La organizacin naci de la necesidad humana de cooperar.

Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas, sociolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organizacin. Se dice que con buen personal cualquier organizacin funciona. Se ha dicho incluso que es conveniente mantener cierto grado de impresin en la organizacin, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que an personas capaces que deseen cooperar entre s, trabajarn mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Este es un principio general, valido tanto en la administracin de empresas como en cualquier institucin. As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasionan la impresin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa. CONCEPTO DE ORGANIZACIN Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y as, valerse de este medio que permite a una empresa alcanzar sus determinados objetivos. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN y Es de carcter continuo (expresin, contraccin, nuevos productos). y Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos. y Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con el mnimo de esfuerzo. y Evita lentitud e ineficiencia. y Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones y responsabilidades. y La estructura debe reflejar los objetivos y los planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

LA ORGANIZACIN Y LA ADMINISTRACIN SU ENFOQUE TRADICIONAL. LA ORGANIZACIN LINEAL: Y la estructura ms simple y antigua, est basada en la organizacin de los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica medieval.

ORGANIZACIN LINEAL

CARACTERSTICAS DE LA ORGANIZACIN LINEAL y Posee principios esenciales (tiene una jerarquizacin de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos) muy defendida por Fayol en su teora clsica de la administracin. y Tiene lneas formales de comunicacin, nicamente se comunica con los rganos o cargos entre s a travs de las lneas presentes del organigrama excepto los situados en la cima del mismo. y Centraliza las decisiones, une al rgano o cargo subordinado con su superior, y as sucesivamente hasta la cpula de la organizacin. VENTAJAS DE LA ORGANIZACIN LINEAL y Estructura sencilla y de fcil compresin y Delimitacin ntida y clara de las responsabilidades de los rganos o cargos involucrados. y Facilidad de implementacin. y Estabilidad considerable. y Es el tipo de organizacin ms indicado para pequeas empresas. DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIN LINEAL y La estabilidad y constancia de las relaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organizacin lineal. y No se responde de manera adecuada a los cambios rpidos y constantes de la sociedad moderna. y Est basada en la direccin nica y directa, puede volverse autoritaria. y Enfatiza en la funcin de la jefatura, de mando y la exagera, pues supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo. y La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede especializarse en nada. y A medida que la empresa crece, la organizacin lineal condice inevitablemente a la congestin, en especial en los niveles altos de la organizacin. CAMPO DE APLICACIN DE LA ORGANIZACIN LINEAL y Cuando la organizacin es pequea y no requiere de objetivos especialistas en tareas altamente tcnicas. y Cuando la organizacin est comenzando su desarrollo. y Cuando las tareas llevadas a cabo por la organizacin estn estandarizadas, son rutinarias y tiene pocas modificaciones. y Cuando las organizaciones tiene vida propia y la rapidez en la ejecucin del trabajo se hace ms importante que la capacidad del mismo. y Cuando la organizacin juzga ms interesante invertir en consultara externa u obtener servicios externos, que establecer rganos internos de asesora.

ORGANIZACIN FUNCIONAL

ORGANIZACIN FUNCIONAL Es el tipo de estructura organizacional, que aplica especializacin de las funciones para cada tarea.

el principio funcional o principio de la

CARACTERSTICAS DE LA ORGANIZACIN FUNCIONAL y Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en el conocimiento. Ningn superior tiene autoridad total sobres los subordinados, sino autoridad parcial y relativa. y Lnea directa de comunicacin: directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles. y Descentralizacin de las decisiones: las decisiones se delegan a los rganos o cargos especializados. y nfasis en la especializacin: especializacin de todos los rganos a cargo. VENTAJAS DE LA ORGANIZACIN FUNCIONAL y Mxima especializacin. y Mejor soporte tcnico. y Comunicacin directa ms rpida. y Cada rgano realiza nicamente sus actividades especficas. DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIN FUNCIONAL y Perdida de la autoridad de mando. y Tendencia a la competencia entre los especialistas. y Tendencia a la tensin y los conflictos en la organizacin. y Confusin en cuanto a los objetivos. CAMPO DE APLICACIN DE LA ORGANIZACIN FUNCIONAL y Cuando la organizacin por ser pequea, tiene un equipo de especialista bien compenetrado, que reporta ante un dirigente eficaz y est orientado hacia los objetivos comunes bien establecidos y definidos. y Cuando en determinadas circunstancias, y solo entonces, la organizacin delga durante un periodo determinado autoridad funcional a algn rgano especializado

ORGANIZACIN DE TIPO LINEA-STAFF

ORGANIZACIN DE TIPO LNEA-STAFF Es el resultado de la combinacin de la organizacin lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas formando la llamada organizacin jerrquica-consultiva. Criterios Para Diferenciar Lnea Y Staff Generalmente todos los rganos de lnea estn orientados hacia el exterior de la organizacin donde se sitan sus objetivos, mientras que los rganos de staff estn orientados hacia dentro para asesorar a los dems rganos, sean de lnea o de staff. Tipos de autoridad: el rea de lnea tiene autoridad para ejecutar y decidir los asuntos principales de la organizacin. El rea de staff no necesita esa autoridad, ya que sta es ejercida sobre ideas o planes. Su actividad consiste en pensar, planear, sugerir, recomendar, asesorar y prestar servicios especializados. El hombre de la lnea necesita el staff para desarrollar sus actividades, mientras que el hombre del staff necesita la lnea para aplicar sus ideas y planes. Las principales funciones del staff son: Servicios Consultora Monitoreo Planeacin y control VENTAJAS DE LA ORGANIZACIN LNEA-STAFF y Asegura asesora especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad nica. y Actividad conjunta y coordinada de los rganos de lnea y los rganos de staff. DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIN LNEA- STAFF. La organizacin lnea-staff presenta algunas desventajas y limitaciones que no afectan las ventajas que ofrece. y El asesor de staff es generalmente un tcnico con preparacin profesional, mientras que el nombre de lnea se forma en la prctica. y El asesor generalmente tiene mejor formacin acadmica, pero menor experiencia. y El personal de lnea puede sentir que los asesores quieren quitarle cada vez mayores porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posicin. CAMPO DE APLICACIN DE LA ORGANIZACIN LNEA-STAFF La organizacin lnea-staff ha sido la forma de organizacin ms ampliamente aplicada y utilizada en todo el mundo hasta el momento. En primer lugar, los niveles son costosos. A medida que aumentan, se destinan cada vez ms esfuerzo y dinero a la administracin debido a los gerentes adicionales, el staff que los asesora y la necesidad de coordinar las actividades departamentales, ms los costos de las instalaciones para ese personal. En segundo lugar, los niveles departamentales complican la comunicacin. Una empresa con muchos niveles tiene mayores dificultades para comunicar. Objetivos, planes y polticas en sentido descendente por la estructura organizacional que aquella en que el gerente general se comunica directamente con sus

ORGANIZACIN INFORMAL Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organizacin formal y a partir de las relaciones que establecen entre s como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal. La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organizacin formal. ORGANIZACIN FORMAL Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, con algn criterio establecido por aquellos que manejan el proceso de decisin. Es la organizacin planeada; la que est en el papel. Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de manuales de organizacin, de descripcin de puestos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada.

ORGANIGRAMA

CONCEPTO Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen (concepto de Benjamn Franklin). Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, y las principales funciones que desarrollan. (Concepto de Gmez Ceja Guillermo). El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran grficamente las funciones departamentos o posiciones de la organizacin y cmo estn relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que estn conectadas unas a otras mediante lneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicacin. UTILIDAD Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organizacin, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son: Representan un elemento tcnico valiosos para el anlisis organizacional. La divisin de funciones. Los niveles jerrquicos. Las lneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de la comunicacin. La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma.

VENTAJAS Entre las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas, podemos mencionar las siguientes: Obliga a sus autores a aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin. Muestra quin depende de quin. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa. Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganizacin, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular el plan ideal. DESVENTAJAS Algunos funcionarios de empresas justifican el no usar organigramas dentro de su organizacin debido a que el organigrama tiende a exacerbar en las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores, a destruir el espritu de trabajo en equipo y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensacin demasiado grande de "propiedad". Los organigramas presentan importantes limitaciones Slo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un cmulo de relaciones informales e informales significativas. Se sealan las principales relaciones de lnea o formales ms no indica cunta autoridad existe en cualquier punto de la estructura. Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o solan ser, y no cmo son en realidad. Los administradores olvidan que las organizaciones son dinmicas y que las grficas deben redisearse.

CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIN Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un nmero excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo ms frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del ltimo nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un nmero muy grande de elementos de organizacin... Los colores, lneas gruesas, etc., los hace confusos. El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos: y Ttulos de descripcin de las actividades. y Nombre del funcionario que formul las cartas. y Fecha de formulacin. y Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) y Leyenda, (explicacin de lneas y smbolos especiales). Los organigramas sern departamentales; se usar el formato vertical en el que las lneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparn por secciones, que sern las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicar con su rectngulo, que llevar adentro el nombre del puesto. En la parte superior del organigrama, va el nombre de la Institucin seguido del nombre del departamento y el ttulo: organigrama; as como en el ngulo superior derecho, la fecha de elaboracin. Entre las tcnicas reales para la elaboracin de un organigrama se deben considerar: y Los datos que deben recogerse, y Las fuentes de informacin, y Los mtodos de recogerlos. Para la elaboracin de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente informacin: Informacin sobre unidades y El primer dato a obtener ser el nmero de personas que trabajan en la institucin. sta ser una cifra de control. y Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del rgano en que radique la autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel. y Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano y las plazas que comprenden cada puesto. Informacin sobre relaciones Debe precisarse con que otros rganos y qu tipo de relaciones tienen cada uno de los rganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa. Organizacin futura o actual? La elaboracin de un organigrama puede deberse a dos situaciones: 1.- Planeacin de una organizacin nueva. 2.- Representacin de una organizacin existente. Planeacin de una organizacin nueva En el caso de planeacin de una organizacin nueva, las nicas fuentes de informacin las constituyen los estudios y proyectos realizados. Fuentes de informacin En el caso de una organizacin existente, las fuentes de informacin pueden ser: y Los archivos de la institucin, y Los empleados y funcionarios, y Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo. Mtodos de recoleccin de datos. y Investigacin documental (a travs de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.). y Cuestionarios escritos. y Entrevistas con jefes y empleados.

Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora) NOTA: Lo ideal es usar una combinacin de los cuatro. Registro de datos Los datos recogidos debern quedar registrados de tal manera que permitan su anlisis, y su tabulacin en su caso. Anlisis de datos La informacin recogida debe ser sometida a un procedimiento de anlisis e interpretacin. Analizada, interpretada y confirmada toda la informacin, se est en condiciones de proceder a la elaboracin del organigrama. Criterios generales para la elaboracin de organigramas en el sector pblico Por lo general, en este mbito, los cambios de estructura orgnica se derivan de una propuesta que puede partir de: y El presidente de la repblica. y El titular de la institucin. y Una dependencia globalizadora (institutos oficiales que tienen la facultad de dictar lineamientos de carcter normativo para todo un sector administrativo o de actividad). y Una cabeza de sector (secretario de Estado responsable de la coordinacin de las entidades paraestatales agrupadas en un sector de actividad). y La autoridad administrativa de la institucin. y Un rea especfica de trabajo. Mecnica El procedimiento para modificar estructuras de organizacin en esta instancia es muy claro, ya que por su naturaleza eminentemente jurdica se apega a las siguientes fases: y Determinacin del cambio especfico a realizar. y Justificacin tcnica. y Fundamentacin legal. y Presentacin de la propuesta de cambio. y Anlisis interno y/o ajuste. y Integracin del documento final. y Autorizacin del titular de la institucin. y Envo de la propuesta a la secretara de Hacienda y Crdito Pblico. En caso de aprobarse, se autoriza la modificacin de la estructura. La validacin de la propuesta se remite a la institucin para su implantacin. Criterios generales para la elaboracin de organigramas en el sector privado La mayora de las organizaciones privadas llevan a cabo revisiones ms o menos peridicas de su estructura y mtodos de trabajo, las que traen como consecuencia modificaciones, las cuales pueden ser desde simples variaciones en la distribucin de cargas de trabajo hasta la preparacin de una nueva estructura administrativa. Mecnica Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales, del tipo de respuesta que debe de darse en materia de tiempo, recursos y nivel tcnico para su instrumentacin. Convencionalmente, los cambios de esta naturaleza pueden agruparse en: Bsicos stos implican ajuste a operaciones, actividades o funciones en mnima medida, que pueden producir cambios en el organigrama no ms all de nivel departamental o de oficina. Slo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada, que incluya la referencia funcional y de la estructura orgnica que se afecta, as como las ventajas que el cambio reportar a la organizacin. De alcance medio Estos cambios implican variantes funcionales y estructurales que afectan a la organizacin hasta el nivel gerencial. y

En este caso se aplica el procedimiento general para la elaboracin y/o actualizacin de organigramas. Globales Estas modificaciones se refieren a decisiones que cambian por completo la estructura de una organizacin, las cuales varan de acuerdo con los recursos tcnicos y econmicos que se destinen a este fin. La decisin de llevar a cabo una modificacin estructural de esta magnitud conlleva la ejecucin de un anlisis organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento especfico para la elaboracin de organigramas, tambin debe considerar la integracin de variables metodolgicas de mayor alcance. Difusin La implantacin de reformas o modificaciones a la estructura orgnica debe realizarse con la participacin de las unidades administrativas involucradas, por lo que es conveniente la celebracin de conferencias, seminarios, foros de decisin, entre otros, para motivar y capacitar al personal que colaborar en su desarrollo. Asimismo, uno de los medios ms efectivos que permite crear un clima de confianza y colaboracin para el cambio lo constituyen las reuniones de sensibilizacin, a travs de las cuales se comunica al personal los objetivos que se pretenden alcanzar y los beneficios que se pueden obtener. La transmisin de cambios debe llevarse a cabo tambin por medio de boletines, tableros de comunicacin y folletos informativos, lo cual es importante sobre todo cuando el cambio afecta toda la institucin.

CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS Los organigramas Se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su mbito, por su contenido y por su presentacin. Por su naturaleza Micro administrativo Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman. Macro administrativos Involucran a ms de una organizacin. Meso administrativos Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un mismo sector. Por su mbito Generales Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo tanto, presentan toda la organizacin y sus interrelaciones; se llaman tambin carta maestra. Especficos Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de un departamento o seccin de una empresa. Por su contenido Integrales Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia. Funcionales Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el siguiente grfico: De puestos, plazas y unidades Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas. Por su presentacin Verticales Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organizacin. Horizontales Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen horizontalmente. Mixtos La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base. De Bloque Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en espacios ms reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los ltimos niveles jerrquicos seleccionados para el grfico.

DISEO DE LOS ORGANIGRAMAS

Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama 1. Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.

Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y correlacin.

Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo.

2. Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales.



Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.



Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.

4. Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar. 5. Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura. 6. Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo nmero.

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA L.S.C. EVELYN PACHECO PASTRANA SANTIAGO MARTINEZ PAULINO TIPOS DE ORGANIZACIN, Y ORGANIGRAMA CUARTO SEMESTRE TURISMO

TLACOTALPAN VER, A 11 DE JUNIO DEL 2011