TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Controle Externo Coordenadoria de Fiscalizao e Controle

TCNICA DE AUDITORIA MAPA DE PROCESSOS

2000

Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos

Tribunal de Contas da Unio Internet: http://www.tcu.gov.br SAFS Lt. 01 CEP: 70.042-900 - Braslia (DF) Secretria-Geral de Controle Externo: Rosngela Paniago Curado Fleury Coordenador de Fiscalizao e Controle: Jos Moacir Cardoso da Costa Diretor da 2 Diviso Tcnica: Paulo Roberto Pinheiro Dias Pereira Analistas de Finanas e Controle Externo - rea de Controle Externo: Carlos Alexandre Amorim Rocha Carmen Pereira Rgo Meireles Glria Maria Merola da Costa Bastos Colaboradores Projeto de Cooperao TCU/Reino Unido: Dagomar Henriques Lima Jos Carlos Lobo Menezes Luiz Akutsu Luiz Geraldo Santos Wolmer 657.63 B823t Brasil. Tribunal de Contas da Unio. Tcnicas de Auditoria: Mapa de Processos Braslia : TCU, Coordenadoria de Fiscalizao e Controle, 2000. 18 p. 1. TCU - Tcnicas de Auditoria: Mapa de Processos (2000) I. Ttulo.
Ficha Catalogrfica elaborada pela Diviso de Documentao do TCU.
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APRESENTAO Este documento tcnico produto das atividades desenvolvidas no mbito do Projeto de Cooperao Tcnica TCUReino Unido. Na sua elaborao, a Coordenadoria de Fiscalizao e Controle contou com a colaborao dos analistas participantes do Projeto e com o apoio tcnico da KPMG, empresa contratada pelo Governo Britnico para prestar consultoria ao TCU na rea de auditoria de desempenho. A tcnica apresentada neste documento, mapa de processo, foi testada com sucesso durante a realizao das seis auditoriaspiloto realizadas em 1998 e complementa informaes contidas no Manual de Auditoria de Desempenho do TCU. Na primeira parte feita uma breve discusso sobre mapa de processo, suas caractersticas bsicas e sua utilizao na identificao de oportunidades de melhoria de desempenho. Em seguida, apresentada a tcnica de mapeamento de processo, a forma de elaborao do mapa e sua aplicao nas auditorias de desempenho. O material, ilustrado com exemplos, procura contribuir para a rpida absoro da tcnica e para a disseminao de sua aplicao nos trabalhos de auditoria de desempenho deste Tribunal. Finalmente, na condio de Secretria-Geral de Controle Externo, parabenizo os diregentes e servidores da COFIS e os demais colaboradores que, com o emprego de seus esforos, possibilitaram a materializao da presente tcnica.

ROSNGELA PANIAGO FLEURY Secretria-Geral de Controle Externo

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SUMRIO

1. INTRODUO ................................................................................ 7 2. APLICAO DO MAPA DE PROCESSO ..................................... 7 3. CARACTERSTICAS ...................................................................... 8 4. ELABORAO ............................................................................. 12 5. UTILIZAO DO MAPA DE PROCESSO NAS AUDITORIAS DE NATUREZA OPERACIONAL...................... 15 6. REFERNCIAS .............................................................................. 18

LISTA DE FIGURAS E EXEMPLOS FIGURA 1 PRINCIPAIS CARACTERSTICAS DO MAPA DE PROCESSO ........................................................................... 9 FIGURA 2 MAPA DE PRODUTOS X MAPA DE PROCESSOS ........................................................................................... 9 FIGURA 3 NOTAES UTILIZADAS EM MAPAS DE PROCESSO ........................................................................................... 14 EXEMPLO 1 RACIONALIZAO DO PROCESSO DE EXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA ..................................... 10

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1.

INTRODUO

O mapa de processo a representao de um processo de trabalho por meio de um diagrama contendo a seqncia dos passos necessrios consecuo de determinada atividade. Para clareza de exposio, faz-se necessrio dizer em que sentido utilizamos o termo processo: PROCESSO a maneira pela qual se realiza uma operao. Assim, pode ser descrita como exemplo de processo a seqncia de tarefas e aes necessrias aprovao de um pedido de financiamento imobilirio, aquisio de medicamentos para o Programa de Combate Tuberculose ou anlise das prestaes de contas de convnios firmados pelo Ministrio da Educao.

2.

APLICAO DO MAPA DE PROCESSO

A tcnica de mapa de processo fornece uma representao grfica das operaes sob anlise, evidenciando a seqncia de atividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de documentos em uma organizao ou rea. Isso permite equipe de auditoria, em conjunto com gerentes e tcnicos envolvidos, identificar mais facilmente oportunidades para a racionalizao e aperfeioamento dos processos de trabalho em uma organizao. O mapa de processo tambm til para identificar pontos fortes do processo que podem ser reproduzidos ou adaptados a outros processos de uma mesma organizao ou de organizaes diferentes, como meio de disseminar boas prticas. Os mapas de processo podem representar diversas situaes: como o processo est sendo realizado; como e o processo de acordo com as normas e procedimentos internos; quais as formas alternativas de executar o processo; qual a forma recomendada de realizar o processo.
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3.

CARACTERSTICAS

O diagrama do mapa de processo pode ter diversos graus de detalhamento, segundo o propsito para o qual elaborado. Em geral, as informaes essenciais so: descrio das atividades; os pontos de tomada de deciso; os movimentos de informao e de documentos; pontos de controle; prazos; os documentos e as relaes entre as diversas etapas do processo. Dependendo do escopo do trabalho de auditoria, o mapa de processo pode apresentar, ainda, relativamente a cada tarefa ou atividade, informaes detalhadas sobre: custo; tempo de execuo; tempo decorrido entre uma e outra; superposio; volume e freqncia das transaes; nmero de staff / hora para execuo; habilidades necessrias para execuo; opinio dos clientes / usurios; impacto tecnolgico; impacto de mudanas em outros departamentos; limitaes externas (por exemplo, limitaes oramentrias). No mapa de processo, as setas indicam o fluxo da operao, sua seqncia. As caixas so utilizadas para descrever as aes necessrias para que seja completada a operao. Pode-se dizer
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que as caixas esquerda, ou no incio do processo, representam condies para que sejam desenvolvidas as aes direita, que se encontram mais frente no fluxo.

IMPORTANTE: Mapas de processo e de produto no se confundem. Aqui esto as principais diferenas entre eles.

As principais caractersticas de um mapa de processo so apresentadas a seguir: FIGURA 1 PRINCIPAIS CARACTERSTICAS DO MAPA DE PROCESSO descreve uma operao passo a passo. um mtodo visual-interativo, que favorece o trabalho em grupo e a participao do auditado. pode incluir informao sobre quantidade, qualidade e prazos. FIGURA 2 MAPA DE PRODUTOS X MAPA DE PROCESSOS Mapa de processo apresenta graficamente uma srie de atividades interligadas que do origem a determinados produtos. Mapa de produtos, por sua vez, apresenta graficamente os produtos gerados por aquelas atividades. Nos mapas de produtos, os processos esto representados pelas setas. Processos e atividades mudam com o passar do tempo, enquanto os produtos, se identificados adequadamente, devem permanecer os mesmos, independente das atividades realizadas para obt-los. Enfoque nos produtos procura comparar o desempenho de diferentes alternativas (processos) para obter os mesmos produtos.
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EXEMPLO 1 RACIONALIZAO DO PROCESSO DE EXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA

O Chefe do Servio de Administrao (SA), como exemplo hipottico, deseja diminuir o tempo requerido para a expedio de ofcios de diligncia, ou seja, o tempo decorrido entre a solicitao do titular da Unidade Tcnica para que seja elaborado o ofcio e a expedio do documento. Ele elabora, em conjunto com todos os que participam da operao, o mapa de processo simplificado, com o objetivo de identificar pontos crticos e oportunidades de melhoria dos procedimentos adotados.
MAPA DO PROCESSO DE EXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA.
Titular
Incio

Assistente
Faz rascunho do ofcio

Chefe de Servio
Solicita digitao

Tcnico
Digita o ofcio

Solicita elaborao de diligncia

Passa rascunho

Confere ofcio digitado

Passa ofcio digitado

Conferncia ok? S Confere ofcio digitado Entrega ofcio

Conferncia ok? S Confere ofcio digitado Entrega ofcio

Conferncia ok?

S Assina ofcio

Devolve ofcio

Devolve ofcio

Expede ofcio de diligncia

Fim

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Em seguida discusso sobre as possveis solues com o titular da Unidade Tcnica, a assistente e o tcnico responsvel pela digitao, o Chefe do SA oferece as seguintes sugestes: 1) como a assistente e o tcnico possuem o mesmo nvel de escolaridade, como exigido pela norma, o tcnico poderia ser treinado para desenvolver redao prpria e eliminar a necessidade de elaborao de rascunhos por parte da assistente; devem ser desenvolvidos modelos de diligncia para acelerar o trabalho de digitao e diminuir a necessidade de sucessivas conferncias; os ofcios devem ser repassados pelos digitadores diretamente para a assistente, eliminando uma instncia de tramitao.

2)

3)

Sendo assim, o Chefe do SA apresenta aos agentes envolvidos um novo mapa do processo mostrando como poderia ser alterado o procedimento, com o objetivo de ganhar eficincia.
MAPA DO PROCESSO DE EXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA.
Titular
Incio
Solicita elaborao de diligncia

Assistente
Entrega autos

Chefe de Servio
Solicita digitao

Tcnico
Digita o ofcio

Confere digitao

Entrega ofcio digitado

Conferncia ok? S Confere ofcio digitado N Entrega ofcio

Conferncia ok? S Assina ofcio

Devolve ofcio

Devolve ofcio

Expede ofcio de diligncia

Fim

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4. ELABORAO O mapa de processo deve ser elaborado preferencialmente com a participao das pessoas da rea ou instituio auditada, pois so elas quem melhor conhece as atividades desempenhadas, os produtos resultantes, os objetivos e a misso da instituio. Essa participao contribui para a elaborao de um mapa de processo que tende a refletir a realidade da instituio. A elaborao do mapa de processo realizada por meio de workshops1, envolvendo o pessoal da instituio auditada que, sob a orientao da equipe de auditoria, vai montando, passo a passo, o mapa de processo. Os passos a serem seguidos, basicamente, so os seguintes: 1 passo. Definir claramente o processo que se quer representar. Com base em entrevistas e na documentao disponvel, os auditores devem elaborar uma verso preliminar para servir de base para seu raciocnio. No se utiliza a verso preliminar para guiar o workshop pois as opinies dos participantes tendem a refletir o que deveria ser e no a realidade. 2 passo. Utilizar a tcnica de brainstorm, incentivando os participantes do workshop a identificar as atividades do processo e sua seqncia. As idias surgidas podem ser anotadas em etiquetas autocolantes. 3 passo. Identificar tarefa inicial. Colar a etiqueta que descreve a tarefa inicial em uma grande folha de papel pardo, ou semelhante, fixada na parede da sala em local visvel a todos. A folha de papel pardo poder ser recolhida ao fim do workshop para que o mapa seja transcrito adequadamente. 4 passo. Verificar quais atividades, A, B, C etc., so executadas obedecendo a uma seqncia lgica a partir da tarefa inicial. Colar as etiquetasdescrevendo essas atividades segundo a seqncia identificada.
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Reunio destinada troca de idias e de conhecimento prtico sobre um assunto.

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5 passo. Prosseguir dessa maneira at completar todo o ciclo de atividades do processo. 6 passo. Utilizar o mapa de processo para mostrar de que forma as atividades se relacionam. 7 passo. Desenhar o mapa, utilizando um software apropriado, habitualmente disponvel em pacotes para escritrio, distribuindo-o entre os participantes, solicitando sua opinio. 8 passo. Utilizar as opinies dos participantes para aperfeioar o mapa e elaborar a verso final. RECOMENDAES: Usar bloco de notas autocolantes (post-it) para facilitar a montagem do mapa, pois permite que se rearranjem as aes at se obter uma seqncia adequada. Escrever as atividades a serem executadas em setores diferentes com cores distintas. Obter a efetiva participao dos auditados, pois ela essencial. O papel do auditor no workshop deve ser o de facilitador, incentivando os participantes a elaborarem eles prprios o mapa de processo. Controlar o tempo, preparando-se para, constantemente, ampliar ou alterar o mapa. As discusses acerca de como o processo est sendo realizado e de como o processo de acordo com as normas podem se tornar acaloradas e se prolongar demais. Anexar ao mapa exemplos de documentos utilizados. Quantificar as informaes, sempre que possvel. Por exemplo: volume de cartas datilografadas, tempo de execuo de uma tarefa, quantidade de servidores envolvidos, etc. Procurar obter do pessoal envolvido o mximo de informaes sobre as atividades.
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A figura 3, a seguir, apresenta algumas notaes usualmente utilizadas em mapas de processo: FIGURA 3 NOTAES UTILIZADAS EM MAPAS DE PROCESSO

Retngulo: Indica atividade executada Utilizar 5 palavras no mximo. Comear com verbo de ao.

Losango: Indica um ponto de tomada de deciso

Datilografa formulrio ou Revisa formulrio

O formulrio est completo?

Bandeira: Indica oportunidades de melhoria: Quantificar sempre que possvel.

Balo ou nuvem: Ateno, comentrios ou explicaes:

Reduo de 75% dos formulrios com erros de preenchimento

Informao sobre o volume de solicitaes encaminhadas

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5. UTILIZAO DO MAPA DE PROCESSO NAS AUDITORIAS DE NATUREZA OPERACIONAL O emprego da tcnica de mapa de processo uma abordagem til quando se deseja obter melhorias de desempenho da organizao enfocando os processos de trabalho. Exemplos de situaes em que se recomenda o uso da tcnica de mapa de processo: os clientes (os cidados ou outras organizaes pblicas ou privadas) no esto recebendo os servios com rapidez suficiente; quando modos mais eficientes de prestao de servio precisam ser desenvolvidos; ou quando a seqncia das tarefas realizadas no claramente entendida dentro da organizao ou parece no estar funcionando bem. IMPORTANTE: Antes de optar por essa abordagem, leve em considerao que o exame detalhado de processos de trabalho pode tomar bastante tempo da equipe de auditoria e dos funcionrios da organizao e, portanto, caro. Avalie se o ganho esperado com a implantao das possveis recomendaes justificam o investimento. A identificao de oportunidades de melhoria de desempenho essencial ao sucesso da auditoria. importante identificar, por exemplo: pontos onde o trabalho sofre atrasos ou onde documentos so extraviados buracos negros; ocasies nas quais as pessoas ficam aguardando documentos, procurando o que fazer ou corrigindo erros tempo perdido; insuficiente interao entre atividades ou falhas de comunicao;
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mltiplas instncias de aprovao; duplicidade de tarefas; reas onde as metas fixadas no so atingidas; processos que apresentam oportunidades de reduo de custo; atividades que apresentam alto ndice de falhas/erros.

Em uma auditoria, as tcnicas de anlise disponveis so utilizadas complementarmente para que sejam respondidas as perguntas de auditoria. Uma seqncia tpica de atividades a serem desenvolvidas pela equipe pode ser a seguinte: 1) 2) 3) preparar o mapa de produto para identificar os indicadores de desempenho relevantes. preparar mapa de processo relativo ao produto-chave com base nas normas e procedimentos internos. conduzir entrevistas com o pessoal do rgo auditado para identificar os pontos fortes e as principais fragilidades nesse processo. preparar o mapa de processo da situao atual como est sendo realizado com a colaborao do pessoal do rgo auditado. discutir o mapa com os gestores do rgo auditado. identificar oportunidades para melhoria de desempenho e elaborar mapas de processos alternativos formas alternativas de execuo sem se deixar influenciar pela forma como o processo est sendo desenvolvido. apresentar os novos mapas de processo para crticas e comentrios dos gestores do rgo auditado. elaborar o mapa de processo definitivo indicando a forma recomendada de realiz-lo que representa a proposta de equipe.
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4)

5) 6)

7) 8)

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Se a equipe chegar concluso de que mudanas no processo de trabalho so necessrias, ento poder ser preciso: apresentar um plano de mudana, prevendo-se os arranjos a ser realizados; obter o comprometimento dos gerentes e dos funcionrios com a mudana, convencendo-os de que a implantao das recomendaes produzir a melhoria de desempenho da organizao; avaliar o custo das alteraes a ser realizadas; elaborar sistemtica para avaliar os resultados produzidos pelo novo processo. IMPORTANTE: Lembre-se de que poder ser necessrio muito tempo para modificar um processo de trabalho.

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6.

REFERNCIAS

KPMG. Desenvolvimento de Tcnicas de Auditoria Operacional I. (Notas de Aula). Julho 1998. NATIONAL Audit Office. Are we being served? A value for money guide. Spring 1999.

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