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de Proyectos
TIDAP
Noviembre, 2003
- Administración de la Integración
• Alcance N1 - Inicial
• Calidad
• Recursos N2 - Repetible
• Calendario
• Riesgos N3 - Definido
• Comunicación
• Adquisiciones N4 - Administrable
• Finanzas
• Integración
N5 - Optimizado
Experiencia
Planeación
Inicio Cierre
Ejecución
MODELO DE MADUREZ
Control
del
proceso Optimizado
(5)
Definido
Definición (3)
De Proceso
Repetible (2)
Administración
Básica de Inicial (1)
Control
CONCEPTOS
t rar: Cliente ce
min is
– Al canlidad sos
Ad – a ur es
– C Rec iempogos cacion
– – T ies uni o
– R Comontratnzas
–
S – C Fi na
N E –
O
N CI
Inicio FU
O
Planeación B
J
ET
AP E
Ejecución AS T
I
Cierre V
O
S Terminar a Tiempo
Dentro del Presupuesto
Cumplir con Requerimientos
Exceder Expectativas
UN PROYECTO BALANCEADO
Costo
Tiempo
Alcance
Calidad
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Definir Alcance
Inicio y Arranque & Compromiso
Organización
Desarrollar
Planeación y Formación del Equipo Plan
Ejecutar
Plan
Entrega del
Entrega, Cierre y Soporte Producto y
Cierre del
Proyecto
CONCEPTUALIZACIÓN DE LAS ETAPAS DE ADM. PROYECTOS
INICIO PLANEACION
570 m
70 m
700 m
EJECUCION CIERRE
NIVEL DE ACTIVIDAD DE LOS PROCESOS DURANTE UNA FASE
Procesos de
Ejecución
Procesos de
Nivel Planeación
de
Procesos de
actividad
Procesos de Cierre
Iniciación Procesos de Control
¿QUÉ? Administración
Objetivo
Objetivo yy Administración
del Riesgo
del Riesgo
Alcance
Alcance del
del WBS
WBS
Proyecto
Proyecto Administración
Administración
de Expectativas
de Expectativas
¿QUIÉN? del Cliente
del Cliente
Identificar
Identificar
Riesgos Administración
Riesgos Organigrama
Organigrama ¿CÓMO? Administración
del Alcance
¿CUÁNDO? del Alcance
Análisis
Análisis de
de Calendario ¿RECURSOS?
Calendario ¿CUÁNTO?
Participantes
Participantes
Estimaciones
Estimaciones Costo
Costo
¿MEDICIÓN?
Revisión
Revisión yy Cierre
Cierre yy
Seguimiento
Seguimiento
Aprobación
Aprobación Lecciones
Lecciones
del
del Proyecto
Proyecto
TIEMPO del
del Plan
Plan Aprendidas
Aprendidas
COMPONENTES : Áreas de Conocimiento
6. Tiempo 7. Costo
5. Alcance
8. Calidad
9. Recursos Humanos
10. Comunicaciones
11. Riesgo
12. Adquisiciones
4. Integración
ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE
• Oportunidad de Negocio
• Delimitar el alcance del • Resumen del Proyecto
proyecto • Definición del Alcance
• Desarrollar el Diagrama de • Documentación de
Descomposición Funcional Requerimientos
(WBS) • WBS
• Administrar los cambios • Solicitud de Cambio
• Resolver los pendientes • Bitácora de Cambios
• Identificar requerimientos • Forma de Pendientes
específicos • Bitácora de Pendientes
WBS, Diagrama de Descomposición
Nivel 1
Proyecto
Nivel 2
Subproyecto
Nivel 3
Procesos de Alto
Nivel
Nivel 4
Fases
Nivel 5
Resumen de
Elementos de
Trabajo
Nivel 6
Elementos de
Trabajo
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO (CALENDARIO)
Proceso
Procesoparaparaeleldesarrollo
desarrollode
defechas
fechasmeta
metadedeinicio
inicioyyterminación
terminaciónpara
paralos
los
elementos identificados en la administración de alcance. Estas fechas
elementos identificados en la administración de alcance. Estas fechas están están
basadas
basadasen enelelesfuerzo
esfuerzorequerido
requeridopara
paracompletar
completarlaslastareas,
tareas,las
lasrelaciones
relaciones
entre
entreellas
ellasyylaladisponibilidad
disponibilidadde
delos
losrecursos
recursospara
paraejecutarlas.
ejecutarlas.ElElcalendario
calendariose
se
utiliza
utilizapara
paracomunicar
comunicaraalos losmiembros
miembrosdeldelequipo
equipoyyalalcliente
clientecuando
cuandose se
realizarán
realizaránlas
lastareas
tareasyycuando
cuandoestarán
estarándisponibles
disponibleslos
losentregables.
entregables.
• Desarrollar el Calendario
del Proyecto • Calendario Baseline
•Definición de actividades del Proyecto
•Secuenciación
•Estimación • Calendario Real del
• Monitorear el estatus del Proyecto
Calendario
PLAN DE TRABAJO
• Revisión de la propuesta
• Implantación del Sistema de • Estrategia Financiera
Control Financiero • Sistema de Control
• Establecer el presupuesto Financiero
baseline • Presupuesto Baseline
ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD
zPlan de Aseguramiento de
Calidad
z Planeación de la Calidad zDiagnóstico del Proyecto
zCriterios de Aceptación
Criterios de Auditoría de QA por
Definir los procesos de mejora
z
z
fase
y aseguramiento de calidad zLista de Identificación de
Defectos del Proceso
z Desarrollar y ejecutar los zPlan de Mejora del Proceso
planes de prueba para el zPlan y Casos de Pruebas
control de la calidad zReporte de Seguimiento del
Plan de Pruebas
Métricas
Pruebas
Auditorías
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
• Registro de
• Estimación de los
Estimaciones
recursos del proyecto
• Lista de Restricciones y
• Planeación de los
Consideraciones
recursos humanos
• Plan de Recursos
• Monitoreo del esfuerzo
Humanos
• Desarrollo del equipo de
• Matriz de Roles y
personal
Responsabilidades
MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
Participantes del Proyecto
Establish configuration A R S S S S S
ma nagement process.
De term ine financial procedures. R R A S S
Identify project risk. R S S S I S R R R S
Announce project. R A S S
Re view project plan. R S S S S S S S
Clave
R = Re spons ible for the proc ess
A = Approv es/acc epts the deliv erables from the proc ess
S = Supports steps in the produc tion of the deliverables
I = Ne eds inform ation about the status and content of the deliverables
C = Prov ides cons ultation for inputs, information, or c ontributory deliverables
ORGANIGRAMA
Organigrama
de la
Organización
Gerencia Gerencia
Asesor
Consultor Consultor
Eselelproceso
Es procesoutilizado
utilizadopara
paradeterminar
determinarque
quetipo
tipode
deinformación
informaciónenviar,
enviar,aaquien
quien
mandarla,cuando
mandarla, cuandoooque quetan
tanfrecuentemente
frecuentementeyycomo
comomanejarla
manejarlaooformatearla
formatearla
paraque
para quesea
seaefectiva.
efectiva.SeSedeben
debenmonitorear
monitorearcontinuamente
continuamentelaslasactividades
actividadesde
de
comunicaciónpara
comunicación paraasegurarse
asegurarseque
queelelproceso
procesoestá
estáestablecido
establecidoyyes
esmantenido
mantenido
demanera
de maneraefectiva.
efectiva.SuSufoco
focoprincipal
principales
esestablecer
estableceryymantener
mantenerexpectativas
expectativas
comunesde
comunes delas
lasprácticas
prácticasde
deadministración.
administración.
A B
Federal Airline Pilots
Aviation Association
Administration
1, 14
11
F 4 1,
1, 12
Suppliers (Hardware, Project Manager C
Database, and 3, 8, 10, 12
for the Flight Operations Customer
System 11
Software Project Manager
Applications)
E D
Resource Systems
Center Administrator
ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN
Lista de Contactos
Name Role Telephone Pager Fax VME Address Electronic
Mail
Ed Martin EDS (810) N/A (810) (810) 1111 Anymore Street EMARTI01
Project 556-3333 556-9999 236-2222 MS 987 @ AHIPC1J
Manager [8-447] [8-447] Box 12345 Utica, MI 48111 U.S.A.
Steven Smith Customer (810) (810) (810) N/A 1111 Anymore Street SSMITH11
Project 556-1234 266-5195 556-2222 MS 677 @ AHIPC1J
Manager [8-447] [8-447] Utica, MI 48111 U.S.A.
Mapa de Comunicación
Plan de Comunicación
Frequency Estimated
Communication Description Purpose and Media Audience Responsi- Distri- Origin Quantity
Item bility bution Date
Location and Cost
Project Status Attendees, agenda, I n fMonthly o r V ision,
Of fice m a
Project t Projecti o n
9/1/93 a l
Meeting areas/presentations, For monthly formal review team leader
Minutes persons responsible project of meetings members,
for presentations, meetings from previous customers
action items, next meeting
meeting
R ie s gos a
lu ación a l ua ción de
ev a •Ev
on d ucir una
l to N ivel fi c a c i ón de
•C
gos
A
e Identi
de ries • List a d
ación os ción
in is tr Riesg Administra
n e ar la adm de
•P l a
riesgos • Plan sgos
de los de Rie
EVALUACIÓN DE RIESGOS
• Selección de Proveedores
• Contrato
• Elaborar Convenios de Servicios y
establecer Niveles de Servicio • Convenios de Servicios y
Niveles de Servicio
• Seguimiento al cumplimiento de
requisitos legales, fiscales y
normativos
• Verificar condiciones
contractuales con usuarios y
proveedores
RELACIÓN CON EL CLIENTE
Proceso para establecer una relación de negocios con el cliente que resulte
en una sociedad, no sólo en el sentido legal. Mantener una relación de
socios mejora la interacción con el cliente en un beneficio mutuo.
Desarrollo
Desarrollodel
delPlan
Plande
de
Proyecto
Proyecto
Ejecución
Ejecucióndel
delPlan
Plande
de Plan
Plande
de Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Control
ControlIntegral
Integralde
deCambios
Cambios
ELABORACIÓN DEL PLAN DE PROYECTO
Planeación
del Proyecto
Plan de Plan
Plan de Plande
de Plan de
Recursos Humanos Calidad Comunicación Trabajo
Comunicación
Plan
Plande
de Plan
Plande
de Plan
Plande
de
Riesgos
Riesgos Requerimientos
Requerimientos Métricas
Métricas
“Un buen plan hoy, es mejor que un plan
perfecto mañana.”
—General George S. Patton
RESPONSABILIDADES DE LOS LÍDERES DE PROYECTO
Calendario Finanzas
Recursos
Alcance Negociación
Comunicación Resolución
de
Problemas Contrato
Calidad
Hacer que
sucedan
Liderazgo
las cosas
Riesgos
Comunicación
Después de añadir
dos semanas
a la calendarización por
retrasos inesperados,
agrega otras tres
semanas para
inesperados retrasos
inesperados.
RESUMEN del CICLO de ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Inicio Planeación
Revisar
Sí
“baseline”
Cambio
en el
proyecto No
Monitoreo
y
Control
Ejecución Cierre
ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
¿QUÉ? Administración
Objetivo
Objetivo yy Administración
del Riesgo
del Riesgo
Alcance
Alcance del
del WBS
WBS
Proyecto
Proyecto Administración
Administración
de Expectativas
de Expectativas
¿QUIÉN? del Cliente
del Cliente
Identificar
Identificar
Riesgos Administración
Riesgos Organigrama
Organigrama ¿CÓMO? Administración
del Alcance
¿CUÁNDO? del Alcance
Análisis
Análisis de
de Calendario ¿RECURSOS?
Calendario ¿CUÁNTO?
Participantes
Participantes
Estimaciones
Estimaciones Costo
Costo
¿MEDICIÓN?
Revisión
Revisión yy Cierre
Cierre yy
Seguimiento
Seguimiento
Aprobación
Aprobación Lecciones
Lecciones
del
del Proyecto
Proyecto
TIEMPO del
del Plan
Plan Aprendidas
Aprendidas
BENEFICIOS
• Pocas sorpresas
• Roles y responsabilidades
• Eficiente calendarización de
DESVENTAJAS
los recursos
• Control continuo del proyecto • Curva de aprendizaje - tiempo
La decisión final
Software Engineering
http://www.sei.cmu.edu/
Standish Group
http://www.standishgroup.com/chaos.html
Project Management Institute
http://www.pmi.org
Librería
http://www.amazon.com
Productos y Servicios
http://www.itera.com.mx
http://www.rational.com
http://www.criticaltools.com
http://office.microsoft.com/home
Muchas organizaciones concentran sus
esfuerzos en arreglar los errores en vez de
prevenirlos