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Impreso en los Talleres de la Oficina de Impresiones de la Oficina Tcnica de Difusin Estadstica y Tecnologa
Informtica del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI)
Edicin
: 600 Ejemplares
Domicilio, Redaccin y Talleres : Av. Gral. Garzn N 658 - Jess Mara
Orden
: N 224- 01 - OTDETI - INEI
r e s e n t a c i n
PROJECT
98
o n t e n i d o
PROJECT
98
Qu es un Proyecto? ........................................................................................................... 7
Fases de un Proyecto ............................................................................................................ 8
mCrear un Proyecto ..................................................................................... 9
mDefinir un Proyecto ................................................................................... 1 0
mCrear un Plan ............................................................................................. 1 1
mSeguimiento y Administracin ................................................................... 1 5
mCerrar un Proyecto .................................................................................... 1 5
Qu Puede Hacer con Project? .......................................................................................... 1 6
PROJECT
98
ONCEPTOS
ENERALES
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
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1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
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QUE ES UN PROYECTO?
Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo
claro, y realizados por personas dentro de unos parmetros establecidos, tales como tiempo, coste, recursos y
calidad.
Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los das, porque el objetivo de un proyecto requiere alguna
planificacin. La cantidad de planificacin que se necesita depende de la complejidad del proyecto. A mayor
complejidad del proyecto ser necesaria una mayor planificacin.
Por ejemplo, si el trabajo es formar a empleados de modo regular para usar una nueva aplicacin de hoja de
clculo, el proceso requiere poca gestin del proyecto, ya que las actividades le son familiares. Por otra parte,
llevar a cabo un curso completamente nuevo para un nuevo sistema de informes financieros, sera un proyecto
significativo. De modo similar, si dedica su tiempo a la realizacin de informes financieros, formar a unos cuantos
empleados en el uso de una hoja de clculo requerira alguna gestin de proyectos por su parte. Aqu hay otros
ejemplos de proyectos para los que puede ser de gran ayuda el uso de un software de gestin de proyectos.
En fin hay diversas clases de proyectos que requieren de planificacin de acuerdo a la necesidad de cada uno, por
ejemplo, a continuacin se muestran algunos de los posibles proyectos:
AMBITO
EJEMPLOS DE PROYECTOS
Construccin
Planificacin de eventos
Desarrollo de productos
Publicaciones
C a p t u l o
C o n c e p t o s
G e n e r a l e s
CREAR
CREARUN
UNPROYECTO
PROYECTO
DEFINIR
DEFINIRUN
UNPROYECTO
PROYECTO
CREAR
CREARUN
UNPLAN
PLAN
Ejemplo:
Ejemplo:
Construi
Contruir
r una
una
casa
casa
3.1Establecer
Establecerlalafecha
fechadel
delcomienzo
comienzo
3.1
lastareas
tareas
dedelas
3.2Especificar
Especificartareas
tareas
3.2
3.3Especificar
Especificarduraciones
duraciones
3.3
3.4Asignar
Asignarrecursos
recursos
3.4
3.5Vincular
Vinculartareas
tareas
3.5
3.6Perfeccionar
Perfeccionarelelplan
plan
3.6
SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTOYY
ADMINISTRACION
ADMINISTRACION
4.1Establecer
Estableceruna
unalnea
lneabase
base
4.1
4.2Introducir
Introducirvalores
valoresreales
reales
4.2
4.3Ajustar
Ajustarelelplan
plan
4.3
CERRAR
CERRARUN
UNPROYECTO
PROYECTO
C o n c e p t o s
G e n e r a l e s
C a p t u l o
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
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123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
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FASES DE UN PROYECTO
Crear un
proyecto
Cuando se encuentre a punto de crear un proyecto, empiece los preparativos con la
determinacin del objetivo del proyecto. Lo recomendable es ser tan especfico
como se pueda. Mientras que los objetivos sean ms especficos, stos clarifican el
alcance o extensin del proyecto, la gente o grupos afectados y el marco temporal.
A continuacin algunos ejemplos, ideas de cmo comenzar un proyecto:
General
Especfico
General
Especfico
General
Especfico
Dar a conocer el programa para el evento del TIMAP (Tecnologa Informtica para la Modernizacin de la Administracin Pblica) el presente 22 de Diciembre a todo el personal de la
Administracin Pblica cuyo tema a tratar ser TECNICAS Y SOLUCIONES AL PROBLEMA INFORMATICO DEL AO 2000.
General
Especfico
Pasar al departamento de finanzas y jefes de departamento al nuevo sistema de informes financieros con fase piloto. Convertir toda la organizacin para finales de ao.
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123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
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123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
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123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
Tarea.- Actividad que tiene un comienzo y un fin. La finalizacin de una tarea es importante para la finalizacin del
proyecto. Los proyectos se componen de tareas.
C a p t u l o
C o n c e p t o s
G e n e r a l e s
Definir un
proyecto
En este momento, una pequea planificacin (como los tradicionales lpiz y papel) le ayudar cuando llegue el momento de usar el Microsoft Project en su
proyecto. Complete los siguientes pasos para un proyecto que est gestionando
actualmente o del que est preparando su gestin. Si no posee actualmente un
proyecto en mente, puede usar la Planificacin de unas vacaciones de fin de
ao como un ejemplo de proyecto.
Para ello debe considerar lo siguiente:
1. Considere que su proyecto es complejo y requerir bastante planificacin, un ejemplo de ello es:
Requiere el proyecto mucha gente?,
Utilizacin de nuevos procedimientos o tecnologas?,
Costes muy controlados,
Muchas variables,
Pasos que dependen de otros pasos, o
Varias fases que necesitan coordinacin.
Osuproyectorequerirmenosplanificacinporqueesrelativamentepequeo?
Requiereelproyectonicamenteunaodospersonas,procedimientosfamiliares,presupuestosflexibles, o una simple secuencia de eventos?.
2.Escribalosparmetrosorestriccionesdentrodelosquedebertrabajarparallevaracabosuproyecto.
Asegrese de identificar: Los costes, plazos, u otras restricciones de tiempo y las personas de las que
necesitaaprobacin.
3. Defina el objetivo de su proyecto.
Asegrese de que ese objetivo incluye el alcance, quin o cuntos sern afectados, y el marco de
tiempo. Considere criterios de identificacin que determinarn la finalizacin del proyecto.
A lg o
q ue d eb e saber!
10
C o n c e p t o s
G e n e r a l e s
C a p t u l o
Crear un
plan
Tras definir el objetivo del proyecto, su prximo trabajo es crear un plan de
cmo y cundo alcanzar ese objetivo. Un proyecto tpico se compone de las
siguientes partes o bloques de elaboracin: tareas, hitos y recursos. Todo proyecto considerable puede ser dividido en una serie de tareas bien definidas. Cada
tarea conlleva un cierto tiempo para ser completada.
Algunas tareas pueden realizarse simultneamente, mientras que otras necesitan
ser ejecutadas en secuencia, una despus de la otra. Tambin debe definir algunos objetivos intermedios, o hitos, que pueden ser utilizados para controlar el
progreso del proyecto antes de que finalice. Adems, cada tarea requiere de la
disponibilidad de los recursos adecuados: gente, herramientas o facilidades.
Definicin de las tareas del proyecto.- Los pasos requeridos para completar un proyecto reciben el nombre de
tareas. Las tareas se llevan a cabo en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto. Algunas tareas
ocurren secuencialmente, mientras que otras se pueden llevar a cabo de forma paralela con otra. La siguiente
tabla identifica algunas tareas tpicas que puede encontrar diferentes clases de proyectos.
Ambito
Ejemplo de tareas
Construccin
Nivelar el terreno
Transportar materiales de construccin
Instalar el sistema de seguridad
Verter asfalto para aparcamiento
Planificacin de eventos
Conseguir proveedores
Empaquetar equipos
Instalar estanteras
Pintar marcas de ruta
Desarrollo de productos
Probar colores
Desarrollar especificaciones de usuario
Hacer anlisis de mercado
Publicaciones
La lista de tareas y el tiempo necesario para su realizacin es el plan del proyecto. El plan dice cundo se espera
que empiece y acabe cada tarea, y cunto tiempo va a emplear. La cantidad de tiempo que tarda en realizarse una
tarea es su duracin. En MS Project, la duracin puede ser especificada en semanas, das, horas, minutos.
C a p t u l o
C o n c e p t o s
G e n e r a l e s
Especificar duraciones
Cuando especifica una tarea, Microsoft Project le asigna automticamente una duracin de un da. Puede cambiar esta duracin para que represente con mayor precisin el tiempo que la tarea va a requerir.
Duracin.- Perodo total de trabajo activo, necesario para completar una tarea. Generalmente es la cantidad de
tiempo de trabajo desde el comienzo al fin de una tarea, segn est definido en el calendario del proyecto y en el
calendario de recursos. La duracin transcurrida es la cantidad de tiempo que necesitar una tarea para ser
completada, tomando como base un da de 24 horas y una semana de 7 das, incluyendo das festivos o feriados
y otros das no laborables.
Los valores de duracin van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo:
Perodolaborable
min = minuto
hr = hora
da = da
sem = semana
Tiempo transcurrido
Identificacin de los hitos del proyecto.- Un hito representa un evento o condicin que marca la finalizacin de
un grupo de tareas relacionadas o la finalizacin de una fase del proyecto. Los hitos le ayudan a organizar las
tareas en grupos lgicos o secuencias. Tambin le ayudan a seguir el progreso del proyecto. Al completar un
grupo de tareas, alcanza un hito del proyecto. Cuando haya finalizado todos los hitos del proyecto, el proyecto
estar completo. La siguiente tabla describe algunos ejemplos de hitos para diferentes clases de proyectos.
12
Ejemplos de hitos
Construccin
Solar preparado
Tejado finalizado
Sistema de seguridad activado
Parking cubierto
Planificacin de eventos
Proveedores contratados
Equipo de oficina empaquetado
Inventario realizado
Ruta de maratn asegurada
Desarrollo de productos
Publicaciones
C o n c e p t o s
G e n e r a l e s
C a p t u l o
Los hitos como todos los listados anteriormente, suelen tener una duracin cero. Esto se debe a que un hito
marca un punto especfico del plan que designa la finalizacin de una fase del proyecto.
Asignar recursos
La mayora de las tareas requieren que un recurso realice el trabajo. Un recurso puede ser una persona, un equipo,
un edificio o cualquier elemento fsico necesario para completar una tarea.
Evaluacin de los recursos del proyecto.- Para llevar a cabo una tarea necesita recursos, los cuales pueden incluir
gente, equipos, y facilidades especiales que son necesarias para realizar la tarea. La siguiente tabla ofrece ejemplos de diferentes clases de recursos que podra necesitar en el transcurso de un proyecto.
Clase de recursos
Ejemplo de recursos
Personas
Vicepresidentes
Carpinteros
Contratistas
Programadores
Escritores
Nombres de individuos especficos
Equipo
Computadoras
Impresoras
Fotocopiadoras
Excavadoras
Camiones de mudanzas
Flota de vehculos
Facilidades
Salas de conferencias
Centros de computadoras
Salas de exposiciones
Almacenes
13
C a p t u l o
C o n c e p t o s
G e n e r a l e s
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1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
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Como los recursos no suelen estas disponibles 24 horas al da, o siete das a
la semana, a menudo necesitar considerar la disponibilidad de los recursos.
Asegrese de tener en cuenta estas variables, tales como perodos de vacaciones, duracin de la jornada laboral, y acceso a edificios o equipos.
Vincular tareas
Normalmente, las tareas se suceden unas a otras: por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y despus se
decoran. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas que tienen una dependencia entre s y se indica a
Microsoft Project en qu consiste esa dependencia.
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C o n c e p t o s
G e n e r a l e s
C a p t u l o
Seguimiento y
administracin
Una vez que se inicia el proyecto, su equipo de colaboradores se encargar de
ejecutar el plan. Sin embargo, tendr que seguir de cerca su progreso, puesto que
generalmente surgen problemas imprevistos.Manteniendo Microsoft Project actualizado, podr ver el estado del proyecto e identificar y resolver con antelacin
los problemas que pueden afectar al xito del proyecto.
Cerrar un
proyecto
Cada proyecto es una experiencia de la que siempre se aprende. Por muy bien que
se planee el comienzo, al final del proyecto comprobar que su plan ha cambiado
con respecto a la versin original. Para aprovechar al mximo esa experiencia,
utilice la informacin que ha guardado en Microsoft Project para comparar el
plan original del proyecto con la forma en que ha progresado realmente el proyecto.
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C a p t u l o
C o n c e p t o s
G e n e r a l e s
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INICIANDO PROJECT
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VENTANA PRINCIPAL
Al iniciar Microsoft Proyect, ste abre un nuevo archivo de proyecto (vaco) en una ventana
de proyecto. Los botones situados en la parte superior de la ventana y laterales son mtodos
para accesar fcilmente a un comando. Para ejecutar dichos botones: hacer un click sobre
cada botn.
Nombre del
proyecto
Ventana
principal
Barra
de
estado.Muestra
informacin sobre el proyecto activo
o el comando resaltado.
Elementos de la ventana
1 . VENTANA PRINCIPAL: En esta ventana irn apareciendo los diferentes documentos (archivos grficos)
que se van a crear o abrir.
2. NOMBRE DEL PROYECTO: Es el ttulo del documento, que por defecto es Proyect 1, cuyo nombre ser
modificado cuando guarde el archivo y ponga el nombre que desea.
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Principios Fundamentales
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C a p t u l o
Principios Fundamentales
Dentro del archivo de proyecto, puede ordenar la forma de ver cada tarea,
subtarea, etc.
Para ello hacer un click en la lista desplegable
y seleccionar una de las opciones que
se muestra en esta lista.
Principios Fundamentales
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Una tarea es un paso individual que debe ser realizado para completar el proyecto. Cuando introduce una tarea,
puede ser tan detallado o tan general como desee, pero querr introducir aquellas actividades que necesiten
planificacin, requieran de una cantidad considerable de tiempo, o que no desee olvidar. Cuando introduce una
tarea, a sta se le asigna un nmero de tarea. Este nmero aparece en la primera columna de la tabla de Gantt.
Tras introducir una tarea, introducir una duracin para ella en unidades de semanas, das, horas, o minutos. La
siguiente tabla muestra abreviaturas para la introduccin de duraciones:
Unidad
semanas ..
das .....
horas ....
minutos ..
Abreviatura
s
d(por omisin)
h
m
Para preparar un viaje de vacaciones, se va a introducir una lista de tareas que tienen que realizarse tras estar todo
empaquetado. Por ejemplo, antes de poder mover nada en la habitacin, necesita ver que equipaje llevar.
Estima que esto llevar uno da para su terminacin.
Para insertar una tarea, hacer los pasos siguientes:
Caja de Edicin
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3 y 4
Dependencias de tareas
Naturaleza de las dependencias entre las tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia
entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea Contactar servicios de abastecimientos debe
concluir antes del comienzo de la tarea Decidir menes. Existen cuatro tipos de dependencias entre las tareas
con Project:
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Puede incluir notas con cada tarea para realizar un seguimiento de las
suposiciones y otros datos de utilidad. Las notas pueden resultar muy
tiles para recordar las expectativas que haba cuando se defini la tarea
por primera vez.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en el Diagrama de Gantt
2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee
agregar una nota.
3.Hacer un click en Notas de tareas .
4.En el cuadro Notas, escriba el contenido de la nota.
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CAMBIAR LA DURACION DE
UNA TAREA
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CREAR UN HITO
Un hito es una tarea sin duracin (cero das) que se utiliza para identificar sucesos
significativos en la programacin, como la finalizacin de una fase importante. Si
escribe una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo de hito en el diagrama de Gantt al comienzo de ese da.
Para crear un hito, hacer los pasos siguientes:
1.En la Barra de vistas, hacer click en Diagrama de Gantt.
2.En el campo Duracin de la tarea que desee cambiar, escriba 0 das.
3.Presionar la tecla ENTRAR.
Sugerencia. Tambin puede marcar una tarea como hito sin cambiar la duracin.
Hacer un click en Informacin de la tarea , hacer un click en la ficha Avanzado y, a
continuacin, active la casilla Marcar la tarea como hito.
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COMENZAR O FINALIZAR
LAS TAREAS EN UNA FECHA
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ASIGNAR UN RECURSO
A UNA TAREA
wPara asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior al 100% en el campo Unidades para
representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea.
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Principios Fundamentales
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Puede especificar el momento en el que un recurso asignado trabajar en una tarea. Por ejemplo, puede escalonar
los momentos en que varios recursos comienzan a trabajar en la misma tarea retrasando la hora de comienzo de
uno o varios recursos. Cuando retrase la hora de comienzo de la asignacin de un recurso, Microsoft Project
vuelve a calcular la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo del recurso en esa tarea.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Uso de tareas .
2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee cambiar.
3.Hacer un click en Informacin de la tarea y, a continuacin, haga clic en la ficha General.
4.En los cuadros Comienzo o Fin, escriba la fecha en la que desee que el recurso comience o finalice.
Sugerencias
Puede definir el perfil de trabajo de un recurso en una asignacin. Al hacerlo, se ajusta la cantidad de esfuerzo
dedicado a una tarea en las asignaciones individuales.
Puede interrumpir el trabajo de un recurso en una tarea dividiendo la tarea.
Puede cambiar el tiempo que un recurso se encuentra disponible cambiando el calendario base del recurso.
Puede establecer fechas de comienzo y de fin del recurso para todo el proyecto.
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Existen dos maneras de imprimir una vista: puede utilizar el botn Imprimir de la barra de herramientas Estndar
o el comando Imprimir del men Archivo.
Cuando use el botn Imprimir (de la barra de herramientas Estndar), la vista se imprimir utilizando la configuracin de impresin que se guard por ltima vez. Si no ha guardado ninguna configuracin de impresin, se
utilizar la configuracin predeterminada. Si utiliza el botn Imprimir, la vista no se muestra en la ventana Vista
preliminar. No puede utilizar el botn Imprimir para imprimir un informe.
Cuando utilice el comando Imprimir (del men Archivo), puede cambiar las opciones de impresin y ver la vista
antes de imprimir. En una vista preliminar, puede ver una pgina o todas las pginas; tambin puede cambiar el
aspecto de las pginas de la vista y ver los resultados en la vista preliminar.
Hacer un click en el botn Imprimir.
Sugerencias
Para modificar cualquiera de las opciones de impresin e imprimir la vista utilizando el comando Imprimir, haga
clic en clic en Imprimir del men Archivo, seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.
Si utiliza el comando Imprimir, puede abrir una vista preliminar de una vista haciendo clic en Vista preliminar del
cuadro de dilogo Imprimir. Haga clic en Imprimir en la ventana Vista preliminar para volver al cuadro de dilogo
Imprimir.
Si muestra una vista previa de una vista, puede cambiar la apariencia de las pginas de la vista haciendo clic en
Configurar pgina de la ventana Vista preliminar y realizando los cambios que desee. Para volver a la ventana
Vista preliminar, haga clic en Vista preliminar del cuadro de dilogo Configurar pgina.
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Para dar formato al texto del proyecto que se est diseando, seleccionar el texto, luego hacer un click en una
de las opciones de botones de la barra de formato, para ello:
Anular sangra.-Elimina la sangra de una tarea para situarla en un nivel superior del
esquema.
Aplicar sangra.-Aplica sangra a una tarea para situarla en un nivel inferior del esquema.
Mostrar subtareas .-Expande una tarea de resumen para mostrar sus subtareas.
Ocultar subtareas.- Comprime una tarea de resumen para ocultar sus subtareas.
Mostrar todas las subtareas.- Expande todas las tareas de resumen para mostrar todas
las tareas.
Fuente.- Cambia la fuente seleccionado.
Tamao.- Cambia el tamao de fuente.
Negrita.-Aplica o quita el formato de negrita en el texto seleccionado.
Cursiva.-Aplica o quita el formato de cursiva en el texto seleccionado.
Subrayado.-Aplica o quita el formato de subrayado en el texto seleccionado.
Alinear a la izquierda.-Alinea a la izquierda el contenido del campo seleccionado.
Centrado.-Alinea al centro el contenido del campo seleccionado.
Alinear a la derecha.-Alinea a la derecha el contenido del campo seleccionado.
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PROCEDIMIENTOS PARA
ADMINISTRAR LOS COSTOS
Pocas son las personas que no tienen que rendir cuentas de un proyecto. Tanto si necesita justificar los gastos de
cada tarea o del costo global del proyecto, especificar las tasas por el trabajo de un recurso o los costos fijos de las
tareas le ayudarn a elaborar su plan, puesto que podr ver si se ajusta al presupuesto.
Con Project puede acumular los costos a medida que se realiza una tarea, al comenzarla o al finalizarla. Puede
especificar tasas por uso y de horas extras para recursos e incluso planear futuras subidas salariales.
Una vez que se ha especificado la informacin de costos correspondientes a tareas recursos, puede guardar el
presupuesto y compararlo ms tarde con los costos reales a medida que se van acumulando, para ello hacer los
pasos siguientes:
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Hoja de recursos.
2.En los campos Tasa estndar, Tasa de horas extra o Costo por uso, escriba la tasas que desee.
3.Presionar la tecla ENTER.
Sugerencias:
Puede asignar hasta cinco grupos de tasas de costos para hacer frente a diferentes tipos de trabajo o a cambios de
tasas en el futuro, por ejemplo, aumentos salariales. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso y
hacer un click en Informacin del recurso. Hacer un
click en la ficha Costos y luego especifique las tasas
en Tablas de tasas de costo.
Puede asignar tasas por uso a los recursos (por ejemplo, el costo de equipamiento cada vez que se utiliza). En el campo Costo por uso, escriba un costo por
Hacer un click en la flecha descendente, para ver
las otras opciones o para personalizar las opciones
uso para el recurso.
que necesita de la BARRA DE HERRAMIENTAS.
Puede cambiar las tasas estndar y de horas extra
predeterminadas para todos los recursos nuevos que
especifique. En el men Herramientas, hacer un click
en Opciones y, a continuacin, en la ficha General.
En los cuadros Tasa estndar predeterminada y Tasa 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
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predeterminada para horas extra, escriba las tasas 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
Hacer un click en
de la barra de herramientas.
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nuevas. Para definir esta configuracin como valor 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
Luego
introduzca
los
valores que desea.
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predeterminado para futuros proyectos, hacer un click
en Predeterminar.
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Cuando conozca el costo exacto de los materiales (por ejemplo, equipamiento o suministros) y no est asignando recursos a una tarea, puede especificar un costo fijo para la tarea, para ello hacer los pasos siguientes:
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt.
2.En el men Ver, seale Tabla y hacer un click en Costo.
3.En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo.
4.Presionar la tecla ENTER.
Sugerencia: La tabla Costo tambin permite cambiar la acumulacin del costo fijo seleccionando un mtodo
de acumulacin en el campo Acumulacin de costos fijos.
Nota: A diferencia de los costos fijos de un recurso, los costos fijos de las tareas no requieren asignaciones de
recursos.
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CAMBIAR EL MOMENTO EN EL
QUE SE ACUMULAN LOS COSTOS
En Project, los costos por recurso se prorratean de manera predeterminada y su acumulacin se basa en el
porcentaje de finalizacin de la tarea y se distribuye a lo largo de su duracin. Sin embargo, puede cambiar el
mtodo de acumulacin en el caso de los costos por recurso para que tenga efecto al comienzo o al final de la
tarea.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Hoja de recursos .
2.En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso cuyo mtodo de acumulacin desea cambiar.
3.Hacer un click en Informacin del recurso y, a continuacin, hacer un click en la ficha Costos.
4.En el cuadro Acumulacin de costos, hacer un click en un mtodo de acumulacin.
Notas:
Cuando realice cambios de tasas relativas al tiempo en un recurso y utilice el mtodo de acumulacin de
costos prorrateado, los costos se calcularn utilizando las tasas de los perodos de tiempo adecuados y pueden
variar durante la realizacin de la tarea.
No se pueden prorratear ni acumular los costos de recursos por uso al final de la asignacin de la tarea; se
acumulan siempre al comienzo de la asignacin.
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ACTUALIZAR O AGREGAR
OTRA TASA DE PAGO
Para poder realizar cambios en las tasas de pago de los recursos, como aumentos o reducciones, puede asignar
diferentes tipos de tasas para aplicarlas en el momento que especifique el administrador. Puede guardar hasta
cinco grupos de tasas distintos por cada recurso para afrontar los cargos de diferentes tipos de trabajo. Para ello
hacer los pasos siguientes:
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Hoja de recursos .
2.En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desea asignar tasas de pago diferentes.
3.Hacer un click en Informacin del recurso y, a continuacin, hacer un click en la ficha Costos.
4.En Tablas de tasas de costo, escriba la fecha efectiva y la nueva tasa de costo estndar, por horas extra o por
uso, en los campos correspondientes de la primera fila en blanco.
Sugerencias:
Desde cualquier vista de tareas puede abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso haciendo doble click
en el recurso en el cuadro de dilogo Asignar recursos.
En los campos de tasas de las tablas de tasas de costo puede incluir aumentos o reducciones de tasas escribiendo
tasas nuevas o porcentajes, por ejemplo, +10% o 10%. Cuando escriba los porcentajes, Project calcular la
nueva tasa.
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COMPROBAR EL COSTO
DEL PROYECTO COMPLETO
Puede mostrar los costos previstos, reales y los costos restantes del proyecto para
determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada vez que
Project vuelve a calcular el proyecto.
1.En el men Proyecto, hacer un click en la opcin Informacin del proyecto.
2.Hacer un click en el botn Estadsticas.
3.En el campo Actual situado bajo el campo Costo, se muestra el costo
total planeado para el proyecto.
Sugerencias:
Una vez que ha establecido una lnea de base y ha comenzado a realizar
el seguimiento de los costos reales, puede comparar los campos Previsto
y Real para determinar si los costos totales del proyecto se ajustan a las previsiones.
A medida que progresa el trabajo real, tambin puede comparar la variacin entre los campos Actual y Restante
para comprobar si va a tener suficiente dinero para completar el proyecto.
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Si el costo total del proyecto no se ajusta al presupuesto, examine el costo total de cada tarea individualmente
para estimar los cambios que se pueden realizar.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt.
2.En el men Ver, hacer un click en Tabla y, a continuacin, elija Costo.
3.Arrastrar la barra de divisin hacia la derecha para mostrar el campo Costo total.
Sugerencias:
En vez de arrastrar la barra de divisin puede desplazarse al campo Costo total.
Tambin puede ver cmo se distribuyen los costos a lo largo de la duracin de una tarea en la vista Uso de tareas
mostrando los detalles de los costos. En la Barra de vistas, hacer un click en Uso de tareas. En el men Formato,
seale Detalles y, a continuacin, hacer un click en Costo.
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VER
Puede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto (actualizados cada vez que Project vuelve
a calcular el proyecto) para consultar si se encuentra dentro de los lmites del presupuesto global.
1.En el men Proyecto, hacer un click en la opcin Informacin del proyecto.
2.Hacer un click en Estadsticas.
Sugerencias:
qPara consultar el estado global de los costos del proyecto, tambin puede utilizar el informe Resumen del
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Principios Fundamentales
C a p t u l o
proyecto. En el men Ver, hacer un click en Informes, hacer un click en Generales y, a continuacin, en
Seleccionar. Elija Resumen del proyecto y, a continuacin, hacer un click en Seleccionar.
qEn los proyectos combinados puede ver los costos totales del proyecto en la tarea resumen del proyecto.
En la Barra de vistas, hacer un click en Uso de tareas y despus seleccione la tarea resumen del proyecto
de la que desee comprobar los costos. Para ver los costos, seale Detalles en el men Formato y despus
hacer un click en Costo.
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Si desea crear una representacin visual del progreso del proyecto, podr mostrar lneas de progreso en el
Diagrama de Gantt. Para una fecha de progreso determinada, Project dibuja una lnea de progreso que
conecta las tareas en curso y crea un grfico en el Diagrama de Gantt con picos( o extremos) dirigidos
hacia la izquierda para indicar el trabajo programado y picos dirigidos hacia la derecha para indicar el
trabajo que va por delante de la programacin. La distancia entre el pico y la lnea vertical representa el
grado de adelanto o retraso de la tarea con respecto a la programacin en la fecha de progreso.
Puede mostrar mltiples lneas de progreso para las diferentes fechas del proyecto y cambiar su aspecto.
Asimismo, es posible mostrar lneas de progreso relativas al plan real o a una lnea base guardada del
mismo.
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MOSTRAR LA LINEA DE
PROGRESO ACTUAL
Es posible mostrar grficamente el progreso actual del proyecto mediante lneas de progreso para la fecha
actual o la fecha de estado del proyecto.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt.
2.En el men Herramientas, seleccionar Seguimiento y, a continuacin, hacer un click en Lneas de
progreso.
3.Hacer un click en la ficha Fechas e intervalos.
4.Active la casilla de verificacin Mostrar siempre la lnea de progreso actual.
5.Para mostrar la fecha de estado del proyecto, hacer un click en En la fecha de estado del proyecto.
Para mostrar el progreso en la fecha actual, hacer un click en En la fecha actual.
Nota:
Si elige mostrar el progreso en la fecha de estado del proyecto, y no se ha establecido sta, Project
mostrar el progreso de la fecha actual.
Sugerencia:
Tambin es posible mostrar el progreso con respecto al plan previsto. En Mostrar lneas de progreso en
relacin con el, seleccione Plan previsto.
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Todo proyecto constituye una experiencia de la que siempre se aprende. Para aprovechar al mximo su experiencia, cree un plan previsto que represente lo que espera del proyecto.
Despus, si sigue el progreso real en Project, puede utilizar la lnea base para comparar el plan original con el
curso real del proyecto. Podr ver qu tareas comenzar o antes o despus de lo planeado, las que rebasaron el
presupuesto original, las que llevaron ms tiempo de lo planeado, entre otros. Puede utilizar esta informacin
para evitar problemas en proyectos futuros y para realizar mejores estimaciones de tiempo y presupuesto.
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El procedimiento ideal sera crear una lnea de base guardando el plan del proyecto una vez que lo haya perfeccionado e inmediatamente antes de comenzar a trabajar en el proyecto. Si desea seguir los costos, compruebe que
escribe la informacin de costos antes de crear la lnea de base.Si guarda una lnea de base y despus se cree que
debera ajustarla, puede agregarle fcilmente nuevas tareas o realizar cambios en las existentes.
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COMPARAR PLANES
Con la vista Gantt de seguimiento, puede comparar, en cualquier momento, el plan previsto con el progreso real
hasta la fecha. Si desea comparar el presupuesto original del proyecto con los costos reales del proyecto hasta la
fecha, utilice la tabla Costo de la vista Uso de tareas.
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ACERCAR O ALEJAR
Para concentrarse en un perodo de tiempo especfico, acercar las tareas seleccionadas o para ver la duracin total
del proyecto, haga click en Zoom en el men Ver y seleccione una de las opciones. No es posible acercar la vista
de un intervalo de fechas especfico en el Diagrama PERT.
Para acercar o alejar rpidamente una vista, hacer un click en el botn (acercar) y/o (alejar).
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Principios Fundamentales
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VINCULAR TAREAS
NOTAS
Puede incluir notas con cada tarea para realizar un seguimiento de las suposiciones y otros datos de utilidad. Las
notas pueden resultar muy tiles para recordar las expectativas que haba cuando se defini la tarea por primera
vez.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt .
2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la
tarea a la que desee agregar una nota.
3.Hacer un click en el botn
de la barra de
Herramientas.
4.En el cuadro Notas, escriba el contenido de la
nota.
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ASIGNAR RECURSOS
Para Asignar recursos a las tareas de un proyecto, hacer los pasos siguientes:
1.De la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt
2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso y hacer un click en el
botn
3.En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea o bien haga click en Direccin para
seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrnico.
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior al 100% en el campo
Unidades para representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa
tarea.
Para asignar varios recursos diferentes, seleccinelos.
Para asignar ms de una unidad del mismo recurso, por ejemplo dos carpinteros, escriba un
porcentaje superior al 100% en el campo Unidades.
Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre.
4.Hacer un click en el botn Asignar.
La marca de verificacin que aparecer a la izquierda de la columna Nombre, indica que el recurso se ha
asignado a la tarea seleccionada.
Nota.- Al asignar nuevos recursos a la tarea, la duracin se reducir para reflejar los nuevos recursos (si se
trata de una tarea condicionada por el esfuerzo).
Sugerencias:
A medida que cambia la programacin, probablemente necesitar reemplazar los recursos
asignados por otros. En lugar de quitar el recurso asignado y asignar otro a continuacin,
puede reemplazar uno por otro. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, seleccione el
recurso asignado que desee reemplazar y haga click en el botn Reemplazar. Seleccione uno
o ms recursos para asignar a la tarea y, a continuacin, elija Aceptar.
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacin, puede
mantener en pantalla el cuadro de dilogo Asignar recursos mientras trabaja con el Diagrama de Gantt u otras vistas de Microsoft Project.
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INFORMACION DE TAREAS
La vista Uso de tareas muestra las tareas del proyecto y, agrupados debajo de ellas, los recursos que tienen
asignados. La vista Uso de tareas se utiliza para:
Asignar personal y otros recursos a las tareas.
Escribir y modificar conjuntamente informacin acerca de las tareas y los recursos, como trabajo, fechas de comienzo y de fin, costo, asignacin de trabajo y disponibilidad para el trabajo.
Distribuir las asignaciones de tareas de forma ms equitativa entre los recursos.
Averiguar cuntas horas est programado que trabaje cada uno de los recursos en tareas especficas.
Variar el volumen de trabajo que una persona dedica a una tarea estableciendo perfiles de
trabajo.
DIVIDIR UNA TAREA PARA QUE LA SEGUNDA PARTE COMIENCE EN UNA FECHA POSTERIOR.
Para que la vista Uso de tareas se adapte exactamente a la medida de sus necesidades, puede personalizarla o
crear una nueva versin personalizada. Al guardar el proyecto, la vista personalizada quedar guardada con el
archivo del proyecto. Para personalizar la vista Uso de tareas, puede:
Mostrar informacin diferente acerca de las tareas.
Dar formato a informacin especfica para resaltarla. Por ejemplo, puede dar formato de negrita a una tarea importante.
Aplicar formato a una categora de informacin para distinguirla del resto. Por ejemplo, puede
aplicar formato de cursiva a todas las tareas de la ruta crtica e incrementar el tamao de todos
los ttulos de columnas.
Cambiar las unidades de tiempo que se muestran en pantalla para ver el proyecto al nivel de
detalle que necesite.
VER INFORMACIN ACERCA DEL USO DURANTE UN PERODO DE TIEMPO DETERMINADO.
Cambiar las lneas horizontales y verticales, denominadas cuadrculas, para mejorar la legibilidad
y claridad de la vista Uso de tareas. Por ejemplo, puede especificar distintos diseos y colores de
lnea para las cuadrculas de columna y fila.
Crear una vista combinada para la vista Uso de tareas a fin de mostrar informacin adicional
acerca de las tareas o acerca de los recursos a los que estn asignadas dichas tareas.
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/ losario 8 isual
ETODOS
BREVIADOS
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CON EL TECLADO
Use el atajo siguiente con el teclado para desempear tareas comunes en Project.
Para el acceso fcil a esta informacin, puede imprimir este tema o aumentar al
mximo la ventana de Ayuda.
Cree que usar el teclado es a veces ms rpido que usar el mouse?
Las teclas rpidas evitan el uso de diferentes menes y ayudan a la ejecucin de comandos directamente. En
Microsoft Project pueden ser usadas con mltiples fines, desde ejecutar comandos hasta editar informacin de
proyectos. Las combinaciones de teclas rpidas frecuentemente se encuentran listadas junto al comando en los
menes de Microsoft Project. Por ejemplo, en el men de Edicin, el comando de Vnculos muestra la combinacin de teclas rpidas: CTRL+F2
Para una lista completa de teclas rpidas, consulte al Asistente para ayuda en Office. En Microsoft Project o
cualquier otra aplicacin de Office 97, oprima F1 para desplegar el Asistente de ayuda, y despus escriba tecla
rpida en la caja de texto. A continuacin mencionamos las teclas rpidas ms usadas en Microsoft Project:
ACTIVIDAD
Fill Down (ingresar la misma informacin en varios Oprima CTRL, seleccione la informacin que
campos).
desea copiar; posteriormente los campos en que desea
copiar la informacin. Despus presione CTRL+D.
Despus de usar el comando Buscar, encontrar la mis- SHIFT+F4.
ma informacin de nuevo.
Mostrar la caja de dilogo: Ir a.
F5.
CTRL+P.
Vincular las tareas con la dependencia ms comn de Seleccione las tareas y presione CTRL+F2.
finainicio
.
Desplegar el Editor de Visual Basic.
ALT+F11.
Moverse entre dos vistas en una combinacin de stas,
tales como la Tabla Gantt (Gantt Chart) y la Hoja de
recursos (Resourse Sheet).
F6.
"
G l o s a r i o
V i s u a l
M t o d o s
A b r e v i a d o s
TECLAS RAPIDAS
PARA PERFILAR UNA LISTA DE TAREAS
Duplicar tareas. ......................
Eliminar tareas. ......................
Ocultar subtareas. ....................
Mostrar subtareas. ....................
Mostrar todas las tareas. ................
M t o d o s
A b r e v i a d o s
G l o s a r i o
V i s u a l
Nota: Usted puede personalizar comandos del men cuando el cuadro de dilogo est abierto al hacer click
en los comandos del men en las barras de ste.
"!
G l o s a r i o
V i s u a l
M t o d o s
A b r e v i a d o s
Sub Reporte
Macro tarea de reporte Macro Grabado Mircoles 23/12/98
ViewApply Name:=Tracking Ga&ntt
FilterApply Name:=I&ncomplete Tasks
Sort Key1:=Finish,
Ascending1:=True ReportPrint Name:=Slipping Tasks
Fin Sub
Ahora veamos lo que cada lnea del cdigo significa.
Sub Reporte
Comienza el macro. Sub es la abreviatura de subrutina, la cual es el macro en s. El texto que sigue Sub es el
nombre que usted ha dado al macro y aparece en la lista del nombre del macro dentro de la caja de dialogo de
ste. (Para acceder a esta caja de dilogo, seale el macro en el men de herramientas y haga doble click en
Macros).
Macro tarea de reporte semanal
Macro Grabado Mircoles 23/12/98
Cualquier lnea que comience con un apstrofe es un comentario y es ignorado por Visual Basic. Usted puede
usar estos comentarios para recordarle qu hacen las diferentes partes del macro.
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CALENDARIZACION
El nuevo sistema, totalmente rediseado, para calendarizar de Project, permite a los usuarios reflejar en sus
proyectos las caractersticas del mundo real.
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"$
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A b r e v i a d o s
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G l o s a r i o
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M t o d o s
A b r e v i a d o s
Usted puede trazar mltiples lneas de progreso para diferentes fechas en su proyecto y cambiar la apariencia
de las lneas. Tambin puede trazar lneas relacionadas con su plan actual o para un plan bsico guardado.
Ahorre tiempo y esfuerzo usando Microsoft Outlook con Microsoft Project 98
Si usted es el responsable de un proyecto, le gustara pasar menos tiempo notificando a las personas las tareas
que le han sido asignadas o los cambios en stas? Qu tal si pudiera incorporar el reporte del trabajo realizado
por los diferentes colaboradores sin tener que pasarlo manualmente? O ingresar los nombres de los recursos en
el proyecto sin necesidad de volverlos a escribir o tener recordatorios acerca de las tareas ms importantes?
Si usted es integrante de un equipo, le gustara tener la posibilidad de observar de manera clara el funcionamiento del proyecto? Qu le parecera poder ver sus tareas en un proyecto en la misma lista con sus otras responsabilidades o crear y mandar los reportes sin mucho esfuerzo?
Al usar Microsoft Project 98 con Microsoft Outlook, todo esto es posible. En los siguientes prrafos usted
aprender cmo puede ahorrar tiempo y esfuerzo al utilizar en conjunto estos dos miembros de la familia Office.
ASIGNACION Y SUPERVISION
DE LAS TAREAS MICROSOFT PROJECT CON MICROSOFT OUTLOOK
Al utilizar los atributos para grupos de trabajo de Microsoft Project, el responsable de un proyecto puede asignar
las tareas e intercambiar mensajes de correo electrnico para supervisar el progreso de los colaboradores que
tienen Outlook u otro sistema de correo electrnico de 32-bits, compatible con MAPI. Cuando un equipo utiliza
Outlook, los mensajes de Microsoft Project son entregados en su bandeja de entrada, y las tareas aceptadas se
agregan de manera automtica en la lista de Tareas del programa.
Hay tres tipos de mensajes que pueden intercambiar los grupos de trabajo: Asignacin, Actualizacin y Status de
latarea.
Los responsables de un proyecto pueden utilizar el comando Asignacin a equipo para asignar y actualizar las
tareas de un proyecto a travs del correo electrnico.
SEGUIMIENTO DE AVANCES
Los colaboradores pueden hacer el seguimiento de sus avances utilizando el campo % terminado (% Complete)
en la lista de tareas de Outlook, o creando y guardando un reporte de Status de equipo en Microsoft Project.
Cuando un miembro del equipo selecciona el comando Nuevo reporte de status, en Microsoft Outlook se crea y
archiva en la bandeja de entrada un mensaje de correo electrnico personalizado. El colaborador puede ingresar
el trabajo de ese da o perodo, luego archivar el reporte en la bandeja de entrada hasta que est listo para
mandarlo al responsable del proyecto.
"&
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REPORTE DE STATUS
Los responsables de proyectos pueden solicitar un reporte de status utilizando el comando Status del equipo, de
la barra de herramientas Grupo de trabajo de Project. Adems, los miembros de un equipo pueden generar y
enviar reportes de actualizacin de sus tareas conforme se realizan. Para hacerlo deben usar el comando Nuevo
reporte de status del equipo en el men de acciones (en Outlook 98).
La informacin de las actualizaciones de tareas se transfiere de manera automtica al reporte general cuando la
enva el colaborador, sin importar si ste hace un seguimiento de la informacin del porcentaje terminado, en la
lista de tareas de Outlook, o del trabajo actual por perodo.
"'
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CREAR UN PROYECTO
Ctrl
ABRIR UN PROYECTO
, de la Barra de Herramientas.
Ctrl + A
Ctrl
2. En la opcin Buscar en
en, hacer un click en la carpeta
abrir.
3. Hacer doble click a dicho archivo de proyecto.
Ejemplo: El archivo de proyecto 2000.mpp
#
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GUARDAR UN PROYECTO
de la Barra de
Ctrl
CERRAR UN PROYECTO
Al finalizar su trabajo con Project, cierre el archivo de proyecto activo, para trabajar con otro archivo y liberar
memoria del sistema.
Para Salir de Project y cerrar un archivo de proyecto, hacer los pasos siguientes:
1. Seleccionar la opcion Cerrar
el botn
o presionar con el teclado
F4
Si
No
IR A LA TAREA SELECCIONADA
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COPIAR EL FORMATO
de la Barra de Herramientas.
Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga un click
.
Para copiar el formato a ms de un elemento, hacer doble click en
y hacer un click en todos los elementos
a los que desee dar formato. Cuando haya terminado, presionar la tecla
o vuelva a hacer click en
Esc
formato.
para desactivar el botn Copiar formato
REVISAR LA ORTOGRAFIA
F7
2. Si presenta un posible error, como por ejemplo una palabra mal escrita, una palabra repetida, un error
gramatical o el uso incorrecto de maysculas. Modifique el texto en este cuadro para corregirlo y, a continuacin, hacer un click en el botn Cambiar o hacer un click en la palabra correcta en el cuadro Sugerencias y, luego, en el botn Cambiar.
Omite una palabra
Omite todas las palabras
Agrega esa palabra
Modifica la palabra
Modifica todas las palabra
DIVIDIR LA TAREA
Cambia una tarea de manera que comience en una fecha, se detenga y despus se
reanude en otra fecha (seleccionar la tarea y hacer un click en este botn).
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En esta seccin se incluye informacin bsica sobre el uso del mouse y se explican los distintos tipos de punteros del mouse.
Un mouse, u otro dispositivo sealador, funciona siguiendo el principio por el
que primero se sita el puntero del mouse (se seala) en algn elemento de la
pantalla y, a continuacin, se hace click con el botn del mouse para efectuar
una accin sobre el elemento.
Nota
Nota.- La documentacin de Project es parte del supuesto de que el usuario dispone de un
mouse y de que es diestro.
Al desplazar el mouse sobre una superficie plana, el puntero del mismo se mover en la pantalla.
Si le falta espacio, levante el mouse y sitelo en un lugar en que le sea ms cmodo desplazarlo.
Para sealar, mover el mouse hasta que la punta del puntero se encuentre sobre el elemento o
rea que se desea sealar. A continuacin, se podr realizar lo siguiente:
Sealar
Arrastrar
#!
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Project presenta cuadros de dilogo cuando el usuario debe introducir informacin o especificar opciones, tampropiedades. Por ejemplo, al hacer click en el botn Abrir para abrir una pgina que se ha creado,
bin llamadas propiedades
un cuadro de dilogo le permitir elegir el mensaje de su preferencia.
En los cuadros de dilogo, podr utilizar los siguientes tipos de opciones:
minimizar
Reducir (minimizar
minimizar) la ventana al tamao de un botn de la barra de tareas.
maximizar
Ampliar (maximizar
maximizar) la ventana para que ocupe todo el escritorio.
Volver al tamao anterior de la ventana(restaurar el tamao). Este botn aparecer cuando maximice la ventana.
Cuadro de
dilogo
#"
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VOCABULARIO
M
M
M
M
M
M
M
M
M
M
M
Anular sangra (men Proyecto, submen Esquema).- Elimina la sangra de una tarea para situarla en
un nivel superior del esquema.
Calendario.- Utilice esta vista para ver, agregar o modificar tareas del proyecto en formato de calendario.
Las barras de tareas del calendario abarcan los das o semanas para los que estn programadas las tareas,
lo que permite ver con facilidad las tareas que estn programadas en das, semanas o meses especficos.
Copiar imagen.- Copia una imagen de la informacin seleccionada para que pueda pegarla en otra
aplicacin o guardarla como un archivo GIF.
Diagrama de Gantt.- Utilice esta vista para escribir y programar una lista de tareas. El lado izquierdo
de la vista muestra informacin en forma de hoja, mientras que el lado derecho muestra la informacin
en forma de grfico. Existen diversos tipos de vistas de Gantt disponibles.
Diagrama PERT.- Utilice esta vista para revisar, crear o modificar tareas de proyecto y dependencias
entre tareas en forma de diagrama de red o diagrama de flujo.
Escala temporal.- Indicador de perodo de tiempo que aparece en la parte superior de las distintas
vistas de Gantt y de las vistas Grfico de recursos, Uso de tareas y Uso de recursos. La escala temporal
consta de una escala principal y, debajo de ella, una escala secundaria. Tanto la escala temporal principal
como la secundaria pueden mostrar las unidades en minutos, horas, das, semanas, perodos de diez
das, meses, trimestres, semestres y aos. Por ejemplo, la escala temporal principal puede mostrar
unidades de meses, mientras que la escala secundaria presenta unidades de semanas.
Filtros.- Muestra la lista de filtros que puede aplicar al proyecto.
Grfico de recursos.- Utilice esta vista para ver una representacin grfica de la asignacin, el trabajo y
el costo de los recursos a lo largo del tiempo en el proyecto activo.
Hoja de recursos.- Utilice esta vista para revisar, agregar o modificar informacin de recursos en un
formato similar al de una hoja de clculo. Esta vista permite crear rpidamente una lista de recursos,
por ejemplo de personas, organizaciones, departamentos, equipamientos, salas y otros recursos que se
utilizan en un proyecto.
Mostrar todas las subtareas (men Proyecto, submen Esquema).- Expande todas las tareas de resumen
para mostrar todas las tareas.
Tarea.- Actividad que tiene un comienzo y un fin. La finalizacin de una tarea es importante para la
finalizacin del proyecto. Los proyectos se componen de tareas.
Tarea repetitiva.- Tarea que se realiza de manera repetitiva durante el transcurso de un proyecto. Por
ejemplo, puede definir las reuniones semanales como una tarea repetitiva.
Uso de tareas.- Utilice esta vista para ver tareas del proyecto, con los recursos asignados agrupados
debajo de ellas, y para distribuir asignaciones de tareas ms equitativamente entre los recursos. La vista
consta de dos secciones. La seccin de la izquierda muestra una lista de las tareas y recursos asignados,
y se puede modificar para mostrar cualquier campo de asignacin o de hoja de tareas. La seccin de la
derecha muestra una escala temporal de las horas programadas cada da y se puede cambiar para mostrar
uno o ms de los 22 campos de datos de escala temporal diferentes para las filas de tarea y asignacin.
Tambin puede modificar la unidad de tiempo de la escala temporal, especificando desde minutos a
aos.
Uso de recursos.- Utilice esta vista para ver, agregar o modificar las tareas asignadas a los recursos y la
cantidad de trabajo o el costo del recurso programado para realizar cada tarea. La vista consta de dos
secciones: la de la izquierda muestra una lista de recursos y el trabajo programado y la de la derecha
muestra la escala temporal de las horas programadas cada da. Esta vista permite crear rpidamente una
lista de recursos, por ejemplo de personas, organizaciones, departamentos, equipamientos, salas y otros
recursos que se utilizan en un proyecto.
Men Archivo: Este men reune opciones que permiten Abrir, Guardar, Cerrar, Imprimir, entre otras
acciones para administrar archivos de proyecto.
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REFERENCIAS
Pc World
PROJECT
98
Pc Magazine
Manuales de Microsoft
Internet
BIUFORM