Merlin User Guide

MERLIN
Der Schnelleinstieg ins professionelle Projektmanagement.
2009 ProjectWizards GmbH, Melle, Germany. All rights reserved.
EINFHRUNG
Herzlich Willkommen zum Merlin Schnelleinstieg! Danke, dass Sie sich fr die fhrende Projektmanagement-Software am Mac entschieden haben! Dieses Dokument wird Ihnen behilich sein, in krzester Zeit die grundlegenden Funktionen von Merlin zu erlernen. Systemvoraussetzungen Merlin bentigt mindestens einen Apple Macintosh Rechner mit G4 Prozessor und Mac OS X 10.4.9. Empfohlen ist die aktuelle Version von Mac OS X 10.5. Demomodus Der Demomodus erlaubt es Ihnen Merlin auf unbestimmte Dauer zu testen. Alle Funktionen der Vollversion sind bei Projekten mit bis zu 40 Vorgngen freigeschaltet. Eine hhere Zahl an Vorgngen schaltet das Sichern, das Drucken, das Exportieren und das Publizieren in der Demo ab.
Der Merlin Schnelleinstieg. 2008 ProjectWizards GmbH, Melle, Germany. All rights reserved.
HILFE UND UNTERSTTZUNG

Hilfe und weitere Untersttzung bekommen Sie auf unserer Webseite:
www.projectwizards.net
Zudem stehen Ihnen folgende, zustzliche Informationsquellen parat:

Die Merlin 2-Hilfe Die Google-Gruppen (auf Deutsch oder auf Englisch)
DIE LIZENZ INSTALLIEREN
Weitere Fragen beantwortet Ihnen gerne unser SupportTeam: support@merlin2.net

MERLIN STARTEN
Beim Start von Merlin begrt Sie das Willkommen-Fenster mit folgenden Optionen, whlen Sie eine davon aus:

Einfhrung in Merlin 2 starten Vorhandenes Projekt nen Ein Projekt aus einer Vorlage erstellen Ein neues, leeres Projekt anfangen
Zudem knnen Sie noch:

Automatisch nach Aktualisierungen suchen Entscheiden was beim Start gezeigt werden soll, beispielsweise die zuletzt verwendeten Projekte
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DAS HAUPTFENSTER VON MERLIN 2

Die Ansichten Zum Wechseln der Ansichten im Hauptbereich Die Symbole Fr oft bentigte Funktionen
Der Arbeitsbereich Gliederung Gantt-Chart

Der Inspektor Kontextsensitive Steuerzentrale fr alle Anliegen
Der Hauptbereich Hier ndet die Arbeit statt!
Anpassung des Hauptbereichs Aufteilung, Vergrerung, Verkleinerung, bersicht.

Der Zusatzbereich Fr Ressourcen und Planungskonikte

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DER INSPEKTOR
Der Inspektor ist die Steuerzentrale fr alle erdenklichen Objekte in Merlin. Fr alle Objekte, die man in Merlin selektieren kann, existiert ein passender Inspektor. Fr:

Projekte Vorgnge Ressourcen Elemente Verknpfungen Klicken Sie auf das Projekt*, so erscheint der Projektinspektor. Jeder Inspektor besitzt mehrere Register mit weiteren Optionen.
* Das Projekt bendet sich immer in der obersten Zeile der Gliederung
Die Register
DIE ANSICHTEN
Merlin bietet Ihnen vier unterschiedliche Ansichten:

Die Vorgnge Der Netzplan Die Ressourcen Die Auslastung
Mit den entsprechenden Schaltchen kann man zwischen den einzelnen Arbeitsansichten wechseln. Jede Ansicht hat Ihren eigenen Aufbau und verfgt ber vielfltige Einstellungsmglichkeiten. Diese knnen mithilfe der Darstellungsoptionen angepasst werden.
DIE VORGNGE
Die Ansicht Vorgnge ist die wohl am meisten verwendete Ansicht. Hier wird der Groteil aller Projekte geplant. Dabei werden Vorgnge und Zuweisungen in der Gliederung und im Balkendiagramm bearbeitet. Mit den Spalten in der Gliederung knnen unterschiedliche Spaltensets erstellt werden und somit unterschiedliche Informationen und Bearbeitungsmglichkeiten entstehen. Ein rechter Mausklick auf die Spalten gengt.
Die Merlin Standardspalten

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DER NETZPLAN
In der Ansicht Netzplan lassen sich die logischen Zusammenhnge und die Struktur des Projekts von Anfang bis zum Abschluss bersichtlich darstellen und bearbeiten.
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DIE RESSOURCEN
In der Ansicht Ressourcen werden alle am Projekt beteiligten und zugewiesenen Ressourcen verwaltet. Eine Ressource kann einer der vier folgenden Arten entsprechen:

Person Material Firma Ausrstung
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DIE AUSLASTUNG
In der Ansicht Auslastung benden sich alle im Projekt zugewiesenen Ressourcen aufgelistet. Im Diagramm stehen fr jeden Tag die Auslastungswerte der jeweiligen Ressource. Damit knnen Sie schnell Auslastungen von einzelnen Ressourcen berblicken und eventuelle berlastungen* ausndig machen und entsprechend korrigieren.

Grn: Optimal ausgelastet. Gelb: Nicht optimal ausgelastet. Rot: berlastet, hier besteht Handlungsbedarf!
*Auslastungsvorgaben fr eine ber- oder Unterlastung knnen im Men Bearbeiten>Auslastungsabgleich>Einstellungen vorgenommen werden.
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DIE SYMBOLLEISTE
In der Symbolleiste benden sich oft bentigte Funktionen von Merlin. Mit den folgenden Symbolen knnen Sie schnell folgende Optionen aufrufen:

Publizieren: Ruft den Dialog fr das Publizieren auf. [Befehl + Shift + P] Einstellungen: Ruft den Dialog fr die Projekteinstellungen auf. [Befehl + Shift + , ] Bibliothek: Blendet das Fenster mit der Bibliothek ein und aus. [F3] Elemente: Blendet den Bereich Elemente ein und aus. [F2] Inspektor: Blendet den Inspektor ein und aus. [F1]
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DER ZUSATZBEREICH
Der Zusatzbereich verfgt insgesamt ber zwei unterschiedliche Aufgabenfelder, diese lassen sich durch einen Mausklick auf die Titelleiste ndern:
Ressourcen: Verwaltet die im Projekt verwendete Ressourcen. Mit dem Plus werden neue Ressourcen erstellt. Diese knnen mithilfe der Maus in den Gannt oder in die Gliederung gezogen werden. Planungskonikte: Listet Informationen zu eventuellen Konikten im Terminplan. Mit einem Mausklick auf einen Eintrag gelangt man automatisch zum Vorgang und dem verbundenen Konikt.
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DIE ELEMENTE
Der Bereich Elemente ist eine Sammelstelle fr Informationen vor, whrend und nach einem Projekt. Standardmig nicht eingeblendet, kann der Bereich durch einen Klick auf die Broklammer rechts in der Symbolleiste, das Drcken der F2-Taste oder mit dem Menbefehl Fenster > Elemente einblenden sichtbar gemacht werden. Elemente lassen sich an einzelne Vorgnge, Meilensteine, das gesamte Projekt oder fr Ressourcen anhngen.
Markieren Sie einen Vorgang/ eine Ressource/ ein Projekt und fgen Sie ein neues Element ein. Zur Auswahl stehen Ihnen die folgenden sechs Elementarten:
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DER MERLIN WORKFLOW

Nachfolgend erfahren Sie an einem kurzen Beispiel, wie einfach man mit Merlin ein Projekt erstellen kann. In einem Beispiel werden wir: Projektstruktur erzeugen

Phasen anlegen Meilensteine erstellen Vorgnge einfgen
Verknpfungen erstellen Ressourcen zuweisen Auslastung optimieren Wirkliche Daten eintragen Meilenstein-Bericht E-Mail-Versand
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EIN NEUES PROJEKT

Ein neues Projekt kann auf der Basis einer Vorlage angelegt werden. Dies soll nicht nicht an dieser Stelle erlutert werden, sondern hier
Weitere Informationen zu Projektvorlagen nden Sie hier.
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VON NULL AUF HUNDERT

Starten Sie im Men Ablage > Neues leeres Projekt oder verwenden Sie das Tastaturkrzel [Befehl+Alt+N]
Bei der Eingabe der ersten Daten, hilft beispielsweise die Bibliothek
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DIE BIBLIOTHEK NUTZEN

Klicken Sie auf das Symbol, wird die Bibliothek aufgerufen. In der Bibliothek benden sich vorbereitete Vorgnge und Vorgangsgruppen, die eine Projekterstellung noch einfacher machen. Mit der Maus werden die Inhalte aus der Bibliothek in das Projektfenster gezogen. So einfach ist das! Suchen Sie nach "Allgemeiner Projektstart" und ziehen diesen in die Gliederung der Vorgangsansicht.
Weitere Informationen zur Bibliothek erhalten Sie hier.
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1. ZWISCHENSTAND
Nachdem die Vorgnge aus der Bibliothek bernommen wurden, zeigt der blaue Hintergrund in der Gliederung aktuelle Vernderungen im Projekt an. Die Basisstruktur kann im nchsten Schritt mit einzelnen Vorgngen und Meilensteinen ergnzt werden. Weiter geht es mit dem Anlegen von Vorgngen
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NEUE VORGNGE ANLEGEN

Klicken Sie im Men "Einfgen" auf eine Vorgangsart... ...oder klicken Sie mit einem Rechtsklick auf einen Vorgang und whlen im Kontextmen den Eintrag "Einfgen"*.
Erstellen Sie so beispielsweise einen neuen Meilenstein mit dem Namen "Start". Hierzu kann auch das Tastaturkrzel [Alt+Befehl+M] verwendet werden.
*Ein neuer Vorgang wird immer unter dem selektierten Vorgang angelegt.
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VORGNGE VERKNPFEN
Es gibt vier Abhngigkeiten, die zur Verknpfung von Vorgngen eingesetzt werden knnen. Die gelugste ist die "Ende zu Anfang" -Verknpfung. Um in Merlin eine neue Verknpfungen zu erstellen, selektieren Sie zwei (oder mehr) Vorgnge und klicken auf das Symbol "Vorgnge verketten". Anschlieend sind die Vorgnge per "Ende zu Anfang" verknpft. Das geht auch mit dem Men Bearbeiten>Vorgnge verknpfen oder dem Tastaturkrzel [Ctrl+Befehl+L]. "Ende zu Anfang" "Anfang zu Anfang" "Ende zu Ende" "Anfang zu Ende"
Weitere Informationen zu diesem Thema
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FAHNENSTATUS
Der Fahnenstatus zeigt unterschiedliche Zustnde von Vorgngen mit einer entsprechenden Fahne an. Dies kann automatisch oder manuell erfolgen. Es existieren drei Fahnen, mit denen man den Status fr Vorgnge ersehen kann. Diese sind:

Grn = Der Vorgang ist erledigt Gelb = Der Vorgang ist in Arbeit Rot = Der Vorgang ist berfllig
Die Fahnen knnen fr unterschiedlichste Informationen als Marker verwendet werden und sind jeweils aus dem Kontext zu verstehen.
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RESSOURCEN ZUWEISEN
Bisher wurden Vorgnge, Gruppen, Meilensteine, Verknpfungen, sowie Elemente angelegt. Soweit sollte die Planung fr das Projekt stehen. Nun geht es um die Zuweisung der Ressourcen. Ziehen Sie mit der Maus diese direkt aus dem Zusatzbereich auf einen oder mehrere Vorgnge.
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ARBEITSZEITEN IM PROJEKT
Mit dem Arbeitszeiten Inspektor kann fr das gesamte Projekt eine regulre, sowie eine Ausnahmezeit eingestellt werden. Markieren Sie das Projekt und whlen das Register Arbeitszeit. Im Feld Regulr kann nun mithilfe der Bereiche Wochentage und Arbeitsintervalle die Arbeitszeit mit der Maus eingetragen werden: Selektieren Sie mit einem Mausklick einen Tag aus Wochentage Mit der Maus knnen nun beliebig viele Arbeitsintervalle durch klicken und Ziehen in 30-MinutenSchritten eingezeichnet werden
Tipp: Halten Sie zustzlich die Alt-Taste damit werden die Intervalle in Viertelstunden-Schritten erstellt
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DIE PLANUNGSWERTE
Damit Sie auf dem Laufenden sind, wird der Fortschritt des Projekts festgehalten. Hierzu lassen sich unterschiedliche Werte verwenden: geplante Werte: Angenommene Werte fr die Planung wirkliche Werte: Die tatschlichen Werte die durch den Projektfortschritt entstanden sind. Geplanter Wert erscheint grau erwartete Werte: Werte die durch eine nderung der geplanten Werte entstehen und erwartet werden
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VORGABEN ARBEIT UND DAUER

Der Unterschied zwischen Arbeit und Dauer sollte bei Vorgngen unterschieden werden. Diese zwei Gren werden jeweils in Zeiteinheiten angezeigt, haben aber unterschiedliche Bedeutungen:
Arbeit ist die Zeit, in der whrend der denierten Arbeitsstunden/Arbeitstage/ Arbeitsmonate gearbeitet werden kann. Es ist somit eine reine Nettozeit, der keine Urlaubs-, Feier- oder Krankheitstage dazugerechnet werden. Zu der Arbeit werden auch keine vorgangsbedingten Verzgerungen und Wartezeiten hinzugerechnet Dauer ist die Gesamtzeit, in der sowohl die Arbeitszeit als auch die restlichen Zeiten beinhaltet sind, diese ist die Vorgabe geplante Dauer und sollte nicht mit der erwarteten Dauer verwechselt werden.
Beispiel: Ein Designer bentigt 1 Tag fr eine Aufgabe. Diese kann aber innerhalb der nchsten 2 Wochen erledigt werden.
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DIE GEPLANTE DAUER

Anhand des folgenden Beispiels, findet der Vorgang genau vom 01.01.2009 8.00 Uhr bis 01.01.2010 8.00 Uhr statt. Im Gantt steht die Zahl 1,09 Jahre auf dem Vorgangsbalken. Weshalb? Das Liegt an der Nettozeit, die fr einen Arbeitsmonat mit 20 Tagen in Merlin definiert ist und in den Projekteinstellungen gendert werden kann. 1 Arbeitsjahr wre somit 240 Arbeitstage (20 x 12 Monate), in Wirklichkeit hat aber ein Jahr 261 mgliche Arbeitstage, somit ist per Definition genau 1,09 Arbeitsjahre lang.
Tipp: ndern Sie in den Darstellungsoptionen > Stile, den Inhalt fr das mittlere Etikett von Geplante Dauer in Vorgabe geplante Dauer.
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PROJEKTEINSTELLUNGEN
Im Men Ablage > Projekteinstellung benden sich Einstellungen die das Projekt betreen. Diese lassen sich anpassen und werden direkt in der Projektdatei gesichert. Sie sind in drei Registern aufgeteilt: Allgemein, Wertelisten und mehr.
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PROJEKTEINSTELLUNGEN ALLGEMEIN
Die Projekteinstellungen Allgemein sind in drei unterschiedliche Kategorien aufgeteilt: Finanzielles: Hier lassen sich die Whrungssymbole, die Standardkosten fr die Arbeit, sowie die Mehrarbeitskosten einstellen Arbeitseinheiten: Damit werden die Zeiteinheiten fr die Standardarbeit deniert. Diese Werte bilden die Grundlage fr die Berechnung der erwarteten Dauer von Vorgngen Datumsvorgaben: Hier lassen sich das dynamische Verschieben, das Statusdatum, sowie der erste Tag der Woche bestimmen
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PROJEKTEINSTELLUNGEN WERTELISTEN
In diesem Register knnen die Werte fr die folgenden Bereiche verndert, ergnzt oder neu angelegt und als Standard fr neue Projekte festgelegt werden:

Kosten Datei Information Problem Ressource Risiko
Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag kann dieser gendert und mit einem Klick auf Neu kann ein neuer Eintrag erstellt werden.
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PROJEKTEINSTELLUNGEN MEHR
Im Register Mehr stehen Ihnen drei Bereiche zur Auswahl: Ressourcen: Hier knnen Sie den Stil der Initialen fr die Ressourcen, sowie das Teilen der Arbeit einstellen. Sicherheit: Soll das Projekt fr anonymen Benutzern verborgen bleiben, setzen Sie hier ein Hkchen Projektbild: An dieser Stelle knnen Sie Ihr Firmenlogo oder ein anderes beliebiges Bild platzieren. Dieses Bild wird im Ausdruck und in den Berichten bernommen.
Mein Logo
Mein Logo
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ERWEITERTE SUCHE
Zustzlich zu der Standardsuche in Merlin, kann die erweiterte Suche groe Dienste beim Arbeiten mit Projekten leisten:

Aufgerufen wird die erweiterte Suche mit einem Klick auf das Lupensymbol im Suchfeld Anschlieend knnen unterschiedliche Suchkriterien aus den Klappmens zusammengestellt werden und mit dem Plus oder Minus hinzugefgt oder entfernt werden. Danach knnen die Suchbedingungen ergnzt und mit OK auf das Projekt angewandt werden Mit einem Klick auf das kleine x-Symbol im Suchfeld wird die erweiterte Suche aufgehoben
Eine erweiterte Suche kann fr erneute Verwendung gesichert werden. Klicken Sie auf das Schubladensymbol und anschlieend auf Neue Suche. Damit wird Ihre Suche gesichert. Geben Sie ihr noch einen Namen.
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DRUCKEN
Merlin bietet Ihnen eine Druckfunktion, die im Zusammenspiel mit der erweiterten Suche kaum Wnsche offen lsst. Rufen Sie die Druckfunktion ber das Men Ablage > Drucken oder das Tastaturkrzel Befehl + P auf Die Druckfunktion gibt genau das wieder, was Sie in Merlin auf dem Bildschirm an Inhalten sehen. Das bedeutet echtes WYSIWYG What You See Is What You Get im Vorschaufenster und beim Ausdruck! ber die drei Register stehen Ihnen weitere Anpassungsfunktionen fr die Ausdrucke, wie Grennderungen, Kopf- und Fuzeilen, sowie weitere Einstellungen wie zum Beispiel nur Gannt oder nur Gliederung ausdrucken.
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BERICHTE ERSTELLEN
Fr das Ausgeben oder Weiterleiten von Berichten bietet Merlin eine eigenes Berichtssystem in dem knnen die mitgelieferten Berichtsvorlagen aufgerufen werden. Diese lassen sich mithilfe der Optionen im vorgegebenen Umfang anpassen.

Zum Aufrufen des Berichtssystems whlen Sie den Menbefehl Ablage > Neuer Bericht... Whlen Sie anschlieend eine Berichtstyp aus den Berichtsvorlagen aus
Ein Bericht kann per E-Mail, als Ausdruck, als HTML oder einseitiges PDF-Dokument an Projektbeteiligte ausgehndigt werden.
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IMPORT UND EXPORT

Merlin untersttzt eine Vielzahl an Import- und Exportformaten. Darunter auch fr Microsoft Project*, Microsoft Excel, fr Mindmaps und viele weitere Anwendungen: Zum Import von unterschiedlichen Dateiformaten verwenden Sie das Men Ablage > nen oder ziehen einfach die betreende Datei auf das Programmsymbol von Merlin Zum Export von unterschiedlichen Dateiformaten verwenden Sie das Men Ablage > Export
* Unsere Empfehlung: verwenden Sie das XML-Format fr einen reibungslosen Im- und Export von MS Project Dateien.
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PUBLIZIEREN VON PROJEKTEN

Mit der Funktion Publizieren lassen sich Ihre Projekte fr die gemeinsame Nutzung im Netzwerk und ber das Internet bereitstellen. Mit dem optionalen Webmodul knnen die Projekte von Anderen plattformunabhngig in einem Webbrowser bearbeitet werden. Zudem knnen Projekte mit iCal synchronisiert und als Kalender verentlicht werden. Zum Publizieren muss das Projekt vorher gesichert werden, ansonsten ist die Funktion inaktiv. Mit dem Proxy-Icon kann beim Projekt und Web die IP-Adresse des Rechners anderen Nutzern mitgeteilt werden*. Fr das Publizieren ber das Internet muss Ihr Router mit UPnP oder NAT/SMP entsprechend konguriert sein.
*Ziehen Sie das Proxy-Symbol auf Ihr E-Mail-Programm, iChat oder andere Anwendungen.
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PROJEKT PUBLIZIEREN
Im Register Projekt wird das aktuelle Projekt fr die gemeinsame Nutzung im Netzwerk und Internet* freigegeben. Mit einem Mausklick auf Start wird das Projekt freigegeben. Es kann durch die IP-Adresse sowohl ber das lokale Netzwerk, als auch ber das Internet von anderen Merlin-Anwendern gemeinsam genutzt werden. ber das Men Ablage > Entferntes nen lassen sich im lokalen Netzwerk alle gemeinsam genutzten Projekte automatisch aunden und nen.
* Fr das Publizieren ber das Internet muss Ihr
Router mit UPnP oder NAT/SMP entsprechend konguriert sein.

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WEBMODUL
Das Webmodul ist eine optionale und kostenpichtige Funktion fr das Publizieren von Projekten fr die gemeinsame Nutzung im Webbrowser. Damit lsst sich ein Projekt plattformunabhngig in folgenden Webbrowsern verwenden:

Safari ab Version 3 fr Mac OS X oder Windows. Firefox ab Version 3 fr Mac OS X oder Windows. Internet Explorer 7 unter Windows Internet Explorer 8 (nur im Kompatibilittsmodus) unter Windows
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IPHONE
Das iPhone-Modul ist eine optionale und kostenpichtige Funktion fr das Publizieren von Projekten fr die gemeinsame Nutzung auf dem Apple iPhone oder iPod touch. Voraussetzung ein installiertes Merlin iPhone auf dem iPhone oder iPod touch. Damit werden Projekte mobil!
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ICAL PUBLIZIEREN
Mit dem iCal-Publizieren knnen Sie sowohl Projekte, als auch Ressourcenkalender in Form von ganztgigen Terminen, Terminen oder Aufgaben synchronisieren. Achtung: Die Option nderungen aus iCal bernehmen sollten Sie nach Mglichkeit nicht verwenden, da dies oft zu versehentlichen und somit ungewollten Vernderungen im Projekt fhren kann. Ganztgige Termine
Termine
Aufgaben In Leopard knnen Aufgaben zudem in Mail verarbeitet werden.

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DARSTELLUNGSOPTIONEN
In den Darstellungsoptionen stehen Ihnen vielfltige Anpassungsmglichkeiten fr Spalten in der Gliederung, den Gantt-Chart, sowie die Stile in im Gantt-Chart. Markieren Sie mit der Maus das Element welches Sie in den Stilen ndern mchten. Danach knnen die Optionen, wie z.B. Vordergrundfarbe, Schrift oder Inhalt angepasst werden. Tipp: Sowohl Spalten, als auch Stile lassen sich zu eigenen Sets sichern und zum spteren Gebrauch aufrufen.
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ARBEITSUMGEBUNGEN
Das Merlin Programmfenster lsst sich durch seine Flexibilitt unterschiedlich einstellen. Damit oft gebrauchte Einstellungen des Programmfensters nicht verloren gehen, kann man diese als Arbeitsumgebungen sichern. In der Regel ist dies bei unterschiedlichen Spalteneinstellungen der Fall. Im Men Fenster > Arbeitsumgebungen benden sich bereits vorgefertigte Arbeitsumgebungen und mit dem Menbefehl Fenster > Arbeitsumgebung sichern oder dem dazugehrigen Tastaturkrzel Ctrl + Befehl + S lsst sich der aktuelle Fensterzustand speichern. Mit dem Men Fenster > Arbeitsumgebungen verwalten oder dem Tastenkrzel Ctrl + Befehl + W kann ein gesondertes Men zur Verwaltung der bereits gesicherten Umgebungen aufgerufen werden.
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ProjectWizards GmbH Lichtenrader Strasse 11 49324 Melle Deutschland
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Fr Version 2.7 / Stand: 09.03.2009
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DIE GEPLANTE DAUER

Kosten Datei Information Problem Ressource Risiko

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