Sie sich, da Sie auf ein Textobjekt geklickt haben.
berprfen Sie dazu, da in der Statuszeile in der unteren linken Ecke des
Bildschirms das Wort Text erscheint.
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textobjekt. Klicken Sie dann im
Kontextmen auf Text formatieren.
3 Whlen Sie im Format-Editor die Option Leerzeilen in eingebetteten Feldern
unterdrcken und klicken Sie auf OK.
Jetzt erscheinen beim Drucken des Berichts keine ungewollten Leerzeilen mehr fr
leere eingebettete Felder. Sie knnen die nderungen auf der Registerkarte
Seitenansicht berprfen.

Ohne Leeren Bereich


unterdrcken wird das Feld
Adresse2 auch gedruckt,
wenn es leer ist.

Mit Leeren Bereich


unterdrcken wird das Feld
Adresse2 nicht gedruckt,
wenn es leer ist.

Bedingtes Hinzufgen von Leerzeilen


Unter Verwendung von Mehrfachbereichen knnen Sie unter bestimmten
Bedingungen eine Leerzeile im Bericht drucken. So knnten Sie beispielsweise
eine Leerzeile nach jedem fnften Datensatz im Bericht einfgen wollen.

So fgen Sie Leerzeilen unter bestimmten Bedingungen hinzu


1 Verwenden Sie den Bereichs-Assistenten, um zwei Detailbereiche zu erstellen.
Siehe Mit Bereichen arbeiten auf Seite 196.
2 Fgen Sie die Berichtdaten in den ersten Detailbereich ein.
3 Lassen Sie den zweiten Detailbereich leer.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

205

Serienbriefe

4 Markieren Sie im Bereichs-Assistenten den zweiten Bereich.


5 Whlen Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkstchen
Unterdrcken (kein Drilldown) und klicken Sie danach auf die Schaltflche
zur Formatierung als Bedingung rechts daneben.
6 Geben Sie folgende Formel im Formatformel-Editor ein:

Remainder (RecordNumber,5) <> 0


Diese Formel dividiert die aktuelle Datensatznummer durch 5. Bleibt bei der
Division ein Rest, so wird der leere Bereich unterdrckt. Liefert die Division jedoch
den Rest Null (was nach dem Drucken von jeweils fnf Datenstzen zutrifft), so
druckt das Programm den zweiten Detailbereich, fgt also eine Leerzeile ein.
Hinweis: Wenn Sie eine Leerzeile unter anderen Bedingungen einfgen
mchten, ndern Sie die Formel entsprechend. Siehe Mit bedingter
Formatierung arbeiten auf Seite 256.

Serienbriefe
Briefvordrucke selbst sind nicht notwendigerweise Berichte mit
Mehrfachbereichen, werden aber hufig in Berichten mit Mehrfachbereichen
verwendet, um Mailing-Aktionen durchzufhren. Im Abschnitt Bedingte
Mitteilungen in Briefvordrucken drucken auf Seite 214, wird erklrt, wie derselbe
Vordruck in mehreren Varianten in einer Mailing-Aktion verwendet wird.
In Serienbriefen werden hufig Textobjekte dafr verwendet, den Inhalt des
Berichts aufzunehmen. Eine Einfhrung in die Textobjekte sowie eine
Demonstration dessen, wie diese in Serienbriefen zu verwenden sind, finden Sie in
den folgenden Abschnitten.

Mit Textobjekten arbeiten


Sie werden viele Funktionen von Textobjekten verwenden, wenn Sie Briefvordrucke
erstellen. Dieser kurze berblick ber Textobjekte erleichtert Ihnen die Erstellung des
Briefvordrucks im nchsten Abschnitt. Auerdem sollte folgendes beachtet werden:
 Ein Textobjekt kann Text und Felder enthalten. In diesem Beispiel werden Sie
beides verwenden.
 Hier werden Sie die Gre des Textobjekts so einrichten, da es als Brief
gedruckt werden kann.
Sie knnen mit Textobjekten in zwei verschiedenen Modi arbeiten:
 Verschiebungs-/Grennderungsmodus
 Bearbeitungsmodus

206

Crystal Reports Benutzerhandbuch

11 : Berichte mit Mehrfachbereichen

Verschiebungs-/Grennderungsmodus
Im Verschiebungs-/Grennderungsmodus wird das Objekt im gestrichelten
Rahmen mit Ziehpunkten dargestellt.

In diesem Modus knnen Sie die Objektgre ndern, indem Sie beliebige
Ziehpunkte ziehen und das Objekt verschieben, indem Sie den Cursor im Objekt
positionieren und es an eine andere Stelle ziehen. Sie knnen in diesem Modus
auch Felder einfgen, jedoch keinen Text. Ein Textobjekt lt sich auf zwei Arten
in den Verschiebungs-/Grennderungsmodus einfgen:
 durch Klicken auf das Textobjekt, wenn es inaktiv ist oder
 durch Klicken auf den Rahmen, wenn sich das Objekt im Bearbeitungsmodus
befindet.

Bearbeitungsmodus
Wenn sich das Objekt im Bearbeitungsmodus befindet, wird es mit gestricheltem
Rahmen ohne Ziehpunkte und mit einem Formatierungslineal am oberen Rand
der Registerkarte dargestellt.

Wenn Sie ein Textobjekt neu einfgen, befindet es sich im Bearbeitungsmodus. Sie
knnen ein Textobjekt auch in den Bearbeitungsmodus versetzen, indem Sie
darauf doppelklicken, wenn es inaktiv ist oder sich im Verschiebungs-/
Grennderungsmodus befindet.
Jedes Textobjekt besitzt die wichtigsten Textverarbeitungsfunktionen, wie z.B. die
mgliche nderung der Schriftart einzelner Zeichen und Felder sowie
automatischer Zeilenumbruch. Im Bearbeitungsmodus knnen Sie sowohl Text als
auch Datenbankfelder, Formeln und andere Nicht-Textobjekte einfgen. Im
Bearbeitungsmodus enthlt das Objekt eine Einfgemarke - einen blinkenden,
senkrechten Strich, hinter dem einzugebender Text oder einzufgende Felder
beginnen.
Die Einfgemarke bewegt sich mit dem eingegebenen Text und bleibt automatisch
rechts neben dem zuletzt eingegebenen Zeichen. Sie verschiebt sich auch, wenn Sie
ein Feld einfgen und bleibt automatisch rechts neben dem Feld. Sie bewegt sich
jeweils um eine Zeichenposition weiter, wenn Sie die LEERTASTE drcken. Sie
bewegt sich eine Zeile nach unten an den linken Innenrand des Textobjekts, wenn
Sie die EINGABETASTE drcken. Sie springt auf die Mauszeigerposition, wenn
Sie auf eine beliebige Stelle im vorhandenen Text klicken.
Beim Durcharbeiten der Lernprogramme zu Mehrfachbereichen wird davon
ausgegangen, da Sie Texteingaben oder Felder immer an der derzeitigen Position
der Einfgemarke vornehmen, es sei denn, es ist etwas anderes angegeben.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

207

Serienbriefe

 Um Text in einem Textobjekt zu markieren (zum Lschen, ndern der


Schriftart usw.), fhren Sie den Cursor zuerst ber den Text. Sobald der Ifrmige Mauszeiger angezeigt wird, ziehen Sie den Cursor ber den zu
markierenden Text, um ihn hervorzuheben.
 Um ein Feld in einem Textobjekt auszuwhlen, fhren Sie den Cursor auf das
Feld, und klicken Sie mit der rechten Maustaste, sobald der I-frmige
Mauszeiger angezeigt wird.
 Um Text einzufgen, geben Sie einfach den gewnschten Text ein. Er erscheint
bei der Position der Einfgemarke.

Hinweis: Es mu in jedem Fall der Drag & Drop-Cursor sichtbar sein, bevor
Sie das Feld einfgen. Wenn Sie ihn nicht sehen, wird das Feld unter
Umstnden so angeordnet, da es das Textobjekt berlagert und nicht in das
Textobjekt eingefgt wird. Es mag zwar so aussehen, als wre das Feld in das
Textobjekt eingefgt worden. Wenn sie das Objekt verschieben, bewegt sich
das Feld jedoch nicht mit.
 Die Einfgemarke ist in den Drag & Drop-Cursor eingebunden. Wenn das
Textobjekt bereits Text oder Felder enthlt, bewegt sich die Einfgemarke mit
dem Drag & Drop-Cursor und ermglicht Ihnen so, die genaue Position
abzulesen, an der das Feld positioniert werden soll. Das Programm fgt das
Feld immer an der Einfgemarke ein.

Wenn Sie den DropCursor verschieben...

...wird die Einfgemarke


entsprechend verschoben.

Verwandte Themen
Mit Textobjekten arbeiten auf Seite 206.

Einen Serienbrief mit Hilfe eines Textobjekts erstellen


Im folgenden Abschnitt wird gezeigt, wie Sie einen Serienbrief erstellen knnen.
Sie werden zum Erstellen eines Serienbriefs ein Textobjekt verwenden. Der von
Ihnen erstellte Serienbrief wird mit einer Datenbanktabelle verknpft, damit jeder
Brief mit den Firmenangaben eines anderen Datensatzes ausgefllt wird.
Sollten Sie bei einem der Schritte Schwierigkeiten haben, lesen Sie bitte unter Mit
Textobjekten arbeiten auf Seite 206 nach.

208

Crystal Reports Benutzerhandbuch

11 : Berichte mit Mehrfachbereichen

So erstellen Sie einen Briefvordruck


Der Brief soll Datum, Adresse, Anrede, einen Absatz als Brieftext und die
Gruformel enthalten.
1 Erstellen Sie einen leeren Bericht. Verwenden Sie dazu die Tabelle Kunde der
Datei Xtreme.mdb.
Die Registerkarte Entwurf wird geffnet und die Option Datenbankfelder
des Dialogfelds Feld-Explorer wird markiert angezeigt.
2 Da die Feldtitel nicht ber den Feldern gedruckt werden sollen, die Sie in den
Brief einfgen, deaktivieren Sie auf der Registerkarte Layout des Dialogfelds
Optionen die Option Detailfeldtitel einfgen.
3 Fgen Sie im Bereich Details des Berichts ein Textobjekt ein.

4 Klicken Sie auf den Rahmen des Textobjekts, um das Objekt in den
Verschiebungs-/Grennderungsmodus zu versetzen.
5 Ziehen Sie den Ziehpunkt am rechten Objektrand an den rechten Rand der
Registerkarte Entwurf. So wird das Objekt etwa 21 cm breit, was etwa der
Breite einer DIN-A4-Seite entspricht. Unter Umstnden mssen Sie diesen
Vorgang unterbrechen, sich mit Hilfe der Bildlaufleiste im Fenster nach rechts
bewegen und die Feldvergrerung fortsetzen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

209

Serienbriefe

6 Doppelklicken Sie im Textobjekt, um es in den Bearbeitungsmodus zu


versetzen. Jetzt knnen Sie mit der Bearbeitung des Briefvordrucks beginnen.
Die Einfgemarke befindet sich zunchst ganz links oben im Objekt.

Ein Datum einfgen


1 Um ein Datum im Brief einzufgen, doppelklicken Sie im Dialogfeld FeldExplorer auf Spezialfelder und fhren einen Bildlauf durch, bis Sie die Option
Druckdatum finden.
2 Klicken Sie auf Druckdatum, ziehen Sie den Plazierungsrahmen in das
Textobjekt, und fgen Sie den Rahmen am Einfgepunkt ein.
Hinweis: Um die Formatierung des Datums im Brief zu ndern,
doppelklicken Sie auf den Rand des Textobjekts, um es auszuwhlen. Klicken
Sie danach mit der rechten Maustaste auf das Feld Druckdatum und whlen
Sie im Kontextmen den Befehl Formatieren [Druckdatum]. Nehmen Sie auf
der Registerkarte Datum/Zeit des Format-Editors die gewnschten
nderungen vor, sobald der Format-Editor angezeigt wird.
3 Drcken Sie zweimal die Eingabetaste, um etwas Platz zwischen dem Datum
und der Innenadresse einzufgen und den Einfgepunkt im Textobjekt weiter
nach unten zu bewegen.
Tip: Unter Umstnden mssen Sie die Gre des Detailbereichs ndern, um
das Textobjekt, dessen Gre gendert wurde, sehen zu knnen.

Adresse auf dem Briefbogen erstellen


1 Um die Adresse auf dem Briefbogen zu erstellen, ziehen Sie die
Datenbankfelder aus der Kundentabelle in Feld-Explorer in das Textobjekt.
2 Ziehen Sie das Feld Adresse1 an die Einfgemarke und drcken Sie dann die
Eingabetaste. Die Einfgemarke wird eine Zeile nach unten positioniert.
3 Ziehen Sie das Feld Ort und fgen Sie es an der Einfgemarke ein.
4 Geben Sie ein Komma und dann ein Leerzeichen ein.

210

Crystal Reports Benutzerhandbuch

11 : Berichte mit Mehrfachbereichen

5 Ziehen Sie das Feld Region an die Einfgemarke.


6 Geben Sie zwei Leerzeilen ein.
7 Schlielich, ziehen Sie das Feld PLZ und fgen Sie es an der Einfgemarke ein.
Die Einfgemarke wird eine Zeile nach unten positioniert.
8 Drcken Sie noch einmal die Eingabetaste, um die Einfgemarke eine Zeile
weiter nach unten an die Stelle zu bewegen, an der die Anrede stehen soll.
Damit ist die Adresse vollstndig.
Hinweis: Wenn Sie ein Feld in ein Textobjekt einfgen, wird automatisch an
beiden Rndern berflssiger Leerraum abgeschnitten.

So erstellen Sie eine Anrede


1 Drcken Sie viermal die EINGABETASTE, um die Einfgemarke nach unten
zu verschieben.
2 Geben Sie Sehr geehrte(r) und ein Leerzeichen ein (lassen Sie dabei die
Anfhrungszeichen weg).
3 Markieren Sie im Dialogfeld Felder Explorer das Feld Anrede Kontakt aus der
Tabelle Kunde, ziehen Sie es in das Textobjekt und fgen Sie es unmittelbar
hinter dem Leerzeichen ein.
4 Geben Sie ein Leerzeichen ein. Das Programm positioniert die Einfgemarke
unmittelbar hinter dem Leerzeichen.
5 Ziehen Sie wiederum aus dem Dialogfeld Felder einfgen das Feld Nachname
Kontakt in das Textobjekt und fgen Sie es an der Einfgemarke ein. Die
Einfgemarke bewegt sich rechts neben das Feld.
6 Geben Sie einen Doppelpunkt (:) ein. Geben Sie an der Einfgemarke ein
Komma ein und drcken Sie die EINGABETASTE zweimal, um die
Einfgemarke an den Anfang der bernchsten Zeile zu setzen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

211

Serienbriefe

Brieftext erstellen
1 Ihr Unternehmen (ohne Anfhrungszeichen), ein Komma und ein
Leerzeichen.
2 Ziehen Sie das Feld Kunde in das Textobjekt und fgen Sie es an der
Einfgemarke unmittelbar hinter dem Leerzeichen ein.
3 Geben Sie ein Komma und dann ein Leerzeichen ein.
4 Geben Sie den folgenden Text ein (ohne die Anfhrungszeichen): hat dazu
beigetragen, da das Jahr 1998 fr XTREME Mountain Bikes ein
herausragendes Jahr wurde. Ich hoffe, da 1999 ein sehr erfolgreiches Jahr fr
Sie sein wird.
5 Drcken Sie zweimal die EINGABETASTE.
6 Geben Sie Mit freundlichen Gren (ohne Anfhrungszeichen) und dann
ein Komma ein und drcken Sie anschlieend viermal die EINGABETASTE.
7 Geben Sie abschlieend Ihren Namen ein, um den Briefvordruck zu
vervollstndigen.

212

Crystal Reports Benutzerhandbuch

11 : Berichte mit Mehrfachbereichen

Die Registerkarte Entwurf sollte jetzt etwa so aussehen:

8 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf Seitenansicht, um den


Briefvordruck zu berprfen.
Er sollte jetzt etwa so aussehen:

Crystal Reports Benutzerhandbuch

213

Serienbriefe

Bedingte Mitteilungen in Briefvordrucken drucken


Es kann vorkommen, da Sie einen Serienbrief nur drucken wollen, wenn eine
Bedingung zutrifft. Beispielsweise knnten Sie Kunden mit nicht berzogenem
Kreditrahmen zu weiteren Einkufen ermuntern, aber Kunden, die ihren
Kreditrahmen berzogen haben, zur Zahlung auffordern. Beide Briefe knnen Sie
in einem einzigen Bericht erstellen.

So erstellen Sie eine bedingte Mitteilung


1 Fgen Sie mit dem Bereichs-Assistenten einen zweiten Detailbereich in den
Bericht ein. Siehe Mit Bereichen arbeiten auf Seite 196.
2 Erstellen Sie zwei Briefvordrucke. Fgen Sie den Brief, der die Kunden zum
Kauf ermuntern soll, in den Bereich Details A und den Brief, der die Kunden
zur Zahlung auffordert, in den Bereich Details B des Berichts ein. Siehe Einen
Serienbrief mit Hilfe eines Textobjekts erstellen auf Seite 208.
3 Verwenden Sie den Bereichs-Assistenten, um die Detailbereiche so zu
formatieren, da sie jeweils unter bestimmten Bedingungen unterdrckt
werden. Beispiel:
Formatieren Sie diesen Bereich so,
da er unterdrckt wird, wenn der
Saldo unter dem Kreditrahmen liegt.

Formatieren Sie diesen Bereich so,


da er unterdrckt wird, wenn der
Saldo ber dem Kreditrahmen liegt.

Wenn nun ein Datensatz angibt, da Kredit noch verfgbar ist, wird die
Briefversion Mehr kaufen gedruckt. Wenn das Konto berzogen ist, wird dagegen
die Briefversion Kreditrahmen berzogen gedruckt. Und wenn ein Kunde sich
gerade an der Grenze des Kreditrahmens bewegt, wird nichts gedruckt.
Verwandte Themen
Bedingtes Formatieren von Objekten auf Seite 202.
Mit bedingter Formatierung arbeiten auf Seite 256.

214

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Formatierung

12

Der Begriff Formatieren bezieht sich auf nderungen am


Layout und im Aufbau von Berichten sowie auf das Aussehen
von Text, Objekten und ganzen Berichtsbereichen. In diesem
Kapitel werden Methoden erlutert, mit denen Sie Daten
hervorheben, die Darstellung von Datumsangaben, Zahlen und
anderen Werten ndern, nicht gewnschte Bereiche ausblenden
und eine Vielzahl von anderen Formatierungsfunktionen
ausfhren knnen, um Ihrem Bericht ein professionelles
Erscheinungsbild zu verleihen. In diesem Kapitel werden
Methoden erlutert, mit denen Sie Daten hervorheben, die
Darstellung von Datumsangaben, Zahlen und anderen Werten
ndern, nicht gewnschte Bereiche ausblenden und eine Vielzahl
von anderen Formatierungsfunktionen ausfhren knnen, um
Ihrem Bericht ein professionelles Erscheinungsbild zu verleihen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

215

Grundlagen der Formatierung

Grundlagen der Formatierung


Dieser Abschnitt behandelt die Formatierung von Berichten. Formatierung bezieht
sich auf alle nderungen, die Sie am Layout und Entwurf des Berichts sowie am
Erscheinungsbild des Textes, der Objekte oder ganzer Berichtbereiche vornehmen
knnen.
Sie knnen durch die Formatierung zahlreiche Aufgaben durchfhren:
 Sie knnen Berichtbereiche voneinander trennen
 Die Aufmerksamkeit auf bestimmte Daten lenken
 Die Darstellung von Daten, Zahlen, logischen Werten (boolesche Werte),
Whrungswerten und Text (Zeichenfolgen) ndern
 nicht bentigte Bereiche ausblenden
 dem Bericht ein professionelles Aussehen verleihen
Die folgenden Themen stellen dar, welche Arten von Formatierung Sie mit Crystal
Reports machen knnen.
Hinweis: Es gibt viele Datumsformate, die Sie in Ihrem deutschen Bericht
einsetzen knnen. Wenn Sie diesen Bericht aber zu einem japanischen System
schicken, kann es zu Unregelmigkeiten in der Formatierung kommen. Nicht alle
europischen Datumsformate knnen auf einem japanischen System eingesehen
werden und entsprechend knnen nicht alle japanischen Datumsformate auf einem
europischen System eingesehen werden. Abgekrzte deutsche Monatsangaben
zum Beispiel erscheinen nicht auf einem japanischen System, whrend japanische
Jahresangaben in Kurzform nicht auf einem deutschen System erscheinen.

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden


Entwurfslsungen
Es gibt bei der Erstellung von Berichten fr die Verteilung in unterschiedliche
Umgebungen einige Dinge zu bercksichtigen. Fr optimale Ergebnisse sollten Sie
das Folgende bercksichtigen:
 Bereichsmerkmale
 Unterlegen eines folgenden Bereichs mit einem Objekt
 Vorgedruckte Formulare
 Berichtteile ausblenden
 Ausblenden von Berichtobjekten
 Textobjekte positionieren
 Textobjekte mehrzeilige positionieren

216

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung












Textobjekte aus Dateien importieren


Abstnde zwischen textbasierten Objekten
berlauf-Felddarstellung
Mehrere Objekte auswhlen
Freiformplazierung
Vertikale Plazierung
TrueType Schriftarten
Seitenrnder
Standarddrucker
Druckertreiber

Bereichsmerkmale
Ein Bericht besteht aus mehreren Teilen, inklusive der Berichts-, Seiten-, und
Gruppenkpfe, den Details, sowie den Gruppen-, Seiten- und Berichtsfen.
Jeder Bericht besteht aus einer Reihe von Zeilen. Befindet sich ein Textobjekt in
einem Bereich, ist es auf einer Zeile positioniert, so da der Text an der Basislinie
ausgerichtet ist. Die Zeilenhhe wird vom Druckertreiber reguliert, damit sie hoch
genug fr das Objekt ist.
 Wenn auf der gleichen Zeile ein weiteres Textobjekt positioniert wird, dessen
Schriftart grer als die des ersten Objekts ist, wird die Zeilenhhe
entsprechend des zweiten Objekts angehoben.
 Wenn auf der gleichen Zeile noch ein weiteres Textobjekt positioniert wird,
dessen Schriftart noch grer ist, wird die Zeilenhhe wieder entsprechend
angehoben.
Die Zeilenhhe richtet sich also nach dem Textobjekt mit der grten Schriftart auf
der jeweiligen Zeile.
Beim Hinzufgen von Textobjekten in einen Bericht, entweder in demselben oder in
verschiedenen Bereichen, wird die Zeilenhhe an den verschiedenen Schriftarten
ausgerichtet. Da die vertikale Aufteilung (zwischen den Zeilen) vom Druckertreiber
bestimmt wird, ist es schwierig, Berichte fr vorgedruckte Formulare zu erstellen,
wenn diese mit einer anderen Ausstattung gedruckt werden.
Bei der Erstellung von Berichten folgen Sie den folgenden Richtlinien:

 Drucken Sie immer eine Testseite aus


 Benutzen Sie nur einen Schriftgrad
 Stellen Sie sicher, da vorgedruckte Formulare mit der gleichen Ausstattung
gedruckt werden

Crystal Reports Benutzerhandbuch

217

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

Unterlegen eines folgenden Bereichs mit einem Objekt


In diesem Beispiel werden Sie das Xtreme-Logo (Xtreme.bmp) mehrere Bereiche
unterlegen lassen. Das ist etwa so, als wenn Sie das Wasserzeichen Ihrer Firma als
Hintergrund fr Ihre Berichte eingeben.
Um ein Objekt nachfolgenden Bereichen zu unterlegen, fgen Sie es in dem
Bereich ein, der dem/den zu unterlegenden Bereich(en) vorangeht. Dann
aktivieren Sie im Bereichs-Assistenten den Bereich, in dem sich das Objekt
befindet, das Kontrollkstchen Folgende Bereiche darunterlegen.

So erstellen Sie einen einfachen Bericht


1 Erstellen Sie einen Bericht aus der Kundentabelle in Xtreme.mdb.
Die Datei Xtreme.mdb befindet sich im Verzeichnis \Programme\Seagate
Software\Crystal Reports\Samples\De\Databases bzw. in dem Verzeichnis, in
dem sich das Programm befindet.
2 Positionieren Sie {Kunde.KUNDE} und {Kunde.VORJAHRESUMSATZ}
unmittelbar nebeneinander in den Detailbereich des Berichts.
3 Um nicht bentigte Objekte fr dieses Beispiel zu entfernen, lschen Sie die
Feldtitel, die das Programm fr jedes Feld im Seitenkopf einfgt.
4 Klicken Sie im Men Einfgen auf die Option Gruppe, um die Daten in
regionale Gruppen zu gliedern.
5 Whlen Sie hierzu den Menbefehl Registerkarte Allgemein des Einfgen
Gruppe und whlen Sie {Kunde.REGION} als Feld, nach dem sortiert und
gruppiert wird.
6 Klicken Sie auf OK.

So fgen Sie ein Bild im Bericht ein


1 Klicken Sie im Men Einfgen auf Bild.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Bild einfgen in der
Zusatzsymbolleiste klicken.
2 Whlen Sie die Datei Xtreme.bmp aus, und plazieren Sie sie im Bereich des
Seitenkopfs, rechts vom Berichtshauptteil.
Die Datei Xtreme.bmp befindet sich im Verzeichnis \Programme\Seagate
Software\Crystal Reports\Samples\De\Databases bzw. in dem Verzeichnis, in
dem sich das Programm befindet.

218

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Hinweis: In diesem Beispiel wird das Bild rechts neben den Feldern
angeordnet, um nicht vom Text verdeckt zu werden. Wenn Sie mit einem
Wasserzeichen arbeiten, d.h. einem unaufflligen, nur schwach sichtbarem
Bild, sollten Sie dieses direkt ber dem Text anordnen.
3 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf Seitenansicht.
Zuerst erscheint das Bild (vollstndig im Seitenkopfbereich), dann der
Hauptteil des Berichts.
4 Wenn Sie sich die Seitenansicht des Berichts angesehen haben, kehren Sie zur
Registerkarte Entwurf zurck.

So unterlegen Sie den folgenden Bereich mit dem Bild


1 Klicken Sie im Men Format auf Bereich.
Das Dialogfeld Bereichs-Assistent wird angezeigt.
2 Klicken Sie in der Liste Bereiche auf Seitenkopf und markieren Sie dann das
Kontrollkstchen Folgende Bereiche unterlegen.
3 Klicken Sie auf OK, um erneut eine Seitenansicht des Berichts anzuzeigen.
Das Bild erscheint jetzt sowohl im Gruppenkopf als auch im Detailbereich
neben (anstatt ber) dem Text des Berichthauptteils.
Hinweis: Indem Sie ein Bild rechts neben den Berichthauptteil setzen, knnen
Sie z.B. ein Diagramm oder das Foto eines Mitarbeiters neben die zugehrigen
Daten drucken.
4 Wenn Sie sich die Seitenansicht des Berichts angesehen haben, kehren Sie zur
Registerkarte Entwurf zurck.
5 Kehren Sie zur Registerkarte Entwurf zurck, vergrern Sie die Hhe des
Objekts um das Zwei- bis Dreifache und rufen Sie erneut die Seitenansicht auf.
Sie sehen, da das Bitmap jetzt mehrere Bereichen unterlegt.
Welchen Bereich das Bild unterlegt, hngt von folgenden Faktoren ab:
 der Gre des Bildes
 dem Bereich, in dem es eingefgt wird
 der Position des Bildes in diesem Bereich
Indem Sie Objektgre und Position variieren, knnen Sie mit der Funktion
Unterlegen erstaunliche optische Effekte erzielen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

219

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

Vorgedruckte Formulare
Wenn Sie auf Formularen drucken mchten, knnen Sie wie folgt vorgehen:
 Das Formular einscannen.
 Das Bitmap des Formulars in den Bericht einfgen.
 Bitmap und Bericht mit der Funktion Unterlegen und durch Verschieben von
Objekten aufeinander abstimmen.
 Bericht und Formular als Einheit drucken, was den separaten Ausdruck auf
Formulare spart.

Berichtteile ausblenden
Im Bereichs-Assistenten von Crystal Reports befinden sich drei Eigenschaften, um
Berichtbereiche auszublenden.

Ausblenden (Drilldown OK)


Die Eigenschaft Ausblenden blendet den Bereich aus, wenn der Bericht ausgefhrt
wird. Sie knnen die Eigenschaft Ausblenden beispielsweise in einem
Gruppenergebnisbericht einsetzen, um nur die Gruppenergebnisse anzuzeigen,
aber nicht die zugrundeliegenden Detaildaten. Wenn die Eigenschaft Ausblenden
auf einen Bereich angewendet wird, kann der Bereich sichtbar gemacht werden,
wenn Sie einen Drilldown auf den Bereichsinhalt vornehmen. Diese Eigenschaft ist
absolut und kann nicht als Bedingung in einer Formel angewendet werden.

Unterdrcken (kein Drilldown)


Die Eigenschaft Unterdrcken blendet den Bereich ebenfalls aus, wenn der Bericht
ausgefhrt wird. Im Gegensatz zur Eigenschaft Ausblenden ist bei Anwendung der
Eigenschaft Unterdrcken jedoch kein Drilldown auf den Bereichsinhalt mglich.
Diese Eigenschaft kann absolut angewendet werden oder als Bedingung in einer
Formel. Der Serienbrief ist ein hervorragendes Beispiel fr die Anwendung dieser
Option. Sie erstellen zwei Detailbereiche, wobei der eine Detailbereich bei Umstzen
ber X DM und der andere bei Umstzen unter X DM unterdrckt wird.

Leeren Bereich unterdrcken


Die Eigenschaft Leeren Bereich unterdrcken blendet einen Bereich aus, wenn er
leer ist. Der Bereich bleibt sichtbar, wenn er etwas enthlt.

220

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Ausblenden von Berichtobjekten


Crystal Reports stellt im Format-Editor drei Formatierungseigenschaften zur
Verfgung, mit denen Sie Objekte ausblenden knnen.

Unterdrcken, wenn mehrfach vorhanden (Registerkarte Allgemein)


Die Option Unterdrcken, wenn mehrfach vorhanden verhindert den Ausdruck eines
Feldwerts, der mit dem unmittelbar vorangehenden Wert identisch ist (Duplikat).
Der Wert wird nicht gedruckt, und der fr ihn vorgesehene Platz bleibt frei.

Mehrfach
vorhandene Werte
werden unterdrckt
und nicht gedruckt.

Unterdrcken, wenn Null (Registerkarte Zahl)


Tip: Diese Option finden Sie, wenn Sie im Format-Editor die Registerkarte Zahl
whlen und auf die Schaltflche Anpassen klicken.
Die Option Unterdrcken, wenn Null verhindert den Ausdruck von Nullwerten.
Der Wert wird nicht gedruckt und der fr ihn vorgesehene Platz bleibt frei. Um
den freien Platz zu entfernen, aktivieren Sie im Bereichs-Assistenten die
Eigenschaft Leeren Bereich unterdrcken.
Hinweis: Dieses Verfahren funktioniert nur, wenn sich keine anderen Objekte im
Bereich befinden. Benutzen Sie den Bereichs-Assistent, um die Leerzeilen zu
entfernen. Dadurch werden die Zeilen entfernt, sofern sich keine anderen Objekte
im Bereich befinden.

Die Nullwerte werden


unterdrckt und nicht
gedruckt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

221

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

Unterdrcken (Registerkarte Allgemein)


Die Option Unterdrcken blendet ein Objekt bei der Berichtsausfhrung aus.
Diese Eigenschaft wird hufig auf Formeln angewendet, die fr
Berichtberechnungen bentigt werden, aber nicht gedruckt werden sollen. Wenn
diese Eigenschaft eingeschaltet ist, wird das Objekt nicht gedruckt.

Das Objekt ist unsichtbar


und wird nicht gedruckt.

Hinweis: Sie knnen auf die Schaltflche Bedingte Formel fr diese


Eigenschaften klicken und eine Formel erstellen, wodurch die Einstellung von
einem Ereignis abhngig gemacht wird. Siehe Mit bedingter Formatierung
arbeiten auf Seite 256.
Zum Einstellen dieser Eigenschaften markieren Sie das Objekt, klicken Sie in der
Zusatzsymbolleiste auf die Schaltflche Format, um das Dialogfeld Format-Editor
zu ffnen. Wenn der Format-Editor angezeigt wird, stellen Sie die Eigenschaften ein.

Textobjekte positionieren
Wenn sich ein Textobjekt in einem Bericht befindet, wird das Objekt durch einen
Positionsrahmen dargestellt. Die Hhe des Positionsrahmens hngt von der Hhe der
Schriftart ab. Die Breite hingegen wird vom Textobjekt bestimmt, mit dem Sie arbeiten.
 Bei Tabellenfeldern, die keine Memofelder sind, wird die Breite zunchst
durch die Breite des in der Datenbank definierten Feldes sowie durch die
durchschnittliche Zeichenbreite der gewhlten Schriftart und des gewhlten
Schriftgrads bestimmt.
Angenommen, Sie haben ein Datenbankenfeld mit der Bezeichnung
{Kunde.NACHNAME KONTAKT} und ihre Datenbank definiert dieses Feld als
ein Textfeld mit einer Lnge von 35 Zeichen. Wenn Sie dieses Feld in Ihren Bericht
positionieren, wird die Breite der Begrenzung die 35 fache durchschnittliche
Zeichenbreite der fr das Text-Tabellenfeld gewhlten Schriftart und Schriftgrads
sein. Denken Sie daran, da es sich hierbei um die anfngliche StandardBegrenzungsbreite handelt. Dieses ist die standardisierte Begrenzungsbreite, die
aber ebenfalls nach Wunsch vergrert oder verkleinert werden kann.

222

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

 Fr Textobjekte entspricht die Standardbreite etwa der durchschnittlichen Breite


von 17 Zeichen. Textobjekte sind insofern anders, als da ihre Breite sich
automatisch vergrert, wenn Sie Text und/oder Tabellenfelder eingeben. Wie
bei allen Textobjekten, kann die Breite vom Benutzer jeweils gendert werden.
 Bei anderen Zahlenfeldern, wie doppelten, einzelnen, Ganzzahlen, langen
Ganzzahlen und Bytes, variieren die Standardbreiten. Wie bei allen anderen
Textobjekten, kann hier die Breite aber auch vom Benutzer gendert werden.

Verhindern, da Text innerhalb eines Objekts abgeschnitten wird


Unabhngig davon, ob die Standardbreite bernommen wird oder die Textobjekte
in der Gre gendert werden, kann ein Problem entstehen, wenn der Text
innerhalb der Objekte bis zum Rand des Positionsrahmens gedruckt wird. Obwohl
der Bericht auf dem Computer, mit dem er erstellt wurde, gut ausgesehen haben
mag, kann sich die Lnge des Textes bei gleichbleibendem Positionsrahmen
ndern, wenn der Bericht mit einem Druckertreiber ausgedruckt wird, der die
Schriftart breiter mit. Das Resultat ist, da Text abgeschnitten wird.

So verhindern Sie, da Text innerhalb eines Objekts abgeschnitten wird


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Textobjekt,
um das Kontextmen aufzurufen.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Format in der
Zusatzsymbolleiste klicken.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Text formatieren.
Der Format-Editor wird angezeigt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

223

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

3 Markieren Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkstchen Kann


grer werden.
4 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
Das Objekt ist nun so formatiert, da der Text mehrzeilig gedruckt werden
kann. Wenn der Text breiter als das Objekt ist, wird der Text in zustzliche
Zeilen umgebrochen.

Verhindern, da Text ohne Leerzeichen innerhalb eines Objekts


umgebrochen wird
Bei Zeichenfolgen ohne Leerzeichen, also beispielsweise einzelnen Wrtern, reicht
die Zeichenfolge bis zum Objektrahmen und der Rest der Zeichenfolge erscheint
in der nchsten Zeile.

So verhindern Sie, da Text ohne Leerzeichen innerhalb eines


Objekts umgebrochen wird
1 Whlen Sie das zu formatierende Objekt aus.
2 Vergrern Sie den Positionsrahmen, so da er ein wenig breiter als der
breiteste Textblock ist, der sich in dem Rahmen befinden wird.
In vielen Fllen ist der eigentliche Text in einem Datenbankfeld wesentlich krzer als
die maximale Lnge des Feldes. Angenommen, ein Feld {Kunde.NACHNAME
KONTAKT} ist fr eine Feldgre von 80 Zeichen konzipiert, der lngste Name in
der Datenbank hat aber nur 28 Zeichen. Wenn Sie in diesem Fall das Feld in den
Bericht einfgen, wird es die Breite von 80 durchschnittlichen Zeichen haben. Sie
sollten die Breite des Feldes verringern, aber nicht so viel, da es gerade den lngsten
zusammenhngenden Text aufnehmen kann. Lassen Sie etwas Spielraum.
Jede dieser Mglichkeiten ist eine gute Lsung fr ein einzelnes Textobjekt innerhalb
eines Bereichs. Sollte es aber um mehrere Textobjekte fr einen Bereich gehen, gibt
es noch andere Erwgungen. Bei der Grendefinition eines Objekts gilt es dann,
dessen Positionierung in Relation zu anderen Objekten zu bercksichtigen.
Vermeiden Sie es, Berichte zu entwerfen, bei denen die Abstnde zwischen den
Objekten sehr eng sind. Geben Sie zustzlich etwa 5 Prozent mehr Raum fr Ihr
Objekt, um eine gewisse Vergrerung zu ermglichen. Eine andere Mglichkeit
besteht in der nderung des Schriftgrads.

224

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Textobjekte mehrzeilige positionieren


Obwohl Textobjekte, die fr mehrzeiligen Druck formatiert sind, den gleichen
Entwurfregeln folgen wie andere Objekte, mu ein zustzliches Charakteristikum
erwogen werden. Wenn der Druckertreiber den Textabstand vergrert oder
verringert, kann es passieren, da der Zeilenumbruch dazu fhrt, da sich die
Anzahl der Zeilen ndert, um der genderten Gre gerecht zu werden.
Es kann passieren, da Sie Schwierigkeiten haben, wenn Sie andere Objekte
innerhalb eines Bereichs direkt unter einem mehrzeiligen Textobjekt positionieren.
Anders als bei einzeiligen Textobjekten, ist die Expansion des Positionsrahmens
fr eine mgliche Vergrerung keine optimale Lsung, da sich dann die
Zeilenbreite entsprechend ndern wrde. Dabei erhht sich die Zeilenbreite
analog zur Erweiterung des Begrenzungsrahmens.

Wenn mglich, sollten daher mehrzeilige Textobjekte am Fu eines Bereichs


positioniert werden. Falls die Anzahl der Zeilen beim Ausdruck zunehmen sollte,
wird der Bereich nach unten expandieren und somit keine anderen Objekte gefhrden.

Textobjekte aus Dateien importieren


Mit Crystal Reports knnen Sie formatierte, textbasierte Objekte aus bestehenden
Dateien in Ihren Bericht importieren.

So importieren Sie Textobjekte aus einer Datei


1 Doppelklicken Sie auf das Textobjekt, das Sie formatieren mchten, und
klicken Sie dann mit der rechten Maustaste, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Aus Datei einfgen.
3 Whlen Sie im dann erscheinenden Dialogfeld ffnen die Datei aus, in der das
textbasierte Objekt gespeichert ist und klicken Sie anschlieend auf ffnen.
Whlen Sie im dann erscheinenden Dialogfeld ffnen die Datei aus, in der das
textbasierte Objekt gespeichert ist und klicken Sie anschlieend auf ffnen.
Das Objekt wird aus der Datei in Ihren Bericht importiert und ersetzt dort das
Objekt, das Sie in Schritt 1 ausgewhlt haben.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

225

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

Abstnde zwischen textbasierten Objekten


Verwenden Sie die Gitternetz- und Fhrungslinienoptionen, um textbasierte
Objekte gleichmig auszurichten.
Auf der Registerkarte Entwurf, der Registerkarte Seitenansicht oder beiden
Registerkarten knnen Sie die Option An Gitternetz einrasten whlen, das
Gitternetz auf ein Maximum von 2,5 cm setzen und das Gitternetz einblenden oder
ausblenden. Weitere Informationen ber das Arbeiten mit Gitternetzen finden Sie
unter Das Gitternetz verwenden auf Seite 226.
Sie knnen auch ohne Gitternetz arbeiten und Objekte an beliebiger Stelle in Ihrem
Bericht plazieren. Mglicherweise mchten Sie Objekte zwar freihndig plazieren,
diese aber trotzdem ausrichten oder als Gruppe verschieben oder skalieren.
Hierzu knnen Sie Fhrungslinien verwenden. Siehe Entwerfen mit
Fhrungslinien auf Seite 227.

Das Gitternetz verwenden


Das Gitternetz besteht aus einer Reihe von Zeilen- und Spaltenkoordinaten. Wenn das
Gitternetz aktiviert ist, erlaubt Crystal Reports das Plazieren von textbasierten
Objekten nur an diesen Koordinaten, nicht zwischen ihnen. Sie knnen dann die in
Ihrem Bericht erscheinenden Daten in Abstnden anordnen und Objekte nach Bedarf
ausrichten. Wenn Sie versuchen, ein Objekt zwischen zwei Koordinatenpunkten des
Gitternetzes zu plazieren, rastet das Objekt am Gitternetz ein, d.h., das Objekt bewegt
sich automatisch zum nchstgelegenen Paar von Zeilen- und Spaltenkoordinaten.
Jeder Berichtbereich enthlt ein Entwurfsgitternetz. Sie knnen das Gitternetz einund ausschalten und es auf verschiedene Gren einstellen. Standardmig ist das
Gitternetz deaktiviert. Siehe Das Gitternetz auswhlen auf Seite 227.
Ist das Gitternetz eingerichtet, behlt es seine Gre fr die restlichen Bereiche. Es
wird von der linken oberen Ecke herunter bis zur rechten unteren Ecke eines
Bereichs gemessen. Im gesamten Bericht beginnt fr jeden neuen Bereich
wiederum jeweils an der linken oberen Ecke ein Gitternetz mit der gleichen Gre.
Wenn Sie die Option An Gitternetz einrasten whlen, geschieht folgendes:

 Jeweils die linke Ecke aller neupositionierten Text- und OLE-Objekte rastet an
einen Gitternetzpunkt ein.

 Objekte, die positioniert wurden, bevor An Gitternetz einrasten aktiviert


wurde, werden nicht am nchsten Gitternetzpunkt einrasten, sondern bleiben
wo sie sind.
 Bei der nderung der Gre eines Objekts wird die genderte Seite (oder
Seiten) an dem nchsten Gitternetzpunkt einrasten.

226

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Das Gitternetz auswhlen


Die Registerkarten Entwurf und Seitenansicht verfgen ber eine
Gitternetzstruktur, die Sie auf der Registerkarte Layout im Dialogfeld Optionen
aktivieren knnen.

So aktivieren Sie das Gitternetz


1 Klicken Sie im Men Datei auf Optionen.
Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt.

2 Auf der Registerkarte Layout knnen Sie im Bereich Gitternetzoptionen die


Anzeige der Gitternetzstruktur fr die Registerkarte Entwurf, die
Registerkarte Seitenansicht oder beide Registerkarten aktivieren, die
Freiformplazierung aktivieren und die Gitternetzgre festlegen.
3 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.

Entwerfen mit Fhrungslinien


In Crystal Reports stehen Ihnen Fhrungslinien zur Verfgung, mit denen Sie
Berichtobjekte genau ausrichten und vergrern/verkleinern knnen.
Fhrungslinien sind nichtdruckbare Linien, die Sie auf den Registerkarten
Entwurf und Seitenansicht beliebig plazieren knnen, um die Ausrichtung zu
vereinfachen. Sie haben ebenfalls eine Einrastevorrichtung, die automatisch
Objekte an ihnen einrasten lt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

227

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

Fhrungslinien anzeigen
Sie knnen Fhrungslinien auf den Registerkarten Entwurf und Seitenansicht
anzeigen, indem Sie die entsprechenden Ansichtsoptionen im Dialogfeld
Optionen whlen.

So zeigen Sie Fhrungslinien an


1 Klicken Sie im Men Datei auf Optionen.
Tip: Hierfr knnen Sie auch im Men Ansicht den Befehl Fhrungslinien whlen.
Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt.

2 Markieren Sie auf der Registerkarte Layout im Bereich Ansichtsoptionen das


Kontrollkstchen Fhrungslinien beim Entwurf anzeigen und/oder das
Kontrollkstchen Fhrungslinien in Seitenansicht anzeigen.
3 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.

Einfgen von Fhrungslinien


Obgleich Sie bei Bedarf manuelle Fhrungslinien einfgen knnen und auch
sollten, gibt es bestimmte Situationen, in denen Crystal Reports automatisch
Fhrungslinien einfgt:
 Wenn ein Feld oder Formelfeld in den Bericht eingefgt wird, erstellt das
Programm automatisch eine Fhrungslinie am linken Rand des Feldrahmens
und richtet das Feld und den Feldtitel daran aus.

228

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

 Wenn das Gruppenergebnis eines Felds gebildet wird, wird das


Gruppenergebnis automatisch an derselben Fhrungslinie eingerastet, um die
korrekte Ausrichtung sicherzustellen.
 Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die schattierte Flche links neben
einem Bereich klicken und Zeilen anordnen whlen, erstellt das Programm
automatisch eine oder mehrere Fhrungslinien in dem Bereich und richtet die
Felder an innen aus.

So knnen Sie Fhrungslinien manuell einfgen, verschieben und


entfernen
1 Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf oder Seitenansicht auf das Lineal am
oberen Rand, um eine senkrechte Fhrungslinie zu aktivieren. Mchten Sie eine
waagerechte Fhrungslinie einfgen, klicken Sie auf das Lineal am linken Rand.
Jede Fhrungslinie ist an ihrem Ursprungslineal mit einer Pfeilspitze verbunden.

Hinweis: Wenn keine Fhrungslinien erscheinen, berprfen Sie, ob im Men


Ansicht die Option Fhrungslinien beim Entwurf bzw. Fhrungslinien
in Seitenansicht aktiviert ist.
2 Verschieben Sie die Fhrungslinie gegebenenfalls, indem Sie ihre Pfeilspitze
entlang des Lineals in die gewnschte Richtung ziehen.
3 Mchten Sie eine Fhrungslinie lschen, ziehen Sie Ihre Pfeilspitze vom Lineal
weg.
Hinweis: Mit eingeschaltetem Gitternetz knnen Sie Fhrungslinien nur in den
Abstnden der Gitternetzlinien einfgen oder verschieben.

Objekte an Fhrungslinien einrasten


Wenn Sie ein Objekt an einer Fhrungslinie einrasten lassen mchten, ziehen Sie
das Berichtsobjekt so auf die Fhrungslinie, da sich dessen Rand genau ber der
Fhrungslinie befindet. Durch Einrasten knnen Sie Berichtsobjekte nicht nur
genau aneinander ausrichten, sondern auch mehrere Objekte gleichzeitig
verschieben und vergrern bzw. verkleinern. Wenn mehrere Objekte an einer
Fhrungslinie eingerastet sind, brauchen Sie nur die Fhrungslinie selbst zu
verschieben, um alle Objekte auf einmal an eine neue Position zu setzen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

229

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

An einer waagerechten Fhrungslinie kann entweder die obere oder die untere
Kante eines Objekts eingerastet werden.

An einer senkrechten Fhrungslinie kann die linke, die rechte oder die senkrechte
Mittellinie (unsichtbare Linie, mit der das Objekt senkrecht in zwei gleichgroe
Hlften geteilt wird) eines Objekts eingerastet werden.

So rasten Sie Objekte an einer Fhrungslinie ein


1 Fgen Sie eine Fhrungslinie ein, indem Sie auf das Lineal klicken.
2 Ziehen Sie das Berichtsobjekt so auf die Fhrungslinie, da sich eine seiner
Kanten ber der Fhrungslinie befindet.
Hinweis: Die korrekte Position des Objekts wird blicherweise durch eine
dunklere oder andersfarbige Darstellung der Fhrungslinie angezeigt.
Die Einrastvorrichtung von Fhrungslinien funktioniert bei Textobjekten anders
als bei anderen Objekten (z. B. OLE-Objekten). Wenn ein einzelnes Textobjekt an
der Fhrungslinie einrastet, bildet die Grundlinie des Textes die Grundlage fr die
Ausrichtung des Objekts, nicht der Positionsrahmen. Bei Textobjekten, die aus
mehreren Zeilen bestehen, kann entweder die Grundlinie des Textes oder der
Positionsrahmen des Textobjekts einrasten.
Ob ein Textobjekt an einer waagerechten Fhrungslinie eingerastet ist, lt sich
anhand der speziellen Markierungen erkennen, die sich auf beiden Seiten des Objekts
in Hhe der Grundlinie befinden (in der folgenden Abbildung durch einen Kreis
gekennzeichnet). Wenn das Objekt an einer senkrechten Fhrungslinie eingerastet
ist, werden die speziellen Markierungen entlang der Objektseite angezeigt.

230

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Wenn Sie mehrere Textobjekte mit verschiedenen Schriftgraden auf einer Zeile mit
der Grundlinie in einer Reihe positionieren wollen, mssen Sie die Grundlinien
aller Objekte an derselben waagerechten Fhrungslinie einrasten lassen.
Wenn Sie die Freiformplazierung deaktiviert und An Gitternetz einrasten aktiviert
haben:
 werden sich alle Objekte in vertikaler Positionierung an die Fhrungslinie
einrasten, und
 die linke Begrenzung wird sich sowohl an die vertikale Fhrungslinie als auch
an den Gitternetzpunkt einrasten.

Objekte mit Hilfe von Fhrungslinien positionieren


Wenn mehrere Objekte an einer Fhrungslinie eingerastet sind, brauchen Sie nur
die Fhrungslinie selbst zu verschieben, um alle Objekte auf einmal an eine neue
Position zu setzen. Ziehen Sie dazu die Pfeilspitze der Fhrungslinie auf dem
Lineal an die gewnschte Position.
Ziehen Sie die Fhrungslinie
an die gewnschte Position.

Das Objekt wird mit der


Fhrungslinie verschoben.

Hinweis: Wenn Sie eine Fhrungslinie verschieben, werden alle an ihr eingerasteten
Objekte ebenfalls verschoben. Wenn Sie dagegen ein Objekt verschieben, das an einer
Fhrungslinie eingerastet ist, wird die Fhrungslinie nicht verschoben.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

231

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

Objekte mit Fhrungslinien skalieren


Verwenden Sie zwei Fhrungslinien, wenn Sie zwei oder mehr Objekte
vergrern bzw. verkleinern mchten, die dieselbe Gre (Hhe oder Breite) oder
unterschiedliche Gren haben. Das Ausrichten der Objekte an zwei
Fhrungslinien erfolgt in beiden Fllen nach demselben Verfahren.

So skalieren Sie Objekte mit Fhrungslinien


1 Zuerst erstellen Sie eine Fhrungslinie.
2 Richten eine Seite des Objekts daran aus.

3 Erstellen Sie dann rechts neben dem Objekt eine zweite Fhrungslinie.
Hinweis: Sie darf das Objekt nicht berhren.
4 Klicken Sie dann auf das Objekt, um die Ziehpunkte zu aktivieren.
5 Ziehen Sie den Ziehpunkt auf die zweite Fhrungslinie, so da das Objekt an
der Fhrungslinie einrastet.

6 Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 fr jedes Objekt, das an diesen beiden
Fhrungslinien ausgerichtet werden soll.
7 Wenn die Objekte noch nicht die gewnschte Gre haben, ziehen Sie eine
oder beide Fhrungslinien, bis die Gre stimmt.

Einrcken von Zeilen


In Crystal Reports knnen Sie die Zeileneinrckung in Memofeldern,
Zeichenfolgefeldern und textbasierten Objekten steuern. Bei Objekten haben Sie
die Mglichkeit, Zeilen eines bestimmten Absatzes einzurcken, indem Sie den
Mauszeiger auf den Anfang des Absatzes setzen. Wenn Sie das gesamte Objekt
markieren, knnen Sie alle Abstze innerhalb dieses Objekts mit ein und derselben
Einrckung versehen.
Beachten Sie, da jede Zeile, die direkt auf einen festen Zeilenumbruch
(Zeilenvorschub mit Eingabetaste) folgt, als erste Zeile eines neuen Absatzes
betrachtet wird.

232

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

So rcken Sie Zeilen ein


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Feld oder
Objekt, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Absatzformatierung. Das Dialogfeld FormatEditor wird mit der Registerkarte Absatzformatierung geffnet.

3 Im Bereich Einrckungen knnen Sie die erste Zeile des Absatzes einrcken
oder den gesamten Absatz links und/oder rechts einrcken.
Hinweis: Es werden nur Einrckwerte angenommen, die innerhalb der Feldoder Objektbreite liegen.
4 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.

berlauf-Felddarstellung
Crystal Reports verwendet die berlauf-Felddarstellung, um den Benutzern die
Arbeit mit Zahlen- oder Whrungswerten in Berichtszellen zu erleichtern.
Normalerweise wird ein Zahlen- oder Whrungswert, der lnger als das ihn
enthaltende Feld ist, abgeschnitten. Der Wert 100.000.000 beispielsweise knnte in
einem Bericht als 1.000. oder 000 erscheinen (je nachdem, welche Eigenschaften Sie
eingestellt haben). Dies kann beim Lesen des Berichts zu Verwirrung fhren.
Wenn die Option Abschneiden von Feldern zulssig nicht markiert ist, werden
Zahlen-/Whrungs-Feldwerte, die die Feldgre berschreiten, auf der
Registerkarte Seitenansicht als Nummer-Zeichen (######) dargestellt, so da Sie
sofort erkennen, da das Feld zu klein ist.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

233

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

So aktivieren Sie die berlauf-Felddarstellung


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Whrungsoder Zahlenfeld, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Feld formatieren.
Das Dialogfeld Format-Editor wird mit der Registerkarte Zahl geffnet.
3 Klicken Sie auf die Schaltflche Anpassen.
Das Dialogfeld Benutzerdefinierter Stil wird mit der Registerkarte Zahl geffnet.

4 Um die berlauf-Felddarstellung zu aktivieren, heben Sie die Markierung im


Kontrollkstchen Abschneiden von Feld zulassen auf.
Hinweis: Sie knnen auch auf die Schaltflche Format klicken, um eine Formel
im Formelformat-Editor einzugeben. Im Formelformat-Editor knnen Sie
angeben, da das Abschneiden von Feldern nur unter bestimmten Bedingungen
deaktiviert wird.
5 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
Aktualisieren Sie den Bericht, damit die Ergebnisse sichtbar werden. Wenn Sie das
Abschneiden von Feldern deaktiviert haben, werden alle Zahlen-/WhrungsFeldwerte, die lnger als die sie enthaltenden Felder sind, als Nummer-Zeichen
(######) dargestellt.

234

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Mehrere Objekte auswhlen


Sie knnen mehrere Objekte, unter anderem Text, Felder, Diagramme, Karten,
Bitmaps, OLAP-Gitternetze, Kreuztabellen und OLE-Objekte gleichzeitig
auswhlen, um sie zusammen zu formatieren.
Sobald Sie mehrere Objekte ausgewhlt haben, knnen Sie sie als Gruppe
verschieben, ausrichten, skalieren, ausschneiden, kopieren und einfgen. Sie
knnen auerdem die Schriftart, Farbe und Absatzformatierung der Objekte ndern.
Das Verschieben, Ausrichten und Skalieren von Objekten erfolgt anhand eines
Haupt-Objekts, bei dem es sich normalerweise um das zuletzt von Ihnen
ausgewhlte Objekt handelt. Sie knnen ein anderes Objekt als Hauptobjekt
auswhlen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das gewnschte Objekt klicken.
Hinweis: Wenn beim Verschieben mehrerer Objekte der Platz an der neuen
Position zwar nicht fr alle markierten Objekte, aber fr das Hauptobjekt
ausreicht, werden das Hauptobjekt und diejenigen Objekte verschoben, fr die
der Platz ausreicht. Die brigen Objekte bleiben an ihrer ursprnglichen Position.

So whlen Sie mehrere Objekte aus


1 Klicken Sie auf ein Objekt und halten Sie die Taste Strg gedrckt, whrend Sie
auf die brigen Objekte klicken, die Sie auswhlen mchten.
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Hauptobjekt.
3 Whlen Sie im Kontextmen die gewnschte Formatierungsoption.

Freiformplazierung
Mglicherweise wollen Sie Crystal Reports auch ohne Gitternetz verwenden, mit
einer Freiformumgebung hnlich der eines Zeichenprogramms. Freiform bedeutet,
da Sie Objekte an jeder beliebigen Stelle in Ihrem Bericht plazieren knnen. Es
besteht lediglich die Einschrnkung, da Diagramm- und Kreuztabellen-Objekte
nicht im Seitenkopf, im Seitenfu und im Bereich Details plaziert werden knnen.
Um in einer Freiformumgebung zu arbeiten, whlen Sie die Option
Freiformplazierung auf der Registerkarte Layout im Dialogfeld Optionen.

Aktivierte Freiformplazierung
Um dynamische Berichte zu erstellen und die Abhngigkeit vom Druckertreiber
so weit wie mglich zu reduzieren, wird empfohlen, alle Bereiche Ihres Berichts
mit eingeschalteter Freiformplazierung zu formatieren. Das gilt insbesondere,
wenn Ihr Bericht OLE-Objekte enthlt, wie Diagramme, Ksten, Linien und
Bitmap-Objekte wie z. B. Firmenlogos.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

235

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

Wenn ein Bereich mit Freiformplazierung formatiert wird, knnen alle Objekte an
jedem beliebigen Platz im Bereich positioniert werden. Crystal Reports plaziert
Objekte in einem Bereich basierend auf ihren absoluten Koordinaten. Diese
absoluten Koordinaten bestimmen die vertikale Positionierung von Objekten in
Ihrem Bericht. Das bedeutet, da Sie und nicht der Druckertreiber die vertikale
Positionierung von einzeiligen Objekten bestimmen. Wenn Sie so vorgehen,
knnen Sie Ihre Berichte besser vor Unregelmigkeiten beim Ausdruck mit
verschiedenen Druckertreibern schtzen.
Obwohl der Druckertreiber jetzt nicht mehr die vertikale Anordnung der
Textobjekte in den Bereichen kontrolliert, bestimmt er nach wie vor die horizontale
Anordnung von Text innerhalb von Textobjekten, sowie die Anordnung zwischen
den Zeilen bei mehrzeiligen Textobjekten. Das heit, da die Freiformplazierung
zwar eine bessere Kontrolle ermglicht, dennoch mssen bei der Erstellung von
Berichten diese Dinge bercksichtigt werden. Siehe Textobjekte mehrzeilige
positionieren auf Seite 225.

Deaktivierte Freiformplazierung
Ist die Freiformplazierung in einem Bereich deaktiviert, kann das Programm nicht
mehr auf die absoluten Koordinaten eines Objekts Bezug nehmen, um zu
bestimmen, wo es gedruckt wird auer in den folgenden Fllen:
 Auf die absolute x-Koordinate wird nur Bezug genommen, um zu bestimmen,
wo der Ausdruck eines Objekts in der Horizontale beginnt (links/rechtsPositionierung).
 Auf die y-Koordinate wird zwar fr die vertikale Positionierung des Objekts
Bezug genommen, diese kann aber von Crystal Reports gendert werden,
wenn der Druckertreiber gendert wird.
Wenn also ein Bericht mit einem Druckertreiber gedruckt wird, der den Zeilenabstand
grer mit als der originale Druckertreiber, wird die y-Koordinate vergrert und die
Textobjekte werden weiter unten auf der Seite ausgedruckt. Wenn also die
Freiformplazierung nicht mehr eingeschaltet ist, kontrolliert nicht mehr der Benutzer
die vertikale Positionierung von Textobjekten, sondern der Druckertreiber.
Die Positionierung von OLE-Objekten, wie Diagramme, Ksten und Linien, wird
hingegen nicht vom Druckertreiber kontrolliert. Crystal Reports nimmt immer Bezug
auf die absoluten Koordinaten dieser Objekte fr die Positionierung und den
Ausdruck. Durch die verschiedenen Methoden der Positionierung von Text- und
OLE-Objekten, knnen Schwierigkeiten bei einer Kombination der beiden entstehen.
Angenommen ein Kasten (ein OLE-Objekt) ist um ein Datenbank-Zeichenfolgefeld
(ein Textobjekt) herum positioniert. Alles sieht gut aus und ist genau so ausgerichtet,
wie es sein soll. Wird aber der Bericht von einem anderen Druckertreiber mit einem
besonders hohen Mastab fr Abstand zwischen den Zeilen ausgedruckt,
 wird sich die Positionierung des Kastens relativ zum Bereich, in dem er sich
befindet nicht ndern (die x- und y-Koordinaten werden nicht gendert), aber

236

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

 die vertikale Positionierung des Textobjekts wird sich ndern, da die y-Koordinate
hher gesetzt wird, je nach dem was fr ein Druckertreiber benutzt wird.
Hinweis: Der Wert wird von der oberen linken Ecke des Bereichs gemessen, das
heit, je grer der Wert ist, um so weiter unten auf der Seite wird das Objekt
gedruckt werden.
Wenn Sie Berichte verteilen, in denen Bereiche mit ausgeschalteter
Freiformplazierung formatiert sind und Sie mchten, da die Objekte von einem
Rahmen umgeben oder mit Linien formatiert sind, ist es besser, die Eigenschaften
der Rahmen des Objekts zu ndern, als Linien und Ksten hinzuzufgen. Auf
diese Art werden die Rahmen immer bei dem Objekt bleiben. Siehe Rahmen,
Farben und Schattierungen zu Feldern hinzufgen auf Seite 245.
Vergessen Sie nicht, da jeder Bereich mit ein- oder ausgeschalteter
Freiformplazierung formatiert werden kann. Whrend es in manchen Fllen ratsam
ist, diese Option einzuschalten, so ist es nicht in allen so. In jedem Fall ist aber zu
empfehlen, da alle Bereiche in Ihrem Bericht auf die gleiche Weise formatiert werden.

Freiformplazierung mit Fhrungslinien


Mglicherweise mchten Sie Objekte zwar freihndig plazieren, diese aber
trotzdem ausrichten oder als Gruppe verschieben oder skalieren. Hierzu knnen
Sie Fhrungslinien verwenden.
Fhrungslinien verlaufen senkrecht oder waagerecht von den Registerkaten
Entwurf und Seitenansicht aus. Fhrungslinien verfgen ber eine
Einrasteigenschaft. Wenn Sie ein Objekt in den Anziehungsbereichs einer
Fhrungslinie bewegen, rastet das Objekt an der Fhrungslinie ein, d. h., es legt
sich von selbst an die Linie an.
 Sobald ein Objekt an einer Fhrungslinie eingerastet ist, wird beim
Verschieben der Fhrungslinie auch das Objekt verschoben.
 Wenn an einer Fhrungslinie mehrere Objekte eingerastet sind, verschieben
sich beim Bewegen der Fhrungslinie alle Objekte auf einmal.
 Wenn mehrere Objekte an zwei Seiten an einer Fhrungslinie eingerastet sind
(rechts und links oder oben und unten) und eine der Fhrungslinien
verschoben wird, werden alle Objekte in gleicher Weise skaliert.
Das Verwenden von Fhrungslinien in einer Freiformumgebung ermglicht flexibles,
aber genaues Arbeiten. Siehe Entwerfen mit Fhrungslinien auf Seite 227.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

237

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

Vertikale Plazierung
Auf der Registerkarte Allgemein des Format-Editors knnen Sie die Optionen zur
Textrotation verwenden, um die Felder und textbasierten Objekte in Ihrem Bericht
vertikal auszurichten.
Wenn Sie eine Textrotation von 90 Grad whlen, wird der Text um 90 Grad
entgegen dem Uhrzeigersinn gedreht.

Wenn Sie eine Textrotation von 270 Grad whlen, wird der Text um 270 Grad
entgegen dem Uhrzeigersinn gedreht.
Hinweis:
 Wenn die Textrotation auf 0 Grad bleibt, ist Ihr Bericht horizontal, von links
nach rechts, formatiert.
 Bei Textrotation von textbasierten Objekten wird die Option Kann grer
werden, die das Abschneiden von Text innerhalb von Objekten verhindert,
automatisch deaktiviert. Weitere Informationen zum Gruppenbaum finden Sie
unter Verhindern, da Text innerhalb eines Objekts abgeschnitten wird auf
Seite 223.
 Vertikal formatierter Text, der ber die Papierkante hinausluft, kann nicht als
Teil des Berichts angezeigt werden.

Einfgen von Zeichen- und Zeilenabstnden


In Crystal Reports knnen Sie angeben, wie gro der Abstand zwischen Zeichen oder
Zeilen in Memofeldern, Zeichenfolgefeldern und textbasierten Objekten sein soll.

238

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

So fgen Sie Zeichen- und Zeilenabstnde ein


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Feld oder
Objekt, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Schriftart.
Das Dialogfeld Format-Editor wird mit der Registerkarte Schriftart geffnet.

Auf dieser Registerkarte legen Sie den Zeichenabstand fest.


3 Geben Sie im Bereich Abstnde im Feld Zeichenabstnde genau den Wert n
fr den Platz ein, den jedes Zeichen in Anspruch nimmt.
Der Wert n ist definiert als der Abstand in Punkten vom Anfang eines Zeichens bis
zum Anfang des nchsten Zeichens. Wenn Sie den Zeichenabstand ndern, ndern
Sie nur den Abstand zwischen den einzelnen Zeichen, nicht ihre Schriftgre.
Wenn Sie beispielsweise bei einer 14-Punkt-Schriftart einen Zeichenabstand
von 14 Punkten festlegen, behlt jedes Zeichen seine Schriftgre von 14 Punkt
und nimmt einen Raum ein, der 14 Punkte breit ist.
4 Klicken Sie auf die Registerkarte Absatzformatierung.
Auf dieser Registerkarte legen Sie den Zeilenabstand fest.
5 Geben Sie im Bereich Abstnde im Feld Zeilenabstnde den Zeilenabstand als
Vielfaches der verwendeten Schriftgre oder als genaue Punktzahl an.
6 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

239

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

Einstellen von Zwischenschriftgraden


Auf der Registerkarte Schriftart des Format-Editors knnen Sie einen
Zwischenschriftgrad fr Datenbankfelder und textbasierte Objekte in Ihrem
Bericht auswhlen.

So fgen Sie Zwischenschriftgrade ein


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Feld oder
Objekt, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Schriftart. Das Dialogfeld Format-Editor
wird mit der Registerkarte Schriftart geffnet.

3 Whlen Sie aus der Liste Schriftgrad den gewnschten Zwischenschriftgrad


fr das Feld oder Objekt aus.
Hinweis: Die eingegebene Zahl mu zwischen 1 und 1638 liegen. Crystal
Reports rundet alle Dezimalzahlen automatisch auf den nchsten 0,5-Wert auf
oder ab. Dementsprechend knnen Sie im Bericht Zwischenschriftgrade im
Format 1,5; 2,5; 3,5 usw. bis 1637,5 verwenden.
4 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
Hinweis: Beim Einstellen von Zwischenschriftgraden fr einzelne
Datenbankfelder und textbasierte Objekte, die bereits in den Bericht aufgenommen
wurden, mssen die nderungen manuell anhand dieser Verfahren vorgenommen
werden (, weil die vorhandenen Schrifteinstellungen von Objekten in Ihrem Bericht
die Standardoptionen berschreiben). Sie knnen jedoch die StandardSchrifteinstellungen auf der Registerkarte Datei > Optionen > Schriftarten ndern:
diese Standardoptionen wirken sich auf alle neu erstellten Berichte sowie auf alle
neuen Objekte aus, die in einen vorhandenen Bericht eingefgt werden.

240

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

TrueType Schriftarten
Wenn Sie bei der Erstellung Ihrer Berichte druckerspezifische Schriftarten
benutzen, knnten Sie Schwierigkeiten haben, wenn Sie auf anderen Druckern
ausdrucken. Es ist mglich, da fr andere Drucker die Schriftarten entweder
nicht vorgesehen oder aber nicht installiert sind.
Wenn der Druckertreiber beim Ausdruck druckerspezifische Schriftarten nicht
erkennt, ersetzt Crystal Reports die Schriftart, was zu Unregelmigkeiten fhren
kann. Um das zu vermeiden, wird empfohlen, da bei der Erstellung von
Berichten nur die gebruchlichen TrueType-Schriftarten benutzt werden.

Seitenrnder
Bestimmte Rnder einstellen
Crystal Reports erlaubt das Einstellen der Rnder nach Bedarf.

So stellen Sie bestimmte Rnder ein


1 Klicken Sie im Men Datei auf Seite einrichten.
Das Dialogfeld Seite einrichten wird geffnet.

2 ndern Sie die Standardeinstellungen der Seitenrnder auf die erforderlichen


Werte.
3 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
Hinweis: Alle Rnder werden von der Papierkante aus berechnet. Bei einem
linken Rand von 2,5 cm beginnt der gedruckte Bereich also exakt 2,5 cm von der
Papierkante.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

241

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

Standardrnder verwenden
Bei der Erstellung von Berichten mit den Standardseitenrndern knnen
Schwierigkeiten auftreten:
 Wenn der Bericht mit einer anderen Ausstattung gedruckt wird, in der die
Standardseitenrnder des Druckers grer sind (was weniger bedruckbaren
Platz auf der Seite bedeutet), werden die Objekte auf der rechten Seite des
Berichts auerhalb der Seite gedruckt.
 Wenn der Bericht mit einer anderen Ausstattung gedruckt wird, in der die
Standardseitenrnder des Druckers kleiner sind (was zustzlichen
bedruckbaren Platz auf der Seite bedeutet), wird der gesamte Bericht zum
linken Rand der Seite verschoben.
Es wird empfohlen, da Sie Ihre Seitenrnder selber einrichten. Selbst wenn die
von Ihnen gewnschten Seitenrnder mit den Standardseitenrndern identisch
sind, sollten Sie sicherstellen, da im Dialogfeld Seite einrichten die Option
Standardseitenrnder benutzen nicht gewhlt ist und da Sie statt dessen Ihre
Seitenrnder manuell mit dem Befehl Drucker einrichten einstellen.

Standarddrucker
Generell ist es ratsam, keinen speziellen Drucker zu whlen. Selbst bei identischen
Druckern kann es vorkommen, da sie vom jeweiligen Betriebssystem
verschieden identifiziert werden.
Angenommen ein HP Laser III Drucker ist fr zwei verschiedene Betriebssysteme
installiert, dann
 kann in Windows 95 und in Windows 98 der Name des Druckers gendert
werden, so da HP Laser III der benutzte Drucker ist, der Druckertreiber aber
als HPPCL5MS.DRV aufgefhrt wird;
 wird in Windows NT auf den Namen des Druckers verwiesen, der aber auch
vom Benutzer gendert werden kann, der Druckertreiber wird aber immer
WINSPOOL sein.
Wenn Sie Ihren Drucker angeben, wird Crystal Reports anhand seiner
Bezeichnung nach ihm suchen. Falls dieser von Ihnen angegebene Drucker aber
nicht gefunden wird, wird der Standarddrucker ausgewhlt, was zu
Unregelmigkeiten beim Ausdruck fhren kann.
Bei der Auswahl eines besonderen Druckers, wie z. B. Drucker fr Etiketten oder
Rechnungen, mu der Name des Druckers der gleiche sein wie der Name des
Druckers, fr den der Bericht erstellt wurde. Achten Sie darauf, da jeder
Anwender den Bericht auf dem gleichen Drucker druckt, da sonst Schwierigkeiten
auftreten knnten.
Wenn Ihr Bericht Teil einer Anwendung ist, die Sie verteilen, knnen Sie ein
Dialogfeld Drucker whlen vorbereiten. Bei der Benutzung dieses Dialogfelds
knnen die Benutzer den korrekten Drucker auswhlen oder den Drucker
entsprechend umbenennen.

242

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Seitenausrichtung und Papiergre einstellen


Sie knnen Berichte im Hoch- und Querformat und auf eine Vielzahl von
Papierformaten drucken. Sie knnen diese Optionen mit dem Befehl
Druckereinrichtung im Men Datei festlegen.

So legen Sie die Papierausrichtung und das Papierformat fest


1 Klicken Sie im Men Datei auf Druckereinrichtung.
Das Dialogfeld Drucker einrichten wird angezeigt.

2 Whlen Sie unter Drucker aus der Liste Name den gewnschten Drucker aus,
falls er nicht bereits als Standarddrucker eingestellt ist.
3 Whlen Sie unter Papier aus den Listen Format und Zufuhr das gewnschte
Papier aus.
Die Optionen fr das Papierformat hngen direkt mit dem ausgewhlten
Drucker zusammen. Beispielsweise bietet der Lexmark PCL-Treiber neben
mehreren Briefhllengren die Papiergren A3, A4, A5, B4, B5, Ledger,
Letter, Legal und Executive, whrend Sie beim PostScript-Druckertreiber die
Wahl zwischen den Gren A4, A5, B5, Executive, Legal und Letter haben.
4 Klicken Sie unter Ausrichtung auf Hochformat oder Querformat.
5 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

243

Die Berichtentwurfsumgebung verwenden

Druckertreiber
Druckertreiber aktualisieren
Um einen korrekten Ausdruck zu erzielen, ruft Crystal Reports vom Drucker alle
Schriftmae ab, beispielsweise durchschnittliche Zeichenhhe, Zeichenbreite,
Hhe der Ober- und Unterlngen, interner Durchschu. Zu Problemen kann es
kommen, wenn ein lterer Druckertreiber verwendet wird, der nicht die exakten
Mae angibt. Wenn Sie beim Drucken Probleme feststellen (fehlende Felder,
falsche Formatierung u.a.), sollten Sie den aktuellen Treiber fr Ihren Drucker
erwerben und installieren. In vielen Fllen liefern die neueren Druckertreiber die
korrekten Schriftmae, und die Druckprobleme sind schnell behoben.

Durch Druckertreiber verursachte Inkonsistenzen


Whrend des Druckens knnen Unregelmigkeiten auftreten, wenn fr die
Erstellung und den Druck von Berichten verschiedene Druckertreiber benutzt
werden. Diese Unregelmigkeiten treten auf, da die jeweiligen Druckertreiber
verschiedene Methoden haben, um die Textmetrik zu messen, wie zum Beispiel den
Schriftgrad. Textobjekte knnen beim Ausdruck falsch ausgerichtet, abgeschnitten
oder berdruckt werden. Beispiele von textbasierten Objekten sind Zeichenfolgeund Zeichenfelder, Textobjekte, Memofelder, numerische Felder und Formelfelder.
Diese Probleme knnen bei folgenden Konstellationen auftreten:
 Zwei identische Drucker mit unterschiedlichen Druckertreibern.
 Zwei unterschiedliche Drucker mit dem gleichen Druckertreiber.
 Zwei unterschiedliche Drucker mit unterschiedlichen Druckertreibern.
 Ein Druckertreiber benutzt die TrueType-Schriftart und ein zweiter
Druckertreiber ordnet die TrueType-Schriftart einer PostScript-Schriftart zu.
 Zwei identische Drucker mit dem gleichen Druckertreiber, die jeweils von
verschiedenen Versionen von Microsoft Windows drucken.
 Zwei identische Drucker mit Druckertreibern, die unterschiedliche Versionen
der gleichen Marke sind.
 Beide Drucker, beide Druckertreiber und beide Betriebssysteme sind
identisch, aber die Auflsung des Bildtreibers ist unterschiedlich.
Wenn also ein Dokument mit einem Druckertreiber sechs volle Zeilen bentigt,
um einen Textblock darzustellen, ist es mglich,
 da bei der Benutzung eines zweiten Druckertreibers, der den Schriftgrad
enger mit, der Textblock weniger als sechs Zeilen bentigt, oder
 da die Benutzung eines dritten Druckertreibers, der den Schriftgrad breiter
mit, in einem Textblock resultiert, der mehr als sechs Zeilen bentigt.

244

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Diese Situation tritt hufig auf. Daher mu das Ziel eines Berichtsverteilers sein,
Berichte zu erstellen, die sowohl verllich mit einem Druckertreiber
funktionieren, aber auch zuverlssig von anderen Druckertreibern ausgedruckt
werden knnen. Um das zu ermglichen, bietet Crystal Reports mehrere
Entwurfslsungen an. Werden diese bei der Erstellung eines Berichts
bercksichtigt, ist bei fast jeder Ausstattung ein befriedigender Druck und eine
befriedigende Verteilung des Berichts mglich.

Formatierungseigenschaften
Fr Objekte knnen Sie Formatierungseigenschaften mit dem Format-Editor und
fr Berichtbereiche mit dem Bereichs-Assistenten festlegen. In den meisten Fllen
knnen Sie einen von zwei Eigenschaftstypen einstellen:
 absolut (Eigenschaft immer anwenden)
 bedingt (Eigenschaft nur anwenden, wenn bestimmte Bedingungen erfllt sind)

Arbeiten mit absoluten Formatierungen


Eine absolute Formatierung ist eine Formatierung, die unter allen Bedingungen
angewendet wird. Diese Formatierungseigenschaft folgt immer auf die
Schrittfolge Auswhlen, dann Anwenden. Sie whlen aus, was Sie formatieren wollen
(Objekt oder Bereich), dann wenden Sie die Formatierung mit Hilfe der
Eigenschaftseinstellungen auf die Auswahl an.
Verwenden Sie die folgenden Dialogfelder zum Formatieren von Berichten:
 Format-Editor, um Feldwerte zu formatieren
 Bereichs-Assistent, um ganze Bereiche zu formatieren
 Markierungs-Assistent, um Whrungs- und Zahlenfelder zu formatieren
Die genannten Dialogfelder und Registerkarten enthalten eine Reihe von
Formatierungseigenschaften und Tools, um Eigenschaften ein- oder auszuschalten
oder Attribute festzulegen.

Rahmen, Farben und Schattierungen zu Feldern hinzufgen


Mit Crystal Reports knnen Sie Felder im Bericht durch Farbe, Rahmen und
Schattierungen hervorheben, um wichtige Daten zu betonen und professionell
gestaltete Berichte zu erstellen.

So fgen Sie einem Feld Rahmen, Farbe und Schattierung hinzu


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Feld, um das
Kontextmen aufzurufen.
2 Whlen Sie die Option Rahmen und Farben aus dem Kontextmen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

245

Arbeiten mit absoluten Formatierungen

Der Format-Editor wird mit aktivierter Registerkarte Rahmen angezeigt.

3 Whlen Sie den gewnschten Linienstil, die Rahmenfarbe und


Hintergrundfarbe des Feldes aus.
4 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.

Standard-Feldformate ndern
Mit Crystal Reports knnen Sie Datenbankfelder in fast allen Formaten im Bericht
anzeigen. Dieser Abschnitt erlutert, wie die Standard-Formateinstellungen, die
von Crystal Reports beim Hinzufgen von Feldern zu einem Bericht verwendet
werden, mit Hilfe des Befehls Optionen gendert werden knnen. Im Dialogfeld
Optionen knnen Sie die Standardformate fr folgende Datenbankfelder
einstellen: Zeichenfolge, Zahl, Whrung, Datum, Zeit, Datum/Zeit und Boolesch.
Hinweis: Wenn Sie Standard-Feldformate ndern, wirken sich die neuen
Einstellungen nur auf Objekte aus, die anschlieend einem Bericht hinzugefgt
werden. Zur Formatierung von Feldern, die bereits einem Bericht hinzugefgt
wurden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld im Bericht und
whlen Feld formatieren im Kontextmen.

So geben Sie Standardformate fr Felder an


1 Klicken Sie im Men Datei auf Optionen.
2 Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die Registerkarte Felder.
3 Klicken Sie auf die Schaltflche, die dem Feldtyp entspricht, der formatiert
werden soll (Zeichenfolge, Zahl, Whrung, Datum, Zeit, Datum/Zeit und
Boolesch).
Der Format-Editor wird angezeigt.

246

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

4 Geben Sie auf den Registerkarten des Format-Editors die gewnschten


Formate an.
5 Klicken Sie auf OK.

Standard-Schriftarten fr die Felder Datum, Zeit und Datum/Zeit


einstellen
Die folgenden Verfahren erlutern, wie Sie Standardformate fr die Felder Zeit,
Datum und Datum/Zeit angeben und wie die Formate solcher Felder
benutzerdefiniert angepat werden.
Hinweis: Diese Standardeinstellungen wirken sich nur auf Objekte aus, die
anschlieend dem Bericht hinzugefgt werden. Zur Formatierung von Feldern,
die bereits einem Bericht hinzugefgt wurden, klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf das Feld im Bericht und whlen Feld formatieren im Kontextmen.

So stellen Sie die Standardformate fr die Felder Datum, Zeit und


Datum/Zeit ein
1 Klicken Sie im Men Datei auf Optionen.
2 Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die Registerkarte Felder.
3 ffnen Sie den Format-Editor, indem Sie auf die entsprechende Schaltflche
fr das zu formatierende Feld klicken (Datum, Zeit oder Datum/Zeit).
Hinweis: Wenn Sie im Format-Editor auf die Schaltflche Datum/Zeit klicken,
wirken sich alle darauffolgenden nderungen nur auf die Felder Datum/Zeit
aus. Sie mssen auf Datum oder Zeit klicken, um unabhngige Datums- oder
Zeitfelder zu formatieren.
4 Klicken Sie im Dialogfeld Format-Editor auf die Registerkarte Datum/Zeit.
5 Whlen Sie ein vordefiniertes Format aus der Liste (oder klicken Sie auf
Anpassen, um ein Format nach eigenen Vorstellungen zu erstellen). Wenn Sie
auf ein neues Format klicken, knnen Sie sich die Ergebnisse im
Vorschaubereich des Format-Editors ansehen.
Hinweis: In der Liste der vordefinierten Formate knnen Sie Systemstandard
whlen, um zu gewhrleisten, da Crystal Reports die von Windows
vorgegebenen Formate verwendet. Sie knnen die Einstellungen Ihres
Systems im Dialogfeld Lndereinstellungen in der Systemsteuerung ndern.
6 Nachdem Sie ein Format ausgewhlt haben, klicken Sie im Dialogfeld FormatEditor auf OK.
7 Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf OK.
Wenn Sie jetzt einem Bericht die Felder Datum, Zeit oder Datum/Zeit hinzufgen,
mte Crystal Reports das angegebene Format verwenden.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

247

Arbeiten mit absoluten Formatierungen

So passen Sie die Formate fr die Felder Datum, Zeit und Datum/
Zeit individuell an
1 Klicken Sie im Men Datei auf Optionen.
2 Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die Registerkarte Felder.
3 ffnen Sie den Format-Editor, indem Sie auf die entsprechende Schaltflche
fr das zu formatierende Feld klicken (Datum, Zeit oder Datum/Zeit).
4 Klicken Sie im Dialogfeld Format-Editor auf die Registerkarte Datum/Zeit.
5 Klicken Sie auf Anpassen, um das Dialogfeld Angepater Stil zu ffnen.
Hinweis: Wenn Sie in Schritt 3 die Datum/Zeit-Felder fr die Formatierung
ausgewhlt haben, wird das Dialogfeld Angepater Stil mit drei
Registerkarten angezeigt (Datum/Zeit, Datum und Zeit). Die auf diesen
Registerkarten angegebenen Formate werden nur auf die beiden Elemente der
Datum/Zeit-Felder angewendet und wirken sich nicht auf Formate aus, die
fr unabhngige Datums- oder Zeitfelder definiert wurden.
6 Erstellen Sie das gewnschte Format, indem Sie die verschiedenen Optionen
im Dialogfeld Angepater Stil entsprechend ndern.
7 Nachdem Sie das Format Ihren Vorstellungen gem fertiggestellt haben,
klicken Sie im Dialogfeld Angepater Stil auf OK.
8 Klicken Sie im Dialogfeld Format-Editor auf OK.
9 Wenn Sie einen anderen Feldtyp formatieren mchten, klicken Sie im
Dialogfeld Optionen auf die entsprechende Schaltflche. Andernfalls klicken
Sie auf OK, um zu Crystal Reports zurckzukehren.
Wenn Sie jetzt die Felder Datum, Zeit oder Datum/Zeit Ihren Berichten hinzufgen,
mte Crystal Reports das von Ihnen erstellte, benutzerdefinierte Format verwenden.

Linien hinzufgen und bearbeiten


Mit Crystal Reports knnen Sie Linien zum Bericht hinzufgen, um wichtige
Daten hervorzuheben und einen professionell gestalteten Bericht zu erstellen.

So fgen Sie einem Bericht Linien hinzu


1 Klicken Sie in der Zusatzsymbolleiste auf Linie einfgen.

2 Zeichnen Sie an der gewnschten Stelle mit dem Stift-Cursor eine Linie.

248

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Linien in einem Bericht bearbeiten


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Linie, die formatiert werden soll.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Linie formatieren.
Der Format-Editor wird angezeigt.

3 Nehmen Sie auf der Registerkarte Linie formatieren die gewnschten


nderungen an der Linie vor.
4 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.

Rechtecke im Bericht hinzufgen und bearbeiten


Mit Crystal Reports knnen Sie Rechtecke zum Bericht hinzufgen, um wichtige
Daten hervorzuheben und einen professionell gestalteten Bericht zu erstellen.

So fgen Sie einem Bericht Rechtecke hinzu


1 Klicken Sie in der Zusatzsymbolleiste auf die Schaltflche Rechteck einfgen.

2 Zeichnen Sie mit dem Stift-Cursor ein Rechteck an der gewnschten Stelle.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

249

Arbeiten mit absoluten Formatierungen

So bearbeiten Sie Rechtecke in einem Bericht


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Rechteck, um
das Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Kstchen formatieren.
Der Format-Editor wird angezeigt.

3 Nehmen Sie auf der Registerkarte Rechteck formatieren die gewnschten


nderungen vor.
4 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.

Formen einem Bericht hinzufgen


Wenn Sie in Crystal Reports Berichtformate entwerfen, knnen Sie verschiedene
Formen wie Kreise, Ellipsen und Kstchen mit abgerundeten Ecken in den Bericht
einfgen. Dies ist besonders wichtig fr das Formatieren von Berichten in
Sprachen, die diese Formen zur effektiven Kommunikation bentigen.

So fgen Sie einem Bericht Formen hinzu


1 Fgen Sie Ihrem Bericht ein Kstchen hinzu.
Siehe Rechtecke im Bericht hinzufgen und bearbeiten auf Seite 249.
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kstchen, um das Kontextmen
aufzurufen.

250

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

3 Klicken Sie im Kontextmen auf Kstchen formatieren.


4 Es erscheint der Format-Editor; klicken Sie dort auf die Registerkarte Runden.

5 Bewegen Sie den Schieberegler nach rechts, um die Rundung der


Kstchenecken zu verstrken.
Das Kstchen, von dem Sie ausgegangen sind, wird allmhlich zu einer Ellipse
oder einem Kreis, je nachdem, wie weit Sie den Regler nach rechts schieben.
6 Wenn die gewnschte Form erreicht ist, klicken Sie auf OK, um die
nderungen zu speichern.

Konventionelle Buchhaltungsformate verwenden


Zur Untersttzung der im Buchhaltungswesen blichen Konventionen knnen Sie
in Crystal Reports festlegen, wie Whrungssymbole, negative Vorzeichen und
Nullwerte in Ihren Finanzberichten erscheinen. Sie knnen fr den Bericht auch die
Umkehrung der Vorzeichen von Forderungen und Verbindlichkeiten festlegen.

So verwenden Sie Buchhaltungskonventionen in einem Bericht


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Whrungsoder Zahlenfeld, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Feld formatieren.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

251

Arbeiten mit absoluten Formatierungen

Der Format-Editor wird mit der Registerkarte Zahl geffnet.

3 Whlen Sie unter Layout aus, wie das Zahlen-Systemformat fr positive oder
negative Werte aussehen soll.
4 Geben Sie unter Whrungssymbol (Systemstandard) an, wie das
Whrungssymbol bei den Werten in Ihrem Bericht erscheinen soll.
5 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.

So passen Sie die Buchhaltungskonventionen fr einen Bericht an


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Whrungsoder Zahlenfeld, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Feld formatieren.
Der Format-Editor wird mit der Registerkarte Zahl geffnet.
3 Whlen Sie unter Stil die Option Angepater Stil und klicken Sie dann auf die
Schaltflche Anpassen.

252

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Das Dialogfeld Benutzerdefinierter Stil wird mit der Registerkarte Zahl geffnet.

4 Markieren Sie das Kontrollkstchen Buchhaltungsformat verwenden.


Sobald Sie diese Option gewhlt haben, geschieht folgendes:
 In der Liste Negativ wird die Darstellung der negativen Werte in Ihrem Bericht
von den Windows-Lndereinstellungen bestimmt. Die negativen Werte
werden entweder mit einem Minuszeichen oder in Klammern dargestellt.
 In der Liste Nullwerte anzeigen als wird automatisch der Gedankenstrich
zur Darstellung von Nullwerten in Ihrem Bericht ausgewhlt.
 Auf der Registerkarte Whrungssymbol im Dialogfeld Angepater Stil
wird das Whrungssymbol links der Whrungs- und Zahlenwerte plaziert.
Hinweis: Die in den Windows-Lndereinstellungen vorgenommene
nderungen werden erst wirksam, wenn Sie Crystal Reports beenden und
erneut aufrufen.
5 Markieren Sie das Kontrollkstchen Zeichen fr Anzeige umdrehen, um die
Vorzeichen von Forderungs- und Verbindlichkeitsbetrgen in Ihrem
Finanzbericht umzukehren.
6 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
7 Klicken Sie nochmals auf OK, um zu Ihrem Bericht zurckzukehren.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

253

Arbeiten mit absoluten Formatierungen

Weie Flchen zwischen Zeilen verwenden


Die Hhe eines Bereichs in Relation zu den in ihm enthaltenen Objekten wirkt sich
auf die Gre der weien Flchen zwischen den Berichtszeilen aus.

Durch die Feldpositionierung auf der Registerkarte Entwurf haben Sie zwei
Mglichkeiten, Leerraum hinzuzufgen und zu entfernen:
 Durch Verkleinern/Vergrern des Bereichs auf der Registerkarte Entwurf
mit Hilfe des Grennderungs-Cursors.
 Durch ndern von Optionen unter Verwendung des Bereichs-Assistenten.
Hinweis: Sie knnen ebenfalls mit der rechten Maustaste auf den
grauschattierten Bereich links neben dem Bereich klicken und Bereich anpassen
aus dem Kontextmen whlen. Das Programm wird dann automatisch die Gre
des Bereichs ndern, so da die untere Begrenzung des Bereichs auf gleicher
Hhe mit der Grundlinie des untersten Objekts im Bereich ist.

Weie Flchen durch Skalieren hinzufgen


Um zwischen Zeilen in einem Bericht erwnschten Leerraum einzufgen,
bewegen Sie einfach den Mauszeiger auf die Bereichsbegrenzungslinie. Der Zeiger
verwandelt sich in den Grennderungs-Cursor.

Wenn der GrennderungsMauszeiger erscheint, ziehen Sie die


Bereichsgrenze nach unten, um die
weie Flche zu vergrern.

254

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Hinweis: Weie Flchen knnen Sie einem Bereich auch hinzufgen, indem Sie
mit der rechten Maustaste auf den schattierten Teil links vom Bereich klicken und
im Kontextmen die Option Zeile einfgen whlen. Das Programm ndert
automatisch die Gre des Bereichs und fgt die Flche hinzu, die bentigt wird,
um eine Reihe typischer Datenbankfelder aufzunehmen.

Weie Flchen durch Skalieren lschen


Um Leerraum in einen Bereich hinzuzufgen, bewegen Sie einfach den
Mauszeiger auf die untere Bereichsbegrenzungslinie. Der Zeiger verwandelt sich
in den Grennderungs-Cursor.

Wenn der GrennderungsCursor angezeigt wird, ziehen Sie


die Bereichsbegrenzung nach
unten, um Leerraum hinzuzufgen.

Weie Flchen durch Unterdrcken eines Bereichs lschen


Wenn ein ganzer Bereich leer ist (z.B. wenn Sie den Seitenfu des Berichts leer
lassen), knnen Sie die unntige weie Flche entfernen, indem Sie den Bereich im
Bereichs-Assistenten unterdrcken.

So lschen Sie eine weie Flche durch Unterdrcken eines Bereichs


1 Klicken Sie im Men Format auf Bereich.
Das Dialogfeld Bereichs-Assistent wird angezeigt.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Bereichs-Assistent in der
Standardsymbolleiste klicken.
2 Klicken Sie unter Bereiche auf den Bereich, der unterdrckt werden soll.
3 Markieren Sie auf der Registerkarte Allgemein. Schalten Sie die Option
Unterdrcken (kein Drilldown) ein.
4 Klicken Sie auf OK, um zu Ihrem Bericht zurckzukehren.
Der leere Bereich wird nicht gedruckt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

255

Mit bedingter Formatierung arbeiten

Mit bedingter Formatierung arbeiten


Bedingte Formatierung bedeutet, da die Formatierung nur unter bestimmten
Bedingungen durchgefhrt wird. Beispielsweise knnten Sie:
 Kundensalden rot drucken, wenn die Zahlung berfllig ist
 Datumsangaben fr Kunden aus den USA im Format Monat-Tag-Jahr fhren
und fr Kunden aus Deutschland im Format Tag-Monat-Jahr
 Die Hintergrundfarbe nur in jeder zweiten Zeile drucken
Mit Crystal Reports knnen Sie bedingte Formatierungen in diesen und vielen
anderen Situationen ganz einfach anwenden.
Bei der absoluten Formatierung gilt der Grundsatz Erst auswhlen, dann anwenden.
Beim bedingten Formatieren gilt dieser Grundsatz in erweiterter Form, indem Sie
zustzlich Bedingungen angeben, die festlegen, ob eine Formatierung angewendet
wird oder nicht. Sie geben diese Bedingungen durch einfache Formeln an. Weitere
Informationen zum Erstellen von Formeln mit der Crystal-Syntax finden Sie unter
Grundlagen der Crystal-Syntax auf Seite 472. Weitere Informationen zum
Erstellen von Formeln mit der Basic-Syntax finden Sie unter Grundlagen der
Basic-Syntax auf Seite 430.
Die Formel fr die bedingte Formatierung hat Prioritt gegenber den festen
Einstellungen im Formel-Editor. Wenn Sie zum Beispiel die Option Unterdrcken
aktiviert haben und dann eine bedingte Formel fr die Option Unterdrcken
erstellen, wird die Eigenschaft nur dann angewendet, wenn die in der Formel
angegebene Bedingung erfllt ist.
In Crystal Reports knnen Sie sowohl Ein/Aus-Eigenschaften als auch
Attributeigenschaften bedingt einstellen. Es mssen jedoch unterschiedliche
Formeltypen verwendet werden.

Bedingte Ein/Aus-Eigenschaften
Eine bedingte Ein/Aus-Eigenschaft berprft, ob eine Bedingung erfllt ist. Sie
hat den Wert Ein, wenn die Bedingung erfllt ist und Aus, wenn die Bedingung
nicht erfllt ist. Eine dritte Mglichkeit gibt es nicht. Verwenden Sie fr diese Art
bedingter Formatierung boolesche Formeln:
Crystal Syntax:

Bedingung
Basic Syntax:

Wert = Bedingung
berprft bei jedem Wert, ob die Bedingung erfllt ist und gibt WAHR oder
FALSCH zurck. Dann wendet es die Eigenschaft auf die Wert an, fr die WAHR
zurckgegeben wurde.

256

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Bedingte Attributeigenschaften
Eine bedingte Attributeigenschaft berprft, welche von mehreren Bedingungen
erfllt wird. Das Programm wendet dann die Formatierung an, die der zutreffenden
Bedingung zugeordnet wurde. Angenommen, Sie mchten alle Werte, die kleiner
als ein bestimmter Betrag sind, rot drucken, alle anderen Werte aber schwarz. Das
Programm berprft, ob der Wert kleiner als dieser Betrag ist oder nicht. Ist er
kleiner, wird das Attribut Rot angewendet, andernfalls das Attribut Schwarz.
Verwenden Sie eine If-Then-Else-Formel fr diese Art von bedingter
Formatierung. Informationen zur Crystal-Syntax finden Sie unter If-Ausdrcke
auf Seite 501. Zur Basic-Syntax lesen Sie If-Anweisungen auf Seite 458.
Crystal Syntax:

If Bedingung A Then
crRed
Else
crBlack
Basic Syntax:

If Bedingung A Then
formula = crRed
Else
formula = crBlack
End If
Wenn Sie bedingte Attributeigenschaften festlegen, bietet Crystal Reports im FormelEditor in der Liste Funktionen zahlreiche Attribute zur Auswahl an. Um ein Attribut
zur Formel hinzuzufgen, doppelklicken Sie auf das betreffende Attribut. Wenn Sie
beispielsweise eine horizontale Ausrichtung bedingt einstellen, enthlt die
Funktionsliste Attribute wie DefaultHorAligned (horizontale Standardausrichtung),
LeftAligned (links ausgerichtet) und Justified (bndig ausgerichtet). Wenn Sie
Rahmen bedingt einstellen, enthlt die Funktionsliste Attribute wie NoLine (keine
Linie), SingleLine (einzelne Linie) und DashedLine (durchbrochene Linie).
Hinweis: Bedingte Formeln sollten stets das Schlsselwort Else enthalten.
Andernfalls kann es passieren, da Werte, die die If-Bedingung nicht erfllen,
nicht ihr ursprngliches Format beibehalten. Soll das ursprngliche Format von
Werten erhalten bleiben, die Ihre If-Bedingung nicht erfllen, verwenden Sie die
Funktion DefaultAttribute.
Crystal Syntax:

If Bedingung A Then
crRed
Else
DefaultAttribute

Crystal Reports Benutzerhandbuch

257

Mit bedingter Formatierung arbeiten

Basic Syntax:

If Bedingung A Then
formula = crRed
Else
formula = DefaultAttribute
End If
Sie knnen bei der Verwendung solcher Eigenschaften noch einen Schritt weiter
gehen. Sie knnen eine Bedingungsliste angeben, in der Sie jeder Bedingung eine
andere Eigenschaft zuordnen; Sie sind also nicht auf nur zwei oder drei
Bedingungen beschrnkt. Wenn ein Bericht beispielsweise ein Zahlenfeld enthlt,
in dem Umstze aus mehreren Lndern angezeigt werden, knnen Sie fr jedes
Land ein anderes Attribut fr das Zahlenfeld festlegen. Sie knnten beispielsweise
angeben, da auf Umstze aus Land A das Attribut Land A, auf Umstze aus Land
B das Attribut Land B, auf Umstze aus Land C das Attribut Land C usw.
angewendet wird.
Wenn es mehr als zwei Alternativen gibt, verwenden Sie eine Formel der
folgenden Art:
Crystal Syntax:

If Bedingung A Then
crRed
Else If Bedingung B Then
crBlack
Else If Bedingung C Then
crGreen
Else
crBlue
Basic Syntax:

If Bedingung A Then
formula = crRed
ElseIf Bedingung B Then
formula = crBlack
ElseIf Bedingung C Then
formula = crGreen
Else
formula = crBlue
End If
Verwenden Sie eine If-Then-Else-Formel mit Mehrfachbedingungen fr diese Art
der bedingten Formatierung.

258

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Bedingte Schriftarten ndern


Bei Memo- oder Zeichenfolgefeldern, die auf Bedingungen wie einem
Parameterwert basieren, knnen Sie Schriftart, Schriftschnitt, Schriftgrad und
Farbe der Felder mit dem Format-Editor ndern.

So ndern Sie bedingte Schriftarten


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Feld, um das
Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Schwenken.
Das Dialogfeld Format-Editor wird mit der Registerkarte Schriftart geffnet.

3 Zum ndern einer Schriftoption klicken Sie auf die entsprechende


Schaltflche Formel, die sich auf der rechten Seite des Dialogfelds befindet.
4 Im Formatformel-Editor knnen Sie angeben, da bedingte Schriftarten sich
nur ndern, wenn bestimmte Bedingungen erfllt sind.
5 Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis:
 Falls die Formel einen Fehler enthlt, wird eine Meldung angezeigt, in der
Sie gefragt werden, ob die Funktion ohne Untersuchung des Fehlers
verlassen werden soll. Wenn Sie auf Nein klicken, wird eine zweite
Mitteilung angezeigt, in der Fehler aufgezeigt wird.
 Wenn die Formel fehlerfrei ist, gelangen Sie zurck zum Format-Editor.
Beachten Sie, da sich die Schaltflche Formel gendert hat. Dies zeigt an,
da eine Formel fr die betreffende Eigenschaft eingegeben wurde.
6 Klicken Sie auf OK, um zu Ihrem Bericht zurckzukehren.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

259

Mit bedingter Formatierung arbeiten

Seitenfu nach der ersten Seite erstellen


Sie knnen einen Seitenfu drucken, der auf allen Seiten auer der ersten
angezeigt wird. Sie erreichen dies durch bedingte Formatierung des
Seitenfubereichs mit Hilfe einer Ein/Aus-Eigenschaft.

So erstellen Sie Fuzeilen nach der ersten Seite


1 Fgen Sie das Feld, das im Seitenfu angezeigt werden soll, dem
Seitenfubereich des Berichts hinzu.
2 Klicken Sie im Men Format auf Bereich.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Bereichs-Assistent in der
Standardsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Bereichs-Assistent wird angezeigt.

3 Klicken Sie unter Bereiche auf Seitenfu.


4 Klicken Sie auf die Schaltflche Bedingte Formel rechts neben der Eigenschaft
Unterdrcken (kein Drill-Down), um den Formel-Editor zu ffnen.
5 Geben Sie folgende Formel im Formatformel-Editor ein:
Crystal Syntax:

PageNumber = 1
Basic Syntax:

formula = PageNumber = 1
Diese Formel bewirkt, da der Bereich auf der ersten Seite unterdrckt wird.

260

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

6 Klicken Sie auf Speichern.


Hinweis:
 Falls die Formel einen Fehler enthlt, wird eine Meldung angezeigt, in der
Sie gefragt werden, ob die Funktion ohne Untersuchung des Fehlers
verlassen werden soll. Wenn Sie auf Nein klicken, wird eine zweite
Mitteilung angezeigt, in der Fehler aufgezeigt wird.
 Ist die Formel fehlerfrei, kehren Sie automatisch zum Format-Editor zurck.
Beachten Sie, da sich die Schaltflche Formel gendert hat. Dies zeigt an,
da eine Formel fr die betreffende Eigenschaft eingegeben wurde.
7 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche Seitenansicht,
um zu berprfen, ob der Seitenfu im Bericht auf allen Seiten auer der
ersten angezeigt wird.
Hinweis:
 Wenn Sie einen mehrzeiligen Seitenfu verwenden und die Fuzeilen in
verschiedene Seitenfubereiche eingefgt haben, mssen Sie jeden
Seitenfubereich mit Hilfe der oben beschriebenen Formel bedingt
unterdrcken.
 Um einen Seitenkopf zu erstellen, der auf allen Seiten auer der ersten
angezeigt wird, fgen Sie die gewnschten Kopfzeilen in den
Seitenkopfbereich ein. Unterdrcken Sie dann diesen Bereich mit der Formel,
die Sie auch zum Unterdrcken des Seitenfues verwendet haben.

Den Markierungs-Assistenten verwenden


Crystal Reports verfgt ber eine leistungsstarke Markierungsfunktionalitt, die
es einfach macht, bedingte Formatierung fr Whrungs- und Zahlenfelder
einzusetzen. Der Markierungs-Assistent wird am hufigsten fr die Markierung
von Feldwerten verwendet, die sich von den anderen Werten im Bericht
unterscheiden. Wenn Sie z. B. das Feld {Kunde.VORJAHRESUMSATZ} in rot
markieren wollen, wenn die Umstze grer als $25.000 sind, knnen sie im
Markierungs-Assistenten festlegen, da das Feld rot unterlegt wird, wenn der
Wert grer als $25.000 ist. Auerdem knnen Sie in diesem Dialogfeld bedingte
Schriftfarben und Randstile einstellen.
Der Markierungs-Assistent stellt eine Alternative zum Formel-Editor dar. Der
Markierungs-Assistent fhrt im Grunde folgende Gleichung aus: Wenn (If) die
Bedingung Wahr (True) ist, dann (Then) Formatierungsangaben einsetzen. Zu
diesem Zweck ist das Dialogfeld in zwei Bereiche unterteilt: den Bereich Liste von
Elementen, in dem die Formel angezeigt wird, und den Bereich Element-Editor, in
dem Sie die Formel definieren knnen. Im Element-Editor befindet sich eine BeispielAnsicht, in der die angewendeten Formatierunsangaben aufgezeigt werden.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

261

Mit bedingter Formatierung arbeiten

Hier sind noch einige zustzliche Vorteile:


 Sie knnen den Markierungs-Assistenten fr numerische/Whrunsgfelder in
Kreuztabellen einsetzen.
 Sie knnen die Markierung rckgngig machen.

Markierungsprioritten festlegen
Mit den Prioritten-Schaltflchen im Bereich Liste von Elementen des MarkierungsAssistenten knnen Sie Prioritten fr Ihre Formeln einstellen. Das ist hilfreich,
wenn Sie zwei oder mehr Formeln haben, was in einigen Situationen zu Konflikten
fhren kann.
Wenn Sie z. B. das Feld Einheitspreis in Ihrem Bericht markieren, knnen Sie
diesem Feld eine Markierungsformel zuweisen, die einen gelben Hintergrund
aufruft, wenn der Preis ber $100 liegt. Wenn Sie eine weitere Markierungsformel
erstellen, die einen roten Hintergrund zeigt, wenn der Betrag grer als $200 ist,
wrde dies einen Konflikt verursachen, da 100 eine Teilsumme von 200 ist. Die
Einheitspreis-Felder wrden also mit gelbem Hintergrund erscheinen, obwohl
diese Felder eigentlich rot unterlegt sein sollten. Mit anderen Worten, ein
Postenpreis von $300 wrde, je nachdem, welcher Formel Prioritt zugewiesen
wurde, einen roten oder gelben Hintergrund haben.

So legen sie Markierungsprioritten in einer Formel fest


1 Um die Prioritt fr eine Formel festzulegen, mssen Sie folgendes tun:
Klicken Sie auf Markierungs-Assistent im Men Format.
2 Markieren Sie die Formel.
3 Verschieben Sie mit Hilfe der Pfeilschaltflchen fr die Prioritt die markierte
Formel in eine Position oberhalb oder unterhalb der Formel(n), mit der/denen
ein Konflikt besteht.
Hinweis: Eine Formel hat Prioritt ber eine andere Formel, wenn sie sich in
der Liste ber ihr befindet.
4 Klicken Sie auf OK.
5 Aktualisieren Sie Ihren Bericht (oder klicken Sie auf die Registerkarte
Seitenansicht), damit die Markierungsnderungen angezeigt werden.
Hinweis: Sie knnen die Formeln mit Hilfe der Schaltflchen Entfernen und
Alle entfernen lschen.

262

Crystal Reports Benutzerhandbuch

12 : Formatierung

Felder mit dem Markierungs-Assistenten bedingt formatieren


Mit dem Markierungs-Assistenten knnen Sie nur Whrungs- und Zahlenfelder
bedingt formatieren.

So formatieren Sie Felder bedingt mit dem Markierungs-Assistenten


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Whrungsoder Zahlenfeld, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Markierungs-Assistent.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Markierung in der
Formatierungsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Markierungs-Assistent wird geffnet.

3 Whlen Sie unter Element-Editor aus der Liste Wert ist einen Vergleich aus,
und geben Sie im Feld darunter einen numerischen Wert ein.
4 Whlen Sie aus den Listen Schriftfarbe, Hintergrund und Rahmen die
Formatierungsnderungen fr das ausgewhlte Feld aus.
5 Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, wenn Sie fr das ausgewhlte Feld
mehrere Markierungseinstellungen festlegen mchten.
6 Klicken Sie auf die Pfeile bei Prioritt, um fr jede zustzliche Einstellung, die
Sie anwenden, die Prioritt festzulegen. Siehe Markierungsprioritten
festlegen auf Seite 262.
7 Klicken Sie auf OK, um zu Ihrem Bericht zurckzukehren.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

263

Mit bedingter Formatierung arbeiten

Aktionen rckgngig machen/wiederherstellen


Crystal Reports ermglicht das Rckgngigmachen ber mehrere Ebenen. Mit
mehreren Rckgngig-Ebenen knnen Sie mehrere nderungen Schritt fr Schritt
rckgngig machen, bis Ihr Bericht wieder die gewnschte Form hat.
Das Programm verfgt auerdem ber eine Wiederherstellen-Funktion, die
widerrufene Aktionen wiederherstellt. Wenn Sie zum Beispiel ein Objekt
verschieben und mit der neuen Position nicht zufrieden sind, knnen Sie auf
Rckgngig klicken, um es an seine ursprngliche Position zurckzubewegen.
Wenn Sie es sich dann doch wieder anders berlegen, knnen Sie auf
Wiederherstellen klicken, um die letzte nderung wieder gltig zu machen.
Die Schaltflchen Rckgngig und Wiederherstellen enthalten Listen, mit denen Sie
mehrere nderungen gleichzeitig rckgngig machen oder wiederholen knnen.
 Zum Widerrufen einer Aktion klicken Sie auf Rckgngig in der
Standardsymbolleiste.
Wenn Sie einmal auf die Schaltflche klicken, wird die letzte davor
vorgenommene nderung rckgngig gemacht. Mit jedem weiteren Klicken
auf die Schaltflche wird die jeweils davor erfolgte nderung rckgngig
gemacht.
Wenn Sie mehrere Aktionen auf einmal rckgngig machen mchten, klicken
Sie auf die Pfeilschaltflche, um die Aktionsliste anzuzeigen. Whlen Sie eine
Reihe von Aktionen aus, die rckgngig gemacht werden sollen.
 Um eine rckgngiggemachte nderung wiederherzustellen, klicken Sie auf
Wiederherstellen in der Standardsymbolleiste.
Das Programm blendet die Schaltflche Rckgngig bzw. Wiederherstellen ab,
wenn keine Aktion vorliegt, die rckgngig gemacht bzw. wiederhergestellt
werden knnte oder wenn Sie eine nderung vorgenommen haben, die nicht
rckgngig gemacht werden kann.
Wenn Sie mehrere Aktionen auf einmal wiederherstellen mchten, klicken Sie
auf die Pfeilschaltflche, um die Aktionsliste anzuzeigen. Whlen Sie eine
Reihe von Aktionen aus, die wiederhergestellt werden sollen.
Hinweis: Sie knnen Aktionen nur in umgekehrter chronologischer Reihenfolge
(von der jngsten nach hinten) rckgngig machen oder wiederherstellen. Sie
knnen keine Aktion rckgngig machen oder wiederherstellen, wenn nicht
zuvor jngere Aktionen widerrufen oder wiederholt wurden.

264

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Diagramme erstellen

13

Mit Crystal Reports knnen Sie zusammengefate Daten in


Form farbiger, leicht verstndlicher Diagramme prsentieren.
In diesem Kapitel wird gezeigt, wie Diagramme erstellt und so
in Berichten eingesetzt werden, da die Berichtsdaten
aussagekrftiger und leichter verstndlich werden. Sie knnen
unter einer Reihe von Diagramm-Layouts und Diagrammarten
whlen, mit Drilldown Details sichtbar machen, die den
bersichtsgrafiken zugrundeliegen und Diagrammobjekte
formatieren.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

265

Diagrammkonzepte

Diagrammkonzepte
Diagramme erstellen - berblick
Crystal Reports ermglicht es Ihnen, in Ihre Berichte anspruchsvolle, farbige
Diagramme einzufgen. Sie knnen immer dann Diagramme verwenden, wenn
Sie die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Berichte verbessern mchten.
So knnen Sie in einem Umsatzbericht, der mit dem Zwischenergebnis des
Vorjahresumsatzes fr jede Region nach Region gruppiert wurde, schnell ein
Diagramm erstellen, das den Umsatz pro Region anzeigt.

Diagramme knnen Sie aus folgenden Daten erstellen:


 Gruppenergebnis- und Zwischenergebnisfeldern
 Detail-, Formel- und Laufende Summe-Feldern
 Kreuztabellen-Gruppenergebnissen
 OLAP-Daten
In der Regel werden Sie Diagramme aus Gruppenergebnis- und
Zwischenergebnisangaben auf Gruppenebene erstellen. Je nach Art der Daten, mit
denen Sie arbeiten, knnen Sie fr Ihren Bericht jedoch auch ein erweitertes
Diagramm, ein Kreuztabellen- oder ein OLAP-Gitternetz-Diagramm erstellen.

266

Crystal Reports Benutzerhandbuch

13 : Diagramme erstellen

Diagramm-Layouts
Der Diagramm-Assistent bietet vier Layouts, die bestimmten Datenmengen
entsprechen.
Sie knnen Diagramme unter Verwendung jedes der folgenden Layouts erstellen
und je nach Art der Daten ein Diagramm auch von einem Layout auf ein anderes
umstellen.
Erweitert
Verwenden Sie das Layout Erweitert, wenn Sie mit mehreren Diagrammwerten
arbeiten oder der Bericht keine Gruppenergebnis- oder Zwischenergebnisfelder
enthlt.
Das Layout Erweitert untersttzt ein bzw. zwei Bedingungsfelder: Mit diesen
Bedingungsfeldern knnen Sie 2-D- bzw. 3-D-Diagramme erstellen. Weitere
besondere Funktionen des erweiterten Layouts:
 Werte knnen in aufsteigender, absteigender und besonderer Reihenfolge
gruppiert werden sowie nach den Ersten N oder der Sortierung von
Summen.
 Werte knnen fr jeden Datensatz eingezeichnet werden.
 Werte knnen fr alle Datenstze als Gesamtsumme eingezeichnet werden.
 Diagramme knnen auf Formelfeldern und Laufende Summe-Feldern
basieren.
Gruppe
Bei dem Gruppenlayout handelt es sich um ein vereinfachtes Layout, bei dem Sie
ein Gruppenergebnis bei nderung von einem geographischem Feld anzeigen
knnen (wie z. B. Land).
Hinweis: Damit Sie mit dem Layout Gruppe ein Diagramm erstellen knnen,
mu mindestens eine Gruppe ausgewhlt sein und diese Gruppe mindestens ein
Gruppenergebnisfeld aufweisen.
Kreuztabelle
Sie knnen das Kreuztabellenlayout einsetzen, wenn Sie ein Diagramm fr ein
Kreuztabellenobjekt erstellen. Ein Kreuztabellen-Diagramm verwendet die Felder
in der Kreuztabelle fr die Bedingungs- und Summenfelder.
OLAP
Das OLAP-Layout knnen Sie einsetzen, wenn Sie eine Karte auf der Basis eines
OLAP-Gitternetzes erstellen. Ein OLAP-Diagramm verwendet die Felder im
OLAP-Gitternetz fr die Bedingungs- und Summenfelder.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

267

Diagrammkonzepte

Diagrammtypen
Jeder dieser Diagrammtypen ist besonders fr bestimmte Datenmengen geeignet.
Der folgende berblick beschreibt kurz die wichtigsten Diagrammtypen und ihre
hufigsten Verwendungszwecke.
Sule
Ein Sulendiagramm stellt ein hervorragendes Instrument zur Anzeige oder zum
Vergleich von verschiedenen Stzen von Daten zur Verfgung. Zwei sehr
hilfreiche Arten von Sulendiagrammen sind die folgenden:
 Sulendiagramm (nebeneinander)
Ein Sulendiagramm zeigt eine Reihe vertikaler Balken an. Dieser
Diagrammtyp eignet sich am besten zur Darstellung von Daten fr mehrere
Gruppen ber einen bestimmten Zeitraum (wie z. B. der Vorjahresumsatz fr
die US-amerikanischen Bundesstaaten MA (Massachusetts), PA
(Pennsylvania), WI (Wisconsin), IL (Illinois) und MN (Minnesota)).
 Stapelbalkendiagramm
Ein Stapelbalkendiagramm zeigt Daten als eine Reihe vertikaler Balken an.
Dieser Diagrammtyp eignet sich am besten zur Darstellung von drei
Datenreihen, wobei jede Reihe in einer anderen Farbe dargestellt wird, die
dann zusammen mit den anderen in einem Balken gestapelt ist (wie z. B. die
Umstze fr 1997, 1998 und 1999).
Linie
Ein Liniendiagramm zeigt Daten als eine Reihe von Punkten an, die durch eine
Linie miteinander verbunden sind. Dieser Diagrammtyp eignet sich am besten zur
Darstellung von Daten fr eine groe Anzahl von Gruppen (wie z. B. der
Gesamtumsatz ber die letzten Jahre).
Flche
Ein Flchendiagramm zeigt Daten als farbige oder gemusterte Flchen an. Dieser
Diagrammtyp eignet sich am besten zur Darstellung von Daten fr eine begrenzte
Anzahl Gruppen (wie z. B. der prozentuale Anteil am Gesamtumsatz fr MA, PA,
WI und MN).
Kreis
Ein Kreisdiagramm zeigt Daten als einen Kreis an, der in Segmente unterteilt und
farbig oder gemustert ist. Dieser Diagrammtyp wird normalerweise nur bei einer
einzigen Datengruppe verwendet (wie z. B. dem prozentualen Anteil am Umsatz
fr den gesamten Bestand). Auerdem sind ein Mehrfachkreisdiagramm und ein
gewichtetes Kreisdiagramm verfgbar.

268

Crystal Reports Benutzerhandbuch

13 : Diagramme erstellen

Rad
Ein Raddiagramm zeigt hnlich wie ein Kreisdiagramm Daten als Sektionen in
einem Kreis bzw. Rad an. Wenn Sie z. B. ein Diagramm fr den Umsatz nach
Region fr einen bestimmten Bericht erstellt haben, wrden Sie die
Gesamtumsatzzahl in der Mitte des Rades (der Radnabe) angezeigt bekommen
und die Regionen als farbige Sektionen auf dem Rad. Genauso wie bei dem
Kreisdiagramm haben Sie hier auch die Option, mehrere Raddiagramme fr
mehrere Gruppen von Daten zu whlen.
3D-Stufendiagramm
Ein 3D-Stufendiagramm zeigt die Daten in einer Reihe von 3-dimensionalen
Objekten an, die in einem 3-dimensionalen Raum nebeneinander angeordnet sind.
Das 3D-Stufendiagramm stellt besonders gut Extremwerte in Ihren Daten dar.
Wenn Sie z. B. den Unterschied in Umsatz nach Kunde und Land visuell
dynamisch darstellen wollen, bietet sich dieses Diagramm besonders gut an.
3D-Oberflchendiagramm
3D-Oberflchendiagramme bieten eine topographische Ansicht von mehreren
Stzen von Daten. Wenn Sie z. B. ein Diagramm bentigen, das die Umsatzmenge
pro Kunde nach Land in einem visuell dynamischen und relationalen Format
anzeigen soll, sollten Sie auf das 3D-Oberflchendiagramm zurckgreifen.
XY-Punkte
Ein (XY)-Punktdiagramm ist im Grunde genommen eine Anzahl von gepunkteten
Linien, die bestimmte Daten in einem Informationspool darstellen. Das (XY)Punktdiagramm ermglicht es dem Benutzer eine groe Menge von Daten zu
bercksichtigen, um Trends herauszufinden. Wenn Sie z. B. Kundeninformationen
eingeben, inklusive Umsatz, Produkte, Lnder, Monate und Jahre haben Sie die
Menge der gepunkteten Linien, die Kundeninformationen darstellen. Wenn Sie all
diese Daten auf einem (XY)-Punktdiagramm einsehen, haben Sie die Mglichkeit,
zu spekulieren, warum einige Produkte sich besser als andere verkaufen oder
warum in einigen Regionen mehr als in anderen verkauft wird.
Netz
Ein Netzdiagramm positioniert Gruppendaten, wie z. B. Lnder oder Kunden, am
Perimeter des Netzes. Das Netzdiagramm positioniert dann numerische Werte,
mit erhhendem Wert, von der Mitte des Netzes and den Perimeter. Auf diese
Weise ist es fr den Benutzer sehr einfach, auf einen Blick zu ersehen, in welcher
Beziehung bestimmte Gruppendaten mit der Gesamtheit der Gruppendaten
stehen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

269

Diagrammkonzepte

Blase
Ein Blasendiagramm zeigt die Daten als eine Reihe von Blasen an, bei denen die
Gre der Blase der Menge von Daten entspricht. Ein Blasendiagramm wre z. B.
sehr effektiv fr ein Diagramm, das anzeigt, wieviele Produkte in einer
bestimmten Region verkauft werden; je grer die Blase, desto grer ist die
Anzahl der Produkte, die in dieser Region verkauft wurden.
Kurs
Ein Kursdiagramm stellt hohe und niedrige Werte fr Daten dar. Es eignet sich fr
die berwachung von Finanz- oder Verkaufsaktivitten.

Ein Diagramm positionieren


Die Position eines Diagramms bestimmt, welche Daten angezeigt und wo sie
gedruckt werden. Wenn Sie beispielsweise ein Diagramm in den
Berichtkopfbereich einfgen, zeigt es Daten fr den gesamten Bericht an. Wenn Sie
es in den Gruppenkopf- oder den Gruppenfubereich einfgen, zeigt es
gruppenbezogene Daten an.
Hinweis: Wenn ein Bericht Unterberichte enthlt, knnen Sie auch dort
Diagramme einfgen. Siehe Unterberichte auf Seite 529.

Drilldown mit Diagrammen


Ein Diagramm ist nicht nur eine sinnvolle Mglichkeit zur Darstellung von Daten,
sondern auch ein leistungsfhiges Instrument zur Datenanalyse. Den DrilldownModus knnen Sie aktivieren, indem Sie auf der Registerkarte Seitenansicht mit
der rechten Maustaste auf das Gruppendiagramm klicken und die Option
Drilldown aus dem Kontextmen whlen. Wenn Sie sich im Drilldown-Modus
befinden, halten Sie den Mauszeiger auf der Registerkarte Seitenansicht auf
einen Bereich des Gruppendiagramms, bis der Zeiger sich in das DrilldownSymbol verwandelt, dann doppelklicken Sie, um die zugrundeliegenden Details
fr diesen Bereich des Diagramms anzuzeigen.

Drilldown mit Legenden


Wenn das Diagramm ein oder mehrere Gruppenfelder umfat, knnen Sie die
Diagrammlegende verwenden, um in einzelnen Gruppen einen Drilldown
auszufhren. Doppelklicken Sie mit dem Drilldown-Mauszeiger auf die
Markierungen und den Text der Legende, um die Details zu diesem Bereich des
Diagramms anzuzeigen.

270

Crystal Reports Benutzerhandbuch

13 : Diagramme erstellen

Diagramme erstellen
Diagramme aus Detail- und Formelfeldern erstellen (Erweitertes Layout)
Das Layout Erweitert ermglicht es Ihnen, ein Diagramm auf der Basis bestimmter
Werte zu erstellen. Da sich Diagramme gut zur Darstellung zusammengefater
Daten eignen, basieren sie hufig auf einem Gruppenergebnisfeld eines Berichts.
Mit dem Layout Erweitert knnen Sie ein Diagramm ohne ein
Gruppenergebnisfeld erstellen, indem Sie Werte aus dem Detailbereich des
Berichts verwenden.
Um ein Detaildiagramm zu erstellen, mssen Sie zwei Dinge angeben:
 Bedingung (es kann zwei geben)
 Wert (es kann mehrere Werte geben)

Bedingung
Mit der Bedingung wird angegeben, wann ein Punkt dargestellt werden soll. So
verwendet beispielsweise ein Diagramm, das den Vorjahresumsatz fr Ihre
Kunden darstellt, das Feld Kunde als Bedingung. Immer wenn sich die Bedingung
ndert (nderung des Kundennamens), wird ein Punkt dargestellt.
Sie haben auch die Wahl einen Punkt fr jeden Datensatz oder einen Punkt fr alle
Datenstze darzustellen.

Wert
Das Diagramm Erweitert verwendet den Wert, um zu zeigen, welche Daten in
Ihrem Diagramm als Punkte dargestellt werden. Wenn Sie beispielsweise ein
Diagramm erstellen mchten, das den Vorjahresumsatz fr Ihre Kunden darstellt,
ist das Feld Vorjahresumsatz der Wert.

So erstellen Sie ein Diagramm aus einem Detail- oder Formelfeld


1 Klicken Sie im Men Einfgen auf Diagramm.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Diagramm einfgen in der
Standardsymbolleiste klicken.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

271

Diagramme erstellen

Das Dialogfeld Diagramm-Assistent wird geffnet.

2 Whlen Sie auf der Registerkarte Typ in der Liste Diagrammtyp den
Diagrammtyp aus. Klicken Sie dann auf den Diagramm-Untertyp, der die
Daten am besten darstellt. Siehe Diagrammtypen auf Seite 268.
3 Whlen Sie Diagrammoptionen automatisch einstellen, wenn die
Standardoptionen der Registerkarten Achsen und Optionen vom DiagrammAssistenten verwendet werden sollen.
Hinweis: Wenn Sie die Registerkarten Achsen und Optionen manuell
bearbeiten mchten, darf die Option Diagrammoptionen automatisch
einstellen nicht ausgewhlt sein.
4 Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.

272

Crystal Reports Benutzerhandbuch

13 : Diagramme erstellen

5 Klicken Sie im Layout-Bereich auf Erweitert, sofern diese Option nicht bereits
ausgewhlt ist.
6 Geben Sie im Bereich Positionierung in der Liste Diagramm positionierenan,
wie oft die Diagramm in dem Bericht erscheint, und klicken Sie dann auf
Kopfzeile oder Fuzeile, um die Position der Diagramm festzulegen.
7 Geben Sie im Bereich Daten an, welche Datenbankfelder als Bedingungen
verwendet werden sollen.
Sie knnen aus der Liste die Option Bei nderung von auswhlen und dann
bis zu zwei Datenbankfelder in das Kstchen unterhalb der Liste einfgen.
Mit den Pfeilschaltflchen im Dialogfeld Diagramm-Assistent knnen Sie
Felder von einer Liste in die andere verschieben. Mit einem einfachen Pfeil
verschieben Sie nur das ausgewhlte Feld, mit den Doppelpfeilen alle Felder
auf einmal.
8 Fgen Sie die Datenbankfelder, die als Werte verwendet werden sollen, der
Liste Werte anzeigen hinzu.
9 Falls Crystal Reports aus den Diagrammwerten nicht automatisch
Gruppenergebnisse erstellen soll, markieren Sie das Kontrollkstchen Keine
Gruppenergebnisse von Werten bilden.
10 Wenn die Registerkarten Achsen und Optionen angezeigt werden, knnen Sie
einige Diagrammeigenschaften ndern. So knnen Sie die Achsen, die
Legende und die Datenpunkte skalieren.
11 Klicken Sie auf die Registerkarte Text.
12 bernehmen Sie die Standardtitel, oder fgen Sie Ihrem Diagramm neue Titel
hinzu.
13 Klicken Sie auf OK.
Das Diagramm wird im Kopfzeilen- oder Fuzeilenbereich des Berichts plaziert, je
nachdem, was Sie in Schritt 7 ausgewhlt haben. Mglicherweise mssen Sie den
Bericht aktualisieren, um die Vorschau des fertiggestellten Diagramms
anzuzeigen.
Hinweis: Wenn Sie ein Diagramm einfgen, verdeckt es mglicherweise einen
Teil Ihres Berichts. In einem solchen Fall mssen Sie das Diagramm verschieben
und eventuell seine Gre ndern, bis es in den Bericht pat.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

273

Diagramme erstellen

Diagramme aus Gruppenergebnis- oder Zwischenergebnisfeldern


erstellen (Layout Gruppe)
Viele der von Ihnen erstellten Diagramme basieren auf einem Gruppen- oder
Zwischenergebnis im Bericht. Zur Erstellung dieser Diagramme mu bereits ein
Gruppen- oder Zwischenergebnis im Bericht eingefgt worden sein. Weitere
Informationen ber das Einfgen von Gruppen- oder Zwischenergebnissen finden
Sie unter Gruppenergebnis bilden auf Seite 169 und Zwischenergebnisse
bilden auf Seite 173.

So erstellen Sie ein Diagramm aus einem Gruppenergebnis- oder


Zwischenergebnisfeld
1 Klicken Sie im Men Einfgen auf Diagramm.
Das Dialogfeld Diagramm-Assistent wird geffnet.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Diagramm einfgen in der
Standardsymbolleiste klicken.
2 Whlen Sie auf der Registerkarte Typ in der Liste Diagrammtyp den
Diagrammtyp aus. Klicken Sie dann auf den Diagramm-Untertyp, der die
Daten am besten darstellt. Siehe Diagrammtypen auf Seite 268.
3 Whlen Sie Diagrammoptionen automatisch einstellen, wenn die
Standardoptionen der Registerkarten Achsen und Optionen vom DiagrammAssistenten verwendet werden sollen.
Hinweis: Wenn Sie die Registerkarten Achsen und Optionen manuell
bearbeiten mchten, darf die Option Diagrammoptionen automatisch
einstellen nicht ausgewhlt sein.
4 Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.

274

Crystal Reports Benutzerhandbuch

13 : Diagramme erstellen

5 Im Bereich Layout klicken Sie auf Gruppe, sofern diese Option nicht bereits
ausgewhlt ist.
Hinweis: Beim Erstellen von Gruppen- oder Zwischenergebnissen eines
Feldes werden die Daten automatisch gruppiert. Siehe Sortieren, Gruppieren
und Summenbildung auf Seite 149.
6 Geben Sie im Bereich Positionierung in der Liste Karte positionieren an, wie
oft die Karte in dem Bericht erscheint, und klicken Sie dann auf Kopfzeile
oder Fuzeile, um die Position der Karte festzulegen.
Hinweis: Die Liste Karte positionieren enthlt mit Ausnahme der innersten
Gruppe alle Gruppen in Ihrem Bericht mit Ergebnisfeldern.
7 Klicken Sie im Bereich Daten in der Liste Bei nderung von auf das
Gruppenfeld, das die Grundlage fr die Karte bilden soll, und dann in der
Liste Anzeigen auf das Gruppenergebnisfeld, das auf der Karte angezeigt
werden soll.
8 Wenn die Registerkarten Achsen und Optionen angezeigt werden, knnen Sie
einige Diagrammeigenschaften ndern. So knnen Sie die Achsen, die
Legende und die Datenpunkte skalieren.
9 Klicken Sie auf die Registerkarte Text.
10 bernehmen Sie die Standardtitel, oder fgen Sie Ihrem Diagramm neue Titel
hinzu.
11 Klicken Sie auf OK.
Das Diagramm wird im Kopfzeilen- oder Fuzeilenbereich des Berichts plaziert, je
nachdem, was Sie in Schritt 6 ausgewhlt haben. Mglicherweise mssen Sie den
Bericht aktualisieren, um die Vorschau des fertiggestellten Diagramms
anzuzeigen.
Hinweis: Wenn Sie ein Diagramm einfgen, verdeckt es mglicherweise einen
Teil Ihres Berichts. In einem solchen Fall mssen Sie das Diagramm verschieben
und eventuell seine Gre ndern, bis es in den Bericht pat.

Diagramme aus Kreuztabellen-Gruppenergebnissen erstellen


Crystal Reports ermglicht es Ihnen, ein Diagramm einzufgen, das auf
Gruppenergebniswerten eines Kreuztabellenberichts basiert. Beispielsweise
mchten Sie bei einer Kreuztabelle, welche die Gesamtzahl eines bestimmten, in
jeder Region der USA verkauften Artikels zeigt, ein Diagramm einfgen.
Um ein Kreuztabellendiagramm erstellen zu knnen, mu Ihr Bericht eine
Kreuztabelle enthalten. Nhere Informationen hierzu finden Sie unter Was ist ein
Kreuztabellenobjekt? auf Seite 322.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

275

Diagramme erstellen

So erstellen Sie ein Diagramm aus einem KreuztabellenGruppenergebnis


1 Whlen Sie die Kreuztabelle aus, aus der Sie ein Diagramm erstellen mchten.
2 Klicken Sie im Men Einfgen auf Diagramm. Das Dialogfeld DiagrammAssistent wird geffnet.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Diagramm einfgen in der
Standardsymbolleiste klicken.
3 Whlen Sie auf der Registerkarte Typ in der Liste Diagrammtyp den
Diagrammtyp aus. Klicken Sie dann auf den Diagramm-Untertyp, der die
Daten am besten darstellt. Siehe Diagrammtypen auf Seite 268.
4 Whlen Sie Diagrammoptionen automatisch einstellen, wenn die
Standardoptionen der Registerkarten Achsen und Optionen vom DiagrammAssistenten verwendet werden sollen.
Hinweis: Wenn Sie die Registerkarten Achsen und Optionen manuell
bearbeiten mchten, darf die Option Diagrammoptionen automatisch
einstellen nicht ausgewhlt sein.
5 Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.

6 Klicken Sie im Bereich Layout auf Kreuztabelle, sofern diese Option nicht
bereits ausgewhlt ist.
7 Klicken Sie im Bereich Positionierung auf Kopfzeile oder Fuzeile, um
anzugeben, wo das Diagramm plaziert werden soll.
Hinweis: Wie oft das Diagramm in dem Bericht erscheint, hngt davon ab, wo
das Kreuztabellen-Gruppenergebnisfeld plaziert wurde.

276

Crystal Reports Benutzerhandbuch

13 : Diagramme erstellen

8 Klicken Sie im Bereich Daten in der Liste Bei nderung von auf das
Gruppenfeld, das die Grundlage fr das Diagramm bilden soll.
9 Klicken Sie bei Bedarf in der Liste Unterteilt durch auf eine sekundre Zeile
oder Spalte, auf der das Diagramm basieren soll.
10 Klicken Sie in der Liste Einblenden auf das Gruppenergebnisfeld, das in
Ihrem Diagramm angezeigt werden soll.
11 Wenn die Registerkarten Achsen und Optionen angezeigt werden, knnen Sie
einige Diagrammeigenschaften ndern. So knnen Sie die Achsen, die
Legende und die Datenpunkte skalieren.
12 Klicken Sie auf die Registerkarte Text.
13 bernehmen Sie die Standardtitel, oder fgen Sie Ihrem Diagramm neue Titel
hinzu.
14 Klicken Sie auf OK.
Das Diagramm wird im Kopfzeilen- oder Fuzeilenbereich des Berichts plaziert, je
nachdem, was Sie in Schritt 7 ausgewhlt haben. Mglicherweise mssen Sie den
Bericht aktualisieren, um die Vorschau des fertiggestellten Diagramms
anzuzeigen.
Hinweis: Wenn Sie ein Diagramm einfgen, verdeckt es mglicherweise einen
Teil Ihres Berichts. In einem solchen Fall mssen Sie das Diagramm verschieben
und eventuell seine Gre ndern, bis es in den Bericht pat.

Diagramm auf Grundlage eines OLAP-Wrfels erstellen


Das OLAP-Layout kann verwendet werden, um ein Diagramm auf Grundlage
eines OLAP-Gitternetzes zu erstellen. Um ein OLAP-Diagramm zu entwerfen,
mssen Sie zuerst ein OLAP-Gitternetz in Ihrem Bericht haben. Nhere
Informationen hierzu finden Sie unter OLAP-Berichte erstellen und
aktualisieren auf Seite 341.

So erstellen Sie ein Diagramm auf Grundlage eines OLAP-Wrfels


1 Whlen Sie das OLAP-Gitternetz, aus dem Sie ein Diagramm erstellen
mchten.
2 Klicken Sie im Men Einfgen auf Diagramm. Das Dialogfeld DiagrammAssistent wird geffnet.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Diagramm einfgen in der
Standardsymbolleiste klicken.
3 Whlen Sie auf der Registerkarte Typ in der Liste Diagrammtyp den
Diagrammtyp aus. Klicken Sie dann auf den Diagramm-Untertyp, der die
Daten am besten darstellt. Siehe Diagrammtypen auf Seite 268.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

277

Diagramme erstellen

4 Whlen Sie Diagrammoptionen automatisch einstellen, wenn die


Standardoptionen der Registerkarten Achsen und Optionen vom DiagrammAssistenten verwendet werden sollen.
Hinweis: Wenn Sie die Registerkarten Achsen und Optionen manuell
bearbeiten mchten, darf die Option Diagrammoptionen automatisch
einstellen nicht ausgewhlt sein.
5 Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.

6 Klicken Sie im Bereich Layout auf die Schaltflche OLAP, sofern diese nicht
bereits ausgewhlt ist.
7 Klicken Sie im Bereich Positionierung auf Kopfzeile oder Fuzeile, um
anzugeben, wo das Diagramm plaziert werden soll.
Hinweis: Wie oft das Diagramm im Bericht erscheint, hngt von dem
Berichtsabschnitt ab, in den das OLAP-Gitternetz plaziert wurde.
8 Klicken Sie im Bereich Daten in der Liste Bei nderung von auf das Feld, das
die Grundlage fr das Diagramm bilden soll.
9 Klicken Sie bei Bedarf in der Liste Unterteilt durch auf eine sekundre Zeile
oder Spalte, auf der das Diagramm basieren soll.
Hinweis: Achten Sie darauf, da der in Schritt 3 ausgewhlte Diagrammtyp
ein sekundres Diagrammfeld untersttzt.
10 Wenn die Registerkarten Achsen und Optionen angezeigt werden, knnen Sie
einige Diagrammeigenschaften ndern. So knnen Sie die Achsen, die
Legende und die Datenpunkte skalieren.
11 Klicken Sie auf die Registerkarte Text.
bernehmen Sie die Standardtitel, oder fgen Sie Ihrem Diagramm neue Titel
hinzu.

278

Crystal Reports Benutzerhandbuch

13 : Diagramme erstellen

12 Klicken Sie auf OK.


Das Diagramm wird im Kopfzeilen- oder Fuzeilenbereich des Berichts plaziert, je
nachdem, was Sie in Schritt 7 ausgewhlt haben. Mglicherweise mssen Sie den
Bericht aktualisieren, um die Vorschau des fertiggestellten Diagramms
anzuzeigen.
Hinweis: Wenn Sie ein Diagramm einfgen, verdeckt es mglicherweise einen
Teil Ihres Berichts. In einem solchen Fall mssen Sie das Diagramm verschieben
und eventuell seine Gre ndern, bis es in den Bericht pat.

Mit Diagrammen arbeiten


Diagramme mit dem Diagramm-Assistenten bearbeiten
Nachdem Sie ein Diagramm erstellt haben, mchten Sie ihm mglicherweise einen
Titel, berschriften und/oder eine Legende hinzufgen, Schriftarten oder sogar
den Typ des Diagramms ndern. Der Diagramm-Assistent erleichtert Ihnen das
ndern Ihrer Diagramme.

So bearbeiten Sie ein Diagramm mit Hilfe des DiagrammAssistenten


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm, um das
Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Diagramm-Assistent.
3 Nehmen Sie im Dialogfeld Diagramm-Assistent die gewnschten
nderungen vor.
4 Klicken Sie auf OK.

Diagramme auf der Registerkarte Analyzer bearbeiten


Crystal Reports bietet fr erweiterte Diagrammfunktionen die Registerkarte
Analyzer. Verwenden Sie diese Registerkarte, um Ihre Diagramme zur
effizienteren Analyse zu organisieren.

So aktivieren Sie die Registerkarte Analyzer


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Seitenansicht mit der rechten Maustaste auf
das Diagramm, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Whlen Sie im Kontextmen Diagramm-Analyzer.
Crystal Reports ffnet die Registerkarte Analyzer.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

279

Mit Diagrammen arbeiten

Wenn Sie ein Diagramm auf der Registerkarte Analyzer anzeigen, knnen Sie
die folgenden Operationen ber die Befehle im Kontextmen ausfhren:
 Vergrern und Verkleinern von Balken- und Liniendiagrammen
 Speichern der aktuellen Vorlage als Datei
 Anwenden einer neuen Vorlage auf das Diagramm
 ndern der Vorlageneinstellungen des Diagramms
 ndern der Diagrammtitel
 ndern der numerischen Achsengitternetze und Skalen des Diagramms
 Anwenden zustzlicher Formatierungen, die fr den Diagrammtyp spezifisch
sind
 automatisches Ausrichten des Diagramms fr ein optimales Erscheinungsbild
Viele der hier genannten Operationen finden Sie im Men Erweiterte
Diagrammeinstellungen auf den Registerkarten Entwurf, Seitenansicht und
Analyzer. Wenn Sie auf der Registerkarte Entwurf oder Seitenansicht eine
Option aus diesem Men whlen, werden Ihre nderungen auf alle Instanzen des
Diagramms in dem Bericht angewendet. Wenn Sie dagegen eine Option des
Mens Erweiterte Diagrammeinstellungen auf der Registerkarte Analyzer
whlen, stellen Sie die Eigenschaften einer einzelnen Instanz des Diagramms
unabhngig vom brigen Bericht ein.
Mit der Registerkarte Analyzer lassen sich zwei Diagrammobjekte gleichzeitig
anzeigen. In diesem Fall wird die Registerkarte Analyzer unterteilt und in jedem
Teil erscheint ein Diagramm. Wenn Sie die Gre eines Teils verndern wollen,
halten Sie den Mauszeiger auf der Trennlinie, bis er sich in das GrennderungsSymbol verwandelt und ziehen Sie die Trennlinie dann so, da der Teil wie
gewnscht grer oder kleiner wird.
Die Registerkarte Analyzer knnen Sie auerdem benutzen, um mit
Diagrammobjekten zu arbeiten, die in einem Unterbericht positioniert wurden.
Das Programm ffnet fr jeden Unterbericht, der ein von Ihnen analysiertes
Diagrammobjekt enthlt, eine eigene Analyzer-Registerkarte. Auf der
Registerkarte Analyzer knnen Sie bis zu zwei Diagrammobjekte aus demselben
Unterbericht gleichzeitig anzeigen.
Hinweis: Auf der Registerkarte Analyzer vorgenommene nderungen
werden auf die derzeit ausgewhlten Diagramme angewendet. Sie knnen die
nderungen jedoch auch auf alle Instanzen dieser Diagramme anwenden, indem
Sie die Option nderungen anwenden whlen. Im Analyzer knnen zwei
Diagramme gleichzeitig ausgewhlt sein. Wenn Sie versuchen, ein drittes
Diagramm auszuwhlen und im Analyzer anzeigen zu lassen, werden Sie
aufgefordert, eines der bereits ausgewhlten Diagramme zu verwerfen.

280

Crystal Reports Benutzerhandbuch

13 : Diagramme erstellen

Diagrammobjekte auf der Registerkarte Analyzer bearbeiten


Wenn Sie ein Diagramm auf der Registerkarte Analyzer anzeigen, knnen Sie
die folgenden Diagrammobjekte durch Ziehen mit der Maus verschieben und
skalieren:
 Diagramm
 Titel
 Untertitel
 Funote
 Legende
 X-Achsenbezeichnung
 Y1-Achsenbezeichnung
 Y2-Achsenbezeichnung

Die Zoom-Funktionen bei Sulen- und Liniendiagrammen verwenden


Auf den Registerkarten Seitenansicht und Analyzer finden Sie Zoom-Befehle,
die Sie auf Balken- und Liniendiagramme in Ihrem Bericht anwenden knnen. Sie
knnen diese Diagrammtypen jederzeit vergrern oder verkleinern, wobei jeder
Zoomvorgang als instanzspezifisch bezeichnet wird. Wenn Sie die vergrerte oder
verkleinerte Instanz des Diagramms speichern mchten, mssen Sie die Daten mit
dem Bericht speichern.

So vergrern oder verkleinern Sie Sulen- und Liniendiagramme


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Seitenansicht oder Analyzer mit der rechten
Maustaste auf das Sulen- bzw. Liniendiagramm, um das Kontextmen
aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Vergrern.
3 Klicken Sie mit dem Vergrerungs-Mauszeiger auf das Diagramm.
Das Diagramm wird um eine Stufe vergrert.
4 Klicken Sie erneut auf das Diagramm, um es weiter zu vergrern.
Hinweis: Wenn Sie einen Ausschnitt des Diagramms (z.B. eine Stufe in einem
Balkendiagramm) mit mehr Details anzeigen wollen, knnen Sie mit dem
Vergrerungs-Mauszeiger ein Rechteck um den gewnschten Ausschnitt ziehen.
5 Zum Verkleinern eines Diagramms klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
das Diagramm, um das Kontextmen aufzurufen.
6 Klicken Sie im Kontextmen auf Verkleinern.
7 Klicken Sie mit dem Verkleinerungs-Mauszeiger auf das Diagramm.
Das Diagramm wird um eine Stufe verkleinert.
8 Klicken Sie erneut auf das Diagramm, um es weiter zu verkleinern.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

281

Mit Diagrammen arbeiten

Diagramme automatisch ausrichten


Wenn Sie Diagrammobjekte auf der Registerkarte Analyzer verschieben oder
skalieren, knnen Sie die Funktion Diagramm automatisch anordnen whlen,
um das Diagramm zurckzusetzen.

So richten Sie ein Diagramm automatisch aus


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Analyzer mit der rechten Maustaste auf das
Diagramm, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Diagramm automatisch anordnen.
Crystal Reports setzt das Diagramm auf der Registerkarte Analyzer zurck.

Gre und Position von Diagrammen ndern


Sie knnen das Dialogfeld Objektgre und -position verwenden, um die Hhe,
Breite und Position des Diagramms in Zentimetern anzugeben.

So ndern Sie die Gre und Position eines Diagramms


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf oder Seitenansicht mit der rechten
Maustaste auf das Diagramm, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Whlen Sie die Option Objektgre und - position aus dem Kontextmen.
Das Dialogfeld Objektgre und -position wird geffnet.

3 Geben Sie im Textfeld X den Abstand der linken Kante des Diagrammobjekts
vom linken Rand des Berichtbereichs in Zentimetern ein.
Der Standardabstand betrgt 0,1 cm.
4 Geben Sie im Textfeld Y den Abstand der oberen Kante des Diagrammobjekts
zum oberen Rand des Berichtsbereichs in Zentimetern ein.
Der Standardabstand betrgt 0,07 cm.
5 Geben Sie im Textfeld Hhe die vertikale Lnge des Diagramms in
Zentimetern ein.
6 Geben Sie im Textfeld Breite die horizontale Lnge des Diagramms in
Zentimetern ein.

282

Crystal Reports Benutzerhandbuch

13 : Diagramme erstellen

7 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.


Crystal Reports kehrt wieder zum Bericht zurck und wendet Ihre
nderungen an.

Rahmen von Diagrammen ndern


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf oder Seitenansicht mit der rechten
Maustaste auf das Diagramm, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Whlen Sie die Option Rahmen und Farben aus dem Kontextmen.
Der Format-Editor wird mit aktivierter Registerkarte Rahmen angezeigt.

3 ndern Sie wie gewnscht Linienstil, Farbe und Hintergrundfarbe des


Diagrammrahmens und whlen oder entfernen Sie einen Schatten.
4 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
Crystal Reports kehrt wieder zum Bericht zurck und wendet Ihre
nderungen an.

Die Unterlegfunktion bei Diagrammen anwenden


Da Diagramme nur in bestimmten Bereichen von Berichten gedruckt werden
knnen, ermglicht Ihnen die Unterlegfunktion eine genauere Kontrolle ber das
Erscheinungsbild Ihres Berichts. Anstatt ein Diagramm vor den zugehrigen
Daten zu drucken, kann es neben diesen Daten erscheinen, so da der Bericht
leichter verstndlich wird.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

283

Mit Diagrammen arbeiten

So sieht der Bericht aus, wenn ein Diagramm mit Berichtdaten unterlegt wird.

So unterlegen Sie ein Diagramm


1 Erstellen Sie das gewnschte Diagramm und positionieren Sie es im Bereich
Berichtkopf. Siehe Diagramme erstellen auf Seite 271.
2 Klicken Sie im Men Einfgen auf Bereich.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Bereichs-Assistent in der
Standardsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Bereichs-Assistent wird angezeigt.

3 Klicken Sie unter Bereiche auf Berichtkopf und markieren Sie dann das
Kontrollkstchen Folgende Bereiche unterlegen.
4 Klicken Sie auf OK.
Crystal Reports kehrt zum Bericht zurck. Ihr Diagramm unterlegt jetzt die
nachfolgenden Bereiche.
5 Verschieben oder skalieren Sie das Diagramm, falls erforderlich.

284

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Erstellung von Karten

14

Mit Crystal Reports knnen Sie Berichte, die auf geographische


Daten aufbauen, durch Karten ergnzen. In diesem Kapitel
wird erklrt, wie Sie in Berichten geographische Karten
einsetzen knnen, um die Berichtsdaten aussagekrftiger zu
machen und ihre Interpretation zu erleichtern. Sie knnen das
Aussehen einer Karte nach Bedarf ndern, ihr Aussehen
umgestalten und den Drilldown-Modus aktivieren, um die
Detailangaben anzuzeigen, auf denen die bersichtsgrafiken
beruhen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

285

Konzepte der Kartenerstellung

Konzepte der Kartenerstellung


berblick der Kartenerstellung
Mit Crystal Reports knnen Sie professionelle Karten in Ihre Berichte aufnehmen.
Karten helfen Ihnen bei der Analyse Ihrer Berichtdaten und lassen Sie Trends
effizient analysieren. Sie knnen z. B. eine Karte erstellen, die den Umsatz pro
Region aufzeigt. Sie wrden dann in der Lage sein,
 die Daten mit Hilfe von einem der fnf Kartentypen zu analysieren
 die Darstellung und den Aufbau Ihrer Karte mit Hilfe der AnalyzerRegisterkarte einzurichten (wodurch Sie Trends besser identifizieren knnen)
 auf die Kartenregionen einen Drilldown durchzufhren, um die
zugrundeliegenden Daten einzusehen.
Um eine generische Karte, die auf Grundlage von Gruppen gebildet wurde, in
Ihrem Bericht einzusetzen, mssen Sie zunchst ber ein Gruppen- oder ein
Zwischenergebnisfeld in Ihrem Bericht verfgen. Das Programm bietet allerdings
auch mehrere spezielle Kartenlayouts (Detail-, Kreuztabellen- und OLAP-Karten),
wo Gruppen und Zwischenergebnisse nicht bentigt werden.
Hinweis: Wenn Sie ein Gruppen- oder Zwischenergebnis eines Felds bilden,
gruppiert das Programm automatisch die Daten. Nhere Informationen hierzu
finden Sie unter Sortieren, Gruppieren und Summenbildung auf Seite 149.

Kartenlayout
Der Karten-Assistent bietet vier Layouts, die bestimmten Datenmengen
entsprechen.
Sie knnen Karten mit Hilfe jedes beliebigen der folgenden Layouts erstellen und
je nach Art der Daten eine Karte auch von einem Layout auf ein anderes umstellen.
Erweitert
Verwenden Sie das Layout Erweitert, wenn Sie mit mehreren Kartenwerten
arbeiten oder der Bericht keine Gruppen oder Gruppenergebnisfelder enthlt.
Gruppe
Bei dem Gruppenlayout handelt es sich um ein vereinfachtes Layout, bei dem Sie
ein Gruppenergebnis bei nderung von einem geographischem Feld anzeigen
knnen (wie z. B. Region).
Hinweis: Um eine Karte mit dem Gruppenlayout zu erstellen, mssen Sie
zumindest ber eine Gruppe und ein Gruppenergebnisfeld in Ihrem Bericht
verfgen.

286

Crystal Reports Benutzerhandbuch

14 : Erstellung von Karten

Kreuztabelle
Sie knnen das Kreuztabellenlayout einsetzen, wenn Sie eine Karte fr ein
Kreuztabellenobjekt erstellen. Eine Kreuztabellenkarte bentigt keine Gruppen
oder Gruppenergebnisfelder.
OLAP
Das OLAP-Layout knnen Sie einsetzen, wenn Sie eine Karte auf der Basis eines
OLAP-Gitternetzes erstellen. Ein OLAP-Diagramm bentigt keine Gruppen oder
Gruppenergebnisfelder.
Hinweis: Wenn es keine Karte gibt, die mit den von Ihnen angegebenen Daten
zusammenhngt, wird ein leerer Block angezeigt. Es sei denn, da der Bereich, in
dem sich die Karte befindet so formatiert ist, da der Bereich ausgeblendet wird,
wenn er leer ist.

Kartentypen
Der Karten-Assistent bietet auerdem fnf Hauptkartentypen, von denen jeder
auf eine andere Strategie bei der Datenanalyse abgestimmt ist. Wenn Sie
entscheiden, welcher Kartentyp sich fr Ihren Bericht am besten eignet, sollten Sie
in Betracht ziehen, welche Art von Daten Sie analysieren. Wenn in der Karte z.B.
ein Dateneintrag fr jede geographische Einheit (Stadt, Bundesland, Land usw.)
angezeigt werden soll, empfiehlt sich die Verwendung einer klassifizierten Karte,
einer Punktmarkierungskarte oder einer graduellen Differenzierungskarte. Wenn
die Karte hingegen fr jede neue geographische Einheit mehrere Werte anzeigen
soll, sollten Sie eine Kreis- oder Sulendiagrammkarte verwenden. Nachstehend
finden Sie eine bersicht der Hauptkartentypen und ihrer hufigsten
Anwendungsbereiche.
Klassifiziert
Eine klassifizierte Karte unterteilt die Daten in Bereiche, weist jedem Bereich eine
bestimmte Farbe zu und kodiert dann jede geographische Zone auf der Karte mit
einer Farbe, um die jeweilige Klassifikation anzuzeigen. Nehmen Sie an, da Sie
eine Karte erstellen, die den letztjhrigen Umsatz nach Region aufzeigt. Wenn sich
Ihre Umsatzzahlen zwischen Null und 100.000 bewegen, knnten Sie der Karte
fnf Klassifikationen mit gleichen Intervallen von jeweils 20.000 zuordnen. Sie
knnen Rotschattierungen (von Dunkel- bis Hellrot) verwenden, um jede Region
entsprechend der Umsatzzahlen zu codieren. Sie knnen dann auf dieser Karte
sehen, wo es die hchsten Umsatzzahlen gibt.
Mit gleichmigen Intervallen kann es sein, da sich alle auer einer Region
zwischen Null und 20.000 bewegen, diese eine Region knnte aber extrem hohe
Umsatzzahlen haben (z. B. 98.000). Die Karte aus diesem Beispiel wrde ein vllig
verzerrtes Bild der Daten bieten. Wesentlich sinnvoller wre es, wenn Sie in einem
solchen Fall eine Klassifikation von 0-5.000, 5.001-10.000, 10.001-15.000, 15.00120.000 und ber 20.000 htten.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

287

Konzepte der Kartenerstellung

Es gibt vier verschiedene Klassifizierungsoptionen:


 Gleiche Anzahl
Diese Option weist Intervalle auf so eine Weise zu, da die gleiche Anzahl von
Regionen (so weit wie das mglich ist) in jedem Intervall erscheint. Mit
anderen Worten, diese Option sollte Intervalle zuweisen, so da jede Farbe auf
der Karte der gleichen Anzahl von Regionen zugewiesen wird. Die
numerische Menge der Gruppenergebniswerte in jedem Intervall kann, aber
mu nicht, identisch sein, was von den einzelnen Regionen und deren
Gruppenergebniswerten abhngt.
 Gleiche Bereiche
Diese Option weist Intervalle auf so eine Weise zu, da
Gruppenergebniswerte in jedem Intervall numerisch gleich sind. Die Anzahl
der Regionen in jedem Intervall kann, aber mu nicht, identisch sein, was von
den einzelnen Regionen und deren Gruppenergebniswerten abhngt.
 Natrlicher Umbruch
Diese Option weist Intervalle auf so eine Weise zu, da die Differenz zwischen
den Gruppenergebniswerten und dem Mittelwert des Gruppenergebniswertes
fr jedes Intervall minimiert wird.
 Standardabweichung
Diese Option weist Intervalle auf so eine Weise zu, da der mittlere Intervall
beim Durchschnitt (oder Mittelwert) der Datenwerte umbricht und die
Intervalle oberhalb und unterhalb des mittleren Bereichs eine
Standardabweichung ber oder unter dem Durchschnitt sind. Die
Standardabweichung ist die Quadratwurzel aus der Varianz. Damit wird
dargestellt, wie verschiedene Werte in einem Satz von Werten vom
Durchschnitt dieses Satzes abweichen.
Punktmarkierung
Auf einer Punktmarkierungskarte wird fr jedes Auftreten eines bestimmten
Elements ein Punkt angezeigt. Nehmen Sie an, da Sie eine Karte fr die USA
erstellen, die jede Schiffswerft in den Vereinigten Staaten mit einem Punkt
kennzeichnet. Bundesstaaten wie Tennessee enthielten keine Punkte. In einigen
Bundesstaaten an der Kste, wie z. B. South Carolina, knnten Sie die Punkte auf
der Karte zhlen, da deren Verbreitung recht weitlufig wre.
Der Zweck einer Punktmarkierungskarte ist es, einen berblick ber die
Verteilung eines bestimmten Elements zu geben. Man knnte eine solche Karte mit
einem Satellitenphoto vergleichen, auf dem man die Lichter der Stdte erkennen
kann. Obwohl solch eine Karte keine akkurate Informationsquelle darstellt
(besonders nicht, wenn es eine groe Anzahl von Elementen gibt), gibt sie einen
guten Eindruck ber die Verteilung der Elemente.

288

Crystal Reports Benutzerhandbuch

14 : Erstellung von Karten

Graduelle Differenzierung
Eine Karte mit gradueller Differenzierung hnelt einer klassifizierten Karte; es
wird ein Symbol pro Instanz eines angegebenen Elements angezeigt. In der
Standardeinstellung handelt es sich bei dem Symbol um einen Kreis, Sie knnen
aber auch ein anderes Symbol whlen. Die Gre jedes Symbols hngt vom Wert
des dargestellten Elements ab (wobei drei Gren zur Verfgung stehen).
Eine Karte mit gradueller Differenzierung enthlt die gleichen Informationen wie
eine Karte mit Klassifikationen, im Normalfall wrden Sie aber eine klassifizierte
Karte fr geographische Gebiete mit klar definierten Grenzen einsetzen (wie z. B.
Regionen), wohingegen eine Karte mit gradueller Differenzierung fr die Anzeige
von Daten, die mit Punkten und nicht mit genauen Bereichen zu tun haben (wie z.
B. bei Stdten), verwendet wird.
Beispielsweise kann eine Karte einer einzelnen Region anhand von klassifizierten
Kreisen die Umstze fr jedes Bro darstellen. Die Gre der Kreise hngt vom
Umsatz (oder Umsatzbereich) der betreffenden Bros ab. Auf dieser Karte knnte
eine Vertretung mit einem Umsatz von $70.000 z. B. mit einem groen Kreis
angezeigt werden, wohingegen eine Vertretung mit einem Umsatz von $20.000
nur durch einen kleinen Kreis symbolisiert werden wrde. Solch eine Karte
ermglicht eine effizientere Darstellung von punktuellen Daten, als eine
klassifizierte Karte vermag und es werden keine Farben, sondern Symbole
verwendet, um die Variationen in den Werten zu kennzeichnen.
Kreisdiagramm
In einer Kreisdiagrammkarte wird fr jedes geographische Gebiet ein
Kreisdiagramm angezeigt. Das Kreisdiagramm stellt die Daten als Ganzes dar.
Jedes Segment des Kreises steht fr ein individuelles Datenelement und zeigt den
Prozentanteil des Elements am Ganzen. Nehmen Sie an, da Sie eine
Kreisdiagrammkarte erstellen wollen, die die verschiedenen Heizenergiearten per
Region darstellen soll. Sie verfgen vielleicht ber vier Arten von Energie (vier
Segmente in jedem Kreisdiagramm): Elektrizitt, Gas, Kohle und Sonnenenergie.
Jede Region htte dann ein Kreisdiagramm, das die Aufteilung nach Energietyp
fr die jeweilige Region darstellt. Der Bundesstaat Washington htte
wahrscheinlich ein sehr hohen Prozentsatz (ein groes Kreissegment) von
Elektrizitt wegen dem hohen Aufkommen von Wasserkraftwerken in dieser
Region, wohingegen Idaho wahrscheinlich ber einen hohen Prozentsatz
(wiederum entsprechend einem groen Kreissegment) von Erdgas htte.
Mit diesem Kartentyp knnen Sie die Verteilung mehrerer Elemente in einer
bestimmten Region vergleichen. Sie knnen auch angeben, da die Gre der
Kreisdiagramme angepat wird, so da, genau wie bei den Symbolen in der Karte
mit gradueller Differenzierung, die Kreisdiagramme in verschiedenen Gren
angezeigt werden, abhngig von den zugrundeliegenden Datenwerten. Hierdurch
knnen Sie Gesamtergebnisse zwischen Regionen vergleichen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

289

Konzepte der Kartenerstellung

Sulendiagramm
Eine Sulendiagrammkarte funktioniert wie eine Kreisdiagrammkarte, ist aber fr
bestimmte Datenarten besser geeignet. Im Normalfall wrden Sie eine
Sulendiagrammkarte fr Elemente verwenden, deren Summe nicht 100% ergibt (z.
B. bei Datenelementen, die kein Ganzes bilden oder bei Datenelementen, die nicht
miteinander in Beziehung stehen). Sie knnen z. B. eine Sulendiagrammkarte
erstellen, die den Heizenergietyp nach Region darstellt. Es mag sein, da Sie drei
Typen von Energie untersuchen: Elektrizitt, Gas und Sonnenenergie. Jedes
Sulendiagramm auf der Karte knnte individuelle Sulen fr jedes dieser Typen
enthalten. In diesem Beispiel bilden die Datenelemente (Strom, Gas und
Sonnenenergie) kein Ganzes. Es kann andere Arten von Energie geben, die in diesen
Regionen eingesetzt wird, wie z. B. Kohle, diese Karte konzentriert sich aber nur auf
drei davon. Zweck der Karte ist es auerdem, jede Energieart mit der jeder anderen
Region zu vergleichen. In einer Kreisdiagrammkarte knnen Sie diese Energietypen
als Prozentstze der gesamten Energie innerhalb der Region aufzeigen, was Ihnen
Informationen ber die Prozentstze fr jede Region geben wrde, Sie knnten
wahrscheinlich aber nicht die Werte zwischen den Regionen vergleichen, da jede
Region ber den gleichen Gesamtwert verfgte (100%).

Wo Sie eine Karte positionieren


Wenn Sie sich entscheiden, wo Sie eine Karte positionieren, entscheiden Sie damit
gleichzeitig ber die Menge von Daten, die in diese Karte aufgenommen werden.
Wenn Sie die Karte z. B. im Berichtkopfbereich positionieren, enthlt die Karte
Daten fr den gesamten Bericht. Wenn Sie sie im Gruppenkopf- oder
Gruppenfubereich positionieren, zeigt sie gruppenspezifische Daten an. Durch
diese Wahl wird auch festgelegt, ob die Karte einmal fr den gesamten Bericht
gedruckt wird oder mehrmals (jedesmal fr jede Instanz einer beliebigen Gruppe).
Hinweis: Wenn Ihr Bericht Unterberichte enthlt, knnen Sie Karten ebenfalls in
Unterberichten positionieren. Siehe Karten auf der Basis von Unterberichten
erstellen auf Seite 299.

Drilldown auf Karten


Die Erstellung und der Einsatz von Karten ist nicht nur ein leistungsstarkes Mittel
zur Darstellung von Daten - es ist auch ein leistungsstarkes Tool zur Analyse von
Daten. Sie knnen den Drilldown-Modus aktivieren, indem Sie auf der
Registerkarte Seitenansicht auf die Karte klicken und die Option Drilldown vom
Kontextmen whlen. Wenn Sie sich im Drilldown-Modus befinden und Ihren
Cursor ber eine Sektion der Karte fhren, wird dieser zu einem DrilldownCursor. Sie knnen dann mit einem Doppelklick die zugrundeliegenden Details
fr diese Sektion Ihrer Karte einsehen.
Hinweis: Wenn Sie einen Drilldown auf einen Bereich durchfhren, der keine
Daten enthlt, wird folgende Fehlermeldung angezeigt: Es gibt keine
Detaildatenstze fr {Name des Bereichs}.

290

Crystal Reports Benutzerhandbuch

14 : Erstellung von Karten

Karten erstellen
Der Vorgang eine Karte zu erstellen, ndert sich je nach dem, wie sich die Daten
im Bericht ndern. Der folgende Abschnitt beschreibt, diesen Vorgang, fr jedes
Kartelayout.

Karten fr ein Detailfeld (Layout Erweitert) erstellen


Mit dem Layout Erweitert knnen Sie Karten auf der Basis spezifischer Werte
anstatt auf der Basis von Gruppenergebnisfeldern erstellen. Dieses Layout erlaubt
Ihnen auch die Verwendung mehrerer Felder als Kartenwerte. Verwenden Sie
dieses Layout, wenn Sie mit mehreren Kartenwerten arbeiten oder der Bericht
keine Gruppen oder Gruppenergebnisfelder enthlt.
Hinweis: Sie mssen ein geographisches Feld, wie Land, Region oder Stadt,
abbilden. Crystal Reports kann keine Karten auf der Basis von nichtgeographischen Feldern erstellen.

So erstellen Sie eine Karte auf der Basis eines Detailfelds


1 Klicken Sie im Men Einfgen auf Karte.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Karte einfgen in der
Standardsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Karten-Assistent wird geffnet.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

291

Karten erstellen

2 Klicken Sie auf der Registerkarte Daten im Bereich Layout auf Erweitert,
sofern diese Option nicht bereits ausgewhlt ist.
3 Geben Sie unter Positionierung in der Liste Karte positionieren an, wie oft die
Karte in dem Bericht erscheinen soll und klicken Sie dann auf Kopfzeile oder
Fuzeile, um die Position der Karte festzulegen.
4 Fgen Sie unter Daten das Datenbankfeld, auf dem Ihre Karte basieren soll,
der Liste Geographisches Feld hinzu.
Mit den Pfeilschaltflchen im Dialogfeld Karten-Assistent knnen Sie Felder
von einer Liste in die andere verschieben. Mit einem einfachen Pfeil
verschieben Sie nur das ausgewhlte Feld, mit den Doppelpfeilen alle Felder
auf einmal.
Hinweis: Die Karte mu auf einem geographischen Feld, beispielsweise Land,
Region oder Stadt, basieren, andernfalls kann Crystal Reports die Karte nicht
erstellen.
5 Fgen Sie das Datenbankfeld, das bei jeder nderung erscheinen soll, dem
Feld Bei nderung von hinzu.
6 Fgen Sie die Datenbankfelder, die als Werte verwendet werden sollen, der
Liste Kartenwerte hinzu.
7 Falls Crystal Reports aus den Diagrammwerten nicht automatisch
Kartenwerte zusammenfassen soll, markieren Sie das Kontrollkstchen Keine
Gruppenergebnisse von Werten bilden.
8 Klicken Sie auf die Registerkarte Typ.

292

Crystal Reports Benutzerhandbuch

14 : Erstellung von Karten

9 Whlen Sie den Kartentyp aus, mit dem Sie Ihre Daten am besten darstellen
knnen (siehe klassifizierte Karte, Punktmarkierung, graduell differenzierte
Karte, Kreisdiagramm oder Sulendiagramm). Siehe Kartentypen auf
Seite 287.
10 Whlen Sie unter Optionen die Formatierungsoptionen fr Ihre Karte aus.
11 Klicken Sie auf die Registerkarte Text.

12 Geben Sie im Feld Kartentitel einen Titel fr die Karte ein.


13 Unter Legende knnen Sie auf eine der folgenden Optionen klicken:
 Vollst. Legende zum Darstellen einer detaillierten Legende auf der Karte
 Kurzlegende zum Darstellen einer verkrzten Legende auf der Karte
 Keine Legende zum Darstellen der Karte ohne jede Legende
14 Wenn Sie Vollst. Legende whlen, klicken Sie auf Von Karte erzeugt, falls
Crystal Reports einen auf der Karte basierenden Legendentitel erzeugen soll,
oder auf Festlegen, falls Sie selbst einen Legendentitel und -untertitel
eingeben wollen.
15 Klicken Sie auf OK.
Die Karte wird im Kopfzeilen- oder Fuzeilenbereich des Berichts plaziert, je
nachdem, was Sie in Schritt 3 ausgewhlt haben.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

293

Karten erstellen

Karten auf der Basis von Gruppenfeldern erstellen (Layout Gruppe)


Wenn Sie eine Karte fr eine Gruppe erstellen wollen, knnen Sie das
Gruppenlayout verwenden, in dem Sie ein Gruppenergebnis (wie z. B.
Vorjahresumsatz) bei der Vernderung des geographischen Felds (wie z. B.
Region) angezeigt bekommen. Um eine Karte mit dem Gruppenlayout zu
erstellen, mssen Sie zumindest ber eine Gruppe und ein Gruppenergebnisfeld
in Ihrem Bericht verfgen.

So erstellen Sie eine Karte auf der Basis einer Gruppe


1 Klicken Sie im Men Einfgen auf Karte.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Karte einfgen in der
Standardsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Karten-Assistent wird geffnet.

2 Klicken Sie auf der Registerkarte Daten im Bereich Layout auf Gruppe, sofern
diese Option nicht bereits ausgewhlt ist.
3 Geben Sie unter Positionierung in der Liste Karte positionieren an, wie oft die
Karte in dem Bericht erscheint, und klicken Sie dann auf Kopfzeile oder
Fuzeile, um die Position der Karte festzulegen.
4 Klicken Sie unter Daten in der Liste Bei nderung von auf das Gruppenfeld,
das die Grundlage fr die Karte bilden soll und dann in der Liste Anzeigen
auf das Gruppenergebnisfeld, das auf der Karte angezeigt werden soll.
5 Klicken Sie auf die Registerkarte Typ.

294

Crystal Reports Benutzerhandbuch

14 : Erstellung von Karten

6 Klicken Sie auf den Kartentyp, der Ihre Daten am besten illustriert
(Klassifiziert, Punktmarkierung oder Graduelle Differenzierung). Siehe
Kartentypen auf Seite 287.
7 Whlen Sie unter Optionen die Formatierungsoptionen fr Ihre Karte aus.
8 Klicken Sie auf die Registerkarte Text.
9 Geben Sie im Feld Kartentitel einen Titel fr die Karte ein.
10 Unter Legende knnen Sie auf eine der folgenden Optionen klicken:
 Vollst. Legende zum Darstellen einer detaillierten Legende auf der Karte
 Kurzlegende zum Darstellen einer verkrzten Legende auf der Karte
 Keine Legende zum Darstellen der Karte ohne jede Legende
11 Wenn Sie Vollst. Legende whlen, klicken Sie auf Von Karte erzeugt, falls
Crystal Reports einen auf der Karte basierenden Legendentitel erzeugen soll,
oder auf Festlegen, falls Sie selbst einen Legendentitel und -untertitel
eingeben wollen.
12 Klicken Sie auf OK.
Die Karte wird im Kopfzeilen- oder Fuzeilenbereich des Berichts plaziert, je
nachdem, was Sie in Schritt 3 ausgewhlt haben.

Karten auf der Basis von Kreuztabellen-Gruppenergebnissen erstellen


(Layout Kreuztabelle)
Mit Hilfe des Kreuztabellenlayouts knnen Sie eine Karte fr ein
Gruppenergebnisfeld einer Kreuztabelle erstellen. Es ist z. B. denkbar, da Sie bei
einer Kreuztabelle, die die Gesamtmenge eines Produktpostens in den
verschiedenen Regionen in den Vereinigten Staaten darstellt, eine Karte
aufnehmen wollen, die den prozentualen Anteil der Regionen am Gesamtumsatz
darstellt.
Um eine Kreuztabellenkarte zu erstellen, mssen Sie zunchst eine Kreuztabelle in
Ihrem Bericht haben. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist ein
Kreuztabellenobjekt? auf Seite 322.

So erstellen Sie eine Karte aus einem KreuztabellenGruppenergebnis


1 Whlen Sie das Kreuztabellen-Gruppenergebnisfeld aus, das die Grundlage
fr Ihre Karte bilden soll.
2 Klicken Sie im Men Einfgen auf Karte.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Karte einfgen in der
Standardsymbolleiste klicken.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

295

Karten erstellen

Das Dialogfeld Karten-Assistent wird geffnet.

3 Klicken Sie auf der Registerkarte Daten im Bereich Layout auf Kreuztabelle,
sofern diese Option nicht bereits ausgewhlt ist.
4 Klicken Sie unter Positionierung auf Kopfzeile oder Fuzeile, um anzugeben,
wo die Karte plaziert werden soll.
5 Klicken Sie unter Daten in der Liste Geographisches Feld auf ein
geographisches Feld, das die geographischen Gebiete fr die Karte liefern soll.
6 Klicken Sie ggf. in der Liste Unterteilt durch auf ein weiteres Feld, auf dem die
Karte basieren soll.
7 Crystal Reports verwendet dieses Feld zur Unterteilung der Kreis- oder
Balkendiagramme, die auf Ihrer Karte erscheinen.
8 Klicken Sie in der Liste Kartenerstellung fr auf ein Gruppenergebnisfeld,
dem die numerischen Daten fr die Karte entnommen werden sollen.
9 Klicken Sie auf die Registerkarte Typ.
10 Whlen Sie den Kartentyp aus, mit dem Sie Ihre Daten am besten darstellen
knnen. Siehe Kartentypen auf Seite 287.

296

Crystal Reports Benutzerhandbuch

14 : Erstellung von Karten

 Wenn Sie eine Karte nur auf Grundlage von einem Feld erstellen (d. h.
wenn Sie Keine aus der Liste Unterteilt durch gewhlt haben), haben Sie
die Auswahl von einem der folgenden Kartentypen: klassifiziert,
Punktmarkierung oder graduelle Differenzierung.
 Wenn Sie eine Karte nur auf Grundlage von zwei Feldern erstellen (d. h.
wenn Sie ein zustzliches Feld aus der Liste Unterteilt durch gewhlt
haben), haben Sie die Auswahl von einem der folgenden Kartentypen:
Kreisdiagramm oder Sulendiagramm.
11 Whlen Sie unter Optionen die Formatierungsoptionen fr Ihre Karte aus.
12 Klicken Sie auf die Registerkarte Text.
13 Geben Sie im Feld Kartentitel einen Titel fr die Karte ein.
14 Im Bereich Legende knnen Sie auf eine der folgenden Optionen klicken:
 Vollst. Legende zum Darstellen einer detaillierten Legende auf der Karte
 Kurzlegende zum Darstellen einer verkrzten Legende auf der Karte
 Keine Legende zum Darstellen der Karte ohne jede Legende
15 Wenn Sie Vollst. Legende whlen, klicken Sie auf Von Karte erzeugt, falls
Crystal Reports einen auf der Karte basierenden Legendentitel erzeugen soll,
oder auf Festlegen, falls Sie selbst einen Legendentitel und -untertitel
eingeben wollen.
16 Klicken Sie auf OK.
Die Karte wird im Kopfzeilen- oder Fuzeilenbereich des Berichts plaziert, je
nachdem, was Sie in Schritt 4 ausgewhlt haben.

Karten auf der Basis von OLAP-Wrfeln erstellen (Layout OLAP)


Mit Hilfe des OLAP-Layouts knnen Sie eine Karte auf Grundlage eines OLAPGitternetzes erstellen. Um eine OLAP-Karte zu erstellen, mssen Sie zunchst
ber ein OLAP-Gitternetz in Ihrem Bericht verfgen. Weitere Informationen
finden Sie unter OLAP-Berichte erstellen und aktualisieren auf Seite 341.

So erstellen Sie eine Karte auf der Basis eines OLAP-Wrfels


1 Markieren Sie das OLAP-Gitternetz, fr das Sie eine Karte erstellen.
2 Klicken Sie im Men Einfgen auf Karte.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Karte einfgen in der
Standardsymbolleiste klicken.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

297

Karten erstellen

Das Dialogfeld Karten-Assistent wird geffnet.

3 Klicken Sie auf der Registerkarte Daten im Bereich Layout auf OLAP, sofern
diese Option nicht bereits ausgewhlt ist.
4 Klicken Sie unter Positionierung auf Kopfzeile oder Fuzeile, um anzugeben,
wo die Karte plaziert werden soll.
5 Klicken Sie im Bereich Daten in der Liste Bei nderung von auf das Feld, das
die Grundlage fr die Karte bilden soll.
Hinweis: Dieses Feld sollte geographische Angaben (z. B. Land) enthalten.
6 Klicken Sie bei Bedarf in der Liste Unterteilt durch und whlen Sie eine
sekundre Zeile oder Spalte aus, die in die Karte aufgenommen werden soll.
Hinweis: Die Auswahl der Unterteilung durch ein sekundres Kartenfeld
Zeile oder Spalte wirkt sich auf die in Schritt 8 verfgbaren Kartentypen aus.
7 Klicken Sie auf die Registerkarte Typ.
8 Whlen Sie den Kartentyp aus, mit dem Sie Ihre Daten am besten darstellen
knnen. Falls kein sekundres Kartenfeld vorhanden ist, knnen Sie
Klassifiziert, Punktmarkierung oder Graduelle Differenzierung whlen.
Falls ein sekundres Kartenfeld vorhanden ist knnen Sie Kreisdiagramm oder
Sulendiagramm whlen. Siehe Kartentypen auf Seite 287.

298

Crystal Reports Benutzerhandbuch

14 : Erstellung von Karten

9 Whlen Sie im Bereich Optionen die Formatierungsoptionen fr Ihre Karte aus.


10 Klicken Sie auf die Registerkarte Text.
11 Geben Sie im Feld Kartentitel einen Titel fr die Karte ein.
12 Im Bereich Legende knnen Sie auf eine der folgenden Optionen klicken:
 Vollst. Legende zum Darstellen einer detaillierten Legende auf der Karte
 Kurzlegende zum Darstellen einer verkrzten Legende auf der Karte
 Keine Legende zum Darstellen der Karte ohne jede Legende
Hinweis: Wenn Sie Vollst. Legende whlen, klicken Sie auf Von Karte
erzeugt, falls Crystal Reports einen auf der Karte basierenden Legendentitel
erzeugen soll, oder auf Festlegen, falls Sie selbst einen Legendentitel und untertitel eingeben wollen.
13 Klicken Sie auf OK.
Die Karte wird im Kopfzeilen- oder Fuzeilenbereich des Berichts plaziert, je
nachdem, was Sie in Schritt 4 ausgewhlt haben.

Karten auf der Basis von Unterberichten erstellen


Das Einfgen von Karten in einen Unterbericht erfolgt auf dieselbe Weise wie das
Einfgen von Karten in einen Hauptbericht. Der einzige Unterschied besteht
darin, da zum Einfgen der Karte in den Unterbericht die Registerkarte Entwurf
aktiviert sein mu.
Wie die Karte erstellt wird, hngt davon ab, auf welchen Daten sie basiert.

So erstellen Sie eine Karte auf der Basis eines Unterberichts


1 Klicken Sie im Men Einfgen auf Karte.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Karte einfgen in der
Standardsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Karten-Assistent wird geffnet.
2 Nehmen Sie im Karten-Assistenten die gewnschten nderungen vor, und
klicken Sie dann auf OK.
Crystal Reports plaziert die Karte in dem Bereich, den Sie im KartenAssistenten angegeben haben, und kehrt zum Bericht zurck.
3 Skalieren oder verschieben Sie die Karte wie gewnscht.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

299

Mit Karten arbeiten

Mit Karten arbeiten


Karten mit dem Karten-Assistenten bearbeiten
Sobald Sie eine Karte erstellt haben, knnen Sie nach Bedarf einen neuen Titel,
berschriften und eine Legende hinzufgen und die Schriftarten und sogar den
Kartentyp ndern. Von der Registerkarte Entwurf oder Seitenansicht aus knnen
Sie den Karten-Assistenten aufrufen und die nderungen vornehmen.

So bearbeiten Sie eine Karte mit dem Karten-Assistenten


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Karte.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Karten-Assistent.
3 Nehmen Sie im Dialogfeld Karten-Assistent die gewnschten nderungen
vor.
4 Klicken Sie auf OK.

Karten auf der Registerkarte Analyzer bearbeiten


Crystal Reports bietet fr erweiterte Funktionen zur Kartenerstellung die
Registerkarte Analyzer. Verwenden Sie diese Registerkarte, um Ihre Karten zur
effizienteren Analyse zu organisieren. Auf der Registerkarte Analyzer knnen Sie
die Eigenschaften einer bestimmten Instanz einer Karte unabhngig vom brigen
Bericht festlegen.

So aktivieren Sie die Registerkarte Analyzer


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Seitenansicht mit der rechten Maustaste auf
die Karte, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Karten-Analyzer.
Crystal Reports ffnet die Registerkarte Analyzer.
Wenn Sie eine Karte auf der Registerkarte Analyzer anzeigen, knnen Sie die
folgenden Operationen ausfhren:
 Vergrern, Verkleinern und Schwenken der Karte
 Zentrieren der Karte
 ndern von Kartentitel und Kartentyp sowie Festlegen des Gesamtstils der
Karte

300

Crystal Reports Benutzerhandbuch

14 : Erstellung von Karten

 Reorganisieren der Schichten von Berichtelementen (z.B. Anzeigen der Schicht


mit den wichtigsten Stdten ber der Schicht mit den Autobahnen)

 Beseitigen von Datenkonflikten


 ndern der geographischen Karte
 Ein- und Ausblenden des Karten-Navigators
Hinweis: Die Zoom-, Schwenk- und Zentrierfunktionen der Registerkarte
Analyzer stehen auch als Kontextmenbefehle auf dem Karten-Navigator und
auf der Registerkarte Seitenansicht zur Verfgung (klicken Sie auf der
Registerkarte Seitenansicht mit der rechten Maustaste auf das Kartenobjekt).
Weitere Informationen zum Karten-Navigator finden Sie unter Mit dem KartenNavigator vergrern/verkleinern, schwenken und zentrieren auf Seite 308.
Mit der Registerkarte Analyzer lassen sich zwei Kartenobjekte gleichzeitig
anzeigen. In diesem Fall wird die Registerkarte Analyzer unterteilt und in jedem
Teil erscheint eine Karte. Wenn Sie die Gre eines Teils verndern wollen, halten
Sie den Mauszeiger auf der Trennlinie, bis er sich in das Grennderungs-Symbol
verwandelt, und ziehen Sie die Trennlinie dann so, da der Teil wie gewnscht
grer oder kleiner wird.
Die Registerkarte Analyzer knnen Sie auerdem benutzen, um mit
Kartenobjekten zu arbeiten, die in einem Unterbericht positioniert wurden. Das
Programm ffnet fr jeden Unterbericht, der ein von Ihnen analysiertes
Kartenobjekt enthlt, eine eigene Analyzer-Registerkarte. Auf der Registerkarte
Analyzer knnen Sie bis zu zwei Kartenobjekte aus demselben Unterbericht
gleichzeitig anzeigen.
Hinweis: Sie knnen auch die Gre der Kartenlegende ndern, die rechts von
jeder Karte angezeigt wird.

Den Kartentitel ndern


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Analyzer mit der rechten Maustaste auf die
Karte, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Zeigen Sie im Kontextmen auf Karte formatieren und whlen Sie Titel.
3 Das Dialogfeld Beschriftung ndern wird angezeigt. Geben Sie in das Textfeld
einen neuen Titel ein.
4 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
Crystal Reports kehrt wieder zur Registerkarte Analyzer zurck und wendet
Ihre nderungen an.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

301

Mit Karten arbeiten

Den Kartenstil ndern


Auf der Analyzer-Registerkarte knnen Sie schnell den Kartenstil ndern und die
Eigenschaften fr die Karte festlegen. Wenn Sie z. B. eine Bereichskarte
analysieren, dann aber sehen wollen, wie die Daten im Punktmarkierungsstil
aussehen wrden, knnen Sie die Karte schnell umstellen, ohne dafr zum KartenAssistent zurckkehren zu mssen und das Format umzuarbeiten. Die AnalyzerRegisterkarte bietet auerdem komplexere Optionen, um die von Ihnen festgelegte
Darstellung der Karte zu ndern.

So ndern Sie den Kartentyp


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Analyzer mit der rechten Maustaste auf die
Karte, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Zeigen Sie im Kontextmen auf Karte formatieren und whlen Sie Typ.
Das Dialogfeld Karte anpassen wird angezeigt.

3 Whlen Sie den gewnschten Kartentyp aus der Dropdown-Liste Kartentyp.


4 Legen Sie im Bereich Optionen die Formatierungseigenschaften fr die neue
Karte fest.
Welche Eigenschaften zur Verfgung stehen, wird von dem von Ihnen
ausgewhltem Kartentyp abhngen.
5 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
Crystal Reports kehrt wieder zur Registerkarte Analyzer zurck und wendet
Ihre nderungen an.

302

Crystal Reports Benutzerhandbuch

14 : Erstellung von Karten

Kartenschichten ndern
Es bentigt nur wenige Handgriffe, um Kartenschichten umzugestalten. Sie
knnen auerdem Eigenschaften (wie z. B. Sichtbarkeit) fr diese Schichten
einstellen, und Sie knnen je nach Bedarf Schichten hinzufgen oder entfernen.

So ndern Sie Kartenschichten


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Analyzer mit der rechten Maustaste auf die
Karte, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Zeigen Sie im Kontextmen auf Karte formatieren und whlen Sie Schichten.
Das Dialogfeld Schicht-Steuerung wird angezeigt.

3 Mit den Schaltflchen Oben und Unten knnen Sie die Kartenschichten im
Listenfeld Schichten ndern.
4 Fr jede Kartenschicht mssen Sie die Eigenschaften im Bereich Eigenschaften
einstellen (legen Sie fest, ob die Schicht sichtbar ist, ob sie ausgewhlt werden
kann und ob sie automatisch beschriftet wird).
5 Klicken Sie ggf. auf Anzeigen, um das Dialogfeld Eigenschaften anzeigen zu
ffnen.
6 Legen Sie in diesem Dialogfeld den Standard-Anzeigemodus und Zoombereich (die kleinste und die grte mgliche Vergrerung) fr die
betreffende Schicht fest, und klicken Sie dann auf OK, um zum Dialogfeld
Schichtenkontrolle zurckzukehren.
7 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
Crystal Reports kehrt wieder zur Registerkarte Analyzer zurck und wendet
Ihre nderungen an.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

303

Mit Karten arbeiten

Beseitigen von Datenkonflikten


Es kann vorkommen, da Sie mit einer Karte arbeiten, bei der ein geographischer
Name sich von dem in der Datenbank verwendeten Namen unterscheidet. Auf
einer Europakarte knnte beispielsweise die Bezeichnung Grobritannien
stehen, whrend die Datenbank die Abkrzung GB verwendet.

So lsen Sie Datenkonflikte


1 Klicken Sie im Men Analyzer auf Datenkonflikt lsen.
Es wird das Dialogfeld Koordinatenwandler fr Kartenregionen geffnet, in
dem die geographischen Bezeichnungen der Karte aufgefhrt sind, die von
denen in der Datenbank abweichen.
2 Klicken Sie auf der Registerkarte bereinstimmung von Schlsselwrtern in
der Liste Diesen Titel zuordnen, die von der Datenbank verwendet wird, auf
den Titel, bei dem ein Konflikt gelst werden soll.
Der ausgewhlte Titel kann automatisch einem Schlsselwort in der Liste Zu
diesem Schlsselwort zugeordnet werden, die von der Karte verwendet wird.
3 Um selbst ein Schlsselwort zuzuweisen, klicken Sie auf ein anderes
Schlsselwort in der Liste Zu diesem Schlsselwort.
4 Wenn es eine bereinstimmung gibt, klicken Sie auf Zuordnen.
Die neue Zuordnung wird im unteren Teil des Dialogfelds
Koordinatenwandler fr Kartenregionen angezeigt.
5 Wenn Sie alle Datenkonflikte gelst haben, klicken Sie auf OK.
Die Karte kann jetzt fr die ausgewhlte geographische Region angezeigt
werden.

Geographische Karten ndern


Wenn Sie die Darstellung der Datenwerte in einer anderen geographischen Karte
vorziehen, geben Sie Ihre nderungen im Dialogfeld Karte ndern an.

So ndern Sie die geographische Karte


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Analyzer mit der rechten Maustaste auf die
Karte, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Geographische Karte ndern.

304

Crystal Reports Benutzerhandbuch

14 : Erstellung von Karten

Es wird das Dialogfeld Geographische Karte ndern geffnet, in dem der Name
der aktuellen Karte und eine Liste von alternativen Karten angezeigt werden.

3 Klicken Sie in der Liste Mgliche Karten auf die gewnschte neue Karte.
4 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
Crystal Reports kehrt wieder zur Registerkarte Analyzer zurck und wendet
Ihre nderungen an.

Die Gre und Position Ihrer Karte ndern


Sie knnen mit Hilfe des Dialogfelds Objektgre und -position die Hhe, Breite
und Position der Karte angeben.

So ndern Sie die Gre und Position einer Karte


1 Klicken Sie entweder auf der Registerkarte Entwurf oder Seitenansicht mit
der rechten Maustaste auf die Karte um das Kontextmen anzuzeigen.
2 Whlen Sie die Option Objektgre und - position aus dem Kontextmen.
Das Dialogfeld Objektgre und -position wird geffnet.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

305

Mit Karten arbeiten

3 Geben Sie im Textfeld X den gewnschten Abstand vom linken Rand des
Kartenobjekts zum linken Rand des Berichtbereichs ein. Der Standardabstand
betrgt 0,1 cm.
4 Geben Sie im Textfeld Y den gewnschten Abstand vom oberen Rand des
Kartenobjekts zum oberen Rand des Berichtbereichs ein.
Der Standardabstand betrgt 0,07 cm.
5 Geben Sie im Textfeld Hhe die vertikale Hhe der Karte ein.
6 Geben Sie im Textfeld Breite die horizontale Breite der Karte ein.
7 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
Crystal Reports kehrt wieder zum Bericht zurck und wendet Ihre
nderungen an.
Hinweis: Sie knnen die Gre und Position der Karte auch durch das
Verschieben und der manuellen Vernderung der Gre verndern. Das
Dialogfeld Objektgre und -position erlaubt es Ihnen aber, genauere
Einstellungen vorzunehmen.

Rahmen der Karte ndern


1 Klicken Sie entweder auf der Registerkarte Entwurf oder Seitenansicht mit
der rechten Maustaste auf die Karte um das Kontextmen anzuzeigen.
2 Whlen Sie die Option Rahmen und Farben aus dem Kontextmen.
Der Format-Editor wird mit aktivierter Registerkarte Rahmen angezeigt.
3 ndern Sie wie gewnscht Linienstil, Farbe und Hintergrundfarbe des
Kartenrahmens und whlen oder entfernen Sie einen Schatten.
4 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
Crystal Reports kehrt wieder zum Bericht zurck und wendet Ihre nderungen an.

Die Unterlegfunktion bei Karten anwenden


Weil Karten nur in bestimmten Bereichen eines Berichts gedruckt werden, lassen
sich durch die neue Funktion Unterlegen besonders leistungsfhige Karten
erstellen. Statt wie bisher die Karte vor den darzustellenden Daten zu drucken,
knnen Sie sie jetzt neben den Daten anzeigen, um diese besser zu illustrieren.

306

Crystal Reports Benutzerhandbuch

14 : Erstellung von Karten

So unterlegen Sie eine Karte


1 Erstellen Sie Ihre Karte und fgen Sie sie im Berichtkopf ein.
Nhere Informationen hierzu finden Sie unter Karten erstellen auf Seite 291.
2 Klicken Sie im Men Einfgen auf Bereich.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Bereichs-Assistent in der
Standardsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Bereichs-Assistent wird angezeigt.

3 Klicken Sie unter Bereiche auf Berichtkopf und markieren Sie dann das
Kontrollkstchen Folgende Bereiche unterlegen.
4 Klicken Sie auf OK.
Crystal Reports kehrt zum Bericht zurck. Ihre Karte unterlegt jetzt die
nachfolgenden Bereiche.
5 Falls erforderlich verschieben oder skalieren Sie die Karte.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

307

Mit Karten arbeiten

Mit dem Karten-Navigator vergrern/verkleinern, schwenken und


zentrieren
Auf der Registerkarte Analyzer finden Sie auf dem Karten-Navigator eine
Miniaturversion der derzeit angezeigten Karte. hnlich wie die Registerkarten
Seitenansicht und Analyzer enthlt auch der Karten-Navigator Befehle zum
Zoomen, Schwenken und Zentrieren von geographischen Karten. Sie knnen nach
Belieben Ihre Karten vergrern oder verkleinern, je nachdem, ob Sie genauere
oder allgemeinere Informationen bentigen.
Durch die Schwenkfunktion knnen Sie Ihre Karten an jede beliebige Position
ziehen. Durch die Zentrierung knnen Sie dann die Karte schnell wieder zur Mitte
der Registerkarte bringen, nachdem Sie diese geschwenkt haben.

Einer der Vorteile des Karten-Navigators besteht darin, da er immer eine


Gesamtansicht der geographischen Karte bietet, die Sie gerade bearbeiten. Wenn
Sie den Karten-Navigator einsetzen, um einen Befehl auf einen bestimmten Teil
der Karte anzuwenden, erscheinen diese nderungen auf der normalgroen Karte
auf der Registerkarte Analyzer. Sie knnten beispielsweise auf dem KartenNavigator den Befehl Vergrern whlen, um den Osten der USA im Detail
anzuzeigen. Auf der normalgroen Karte auf der Registerkarte Analyzer wrde
dann der Osten der USA um eine Stufe vergrert dargestellt, whrend die Karte
auf dem Karten-Navigator unverndert bliebe.
Hinweis: Der Karten-Navigator erleichtert Ihnen zwar das Auswhlen eines
Teils der Karte, zeigt Ihre nderungen jedoch nicht im Detail an.
Kartenbearbeitungsschritte, bei denen es auf Details ankommt, sollten in der
normalgroen Karte auf der Registerkarte Analyzer erfolgen.

308

Crystal Reports Benutzerhandbuch

14 : Erstellung von Karten

So vergrern und verkleinern Sie eine Karte


1 Klicken Sie auf dem Karten-Navigator mit der rechten Maustaste, um das
Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Vergrern.
3 Ziehen Sie den Auswahl-Mauszeiger um den Kartenbereich, den Sie
vergrern mchten, und verringern Sie dann die Gre des Mauszeigers, um
den Ausschnitt zu vergrern.
Die normalgroe Karte auf der Registerkarte Analyzer wird um eine Stufe
vergrert.
4 Verringern Sie die Gre des Auswahl-Mauszeigers weiter, um den
Ausschnitt noch weiter zu vergrern.
5 Zum Verkleinern einer Karte klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dem
Karten-Navigator, um das Kontextmen aufzurufen.
6 Klicken Sie im Kontextmen auf Verkleinern.
7 Vergrern Sie den Auswahl-Mauszeiger, um den Kartenausschnitt zu
verkleinern.
Die normalgroe Karte auf der Registerkarte Analyzer wird um eine Stufe
verkleinert.
8 Vergrern Sie den Auswahl-Mauszeiger weiter, um den Ausschnitt noch
weiter zu verkleinern.

So schwenken Sie eine Karte


1 Klicken Sie auf dem Karten-Navigator mit der rechten Maustaste, um das
Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Schwenken.
3 Klicken Sie mit dem Schwenk-Mauszeiger und ziehen Sie ihn dann auf den
gewnschten Kartenausschnitt.

So zentrieren Sie eine Karte


1 Klicken Sie auf dem Karten-Navigator mit der rechten Maustaste, um das
Kontextmen aufzurufen.
2 Klicken Sie im Kontextmen auf Karte zentrieren.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

309

Mit Karten arbeiten

Hinweis:
 Sie knnen im Kontextmen auch Keine whlen, um alle Bewegungsoptionen
zu deaktivieren. Dadurch verhindern Sie unbeabsichtigtes Schwenken oder
Zoomen.
 Wenn jede Instanz einer Gruppe mit einer Karte versehen ist, sind die von
Ihnen angegebenen Schwenk- oder Zoom-Einstellungen instanzspezifisch.
Wenn Sie also zum Beispiel die Karte in einem Gruppenkopf vergrern, gilt
diese Einstellung nur fr diesen Gruppenkopf. Keiner der Kpfe wurde
gendert. Auf diese Weise knnen Sie fr jede Karte eine andere Einstellung
whlen.Keiner der Kpfe wurde gendert.
 Wenn Sie im Men Datei die Option Daten mit Bericht speichern whlen,
werden auch die Schwenk- und Zoom-Einstellungen mit dem Bericht
gespeichert. Wenn Sie diese Option nicht whlen, werden nur die StandardKarteneinstellungen gespeichert.

Karten-Navigator ein- und ausblenden


Sie knnen den Karten-Navigator ein- und ausblenden.

So blenden Sie den Karten-Navigator aus


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Analyzer mit der rechten Maustaste auf die
Karte, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Zeigen Sie im Kontextmen auf Karten-Navigator und klicken Sie auf
Ausblenden.
Der Karten-Navigator wird nicht mehr auf der Registerkarte Analyzer
angezeigt.

So blenden Sie den Karten-Navigator ein


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Analyzer mit der rechten Maustaste auf die
Karte, um das Kontextmen aufzurufen.
2 Zeigen Sie im Kontextmen auf Karten-Navigator und klicken Sie auf
Einblenden.
Der Karten-Navigator wird auf der Registerkarte Analyzer angezeigt.

310

Crystal Reports Benutzerhandbuch

15

OLE

In diesem Kapitel wird erklrt, wie OLE (Object Linking and


Embedding, Objekte verknpfen und einbetten) dazu
verwendet werden kann, Grafiken und andere Objekte von
Ihrem Bericht aus zu bearbeiten, anstatt dazu eine weitere
Anwendung zu ffnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

311

OLE-berblick

OLE-berblick
OLE ermglicht es Ihnen, Objekte (OLE-Objekte) aus anderen Anwendungen (OLEServer-Anwendungen) in Ihren Bericht einzufgen und diese Anwendungen dann
bei Bedarf von Crystal Reports aus zum Bearbeiten der Objekte zu verwenden.
Wenn Sie OLE nicht verwenden wrden, mten Sie Crystal Reports verlassen,
die Ursprungsanwendung ffnen, das Objekt dort bearbeiten, wieder zu Crystal
Reports zurckkehren, das ursprnglich eingefgte Objekt lschen und dann das
gerade bearbeitete Objekt einfgen.

OLE-Terminologie
Bevor Sie in Crystal Reports mit OLE-Objekten arbeiten, sollten Sie sich mit der
Terminologie vertraut machen.
 OLE
OLE steht fr Object Linking and Embedding (Verknpfen und Einbetten von
Objekten). Darunter versteht man die Mglichkeit, Verbundberichte zu
erstellen. Dies sind Berichte, die Elemente aus anderen Anwendungen enthalten
und unter Verwendung der Originalanwendung bearbeitet werden knnen.
 OLE-Objekt
Ein OLE-Objekt ist, vereinfacht ausgedrckt, eine Darstellung von Daten, die
mit einer anderen Anwendung erstellt wurde und die weiterhin mit dieser
Anwendung in Beziehung steht. Eine in einem Zeichenprogramm erstellte
Bitmap, eine Excel-Kalkulationstabelle oder ein Diagramm aus MS Graph
knnen OLE-Objekte sein, wenn sie in ein Dokument als OLE-Objekte eingefgt
werden. Wenn sie nicht als OLE-Objekte eingefgt werden, behalten sie ihre
Beziehung mit der ursprnglichen Anwendung nicht bei.
 OLE Container-Anwendung
Eine OLE Container-Anwendung ist eine Anwendung, welche die in einer
anderen Anwendung (z.B. Paint oder Excel) erstellten OLE-Objekte enthalten
und verarbeiten kann. Crystal Reports ist eine solche Container-Anwendung.
 Container-Dokument
Ein Container-Dokument ist ein Dokument, das mit der Container-Anwendung
erstellt wurde und ein OLE-Objekt enthlt.
 OLE Server-Anwendung
Eine OLE Server-Anwendung ist eine Anwendung, die OLE-Objekte erstellen
kann, welche ihrerseits in die von Container-Anwendungen erstellten
Dokumente eingefgt werden knnen. Microsoft Word und Excel sind Beispiele
fr Anwendungen, die sowohl OLE Server als auch OLE Container sein knnen.
Dies bedeutet, da sie OLE-Objekte erstellen und die mit einer anderen
Anwendung erstellten OLE-Objekte enthalten knnen.
 Server-Dokument
Ein Server-Dokument ist die in der Server-Anwendung erstellte Datei, die das
Original-OLE-Objekt speichert.

312

Crystal Reports Benutzerhandbuch

15 : OLE

Typen von OLE-Objekten


 Statisches Objekt
Ein statisches OLE-Objekt ist ein Bild eines Objekts, das angezeigt und gedruckt,
aber nicht bearbeitet werden kann. Es ist nicht mit dem Quelldokument
verbunden.
 Eingebettetes Objekt
Ein eingebettetes Objekt enthlt eine Darstellung des Objekts sowie Angaben,
die den Inhalt definieren. Es ist nicht mit dem Originalobjekt im Quelldokument
verbunden. In der Regel verwenden Sie eingebettete Objekte, wenn Sie das
Objekt in der Container-Anwendung ohne Auswirkungen auf das
Originalobjekt bearbeiten mchten.
 Verknpftes Objekt
Ein verknpftes Objekt enthlt eine symbolische Darstellung der Daten und eine
Verknpfung zu dem Originalobjekts. In der Regel verwenden Sie verknpfte
Objekte, wenn die Daten im Server-Dokument gendert werden und das Objekt
im Container-Dokument bei nderungen aktualisiert werden soll.

Allgemeine OLE-Aspekte
Bei Verwendung der OLE-Funktionen sind mehrere Punkte zu bedenken.
 Wenn Sie auf ein eingebettetes OLE-Objekt doppelklicken, wird das Objekt zur
Bearbeitung aktiviert, und der Report Designer fhrt seine Mens und
Symbolleisten mit denen der Serveranwendung des Objekts zusammen. Nach
Abschlu der Bearbeitung klicken Sie auerhalb des Objekts, um wieder die
Report Designer- Symbolleisten anzuzeigen.
 Wenn Sie auf ein verknpftes OLE-Objekt doppelklicken, wird dessen ServerAnwendung geffnet, in der das Objekt fr die Bearbeitung bereit angezeigt
wird. Sie knnen ein verknpftes Objekt nicht direkt in Crystal Reports
bearbeiten, da Sie mit dem Originalobjekt arbeiten. Da das Objekt mit mehreren
Dokumenten verknpft werden knnte, kann immer nur auf einen Editor
zugegriffen werden, wenn das Original in der Serveranwendung angezeigt wird.
 Windows 3.x umfat Microsoft Paintbrush (PBRUSH.EXE) als systemeigenen
Bitmap-Editor. Windows 95 und Windows 98 umfassen Microsoft Paint
(MSPAINT.EXE) als systemeigenen Bitmap-Editor. Whrend Windows 95 und
Windows 98 in der Lage sind, Paintbrush-OLE-Objekte als Paint-OLE-Objekte
zu erfassen und zu konvertieren, ist das Gegenteil nicht der Fall.
 Sie knnen einen Bericht, der ein in Windows 3.1 erstelltes Bitmap-Objekt
enthlt, in Windows 95 and Windows 98 ffnen; Sie knnen jedoch keinen in
Windows 95 oder Windows 98 erstellten Bericht, der ein Bitmap-Objekt erhlt,
in Windows 3.1 ffnen. Wenn Sie also zwischen diesen beiden Betriebssystemen
wechseln, sollten Sie die Berichte in Windows 3.1 und nicht in Windows 95 oder
Windows 98 erstellen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

313

OLE-Objekte in Berichte einfgen

OLE-Objekte in Berichte einfgen


Es gibt verschiedene Mglichkeiten zum Einfgen von OLE-Objekten in eine
Anwendung.
 Die Option OLE-Objekt im Men Einfgen kann verwendet werden, um ein
vorhandenes Objekt zu importieren oder ein neues Objekt zu erstellen. Sie
knnen mit dieser Methode sowohl eingebettete als auch verknpfte Objekte
in einem Bericht plazieren.
 Der Befehl Inhalte einfgen im Men Bearbeiten kann verwendet werden, um
ein aus einer OLE-Quellanwendung ausgeschnittenes Objekt in einen Bericht
einzufgen. Wenn das Objekt in verschiedenen Formaten eingefgt werden
kann, mssen Sie ein Format auswhlen. Wenn Sie beispielsweise Text aus
einem Microsoft Word-Dokument einfgen, knnen Sie den Text als Microsoft
Word-Dokumenttext (der in Word bearbeitet werden kann) einfgen, oder als
Metadatei, die einfach nur ein nicht bearbeitbares Bild des Textes ist.
Verwenden Sie Inhalte einfgen, um entweder eingebettete oder verknpfte
Objekte zu plazieren.
 Schlielich knnen Sie ein Objekt aus einer OLE Server-Anwendung ziehen
und im Bericht ablegen. Hierfr ffnen Sie Crystal Reports in einem Fenster
und die OLE Server-Anwendung in einem zweiten Fenster. Dann ziehen Sie
das Objekt von dem einen in das andere Fenster. Wenn Sie ein Objekt in einen
Bericht ziehen, ist dieses Objekt eingebettet, nicht verknpft.
Hinweis: Wenn Sie ausgewhlte Informationen (Teile grerer Dateien) einfgen
wollen, empfiehlt es sich, entweder die Befehle Kopieren und Inhalte einfgen
oder das Verfahren des Ziehens und Ablegens zu verwenden. Wenn Sie ganze
Dateien einfgen, klicken Sie auf OLE-Objekt im Men Einfgen.

OLE-Objekte ziehen und ablegen


Dieses Verfahren setzt voraus, da Sie auf Ihrem Computer Microsoft Excel oder
ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm installiert haben, das als OLE ServerAnwendung eingesetzt werden kann.
1 ffnen Sie Crystal Reports und Microsoft Excel, und ordnen Sie die
Programmfenster (eventuell durch ndern der Gre) auf dem Bildschirm so
an, da beide sichtbar sind. Sie mssen die ursprngliche Position eines
Objekts und seine Zielposition sehen knnen.
2 ffnen Sie einen bestehenden Bericht in Crystal Reports.
3 Erstellen Sie in Microsoft Excel eine einfache Kalkulationstabelle, indem Sie
die Zahlen 1-10 in die Zellen A1 bis A10 eingeben.

314

Crystal Reports Benutzerhandbuch

15 : OLE

4 Markieren Sie die Zellen A1 bis A10.


5 Fhren Sie den Cursor auf den linken Rand der markierten Zellen, bis er zu
einem Pfeil-Cursor wird.
6 Halten Sie die linke Maustaste gedrckt. Damit werden die Zellen fr die
Verschiebung eingerichtet. Da Sie die Zellen nur kopieren mchten, halten Sie
zustzlich STRG gedrckt.
7 Ziehen Sie die Zellen in den Detailbereich des Berichts in Crystal Reports.
Wenn sich die Zellen an der gewnschten Position befinden, lassen Sie die
Maustaste und STRG los.
8 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Tabellenkalkulations-Objekt in
dem Bericht und Sie sehen, da es als OLE-Objekt erkannt wird und der
vorletzte Befehl es als Arbeitsblattobjekt identifiziert.
9 Doppelklicken Sie auf das Tabellenkalkulations-Objekt.
Die Mens und Symbolleisten durch diejenigen der OLE Server-Anwendung
des Objekts ersetzt, so da Sie das Objekt direkt bearbeiten knnen. Sie knnen
jetzt das Objekt am Ort bearbeiten. Das Objekt ist ein eingebettetes Objekt. Alle
am Objekt vorgenommenen nderungen wirken sich nicht auf das Original aus.
10 Nach Abschlu der Bearbeitung klicken Sie auerhalb des Objekts.
Dann werden wieder die Mens und Tools von Crystal Reports angezeigt.

So werden OLE-Objekte in einem Bericht dargestellt


Ein OLE-Objekt kann in Ihrem Bericht in verschiedenen Formaten angezeigt
werden.
 Wenn Sie festgelegt haben, das Objekt als Symbol anzuzeigen, wird das
Symbol in Ihrem Bericht angezeigt. Benutzer knnen die Bitmap spter bei
Bedarf laden, indem sie auf das Symbol doppelklicken.
 Wenn Sie das Objekt aus einer vorhandenen Datei erstellt haben, werden die
Daten aus dieser Datei (oder ein Symbol) in Ihrem Bericht angezeigt. Sie
knnen diese Daten gegebenenfalls bearbeiten, indem Sie auf das Objekt oder
dessen Symbol doppelklicken.
 Wenn Sie ein neues Objekt erstellen, wird die Anwendung fr den gewhlten
Objekttyp geffnet, und Sie knnen mit der Erstellung des Objekts beginnen.
Nach Abschlu dieses Vorgangs schlieen oder beenden Sie die Anwendung.
Das Objekt bzw. das entsprechende Symbol wird nun in Ihrem Bericht
angezeigt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

315

OLE-Objekte in Berichten bearbeiten

OLE-Objekte in Berichten bearbeiten


Vor-Ort-Bearbeitung
Direkte Bearbeitung ist die Mglichkeit zur nderung der Eigenschaften eines
OLE-Objekts whrend der Arbeit in Crystal Reports (oder einer anderen OLE
Container-Anwendung). Die Mens der Container-Anwendung bernehmen die
Bearbeitungsfunktionen der Server-Anwendung, so da Sie die nderungen
leicht durchfhren knnen.
Wenn ein OLE-Objekt in einem Bericht plaziert wird, wird es Teil des Berichts. Um
das Objekt zu bearbeiten, doppelklicken Sie darauf und bearbeiten es dann mit
den Werkzeugen der Quellanwendung oder einer anderen Anwendung, die VorOrt-Bearbeitung zult.

Dynamische OLE-Befehle
Der Befehl Objekt im Men Einfgen ist dynamisch und ndert sich in
Abhngigkeit von den Eigenschaften des ausgewhlten Objekts.
Das Objekt kann Bezeichnungen wie z.B. Dokument-, Bitmap-, Bild-, oder
Tabellen-Objekt haben.
 Wenn das Objekt eingebettet ist, zeigt das Men Einfgen diejenigen Befehle
an, die fr den Typ des eingebetteten Objekts verfgbar sind.
 Wenn das Objekt verknpft ist, zeigt das Men Einfgen Befehle fr den Typ
des verknpften Objekts an.
Einige Befehle in den Kontextmens ndern sich in hnlicher Weise.
Diese dynamischen Befehle ermglichen Ihnen eine bessere Steuerung beim
Arbeiten mit OLE-Objekten.

OLE und den Befehl Bild einfgen


Wenn Sie unter Verwendung des Befehls OLE-Objekt aus dem Men Einfgen
Bilder in Ihren Bericht aufnehmen, knnen diese entweder als eingebettete oder
verknpfte Objekte behandelt werden.
Wenn Sie jedoch Bilder unter Verwendung des Befehls Bild aus dem Men
Einfgen in Ihren Bericht aufnehmen, konvertiert der Report Designer diese in
statische OLE-Objekte, um die Online- und Druckleistung zu verbessern.
Statische Objekte untersttzen nicht die direkte Bearbeitung. Wenn Sie das Objekt
direkt bearbeiten mchten, mssen Sie es mit dem Befehl Konvertieren aus dem
Men Bearbeiten in einen editierbaren Objekttyp konvertieren.

316

Crystal Reports Benutzerhandbuch

15 : OLE

Mit statischen OLE-Objekten arbeiten


So fgen Sie ein statisches OLE-Objekt ein
1 Erstellen Sie einen Bericht aus den Beispieldaten der Datei Xtreme.mdb und
fgen Sie im Bereich Details des Berichts ein beliebiges Datenfeld ein:
2 Klicken Sie auf die Registerkarte Entwurf.
3 Klicken Sie im Men Einfgen auf Bild.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Bild in der Zusatzsymbolleiste
klicken.
Das Dialogfeld ffnen wird angezeigt
Hinweis: Crystal Reports untersttzt Bitmap-, TIFF-, JPEG- und PNG-Dateien.
4 Whlen Sie die Datei Xtreme.bmp im Verzeichnis \Programme\Seagate
Software\Crystal Reports\Samples\De\Databases aus.
Hinweis: Mglicherweise befindet sich die Bitmap-Datei in einem anderen
Verzeichnis, je nach dem, welches Verzeichnis bei der Installation angegeben
wurde.
5 Klicken Sie auf ffnen.
6 Wenn der rechteckige Positionsrahmen angezeigt wird, fgen Sie das Bild so
weit links wie mglich im Berichtkopfbereich ein.
7 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild. Im angezeigten
Kontextmen sehen Sie, da das Bild als OLE-Objekt gekennzeichnet ist.
8 Wenn Sie auf das Objekt doppelklicken, geschieht nichts. Ein statisches OLEObjekt kann nicht direkt bearbeitet werden.

So konvertieren Sie ein statisches OLE-Objekt in ein verknpftes


Bitmap-Objekt
1 Wenn das Kontextmen angezeigt wird, whlen Sie Bild-Objekt konvertieren.
Das Dialogfeld Konvertieren wird angezeigt.
2 Whlen Sie Paintbrush-Bild aus der Liste Objekttyp aus und klicken Sie auf
OK.
Damit haben Sie ein statisches OLE-Objekt in ein editierbares OLE-Objekt
konvertiert.
3 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das konvertierte Objekt, und
beachten Sie, da der zweite Befehl am Ende des Kontextmens nun BitmapObjekt lautet.
Dies ist derselbe Befehl wie bei dem eingebetteten Objekt in der Mitte.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

317

Vergleich zwischen eingebetteten und verknpften Objekten

4 Doppelklicken Sie auf das Objekt.


Beachten Sie, da Microsoft Paint oder eine andere Graphik-Anwendung, die
auf Ihrem Rechner installiert ist, sich ffnet, genauso wie bei dem verknpften
Bitmap-Objekt.
5 Speichern Sie den Bericht als OLE.RPT.

Vergleich zwischen eingebetteten und verknpften


Objekten
Da verknpfte und eingebettete Objekte unterschiedliche Eigenschaften haben,
sollten Sie die jeweiligen Mglichkeiten bei Ihrer Entscheidung bedenken, welches
OLE-Format verwendet werden soll.

Eingebettete Objekte
Ein eingebettetes Objekt kann von Crystal Reports aus oder unter Verwendung
einer bereits vorhandenen Datei erstellt werden. Wenn Sie eine vorhandene Datei
verwenden, wird das Objekt in den Bericht kopiert.
Wenn Sie das eingebettete Objekt verndern, hat dies keine Auswirkungen auf die
Originaldatei und umgekehrt. Die nderungen betreffen nur das Objekt in Ihrem
Bericht.

So fgen Sie ein eingebettetes OLE-Objekt ein


1 Klicken Sie auf die Registerkarte Entwurf.
2 Klicken Sie im Men Einfgen auf OLE-Objekt.
Das Dialogfeld Objekt einfgen wird angezeigt.
3 Klicken Sie auf die Option Aus Datei erstellen.
Das Dialogfeld ndert sich, und Sie knnen entweder einen Objektnamen
eingeben oder nach einem Objekt suchen.
4 Klicken Sie auf Durchsuchen, und whlen Sie Xtreme.bmp aus dem
Verzeichnis \Programme\Seagate Software\Crystal
Reports\Samples\De\Databases.
Hinweis: Mglicherweise befindet sich die Bitmap-Datei in einem anderen
Verzeichnis, je nach dem, welches Verzeichnis bei der Installation angegeben
wurde.

318

Crystal Reports Benutzerhandbuch

15 : OLE

5 Klicken Sie auf ffnen, um zu dem Dialogfeld Objekt Einfgen


zurckzukehren.
6 Klicken Sie auf OK, um zum Bericht zurckzukehren. Ein rechteckiger
Positionsrahmen wird angezeigt.
7 Plazieren Sie das Objekt im Bereich Berichtskopf, gleich rechts neben dem
ersten Bild.
8 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Bild und beachten Sie, da es
im Kontextmen ebenfalls als OLE-Objekt identifiziert wird. Der vorletzte
Befehl im Kontextmen identifiziert es als Bitmap Image Object. Es handelt
sich um ein eingebettetes OLE-Objekt.
9 Doppelklicken Sie auf das Objekt. Beachten Sie, da Sie immer noch in Crystal
Reports arbeiten, es sich bei den Mens und Werkzeugen jedoch um die von
Microsoft Paint oder einer anderen auf Ihrem Computer installierten
Grafikanwendung handelt. Mit diesen Werkzeugen knnen Sie die Bitmap vor
Ort bearbeiten. Denken Sie daran, da Sie zwar mit den Werkzeugen der OLEQuellanwendung arbeiten, aber nicht mit der Originaldatei. Sie bearbeiten
eine Kopie und keine Ihrer nderungen wirkt sich auf das Original aus.

Verknpfte Objekte
Wenn Sie ein verknpftes Objekt einfgen, kopiert Windows einen Momentaufnahme
der Daten einer bereits vorhandenen Datei. Nur das Abbild des Objekts wird dem
Bericht hinzugefgt. Die eigentlichen Daten verbleiben in der Originaldatei.
Wenn Sie das Objekt vom Bericht aus aktivieren, wird die Originaldatei in der
Anwendung geffnet, in der sie erstellt wurde. Alle nderungen werden direkt in
der Originaldatei vorgenommen.
Wenn die Daten Ihres Objekts fr andere Anwendungen verfgbar bleiben und
dabei jederzeit auf dem neuesten Stand sein sollen, mssen Sie das Objekt mit
Ihrem Bericht verknpfen.
Wenn Sie bei einem verknpften Objekt die Verknpfung unter Verwendung des
Dialogfelds Verknpfungen lsen, werden damit alle Verbindungen zu den
Originaldaten im Server-Dokument aufgehoben. Ein verknpftes Objekt in einer
Container-Anwendung ist lediglich eine Darstellung des Objekts und eine
Verknpfung zwischen dem Objekt und dem Server-Dokument. Wenn Sie die
Verknpfung trennen, bleibt nur die Darstellung zurck, und es besteht keine
Verbindung mehr mit den Originaldaten oder den Bearbeitungsfunktionen der
Serveranwendung. In einer solchen Situation wandelt Crystal Reports das Objekt
in ein Bild um, d.h. ein eigenstndiges Objekt, das weder mit den OLE-Funktionen
bearbeitet noch in ein editierbares OLE-Objekt konvertiert werden kann.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

319

Vergleich zwischen eingebetteten und verknpften Objekten

So verknpfen Sie ein Bitmap-Bildobjekt


1 Whlen Sie den Befehl OLE-Objekt aus dem Men Einfgen.
Das Dialogfeld Objekt einfgen wird angezeigt.
2 Klicken Sie auf die Option Aus Datei erstellen.
Das Dialogfeld ndert sich und ermglicht Ihnen so, den Namen eines Objekts
einzugeben oder nach einem Objekt zu suchen.
3 Klicken Sie auf Durchsuchen, und whlen Sie Xtreme.bmp aus dem
Verzeichnis \Programme\Seagate Software\Crystal
Reports\Samples\De\Databases.
Hinweis: Mglicherweise befindet sich die Bitmap-Datei in einem anderen
Verzeichnis, je nach dem, welches Verzeichnis bei der Installation angegeben
wurde.
4 Klicken Sie auf ffnen, um zu dem Dialogfeld Objekt einfgen
zurckzukehren.
5 Schalten Sie diesmal das Kontrollkstchen Verknpfen ein.
6 Klicken Sie auf OK, um zum Bericht zurckzukehren.
Ein rechteckiger Positionsrahmen wird angezeigt.
7 Fgen Sie das Objekt rechts neben dem eingebetteten Objekt ein.
8 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Objekt. Wie Sie sehen, ist es
ebenfalls als OLE-Objekt gekennzeichnet. Der zweite Befehl am Ende des
Kontextmens kennzeichnet es zustzlich als verknpftes Bitmap-Objekt.
9 Doppelklicken Sie auf das Objekt. Microsoft Paint oder die Grafikanwendung,
die Sie verwenden mchten wird geffnet und zeigt die Originalversion des
Objekts an. Alle nderungen, die Sie am Original vornehmen, werden in der
im Bericht angezeigten Version wirksam.
10 Schlieen Sie Microsoft Paint bzw. die verwendete Grafikanwendung, und
kehren Sie zum Bericht zurck.

320

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Kreuztabellen - berblick

16

Ein Kreuztabellenobjekt ist ein Raster, in dem gruppierte und


zusammengefate Werte in zwei Richtungen angezeigt
werden. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie
Kreuztabellenobjekte in Ihren Berichten einsetzen knnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

321

Was ist ein Kreuztabellenobjekt?

Was ist ein Kreuztabellenobjekt?


Ein Kreuztabellenobjekt ist ein Raster, das Werte auf der Grundlage der von Ihnen
angegebenen Kriterien zurckgibt. Daten werden in kompakten Zeilen und
Spalten angezeigt. Dieses vereinfacht Vergleiche und die Identifikationen von
Trends. Eine Kreuztabelle besteht aus drei Elementen:
 Zeilen
 Spalten
 Gruppenergebnisfeldern

 Die Zeilen verlaufen in einer Kreuztabelle waagerecht (von links nach rechts).
Im obigen Beispiel ist Handschuhe eine Zeile.
 Die Spalten verlaufen in einer Kreuztabelle senkrecht (von oben nach unten).
Im obigen Beispiel ist USA eine Spalte.
 Die Gruppenergebnisfelder befinden sich an den Schnittstellen zwischen
Zeilen und Spalten. Der Wert, der an jeder Schnittstelle erscheint, stellt ein
Gruppenergebnis von Datenstzen (Summe, Anzahl usw.) dar, das die
Kriterien der Zeilen und Spalten erfllt. Im obigen Beispiel ist 4 der Wert der
Schnittstelle von Handschuhe und USA, und damit die Anzahl der
Handschuhe, die in den USA verkauft wurden.
Eine Kreuztabelle beinhaltet auerdem verschiedenen Summen.

322

Crystal Reports Benutzerhandbuch

16 : Kreuztabellen - berblick

 Am Ende jeder Zeile befindet sich eine Summe fr diese Zeile. Im obigen
Beispiel steht die Summe fr die verkaufte Anzahl eines einzelnen Produkts in
allen Lndern. Der Wert 8 am Ende der Zeile Handschuhe ist die Summe
aller verkauften Handschuhe in allen Lndern.
 Am Fu einer jeden Spalte befindet sich eine Summe fr die entsprechende
Spalte. Im obigen Beispiel steht die Summe fr die verkaufte Anzahl aller
Produkte in einem Land. Am Fu der Spalte USA befindet sich der Wert 4,
die Gesamtzahl der Produkte (Handschuhe, Grtel und Schuhe), die in den
USA verkauft wurden.
 An der Schnittstelle der Summenspalte (Produktsummen) und Summenzeile
(Lndersummen) erscheint eine Gesamtsumme. Im obigen Beispiel ist der
Wert der Schnittstelle 12, die Gesamtsumme aller Produkte, die in allen
Lndern verkauft wurden.

Beispiel fr eine Kreuztabelle


Dieses Beispiel zeigt, wie sich komplexe Daten anhand von Kreuztabellenobjekten
leichter interpretieren lassen. In diesem Bericht sollen die Absatzzahlen fnf
unterschiedlicher Fahrradschlsser in vier verschiedenen Regionen (Bericht
Absatzzahlen von Schlssern nach Region) analysiert werden. Aus Grnden der
bersichtlichkeit werden in diesen Berichten nur die wirklich bentigten
Informationen verwendet:
 die Region, aus der das Fahrradschlo kommt
 der Name das Fahrradschlosses
 die bestellte Menge
Zu Beginn betrachten wir die Information im einfachsten aller Formate: ein in
Spalten unterteilter Bericht, unsortiert und ohne Gruppierungen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

323

Beispiel fr eine Kreuztabelle

Bericht mit Auftragsdaten - ohne Sortierung/Gruppierung

Dieser Bericht zeigt nur Details. Jede Zeile entspricht einem einzelnen Auftrag.
Aus jeder Region gibt es viele Auftrge fr verschiedene Schlsser. Da es keine
Gruppenergebnisse gibt, ist es fast unmglich, einem solchen Bericht ntzliche
Information zu entnehmen.
Der nchste logische Schritt ist das Gruppieren der Daten nach Kriterien. Sie
knnen z.B. nach Regionen oder Produktarten gruppieren. Wir befassen uns mit
beiden Mglichkeiten.

Bericht mit Auftragsdaten - nach Regionen gruppiert


Dieser Bericht nutzt die im ersten Bericht enthaltenen Daten, die jedoch nach
Regionen gruppiert sind. Alle Auftrge aus jeder Region werden zu einer Gruppe
zusammengefat, jede regionale Gruppe enthlt jedoch Auftrge fr
unterschiedliche Schlsser. Da die Gruppen unterschiedliche Daten enthalten,
knnen Sie anhand der Zusammenfassung des Feldes Anzahl die Gesamtzahl der je
Region verkauften Schlsser, nicht jedoch die Anzahl jedes Modells bestimmen.

Jede ProduktGruppe enthlt


Auftrge aus
verschiedenen
Regionen.

324

Crystal Reports Benutzerhandbuch

16 : Kreuztabellen - berblick

Bericht mit Auftragsdaten - nach Produkten gruppiert


In diesem Bericht sind die Daten nach Produkten gruppiert. Jede Gruppe zeigt alle
Auftrge fr ein bestimmtes Produkt an. Zunchst sieht es so aus, als ob dies
sinnvoll sei, doch dann zeigt es sich, da jede Artikelnummer Auftrge aus
verschiedenen Regionen enthlt.
Diese Information ist zwar ntzlich und bringt uns nher an unser Ziel, aber die
beste Lsung stellt sie noch nicht dar.

Jede ProduktGruppe enthlt


Auftrge aus
verschiedenen
Regionen.

Bericht mit Auftragsdaten - nach Regionen und Produkten gruppiert


Dieser Bericht stellt den nchsten logischen Schritt dar. Der nach Region unterteilte
Bericht enthlt mehrere Produkte in jeder Gruppe und der nach Produkten
unterteilte Bericht mehrere Regionen. Zu diesem Zweck wird zuerst nach
Regionen und dann nach Produkten gruppiert.

Jede Gruppe
enthalt Auftrage
fr ein Produkt
je Region.

Die Daten sind jedoch immer noch weit verteilt und schwer zu analysieren. Die
Information ist ntzlich, und mit etwas Mhe knnen Sie die bentigten
Vergleichsinformationen entnehmen. Dennoch stellt eine Kreuztabelle die bessere
Lsung dar.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

325

Beispiel fr eine Kreuztabelle

Auftragsdaten in einer Kreuztabelle


Mit Hilfe einer Kreuztabelle befinden sich alle erforderlichen Informationen in
einem kompakten Format. Der Bericht zeigt, welche Produkte in welchen
Regionen verkauft wurden und welche Absatzzahlen erzielt wurden. Sie sehen
sofort, da die Guardian Mini-Schlsser in Kalifornien nicht besonders beliebt, in
British Columbia dagegen der Renner sind, oder da Florida in nahezu jeder
Fahrradschlo-Kategorie von Alabama bertroffemn wird.
Regionen

Gesamtzahl
eines Produkts in
allen Regionen
Produktnamen

Gesamtzahl eines
Produkts in einer Region

Gesamtzahl aller
Produkte in allen
Regionen
Gesamtzahl aller Produkte
in einer Region

In dieser Kreuztabelle gilt folgendes:


 Die Zeilentitel sind die Produktnamen.
 Die Spaltentitel sind die Regionen.
 Der Wert an jedem Zeilen-/Spaltenschnittpunkt ist die Summe aller Auftrge
fr ein bestimmtes Produkt aus einer bestimmten Region, z.B. die Anzahl aller
Guardian Mini-Schlsser, die in British Columbia bestellt worden sind.
 Die Summe am Ende jeder Zeile ist die Summe aller Verkufe fr ein Produkt
in allen Regionen, z.B. die Anzahl aller Guardian ATB-Schlsser, die in
Alabama, British Columbia, Kalifornien und Florida zusammen bestellt
worden sind.
 Die Summe am Ende jeder Spalte ist die Summe aller Schloarten, die in einer
Region bestellt worden sind, z.B. die Anzahl aller Schlsser, die in Kalifornien
gekauft wurden.
 Die Summe in der unteren rechten Ecke ist die Gesamtstckzahl aller fnf in
allen vier Regionen verkauften Schlsser.
Der Bericht ist kompakt und Sie knnen die Kaufgewohnheiten Ihrer Kunden mit
einem Blick erfassen.

326

Crystal Reports Benutzerhandbuch

16 : Kreuztabellen - berblick

Kreuztabellenberichte erstellen
Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie in einem neuen Bericht ein
Kreuztabellenobjekt erstellen und wie Sie einem vorhandenem Bericht ein
Kreuztabellenobjekt hinzufgen.
Beachten Sie folgendes, wenn Sie Kreuztabellenobjekte verwenden:
 Sie knnen mehrere Zeilen, Spalten und Gruppenergebnisfelder verwenden.
 Sie knnen beliebig viele Kreuztabellenobjekte in einen Bericht einfgen.
 Sie knnen die Kreuztabelle entweder in den Berichtkopf oder -fu oder in
den Gruppenkopf oder -fu einfgen.
 Sie knnen Kreuztabellenobjekte in Unterberichten plazieren. Dies ist ntzlich,
wenn Sie sich auf die Ergebnisse aus einem anderen Bericht beziehen wollen.

So erstellen Sie einen neuen Kreuztabellenbericht


1 Klicken Sie im Men Datei auf Neu.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Neu in der Symbolleiste
Standard klicken.
Die Crystal Bericht-Galerie wird angezeigt.
2 Klicken Sie unter Whlen Sie einen Assistenten auf Kreuztabelle.

3 Klicken Sie auf OK.


Der Kreuztabellenbericht-Assistent wird angezeigt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

327

Kreuztabellenberichte erstellen

Die Datenquelle angeben


1 Klicken Sie auf den Typ der Datenquelle: Datenbank, Crystal SQL Query oder
Crystal Dictionary.
In diesem Beispiel wird der Typ Datenbank verwendet.
Das Dialogfeld Daten-Explorer wird angezeigt.
2 Suchen Sie die Datenquelle.
In diesem Beispiel wird die Xtreme-Musterdatenbank verwendet.
3 Klicken Sie auf das Plus-Zeichen um den Ordnerinhalt anzuzeigen.

328

Crystal Reports Benutzerhandbuch

16 : Kreuztabellen - berblick

4 Whlen Sie die Tabellen aus, die die Felder fr den Bericht enthalten.
Tip: Halten Sie beim Klicken die Strg-Taste gedrckt, um eine Anzahl nicht
aufeinanderfolgender Felder auszuwhlen, oder halten Sie beim Klicken die
Umschalttaste gedrckt, um mehrere aufeinanderfolgende Felder
auszuwhlen.
In diesem Beispiel werden die Tabellen Kunde, Auftrge, Auftragseinzelheiten
und Produkt verwendet.

5 Klicken Sie auf Hinzufgen.


6 Klicken Sie auf Schlieen.
Die Registerkarte Verknpfungen wird angezeigt.

Verknpfungen ndern
1 Stellen Sie in diesem Beispiel sicher, da die Tabelle Kunde ber die Tabellen
Auftrge und Auftragseinzelheiten mit der Tabelle Produkt verknpft ist.
Wenn Sie anstelle der von Crystal Reports automatisch vorgeschlagenen
Verknpfung lieber eine andere verwenden mchten, klicken Sie auf
Verknpfungen lschen und whlen dann die Felder aus, die verknpft
werden sollen.
2 Klicken Sie auf Weiter.
Die Registerkarte Kreuztabelle wird angezeigt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

329

Kreuztabellenberichte erstellen

Die Struktur der Kreuztabelle definieren


Fgen Sie den Bereichen Zeilen, Spalten und Gruppenergebnisfelder Felder aus
dem Bereich Verfgbare Felder hinzu.
1 Klicken Sie in der Tabelle Kunde auf Region und dann auf Zeile hinzufgen.
Tip: Auerdem knnen Sie die Felder den verschiedenen Kreuztabellenbereichen
auch hinzufgen, indem Sie jeweils auf das Feld klicken und dieses dann in den
Bereich Spalten, Zeilen oder Gruppenergebnisfelder ziehen.
Das Feld Region wird dem Bereich Zeilen hinzugefgt.
2 Klicken Sie in der Tabelle Produktauf Produktklasse und dann auf Spalte
hinzufgen.
Das Feld Produktklasse wird dem Bereich Spalten hinzugefgt.
3 Klicken Sie in der Tabelle Auftrge auf Auftragssumme und dann auf
Gruppenergebnisfeld hinzufgen.
Auftragssumme wird dem Bereich Gruppenergebnis hinzugefgt.

4 Strukturieren Sie die Kreuztabelle weiter, indem Sie:


 Beliebigen Feldern Formeln hinzufgen: Klicken Sie auf das Feld und dann
auf Neue Formel.
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit dem Formel-Editor
auf Seite 413.
 Die Sortiermethode definieren: Whlen Sie das Feld aus, und klicken Sie
dann auf Gruppenoptionen (aufsteigend, absteigend oder angegebene
Reihenfolge).

330

Crystal Reports Benutzerhandbuch

16 : Kreuztabellen - berblick

 Die Gruppenergebnisoperation ndern: Whlen Sie das Feld aus, und


klicken Sie dann auf Gruppenergebnisoperation ndern.
5 Klicken Sie auf Weiter.
Die Registerkarte Stil wird angezeigt.

Einen vordefinierten Stil anwenden


1 Whlen Sie einen Stil aus.
Whlen Sie fr dieses Beispiel Original.

2 Klicken Sie auf Weiter.


Die Registerkarte Stil anpassen wird angezeigt.

Eine Kreuztabelle formatieren


Tip: Wenn Sie den Stil der Kreuztabelle nicht anpassen wollen, klicken Sie auf
Weiter.
Die Hintergrundfarbe einer Zeile oder Spalte ndern
1 Whlen Sie die Zeile oder Spalte aus.
2 Whlen Sie die gewnschte Farbe aus der Dropdown-Liste Hintergrundfarbe
aus.
3 Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie die Kreuztabelle wie gewnscht angepat
haben.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

331

Kreuztabellenberichte erstellen

Einen Alias-Namen fr eine Zeile oder Spalte erstellen


Sie knnen Alias-Namen anlegen, um lange Spalten- oder Zeilennamen zu
verkrzen. Dies ist ntzlich, wenn Sie in bedingten Formatierungsformeln auf
Zeilen oder Spalten verweisen wollen.
1 Whlen Sie die Zeile oder Spalte aus.
2 Geben Sie den Alias-Namen ein.
3 Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie die Kreuztabelle wie gewnscht angepat
haben.
Gitternetzoptionen ndern
Sie knnen die Formatierung von Gitternetzen mit Hilfe der Kontrollkstchen der
folgenden Optionen ndern:
 Zellenrnder anzeigen
 Zeilenbeschriftungen einrcken
 Zeilenbeschriftungen wiederholen
 Spalten zusammenhalten
 Zeilensummen oben
 Spaltensummen links
 Leere Zeilen unterdrcken
 Leere Spalten unterdrcken
 Gesamtergebnisse von Zeilen unterdrcken
 Gesamtergebnisse von Spalten unterdrcken
Gitternetzlinien formatieren
Unter Gitternetzlinien formatieren knnen Sie festlegen, ob die Linien sichtbar
sind oder nicht, sowie die Farbe, den Stil und die Breite der Linien angeben.
1 Klicken Sie auf Gitternetzlinien formatieren.
Das Dialogfeld Gitternetzlinien formatieren wird geffnet.
2 Whlen Sie aus der Liste die Bezeichnung des Bereichs aus, in dem Linien
erscheinen sollen oder klicken Sie im Diagramm Gitternetzlinien formatieren
auf den betreffenden Bereich.
3 Whlen Sie die Farbe, den Stil und die Breite.
4 Markieren Sie das Kontrollkstchen Zeichnen, damit die Linien im Bericht
erscheinen.
5 Klicken Sie auf OK.
6 Klicken Sie auf Weiter.
Die Registerkarte Diagramm wird angezeigt.

332

Crystal Reports Benutzerhandbuch

16 : Kreuztabellen - berblick

Ein Diagramm hinzufgen


1 Nehmen Sie auf den verschiedenen Registerkarten die notwendigen
Einstellungen vor, um Ihrer Kreuztabelle ein Diagramm hinzuzufgen.

Weitere Informationen finden Sie unter Diagrammkonzepte auf Seite 266.


2 Klicken Sie auf Weiter.
3 Die Registerkarte Auswhlen wird angezeigt.

Felder auswhlen
Verwenden Sie diese Registerkarte, um Auswahlbedingungen anzuwenden.
Dadurch werden die im Bericht erscheinenden Ergebnisse auf die Datenstze
beschrnkt, die fr Sie von Interesse sind.
1 Klicken Sie auf das Feld, auf das die Auswahl angewendet werden soll.
Whlen Sie fr dieses Beispiel Region.
2 Klicken Sie auf Hinzufgen.
Das Feld wird unter Felder auswhlen hinzugefgt und unter Felder
auswhlen wird die Dropdown-Liste Filter angezeigt.
3 Whlen Sie aus der Dropdown-Liste Filter eine Filtermethode aus.
Whlen Sie in diesem Fall ist einer von als Filtermethode.
Whlen Sie aus der Dropdown-Liste AZ, CA und OR.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

333

Kreuztabellenberichte erstellen

Der Bericht liefert Ihnen dann eine Aufsplittung und Gruppenergebnisse fr


den Absatz von Zubehr und Fahrrdern in Arizona, Kalifornien und Oregon.

Bericht vervollstndigen
1 Klicken Sie auf Fertigstellen.
Der Kreuztabellenbericht wird auf der Registerkarte Seitenansicht angezeigt.
2 Wenn die Kreuztabelle nicht im Berichtkopf erscheinen soll, klicken Sie auf
die Registerkarte Entwurf und verschieben Sie die Kreuztabelle in den
Berichtfu, Gruppenfu oder Fu.
Hinweis: Wenn Sie die Kreuztabelle im Berichtfu plazieren, heben Sie die
Unterdrckung der Fuzeile auf, indem Sie im grauen Bereich des Berichtfues
mit der rechten Maustaste klicken und Nicht unterdrcken whlen.
3 Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenansicht, um den Bericht anzuzeigen.

So fgen Sie eine Kreuztabelle einem vorhandenen Bericht hinzu


In diesem Beispiel wird einem vorhandenen Bericht eine Kreuztabelle
hinzugefgt, um den Absatz in Nordamerika im Vergleich zur restlichen Welt
darzustellen.
1 ffnen Sie Ihren Bericht.
In diesem Beispiel wird der Bericht Group by Intervals.rpt verwendet, der
sich im Verzeichnis Feature Examples befindet.

334

Crystal Reports Benutzerhandbuch

16 : Kreuztabellen - berblick

2 Klicken Sie auf die Registerkarte Entwurf.


3 Klicken Sie im Men Einfgen auf Kreuztabelle.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Kreuztabelle einfgen in der
Zusatzsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Kreuztabelle formatieren wird geffnet. Dieses Dialogfeld
umfat drei Registerkarten: Kreuztabelle, Layout und Stil anpassen.

Die Struktur der Kreuztabelle definieren


Fgen Sie den Bereichen Zeilen, Spalten und Gruppenergebnisfelder Felder hinzu.
1 Klicken Sie in der Liste Verfgbare Felder auf Land und dann auf Zeile
hinzufgen.
Tip: Alternativ knnen Sie die Felder den verschiedenen Kreuztabellenbereichen
auch hinzufgen, indem Sie jeweils auf das Feld klicken und dieses dann in den
Bereich Spalten, Zeilen oder Gruppenergebnisfelder ziehen.
Das Feld Land wird dem Bereich Zeilen hinzugefgt.
2 Klicken Sie in der Liste Verfgbare Felder auf Vorjahresumsatz und dann auf
Gruppenergebnisfeld hinzufgen.
Das Feld Vorjahresumsatz wird dem Bereich Gruppenergebnis hinzugefgt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

335

Kreuztabellenberichte erstellen

3 Strukturieren Sie die Tabelle weiter:


 Klicken Sie im Bereich Zeilen auf Land.
 Klicken Sie auf Gruppenoptionen.
 Whlen Sie aus der Dropdown-Liste in angegebener Reihenfolge.
 Geben Sie als Namen fr die vordefinierte Gruppe Nordamerika ein.
 Klicken Sie auf Neu.
 Whlen Sie aus der Dropdown-Liste ist einer von.
 Whlen Sie Kanada, Mexiko und USA aus der Dropdown-Liste.

 Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Vordefinierte Gruppe festlegen zu


schlieen.

 Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Gruppenoptionen der Kreuztabelle


zu schlieen.
Einen vordefinierten Stil auswhlen
1 Klicken Sie auf die Registerkarte Stil.
2 Whlen Sie einen Stil aus.
Einen angepaten Stil anwenden
1 Klicken Sie auf die Registerkarte Stil anpassen.
2 Passen Sie den Stil wie gewnscht an.
Die Kreuztabelle fertigstellen
1 Klicken Sie auf OK.
2 Plazieren Sie die Kreuztabelle entweder im Berichtkopf oder im Berichtfu.
3 Klicken Sie im Men Bericht auf Berichtdaten aktualisieren.
Der aktualisierte Bericht wird angezeigt.

336

Crystal Reports Benutzerhandbuch

16 : Kreuztabellen - berblick

Eine Kreuztabelle formatieren


Crystal Reports hat leistungsstarke Formatierungsfunktionen, die auf Ihre
Kreuztabelle angewendet werden knnen. Diese Schlsselschritte werden in den
folgenden Abschnitten nher beschrieben:
 Die Breite und Hhe von Kreuztabellenzellen ndern
 Hintergrundfarbe von ganzen Zeilen/Spalten formatieren
 Felder einzeln formatieren
 Mehrere Felder auf einmal formatieren
 Kreuztabellendaten unterdrcken
 So drucken Sie Kreuztabellen aus, die sich ber mehrere Seiten erstrecken
Indem Sie Formatierungen wie Hintergrundfarbe, Rahmen und Schriftarten
anwenden, knnen Sie wichtige Daten herausstellen und sowohl professionell
aussehende als auch leichter verstndliche Kreuztabellen erstellen.
Nhere Informationen hierzu finden Sie unter Formatierungseigenschaften auf
Seite 245.

Die Breite und Hhe von Kreuztabellenzellen ndern


1 Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf einen Zeilen- oder Spaltentitel
oder auf eine Zelle mit einem Gruppenergebnis, um die Ziehpunkte zu
aktivieren.
2 Klicken und ziehen Sie einen der Ziehpunkte, um die Breite oder Hhe der
Kreuztabellenzelle zu ndern.
3 Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenansicht, um die nderungen angezeigt
zu bekommen.
Hinweis: Die nderung eines Zeilen- oder Spaltentitels hat ein Auswirkung auf
alle Zeilen oder Spalten.

Hintergrundfarbe von ganzen Zeilen/Spalten formatieren


Verwenden Sie Hintergrundfarben, um Zeilen oder Spalten in der Kreuztabelle
hervorzuheben.
1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die leere Flche oben links in der
Kreuztabelle und whlen Sie von dem Kontext Men Kreuztabelle
Formatieren.
Das Dialogfeld Kreuztabelle formatieren wird geffnet.
2 Klicken Sie auf die Registerkarte Stil anpassen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

337

Eine Kreuztabelle formatieren

3 Markieren Sie die Zeile (vom Listenfeld Zeilen) oder die Spalte (vom
Listenfeld Spalten) und whlen Sie die gewnschte Farbe vom DropdownListe Hintergrundfarbe aus.
4 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind, um zu Ihrer Kreuztabelle
zurckzukehren.
Die Zeile/Spalte wird gem Ihrer Anweisung formatiert.

Felder einzeln formatieren


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, das Sie formatieren wollen
und whlen Sie Feld formatieren aus dem Kontextmen.
Der Format-Editor wird angezeigt.
2 Whlen Sie im Format-Editor die von Ihnen gewnschte Schriftart,
Hintergrund, Rahmen, Numerierung, Whrungssymbole, Druckeigenschaften
usw. aus.
3 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind, um zu Ihrer Kreuztabelle
zurckzukehren.
Das Feld wird gem Ihrer Anweisung formatiert.

Mehrere Felder auf einmal formatieren


1 Whlen Sie die gewnschten Felder mit Umschalt-Klicken aus.
2 Wenn alle Felder ausgewhlt sind, klicken Sie mit der rechten Maustaste
irgendeines von ihnen an und whlen Sie vom Kontextmen Objekte
formatieren.
Der Format-Editor wird angezeigt.
3 Whlen Sie im Format-Editor die von Ihnen gewnschte Schriftart,
Hintergrund, Rahmen, Numerierung, Whrungssymbole, Druckeigenschaften
usw. aus.
4 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind, um zu Ihrer Kreuztabelle
zurckzukehren.
Die Felder werden gem Ihrer Anweisung formatiert.

Kreuztabellendaten unterdrcken
Dieser Abschnitt erlutert, wie Sie Daten in Ihrem Bericht unterdrcken. Sie
knnen folgende Elemente unterdrcken:
 leere Zeilen und Spalten
 Gesamtergebnisse fr Zeilen bzw. Spalten
 Zwischenergebnisse und ihre Beschriftungen

338

Crystal Reports Benutzerhandbuch

16 : Kreuztabellen - berblick

So unterdrcken Sie leere Zeilen und Spalten


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die leere Flche oben links in der
Kreuztabelle und whlen Sie von dem Kontext Men Kreuztabelle
Formatieren.
Das Dialogfeld Kreuztabelle formatieren wird geffnet.
2 Klicken Sie auf die Registerkarte Stil anpassen.
3 Markieren Sie eines oder beide der Kontrollkstchen Leere Zeilen
unterdrcken und Leere Spalten unterdrcken.
4 Klicken Sie auf OK.
Wenn Sie den Bericht jetzt drucken, erscheinen keine leeren Zeilen und/oder
Spalten.

So unterdrcken Sie Zwischenergebnisse und Beschriftungen


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die leere Flche oben links in der
Kreuztabelle und whlen Sie von dem Kontext Men Kreuztabelle
Formatieren.
Das Dialogfeld Kreuztabelle formatieren wird geffnet.
2 Klicken Sie auf die Registerkarte Stil anpassen.
3 Whlen Sie eines oder beide der Kontrollkstchen Zeilengesamtergebnisse
unterdrcken oder Spaltengesamtergebnisse unterdrcken.
4 Klicken Sie auf OK.

So unterdrcken Sie Zwischenergebnisse und Beschriftungen


Wenn Ihre Kreuztabelle mehr als zwei Gruppen aufweist, knnen Sie fr eine von
ihnen das Zwischenergebnis und die zugehrige Beschriftung unterdrcken.
1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die leere Flche oben links in der
Kreuztabelle und whlen Sie von dem Kontext Men Kreuztabelle
Formatieren.
Das Dialogfeld Kreuztabelle formatieren wird geffnet.
2 Klicken Sie auf die Registerkarte Stil anpassen.
3 Klicken Sie auf das Feld, dessen Zwischenergebnis unterdrckt werden soll.
Die Kontrollkstchen Zwischenergebnisse unterdrcken und Beschriftung
unterdrcken werden verfgbar.
4 Markieren Sie unter Gruppenoptionen das Kontrollkstchen
Zwischenergebnisse unterdrcken.
5 Markieren Sie das Kontrollkstchen Beschriftung unterdrcken, um die zum
Zwischenergebnis gehrige Beschriftung ebenfalls zu unterdrcken.
6 Klicken Sie auf OK.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

339

Eine Kreuztabelle formatieren

So drucken Sie Kreuztabellen aus, die sich ber mehrere Seiten erstrecken
Wenn Sie eine Kreuztabelle erstellen, die breiter oder lnger als die festgelegte
Seitengre ist, verteilt das Programm den Ausdruck automatisch auf so viele
Seiten, wie ntig sind, um die Kreuztabelle darzustellen. Auf der Registerkarte
Seitenansicht wird jeder Seitenumbruch durch eine Linie markiert. Um das Lesen
der Tabelle zu erleichtern, werden die Spaltentitel auf allen Folgeseiten
wiederholt. Die Zeilentitel knnen ebenfalls wiederholt werden; whlen Sie hierzu
die Option Spalten zusammenhalten.

So wiederholen Sie Zeilenbeschriftungen


1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die leere Flche oben links in der
Kreuztabelle und whlen Sie von dem Kontext Men Kreuztabelle
Formatieren.
Das Dialogfeld Kreuztabelle formatieren wird geffnet.
2 Klicken Sie auf die Registerkarte Stil anpassen.
3 Markieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkstchen Zeilenbeschriftungen
wiederholen.

340

Crystal Reports Benutzerhandbuch

OLAP-Berichte erstellen und


aktualisieren

17

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie OLAP-Berichte


aus
vielen
verschiedenen
OLAP-Datenquellen
und
multidimensionalen Datenquellen erstellen und wie Sie diese
Berichte aktualisieren knnen, wenn sich der Standort Ihrer
Daten ndert.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

341

OLAP-Berichterstellung mit Crystal Reports

OLAP-Berichterstellung mit Crystal Reports


Obwohl relationale Datenbanken, wie SQL-Server oder PC-Datenbanken immer
noch die gebruchlichsten Datenquellen sind, werden OLAP (Online Analytical
Processing) und MDD (Multi-Dimensional Data) als Formate zur
Datenspeicherung und Analyse immer beliebter. Crystal Reports stellt fr OLAPDatenquellen die gleichen Datenzugriffs- und Berichterstellungsfunktionen zur
Verfgung wie fr relationale Daten.
Hinweis: Der Begriff OLAP bezieht sich in diesem Handbuch auf alle
allgemeinen Formen von OLAP- und mehrdimensionalen Datenspeicherungsund Datenzugriffssystemen.

OLAP-Gitternetzobjekte
Wenn Sie einen Bericht aus OLAP-Daten erstellen, legt Crystal Reports einen
Primrbericht an, der ein oder mehrere OLAP-sich im Gitternetzobjekte enthlt.
OLAP-Gitternetzobjekte sich im Aussehen hneln und Verhalten
Kreuztabellenobjekten, sind aber speziell auf OLAP-Daten ausgelegt.
OLAP-Gitternetzobjekte ermglichen echte multidimensionale Berichterstellung.
Fgen Sie eine der Achsen Dimensionen hinzu, um drei, vier oder mehr
Dimensionen in einem einzigen OLAP-Gitternetz zu analysieren. Anstatt mehrere
Dimensionen in einem OLAP-Gitternetz anzuzeigen, knnen Sie auch mehrere
OLAP-Gitternetze in einem Bericht erstellen.

OLAP-Berichte erstellen
OLAP-Berichte werden mit dem OLAP-Bericht-Assistenten erstellt. Dieser
Assistent umfat sieben Registerkarten. Bevor Sie mit der Erstellung des Berichts
beginnen, mssen Sie ber folgende Informationen verfgen:
 OLAP-Typ (Essbase-Wrfel, IBM DB2 OLAP-Server, OLE DB fr OLAP,
Informix MetaCube oder Holos HDC-Wrfel)
 Name des Servers/der Datenbank
 Benutzer-ID
 Kennwort
 Parameter (nur bei OLE DB fr OLAP)

So erstellen Sie einen OLAP-Bericht


In diesem Beispiel wird der Beispielwrfel xtreme.hdc verwendet, der sich im
Ordner OLAP Data befindet.
1 Klicken Sie im Men Datei auf Neu.
Die Crystal Bericht-Galerie wird angezeigt.

342

Crystal Reports Benutzerhandbuch

17 : OLAP-Berichte erstellen und aktualisieren

Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Neu in der Symbolleiste
Standard klicken.
2 Whlen Sie OLAP.

3 Klicken Sie auf OK.


Der OLAP-Bericht-Assistent wird mit der Registerkarte Daten angezeigt.

Die Datenquelle angeben


Verwenden Sie die Registerkarte Daten, um die OLAP-Datenquelle anzugeben.
1 Klicken Sie auf Auswhlen. Das Dialogfeld OLAP-Typ auswhlen wird geffnet.
2 Whlen Sie den OLAP-Typ aus, den Sie verwenden.

3 Klicken Sie auf OK.


Das Dialogfeld Nach Datenbank durchsuchen wird angezeigt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

343

OLAP-Berichterstellung mit Crystal Reports

4 Klicken Sie auf Durchsuchen, und whlen Sie die OLAP-Quelle aus.
In diesem Beispiel wird der Wrfel Xtreme.hdc verwendet, der sich im
Ordner OLAP Data befindet.
5 Klicken Sie auf ffnen.
Das Dialogfeld Nach Datenbank durchsuchen wird angezeigt.
6 Klicken Sie auf OK.
Die Registerkarte Daten wird mit den zur Datenquelle angegebenen
Informationen angezeigt.
7 Klicken Sie auf Weiter.

Die Struktur des Gitternetzes definieren


Verwenden Sie die Registerkarte Zeilen/Spalten, um festzulegen, wie die Daten
im Gitternetz strukturiert werden sollen. Sie knnen die Dimensionen entweder
im Bereich Spalten oder im Bereich Zeilen plazieren.
Tip: Es ist auch mglich, die Dimensionen mit der Maus in den Bereich Zeilen oder
Spalten zu ziehen.
1 Whlen Sie eine Dimension aus, die in dem Bericht erscheinen soll.
2 Klicken Sie entweder auf Zeile hinzufgen oder auf Spalte hinzufgen, je
nachdem, wo die Dimensionen erscheinen sollen.
3 Fgen Sie den Bereichen Zeilen und Spalten weitere Dimensionen hinzu.

344

Crystal Reports Benutzerhandbuch

17 : OLAP-Berichte erstellen und aktualisieren

4 Klicken Sie auf die Schaltflchen Pfeil nach oben und Pfeil nach unten, die zu
den Bereichen Zeilen und Spalten gehren, um die Reihenfolge der
Dimensionen festzulegen.
Hinweis:
 Wenn Sie eine Dimension versehentlich einem Bereich hinzugefgt haben,
klicken Sie auf Entfernen, um sie wieder auf die Liste Dimensionen zu
setzen.
 Das Kontrollkstchen Lange Feldnamen verwenden ist standardmig
markiert. Dies bedeutet, da beispielsweise das Monatsfeld als Januar,
Februar usw. und nicht als M01, M02 usw. angezeigt wird.
5 Klicken Sie auf die Feldauswahlschaltflche, um die Felder festzulegen, die in
Ihrem Bericht erscheinen sollen.
Das Dialogfeld Felder whlen fr Dimensionen wird geffnet.
6 Whlen Sie die gewnschten Felder aus.
7 Klicken Sie auf OK.
8 Klicken Sie auf Weiter.
Die Registerkarte Filter/Seite wird angezeigt.

Die Anzahl der Gitternetze angeben und Filter anwenden


Schrnken Sie mit dieser Registerkarte die Datenstze ein, die zurckgegeben
werden und geben Sie die erforderliche Anzahl an Gitternetzen an.
Der Bereich Filter bestimmt die Eingrenzung ihres Berichts. Wenn Sie zum Beispiel
mit einer Zeitdimension arbeiten, die aus den Feldern fr Steuerquartale besteht,
knnten Sie festlegen, da der Bericht die Ergebnisse fr ein bestimmtes Quartal
anzeigt.
Tip: Standardmig werden keine Datenstze gefiltert. Wenn Sie keine gefilterten
Datenstze bentigen oder die Anzahl der Gitternetze nicht angeben mssen,
klicken Sie auf Weiter.
Hinweis: Wenn auf der Registerkarte Zeilen/Spalten alle Felder ausgewhlt
wurden, erscheint hier nichts.
Im Bereich Seite knnen Sie jeweils die Anzahl der Gitternetze und das Thema
festlegen. Wenn Sie beispielsweise eine Produktdimension haben, knnten Sie diese
in den Seitenbereich setzen und zwei verschiedene Produkte angeben. Dadurch
wrden sich zwei Gitternetze mit den gleichen Zeilen und Spalten und gleicher
Formatierung ergeben, von denen jedoch jedes auf einem anderen Produkt basiert.
Einen Filter festlegen
1 Klicken Sie auf die Feldauswahlschaltflche, um das Feld festzulegen, das als
Filter verwendet werden soll.
Das Dialogfeld Felder whlen fr Dimensionen wird geffnet.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

345

OLAP-Berichterstellung mit Crystal Reports

2 Whlen Sie das gewnschte Feld aus; erweitern Sie dazu ggf. die Struktur.
3 Klicken Sie auf OK.
4 Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie keine Seite hinzufgen mchten.
Die Registerkarte Layout wird angezeigt.
Eine Seite hinzufgen
1 Plazieren Sie eine oder mehrere Dimensionen durch Ziehen und Ablegen im
Seitenbereich.
Das Dialogfeld Felder whlen fr Dimensionen wird geffnet.
2 Erweitern Sie die Dimensionenstruktur, und whlen Sie die gewnschten
Felder aus.
3 Klicken Sie auf OK.
4 Klicken Sie auf Weiter.
Die Registerkarte Layout wird angezeigt.

Einen vordefinierten Stil anwenden


1 Whlen Sie fr das Gitternetz einen vordefinierten Stil aus der Liste aus.
Tip: Wenn Sie keinen vordefinierten Stil verwenden mchten, klicken Sie auf
Weiter.
Eine Vorschau auf das ausgewhlte Farbschema erscheint auf der rechten Seite.

346

Crystal Reports Benutzerhandbuch

17 : OLAP-Berichte erstellen und aktualisieren

Hinweis: Die Farbe des gewhlten Stils wird mglicherweise nicht richtig
wiedergegeben, wenn Ihre Bildschirmauflsung auf 256 Farben eingestellt ist.
Erhhen Sie in diesem Fall die Bildschirmauflsung.
2 Klicken Sie auf Weiter.
Die Registerkarte Layout anpassen wird angezeigt.

Das Gitternetz formatieren


Tip: Wenn Sie den Stil des Gitternetzes nicht anpassen mchten, klicken Sie auf
Weiter.
Die Hintergrundfarbe einer Dimension ndern
1 Whlen Sie die Dimension aus.
2 Whlen Sie die gewnschte Farbe aus der Dropdown-Liste Hintergrundfarbe
aus.
3 Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie das Gitternetz wie gewnscht angepat
haben.
Einen Alias-Namen fr eine Dimension erstellen
Sie knnen Alias-Namen anlegen, um lange Dimensionsnamen zu verkrzen. Dies
ist ntzlich, wenn Sie in bedingten Formatierungsformeln (Funktion
GridRowColumnValue) auf Dimensionen verweisen mchten.
1 Whlen Sie die Dimension aus.
2 Geben Sie den Alias-Namen ein.
3 Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie das Gitternetz wie gewnscht angepat
haben.
Gitternetzobjektoptionen ndern
Sie knnen die Formatierung von Gitternetzobjekten mit Hilfe der
Kontrollkstchen der folgenden Optionen ndern:
 Zellenrnder anzeigen
 Zeilenbeschriftungen einrcken
 Zeilenbeschriftungen wiederholen
 Spalten zusammenhalten
 Zeilensummen oben
 Spaltensummen links
 Leere Zeilen unterdrcken
 Leere Spalten unterdrcken

Crystal Reports Benutzerhandbuch

347

OLAP-Berichterstellung mit Crystal Reports

Gitternetzlinien formatieren
Im Dialogfeld Gitternetzlinien formatieren knnen Sie festlegen, ob die Linien
sichtbar sind oder nicht, sowie die Farbe, den Stil und die Breite der Linien angeben.
1 Klicken Sie auf Gitternetzlinien formatieren.
Das Dialogfeld Gitternetzlinien formatieren wird geffnet.
2 Whlen Sie aus der Liste die Bezeichnung des Bereichs aus, in dem Linien
erscheinen sollen oder klicken Sie im Diagramm Gitternetzlinien formatieren
auf den betreffenden Bereich.
3 Whlen Sie die Farbe, den Stil und die Breite.
4 Markieren Sie das Kontrollkstchen Zeichnen, damit die Linien im Bericht
erscheinen.
5 Klicken Sie auf OK.
6 Klicken Sie auf Weiter.
Die Registerkarte Beschriftungen wird angezeigt.

Dimensionen beschriften
Auf der Registerkarte Beschriftungen knnen Sie festlegen, welche Dimensionen
beschriftet werden und wie diese im Gitternetz angezeigt werden. Verfgbar sind
diejenigen Dimensionen, die Sie als Seite oder Filter definiert haben.
1 Verwenden Sie die Pfeilschaltflchen, um die Dimensionen wie erforderlich in
die Bereiche Unbeschriftet und Beschriftet zu verschieben.

348

Crystal Reports Benutzerhandbuch

17 : OLAP-Berichte erstellen und aktualisieren

2 ndern Sie das Aussehen der Beschriftung mit Hilfe der Optionen unter
Etikettenposition und Etikettenabstand.

3 Klicken Sie auf Weiter.


Die Registerkarte Diagramm wird angezeigt.

Ein Diagramm einfgen


Die Diagrammerstellung bei OLAP-Berichten entspricht der bei Standardberichten.
Weitere Informationen finden Sie unter Diagramm auf Grundlage eines OLAPWrfels erstellen auf Seite 277 und Diagramme erstellen auf Seite 265.

Den Bericht fertigstellen


Klicken Sie zum Fertigstellen Ihres Berichts auf Fertigstellen.

OLAP-Berichte aktualisieren
Der Pfad der OLAP-Daten, auf die Ihr Bericht zugreift, kann sich ndern. Denkbar
wren beispielsweise folgende Situationen:
 Der Pfad des OLAP-Servers oder der OLAP-Datenbank ndert sich, weil ITRessourcen neu strukturiert werden.
 Eine andere Wrfelinstanz wurde erfolgreich verarbeitet und enthlt
aktuellere Daten.
 Neue Berichte werden auf der Basis einer kleineren Datenbank erstellt, die
einen Teil oder eine Produktionsversion des primren OLAP-Wrfels darstellt
und dann in die eigentliche Arbeitsdatenbank bertragen, um aus realen
Daten Berichte zu erstellen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

349

OLAP-Berichterstellung mit Crystal Reports

Vor dem Aktualisieren Ihres Berichts mssen Sie sicherstellen, da er mit den
Daten kompatibel ist. Denken Sie dabei an folgende Punkte:
 Entfernen von im Bericht enthaltenen Dimensionen, die nicht Teil des Wrfels
sind.
 Entfernen von Feldern, auf die im Entwurf des Berichts explizit verwiesen
wird, beispielsweise Formeln.
Hinweis: Wenn ein Bericht Unterberichte oder Gitternetze enthlt und sich der
Name oder Pfad der fr sie verwendeten Datenbank gendert hat, mssen Sie
jeden Unterbericht bzw. jedes Gitternetz einzeln aktualisieren.

So aktualisieren Sie den Wrfelpfad in einem OLAP-Gitternetzobjekt


1 Whlen Sie das Gitternetz aus, indem Sie auf seinen Rahmen klicken.
2 Klicken Sie im Men Datenbank auf OLAP-Wrfelpfad festlegen.
Tip: Alternativ knnen Sie auch mit der rechten Maustaste klicken und im
Kontextmen die Option OLAP-Wrfelpfad festlegen whlen.
Das Dialogfeld Befehl besttigen wird geffnet.
3 Klicken Sie auf Ja.
Das Dialogfeld OLAP-Wrfelpfad festlegen wird geffnet.
4 Klicken Sie auf Auswhlen.
Das Dialogfeld OLAP-Typ auswhlen wird geffnet.
5 Markieren Sie den OLAP Layout.
6 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Mit Server verbinden wird angezeigt.
7 Geben Sie OLAP-Server, Benutzer-ID und Kennwort ein.
Hinweis: Welche Eingaben hier gefordert werden, hngt vom verwendeten
OLAP-Typ ab.
8 Klicken Sie auf Verbinden.
Das Dialogfeld Wrfel auswhlen wird geffnet.
9 Whlen Sie einen Wrfel aus.
10 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld OLAP-Datenbankpfad festlegen wird geffnet.
11 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Festgelegten Pfad bernehmen wird angezeigt.
12 Klicken Sie auf Ja, um die brigen OLAP-Gitternetze zu aktualisieren und die
Schritte zum Aktualisieren des Datenbankpfads auszufhren, andernfalls
klicken Sie auf Nein, um zum Bericht zurckzukehren.

350

Crystal Reports Benutzerhandbuch

17 : OLAP-Berichte erstellen und aktualisieren

Den Datenbankpfad aktualisieren


1 Klicken Sie auf Ja, um den Datenbankpfad zu aktualisieren.
Das Dialogfeld Festgelegten Pfad bernehmen wird angezeigt.
2 Markieren Sie die Datenbank und klicken Sie dann auf Datenbankpfad
festlegen.
Der Daten-Explorer wird angezeigt.
3 Erweitern Sie das Verzeichnis des Wrfels.
4 Whlen Sie die Tabelle aus und klicken Sie auf Festlegen.
Das Dialogfeld Mit Server verbinden wird angezeigt.
5 Geben Sie OLAP-Server, Benutzer-ID und Kennwort ein.
Hinweis: Welche Eingaben hier gefordert werden, hngt vom verwendeten
OLAP-Typ ab.
6 Klicken Sie auf Verbinden.
Das Dialogfeld Wrfel auswhlen wird geffnet.
7 Whlen Sie den Wrfel aus und klicken Sie auf OK.
8 Das Dialogfeld Festgelegten Pfad bernehmen wird mit einer Meldung
angezeigt, in der Sie gefragt werden, ob die Server- und
Datenbanknderungen fr alle Tabellen mit denselben ursprnglichen
Informationen bernommen werden sollen.
9 Klicken Sie auf Ja.

Die Informix MetaCube SQL-Methode zur Berichterstellung verwenden


Zum Erstellen von OLAP-Berichten auf der Basis von Informix MetaCube-Daten
stehen zwei Verfahren zur Verfgung. Beim ersten wird der OLAP-BerichtAssistent verwendet, beim zweiten die Informix MetaCube SQL-Methode.
In diesem Abschnitt finden Sie eine Anleitung, wie Sie mit der Informix MetaCube
SQL-Methode aus Informix MetaCube-Datenbanken OLAP-Berichte erstellen.
Die Berichterstellung mit Informix MetaCube ist der Berichterstellung auf der
Basis einer relationalen Datenbank sehr hnlich. Wenn Sie einen Bericht erstellen,
sehen Sie eine Liste von Tabellen, Beispieltabellen und vordefinierten Abfragen
mit Dimensionen, Attributen und Maen. Beim Arbeiten mit OLAP-Daten
empfiehlt es sich meistens, einen Kreuztabellenbericht zu erstellen. Auerdem ist
es empfehlenswert, den Bericht mit einem Filter zu versehen, um die beim
Ausfhren des Berichts ausgegebene Zahl der Datenstze einzugrenzen. Der Filter
kann ber den Datensatzauswahlformel-Editor festgelegt werden.
Bei den folgenden Schritten wird das Metademo DataSource verwendet, das auf
der Informix Metacube CD enthalten ist.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

351

OLAP-Berichterstellung mit Crystal Reports

So erstellen Sie einen OLAP-Bericht mit der Informix MetaCube


SQL-Methode
1 Klicken Sie im Men Datei auf Neu.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Neu in der Symbolleiste
Standard klicken.
Die Crystal Bericht-Galerie wird angezeigt.
2 Stellen Sie sicher, da die Optionen Mit dem Bericht-Assistenten und
Standard ausgewhlt sind und klicken Sie dann auf OK.

3 Klicken Sie auf Datenbank. Der Daten-Explorer wird angezeigt.

352

Crystal Reports Benutzerhandbuch

17 : OLAP-Berichte erstellen und aktualisieren

4 Erweitern Sie den Ordner Weitere Datenquellen, klick.en Sie dann auf den
Ordner Informix MetaCube.

5 Geben Sie im Dialogfeld RDBMS-Anmeldung & DSS-System auswhlen das


Kennwort ein und klicken Sie auf OK.
6 Whlen Sie die Tabelle Brand Channel Net Profit aus.
7 Klicken Sie auf Hinzufgen und dann auf Fertig.
Die Crystal Bericht-Galerie wird angezeigt.
8 Klicken Sie auf Weiter.
Die Registerkarte Felder wird angezeigt.
9 Whlen Sie fr dieses Beispiel die Felder Channel, Product Brand und Sales
Transactions aus, klicken Sie dann auf Hinzufgen.
10 Klicken Sie auf Teil-Seitenansicht, um die Vorschau des Berichts anzuzeigen.
Hinweis: Sie mssen mglicherweise die Spaltenbreite von Feldern und
Feldtiteln anpassen, um alle Daten sehen zu knnen. Wenn Sie die Spalte
Channel Field ausblenden mchten, whlen Sie das oberste Element im Feld
aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und whlen Sie die Option
Lschen im Kontextmen.

So erstellen Sie einen Informix MetaCube-Kreuztabellenbericht


1 Klicken Sie im Men Datei auf Neu.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Neu in der Symbolleiste
Standard klicken.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

353

OLAP-Berichterstellung mit Crystal Reports

Die Crystal Bericht-Galerie wird angezeigt.

2 Whlen Sie Kreuztabelle.


3 Klicken Sie auf OK.
Der Kreuztabellenbericht-Assistent wird angezeigt.
4 Klicken Sie auf Datenbank.
Der Daten-Explorer wird angezeigt.
5 Erweitern Sie den Ordner Weitere Datenquellen, klicken Sie dann auf den
Ordner Informix MetaCube.

354

Crystal Reports Benutzerhandbuch

17 : OLAP-Berichte erstellen und aktualisieren

6 Geben Sie im Dialogfeld RDBMS-Anmeldung & DSS-System auswhlen das


Kennwort ein, und klicken Sie auf OK.
Hinweis: Wenn Sie in dieser Sitzung bereits mit Informix MetaCube-Berichten
gearbeitet haben, brauchen Sie sich wahrscheinlich nicht anzumelden.
7 Whlen Sie die Tabellen Audio Sales YTD by Channel und Brand Channel
Net Profit aus, klicken Sie dann auf Hinzufgen und Schlieen.
Der Kreuztabellenbericht-Assistent wird mit der Registerkarte Verknpfungen
angezeigt.
8 Klicken Sie auf Weiter.
Die Registerkarte Kreuztabelle wird angezeigt.
9 Ziehen Sie die folgenden Felder aus dem Bereich Berichtfelder in die
entsprechenden Kreuztabellenbereiche:
 Das Feld Attributes.Channel.Channel aus der Tabelle Audio Sales YTD
Channel in den Bereich Zeilen
 Das Feld Attributes.Product.Brand aus der Tabelle Brand Channel Net
Profit in den Bereich Spalten
 Das Feld Measures.Sales Transactions.Net Profit aus der Tabelle Brand
Channel Net Profit in den Bereich Gruppenergebnisfelder
10 Klicken Sie auf Fertig, um einen Kreuztabellenbericht auf der Basis der
ausgewhlten Felder anzuzeigen.
11 Speichern Sie den Bericht.
Dieser Bericht wird in der Anleitung zum Hinzufgen eines Felds zu einer
Kreuztabelle verwendet.

So fgen Sie einem Informix MetaCube-Kreuztabellenbericht ein


Feld hinzu
Dieses Lernprogramm baut auf dem Bericht auf, den Sie im Lernprogramm zur
Erstellung von MetaCube-Kreuztabellenberichte erstellt haben.
1 Markieren Sie das gesamte Kreuztabellenobjekt, indem Sie auf die uerste
linke, obere Ecke klicken.
2 Whlen Sie aus dem Men Format die Option Kreuztabelle formatieren.
Das Dialogfeld Kreuztabelle formatieren wird geffnet.
3 Ziehen Sie das Feld Attributes.Time.Fiscal Year aus der Tabelle Audio Sales
TYD by Channel in den Bereich Spalten.
4 Klicken Sie auf OK.
Beachten Sie, da Fiscal Years dem Bericht hinzugefgt worden ist.
Hinweis: Eventuell mssen Sie die Spalten erweitern, um alle Angaben sehen
zu knnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

355

OLAP-Berichterstellung mit Crystal Reports

5 Speichern Sie den Bericht.


Dieser Bericht wird beim Drehen von Feldern in einer Anleitung fr Informix
MetaCube-Kreuztabellenberichte verwendet.

So schwenken Sie Felder in einem Informix MetaCubeKreuztabellenbericht


Dieses Lernprogramm baut auf dem Bericht auf, den Sie im Lernprogramm zur
Hinzufgung eines Feldes zu einem Informix MetaCube-Kreuztabellenbericht
erstellt haben. Durch die zahlreichen Marken (brands) ist es schwierig, mit dem
Bericht zu arbeiten, wenn er gedruckt werden soll oder Daten eingesehen werden
sollen. Um es benutzerfreundlicher zu gestalten, wre es von Vorteil, die Felder zu
vertauschen, so da die Spalten zu Zeilen werden und umgekehrt.
1 Klicken Sie auf den obersten Spaltentitel Alden, ziehen Sie ihn direkt ber
den Zeilentitel Department Stores und legen Sie ihn dort ab.
2 Ziehen Sie jetzt den Zeilentitel Department Stores ber den Spaltentitel
Year 1996, und legen Sie ihn dort ab.
3 Ziehen Sie schlielich den Spaltentitel Year 1996 ber den Zeilentitel
Alden, und legen Sie ihn dort ab.

So aktualisieren Sie den Pfad eines Informix MetaCube mit der


MetaCube SQL-Methode
1 Klicken Sie im Men Datenbank auf Pfad festlegen.
Das Dialogfeld Festgelegten Pfad bernehmen wird angezeigt.
2 Whlen Sie die Datenbank aus und klicken Sie auf Pfad festlegen.
Der Daten-Explorer wird angezeigt.
3 Whlen Sie die Tabelle aus.
4 Klicken Sie auf Pfad festlegen.
Das Dialogfeld Festgelegten Pfad bernehmen wird angezeigt.
5 Klicken Sie auf Ja.
6 Klicken Sie auf Fertig.

356

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Berichte verteilen und anzeigen

18

Dieser Kapitel enthlt Informationen ber die Verteilung


fertiggestellter Berichte mit Hilfe verschiedener Methoden
(Drucken, Faxen, Exportieren). Auerdem finden Sie hier
Informationen zum ffnen von Berichten in den EnterpriseOrdnern.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

357

Berichte verteilen

Berichte verteilen
Crystal Reports ermglicht Ihnen das Verteilen Ihrer Berichte auf verschiedene Art
und Weise. In diesem Kapitel werden die folgenden Themen behandelt:
 Berichte drucken
 Berichte faxen
 Einen Bericht exportieren
 Berichte im Format der Version 7 speichern
 Arbeiten mit Enterprise-Ordnern

Berichte drucken
So drucken Sie einen Bericht
1 Whlen Sie im Men Datei die Option Drucken und klicken Sie dann auf
Drucker.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Drucken in der
Standardsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Drucken wird angezeigt.

2 Whlen Sie folgendes aus:


 Druckbereich: alle Seiten oder einen bestimmten Bereich.
 Anzahl der Exemplare.
 Kopien sortieren: Wenn diese Option ausgewhlt wird, werden alle Seiten
eines Berichtexemplars nacheinander gedruckt. Wenn Sie zum Beispiel
zwei Exemplare eines vier Seiten langen Berichts drucken, werden zuerst
die Seiten eins, zwei, drei und vier des ersten Exemplars und dann die
Seiten des zweiten Exemplars gedruckt.
3 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Drucken von Datenstzen erscheint und zeigt den Fortschritt
des Druckauftrags an.

358

Crystal Reports Benutzerhandbuch

18 : Berichte verteilen und anzeigen

Berichte faxen
Viele Fax-Anwendungen, z. B. Microsoft Fax und Delrina WinFax, erlauben die
Einrichtung eines Druckertreibers, der Dokumente ber ein Modem als Fax
versendet. Wenn Sie eine dieser Anwendungen verwenden, knnen Sie einen
Bericht aus Crystal Reports heraus faxen.

So faxen Sie einen Bericht


1 Klicken Sie im Men Datei auf Druckereinrichtung.
Das Dialogfeld Drucker Einrichten wird angezeigt.
2 Whlen Sie in der Dropdown-Liste Name Ihren Faxtreiber aus.
3 Klicken Sie auf OK.
4 Whlen Sie im Men Datei die Option Drucken und klicken Sie dann auf
Drucker.
Das Dialogfeld Drucken wird angezeigt.
5 Klicken Sie auf OK.
Die Faxanwendung wird gestartet, Sie knnen ein Deckblatt auswhlen und
die ntigen Faxinformationen ausfllen.

Einen Bericht exportieren


Fertiggestellte Berichte knnen in viele bekannte Tabellenkalkulations- und
Textverarbeitungsformate und auch zu HTML, ODBC und in eine Reihe von
gebruchlichen Austauschformaten exportiert werden. Dies erleichtert die
Informationsverteilung. Beispielsweise knnten Sie oder Ihre Kollegen die
Berichtdaten in einem Tabellenkalkulationsprogramm zum Aufzeigen von Trends
oder in einem DTP-Programm zur Verbesserung der Datenprsentation verwenden.
Fr den Exportvorgang mssen Sie ein Format und ein Ziel angeben. Das Format
bestimmt den Dateityp, whrend das Ziel den Pfad der Datei festlegt.

Formattypen
Crystal Reports bietet mehr als zwanzig verschiedene Exportformate: Dazu gehren:
 Adobe Acrobat (PDF)
 Durch Zeichen getrennte Werte
 Durch Komma getrennte Werte (CSV)
 Crystal Reports (RPT)
 Crystal Reports 7 (RPT)
 Data Interchange Format (DIF)
 Microsoft Excel
 HTML 3.2

Crystal Reports Benutzerhandbuch

359

Berichte verteilen















HTML 4.0 (DHTML)


Lotus 1-2-3
ODBC
Paginierter Text
Datensatzformat (Werte in Spalten)
Berichtdefinition
Rich Text Format
Text mit Tabulatoren als Trennzeichen
Durch Tabulatoren getrennte Werte
Text
Word-Format
Word fr Windows-Dokument
XML

Neben den auf Ihrem Computer installierten Standardexportformaten stehen


Ihnen zustzliche Exportformate zur Verfgung. Diese werden durch die auf
Ihrem lokalen Computer vorhandenen DLL-Dateien bestimmt.
Hinweis: Wenn Sie einen Bericht in ein Dateiformat exportieren, das sich vom
Format von Crystal Reports unterscheidet, geht die Formatierung des Berichts
unter Umstnden teilweise oder ganz verloren. Crystal Reports versucht stets, die
Formatierung beizubehalten, soweit das Exportformat dies zult.

Ziel
Das Ziel legt den Exportpfad fr Ihren Bericht fest. Crystal Report erlaubt die
Auswahl aus sechs Zielen. Dazu gehren:
 Anwendung
 Diskettendatei
 Microsoft Exchange Ordner
 Lotus Domino
 Lotus Notes-Datenbank
 Microsoft Mail (MAPI)

Exportieren in eine Anwendung


Wenn Sie in eine Anwendung exportieren, exportiert das Programm den Bericht
in eine temporre Datei im angegebenen Format und ffnet diese dann in der
entsprechenden Anwendung.

360

Crystal Reports Benutzerhandbuch

18 : Berichte verteilen und anzeigen

Hinweis:
 Wenn Sie im ODBC-Format exportieren, sind die Optionen Anwendung
und Diskettendatei identisch.
 Sie mssen einen Dateipfad angeben, wenn Sie in das HTML-Format
exportieren.
 Der Dateiname des Berichts und der Name der temporren Datei mssen sich
unterscheiden.
In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Sie einen Bericht im Format
Microsoft Excel 7.0 Extended zu jedem der verschiedenen Zieltypen exportieren.

So exportieren Sie in eine Anwendung


1 ffnen Sie den Bericht, den Sie exportieren mchten.
2 Whlen Sie im Men Datei die Option Drucken und klicken Sie dann auf
Exportieren.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Exportieren in der
Standardsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Exportieren wird angezeigt.

3 Whlen Sie das Exportformat aus der Dropdown-Liste Format aus. Whlen Sie
fr dieses Beispiel Excel 7.0 (XLS) (Extended).
4 Whlen Sie Anwendung aus der Dropdown-Liste Ziel.
5 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Format-Optionen wird geffnet.
6 ndern Sie die Formatierungseinstellungen wie gewnscht.
7 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Datenstze exportieren wird angezeigt.
Hinweis: Klicken Sie auf Export abbrechen, um den Export abzubrechen.
Das Programm exportiert den Bericht und ffnet ihn in der entsprechenden
Anwendung. In diesem Beispiel wird Microsoft Excel mit den exportierten
Daten geffnet.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

361

Berichte verteilen

Exportieren in eine Diskettendatei


Wenn Sie in eine Diskettendatei exportieren, speichert das Programm den Bericht
auf dem angegebenen Laufwerk.

So exportieren Sie in eine Diskettendatei


1 ffnen Sie den Bericht, den Sie exportieren mchten.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Exportieren in der
Standardsymbolleiste klicken.
2 Whlen Sie im Men Datei die Option Drucken, und klicken Sie dann auf
Exportieren.
Das Dialogfeld Exportieren wird angezeigt.

3 Whlen Sie das Exportformat aus der Dropdown-Liste Format aus. Whlen Sie
fr dieses Beispiel Excel 7.0 (XLS) (Extended).
4 Whlen Sie Diskettendatei aus der Dropdown-Liste Ziel.
5 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Format-Optionen wird geffnet.
6 ndern Sie die Formatierungseinstellungen wie gewnscht.
7 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Exportdatei auswhlen wird geffnet.
8 Whlen Sie das entsprechende Verzeichnis aus.
9 Geben Sie den Dateinamen ein.
10 Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Klicken Sie auf Export abbrechen, um den Export abzubrechen.
Crystal Reports exportiert den Bericht und speichert ihn im angegebenen
Verzeichnis. In diesem Beispiel wird die Datei im Verzeichnis Temp im Format
.xls gespeichert.

362

Crystal Reports Benutzerhandbuch

18 : Berichte verteilen und anzeigen

Zu einen Microsoft Exchange-Ordner exportieren


Mit Crystal Reports knnen Sie eine Berichtdatei in einen Microsoft ExchangeOrdner exportieren. Wenn Sie den Ordner auswhlen, wird der Bericht im
angegebenen Format gespeichert. Ein Exchange-Ordner kann Standardmitteilungen
(E-Mail), Dateien und Beispiele von Exchange-Formularen enthalten.

So exportieren Sie in einen Microsoft Exchange-Ordner


1 ffnen Sie den Bericht, den Sie exportieren mchten.
2 Whlen Sie im Men Datei die Option Drucken und klicken Sie dann auf
Exportieren.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Exportieren in der
Standardsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Exportieren wird angezeigt.

3 Whlen Sie das Exportformat aus der Dropdown-Liste Format aus. Whlen Sie
fr dieses Beispiel Excel 7.0 (XLS) (Extended).
4 Whlen Sie Exchange-Ordner aus der Dropdown-Liste Ziel aus.
5 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Format-Optionen wird geffnet.
6 ndern Sie die Formatierungseinstellungen wie gewnscht.
7 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Profil whlen wird geffnet.
Hinweis: Es erscheint der Microsoft Outlook Setup-Assistent, wenn auf Ihrem
Computer nicht Microsoft Exchange, Microsoft Mail oder Internet E-mail
installiert ist.
8 Whlen Sie das gewnschte Profil aus der Dropdown-Liste Profilname. Sollte
das gewnschte Profil nicht aufgefhrt sein, klicken Sie auf die Schaltflche
Neu, um es zu erstellen.
9 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

363

Berichte verteilen

10 Wenn das Dialogfeld Ordner auswhlen angezeigt wird, whlen Sie im Profil
den Ordner, in dem der Bericht erscheinen soll, und klicken Sie auf OK.
Der Bericht wird in den ausgewhlten Exchange-Ordner exportiert. Auf den
exportierten Bericht knnen Sie ber den Microsoft Exchange-Client zugreifen.

Exportieren in Lotus Domino-Datenbanken


Hierzu bentigen Sie einen Lotus Domino-Client der Version 3.0 oder hher.
Auerdem brauchen Sie mindestens Depositor-Zugriffsrechte. Crystal Reports
exportiert nicht in einen Lotus Domino OS/2-Client.

So exportieren Sie in Lotus Notes


1 ffnen Sie den Bericht, den Sie exportieren mchten.
2 Whlen Sie im Men Datei die Option Drucken und klicken Sie dann auf
Exportieren.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Exportieren in der
Standardsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Exportieren wird angezeigt.

3 Whlen Sie das Exportformat aus der Dropdown-Liste Format aus. Whlen Sie
fr dieses Beispiel Excel 7.0 (XLS) (Extended).
4 Whlen Sie eine Lotus Notes-Datenbank von der Dropdown-Liste Ziel.
5 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Format-Optionen wird geffnet.
6 ndern Sie die Formatierungseinstellungen wie gewnscht.
7 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Datenbank auswhlen wird geffnet.
8 Doppelklicken Sie auf den Lotus Notes-Server, auf den Sie Ihren Bericht
exportieren wollen.
Der Dateiname wird automatisch festgelegt.
9 Whlen Sie die Datenbank aus, in die der Bericht exportiert werden soll.

364

Crystal Reports Benutzerhandbuch

18 : Berichte verteilen und anzeigen

10 Klicken Sie auf OK.


Das Dialogfeld Kommentar wird geffnet.
11 Geben Sie ggf. einen Kommentar ein, der erscheinen soll, wenn ein anderer
Benutzer Ihren Bericht ber den Lotus Notes Desktop auswhlt.
12 Klicken Sie auf OK.
Der Exportvorgang beginnt.
Wenn sich ein Benutzer, der Zugriff auf die von Ihnen ausgewhlte Lotus NotesDatenbank hat, das nchste Mal in Lotus Notes anmeldet, wird Ihr Bericht im
Lotus Notes Desktop aufgefhrt. Der Benutzer kann per Doppelklick auf den
Berichtdateinamen Ihre Kommentare zum Bericht anzeigen, und er kann per
Doppelklick auf das Berichtsymbol den Bericht selbst anzuzeigen.

Exportieren in Microsoft Mail (MAPI)


1 ffnen Sie den Bericht, den Sie exportieren mchten.
2 Whlen Sie im Men Datei die Option Drucken, und klicken Sie dann auf
Exportieren.
Tip: Hierfr knnen Sie auch auf die Schaltflche Exportieren in der
Standardsymbolleiste klicken.
Das Dialogfeld Exportieren wird angezeigt.

3 Whlen Sie das Exportformat aus der Dropdown-Liste Format aus. Whlen Sie
fr dieses Beispiel Excel 7.0 (XLS) (Extended).
4 Whlen Sie Microsoft Mail (MAPI) aus der Dropdown-Liste Ziel aus.
5 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Format-Optionen wird geffnet.
6 ndern Sie die Formatierungseinstellungen wie gewnscht.
7 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld E-Mail senden wird geffnet.
8 Geben Sie die Adresse ein, und klicken Sie auf Senden.
Das Dialogfeld Datenstze exportieren wird angezeigt.
Hinweis: Klicken Sie auf Export abbrechen, um den Export abzubrechen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

365

Berichte verteilen

Berichte im Format der Version 7 speichern


Damit Benutzer der Version 7 von Crystal Reports an Berichten, die Sie mit
Version 8 erstellt haben, nderungen vornehmen knnen, speichern Sie Ihre
Berichte als Crystal Reports (Version 7).

So speichern Sie Ihren Bericht im Format der Version 7


1 Whlen Sie im Men Datei die Option Speichern unter.
Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.
2 Whlen Sie einen Ordner aus.
3 Geben Sie den Dateinamen ein.
Achten Sie darauf, da er die Erweiterung .rpt hat.
4 Whlen Sie aus der Dropdown-Liste Dateityp die Option Crystal Reports
(Version 7) aus.

5 Klicken Sie auf Speichern.


Hinweis: Bestimmte Funktionen von Crystal Reports Version 8 werden in
Version 7 nicht untersttzt. Wenn Sie diese Funktionen verwenden, sollten Sie
Ihren Bericht nicht im Format der Version 7 speichern. Wenn Ihr Bericht
beispielsweise mit Basic-Syntax erstellte Formeln enthlt, wird der Bericht nicht
richtig aufgebaut, wenn Sie ihn im Format 7.0 speichern.

366

Crystal Reports Benutzerhandbuch

18 : Berichte verteilen und anzeigen

Arbeiten mit Web-Ordnern


Sie knnen Berichte unter Verwendung von Web-Ordnern ffnen und speichern,
wenn Sie:
 Windows 2000 verwenden oder Office 2000 installiert haben
 Zugriff auf einen Web-Server haben, der fr die Untersttzung von WebOrdnern konfiguriert ist
 Einen Web-Ordner von diesem Server Ihrem Web-Ordner hinzufgen

So ffnen Sie Ihren Bericht


1 Klicken Sie im Men Datei auf ffnen.
Das Dialogfeld ffnen wird angezeigt.
2 Klicken Sie auf Web-Ordner.
3 ffnen Sie die Datei, die den kompilierten Bericht beinhaltet.
4 Doppelklicken Sie, um den Bericht zu ffnen.

So speichern Sie Ihren Bericht


1 Whlen Sie im Men Datei die Option Speichern unter.
Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.
2 Klicken Sie auf Web-Ordner.
3 Suchen Sie das Verzeichnis in dem Sie Ihren Bericht speichern.
4 Geben Sie den Dateinamen ein.
5 Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Nachdem Sie einen Bericht aus einem Web-Ordner gendert haben,
mssen die nderungen in derselben Datei im selben Web-Ordner gespeichert
werden.

Arbeiten mit Enterprise-Ordnern


Sie knnen in Crystal Reports Berichte aus Crystal Enterprise-Ordnern ffnen.
Wenn Crystal Reports Crystal Enterprise auf Ihrem Computer entdeckt, werden
im Dialogfeld ffnen bzw. Speichern unter die entsprechenden Ordner angezeigt.

So ffnen Sie einen Bericht in einem Enterprise-Ordner


1 Klicken Sie im Men Datei auf ffnen.
2 Klicken Sie im Dialogfeld ffnen auf Enterprise-Ordner.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

367

Berichte verteilen

Hinweis: Die Schaltflche Enterprise-Ordner wird nur dann angezeigt, wenn


Crystal Reports auf Ihrem Computer eine Crystal Enterprise-Installation
entdeckt hat.
Wenn Sie sich nicht bereits bei einem Automated Process Scheduler (APS)
angemeldet haben, wird das Dialogfeld Verbindung mit APS erstellen angezeigt.

Tip: Sie knnen sich beim APS auch ber das Men Datei anmelden, bevor Sie
einen Bericht ffnen.
3 Klicken Sie auf die Liste Anmelden mit, und whlen Sie entweder EnterpriseAuthentifizierung oder Windows NT-Authentifizierung.
Fr die Enterprise-Authentifizierung bentigen Sie einen Crystal Enterprise
bekannten Benutzernamen und ein entsprechendes Kennwort.
Fr die Windows NT-Authentifizierung wird ein Windows NT bekannter
Benutzername und das zugehrige Kennwort bentigt.
4 Geben Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein.
5 Geben Sie im Feld APS den Namen des APS ein, mit dem Sie eine Verbindung
herstellen mchten.
6 Klicken Sie auf OK.
Daraufhin werden die Enterprise-Ordner angezeigt, aus denen Sie den Bericht
auswhlen knnen, der in Crystal Reports geffnet werden soll.
Hinweis: Nachdem Sie einen Bericht aus einem Enterprise-Ordner gendert
haben, mssen die nderungen in derselben Datei im selben Enterprise-Ordner
gespeichert werden.

368

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Berichtwarnungen

19

In diesem Kapitel finden Sie Informationen zum Erstellen und


Verwenden von Warnungen in Ihren Crystal-Berichten.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

369

Informationen zu Berichtwarnungen

Informationen zu Berichtwarnungen
Berichtwarnungen sind benutzerdefinierte Meldungen in Crystal Reports, die
angezeigt werden, wenn Daten im Bericht bestimmte Bedingungen erfllen.
Berichtwarnungen knnen den Benutzer zu einer bestimmten Aktion auffordern
oder ber Berichtsdaten informieren.
Berichtwarnungen werden mit Formeln erstellt, die von Ihnen angegebene
Bedingungen auswerten. Wenn eine Bedingung wahr ist, wird eine Warnung
ausgelst und die Meldung wird angezeigt. Dies knnen Textmeldungen oder
Meldungen aus einer Kombination von Text und Berichtfeldern sein.
Nach dem Auslsen einer Warnmeldung wird diese erst nach dem Aktualisieren
Ihrer Berichtsdaten wieder neu ausgewertet.
Da diese Warnmeldungen berichtsspezifisch sind, mssen Sie selbst entscheiden,
wann sie verwendet werden sollen und wann nicht. Sie knnen ntzlich sein, um
auf wichtige Informationen, z.B. auf Umstze unter oder ber einem bestimmten
Grenzwert, hinzuweisen. Da die Meldung von Ihnen erstellt wird, kann sie sich
auch ganz speziell auf Ihre Daten beziehen.

Mit Berichtwarnungen arbeiten


Dieser Abschnitt des Handbuchs beschftigt sich mit den Aufgaben, die
ausgefhrt werden mssen, um Berichtwarnungen verwenden zu knnen:
 Berichtwarnungen erstellen auf Seite 370
 Berichtwarnungen bearbeiten auf Seite 373
 Berichtwarnungen lschen auf Seite 373
 Berichtwarnungen anzeigen auf Seite 374
 Auf Berichtwarnungen in Formeln verweisen auf Seite 374

Berichtwarnungen erstellen
Berichtwarnungen werden mit den folgenden drei Schritten erstellt:
 benennen Sie die Warnmeldung
 definieren Sie die Bedingung, welche die Warnung auslst
 erstellen Sie die Meldung, die erscheint, wenn eine Warnung ausgelst wird
(dieser Schritt ist optional)

370

Crystal Reports Benutzerhandbuch

19 : Berichtwarnungen

So erstellen Sie eine Berichtswarnung


1 Klicken Sie im Men Bericht auf Warnungen erstellen.
Das Dialogfeld Warnungen erstellen wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf Neu.


Das Dialogfeld Warnung erstellen wird angezeigt.

3 Geben Sie einen Namen fr die neue Warnung in das Feld Name ein.
4 Klicken Sie auf die Schaltflche Formel rechts neben dem Feld Mitteilung.
Der Warnbedingungsformel-Editor wird angezeigt. Dieser Editor ist mit dem
Formel-Editor identisch. Weitere Informationen zu seiner Verwendung finden
Sie unter Arbeiten mit dem Formel-Editor auf Seite 413.
5 Geben Sie die Bedingungsformel fr die Warnung ein.
Warnformeln knnen auf wiederkehrenden Datenstzen oder auf
Ergebnisfeldern beruhen. Sie knnen jedoch nicht auf Druckzeitfeldern wie
laufenden Summen- oder Druckzeitformeln basieren. Warnformeln knnen
keine freigegebenen Variablen enthalten.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

371

Mit Berichtwarnungen arbeiten

Wenn eine Warnformel auf einem Ergebnisfeld beruht, mssen sich alle
wiederkehrenden Felder ber dem Ergebnisfeld Konstanten sein. Wenn Sie
zum Beispiel nach Land, Region und Ort gruppieren, knnten Sie folgende
Warnung erstellen:

Sum ({Kunde.Vorjahresumsatz}, {Kunde.Region})


In diesem Fall kann sich Ihre Formel entweder auf Land oder Region beziehen,
aber nicht auf Ort oder Kundenname, da diese keine Konstanten sind.
Hinweis: Warnbedingungsformeln knnen entweder mit Crystal-Syntax oder
Basic-Syntax erstellt werden.
6 Geben Sie die Warnmeldung in das Feld Warnmeldung ein.
Im Feld Warnmeldung knnen Sie eine Meldung eingeben, die als
Standardmeldung verwendet wird. Wenn dieselbe Meldung beim Auslsen
einer Warnung angezeigt werden soll, geben Sie den entsprechenden Text in
das Feld Warnmeldung ein.
Wenn Sie dagegen eine Formel verwenden mchten, damit die Meldung
spezifische Datenelemente enthlt, fahren Sie mit dem nchsten Schritt fort.
7 Wenn Sie die Alarmmeldung mit einer Formel erstellen mchten, klicken Sie
auf die Schaltflche Formel rechts neben Warnmeldung.
Der Warnmeldungsformel-Editor wird angezeigt. Dieser Editor verhlt sich im
wesentlichen wie der Alarmbedingungsformel-Editor und ist ebenso in der
Lage, Formeln auf wiederkehrenden Feldern basieren zu lassen.
8 Geben Sie die Warnmeldungsformel ein.
Wenn beispielsweise die Meldung Land erbringt Spitzenleistungen
angezeigt werden soll (wobei Land der Name eines bestimmten Landes ist),
knnte folgende Formel erstellt werden:

GroupName ({Kunde.Land}) + erbringt Spitzenleistungen


Hinweis:
 Das Ergebnis einer Warnmeldungsformel mu eine Zeichenfolge sein.
 Mit der Funktion DefaultAttribute kann auf eine Meldung im Feld
Warnmeldungen verwiesen werden. Wenn zum Beispiel die Meldung im
Feld Warnmeldung erbringt Spitzenleistungen lautet, knnte die
Warnmeldungsformel folgendermaen aussehen:

GroupName ({Kunde.Land]) + DefaultAttribute

 Bedingungsformeln fr Meldungen knnen entweder mit Crystal-Syntax


oder Basic-Syntax erstellt werden.
9 Entfernen Sie das Hkchen im Kontrollkstchen Aktivieren, wenn die
Warnung nicht ausgewertet werden soll.
Andernfalls lassen Sie das Hkchen stehen.
10 Klicken Sie auf OK, um die Warnung zu speichern.

372

Crystal Reports Benutzerhandbuch

19 : Berichtwarnungen

Sie kehren zum Dialogfeld Warnungen erstellen zurck, in dem die neue
Warnung in der Liste angezeigt wird. Sie knnen ihren Namen und Status
(Aktiviert oder Deaktiviert) sehen.

Im Dialogfeld Warnungen erstellen werden nur aktivierte und deaktivierte


Warnungen angezeigt. Eine ausgelste Warnung ist im Dialogfeld Warnungen
anzeigen zu sehen.

Berichtwarnungen bearbeiten
1 Klicken Sie im Men Bericht auf Warnungen erstellen.
2 Im Dialogfeld Warnungen erstellen whlen Sie die Warnung aus, die
bearbeitet werden soll und klicken auf Bearbeiten.
Tip: Zum Bearbeiten einer Warnung knnen Sie auch auf diese doppelklicken.
3 Nehmen Sie alle gewnschten nderungen im Dialogfeld Warnung
bearbeiten vor.
4 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.

Berichtwarnungen lschen
1 Klicken Sie im Men Bericht auf Warnungen erstellen.
2 Im Dialogfeld Warnungen erstellen whlen Sie die Warnung aus, die gelscht
werden soll und klicken auf Lschen.
Die ausgewhlte Warnung wird aus dem Dialogfeld Warnungen erstellen entfernt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

373

Mit Berichtwarnungen arbeiten

Berichtwarnungen anzeigen
Ausgelste Warnungen knnen folgendermaen angezeigt werden:
 Durch Aktualisieren der Berichtsdaten
 Durch Whlen von Warnungen anzeigen im Men Bericht
Hinweis: Wenn Sie Warnungen beim Aktualisieren von Berichtsdaten einsehen
mchten, mssen Sie Warnungen beim Aktualisieren anzeigen auf der
Registerkarte Berichterstellung im Dialogfeld Optionen auswhlen (diese Option
ist auch im Dialogfeld Berichtoptionen verfgbar).

So zeigen Sie Berichtwarnungen an


1 Klicken Sie im Men Bericht auf Ansicht. Warnungen
Das Dialogfeld Bericht Warnungen wird angezeigt.

2 Whlen Sie die Warnung aus, deren Datenstze angezeigt werden sollen.
3 Klicken Sie auf Datenstze anzeigen.
Der Berichtsdatensatz, der die Warnung ausgelst hat, wird angezeigt. Wenn
der Datensatz ausgeblendet ist, wird die Datensatzgruppe ohne Drilldown
angezeigt.
4 Klicken Sie auf Zurcksetzen, um zum kompletten Bericht zurckzukehren.

Auf Berichtwarnungen in Formeln verweisen


Auf Warnungen kann in Formeln verwiesen werden. Jede Formel, die auf eine
Warnung verweist, wird zu einer Druckzeitformel.
Folgende Funktionen sind verfgbar:
 IsAlertEnabled( )
 IsAlertTriggered( )
 AlertMessage( )

374

Crystal Reports Benutzerhandbuch

19 : Berichtwarnungen

Diese Funktionen verhalten sich genau wie Warnungen, die im Dialogfeld


Warnungen erstellen erstellt wurden:
 IsAlertTriggered("Warnungsname") ist nur fr die Datenstze wahr, bei denen
die Warnung ausgelst wird.
 AlertMessage("Warnungsname") zeigt die Meldung fr einen Datensatz an,
wenn die Warnung wahr ist.
Da Warnungen keine Feldobjekte sind (sie knnen nicht im Bericht abgelegt
werden), werden sie im Formel-Editor anders als Berichtfelder dargestellt. Im
Funktionsbaum sehen Sie einen Warnungskopf, in dem die eigentlichen
Funktionen angezeigt werden. Verfgbare Warnungen werden darunter
namentlich aufgefhrt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

375

Mit Berichtwarnungen arbeiten

376

Crystal Reports Benutzerhandbuch

20

XML

In diesem Kapitel werden der XML-Datenzugriff und die


Exportfunktionen von Crystal Reportsbeschrieben. Zu Beginn
erhalten Sie einen kurzen berblick ber die XML-Technologie
und anschlieend eine Erluterung der Verfahren zur
Einrichtung des XML-Datenzugriffs und die Verwendung der
XML-Exportfunktionen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

377

XML-berblick

XML-berblick
XML (Extensible Markup Language) ist ein Format fr den Datenaustausch.
Dieses Format ist kein Eigentum einer bestimmten Organisation, sondern wird
von einer Vielzahl von Gesellschaften als Standard fr den Datenaustausch
akzeptiert. Da XML unabhngig von System- oder Plattformbegrenzungen ist,
erleichtert es die bertragung strukturierter Daten im Internet.
XML ist das ideale bertragungsformat, sowohl fr Gesellschaften untereinander
(B2B = Business to Business) als auch zwischen diesen und ihren Kunden (B2C =
Business to Customer), da es einen freien Informationsaustausch ermglicht und
Berichtsinformationen auf einer Vielzahl von Plattformen und Gerten zugnglich
macht.
Im Gegensatz zur Sprache HTML, bei der zusammen mit dem Inhalt auch eine
begrenzte Menge von Formatierungsinformationen gespeichert wird, wird der XMLInhalt ohne Formatierung gespeichert. Die Formatierungsinformationen knnen in
einem Style Sheet abgelegt werden. Der XML-Inhalt ist strukturiert, so da er fr die
verschiedensten Benutzer, Anwendungen und Plattformen zur Verfgung steht.
Die Verwendung von XML hat eine Reihe von Vorteilen:
 XML-Dateien ermglichen zuverlssige Verwendung und einfache
Bearbeitung, da Sie nur Inhalt enthalten.
 Mehrere Ausgabeformate werden gleichzeitig untersttzt. Aus einem einzigen
XML-Dokument knnen eine HTML-Datei fr die Anzeige in einem Browser,
eine PDF-Datei zum Drucken und viele weitere Dateien erzeugt werden.
 XML-Dateien knnen ohne Beeintrchtigung des Inhalts in andere Formate
umgewandelt werden.
 Da XML zur Speicherung von Formatierungsinformationen Style Sheets
verwendet, lt sich das Aussehen einer Website problemlos ndern.
 XML lt sich problemlos validieren. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit,
da Ihre Website falsche Informationen oder beschdigte Dateien enthlt.
 Aufgrund der starken Strukturierung von XML knnen groe Dateimengen
leichter und genauer durchsucht werden.
 XML-Dateien knnen Inhalt in mehreren Sprachen speichern. Mit Hilfe eines
XML-bersetzers wird der Inhalt entsprechend der jeweiligen
Spracheinstellungen angezeigt.
XML hat jedoch auch einige Nachteile:

 XML-Dateien knnen sehr gro werden und bieten keine standardmige


Untersttzung fr Binrdaten, z. B. Bilder.

 Der vorhandene Inhalt mu aufgearbeitet werden, da nur so die Vorteile von


XML genutzt und die Vielzahl neuer Gerte untersttzt werden knnen.

 Die XML-Standards befinden sich noch in der Entwicklung, so da die


Verwendung einer bestimmten Methode nicht ohne Risiko ist.

 Derzeit stehen nur sehr wenige Verwaltungs-Tools fr graphischen Inhalt zur


Verfgung.

378

Crystal Reports Benutzerhandbuch

20 : XML

XML-Elemente, -Tags und -Struktur


XML-Inhalt besteht aus Elementen, die Daten beschreiben. Jedes Element enthlt
zwei Tags: das erste Tag ffnet, das zweite schliet das Element (leere Elemente
knnen mit ein und demselben Tag geffnet und geschlossen werden). Die Tags
knnen entsprechend den Erfordernissen Ihres Unternehmens definiert werden. So
knnen Sie z. B. ein Tag <UmsatzVorjahr> erstellen, um den Gesamtumsatz des
Vorjahres zu beschreiben. Aber auch jedes andere Tag wre denkbar, solange es die
Daten Ihren Wnschen entsprechend beschreibt und in der gesamten XML-Datei
stets unter dem gleichen Namen erscheint, also konsistent verwendet wird. Bei der
Eingabe von XML-Tags mu auf die Gro- und Kleinschreibung geachtet werden.
XML-Tags knnen zustzliche Informationen, sogenannte Attribute enthalten.
XML ermglicht die Emulation der hierarchischen Struktur von Dokumenten, da
Elemente ihrerseits andere Elemente enthalten knnen. So knnen Sie z. B. die
Struktur von Berichtsdaten darstellen, indem Sie Elemente wie folgt gruppieren:
<FormatiertesBerichtobjekt>
<ObjektName>Feld2</ObjektName>
<FormatierterWert>Australien</FormatierterWert>
<Wert>Australien</Wert>
</FormatiertesBerichtobjekt>
In diesem Beispiel enthlt das Element <FormatiertesBerichtobjekt> drei andere
Elemente, die die Daten innerhalb des Elements beschreiben. Diese Gruppierung
der Elemente bildet die Basis fr die Erstellung der Struktur des XML-Inhalts. Sie
knnen beliebig viele Gruppierungsebenen hinzufgen, um die gewnschte
Struktur zu erstellen.

XML-Schema
Das XML-Schema ist eine Spezifikation des World Wide Web Consortium (W3C),
mit deren Hilfe Struktur, Inhalt und bertragung von XML-Dokumenten definiert
werden knnen. Das XML-Schema legt fest, welche Datentypen mit XMLElementen und Attributen assoziiert werden knnen. Auerdem beschreibt es
Struktur und Inhalt von XML-Dokumenten und definiert die Regeln, nach denen
die Schema-Validierung erfolgt. Auf diesen Grundlagen kann mit dem XMLSchema die Einheitlichkeit und Kompatibilitt zwischen XML-Dokumenten
gewhrleistet werden.
Da XML-Schemata selbst XML-Dokumente sind, knnen sie mit XML-Tools
verwaltet werden.

Dokumenttyp-Definition (DTD)
Die Dokumenttypdefinition (DTD) ist wie das XML-Schema ein Regelwerk, das
zur Beschreibung von Elementen und Attributen in einem XML-Dokument
verwendet wird. Die DTD als Validierungsmittel hat ihre Ursprnge in SGML. Da
die DTD eine von XML verschiedene Syntax verwendet und weniger funktionell
ist, wird sie zunehmend durch das XML-Schema ersetzt.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

379

XML in Crystal Reports

Die DTD kann Bestandteil einer XML-Datei sein, oder als eigenstndige Datei
existieren, auf die in einer XML-Datei verwiesen wird.

Style Sheets
Style Sheets (Formatvorlagen) enthalten Formatierungsinformationen fr die
Darstellung und das Layout des XML-Inhalts. Wie die DTD knnen Style Sheets
Bestandteil einer XML-Datei sein oder als eigenstndige Datei existieren, auf die in
einer XML-Datei verwiesen wird.
XSL (Extensible Stylesheet Language) ist der bevorzugte Style Sheet-Typ fr XML.
XSL bietet sowohl eine Methode zur Formatierung von XML-Dokumenten als
auch eine Methode zur bertragung von XML-Dokumenten in ein Browserkompatibles Format.
So knnen Sie z. B. XSL dazu verwenden, die XML-Ausgabe eines Berichts in
Wireless Markup Language (WML) fr Hand-held-Gerte zu bertragen.

XML in Crystal Reports


In Crystal Reports ist XML sowohl Datenquelle als auch Exportformat. Sie knnen
einen Bericht unter Crystal Reports mit einer XML-Datenquelle erstellen. Damit
wandeln Sie einfache XML-Daten in Berichtsinformationen um. Sie knnen
auerdem einen Bericht in XML exportieren, was Ihnen ermglicht, die Daten in
HTML, WML und andere Formate zu bertragen.

380

Crystal Reports Benutzerhandbuch

20 : XML

Alle Aufgaben im Zusammenhang mit XML, die Ihnen in Crystal Reports zur
Verfgung stehen, sind in den folgenden Abschnitten beschrieben:
 Zugriff auf XML-Daten auf Seite 381
 Exportieren in XML-Format auf Seite 385
 Anpassen von XML-Berichtsdefinitionen auf Seite 387

Zugriff auf XML-Daten


Der Zugriff auf XML-Dateien in Crystal Reports erfolgt ber einen Merant DataDirectODBC-Treiber namens Crxml15.dll. Dieser Treiber befindet sich im Verzeichnis
Windows\System bzw. Winnt\System32. Mit Hilfe des Merant-Treibers knnen Sie eine
Verbindung zu einer XML-Datenquelle Ihrer Wahl herstellen und ganz normal
Berichte erstellen, wie Sie es auch mit jeder anderen Datenquelle tun wrden.
Hinweis: Die Verwendung des Merant-Treibers zur Verbindung mit einer XMLDatenquelle unterliegt gewissen Einschrnkungen. Weitere Informationen finden
Sie unter Merant-XML-Treiber-Beschrnkungen in der Online-Hilfe.
Bei der Installation von Crystal Reports wird eine ODBC-Datenquelle mit dem
Namen CRXMLV36 erstellt. XML-Datenquellen knnen auch im ODBCDatenquellen-Administrator.

Eine XML-Datenquelle einrichten


Zur Einrichtung einer XML-Datenquelle mssen Sie den Merant-ODBC-Treiber
Crxml15.dll verwenden. Der Treiber untersttzt den Zugriff auf folgende XMLDateitypen:
 IE5 XML-Dateninseln
 ADO 2.5-erzwungene XML
 XML-Dateien mit oder ohne XML-Schemata
Hinweis: Dieser Abschnitt bietet eine allgemeine Beschreibung der Einrichtung
einer XML-Datenquelle. Beispiele zum Einrichten von Datenquellen fr IE5Dateninseln und ADO 2.5-erzwungene XML finden Sie in der Crystal Reports unter:

http://germany.seagatesoftware.com/products/crystalreports
Der Merant-Treiber erfordert eine XML-Dateistruktur, die wie eine Datenbank gelesen
werden kann. Innerhalb einer XML-Datei wird das erste Element als Tabelle
bezeichnet. Untergeordnete Elemente dieses Knotens werden als Reihen bezeichnet.
Untergeordnete Elemente der Reihen-Knoten werden als Spalten bezeichnet. Den
Spalten untergeordnete Elemente werden als Teil der Spalten selbst angesehen. Bei der
Einrichtung des Treibers knnen Sie einen Tabellen-Hinweis bzw. einen ReihenHinweis auswhlen, mit dem Sie XSL-Muster identifizieren knnen, die als Tabellenoder Reihen-Knoten verwendet werden sollen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

381

XML in Crystal Reports

Tabellen-Hinweis
Ein Tabellen-Hinweis kennzeichnet ein XSL-Muster, das auf eine Tabelle oder
einen Satz von Reihen hinweist. Tabellen-Hinweise mssen auf einen einzelnen
Knoten verweisen. Ist dies nicht der Fall, wird der ersten Knoten in einem Satz von
Knoten als Tabellen-Knoten verwendet.
Reihen-Hinweis
Ein Reihen-Hinweis verweist auf ein XSL-Muster, das Knoten anzeigt, die als Reihen
in einer Tabelle verwendet werden. Der Reihen-Hinweis bestimmt auerdem, ob
der Tabelleninhalt auf einem XML-Element oder Attributtyp basiert.
Festlegen von Tabellen- und Reihen-Hinweisen
Bei der Verwendung des Merant-Treibers wird vorausgesetzt, da Reihen-Knoten
direkt untergeordnete Objekte des Tabellen-Knotens sind:
 Wenn Sie nur einen Tabellen-Hinweis festlegen, werden die Reihen-Knoten als
untergeordnete Elemente des Knotens behandelt, auf den sich der Hinweis
bezieht. Es wird davon ausgegangen, da alle untergeordneten Knoten den
gleichen Namen haben.
 Wenn Sie nur einen Reihen-Hinweis festlegen, ist der Tabellen-Knoten das
bergeordnete Element des Knotens, auf den sich der Hinweis bezieht. Wenn
der Reihen-Hinweis sich auf einen Satz von Knoten bezieht, mssen alle
Knoten in diesem Satz das gleiche bergeordnete Element haben.
 Wenn Sie sowohl Tabellen- als auch eine Reihe festlegen, wird davon
ausgegangen, da der Reihen-Hinweis in einem entsprechenden Verhltnis zu
dem Knoten steht, auf den sich der Tabellen-Hinweis bezieht.
Beispiele zur Verwendung von Hinweisen finden sie unter Tabellen- und ReihenHinweise: Beispiele in der Online-Hilfe.

So richten Sie eine XML-Datenquelle ein


1 Doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf ODBC-Datenquellen.
Der ODBC-Datenquellen-Administrator wird angezeigt.
Hinweis: Crystal Reports installiert die Version 3.510 des ODBCDatenquellen-Administrators. Wenn Sie eine andere Version besitzen,
weichen die Schritte von dem hier beschriebenen Verfahren ein wenig ab.

382

Crystal Reports Benutzerhandbuch

20 : XML

2 Klicken Sie auf Hinzufgen, um eine neue ODBC-Datenquelle hinzuzufgen.


Das Dialogfeld Neue Datenquelle erstellen wird eingeblendet.

3 Whlen Sie CR XML v3.6 aus der Liste.


4 Klicken Sie auf Fertig stellen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

383

XML in Crystal Reports

Das Dialogfeld ODBC XML Driver Setup wird angezeigt.

5 Geben Sie auf der Registerkarte General einen Namen und eine Beschreibung
fr die XML-Datenquelle ein.
6 Suchen Sie nach Ihrer XML-Datenquelle oder geben Sie deren URL bzw.
Verzeichnispfad direkt ein.
7 Geben Sie auf der Registerkarte Advanced einen Tabellen- und/oder ReihenHinweis ein.
Beispiele zur Verwendung von Hinweisen finden Sie unter Tabellen- und
Reihen-Hinweise: Beispiele in der Online-Hilfe.
Weitere Informationen zu Optionen der Registerkarten Advanced und Options
finden Sie, wenn Sie im Dialogfeld fr die Einrichtung des ODBC XMLTreibers auf die Hilfe-Schaltflche klicken.
8 Klicken Sie auf OK.
Daraufhin wird wieder der ODBC-Datenquellen-Administrator angezeigt. Ihre
neue XML-Datenquelle wird als Benutzerdatenquelle aufgefhrt.
9 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Auswhlen einer XML-Datenquelle


Die von Ihnen erstellten XML-Datenquellen sind im Daten-Explorer im Ordner
ODBC verfgbar.
XML-Datenquellen knnen zur Erstellung neuer Berichte oder fr die Arbeit mit
den Optionen im Men Datenbank ausgewhlt werden.

384

Crystal Reports Benutzerhandbuch

20 : XML

So whlen Sie eine XML-Datenquelle aus


1 ffnen Sie das Dialogfeld Daten-Explorer, indem Sie einen neuen Bericht
erstellen oder einem bereits vorhandenen Bericht eine Datenbank hinzufgen.

2 Whlen Sie im ODBC-Ordner die XML-Datenquelle aus, die Sie ffnen


mchten, und klicken Sie auf Hinzufgen.
Wenn fr die Anmeldung weitere Informationen bentigt werden, wird ein
weiteres Dialogfeld angezeigt.
3 Geben Sie die Anmeldeangaben ein, die Sie normalerweise fr den Zugriff auf
diese Datenbank eingeben, und klicken Sie auf OK.
Wenn Sie bei der ODBC-Einrichtung keine XML-Datenquelle angegeben
haben, wird das Dialogfeld "ODBC XML Treiberverbindung" angezeigt. Geben
Sie den URL bzw. das Verzeichnis der XML-Datei, die ID und das Kennwort
ein, und klicken Sie auf OK.

Exportieren in XML-Format
Mit Hilfe der XML-Exportfunktion von Crystal Reports knnen Sie aus Ihren
Crystal Reports-Berichten XML-Rohdaten erstellen. Diesen Daten knnen Sie ein
Style Sheet oder Format fr die Verwendung in einer anderen Anwendung
zuweisen. So knnen Sie z. B. ein Format zuweisen, mit dem Ihre XML-Daten in
eine HTML-Datei fr die Verbreitung im Internet umgewandelt werden.
Hinweis: Die XML-Exportfunktion macht aus dem mit Crystal Reports erstellten
Bericht keinen XML-Bericht, sondern erstellt lediglich XML-Rohdaten, die Sie
Ihren Vorstellungen entsprechend bearbeiten knnen.
Sie haben beim Exportieren eines Berichts die Mglichkeit, die Struktur Ihrer
XML-Daten zu bearbeiten. Informationen dazu finden Sie unter Anpassen von
XML-Berichtsdefinitionen auf Seite 387.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

385

XML in Crystal Reports

So exportieren Sie einen Bericht als XML-Rohdaten


1 ffnen Sie den Bericht, den Sie exportieren mchten.
2 Whlen Sie im Men Datei die Option Drucken und klicken Sie dann auf
Exportieren.
Tip: Hierfr knnen Sie auch in der Standardsymbolleiste auf die Schaltflche
Exportieren klicken.
Das Dialogfeld Exportieren wird angezeigt.

3 Whlen Sie aus der Liste Format ein Exportformat aus. Whlen Sie in diesem
Fall XML.
4 Whlen Sie aus der Liste Ziel die Option Diskettendatei aus.
Hinweis: Da es sich bei XML um ein ODBC-Format handelt, ist es
unerheblich, ob Sie Anwendung oder Diskettendatei whlen.
5 Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Export in Verzeichnis wird angezeigt.

6 Geben Sie den Namen des Verzeichnisses ein, in dem die XML-Datei(en)
gespeichert werden soll(en).
Mit Hilfe der Felder unterhalb des Verzeichnisnamens knnen Sie jedes
beliebige bestehende Verzeichnis auf den verfgbaren Laufwerken auswhlen.

386

Crystal Reports Benutzerhandbuch

20 : XML

7 Geben Sie einen Basisnamen fr Ihre XML-Datei(en) ein.


Sowohl die XML-Ausgabedatei und ihre XSD oder DTD fr den Fall, da Sie
ein externes Schema oder eine externe DTD auf der Registerkarte Optionen im
Dialogfeld XML-Format bestimmt haben verwenden den gleichen
Basisdateinamen.
Hinweis: Das Kontrollkstchen Validationstyp zeigt an, welche Auswahl Sie
hinsichtlich der Validation im Dialogfeld XML-Format getroffen haben. In den
Dialogfeldern Exportieren und Verzeichnis knnen sie den Validationstyp
nicht ndern.
8 Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.
Der Bericht wird in das angegebene Verzeichnis exportiert. Die Daten des
exportierten Berichts stehen nun als XML-Rohdaten fr den Zugriff bereit.
Hinweis: Crystal Reports ist auch in der Lage, Berichte in das XML-Format aus
einem Browser exportieren. Hierfr wird die URL-Befehlszeile verwendet.
Informationen zu dieser Art des Datenexports finden Sie in der Crystal Reports unter:

http://germany.seagatesoftware.com/products/crystalreports

Anpassen von XML-Berichtsdefinitionen


Crystal Reports stellt automatisch fr jeden erstellten oder bearbeiteten Bericht
eine XML-Berichtsdefinition zur Verfgung. Der Umfang der nderungen, die Sie
an dieser Voreinstellung vornehmen knnen, hngt vom Ausgabeformat ab, das
Sie im Dialogfeld XML-Format auf der Registerkarte Optionen ausgewhlt haben.
 Crystal ML-Schema
Das Crystal ML-Schema ist das Standardformat. In diesem Format knnen sie
neue Attribute fr bestehende XML-Elemente erstellen, aber Sie knnen keine
anders gearteten nderungen vornehmen.
Der Vorteil dieses Formats liegt darin, da Sie kein eigenes Schema oder keine
eigene DTD erstellen mssen. Das Crystal ML-Schema ist Crystal Reports
Standardschema und ist unter der folgenden Adresse zugnglich:

http://www.seagatesoftware.com/xml/schema.xsd

 Angepates Format
Die Option Angepates Format ermglicht Ihnen die Auswahl der
Elementbezeichnung, das Erstellen von Attributen und das Unterdrcken von
XML-Tags. In diesem Format erstellte XML-Ausgaben unterliegen nicht der
Kontrolle des Crystal ML-Schemas, vielmehr wird eine angepate DTD oder
ein angepates Schema mit der Erstellung kreiert.
Der Vorteil dieses Formats liegt darin, da Sie vllig selbstndig ein eigenes
XML-Format kreieren knnen. Sie knnen XML-Elemente einer bestehenden
DTD oder einem bestehenden Schema entsprechend umbenennen. Auerdem
knnen Sie XML-Tags unterdrcken, wenn Sie die Hierarchie Ihrer Ausgabe
ndern mchten, was wiederum der Minimierung der Datenausgabe dient.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

387

XML in Crystal Reports

Sie knnen zwischen diesen Ausgabeformaten frei whlen. Wenn Sie jedoch von
einer Option zur anderen wechseln, nachdem Sie nderungen an der
Elementnamen bzw. Attributen vorgenommen haben, gehen diese nderungen
verloren. Elementnamen und Attribute werden in diesem Fall auf die
voreingestellten Werte zurckgesetzt.
Hinweis: Die Element-Tags, die fr Berichte unter dem Crystal ML-Schema und dem
angepaten Format erstellt wurden, sind nicht identisch. Weitere Informationen zu
den Unterschieden finden Sie unter XML-Ausgabespezifikationen auf Seite 392.

Weshalb sollte man ein eigenes XML-Format kreieren?


Auch wenn das Crystal ML-Schema ein sinnvolles Standardformat fr den Export
in XML bietet, kann es fr Sie aus folgenden Grnden von Vorteil sein, ein eigenes
XML-Format zu erstellen:
 Sie mssen Daten aus einem mit Crystal Reports erstellten Bericht in ein
bestehendes XML-Dokument einfgen, das ein eigenes Schema oder eine
eigene DTD und eigene Tags verwendet. In diesem Fall knnen Sie die XMLDaten des mit Crystal Reports erstellten Berichts mit Tags bearbeiten, die mit
Ihrem bestehenden XML-Dokument bereinstimmen.
 Sie verwenden eine Anwendung, die XML-Daten aus Crystal Reports lesen mu,
die aber nur eine gewisse Auswahl von Tags erkennen kann. In diesem Fall
knnen Sie die XML-Tags des mit Crystal Reports erstellten Berichts so bearbeiten,
da sie den Tags entsprechen, die von Ihrer Anwendung erfat werden knnen.
 Sie verwenden bereits ein XML-Schema/eine DTD eines Betriebsstandards, der in
Ihrem Betrieb erforderlich ist. In diesem Fall knnen Sie die Crystal Reports XMLDaten so anpassen, da sie dem von Ihnen bentigten Standard entsprechen.

Anpassen von XML-Tags


Die Anpassungsoptionen im Dialogfeld XML-Format knnen Sie verwenden, wenn
die von Crystal Reports erstellte Berichtsdefinition nicht die gewnschten XMLInformationen enthlt. Die Anpassung kann vieles erfassen: von der Definition
neuer XML-Elemente ber das Unbenennen von Elementen bis zum Unterdrcken
von Tags oder Feldern, aus denen Sie keine Daten exportieren mchten.
Wenn Sie das Crystal ML-Schema auswhlen, knnen Sie die folgenden Aufgaben
im Dialogfeld XML-Format ausfhren:
 Anzeigen der Berichtsdefinitionshierarchie
 Anzeigen von XML-Elementnamen und -attributen
 Hinzufgen, Bearbeiten und Lschen von XML-Tag-Attributen
Wenn Sie Angepates Format auswhlen, knnen Sie die folgenden zustzlichen
Aufgaben durchfhren:
 Umbenennen von XML-Tags
 Unterdrcken von XML-Tags

388

Crystal Reports Benutzerhandbuch

20 : XML

Hinweis: Sie knnen keine neuen Berichtsobjekte (Hierarchieknoten) hinzufgen,


whrend sie das Dialogfeld XML-Format verwenden. Wenn Sie einen neuen
Knoten erstellen mchten, fgen Sie dem mit Crystal Reports erstellten Bericht ein
Berichtsobjekt hinzu. Dieses wird der Berichtsdefinitionshierarchie hinzugefgt.

So passen Sie XML-Tags an


1 ffnen Sie einen Bericht in Crystal Reports.
2 Klicken Sie im Men Format auf XML-Format.
Daraufhin wird das Dialogfeld XML-Format geffnet und die
Definitionshierarchie des Berichts angezeigt.

Tip: Das Kontrollkstchen fr das verwendete XML-Ausgabeformat zeigt das


Format an, das von Ihrem Bericht verwendet wird. Wenn Sie eine andere
Option auswhlen mchten, klicken Sie auf die Registerkarte Optionen.
3 ffnen Sie die Berichtsdefinitionshierarchie, um das Berichtselement zu
finden, dessen XML-Tag angepat werden soll.
Hinweis:
 bergeordnete Knoten knnen fr Bereiche oder Abschnitte des Berichts
stehen. So hat z. B. jede Berichtsgruppe einen eigenen bergeordneten Knoten.
 Untergeordnete Knoten der ersten Ebene knnen fr Bereichspaare, z. B.
einen Berichtkopf und einen Berichtfu, stehen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

389

XML in Crystal Reports

ndern von XML-Tag-Namen


Diese Option steht nur bei Berichtsdefinitionen zur Verfgung, die ein angepates
Format verwenden.
1 Whlen Sie in der Berichtsdefinitionshierarchie ein Berichtselement aus.
2 Geben Sie im Feld XML-Element-Name die nderungen des XML-ElementNamens ein.
3 Wenn Sie an eine andere Stelle in der Berichtsdefintionshierarchie klicken,
knnen Sie den neuen Element-Namen einsehen.
Wenn Sie den Bericht in das XML-Format exportieren, wird der von Ihnen
eingegebene neue Tag-Name verwendet.
Hinweis: Mindestens zwei Berichtsobjekte in der Berichtsdefinitionshierarchie
knnen demselben XML-Element zugeordnet werden. Mit der Schaltflche Neu
neben der XML-Element-Namensliste knnen Sie ein neues XML-Element fr das
ausgewhlte Berichtsobjekt erstellen.

Erstellen eines neuen XML-Elements


1 Whlen Sie in der Berichtsdefinitionshierarchie ein Berichtsobjekt aus, das ein
XML-Element mit einem anderen Berichtsobjekt gemeinsam hat.
Die Schaltflche Neu ist aktiviert.
2 Klicken Sie auf Neu und geben Sie einen neuen XML-Elementnamen ein.
3 Wenn Sie an eine andere Stelle in der Berichtsdefintionshierarchie klicken,
knnen Sie den neuen Element-Namen einsehen.
Hinzufgen von XML-Attributen
Diese Option gilt fr Berichtsdefinitionen, die das Crystal ML-Schema oder das
angepate Format verwenden.
1 Whlen Sie in der Berichtsdefinitionshierarchie ein Berichtselement aus.
2 Klicken Sie auf Erstellen.
Das Dialogfeld XML-Attribut wird angezeigt.

390

Crystal Reports Benutzerhandbuch

20 : XML

3 Geben Sie im Feld Attributname einen Namen fr das Attribut ein, das Sie
erstellen.
Hinweis: Jedes Attribut in einem Element mu ber einen eindeutigen
Attributnamen verfgen. Allerdings mssen Attributnamen nicht ber alle
Elemente hinweg eindeutig sein.
4 Klicken Sie in der Attributstyp-Liste auf die entsprechende Option fr das
Attribut, das Sie erstellen:
 Zeichenfolge
 Dezimal
 boolesche Formeln
 Datum
 Zeit
 Datum/Uhrzeit
5 Whlen Sie im Bereich Instanzwert entweder Feld oder Text aus.
Mit Feld knnen Sie ein Berichtfeld des ausgewhlten Typs als Instanzwert
festlegen. Die Option Feld steht nur zur Verfgung, wenn das entsprechende
Berichtsobjekt nicht vom Typ (Stammknoten) Bericht oder Bereichspaar ist.
Wenn Sie sich fr Text entscheiden, knnen Sie im zugehrigen Feld Text
eingeben, der als Instanzwert fr ein Element verwendet werden soll.
6 Wenn Sie sicherstellen mchten, da das Attribut nicht aufgrund eines
fehlenden Instanzwertes leer bleibt, geben Sie einen Wert im zugehrigen
Dialogfeld fr den Standardwert ein.
7 Klicken Sie auf OK.
Die Schaltflche OK steht nicht zur Verfgung, solange kein Attributsname
und instanz oder Standardwert eingegeben wurden.
Daraufhin wird erneut das Dialogfeld XML-Format angezeigt. Ihr neues Attribut
erscheint in der Attribut-Liste.
Bearbeiten von XML-Attributen
Diese Option gilt fr Berichtsdefinitionen die das Crystal ML-Schema oder das
angepate Format verwenden.
Hinweis: Sie knnen nur die Attribute bearbeiten, die von Ihnen mit dem
Dialogfeld XML-Attribut hinzugefgt wurden.
1 Whlen Sie in der Berichtsdefinitionshierarchie ein Element mit Attributen aus.
2 Whlen Sie in der XML-Tag-Attribut-Liste das Attribut aus, das bearbeitet
werden soll und klicken Sie auf Bearbeiten.
Tip: Attribute, denen die blauen Buchstaben ab vorgestellt sind, knnen
bearbeitet werden. Sollten die Buchstaben ab grau wiedergegeben sein,
knnen die Attribute nicht bearbeitet werden.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

391

XML in Crystal Reports

3 Nehmen Sie im Dialogfeld XML-Attribut die gewnschten nderungen vor.


4 Klicken Sie auf OK, um Ihre nderungen zu speichern.
Lschen von XML-Attributen
Diese Option gilt fr Berichtsdefinitionen die das Crystal ML-Schema oder das
angepate Format verwenden.
Hinweis: Sie knnen nur die Attribute lschen, die von Ihnen ber das
Dialogfeld XML-Attribut hinzugefgt wurden.
1 Whlen Sie in der Berichtsdefinitionshierarchie ein Element mit Attributen aus.
2 Whlen Sie in der XML-Tag-Attribut-Liste das Attribut aus, das gelscht
werden soll und klicken Sie auf Lschen.
Tip: Attribute, denen die blauen Buchstaben ab vorgestellt sind, knnen
gelscht werden. Sollten die Buchstaben ab grau wiedergegeben sein,
knnen die Attribute nicht gelscht werden.
Wenn Sie alle Attribute lschen mchten, die mit dem Dialogfeld XML-Attribut
fr das ausgewhlte Element hinzugefgt wurden, klicken Sie auf Alle lschen.
Unterdrcken von XML-Tags
Diese Option steht nur bei Berichtsdefinitionen zur Verfgung, die ein angepates
Format verwenden.
1 Whlen Sie in der Berichtsdefinitionshierarchie ein Berichtselement aus.
2 Aktivieren Sie die Option XML-Tag unterdrcken.
Das ausgewhlte Berichtsobjekt wird nicht exportiert und das zugehrige XMLElement kann nicht bearbeitet werden.
Hinweis: Sie knnen alle untergeordneten Elemente des ausgewhlten
Berichtsobjekts unterdrcken, indem Sie das entsprechende Kontrollkstchen
aktivieren.
Wenn Sie dies rckgngig machen mchten, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen
zur Unterdrckung von XML-Tags oder auch das Kontrollkstchen zur
Unterdrckung aller untergeordneter Elemente.

XML-Ausgabespezifikationen
In diesem Abschnitt wird beschrieben, welche Ausgabe Sie beim Exportieren eines
Berichts in das XML-Format erwarten knnen. Wie Sie bereits aus dem Abschnitt
In XML-Format exportieren wissen, erstellt Crystal Reports XML-Rohdaten, die
Sie Ihren Vorstellungen entsprechend bearbeiten knnen. Diese Daten
entsprechen den Informationen in Ihrem mit Crystal Reports erstellten Bericht und
enthalten Elemente fr Abschnitte, Bereiche, Feldobjekte, Textobjekte,
Unterberichte, Kreuztabellen usw.

392

Crystal Reports Benutzerhandbuch

20 : XML

Hinweis:
 Abschnitte, die in einem mit Crystal Reports erstellten Bericht ausgeblendet
oder unterdrckt wurden, werden nicht als XML-Ausgabe exportiert, auch
wenn sie in der Berichtsdefinitionshierarchie des Dialogfelds XML-Format
angezeigt werden.
 BLOB-Felder (BLOB = Binary Large Object = Binres Groes Objekt) wie
Diagramme, Karten und andere Grafiken werden nicht exportiert.
Die Namen und Attribute von XML-Element-Tags hngen vom Ausgabeformat
ab, das Sie in der Registerkarte Sonstige des Dialogfeldes XML-Format ausgewhlt
haben. Ausgabe unter dem Crystal ML-Schema und im angepaten Format ist
unten beschrieben.

Crystal ML-Schema
Wenn Sie eine mit dem Crystal ML-Schema exportierte XML-Datei ber einen
Browser einsehen, wird in etwa das Folgende angezeigt:

Nach der XML- und Dokumenttyp-Deklaration folgt eine Liste mit Tags. Diese Tags
reprsentieren den Inhalt Ihres Berichts in der Reihenfolge der einzelnen Elemente.
So stehen die ersten Zeilen der im Beispiel dargestellten XML-Daten fr einen
Bericht, der mit einem Kopfbereich beginnt, der ein Kreuztabellenobjekt enthlt:
<Report xmlns="urn:crystal-reports:schemas" xmlns:xsi="http://www.w3.org/
1999/XMLSchema-instance">
<FormattedAreaPair Level="0" Type="Report">
<FormattedArea Type="Header">
<FormattedSections>
<FormattedSection SectionNumber="0">
<FormattedReportObjects>
<FormattedReportObject xsi:type="CTFormattedGrid">
<ObjectName>CrossTab1</ObjectName>

Crystal Reports Benutzerhandbuch

393

XML in Crystal Reports

 <report> steht fr den Bericht selbst


 <FormattedAreaPair> steht fr das bergreifende Berichtsbereichspaar (wie
Kopf- und Fubereich)

 <FormattedArea Type=Header> steht fr einen bestimmten Berichtsbereich:


den Kopfbereich

 <FormattedSections> steht fr einen Unterabschnitt des Berichtkopfbereichs


 <FormattedSection SectionNumber=0> steht fr einen Durchlauf des
Unterabschnitts

 <FormattedReportObject> steht fr ein Berichtsobjekt (in diesem Fall ein


formatiertes Gitter oder eine Kreuztabelle)

 <ObjectName> steht fr den Namen des Berichtsobjekts (der Kreuztabelle).


Auf diese Art und Weise kann die gesamte XML-Datei gelesen werden. Jede Zeile
in der XML-Datei hat eine direkte Beziehung zu Ihrem Crystal Reports-Bericht
und der im Crystal XML-Schema und im Dialogfeld XML-Format definierten
Berichtsdefinition.
Hinweis: Genauere Informationen zu den XML-Elementen und Tags in diesem
Beispiel finden Sie im Crystal ML-Schema, das unter der folgenden Adresse
zugnglich ist:
http://www.seagatesoftware.com/xml/schema.xsd

Angepates Format
Wenn Sie eine mit dem angepaten Format exportierte XML-Datei ber einen
Browser einsehen, wird in etwa das Folgende angezeigt:

394

Crystal Reports Benutzerhandbuch

20 : XML

Nach der XML- und Dokumenttyp-Deklaration folgt eine Liste mit Tags. Diese
Tags reprsentieren den Inhalt Ihres Berichts in sequentieller Reihenfolge der
einzelnen Elemente. So stehen die ersten Zeilen der im Beispiel dargestellten XMLDaten fr einen Bericht, der mit einem Kopfbereich beginnt, der ein
Kreuztabellenobjekt enthlt:

<Bericht xmlns="urn:crystal-reports:schemas">
<Berichtbereich Level="0" Type="Report">
<Berichtkoph Typus="Header">
<Berichtkoph_1 SectionNumber="0">
<Kreuztabelle>

 <Bericht> steht fr den Bericht selbst


 <Berichtbereich> steht fr den bergreifenden (generischen) Berichtsbereich
 <Berichtkoph Typus="Header"> steht fr den spezifischen Berichtsbereich: den
Kopfbereich

 <Berichtkoph_1 SectionNumber="0"> steht fr einen Unterabschnitt des


Berichtkopfbereichs
 <Kreuztabelle> steht fr ein Kreuztabellenobjekt
Die gesamte XML-Datei kann auf diese Art und Weise gelesen werden. Jede Zeile
in der XML-Datei hat eine direkte Beziehung zu dem mit Crystal Reports erstellten
Bericht und der im Dialogfeld XML anpassen definierten Berichtsdefinition.
Hinweis: Die Element-Tag-Namen in diesem Beispiel sind die Standardnamen.
Wenn Sie an Ihnen im Dialogfeld XML-Format nderungen vornehmen, werden
sie entsprechend gendert.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

395

XML in Crystal Reports

396

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Berichte aus Excel


und Access erstellen

21

In diesem Kapitel werden die Add-Ins fr Microsoft Excel und


Microsoft Access beschrieben. Es wird erklrt, wie Sie aus einer
Tabelle oder Abfrage aus Access oder einer Tabellenkalkulation
in Excel mit dem Crystal Report-Assistent Berichte erstellen
knnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

397

bersicht ber die Crystal Reports-Add-Ins

bersicht ber die Crystal Reports-Add-Ins


Crystal Reports nutzt die Add-In-Technologie von Microsoft. Es stellt Ihnen einen
Berichterstellungs-Assistenten zur Verwendung mit Microsoft Excel und
Microsoft Access zur Verfgung. Der Crystal Report-Assistent bietet vertraute
Berichtsentwurfsfunktionen direkt in Ihren Microsoft Office-Anwendungen. So
knnen Sie einen Crystal-Bericht aus Ihren Daten erstellen, ohne Excel oder Access
beenden zu mssen.
Die Methode zum Arbeiten mit den Add-Ins ist fr Excel und Access sehr hnlich:
 ffnen Sie Microsoft Excel oder Microsoft Access (die Add-Ins werden bei der
Installation von Crystal Reports automatisch installiert).
 Whlen Sie ein Tabellenblatt (oder ausgewhlte Zellen), eine Tabelle oder eine
Abfrage aus, und starten Sie den Assistenten.
 Erstellen Sie auf der Ihnen vertrauten Benutzeroberflche des Assistenten
einen Bericht, der Ihren Vorstellungen entspricht.
Hinweis: Die Add-Ins funktionieren nur in den Excel- und Access-Versionen von
Office 97 und Office 2000.

Informationen ber das Microsoft Excel-Add-In


Whlen Sie einen ganzen Datenbereich in einem Tabellenblatt aus oder whlen Sie
bestimmte Zellen aus, um einen Crystal-Bericht zu erstellen. Der Bericht, den Sie
erstellen, wird mit Ihrem Excel-Tabellenblatt verknpft und kann zur Anzeige von
nderungen, die an den Daten in dem Tabellenblatt vorgenommen werden,
aktualisiert werden.
Hinweis: Berichte des Excel-Add-Ins werden aktualisiert, wenn Sie Ihre Daten in
Crystal Reports aktualisieren und eine der folgenden Aktionen ausfhren:
 Wenn Sie dem ausgewhlten Tabellenblattbereich eine Zeile hinzufgen (nicht
aber, wenn Sie diese Zeile vor oder hinter dem ausgewhlen Bereich
anhngen)
 Wenn Sie eine Zeile aus dem ausgewhlten Tabellenblattbereich lschen
 Wenn Sie eine Zelle im ausgewhlten Tabellenblattbereich bearbeiten.
Wenn Sie mit dem Assistenten einen Bericht erstellt haben, knnen Sie ihn mit
Ihrem standardmigen ActiveX-Viewer als Vorschau anzeigen oder Crystal
Reports bzw. Seagate Analysis starten, um ihn zu bearbeiten.

398

Crystal Reports Benutzerhandbuch

21 : Berichte aus Excel und Access erstellen

Informationen ber das Microsoft Access-Add-In


Whlen Sie eine Tabelle oder eine Abfrage, um einen Crystal-Bericht zu erstellen.
Der Bericht, den Sie erstellen, wird mit Ihrer Access-Tabelle oder -Abfrage
verknpft und kann zur Anzeige von nderungen, die an den Daten in der
Datenbank vorgenommen werden, aktualisiert werden.
Hinweis:
 Berichte des Access-Add-Ins zeigen Datenbanknderungen erst an, wenn Sie
die genderte Tabelle oder Abfrage in Access geschlossen und die
Berichtdaten in Crystal Reports aktualisiert haben.
 Berichte des Access-Add-Ins mssen auf einer Tabelle oder Abfrage
(allerdings nicht auf einer Abfrage mit Eingabeparametern) basieren.
Wenn Sie mit dem Assistenten einen Bericht erstellt haben, knnen Sie ihn mit
Ihrem standardmigen ActiveX-Viewer als Vorschau anzeigen oder Crystal
Reports bzw. Seagate Analysis starten, um ihn zu bearbeiten.

Arbeiten mit dem Microsoft Excel-Add-In


Bei der Installation von Crystal Reports 8 wird das Excel Add-In automatisch
hinzugefgt. Die Menoption Crystal Report-Assistent wird dem Men Extras in
Excel hinzugefgt und eine Schaltflche erscheint in der Standardsymbolleiste.
Sie knnen mit dem Crystal Report-Assistenten jederzeit, wenn Sie mit Excel
arbeiten, einen Bericht erstellen. Die Option bleibt solange verfgbar, bis Sie das
Hkchen im Kontrollkstchen Crystal Report-Assistent im Dialogfeld Add-Ins (im
Excel-Men Extras) entfernen.
Hinweis: Die Excel Add-In-Datei wird standardmig im Verzeichnis
\\Programme\Seagate Software\Report Designer Component abgelegt.

Erstellen eines Berichts in Excel mit dem Crystal Report-Assistenten


Der Crystal Report-Assistent in Excel bietet die vertraute CrystalBenutzeroberflche zur Auswahl und Bearbeitung, die Sie zum Erstellen von
Berichten aus Ihrem Tabellenblatt nutzen knnen. ber den Assistenten knnen
Sie einen Zellenbereich oder einen ganzen Datenbereich in einem Tabellenblatt
auswhlen, den Sie dann als Inhalt Ihres Berichts verwenden knnen.
Hinweis: Wenn Sie einen Bericht aus einem Excel-Tabellenblatt erstellen, erstellt
Crystal Reports eine Datenbankdatei (.mdb). Wenn Sie diese Datei, die ExcelTabellenblattdatei (.xls) oder die Berichtdatei selbst (.rpt) verschieben, verlieren
Sie die Verknpfungen dieser Dateien untereinander und knnen spter die
Berichtdaten nicht mehr aktualisieren.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

399

Arbeiten mit dem Microsoft Excel-Add-In

So erstellen Sie in Excel einen Bericht mit dem Crystal ReportAssistenten


1 Whlen Sie in Excel im Men Extras den Crystal Report-Assistent.
Tip: Eine weitere Mglichkeit, den Crystal Report-Assistenten zu ffnen,
besteht darin, auf die Schaltflche Crystal Report-Assistent zu klicken.
Wenn Sie in Ihrem Tabellenblatt noch nicht alle Daten gespeichert haben, wird
Ihnen in Excel eine Warnmeldung angezeigt, die Sie auffordert, Ihre Daten zu
speichern, bevor Sie den Assistenten ausfhren.

2 Geben Sie in das Feld Datenbereich aus Excel-Arbeitsblatt auswhlen einen


Datenbereich ein, oder klicken Sie auf die dazugehrige Schaltflche, um
direkt im Tabellenblatt einen Bereich auszuwhlen.
Wenn Sie auf die Schaltflche klicken, wird der Assistent minimiert, so da Sie
den Datenbereich durch Klicken und Ziehen auswhlen knnen. Wenn Sie
wieder zum Assistenten zurckkehren mchten, klicken Sie auf die
Schaltflche auf dem minimierten Assistenten.
Hinweis: Wenn Sie einen ganzen Datenbereich in dem Tabellenblatt
auswhlen mchten, klicken Sie auf Gesamten Bereich automatisch
erweitern.
3 Wenn ein Datenbereich ausgewhlt ist, klicken Sie auf Crystal-Bericht
erstellen.

400

Crystal Reports Benutzerhandbuch

21 : Berichte aus Excel und Access erstellen

Die Crystal Report-Assistent wird angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie Ihren Bericht entwerfen, erzeugt das Programm eine
Datenbankdatei (.mdb). Die Datenbankdatei, die Tabellenblattdatei (.xls) und
die erzeugte Berichtdatei (.rpt) drfen nicht verschoben werden. Andernfalls
knnen Sie spter Ihre Berichtdaten nicht mehr aktualisieren.
4 Fgen Sie in der Liste der Anzuzeigende die Datenbankfelder hinzu, die in
Ihrem Bericht angezeigt werden sollen.
Mit den Pfeilschaltflchen in diesem Dialogfeld knnen Sie Felder von einer
Liste in die andere verschieben. Mit einem einfachen Pfeil verschieben Sie nur
das ausgewhlte Feld, mit den Doppelpfeilen alle Felder auf einmal.
5 Klicken Sie auf Weiter, um Felder auszuwhlen, fr die Sie eine Gruppe
erstellen mchten.
6 Fgen Sie dem Feld Gruppieren nach die Datenbankfelder hinzu, fr die Sie
eine Gruppe erstellen mchten.
Wenn ein Gruppenfeld ausgewhlt ist, knnen Sie im Feld Reihenfolge eine
Sortierreihenfolge auswhlen.
7 Klicken Sie auf Weiter, um Felder auszuwhlen, fr die Sie eine Gruppe
erstellen mchten.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

401

Arbeiten mit dem Microsoft Excel-Add-In

8 Fgen Sie der Liste der Gruppenergebnisfelder die Felder hinzu, fr die Sie
eine Summe erstellen mchten.
Summenfelder beziehen sich auf die im Feld Gruppen angegebene Gruppe. Sie
knnen in jeder von mehreren verschiedenen Gruppen dieselben Felder
verwenden.
Wenn ein Summenfeld ausgewhlt ist, knnen Sie dafr einen
Gruppenergebnistyp auswhlen und ein Gesamtergebnis hinzufgen.
9 Klicken Sie auf Weiter, um die Gruppen nach dem Gruppengesamtergebnis
zu sortieren.
Sie knnen entweder die Option Alle Gruppen sortieren auswhlen oder Werte
fr Erste N bzw. Letzte N festlegen.
10 Klicken Sie auf Weiter, um eine Datensatzauswahl fr Ihren Bericht zu erstellen.
11 Fgen Sie der Liste Gefilterte Felder die Datenbankfelder hinzu, nach denen
Sie Ihren Bericht filtern mchten.
Legen Sie Ihre Datensatzauswahl fest, indem Sie im Feld mit den
Beschrnkungsoperatoren eine Auswahl treffen und den dazugehrigen
Feldwert eingeben.
12 Klicken Sie auf Weiter, um einen Berichtstil auszuwhlen.
13 Klicken Sie auf Weiter, um einen Titel und Speicherpfad fr Ihren Bericht
einzugeben.
14 Whlen Sie eine Ansichtsmethode fr Ihren Bericht aus.
Es gibt vier Optionen:
 Seitenansicht (schreibgeschtzt)
 Mit dem Crystal Report Designer bearbeiten
 Mit Crystal Analysis analysieren
 Spter anzeigen.
Wenn Sie die Option Seitenansicht whlen, wird der Bericht im ActiveX Viewer
angezeigt. Im Viewer knnen Sie den Bericht einsehen, drucken und aktualisieren.
Wenn Sie eine der Optionen zum ndern whlen, wird der Bericht im
entsprechenden Programm geffnet. Sie knnen den Bericht einsehen,
drucken, aktualisieren oder ndern und dabei alle Funktionen von Crystal
Reports oder Seagate Analysis nutzen.
Die Option Spter anzeigen speichert den Bericht unter dem von Ihnen
eingegebenen Namen im angegebenen Verzeichnis.
15 Klicken Sie auf Fertigstellen.
Wenn Sie Ihren Bericht erstellt haben, knnen Sie ihn wie jeden anderen Bericht in
Crystal Reports verwenden und ndern. Wenn Sie also den Bericht aktualisieren,
nachdem Sie im Tabellenblatt nderungen vorgenommen haben, werden Ihre
genderten Daten angezeigt (siehe Informationen ber das Microsoft Excel-AddIn auf Seite 398).

402

Crystal Reports Benutzerhandbuch

21 : Berichte aus Excel und Access erstellen

Arbeiten mit dem Microsoft Access-Add-In


Bei der Installation von Crystal Reports 8 wird das Access Add-In automatisch
hinzugefgt. Die Menoption Crystal Report-Assistent wird dem Untermen
Add-Ins des Mens Extras in Access hinzugefgt.
Hinweis: In Office 97 wird das Access Add-In nicht automatisch installiert. Eine
Anleitung zur Installation des Crystal Report-Assistenten in Access 97 finden Sie
in der Online-Hilfe.
Sie knnen mit dem Crystal Report-Assistenten jederzeit, wenn Sie mit Access
arbeiten, einen Bericht erstellen. Die Option bleibt solange verfgbar, bis Sie den
Crystal Report-Assistenten im Dialogfeld Add-In-Manager (im Access-Men
Extras) deinstallieren.
Hinweis: Die Access-Add-In-Dateien werden standardmig im Verzeichnis
\\Programme\Seagate Software\Report Designer Component abgelegt.

Erstellen eines Berichts in Access mit dem Crystal Report-Assistenten


Der Crystal Report-Assistent bietet die vertraute Crystal-Benutzeroberflche zur
Auswahl und Bearbeitung, die Sie zum Erstellen von Berichten aus Ihrer Tabelle
oder Abfrage nutzen knnen.

So erstellen Sie in Access einen Bericht mit dem Crystal ReportAssistenten


1 Setzen Sie in Access im Men Extras den Mauszeiger auf Add-Ins und klicken
Sie dann auf Crystal Report-Assistent.
Wenn Ihre Datenbanktabelle oder -abfrage offen ist, wird Ihnen in Access eine
Warnmeldung angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, Ihre Daten zu
speichern, bevor Sie den Assistenten ausfhren.
Das Dialogfeld Whlen Sie eine Tabelle oder Abfrage aus wird angezeigt, wenn
Sie nicht bereits eine Tabelle oder Abfrage im Dialogfeld Datenbank oder
Neuer Bericht markiert haben.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

403

Arbeiten mit dem Microsoft Access-Add-In

Sie knnen den Crystal Report-Assistenten auch ffnen, indem Sie im


Dialogfeld Datenbank die Registerkarte Berichte whlen, auf Neu klicken, den
Crystal Report-Assistenten auswhlen und dann auf OK klicken. Mit dieser
Methode knnen Sie Ihre Tabelle oder Abfrage im Dialogfeld Neuer Bericht
auswhlen und bei Schritt 3 fortfahren.

2 Whlen Sie im Dialogfeld Whlen Sie eine Tabelle oder Abfrage aus die
Tabelle oder Abfrage, die Sie verwenden mchten, und klicken Sie auf OK.
Die Crystal Report-Assistent wird angezeigt.

3 Fgen Sie in der Liste der Verfgbare die Datenbankfelder hinzu, die in Ihrem
Bericht angezeigt werden sollen.
Mit den Pfeilschaltflchen in diesem Dialogfeld knnen Sie Felder von einer
Liste in die andere verschieben. Mit einem einfachen Pfeil verschieben Sie nur
das ausgewhlte Feld, mit den Doppelpfeilen alle Felder auf einmal.
4 Klicken Sie auf Weiter, um Felder auszuwhlen, fr die Sie eine Gruppe
erstellen mchten.
5 Fgen Sie dem Feld Gruppieren nach die Datenbankfelder hinzu, fr die Sie
eine Gruppe erstellen mchten.
Wenn ein Gruppenfeld ausgewhlt ist, knnen Sie im Feld Reihenfolge eine
Sortierreihenfolge auswhlen.

404

Crystal Reports Benutzerhandbuch

21 : Berichte aus Excel und Access erstellen

6 Klicken Sie auf Weiter, um Felder auszuwhlen, fr die Sie eine Gruppe
erstellen mchten.
7 Fgen Sie der Liste der Gruppenergebnisfelder die Felder hinzu, fr die Sie
eine Summe erstellen mchten.
Summenfelder beziehen sich auf die im Feld Gruppen angegebene Gruppe. Sie
knnen in jeder von mehreren verschiedenen Gruppen dieselben Felder
verwenden.
Wenn ein Summenfeld ausgewhlt ist, knnen Sie dafr einen
Gruppenergebnistyp auswhlen und ein Gesamtergebnis hinzufgen.
8 Klicken Sie auf Weiter, um die Gruppen nach dem Gruppengesamtergebnis
zu sortieren.
Sie knnen entweder die Option Alle Gruppen sortieren auswhlen oder Werte
fr Erste N bzw. Letzte N festlegen.
9 Klicken Sie auf Weiter, um eine Datensatzauswahl fr Ihren Bericht zu erstellen.
10 Fgen Sie der Liste Gefilterte Felder die Datenbankfelder hinzu, nach denen
Sie Ihren Bericht filtern mchten.
Legen Sie Ihre Datensatzauswahl fest, indem Sie im Feld mit den
Beschrnkungsoperatoren eine Auswahl treffen und den dazugehrigen
Feldwert eingeben.
11 Klicken Sie auf Weiter, um einen Berichtstil auszuwhlen.
12 Klicken Sie auf Weiter, um einen Titel und Speicherpfad fr Ihren Bericht
einzugeben.
13 Whlen Sie eine Ansichtsmethode fr Ihren Bericht aus.
Es gibt vier Optionen:
 Seitenansicht (schreibgeschtzt)
 Bearbeiten mit dem Report Designer
 Analysieren mit Seagate Analysis
 Spter anzeigen.
Wenn Sie die Option Seitenansicht whlen, wird der Bericht im ActiveX Viewer
angezeigt. Im Viewer knnen Sie den Bericht einsehen, drucken und aktualisieren.
Wenn Sie eine der Optionen zum ndern whlen, wird der Bericht im
entsprechenden Programm geffnet. Sie knnen den Bericht einsehen,
drucken, aktualisieren oder ndern und dabei alle Funktionen von Crystal
Reports oder Seagate Analysis nutzen.
Die Option Spter anzeigen speichert den Bericht unter dem von Ihnen
eingegebenen Namen im angegebenen Verzeichnis.
Wenn Sie Ihren Bericht erstellt haben, knnen Sie ihn wie jeden anderen Bericht in
Crystal Reports verwenden und ndern.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

405

Arbeiten mit dem Microsoft Access-Add-In

406

Crystal Reports Benutzerhandbuch

Arbeiten mit Formeln

22

In diesem Kapitel werden die Grundlagen von Formeln


erlutert und der Formel-Editor vorgestellt, damit Sie mit der
Erstellung von Formeln beginnen knnen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

407

Formeln im berblick

Formeln im berblick
In vielen Fllen sind die fr einen Bericht bentigten Daten bereits in den Feldern einer
Datenbanktabelle enthalten. So wrden Sie beispielsweise zur Vorbereitung einer
Bestellungsliste die fr diesen Zweck geeigneten Felder in den Bericht aufnehmen.
Durch Einfgen dieser Felder...

...erhalten Sie diese Art von Bericht.

Gelegentlich mssen Sie aber auch Daten in den Bericht aufnehmen, die in keinem
der Datenfelder enthalten sind. In solchen Fllen mssen Sie eine Formel erstellen.
Wenn Sie beispielsweise die Anzahl der zur Verarbeitung der einzelnen Bestellungen
bentigten Tage berechnen mchten, bentigen Sie eine Formel, zur Ermittlung der
Anzahl der Tage zwischen dem Bestelldatum und dem Versanddatum. Crystal
Reports erleichtert Ihnen die Erstellung der geeigneten Formel.

408

Crystal Reports Benutzerhandbuch

22 : Arbeiten mit Formeln

Fgen Sie die Formel an der Stelle ein,


an der sie im Bericht erscheinen soll.

Sie erhalten folgende


Art von Bericht:

Die Formel zieht das Bestelldatum vom


Versanddatum ab und gibt hier das Ergebnis aus.

Typische Verwendungsbeispiele fr Formeln


Es gibt viele Verwendungsmglichkeiten fr Formeln. Wenn Sie Daten auf eine
ganz bestimmte Weise bearbeiten mssen, knnen Sie dazu eine Formel benutzen.
Erstellen berechneter Felder zur Aufnahme in Ihren Bericht
So berechnen Sie den Preis abzglich eines Rabatts von 15%:
Beispiel in der Crystal-Syntax:

{Auftragseinzelheiten.Einheitenpreis}*.85
Beispiel in der Basic-Syntax:

formula = {Auftragseinzelheiten.Einheitenpreis}*.85

Crystal Reports Benutzerhandbuch

409

Komponenten und Syntax von Formeln

Formatieren von Text in einem Bericht


So ndern Sie alle Inhalte des Felds Kunde zu Grobuchstaben:
Beispiel in der Crystal-Syntax:

UpperCase ({Kunde.Kunde})
Beispiel in der Basic-Syntax:

formula = UCase ({Kunde.Kunde})


Extrahieren von Teilen einer Textzeichenfolge
So extrahieren Sie den Anfangsbuchstaben des Kundennamens:
Beispiel in der Crystal-Syntax:

{Kunde.Kunde} [1]
Beispiel in der Basic-Syntax:

formula = {Kunde.Kunde} (1)


Extrahieren von Teilen eines Datums
So ermitteln Sie, in welchem Monat eine Bestellung aufgegeben wurde:
Beispiel in der Crystal-Syntax:

Month ({Auftrge.Auftragsdatum})
Beispiel in der Basic-Syntax:

formula = Month ({Auftrge.Auftragsdatum})

Komponenten und Syntax von Formeln


Formeln bestehen aus zwei wesentlichen Teilen: den Komponenten und der
Syntax. Die Komponenten sind die Bestandteile, die Sie zum Erstellen einer Formel
hinzufgen, whrend die Syntax die Regeln darstellt, die beim Zusammensetzen
der Komponenten zu beachten sind.

Formelkomponenten
Die Erstellung einer Formel in Crystal Reports funktioniert hnlich wie die
Erstellung einer Formel in einer Tabellenkalkulation. Sie knnen fr Ihre Formel
folgende Komponenten verwenden:
Felder
Beispiel: {Kunde.Nachname Kontakt}, {Kunde.Vorjahresumsatz}
Zahlen
Beispiel: 1, 2, 3.1416

410

Crystal Reports Benutzerhandbuch

22 : Arbeiten mit Formeln

Text
Beispiel: "Menge", ":", "Ihr Text"
Operatoren
Beispiel: + (Addieren), / (Dividieren), -x (Vorzeichenwechsel)
Operatoren sind Aktionen, die Sie in Ihren Formeln verwenden knnen.
Funktionen
Beispiel: Round (x), Trim (x)
Mit Funktionen werden Rechenvorgnge wie beispielsweise
Mittelwertbildung, Summenbildung und Zhlung durchgefhrt. Alle
verfgbaren Funktionen sind zusammen mit ihren Argumenten nach
Verwendung geordnet aufgefhrt.
Strukturen
Beispiel: "If" und "Select", "For"-Schleifen
Werte von Gruppenfeldern
Beispiel: Average (Feld, BedFeld), Sum (Feld, BedFeld, "Bedingung")
In Gruppenfeldwerten wird eine Gruppe zusammengefat. Sie knnen
Gruppenfeldwerte beispielsweise dazu verwenden, den prozentualen Anteil
jeder Gruppe am Gesamtbetrag zu ermitteln.
Weitere Formeln
Beispiel: {@Bruttogewinn}, {@SOLL}

Formelsyntax
Die Syntax sind die Regeln, nach denen Sie eine korrekte Formel bilden knnen.
Hier einige Grundregeln:
 Textzeichenfolgen sind in Anfhrungszeichen zu fassen
 Argumente sind in Klammern zu fassen (falls erforderlich)
 Formeln, auf die verwiesen wird, sind durch das einleitende Zeichen @ als
solche zu kennzeichnen.

Syntax von Crystal und Basic


Beim Erstellen von Formeln haben Sie die Wahl, entweder die Syntax von Crystal
oder die Syntax von Basic zu verwenden. Fast jede Formel, die in einer Syntax
geschrieben wurde, kann auch in der anderen Syntax geschrieben werden. In
Berichten knnen gleichzeitig Formeln in Basic-Syntax und Formeln in CrystalSyntax enthalten sein.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

411

Arbeiten mit Formeln

Die Crystal-Syntax bildet die Formelsprache aller Vorversionen von Crystal


Reports. Die Basic-Syntax ist in Crystal Reports 8 als Neuerung dazugekommen.
Wenn Sie mit Microsoft Visual Basic oder anderen Versionen von Basic vertraut
sind, dann ist Ihnen die Syntax von Basic nicht vollkommen fremd. Die hier
verwendete Basic-Syntax orientiert sich an der Syntax von Visual Basic, mit dem
Unterschied, da hier spezielle Erweiterungen fr die Berichterstellung
hinzugekommen sind.
Wenn Sie bereits mit der Crystal-Syntax vertraut sind, knnen Sie sie weiterhin
benutzen und die neuen Funktionen, Operatoren und Strukturen nutzen, die sich
an Visual Basic orientieren.
Hinweis: Die Berichtsverarbeitung wird durch die Verwendung der BasicSyntax nicht verlangsamt. Berichte mit Formeln in der Basic-Syntax knnen auf
jedem Computer ausgefhrt werden, auf dem Crystal Reports ausgefhrt wird.
Wenn Sie Formeln in der Basic-Syntax verwenden, mssen Sie auerdem keine
zustzlichen Dateien zu Ihren Berichten verteilen.
Verwandte Themen
Unter Erstellen von Formeln mit Basic-Syntax auf Seite 427 erfahren Sie mehr
ber die Syntax von Basic.
Unter Erstellen von Formeln mit Crystal-Syntax auf Seite 469 erfahren Sie mehr
ber die Syntax von Crystal.

Arbeiten mit Formeln


In Crystal Reports gibt es vier verschiedene Gruppen von Formeln: Berichts-,
Formatierungs-, Auswahl- und Suchformeln. Die meisten der in einem Bericht
verwendeten Formeln sind Berichtsformeln und konditionelle Berichtsformeln.
Berichtsformeln
Berichtsformeln sind Formeln, separat in einen Bericht eingefgt zu werden. Ein
Beispiel fr eine Berichtsformel ist eine Formel, mit der die Anzahl der Tage
zwischen dem Bestelldatum und dem Versanddatum berechnet werden.
Bedingte Formatierung fr Formeln
Formatierungsformeln dienen dazu, Layout und Aufbau eines Berichts und das
Aussehen von Text, Datenbankfeldern, Objekten oder ganzen Bereichen eines
Berichts zu ndern. Zum Formatieren von Text wird der Format-Editor
verwendet. Wenn Sie eine Formatierungsformel erstellen mssen, knnen Sie vom
Format-Editor aus den Formel-Editor ffnen. See Mit bedingter Formatierung
arbeiten on page 256.

412

Crystal Reports Benutzerhandbuch

22 : Arbeiten mit Formeln

Auswahlformeln
Mit Auswahlformeln werden die Datenstze und Gruppen festgelegt und
eingeschrnkt, die in einem Bericht erscheinen sollen. Normalerweise geben Sie
diese Formeln nicht direkt ein, sondern Sie legen die Auswahl statt dessen mit dem
Auswahl-Assistenten fest. Crystal Reports generiert danach die Formel fr die
Datensatz- und Gruppenauswahl. Sie knnen diese Formeln nach Bedarf manuell
bearbeiten, mssen dazu aber die Crystal-Syntax verwenden. See Datenstze
auswhlen on page 135.
Suchformeln
Suchformeln helfen Ihnen, in Ihrem Bericht enthaltene Daten zu finden. Genau wie
bei den Auswahlformeln geben Sie auch Suchformeln normalerweise nicht direkt
ein, sondern legen statt dessen die Suchkriterien mit dem Such-Assistenten fest.
Crystal Reports generiert die Formel. Sie knnen diese Formeln nach Bedarf
manuell bearbeiten, mssen dazu aber die Crystal-Syntax verwenden.
Hinweis: Wenn Sie bereits mit der Basic-Syntax vertraut sind, bentigen Sie nur
geringe Kenntnisse der Crystal-Syntax, um den Groteil aller Auswahl- und
Suchformeln bearbeiten zu knnen.

Arbeiten mit dem Formel-Editor


Abgesehen von Auswahl- und Suchformeln, die Sie mit dem Auswahl- bzw. dem
Such-Assistenten erstellen knnen, werden alle Formeln im Formel-Editor von
Crystal Reports erstellt.

ffnen des Formel-Editors


1 Klicken Sie im Men Einfgen auf Feldobjekt.
2 Markieren Sie Formelfelder im Dialogfeld Feld-Explorer.
3 Klicken Sie auf Neu.
4 Geben Sie im Dialogfeld Formelname einen Namen fr die Formel ein, die Sie
erstellen mchten.
5 Klicken Sie auf OK.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

413

Arbeiten mit Formeln

Der Formel-Editor wird angezeigt.

Die Abschnitte des Formel-Editors verstehen


Der Formel-Editor enthlt vier Hauptfenster.

414

Fenster

Beschreibung des Inhalts

Berichtfelder

Die Berichtsfelder enthalten alle Datenbankfelder, auf


die Ihr Bericht zugreifen kann. Sie enthalten auch alle
Formeln oder Gruppen, die bereits in Ihrem Bericht
bestehen.

Funktionen

Funktionen sind vorgefertigte Prozeduren, die Werte


zurckgeben. Funktionen fhren Berechnungen wie
average (Mittelwertbildung), sum (Summe), count
(Zhlung), sin, trim und uppercase (Umwandlung in
Grobuchstaben) durch.

Operatoren

Operatoren sind die in Formeln verwendeten


Ttigkeitswrter. Sie beschreiben eine Operation
oder eine Aktion, die zwischen zwei oder mehr
Werten durchgefhrt werden soll.
Beispiele fr Operatoren: Addieren, Subtrahieren,
kleiner als und grer als.

Textfenster Formel

Der Bereich, in dem Sie eine Formel erstellen.

Crystal Reports Benutzerhandbuch

22 : Arbeiten mit Formeln

Whlen der Syntax


In der oberen rechten Ecke des Formel-Editors befindet sich eine Dropdown-Liste,
in der Sie die Syntax fr die zu erstellende Formel auswhlen knnen (Crystal oder
Basic).
Hinweis: Wenn Sie von der Crystal-Syntax zur Basic-Syntax oder umgekehrt
wechseln, ndert sich auch die Liste der Funktionen im Fenster Funktionen und
die Liste der Operatoren im Fenster Operatoren. Fr jede Syntax werden andere
Funktionen und Operatoren verwendet.
Die Liste der verfgbaren Berichtfelder bleibt stets unverndert, da die
Berichtfelder in beiden Syntaxarten zur Verfgung stehen.
Standardsyntax einstellen
Wenn Sie den Formel-Editor ffnen, wird die Crystal-Syntax als Standardsyntax
angezeigt. Wenn Sie die Standardsyntax ndern mchten, whlen Sie Optionen im
Men Datei aus und klicken dann auf die Registerkarte Berichterstellung. Whlen
Sie die bevorzugte Syntax aus der Dropdown-Liste Formelsprache aus und klicken
Sie auf OK. Beim ffnen des Formel-Editors wird die ausgewhlte Syntax als
Standardsyntax angezeigt.

Eingabe von Formelkomponenten


Die Bume Berichtfelder, Funktionen und Operatoren im oberen Bereich des
Formel-Editors enthalten die primren Formelkomponenten. Doppelklicken Sie in
diesen Bumen auf eine Komponente, um sie zur Formel hinzuzufgen.
Wenn Sie beispielsweise die Basic-Syntax whlen und dann im Operatorenbaum
auf Operatoren > Programmstrukturen > Mehrzeilig wenn doppelklicken, wird im
Textfenster Formel der folgende Text eingefgt und der Cursor zwischen If und
Then gesetzt:

If | Then
ElseIf Then
Else
End If
Der obenstehende Text hilft Ihnen, die z