ARQUIVOS, DOCUMENTOS E ESCRITURAO

O Conceito e a Prtica de Gesto de Documentos

Gesto de Documentos

De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, do Conselho Internacional de Arquivos, a gesto de documentos diz respeito a uma rea da administrao geral relacionada com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos mesmos.

Segundo Lawrence Burnet, uma operao arquivstica - o processo de reduzir seletivamente a propores manipulveis a massa de documentos, que caracterstica da civilizao moderna, de forma a conservar permanentemente os que tm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.

(James Rhoads) Para alcanar economia e eficcia, um programa geral de gesto de documentos deve ter as seguintes fases:

1. Produo : concepo e gesto de formulrios, preparao e gesto

2.

3.

de correspondncia, gesto de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gesto da informao e aplicao de tecnologias modernas a esses processos. Utilizao e Conservao : criao e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperao de dados, gesto de correio e telecomunicaes, seleo e uso de equipamento reprogrfico, anlise de sistemas, produo e manuteno de programas de documentos vitais e uso de automao e reprografia nestes processos. Destinao : a identificao e descrio das sries documentais, estabelecimento de programas de avaliao e destinao de documentos, arquivamento intermedirio, eliminao e recolhimento dos documentos de valor permanente s instituies arquivsticas. Antecedentes Histricos da Gesto de Documentos

Sculo XIX - Na primeira metade deste sculo, criaram-se comisses governamentais nos EUA e no Canad, visando a encontrar solues para a melhoria dos padres de eficcia no uso dos documentos, por parte da administrao pblica. Durante esse perodo, as instituies arquivsticas pblicas caracterizavam-se pela funo de rgo estritamente de apoio pesquisa, comprometidos com a conservao e acesso aos documentos considerados de valor histrico.

Esta concepo opunha-se a de documento administrativo, cujos problemas eram considerados da alada exclusiva dos rgos da administrao publica que os produziam e utilizavam.

Paralelamente, iniciava-se a era da Administrao

Cientfica

Racionalizao do processo administrativo, para o desenvolvimento das atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rpida.

A aplicao dos princpios da administrao cientfica para a soluo dos problemas documentais gerou os princpios da gesto de documentos.

Contribuies da gesto de documentos para as funes arquivsticas: As polticas e atividades dos governos documentadas adequadamente; Menor nmero de documentos inteis e transitrios reunidos a documentos de valor permanente; Melhor organizao desses documentos, caso atingissem a fase permanente; Inibio da eliminao de documentos de valor permanente;

Hoje

As instituies arquivsticas pblicas, particularmente os arquivos nacionais dos EUA e do Canad, adquiriram uma nova feio, assumindo tambm a funo de rgo de apoio a administrao pblica. Ao contrrio dos pases onde a gesto de documentos se desenvolveu como teoria e prtica, no Brasil so os arquivos pblicos que, com vistas sua modernizao, se dirigem administrao pblica com projetos que objetivam a adoo de elementos bsicos da gesto de documentos.

Aplicando-se o principio bsico de gesto de documentos, segundo o qual a informao deve estar disponvel no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possvel, o custo pblico da informao governamental tende a alcanar nveis reduzidos.

Fatores inibidores que comprometem a adoo das funes de gesto de documentos pelas instituies arquivsticas: Limitaes de ordem legal; Complexidade dos governos nacionais; Tradies administrativas que impedem uma reorganizao radical dos sistemas vigentes; Papel histrico dos arquivos nacionais.

As instituies pblicas brasileiras apresentam caractersticas comuns no que se refere sua atuao: Trata-se de instituies voltadas quase que exclusivamente para a guarda de documentos considerados como de valor histrico;

 So praticamente inexistentes suas relaes com o conjunto da administrao pblica, durante o processo poltico-decisrio; Por diversas razes (problemas de pessoal, legislao e espao fsico), sua atuao caracteriza-se pela passividade. Segundo a UNESCO, conforme o trabalho de James Rhoads, h quatro nveis de aplicao de programas de gesto de documentos:

1 Nvel mnimo

- estabelece que o governo deve contar com programas de reteno e eliminao de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional aqueles de valor permanente;

2 Nvel mnimo

ampliado complementa o primeiro, com a existncia de um ou mais centros de arquivamento intermedirio;

3 Nvel intermedirio compreende os dois primeiros, bem como a adoo de programas bsicos que consistem geralmente, em elaborao e gesto de formulrios, elaborao de sistemas de arquivos correntes

Nvel mximo - inclui todas as atividades j descritas, complementadas por gesto de diretrizes administrativas, de correspondncia e telecomunicaes, de mquinas copiadoras, uso de recursos de automao etc.

preciso realizar experincias metodolgicas em diversos nveis, tendo como requisitos fundamentais: Um profundo conhecimento dos elementos caractersticos da administrao pblica brasileira: sua complexidade, diversidade, evoluo e, sobretudo, suas demandas; Condies mnimas necessrias quanto a legislao, recursos humanos e materiais, com vistas implantao de polticas pblicas nesse campo; Aspectos que requerem um grande esforo de construo metodolgica e implementao na administrao publica brasileira por parte de arquivistas e administradores: A elaborao de diretrizes no tocante ao recebimento, classificao, tramitao e arquivamento de documentos de uso corrente; A elaborao de procedimentos bsicos que permitam avaliar e selecionar grandes e variados acervos desorganizados, considerando-se a escassez quantitativa e qualitativa de recursos humanos especializados para este fim.

H outros tpicos a serem priorizados como objeto de normalizao por parte dos arquivos : A transferncia de documentos para arquivamento intermedirio e recolhimento para guarda permanente; A gesto dos depsitos de documentos dos rgos pblicos, que em geral recebem sem critrios documentos provenientes dos arquivos correntes; O uso racional de modernos recursos tecnolgicos, como a microgrfica e a informtica; Um estudo do perfil do usurio da informao arquivstica na administrao pblica, ou seja: quem a produz, por que razo, em quais condies e como e quando necessita desta informao ao longo do processo decisrio.