Armazenagem e Embalagem Estoques DIMENSIONAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUES Funo e objetivos de estoque

Ricardo B.

Objetivos e funes A meta principal de uma empresa , sem dvida, maximizar o lucro sobre o capital investido em Fbrica e equipamentos, em financiamentos de vendas, em reserva de caixa e em estoques Para atingir o lucro mximo, ela deve usar o capital, para que ele no permanea inativo. Caso haja necessidade de mais capital para expanso, ela tomar emprestado ou tirar dinheiro de um dos quatro itens acima mencionados. Espera-se, ento, que o dinheiro que est investido em estoques seja o lubrificante necessrio para a produo e o bom atendimento das vendas. A funo da administrao de estoques justamente maximizar este efeito lubrificante no feedback de vendas no realizadas e o ajuste do planejamento da produo. Simultaneamente, a administrao de estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta. Sem estoque impossvel uma empresa trabalhar, pois ele funciona como amortecedor entre os vrios estgios da produo at a venda final do produto. Quanto maior o investimento nos vrios tipos de estoque (supondo que este estoque seja o estritamente necessrio) tanto maior a capacidade e a responsabilidade de cada departamento na empresa. Para a gerncia Financeira, a minimizao dos estoques uma das metas prioritrias. O objetivo, portanto, otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido. Os estoques de produto acabado, matrias-primas e material em processo no podem ser vistos como independentes. Quaisquer que forem as decises tomadas sobre um dos tipos de estoque, elas tero influncia sobre os outros tipos de estoques. Esta regra s vezes esquecida nas estruturas de organizao mais tradicionais e conservadoras. Se o gerente da produo tambm o responsvel pelos estoques, como muitas vezes o caso, ento estes estoques sero encarados por ele como um meio de ajuda para sua meta principal: a produo. Sem dvida, deve-se pressionar o gerente da produo para minimizar o investimento no estoque da matria-prima. Quem fornece ao gerente da produo o critrio econmico na falta de estoque? Do mesmo modo, quem fornece ao gerente de vendas o critrio econmico da no-possibilidade de vendas em virtude da no-existncia de estoque de produto acabado? Normalmente, o gerente financeiro pressiona os departamentos a limitarem estes custos a um mnimo, onde os estoques so indispensveis. Existe uma situao conflitante entre a disponibilidade de estoque e a vinculao do capital, que pode ser visualizada no Quadro 2.1. Sob o enfoque de vendas, deseja-se um estoque elevado para atender os clientes. Do ponto de vista financeiro, necessita-se de estoques reduzidos para diminuir o capital investido. QUADRO 2.1. Conflitos interdepartamentais, quanto a estoques.
Matria-prima (Alto-estoque) Material em processo (Altoestoque) Produto acabado (Altoestoque) DEPTO. DE COMPRAS Desconto sobre as quantidades a serem compradas. DEPTO. DE PRODUO Nenhum risco de falta de material. Grandes lotes de fabricao. DEPTO. DE VENDAS Entregas rpidas. Boa imagem, melhores vendas. DEPTO. FINANCEIRO Capital investido Perda financeira DEPTO. FINANCEIRO Maior risco de perdas e obsolescncia. Aumento do custo de Armazenagem. DEPTO. FINANCEIRO Capital investido. Maior custo de armazenagem.

A administrao de estoques dever conciliar da melhor maneira os objetivos dos quatro departamentos, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. j antiga a diviso da

2 responsabilidade pelos estoques. Responsabilidades de materiais caem sobre o almoxarife, que zela pelas reposies necessrias. Contudo, a responsabilidade das decises est dividida entre vrios departamentos. A primeira pergunta a ser formulada na tentativa de introduzir uma administrao de estoques: Onde se situa a responsabilidade na presente data? A estrutura tradicional no consegue responder a esta pergunta. Juntamente com a responsabilidade do estoque de materiais, existe a responsabilidade das decises a serem tomadas. A pergunta certa a ser formulada ser ento: Quem toma as decises em relao ao estoque? E efetivamente a resposta seria: o Administrador de Materiais. Quando as metas dos diferentes departamentos so conflitantes, o departamento que tem maior agressividade , geralmente, o mais ouvido. O sistema de administrao de estoques deve remover estes conflitos entre os departamentos, providenciando a necessidade real de suprimentos da empresa. A administrao de estoques exige que todas as atividades envolvidas com controle de estoques, qualquer que seja a forma, sejam integradas e controladas num sistema em quantidades e valores. A administrao de estoques no se preocupa somente com o fluxo dirio entre vendas e compras, mas com a relao lgica entre cada integrante deste fluxo, e traz uma mudana na forma tradicional de encarar o estoque nas suas diferentes formas, pois se trata de um novo sistema de organizao. Segundo Neushel e Fuuler, as deficincias do controle de estoques normalmente so mostradas por reclamaes contra sintomas especficos e no por crticas diretas a todo sistema. Alguns desses sintomas normalmente so: a) peridicas e grandes dilataes dos prazos de entregas para os produtos acabados e dos tempos de reposio para matria-prima; b) quantidades maiores de estoque, enquanto a produo permanece constante; c) elevao do nmero de cancelamento de pedidos ou mesmo devolues de produtos acabados; d) variao excessiva da quantidade a ser produzida; e) produo parada freqentemente por falta de material; f) falta de espao para armazenamento g) baixa rotao dos estoques, obsoletismo em demasia. Polticas de estoque A administrao central da empresas dever determinar ao Departamento de Controle de Estoques o programa de objetivos a serem atingidos, isto , estabelecer certos padres que sirvam de guia aos programadores e controladores e tambm de critrios para medir a performance do Departamento. Estas polticas so diretrizes que, de maneira geral, so as seguintes: a) metas de empresas quanto a tempo de entrega dos produtos ao cliente; b) definio do nmero de depsitos e/ou de almoxarifados e da lista de materiais a serem estocados neles; c) at que nvel devero flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa das vendas ou uma alterao de consumo; d) at que ponto ser permitida a especulao com estoques, fazendo compra antecipada com preos mais baixos ou comprando uma quantidade maior para obter desconto; e e) definio da rotatividade dos estoques. As definies das polticas so muito importantes ao bom funcionamento da administrao de estoques. Os itens C e E citados so dos que merecem maior ateno, porque exatamente neles que tambm vai ser medido o capital investido em estoques. Vejamos existe um grau de atendimento que indica em % o quanto da parcela da previso de consumo ou das vendas (matria-prima e produto acabado) dever ser fornecida pelo almoxarifado. Por exemplo: se quisermos ter um grau de atendimento de 95% e temos um consumo ou venda mensal de 600 unidades devemos ter disponveis para fornecimento 570 unidades, isto , 600 x 0,95.

3 A relao entre o capital investido e a previso de consumo, indicada corno grau de atendimento, representada graficamente pela Figura 2.1.

FIGURA 2.1. Relao entre capital investido e grau de atendimento. O problema de um dimensionamento de estoques residiria relao entre: Capital investido; Disponibilidade de estoques; Custos incorridos; e Consumo ou demanda. Analisando o problema de dimensionamento de estoques sob o enfoque financeiro, podemos utilizar um ndice de retomo de capital (RC): RC = Lucro / Capital Que, multiplicado pelas vendas, pode ser escrito da seguinte forma: RC = Lucro / Capital = (Lucro / Venda) x (Venda / Capital) Para melhor visualizar, veja Figura 2.2.

FIGURA 2.2. Fluxo de retomo de capital. Podemos analisar pela figura que, para aumentar o retomo sobre o capital, necessrio aumentar a relao lucro/venda e/ou giro de capital. Para a administrao de estoques interessante aumentar o giro do capital e, em conseqncia, diminuir o ativo, supondo-se que as vendas permaneam constantes.

4 Diminuindo o capital investido em estoques, diminui o ativo; aumentando o giro de capital, aumenta ento o retomo do capital. O ativo composto pelo ativo circulante, mais o realizvel, mais permanente. Os estoques fazem parte do ativo circulante, conforme Figura 2.2. Suponha que o giro do capital seja de 1,8, que as vendas sejam de $1.800 e o capital de $1.000 e a rentabilidade das vendas, de 10%. Capital de giro = 1.800 / 1.000 = 1,8 Uma reduo de 20% no capital resulta em $1.000 $ 200 = $ 800. Novo giro do capital = 1.800 / 800 = 2,25

FIGURA 2.3. Pontos de atuao da poltica de estoque no retorno de capital. Por giro de capital definimos que para cada $1 aplicado devem retornar $ 2,25 de venda. Caso sejam aplicados os $200 liberados ao reduzir-se o estoque em outros ativos, por exemplo, contas a receber, as vendas aumentaro em $ 200 x 2,25 = $ 450. Isto representa um aumento nas vendas de: 450 / 1.800 = 25% Rentabilidade das vendas x Giro do capital = Retorno do capital 10% x 1,8 = 18% 1 hiptese: A liberao do capital em 20% atravs da reduo dos estoques aumenta o juro de capital para 2,25. Retorno do capital = 10% x 2,25 = 22,5% 2 hiptese: A utilizao do capital liberado para investimento em ampliaes torna possvel o aumento das vendas em 25% sem a aplicao de novos recursos. [(2,25 1,8) / 1,8] x 100 = 25% Princpios bsicos para o controle de estoques Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente deveremos descrever suas funes principais que so: a) determinar o qu deve permanecer em estoque. Nmero de itens; b) determinar quando se devem reabastecer os estoques. Periodicidade; c) determinar quanto de estoque ser necessrio para um perodo predeterminado; d) acionar o Departamento de Compras para executar aquisio de estoque;

5 e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informaes sobre a posio do estoque; g) manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiais estocados; e h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. Existem diversos aspectos dos estoques que devem ser especificados, antes de se montar um sistema de controle de estoques. Um deles refere-se aos diferentes tipos de estoque existentes em uma fbrica. Outro diz respeito aos diferentes pontos de vista quanto ao nvel adequado de estoque que deve ser mantido para atender as necessidades da empresa. Um terceiro ponto seria a relao entre o nvel do estoque e o capital necessrio envolvido. Os principais tipos de estoque encontrados em uma empresa industrial so: matrias-primas, produtos em processo, produtos acabados, e peas de manuteno. MATRIAS-PRIMAS So os materiais bsicos e necessrios para a produo do produto acabado: seu consumo proporcional ao volume da produo. Em outras palavras, tambm podemos dizer que matrias-primas so todos os materiais que so agregados ao produto acabado. Em alguns casos, que uma empresa fabrica produtos complexos com inmeras partes, o estoque de matrias-primas pode consistir em itens j processados, que foram comprados de outras companhias ou transferidos de outra diviso da mesma empresa. Todas as empresas industriais tm um estoque de matrias-primas de algum tipo. O volume real de cada matria-prima depende do tempo de reposio que a empresa leva para receber seus pedidos, da freqncia do uso, do investimento exigido e das caractersticas fsicas do estoque. Outros fatores que afetam o nvel das matrias-primas so certas caractersticas fsicas como tamanho e durabilidade. Um item barato que requer longo tempo de reposio e fatalmente perecvel no estoque no seria requisitado em grandes quantidades, pois, se o fosse, parte do estoque certamente estragaria ou se deterioraria antes de ser usada no processo produtivo. Deve-se dedicar bastante ateno a esses fatores quando se avaliar o nvel de estoque. Os consumos de matrias-prima feitos pela produo precisam ser satisfeitos e ao mesmo tempo o investimento da empresa em matrias-primas precisa ser mantido num nvel mnimo adequado. PRODUTOS EM PROCESSO O estoque de produtos em processo consiste em todos os materiais que esto sendo usados no processo fabril. Eles so, em geral, produtos parcialmente acabados que esto em algum estgio intermedirio de produo. considerado produto em processo qualquer pea ou componente que j foi de alguma forma processada, mas que adquire outras caractersticas no fim do processo produtivo. O nvel dos produtos em processo depende em grande parte da extenso e complexidade do processo produtivo. Existe uma relao entre a durao do processo produtivo da empresa e seu nvel mdio de estoque de produtos em processo, ou seja, quanto maior for o ciclo de produo, maior o nvel esperado do estoque de produtos em processo. Um estoque maior de produtos em processo acarreta maiores custos, pois o capital da empresa est empatado durante um perodo de tempo mais longo. O ciclo do estoque, que vai desde a compra da matria-prima at a venda do produto acabado, deve ser minimizado e ao mesmo tempo manter as faltas de estoque ao mnimo possvel. Uma administrao eficiente da produo precisa reduzir o estoque dos produtos em processo, o que deve acelerar a rotatividade do estoque e diminuir a necessidade de caixa. PRODUTOS ACABADOS

6 O estoque de produtos acabados consiste em itens que j foram produzidos, mas ainda no foram vendidos. As empresas que produzem por encomenda mantm estoque muito baixo de produtos acabados ou, podemos dizer, de quase zero, pois virtualmente todos os itens j foram vendidos antes mesmo de serem produzidos. Para as empresas que produzem para estoque, ocorre exatamente o contrrio os produtos so fabricados antes da venda. O nvel de produtos acaba determinado na maioria das vezes pela previso de vendas, pelo processo e pelo investimento exigido em produtos acabados. A programao de produo feita com o objetivo de colocar disposio um nmero suficiente de produtos acabados, para satisfazer a demanda pela previso de vendas. Se forem previstas vendas elevadas, o estoque de produtos acabados deve ser alto; se a previso de vendas for baixa, o estoque de produtos acabados deve ser pequeno, uma programao de produo, que fornea uma quantidade suficiente de produtos acabados para satisfazer a previso de vendas sem criar estoques em excesso, deve auxiliar na minimizao dos custos totais da empresa. Na realidade, existe uma relao entre o valor investido em produtos acabados e o custo unitrio de produo. Em alguns casos, verifica-se que as quantidades mais eficientes de produo, aquelas cujo custo unitrio de produo mais baixo, so maiores do que as exigidas para satisfazer o consumo previsto. Isto porque a preparao e a programao das mquinas para os lotes de produo exigem altos custos fixos. Um fator importante quanto aos produtos acabados o seu grau de liquidez. Uma empresa que vende um produto de consumo popular pode estar mais segura se mantiver nveis elevados de estoque do que outra que produz produtos relativamente especializados. Quanto mais lquidos e menos sujeitos obsolescncia forem os produtos acabados de uma empresa, maiores sero os nveis de estoque que ela poder suportar. PEAS DE MANUTENO A mesma importncia dada matria-prima dever ser dada a peas de manuteno. O custo de interrupo da produo constitudo das despesas correspondentes mo-deobra parada, ao equipamento ocioso, ao prazo de entrega adiado e prpria perda ocasional de encomenda, quando no do cliente. Acresce a tudo isso o custo de interrupo da oportunidade perdida de obter rendimento durante o tempo da parada, ou seja, lucro cessante. Podemos ver que o mesmo risco incorrido com a falta de uma matria-prima pode ocorrer com as peas de reposio, e atualmente as empresas industriais esto dando maior importncia a este grupo de estoque. Questes: 1- Para termos um grau de atendimento de 90%, sobre uma venda mensal de 2.000 unidades. Quantas unidades disponveis deve haver? 2000 x 0,90 = 1.800 unidades 2- Se o grau de atendimento passasse para 95%. Quantas unidades mensais passaria a ser necessria? 2000 x 0,95 = 1.900 unidades 3- As vendas da empresa Alpha so de $360.000 e o capital de 200.000. e rentabilidade das vendas de 10%. a) Qual o giro do capital? Giro do capital = 360.000 / 200.000 = 1,8 b) Caso houvesse uma reduo de 25% no capital. Qual seria o novo giro de capital? $200.000 - $50.000 = $150.000 Novo giro do capital = 360.000 / 150.000 = 2,4

7 c) Com esse giro de capital de qual o percentual de aumento nas vendas? Aumento nas vendas = 50.000 x 2,4 = $120.000 % de aumento das vendas = (120.000 / 360.000) x 100 = 33,33% d) Determine o retorno de capital. Retorno de capital = 10% x 1,8 =18% e) Sendo a liberao do capital de 25% atravs da reduo de estoques. Qual o novo retorno de capital? Novo retorno de capital = 10% x 2,4 = 24% f) Sem a aplicao de novos recursos, a utilizao do capital liberado para investimento em ampliaes torna possvel o aumento das vendas. Qual o percentual de aumento das vendas? % de aumento das vendas = [(2,4 1,8) / 1,8 ] x 100 = 33,33%