INTRODUCCIN

Para que el profesional de la administracin de Recursos Humanos pueda actuar de manera proactiva necesita informacin sobre los recursos humanos y las necesidades de su organizacin. La Gestin de Recursos Humanos ha pasado a ser una funcin particularmente estratgica y dinmica que proyecta en el factor humano su principal clave de xito. Por lo que se ha obligado a los Directores de las Organizaciones, a establecer sistemas y procesos adaptativos a las nuevas estructuras, necesitando de tcnicas que le permitan afrontar y vencer los retos a los que se ven sometidas las Organizaciones, lo que ha trado consigo una elevada flexibilidad en el campo de los recursos humanos. Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de una organizacin. Y por ello es de vital importancia que hoy en da se aplique la clasificacin funcional de puestos. Por lo que a continuacin partiendo del trabajo elaborado por los compaeros: Jos Miguel, Benjamin y Roco con respecto a la Clasificacin Funcional de Puestos I Parte, en el siguiente trabajo abordaremos para concluir dicho tema lo referente a las etapas del anlisis funcional con sus respectivas tcnicas y herramientas.

CLASIFICACIN FUNCIONAL DE PUESTOS

L a descripcin de cargos est orientada hacia el contenido de los cargos, es decir, hacia los aspectos intrnsecos de los cargos. El anlisis de cargos tiene que ver con los aspectos extrnsecos, es decir, con los requisitos que el cargo exige a su ocupante.

La descripcin de cargos es importante, ya que trata temas claves; el qu, el cmo, el cundo y el porqu. Estas preguntas dan las bases de la limitacin de un cargo, permiten delimitar obligaciones y todas las tareas y atribuciones que son los elementos que conforman un trabajo y que debe cumplir el ocupante. Se hace de vital importancia el anlisis de cargos porque por medio de ste: se deduce, analiza y desarrolla datos ocupacionales relativos a los cargos, cualidades necesarias para ocupar los cargos y caractersticas del ocupante, que sirven de base para la orientacin profesional, la evaluacin de salarios, la utilizacin de trabajadores y otras prcticas de personal. Estudia cargos desempeados en industrias, comercios y otras organizaciones y produce descripciones de elementos de los cargos y de los requisitos fsicos e intelectuales que debe poseer el ocupante. Define, clasifica y correlaciona datos ocupacionales; desarrolla medios de orientacin para trabajadores inexpertos o que desean cambiar de cargo, y prepara procedimientos de entrevista para facilitar la colocacin de trabajadores; utiliza datos para desarrollar sistemas de evaluacin de salarios y recomienda cambios en la clasificacin de los cargos; prepara organigramas, elabora monografas (mediante la descripcin de patrones y tendencias industriales); disea pruebas para medir conocimientos ocupacionales y habilidades de los trabajadores y realiza la bsqueda ocupacional relacionada.

El Anlisis Ocupacional es la metodologa que involucra tcnicas, mediante las cuales se busca identificar comportamientos laborales comunes a una serie de puestos y ocupaciones. Dichas metodologas difieren en numerosos aspectos, los cuales pueden ser categorizados en cuatro grandes dimensiones: 1) los descriptores usados; 2) las fuentes de informacin; 3) los mtodos empleados en la recoleccin de la informacin, y 4) los niveles de anlisis 3. Dentro de cada dimensin existe un gran nmero de alternativas. Las siguientes son un resumen de stas: 1. El tipo de descriptor usado en el anlisis:

Filosofa organizacional y estructura. Responsabilidades. Normas profesionales. Contexto laboral. Demandas del personal. Incidentes crticos. Productos y servicios.

2. Fuentes de informacin:

Analista. Supervisor inmediato. Supervisor de alto nivel, administrador o ejecutivo. Tcnico experto. Informacin documental.

3. Mtodos de compilacin de informacin:

Observacin. Entrevistas individuales. Entrevistas grupales.

Cuestionarios.

4. Niveles de Anlisis:

Tareas. Actividades. Dimensiones de trabajo. Requerimientos de capacitacin de los trabajadores.

El empleo de las diferentes alternativas da lugar a diversos productos y aplicaciones del anlisis ocupacional. As, su aplicacin va desde la identificacin y agrupacin de ocupaciones y habilidades en catlogos, hasta el diseo de currculo, identificacin de competencias y certificacin de habilidades a los trabajadores. De este modo, entre los principales productos del Anlisis Ocupacional destacan: a) Descripcin de las tareas especficas desarrolladas por las ocupaciones. b) Cuadros de organizacin de los establecimientos y ramas de actividad donde existen las ocupaciones analizadas. c) Diagramas de flujo de los procesos productivos en que intervienen las ocupaciones. d) Requerimientos de escolaridad, capacitacin y experiencia laboral de las ocupaciones. e) Estructuras ocupacionales. f) Determinacin de necesidades cuantitativas y cualitativas de formacin ocupacional. g) Identificacin de calificaciones en los trabajadores. h) Certificacin de los conocimientos y habilidades de los trabajadores

ETAPAS DE EL ANLISIS DE CARGOS Etapa de Planeacin Fase en que se planea cuidadosamente todo el trabajo del anlisis de cargos; es una fase de oficina y de laboratorio. La planeacin del Anlisis de cargos requiere los siguientes pasos: Determinacin de los cargos que deben describirse, analizarse e incluirse en el programa de anlisis, as como de sus caractersticas, naturaleza, tipologa, etc. Elaboracin del organigrama de cargos y ubicacin de los cargos en el mismo. Al ubicar un cargo en el organigrama se logran definir los siguientes aspectos: Nivel jerrquico, autoridad, responsabilidad y rea de actuacin. Elaboracin del cronograma de trabajo. Que especifica por dnde se iniciar el programa de anlisis, el cual podr comenzar en las escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores, o viceversa. Eleccin de los mtodos de anlisis que van a aplicarse. En general, se eligen varios mtodos de anlisis porque es difcil que los cargos tengan naturaleza y caractersticas semejantes. La eleccin recaer en los mtodos que presenten las mayores ventajas. Seleccin de los factores de especificaciones que se utilizarn en el anlisis, basada en dos criterios: Criterio de Universalidad y Criterio de Discriminacin. Dimensionamiento de los factores de especificaciones. Determinar el campo o actitud de variacin de cada factor dentro de el conjunto de cargos que se pretendan analizar. La actitud de variacin corresponde a la

distancia comprendida entre el lmite inferior y superior que un factor presenta en un conjunto de cargos. Gradacin de los factores de especificaciones. Consiste en transformarlos de variable continua en variable discreta o discontinua. Un factor de especificaciones se grada para facilitar y simplificar su aplicacin. Etapa de Preparacin En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo: Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de los analistas de cargos que conformarn el equipo de trabajo. Preparacin del material de trabajo (formularios, folletos, materiales, etc.). Disposicin del ambiente (informes a la direccin, a la gerencia, a la supervisin y a todo el personal incluido e el anlisis de cargos). Recoleccin previa de datos (nombres de los ocupantes de los cargos que se analizarn, elaboracin de una relacin de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizado por los ocupantes de los cargos). Etapa de Ejecucin En esta fase se recolectan los datos relativo a los cargos que van a analizarse y se redacta el anlisis.

Recoleccin de datos sobre los cargos mediante el mtodo de anlisis elegido. Seleccin de los datos obtenidos. Redaccin provisional del anlisis, hecha por el analista de cargos. Presentacin de la redaccin provisional del anlisis al supervisor inmediato para que la ratifique o la rectifique. Redaccin definitiva del anlisis del cargo.

Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis del cargo para la aprobacin

Mtodo de Anlisis Ocupacionales Observacin: Proceso mediante el cual el analista observa y registra lo que el trabajador hace. (Observacin naturalstica o participante, una o varias sesiones) Es adecuado para trabajos estandarizados, con actividades de ciclo corto y de carcter manual principalmente. No es adecuado para trabajos con gran carga intelectual. Las observaciones del desempeo pueden realizarse en forma directa o indirecta. La observacin directa se da cuando quien califica el desempeo lo ve en persona. La observacin indirecta ocurre cuando el evaluador debe basarse en otros elementos. En general, las observaciones indirectas son menos confiables porque evalan situaciones hipotticas. Pese a que no son tan confiables, resultan indispensables en muchas ocasiones dada la dificultad, por ejemplo, de medir el desempeo que tendr un polica bancario durante un asalto a mano armada.

Entrevista individual: Se entrevista al trabajador y/o al supervisor, por un perodo determinado. Se obtiene ms informacin ante una entrevista semiestructurada. Al usar este mtodo se selecciona un equipo de titulares de un puesto de trabajo y se les entrevista ampliamente. Los resultados de estas entrevistas se combinan en solo anlisis de puesto. Este mtodo es efectivo para evaluar lo que un puesto conlleva, y la participacin de los empleados en el anlisis de puesto es esencial.

Entrevista de grupos: Se puede realizar slo con trabajadores o supervisores, o con ambos. Para su efectividad se debe preparar cuidadosamente, al igual que la seleccin de sus miembros en funcin de sus objetivos. Es similar al anterior excepto que el conjunto de titulares de los puestos se entrevista simultneamente, aunque aumenta la precisin en la evaluacin de puestos, la dinmica grupal puede entorpecer su eficacia. Reunin de expertos: Los entrevistados no son los que desarrollan el trabajo ni lo supervisan, sino que son tcnicos o expertos en la materia. Cuestionarios y listas de chequeo: Son auto administradas por el trabajador o supervisor y suelen consistir en un listado de tareas con varias escalas. Bajo este mtodo se enva a los trabajadores un cuestionario diseado especficamente para que ellos sealen los puntos que desempean en su puesto de trabajo en una larga lista de tareas posibles. Diarios de trabajo: Consiste en solicitar a un trabajador que registre las actividades realizadas en bloques de tiempo preestablecidos. El mtodo del diario requiere que los titulares de los puestos de trabajadores registren sus actividades diarias. Este mtodo es el que se lleva ms tiempo y puede extenderse por largos periodos, aumentando sus costos. Grabacin de vdeo o en otros soportes: Permite ver en repetidas ocasiones lo que se realiza

Procedimientos e Instrumentos Existen diversas tcnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de instrumentos y entre ellas tenemos: Evaluacin de Desempeo: La evaluacin de desempeo consiste en comparar el desempeo real de cada empleado con el rendimiento deseado. Con frecuencia es mediante el anlisis de puesto que los expertos determinan los criterios que se deben alcanzar y las partidas especficas que realizar. Capacitacin: Tambin se utilizara la informacin del anlisis del puesto para disear los programas de capacitacin y desarrollo. El anlisis y las descripciones del puesto resultantes muestran el tipo de habilidades y por tanto de capacitacin que se requieren. Asegurar la asignacin completa responsabilidades. Evaluacin de las Actividades: Las evaluaciones de puestos son procedimientos sistemticos para determinar el valor relativo de cada puesto. Aunque existen diferentes enfoques para llevarlas a cabo, cada uno tiene en cuenta las responsabilidades, habilidades, esfuerzos y las condiciones de trabajo. El objetivo de la evaluacin de puestos es decidir el nivel de los sueldos y salarios que corresponda a cada uno. Los sistemas ms comunes para evaluar los puestos son: la jerarquizacin, la graduacin, la comparacin de factores y el sistema de puntuacin.

Jerarquizacin de Puestos: Es el mtodo ms sencillo y menos preciso para realizar una evaluacin de puestos. En el, los especialistas verifican la informacin procedente del anlisis de puestos. A continuacin, cada puesto se integra en una escala subjetiva de acuerdo con su importancia relativa en comparacin con los otros. stas son jerarquizaciones globales, aunque es posible tambin que los evaluadores consideren el grado de responsabilidad, capacitacin, esfuerzo y condiciones de trabajo que conlleva cada funcin. Cuando se emplea esta tcnica resulta muy probable que se destaquen en exceso aspectos pocos relevantes, al tiempo que se ignoran aspectos vitales. Lo que es an ms grave, estas jerarquizaciones no establecen diferencias entre los puestos. Las escalas de compensacin que se basan en estas jerarquizaciones amplias garantizan que los puestos ms importantes sean mejor pagados, pero por su falta de precisin, los niveles de pago resultantes pueden ser sumamente distorsionados. Graduacin de Puestos: Consiste en asignar a cada puesto un grado, que va desde el trabajo sencillo y muy repetitivo al trabajo complejo y variado. La descripcin que ms se acerque a la descripcin del puesto determina la graduacin o clasificacin. Como en el mtodo anterior, ste garantiza que los empleados importantes reciban una compensacin ms alta, pero la falta de precisin tambin puede conducir a distorsiones significativas en los niveles de compensacin. Comparacin de Factores: Requiere que el comit de evaluacin del puesto compare y evale los componentes esenciales de cada puesto. Los componentes esenciales son los factores comunes a todos los puestos en evaluacin; por ejemplo, grado de responsabilidad, capacitacin, esfuerzo mental, fsico, etc. Cada uno de estos

factores se compara uno a uno respecto al mismo factor en otros puestos. Esta evaluacin permite que el comit determine la importancia relativa de cada puesto. Sistema de Puntuacin: Es el mtodo ms empleado. En vez de utilizar niveles salariales, como el mtodo de comparacin de factores, usan puntuaciones especializadas. Aunque resulta ms difcil disear este sistema, sus resultados son ms precisos que los del mtodo de comparacin de factores porque permiten manejar con mayor detalle los factores esenciales. Calificacin Del Desempeo: La evaluacin del desempeo requiere tambin disponer de mediciones del desempeo, que son los sistemas de calificacin de cada labor. Para que resulten tiles, las mediciones deben ser de uso fcil, confiables y calificar los elementos esenciales que determinan el desempeo. Las mediciones objetivas del desempeo son las que otras personas pueden verificar. El nmero de metros cuadrados que cubre un pintor en su labor diaria constituye un resultado objetivo y verificable. Las mediciones subjetivas del desempeo son las calificaciones no verificables, que pueden considerarse opiniones del evaluador. Los Organigramas: Estos son el medio que utilizan las empresas para el anlisis terico y la accin prctica de la administracin. Tambin es la representacin grfica de la estructura orgnica y funcional de todas las unidades que integran la organizacin la organizacin indicando sus aspectos ms importantes como son las relaciones jerrquicas, de comunicacin y de coordinacin. Tambin indican sus funciones, las relaciones entre las unidades, los puestos, desde el mayor hasta el menor.

Reglas para confeccionar un organigrama El rectngulo correspondiente al nivel ms alto debe ser de tamao mayor que los dems o por lo menos igual, pero nunca menor. De la base inferior del rectngulo principal deber salir la lnea jerrquica central, la cual deber ser siempre ms gruesa que las dems. En el nivel inmediatamente inferior a la adm. Debern aparecer las asesoras. Luego de las asesoras estarn las unidades de lneas operativas. Limitaciones De Los Organigramas No es una representacin exacta de la realidad de la empresa. Slo muestra unas cuantas de las relaciones de la organizacin formal y ninguna de la organizacin informal. No indica las interacciones entre los puestos de igual nivel o categora en las distintas partes de la organizacin. Ningn organigrama puede expresar por si mismo todos los datos de la organizacin, por lo que necesita complementarse con otros documentos. Son muy difciles de mantenerlos actualizados. Finalidad De Los Organigramas Los organigramas pueden ser utilizados para diversos propsitos, todo depender de su modalidad. Entre estas finalidades existen las siguientes: Ofrece una visin general de la estructura organizativa de la institucin. Representa la ms utilizada fuente de consulta con fines de informacin. Identifica las relaciones de jerarqua existentes entre los principales rganos de la empresa o institucin. Proporciona al personal el conocimiento de su ubicacin y de sus relaciones de jerarqua y de subordinacin dentro de la estructura orgnica. Ofrece elementos de juicio para identificar duplicaciones, dispersiones y superposiciones de funciones. Determinar el mbito de supervisin y control de los ejecutivos.

Instrumentos de suma utilidad en el anlisis, conocimiento y diseo de la organizacin.

CONTENIDO: El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos. Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compaa y la actividad que se defina. Nombre del funcionario que formul las cartas. Fecha del formulario. Aprobacin (del presidente, vice-presidente, ejecutivos, consejo de organizacin). Leyenda, o sea, explicacin de lneas y smbolos especiales.

Por lo general, los organigrama slo muestra las principales divisiones y las ms importantes lneas de autoridad formal, es decir, aparecen de los jefes de Depto. En escala ascendente de jerarqua pues si se incluyeron a todos los integrantes de una empresa con todos sus pormenores, se volvern enredadas y complejas, de gran tamao y la multitud de detalle hara poco practico su uso.

CONCLUSIN

Podemos concluir que el anlisis ocupacional es un proceso de identificacin que por medio de la observacin, evaluaciones de las actividades y descripcin de cargos, son procedimientos necesarios para seleccionar un personal eficiente en funcin de utilizar las actividades para las cuales se van a desempear para un determinado cargo especifico. Por otro lado la empresa tiene que suministrar las herramientas necesarias para que el personal est capacitado a las funciones del cargo en la cual va a desempear. Cabe destacar el anlisis de los cargos jams se debe ignorar la calidad de la vida y las condiciones humanas del trabajo.

Bibliografa Wikipedia, informacin recaudada de internet Monografas, trabajos realizados sobre el tema Rincn del estudiante detalles del anlisis ocupacional Libro educacin y trabajo, biblioteca digital