INSTRUCTIVO N 7 CIERRE CONTABLE INFORMACIN CONTABLE QUE DEBERN PRESENTAR LAS ENTIDADES PBLICAS A LA CUENTA GENERAL DE LA REPBLICA

1. OBJETIVO
Uniformizar la presentacin de la informacin bsica, para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica.

2. FINALIDAD :
1. Sealar la informacin bsica que deben proporcionar las entidades a la Contadura Pblica de la Nacin, por cada ao finalizado para la elaborar la Cuenta General de la Repblica. 2. Dejar constancia que la presente directiva es para cumplir la parte de la informacin financiera y presupuestaria por las entidades del Gobierno Central y por cada grupo de Instancias Descentralizadas, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, Organismos Autnomos, Instituciones Pblicas, Sociedades de Beneficencia, y a nivel de pliegos presupuestarios que exige la Ley Marco del Proceso de la Cuenta General de la Repblica. 3. La Contadura Pblica solicitar informacin adicional a las entidades u organismos pblicos mediante oficio por aquella informacin que es de competencia exclusivamente de ciertos organismos.

3. BASE LEGAL:
Constitucin Poltica del Per Artculo 81.- La Cuenta General de la Repblica acompaada del Informe de Auditora de la Contralora General, es remitida por el Presidente de la Repblica al Congreso en un plazo que vence el quince de noviembre del ao siguiente al de ejecucin del presupuesto. Ley N 24680 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad, Artculo 2.- El Sistema Nacional de Contabilidad es autnomo, administrativa y funcionalmente, tiene a su cargo la investigacin y formulacin de la normatividad de la contabilidad que debe regir en el pas tanto para el sector pblico como para el sector privado; as como la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. Ley N 26484 - Ley Marco del Proceso de la Cuenta General de la Repblica, Artculo 1.- La Cuenta General de la Repblica es un instrumento de informacin y fiscalizacin de las finanzas pblicas que refleja los resultados presupuestarios, financieros, econmicos y de inversin de la actividad en un ejercicio fiscal.

4. ALCANCE:
Es de aplicacin obligatoria en todos los organismos del Sector Pblico Nacional excepto Empresas Pblicas, registrar sus operaciones econmicas, financieras y de presupuesto usando el Nuevo Plan Contable Gubernamental y dems directivas que para el caso estn vigentes, asimismo,,estas instrucciones son de alcance para aquellas entidades que no vienen registrando sus operaciones econmicas, financieras y de presupuesto, de acuerdo al Sistema Contable Gubernamental, pero que la gestin del Estado se cumple inclusive a travs de ellas.

5. CONTENIDO: 5.1 ORGANISMO RESPONSABLE DE LA ELABORACIN DE LA

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CUENTA GENERAL DE LA REPBLICA:

La CONTADURA PBLICA DE LA NACIN, rgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad.

5.2 INFORMACIN CONTABLE QUE DEBEN PRESENTAR LAS ENTIDADES U OFICINAS CAPTADORAS DE RECURSOS FINANCIEROS:
Informacin Contable de responsabilidad del Contador General

a) Informacin Financiera
Balance General (Comparativo) Estado de Gestin (Comparativo) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Estado de Flujos de Efectivo Notas a los Estados Financieros Programacin y Ejecucin del Presupuesto de Ingresos (PEPI): Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria (SUNAT), Superintendencia Nacional de Aduanas (SUNAD) y Direccin General de Crdito Pblico. Estado de Tesorera (presentado por la Direccin General del Tesoro Pblico. Notas y Anexos al Estado de Tesorera. Estado de la Deuda Pblica (presentado por la Direccin General de Crdito Pblico ). Notas y Anexos al Estado de la Deuda Pblica. Conciliacin del Marco Legal de Presupuesto: Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria (SUNAT) y Superintendencia Nacional de Aduanas (SUNAD), y Direccin General de Crdito Pblico con Contadura Pblica de la Nacin. Conciliaciones realizadas por las Direcciones Generales del Tesoro Pblico y Crdito Pblico con los pliegos. Estadstica de la Recaudacin de Tributos por Departamentos del Quinquenio Anterior Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria (SUNAT) y Superintendencia Nacional de Aduanas (SUNAD). Informe de Gestin: Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria (SUNAT), Superintendencia Nacional de Aduanas (SUNAD) y Direccin General de Crdito Pblico. Evaluacin Cualitativa y Cuantitativa del comportamiento de la Recaudacin Tributaria por cada tributo integrante del Sistema Tributario Nacional Evaluacin Cualitativa y Cuantitativa del Comportamiento de la Recaudacin Aduanera por cada concepto del Ingreso Evolucin de la Recaudacin por Departamento (1993 - 1997) (comentado) Comentarios de las Variaciones entre lo recaudado y las cifras previstas en el presupuesto de ingresos y causas que han producido la variacin de las cifras vinculadas con el comportamiento de la economa. Costo Total invertido por las Oficinas Captadoras para lograr la recaudacin a nivel nacional obtenida en el ao.

b) Informacin Presupuestaria

c) Informacin Complementaria
-

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Comentario de los ingresos propios y de los correspondientes al Pblico.

Tesoro

5.3 INFORMACIN CONTABLE PARA LA CUENTA GENERAL DE LA REPBLICA QUE DEBEN PRESENTAR LAS ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO:
Informacin contable de responsabilidad del Contador General de la Entidad:

a) Informacin Financiera:
Balance General (Comparativo). Estado de Gestin (Comparativo). Estado de Cambios del Patrimonio Neto. Estado de Flujos de Efectivo. Notas a los Estados Financieros. Anexos a la Informacin Financiera: AF-1 AF-2 AF-2A AF-3 AF-4 AF-5 AF-6 AF-7 AF-8 Inversiones Inmuebles, Maquinaria y Equipo Infraestructura Pblica. Depreciacin, Agotamiento y Amortizacin - Acumulada. Otras Cuentas del Activo Provisin para Beneficios Sociales Ingresos Diferidos Hacienda Nacional Adicional Transferencias Recibidas por los Gobiernos Locales, Transferencias Recibidas por las Sociedades de Beneficencia Pblica. Movimiento de Fondos de Sub Cuentas Corrientes del Tesoro Pblico.

AF-9

b) Informacin Presupuestaria:
Balance de Ejecucin del Presupuesto - AP-1 Estado de Fuentes y Usos de Fondos - AP-2 Balance Constructivo - HT-1 Relacin de Asientos de Ajustes y Regularizacin Patrimonial a nivel de cuentas divisionarias. Asiento Histrico de referencia correspondiente a la actualizacin de las partidas no monetarias al finalizar el periodo contable a nivel de cuentas divisionarias. Relacin de los asientos de determinacin de resultados y cierre contable a nivel de cuentas divisionarias. Conciliaciones: Cuentas de Enlace (por cada una de las divisionarias de la cuenta 30 Transferencias y Remesas de capital). Transferencias Corrientes Recibidas y/o Entregadas (Cuenta 75 Transferencias Corrientes Recibidas, 63 Transferencias Corrientes Otorgadas

c) Informacin Complementaria

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y 83 Ingresos de Ejercicios Anteriores. Declaracin Jurada, que deber estar referida a la informacin del nivel pliego AF-10. Relacin de Funcionarios autorizados a firmar los estados financieros y presupuestarios AF-11. Contenido: Base Legal, Marco del presupuesto aprobado al finalizar el ejercicio por fuente de financiamiento; ejecucin del ingreso y gastos del presupuesto; Balance de Ejecucin de Ingresos y Gastos del Presupuesto; Comentario sobre la Programacin y Ejecucin del presupuesto de ingresos y gastos; Comentario sobre los logros alcanzados en Obras y Estudios; Balance General, Estado de Gestin, Informe del Organo Interno de Control, Acciones y resultados de su obra ms importante (montos, tiempo de duracin, servicios que presta). Grficos y estadsticas referentes a la Situacin Financiera y ejecucin presupuestaria de bienes y servicios cualitativa y cuantitativamente

Memoria:

5.4 INFORMACIN DE RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR DE PRESUPUESTO Y PLANIFICACIN O QUIEN HAGA SUS VECES:
Conciliacin del Marco Legal del Presupuesto. Debidamente Conciliado con la Contadura Pblica de la Nacin, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley de Presupuesto del Sector Pblico, Acuerdos de Directorio u otro dispositivo legal de los organismos autnomos. Dichos dispositivos estarn referidos al presupuesto original del pliego, modificaciones como los crditos suplementarios, transferencias de partidas, devoluciones y crditos. Se deber adjuntar copia fedateada de los dispositivos legales que sustenten el Marco Legal del Presupuesto de la Entidad. Programacin del Presupuesto de Ingresos - PP-1 Programacin del Presupuesto de Gastos - PP-2 Clasificacin Funcional AP-3 Programacin y Ejecucin del Gasto distribuido geogrficamente a nivel regionalizado. Informe de Metas Fsicas y Financieras de los Proyectos de Inversin segn Ley del Presupuesto. Informe del Gasto Social Bsico (segn entidades sealadas)

5.5 RESPONSABILIDAD DEL RGANO INTERNO DE CONTROL:

A la fecha de presentacin de la Informacin Contable que realiza la Entidad a la Cuenta General de la Repblica se le debe adicionar el plazo sealado por la Contralora General para la elaboracin del respectivo informe y remisin a la Contadura Pblica de la Nacin.

5.6 FECHA Y LUGAR DE PRESENTACIN DE LA INFORMACIN PARA LA CUENTA GENERAL DE LA REPBLICA:

Las entidades obligadas a presentar la informacin contable para la Cuenta General de la Repblica debern presentarla a ms tardar el da 31 de Marzo del ao siguiente de culminado el ejercicio presupuestario en las Oficinas de la Contadura Pblica de la Nacin, mediante oficio dirigido al:

CONTADOR GENERAL DE LA NACIN Contadura Pblica de la Nacin Direccin: Pablo Bermdez 274 - Jess Mara

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5.7 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES:

La Contadura Pblica de la Nacin, revisa la informacin que recibe de las Entidades del Sector Pblico y hace de su conocimiento las observaciones, y deficiencias en que hubieran incurrido; procediendo la entidad a rectificar la informacin y devolverla a la Contadura Pblica de la Nacin con la finalidad de que la informacin que se incluya en la Cuenta General sea razonablemente presentada. La entidad deber atender y dar respuesta de inmediato y por escrito, salvando una a una las observaciones y cindose estrictamente a lo indicado por la Contadura Pblica de la Nacin.

5.8 RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO DEL INSTRUCTIVO Y QUE DEBEN FIRMAR LA INFORMACIN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA, SEGN CORRESPONDA.
Titular de la entidad pblica Director General de Administracin o quien haga sus veces. Director General de las Oficinas Captadoras de Recursos Financieros. Contador General de la Entidad.

INSTRUCCIONES PARA CIERRE CONTABLE Y FORMULACIN DE LA INFORMACIN CONTABLE PARA LA CUENTA GENERAL DE LA REPBLICA
1. Coordinacin para la presentacin de Balances 2. Verificacin de los saldos de las cuentas 3. Clculo y registro de ajustes tcnicos 4. Formulacin del Balance Constructivo 5. Relacin de Asientos de cierre 6. Formulacin de los Estados Financieros 7. Formulacin de los Estados Presupuestarios

COMENTARIOS: 1. COORDINACIN PARA LA PRESENTACIN DE BALANCES

El Contador General de las entidades pblicas coordinar con los funcionarios de la Direccin General de Contabilidad del Sector Pblico de la Contadura, en forma permanente, para la presentacin de la informacin anual e informar a su jefatura inmediata de tales acciones.

2.

VERIFICACIN DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS

Las Oficinas de contabilidad son las responsables de efectuar las conciliaciones de saldos y pruebas de comprobacin de los saldos de las cuentas del Libro Mayor. La conciliacin de saldos, es la demostracin analtica para establecer la concordancia de cifras mostradas en los registros contables de los organismos que intervienen en una misma operacin o de los registros con lo realmente disponible o existente. Dicha conciliacin se constituir en respaldo de los saldos que se informan. Los procedimientos de comprobacin y de conciliacin de saldos, estn referidos a: Arqueo de fondos y valores, conciliaciones bancarias, conciliacin de cuentas por cobrar, inventarios fsicos de todos los bienes materiales, conciliacin de las cuentas de enlace, conciliacin del marco legal del presupuesto. En el caso de las cuentas de enlace, la conciliacin efectuada, debe ser presentada, tanto por las entidades que recepcionan recursos, como aquellas que

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los entregan (tales recursos pueden estar constituidos por bienes, documentos y efectivo). Los recursos entregados por el Tesoro Pblico a las entidades conformantes del Gobierno Central, Gobiernos Regionales, Universidades Pblicas, Instituciones Pblicas, Organismos Autnomos, Gobiernos Locales sern objeto de conciliacin respecto al registro efectuado por dicho concepto en las cuentas 30 Transferencias y Remesas de Capital y 75 Transferencias Corrientes Recibidas segn corresponda. Las conciliaciones de las autorizaciones presupuestarias se efectuarn dentro del contexto antes sealado, correspondiendo a todas las entidades del Sector Pblico comprendidas en el presente Instructivo.

3.

CLCULO Y REGISTRO DE AJUSTES TCNICOS

Las entidades obligadas a presentar informacin contable para la Cuenta General de la Repblica debern tener en cuenta el clculo y registro de los siguientes ajustes tcnicos:

3.1 Depreciacin: a Inmuebles, maquinaria y equipo, infraestructura pblica. 3.2 Amortizacin: inversiones intangibles. 3.3 Ajuste por correccin monetaria a las partidas no monetarias de los estados financieros. 3.4 Provisin para cuentas de cobranza dudosa. 3.5 Provisin para beneficios sociales. 3.6 Aplicacin de las cargas diferidas. 3.7 Realizacin de los ingresos diferidos. 3.8 Desvalorizacin de Existencias.

4.

FORMULACIN DEL BALANCE CONSTRUCTIVO

El Balance Constructivo es la hoja de trabajo que muestra el asiento de apertura o reapertura en forma referencial, el movimiento acumulado de las cuentas del Mayor, ajustes, asientos de regularizacin patrimonial, distribucin de los saldos de las cuentas patrimoniales, de gestin y resultados y las presupuestarias con la finalidad de obtener informacin para la formulacin de los estados financieros y presupuestarios. Si la entidad requiere elaborar asientos de ajuste y regularizaciones, stos sern presentados en el Balance Constructivo con los de regularizacin patrimonial. Los asientos de regularizacin patrimonial corresponde a la cuenta Hacienda Nacional Adicional por los fondos recibidos por la entidad para atender los gastos de capital durante el ejercicio o reversiones al Tesoro Pblico. Dicha regularizacin patrimonial deber efectuarse separadamente tanto por los cargos y abonos; para este efecto se encuentran relacionados las cuentas divisionarias de la cuenta 30 Transferencias y Remesas de Capital y la cuenta divisionaria 562 Transferencias y Remesas de Capital Recibidas y 563 Transferencias y Remesas de Capital Entregadas. Las entidades deben conciliar entre s, el monto y los pormenores de los bienes o documentos transferidos. De igual modo se proceder entre las entidades y la Direccin General de Crdito Pblico. La columna de Ajustes por correccin monetaria, aparte de encontrarse sustentada por los respectivos asientos, deber detallarse por ejercicios fiscales que permitirn su mejor presentacin en los Anexos a la Informacin Financiera. La Distribucin de las Cuentas Patrimoniales y de Gestin y de Resultados, que son presentados en la hoja de trabajo del Balance Constructivo a nivel de cuentas divisionarias deben coincidir con las Notas a los Estados Financieros, y Anexos a la Informacin Financiera. Con respecto a los saldos de las cuentas presupuestarias que son producto del registro contable de las recaudaciones, compromisos pagados y pendientes

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debern estar conformes a lo que se muestra en el Balance de Ejecucin del Presupuesto - AP-1, en las columnas de ejecucin de ingresos y ejecucin del gasto.

5.

RELACIN DE ASIENTOS DE CIERRE:

Patrimoniales: traslado recproco de saldos de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio. Presupuestarias: traslado de los saldos deudores y acreedores de las cuentas presupuestarias a la cuenta 90.02 Cierre Presupuestario.

6.

FORMULACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Balance General Estado de Gestin Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Estado de Flujos de Efectivo Los Estados Financieros (Balance General y Estado de Gestin) deben ser elaborados siguiendo las pautas indicadas en la presentacin de las cuentas que seala el Nuevo Plan Contable Gubernamental. Los Estados Financieros se presentarn en Nuevos Soles, teniendo en cuenta que los importes registrados para el ejercicio anterior deber aplicarse lo sealado en el literal m) Estados Financieros Comparativos del III Normas Generales de la Resolucin N 2 del Consejo Normativo de Contabilidad referente a la Metodologa de Ajuste Integral de los Estados Financieros por efecto de Inflacin. Con el propsito de uniformizar y hacer posible el anlisis que corresponde al rgano rector del sistema de contabilidad, cada uno de los conceptos de los Estados Financieros, sustentarn su composicin a travs de anexos debidamente detallados, utilizando en su caso, los que se establecen en el presente instructivo (Anexos A-1 al Anexo A-9). Las Notas a los Estados Financieros son explicaciones o descripciones de hechos o situaciones cuantificables o no, que tienen por objeto facilitar la adecuada interpretacin de los estados financieros. Las notas pueden presentarse en forma narrativa y compiladas de acuerdo a la descripcin establecida para cada nota. Las notas deben ser claramente referenciada en los rubros o conceptos a los cuales estn vinculados. Los conceptos que usualmente son objeto de descripciones complementarias son: Los principios y practicas contables, Desviacin de los principios y practicas contables, situaciones posteriores a la fecha de los estados financieros; Caja y Bancos (mencionar inclusive los cheques girados por Tesoro Pblico pendientes); Cuentas por Cobrar; Otras Cuentas por Cobrar; Existencias; Inversiones; Inmuebles, maquinaria y equipo; Infraestructura Pblica; Otras cuentas del activo y otras cuentas del pasivo; Cuentas por pagar, Otras cuentas por pagar; Ingresos diferidos; Contingencias; Otras situaciones importantes que merecen comentario; Ingresos de gestin; Gastos de gestin y otros ingresos y gastos. Para el caso de los gobiernos regionales, se incluir una relacin completa de las unidades gestoras que lo componen. Los Gobiernos Locales debern detallar las Empresas en funcionamiento o en proceso de liquidacin (indicando periodo). Con respecto a las columnas referidas a valores histricos, debern extraerse de la Hoja de Trabajo denominada Balance Constructivo (HT-1).

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7.

FORMULACIN DE LOS ESTADOS PRESUPUESTARIOS

Las Oficinas Captadoras de Recursos Financieros (Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria, Superintendencia Nacional de Aduanas, Direccin General de Tesoro Pblico, Direccin General de Crdito Pblico) informarn los ingresos captados por la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios, Recursos por Operaciones Oficiales de Crdito Interno y Recursos por Operaciones Oficiales de Crdito Externo, segn les corresponda. Las Entidades de Gastos e Inversiones que ejecutaran el gasto por la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios no debern mostrar los Ingresos en el Balance de Ejecucin de Presupuesto (AP-1) por dicho concepto. La Informacin correspondiente a otras fuentes de financiamiento distintas a Recursos Ordinarios debern ser informadas tanto la Ejecucin de Ingresos como la de gastos. El Marco Legal del Presupuesto debe estar debidamente conciliado entre la Entidad y la Contadura Pblica de la Nacin de acuerdo a las cifras desagregadas contenidas en la Ley Anual de Presupuesto (Presupuesto Inicial) y las modificaciones presupuestarias constituidas por los crditos suplementarios, las habilitaciones y transferencia de partidas, as como los Crditos y Anulaciones Presupuestarias. El Marco Legal de las Entidades debe estar sustentado con los Dispositivos Legales fedateados. La formulacin y presentacin de los Estados Presupuestarios debern estar adecuados a los clasificadores de Ingresos y Gastos vigentes a la fecha, por Fuente de Financiamiento, Categora del Gasto, Grupo Genrico adjuntando un anexo explicativo de Ingresos y Gastos (por especficas). Las entidades de Gastos e Inversiones que les otorguen fondos por la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios, no mostrarn la Programacin de Presupuesto de Ingresos ni la ejecucin respectiva. Y en cuanto a la informacin de otras fuentes de financiamiento distintas a Recursos Ordinarios, la Entidad informar el presupuesto de ingresos al igual que gastos. Los Estados presupuestarios de la Programacin del Presupuesto de Ingresos (PP-1) y Programacin del Presupuesto de Gastos (PP-2) debern presentar el equilibrio presupuestario en los conceptos de Autorizado Inicial, Modificaciones y Autorizado Final. En la Cuenta General de la Repblica se integrar la informacin presupuestaria cuya ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos (Balance de Ejecucin del Presupuesto AP-1) haya sido producto de una contabilizacin neta de anulaciones y reversiones (cuentas presupuestarias que figuran en el Balance Constructivo).